APLICACIONES COMPUTACIONALES

Unidad 3 - Filtros y tablas dinámicas

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Indice
Bases de datos 3

Filtros 3
Autofiltro 3
Filtrar números 5
Filtrar texto 6
Filtrar fechas 7
Filtro avanzado 8

Tablas dinámicas 9

Bibliografía 13

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 2

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Bases de datos
Aunque existen aplicaciones computacionales que permiten gestionar las bases de datos como
MS Access, DBase, SQL Server, MySQL, entre otras, EXCEL puede cumplir la función de registro y
administración de bases de datos sencillas (donde no se establecen operaciones que requieran un
servidor o un gran cúmulo de operaciones). Básicamente, una base de datos es un conjunto consi-
derable de registros relacionados entre sí.

Un registro es un bloque de información que se puede consi-

derar mínima para que, al buscar, la respuesta tenga sentido.
Piensa en las tablas que Pedro ha tenido que llevar, el registro
sería la información completa de cuando un auto fue atendido
para hacerle un servicio de cambio de aceite. Este bloque de in-
formación está compuesto por campos, por ejemplo, la cantidad
de litros que le fueron cambiados al auto. El encabezado de un
campo es el título del criterio con el cual puede ser filtrada la
información cuando se buscan registros específicos. Usualmen-
te, se emplea un número de registro para identificar un conjunto
de datos, esto hace que las búsquedas puedan arrojar resultados
rápidamente.

Filtros
Los filtros en Excel permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.
Generalmente cuando se necesita, dentro de una tabla completa o un rango de celdas con infor-
mación, ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones, empleamos el concepto
de criterio.

Un criterio no es otra cosa que el tipo de dato o información que se busca. Los criterios se clasifi-
can en alfanuméricos, que son registros o datos donde se incluyen números y letras; numéricos,
que son registros o datos que hacen referencia únicamente a números o cifras; y las fechas. Estos
criterios permiten filtrar los datos. En una hoja de cálculo existen dos formas de filtrar:

Autofiltro

El autofiltro es una herramienta sencilla que toma el título de la columna como base para filtrar,
quiere decir, los datos se agrupan por columna. Los autofiltros NO funcionan con celdas combi-
nadas, puesto que una celda combinada con otra se constituye en una unidad sobre la que no se
pueden agrupar datos por columna.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 3

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Para crear un autofiltro en una hoja de cálculo:

Figura 1. Tabla de datos con autofiltro.

1. Selecciona el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo
Ordenar y filtrar.

2. Al pulsar el botón Filtro, la fila que contiene los títulos de columna pasará a ser la celda
de selección y encabezado, donde se mostrará un triángulo invertido, a un lado, donde
podemos seleccionar los datos que se deben mostrar.

3. Al seleccionar un dato incluido en la columna, la tabla solo mostrará el criterio selec-

cionado.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 4

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Si se quiere filtrar más datos de la tabla resultante, solo debemos repetir el procedimiento en la
columna sobre la que queremos establecer el filtro. Por ejemplo, si quisiéramos ver solo los autos
Volkswagen Gol que fueron vendidos con accesorios, vamos a la columna accesorios y selecciona-
mos solo la opción Sí.

Para desactivar un filtro, solo tenemos que seleccionar la opción “Seleccionar todo” o, al lado de
Filtro, la opción “Borrar”.

Filtrar números

Cuando una hoja de cálculo detecta que una columna contiene valores numéricos, permite utilizar
filtros específicos para dicho tipo de dato. Por ejemplo, podemos filtrar aquellos valores de venta
mayores que $11.000, de la siguiente forma:

4
1

1. Clic en la celda con el autofiltro (Venta auto básico).

2. Dentro del menú que aparece, ve a la opción “Filtros de número”.
3. Luego escoge la opción “Mayor que”.
4. Aparecerá una ventana emergente, en la que puedes escribir el valor $11.000. Solo se
mostrarán aquellas ventas superiores a ese valor.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 5

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Filtrar texto

Por ejemplo, podemos filtrar, rápidamente, aquellos datos en que el vendedor haya sido Laura
Albarracín o Rita Norman, de la siguiente forma:

1. Clic en la celda con el autofiltro (Vendedor).

2. Dentro del menú que aparece, ve a la opción “Filtros de texto”.

3. Luego escoge la opción “Comienza por”.

4. Aparecerá una ventana emergente, en la que puedes seleccionar más de una condición
que se debe cumplir en todos (Y) o en un solo caso (O). Allí, escribe solo los apellidos, con
eso será suficiente para que la tabla se filtre, mostrando únicamente los registros de esas
dos vendedoras.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 6

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Filtrar fechas

Este tipo de dato ofrece varias opciones de filtrado. Por ejemplo, si queremos ver solo los registros
que de ventas hechas entre al 31 de octubre de 2020 y el 3 de noviembre del mismo año, debemos
seguir estos pasos:

1. Clic en la celda con el autofiltro (Fecha de venta).

2. Dentro del menú que aparece, ve a la opción “Filtros de fecha”.
3. Luego escoge la opción “Entre”.
4. Aparecerá una ventana emergente, en la que puedes seleccionar más de una condición
que se debe cumplir en todos (Y) o en un solo caso (O). Allí, ingresa la fecha 31-10-2020
teniendo en cuenta el criterio “es posterior o igual a”, quiere decir, filtrará los registros
mostrando solo aquellos en que la venta se hizo el 31 de octubre o después de esa fecha;
sin embargo, necesitamos que nos muestre solo has el 3 de noviembre, por lo que usamos
la condición Y, asegurándonos de escoger el criterio “es anterior o igual a”.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 7

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Filtro avanzado

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios
que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado. Solo se
puede generar dentro de la misma hoja donde se encuentran los datos base. El resultado puede
aparecer sobre los datos base o en un conjunto de celdas aparte, dentro de la misma hoja.

Si quisiéramos filtrar los datos para que solo muestren los autos con accesorios que vendió Laura
Albarracín al cliente Clark Kent, debemos seguir estos pasos:

2
4

1. Crea una tabla donde se alojen los criterios con los que vas a filtrar la base de datos.
Esto permite que, si quieres cambiar los criterios, solo debas ingresar unos nuevos sin
cambiar el rango de criterios (Referencia absoluta).
2. Selecciona una celda dentro de la base de datos. Solo así puede saber qué datos filtrar.
3. En la cinta de opciones, ubica DATOS > Ordenar y filtrar > Avanzadas. Al pinchar se abrirá
una ventana emergente.
4. Automáticamente, la ventana tomará la base de datos como el “Rango de la lista” (los
1.000 registros con el encabezado). Define el rango de criterios seleccionando la tabla don-
de están alojados ($K$1:$M$2). Al darle Aceptar, los datos se van a filtrar mostrando solo
aquellas ventas hechas por Laura al cliente Clark Kent, que incluyen accesorios. Prueba
cambiando los criterios y haciendo el procedimiento, nuevamente, sin cambiar nada más.
Obtendrás la tabla filtrada. Si quieres guardar el resultado de un filtro avanzado, debes
seleccionar “Copiar a otro lugar” y establecer la celda donde comenzará a copiar la nueva
tabla filtrada.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 8

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Tablas dinámicas
Es una herramienta de las hojas de cálculo con la que puedes seleccionar distintos campos de una
base de datos, estableciendo relaciones entre sí por medio de los registros y de las operaciones
(aritméticas, y estadísticas) más usuales que se pueden realizar. La intención de utilizar tablas diná-
micas es generar informes rápidos a partir de los datos, minimizando el uso de fórmulas.

Para entender la creación, configuración y funcionamiento de las tablas dinámicas, vamos a utilizar
la misma base de datos donde Pedro ha almacenado los registros de los vendedores. Para crear
una tabla dinámica:

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 9

APLICACIONES COMPUTACIONALES

1. Selecciona una celda de la tabla de datos, esto permitirá que el programa establezca el
rango automáticamente.
2. En la solapa INSERTAR de la cinta de opciones, selecciona “Tabla dinámica”.
3. Confirma que la tabla dinámica se va a generar a partir de la tabla de datos completa
(los 1000 registros).
4. Escoge que la tabla dinámica se genere en una “hoja de cálculo existente”, pincha en
recuadro “Ubicación” y selecciona la hoja y celda en la que quieres que se aloje (Total
Ventas!$B$2).

Una vez hayas hecho este procedimiento se va a mostrar lo siguiente:

3 2

1. En la cinta de opciones se agregará el menú “HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA”,

donde puedes configurar, modificar y personalizar cada parte de la tabla dinámica.
2. Automáticamente, aparecerá una ventana empotrable que te permite escoger 4 áreas
de la Tabla Dinámica: FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES. No te asustes, es muy fácil
configurar la tabla dinámica para que muestre lo que tú quieres contrastar.
3. La tabla aparecerá a partir de la celda B2, como lo señalamos en el paso 4 del procedi-
miento anterior.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 10

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Pedro necesita saber cuánto fue la venta neta y cuánto fue la venta con accesorios, por vendedor y
en total. Quiere decir, necesita sacar las cuentas de cuánto se ha vendido, y qué vendedor ha ven-
dido más, todo en una misma tabla. Por eso, lo único que tendrías que hacer para ayudar a Pedro
es seleccionar qué campos de la Tabla de datos irán en las áreas de la Tabla dinámica. Para eso:

1. Selecciona “Vendedor” en el listado de campos que muestra el cuadro “Campos de tabla

dinámica”. Automáticamente pasará a formar parte del área FILAS. Quiere decir, los nom-
bres de los vendedores se mostrarán en la columna B, organizados de arriba hacia abajo.
2. Selecciona “Venta auto básico” en el listado de campos que muestra el cuadro “Campos
de tabla dinámica”. Automáticamente pasará a formar parte del área COLUMNAS. Quiere
decir, que los datos de esa venta se organizarán de arriba hacia abajo de acuerdo al vende-
dor que corresponda. Si observas, inmediatamente se generará la sumatoria de las ventas
por vendedor y de la venta total por los 4 vendedores. ¿Así de fácil? Sí! Una tabla dinámica
te ayuda a hacer sumatorias instantáneas sin utilizar fórmulas o funciones.
3. Selecciona “Total Venta” en el listado de campos que muestra el cuadro “Campos de
tabla dinámica”. Hará lo mismo que en el numeral anterior, agregando una nueva columna
con sumatoria por defecto.

2
3

En esta tabla podemos ver, rápidamente, que Erick Fernández es el Vendedor con mejor record y la
cantidad total que están aportando los accesorios.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 11

APLICACIONES COMPUTACIONALES

Contamos, además de la sumatoria, con otras operaciones. Por ejemplo, Pedro necesita saber
cuánto está vendiendo, en promedio, cada vendedor. Por lo que podemos usar la misma Tabla
dinámica para averiguarlo:

1. Selecciona el encabezado “Suma de Venta auto básico” y haz clic con el botón derecho
del mouse.
2. En el menú contextual que aparece, selecciona la opción “Configuración de campo de
valor”.
3. En la lista, selecciona “Promedio”. Al pinchar Aceptar, tendrás promediadas las ventas de
autos, sin accesorios, por vendedor.

3
1

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 12

APLICACIONES COMPUTACIONALES

El resultado final, aplicando formato a las celdas y a la tabla:

Bibliografía
Bott, E. (2007). La biblia de Office 2007. Anaya Multimedia.

Caballero, P. (2013). Aplicaciones ofimáticas. McMillan Iberia, S.A. México.

Hart-Davis, G. (2010). Paso a paso: Microsoft® Office Excel® 2007. McGraw-Hill Professional Publis-
hing.

Vértice. (2008). Casos prácticos de Excel aplicados a la gestión empresarial. Editorial Vértice.

Unidad 3: Filtros y tablas dinámicas 13