Pengajuan Pembelian

Suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan
dilakukan dengan pihak ketiga yang independen. Banyak perusahaan menetapkan ketentutan
pemberian persetujuan secara berjenjang tergntung jumlah rupiah pembelian yang dilakukan.

Mencantuman Nama Pemasok Dalam Daftar Pemasok

Proses pemberian persetujuan untuk pemasok yang akan mengirimkan barang dan
jasa yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam
sistem akuntansi yang mengandalkan pada pengendalian komputer.

Mengajukan Permintaan Barang dan jasa

Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang mendokumentasikan
bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi atau kejadian transaksi
pembelian. Permintaan pembelian menyediakan bukti tentang tujuan audit yang spesifik.
Pengendalian penting yang harus dipertimbangkan perusahaan adalah bahwa seluruh
permintaan memenuhi kebijakan otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan.

Membuat Order Pembelian

Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan
pembelian hanya setelah menerima permintan pembelian yang disetujui dengan benar. Peran
pembelian adalah untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk baran-barang yang
penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif. Sistem komputer memiliki
daftar pemasok yang telah diotorisasi dan daftar harga mutahir dari semua branag yang
umumnya dibeli perusahaan. Pesanan pembelian juga menjadi bagian dari jejak transaksi
untuk mendokumentasikan bukti yang mendukung asersi eksistensi atau kejadian pada
transaksi pembelian

Penerimaan Barang Dan Jasa

Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk
menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Penerimaan barang dan jasa ini biasanya
mebuktikan kelengkapan suatu transaksi dan penetapan utang telah terjadi. Personil
departemen penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang
tercantum dalam pesanan pembelian, menhitung barang, dan memerikasa kemungkinan
adanya barang yang rusak.
Membuatan Laporan Penerimaan
Laporan penerimaan barang yang bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan
yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa utang telah ditetapkan. Informasi yang ada
dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian utang usaha melalui salinan laporan
penerimaan atau secara elektronis.

Menyimpan Barang yang Diterima di Gudang

Adanya tanda tangan sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan dalam tembusan
laporan penerimaan ini merupakan bukti tentang asersi keberadaan atau kejadian transaksi
pembelian. Pemisahan fungsi penyimapanan barang yang diterima sebagai persediaan dari
fungsi lainnya yang terlibat dalam pembelian dapat mengurangi terjadinya resiko pembelian
yang tidak diotorisasi atau penyalahgunaan barang. Perusahaan harus menyimpan barang di
tempat yang aman dengan akses yang terbatas dan diawasi secara memadai.

Pencatatan Utang
Penerimaan barang dan jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan
untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mengharuskan pencatatan utang. Banyar
perusahaan yang menggunakan voucher, yaitu suatu dokumen intern untuk mengakui
kewajiban dan mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher. Pengendalian atas
pencatatan aseri dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan.

Pembuatan voucher dan pencatatan Utang

Setelah menerima faktur dari penjual, biasnya personil departemen utang uaha akan
memasukkan data transaksi melalui terminal. Program edit akan menegecek hal-hal seperti
validitas nomor pemasok, kecocokan antar kuantitas dalam voucher dengan yang diterima,
menguji keakuratan matematis pada faktur penjual dan voucher, membandingkan periode
akuntansi pencatatan dengan periode akuntansi penerimaan barang dan jasa, atau
membandingkan klasifikasi rekening pada voucher dengan klasifikasi rekening pada
pesanan pembelian. Bila ada perbedaan maka hal itu akan diteruskan melalui pesan kesalahan
yang ada pada terminal atau melalui laporan penyimpangan.

Mendapatkan Pemahaman dan Penetapan Risiko Pengendalian

Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang mencukupi
untuk merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memiliki pemahaman yang cukup agar
mampu mengidentifkasi jenis-jenis salah saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-
faktor yang mempengaruhi risiko salah saji yang material, dan merancang pengujian
substantif. Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat pada
tingkat yang rendah untuk suatu asersi, maka penting bagi dia untuk memperoleh pemahaman
mengenai prosedur pengendalian atas asersi tersebut.
Sebagaimana halnya dengan keempat komponen pengendalian internal lainnya,
pemahaman tentang aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan transaksi pembelian
terutama diperoleh melalui pengalaman sebelumnya dengan klien yang bersangkutan,
pengajuan pertanyaan, observasi, dan inspeksi atas dokumen-dokumen.

AKTIVITAS PENGENDALIAN-TRANSAKSI PENGELUARAN KAS

Dalam uraian berikut, akan dibahas fungsi-fungsi serta pengendalian aktivitas untuk
transaksi pengeluaran kas yang umum dijumpai dalam berbagai perusahaan.

Dokumen dan Catatan yang Umum

Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan transaksi
pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut:
 Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang yang
namaya tertulis dalam perintah tersebut atau kepada pembawa.
 Ikhtisar cek. Laporan total cek yang diterbitkan dalam batch atau selama sehari.
 File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran dengan cek kepada
pemasok dan pihak lainnya. File ini digunakan untuk pembukuan ke utang dagang dan
file induk hutang usaha dan buku besar.
 Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi formal mengenai cek yang
diterbitkan kepada pemasok dan pihak lainnya.

Fungsi-Fungsi
Fungsi pengeluaran kas adalah memproses di mana perusahaan akan memberikan
pertimbangan atas penerimaan barang dan jasa. Fungsi pengeluaran kasa biasanya meliputi
pembayaran kewajiban secara simultan dan pencatatan pengeluaran kas. Fungsi-fungsi
aktivitas pengendalian yang berlaku, dan asersi yang relevan/ tujuan audit spesifik akan
dijelaskan dalam bagian berikut.

PEMBAYARAN KEWAJIBAN DAN PENCATATAN PENGELUARAN

 Biasanya bendahara atau fungsi manajemenkas bertanggungjawab untuk menentukan
voucher yang belum dibayar agar diproses pembayarannya pada tanggal jatuh temponya.
Semua pembayaran harus dilakukan dengan cek. Komputer dapat diprogram untuk memilih
voucher-voucher yang jatuh tempo setiap hari dari file induk hutang usaha dan laporan ini
akan direview untuk menentukan hutang mana yang harus dibayar, dengan
mempertimbangkan posisi kas perusahaan.
Apabila voucher tertentu diidentifikasikan sebagai voucher yang harus dibayar, maka
komputer akan mencocokkan informasi tentang cek dengan informasi pendukung,
melaksanakan pengendalian aplikasi terprogram, memberi tannda bahwa voucher telah
dibayar ( untuk mencegah pembayaran berganda), dan mencatat transaksi dalam file transaksi
pengeluaran kas. Serimgkali cek dibawah jumlah dolar tertentu dapat ditandatangani secara
manual oleh pejabat tertentu yang ditunjuk perusahaan. Pengendalian atas pembuatan dan
penandatanganan cek serta tujuan audit spesifik.