PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD DE LOS SERVICIOS

Debe existir una interfaz definida entre el proceso de presupuesto y contabilidad de los servicios
y otros procesos de gestión financiera.
Debe haber políticas y procedimientos documentados para:
a) presupuestar y contabilizar todos los componentes del servicio, incluyendo por lo menos:
1) bienes, incluyendo licencias, utilizados para prestar los servicios,
2) recursos compartidos,
3) gastos generales
4) capital y gastos operativos,
5) servicios que se proveen externamente,
6) personal,
7) instalaciones;
b) distribución de costos indirectos y asignación de costos directos a los servicios; para
suministrar un costo global para cada servicio;
c) aprobación y control financiero efectivos.
Se deben presupuestar los costos para permitir el control financiero y la toma efectiva de
decisiones sobre los servicios prestados.
El prestador del servicio debe monitorear e informar los costos frente al presupuesto, revisar las
proyecciones financieras y administrar los costos.
Se debe suministrar información al proceso de gestión del cambio para soportar el costeo de las
solicitudes de cambio.
NOTA Muchos prestadores de servicios cobran por sus servicios. El alcance del presupuesto y
la contabilidad de los procesos de servicios excluyen el cobro.
6.4 PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD DE LOS SERVICIOS DE TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN
Objetivo: Realizar el presupuesto y la contabilidad para el costo de la prestación del servicio.
6.4.1 Información general
Esta sección comprende el presupuesto y la contabilidad para los servicios de tecnología de
información. En la práctica muchos proveedores de servicios estarán involucrados en determinar
los costos de tales servicios. Sin embargo, dado que el establecimiento de costos es una
actividad opcional, no se trata en esta norma. Se recomienda a los proveedores de servicios que
cuando se esté utilizando la actividad de establecimiento de costos, el mecanismo para hacerlo
esté totalmente definido y todas las partes lo entiendan claramente.
La responsabilidad de la mayoría de las decisiones financieras estará fuera de la esfera de la
gestión del servicio y de los requisitos para los cuales se suministre información financiera, en
qué forma y con qué frecuencia se pueden dictar desde el exterior. Las disposiciones de esta
sección se enfocan en las prácticas que se deberían seguir para cumplir los requisitos de la
norma. Sin embargo, también se recomienda tomar en consideración requisitos más amplios ya
que ellos tendrán impacto en algunas de las políticas y procedimientos definidos. Todas las
prácticas de contabilidad utilizadas, deberían estar acordes con las prácticas de contabilidad
más amplias globales de la organización proveedora del servicio.
6.4.2 Política
Debería existir una política sobre la gestión financiera de los servicios. La política debería definir
los objetivos que se deben cumplir por parte del presupuesto y la contabilidad.
La política también debería definir los detalles con los cuales se llevan a cabo los presupuestos
y la contabilidad, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
a) tipos de costos que se deben contabilizar;
b) división de costos generales, por ejemplo, tasa de interés fija, porcentaje fijo o basado en el
tamaño del elemento variable;
c) estructura granular del negocio del cliente, por ejemplo, unidades de negocios tomadas como
una sola, subdividida en departamentos o en ubicaciones;
d) reglas que rigen el manejo de las variaciones frente a los presupuestos, por ejemplo, tamaño
de la variación que se va a escalar hasta la alta dirección;
e) vínculos con la gestión del nivel de servicio.
El nivel de inversión en los procesos de presupuesto y contabilidad se debería basar en las
necesidades de detalles financieros, de los clientes, del proveedor del servicio y de los
proveedores de tercera parte, según se define en la política.
NOTA Los proveedores de servicios que funcionan en un ambiente comercial pueden tener la
necesidad de invertir considerablemente más tiempo y esfuerzo en su gestión financiera. Por el
contrario, para los proveedores de servicios para los cuales la identificación sencilla de los
costos es suficiente, la gestión financiera puede ser mucho más simple.

El presupuesto y la contabilidad se deberían llevar a cabo por parte de todos los proveedores de
servicios, independientemente de sus otras políticas sobre gestión financiera.
6.4.3 Presupuesto
El presupuesto debería tener en cuenta los cambios planificados en los servicios durante el
periodo de presupuesto y cuando los requisitos de presupuesto exceden los fondos disponibles,
planificar la gestión de los recortes.
El presupuesto debería tomar en consideración factores tales como las variaciones temporales
y los cambios planificados a corto plazo en los costos y cobros del servicio.
El seguimiento de los costos frente al presupuesto debería brindar una advertencia temprana de
las variaciones frente a los presupuestos.
Es recomendable que exista un proceso de gestión de las implicaciones de las variaciones
frente al presupuesto.
 Ese seguimiento del presupuesto y de los costos debería dar apoyo a la planificación para
operar y cambiar los servicios de tal manera que se puedan conservar los niveles de servicio
durante todo el año.
6.4.4 Contabilidad
Los procesos de contabilidad se deberían utilizar para el seguimiento de costos hasta un nivel
pactado de detalle en un periodo de tiempo acordado.
Las decisiones sobre la prestación del servicio se deberían basar en las comparaciones de
eficacia del costo.
Los modelos del costo deberían tener la capacidad de demostrar el costo de la prestación del
servicio.
Los estados de cuentas deberían demostrar las situaciones de exceso y defectos de gasto, así
como las recuperaciones de dichas situaciones, y deberían permitir al lector entender los costos
de los niveles bajos de servicio o de la pérdida del servicio.