Matriz de Riesgos y

Controles
Proceso de Facturación y Recaudo

A continuación encontrarán una guía para la identificación

de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de
facturación y cobro. Esta guía es solo un modelo que
busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada
compañía deberá analizar la viabilidad de los controles
sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria.

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Diciembre de 2012
 Riesgo y/o Control 1 Control 2 Control 3
Componente de
Riesgo

Facturación

Modificaciones no Definición de Los accesos A cada cliente le

autorizadas en los políticas y otorgados a los son parametrizados
días de crédito al procedimientos funcionarios que los días de crédito
momento de formalmente facturan, no otorgado al
facturar. establecidos para el permite realizar momento de su
otorgamiento de modificaciones a vinculación por un
créditos. los días de crédito. área independiente
a crédito y ventas.

Facturación a El sistema no permite Se tienen una lista Semanalmente se

clientes a crédito facturar a los clientes de verificación, que genera un reporte
que no cuentan que tienen permite validar si del sistema que
con toda la información se tiene toda la permite identificar
información y la incompleta información y los clientes que
documentación documentación tienen información
soporte. requerida para la o documentación
creación de los incompleta.
clientes.

Inadecuada El área encargada de El acceso en el Todos los

segregación de aprobar los créditos sistema para la funcionarios
funciones, entre es independiente al modificación de las cuentan con un
las personas que área de asignar las condiciones de usuario y clave
aprueban, condiciones de crédito es asignado para el
registran las crédito en el sistema restringido registro de las
condiciones de los y al área de únicamente al operaciones.
créditos y facturación. personal asignado
facturan. para dicha función.

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 Riesgo y/o Control 1 Control 2 Control 3
Componente de
Riesgo

Facturación a El sistema controla Periódicamente se Periódicamente se

clientes sin de forma automática evalúa el solicita a los
capacidad de que los valores a comportamiento de clientes actualizar
pago facturar estén dentro pago de los su información
del limite del cupo de clientes, financiera,
crédito asignado. estableciendo evaluando su
modificaciones a capacidad de pago.
las condiciones de
crédito en caso de
ser necesario.

La información del Los funcionarios de La información de

cliente que debe ser facturación no los productos
Facturas con registrada en la tienen acceso a relacionados en las
información errada factura, es generada modificar, agregar facturas, es
o que no de forma automática, o eliminar tanto la validada por el área
corresponde al pues la misma ha información del de pedidos y
cliente. sido previamente cliente como sus despachos.
parametrizada en el condiciones de
sistema al momento vinculación.
de su vinculación.

Los precios de los Una vez se tiene la

productos y lista oficial de
referencias no precios en el
pueden ser sistema, la misma
modificados por los se verifica con los
funcionarios que precios
facturan autorizados,
validando su
adecuado registro.

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 Riesgo y/o Control 1 Control 2 Control 3
Componente de
Riesgo

Periódicamente se Los funcionarios Se generan

genera un reporte encargados de la recordatorios
con los pagos que cobranza deben automáticos a los
deben ingresar y el comunicarse con clientes para la
cual es los clientes cuando realización del
posteriormente el pago no ha pago.
verificado contra los ingresado en los
Inadecuado pagos efectivamente días establecidos
recaudo de los recibidos.
cobros
Las fechas de Se realizan Los funcionarios
recaudo son confirmaciones encargados de
asignadas al periódicas entre los cobrar no tienen
momento de facturar, reportes de acceso a registrar
previa cuentas por cobrar los pagos ni a
parametrización de y el saldo de los modificar la
los días de crédito clientes. información del
otorgados. cliente.

Ausencia de Todas las Se tienen un

registros de la comunicaciones registro de las
gestión de cobro enviadas a los comunicaciones
clientes se telefónicas.
encuentran
documentadas y
custodiadas.

Deficiencias en la Entrega de la cartera

gestión de cobro con mora mayor a XX
días a la Compañía
de cobranzas.

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 Riesgo y/o Control 1 Control 2 Control 3
Componente de
Riesgo

Pagos

Los recaudos del Los registros La aplicación de los

efectivo son contables de los pagos recaudados
reportados, recaudos son afecta en línea los
registrados y previamente saldos de las
conciliados validados cuentas por cobrar
diariamente

Los pagos que son Se realiza La conciliación

Pérdidas rechazados por confirmación de bancaria se realiza
económicas por banca electrónica saldos con los diariamente,
pagos no son investigados y clientes. reconociendo de
registrados solucionados forma oportuna las
oportunamente. partidas
pendientes.

Se tienen establecido
un sistema de
recaudo especial con
los bancos, que
permite identificar el
nombre del cliente al
cual corresponde un
pago.

Estados Se genera un reporte Todas las facturas Periódicamente se

Financieros que comparativo entre los generadas deben genera un reporte
no reflejan la registros del modulo tener asociado un para verificar las
realidad de los de facturación, pedido o un facturas que no
hechos cuentas por cobrar y documento similar, tienen un
económicos. los registros para su registro en documento
contables, el módulo contable asociado, y así
garantizando así que proceder a
la totalidad de las solucionar dichos
operaciones estén eventos.
registradas.

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 Riesgo y/o Control 1 Control 2 Control 3
Componente de
Riesgo

Las facturas tienen La anulación de las Se lleva un

un número facturas es indicador periódico
consecutivo que se autorizada por un de las facturas
genera de forma funcionario de nivel anuladas, así como
automática. adecuado e se implementan
independiente a acciones
quien realiza la correctivas para
anulación. minimizar dichas
anulaciones.

La provisión de La provisión de Todo castigo de

cartera se realiza de cartera es cartera tiene el aval
acuerdo a las aprobada por un del área jurídica.
políticas y funcionario de nivel
procedimientos adecuado
definidos

Los castigos de
cartera son
realizados de forma
periódica, previa
autorización del nivel
que corresponde.