FO-GCA-03

INFORME SEMANA 4
VERSION 1
04/11/2018 Página 1 de 14

INFORME AA4
INFORMACIÓN DOCUMENTADA – ISO 9001:2015
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

JORGE ENRIQUE AYALA HERNANDEZ

INGENIERO AGROINDUSTRIAL – UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Redacte un microtexto en el cual exponga la importancia de cada uno de los

elementos que conforman la mejora de la información documentada. Asegúrese de
utilizar las palabras clave:

• Evaluación de la documentación
• Corrección
• Control de cambios
• Versión
• Fecha de emisión
• Divulgación
• Distribución

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto

ELABORO: REVISO: APROBO:

Director de Calidad Director de Calidad Director General
 FO-GCA-03
INFORME SEMANA 4
VERSION 1
04/11/2018 Página 2 de 14

Hoy en día, estar certificados bajo la norma ISO 9001 en su versión 2015 brinda a
las empresas una gran ventaja competitiva frente a la competencia, esto en relación
a que se certifica la calidad de los procesos, la trazabilidad de los productos y el
bienestar de los empleados. Para cumplir de forma adecuada lo establecido por la
norma, se debe tener una documentación actualizada, pera ello, se requiere una
evaluación de la documentación de forma continua, implementando esta acción
como forma cotidiana aplicada a la mejora continua de la organización.

Pero no solo basta con actualizar los diferentes documentos que componen el
sistema de gestión, sino que los cambios realizados allí deben ser controlados e
informados a todo el personal, cabe destacar que, para poder realizar dichos
cambios, se debe contar con la autorización de la alta dirección, quienes son los
encargados de dar el aval de cada cambio realizado. Es decir, luego de realizado el
cambio, de ser aprobado el documento por la autoridad competente, se realiza un
proceso de divulgación y en muchos casos de inducción al personal de los cambios
realizados en el formato modificado.

Entre mas maduro sea el sistema de gestión, mas documentos internos posee, es
decir que mas complejo se hace el control de los mismos, por esta misma razón, las
empresas mas experimentas en la aplicación de la norma, realizan un proceso
denominado control de documentos, el cual en muchos casos ingresa al sistema de
gestión como listado maestro, donde se puede apreciar los diferentes documentos
que componen el sistema de gestión, la fecha de creación, fecha de su ultima
modificación (Fecha de emisión) y la versión en la cual se encuesta este, así mismo
se establece el mecanismo para su distribución, siendo digital o física.

Desde mi experiencia, mantener actualizada la información documentada es

fundamental para una buena aplicación del sistema de gestión, buscando que esta
sea acorde con los procesos establecidos en la empresa y sobre todo, que sea útil
para estos mismos, muchas veces, aunque se realicen los diferentes cambios, estos
son luego revisados y corregidos por los propios encargados de la utilización de los
diferentes formatos, esto a mi modo de ver es muy útil, porque garantiza por un lado
que el personal este interactuando y ayudando a fortalecer el sistema y por otro,
ayuda a que estos formatos sean adaptados a las diferentes necesidades de los
procesos, por consiguiente, cada corrección lleva a una modificación y posterior
emisión de una nueva versión; Se aconseja que esta corrección se haga de forma
general, escuchando al encargado de cada proceso y buscando adaptar la
información documentada al desarrollo de su actividad.

ELABORO: REVISO: APROBO:

Director de Calidad Director de Calidad Director General