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Viajes de estudio y prácticas de estudio en Alemania

para grupos de estudiantes colombianos

Documento informativo sobre la convocatoria 2019/2020

INDICE

Descripción y objetivo ........................................................................................................................................................................ 1

Dotación y montos que cubre el programa ................................................................................................................................... 2
Duración ................................................................................................................................................................................................. 2
Condiciones generales para participar............................................................................................................................................. 3
Cómo postularse .................................................................................................................................................................................. 3
Documentación requerida .................................................................................................................................................................. 4
Fecha de cierre de la convocatoria .................................................................................................................................................. 5
Proceso de selección ........................................................................................................................................................................... 6
Preguntas frecuentes ............................................................................................................................................................................ 6
Contacto ................................................................................................................................................................................................. 7

DESCRIPCIÓN Y OBJETIVO

Este programa de beca parcial del DAAD está dirigido a grupos de estudiantes colombianos de todas las áreas del
conocimiento, organizados bajo la coordinación de un profesor universitario de su misma área. Ofrece la
posibilidad de financiar un viaje a Alemania para visitar instituciones alemanas, para lograr los siguientes objetivos:

1. Establecer contactos y/o fortalecer vínculos ya existentes con dichas instituciones.

2. Propiciar la adquisición y el intercambio de conocimientos y experiencias en el área específica de formación
del grupo de estudiantes colombianos y promover su interacción con docentes y estudiantes alemanes.
3. Conocer la infraestructura de las instituciones alemanas visitadas (laboratorios, bibliotecas, institutos de
investigación, etc.) y recopilar información que oriente la futura realización de maestrías o doctorados en
Alemania.
4. Conocer aspectos de la vida económica, política y cultural de Alemania, en el contexto del área específica de
formación de los participantes.

Los interesados deben establecer contacto con las universidades e instituciones alemanas que planean visitar y
solicitar invitaciones que confirmen cada una de las actividades previstas en la agenda de viaje.

El DAAD puede otorgar esta financiación en alguna de las siguientes modalidades:

A. Viajes de estudio
El grupo de estudiantes colombianos organiza y realiza un plan de visitas definido dentro de su área específica de
conocimiento, que incluya al menos dos instituciones de educación superior y/o investigación en Alemania.

B. Prácticas de estudio
Una institución de educación superior alemana organiza la agenda de actividades en la que participa el grupo de
estudiantes colombianos. Estas actividades pueden incluir cursos especializados, seminarios o talleres organizados
al interior de la institución que realiza la invitación o en alguna empresa o entidad relacionada. En esta modalidad

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es deseable que la universidad colombiana pueda ofrecer reciprocidad mediante la organización de una visita
similar para los estudiantes alemanes, pero no es una condición para la participación en el programa.

Consulte aquí todos los instructivos y formatos necesarios para la preparación de la postulación

¡IMPORTANTE!

Es indispensable leer cuidadosamente este documento informativo. Las posibilidades de ser seleccionado se
incrementan en la medida en que se sigan las instrucciones aquí consignadas y se cumpla con los requisitos
estipulados. La información contenida en este documento fue compilada con la mayor diligencia posible por el
DAAD Colombia, con el objetivo de orientar a los colombianos que quieren postularse a este programa de becas,
pero los datos suministrados pueden estar sujetos a cambios por parte del DAAD Alemania. Este documento no
implica ningún compromiso legal por parte del DAAD y los interesados siempre deben consultar la fuente original
del DAAD Alemania, en su Banco de Becas (Stipendiendatenbank), ya que las fechas de cierre y los
diferentes procesos de solicitud pueden tener eventuales modificaciones que se registran en dicha plataforma.

Study Visits by Groups of Foreign Students - Studienreisen für Gruppen ausländischer Studierender in Deutschland

DOTACIÓN Y MONTOS CUBIERTOS POR EL DAAD

A. Viajes de estudio

1. Cantidad fija de 50 € diarios por persona, como apoyo para los gastos de viaje y manutención dentro de
Alemania.
2. Seguro de enfermedad, accidentes y responsabilidad civil para el grupo de estudiantes y para el profesor
coordinador.
3. Cantidad fija de 840 € por persona como apoyo para los tiquetes aéreos Colombia-Alemania-Colombia.

B. Prácticas de estudio

1. Cantidad fija de 50 € diarios por persona, como apoyo para los gastos de viaje y manutención dentro de
Alemania.
2. Seguro de enfermedad, accidentes y responsabilidad civil para el grupo de estudiantes y para el profesor
coordinador.

Importante:
Estos montos están previstos con base en el presupuesto definido cada año por el DAAD y es posible que el valor
se actualice de un año a otro. El grupo seleccionado recibirá una carta de concesión de beca en la que se especifica
la financiación otorgada por el DAAD Alemania.

Los costos adicionales para la realización del viaje deben ser cubiertos por cada participante, ya sea a través de
recursos propios o mediante financiación otorgada por su universidad colombiana o por una tercera organización.

La entrega del dinero podrá realizarse de acuerdo con alguna de las siguientes opciones:

Entrega en efectivo: Aplica únicamente si la ciudad de llegada es Berlín. En este caso, el profesor coordinador
(Projektverantwortlicher) recibe el dinero en la oficina del DAAD Berlín y se compromete por escrito a
conservar todos los recibos que soporten el uso del dinero.

Transferencia a una cuenta bancaria de la universidad colombiana o del profesor coordinador

(Projektverantwortlicher): Esta opción permite que el grupo elija libremente la ciudad de llegada a Alemania.
Los datos de la cuenta bancaria deben incluirse en el Formulario de postulación en el DAAD Portal.

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DURACIÓN

La duración de la estancia en cualquiera de las modalidades será de 7 a 12 días, incluyendo hasta dos días de viaje
desde y hacia Alemania, independientemente de la duración de esos desplazamientos internacionales.

La duración de la estancia individual puede ser mayor, siempre y cuando los interesados se responsabilicen del
seguro médico, de los costos de sostenimiento y del cumplimiento de todas las condiciones aplicables a la
situación:

Exención de la visa Schengen para colombianos

El DAAD no se hace responsable por los días de estancia adicional en Alemania.

CONDICIONES GENERALES PARA PARTICIPAR

1. El grupo debe conformarse con mínimo 10 y máximo 15 estudiantes matriculados a tiempo completo en un
programa de la misma área académica del profesor solicitante y sus integrantes deben tener un nivel
académico homogéneo (máximo dos semestres de diferencia).
2. Pueden participar estudiantes de pregrado (a partir del segundo semestre) y maestría en cualquier área del
conocimiento (incluyendo especializaciones médicas). La participación de estudiantes de doctorado sólo se
aprueba en casos excepcionales que sean previamente autorizados por el DAAD Alemania.
3. El profesor solicitante (Projektverantwortlicher) debe coordinar el proceso de preparación, verificar que
todos los integrantes del grupo cumplen las condiciones necesarias y completar la postulación a nombre de
todo el grupo.
4. Los estudiantes deben elegir a un representante que apoye al profesor en la comunicación con las
universidades alemanas y con el DAAD en Colombia y en Alemania. El profesor puede autorizar el acceso de
este representante al DAAD Portal para que le apoye con el diligenciamiento de la postulación.
5. Todo el grupo es responsable de la preparación conjunta del viaje y de la organización de un itinerario
detallado de la estancia en Alemania, verificando que todas las actividades cumplan los objetivos previstos por
el programa.
6. Tanto el profesor, como los estudiantes deben tener un buen dominio del idioma en el que se realizarán las
visitas (inglés o alemán), de forma que todos puedan participar activamente en la agenda de visitas.
7. No se aceptan postulaciones en años consecutivos desde el mismo programa o unidad académica o a nombre
del mismo profesor coordinador. Si un grupo viajó en el 2017, el siguiente grupo podría viajar durante el año
2019.

CÓMO POSTULARSE

A. Para viajes de estudio

La postulación está a cargo del profesor coordinador del grupo de estudiantes colombianos
(Projektverantwortlicher) y se realiza en 2 pasos:

PASO 1. Completar el registro en el DAAD-Portal

Consulte aquí el instructivo para el registro en el DAAD Portal

PASO 2. Diligenciar la solicitud en línea y subir la documentación requerida

− Ingresar al enlace Study Visits by Groups of Foreign Students - Studienreisen für Gruppen ausländischer
Studierender in Deutschland y en la parte inferior de esa sección, seleccionar la opción “Online-
Antragstellung” que corresponda al año en el que se realizará el viaje.

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− Completar los formularios y subir los adjuntos descritos en la sección “Documentación requerida”.

Consulte aquí el instructivo para la solicitud en línea en el DAAD Portal

Toda la postulación se completa a través del DAAD-Portal. No es necesario remitir ningún documento por correo
postal.

B. Para prácticas de estudio

La postulación está a cargo de la institución alemana que organiza las actividades e invita al grupo de estudiantes
colombianos y se realiza directamente ante el DAAD Alemania, siguiendo las instrucciones disponibles en el
siguiente enlace:

Studienpraktika für Gruppen ausländischer Studierender in Deutschland

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

La solicitud y todos sus anexos se completan y/o redactan en inglés o alemán. No se aceptan documentos en
español. Cada documento se debe nombrar y numerar de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1. Formulario de solicitud - Projektantrag

Se descarga y se completa directamente en el DAAD Portal

2. Formulario de financiación - Finanzierungsplan

Se descarga y se completa directamente en el DAAD Portal

3. Lista de participantes – Teilnehmerliste

El formato está disponible en este enlace e incluye una valoración del nivel de inglés o alemán de cada uno de
los integrantes del grupo. En un principio no se solicita ningún certificado que respalde esos conocimientos,
pero si el desempeño real del grupo no concuerda con lo informado en esa lista, esto podría tener
consecuencias negativas no sólo para el grupo, sino también para las futuras postulaciones de esa universidad
colombiana. Al firmar la lista, el profesor coordinador está manifestando que el grupo de estudiantes incluidos
cumple con todas las condiciones necesarias para participar activamente en el programa de viaje.

4. Descripción del proyecto - Projektbeschreibung

Se descarga y se completa directamente en el DAAD Portal

5. Justificación y descripción del contenido del programa de viaje - Begründung und inhaltliche
Projektbeschreibung
El documento debe incluir la siguiente información:
a. Temática del programa de viaje y su relación con el área académica del grupo y las actividades propuestas.
b. Antecedentes y/o vínculos de la universidad/el departamento/el grupo/el profesor coordinador con
Alemania.
c. Descripción de cómo y cuándo se conformó el grupo.
d. Objetivo académico del viaje y acciones concretas para alcanzarlo.
e. Justificación para la selección de las instituciones escogidas (fortalezas o enfoques de interés) con una
relación detallada de las visitas que se realizarán y su importancia para el grupo colombiano y para la
contraparte alemana.
f. Actividades académicas o culturales que se han previsto para promover el intercambio con los estudiantes
y profesores alemanes.
g. En caso de planear una visita a Colombia de alguna o de varias de las universidades alemanas que invitan al
grupo colombiano, esa información puede anunciarse en esta descripción.

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6. Cronograma - Zeitplan
Se recomienda un esquema tabular con un plan detallado de las actividades, incluyendo su duración y el tiempo
estimado de desplazamiento entre los diferentes lugares. Esta tabla se puede completar con descripciones que
aclaren los diferentes puntos del itinerario.
El itinerario debe ser realista y ajustarse a los horarios de las instituciones alemanas. Por ejemplo, no incluir
encuentros los fines de semana, ni citas antes de las 9:00 am, ni después de las 4:00 pm o en horarios
nocturnos. En Alemania es poco frecuente que los viernes se acuerden citas laborales después de mediodía.
Se pueden incluir actividades culturales, siempre y cuando se programen durante la noche o el fin de semana y
no superen el 30% del total del itinerario. En la medida de lo posible, se deberían planear de forma que se
realicen con el acompañamiento de las instituciones alemanas o propicien la interacción con los estudiantes y
profesores alemanes.

7. Exposición de la preparación del viaje - Darstellung der inhaltlichen Vorbereitung

Se recomienda un esquema tabular que describa en forma breve y cronológica las actividades realizadas para la
preparación, incluyendo la fecha y duración.
La preparación normalmente incluye encuentros semanales del grupo de estudiantes, en los que se organizan
las charlas o presentaciones dirigidas a estudiantes y profesores alemanes, se realizan exposiciones o
intercambios de información sobre las instituciones y/o las ciudades alemanas que se visitarán y se practica el
idioma en el que se realizará la estancia.
También se pueden incluir actividades organizadas u ofrecidas por la universidad colombiana en apoyo al grupo
de estudiantes (cursos de idioma, clubes de conversación, conversatorios, etc.) y se pueden mencionar las
asesorías recibidas por el DAAD Colombia a través de los diferentes medios.

8. Kontaktnachweise - Cartas de invitación de las universidades/instituciones alemanas

Es necesario contar con cartas de invitación de cada una de las universidades/instituciones alemanas que se
incluyan en el cronograma y deben evidenciar que todos los puntos del programa de viaje están acordados y
confirmados por las respectivas instituciones alemanas. El viaje y cada punto del programa académico tienen
que corresponder 100% con las cartas de invitación de las universidades alemanas.
Cada carta debe indicar el idioma en el que se realizará la visita e idealmente incluir un programa que informe
quién ofrece cada actividad, con fechas y horas exactas. Debe estar firmada con el nombre, los datos de
contacto y el cargo de la persona encargada e incluir el membrete de la institución alemana.
Como complemento, se pueden anexar convenios, acuerdos de cooperación o documentos similares, siempre
y cuando no sean más antiguos de 2 años. No obstante, dichos documentos no reemplazan las pruebas de
contacto con las universidades alemanas.
Las visitas a museos o atracciones turísticas que el grupo realice de forma independiente y sin el
acompañamiento de un socio académico alemán, no necesitan reservaciones o comprobantes.

9. Carta de apoyo por parte de la universidad colombiana (opcional)

Resalta la importancia de esta experiencia, no solo para los estudiantes participantes, sino también como
aporte para el establecimiento o consolidación de relaciones de cooperación institucionales.
Puede ser expedida por el/la director(a) del departamento, instituto o facultad de la universidad colombiana a
la cual pertenece el grupo. Aunque este documento no es obligatorio para la postulación, se recomienda
enfáticamente adjuntarlo, ya que puede apoyar mucho la candidatura del grupo

FECHA DE CIERRE DE LA CONVOCATORIA

Este programa de becas del DAAD tiene tres fechas de cierre al año:

1 de febrero: Para los viajes que se realizarán entre el 1 de junio y el 31 de agosto del mismo año. Decisión hacia
mediados o finales de abril.

1 de mayo: Para los viajes que se realizarán entre el 1 de septiembre del mismo año y el 28 de febrero del
siguiente año. Decisión hacia mediados de julio.

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1 de noviembre: Para los viajes que se realizarán entre el 1 de marzo y el 31 de mayo del siguiente año. Decisión
hacia mediados de enero.

El DAAD Alemania no informará sobre la documentación faltante y sólo considerará las postulaciones completas
que cumplan con todos los requisitos y que se reciban de manera oportuna.

Si se presentan problemas técnicos con el DAAD Portal, es necesario comunicarse directamente, en inglés o en
alemán, con el personal de servicio técnico del DAAD Alemania. El DAAD Colombia no puede responder
preguntas relacionadas con este tipo de problemas, ya que se trata de una herramienta administrada directamente
desde Alemania. Recomendamos enfáticamente no dejar la postulación para el último momento, ya que las
inquietudes que eventualmente deban resolver los encargados del DAAD Portal pueden requerir varios días. En
esos casos, el DAAD Colombia no podrá orientar ni intervenir.

PROCESO DE SELECCIÓN

Además del estricto cumplimiento de los requisitos, la selección de los grupos beneficiarios tendrá en cuenta los
siguientes criterios:
- Calidad del programa de viaje
- Habilidades lingüísticas
- Preparación del contenido
- Compromiso evidenciado en las pruebas de contacto
- Relación de contenidos técnico-culturales (temática relacionada con la formación universitaria)
- Adecuada proporción entre el tiempo empleado para visitas temáticas del área de estudio y las actividades
culturales. Por regla general, se deben realizar visitas especializadas en todos los días hábiles y el tiempo
empleado para actividades culturales no debe ser superior al 30% del total.
- No más de cinco ubicaciones diferentes.
- Encuentro e intercambio con estudiantes y académicos alemanes.
- Tendrán prelación los viajes que se realicen en estrecha cooperación con las universidades, los científicos y los
estudiantes alemanes.

La decisión final sobre el otorgamiento de la financiación se toma directamente en el DAAD en Alemania, y los
resultados se le informarán al profesor coordinador (Projektverantwortlicher) a través del sistema de
mensajería del DAAD Portal.

Consulte aquí el instructivo para la función de mensajería en el DAAD Portal

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Cuántas instituciones se pueden visitar durante el viaje? ¿Cómo se pueden calcular las
distancias entre las ciudades?

Se recomienda no visitar más de 5 ciudades alemanas con un total de 5 a 7 universidades/instituciones,

dependiendo de la duración del viaje planeado. Para la planificación de la agenda es importante tener en cuenta
el tiempo exacto de los desplazamientos entre las diferentes ciudades, etc. Para calcular los trayectos,
recomendamos utilizar un programa de internet como por ejemplo: http://maps.google.de

2. ¿En qué fechas es recomendable realizar el viaje?

En Alemania existen dos períodos académicos:
Semestre de invierno: generalmente de octubre a marzo, con un período de vacaciones desde mediados de
febrero hasta finales de marzo.
Semestre de verano: normalmente de abril a septiembre, con un período de vacaciones desde mediados de
julio hasta mediados de septiembre.

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Además de los periodos de vacaciones, es necesario tener en cuenta el calendario de días festivos que es
variable en los diferentes estados federados.

3. ¿Cómo establecer el contacto con la universidad alemana?

A través de la Oficina de Relaciones Internacionales de la universidad colombiana es posible conocer los
antecedentes de cooperación existentes con Alemania y obtener un listado de los convenios o programas de
cooperación existentes con diferentes instituciones. El siguiente paso será establecer contacto con las oficinas
de relaciones internacionales (Akademisches Auslandsamt o International Office) de las universidades
alemanas.
También recomendamos usar las herramientas de búsqueda del DAAD para poder identificar instituciones que
ofrecen programas en el área de conocimiento del grupo de estudiantes colombianos

Ni el DAAD Colombia ni el DAAD Alemania pueden establecer los contactos entre los interesados
colombianos y alemanes.

4. ¿Cómo formular el correo electrónico o la carta de solicitud para establecer contacto con la
universidad alemana?
El correo electrónico, escrito en alemán o en inglés, deberá tener en cuenta los siguientes puntos:
a. Breve presentación de la universidad colombiana, incluyendo sus fortalezas y aspectos de interés.
b. Mencionar las actuales investigaciones y proyectos académicos del grupo colombiano, para así crear
interés por parte de la universidad alemana.
c. Indicar lo que el grupo colombiano puede aportar a la contraparte, por ejemplo, dar una charla en la
universidad alemana sobre la universidad colombiana, sobre la carrera, sobre el área de estudio, sobre
posibles vínculos de cooperación e investigación, etc.
d. Proponer encuentros (por ejemplo almuerzos) con estudiantes y profesores.
e. Indicar lo que les interesa conocer en la universidad alemana (laboratorios, bibliotecas, etc.). Lo más
importante es demostrar que el grupo colombiano ya ha revisado la página web de universidad alemana y
los proyectos del profesor o Facultad que está contactando.
f. Si es el caso, explicar el interés de algunos miembros del grupo en realizar en el futuro una maestría o un
doctorado en Alemania.
g. Proponer las fechas y horarios de las visitas. Se debe tener en cuenta que en Alemania no es usual
proponer citas ni actividades antes de las 9:00 am, ni después de las 4:00 pm o en horarios nocturnos.
Tampoco es frecuente que los viernes se acuerden citas laborales después de mediodía.
h. Indicar que se postulan al programa de becas de viajes de estudio del DAAD (Study Visits by Groups of
Foreign Students / Studienreisen für Gruppen von ausländischen Studierenden in Deutschland) y que por este
motivo requieren una carta oficial indicando los detalles de la visita para la aprobación del viaje.

CONTACTO

En caso de preguntas es posible contactar en español al DAAD Colombia o escribir en alemán o en inglés a la
sección encargada en el DAAD Alemania:

Centro de Información del DAAD Colombia

Carrera 11 A No. 93-52
Bogotá / Colombia
Tel. (+57 1) 6019418
Email: info@daad.co

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www.facebook.com/DAADColombia
www.instagram.com/daadcolombia/
www.twitter.com/DAADColombia

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Persona de contacto en el DAAD Alemania

Sra. Laura Pinsdorf

Por favor escribir en inglés o en alemán

DAAD – Servicio Alemán de Intercambio Académico
Sección P 14 – Mobilität und Beratungsprogramme
E-mail: pinsdorf@daad.de
Fecha de actualización: 14 de marzo de 2019