Administración,organizar y planificar (5 horas)

Una de las habilidades más importantes de los líderes de los Conquistadores es la capacidad para
administrar de manera eficiente el Club. Como seminario de cinco horas sobre Administración y
Relaciones Humanas, esta sección de la Especialidad de Liderazgo de los Conquistadores está diseñada
para capacitar a los líderes de los Conquistadores para desarrollar las habilidades de organización,
planificación y administración de un Club local. El seminario está también diseñado a alentar a los
líderes a aprender el arte de la comunicación y del discipulado para ministrar a los Conquistadores de
maneras que cree en ellos un sentido de pertenencia, identidad y compromiso.

1. Habilidades Administrativas Básicas (2 horas)

a. Administración del Club

b. Fijación de Objetivos
c. El Proceso de Planeamiento
d. Proceso de Solución de Problemas

1. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS BASICAS

a. Administración del Club

Proceso de Planificación Anual

Proceso de Planificación de Reuniones Regulares del Club
Descripción del Cargo del Personal
Administración del Club

b. Fijación de Objetivos

Administración del Tiempo

La Administración del Tiempo no es una fórmula mágica. Sin embargo, significa que aquello que
se termina habrá sido lo más importante que había que realizar. Y significa que se habrá tenido
que decir no a tareas menos importantes que no cumplen directamente con los objetivos.

A continuación se presentan tres pasos para administrar el tiempo.

1. Fijación de objetivos

Fijar objetivos es el primer paso para determinar cómo se va a administrar de mejor forma el
tiempo.

Cada objetivo debe ser:

ESPECIFICO: Asegúrese que el objetivo sea lo suficientemente detallado. Por ejemplo, no diga
simplemente: “Voy a mejorar las marchas”, diga: “Voy a practicar las marchas durante un
minuto cada noche que nos reunamos en el Club de Conquistadores”.

CONCRETO: Asegúrese que el objetivo es verdadero. Por ejemplo, no diga: “Voy a amar más a
mi esposa(o)”, diga: “Voy a demostrar mi amor lavando los platos cada noche, o voy a demostrar
más amor lavando y aspirando el carro esta semana”.

ALCANZABLE: Asegúrese que es bien realista. Por ejemplo, no diga: “Nunca más faltaré a otra
reunión del personal de los Conquistadores mientras esté involucrado”, diga: “Voy a asistir a las
reuniones del personal cada semana de este mes”.
MENSURABLE: Asegúrese de tener un título que dé un marco específico dentro del cual quiere
haber cumplido el objetivo. Por ejemplo, no diga: “Voy a escribir seis cartas a mi amigo en
Nueva Zelanda”, diga: “Voy a escribir una carta cada mes a mi amigo en Nueva Zelanda”.

PERSONAL: Asegúrese de estar al control del éxito o fracaso del objetivo. Por ejemplo, no diga:
“Voy a tener un trabajo de tiempo parcial antes de navidad”, diga: “Voy a solicitar un trabajo de
tiempo parcial en Pizza Hut o Woolworth antes de fin de año”.

LISTA DE OBJETIVOS:

Escriba su objetivo.__________________________________________________

Su objetivo es: (ponga un aspa si es “si”)

¿Específico? __________

¿Concreto? ___________

¿Alcanzable? __________

¿Mensurable? __________

¿Personal? __________

2. Determine Prioridades

Si se siente abrumado por el número de actividades y tareas que tiene que realizar, deténgase y
ponga prioridades. Analice cada ítem y decida si realmente es importante.

Haga una lista de sus actividades y tareas según:

PRIORIDAD ALTA: Estas tareas son necesarias para cumplir con los objetivos. Por ejemplo, si
ha hecho un compromiso personal de mejorar su vida espiritual y fija como objetivo tener un
momento de quietud de 30 minutos diariamente; entonces, el “momento de quietud” es un asunto
de alta prioridad para usted.

PRIORIDAD BAJA: Sería lindo cumplir estas tareas, pero las puede realizar posteriormente.
Por ejemplo, si dijo que iba a hornear una torta para la reunión de jóvenes del domingo de tarde,
pero hoy recién es jueves, podría esperar hasta el viernes o el sábado de noche.

PRIORIDAD NO IMPORTANTE: Estas tareas no contribuyen a sus objetivos, y aunque las

quiere realizar, no necesitan ser hechas en este momento, mañana – o quizá nunca. Por ejemplo,
si quisiera volver a ordenar su colección de estampillas, pero nunca se da tiempo para hacerlo, o
si quisiera reorganizar su recetario, pero nunca se da tiempo para hacerlo, no constituye un
problema mayor.

HOJA DE TRABAJO DE PRIORIDADES

Haga una lista de tareas y actividades según la categoría a la que corresponde.

Prioridad Alta

Prioridad Baja
__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
Prioridad no Importante
__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
3. Planifique su Agenda

Haga ajustes a su agenda consiguiéndose un calendario con planificador y escribiendo en él los

objetivos semanales y mensuales. Escriba también en él su lista de asuntos que debe realizar
diariamente incluyendo los ítems de prioridad alta que necesitan ser realizados para alcanzar esos
objetivos.

Comprométase a completar, a lo máximo posible, sus tareas diarias de alta prioridad. Se dará
cuenta que cuando ha fijado sus objetivos con cuidado y cuando ha determinado sus prioridades,
será más fácil usar el tiempo sabiamente.

c. Proceso de Planificación

1. Comience con un GRUPO

2. Quien tiene NECESIDADES
3. Elija un OBJETIVO
4. Desarrolle ESTRATEGIAS
5. Use RECURSOS
6. Planifique EXPERIENCIAS DE APRENDIZAJE
7. Programe una EVALUACION
(Re-inicio del proceso)

d. Proceso de Solución de Problemas

Método de Seis Pasos para la Solución de Problemas. Esto se conoce como el “método
colaborador de solución de problemas” y por lo general tiene consecuencias favorables. Sus pasos
incluyen:

1. DEFINICION del problema en términos de NECESIDADES, no soluciones.

2. LLUVIA DE IDEAS de soluciones posibles.
3. SELECCION de la solución que mejor satisfaga las necesidades de ambas partes (después de
haber examinado posibles consecuencias)
4. PLANIFICACION de quien hará qué cosa, dónde y cuándo
5. IMPLEMENTACION de la solución
6. EVALUACION de cómo se manejó el proceso de solución del problema, en una fecha
posterior, cuan buena resultó ser la solución.

Los asuntos “preliminares” que se dan antes de comenzar con el primer paso del proceso, por lo
general son de importancia crítica. Si el proceso de solución del problema no funciona, haga una
revisión para asegurarse que evitó las trampas comunes que son barreras para la efectividad de
este método, busque detalles escondidos, y/o recicle el proceso.

Este método tiene muchas aplicaciones en el hogar, el trabajo y la escuela. Se lo puede usar en el
ambiente del Club de Conquistadores cuando se están fijando los objetivos, como un
complemento para escuchar en cierta etapa para ayudar en las relaciones, en la fijación de reglas
y en la solución de problemas individuales.

Se trata de una habilidad muy importante. Como George Prince dice: “Cuando se falla en usar
el propio talento creativo para la solución de problemas, se toca a la calidad de la propia vida”

Uso de la Creatividad para la Solución de Problemas

Objetivo: Demostrar cómo, a través de la estimulación de la creatividad, se puede desarrollar una
gama de alternativas al tratar un problema, a través de los pasos de la secuencia de la solución de
problemas.
Cuando y Dónde usarlo: Como una ilustración del Paso ____ en la secuencia de los seis pasos de
la solución de problemas.
Materiales: Papel periódico y marcadores

Procedimiento:
1. Identifique algún problema que podría dar al grupo, como ser:
“¿Cómo podemos mejorar el buzón postal para recibir la correspondencia de nuestra área?”
2. Piensen por cinco minutos – como grupo.
3. Divida a los miembros en grupos de dos y tres y que cada grupo trabaje en una de las
siguientes maneras para obtener nuevas ideas durante diez minutos. Cada grupo identificará
la que considera como la mejor idea y la escribirá en el papel periódico. Estas ideas
registradas en el papel periódico llegan a ser el material para el siguiente ejercicio.

Desarrollo de Nuevas Ideas:

a. Ampliación:
¿Qué tipo de buzón postal diseñarías si lo quisieras hacer más grande?
b. Minimización:
¿Qué ideas de diseño se te ocurren si piensas hacer el buzón más pequeño?
c. Reorganización:
Supongamos que cambias el lugar de la abertura, o el lugar donde se colocan los horarios.
¿Adónde los pondrías? Cambia el lugar adonde colocarías el buzón – ¿a tres metros de la
curva, en vez de la curva, etc.?
d. Adaptación:
¿Qué si usas algo diferente adaptado de algún otro uso? Podría ser un tubo con un aparato
succionador que hale la carta de tus dedos ni bien llegas a la abertura.
e. Sustitución:
¿Hay alguna otra forma totalmente diferente para depositar correspondencia que no sea un
buzón? ¿Una abertura en el pavimento, que conduzca a un cilindro enterrado?
f. Reversión:
Imagina el buzón dado la vuelta. ¿Qué diseño se te ocurre? Imagina la palanca hacia
adentro, en vez de estar hacia afuera.
g. Combinación:
¿Qué tal el uso de dos buzones, lado a lado – uno para recibir cartas – otro para recibir
circulares a las que los mismos interesados pueden acceder en vez de que los carteros las
entreguen como correo?
h. Colocación para Otros Usos:
Imagina que el buzón contiene secciones para la compra de estampillas, para poder hacer uso
de un lapicero sobre una placa metálica y papel de carta que se puede comprar a diez
centavos la hoja, en el caso que un transeúnte repentinamente piense en una nota que tiene
que enviar inmediatamente. ¿Y qué en cuanto a utilizar la segunda parte, la inferior, como un
Buzón de Sugerencias para que los ciudadanos se dirijan al Concejo Municipal?
i. Imagínate que eres una Carta:
Imagina, ¿cómo podrías ser manejado de una manera tal que llegues al destinatario de la
manera más eficiente y satisfactoria?

De esta manera puedes ver cómo puedes estimular el flujo de nuevas ideas usando algunos de los
nueve procesos anteriores. Añade otros a medida que se te ocurren.

Variación:
El grupo puede usar el “buzón postal” meramente como una ilustración y tratar un problema de
su propia elección.