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Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías
de obra recubiertas de asfalto.
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las
organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de
los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y
documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos
para conseguir este conocimiento.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.
PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
PARA LA INVESTIGACIÓN
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se
acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender
sus actividades.
Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes
muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.
Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras
comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las
distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico,
político, cultura.
Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo
fueron definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación:
sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia
colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos
del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro.
Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado
a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se
comienza a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de
información que se generen, y así poder guardar gran número de archivos
directamente en los ordenadores, almacenándose en el mismo formato electrónico
dando lugar a documentos electrónicos de archivo.
No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que
cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin
pasar por el formato papel.
CONCLUSIÓN.
Podemos decir entonces que hoy en día la administración documental permite que
los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la
encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin
de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la
información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los
documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones
administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones
y el hombre en general. Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la
buena administración conservación y disposición de los archivos; ya que permite la
toma de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que nos da
la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya
definida.
BIBLIOGRAFIA.
1. http://organizaciondocumentos.blogspot.com
2. https://www.comunidadbaratz.com/.../por-que-los-archivos-son-vitales-y-mas-que-nec.
3. https://www.monografias.com.
4. http://www.entornocorporativo.com.mx/newsletters/julio/archivo.pdf