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FORMAÇÃO CONTINUADA

Organização de Eventos
Organização de Eventos

Sumário
APRESENTAÇÃO ................................................................................................................... 3 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. DEFININDO EVENTOS
.............................................................................................. 4 EVENTOS E SUAS ORIGENS
.................................................................................... 6 CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
........................................................................... 8 EVENTOS QUANTO À SUA NATUREZA
............................................................... 8 EVENTOS QUANTO À SUA TIPOLOGIA
............................................................ 10 EVENTOS
COMERCIAIS......................................................................................... 11 TURISMO DE EVENTOS
......................................................................................... 12 RELAÇÕES PÚBLICAS E
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS .............................. 14 CERIMONIAL E
PROTOCOLO.............................................................................. 15 PLANEJANDO E
ORGANIZANDO O EVENTO .................................................. 16 BRIEFING: OBTENDO
INFORMAÇÕES .............................................................. 17 PROJETO DE EVENTO
............................................................................................ 18 ALGUMAS ASSOCIAÇÕES E
ORGANIZAÇÕES DE EVENTOS E AFINS: ... 20 CHECKLIST GLOBAL
............................................................................................. 21

REFERÊNCIAS..................................................................................................................... 25

PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

APRESENTAÇÃO

A vida humana é dependente de uma série de instrumentos, ferramentas e condições outras


que lhe facilite a sobrevivência e evolução em suas relações e inter-relações, pois o homem é
um ser social, e como tal, necessita interagir e socializar-se com os seus iguais. Neste sentido,
os eventos têm se mostrado imprescindíveis à vida do ser humano, bem como à própria
sobrevivência das empresas e organizações, no que tange suas estruturas financeiras. Embora,
sua utilização e realização tenham começado de forma tímida e com o objetivo único, de
propiciar uma interação entre os homens e suas comunidades, vêm se mostrando cada vez
mais necessária às relações comerciais, o que se deve à facilidade com que atinge o público
alvo, consumidores. Sua evolução e sofisticação acompanha o ritmo em que vão acontecendo
as transformações no mercado e na forma como este interage com seu público/consumidor.
Neste sentido, encontramos o “Evento” como uma ferramenta extremamente poderosa no
que tange o processo para se chegar ao consumidor, já que tem competido, e até mesmo,
superado as peças publicitárias, tornando-se o próprio cartão de visita da organização, uma
vez que em muitos “eventos” acontecem a realização de negócios envolvendo os produtos e
serviços da empresa em questão. Assim, encontramos o “Evento” como uma importantíssima
ferramenta para toda e qualquer atividade econômica e também social, exigindo que seja
tratado de forma profissional, tendo seu processo de concepção, planejamento e implantação
(desenvolvimento) feito por um profissional da área, quepossa se dedicar de forma efetiva ao
mesmo. O que leva, em alguns casos, à necessidade de contratação de empresa especializada
na organização e realização de eventos. Neste sentido, há ainda a defesa, por alguns
estudiosos, de que essa função deve ser desempenhada por profissionais da área de “Relações
públicas” ou “Comunicação social”.

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1. DEFININDO EVENTOS

Se buscarmos uma definição clara e objetiva para o termo “EVENTO”, iremos nos deparar com
as definições do dicionário: - Acontecimento, sucesso; Eventualidade1. Ou ainda, segundo o
Aurélio2: - Sucesso: os mais importantes eventos de sua vida. Podemos dizer, então que,
evento é tudo o que acontece de forma a destacarse de outros acontecimentos, tendo como
cenário um local conhecido e próprio, sendo planejado com antecedência e contando com
uma estrutura adequada para sua realização, comportando um determinado numero de
pessoas e ainda, fornecendo condições adequadas para sua realização. É sempre um processo
profissional, valendo-se de pesquisas e planejamentos, para organizar e coordenar, controlar e
implantar um projeto, como objetivo em alcançar seu público alvo, bem como obter sucesso
na sua realização, oferecendo exatamente aquilo que o consumidor necessidade e procura.
Um “Evento” tem sempre uma conotação eventual e casual, nunca se estabelecendo uma
rotina em seu desenvolvimento, porém, sempre com o cuidado de uma programação
cuidadosa e efetiva, reunindo um grupo de indivíduos que, por princípio, estejam dotados de
um mesmo objetivo. Então, um “Evento” nada mais é do que, uma ação com o objetivo de
divulgar, manter, fortalecer e vender um serviço, um produto, umaideia ou ainda, uma marca.
E, embora na maioria das vezes tal ação esteja vinculada apenas e tão somente ao retorno
financeiro, não se pode esquecer o conceito da empresa no mercado. Uma vez que sua função
principal seja a de influenciar de forma positiva

1 Moderno Dicionário da Língua Portuguesa. MICHAELIS. Disponível em:


2

Significado obtido junto ao dicionário on line, disponível em: acesso em 10 de Dezembro de


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na relação empresa/consumidor, sempre buscando suprir as necessidades de ambos. Também


é possível afirmar que, “Evento” é o investimento feito para manter e/ou melhorar a imagem
da empresa no mercado. Levando seu conceito, produtos e serviços o mais próximo do
consumidor, possível. E assim, teremos um projeto, devidamente planejado, acontecendo,
objetivando a manutenção ou mesmo, a recuperação de uma organização, bem como de uma
marca, serviço ou produto, sendo bem conceituada junto ao seu público/cliente. No que tange
ao Marketing, encontramos o “Evento” como um instrumento estratégico para comunicação,
sendo um fato que acontece com o objetivo de noticiar, comunicar, divulgar, tornando
conhecido determinado produto; serviço ou conhecimento. É importante que cada evento seja
tratado como primeiro e único, lembrando que a cada realização, um mesmo evento se depara
com necessidades específicas de seu público, já que este sofre as influências regionais e locais.
E assim, será executado com êxito, alcançando seu objetivo principal, o cliente/consumidor. As
influências mais sentidas no processo de planejamento e desenvolvimento de um evento,
transformando-o em algo significativo ou não, são:

Localizaçãogeográfica: - Pois os costumes e cultura local têm grande influência na vida das
pessoas, bem como em seus hábitos, sejam culturais, sociais ou mesmo pessoais.

Caracterização da População: - Aqui, encontramos a necessidade de ser levado em conta,


tanto o número de participantes do evento quanto a idade predominante entre eles. Também
dever ser observado o numero de organizações voluntárias na comunidade e sua participação
na vida desta comunidade, e a própria participação da comunidade de forma ativa ou não em
seu contexto.

Natureza do local: - O tipo de ambiente em que será realizado o evento. Seu espaço,
acomodações, estrutura física, equipamentos etc.

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Assim, poderá ser vislumbrado, de forma mais efetiva, o sucesso do “Evento” a ser realizado,
seja no tocante ao seu processo em si, quanto no alcance de seus objetivos. A realização de
um “Evento” pode estar ligada à diversas necessidades, fugindo à rotina sempre, sendo
programado para a reunião de um determinado grupo de pessoas com o mesmo objetivo.
Ampliando assim os relacionamentos necessários à convivência social, seja no trabalho, no
ambiente escolar ou mesmo nas atividades de cultura e lazer. Independente de sua amplitude
e complexidade, o “Evento” exige um planejamento cuidadoso, através do qual, será
determinada a forma com que será executada, sua montagem, atuação dos protagonistas
(palestrantes, artistas e outros), implantação, divulgação, processo de operação, orçamento e
finalização.

2. EVENTOS E SUAS ORIGENS

O “Evento”, assim como vários outros mecanismos de socialização entre os homens, surge da
necessidade e capacidade que o homem tem e desenvolve noque tange sua participação na
transformação do contexto em que vive, bem como da necessidade de interações sociais,
tornando-se um ser sociável. É possível essa constatação através de análises em gravuras
deixadas em cavernas, nas quais encontramos retratadas as celebrações em decorrência de
fartura de caça, o que é feito em torno da fogueira. Assim, encontramos o “Evento”, enquanto
acontecimento seja de que natureza for, já nos primeiros grupos sociais, os quais realizavam
reuniões para comemorarem a fartura da agricultura e da caça, dos quais obtinham os
alimentos necessários para a própria sobrevivência. Havia ainda, nas civilizações mais antigas,
a prática de vários eventos que permitiam a troca de bens e favores, bem como a
comemoração de nascimentos, batizados, cerimônias matrimoniais e oferendas, sendo
conhecidos e caracterizados de acordo com os grupos específicos em que se faziam acontecer.
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É possível afirmarmos que, entre os vários instrumentos utilizados pelo homem para alcançar
uma sociabilidade significativa, na sociedade da qual faz parte, o “Evento” é um dos mais
eficazes, o que se deve à sua forma de ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente
econômica e impactante. Assim, à medida que as comunidades aumentavam, e as cidades
surgiram, os eventos aconteciam nos mais diferentes lugares, e com os mais diversos
objetivos. Então, acabamos por nos deparar com a necessidade de espaços específicos, bem
como de estruturas mais apropriadas aos eventos em questão. Então, valendo-se de tais
estruturas, tanto no que tange o espaço quanto a organização, temos os “Jogos Olímpicos”.
Realizados na Grécia antiga,constituída por várias cidades independentes, sem conotação de
país, o que acabava por dar vazão a um constante cenário de guerras e lutas, os quais
cessavam durante os jogos, os quais eram tidos como sagrados, mesmo sendo de origem pagã,
ou seja, eram dedicados aos deuses gregos. Durante estes jogos, realizavam-se diversas
atividades de cunho religioso e também cultural, contudo de natureza pagã, já que eram
voltados, num primeiro momento a homenagens aos deuses gregos. Os primeiros “Jogos
Olímpicos”, só continham os gregos como participantes, sendo proibida a participação de
estrangeiros, mulheres e escravos. E em 390 d.C., após se converter ao Cristianismo, o
Imperador Teodósio extinguiu os “Jogos Olímpicos”. E estes, somente são retomados no ano
de 1896, após trabalho persistente do Barão de Coubertin (Pierre de Fredi) que, tomando
conhecimento de um sistema educativo que aliava atividades físicas às atividades intelectuais,
tem a ideia de estabelecer uma parceria entre as diversas agremiações esportivas, para que
houvesse uma troca de conhecimento, e assim, renascem os “Jogos Olímpicos”, que agora
realizam-se em âmbito internacional. Oficialmente, o primeiro Congresso de que se tem
registro é o do "Concílio de Nicea", datado de 325 d.C., seguido pelo "Concílio de
Constantinopla", que data de 381 d.C., e ainda o primeiro "Congresso de Medicina Geral”,
datado em 1681, em Roma, iniciando a ocorrência de eventos sem cunho religioso ou
econômico.

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3. CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS

Um evento pode ser classificado de acordo com seu porte, periodicidade, natureza, perfil do
público alvo e tipologia. O que vai definir cada evento é seu Periodicidade: - Determinada,
variável e indeterminada; Perfil do Público alvo: - Dirigido, especializado e variado; Natureza
do Evento: - Sociais; Profissionais; Técnico-científicos; Artísticos; Culturais; Religiosos;
Recepções oficiais; Desportivo; Turístico. Tipologia: - Congresso; Convenção; Seminário; Mesa-
redonda; Simpósio; Painel; Fórum; Conferência; Workshop; Conclave;    Porte de um
evento: - pode ser pequeno (até 150 participantes), médio (de 151 até 500 participantes),
grande (de 501 até 5.000 participantes) e Megaevento (acima de 5.000 participantes);
conteúdo e objetivo. Isso se deve ao fato de que para cada evento, são necessárias
estratégias diferenciadas de comunicação e divulgação, bem como de planejamento e
execução. No que se refere às características dos eventos e suas classificação, apresenta-se os
seguintes fatores:

4. EVENTOS QUANTO À SUA NATUREZA

Eventos “SOCIAIS” caracterizam-se pela ação de confraternização, não havendo objetivo


comercial. Sua realização pode estar a cargo de pessoas físicas, jurídicas, públicas ou privada. É
representado pelos mais diversos tipos de eventos (almoço, café da manhã, chás, coquetéis,
festas – aniversário – beneficentes – noivados – casamentos etc). Eventos “PROFISSIONAIS”
caracterizam-se pela objetividade comercial, realizam-se, na maioria das vezes por
organizações (públicas ou privadas), sua
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principal função é a promoção, direta ou indireta da marca ou produto (coffee-break, colóquio,


cursos, desfiles, leilões, visitas institucionais). Eventos “TÉCNICO-CIENTÍFICOS” caracterizam-se
pela troca de informações técnica-científicas sobre alguma área doconhecimento (palestras,
conferências, congressos, fóruns, mesa-redonda, painel, reunião, semana, seminário,
simpósio, workshop). Eventos “ARTÍSTICOS” e “CULTURAIS” caracterizam-se por ações de lazer
e cultura ligadas às artes, de cunho informativo, sendo também atribuída aos costumes de um
povo, apresentando-se de diversas formas de celebração, exibição e expressão cultural (peças
teatrais, atividades performáticas, shows, exposição, mostra, vernissages). Eventos
“RELIGIOSOS” caracterizam-se por motivos ligados à Fé ou crença de um grupo, podendo
ainda, objetivar uma realização social ou mesmo cultural, mas mantendo sempre a
característica religiosa como motivação maior (batizados, casamentos, conclave, primeira
eucaristia, etc). Eventos “OFICIAIS” caracterizam-se por recepções diplomáticas seguindo
normas cerimoniais e protocolares oficiais (Visita Presidencial de um país para outro,
Diplomatas ou outros chefes Maiores). Eventos “DESPORTIVOS” caracterizam-se por atividades
esportivas ligadas ao esporte em geral (Futebol, Natação, Atletismo, Artes Marciais, etc.).
Eventos “TURÍSTICOS” caracterizam-se atividades relacionadas à exploração/visitação turística
de uma determinada região (Cruzeiros, excursões, passeios em geral). Quanto ao acesso,
encontramos os “Eventos Abertos” a qualquer público, sendo por aberto por adesão ou geral,
por adesão é quando se dá através e inscrição gratuita ou paga, enquanto que o geral visa
atingir o mais variado público possível. E ainda, os “Eventos Fechados” que se faz em situações
bem específicas, quando há um público alvo convocado ou convidado a participar do evento.

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5. EVENTOS QUANTO À SUATIPOLOGIA

CONGRESSO: - Reuniões promovidas por determinadas entidades, cujo objetivo é debater um


assunto de determinado segmento. Podendo ser composto por atividades diferenciadas como,
por exemplo, mesa-redonda; conferências, simpósios, palestras, comissões, painéis, entre
outras. Podendo ser regionais, nacionais e internacionais. CONVENÇÃO: - Promovida por
entidades organizacionais ou políticas, buscando a integração das pessoas pertencentes à
determinada organização, objetivando a motivação para que haja uma defesa dos interesses
da instituição promotora. Há uma explanação maior de um mesmo assunto por várias pessoas,
com a presença de um coordenador/dirigente. É de caráter fechado com informações muito
específicas direcionadas ao grupo participante. SEMINÁRIO: - Realiza-se por meio de exposição
oral para participantes com algum conhecimento do assunto. É feito em três momentos;
Exposição do assunto, discussão e conclusão do mesmo. É de cunho informativo, mas parcial,
partindo de uma única fonte, o orador ou palestrante que normalmente é um expert no
assunto. MESA-REDONDA: Reunião preparada e conduzida por um

coordenador/moderador, o qual orienta a discussão, afim de que não se saia do tema


principal. A exposição de cada participante da mesa é feita com um tempo limitado, devendo
colocar suas ideias para o debate. Sua utilidade se dá em relação a assuntos ainda em estudo
ou pesquisa. SIMPÓSIO: - Deriva-se da mesa-redonda, porém com vários palestrantes que
apresentam temas científicos, contudo objetiva-se o intercâmbio e não o debate das
informações. PAINEL: - É um debate entre os expositores, sem que haja a participação da
plateia com formulação de perguntas. Lembrando que no caso da mesa-redonda e10
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do simpósio os debatedores nem sempre são pessoas renomadas no assunto, podem ser
apenas estudantes ou pesquisadores. FÓRUM: - Realizado em um ou mais dias, realiza-se uma
exposição com a presença de um coordenador, com objetivo de debater e discutir
determinado assunto, podendo haver a participação da plateia com questionamentos, no final,
o coordenador recolhe as opiniões e faz uma conclusão com a opinião da maioria.
CONFERÊNCIA: - Apresenta-se um assunto amplamente conhecido pelo conferencista, o qual
deve ser reconhecidamente competente. Após a explanação é aberta a participação da plateia
para questionamentos, mas se for uma conferência que integre a abertura de outro evento,
mais amplo, sugere-se não abrir à participação da plateia. Este tipo de evento oferece o
conhecimento do assunto em questão e também permite a realização de contatos e negócios,
já que o público tem bastante familiaridade com o tema. WORKSHOP: - Evento de exposição e
demonstração de um determinado objeto, o qual gerou o evento, pode ainda estar atrelado a
um evento maior. Geralmente é realizado para apresentação de pesquisas finalizadas ou ainda
em andamento. CONCLAVE: - Evento de cunho religioso, no qual são discutidos temas de
ordem ética e moral. Os expositores são sempre religiosos, e sua organização se dá de forma
igual à dos Congressos.

6. EVENTOS COMERCIAIS

As feiras comerciais foram, na idade média, uma forma de comércio das mais importantes.
Durante as feiras havia um encontro de comerciantes dos mais diferenciados lugares, e assim,
a troca de mercadorias acaba por promover a

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preocupação com a construção e disponibilidade de espaços direcionados para essas feiras.


Contudo, com a Revolução Industrial, aconteceram grandes transformações, mudanças e
inovações. Pois a economia passa de manual à mecanizada. Essas mudanças refletem também
nos tipos de Eventos, surgindo então, os eventos técnicos e científicos. Com os Eventos
técnicos e científicos, encontramos a possibilidade, entre outros, de uma atualização do
conhecimento pela sociedade, direta ou indiretamente influenciada pelos mesmos. Os eventos
técnicos estão ligados, tanto às Ciências exatas quanto às Sociais. Enquanto que os Eventos
Científicos estão ligados às Ciências Naturais e Biológicas. O primeiro Evento Científico foi o
“Congresso Científico”, ocorrido no ano de 1681, em Roma. Seu foco foi a “Medicina Geral”, e
deu inicio aos Eventos sem cunhos Religiosos. Diante deste contexto, surge algo que vai
revolucionar o mundo do turismo e dos eventos, e então, temos o “Turismo de Eventos”.

7. TURISMO DE EVENTOS

O "Turismo de Eventos" surge como um termo utilizado para denominar uma nova forma de
eventos com base nas atividades econômicas, os quais se dão na área econômica. E assim,
acabamos por ter um cenário muito mais propício ao desenvolvimento dos mais variados tipos
de eventos. Desta forma, encontramos no “Turismo de eventos”, um grande aliado às formas
de divulgação dos mais variados produtos, com objetivos culturais e profissionais. E, estes se
fazem realizar através dos mais diferentes tipos de eventos e possíveis, estando diretamente
relacionados com a finalidade e o propósito do evento em questão. Dentre os eventos
conhecidos, os mais comuns são: -

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Congressos; Convenções; Simpósios; Feiras; Encontros Culturais; Conferências; Fóruns;


Palestras; Festivais; etc. A vantagem do “Turismo de Eventos” está diretamente ligada à
natureza de seus usuários, uma vez que, em se tratando de turismo em si, normalmente o que
se tem é um grupo reduzido de pessoas, quando não, apenas um cliente ou casal. Neste caso o
“Turismo de Eventos” se mostra muito mais vantajoso, e consequentemente, a geração de
mais empregos, tanto diretos quanto indiretos e terceirizados. Um Fato muito importante que
acompanha o desenvolvimento do “Turismo de Eventos” foi a necessidade do ramo hoteleiro
se adequar para suprir as necessidades advindas do crescimento do “Turismo de Evento”,
havendo uma modernização na estrutura física dos hotéis, estas, compostas por salas de
reuniões; auditórios; salões de jogos; salas com sistemas de vídeo conferências; sistema de
Wireless. O Brasil tem se mostrado líder no que tange o “Turismo de Eventos” e feiras
Internacionais, evoluindo-se cada vez mais enquanto potencial receptor dos mais diversos
tipos de convenções, congressos, feiras e exposições, dos mais variados tipos de eventos
possíveis. E, é na Ásia Menor, no reinado de Alexandre o Grande, que vamos encontrar os
primeiros registros do "Turismo de Eventos", pois eram realizados grandes eventos contendo:
apresentação de mágicos; animais amestrados e vários outros artistas, que atraíam um grande
numero de visitantes. Bom, saber o que é um “Evento”, conhecer sua estrutura,
funcionalidade e utilidade, não faz de ninguém um profissional da “Organização de Eventos”, é
necessário que se tenha algumas habilidades específicas. Então, quem deve atuar
como"Organizador de Eventos”? Para atuar como “Organizador de Eventos” é necessário que
o profissional tenha habilidades de comunicação, organização, administração, criatividade,
liderança, improvisação, etc. Desta forma, podemos dizer que, para atuar como “Organizador
e Eventos”, o profissional pode ser de inúmeras áreas de formação, mas uma delas sempre
esteve ligada a esta profissão, o profissional de “Relações Públicas”.
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8. RELAÇÕES PÚBLICAS E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Para a CONFIARP (Confederação Interamericana de Relações Públicas), caracteriza-se como


“Relações Públicas”, a atividade que pesquisa e apresenta a postura do público em relação a
determinada área, permitindo um plano de ação efetiva, aproximando assim, público e
organização, através de interesses comuns. No que tange a IPRA (Internacional Public
Relations), é uma atividade que permite à organização direcionar seus produtos e/ou serviços
para o atendimento às necessidades de todos aqueles a quem vislumbra enquanto cliente, o
que se dá através de pesquisas que lhes fornecem informações para possíveis adaptações aos
seus clientes/público. Quanto à lei nº 05.377, de 11 de dezembro de 1967, encontramos no
artigo 1º que: é atividade que permite uma ação que possibilita estabelecer uma relação de
cumplicidade entre instituições públicas e privadas e o público atendido pelas mesmas, bem
como manter tal relação, seja com pessoal direta ou indiretamente ligado às instituições,
sendo objeto principal do profissional de “Relações Públicas”. Enquanto definição objetiva
para leigos, encontramos o profissional de “Relações Públicas” como alguém que, através da
comunicação, utiliza-se detodos os instrumentos possíveis para gerir a relação entre
instituição/organização e públicos/clientes, mantendo um bom relacionamento entre ambos.
Assim, ao profissional de Relações Públicas é determinado: - organizar e dirigir visitas,
exposições e mostras que seja m do interesse da organização e ainda, conceber, criar, planejar,
implantar e avaliar eventos e encontros institucionais que tenham caráter informativo para
contribuir e manter imagem3. O cenário atual, em que vivemos, composto pela sociedade do
conhecimento e da informação, facilita-nos um constante desenvolvimento da humanidade,
contudo apresenta uma série de questões a serem solucionadas para o bem viver do homem,
exigindo cada vez mais das organizações, e é nesse sentido que se faz importante o
profissional de “Relações Públicas”.
3

Resolução Normativa nº 43, de agosto de 2002, Art. 3º, Cap. I, item 6, e Cap. IV, item 9.
Disponível em:< http://www.conferp.org.br/?p=407> acesso em 20 de dezembro de 2011. 14
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9. CERIMONIAL E PROTOCOLO

A utilização do Cerimonial e do Protocolo, antes, exclusividade dos eventos oficiais de chefes


de Estados e outras Autoridades, torna a realização de um evento muito mais organizada e
funcional. É uma ferramenta importantíssima para os profissionais que lidam diretamente com
o público em geral. O “CERIMONIAL” é o programa organizado de todos os
procedimentos/ações pertencentes à realização de determinado evento ou ato solene, ou
seja, são as orientações para a realização efetiva de um evento. O “PROTOCOLO” nada mais é
do que uma codificação de regras e orientações diplomáticas e legais, que regimentam um
cerimonial. Suaprincipal função é a de ordenar as participações de cada indivíduo ilustre num
evento. Assim, há uma normatização para o tratamento e o pronunciamento de cada
participante num evento, ou seja, a precedência hierárquica das autoridades. A
“PRECEDÊNCIA” está ligada, diretamente, ao nível hierárquico que cada indivíduo ocupa na
sociedade da qual faz parte, e assim, tem essa forma de tratamento diferenciado em um
evento (Regulamentada pelo Decreto n. 70.274, de 9 de março de 1972). O
“CERIMONIARISTA” é o responsável por fazer cumprir o plano de realização do evento,
devendo orientar a todos os participantes do evento, de modo a cumprir o protocolo de forma
irrevogável. O “MESTRE DE CERIMÔNIA” é o profissional responsável por conduzir todo o
evento, fazendo a locução da solenidade. Deve estar bem apresentável, ter boa impostação da
voz, excelente dicção, postura correta, trajar vestimentas de acordo com a ocasião. Sua
posição será na tribuna, de onde fará a leitura do roteiro da solenidade, devendo ter total
conhecimento prévio do roteiro, uma vez que é o mediador de todo o evento. A
“COMPOSIÇÃO DA MESA” é uma questão muito delicada em um evento que a exija, pois a
“PRECEDÊNCIA” deverá ser minuciosamente observada, para que não haja nenhum tipo de
constrangimento por parte de autoridades presentes. A principal orientação que se faz é
quanto ao numero de componentes da mesa,
15 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.
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sugere-se, por mera questão de prudência e estética, que nunca ultrapasse a quantidade de
nove componentes, seguindo sempre a ordem hierárquica, e caso seja composta por um
numero menor, aconselha-se uma composição opor numero impar para facilitar a sua
composição. Nacomposição de uma mesa com número impar a precedência será realizada a
partir da direita da autoridade que preside a mesa. Assim, teremos à direita do presidente da
mesa o segundo na hierarquia, seguindo então a composição a partir da presidência da mesa,
direita, esquerda, direita, esquerda até o último componente. Para mesa ímpar, a ordem de
precedência será feita sempre a partir da direita da autoridade que preside a mesa. A
autoridade em segundo grau de importância ficará posicionada à direita do presidente da
mesa. Então, a ordem segue, tendo como ponto de referência a pessoa que preside a
solenidade: direita, esquerda, direita, esquerda, até o último componente. Para mesa par, a
ordem de precedência é a mesma, porém, a autoridade em segundo grau de importância
ficará posicionada à esquerda do anfitrião. Então, a ordem segue: esquerda, direita, esquerda,
direita, até o último componente. Uma senhora não pode ficar na ponta da mesa, mesmo que
para isso seu lugar quebre a hierarquia do cavalheiro que ocuparia aquele assento.

10.

PLANEJANDO E ORGANIZANDO O EVENTO

A realização de um evento está dividida em três fazes: Pré-evento: - Aqui acontece o


planejamento do Evento, sua organização, definição dos objetivos, tipo de evento, estrutura
física e pessoal. Nesta fase o organizador devera ser muito cauteloso e cuidados, pois todo o
restante do evento dependerá de um bom e efetivo planejamento. Após uma análise criteriosa
e definição de todos estes pontos, determine a data e o local, faça os orçamentos, finalize o
projeto e apresente-o ao cliente.
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Transevento: - É a realização prática da organização do evento. Para quetudo saia como


planejado, faz-se necessária a criação de um cronograma, no qual devem constar todas as
atividades a serem realizadas e o prazo para as mesmas, e isso dará uma noção exata do
tempo necessário para a organização de todo o evento, bem como sua realização. Nesta etapa
é imprescindível a utilização de um instrumento importantíssimo, o Checklist, que será um
aliado para o Organizador de Eventos, neste constará tudo o que está envolvido na realização
do evento. Deverá constar também, os responsáveis por cada item, suas funções e prazos. Pós-
eventos: - Aqui é realizada uma avaliação do evento, discute-se todas as etapas, se o objetivo
foi alcançado, quais as falhas, os conflitos o que fazer para saná-los. Para obter sucesso em um
evento é necessário que se tenha a preocupação de uma antecedência boa em relação ao seu
planejamento, pois assim não será possível o surgimento de empecilhos inesperados.
Sinônimo de evento de sucesso é: - conceituação, planejamento, organização, coordenação,
implantação e avaliação. Também é indispensável uma importante ferramenta para auxiliar no
planejamento de um Evento, ferramenta esta também muito utilizada nas área de Marketing e
Publicidade, denominada de Briefing, através dela podemos obter muito mais informações
indispensáveis para o planejamento, organização e realização de um Evento.

11. BRIEFING: OBTENDO INFORMAÇÕES

As instituições vislumbram, cada vez mais, atingir determinadas fatias do mercado,


apresentando seu produto, conquistando novos clientes e mantendo os já conquistados. E
nesse processo deparamo-nos com o profissional de Marketing, responsável pelas inovações
na forma em que as organizações se colocam no mercado, já que estes sãoresponsáveis pela
pesquisa de mercado, vasculhando as

17 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


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tendências de mercado, concebendo novos produtos e planejando suas vendas. Assim, entra
em cena uma importantíssima ferramenta, ou seja, o Briefing. O Briefing é uma ferramenta
muito utilizada na área de publicidade e Marketing. Trata-se de um questionário aplicado
junto ao público desejado, afim de conseguir informações necessárias para direcionar um
trabalho, propiciando uma ação muito mais assertiva do processo, oferecendo uma
possibilidade muito maior de êxito em uma determinada execução profissional. O Termo em
Inglês significa “Resumo”, então podemos dizer sem nenhum problema que, o Briefing nada
mais é do que uma forma de apresentar uma síntese de informações a respeito de
determinado contexto ou grupo, no nosso caso, essa ferramenta irá nos proporcionar um
conhecimento da real situação da organização ou da marca em questão. Estaremos
conhecendo os problemas, as oportunidades, os objetivos e os recursos para alcançá-los. No
Brasil o termo foi aportuguesa e passou a ser conhecido como “Brifar”, ou seja, conhecer,
obter informações a respeito de determinada empresa e sua situação no mercado, para que
seja possível uma intervenção. Vale lembrar que o Briefing não é um modelo engessado de
questionário, devendo ser desenvolvido e aplicado de acordo com cada produto/trabalho.
Deve ser um documento que apresente a descrição de determinada situação de uma marca ou
empresa, para que se possa realizar as intervenções necessárias.

12. PROJETO DE EVENTO

O planejamento de um evento é requer muita dedicação e atenção. Surgem conflitos,


obstáculos a transpor, todo o tempo. A única Estratégico (O publico objetivado forma de se
evitar um desgaste maior do que o que já é comum ao processo, é realizá-lo levando em conta
os três tipos de planejamento: , o foco, a justificativa e os objetivos); Tático (Tempo de
desenvolvimento, divulgação, relatórios e orçamento);

18 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

Operacional (local; decoração do ambiente; tipo de alimentação, segurança; entretenimento;


comodidade no ambiente; formas de registros; execução). É importante que tudo seja
registrado, para que futuramente seja possível uma adaptação no evento em questão.
Planejamento realizado é hora de produzir o projeto do mesmo, para que seja

Identificação: - Nome de quem promove e organiza o evento; o local e a data da realização do


evento; Justificativa: - Descrever aqui os motivos que demonstram a importância do evento
(científicos, econômicos, políticos, sociais, culturais etc); Público-alvo: - Perfil e numero de
participantes     Título: - Identificação do evento, por exemplo “I Seminário de
Odontologia da Faculdade X”; Memorial: - apresentação de uma síntese de todas as atividades
que farão parte do evento; Objetivos gerais: - O que se deseja de forma ampla com o evento,
exemplo, “Apresentar os trabalhos de pesquisa científica na área de Implante Dentário”;
Objetivos Específicos: - O que se deseja alcançar de forma mais exclusiva e específica, por
exemplo, “Permitir aos Alunos da Instituição, apresentar seus trabalhos de pesquisa”; -
“Oferecer oportunidade à comunidade para conhecer o mundo acadêmico”;   
apresentado ao cliente ou à organização em que se atua. Segue um roteiro para a preparação
odo projeto a ser apresentado. Recursos necessários: - Descrever aqui os recursos humanos e
materiais, informando quantidade e qualidade dos mesmos;potenciais. Conteúdo do Evento:
- Indicar aqui os assuntos-chaves, a programação preliminar do evento, e todas as outras
atividades que farão parte do evento. Participações prováveis: - Indicar aqui os interessados no
evento, tais como: patrocinadores e outros envolvidos no apoio (empresas de turismo,
transportes, etc);

19 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

Divulgação: - Os meios que serão utilizados para divulgar o evento (circulares, fichas de
inscrição, material gráfico, rádio, tv e revistas especializadas)

Orçamento previsto: - apresentar todos os cálculos dos gastos para a realização do evento,
incluir aqui as receitas e despesas. Para evitar problemas com essa parte dos gastos, levar em
conta sempre os valores maiores quando do levantamento orçamentário.

Cronograma financeiro básico: - Previsão das entradas de recursos financeiros e dos


desembolsos, levando em conta desde o início até o fim do evento. Cuidado com os prazos
para que sejam compatíveis.

13. ALGUMAS ASSOCIAÇÕES E ORGANIZAÇÕES DE EVENTOS E AFINS:

COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América


Latina); ICCA – Internacional Congress and Convetion Association  UFI – União de Feiras
Internacionais  UBRAFE – União Brasileira dos Promotores de Feiras  ABRACEFF - Associação
Brasileira de centros de Convenções, Exposições e Feiras  ABEOC – Associação Brasileira das
Empresas de Eventos  ABBTUR - Associação Brasileira de Bacharéis em Turismo  ABAV -
Associação Brasileira de Agências de Viagens 

20 PROFESSOR. CLAUDINEIVIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

14. CHECKLIST GLOBAL4

PRÉ-EVENTO REGIÃO DO EVENTO • Nível de interesse técnico, científico, político e social da


região • Potencial da região para o sucesso do evento • Reputação da região • Apoio de
autoridades • Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas) • Infra-estrutura local •
Capacidade hoteleira • Meios de transporte • Restaurantes • Comunicações • Segurança •
Atrações turísticas LISTAGEM DOS PARTICIPANTES: • Convites impressos • Número de
acompanhantes por convidado • Questionário de participação • Telemarketing de confirmação
• Convite a diretores e chefes • Ofícios e circulares • Programação do evento • Confirmação
de conferencistas • Definição de equipamentos necessários TRAJE • Definição do traje para o
evento CONVIDADOS E ACOMPANHANTES • Aviso sobre horários e locais • Envio de
programação CONTRATO COM FORNECEDORES • Existência de um contrato-padrão da
empresa
4

Modelo obtido no site: 21 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

DO TRANSPORTE • Definição do meio de transporte, de acordo com o número de


participantes.

DOS EQUIPAMENTOS • Contratação de equipamentos, como som, retroprojetor, tela,


microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito, bandeiras, computadores entre outros, de
acordo com a necessidade do evento MATERIAL AOS PARTICIPANTES • crachás de
identificação, diplomas, mapas, pastas, brindes, etc. COORDENADORES DA EMPRESA •
Preparação e orientação para receber os convidados e os acompanhantes PROGRAMAÇÃO
VISUAL • Preparação de mensagem de boas-vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa,
etc. DIVULGAÇÃO • Maneira como será feita a divulgação do evento (tipos de
mídia,freqüência, etc.) • Peças publicitárias específicas IMPRENSA • Distribuição e
disponibilização de material de assessoria de imprensa (pressreleases, fotos e folhetos) •
Convite a jornalistas, especialistas, celebridades, etc. RECURSOS HUMANOS • Cerimônia inicial
• Coquetel de boas-vindas MESTRE DE CERIMÔNIA • Mestre de cerimônia • Definição de
programação e sistema de integração dos convidados TRADUÇÃO SIMULTÂNEA • Contratação
de tradutores RECEPCIONISTAS • Contratação de pessoal uniformizado com as cores da
empresa para informar,
22 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.
Organização de Eventos

conduzir, secretariar, anotar presença, colocar crachás, etc. OPERADORES Contratação de


serviços de: • Vídeo, som, luz • Fotografia • Segurança • Digitação LOCAL DO EVENTO •
Reserva • Vistoria • Cartão de boas-vindas e de citação • Serviço de informações • Meios de
comunicação • Entrega de credenciais • Comitê de recepção • Ensaio • Exposição paralela •
Seguro • Assistência médica • Estacionamento com manobrista

EVENTO CAFÉ DA MANHÃ / ALMOÇO / COQUETEL / JANTAR • Dimensionamento de espaço e


alimentação • Definição e quantificação de bebidas • Inclusão ou não de bebidas alcoólicas •
Telefone • Púlpito • Microfone • Decoração adequada • Iluminação • Ar-condicionado •
Definição da música: ambiente, DJ ou ao vivo • Formato do salão/auditório • Sala VIP •
Estacionamento com manobrista • Plano de assentos • Ponto de luz e tomadas
23 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.
Organização de Eventos

• Mesas • Mesa principal • Mesa para diretoria • Palco CERIMONIAL • Mesa para o receptivo •
Lista dos confirmados • Reserva de mesas • Mesa para a imprensa • Lugares especiais • Mesa
principal (dimensionar)• Ordem do dia

PÓS-EVENTO • Notas fiscais • Impostos • Prestação de contas • Relatório final • Ofícios de


agradecimento • Material para a imprensa • Edição de vídeo • Álbum de fotos • Anais do
evento

24 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

REFERÊNCIAS

ZITTA, Carmem. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS: da ideia à realidade. 3. ed. Brasília: Editora Senac
– DF, 2009. CESCA, Cleuza G. Gimenes. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS: Manual para
Planejamento e Execução. 9 ed. Rev. E atual. São Paulo: Summus, 2008. WATT, David C.
GESTÃO DE EVENTOS EM LAZER E TURISMO. Porto Alegre: Bookman, 2007. GIACAGLIA, Maria
Cecília. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS: Teoria e Prática. São Paulo: Pioneira Thomson Learning,
2004. SOARES, Patrícia Samira. O TURISMO DE EVENTOS COMO UMA ALTERNATIVA PARA A
DIMINUIÇÃO DA SAZONALIDADE E A ANÁLISE DA SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS E CLIENTES NO
RECANTO DAS ÁGUAS HOTEL E SPA. 2006. 100 p. Monografia (Bacharel) - Curso de Turismo,
Instituto Cenecista Fayal de Ensino Superior, Itajaí - S.c, 2006. CESCA, Cleuza G. Gimenes;
CESCA, Wilson. ESTRATÉGIAS EMPRESARIAIS DIANTE DO NOVO CONSUMIDOR: Relações
Públicas e Aspectos Jurídicos. São Paulo: Summus, 2000. GERMANO, Elys Larissa Maia; BM,
Kettrin Couto Farias. TURISMO DE EVENTOS COMO FATOR DE DESENVOLVIMENTO DA CIDADE
DE CAICÓ - RN. Disponível em: acesso em 20 de dezembro de 2011. CESCA, Cleuza G. Gimenes.
Relações Públicas: Públicos, Mercado e Nomenclaturas. In: CESCA, Cleuza G. Gimenes (org.).
RELAÇÕES PUBLICAS E SUAS INTERFACES. São Paulo, Summus Editorial, 2006. CONCILIO DE
JERUSALEM. Disponível Em: acesso em 20 de Dezembro de 2011. CONCILIO DE JERUSALEM.
Disponível Em: acesso em 20 de Dezembro de 2011. REVOLUÇÃO INDUSTRIAL.Disponível em:
acesso em 20 de dezembro de 2011.

25 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.


Organização de Eventos

LISBOA, Virginia Santos. EVENTOS PROGRAMADOS E SUAS DINÂMICAS ESPACIAIS: São Paulo
em Foco. 2010. 188 f. Dissertação (Mestrado) Departamento de Arquitetura E Urbanismo,
FAUUSP, São Paulo, 2010. Disponível em: . Acesso em: 20 dez. 2011. COLLI, Eduardo.
UNIVERSO OLÍMPICO: Uma Enciclopédia das Olimpíadas. – São Paulo: Códex, 2004. LUIZ,
Renato Ignarra. FUNDAMENTOS DO TURISMO. 2. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Thomson, 2003.
NEVES, Naísa. Conheça as diferenças entre os tipos de eventos antes de iniciar a organização.
Disponível em: acesso em 20 de dezembro de 2011. SILVEIRA, José Fernando Fonseca da.
RELAÇÕES PÚBLICAS E EVENTOS. In: DORNELLES, Maria Graczyk (org.). RELAÇÕES PÚBLICAS:
Quem sabe, faz e explica. Porto Alegre: EDIPUCRS, 2007. NUNES, Fernando. CLASSIFICAÇÃO DE
EVENTOS. Disponível em: acesso em 20 de dezembro de 2011. Tribunal Regional Eleitoral de
Santa Catarina. MANUAL BÁSICO DE CERIMONIAL E PROTOCOLO. AICSC - Assessoria de
Imprensa, Comunicação Social e Cerimonial, Novembro, 2008. Disponível em: acesso em 20 de
dezembro de 2011. Michele. ORGANIZANDO UM EVENTO. Disponível em: acesso em 20 de
dezembro de 2011. CHECK-LIST GLOBAL: PRÉ-EVENTO / EVENTO / PÓS-EVENTO. Disponível
em: acesso em 20 de janeiro de 2012. REBOUÇAS, Fernando. O QUE É BRIEFING? Disponível
em: acesso em 20 de dezembro de 2011. PIRES, Carolina Leal. Briefing Bem ou Mal Passado?
Um Estudo do Sistema de Gêneros na Cozinha Publicitária. In: MOURA, Denilda (org.). OS
DESAFIOS DA LINGUA: PESQUISAS EM LÍNGUA FALADA E ESCRITA. – Maceió, EDUFAL, 2008.
26 PROFESSOR. CLAUDINEI VIEIRA DA SILVA 2012.