1 Introdução (Pág.

3)
10 Divulgação (Pág. 21)

1 - Introdução

2 Formação da comissão
organizadora (Pág. 4) 11 Inscrições (Pág. 23)

Um congresso, do latim congressu (encontro, reunião), corresponde ao

encontro de interesses de um determinado segmento profissional no

3 Primeiro passo:
planejamento estratégico
(Pág. 6)
12 Contratação de serviços
(Pág. 26)
qual discute-se um assunto levando em consideração todos os seus as-
pectos. Ao longo das atividades o tema é exposto em diferentes ses-
sões, com a presença de um público abrangente e diferenciado. É um

4 13
evento na maioria das vezes vinculado a uma associação ou entidade.
Conceituação do Organização do espaço
evento (Pág. 7) (Pág. 31)
Muita gente confunde, mas os congressos são diferentes dos seminários,
cuja intenção é discutir sobre um tema, agregar opiniões, mas que não chega

5 Encontrando o espaço
correto (Pág. 11)
14 Credenciamento dos
participantes (Pág. 33)
obrigatoriamente a nenhuma conclusão. E também são diferentes das con-
ferências. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode
ou não ter conferências em sua programação. Estes formatos são as chamadas

6 Quantidade de
congressistas (Pág. 12)
15 Durante o congresso
(Pág. 36)
sessões, que podem ocorrer simultaneamente ou não. Além disso, outra impor-
tante característica que distingue os congressos é o fato de que as conclusões
alcançadas no final do evento são registradas em documento final oficial.

7 Seleção dos palestrantes e

expositores (Pág. 13) 16 Finalização do congresso
(Pág. 39)
Organizar um congresso não é uma tarefa fácil, mas pode es-
tar nas mãos de qualquer pessoa! Todo o processo deve ser pensa-
do levando-se em consideração pequenos detalhes típicos deste
tipo de evento, sem falar no público, que é bastante exigente.

8 Comercializando os
patrocínios e definindo
17 Conclusão (Pág. 43)

Ao montar todo o planejamento é preciso desmembrar cada passo, do pré ao

valores (Pág. 15)
pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o conceito dos temas, das

18
abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao pú-
Sobre a Sympla (Pág. 44)

9 Definindo a
programação (Pág. 18)
blico. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poderá ser
um sucesso e ainda se tornar referência! Quer entender mais? O Guia Sympla
para Organização de Congressos Profissionais te mostra!
 Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br

4 5

2 - Formação da comissão A comissão organizadora precisa

organizadora ser composta por pessoas
realmente competentes e envolvi-
das na produção.
A comissão deve ser formada com antecedência de pelo menos 1 ano, para que
exista tempo suficiente de planejar cada detalhe e colocar em prática cada
uma das ações. Geralmente é composta por subgrupos que cuidam de áreas
específicas:

- Presidente do Congresso: responsável pela coordenação geral do evento. É a sua

assinatura que vai constar nos certificados de participação emitidos ao final do
congresso.

- Secretário ou Cronista: deve permanecer o tempo todo presente na sala do

congresso para elaborar a ata.

- Subcomissões: Financeira, Captação de patrocínios e Apoios, Cultura,

Infraestrutura e Recepção, Divulgação e Publicidade, Avaliação, que cuidarão dos
procedimentos de suas respectivas áreas.

- Comissões técnicas ou moderadores: coordenadores das sessões. São

estudiosos de um tema que devem analisar e debater sobre os trabalhos que
serão apresentados no plenário.

Lembre-se: a comissão organizadora precisa ser composta por pessoas realmente

competentes e envolvidas na produção, que busquem obter sempre os melhores
resultados para fazer com que o evento seja um sucesso.

Quer saber mais sobre como montar um dream team sensacional e ter a melhor
comissão de todas? Acesse o link abaixo!

#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!

 Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br

6 7

3 - Primeiro passo: o planejamento 4 - Conceituação do evento

estratégico

A primeira ação a ser tomada pela comissão organizadora para iniciar a preparação
do congresso é o desenvolvimento do planejamento estratégico detalhado. Isto
significa colocar numa planilha tudo o que é necessário providenciar para produzir
o evento, desde a pré-produção até a pós. A importância deste planejamento
é dar a visão do todo, permitindo acompanhar durante a organização do evento
as datas previstas para cada ação definidas no início e colocadas na planilha.
É na pré-produção que a comissão organizadora começa a pensar nos detalhes
do evento, e é nesta etapa que devem ser estabelecidas as características e as
peculiaridades do congresso que se pretende promover.
4.1- O que será o evento e quanto podemos gastar?
Qual é o objetivo? Será regional, nacional ou internacional? Para quantas e quais

#DicaSympla: Planejamento Estratégico para eventos: qual a importância e como pessoas?

fazer
A comissão prevê agora tudo o que será necessário para que o evento aconteça

Se preferir, você já pode baixar direto a planilha que preparamos pra você: de acordo com o que estão imaginando. A equipe responsável pelas finanças de-
verá fazer uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um orçamento
detalhado e apresentar ao corpo diretor.

#DicaSympla: Como fazer o orçamento do seu evento e qual sua importância

Nesta etapa são definidos também todos os formatos de apresentação que serão
oferecidos durante o evento. Alguns destes formatos que podem estar presentes
em um congresso são:

- Simpósios - Conferências

- Seminários - Feiras

- Mesas-redondas - Outros

- Workshops
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS
8 9
Tudo irá depender do que a comissão organizadora julgar como importante para
alcançar o objetivo definido do evento.
Nesta etapa, a comissão organizadora também faz todos os check-lists (baixar
planilha) necessários, com os itens que devem ser providenciados, e também é o
momento no qual se antecipam problemas e planejam suas soluções.
Tão importante quanto o planejamento prévio e organizado, é conceituar o even-
to, enquadrando-o em categorias para determinar o que será preciso para ex-
ecutá-lo. É agora o momento da definição oficial do tema do evento e qual será sua
abordagem.
4.2- A escolha do tema e do lema
Todo congresso, além de um tema, possui um lema geralmente composto por
uma frase curta. A escolha do tema é um grande passo da produção de qualquer
evento, e com os congressos não é diferente. Para definir o conteúdo central será
necessário um afunilamento de algum assunto, que faz parte de um determinado
nicho.
Vamos exemplificar: A copa do mundo de 2014 foi a ideia inicial central do congres-
so técnico realizado pela Fifa em Florianópolis, em fevereiro de 2014. Mas o tema
não foi simplesmente a copa do mundo, até porque seria muito amplo. Houve um
afunilamento e o tema central principal foi a logística e segurança do torneio.
O tema precisa ser bem claro, de fácil compreensão, e ser colocado de uma forma
que instigue a vontade de participação por parte dos congressistas.
4.3- Definindo o público-alvo
A definição do público-alvo vem juntamente com a delimitação do tema. Um con-
www.sympla.com.br
gresso no Brasil deve ter no mínimo 300 participantes (em outros países este
número chega a 2.500) e estes são credenciados e agrupados a partir de sua
representatividade por grupo de interesse ou por área geográfica.
Quando o congresso não é aberto ao público em geral, as vagas têm que ser bem
distribuídas e faz-se necessário criterizar a escolha dos participantes para que
não participem do congresso pessoas com perfil inadequado.
A dica é pensar no tema e associá-lo a quem deverá ser atingido. Por exemplo, um
congresso de medicina dificilmente interessará um grupo da área de humanas.
4.4- Duração e periodicidade
A duração do evento varia de acordo com a amplitude do tema e os tipos de apre-
sentação. Os congressos podem durar até 8h por dia, e geralmente são estendidos
de 3 a no máximo 5 dias. Devem ter em sua totalidade pelo menos 24h.
Porém é muito importante uma definição antecipada de um cronograma
(baixar planilha) para que seu evento possa contemplar todas as apresentações
relevantes pensadas. Além disso, o tempo e a programação diária também são
chamarizes do público, portanto bastante atenção nesse ponto, lembrando de es-
tipular intervalos, debates e coffee-breaks.
Os congressos, em sua grande maioria, possuem periodicidade, podendo ser
realizados anualmente, bienalmente, etc...
É essencial que este início do planejamento seja bem organizado, com planilhas
especiais para cada mini-projeto. Já citamos o orçamento, check-list e crono-
grama. Mas existem outras planilhas que ainda serão utilizadas.
#DicaSympla: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br

10 11

5 - Encontrando o espaço
correto

O local escolhido para um congresso deve contar com um bom auditório, ser
amplo e permitir uma boa acomodação de todos. A escolha deve levar em con-
ta não somente o perfil do evento, como também o número de pessoas que

É essencial que irão participar e o orçamento (baixar planilha) disponível para a realização.

este começo seja Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação.
bem organizado, Se possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus,

com planilhas uma mais alta do que a outra, para facilitar a visualização do palco por todos

especiais para os presentes. Deve prever também salas de reunião para desenvolvimento de

cada mini-projeto
sessões, espaço para coffee-break, e um espaço para receber a imprensa, se
for o caso.

E não se esqueça: no caso de congressos o local deve ser escolhido pensando

também na localização, que deverá ser perto de hotéis e bons restaurantes.
Recomenda-se fazer até mesmo um convênio entre o evento e estes lugares,
oferecendo preços melhores para os congressistas e palestrantes.

#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

 Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br

12 13

7 - Seleção dos palestrantes e

6 - Quantidade de congressistas
expositores

A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o perfil do seu con- A escolha dos palestrantes e dos expositores é a chave para o sucesso do con-
gresso e a capacidade do local de realização. Lembre-se que para um evento deste gresso. Tenha bons profissionais e veja o público sentir que ir ao seu evento
porte ser efetivo deve ter a presença de no mínimo 300 pessoas. para conhecer e ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!

O nicho do congresso também poderá influenciar. Um nicho muito específico tem,

consequentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um 7.1- Como selecionar e fazer contato
segmento mais popular, por exemplo. E também existe a questão da verba, o famo-
O perfil dos oradores deve estar adequado às características e ao tema do even-
so orçamento.
to. No caso de congressos existem tanto palestrantes e expositores convidados
Portanto, para a definição da quantidade do público atente-se para o que deve ser quanto inscritos previamente.
levado em conta:
No caso dos convidados, se você não possui nenhum nome em vista, a dica é
-Tamanho do local pesquisar muito antes de definir. A internet é uma ferramenta importante, mas
considere ouvir sugestões de pessoas que já estejam envolvidas com atividades
- Perfil do nicho
afins ao tema do seu evento. Elas, normalmente, são formadoras de opinião e
- Orçamento (baixar planilha) podem dar boas sugestões. A comissão deve se lembrar que um bom palestran-
te precisa ter algumas características especiais. Veja no link da #DicaSympla
deste tópico.

Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,
elabore um release, que é uma breve apresentação, por escrito, do objetivo do
evento, com a data, duração local e pontos importantes sobre o que foi plane-
jado. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao candidato
se há interesse em receber mais informações. Aí sim, envie o release e retome
o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.

Caso você não tenha tempo ou não possa fazer esse trabalho por algum moti-
vo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer serviços de
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS
14
palestrantes, por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de
profissionais, divididos por área de atuação e características pessoais.
#Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?
7.2- Hospedagem e transporte dos palestrantes
No caso de alguns palestrantes, muitas vezes a própria comissão organizadora
providencia todos os trâmites do traslado e ainda realiza a reserva nos hotéis
conveniados. É importante planejar a acomodação e transporte já que muitas
vezes eles são de outra cidade ou até mesmo outro país.
Se o orçamento permitir, não economize no conforto desses itens, assim você
garante um palestrante satisfeito e com energia suficiente para conquistar a
atenção do seu público.
Dependendo do perfil do congresso, é interessante até mesmo convidar pal-
estrantes internacionais! Para isso, existem algumas dicas importantes para
que o convite e a recepção sejam feitos corretamente e a parceria seja bem
sucedida! Veja no post abaixo:
#DicaSympla: Dicas para chamar palestrantes internacionais para seu evento
www.sympla.com.br
15
8 - Comercializando os
patrocínios e definindo valores
Definidos a infraestrutura e os convidados, é hora de calcular todos os custos do
evento para elaborar as cotas de patrocínio que serão oferecidas. Tendo uma
planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimen-
tos, decoração e aluguel do local, o produtor pode começa a separar as cotas de
acordo com o montante destas despesas.
8.1- Tipos de patrocínio
Existem diversas chancelas de patrocínios que podem ser ofertadas. Elas podem
ser institucionais, nas quais a parceria tem em vista a associação da marca patro-
cinadora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar
novos consumidores e aumentar vendas. O patrocínio pode ser ainda híbrido ou mis-
to, contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses
conceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em:
- Patrocinador
- Co-patrocinador
- Support
- Naming Rights
- Apoios de Mídia
Saiba mais sobre cada um deles clicando no link:
#DicaSympla: Quais são os tipos de patrocínio
 Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS
16
Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A exposição
da marca é negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patro-
cinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada. Ele poderá aparecer nos
impressos de divulgação, mas não nos backdrops. Ao elaborar a proposta, é preciso
pensar em que tipo de divulgação o evento vai oferecer e a qual preço.
8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio
Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual empre-
sa e porquê. A ligação da marca ao tema e ao lema do congresso ajudará muito na
hora de angariar parcerias. Procure levantar uma lista de possíveis patrocinadores
cuja marca dialogue com o assunto do evento.
Cada tipo de parceria
precisa ser calculada
em função dos custos
gerais. A exposição da
marca é negociada de
acordo com o valor in-
vestido pela empresa.
www.sympla.com.br
17
Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas, o
produtor pode montar um book de captação que contenha dados e argumen-
tos que possam interessar àquela marca especificamente. Se o congresso tem
como tema uma especialidade médica, por exemplo, será conveniente a um
laboratório farmacêutico que fabrique medicamentos receitados pelos médi-
cos da área inserir sua marca no evento. Caso o assunto seja literatura e um
dos autores convidados for de outro país, a editora dele no Brasil certamente
terá interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor pre-
cisará do feeling ao oferecer o tipo certo de patrocínio para a empresa adequa-
da, reunindo os argumentos e as razões pelas quais aquela parceria é conveni-
ente para tal marca.
Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua. Onde
o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangência do evento, quem é o pú-
blico-alvo, que tipo de cobertura da mídia está sendo esperada. Associando as
vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances de
sucesso na negociação são bem maiores.
Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com
palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programação.
#DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos
 Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br

18 19

9 - Definindo a programação mesas-redondas, cursos e workshops, seminários, feiras, simpósios, e outros.

Com estes formatos já escolhidos na fase do planejamento, chega o mo-

mento de definir o dia e horário de cada um deles. Na maioria dos congres-

É muito importante planejar de antemão o cronograma (baixar planilha) do con- sos, as manhãs são reservadas para as palestras e conferências, e as tardes

gresso para todos os dias do evento. Controlar o tempo, reservando o período são reservadas aos cursos e workshops. Mas isto não é regra a ponto de não

necessário para cada acontecimento é essencial para o produtor, congressistas, poder ser mudada. A comissão organizadora definirá qual é a melhor ma-

palestrantes e expositores. neira de organizar o cronograma de acordo com o seu tema e seu público.

9.1- Abertura e pausas Os temas devem ser estudados sem aprofundamento de cases específicos, e por
grupos de interesse dos congressistas para manter a coerência e facilitar as dis-

Comece definindo como se dará a abertura. Ela será pela manhã um coquetel cussões. Estes grupos são coordenados por mediadores. Vale pedir aos convida-

inicial, um café de boas-vindas ou é mais conveniente começar com a fala de um dos que enviem a apresentação para a produção antes do evento. Isso facilita a

dos convidados ou autoridades que apresentam o tema do evento? Não defina organização do roteiro e o produtor pode garantir a relevância e veracidade dos

um horário de início muito cedo, geralmente a partir de 8h é o mais recomenda- dados apresentados.

do.
Lembre-se de pensar também nos horários de pausa ou coffee-break. Geralmente,
neste tipo de evento, acontecem dois por dia, um de manhã e um de tarde, e po-
dem demorar de 30 min a 1h.

Pense ainda se terá horário de almoço. Se sim, geralmente reserva-se 1h para

que dê tempo dos congressistas saírem do local do evento e dirigirem-se aos
restaurantes conveniados para almoçarem.

9.2- Formatos de apresentação (sessões)

Na maioria dos congressos, as manhãs são
Com o formato e horário da abertura definidos, é hora de definir o crono- reservadas para as palestras e conferências, e as
grama das sessões. Como dissemos no início deste guia, um congresso pode tardes são reservadas aos cursos e workshops.
ser composto por diferentes tipos de exposição do conteúdo. Podem ser
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20 21

9.3- Tempo para os debates

10 - Divulgação
A duração dos debates também é prevista com
antecedência. Os convidados precisam saber
se haverá e quanto tempo irá durar a interação A divulgação dos congressos deve ser bem direcionada ao público que tem
com o público. Para quem comparece, também interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por uma estraté-
é essencial pontuar essa questão. A comissão gia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado os meios que
organizadora pode estabelecer um limite de utilizará para expor o evento.
perguntas ou até uma inscrição prévia para a
Comece retomando qual será o público-alvo: médicos, professores de determi-
fala. Com o tempo definido, há menos margem
nada área, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, é possível
para imprevistos ou fugas do protocolo.
pensar qual a maneira mais adequada de chegar até eles. Mas existem algumas
ações de divulgação que são básicas e servem para a maioria destes públicos.
9.4- Encerramento
Atualmente, não existe evento sem divulgação online!
Por fim, estabeleça como se dará o encerramento do evento. Algumas das
possibilidades são um coquetel de confraternização com os congressistas ou ain-
da com a fala de alguma autoridade presente.

Outro momento importante é a hora de distribuir os brindes, caso faça parte do

planejamento. Procure encaixar a distribuição no início ou no fim das atividades,
para não interromper o andamento das apresentações. Eles podem ser distribuí-
dos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenças ou na
hora da inscrição, despertando o interesse dos participantes.

Agora com a programação definida, chegou a hora de mostrar isto ao público e

partir para a divulgação!
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS
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Esta tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao públi-
co alvo com eficácia, basta escolher eficácia, basta escolher os canais cor-
retos, como blogs e sites da área, e claro, nas redes sociais! A abrangên-
cia é cada vez maior. Existem plataformas online de gestão de inscrições
e participantes que você pode, além de vender as inscrições antecipadas,
utilizar as ferramentas disponíveis para amplificar a divulgação, linkando a
página do evento no site ao facebook, enviando convites por email, dentre outras.
A divulgação offline também pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o even-
to e descrevendo a programação, destacando os principais convidados e afixe-os
em locais estratégicos pensados a partir da definição do público. O mesmo vale
para flyers e outros impressos.
É importante que toda a programação esteja muito bem definida antes dessa
etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgação utilizados. Em con-
ferências e seminários, são os convidados, os temas e o roteiro como um todo
que desperta o interesse do público. Portanto, destaque um convidado especial
ou chame a atenção para uma discussão sobre um tema em voga nos dias atuais.
Selecione os pontos altos da programação e puxe a divulgação por eles.
#DicaSympla: 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento
No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos
os materiais gráficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais: as
inscrições!
www.sympla.com.br
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11 - Inscrições
Não há dúvidas: a inscrição é uma das etapas mais importantes da organização
do evento, afinal, não há evento sem público.
No caso dos congressos, quando falamos de inscrições, podemos estar nos
referindo tanto às inscrições dos congressistas em geral quanto a de
palestrantes e expositores. E para ambos os casos uma boa alternativa é abrir as
inscrições antecipadas. Não se esqueça, a comissão organizadora deve se cer-
tificar de que a comunicação deixará bem claro a diferença entre as inscrições
para que as pessoas não se confundam.
A partir das inscrições antecipadas, é possível calcular a demanda para o con-
gresso e definir, a partir destes números, os serviços de buffet, brindes e kits,
e conhecer mais sobre o público que estará presente nas atividades. Por isso,
para obter sucesso no processo de inscrição, é preciso seguir algumas dicas e
contar com as melhores ferramentas que o ajudarão a executar esta tarefa.
Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da
venda antecipada de ingressos e inscrições!
Baixar o E-book
Independentemente do caráter das inscrições, se elas serão feitas presencial-
mente ou à distância, ou até mesmo, das duas formas, é importante que você
ofereça as melhores condições e um bom suporte. Por isso, não hesite em lançar
mão de recursos que vão facilitar a ida de seus colaboradores.
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS
24
Para disponiblizar as inscrições antecipadas, utilizar plataformas online que
permitem cadastrar todos os participantes, diferenciando palestrantes e ex-
positores dos congressistas, e que geram relatórios, fazem toda a diferença.
Isto lhe dará um panorama completo de seu evento, permitindo tomar ações
estratégicas. A partir destas informações, você poderá ver se a campanha de
divulgação está sendo efetiva, e ainda conhecer melhor o seu público e plane-
jar, para os próximos congressos, em quais locais, para qual faixa etária e gru-
pos profissionais você deverá focar
#DicaSympla: Como aumentar as inscrições para meu congresso
11.1- Inscrições online
Para que os seus participantes possam efetuar a inscrição online, o mais
importante é oferecer uma página que possa ser navegada sem grandes
problemas. Por isso, se você pretender realizar o processo na internet, lem-
bre-se de contar com bons suportes que auxiliarão os interessados a confir-
mar a participação no evento. Dessa forma, o organizador evita frustrações e
possíveis reclamações por erros no site utilizado para efetuar as inscrições.
www.sympla.com.br
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Use uma boa plataforma de venda e gestão de inscrições e se surpreenda
com a facilidade tanto para o comprador quanto pra você, que terá controle
automático de todas as vendas, além de ferramentas diferenciadas de gestão
que irão ampliar o sucesso do evento.
Se houver a necessidade de apresentação de documentos, é importante
que avise anteriormente os participantes. É possível pedir para que eles
entreguem via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossiê requerido
durante o registro e o cadastramento no dia do evento.
11.2- Inscrições presenciais
Ao realizar as inscrições presencialmente, saiba que é muito importante se-
guir algumas medidas para que possa obter o maior número de participantes e
garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar são os locais onde
se pretende instalar os pontos de venda/inscrição. Em congressos é comum
utilizar os espaços acadêmicos e instituições relacionadas ao tema do evento.
Entretanto, é interessante também espalhar os seus estandes em locais de
grande circulação, como shoppings, parques e centros de convivência. Mes-
mo que não pareça um espaço adequado, eles podem atrair outros públicos e
aumentar o seu potencial de divulgação. Além disso, outra ideia é se juntar a
outros eventos e criar parcerias para que possa divulgar e realizar a inscrição
dentro destas organizações.
É muito importante que sejam coletados dados como nome completo, cidade,
profissão e função de cada uma das pessoas, em ambas a inscrições.
 Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS
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12 - Contratação de serviços
Com os dados obtidos no processo de inscrição, é hora de organizar e con-
tratar os serviços de suporte que irão compor o seu congresso. Buffet para
coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais gráficos: tudo
isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma óti-
ma experiência durante o evento. Lembre-se de que é muito importante ter
um check-list (baixar planilha) com a relação de todos os fornecedores e
responsáveis para que você tenha sempre à mão os dados para quando pre-
cisar e não correr o risco de esquecer nada.
#DicaSympla: Como encontrar boms fornecedores para seu congresso
Se você pretende organizar uma boa conferência ou um grande seminário,
confira agora o que deverá ser levado em conta na hora de realizar a con-
tratação de cada um destes itens:
12.1- Crachás e fichas de identificação
Os crachás em congressos são essenciais por vários motivos. Além de per-
mitirem o livre acesso em todos os espaços durante todos os dias de evento,
ele permite a fácil identificação das pessoas na hora da entrada e na hora do
networking.
www.sympla.com.br
27
Para produzi-los é importante saber exatamente quais informações serão
inseridas naquela identificação. Por isso, a comissão deve ter em mente
que deverá requerer todas as informações necessárias para diferenciar os
palestrantes e expositores dos congressistas. Uma boa ideia é recolher to-
dos estes dados já no momento da inscrição pois dessa maneira ficará muito
mais fácil para você utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizar
uma plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este
processo.
Lembre-se também que o material para a elaboração destes crachás e fichas
de identificação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento.
Além disso, deverá ser utilizada neste material a mesma identidade visual
utilizada na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações).
Uma conversa com a empresa que irá elaborar estas peças é uma boa opor-
tunidade para analisar as opções, a fim de obter um melhor serviço e garantir
a satisfação dos presentes em sua organização.
12.2- Buffet
Não dá para produzir um congresso se não houver um bom serviço de
coffee-break, que é o momento do networking, onde os participantes poderão
interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o congresso
não deixe nada a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na
hora da pausa entre as atividades, lembrando que o evento provavelmente
durará o dia inteiro.
Antes de demandar o serviço, é necessário analisar o número de convidados
e calcular bem a quantidade de itens necessários. Segundo especialistas, a
Guia Sympla: Produção de CONgressoS PROFISSIONAIS www.sympla.com.br

28 29

dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se são indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu
estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras trabalho. Além disso, a empresa parceira pode oferecer um brinde que lembra o
disponíveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que serviço: um congresso de uma empresa de soluções elétricas pode fornecer um
o buffet contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os chaveiro com luzinha.
números para não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta. Aqui
#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes é um boa ideia
também entra a importância da venda online antecipada, que permite que você
veja de antemão quantas pessoas já se inscreverem e tenha uma ideia do públi-
co estimado para o dia, facilitando as compras do buffet.

Outra dica muito importante para a contratação destes serviços é adequar o

tipo de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhãs, é melhor contra-
tar pratos e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no
começo da noite, a dica é oferecer alimentos mais apropriados para o horário,
como salgados e, quem sabe, doces mais pesados. Além disso, a época do ano e
a dinâmica do evento também influenciam no cardápio, dando prioridade para
pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montáveis.

12.3- Brindes

Brindes são essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer prin-
cipalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organização
que promoveu a atividade também pode ser beneficiada com a entrega de pro-
dutos que levarão a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocí-
nio, a comissão organizadora pode propor a algumas empresas auxiliá-la no for-
necimento de brindes. 12.4- Equipamentos

Mas lembre-se, é importante pensar no público do evento e tentar confeccionar
itens que agradarão os participantes e que devem ter a cara do evento. Squeez-
es e garrafas térmicas, por exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos
que ocorrem durante dias mais quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas
Para dar andamento às atividades do congresso, é muito importante que você
conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for necessário à mão.
Aparelhos de áudio, som e vídeo são imprescindíveis e são importantes para que
os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o
evento.
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Defina o número mínimo de microfones, caixas de som, aparelhos de áudio, 13 - Organização do espaço
projetores, notebooks e data shows, e sempre peça uma quantia maior para ter
reservas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do
evento e peça um treinamento rápido para resolver pequenos problemas com o
Para receber bem os congressistas, é importante que a comissão organizadora or-
material.
ganize bem o local onde acontecerão as atividades programadas. Abaixo citaremos
alguns pontos a serem levados em consideração e que não podem ser esquecidos.
12.5- Materiais gráficos e kits

Os congressos devem ter um apelo visual bastante claro e efetivo. Panfletos, 13.1- Segurança e sinalização
programação, anais e compilações: todos estes materiais são imprescindíveis
Fazer um evento sem segurança é como nadar e morrer na praia. É essencial que o
e deverão conter a identidade do evento, e ficarão sob os cuidados da parte da
produtor leve em consideração todos os itens de segurança previstos para realização
comissão responsável pela divulgação e publicidade.
de eventos como estes. Cheque os instintores de incêndio, portas de emergência e
Para situar os congressistas, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar não deixe que o número de inscritos seja maior do que o número permitido para o
a programação e as atividades que farão parte daquele evento, as publicações local. E conte com uma equipe de segurança eficiente.
gráficas devem ser produzidas para todos os presentes. Ao contratar os serviços
#DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento
de uma gráfica para realizar estes trabalhos, a comissão deverá conferir a pro-
acontecer
porção desejada e o que conterá cada material. Dessa forma, a empresa que
prestará estes trabalhos poderá organizar os conteúdos e desenvolver os produ-
tos que serão veiculados durante o seu evento.

Não se esqueça que a produção de peças gráficas também se aplica para

inserção online! Para cada site e rede social diferente é necessário desenvolver
peças diferentes. A capa do facebook é um exemplo. Deve ser feita do tamanho
exato para mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.

No caso de congressos, também é comum a entrega de kits personalizados na

entrada do evento. Nestes kits, além da programação, a comissão organizadora
deverá colocar lápis, folhas em branco timbradas com o logotipo do evento, e
panfletos com os nomes dos restaurantes cadastrados para os congressistas.
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Para que o seu espaço seja bem aproveitado pelos participantes, é interessante
apresentar placas de sinalização e indicar corretamente os locais onde ocorrerão
cada um dos formatos de apresentação do seu congresso. Para isso é necessário
implantar painéis de indicação, não se esquecendo também de indicar onde é a
entrada, onde estão os banheiros, as saídas, onde acontece determinada pales-
tra, o local do coffee-break, do estacionamento, da área de fumantes e outros.
Cada placa deve ser legível, com figuras simples ou palavras com tipografia e ta-
manho claros.
13.2 - Limpeza
Antes de tudo, é necessário que você tenha um local bem arejado e limpo.
Verifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que serão utilizados, da
área onde circularão os participantes e confirme se todos estão aptos para uso e
permanência do público presente. Uma boa dica é não deixar esta inspeção para
momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar
ou limpar melhor alguma coisa, terá tempo para isso.
Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento é
imprescindível para manter não somente banheiros e espaço do coffee-breaks
sempre limpos, como também os locais de circulação do público.
13.3- Local do coffee-break
14 - Credenciamento dos
participantes
O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segurança e a
identificação correta de cada um dos presentes, bem como a boa gestão dos
mesmos pela comissão. Há várias maneiras de organizar o acesso, mas é pre-
ciso avaliar qual a forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao
porte do congresso. No entanto, é importante que esse processo ocorra com
rapidez e responsabilidade, evitando longas filas e confusão na entrada dos
participantes, e isto pode ser feito utilizando a plataforma online - Veja na
#DicaSympla deste tópico.
Se o congresso for de grande porte, as melhores opções para controle de entra-
da são o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in online, você
precisa de computadores e conexão de internet rápida e garantida. Quando
os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema online e
procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso opte
por registro de entrada através de smartphone, basta instalar um aplicativo
e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR.
Para tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local.

O espaço do coffee-break, além de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e

pessoas em pé, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de orga-
nização. O ideal é um local bem decorado, que facilite a movimentação de cada
um e que esteja próximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que
facilita o trabalho da equipe do buffet.
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As famosas listas de papel só são recomendadas para eventos de pequeno porte.

Essas listagens devem ser impressas após o encerramento das vendas de in-
gressos e permitem que você associe os dados do participante que está che-
gando com os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferência
ou seminário. A vantagem dessas opções de controle é que não necessitam de
internet. No entanto, o check-in leva um pouco mais de tempo para ser proces-
sado em comparação com as alternativas online.

Conforme o porte do seu evento e os recursos disponíveis, você pode escolher a

melhor opção para controle de entrada de participantes. Mas este controle não
pode deixar de ser feito, já que promove a segurança dos inscritos, a identifi-
cação correta dos mesmos, e o bom andamento das atividades organizadas.

#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no

meu evento

É importante que esse check-in dos partici-

pantes ocorra com rapidez e responsabilidade,
evitando longas filas e confusão na entrada dos
participantes.
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15 - Durante o congresso
15.1- Apresentação
O congresso precisará de um mestre de cerimônias, que é aquela pessoa que
sobre ao palco, faz as apresentações, e tem o contato direto com o público. Esta
pessoa deverá ser escolhida pela comissão organizadora, deve falar bem, e ficará
responsável por apresentar e guiar a programação de todo o evento, apresentan-
do e encerrando sessões que acontecerem no auditório geral para todos os pre-
sentes.
15.2- Desenvolvimento das sessões
Durante as diferentes sessões que acontecerem, as comissões técnicas (ou
moderadores) deverão estar presentes para mediar as discussões sobre o tema.
Mesmo após o início do evento, a comissão organizadora, informada pelos
moderadores, deverá manter o controle de tudo o que ocorre. Como congres-
sos possuem diversas atividades, com palestrantes, oradores e expositores,
É fundamental que a equipe acompanhe o
andamento de cada palestra e possa intervir
discretamente para que os horários sejam
respeitados.
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é necessário verificar a cada momento se estes estão chegando no horário
devido. Caso uma atividade esteja para começar e o palestrante ainda não
tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e contornar a
situação, seja ela de atraso ou, até mesmo, de falta do palestrante.
Quando as reuniões são abertas aos comentários e às participações dos
inscritos, também é relativamente comum a dificuldade de controle do tempo.
Se um palestrante, por exemplo, incentiva comentários e acaba ultrapassando
seu horário em meio às discussões, a organização do evento terá de resolver
o problema. Por isso, é fundamental que a equipe acompanhe o andamento
de cada palestra e possa intervir discretamente para que os horários sejam
respeitados.
No final de cada sessão, os chamados cronistas ou secretários elaboram as
atas descrevendo tudo o que foi discutido, quais os temas abordados e o que
ficou acordado. Posteriormente, estas atas serão reunidas e apresentadas no
plenário.
Baixe uma planilha de cronograma pronta para organizar o seu evento.
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15.3- Garanta o funcionamento dos equipamentos 16 - Finalização do congresso

Os congressos usualmente trabalham com, no mínimo, computadores, projeto-
res e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tempo se
perde e a imagem do evento frente aos participantes não fica muito boa, afinal,
dá a impressão de que a organização do evento não agiu com responsabilidade, Nos momentos finais, muita coisa ainda deve ser levada em consideração em
sem testar todos os equipamentos com antecedência. De qualquer forma, mes- detalhes, e farão com que o congresso seja fechado com chave de ouro.
mo com muitos testes, é possível que algum equipamento apresente problema
justamente no momento da atividade. E, nesse caso, você precisa ter equipa-
16.1- Plenário
mentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema
rapidamente. A finalização dos congressos sempre contém a redação de um documento ofi-
cial contendo os pontos acertados ao final das sessões durante todos os dias
Ter um plano B, em todas as situações da organização do evento, é sempre
do evento e descritos nas atas. Essas atas normalmente são redigidas pelos
importante. Porém, não há como prever todos os problemas que podem surgir.
chamados cronistas ou secretários, e entregues à comissão organizadora. No
Então, quando ocorre algo diferente do planejado, e não temos uma solução
final, a comissão pega todos estes documentos e expõe para todos os congres-
imediata, o ideal é manter a calma e ser flexível. Ficar tranquilo durante o even-
sistas no plenário.
to o ajudará a pensar em soluções criativas e rápidas, resolvendo os transtor-
nos com discrição e profissionalismo. E em situações extremas, é melhor ser Após a confecção do documento oficial, de-
franco e comunicar aos presentes. verão ser providenciadas as cópias para
entregar o documento para cada um dos
#DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferências e
congressistas participantes. Lembre-se, se
Seminários e como passar por eles
estes documentos forem entregues muito
depois, o interesse por eles com certeza já
15.4- Hora da pausa! terá sido perdido.

Os congressos são eventos longos e, por isso, os horários para pausa e lanche
são essenciais. A principal função do coffee-break vai além do simples descan-
so. Ele estimula a troca de ideias e networking entre os congressistas, o que aca-
ba por contribuir para uma maior produtividade e interesse dos participantes
dentro do evento.
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oferecida. É importante também deixar espaços livres para que o participante

16.2- Entrega dos certificados possa se manifestar sobre algo que não está perguntado no formulário de pesqui-

No final do evento, os congressistas devem receber o certificado de partici- sa. E, por fim, lembre-se de manter o anonimato das respostas, pois isso incenti-

pação no congresso. Estes certificados devem ser assinados pelo presidente va que as pessoas se expressem de forma sincera.

da comissão organizadora e entregues aos participantes que compareceram Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfação é via e-mail. Esta é uma boa opção
ao evento. para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela não pode ser

A comissão pode definir como funcionará a entrega dos certificados. Se ela obrigatória.

os enviará prontamente para todos os congressistas, se será em algum lo- O produtor do seminário ou conferência também precisa do feedback dos pa-
cal específico, ou se os participantes deverão solicitá-lo por email para o trocinadores, equipes de limpeza, de seguranças e demais colaboradores para
receberem. Mas lembre-se, a comissão deverá comunicar a todos como fun- melhorar constantemente suas organizações.
cionará, desde o início do evento para que não existam dúvidas. Atualmente,
a maneira mais comum de realizar esta entrega é via email, coletados previa-
mente no ato de inscrição dos congressistas.
A etapa pós-evento é tão
importante quanto as
anteriores, pois é nesse
16.3- Pesquisa de satisfação momento que você vai
Mas para saber a opinião dos participantes sobre as atividades, o que eles
avaliar como tudo ocor-
acharam dos temas abordados e dos palestrantes, o método mais utilizado e
reu e verificar o que pode
com ótimo índice de retorno é o formulário de satisfação. O ideal é que este
ser melhorado em uma
seja entregue aos inscritos nas atividades finais, para que não tenham tempo
próxima organização.
de esquecer detalhes que seriam úteis à sua equipe.

Não faça uma pesquisa muito longa, mas não deixe de ser o mais específico
possível. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado
de uma, mas não de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode-
se questionar no formulário são: a qualidade dos palestrantes, os horários
definidos, a localização e o espaço físico do evento, bem como a alimentação
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16.4- Fechamento do borderô
Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliação do seu even-
to é o borderô (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes to-
das as transações financeiras realizadas na venda de inscrições e durante as
atividades.
Por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade arrecadada com as
inscrições e com o patrocínio, conferir o que foi gasto na produção do evento,
somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso), e fazer o fecha-
mento total das transações. Também é possível verificar em quais áreas a ver-
ba foi mais gasta, a fim de que opções mais econômicas sejam pesquisadas..
Quando seu evento termina, começa o momento de avaliar e tirar conclusões
sobre tudo o que aconteceu. O objetivo é que você possa analisar os resulta-
dos, verificar se alguma meta não foi atingida e o porquê disso. Então, saberá
claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam
ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na próxima organização.
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17 - Conclusão
Organizar um congresso exige disciplina. É necessário, de imediato, formar
uma comissão organizadora competente, com profissionais excelentes em
suas áreas, a fim de providenciar cada detalhe com perfeição.
No pré-evento, deve-se definir os dias do evento, escolher um espaço adequa-
do, verificar orçamentos, contratar fornecedores e buscar patrocínios, e ga-
rantir que toda a produção esteja andando devidamente. É preciso contatar
palestrantes e expositores e definir o regulamento. Tudo isso, com tempo sufi-
ciente de divulgá-lo com a programação definida e disponibilizar um meio para
que as pessoas se inscrevam.
No dia do evento, a comissão organizadora deverá estar atenta ao desenvolvi-
mento de cada uma das atividades presentes na sessões, com profissionais
qualificados em cada uma delas responsáveis pelas atas, importantíssimas
para a conclusão do evento, que será com todos os congressistas reunidos no
plenário para a redação do documento final oficial.
Pensar com cuidado em toda a dinâmica do congresso é muito importante para
que tudo corra bem quando chegar a hora, e facilitará até mesmo para os con-
troles pós-evento, como o borderô e as pesquisas de satisfação com o público
que esteve presente.
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