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En la medida que las empresas crecen, estas van estableciendo normas y pautas acerca de
cómo se debe de llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos de decisiones
que llevan a cabo los empleados: no rutinarias y rutinarias.
Decisiones rutinarias: son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objeto de
que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.
Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los
empleados. Los procedimientos se estandarizan por varias razones: consistencia en la
actuación ante situaciones similares, reglamentación de la actuación de los empleados,
seguridad de la eficiencia de los procesos.
Memorándums: son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una
pauta, norma o decisión de algún funcionario.
Instructivos: son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se
debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico.
Circulares: son instrumentos para comunicar a un gran número de personas,
situaciones o guías de acción específica.
Manuales: Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los
procedimientos bajo el esquema de libro actualizable. Son por excelencia los
documentos organizativos y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables.
Narrativos: descripción de tallada y descriptiva de un procedimiento y todos los
pasos que lo componen.
Cada una de las técnicas de documentación posee sus ventajas y desventajas, por lo que ello
deberá ser tomado en cuenta al tomar unas decisiones respecto a cual usar.
Una vez descritos los procedimientos, estos deben graficarse a fin de que sean utilizados
como herramientas de apoyo para los empleados y la gerencia. Para graficar los
procedimientos, se disponen de los flujogramas que pueden ser: secuenciales, columnares y
analíticos.