Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
3)
10 Divulgação (Pág. 21)
1 - Introdução
2 Formação da comissão
organizadora (Pág. 4) 11 Inscrições (Pág. 23)
3 Primeiro passo:
planejamento estratégico 12 Contratação de serviços
(Pág. 26)
qual discute-se um assunto levando em consideração todos os seus as-
pectos. Ao longo das atividades o tema é exposto em diferentes ses-
(Pág. 6)
sões, com a presença de um público abrangente e diferenciado. É um
4 13
evento na maioria das vezes vinculado a uma associação ou entidade.
Conceituação do Organização do espaço
evento (Pág. 7) (Pág. 31)
Muita gente confunde, mas os congressos são diferentes dos seminários,
cuja intenção é discutir sobre um tema, agregar opiniões, mas que não chega
5 Encontrando o espaço
correto (Pág. 11)
14 Credenciamento dos
participantes (Pág. 33)
obrigatoriamente a nenhuma conclusão. E também são diferentes das con-
ferências. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode
ou não ter conferências em sua programação. Estes formatos são as chamadas
6 Quantidade de
congressistas (Pág. 12) 15 Durante o congresso
(Pág. 36)
sessões, que podem ocorrer simultaneamente ou não. Além disso, outra impor-
tante característica que distingue os congressos é o fato de que as conclusões
alcançadas no final do evento são registradas em documento final oficial.
8 Comercializando os
patrocínios e definindo
17 Conclusão (Pág. 43)
18
abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao pú-
Sobre a Sympla (Pág. 44)
9 Definindo a
programação (Pág. 18)
blico. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poderá ser
um sucesso e ainda se tornar referência! Quer entender mais? O Guia Sympla
para Organização de Congressos Profissionais te mostra!
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
4 5
Quer saber mais sobre como montar um dream team sensacional e ter a melhor
comissão de todas? Acesse o link abaixo!
6 7
A primeira ação a ser tomada pela comissão organizadora para iniciar a preparação É na pré-produção que a comissão organizadora começa a pensar nos detalhes
do congresso é o desenvolvimento do planejamento estratégico detalhado. Isto do evento, e é nesta etapa que devem ser estabelecidas as características e as
significa colocar numa planilha tudo o que é necessário providenciar para produzir peculiaridades do congresso que se pretende promover.
o evento, desde a pré-produção até a pós. A importância deste planejamento
é dar a visão do todo, permitindo acompanhar durante a organização do evento
4.1- O que será o evento e quanto podemos gastar?
as datas previstas para cada ação definidas no início e colocadas na planilha.
Qual é o objetivo? Será regional, nacional ou internacional? Para quantas e quais
fazer
A comissão prevê agora tudo o que será necessário para que o evento aconteça
Se preferir, você já pode baixar direto a planilha que preparamos pra você: de acordo com o que estão imaginando. A equipe responsável pelas finanças de-
verá fazer uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um orçamento
detalhado e apresentar ao corpo diretor.
Nesta etapa são definidos também todos os formatos de apresentação que serão
oferecidos durante o evento. Alguns destes formatos que podem estar presentes
em um congresso são:
- Simpósios - Conferências
- Seminários - Feiras
- Mesas-redondas - Outros
- Workshops
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
8 9
Tudo irá depender do que a comissão organizadora julgar como importante para gresso no Brasil deve ter no mínimo 300 participantes (em outros países este
alcançar o objetivo definido do evento. número chega a 2.500) e estes são credenciados e agrupados a partir de sua
representatividade por grupo de interesse ou por área geográfica.
Nesta etapa, a comissão organizadora também faz todos os check-lists (baixar
planilha) necessários, com os itens que devem ser providenciados, e também é o Quando o congresso não é aberto ao público em geral, as vagas têm que ser bem
momento no qual se antecipam problemas e planejam suas soluções. distribuídas e faz-se necessário criterizar a escolha dos participantes para que
não participem do congresso pessoas com perfil inadequado.
Tão importante quanto o planejamento prévio e organizado, é conceituar o even-
to, enquadrando-o em categorias para determinar o que será preciso para ex- A dica é pensar no tema e associá-lo a quem deverá ser atingido. Por exemplo, um
ecutá-lo. É agora o momento da definição oficial do tema do evento e qual será sua congresso de medicina dificilmente interessará um grupo da área de humanas.
abordagem.
10 11
5 - Encontrando o espaço
correto
O local escolhido para um congresso deve contar com um bom auditório, ser
amplo e permitir uma boa acomodação de todos. A escolha deve levar em con-
ta não somente o perfil do evento, como também o número de pessoas que
É essencial que irão participar e o orçamento (baixar planilha) disponível para a realização.
este começo seja Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação.
bem organizado, Se possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus,
com planilhas uma mais alta do que a outra, para facilitar a visualização do palco por todos
especiais para os presentes. Deve prever também salas de reunião para desenvolvimento de
cada mini-projeto
sessões, espaço para coffee-break, e um espaço para receber a imprensa, se
for o caso.
12 13
A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o perfil do seu con- A escolha dos palestrantes e dos expositores é a chave para o sucesso do con-
gresso e a capacidade do local de realização. Lembre-se que para um evento deste gresso. Tenha bons profissionais e veja o público sentir que ir ao seu evento
porte ser efetivo deve ter a presença de no mínimo 300 pessoas. para conhecer e ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!
Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,
elabore um release, que é uma breve apresentação, por escrito, do objetivo do
evento, com a data, duração local e pontos importantes sobre o que foi plane-
jado. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao candidato
se há interesse em receber mais informações. Aí sim, envie o release e retome
o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.
Caso você não tenha tempo ou não possa fazer esse trabalho por algum moti-
vo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer serviços de
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
14 15
8 - Comercializando os
palestrantes, por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de
profissionais, divididos por área de atuação e características pessoais.
patrocínios e definindo valores
#Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?
Existem diversas chancelas de patrocínios que podem ser ofertadas. Elas podem
ser institucionais, nas quais a parceria tem em vista a associação da marca patro-
cinadora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar
novos consumidores e aumentar vendas. O patrocínio pode ser ainda híbrido ou mis-
to, contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses
conceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em:
- Patrocinador
- Co-patrocinador
Se o orçamento permitir, não economize no conforto desses itens, assim você
- Support
garante um palestrante satisfeito e com energia suficiente para conquistar a
atenção do seu público. - Naming Rights
Dependendo do perfil do congresso, é interessante até mesmo convidar pal- - Apoios de Mídia
estrantes internacionais! Para isso, existem algumas dicas importantes para
Saiba mais sobre cada um deles clicando no link:
que o convite e a recepção sejam feitos corretamente e a parceria seja bem
sucedida! Veja no post abaixo: #DicaSympla: Quais são os tipos de patrocínio
16 17
Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A exposição Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas, o
da marca é negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patro- produtor pode montar um book de captação que contenha dados e argumen-
cinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada. Ele poderá aparecer nos tos que possam interessar àquela marca especificamente. Se o congresso tem
impressos de divulgação, mas não nos backdrops. Ao elaborar a proposta, é preciso como tema uma especialidade médica, por exemplo, será conveniente a um
pensar em que tipo de divulgação o evento vai oferecer e a qual preço. laboratório farmacêutico que fabrique medicamentos receitados pelos médi-
cos da área inserir sua marca no evento. Caso o assunto seja literatura e um
dos autores convidados for de outro país, a editora dele no Brasil certamente
8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio
terá interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor pre-
Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual empre- cisará do feeling ao oferecer o tipo certo de patrocínio para a empresa adequa-
sa e porquê. A ligação da marca ao tema e ao lema do congresso ajudará muito na da, reunindo os argumentos e as razões pelas quais aquela parceria é conveni-
hora de angariar parcerias. Procure levantar uma lista de possíveis patrocinadores ente para tal marca.
cuja marca dialogue com o assunto do evento.
Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua. Onde
o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangência do evento, quem é o pú-
blico-alvo, que tipo de cobertura da mídia está sendo esperada. Associando as
vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances de
Cada tipo de parceria sucesso na negociação são bem maiores.
precisa ser calculada
Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com
em função dos custos
palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programação.
gerais. A exposição da
marca é negociada de #DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos
acordo com o valor in-
vestido pela empresa.
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
18 19
É muito importante planejar de antemão o cronograma (baixar planilha) do con- sos, as manhãs são reservadas para as palestras e conferências, e as tardes
gresso para todos os dias do evento. Controlar o tempo, reservando o período são reservadas aos cursos e workshops. Mas isto não é regra a ponto de não
necessário para cada acontecimento é essencial para o produtor, congressistas, poder ser mudada. A comissão organizadora definirá qual é a melhor ma-
palestrantes e expositores. neira de organizar o cronograma de acordo com o seu tema e seu público.
9.1- Abertura e pausas Os temas devem ser estudados sem aprofundamento de cases específicos, e por
grupos de interesse dos congressistas para manter a coerência e facilitar as dis-
Comece definindo como se dará a abertura. Ela será pela manhã um coquetel cussões. Estes grupos são coordenados por mediadores. Vale pedir aos convida-
inicial, um café de boas-vindas ou é mais conveniente começar com a fala de um dos que enviem a apresentação para a produção antes do evento. Isso facilita a
dos convidados ou autoridades que apresentam o tema do evento? Não defina organização do roteiro e o produtor pode garantir a relevância e veracidade dos
um horário de início muito cedo, geralmente a partir de 8h é o mais recomenda- dados apresentados.
do.
Lembre-se de pensar também nos horários de pausa ou coffee-break. Geralmente,
neste tipo de evento, acontecem dois por dia, um de manhã e um de tarde, e po-
dem demorar de 30 min a 1h.
20 21
22 23
Esta tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao públi- 11 - Inscrições
co alvo com eficácia, basta escolher eficácia, basta escolher os canais cor-
retos, como blogs e sites da área, e claro, nas redes sociais! A abrangên-
Não há dúvidas: a inscrição é uma das etapas mais importantes da organização
cia é cada vez maior. Existem plataformas online de gestão de inscrições
do evento, afinal, não há evento sem público.
e participantes que você pode, além de vender as inscrições antecipadas,
utilizar as ferramentas disponíveis para amplificar a divulgação, linkando a No caso dos congressos, quando falamos de inscrições, podemos estar nos
página do evento no site ao facebook, enviando convites por email, dentre outras. referindo tanto às inscrições dos congressistas em geral quanto a de
palestrantes e expositores. E para ambos os casos uma boa alternativa é abrir as
A divulgação offline também pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o even- inscrições antecipadas. Não se esqueça, a comissão organizadora deve se cer-
to e descrevendo a programação, destacando os principais convidados e afixe-os tificar de que a comunicação deixará bem claro a diferença entre as inscrições
em locais estratégicos pensados a partir da definição do público. O mesmo vale para que as pessoas não se confundam.
para flyers e outros impressos.
A partir das inscrições antecipadas, é possível calcular a demanda para o con-
É importante que toda a programação esteja muito bem definida antes dessa gresso e definir, a partir destes números, os serviços de buffet, brindes e kits,
etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgação utilizados. Em con- e conhecer mais sobre o público que estará presente nas atividades. Por isso,
ferências e seminários, são os convidados, os temas e o roteiro como um todo para obter sucesso no processo de inscrição, é preciso seguir algumas dicas e
que desperta o interesse do público. Portanto, destaque um convidado especial contar com as melhores ferramentas que o ajudarão a executar esta tarefa.
ou chame a atenção para uma discussão sobre um tema em voga nos dias atuais.
Selecione os pontos altos da programação e puxe a divulgação por eles.
Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da
#DicaSympla: 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento
venda antecipada de ingressos e inscrições!
No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos
os materiais gráficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais: as Baixar o E-book
inscrições!
24 25
Para disponiblizar as inscrições antecipadas, utilizar plataformas online que Use uma boa plataforma de venda e gestão de inscrições e se surpreenda
permitem cadastrar todos os participantes, diferenciando palestrantes e ex- com a facilidade tanto para o comprador quanto pra você, que terá controle
positores dos congressistas, e que geram relatórios, fazem toda a diferença. automático de todas as vendas, além de ferramentas diferenciadas de gestão
Isto lhe dará um panorama completo de seu evento, permitindo tomar ações que irão ampliar o sucesso do evento.
estratégicas. A partir destas informações, você poderá ver se a campanha de
Se houver a necessidade de apresentação de documentos, é importante
divulgação está sendo efetiva, e ainda conhecer melhor o seu público e plane-
que avise anteriormente os participantes. É possível pedir para que eles
jar, para os próximos congressos, em quais locais, para qual faixa etária e gru-
entreguem via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossiê requerido
pos profissionais você deverá focar
durante o registro e o cadastramento no dia do evento.
#DicaSympla: Como aumentar as inscrições para meu congresso
É muito importante que sejam coletados dados como nome completo, cidade,
profissão e função de cada uma das pessoas, em ambas a inscrições.
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
26 27
12 - Contratação de serviços Para produzi-los é importante saber exatamente quais informações serão
inseridas naquela identificação. Por isso, a comissão deve ter em mente
que deverá requerer todas as informações necessárias para diferenciar os
palestrantes e expositores dos congressistas. Uma boa ideia é recolher to-
dos estes dados já no momento da inscrição pois dessa maneira ficará muito
Com os dados obtidos no processo de inscrição, é hora de organizar e con- mais fácil para você utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizar
tratar os serviços de suporte que irão compor o seu congresso. Buffet para uma plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este
coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais gráficos: tudo processo.
isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma óti-
Lembre-se também que o material para a elaboração destes crachás e fichas
ma experiência durante o evento. Lembre-se de que é muito importante ter
de identificação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento.
um check-list (baixar planilha) com a relação de todos os fornecedores e
Além disso, deverá ser utilizada neste material a mesma identidade visual
responsáveis para que você tenha sempre à mão os dados para quando pre-
utilizada na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações).
cisar e não correr o risco de esquecer nada.
Uma conversa com a empresa que irá elaborar estas peças é uma boa opor-
#DicaSympla: Como encontrar boms fornecedores para seu congresso tunidade para analisar as opções, a fim de obter um melhor serviço e garantir
Se você pretende organizar uma boa conferência ou um grande seminário, a satisfação dos presentes em sua organização.
confira agora o que deverá ser levado em conta na hora de realizar a con-
tratação de cada um destes itens: 12.2- Buffet
Os crachás em congressos são essenciais por vários motivos. Além de per- interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o congresso
mitirem o livre acesso em todos os espaços durante todos os dias de evento, não deixe nada a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na
ele permite a fácil identificação das pessoas na hora da entrada e na hora do hora da pausa entre as atividades, lembrando que o evento provavelmente
28 29
dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se são indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu
estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras trabalho. Além disso, a empresa parceira pode oferecer um brinde que lembra o
disponíveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que serviço: um congresso de uma empresa de soluções elétricas pode fornecer um
o buffet contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os chaveiro com luzinha.
números para não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta. Aqui
#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes é um boa ideia
também entra a importância da venda online antecipada, que permite que você
veja de antemão quantas pessoas já se inscreverem e tenha uma ideia do públi-
co estimado para o dia, facilitando as compras do buffet.
12.3- Brindes
Brindes são essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer prin-
cipalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organização
que promoveu a atividade também pode ser beneficiada com a entrega de pro-
dutos que levarão a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocí-
nio, a comissão organizadora pode propor a algumas empresas auxiliá-la no for-
necimento de brindes. 12.4- Equipamentos
Mas lembre-se, é importante pensar no público do evento e tentar confeccionar Para dar andamento às atividades do congresso, é muito importante que você
itens que agradarão os participantes e que devem ter a cara do evento. Squeez- conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for necessário à mão.
es e garrafas térmicas, por exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos Aparelhos de áudio, som e vídeo são imprescindíveis e são importantes para que
que ocorrem durante dias mais quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o
evento.
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
30 31
Defina o número mínimo de microfones, caixas de som, aparelhos de áudio, 13 - Organização do espaço
projetores, notebooks e data shows, e sempre peça uma quantia maior para ter
reservas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do
evento e peça um treinamento rápido para resolver pequenos problemas com o
Para receber bem os congressistas, é importante que a comissão organizadora or-
material.
ganize bem o local onde acontecerão as atividades programadas. Abaixo citaremos
alguns pontos a serem levados em consideração e que não podem ser esquecidos.
12.5- Materiais gráficos e kits
Os congressos devem ter um apelo visual bastante claro e efetivo. Panfletos, 13.1- Segurança e sinalização
programação, anais e compilações: todos estes materiais são imprescindíveis
Fazer um evento sem segurança é como nadar e morrer na praia. É essencial que o
e deverão conter a identidade do evento, e ficarão sob os cuidados da parte da
produtor leve em consideração todos os itens de segurança previstos para realização
comissão responsável pela divulgação e publicidade.
de eventos como estes. Cheque os instintores de incêndio, portas de emergência e
Para situar os congressistas, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar não deixe que o número de inscritos seja maior do que o número permitido para o
a programação e as atividades que farão parte daquele evento, as publicações local. E conte com uma equipe de segurança eficiente.
gráficas devem ser produzidas para todos os presentes. Ao contratar os serviços
#DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento
de uma gráfica para realizar estes trabalhos, a comissão deverá conferir a pro-
acontecer
porção desejada e o que conterá cada material. Dessa forma, a empresa que
prestará estes trabalhos poderá organizar os conteúdos e desenvolver os produ-
tos que serão veiculados durante o seu evento.
32 33
Para que o seu espaço seja bem aproveitado pelos participantes, é interessante
14 - Credenciamento dos
apresentar placas de sinalização e indicar corretamente os locais onde ocorrerão participantes
cada um dos formatos de apresentação do seu congresso. Para isso é necessário
implantar painéis de indicação, não se esquecendo também de indicar onde é a
entrada, onde estão os banheiros, as saídas, onde acontece determinada pales-
tra, o local do coffee-break, do estacionamento, da área de fumantes e outros.
Cada placa deve ser legível, com figuras simples ou palavras com tipografia e ta- O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segurança e a
manho claros. identificação correta de cada um dos presentes, bem como a boa gestão dos
mesmos pela comissão. Há várias maneiras de organizar o acesso, mas é pre-
ciso avaliar qual a forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao
13.2 - Limpeza
porte do congresso. No entanto, é importante que esse processo ocorra com
Antes de tudo, é necessário que você tenha um local bem arejado e limpo. rapidez e responsabilidade, evitando longas filas e confusão na entrada dos
Verifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que serão utilizados, da participantes, e isto pode ser feito utilizando a plataforma online - Veja na
área onde circularão os participantes e confirme se todos estão aptos para uso e #DicaSympla deste tópico.
permanência do público presente. Uma boa dica é não deixar esta inspeção para
Se o congresso for de grande porte, as melhores opções para controle de entra-
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
da são o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in online, você
ou limpar melhor alguma coisa, terá tempo para isso.
precisa de computadores e conexão de internet rápida e garantida. Quando
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento é os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema online e
imprescindível para manter não somente banheiros e espaço do coffee-breaks procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso opte
sempre limpos, como também os locais de circulação do público. por registro de entrada através de smartphone, basta instalar um aplicativo
e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR.
Para tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local.
13.3- Local do coffee-break
34 35
36 37
15 - Durante o congresso é necessário verificar a cada momento se estes estão chegando no horário
devido. Caso uma atividade esteja para começar e o palestrante ainda não
tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e contornar a
situação, seja ela de atraso ou, até mesmo, de falta do palestrante.
38 39
Os congressos são eventos longos e, por isso, os horários para pausa e lanche
são essenciais. A principal função do coffee-break vai além do simples descan-
so. Ele estimula a troca de ideias e networking entre os congressistas, o que aca-
ba por contribuir para uma maior produtividade e interesse dos participantes
dentro do evento.
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
40 41
No final do evento, os congressistas devem receber o certificado de partici- sa. E, por fim, lembre-se de manter o anonimato das respostas, pois isso incenti-
pação no congresso. Estes certificados devem ser assinados pelo presidente va que as pessoas se expressem de forma sincera.
da comissão organizadora e entregues aos participantes que compareceram Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfação é via e-mail. Esta é uma boa opção
ao evento. para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela não pode ser
A comissão pode definir como funcionará a entrega dos certificados. Se ela obrigatória.
os enviará prontamente para todos os congressistas, se será em algum lo- O produtor do seminário ou conferência também precisa do feedback dos pa-
cal específico, ou se os participantes deverão solicitá-lo por email para o trocinadores, equipes de limpeza, de seguranças e demais colaboradores para
receberem. Mas lembre-se, a comissão deverá comunicar a todos como fun- melhorar constantemente suas organizações.
cionará, desde o início do evento para que não existam dúvidas. Atualmente,
a maneira mais comum de realizar esta entrega é via email, coletados previa-
mente no ato de inscrição dos congressistas.
A etapa pós-evento é tão
importante quanto as
anteriores, pois é nesse
16.3- Pesquisa de satisfação momento que você vai
Mas para saber a opinião dos participantes sobre as atividades, o que eles
avaliar como tudo ocor-
acharam dos temas abordados e dos palestrantes, o método mais utilizado e
reu e verificar o que pode
com ótimo índice de retorno é o formulário de satisfação. O ideal é que este
ser melhorado em uma
seja entregue aos inscritos nas atividades finais, para que não tenham tempo
próxima organização.
de esquecer detalhes que seriam úteis à sua equipe.
Não faça uma pesquisa muito longa, mas não deixe de ser o mais específico
possível. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado
de uma, mas não de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode-
se questionar no formulário são: a qualidade dos palestrantes, os horários
definidos, a localização e o espaço físico do evento, bem como a alimentação
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br
42 43
mento total das transações. Também é possível verificar em quais áreas a ver- do, verificar orçamentos, contratar fornecedores e buscar patrocínios, e ga-
ba foi mais gasta, a fim de que opções mais econômicas sejam pesquisadas.. rantir que toda a produção esteja andando devidamente. É preciso contatar
palestrantes e expositores e definir o regulamento. Tudo isso, com tempo sufi-
Quando seu evento termina, começa o momento de avaliar e tirar conclusões
ciente de divulgá-lo com a programação definida e disponibilizar um meio para
sobre tudo o que aconteceu. O objetivo é que você possa analisar os resulta-
que as pessoas se inscrevam.
dos, verificar se alguma meta não foi atingida e o porquê disso. Então, saberá
claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam No dia do evento, a comissão organizadora deverá estar atenta ao desenvolvi-
ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na próxima organização. mento de cada uma das atividades presentes na sessões, com profissionais
qualificados em cada uma delas responsáveis pelas atas, importantíssimas
para a conclusão do evento, que será com todos os congressistas reunidos no
plenário para a redação do documento final oficial.
44 45
18 - Sobre a Sympla
Este e-book foi produzido pela Sympla. Quer saber mais? Utilizar uma ferramenta online com tantos benefícios garante ao produtor
um evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo, e
Fale com um de nossos consultores pelo email
ainda promove uma gestão de eventos que entende seu público de verdade. A
consultores@sympla.com.br
Sympla é o segredo para atrair o público, não importando tamanho, conceito e
46