Sistemas de Gestión Documental

Introducción
Gracias a la cantidad de información que generan las empresas hoy en día y que
va en crecimiento exponencial hoy en día es necesario contar con un sistema de
gestión Documental el cual asegure que la información este organizada y
eficiente, que favorezca el crecimiento empresarial.
¿Pero Cuál es la ventaja de Contar con un sistema (SGD) O para que me serviría
aparte de guardar información o estructurarla?
Como bien se sabe un sistema SGD está diseñada para almacenar información,
administrar y controlar la entrada y salida de documentos dentro una
organización de manera Digital y centralizada al cual los empleados tendrán
acceso de forma fácil y sencilla con sus respectivos permisos.
Por tanto, es importante un sistema SGB porque se encarga de tener
almacenado Digitalmente los documentos, tiene una ubicación centralizada al
cual solo los autorizados puedan acceder, mejor flujo de trabajo y ante todo
seguridad en la información

Bien Ahora ya que se sabe que un sistema De gestión Documental como uno
saber cuál sistema de las tantas que existentes es adecuado para una empresa
¿?
Es difícil saberlo por tanto a media que se va realizando estudios a la diferente
aplicación lo que se pretende es crear un Sistema De Gestión Documental
Adaptativo para cualquier empresa sin necesidad de modificaciones o
implementar recursos extra

Aplicaciones
Software de Gestión Documental Inteligente
Atento
Descripción
Es un Software que permite el manejo, gestión, almacenamiento y conservación
de documentos electrónicos es una herramienta que busca optimizar el tiempo y
esfuerzo de documentos
Funcionalidad
Cuenta con un Gestor Documental, captura de Documentos y herramientas que
visualizan la parametrización del Gestor Documental
Interfaz
https://app.athento.com

Registro de una Empresa Donde se solicita Cantidad de Empleados, capacidad

De almacenamiento, y cantidad de páginas que podría procesar una Empresa

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Muestra el plan que ofrece dicho proveedor del sistema

Procedemos al registro

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Cuenta con un asistente para los campos s que no se entienda

Cuenta con UN entorno llamativo en el cual nos muestra un panel donde poder
subir la documentación, documentos Subidos, documentos Validos,
documentos inválidos y documentos por procesar

Al lado izquierdo cuenta con un menú desplegable donde muestra el panel

principal, colas, navegación, documentos, series, tipos de Documentos,
Reportes he informes

Referencia
Libros De Gestión documental
https://unesdoc.unesco.org/ark:/48223/pf0000161073_spa

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 Software de Gestión Documental
“Factorial”
Descripción:
Una plataforma en la nube 100% segura en la que almacenar todos la
documentación de la empresa y empleados. Disponible desde cualquier parte
del mundo en cualquier momento. Sus funciones son:

• Guarda los contratos en la nube

Sube los contratos de los empleados en la nube y almacénalos en un
entorno seguro. Sólo el empleado y el manager de recursos humanos
tendrán acceso a esta información y podrán consultarla en cualquier
momento. Olvídate de las carpetas y guarda todos los contratos en
Factorial.
• Documentos de identidad
Los documentos de identidad son demasiado importantes como para
guardarlos en tu ordenador. No pierdas archivos importantes y mantenlos
actualizados y a mano en todo momento.

• Nóminas

¿Cuántas veces has estado a punto de enviar la nómina al empleado

incorrecto? Es un fallo muy grave que puede perjudicar al buen
funcionamiento del equipo. Usando el gestor de nóminas de Factorial,
podrás enviar automáticamente la nómina al empleado correcto.

• Bajas médicas

No te olvides de pedir el justificante de baja a los empleados. Con

Factorial, los empleados pueden adjuntar el documento de baja médica
cuando notifiquen una baja médica. Además, actualizaremos el calendario
de equipo para que sepas en todo momento quien está fuera de la oficina.

Sitio Web
https://factorialhr.es/gestor-documental

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Vista de la Interfaz
Interfaz de inicio:

Registros para nuevos usuarios:

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Interfaz de bienvenida y perfil:

Botón “documentos” para organizar nuestros archivos y elaborar eventos y

otras opciones:

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Añadir los documentos que deseemos:

Agregar empleados y organizarlos según su tarea laboral:

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Edición de los datos de la empresa:

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 Software de Gestión Documental
Google Drive
Descripción:
Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos que fue introducido por
la empresa estadounidense Google el 24 de abril de 2012.
Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus
archivos, ampliables mediante diferentes planes de pago. Es accesible a través
del sitio web desde computadoras y disponen de aplicaciones para Android e
iOS que permiten editar documentos y hojas de cálculo.
Con el lanzamiento de Drive, Google unificó el almacenamiento disponible para
un único usuario de tal manera que en esos 15 GB se guardan también los
mensajes de correo electrónico de Gmail e imágenes.
Características Principales:
• Editar sus archivos en el ordenador y tenerlos disponibles en la nube.
• Contar con respaldo automático.
• Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones
anteriores de un archivo después de ser modificado.
• Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la estructura
de carpetas.
• Capacidad de sincronizar archivos y documentos con el ordenador, y
visualización mejorada de documentos de Google fuera de línea.
• Permite que los usuarios de telefonía móvil puedan navegar por sus
documentos de Google Docs. Los usuarios pueden ver y pueden editar
los documentos.
• Google ofrece 15 GB iniciales a todos los usuarios que se comparten entre
tres de sus productos más usados: Gmail, Google+ Fotos (Picasa) y
Google Drive. Los usuarios pueden aumentar esos 15 GB mediante
suscripción mensual para disponer de más almacenamiento.
Imágenes:

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 Software de Gestión Documental
Alfresco

Empresa desarrolladora:
• Nombre: Alfresco Software Inc.

Nombre Comercial:
• “Alfresco Digital Business Platform”

Descripción:
Alfresco es una colección de productos de software para gestión de la
información desarrollada en Java para los sistemas operativos Windows y
sistemas Unix-like. Es ofrecido en versiones propietarias bajo licencia, software
como servicio (SaaS) y versiones gratuitas de código abierto soportadas por la
comunidad (community) licenciadas bajo LGPLv3.
Inicialmente, en el año 2005, Alfresco se ofrecía como una herramienta
totalmente enfocada a la gestión documental. Con el pasar de los años, la
compañía fue expandiendo el alcance de la suite de aplicaciones de gestión.
Actualmente, Alfresco Digital Business Platform se compone de los siguientes
módulos o productos:
• Alfresco Content Services (ACS).- Módulo que implementa la
funcionalidad de gestión de contenido empresarial (ECM) que ha sido
parte de las características principales de Alfresco desde su fundación.
Incluye repositorios de contenido y metadatos, interfaz web, posibilidad
de definir reglas de negocio automatizadas e indizado de texto completo
utilizando Apache Solr.
• Alfresco Process Services (APS).- Características de gestión de
procesos de negocio (BPM) originadas en el proyecto de código libre
Activiti. Incluye herramientas de diseño gráfico, editores de reglas de
negocio e integración de datos con sistemas externos. La versión gratuita
de este producto es “Activiti”.
• Alfresco Governance Services (AGS).- Originalmente conocido como
Alfresco Records Management, AGS es un componente agregado que
provee funcionalidad de gestión de archivos para tratar con requisitos de
gobernación de la información.

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Características.-
• Gestión de documentos
• Gestión de archivos
• Gestión de imágenes
• Gestión de activos digitales
• Soporte para sistemas de gestión de contenido educativo (Ej: Moodle)
• Publicación integrada
• Acceso a repositorios via CIFS/SMB, FTP, WebDAV, NFS y CMIS
• Automatización de procesos de negocio usando el motor Activiti BPM
• Búsqueda utilizando el motor Apache Solr
• Servidores federados
• Soporte multi-idioma
• Multiplataforma
• Interfaz de usuario web
• Integración con Microsoft Office y LibreOffice
• Integración en línea con Google Docs
• Soporte para clustering
• Soporte para múltiples bases de datos: MySQL, PostgreSQL, Oracle,
IBM DB2, MS SQL Server, MariaDB, Amazon RDS.

Imágenes.-

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