1.

SIGAPMS - Gestão de Projetos

Finalidade
Os projetos em grande escala, tais como construir uma fábrica, e os projetos de pequena escala,
como organizar uma feira de comércio, projetos internos, requerem o planejamento de todas as
atividades envolvidas detalhadamente. O gerente de projetos tem o trabalho de assegurar que o
projeto seja executado eficientemente, no tempo, e dentro do orçamento assegurando-se de que
os recursos requeridos estejam disponíveis quando necessário.

Os projetos geralmente são partes dos processos internos de uma companhia. Para controlar
todas as tarefas na execução do projeto, você necessita de uma estrutura organizada que seja
específica ao projeto e que seja compartilhado por todos os departamentos envolvidos. Antes
que você possa realizar um projeto em sua totalidade, os objetivos do projeto devem
precisamente ser descritos e as atividades do projeto a serem realizadas devem ser
estruturadas. Uma estrutura clara e bem definida do projeto formam a base principal para o
sucesso do planejamento, a monitoração, e o controle do projeto.

Você pode estruturar o seu projeto pelos seguintes pontos da vista:

• Por estruturas, usando uma estrutura de decomposição do trabalho (EDT).

• Pelo processo, usando atividades individuais (blocos do trabalho).

Os projetos distinguem geralmente entre dois tipos de projeto:

• Projetos externamente financiados

o Projetos de clientes

• Projetos internamente financiados

o Projetos de custo interno

o Projetos de investimento

Integração
O grau elevado de integração entre o sistema de projetos e os outros componentes da aplicação
Advanced Protheus oferece uma estrutura onde você pode planejar, executar, e explorar
projetos como a parte de seus procedimentos comerciais normais. Isto significa que o sistema de
projetos tem o acesso constante aos dados em todos os departamentos envolvidos no projeto.

Características
As garantias do sistema de projetos SIGAPMS fecham-se na monitoração constante de todos os
aspectos de seu projeto, incluindo aspectos técnicos e comerciais do projeto.
2. Estrutura Organizacional
Uso

Todo projeto começa com a definição e a classificação das estruturas requeridas para a
execução e a incorporação do mesmo na estrutura existente na empresa.

O sistema de projetos SIGAPMS não possui nenhuma estrutura organizacional definida; você
incorpora-o na estrutura existente fazendo atribuições às unidades organizacionais, na
contabilidade e no planejamento de recursos. É isto que permite ao sistema de projetos
apresentar os dados com clareza e de diferentes aspectos.

Definição do Projeto

EDT - Estrutura de Decomposição do Trabalho

Blocos de Trabalho

Tarefas

Relacionamentos Recursos Produtos/Serviços

3. O Que é um projeto?
Projetos são conjuntos de tarefas com características especiais:

• São geralmente complexos, originais, e envolvem um grau elevado de risco.

• Têm os objetivos precisos que são indentificados pelos seus requisintantes.

• São limitados na duração, custos e capacidade.

• São sujeitos a determinadas exigências de qualidade.

Organização com a estrutura de decomposição do trabalho (EDT)

Uma das primeiras etapas no planejamento do projeto é quebrar o trabalho em tarefas e criar
uma estrutura hierárquica para a mesma.

Os critérios utilizados para classificar e para dividir as tarefas variam dependendo do tipo e da
complexidade do projeto.

No sistema de projetos, você pode planejar a organização do trabalho e dos recursos em seu
projeto com a estrutura da decomposição do trabalho (EDT).

Rede de relacionamentos
Uma das etapas no planejamento do projeto será determinar a seqüência em que as tarefas
serão executadas. Nesta etapa, você determina quais tarefas são dependentes e qual o tipo de
relacionamento entre elas.

No sistema de projetos, você pode planejar os processos e a seqüência das tarefas com redes
de relacionamento.
3.1 Estrutura de decomposição do trabalho (EDT)

Uma estrutura decomposição do trabalho (EDT) é um modelo do trabalho a ser executado em

um projeto organizado em uma estrutura hierárquica. A EDT é uma ferramenta importante que
ajuda o gerente de projetos a manter uma visão geral do projeto:

• Cria uma base para a organização e à coordenação no projeto.

• Mostra a quantidade de trabalho, o tempo requerido, e os custos envolvidos no projeto.

A estrutura de decomposição do trabalho é a base operativa para o planejamento das etapas do

projeto, como por exemplo, o planejamento dos custos, a programação e o planejamento da
capacidade.

Em uma estrutura de decomposição do trabalho, você descreve os subprojetos e as tarefas

atribuidas a cada EDT do projeto como elementos individuais em uma hierarquia.

Dependendo da complexidade e do nível de detalhamento do projeto, você quebra o seu projeto

em subprojetos e tarefas até que se alcance o nível do detalhe necessário para efetuar o
planejamento dos custos e das datas.

3.1 Rede de Relacionamentos

Uma rede de relacionamentos representa a seqüência de execução das atividades em um
projeto. Durante a vida de um projeto, as redes são usadas como uma base para o
planejamento, a análise, o controle e a execução das datas, e dos recursos (como o pessoal, as
máquinas) do projeto.

Através das redes de relacionamentos podemos programar e extrair uma série de informações
sobre o projeto:
 • Onde estão as incertezas de programação do projeto ?

• Quando e quanto ocorrem os custos e as despesas do projeto?

• Quando e quanto os recursos têm de estar disponível de modo que a programação e os

prazos sejam mantidos ?

Os componentes essenciais de uma rede são:

• Tarefas

• Relacionamentos entre as Tarefas

3.2 Tarefas
Os dados os mais importantes que descrevem uma tarefa no sistema do projeto são:

• Duração da tarefa;

• Datas iniciais e finais da tarefa;

• Recursos requeridos para realizar a tarefa;

• Documentos originais que descrevem a tarefa;

3.4 Relacionamentos
Há geralmente uma razão para uma seqüência específica das tarefas em uma rede. Por
exemplo, podem haver dependências técnicas entre tarefas individuais. Estas dependências são
representadas pelos relacionamentos onde uma tarefa é predecessora de outra(s) tarefa(s).

O tipo do relacionamento especifica como as tarefas estão ligadas :

• Fim no Inicio

Relacionamento entre fim de uma tarefa e o começo da tarefa sucessora.

• Inicio no Inicio

Relacionamento entre inicio tarefa e o inicio da tarefa sucessora.

• Fim no Fim

Relacionamento Fim de uma tarefa e o fim da tarefa sucessora.

• Inicio do Fim
 Relacionamento entre o inicio de uma tarefa e o inicio da tarefa sucessora.

3.5 Criando estruturas de projetos no SIGAPMS

No menu do sistema de projetos, dentro do grupo Projetos, temos a opção Gerenciamento de
Projetos, onde é possível Incluir/Alterar/Excluir estruturas de projetos.

Toda a manipulação no sistema de projetos tem como base a própria estrutura do projeto, como
se vê na figura a seguir :

Onde temos :

- Estrutra de Decomposição do Trabalho

- Tarefas

- Produto / Recurso

- Relacionamentos
Toda o gerenciamento (Inclusão / Alteração / Exclusão ) dos objetos do projeto são realizados
com o Menu Popup que é ativado pressionando-se o botão direito do mouse sobre o objeto, na
estrutura do Projeto :
3.6 Criando as Estruturas de Decomposição do Trabalho :
Sempre que um novo projeto é criado, automaticamente o sistema cria uma EDT no primeiro
nível do Projeto, com os mesmos dados do Projeto.

Utilizando o mouse sobre a EDT e pressionando-se o botão direito do mouse , deve-se escolher
a opção ‘Incluir EDT’ do menu , e a seguinte tela ira aparecer :

Onde teremos os seguintes dados :

EDT : Código da EDT .

DESCRICAO : Descrição da EDT

UM : Unidade de Medida da EDT

QUANTIDADE : Quantidade da EDT

CALENDARIO : Calendário da EDT , para calculo da duração da EDT.

O folder ‘Tarefas’, é apenas para visualização e o mesmo mostra os dados das tarefas que
compõem esta EDT.

3.7 Criando Tarefas nas Estruturas de Decomposição do Trabalho

Utilizando o mouse sobre a EDT e pressionando-se o botão direito do mouse , deve-se escolher
a opção ‘Incluir Tarefa’ do menu , e a seguinte tela ira aparecer :

Onde :

Tarefa : Código da tarefa,

Descrição : Descrição da tarefa

UM : Unidade de medida para a tarefa

Quantidade : Quantidade da tarefa

Método de medição : O método de medição é utilizado para descrever como é efetuado a

medição da execução desta tarefa :

- 0/100 : Método de medição onde o sistema ira considerar que a tarefa só sera
finalizada na data final prevista para a execução da mesma. Geralmente este
 método é utilizado em tarefas simples de curta duração, onde não é possível
identificar um percentual executado durante a execução da tarefa.
- 20/80 : Parecido com o método 0/100, porem neste método o sistema ira
considerar 20% da execução no inicio da tarefa e 100% na data final prevista.
- Eventos : Neste método, o sistema ira considerar os eventos cadastrados no
projeto para identificar a previsão da execução da tarefa de acordo com as datas
fornecidas pelo usuário.
- Proporcional ao tempo : O sistema ira distribuir o percentual executado durante
o período previsto para execução da tarefa proporcional ao tempo de execução;
- Proporcional ao custo : O sistema ira distribuir o percentual executado durante o
período previsto para a execução da tarefa proporcional ai custo previsto para a
execução da tarefa. Geralmente utilizado em tarefas que dependem de serviços
externos que são vinculados aos custos que serão incorridos na tarefa.

Duração em Hrs : Duração da tarefa em Horas.

Calendário : Calendário da tarefa.

Data Inicial Prevista : Data definida pelo usuário ou calculada pelo sistema ( através dos
relacionamentos ) que define a data prevista inicial para execução da tarefa.

Data Final Prevista : Data definida pelo usuário ou calculada pelo sistema ( através dos
relacionamentos ) que define a data prevista final para execução da tarefa.

O Folder Recursos contem os produtos necessários para a execução da tarefa :

Cód. Produto : Código do produto.

Quantidade : Quantidade do produto

Custo Stand. : Custo Estandar do produto importado do cadastro de produtos mas que poderá
sera alterado no projeto.

Moeda : Moeda do Custo

Data Necessidade : Data da necessidade do recurso/produto.

Calculo do Custo : Método de calculo do custo do recurso :

- Rateado : O sistema ira ratear o custo previsto durante a execução da tarefa;

- 50/50% : O sistema ira apropriar 50% do custo previsto no inicio da tarefa e os
outros 50% no final da tarefa.
- 0/100% O sistema ira apropriar o custo previsto no final da tarefa.
- Necessidade : O sistema ira apropriar o todo o custo previsto na data de
necessidade da tarefa.

Cód. Recurso : Código do recurso previsto para a execução da tarefa.

% Perc. Aloc. : Percentual do recurso alocado na execução da tarefa.

Hora Inicial, Final, Data Inicial , Final : Datas e horas previstas para a alocação do recurso.

Grava Emp. : Indica se utiliza o controle de empenhos no planejamento da execução do projeto.

O folder despesas contem as possíveis despesas previstas no Projeto para execução da tarefa :

Tipo. Despesa : Código associado ao tipo de despesa.

Descrição : Descrição da despesa.

Moeda : Moeda da despesa.

Valor : Valor previsto da despesa.

O Folder Relacionamentos contem as informações sobre as tarefas predecessoras da tarefa :

Cód. Tarefa : Código da tarefa predecessora.

Descrição : Descrição da tarefa predecessora.

Tipo de Relacionamento : IF, FF, II, FI .

Retardo : Retardo do relacionamento em Horas.

O Folder de Eventos contem as informações sobre os Eventos da tarefa :

Uso : Tipo do Evento

Descrição : Descrição do Evento

DT Prev. Data prevista informada pelo usuário para a execução do evento.

DT. Prev Calc: Data Prevista calculada pelo sistema para o evento.

DT Real : Data realizada do evento.

4. Gerenciador de Documentos
4.1 Finalidade
Os projetos mais complexos requerem a documentação detalhada e a organização dos detalhes
técnicos do projeto. O SIGAPMS fornece uma ferramenta de gerenciamento de documentos do
projeto.

Os documentos poderão conter qualquer tipo de informação tal como desenhos do CAD,
programas de CNC, contratos, planilhas, etc . O gerenciador de documentos proporciona a
organização dos documentos tornando-os centralmente acessíveis no sistema Protheus.

4.2 Integração
O SIGAPMS usa o Banco de Conhecimentos do sistema Advanced Protheus para controlar os
documentos.

O registro do documento é mantido no gerenciamento de documentos. Você pode usar o

gerencimamento de documentos para tornar disponíveis a todos os envolvidos no projeto e fazer
o relacionamento com os objetos do projeto, como por o exemplo, os elementos da EDT, as
atividades, ou o material utilizado.
Através da opção Gerenciamento de Documentos no menu do sistema SIGAPMS é possível
alimentar ,vincular e visualizar os documentos relacionados ao Projeto :

Ao selecionar no menu Atualizar documentos, é possível vincular ou incluir os documentos

associados à EDT, Tarefa ou projeto :
Após a associação do documento ao projeto, os mesmos poderão ser visualizados diretamente
no Tree do Gerenciador de Documentos .
Pressionando o botão direito do mouse sobre o documento o menu permitira ao usuário em
visualizar o documento ou salvar o documento em outro local.
Obs: Para visualizar o documento é necessário que a estação de trabalho tenha instalado o
software para visualização do documento como :

.DOC  Microsoft Word

.JPG  Visualizador de Imagem,
Etc...

5. Gerenciamento de Revisões
Durante a vida de um projeto, o mesmo poderá sofrer alterações de quantidade, datas e até em
sua estrutura. Para garantir o rastreamento e a visualização do histórico do projeto e suas
alterações, o sistema de projetos conte com o Gerenciamento de Revisão do projeto.

O Gerenciamento de revisões do projeto é responsável pelo histórico e controle das alterações

do projeto, podendo ser configurado de duas maneiras no projeto :

Automático : Nesta configuração, qualquer alteração no projeto implica na geração em uma

revisão na estrutura do mesmo, gerando uma nova versão no projeto para qualquer alteração na
estrutura do mesmo.Este método é mais eficaz no controle da rastreabilidade das alterações,
porém o mesmo pode consumir um grande espaço em disco.

Manual : Nesta configuração, o usuário deve sempre iniciar uma revisão antes de qualquer
alteração no projeto. Ao terminar todas as alterações o usuário finaliza a revisão e o sistema
automaticamente gera uma nova versão do projeto.

O Controle de revisão é configurado no cadastro de Projetos.

6. Gerenciamento da Execução
Através do gerenciamento da execução do projeto será possível controlar em quais pontos e
tudo que esta sendo utilizado para a execução do mesmo :

- Gerar e controlar as Solicitações de Compras;

- Gerar e controlar as Solicitações ao Armazém do Projeto;
- Gerar e controlar as Ordens de Produção do Projeto;
- Gerar e Controlar os Contratos de Parceria;
- Controlar os Empenhos do Projeto;

No menu o usuário seleciona a opção desejada, e realiza a consulta as SCs, Sas , Ops.
Empenhos , etc..
Selecionando o menu no tarefa,será possível consultar somente as SCs / Sas / Ops etc.. da
tarefa.
Selecionando o menu no projeto,será possível consultar todas SCs / Sas / Ops etc.. do
PROJETO.

7. Confirmações
7.1 Finalidade

As confirmações documentam o estado e o progresso das tarefas de uma rede, e podem ser
usadas para prever o progresso no futuro. As confirmações precisas são muito importantes para
o planejamento real e exato do projeto.

7.2 Características

Você controla as seguintes funções do negócio através das confirmações:

• Redução da carga da capacidade do centro do trabalho

• Atualização dos custos reais baseados nos dados confirmados
• Atualização de dados da rede, tais como a duração, o trabalho, e o status
• Atualização das datas para elementos de EDT.
• Atualiza as datas reais dos eventos (dependendo do progresso)
• Ativar de funções dos eventos como emails, geração de receitas, etc..
• Disparar processos de workflow;

Você pode realizar confirmações para atividades ou EDT no sistema de projetos.

No menu de Projetos, o item Confirmações será designado aos usuários que poderão alimentar
as confirmações do projeto :

Selecionando a tarefa, ou EDT é possível ter acesso a todas as confirmações do Projeto.

7.3 Incluindo uma confirmação no Projeto

Selecionando uma tarefa ou EDT, um browse com todas as confirmações ira aparecer, onde
será possível realizar a manutenção e a inclusão de confirmações .

Onde,

Data de Referência : Data de referencia da confirmação;

Quantidade Executada : Quantidade executada da tarefa até a data de referencia;

Perc . Exec ( POC ) : Percentual Executado da tarefa até o momento;

Ocorrência : Código da ocorrência ( Atraso, Justificativas ) do cadastro de ocorrências.

Observações : Observações da confirmação;

Cód. Usuário : Usuário que efetuou a confirmação ( Gravado pelo sistema ).

Nome do Usuário : Nome do usuário que efetuou a confirmação;

Quando uma confirmação é confirmada, o sistema atualiza automaticamente todos os níveis
superiores da tarefa/EDT com o POC relativo a cada nível;

8. Apontamentos
8.1 Finalidade

Os apontamentos documentam o estado e o progresso financeiro realizado das tarefas e do

projeto.Os apontamentos do projeto poderão ser efetuados a partir das seguintes rotinas do
sistema :

• Notas Fiscais de Entrada;

• Despesas Financeiras;
• Requisições de MP/MO/etc.
• Notas Fiscais de Saída;
• Receitas;

8.2 Características

O apontamento poderá ser efetuado em cada rotina como visto a seguir e o mesmo será
utilizado para compor o quadro financeiro (custo/fluxo de caixa) e a analise da execução do
projeto (Previsto x Realizado) do projeto.

8.3 Apontamentos por Nota Fiscal de Entrada

Através do botão na barra de ferramentas da NF de Entrada, é possível lançar a NF no

custo de projetos .

Selecionando-se o botão uma tela de rateio sera visualizada, onde o usuário poderá lançar
o custo do item da NF em um ou em vários projetos/tarefas
8.4 Apontamentos por Requisições

Através do campo Projeto/Tarefa na tela de movimentações internas torna-se possível

realizar o apontamento das requisições de MP e MOD a um determinado projeto/tarefa :

Obs.: Se o campo projeto for preenchido, fica obrigatório informar o campo Cód. Tarefa ,
pois o apontamento é sempre realizado para um projeto e uma determinada tarefa. O
campo OP não poderá ser digitado caso o apontamento seja feito para um projeto. ( A
requisição será apontada ou para o projeto ou uma OP ).
8.5 Apontamentos das Despesas Financeiras

Através do botão na barra de ferramentas do titulo a pagar , é possível lançar a despesa

no custo de projetos do SIGAPMS.

Selecionando-se o botão uma tela de rateio poderá ser visualizada, onde o usuário poderá
lançar a despesa um ou em vários projetos/tarefas :

8.6 Apontamentos das Receitas Financeiras

Através do botão na barra de ferramentas do titulo a receber , é possível lançar a

receita na relação de receitas de projetos do SIGAPMS.

Selecionando-se o botão uma tela de rateio poderá ser visualizada, onde o usuário poderá
lançar a receita em um ou em vários projetos/tarefas
8.7 Apontamentos por Nota Fiscal de Saída

Através do campo Projeto / Tarefa no pedido de vendas ( SIGAFAT ) é possível vincular NF de

Saída de ( Simples Remessa/Despesas/Receitas-TES) ao sistema de projetos.

Simples Remessa : Apenas cria o vinculo de remessa referente ao projeto, porem não alimenta
nenhum custo ou receita do projeto;

Despesas : Lança o custo da NF de Saída em um determinado projeto. Utilizado nos casos em

que a NF de saída compõem uma venda de mercadorias relativa ao projeto;

Receitas : Lança a receita da NF de Saída na relação de Receitas do projeto. Utilizado nos

casos em que a NF foi gerada para Faturamento do projeto;
9. Sistema de Informação

O Sistema de Informação do Sistema de Projetos é constituído por um conjunto de Consultas e

relatórios que permitem ao Gerente de projetos um acompanhamento eficaz da execução de
Projetos :

- Cronograma PrevistoxRealizado
- Progresso Físico e Financeiro
- Analise da Execução
- Alocação de Recursos
- Custos Realizados
- Estimativas
- Etc.
Tela de consulta a Análise da execução do Sistema de Informação:

Através do controle da execução do projeto, será obtido a situação atual das tarefas gerando-se
três valores de custos, todos referentes a mesma data de referencia:

- COTP – é o valor previsto no orçamento do projeto que corresponde às despesas que

deveriam ter sido feitas se tudo ocorrido como o planejado.
- COTE – é o valor previsto no orçamento do projeto, correspondente ao que foi realmente
executado.
- CRTE – é o total das despesas realmente feitas para executar o trabalho.

Se os três valores forem iguais, o projeto corre exatamente como o previsto no cronograma e no
orçamento, isto é : prazo, custos e realização física estão “em dia”, tal como planejados.
Se, entretanto, houver diferenças, elas refletem afastamentos em relação ao orçamento e em
relação ao cronograma, permitindo obter os dados que se seguem através da consulta :
- Variação nos custos ( VC% );
- Variação de Prazos ( VP% );
- Índices de desempenhos de Custo ( IDP );
- Índices de desempenho de Prazos ( IDP );
- Estimativa de custos no término ( ECT );
- Estimativa de prazo no término;
Consulta do Progresso Financeiro de uma EDT no Sistema de Informação

10. Visão geral do Fluxo de Integração

11. Integração com o Ms-Project

Através do botão na barra de ferramentas do projeto, é possível , em qualquer tela realizar

a integração do projeto atual com o MS-Project ou na através da opção Integração no menu do
sistema onde é possível exportar uma série de projetos ao Ms-Project de acordo com os
parâmetros e filtros estabelecidos na rotina.