PowerPoint 2007

La cinta de opciones

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El área de cambio más notable se encuentra en la parte superior de la ventana de PowerPoint. En lugar de los menús y las

barras de herramientas que solía ver, hay una gran banda que cruza la pantalla con numerosos comandos muy útiles y

organizados en grupos.

Esta banda se llama cinta de opciones y ahora es su centro de control para la creación de una presentación. Obtendrá

información sobre su diseño y verá su estructura en detalle para que se sienta cómodo cuando la utilice.

Descubra otros aspectos de PowerPoint 2007, como métodos abreviados de teclado, la barra de herramientas de acceso

rápido, etc.

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Entonces, ¿por qué se ha reformado el antiguo sistema de comandos? Por lo que hemos aprendido sobre su forma de

trabajar. Los usuarios que utilizan PowerPoint muestran una preferencia por determinados comandos, y los utilizan una y otra

vez.

Para reflejar y apoyar esto, hemos hecho que estos comandos sean los más destacados, los primeros que ve. El objetivo es

que sean visibles de modo que no tenga que buscarlos en menús o barras de herramientas que no están en pantalla.

Este conjunto de comandos más utilizados se extiende por el primer nivel, o ficha, de la cinta de opciones, llamada ficha

Página principal. Mostrados en forma de botones, estos comandos sirven para tareas frecuentes, incluidos copiar y pegar,

agregar diapositivas, cambiar el diseño de diapositivas, dar formato y colocar texto, y buscar y reemplazar texto.

Hay otras fichas en la cinta de opciones. Cada ficha está dedicada a un tipo de trabajo que realiza al crear una presentación.

Los botones de cada ficha están organizados en grupos lógicos. Los botones más populares de cada grupo son los más

grandes. Incluso los comandos nuevos que han solicitado los clientes pero que no se habían descubierto en versiones

anteriores están ahora mucho más visibles.

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La cinta de opciones está constituida por varias fichas. Además de la ficha Página principal, existen las siguientes fichas:

Ficha Insertar Aquí están todos los elementos que puede colocar en una diapositiva, desde tablas, imágenes, diagramas,

gráficos y cuadros de texto hasta sonidos, hipervínculos, encabezados y pies de página.

Ficha Diseño Elija una vista completa para las diapositivas que incluya diseño de fondo, fuentes y combinaciones de

colores. A continuación, personalice esta apariencia.

Ficha Animaciones Aquí están todos los efectos de animación. Las animaciones básicas para listas o gráficos son las más

fáciles de agregar.

Ficha Presentación con diapositivas Seleccione un color de pluma o determinada diapositiva para comenzar. Grabe la

narración, desplácese por la presentación y efectúe otras acciones preparatorias.

Ficha Revisar Busque aquí el corrector ortográfico y el servicio Referencia. Solicite a su equipo que use anotaciones para

revisar la presentación y revise luego estos comentarios.

Ficha Vista Cambie rápidamente a la vista Página de notas, active las líneas de cuadrícula u organice todas las

presentaciones abiertas en la ventana.

Las fichas cuando las necesite

Observará fichas con colores exclusivos que aparecen y desaparecen de la cinta de opciones mientras está trabajando. Son

fichas contextuales que contienen herramientas de formato especiales como imágenes y gráficos. Posteriormente, obtendrá

más información sobre esto.

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 Algunos tipos de efectos de transición aparecen en la cinta de opciones.

Para ver más efectos, haga clic en el botón Más.

Aparece la galería completa de efectos de transición. Elija cualquier efecto para verlo en la vista previa y haga clic para

aplicarlo.

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Cuando PowerPoint presenta varias opciones para hacer algo, como estilos para una forma, o tipos de WordArt o efectos de

animación, algunas opciones aparecen en la cinta de opciones. Para ver la galería completa de opciones, haga clic en la flecha

Más, tal como se muestra en la imagen.

Elegir una vista previa Al dejar el puntero del mouse (ratón) en una miniatura de galería (desplazarse por ella), verá qué

aspecto tendrá la forma o el efecto de animación cuando se aplique. Si no le gusta, no habrá nada que deshacer. Sólo deberá

desplazarse por otras miniaturas y hacer clic en la que desee aplicar.

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 Cuando no vea la opción que desea en un grupo, como el grupo Fuente que se muestra aquí, haga clic en la flecha de la

esquina.

Se abre un cuadro de diálogo con más opciones para elegir.

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Evidentemente, hay más comandos y opciones que los que caben en un grupo. Sólo se muestran los comandos más

utilizados. Si desea uno que se utiliza con menor frecuencia, haga clic en la flecha diagonal que se encuentra en la esquina

inferior de un grupo. Aparecen más opciones.

Por ejemplo, en el grupo Fuente de la ficha Página principal, encontrará los botones de formato habituales para el tipo y el

tamaño de fuente, negrita, cursiva, color, etc.

Si desea otro tipo de formato, como superíndice, haga clic en la flecha de este grupo para ver el cuadro de diálogo Fuente.

La flecha aparece en el grupo cuando realiza un trabajo en la diapositiva que pueda requerir comandos en dicho grupo. Por

ejemplo, al hacer clic en un marcador de posición de texto en la diapositiva, la flecha aparece en cada grupo de la ficha Página

principal que tiene comandos relativos al trabajo con texto.

Sugerencia: reducir el tamaño de la cinta de opciones Si desea más espacio en la ventana, puede obtenerlo ocultando

temporalmente los comandos de la cinta de opciones. Esto lo hará en la sesión de prácticas.

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Haga clic en Reproducir para ver cómo se agregan y quitan botones de la barra de herramientas.

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Cuando trabaja en una presentación, realiza algunas acciones que son generales o repetitivas, y que no tienen que ver con

una fase en particular del proceso, como guardar el archivo o deshacer algo que no deseaba hacer.

Para esto, use la Barra de herramientas de acceso rápido. Es el pequeño grupo de botones de la izquierda, encima de la cinta

de opciones. Contiene los comandos Guardar, Deshacer y Repetir o Rehacer.

Reproduzca la animación para ver cómo se agregan otros botones a la barra de herramientas y cómo se quitan.

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 Los botones de vista siguen siendo los mismos que antes. Únicamente han cambiado de posición en la ventana.

Arrastre el control deslizante del zoom para ampliar o reducir la vista de la diapositiva. Haciendo clic en los botones menos

(-) y más (+) se obtiene el mismo resultado.

Haga clic en este botón para reajustar la diapositiva a la ventana después de aplicar un zoom.

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Cuando deba cambiar de vista a menudo en PowerPoint, siempre lo ha hecho fácilmente mediante el uso de botones. Esto no

ha cambiado. Los botones para las vistas Normal, Clasificador de diapositivas y Presentación con diapositivas siguen aquí,

sólo que se han desplazado de la parte inferior izquierda de la ventana a la parte inferior derecha.

Forman parte de una nueva barra de herramientas que incluye un control deslizante del zoom y un botón que reajusta la

diapositiva a la ventana después de efectuar un zoom para ampliar o reducir.

Recuerde También hay una ficha Vista y tiene toda la colección de vistas: vista Página de notas, vista Patrón, una lista de

otras presentaciones abiertas, etc.

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Si utiliza más el teclado que el mouse (ratón) cuando trabaja en PowerPoint, es posible que desee obtener detalles sobre los

métodos abreviados de teclado.

La cinta de opciones viene equipada con nuevos métodos abreviados. Dos de las grandes ventajas de esto son que ahora hay

métodos abreviados para cada botón (éste no era el caso para los comandos de menú en las versiones anteriores) y que se

debe presionar un número menor de teclas para los métodos abreviados.

Así es como se utilizan los métodos abreviados.

En primer lugar, presione ALT.

Las letras y los números, denominados Sugerencias de teclas, que son las teclas de acceso directo designadas, aparecen

en varias partes de la cinta de opciones como pequeños cuadrados blanco. Se muestran como letras en todas las fichas de la

cinta de opciones y en el botón de Microsoft Office, y como números en la barra de herramientas de acceso rápido. Los

pequeños cuadrados blancos que contienen las sugerencias de teclas se denominan identificadores. Presione una de las

teclas designadas para obtener acceso a más comandos y botones. Por ejemplo, presione la tecla H para mostrar todas las

sugerencias de teclas de los grupos incluidos en la ficha Inicio.

A continuación, presione una de las sugerencias de teclas de un grupo para completar la secuencia. Por ejemplo, presionar

ALT, H, L sería equivalente a hacer clic en el botón Diseño.

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan por

CTRL+ siguen siendo los mismos y puede utilizarlos de la forma en que lo ha hecho siempre. Por ejemplo, el método abreviado

CTRL+C sigue copiando algo en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegándolo desde el Portapapeles.

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Los antiguos métodos abreviados ALT+ que permitían el acceso a menús y comandos también permanecen intactos. Sin

embargo, deberá sabérselos de memoria. Para ver la historia completa sobre los métodos abreviados de teclado, vea el curso:

Métodos abreviados de teclado de 2007 Office system.

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Vaya al ejercicio práctico para trabajar con la cinta de opciones y otros nuevos aspectos de PowerPoint.

Acerca de la sesión de prácticas

Si hace clic en Prácticas de PowerPoint se descargará en el equipo una presentación en blanco que se abrirá en PowerPoint,

y al lado en otra ventana aparecerán instrucciones para la práctica (ver la imagen). Nota PowerPoint 2007 debe estar

instalado en el equipo.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los

resultados de la prueba no se puntuarán.

Desea utilizar los botones Copiar y Pegar para trabajar con texto. ¿En qué parte de la cinta de opciones se

encuentran?
En la ficha Insertar.

En la ficha Inicio.

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 En la barra de herramientas de acceso rápido.

Excelente elección. Puede utiliza

No exactamente.

¿En qué grupo de la ficha Inicio se encuentra el botón Interlineado ?

En el grupo Fuente.

En el grupo Párrafo.

En el grupo Diapositivas.

Es correcto. Este botón está ag

No es ese grupo.

Ya lo hizo en los ejercicios prácticos: ¿cómo se oculta una parte de la cinta de opciones?
Haciendo clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la cinta de opciones.

Haciendo doble clic en cualquier ficha.

Haciendo doble clic en la ficha que se muestra.

Correcto. De esta forma se ocu

Correcto. De esta

Verá una ficha en la cinta de opciones que no vio antes llamada Herramientas de dibujo. ¿Para qué sirve?
Para ayudarle a trabajar con formas.

Para ayudarle a trabajar con imágenes.

Para ayudarle a trabajar con gráficos SmartArt como organigramas.

Excelente. Las herramientas de

Casi, pero no. La

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Ha agregado varios comandos a la barra de herramientas de acceso rápido y está llena de elementos en la parte

superior de la ventana. ¿Qué es lo primero que tiene que hacer para resolver esta situación?
Comenzar por quitar algunos comandos de la barra de herramientas.

Con el puntero, arrastrar la barra de herramientas a otro lugar.

Hacer clic en la flecha situada a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido.

Correcto. En el menú que se mu

Correcto. En el m

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¿Preparado para empezar a trabajar? Ésta es una introducción básica para hacer lo que solía hacer al crear una presentación.

Descubra cómo empezar una nueva presentación en PowerPoint 2007, y cómo proporcionar a sus diapositivas un fondo y un

conjunto de colores.

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Utilice las fichas y las herramientas de la cinta de opciones para insertar elementos en las diapositivas y diséñelas como desee.

A continuación, configure la presentación y prepárese para imprimir.

Le esperan más descubrimientos, así que no tarde en prepararse.

Para iniciar una nueva presentación:

Haga clic en el botón de Microsoft Office.

Haga clic en Nuevo en el menú que se abre.

Elija una opción en la ventana Nueva presentación (aquí sólo se muestra un fragmento de ella).

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Para iniciar una nueva presentación, haga clic en el botón Microsoft Office y luego en Nuevo.

En la ventana Nueva presentación, empiece con una diapositiva en blanco, o base la presentación en una plantilla o una

presentación existente.

Nuevo formato de archivo PowerPoint 2007 guarda los archivos nuevos en un nuevo formato. Puede abrir sin problemas

antiguas presentaciones y guardarlas en el nuevo formato. No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso

compartido de la presentación entre PowerPoint 2007 y versiones anteriores de PowerPoint. En la última lección se explica

detalladamente.

Para ver cómo funciona un tema:

Coloque el puntero sobre una miniatura de tema (la que se muestra aquí se denomina Flujo)...

... y aparecerá la vista previa en la diapositiva.

Haga clic en la flecha Más para ver una galería completa de temas y vínculos con temas en línea.

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Para que pueda ver cómo va a aparecer todo el contenido, elija un tema para la presentación desde el principio. De este modo

verá qué apariencia tendrán los colores del tema en algunos elementos que agregue, como gráficos o tablas.

Un tema proporciona la apariencia y el funcionamiento, en términos de diseño de diapositivas, de la presentación. Aplica el

diseño de fondo, el diseño de marcadores de posición, los colores y estilos de fuentes a diapositivas y elementos de

diapositivas.

La ficha Diseño es el lugar indicado para los temas. Una galería como la de las plantillas de diseño que puede haber utilizado

en versiones anteriores de PowerPoint aparece aquí en Temas. Cada tema tiene un nombre, que se muestra en la información

en pantalla.

Cuando deja el puntero en la miniatura de un tema, el tema aparece en una vista previa temporal en la diapositiva actual.

Puede ver el efecto del tema antes de aplicarlo, lo que le ahorra el paso de deshacerlo si no le gusta. Al desplazar el puntero

fuera de la miniatura, termina la vista previa.

Haga clic en la flecha de la derecha del grupo Temas para obtener más opciones e información, como los temas (ya que puede

utilizar más de uno) que se usan en la presentación, y vínculos a otros temas en Office Online, por ejemplo.

Se admiten los mismos temas en Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel 2007.

Cómo refinar un tema.

Use las galerías Colores, Fuentes y Efectos, que se encuentran en la ficha Diseño.

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 Vea otros Estilos de fondo. Las opciones utilizan colores del tema.

Elija una miniatura para obtener una vista previa de otro fondo.

Para aplicar su propio fondo, como una fotografía, haga clic en Formato del fondo.

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El tema que elige es un diseño completo, pero ¿dónde está la gracia si no lo puede refinar un poco? La ficha Diseño tiene

otras galerías en caso de que desee modificar el tema.

Cada una proporciona una vista previa en la diapositiva al dejar el puntero del mouse (ratón) sobre las opciones de la galería.

Colores Hay un conjunto de colores para cada tema disponible; puede seleccionar los colores de su tema y modificar

cualquiera de ellos.

Fuentes Haga clic en cualquier ejemplo de la galería Fuentes para aplicarlo a las diapositivas. Cada una incluye una fuente

para el texto del título y otra para el texto del cuerpo.

Efectos Existe una serie de efectos visuales para formas, como resplandores, bordes suaves o una apariencia

tridimensional (3D).

Estilos de fondo Cambie ligeramente el fondo del tema a la vez que conserva el mismo conjunto de colores del tema. En la

imagen se muestran unos ejemplos.

Elija un diseño cuando agrega una nueva diapositiva.

En la ficha Inicio, haga clic en Agregar diapositiva, debajo del icono de diapositiva.

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 Haga clic en un diseño para insertar una diapositiva con ese diseño.

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Si hizo el ejercicio práctico de la primera lección, insertó una nueva diapositiva que aplicó un diseño automáticamente. También

puede elegir un diseño antes de insertar una diapositiva. Para ello, haga clic en Nueva diapositiva, debajo del icono de

diapositiva en la ficha Inicio. Se muestran las opciones de diseño.

Los diseños de PowerPoint 2007 son más robustos que antes. Varios de ellos incluyen marcadores de posición de "contenido",

que puede utilizar para el texto o para los gráficos. Un ejemplo es el diseño Título y objetos. En el medio de su único

marcador de posición, incluye este conjunto de iconos:

Haga clic en cualquiera de los iconos para insertar el tipo de contenido: una tabla, un gráfico, un gráfico SmartArt, una imagen

de un archivo, una imagen prediseñada o un archivo de vídeo. También puede omitir los iconos y escribir texto, ya que este

diseño también lo admite.

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Es posible que desea incluir fotografías de retratos de ejecutivos de la empresa o que desee una imagen prediseñada para

resaltar el contenido de la diapositiva. Como se explicó en la sección anterior, puede insertar la imagen directamente desde la

diapositiva, desde un marcador de posición de contenido. La ilustración de la izquierda le muestra el modo de hacerlo.

Para insertar una de sus propias imágenes, haga clic en el icono Insertar imagen del archivo.

Para insertar una imagen prediseñada, haga clic en el icono Imagen prediseñada.

La imagen se colocará dentro del borde del marcador de posición.

Una vez insertada la imagen, ¿cómo cambiarla de tamaño o aplicarle un efecto especial? En primer lugar, seleccione la

imagen en la diapositiva.

Las Herramientas de imagen aparecen en la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Formato y utilice los botones y

opciones disponibles para trabajar con la imagen. Puede asignar bordes cuadrados o redondos, aplicar una sombra o un

resplandor, agregar un borde de color, cortar la imagen, cambiarla de tamaño, etc.

Es práctico insertar una imagen desde la propia dispositiva. Es un método especialmente adecuado si tiene más de un

marcador de posición en la diapositiva porque, al insertarla mediante los iconos de diapositivas, la imagen se incluye en el

mismo marcador de posición.

(Si desea insertar una imagen con los iconos de diapositivas pero no dispone del tipo correcto de marcador de posición, es fácil

cambiar el diseño. Verá cómo se hace en la sesión de prácticas).

No se olvide de la ficha Insertar Puede utilizar también la ficha Insertar para insertar una imagen, así como muchos otros

elementos de las diapositivas. La única diferencia en el uso de este método es que a veces PowerPoint debe adivinar en qué

marcador de posición desea incluir la imagen.

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 Estilos para el cuadro de texto.

La ficha Formato en Herramientas de dibujo contiene estilos para cuadros de texto y otras formas.

Muestre la galería de formas y elija un estilo.

Obtendrá una vista previa del estilo en la diapositiva, aplicado al cuadro de texto.

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Para el pie de imagen, inserte un cuadro de texto. Lo encontrará en la ficha Insertar.

Cuando inserta el cuadro de texto, aparece Herramientas de dibujo. Haga clic en la ficha Formato y use sus comandos para:

• Elegir un estilo de forma para el cuadro de texto u otras formas y un relleno de forma, como un color de degradado, un color de

contorno; y un efecto, como un biselado, o una sombra o resplandor.

• Insertar, cambiar y editar formas.

• Colocar y organizar formas.

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Trabajar con un nuevo organigrama.

El organigrama adopta los colores del tema aplicado.

Aparece un panel de texto junto al gráfico, donde puede escribir el texto.

El texto que escriba en el panel de texto se asigna a las formas de gráficos y aparece en el gráfico al escribirlo.

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Tal como se ha explicado anteriormente, puede insertar una imagen y otros gráficos mediante iconos en el diseño Título y

objetos. Entre éstos se incluye un icono para gráficos SmartArt, que ofrecen diseños de organigramas así como otros diseños

para diagramas en PowerPoint 2007.

Al hacer clic en el icono Gráfico SmartArt:

verá una galería completa de diseños gráficos disponibles.

Los organigramas y otros gráficos tienen ahora un panel de texto en el que puede escribir el texto del gráfico y trabajar con él

fuera de las formas del gráfico. Este panel le resultará muy práctico si prefiere no escribir directamente en el gráfico.

Asimismo, ya puede trabajar en sentido inverso: convertir una lista con viñetas existente de una diapositiva en un gráfico

mediante el botón Convertir a SmartArt de la ficha Inicio.

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Busque SmartArt en la ficha Insertar, en caso de que prefiera insertar un diagrama de esta manera.

También puede insertar tablas y gráficos desde esta ficha.

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Para aplicar una animación simple al organigrama, vaya a la ficha Animaciones.

Con el gráfico seleccionado, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Animar para obtener la lista de efectos, que

incluye Desvanecer, Barrido y Desplazar hacia arriba.

Seleccione una opción para la presentación de los elementos del organigrama en la diapositiva. Pueden desvanecerse uno

por uno, rama por rama, nivel por nivel o forma por forma.

Cuando elija una opción, PowerPoint muestra una vista previa del efecto de animación en la diapositiva. La imagen incluida

a continuación contiene una forma que se está desvaneciendo.

Si desea definir animaciones más complejas o cambiar la velocidad de la animación que acaba de aplicar, haga clic en

Animación personalizada en esta ficha. Aquí encontrará también los efectos de transición para las diapositivas. Algunos

ejemplos de estos efectos son un modelo de cuadros bicolores o un barrido que se produce al pasar de una diapositiva a la

siguiente.

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¿Cómo se corrige la ortografía?

En la ficha Revisar, haga clic en Ortografía.

Seleccione entre sus opciones habituales.

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Las tareas de acabado para crear la presentación de diapositivas se encuentran en las fichas Presentación con diapositivas

y Revisar.

Narración, configuración, etc. Use la ficha Presentación con diapositivas para crear narración, desplazarse por la

presentación, crear una presentación personalizada, configurarla en varios monitores, etc.

Ortografía, referencia y comentarios En la ficha Revisar, ejecute los correctores ortográficos tal como lo ha hecho

siempre, utilice el servicio Referencia y diccionario de sinónimos, y use los comentarios para revisar la presentación.

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 Elija Imprimir para abrir Vista preliminar.

Para cambiar la configuración en todo el programa, haga clic en Opciones de PowerPoint.

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Para ver las opciones de impresión y de vista preliminar, haga clic en el botón de Microsoft Office . Puede seleccionar los

colores de impresión y configurar las opciones de encabezado y pie de página en Vista preliminar, tal como lo hacía antes.

Hay muchas más cosas que puede hacer también desde este menú. Por ejemplo, aquí encontrará el comando Empaquetar

para CD-ROM que copia la presentación y otros archivos que desee en un CD o una carpeta compartida.

Personalizar PowerPoint Para seleccionar opciones para todo el programa, como la vista predeterminada de PowerPoint y

tener habilitado o deshabilitado el corrector ortográfico, haga clic en Opciones de PowerPoint en la parte inferior de este

menú. Aquí es donde encontrará también los comandos que desea agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido.

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Ya es hora de que tome el mando. Use la cinta de opciones a fin de hacer lo necesario para crear una presentación.

Acerca de la sesión de prácticas

Si hace clic en Prácticas de PowerPoint se descargará en el equipo una presentación en blanco que se abrirá en PowerPoint,

y al lado en otra ventana aparecerán instrucciones para la práctica (ver la imagen). Nota PowerPoint 2007 debe estar

instalado en el equipo.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los

resultados de la prueba no se puntuarán.

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PowerPoint tiene un nuevo formato de archivo. Descubra cómo este nuevo formato afecta al uso compartido de

presentaciones.

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Uno de los grandes cambios en PowerPoint 2007 es su nuevo formato de archivo. ¿Qué supone esto para usted?

En primer lugar, el nuevo formato presenta varias ventajas, incluido un tamaño de archivo reducido y mayor seguridad de

información para las presentaciones.

No tendrá problemas al abrir y editar una antigua presentación en PowerPoint 2007. No obstante, el cambio del formato de

archivo afecta al uso compartido de presentaciones entre PowerPoint 2007 y las versiones anteriores.

Sepa cómo pueden abrir una presentación de PowerPoint 2007 las personas que no disponen de PowerPoint 2007 y trabajar

de la forma habitual.

¿Qué sucede con la conversión de antiguas presentaciones al nuevo formato? A continuación, aparecen los detalles

fundamentales.

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El formato constituye uno de los nuevos formatos XML abiertos de Office. Se basa en el lenguaje de programación XML

(Lenguaje de marcado extensible).

No es necesario que entienda el lenguaje XML, que se desarrolla en segundo plano. Sepa sólo que el nuevo formato

proporciona mejoras a PowerPoint. Éstas son sus principales ventajas:

Presentaciones más seguras Las presentaciones que contienen código no deseado, macros o controles son más fáciles

de identificar y bloquear.

Menor tamaño de archivo Las presentaciones se comprimen automáticamente.

Seguridad de información mejorada Es más fácil eliminar información empresarial confidencial.

Recuperación mejorada de archivos dañados Se puede abrir un archivo incluso aunque parte de él esté dañado.

Integración más fácil Se puede compartir el contenido de la presentación y abrirlo en otros programas.

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PowerPoint guardará automáticamente una nueva presentación en el nuevo formato. Puede ver en qué formato se va a

guardar un archivo examinando el cuadro de diálogo Guardar como. (Haga clic en el botón de Microsoft Office y, en el

menú, haga clic en Guardar como).

En el cuadro de diálogo Guardar como, examine el cuadro Guardar como tipo: el nuevo formato de archivo aparece ahí de

forma predeterminada. Se denomina Presentación de PowerPoint. (En versiones anteriores, se llamaba Presentación).

Nota Si tiene configurado Microsoft Windows para que muestre las extensiones de nombres de archivo (las letras del nombre

de archivo detrás del punto), verá igualmente la extensión del nombre de archivo para el tipo de archivo, de esta forma:

Presentación de PowerPoint (*.pptx). La "x" final indica que es un archivo de PowerPoint 2007.

El nombre de la presentación guardada en el nuevo formato, incluida la extensión de archivo, sería algo similar a Informe

anual.pptx.

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 En este mensaje se solicita que descargue un convertidor que le permita abrir un archivo de PowerPoint 2007 en versiones

anteriores de PowerPoint.

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Acaba de guardar una presentación en el nuevo formato. No obstante, su compañera, que necesita trabajar con él, utiliza una

versión anterior de PowerPoint. ¿Podrá abrir ella el archivo de PowerPoint 2007?

Sí. Supongamos que su compañera trabaja con PowerPoint 2000. Cuando hace clic en la presentación para abrirla, si su

instalación de Office 2000 incluye los últimos Service Packs y actualizaciones, se le preguntará si desea descargar un

convertidor que le permita abrir la presentación.

La presentación que ella ve puede no aparecer exactamente como la que usted ha creado si contiene características de

PowerPoint 2007 que su compañera no tiene. Pero podrá abrirla, editarla y guardarla en el formato de PowerPoint 2007.

NOTAS

• El nombre oficial del convertidor es Paquete de compatibilidad para formatos de archivo de 2007 Office Word, Excel y

PowerPoint de Microsoft Office, que Microsoft ofrece gratuitamente.

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• El Paquete de compatibilidad de 2007 Office system funciona sólo con el SP1 de Office 2003, el SP3 de Office XP y el SP3 de

Office 2000. Funciona sólo para los siguientes sistemas operativos: Windows Server 2003, SP1 de Windows XP y SP4 de

Windows 2000.

Para obtener más detalles, vea la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.

En el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad se indican las características que resultarán afectadas si guarda en un

formato antiguo. Haga clic en los vínculos de Ayuda para obtener definiciones de los mensajes Resumen.

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¿Qué pasa con todas las presentaciones creadas en versiones anteriores de PowerPoint que tiene?

No habrá problemas al abrir y editar una antigua presentación en PowerPoint 2007. Lo que necesita decidir es saber si va a

mantener la presentación en el formato original o la va a guardar en el nuevo formato.

PowerPoint 2007 le ayuda a tomar una decisión de la manera siguiente.

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COMPROBAR LA COMPATIBILIDAD

PowerPoint 2007 reconoce el antiguo formato de la presentación al abrirla. En segundo plano, toma nota de todo lo que agrega

al archivo, como un nuevo y brillante diagrama, que es posible que no funcione exactamente igual que en el antiguo formato.

A continuación, al hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad. El

comprobador detalla lo que sucede con los elementos de PowerPoint 2007 si guarda el archivo en su formato original,

Presentación de PowerPoint 97-2003 (.ppt). (La imagen muestra esto.)

Puede cancelar el comprobador y seleccionar el nuevo formato en el cuadro de diálogo Guardar como. También puede elegir

continuar y guardar en el antiguo formato. Veremos más detalles sobre esta elección en la sección siguiente.

Gráfico SmartArt en PowerPoint 2007: una capacidad de edición completa significa que puede seleccionar formas

individuales para modificarlas y utilizar todas las herramientas de SmartArt.

Gráfico SmartArt guardado en una versión anterior: sólo puede seleccionarlo en su totalidad y realizar acciones como

agregar un color de relleno o reajustarlo. También se pueden perder algunos de los efectos, como el resplandor o el biselado.

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Ha guardado en el antiguo formato por si alguien necesitaba trabajar en el archivo y no disponía de PowerPoint 2007 ni del

Paquete de compatibilidad para abrir los archivos de PowerPoint 2007.

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El Comprobador de compatibilidad, en el ejemplo anterior, indica que un nuevo gráfico se convierte en un objeto, como una

imagen, y no es por lo tanto modificable, si la presentación se guarda en el antiguo formato.

La persona que abra este archivo en PowerPoint 2003 verá el gráfico de PowerPoint 2007 con la mayor fidelidad visual posible.

No podrá editar formas individuales en el gráfico. Podrá agregar un color de relleno detrás del gráfico o aplicar otros comandos

de tipo imagen y ajustarlo. No obstante, no podrá trabajar en ninguna de sus partes para cambiar el diseño, el texto, el estilo de

la forma, etc.

"Ida y vuelta" Si la persona que trabaja en una versión anterior de PowerPoint no modifica fundamentalmente el gráfico,

éste conservará sus propiedades de PowerPoint 2007. De forma que cuando se abra de nuevo en PowerPoint 2007, será

totalmente modificable.

Si se han realizado algunos cambios en el gráfico en la versión anterior, como una decoloración de imagen, entonces se

convierte en un objeto y no será modificable cuando se vuelva a abrir en PowerPoint 2007.

Logotipo de WordArt creado en PowerPoint 2003.

El mismo logotipo abierto en PowerPoint 2007: aparece realzado.

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Es posible que experimente lo siguiente: abre una antigua presentación en PowerPoint 2007, no agrega funciones de

PowerPoint 2007 y, cuando intenta guardarla, aparece el Comprobador de compatibilidad. Le indica que no se podrá modificar

una función de PowerPoint 2007 si guarda en el antiguo formato.

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¿Cómo?

Esto sucede porque algunos tipos de formato y elementos se actualizan automáticamente mediante PowerPoint 2007 de forma

que parecen tan buenos como los pueda hacer PowerPoint.

Un ejemplo es WordArt. Si la antigua presentación tiene WordArt, éste se actualiza de modo que utiliza los últimos efectos,

nuevos en PowerPoint 2007. Lo mismo se aplica a los efectos 3D y las sombras.

Si guarda un archivo que se haya actualizado de esta forma en el antiguo formato, ya no será modificable como objeto WordArt

sino que se convertirá en una imagen. Al igual que el gráfico del ejemplo anterior, no obstante, si no se modifica WordArt en la

versión anterior de PowerPoint, se podrá editar totalmente cuando se vuelva a abrir el archivo en PowerPoint 2007.

Con la presentación abierta, haga clic en Convertir para guardarla en el nuevo formato de archivo.

Aparece un mensaje en el que se indica lo que va a hacer el comando Convertir. Haga clic en Aceptar para ejecutar el

comando.

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Un modo de guardar una antigua presentación en el nuevo formato es aplicar el comando Convertir en PowerPoint 2007. El

efecto es que PowerPoint hace una sustitución "in situ" del antiguo archivo de presentación, convirtiéndolo al nuevo formato. El

archivo ya no existirá en el antiguo formato.

Para usar el comando, abra la presentación, haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Convertir.

MÁS TIPOS DE ARCHIVOS

Con PowerPoint 2007, hay tipos de archivos adicionales que puede elegir para guardar una presentación. Por ejemplo, hay un

nuevo tipo disponible para una presentación que contenga macros. Vea la Tarjeta de referencia rápida para obtener más

detalles.

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los

resultados de la prueba no se puntuarán.

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