Ebook

Gerência de Projetos

01
Sumário
UNIDADE 4 - Gestão de comunicação e riscos

Planejamento das Comunicações.............................................................................................................07

Gerenciamento das Comunicações e boas Práticas na Condução de Reuniões............................................12

Identificação e Planejamento de Riscos.....................................................................................................16

Planos de Respostas e Monitoramento de Riscos........................................................................................21

Síntese....................................................................................................................................................26

Referências Bibliográficas.........................................................................................................................27
Unidade 4 Apresentação

Você tem conhecimento sobre as melhores práticas de gerenciamento de comunicações em

projetos? Sabe montar um plano de comunicações? Entende a importância de reuniões bem
conduzidas?

Os diferentes níveis e tipos de comunicação podem gerar ruídos. Comunicação malsucedida

tem grandes chances de trazer ameaças ao projeto. Ameaças e oportunidades são,
respectivamente, riscos negativos e positivos que têm o potencial de impactar o projeto. Você
conhece o processo de identificação e planejamento dos riscos? Compreende os tipos de
controle e de respostas aos riscos?

A partir dessas perguntas, temos uma ideia do que será tratado nesta unidade. Ela você
compreenderá os conceitos de gestão de comunicação e de riscos em um projeto.

Bons estudos!

05
Capítulo 4 Gestão de
comunicação e riscos
Planejamento das Comunicações
A importância das habilidades de comunicação, de suas formas e métodos e de como aplicá-
los está bem clara para um ambiente de projetos, mas você saberia realizar essas ações?
Poderia identificar as dimensões e barreiras à comunicação? É possível que você conceitue
um plano de gerenciamento de comunicações e saiba identificar as ferramentas e técnicas
necessárias para que esse plano seja elaborado?

Se não estão bem definidos para você os passos necessários para a gestão das comunicações
de um projeto, então, esta é a oportunidade para que compreenda tais temas. No estudo
deste tópico, o objetivo é que você alcance o seguinte objetivo de aprendizagem: conhecer as
técnicas mais efetivas para elaboração de um plano de comunicação do projeto.

Quando tratamos sobre estilos de gestão de equipes, negociação e resolução de conflitos, foi
possível visualizar e entender a importância das habilidades interpessoais para o gerente de
projetos. O que se pode perceber em quase todas é que o gerente de projetos deve se esforçar
por dominar habilidades de comunicação.

Vejamos as formas em que pode ocorrer a comunicação e as principais barreiras para que esta
ocorra.

Dimensões da Comunicação

O PMBOK (2012) cita algumas potenciais dimensões em que a comunicação pode ocorrer,
veja-as a seguir:

• interna (dentro do projeto) e externa (clientes, fornecedores, outros projetos, o

público, outras organizações);

• formal (relatórios, minutas, instruções) e informal (e-mails, memorandos, discussões);

• vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas);

• oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações

confidenciais);

• escrita e oral;

• verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal).

Barreiras à Comunicação: como fatores que podem dificultar ou até impedir uma
comunicação eficiente, podemos citar:

• falta de canais de comunicação adequados;

• distância física entre emissor e receptor;

07
 Ebook - Gestão de Projetos

• uso inadequado de linguagem técnica;

• fatores ambientais (ruídos, cheiros, clima, entre outros);

• atitudes (preconceito, hostilidade, indiferença, etc.);

• informação excessiva;

• diferenças culturais.

Habilidades de Comunicação: pesquisas recentes do PMI afirmam que o gerente de projetos

utiliza 90% ou mais do seu tempo se comunicando, podemos salientar dentro disso também a
comunicação não verbal. Ademais, os empregadores apontam que mais de 70% dos problemas
em projetos surgem dos problemas de comunicação.

Sabendo que o gerente de projetos tem por obrigação garantir uma boa comunicação durante
o projeto, as seguintes habilidades tornam-se extremamente importantes:

• escutar ativamente e de modo eficaz;

• perguntar, buscando discutir ideias e situações para assegurar um entendimento

melhor;

• educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz;

• levantar dados para identificar ou confirmar as informações;

• definir e administrar as expectativas;

• persuadir um indivíduo, equipe ou organização a executar determinada ação;

• motivar para encorajar ou reassegurar;

• orientar para melhorar o desempenho e alcançar os resultados desejados;

• negociar visando acordos mutuamente aceitáveis entre as partes;

• resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto

Além de o gerente de projetos precisar aplicar conceitos de comunicação eficazes nas

conversas, reuniões e negociações diárias, ele vai aumentar as chances de o projeto ser bem-
sucedido se souber utilizar mecanismos que orientem e garantam uma comunicação sem ruídos
nos projetos.

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para que as

informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas,
recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e dispostas de maneira oportuna e
apropriada.

Os processos de gerenciamento das comunicações de um projeto descritos pelo PMBOK

(2012) são:

08 Laureate- International Universities

 • planejar o gerenciamento das comunicações;

• gerenciar as comunicações;

• controlar as comunicações.

A seguir, você vai entender um pouco mais sobre o processo de planejar o gerenciamento das
comunicações.

Planejando o Gerenciamento das Comunicações

O objetivo do processo de planejar o gerenciamento das comunicações é basear-se nas

necessidades de informação, nos requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais
disponíveis para desenvolver um plano de comunicação do projeto. Os principais benefícios
desse processo, de acordo com o PMBOK (2012), são a identificação e a documentação da
abordagem mais eficaz e eficiente com todas as partes interessadas no projeto.

NÓS QUEREMOS SABER!

Quais as consequências da falta de planejamento comunicacional em um projeto?
O planejamento inexistente ou errado das comunicações de um projeto pode causar
problemas como atraso na entrega de mensagens, comunicação direcionada ao
público incorreto, comunicação insuficiente aos stakeholders e a má interpretação das
mensagens comunicadas.

Geralmente, o plano das comunicações é feito no início do projeto, como durante a

elaboração do plano de gerenciamento do projeto. Dessa forma, os recursos adequados de
tempo e orçamento podem ser corretamente alocados às atividades de comunicação. Na
comunicação eficaz, as informações são fornecidas no formato correto, na hora certa, ao
público certo e com o impacto necessário. Comunicação eficiente significa fornecer somente as
informações que são necessárias.

As necessidades de informação e métodos de distribuição podem variar muito, sem contar

a necessidade de se considerar os métodos de armazenamento, recuperação, disposição
e documentação final das informações do projeto. Os pontos que podem precisar ser
considerados são:

• quem necessita das informações e quem está autorizado a acessá-las;

• quando as informações serão necessárias;

• onde as informações devem ser armazenadas;

• em que formato as informações devem ser armazenadas;

• como as informações podem ser recuperadas;

• se barreiras linguísticas, fuso horário e a diversidade cultural devem ser levados em

consideração.

Os resultados desse processo deverão ser analisados periodicamente durante o projeto e

revisados conforme necessário para garantir sua aplicabilidade continuada do início ao fim do
projeto.

09
 Ebook - Gestão de Projetos

Técnicas para Elaboração do Plano de Comunicação do Projeto

Existem diferentes ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas para elaborar um plano
de comunicação para o projeto. No PMBOK (2012), no tópico sobre conjunto de melhores
práticas de gerenciamento de projetos, são apontadas as seguintes:

Análise de Requisitos das Comunicações: aqui são determinadas as necessidades de

informações das partes interessadas do projeto. Os requisitos são definidos pela combinação
do tipo e do formato das informações necessárias com uma análise do valor dessas
informações.

O gerente de projetos deve considerar também o número de canais de comunicação em

potencial como um indicador de complexidade de comunicações do projeto. A totalidade
de canais de comunicação possíveis é n(n-1)/2, onde n representa o número de partes
interessadas. Por exemplo, um projeto que apresenta 20 partes interessadas tem 20(20-1)/2 =
190 potenciais canais de comunicação!

Variadas fontes de informações podem ser usadas para identificar e definir os requisitos das
comunicações do projeto, entre elas:

• organogramas;

• organização do projeto e relações de responsabilidade das partes interessadas;

• disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas;

• logística das quantidades de pessoas e locais envolvidos no projeto;

• necessidades de informações internas e externas;

• informações das partes interessadas e seus requisitos contidos no registro das partes
interessadas.

Tecnologia de Comunicações: a comunicação entre os membros da equipe do projeto e

da equipe com outros envolvidos pode ter a aplicação de diferentes tipos de tecnologia,
contemplando desde conversas rápidas a reuniões longas, ou ainda simples documentos
escritos até materiais mais extensos que podem ser acessados on-line.

Os fatores que podem afetar a escolha da tecnologia de comunicação em um projeto podem

ser:

• urgência da necessidade de informações;

• disponibilidade de tecnologia: a tecnologia deve ser compatível, estar disponível e ser

acessada por todas as partes envolvidas durante o ciclo de vida do projeto;

• facilidade de uso: escolher tecnologia de comunicação adequada e promover

treinamentos apropriados aos seus usuários;

• ambiente do projeto: avaliar se a equipe se reunirá presencialmente ou virtualmente,

se será influenciada por diferentes fusos horários ou impactada por outros fatores
como idiomas e diferenças culturais;

• sensibilidade e confidencialidade das informações: adotar ou não medidas adicionais

de segurança das informações, considerando a maneira mais apropriada de
comunicar as informações.

10 Laureate- International Universities

Modelos de Comunicações: o modelo básico de comunicação consiste em duas partes
definidas: o emissor e o receptor. Mídia é o meio tecnológico e inclui o modo de comunicação,
já o ruído é definido por qualquer interferência ou barreiras que possam dificultar a
transmissão da mensagem. Os passos desse modelo básico são:

• codificação: conversão, pelo emissor, de ideias ou pensamentos em linguagem;

• transmissão da mensagem: envio das informações pelo canal de comunicação

(mídia). Tal transmissão pode ser comprometida pelo ruído;

• decodificação: reconversão, pelo receptor, da mensagem recebida em ideias ou

pensamentos significativos;

• confirmação: após receber a mensagem, o receptor pode confirmar ao emissor que a

recebeu;

• feedback/resposta: após receber e entender uma mensagem, o receptor codifica

pensamento e ideias em uma nova mensagem, transmitindo-a ao emissor original.

Transmitir a
mensagem

Codificar Ruído Decodificar

Confirmar a
Ruído
mensagem
Emissor Receptor
Melo

Decodificar Codificar
Mensagem de
Ruído feedback

Figura 1 – Modelo básico de comunicação

Fonte : PMBOK (2012).

Métodos de Comunicação: existem variados métodos que podem ser aplicados para o
compartilhamento de informações entre as partes interessadas do projeto, que podem, de
modo geral, ser classificados em:

• comunicação interativa: ocorre entre duas ou mais partes que realizam troca
de informações multidirecional. Inclui telefonemas, mensagens instantâneas,
teleconferências, videoconferências, entre outras;

• comunicação ativa: ocorre quando a informação é encaminhada para determinados

destinatários que necessitam receber as informações. Exemplos: cartas, relatórios,
e-mails, blogs, notas à imprensa, etc.;

• comunicação passiva: usada quando há volumes muito grandes de informações ou

para públicos muito grandes, requer que os destinatários acessem o conteúdo da
comunicação de acordo com sua própria vontade. Inclui sites de internet, bancos de
dados de lições aprendidas, arquivos de conhecimentos, portais corporativos, entre
outros.

Reuniões: assim como as reuniões de planejamento de recursos humanos vistas na Unidade 3,

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 Ebook - Gestão de Projetos

a equipe de projeto pode utilizar-se de reuniões presenciais e on-line em vários locais.

Os tipos de reuniões em que as comunicações dos projetos podem ocorrer são variados,
normalmente envolvendo as partes interessadas que pretendem resolver problemas ou
tomar determinadas decisões. As reuniões podem ser informais ou formais; neste último
caso, geralmente, contêm uma pauta, que é transmitida anteriormente com as informações
específicas para a reunião.

Gerenciamento das Comunicações e boas

Práticas na Condução de Reuniões
Você conhece as características, ferramentas e técnicas para um gerenciamento de sucesso
das comunicações de um projeto? Poderia apontar diferentes tecnologias e modelos de
comunicação? Sabe a importância que as reuniões bem conduzidas têm sobre o projeto? Sabe
dizer qual a melhor forma de se conduzir uma reunião?

Se você não soube responder a uma ou mais dessas perguntas, ou ainda se ficou em dúvida
sobre elas, este é o momento perfeito para compreendê-las.

O desafio neste tópico é que você entenda os principais processos e técnicas para elaborar o
plano de comunicação e condução de reuniões.

Durante o planejamento, a execução e praticamente todo o ciclo de vida do projeto, o gerente

de projeto e sua equipe precisam periodicamente trocar informações. Seja para planejar
o orçamento, determinar os recursos para execução de uma atividade, negociar preços,
comparar contratos, avaliar riscos ou até para decidir pela continuidade do projeto ou não.
A equipe de gerenciamento ou demais stakeholders precisa realizar reuniões que garantam o
repasse correto das informações a todos os interessados e envolvidos.

Processo Gerenciar as Comunicações

Você já viu que o plano de comunicações do projeto é idealizado e elaborado a partir da

utilização de diferentes técnicas e ferramentas descritas pelo PMBOK (2012), no processo de
planejar o gerenciamento das comunicações.

Após a realização do planejamento das comunicações e a criação do plano de gerenciamento

das comunicações do projeto, é hora de aplicá-los. Durante o ciclo de vida do projeto,
é necessário que os métodos, técnicas, modelos e tecnologias definidos no plano de
comunicações sejam aplicados.

O processo Gerenciar as Comunicações objetiva garantir que o que foi planejado seja
executado. Nele, as informações do projeto são criadas, distribuídas, armazenadas,
recuperadas e disponibilizadas de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

O principal benefício desse processo é possibilitar um fluxo de comunicação eficiente e eficaz

entre as partes interessadas do projeto.

12 Laureate- International Universities

 NÃO DEIXE DE SABER!
O gerenciamento das comunicações de um projeto é uma atividade diária, pois o
gerente de projetos e sua equipe estão constantemente interagindo entre si e as demais
partes interessadas. Além da distribuição de informações relevantes, esse processo visa
garantir que as informações comunicadas a essas partes interessadas sejam geradas,
recebidas e compreendidas adequadamente.

Algumas técnicas e considerações para o gerenciamento eficaz das comunicações são:

• modelos de emissor-receptor: incorporação de ciclos de feedback com o intuito de

oferecer interação/participação, além de remover barreiras de comunicação;

• escolha dos meios de comunicação: determinação de quando comunicar usando

modo escrito ou oral, quando preparar relatórios formais ou informais, e quando se
comunicar presencialmente ou via e-mail;

• estilo de redação: uso adequado da voz ativa ou passiva, estrutura das frases e
escolha das palavras;

• técnicas de gerenciamento de reuniões: preparação de uma agenda para a reunião e

resolução de conflitos que possam surgir nela;

• técnicas de apresentação: impacto da linguagem corporal e aplicação de recursos

visuais;

• técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos;

• técnicas de escuta: desenvolver escuta ativa (confirmar, esclarecer e confirmar o

entendimento) e remover as barreiras que dificultam a compreensão.

Técnicas para o gerenciamento das comunicações

Assim como o planejamento das comunicações, o processo Gerenciar as Comunicações

orienta também pela utilização de determinadas ferramentas e técnicas, sendo elas:

Tecnologias de comunicações: a escolha das tecnologias de comunicações, que foram

descritas no tópico anterior, pode variar significativamente de um projeto para outro e também
no decorrer do ciclo de vida de determinado projeto, por isso a escolha deve ser apropriada às
informações que estão sendo comunicadas.

Modelos de comunicações: importante também do processo de gerenciar as comunicações, o

foco na escolha do modelo de comunicações deve ser garantir que seja apropriado ao projeto
e que quaisquer barreiras (ruídos) sejam identificadas e gerenciadas.

Métodos de comunicação: sabendo que podem existir barreiras e possíveis desafios no

processo, o foco é assegurar que as informações criadas e distribuídas sejam recebidas e
compreendidas, possibilitando a resposta e o feedback.

Sistemas de gerenciamento das informações: as ferramentas de gerenciamento e

distribuição das informações do projeto podem ser:

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 Ebook - Gestão de Projetos

• gerenciamento de documentos impressos;

• gerenciamento de comunicações eletrônicas;

• ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos.

Relatórios de desempenho: a ação de coletar e distribuir informações sobre o desempenho

do projeto envolve a coleta e a análise periódica da linha de base em relação aos dados
reais, para entender e comunicar seu andamento e seu desempenho, prevendo também seus
resultados.

Esses relatórios precisam fornecer informações no nível apropriado para cada público. Seu
formato pode variar do mais simples até relatórios mais elaborados, sendo regulares ou
pontuais. Os relatórios de desempenho mais elaborados podem incluir:

• análise do desempenho anterior;

• análise de previsões de projeto (incluindo tempo e custo);

• situação dos riscos e questões;

• trabalho concluído durante o período;

• trabalho a ser realizado no próximo período;

• resumo das mudanças aprovadas no período;

• outras informações relevantes.

Habilidades interpessoais e gerenciamento das comunicações

Para abordar este tópico, vamos recapitular as habilidades interpessoais:

• liderança;

• desenvolvimento da equipe;

• motivação;

• comunicação;

• influência;

• processo decisório;

• conhecimento político e cultural;

• negociação;

• estabelecimento de confiança;

• gerenciamento de conflitos;

• coaching.

14 Laureate- International Universities

Você pode perceber que, além de a comunicação ser uma delas, permeia praticamente todas
as outras.

Entendendo que a entrega dos resultados do projeto ocorre porque o gerente do projeto realiza
seu trabalho através de sua equipe e de outras partes interessadas nos resultados, verificamos
que a aplicação das habilidades de comunicação, principalmente por meio de reuniões, é
extremamente necessária.

A resolução de conflitos, a negociação, o desenvolvimento da equipe, a motivação, o

coaching, o processo decisório, podem ser todos trabalhados por meio de reuniões.

NÓS QUEREMOS SABER!

Em que situações a prática de realizar reuniões não funciona corretamente?
As reuniões não funcionam quando ocorre a falta de planejamento (agenda, horário,
materiais, suportes), a falta de liderança e a indisciplina por parte dos participantes.

Pensar a reunião como se fosse um projeto, planejando-a previamente para que sua condução
e conclusão transcorram sem maiores problemas, é papel do gerente de projetos. Para otimizá-
las, alguns passos podem ser seguidos. Veja a seguir:

• definir o escopo;

• definir os deliverables (entregas e resultados esperados);

• definir o cronograma;

• usar a habilidade de liderança;

• convocar apenas quem realmente for necessário para a reunião;

• documentar o que foi discutido em reunião.

Boas práticas na condução de reuniões

Para que uma reunião de projetos seja produtiva e alcance seus objetivos propostos, algumas
práticas devem ser adotadas:

• definir um tempo limite para a reunião;

• agendar reuniões periódicas com antecedência;

• definir o objetivo de cada reunião;

• criar uma pauta com as solicitações da equipe;

• distribuir previamente as pautas;

• deixar a pauta afixada em local visível ou disponível;

• permitir que as pessoas conheçam de antemão a sua responsabilidade;

• definir as entregas e seus prazos (restrições);

• documentar e divulgar o resultado da reunião.

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 Ebook - Gestão de Projetos

Além das práticas destacadas, a figura a seguir retrata como o gerente de projetos pode
conduzir reuniões eficientes:

15 DICAS PARA CONDUZIR REUNIÕES EFICIENTES

ENVIE 24H ANTES
E-MAIL COM A AGENDA 5 CHEGUE 5
MIN ANTES
TRAGA PAPEL
E CANETA
VENHA
PREPARADO
SEM
SMARTPHONES
SEM
INTERRUPÇÕES
COMPARTILHE DÊ SEGUIMENTO TODOS DEVEM
TODA INFORMAÇÃO POR E-MAIL PARTICIPAR
RELEVANTE EM ATÉ 24 HORAS
SEM CONVERSAS SEJA BREVE COMECE E TERMINE
PARALELAS E CONCISO NO HORÁRIO
PERMANEÇA DISCORDE SEM SER DESAFIE IDEIAS
NO TÓPICO DESAGRADÁVEL AO INVÉS DE PESSOAS

Figura 2 – Dicas para uma reunião produtiva

Fonte : Blog Espaço Home (2014).

Reuniões e o gerenciamento das comunicações

Você viu até aqui os esforços e as técnicas que o gerente de projetos pode utilizar para
gerenciar com sucesso as comunicações. O uso da ferramenta de reuniões faz parte da
rotina de um ambiente de projetos, por isso esse destaque para como uma reunião deve ser
planejada e conduzida.

Se reuniões bem planejadas, agendadas e executadas garantirão que o projeto seja um sucesso
não se pode afirmar, mas, com certeza, se aplicada com eficácia, essa ferramenta aproximará
a equipe de uma conclusão exitosa do projeto.

Identificação e Planejamento de Riscos

Você saberia definir o conceito de risco? Poderia contextualizá-lo no âmbito de projetos? Tem
conhecimento de como se dá o gerenciamento dos riscos de um projeto? Do que tratam a
identificação e o planejamento do gerenciamento dos riscos?

A partir de agora vamos explorar estes conceitos.

Riscos no ambiente de projetos

O termo risco é comumente entendido como a possibilidade de algo não dar certo. No
entanto, seu conceito atual envolve a quantificação e qualificação da incerteza, no que diz
respeito às perdas e aos ganhos, de acordo com o rumo dos acontecimentos planejados por
indivíduos ou organizações.

Para Bernstein (1996), se investidores compram ações, cirurgiões realizam operações,

engenheiros projetam pontes, empresários abrem seus negócios e políticos concorrem a cargos
eletivos, o risco é um parceiro inevitável. Mas suas ações mostram que o risco não precisa ser

16 Laureate- International Universities

tão temido: administrá-lo significa passar por desafios e oportunidades.

NÓS QUEREMOS SABER!

É possível empreender e ao mesmo tempo correr riscos? Empreender é sinônimo da
busca por um retorno econômico-financeiro de acordo com o nível de risco associado
à atividade. Dessa forma, o risco é inerente à atividade de negócios, em que a
consciência do risco e a capacidade de administrá-lo, juntamente à disposição de
correr riscos e tomar decisões, são elementos-chave.

Assumir riscos é uma faca de dois gumes, pois pode diferenciar empresas líderes das que
passam por fracassos retumbantes. O resultado das iniciativas de negócios mostra que o risco
pode ser gerenciado com a finalidade de subsidiar os administradores na tomada de decisão,
buscando alcançar objetivos e metas do prazo, do custo e das condições preestabelecidas.

No âmbito do gerenciamento de projetos, podemos conceituar o risco como um efeito adverso

decorrente da ocorrência de um evento, podendo impactar positivamente ou negativamente em
um projeto ou pelo menos sobre um objetivo do projeto.

Um risco possui três componentes:

1. um evento;
2. a probabilidade de ocorrência do evento;
3. o impacto decorrente do evento.

Um risco pode ter diferentes motivadores, com um ou mais impactos, caso venha a acontecer.
As condições de risco podem incluir aspectos do ambiente da organização ou do projeto
que contribuem para os riscos do projeto, como práticas imaturas de gerenciamento de
projetos, inexistência de sistemas integrados de gerenciamento, vários projetos simultâneos ou
dependência de envolvidos externos ao controle direto do projeto.

Com origem na incerteza existente nos projetos e nos objetivos organizacionais, os riscos
conhecidos são aqueles identificados e analisados, que possibilitam o planejamento de
respostas. Uma reserva de contingência deve ser destacada para os riscos conhecidos que não
podem ser gerenciados de forma proativa. Já para os riscos desconhecidos podem ser criadas
reservas de gerenciamento.

Gerenciamento dos Riscos do Projeto

As melhores práticas de gerenciamento de projetos descritas no PMBOK (2012) contêm uma

área dedicada ao gerenciamento dos riscos. Nela, são incluídos os processos de planejamento,
identificação, análise, planejamento de respostas e controle de riscos do projeto. Os objetivos
do gerenciamento de riscos são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e
diminuir os eventos negativos do projeto.

Os processos de gerenciamento dos riscos do projeto são:

• planejar o gerenciamento dos riscos;

• identificar os riscos;

• realizar a análise qualitativa dos riscos;

17
 Ebook - Gestão de Projetos

• realizar a análise quantitativa dos riscos;

• planejar as respostas aos riscos;

• controlar os riscos.

A seguir, aprofundaremos as análises sobre os processos de identificar os riscos e planejar o

gerenciamento dos riscos.

Identificar os riscos

Este é o processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e também de
documentação de suas características. Seus principais benefícios são a documentação dos
riscos existentes e o conhecimento e a capacidade que ele fornece à equipe de projeto de
antecipar os eventos.

Todos os stakeholders podem ser incentivados e envolvidos na identificação dos riscos do

projeto. Identificar os riscos é um processo iterativo, pois novos riscos podem surgir ou se
tornar conhecidos à medida que o projeto avança. Vale ressaltar que a frequência de iteração
e os participantes de cada ciclo variam de acordo com a situação.

Os riscos podem ser:

• internos: riscos que a equipe do projeto pode controlar ou influenciar, tais como
definição de recursos humanos ou estimativas de custo;

• externos: riscos que estão fora do controle ou da influência da equipe do projeto, tais
como os referentes às mudanças de mercado ou decisões políticas do governo;

• previsíveis ou imprevisíveis;

• técnicos: tais como relacionados ao design de um produto ou referentes à uma

matéria-prima escassa;

• legais: riscos originados em cláusulas contratuais.

Fontes frequentes de riscos em projetos

Se tomarmos conhecimento das possíveis causas de riscos, podemos nos antecipar e identificar
de forma mais certeira esses riscos. Como principais fontes de riscos em projetos, temos:

• mudanças nas especificações;

• erros de desenvolvimento, omissões e problemas de interpretação;

• papéis e responsabilidades não adequadamente definidos ou compreendidos;

• orçamentos inadequados;

• pessoal do projeto despreparado;

• entrega de algo não solicitado (gold platting).

Ferramentas e técnicas para identificar riscos

18 Laureate- International Universities

Veja, a seguir, as ferramentas e técnicas das quais, segundo o PMBOK (2012), o gerente de
projetos pode lançar mão para realizar a identificação assertiva dos riscos:

Revisões da documentação: pode ser realizada uma revisão estruturada da documentação

do projeto, incluindo planos, premissas, arquivos de projetos anteriores e outras informações.
A qualidade e também a consistência entre esses planos e com as premissas e os requisitos do
projeto podem ser indicadores de riscos.

Técnicas de coleta de informações: exemplos de técnicas de coletas de informações para

identificação e riscos incluem:

• Brainstorming: a meta dessa técnica é obter uma lista abrangente dos riscos do
projeto, geralmente é feita com um grupo multidisciplinar de especialistas que não
fazem parte da equipe do projeto. As ideias são geradas sob a liderança de um
facilitador. As categorias de risco, como uma estrutura analítica dos riscos (EAR),
podem ser usadas como uma referência. Depois, os riscos são identificados e
categorizados por tipo, tendo suas definições refinadas.

• Técnica Delphi: é uma técnica não interativa, em que o grupo não se reúne,
ocorrendo inicialmente com o envio de questionários a cada especialista escolhido,
normalmente abordando um cenário específico. Depois de respondidos, os
questionários são analisados e as principais conclusões são resumidas. Os
questionários retornam aos especialistas, que podem rever as respostas e alterá-las se
for necessário, justificando se tiverem divergência de opinião. O processo de resumo
e revisão repete-se até que se atinja um consenso entre todos os especialistas.

• Entrevistas: as entrevistas com participantes experientes do projeto, partes interessadas

no projeto e especialistas no assunto podem identificar os riscos. Elas são uma das
principais fontes de coleta de dados sobre identificação de riscos.

• Análise de causa-raiz: investigação das causas essenciais dos riscos de um projeto.

Ela refina a definição do risco e permite o agrupamento dos riscos por causas. É
possível desenvolver respostas a riscos eficazes se a causa-raiz do risco for abordada.

Análise de listas de verificação (checklists): podem ser desenvolvidas com base nas
informações históricas e no conhecimento que foram acumulados a partir de projetos
semelhantes anteriores e de outras fontes de informação. O nível mais baixo da EAR também
pode ser usado como uma lista de verificação dos riscos. Embora tal lista de verificação possa
ser rápida e simples, é impossível construir uma lista completa. É necessário explorar itens que
não aparecem na lista de verificação. Ela deve ser revisada no encerramento do projeto para
que seu uso em futuros projetos seja aperfeiçoado.

Análise das premissas: todos os projetos são concebidos com base em um conjunto de
hipóteses, cenários ou premissas. A análise das premissas explora a validade das premissas
assim que elas se aplicam ao projeto. Ela identifica os riscos do projeto causados pelo caráter
inexato, inconsistente ou incompleto das premissas.

Técnicas com diagramas: as técnicas de digramas para estudo de riscos podem incluir:

• diagramas de causa e efeito: conhecidos como diagramas de Ishikawa ou espinha de

peixe, úteis para identificar causas de riscos;

• diagramas de sistema ou fluxogramas: estes mostram como os diversos elementos de

um sistema se inter-relacionam e o mecanismo das causas;

19
 Ebook - Gestão de Projetos

• diagramas de influência: representações gráficas de situações que mostram

influências causais, ordenação dos eventos por tempo e outras relações entre
variáveis e resultados.

Estimativas Condição
do projeto do risco

Atividade
Entregas
do projeto

Figura 3 – Diagrama de Influência

Fonte : PMBOK (2012).

Análise das Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (SWOT): esta técnica garante o
exame do projeto de cada uma das perspectivas da análise SWOT, para aumentar a amplitude
dos riscos considerados. Nela, são identificadas as forças e fraquezas da organização,
enfatizando a organização do projeto ou a área do negócio em geral. Depois, são identificadas
as ameaças decorrentes das fraquezas e as oportunidades que se apresentam a partir das
forças organização.

Opinião especializada: é a identificação de riscos por especialistas com experiência relevante

em projetos ou áreas de negócios semelhantes. Eles devem ser identificados e convidados pelo
gerente de projeto a considerar todos os aspectos do projeto, sugerindo os riscos possíveis com
base em sua experiência prévia e nas áreas de especialização.

Planejar o gerenciamento dos riscos

É o processo de decidir como abordar e executar as atividades de gerenciamento dos riscos de

um projeto. É importante para garantir que o nível, tipo e visibilidade de gerenciamento dos
riscos identificados estejam de acordo com o risco e a importância do projeto em relação à
organização. Também servem para fornecer tempo e recursos suficientes para as atividades de
gerenciamento dos riscos e para estabelecer uma base acordada de avaliação de riscos.

Sua principal entrega (saída) é o plano de gerenciamento dos riscos do projeto, e as

ferramentas e técnicas aplicadas serão vistas a seguir.

Ferramentas e técnicas para planejar o gerenciamento dos riscos

Técnicas analíticas: são usadas para compreensão e definição do contexto geral de

gerenciamento dos riscos do projeto, que nada mais é que uma combinação de atitudes das
partes interessadas em relação ao risco e à exposição estratégica ao risco de determinado
projeto. Como exemplo, pode-se citar uma análise do perfil de risco das partes interessadas
para qualificar seu apetite de risco e tolerância.

20 Laureate- International Universities

Opinião especializada: assim como na identificação de riscos, a definição abrangente
do gerenciamento de riscos do projeto pode incluir a opinião de indivíduos ou grupos que
possuam treinamento e conhecimento especializado na área em questão, sendo:

• alta administração;

• partes interessadas do projeto;

• gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área;

• especialistas no assunto do projeto ou da área de negócio;

• grupos e consultores do setor;

• associações profissionais e técnicas.

Reuniões: são as reuniões realizadas para desenvolver o plano de gerenciamento dos riscos do
projeto. Seus participantes são o gerente do projeto, os membros selecionados da equipe do
projeto e das partes interessadas, qualquer pessoa responsável pelo planejamento e execução
do gerenciamento de riscos, e outras pessoas, caso necessário.

Os planos de alto nível para conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos são definidos
nessas reuniões. Abordagens para a utilização de reservas de contingências podem ser criadas
ou revisadas. As responsabilidades pelo gerenciamento dos diferentes tipos de riscos devem ser
atribuídas nessas reuniões.

Planos de Respostas e Monitoramento de Riscos

Além de identificar os riscos e planejar seu gerenciamento, o gerente de projetos deve pensar
em como responder e controlar cada um. Você tem conhecimento sobre as estratégias para
respostas aos riscos? Acredita que os riscos potenciais são todos prejudiciais ao projeto? Acha
que controlar os riscos é meramente observá-los?

Se esses questionamentos geram dúvidas ou você nunca ouviu falar de riscos positivos, esta
é uma ótima oportunidade de um aprendizado mais aprofundado sobre o gerenciamento dos
riscos de um projeto. Neste tópico, seu desafio será: entender os tipos de respostas a riscos e
formas de monitoramento.

Após a identificação dos riscos e a elaboração do plano de gerenciamento dos riscos, o

gerente de projetos e a equipe precisam definir os modos de monitoramento e as potenciais
respostas caso os eventos de risco ocorram.

Os processos de planejar as respostas aos riscos e controlar os riscos visam à manutenção dos
riscos sob controle e a atuação imediata sobre um ou mais riscos caso venham a ocorrer.

Planejamento das respostas aos riscos

Baseando-se nas informações contidas no plano de gerenciamento dos riscos e no registro dos
riscos, o processo de planejar as respostas aos riscos desenvolve opções e determina ações
para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Ele inclui a
identificação e designação de um ou mais indivíduos “proprietário(s) das respostas a riscos”
que assumirão a responsabilidade sobre cada resposta a riscos acordada e financiada.

21
 Ebook - Gestão de Projetos

O planejamento de respostas aos riscos aborda os riscos de acordo com a sua prioridade,
inserindo recursos e atividades no orçamento, cronograma e plano de gerenciamento do
projeto, conforme necessário.

O plano de respostas aos riscos deve ser executado de forma a responder apropriadamente à
severidade dos riscos analisados, por meio de:

• reuniões para a efetiva e bem-sucedida análise de orçamento e de prazos;

• definições realistas com os objetivos do projeto;

• acordos com todas as partes envolvidas;

• definição de uma pessoa responsável.

Estratégias para respostas aos riscos

De acordo com o PMBOK (2012), várias estratégias de respostas aos riscos estão disponíveis.
Para cada risco, deve ser selecionada a estratégia ou associação de estratégias com mais
probabilidade de ser eficaz. As ferramentas da análise de risco, como análise da árvore de
decisão, podem ser usadas para escolher as respostas mais adequadas.

Pode ser desenvolvido um plano alternativo para implementação caso a estratégia selecionada
não se mostre eficaz ou se um risco aceito ocorrer. Devem ser também revistos os riscos
secundários, colaterais. Caso seja desenvolvida uma reserva para contingências de tempo ou
custo, ela deve incluir a identificação das condições que acionam o seu uso, os gatilhos.

Respondendo aos riscos negativos ou ameaças

Três das estratégias a seguir, em geral, aplicam-se a ameaças ou riscos que, caso ocorram,
podem ocasionar impactos negativos nos objetivos do projeto. A quarta estratégia, aceitar,
pode ser usada tanto para riscos negativos ou ameaças como para riscos positivos ou
oportunidades. Essas estratégias são prevenir, transferir, mitigar ou aceitar.

• Prevenir: a prevenção de riscos engloba a alteração do plano de gerenciamento do

projeto visando eliminar totalmente a ameaça. O gerente do projeto pode também
isolar os objetivos do projeto do impacto do risco ou alterar o objetivo que está em
perigo. Como exemplos, podemos citar a extensão do cronograma, alteração da
estratégia ou redução do escopo. A estratégia mais radical de prevenir é a suspensão
total do projeto.

• Transferir: a transferência de riscos exige a mudança de alguns ou de todos os

impactos negativos de uma ameaça, juntamente com a responsabilidade da resposta,
a um terceiro. Essa estratégia passa a responsabilidade pelo gerenciamento do risco
para outra parte, mas não o elimina. Ela é mais eficaz ao lidar com a exposição a
riscos financeiros e quase sempre envolve algum tipo de pagamento à parte que está
assumindo o risco. Podem ser usados contratos para transferir a responsabilidade de
determinados riscos e outras ferramentas são o uso de seguros, seguros-desempenho,
garantias e fianças, entre outras.

• Mitigar: implica na redução da probabilidade ou do impacto de um evento de risco

adverso para dentro de limites aceitáveis, pois agir antecipadamente para reduzir essa
probabilidade ou impacto normalmente é mais eficaz do que buscar reparar o dano
depois da ocorrência do risco. Ações de mitigação incluem a adoção de processos
menos complexos, fazer mais testes ou escolher um fornecedor mais estável.

22 Laureate- International Universities

 • Aceitar: tal estratégia é adotada porque raramente é possível eliminar todas as
ameaças de um projeto. Ela indica que a equipe do projeto decidiu não alterar
o plano de gerenciamento do projeto para lidar com um risco, ou ainda que não
conseguiu identificar outra estratégia adequada. A aceitação pode ser passiva ou
ativa. Na primeira, nenhuma ação é exigida, exceto documentar a estratégia; já
na segunda, o mais comum é que se estabeleça uma reserva para contingências,
incluindo tempo, dinheiro ou recursos para lidar com os riscos.

Respondendo aos riscos positivos ou oportunidades

Três das quatro respostas são sugeridas para tratar de riscos com impactos potencialmente
positivos sobre os objetivos do projeto. Vimos que a quarta estratégia, aceitar, pode ser usada
tanto para riscos negativos ou ameaças como para riscos positivos ou oportunidades. Elas são
explorar, compartilhar, melhorar ou aceitar.

• Explorar: tal estratégia procura eliminar a incerteza associada a determinado

risco positivo, garantindo que a oportunidade aconteça. A exploração direta das
respostas inclui a designação de recursos mais capacitados para o projeto a fim de
reduzir o tempo para término ou a fim de fornecer uma quantidade maior do que a
originalmente planejada.

• Compartilhar: os exemplos de ações compartilhadas incluem a formação de

parcerias, equipes, empresas de propósito específico ou joint ventures para
compartilhamento de riscos, que podem ser estabelecidas com o objetivo explícito de
gerenciar oportunidades.

• Melhorar: esta estratégia é usada para aumentar a probabilidade ou os

impactos positivos de uma oportunidade. Procurar facilitar ou fortalecer a causa
da oportunidade, direcionar e reforçar de maneira proativa as condições de
acionamento, identificar e maximizar os principais impulsionadores desses riscos de
impacto positivo podem aumentar a probabilidade de ocorrência.

• Aceitar: a aceitação de uma oportunidade é o desejo de aproveitá-la caso ela ocorra,

mas não persegui-la ativamente.

Estratégias de respostas de contingência

Algumas respostas são projetadas para serem usadas somente se determinados eventos
ocorrerem. Para alguns riscos, a equipe de projeto pode fazer um plano de respostas que só
será executado sob condições predefinidas, caso haja alerta suficiente para aplicar o plano. Os
eventos que acionam a resposta de contingência, como marcos intermediários perdidos ou o
aumento da prioridade de um fornecedor, devem ser definidos e acompanhados.

Controle dos Riscos

É o processo de implementação dos planos de respostas aos riscos, acompanhamento dos

riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação de novos riscos e
avaliação da eficácia do processo de riscos durante todo o projeto.

As respostas planejadas a riscos, que são incluídas no plano de gerenciamento do projeto, são
executadas no decorrer do seu ciclo de vida, mas o trabalho do projeto deve ser continuamente
monitorado na busca por riscos novos, modificados ou desatualizados.

Controlar os riscos pode envolver a escolha de estratégias alternativas, a execução de um

plano alternativo ou de contingência, a adoção de ações corretivas e a modificação do plano
de gerenciamento do projeto.

23
 Ebook - Gestão de Projetos

Técnicas como a análise de variações e tendências, que exigem o uso das informações de
desempenho geradas na execução do projeto, são utilizadas no processo de controlar os riscos.
Outras finalidades de tal processo determinam que:

• as premissas do projeto continuam válidas;

• o risco, conforme avaliado, mudou seu estado anterior usando a análise de

tendências;

• os procedimentos e políticas adequados de gerenciamento de riscos estão sendo

seguidos;

• as reservas para contingências dos custos ou do cronograma devem ser modificadas

de acordo com os riscos do projeto.

Técnicas para o controle dos riscos

As ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas para o controle eficaz dos riscos são:

Reavaliação de riscos: é a identificação de novos riscos, reavaliação dos atuais e

encerramento dos desatualizados. Devem ser programadas com regularidade. A quantidade e a
periodicidade dependem do andamento do projeto frente aos seus objetivos.

Auditorias de riscos: são os exames e documentações da eficácia das respostas para lidar
com os riscos identificados, além da eficácia do processo de gerenciamento dos riscos. A
responsabilidade do gerente de projetos é garantir que as auditorias ocorram de acordo com
o plano de riscos, podendo ser incluídas nas reuniões rotineiras de revisão do projeto ou em
reuniões separadas.

Análise de variação e tendências: usada para comparar os resultados reais com os

planejados, a revisão das tendências baseia-se nas informações de desempenho. Como
exemplo desse tipo de análise, temos a de valor agregado. Seus resultados podem prever o
desvio potencial do projeto no término em relação às metas de custos e cronograma, o que
pode indicar o possível impacto das ameaças ou oportunidades.

Medição de desempenho técnico: aqui são comparadas as realizações técnicas durante a

execução do projeto como o cronograma dessas realizações. Para comparar os resultados reais
com as métricas, medidas objetivas e mensuráveis devem ser estabelecidas, podendo incluir
ponderação, números de defeitos, capacidade de armazenamento e outras.

Análise de reservas: na análise de reservas, é comparada a quantidade restante de reservas

para contingências com a quantidade restante de risco, a qualquer momento do projeto, para
determinar se as reservas restantes são suficientes.

Reuniões: mais uma vez as reuniões aparecem como uma técnica de gerenciamento. No
caso da gestão de riscos, ela deve estar na pauta das reuniões periódicas sobre o andamento
do projeto. O tempo necessário para discussões sobre os riscos variará de acordo com sua
prioridade e da dificuldade da resposta a ele, mas as discussões frequentes sobre riscos
aumentam a probabilidade de as pessoas identificarem as ameaças e oportunidades do
projeto.

24 Laureate- International Universities

 Síntese Síntese
Nesta unidade, você aprofundou seus conhecimentos relacionados à comunicação e aos
possíveis riscos dos projetos. Vimos que a comunicação ocorre em diferentes dimensões e,
geralmente, enfrenta algumas barreiras para que a mensagem transmitida seja recebida
corretamente, por isso, as habilidades de comunicação devem ser desenvolvidas pelo gerente
de projeto e sua equipe.

O planejamento eficaz do gerenciamento das comunicações do projeto passa pelo

conhecimento, desenvolvimento e aplicação de diferentes técnicas, modelos e métodos. O
gerenciamento das comunicações previamente planejadas para o projeto também se apropria
de algumas ferramentas e técnicas facilitadoras. A condução de reuniões eficazes pode
aumentar as chances de sucesso do projeto. Já os riscos impactam a todo e qualquer projeto,
de modo que sua identificação e gerenciamento são extremamente importantes para evitar
“surpresas” desagradáveis durante sua execução.

O controle dos riscos é um processo constante durante todo o ciclo de vida do projeto e trata
da implementação, acompanhamento, monitoramento e avaliação das respostas aos riscos
quando estes ocorrem. As técnicas de controle incluem diferentes tipos de análises e medição
comparativa entre o planejado e o real, além de reuniões de monitoramento.

Como exemplo de caso prático, analise o seguinte exemplo: ao identificar os riscos de um

projeto de Caça Talentos, você e sua equipe precisam planejar as respostas adequadas.
O recomendável é usar uma tabela como a apresentada a seguir que contém os riscos
identificados, determinando se o risco é positivo ou negativo e qual a estratégia de resposta
mais adequada para cada um:

Categoria Estratégia
Risco Identificado
do Risco de Resposta

Insolvência financeira Negativo Prevenir

Descobrimento de um cantor em potencial Positivo Explorar
Usar espaço público onde ocorrem aulas de capoeira Positivo Compartilhar
Quebrar a van de transporte Negativo Transferir
Lucrar com o lançamento de um talento ao público Positivo Explorar
Fechamento de contrato entre um talento e uma produtora Positivo Aceitar
Perder espaço publicitário gratuito Negativo Mitigar
Ser convidado a falar em programa de TV Positivo Melhorar
Quadro 1 – Riscos e respostas
Fonte : Elaborado pelo autor (2014).

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 Referências Bibliográficas
BERNSTEIN, P. L. Against The Gods: The Remarkable Story of Risk. New York: John Wiley &
Sons, 1996.

BLOG ESPAÇO HOME. Disponível em: <www.newsespacohome.blogspot.com.br>. Acesso em:

12 jan. 2015.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento

de Projetos (Guia PMBOK). 5. ed. EUA: PMI, 2012.

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