JSIKA Vol 3, No 1 (2014) ISSN 2338-137X

Jurnal Sistem Informasi

Situs Jurnal : http://jurnal.stikom.edu/index.php/jsika

RANCANG BANGUN APLIKASI MANAJEMEN SURAT

BERBASIS WEB PADA PD. PASAR SURYA
Rahmat Iwan S1) Yoppy Mirza Maulana 2) Tutut Wurijanto3)
S1/Jurusan Sistem Informasi
STMIK Stikom Surabaya
Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya, 60298
email: 1) nyaproet@gmail.com , 2) yoppy@stikom.edu , 3) tutut@stikom.edu

Abstract:
The company's market Area (PDPS) is a company engaged in community service in place
of fulfillment order, the means, and the infrastructure of traditional market in the city of Surabaya
and the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations based on
SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that are
currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system
(applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty
lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and
provision of the code number.
As for the duties and responsibilities of a sub section of the administrative regulations
based on SOP/TTU/01. Based on the four functions of SOP/TTU/01, in it there are processes that
are currently experiencing difficulty in running it. This is due to the absence of the system
(applications) that can help the performance of administrative sub division officer. The difficulty
lies in the process of storage (tape/record keeping and archiving), search, retraction, distribution and
provision of the code number.

Keywords : Applications,Letter Management, Letter Management Applications

Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) Adapun permasalahan tersebut terletak

merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan
tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di
Kota Surabaya. Didalam struktur organisasi
PDPS memiliki sub bagian tata usaha. Adapun
tugas dan tanggung jawab sub bagian tata usaha
berdasarkan peraturan SOP/TTU/01.
Berdasarkan tiga fungsi dari SOP/TTU/01,
didalamnya terdapat proses-proses yang saat ini
mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal
ini disebabkan karena tidak adanya sistem
(aplikasi) yang dapat membantu kinerja petugas
sub bagian tata usaha.
pada proses penyimpanan (rekaman/pencatatan
dan pengarsipan), Selama ini proses
penyimpanan dilakukan secara baik dan rapi,
dengan cara mencatat pada buku agenda maupun
buku ekspedisi dan mengarsip surat berupa
hardcopy salinan/tembusan surat ke beberapa
folder penyimpanan. Namun untuk dapat
menghasilkan laporan dari rekaman buku agenda
maupun buku ekspedisi masih kurang efisien.
Petugas harus mengecek, memilah, dan
mengelompokkan data rekaman satu per-satu
sesuai jenis laporan yang akan disajikan.
159
Begitu pula pada penyimpanan arsip
surat menimbulkan kesulitan dalam proses
pemeliharaannya yaitu proses pencarian surat.
Meskipun surat telah diberi kode, namun dilihat
dari bentuk surat yang tipis petugas harus
memilih satu per-satu untuk mendapat surat yang
dicari sehingga membutuhkan waktu yang lama.
Kesulitan proses pencarian surat ini
mempengaruhi proses penyusutan surat yang
seharusnya dilakukan
Pada proses pendistribusian surat
merupakan proses permohonan
otorisasi/disposisi atas surat yang membutuhkan
tindak lanjut. Sekitar 50 surat masuk dan 150
surat keluar perharinya sekitar 75% surat butuh
tindak lanjut dan 25% surat yang tidak
membutuhkan tindak lanjut. Distribusi yang
masih manual dengan cara mendatangi
stakeholder secara langsung akan menimbulkan
resiko keterlambatan penyampaian surat, karena
stakeholder yang cukup banyak. Serta pemberian
kode nomor dengan lima kombinasi
membutuhkan waktu yang lama karena petugas
tidak hafal dengan kombinasi tersebut
Rancang bangun aplikasi manajemen
surat berbasis web pada PDPS merupakan
aplikasi yang dibutuhkan sub bagian tata usaha
dalam melakukan pengelolaan surat. dengan
adanya aplikasi manajemen surat berbasis web
dapat membantu pekerjaan sub bagian tata usaha
dari penerimaan surat masuk, pendataan,
pendistribusian, mengarsipkan dan mengirimkan
surat keluar..
METODE
1. Tata Usaha
Menurut Haryadi (2009:99) tata usaha
adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat
pada proses penyelenggaran kerja. Sedangkan
menurut Gie (2000:16) tata usaha yaitu segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi
2. Tata Naskah
Pedoman untuk tata naskah dinas
pemerintahan ini telah diatur dalam peraturan
menteri nomor 18 tahun 2012 tentang pedoman
tata naskah dinas instansi pemerintah. Tata
naskah pemerintah merupakan pengaturan
tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi
dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan
di lingkungan instansi pemerintah
Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X
3. Jenis Naskah Perusahaan
Berdasarkan pada Peraturan Direksi PDPS
Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Tata
Naskah PDPS memiliki jenis naskah yang
dibedakan menjadi 3 yaitu naskah perusahaan
eksternal, naskah internal, dan naskah
perusahaan umum
4. Konsep Manajemen Surat
Konsep manajemen surat merupakan
kegiatan pengelolaan surat dari pencatatan
dokumen surat hingga pengiriman dokumen
surat. Adapun fungsi dari manajemen surat ini
digunakan untuk menelusuri arsip dan tujuan
arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
(Nuraida,2008:73).
Adapun manajemen surat yang terdapat
pada Perusahaan Daerah Pasar Surya memiliki
tiga fungsi yang ada pada SOP/TTU/01. Dari
ketiga fungsi tersebut masing-masing memiliki
beberapa proses. Fungsi administrasi surat
masuk internal dan eksternal meliputi proses
pengiriman surat, penerimaan surat, pendataan
(pencatatan dan pemberian baju surat),
pendistribusian surat berupa pendisposisian
maupun otorisasi, pengarsipan, dan penyusutan
surat.
Termasuk administrasi konsep naskah
dinas meliputi proses pengiriman konsep
naskah dinas, penerimaan konsep naskah,
pendataan (pencatatan kedalam buku konsep
naskah dinas), pendistribusian konsep naskah,
memonitor (mendorong percepatan otorisasi),
pengarsipan, dan penyusutan konsep naskah
dinas.
Fungsi administrasi administrasi surat
keluar internal dan eksternal merupakan fungsi
yang berguna untuk pengelolaan surat keluar.
Adapun proses yang ada pada fungsi ini
meliputi menerima surat jadi, pemberian kode
nomor, memperbanyak surat, membubuhkan
stempel dan alamat, serta mengarsip surat.
Fungsi pengiriman surat keluar
merupakan fungsi pada tahap akhir. Fungsi ini
bertujuan menyampaikan surat kepada
penerima. Adapun proses yang terdapat pada
fungsi ini meliputi menerima surat keluar,
memasukkan surat dalam amplop surat,
mencatat buku ekspedisi, menyusun daftar
prioritas tujuan pengiriman, mengirimkan surat,
membuat laporan, dan memeriksa kondisi
kendaraan dinas.
160

5. Manajemen Arsip Elektronis Adapun dalam pengembangan aplikasi

Komputerisasi dokumen dibangun berpacu manajemen surat terdapat 3 fungsi yaitu :
pada suatu kertas yaitu data discan / dicopy a. Adminitrasi surat masuk dan konsep naskah
disimpan dalam harddrive, indeks elektronik dinas internal maupun eksternal
dapat memberikan informasi tentang dokumen b. Administrasi surat keluar
seperti penulis, nomor, tanggal pembuatan. Data c. Pengiriman surat keluar
dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan Berikut penjelasan proses dari fungsi-fungsi
disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat 4 yang ada pada aplikasi manajemen surat.
komponen dasar dalam pemilihan sistem. Proses pengiriman surat merupakan
(Munir, 2007:116-121). proses dimana surat masuk dari pihak internal
a. Memindahkan dokumen mapun eksternal dengan cara mengunggah surat
b. Menyimpan dokumen melalui web yang telah disediakan.
c. Mengindeks dokumen
d. Mengontrol akses Surat Dikirim Dari

e. Rekayasa Web INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU

Menurut Proboyekti (2008:1), rekayasa web
adalah proses yang digunakan untuk Start Mengecek Akses user login T. User

menciptakan aplikasi yang berkualitas tinggi.

Internal T
Rekayasa web ini merupakan gabungan antara Membuka alamat URL web
page
Menampilkan halaman sesuai
web publishing dan aktifitas perangkat lunak, Menampilkan form
Y hak akses

otentifikasi
karena desain sebuah aplikasi web menekankan Tampilan kirim
pada desain grafis, desain informasi, teori Y
surat

Memasukkan username dan

hypertext, desain sistem dan pemrograman. password
T.User
Memilih menu
unggah
T.jenis
Menampilkan halaman sesuai
HASIL DAN PEMBAHASAN hak akses
A
Menampilkan page
unggah beserta
T.Kategori

1. Blok diagram perancangan system Tampilan kirim

field-field form
T.Agenda
Masuk
Blok diagram rancangan aplikasi surat T.User
Tampilan T.Konsep
halaman unggah
manajemen surat berbasis web dapat dilihat pada T.template Naskah Dinas

T.Kriteria
gambar 1. Memilih menu tulis
surat
T.jenis
Unggah surat
T.Kategori T.Tipe

T.surat
Menampilkan page
Prosedur pengelolaan Surat Menggunakan Aplikasi tulis surat
Mengecek file type
Eksternal Internal Direksi surat yang diunggah
Menampilkan
Perusahaan Tampilan
template surat
pesan salah
otorisasi T
Doc, pdf,
Surat masuk excell, jpg,
png, Tampilan pesan salah
Surat masuk
cabang Mengunduh surat Y
Dialog Title Mengembalikan ke
Aplikasi Mengecek file type page unggah
Aplikasi Otorisasi / persetujuan
Sekretaris surat yang diunggah
Otorisasi surat Mengunduh format
surat
surat A
Surat Masuk Unggah / tulis surat Aplikasi
Konsep
Pengelolaan surat naskah dinas?
- penerimaan surat End Ya
- pengarahan surat Tidak
- penilaian surat
- pencatatan surat Menyimpan surat Menyimpan surat
masuk Konsep
- penyimpanan surat
mengelola - pendistribusian surat / Aplikasi
Unit pasar Surat masuk T.Surat T.Agenda T.Konsep
otorisasi Penyampaian surat Surat dikirimkan Masuk Naskah Dinas
- penyampaian surat sesuai
tujuan
- pencarian surat
- penyusutan surat Departement/unit
Tata Usaha kerja
Gambar 2 Systen Flow Pengiriman Surat

Gambar 1 Block diagram aplikasi manajemen Setelah surat dikirim oleh internal atau
surat berbasis web ekternal, surat tersebut diterima oleh admin dan
dilakukan pendataan. Proses pendataan
2. System Flow merupakan proses pencatatan surat kedalam
System flow merupakan penggambaran buku agenda masuk / konsep naskah dinas dan
arus informasi berupa alur sistem yang akan di pembrian disposisi serta otorisasi. Untuk lebih
implementasikan dengan komputer berupa alur jelasnya lihat gambar 3.
hubungan antara data, proses dan laporan.

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

161

Bag TU Kepala TU Bag TU

A
T.Daftar B Start T.Otorisasi A
Start T.acara
Tugas Tampil list data-data surat
yang tidak disetujui
T.Tipe T.jenis Menampilkan form Memilih link surat ditolak
Laporan surat T.detil otorisasi B T.SUrat
Membuka alamat URL web laporan masuk Memilih menu distribusi
page
Tampil list data tidak
T.Agenda T.SUrat
disetujui
Masuk Menampilkan di konten, pemberitahuan
Tampil form
laporan
A telah otorisasi bertahap dan menu link Menampilkan form surat
Menampilkan utama admin TU End T.User
dilayout kiri Memilih balas pada aksi balasan
T.Konsep
Naskah Dinas
table

Menentukan laporan T.Jenis Tampil form balasan

Tampilan
Tampil layout kiri
Menampilkan List data surat masuk Memilih link surat jadi
halaman utama
web berdasarka jenis digolongkan asal T.SUrat Menyimpan surat T.balasan
pengirim Menampilkan form Memberi kode penomoran balasan dan mengirim ke
laporan surat masuk Memilih Data surat Menulis balasan surat asal surat
secara oromasi T.Kategori
jadi
Tampil list data
Memilih Menampilkan list data-
menu link Tampil form
Menampilkan list surat jadi
T.User data surat masih belum T.Surat
laporan Memilih link surat tunggu
dan mengubah status surat lengkap otorisasinya
Memilih opsi isi ootrisasi

Memilih pemberitahuan Tampil list data belum T. Otorisasi

s.masuk
T.Otorisasi End
Memilih menu cetak lengkap otorisasi
Memilih data End Tampil list surat jadi
T.SUrat
T.DetilOtorisasi
Menampilkan isi Mencetak laporan surat
Menampilkan list data-data
Tampil layout konten T.Kriteria
surat Menampilkan form masuk Memilih link surat penting surat penting
B pemberitahuan surat
A otorisasi
Memilih menu laporan surat otorisasi
masuk
Laporan surat Tampil list data surat
Tampil surat Tampil Baju End
Surat masuk Memilih jenis surat penting
Menampilkan data surat otorisasi T.Jenis
belum lengkap sesuai jenis yang
Menampilkan list data-data
dipilh Memilih link surat
T.Surat
Memilih daftar tugas T.Surat B surat yang hampir deadline
Mengisi baju surat deadline
T.Otorisasi
Tampil Data surat
Memilih data surat otorisasi Tampil list data surat
Menyimpan baju surat End
T.detil deadline
Memilih agenda pertemuan otorisasi
Menampilkan isi surat beserta Menampilkan lembar
T.BajuSUrat
otorisasi Memilih link disposisi sesuai dg warna
Mengelola opsi T.SUrat pendisposisian lembar T.Disposisi
pendukung End
Memilih Laporan
Tampil Data surat Tampil lembar disposisi
End
otorisasi

Gambar 3 System Flow Pendataan Surat

Data surat yang telah akan otomatis

terdistribusi ke stakeholder yang bersangkutan. Gambar 4 System Flow Pendistribusian
Sehingga stakeholder yang bersangkutan dapat
melihat maupun mengotorisasi melalui akunya. Dari surat yang telah didistribusi maka
Seperti terlihat pada gambar 4. surat tersebut akan tampil kedalam akun masing-
masing user. User dapat melihat dan
mengotorisasi surat melalui kaun web yang
telah disediakan melalui proses login terlebih
dahulu. Berikut hasil dari proses otorisasi dapat
dilihat pada gambar 5.

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

162

PENDISTRIBUSIAN
Bag TU
KEPALA TATA USAHA INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL)

T.jenis T.jenis Start T.Folder

Start Menampilkan 2 layout, kiri Start Menampilkan 2 layout, kiri
Menampilkan layout kiri jenis surat
menu link dan konten list T.Kategori menu link dan konten list T.Kategori dan konten
data surat butuh otorisasi data surat butuh otorisasi
T.Kriteria T.Kriteria
Masuk halaman Masuk halaman T.Jenis
utama Halaman utama utama Memilih arsip
T.Tipe Halaman utama
T.Tipe
1 1
Menampilkan isi surat
T.surat Tampil layout kiri Tampil layout konten
Menampilkan isi surat T.surat T.Kategori
jenis surat (tab folder & lihat
Memilih baca surat Memilih baca surat semua) pencarian
Tampil isi surat O Tampil isi surat O
D T.Surat
Mengklik jenis surat pd layout
Mengecek otorisasi Mengecek otorisasi kiri
mengotorisasi mengotorisasi
Menampilkan surat berdasarkan jenis
T ok Y T ok Y

Mengubah data Mengubah data surat Mengubah data Mengubah data surat
suratditolak disetujui Tampil surat berdasar
suratditolak disetujui
jenis
T.surat T.surat
Memilih tulis surat Memilih tulis surat Memilih lihat
T.jenis T.jenis Menampilkan halaman untuk melihat
Menampilkan 2 tab, unggah atau Menampilkan 2 tab, unggah atau
tulis surat
T.template T.template isi surat
tulis surat
1 1
T.Kategori
Tampil template T.Kategori
Tampil form Tampil template Tampil form
surat unggah T.surat surat Tampil isi surat
unggah T.surat

end
Mengirim surat baru Mengirim surat baru
Menampilkan halaman cetak
Menyimpan surat Memilih cetak
Menyimpan surat

Menampilkan list data surat yang Menampilkan list data surat yang Tampil surat cetak
Memilih surat tolak telah ditolak oleh bersangkutan telah ditolak oleh bersangkutan
Memilih surat tolak

Tampil list data Tampil list data Memilih unduh surat

T.User T.User
surat tolak surat tolak Mencetak surat
Menampilkan surat yang tlh Menampilkan surat yang tlh D
Memilih surat diotorisasi Memilih surat diotorisasi
otorisasi otorisasi
Tampil surat Tampil surat
Mengunduh surat
End End
otorisasi otorisasi

Memilih laporan Menampilkan form field penentuan

laporan yang diinginkan Menampilkan beberapa textbox dan
T.Surat
O
Memilih pencarian hasil pencarian
Tampil form
end
Menentukan
Menampilkan laporan
laporan Tampil surat yg
end
dicari
Tampil laporan

Gambar 5 System Flow Otorisasi Gambar 6 System Flow Pengarsipan

Surat yang telah diotorisasi, status surat Surat yang telah diarsip dapat dilakukan
nya akan berubah menjadi surat jadi dan siap penyusutan atau penghapusan surat jika surat
untuk diarsipkan. Arsip ini merupakan proses tersebut tidak digunakan lagi. Penyusutan yang
penyimpanan surat masuk yang telah jadi dan disediakan yang penyusutan otomatis dan
disimpan kedalam folder yang telah ada. Untuk penyusutan manual. Berikut penjelasanlebih detil
lebih jelasnya lihat pada gambar 6. dapat dilihat pada gambar 7

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

163

surat keluar. Adapun penjelasan detil dapat

dilihat pada gambar 8.
Bag TU

ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL

Start
Menampilkann pada layout kiri 2 menu
otomatis dan manual BAG TU Kepala TU
Memilih penyusutan
Tampil halaman T.Surat Start T.Surat B D
T.Folder T.Kriteria T.Tipe T.jenis T.Surat T.Kategori
penyusutan Keluar

Menampilkan 2 tab, setting dan T.Surat

Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar Surat keluar Laporan surat
Memilih penyusutan daftar data yang siap dihapus keluar Memilih menu surat keluar A
(laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate keluar
otomatis

Tampil 2 tab pada

layout konten Tampil data berupa folder-
C
folder
End End

menampilkan form untuk mensetting Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi
Memilih setting tab waktu dan jenis penyusutan surat Memilih pemberitahuan surat terdapat link cetak
jadi pada konten
T.Folder
Tampil list data surat yang
Tampil form set
dipilih
Mengisi form penyusutan

Menampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan T.Surat
Memilih link cetak disimpan Keluar
Menyimpan daftar jadwal setting surat

T.jadwalsusut
Tampil form
Menampilkan daftar surat yang telah
Memilih tab daftar disetting sebelumnya T.Agenda
Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user Surat keluar
Data surat di folder
Tampil daftar surat siap
Memilih tombol hapus dihapus
Menampilkan halaman cetak dari isi surat A

Menghapus surat yang telah terdaftar

pada setting sebelumnya
Tampil halaman cetak
Menekan tombol cetak
Menampilkan textbox untuk menyaring
Penyusutan manual surat yang akan dihapus
Mencetak surat keluar

Tampil form dan data surat C

Mengisi data rincian surat Surat keluar
B
Menampilkan data surat yang telah
diisi dari textbox filter
Menampilkan laporan surat keluar
Mennetukan data
laporan
Tampil data-data surat yang
difilter
Menandai / mengahapus surat Laporan surat keluar Laporan surat
Tidak keluar D
Pesan setuju Mencetak laporan surat keluar sesuai
ok Ya Menghapus surat Memilih menu cetak kebutuhan
hapus surat

Gambar 7 System Flow Penyusutan Gambar 8 System Flow Surat Keluar

Dari surat yang telah terotorisasi oleh Surat yang tercatat kedalam
stakeholder bersangkutan, langkah selanjutnya penyimpanan surat keluar kemudian dicetak dan
yaitu mencatat surat kedalam agenda keluar dan dikirmkan oleh bag pengiriman. Kemudian bag
menyimpan surat kedalam folder penyimpanan pengiriman akan mencatat surat yang telah
terkirim kedalam buku ekspedisi. Berikut aliran
system dapat dilihat pada gambar 9.

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

164

notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi

ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT dengan pemakai sistem untuk memahami sistem
secara logika.
BAG TU Kepala TU Eksternal

Start T.Surat
T.Folder T.Kriteria T.SUrat T.Kategori
T.Tipe T.jenis Keluar B C

Surat Keluar C

Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi. Laporan ekspedisi/
A Surat Keluar
Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi pengiriman
Memilih menu pengiriman
surat keluar

Tampil list data surat keluar End End

Menampilkan list data surat keluar

Memilih opsi surat keluar

Tampil list data surat keluar End

Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku

ekspedisi
Memilih buku ekspedisi
T.Ekspedisi

Tampil list data buku ekspedisi

Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku

ekspedisi
Memilih opsi tambah

Tampil form

Menyimpan data kedalam buku ekspedisi

Mengisi form tambah

Menampilkan form beserta isis data yang telah dipilih A

Memilih ubah data

Tampil form ubah data

Mengubah data pada buku ekspedisi

Menulis / memperbarui
data

Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi T.Ekspedisi

Memilih tab daftar
pendisposisian

T.disposisi
Tampil data-data buku ekspedisi
pendisposisian
Menentukan laporan

Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan A

Gambar 10 Context Diagram Aplikasi
Manajemen Surat Pada PD. Pasar Surya
Tampil laporan ekspedisi
Memilih cetak
4. Entity Relationship Diagram
Mencetak laporan ekspedisi Entity Relationship Diagram (ERD)
digunakan untuk menginterpretasikan,
Laporan ekspedisi/
pengiriman B menentukan dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan
database. ERD menyediakan bentuk untuk
Gambar 9 System Flow Pengiriman Surat Keluar menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan
data dari pemakai. Dalam ERD, data tersebut
3. Data Flow Diagram digambarkan dengan menggunakan simbol
Data Flow Diagram (DFD) merupakan entitas.
suatu metode pengembangan sistem yang
terstruktur. Penggunaan notasi dalam data flow
diagram ini sangat membantu sekali untuk
memahami suatu sistem pada semua tingkat
kompleksitas. Pada tahap analisis penggunaan

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

165

jadwal susut
id jdwl susut <pi> Integer
agenda masuk Adapun proses-proses dari fungsi-fungsi
id msk <pi> Integer
tgl akhir susut
tgl mulai susut
Date & Time
Date & Time
template no urut msk Integer kategori kriteria yang ada pada aplikasi manaejemen surat ini
ket susut Variable characters (250)id template <pi> Integer tgl terima msk Date & Time memiliki
kategori
kriteria
Variable characters (25)nama template
Variable characters (25)File template
macam msk(50)
Variable characters
tgl kirim msk(50)
Variable characters
Variable characters (50)
Date & Time
id kategori <pi> Integer
nama kategori Variable characters (75)
id kriteria <pi> Integer
nama kriteria Variable characters (75) adalah sebagai berikut :
id kriteria <pi>
tipe
jenis
Variable characters (25)Keterangan template
Variable characters (25)id template <pi>
nomorcharacters
Long variable
pengirim
msk Variable characters (50)
Variable characters (75)
id kategori <pi>
Pertama pengguna internal atau ekternal
asal pengirim Variable characters (15)
tgl susut
id jdwl susut <pi>
Date & Time
pokok surat msk Variable characters (200)
memiliki
mengirimkan surat.
ket msk Long variable characters jenis

ekspedisi mengisi
dibaca msk
mengelola id agenda <pi>
Variable characters (1)
id jenis <pi> Integer
tipe
id tipe <pi> Integer
.
nama jenis Variable characters (75)
id eks <pi> Integer memiliki nama tipe Variable characters (50)
tgl eks Date & Time memiliki id jenis <pi>
id tipe <pi>
dikirim kepada Variable characters (75)
nama penerima Variable characters (75) detail otorisasi
user
tgl eks diterima Date & Time mengelola otorisasi
kode surat Variable characters (50) username mencatat no otorisasi <pi> Integer <M> mempunyai
nik nama otorisasi Variable characters (75) id otorisasi <pi> Integer
jenis eks Variable characters (15)
password jabatan otorisasi Variable characters (75) tgl otorisasi Date & Time
id ekspedisi <pi> sifat otorisasi Variable characters (20)
nama dpn status otorisasi Variable characters (15)
... mempunyai
daftar tugas nama blkg tgl dtl otorisasi Date & Time id otorisasi <pi>
status user Identifier_1 <pi>
id tgs <pi> Integer surat
jabatan user
judul tgs Variable characters (100) mengelola no surat <pi> Integer
email
isi tgs Long variable characters folder
nama perusahaan mengirim kode surat Variable characters (50)
status tgs Variable characters (15) status surat Variable characters (30) id folder <pi> Integer
alamat memiliki
tgl mulai tgs Date & Time tgl jadi Date & Time nama folder Variable characters (50)
telp
tgl akhir tgs Date & Time dibaca Variable characters (1) jenis folder Variable characters (50) surat keluar
fax
id tugas <pi> oto user draft surat Variable characters (1) id folder <pi> tgl keluar Date & Time
tgl masuk Date & Time menyimpan
asal user status keluar Variable characters (30)
acara tgl selesai Date & Time dibaca keluar Variable characters (1)
username <pi>
mengelola pengirim surat Variable characters (50) id fdkeluar Integer
id acara <pi> Integer
asal surat Variable characters (30)
judul acara Variable characters (100)
no urut Integer menyimpan
isi acara Long variable characters mencatat
ket surat Long variable characters
status acara Characters (2)
idfdkeluar Integer
tgl mulai acr Date & Time naskah konsep
tgl akhir acr Date & Time menulis no surat <pi>
id konsep <pi> Integer
id acara <pi> mencatat no konsep Integer
menulis agenda keluar
id keluar
tgl terima konsep
<pi> Integer macam konsep
Date & Time
Variable characters (50)
Gambar 13 Pengiriman Surat
memo no urut keluar Integer tgl kirim konsep Date & Time
id_memo <pi> Integer balasan disposisi tgl terima keluar Date & Timenomor konsep Integer
memiliki
memliki macam keluar Variable characters (50)
judul memo Variable characters (100) id balasan <pi> Integer tgl terima disp Date & Time pengirim konsep Variable characters (75)
isi memo
tgl memo
Long variable characters
Date & Time
judul balasan Variable characters (100)
baju surat
no agenda Integer
asal Variable characters (75)
tgl kirim
nomor
keluar
keluar
Date & Time
Variable
asal_konsep
characters (50)
pokok konsep
Variable characters (15)
Variable characters (200)
Surat yang telah terkirim akan diterima oleh
isi balasan Long variable characters
status memo
tujuan memo
Characters (2)
Variable characters (75)
memiliki tgl balasan
status balasan
Date & Time
Characters (2)
id baju
nama baju
<pi> Integer tgl disp
hal
Variable characters (100)
Date & Time
Long variable characters
pengirim keluar
kepada
Variable characters (75)
keterangan konsep
Variable characters (15)
dibaca_konsep
Long variable characters
Variable characters (1)
admin TU untuk melakukan pendataan surat
draft memo Variable characters (1) pokok surat keluar Variable characters (200)

id_memo <pi>
id balasan <pi> jabatan baju
kode
Variable characters (50)
Variable characters (3)
ket disp Long variable characters
sifat disp Variable characters (20)
keterangan keluar
penerima
Long variableid konsep
Variable
characters<pi>
characters (75)
adapun interface.dapat dilihat pada gambar 14.
instruksi Variable characters (75)
id baju <pi> status disp Variable characters (1) id keluar <pi>

Gambar 11 CDM Aplikasi Manajemen Surat

Berbasis Web
jadwal susut
id jdwl susut int <pk>
username varchar(50) <fk>
tgl akhir susut datetime
tgl mulai susut datetime agenda masuk
ket susut varchar(250) template kriteria
id msk int <pk> kategori
kategori varchar(25) FK_MEMILIKI5
id template int no urut msk int id kriteria int <pk> id kategori int <pk>
kriteria varchar(25) username varchar(50) id kategori int <fk>
tgl terima msk datetime nama kategori varchar(75)
tipe varchar(25) nama template varchar(50) nama kriteria varchar(75)
macam msk varchar(50)
jenis varchar(25) File template varchar(50) tgl kirim msk datetime FK_MEMILIKI6
tgl susut datetime Keterangan template longtext nomor msk varchar(50) jenis
pengirim varchar(75) tipe
ekspedisi asal pengirim varchar(15) id jenis int <pk>
FK_MENGELOLA4 id tipe int <pk>
pokok surat msk varchar(200) id tipe int <fk>
id eks int <pk> id kriteria int <fk>
FK_MENGISI ket msk longtext nama jenis varchar(75)
username varchar(50) <fk> FK_MEMILIKI7 nama tipe varchar(50)
tgl eks datetime dibaca msk varchar(1)
user
dikirim kepada varchar(75) FK_MEMILIKI8 detail otorisasi
nama penerima varchar(75) username varchar(50) <pk> FK_MENCATAT3
FK_MENGELOLA nik varchar(20) no otorisasi int <pk> FK_MEMPUNYAI1
tgl eks diterima datetime otorisasi
password varchar(30) no surat int <fk1>
kode surat varchar(50) surat
nama dpn varchar(75) id otorisasi int <fk2> id otorisasi int <pk>
jenis eks varchar(15)
nama blkg
status user
varchar(75)
varchar(50)
no surat
kode surat
int
varchar(50)
<pk> nama otorisasi
FK_MEMPUNYAI jabatan otorisasi
varchar(75)
varchar(75)
tgl otorisasi datetime
sifat otorisasi varchar(20)
Gambar 14 form Pendataan Surat
daftar tugas jabatan user varchar(75) id folder int <fk1> status otorisasi varchar(15)
id tgs int <pk> FK_MENGELOLA1 email varchar(75) id keluar int <fk4> tgl dtl otorisasi datetime
username varchar(50) <fk> nama perusahaan varchar(75) id jenis int <fk3>
judul tgs varchar(100)
isi tgs longtext
alamat
telp
varchar(150)
varchar(15)
id msk
id konsep
int
int
<fk2>
<fk5>
folder
FK_MEMILIKI9
Surat yang telah didata kemudian
id folder int <pk>
status tgs varchar(15)
tgl mulai tgs datetime
fax
oto user
varchar(15)
varchar(1)
status surat
tgl jadi
varchar(30)
datetime
FK_MENYIMPAN2 nama folder varchar(50)
jenis folder varchar(50) surat keluar
didistribusikan ketujuan surat seperti yang di
asal user varchar(12) dibaca varchar(1)
tgl akhir tgs datetime
draft surat
tgl masuk
varchar(1)
datetime
no surat
id folder
int
int
<fk1>
<fk2>
tunjukkan pada gambar 15.
FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2 tgl keluar datetime
acara tgl selesai datetime
pengirim surat varchar(50) FK_MENYIMPAN status keluar varchar(30)
id acara int <pk> FK_MENGELOLA2 unggah dibaca keluar varchar(1)
username varchar(50) <fk> asal surat varchar(30)
username varchar(50) <fk1> no urut int id fdkeluar int
judul acara varchar(100)
no surat int <fk2> ket surat longtext FK_MENCATAT2
isi acara longtext FK_MENULIS2
file unggah varchar(100) idfdkeluar int
status acara char(2)
naskah konsep
tgl mulai acr datetime
tgl akhir acr datetime id konsep int <pk>
FK_MENULIS agenda keluar no konsep int
memo FK_MENCATAT id keluar tgl terima konsep datetime
FK_MEMILIKI3 int <pk>
macam konsep varchar(50)
id_memo int <pk> no urut keluar int
balasan disposisi tgl kirim konsep datetime
username varchar(50) <fk> tgl terima keluar datetime
id balasan int <pk> nomor konsep int
judul memo varchar(100) FK_MEMILIKI id baju int <fk2> macam keluar varchar(50)
id_memo int <fk2> pengirim konsep varchar(75)
isi memo longtext no surat int <fk1> tgl kirim keluar datetime
username varchar(50) <fk1> FK_MEMLIKI8 asal_konsep varchar(15)
tgl memo datetime tgl terima disp datetime nomor keluar varchar(50)
judul balasan varchar(100) pokok konsep varchar(200)
status memo char(2) no agenda int pengirim keluar varchar(75)
isi balasan longtext keterangan konsep longtext
tujuan memo varchar(75) asal varchar(75) kepada varchar(15)
tgl balasan datetime baju surat dibaca_konsep varchar(1)
draft memo varchar(1) tgl disp datetime pokok surat keluar varchar(200)
status balasan char(2) id baju int <pk> hal longtext keterangan keluar longtext
nama baju varchar(100) ket disp longtext penerima varchar(75)
jabatan baju varchar(50) sifat disp varchar(20)
kode varchar(3) instruksi varchar(75)
status disp varchar(1)

Gambar 12 PDM Aplikasi Manajemen Surat

Berbasis Web Gambar 15 form Data Disposisi & Otorisasi

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

166

Setelah surat didistribusikan stakeholder Surat yang diarsipkan dan termasuk surat
yang bersangkutan dapat mengirimkan otorisasi keluar akan dicatat kedalam agenda keluar
seperti pada pada gambar 16. beriku interface dapat dilihat pada gambar 19.

Gambar 16 form otorisasi surat Gambar 19 form catat agenda keluar

Surat-surat terotorisasi akan tampil di Surat keluar yang telah tercatat akan
halaman distribusi dihasilkan ditunjukkan pada disimpan kedalam folder surat keluar. Untuk
gambar 17. melihat isi surat dapat dilihat pada gambar 20

Gambar 17 form distribusi Gambar 20 pengelolaan surat keluar

Setelah itu surat yang telah terotorisasi akan Surat keluar yang telah dikirm akan dicatat
diarsipkan berdasarkan folder-folder . di buku ekspedisi. Berikut hasil pencatatan
dibuku ekspedisi

Gambar 18 form arsip berdasar folder Gambar 21 pencatatan buku ekspedisi

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X

167

Laporan dari agenda masuk, konsep naskah administrasi, 3). Fungsi admnistrasi surat keluar
dinas, dan agenda keluar internal dan eksternal, 3). Fungsi pengiriman
surat keluar

SARAN
Adapun saran yang dapat diberikan
pada penelitian pengembangan aplikasi
manajemen surat pada PD. Pasar Surya sebagai
berikut:
1. Selain adanya fitur pesan pada aplikasi
manajemen surat berbasis web pada PD.
Pasar Surya. Penelitian juga dapat
dikembangkan dengan memberikan
teknologi sms gateway yang dapat berfungsi
untuk mengirimkan pesan berupa sms
kepada pihak otorisasi.
Gambar 22 laporan grafik 2. Hasil dari penelitian ini dapat
dikembangkan dengan diberikan sistem
Adapun hasil laporan cetak akan di convert Optical Character Recognition (OCR) yang
ke dalam bentuk pdf. Berikut hasil laporan pdf mana aplikasi tersebut dapat men-
pada gambar 23. scan.gambar dan dijadikan text. Selain itu
aplikasi OCR juga support oleh scanner.

RUJUKAN

Gie, Liang, 2000, Administrasi Perkantoran

Modern, Liberty, Yogyakarta.
Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk
Manajer dan Staff, Visimedia, Jakarta
Selatan.
Munir, Badri Sukoco, 2007, Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern,
Erlangga, Jakarta.
Nuraida, Ida,SE. 2008, Manajemen Administrasi
Gambar 23 laporan PDF Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta.
Pemerintah Kota Surabaya, 2013, Peraturan
SIMPULAN DIreksi PDPS Nomor 15, Surabaya
Proboyekti, Umi S.Kom, 2008, Rekayasa Web,
Aplikasi dapat melakukan ketiga fungsi UKDW.
yang terdapat pada SOP/TTU/01 yaitu 1). Fungsi
administrasi surat masuk dan konsep naskah
dinas internal maupun eksternal, 2). Fungsi

Rahmat Iwan S, Y. M. Maulana, T. Wurijanto/JSIKA Vol 3 , No 1 (2014) ISSN 2338-137X