Administrando Información con Microsoft Excel

Operaciones de Bases de Datos con

Microsoft Excel
Cuando se cuenta con una herramienta con Microsoft Excel se pueden realizar tareas esenciales
para el manejo de datos:

Validación de datos: Permite garantizar que la información que se ingresa a un sistema de datos
sea lo mas exacto posible. Validar datos puede determinar:

• Tipos de datos a ingresar

• Mensajes de error a mostrar
• Nivel de error que desea controlar

Generando Subtotales: Con esta herramienta se pueden calcular subtotales de un sistema de datos
que ha sido bien definido. Los subtotales de un sistema de datos pueden calcular operaciones tales
como: sumatorias, promedios, conteos entre otras

Agrupar datos con Microsoft Excel: La opción permite que el usuario pueda agrupar una lista de
datos, definiendo un campo de agrupación y una operación a realizar. Se pueden determinar niveles
de agrupación

Ordenamiento de Datos: Esta opción permite que se puedan generar ordenamientos de una lista
en particular. Se pueden definir diferentes niveles de ordenamiento, orientación según el tipo de
dato.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Filtrando datos de una base de datos: Filtrar datos es una de las opciones mas comunes de los
usuarios de Microsoft Excel, permite localizar información dentro de la lista de datos de acuerdo a
las condiciones y criterios deseados.

Consolidación de datos: La opción permite unir dos o mas tablas de Microsoft Excel, los usuarios
normalmente organizan datos en diferentes hojas y diferentes celdas de una hoja electrónica. Para
generar informes se requiere consolidar los datos en un solo rango.

Para desarrollar estas operaciones, los usuarios de Microsoft Excel, solo deben conocer y mantener
datos en forma ordenada y acorde a los conceptos de una tabla. Lo anterior significa que los datos
deben estar establecidos en forma de filas y columnas. Las filas se denominan registros, las
columnas se definen con el termino de campos. Una tabla es el conjunto de datos organizados en
forma de registros y campos.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Validando datos con Microsoft Excel

El proceso de validación de datos es una opción que permite Microsoft Excel verificar la calidad de
los datos que usan en un sistema de datos. Cuando se desea validar datos se debn especificar tres
aspectos:

• Configuración de los campos de validación

• Configurar los mensajes de alertas
• Definir el nivel de Validación

Para realizar un proceso de validación de datos con Microsoft Excel basta con ubicarse en la celda
donde se desea realizar el proceso y en el menú de datos seleccionar el botón de validación.

El usuario recibe una caja de dialogo donde se pueden especificar la configuración de la validación,
los mensajes de notificación y los niveles de acceso.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

La caja de dialogo presenta 3 fichas Configuración, Mensaje de entrada y Mensaje de error.

1. Configurando campos en un proceso de validación de Microsoft Excel

Para configurar un campo de validación el usuario de Microsoft Excel debe tener en cuenta: El tipo
de información que se desea validar, Los datos que se requieren ingresar y otras configuraciones

Por defecto se permite cualquier valor que ingrese a la celda. Pero se puede configurar con las
siguientes acciones:

• Numero entero: Solo números enteros

• Decimal: Solo números decimales
• Lista: Lista de opciones de un rango de la hoja o separados por coma
• Fecha: Solo un rango de fechas
• Hora: Solo un rango de horas
• Longitud de texto: Que cumpla con un ancho de texto
• Personalizada: Que cumpla con una formula en particular

2. Especificando mensajes de notificación de entrada a un sistema de validación de datos

Aquí el usuario debe definir dos aspectos, el titulo del mensaje que desea que aparezca en la entrada
de un sistema y el mensaje de entrada a mostrar.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Este mensaje aparecerá como si fuera una etiqueta en la celda que se configuro.

3. Definiendo el nivel de validación de un sistema de datos

Con esta opción el usuario puede definir el nivel de error y el mensaje a mostrar si se produce una
falla en la entrada de los datos.

Existen tres niveles de estilos de error:

• Alto: No permite el ingreso del dato si este no cumple con las reglas de validación
• Advertencia: Permite que el usuario determine si el dato ingresa o no mostrando un
mensaje de falla en la validación
• Información: Deja ingresar el dato, informa al usuario el resultado de la validación si hay
error.

Cuando se configura el nivel de validación se aplica íconos para mostrar en el momento que se
produce la falla en el ingreso de los datos. También se puede especificar el título que aparecerá en
la celda y el mensaje de error que deberá presentar.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Subtotales con Microsoft Excel

Para desarrollar subtotales con Microsoft Excel, se requiere entender los conceptos de tablas o listas
de datos. En este proceso es indispensable establecer:

El campo por el cual se debe subtotalizar, este campo debe ser utilizado para generar el
ordenamiento de la lista, es muy importante que la lista este ordenado por el campo. Otro
parámetro que se debe configurar en el proceso de subtotales es la función de operación que se
desea utilizar para generar los subtotales tales como: promedio, suma, conteo entre otras.

El usuario debe especificar el campo donde se debe aplicar la operación seleccionada. En la caja de
dialogo se pueden quitar los subtotales si así se requiere:

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Agrupando datos con Microsoft Excel

Agrupar permite genera una serie de esquemas que permita a los usuarios revisar datos cuando
estos son muy largos o muy anchos. Para agrupar debe seleccionar desde el menú de datos la
sección de esquema.

Se pueden realizar dos operaciones en el proceso: Agrupar las filas o las columnas y desagrupar las
filas o las columnas. La opción genera un esquema a mano izquierda de la pantalla de la hoja
electrónica, el cual permite que se pueda simplificar la presentación de los datos.

Ordenando datos con Microsoft Excel

Para ordenar datos los usuarios deben definir el rango en forma de tabla para un eficiente proceso.
El usuario debe usar desde el menú de Datos la opción de ordenar. Microsoft Excel deberá presentar
una caja de dialogo donde se podrán configurar los siguientes aspectos:

Los niveles de ordenamientos: son los campos por el cual se ordenará la tabla. Si existen mas de un
nivel, el primer nivel será el campo de mayor prioridad, si existen datos repetidos por este nivel
Microsoft Excel usará el siguiente nivel y así sucesivamente.

En la caja de dialogo el usuario podrá cambiar el nivel de importancia o jerarquía de los niveles,
podrá agregar o eliminar niveles. El usuario también podrá determinar si la lista que se esta
trabajando en el ordenamiento tiene encabezados, estos datos no participaran en el ordenamiento.

Se puede configurar las reglas de ordenamientos ejemplo: si se desea ordenar en forma vertical o
en forma horizontal, también se puede definir si se distingue mayúsculas y minúsculas.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Cada nivel, por otra parte, debe configurar algunas características, Primero el campo de
ordenamiento, segundo la acción de ordenamiento: el valor de la celda, el color de la celda, el color
de la fuente o el icono de la celda. También podrá definir si se desea ordenar en forma ascendente
o descendente.

Filtrando datos con Microsoft Excel

Existen dos formas para filtrar datos con Microsoft Excel, en forma automática y en forma Avanzada.
En forma automática Microsoft Excel coloca los indicadores de filtros en el encabezado de cada
titulo de campo. Las opciones de filtros se encuentran en el menú de Datos de la cinta de opciones
de Microsoft Excel

Los filtros avanzados, es la segunda opción que los usuarios disponen. Los usuarios pueden
determinar tres aspectos para los filtros avanzados

• Criterios: Un rango donde se especifica las condiciones de consulta que se desea realizar
• Lista: Rango de los datos que se desea analizar o revisar
• Salida: Rango de campos a mostrar en un reporte

Los filtros automáticos es una forma simple y rápida de establecer consultas sencillas sobre una lista
de datos. Recuerda que la lista de datos es un conjunto de información organizado en filas y
columnas. Las filas se conocen como registros y las columnas como campos. Los filtros automáticos

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

permiten la generación de consultas, basta con seleccionar o ubicarse en una celda de la lista y
desde el menú de datos activar la opción filtro. En los nombres de las columnas (campos) aparecerán
unos símbolos como flechas con los cuales podremos especificar las consultas.

En esta sección se pude especificar varias opciones:

Primero podríamos filtrar por valores determinados, se selecciona los valores que se requiere
consultar como una fecha, un mes un año un valor un texto. Se podría se seleccionar varias opciones
al mismo tiempo.

Si seleccionas la lista en forma completa podrás hacer operaciones de ordenamientos, existen dos
tipos de ordenamientos desde el menor al mayor o desde el mayor al menor. También se puedan
hacer ordenamientos por color en la lista y el campo seleccionado.

También podrás consultar un dato exacto, se pueden usar operadores de relación para determinar
el alcance de la consulta, estos operadores son de gran ayuda cuando necesitamos ubicar rangos
tales como: valor >= 100000, valores entre 100000 y 200000, Ciudades = “Bogotá” entre otras
consultas

Los filtros son de gran ayuda cuando se desea consultar por diferentes parámetros. Es muy
importante entender que la lista se puede ver afectado por dichos filtros. Si se eliminan filas las
elimina de la lista de origen, si copia los datos afecta la lista de datos.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

Creando reportes de operación con

Microsoft Excel
Un sistema de datos puede generar dos tipos de reportes, los reportes de gestión y los reportes de
operación. Los reportes de gestión son útiles para la implementación de cuadros consolidados, estos
pueden facilitar la toma de decisiones y ayudan a comprender lo sucedido en un proceso de
negocios. Por otra parte, un reporte de operación permite a los usuarios revisar y controlar el
movimiento de registros de un proceso.

Un reporte de operación puede ser desarrollado con Microsoft Excel, tan solo se requiere de tres
elementos:

La lista de datos que se desea analizar que se conoce como tabla o base de datos, la cual debe estar
organizado en filas y columnas. Cada columna debe tener un nombre reconocido y de fácil
entendimiento.

Un rango de criterios consiste en las condiciones que se desean evaluar, normalmente son conjuntos
de celdas donde se determinan las condiciones a evaluar. Pueden existir evaluaciones de relación
Valor = 100000 o combinadas lógicas como Valor >100000 Y valor <=30000.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

El rango de salida corresponde al conjunto de celdas con los títulos que se desean mostrar en el
reporte, los nombres de los campos deben ser idénticos, por eso la recomendación es copiarlos
directamente de la lista de datos.

La operación para generar el reporte es:

1. Menú de Datos
2. Seleccione la opción Filtros Avanzados
3. En la caja de dialogo especifique el rango que contiene la lista de datos
4. Defina el rango de los criterios en la hoja electrónica
5. Defina el rango de salida

Especifique dos cosas importantes: que se requiere copiar los registros en otro lugar y si se
requiere obtener registros únicos.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME

 Administrando Información con Microsoft Excel

El proceso de filtros avanzados puede ser muy tedioso, por lo tanto se recomienda generar
macros que automaticen este proceso.

ClubGold Colombia SAS Versión 2019.6.1 AIME