DISEÑO Y GESTIÓN DE PROCESOS

ORGANIZACIONALES

Fecha: 23 de abril del 2019

1 Contenido
1. Introducción..................................................................................................................................... 3
2. Resumen .......................................................................................................................................... 3
3. Objetivo General ............................................................................................................................. 3
3.1 Objetivos Específicos .............................................................................................................. 4
4. Marco Teórico. ................................................................................................................................ 4
4.1 BPM ........................................................................................................................................ 4
4.1.1 Donde se puede aplicar........................................................................................................ 5
4.1.2 Ciclo de vida de BPM ......................................................................................................... 5
4.2 BPMN...................................................................................................................................... 6
4.2.1 Importancia.......................................................................................................................... 7
4.2.2 Ventajas. .............................................................................................................................. 7
4.3 Bonita BPM ............................................................................................................................. 7
4.4 Características. ........................................................................................................................ 8
4.5 Interfaz. ................................................................................................................................... 9
5 Módulos ........................................................................................................................................... 9
5.1 Bonita Execution Engine. ...................................................................................................... 10
5.2 Bonita Studio. ........................................................................................................................ 10
5.3 Bonita Form Builder .............................................................................................................. 11
5.4 Bonita User Experience (User XP).............................................................................................. 12
6 Arquitectura ................................................................................................................................... 13
6.1 Capa de Visualización: .......................................................................................................... 13
6.2 Capa de Integración y Procesamiento: .................................................................................. 13
6.3 Capa de Negocios: ................................................................................................................. 13
6.4 Capa Cloud: ........................................................................................................................... 13
7 Versiones ....................................................................................................................................... 14
7.1 Versión Comunidad............................................................................................................... 14
7.1.1 Community: “Comunidad”............................................................................................ 14
7.2 Versiones con suscripción ..................................................................................................... 14
7.2.1 Teamwork: “Trabajo en equipo” ................................................................................... 14
7.2.2 Efficiency: “Eficiencia”................................................................................................. 14
7.2.3 Performance: “Rendimiento” ........................................................................................ 15
8 Funcionalidades ............................................................................................................................. 15
8.1 Conectar y personalizar ......................................................................................................... 15

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 8.2 Se adapta fácilmente .............................................................................................................. 15
8.3 Escala las necesidades futuras de la empresa ........................................................................ 16
9 Ventajas ......................................................................................................................................... 16
9.1 En la empresa: ............................................................................................................................. 16
9.1 En la educación: .................................................................................................................... 17
10 REFERENCIAS ........................................................................................................................ 17

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1. Introducción.

La gestión de procesos de negocios (Business Process Management, BPM) consiste en la

metodología corporativa, que tiene como objetivo mejorar la eficiencia dentro de las
organizaciones por medio de la gestión de procesos de negocio, que se deben modelar,
organizar, documentar y optimizar de forma continua.

El gestor de procesos de negocios incluye un conjunto de recursos y actividades

interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Bonita Soft, es un gestor de procesos de negocios en software libre. Bonita Open Solution es
un conjunto de aplicaciones de ofimática para la gestión de procesos de negocio, es de código
abierto, y puede ser descargado bajo GPL v2.

En el presente documento pretende recolectar información sobre la herramienta informática

Bonita BPM y cómo esta ayuda a una empresa, la fundamentación del gestor de procesos de
negocios de BonitaSoft.

2. Resumen

Bonita Open Solution es otra de las maravillas existentes para la gestión de procesos BPM.
Ha sido creada por BonitaSoft una de las empresas que son líderes en este mercado y por
suerte para nosotros es Open Source.

Esta herramienta destaca sobre todo por la facilidad en su utilización debido al diseño
intuitivo de los diferentes elementos que lo componen y por el bajo coste de su implantación
(al no requerir ninguna inversión más que de tiempo de aprendizaje). Además, la
modelización de los procesos es compatible con la especificación BPMN 2.0 por lo que
estaríamos a la última en lo que se refiere a BPM.

3. Objetivo General

Estudiar y entender el uso de las distintas características de la herramienta Bonita BPM para
la gestión de procesos de negocio y flujos de trabajo.

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3.1 Objetivos Específicos
• Entender que es un sistema BPM
• Identificar las principales características de la herramienta Bonita BPM.
• Determinar las ventajas que ofrece la herramienta.
• Desarrollar un ejemplo de gestión de procesos en Bonita BPM.

4. Marco Teórico.
4.1 BPM

FIGURA 1. Business Process Management

Business Process Management (Gestión de Procesos de Negocio) es una metodología

corporativa y disciplina de gestión, cuyo objetivo es mejorar la eficiencia y eficacia, así como
la optimización de los procesos de negocio de una organización. A través de la gestión de los

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 procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua,
de esta manera también se puede decir que BPM es un proceso de optimización de procesos.

El BPM es el entendimiento, visibilidad, modelado y control de los procesos de negocio de una

organización. Un proceso de negocio representa una serie discreta de actividades o pasos de
tareas que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de negocio, tareas y organizaciones.

BPM se puede relacionar con otras disciplinas de mejora de procesos como Six Sigma. Los
procesos de negocio deberían estar documentados (actualizados), para ayudar a entender a la
organización qué están haciendo a través de su negocio.

Six Sigma es una metodología de mejora de procesos, centrada en la reducción de la

variabilidad de los mismos, reforzando y optimizando cada parte de proceso consiguiendo
reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente. La
meta de 6 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades
(DPMO), entendiéndose como defecto cualquier evento en que un producto o servicio no logra
cumplir los requisitos del cliente.

4.1.1 Donde se puede aplicar.

4.1.2 Ciclo de vida de BPM

FIGURA 2. Ciclo de vida BMP

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 En la fase de diseño se indica en texto los pasos que van a definir el procedimiento.
En la fase de modelamiento se transforma la definición del proceso realizada en modo de texto
a un gráfico representativo del mismo, normalmente realizado en notación BPMN.
La fase de ejecución significa implementar en la empresa el modelo del proceso, puede
realizarse con o sin una herramienta de tecnología.
En la fase de monitoreo damos seguimiento a los procesos implementados en la organización
para asegurar que se estén cumpliendo y además obtener indicadores claves.
En la fase de optimización que hace referencia al análisis de los indicadores claves del proceso
obtenidos para buscar “oportunidades de mejora” de los procesos a ser considerados para el
siguiente ciclo de BPM

4.2 BPMN
Business Process Model and Notation (Modelo y Notación de Procesos de Negocio, BPMN),
es una notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio, en un
formato de flujo de trabajo (workflow). BPMN fue inicialmente desarrollada por la
organización Business Process Management Initiative (BPMI), y es actualmente mantenida por
el Object Management Group (OMG), después de la fusión de las dos organizaciones en el año
2005.

BPMN es una notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de Negocio.
Esta notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de los procesos y los
mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades. BPMN proporciona
un lenguaje común para que las partes involucradas puedan comunicar los procesos de forma

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 clara, completa y eficiente. De esta forma BPMN define la notación y semántica de un
Diagrama de Procesos de Negocio1 (Business Process Diagram, BPD).

4.2.1 Importancia.
• BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la
comunidad.
• BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.
• BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de
negocio y la implementación de estos.
• BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada
permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización.
FIGURA 3. Modelado y Notación de Procesos de Negocio
4.2.2 Ventajas.
• Apoya la gestión de procesos de negocio.
• Presenta una notación intuitiva y fácil de entender para los usuarios que no son expertos
en BPM.
• Representa la semántica de procesos complejos de manera fácilmente inteligible.
• Reduce el ruido de la comunicación entre la etapa de diseño del proceso y su
implementación, ejecución y gestión.
• Con este nivel de entendimiento intuitivo, se puede facilitar en gran medida la
integración de otros profesionales involucrados en BPM, como los analistas de
negocios, el cuerpo técnico que ejecuta los procesos y también los gerentes.

4.3 Bonita BPM

Bonita BPM es un código abierto de gestión de procesos de negocio y flujos de trabajo conjunto
creado en 2001. Se inició en Francia Instituto Nacional de Investigación en Ciencias de la
Computación, y luego se había incubado desde hace varios años en el interior de la empresa
informática francesa Groupe Bull. Desde 2009, el desarrollo de la Bonita es apoyado por una
empresa dedicada a esta actividad: Bonitasoft2.

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 Es una herramienta avanzada para desarrollar e integrar con rapidez aplicaciones de negocio
basadas en procesos y dotar de más flexibilidad a las interfaces del usuario final. Bonita BPM
ofrece opciones de personalización del portal para que los desarrolladores de aplicaciones
ofrezcan portales de acceso vía web y móvil fáciles de usar y diseñados a medida.

También se puede aprovechar la herramienta para hacer mejoras en aplicaciones ya

implementadas. Algunas funciones. de Bonita BPM permiten reparar fallos en las aplicaciones
derivados de cambios en los sistemas de información. externos o APIs3 de terceros como
errores de configuración en aplicaciones en ejecución.

Los desarrolladores avanzados que deseen construir aplicaciones de manera más rápida y
sencilla se pueden beneficiar de Bonita BPM para crear todo un modelo de datos de negocio y
usarlo dentro de aplicaciones de negocio. Bonita BPM tiene cinco aspectos importantes:
modelación de procesos, desarrollo, ejecución, experiencia del usuario y monitoreo.

Bonita ofrece “un amplio conjunto de REST4 APIs para crear experiencias de usuario
completamente personalizados para aplicaciones de proceso a la medida”. (Bonitasoft,
Empresa)

4.4 Características.

Las aplicaciones de Bonita comprenden toda la gama de proyectos de BPM, desde la migración
de Sistemas de Información hacia una Arquitectura Orientada a Servicios5 (SOA), a la
automatización de los procesos de administración ERP6 (Planificación de recursos
empresariales), y procesos de venta con interacciones humanas para los procesos de aprobación,
a los contratos de base y la gestión de nuevos clientes.

Características principales de esta herramienta:

• Open Source.
• Es ligera.
• Compatibilidad con BPMN 2.0.

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 • Interfaz Intuitiva.
• Potente.
• Fácil importación de procesos desde otras herramientas (Tibico, Lobardi, otros)
• Personalización de las herramientas.
• Integración de los procesos con reglas de negocio.
• Conectores nativos: SAP, Microsoft Exchange.
• Conectores propios (realizados por la comunidad de Bonitasoft).

4.5 Interfaz.

FIGURA 4. Interfaz de bonita bpm 7.8.

5 Módulos
Bonita Open Solución está compuesto por cuatro módulos:

• Bonita Execution Engine.

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 • Bonita Studio.
• Bonita Form Builder.
• Bonita User Experience.

5.1 Bonita Execution Engine.

Es el motor de Bonita BPM y se encarga de la conexión de los procesos que existen en el
sistema, así como el despliegue y ejecución de los procesos. El módulo de Bonita Studio está
conectado directamente a este otro módulo para funcionar.

FIGURA 5. Bonita Execution Engine

5.2 Bonita Studio.

Es la aplicación gráfica cuya función es diseñar los procesos BPM usando la notación BPMN
sobre un área de diseño (pizarra) de forma muy intuitiva basada en “arrastrar” los elementos y
en su configuración específica mediante una o varias pestañas habilitadas para ello.

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 FIGURA 5. Bonita Execution Engine.

5.3 Bonita Form Builder

Es la aplicación encargada de mostrar los formularios a los usuarios de la aplicación. Muchos

de los pasos que se producen en un proceso BPM requieren de la entrada de datos por parte del
usuario implicado (form destined for end user Web application).

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 FIGURA 6. Bonita Form Builder

5.4 Bonita User Experience (User XP).

Es la aplicación encarga de la gestión de todo lo relacionado con los procesos BPM
desplegados. Es muy intuitiva ya que su interfaz se “parece” a una aplicación de gestión de
correo.

FIGURA 6. Bonita User Experience (User XP)

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6 Arquitectura
La arquitectura de Bonita BPM permite realizar la integración del negocio con los sistemas
actuales.

La arquitectura se clasifica en cuatro grandes capas:

6.1 Capa de Visualización:

permite a los sitios corporativos crear canales electrónicos Business-to-Consumer (B2C)8,

refiriéndose a las estrategias que desarrollan las empresas para llegar directamente al cliente o
consumidor final tales como portales Web y Portales móviles, además permite crear canales de
comercio Business-to-business (B2B)9 entre las empresas tales como portales y APIs. Permite la
visualización de Reportes Dinámicos KPI.

6.2 Capa de Integración y Procesamiento:

capa de Control que permite ejecutar frameworks, almacenar gran cantidad de datos y realizar
análisis, modelamiento y procesamiento.

6.3 Capa de Negocios:

permite realizar conexiones con sistemas ERP, CRM y ECM. Procesar aplicaciones de negocios
como modelar procesos.

6.4 Capa Cloud:

(Mickey Farrance, 2014) Bonita BPM tienen ahora la posibilidad de probar y ejecutar en la
nube aplicaciones de negocio basadas en procesos. La plataforma como servicio (PaaS)10 de

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BonitaCloud ofrecerá a los desarrolladores una mayor flexibilidad para construir y ejecutar
aplicaciones de forma rápida, eficiente y rentable en cualquier entorno.

7 Versiones

7.1 Versión Comunidad

7.1.1 Community: “Comunidad”

Versión Gratuita, con altas funcionalidades.

Para proyectos de evaluación (Proof of Concept), donde existen límites en presupuesto y no
en tiempo. Además del modelador gráfico BPMN 2.0, podrá conectar sus procesos con otros
sistemas. Usuarios finales podrán interactuar con sus tareas en un portal intuitivo o usando
formularios web.

7.2 Versiones con suscripción

7.2.1 Teamwork: “Trabajo en equipo”

Esta edición está basada en el ambiente corporativo la cual acelera la productividad, facilita la
colaboración y creación de formularios web dinámicos

7.2.2 Efficiency: “Eficiencia”

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Esta edición presenta un ambiente avanzado, además de contar con las características de la
edición anterior, cuenta con acceso móvil, también presenta plantillas de procesos y perfiles
personalizados, a si como la capacidad de crear subtareas.
7.2.3 Performance: “Rendimiento”

Esta edición es para un ambiente más crítico, monitorización, tareas de gestión. Esta edición,
diseñada para sus procesos críticos, añade importantes funcionalidades para la gestión de sus
procesos, la capacidad de cambiar parámetros sobre la marcha de los procesos
implementados,

8 Funcionalidades

8.1 Conectar y personalizar

Simplifica la integración con sistemas externos. Se tiene la libertad para crear nuevas
extensiones.
➢ Conectividad con prácticamente cualquier sistema empresarial directamente - CRMs,
ECMs, ERPs, bases de datos, entre otros.
➢ Crear propios conectores con un framework extensible y las herramientas.
➢ Integración fácil a través de las APIs disponibles y extensibles mediante Java o REST
➢ Sincroniza automáticamente la organización para una gestión de usuarios
eficiente

8.2 Se adapta fácilmente

El software agiliza construir aplicaciones más rápido y también, permite actualizarlas más
fácilmente.
➢ Aplica cambios a la aplicación en tiempo real, sin interrupciones
➢ Crea tareas específicas sobre la marcha para mejorar la flexibilidad del proceso
➢ Corrige errores de manera instantánea con la habilidad de reparar y relanzar tareas u
omitirlas

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8.3 Escala las necesidades futuras de la empresa
Las empresas buscan asegurarse de que el negocio pueda crecer y trabajar con la máxima
disponibilidad y la mínima interrupción.
➢ Monitorea todo con la visualización gráfica de los casos
➢ Sigue las métricas de negocio mediante reportes
➢ Asegura una alta disponibilidad de la plataforma BPM mediante clustering.
➢ Capaz de brindar varias e independientes organizaciones con la plataforma multi-tenant

9 Ventajas

9.1 En la empresa:

Aumento de la productividad de la empresa: Los usuarios saben lo que tienen que hacer y
pueden organizarse para alcanzar una mayor eficacia en la ejecución de sus tareas cotidianas.
Reducción de tiempos, esfuerzo y dinero: Bonita Open Solution es un software de código
abierto editado bajo licencia GPLv2.
Mejora continua de procesos: Permite probar diferentes configuraciones para optimizar los
procesos, obtener resultados en unos minutos y medir los progresos realizados.
Seguimiento en tiempo real de las actividades: Establecimiento sencillo de los indicadores
claves de rendimiento, informes y cuadros de mando, para observar la eficiencia de su actividad.
Comunicación incrementada: Sin necesidad de papel, correos electrónicos, ni llamadas
telefónicas: los casos se dirigen a la persona adecuada y los usuarios pueden interactuar durante
la ejecución de los procesos.
Incremento de la tasa de calidad de la actividad: Permite verificar que los procesos son
seguidos por los usuarios relacionados y se notificará inmediatamente de los bloqueos.
Resultados rápidos: Con Bonita Open Solution, los primeros beneficios obtenidos de la
automatización de procesos son significativos desde la primera semana de su implantación.
Una mejor visión: Da la posibilidad de visualizar la actividad e identificar rápidamente las
etapas a optimizar.

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9.1 En la educación:

▪ Genera una imagen positiva del centro hacia la comunidad educativa y el entorno externo.
▪ Colabora en la mejora de los resultados del centro.
▪ Permite ejercer un seguimiento sistemático sobre el proyecto educativo y la programación
anual de centro.
▪ Gestiona y mejora los procesos de enseñanza aprendizaje.
▪ Ofrece a nivel organizativo un conocimiento más preciso por parte del equipo directivo.
▪ Favorece la generación de un marco estratégico para la auto evaluación.
▪ Permite constatar el nivel de calidad por la ordenación y sistematización de la gestión.
▪ Ayuda a comunicar el Proyecto Educativo a toda la organización de forma sencilla y
esquemática a través del mapa estratégico.
▪ Simplifica la gestión documental eliminando la mayoría de la documentación en papel.
▪ Mejorar la comunicación interna en todos los niveles.

10 REFERENCIAS

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http://www.fce.unal.edu.co/media/files/UIFCE/Administracion/Bonita_Soft_Gestor_de_Procesos_de_
Negocios_BMP.pdf

Bonitasoft. (s.f.). Recuperado el 01 de mayo de 2018, de https://es.bonitasoft.com

Cabezas, K. (15 de enero de 2017). Diseño y Auditoría de Sistemas 6SA4. Recuperado el 01 de mayo
de 2018, de https://das6sa4.wordpress.com/2017/01/15/bonita-soft-gestor-de-procesos-de-negocios-
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Madrid, V. J. (13 de agosto de 2010). AdictosAlTrabajo.com. Recuperado el 01 de mayo de 2018, de

https://www.adictosaltrabajo.com/tutoriales/bonita/

Mancero, K. (21 de enero de 2017). Diseño y Auditoría de Sistemas 6SA3. Recuperado el 01 de mayo
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Quilumba, D. (2015). Trabajo de Graduación previo a la obtención del Título de Ingeniero
Informático. 200. Quito, Ecuador.

Soto, D. (16 de septiembre de 2016). Nextech Education Center. Recuperado el 02 de myo de 2018, de
https://nextech.pe/que-es-bpmn-y-para-que-sirve/

Vasquez, J. (21 de enero de 2017). Diseño y Auditoría de Sistemas 6SA3. Recuperado el 01 de mayo
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