LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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INSTRUCTOR
José Rafael Casas Husman

APRENDIZ
Jerson Méndez Caballero

Mayo 16 de 2019
Medellín
Ensayo: Importancia de los archivos

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos

Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la
generación de una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito
socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y
el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios
documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que
construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener
un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

Por otra parte el archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado
considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2002 al 2006 quizás; se
puede deducir que la mayoría de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el
personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo,
era cualquier empleado sin la preparación y las competencias que requiere el caso,
en ocasiones lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o
simplemente porque su jefe inmediato lo disponía, lógicamente el método que
usaban los empleados que llegaban al área de archivo, era nula, utilizaban normas
empíricas de armar los archivos y clasificar los mismos.
Al no tener una norma de archivo establecida generaba problemas en el despacho
de los trámites solicitados por el cliente final. Actualmente se puede decir que a
inicios del año 2010, se va efectuando una gran normativa para empoderarse y darle
el valor agregado que necesita el área de archivo.

En toda organización ya sea pública o privada para la organización de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en el país. Como se
sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en las empresas ya sean
estas del sector público, privado, el funcionario responsable de esta área debe
archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Ahora, según el material
de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice “que la importancia del archivo
se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la
importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra. Revisando el análisis de cada
uno de ellos, primero como un punto importante se puede deducir que el archivo es
importante porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y despachar el trámite o
petición realizada por los usuarios internos o externos.

Para finalizar en estos conceptos falta indicar la parte tecnológica que toda empresa
en la actualidad ya maneja, donde se debería llevar la parte magnética de cada
documento archivado, ya que en una posible incineración acabaría con el archivo
documental de la empresa.