GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: GESTIÓN DOCUMENTAL.

 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto (si es formación Titulada) DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA
SU APLICACIÓN EN LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO Y
SERVICIOS.
 Fase del Proyecto (si es formación Titulada): ANALISIS
 Actividad de Proyecto (si es formación Titulada)
 Competencia: PROMOVER LA INTERACCIÓN CONSIGO MISMO, CON LOS DEMÁS Y CON LA
NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS LABORAL Y SOCIAL.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: ASUMIR ACTITUDES CRÍTICAS, ARGUMENTATIVAS Y
PROPOSITIVAS EN FUNCIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE CARÁCTER PRODUCTIVO Y
SOCIAL.
 Duración de la Guía: Cuarenta Horas (40).

2. PRESENTACION

Motivar hacia la actividad de aprendizaje en consideración a las fortalezas que aportará en el desarrollo de
habilidades y destrezas.

Existen múltiples razones por las que una empresa puede decidir pasar todos sus archivos al formato
digital. No obstante, al día de hoy – en pleno siglo XXI – algunas organizaciones se resisten a la
posibilidad de abandonar el habitual formato físico, resultante del desconocimiento sobre las amplias
ventajas que puede otorgar tal media, y su retribución a la gestión diaria de las compañías.

Como ya hemos afirmado en publicaciones anteriores, la digitalización de documentos no es más

que el traslado de un archivo en su formato físico al formato digital. Esto, a través de un proceso
en el que un documento, un libro o una foto son representados por un conjunto de puntos o muestras
de sí mismo, transformándolos al formato digital.

Así, la digitalización documental ha pasado a convertirse en una solución para aquellas

organizaciones que realizan un uso continuo y abundante de archivos, aunque como ya hemos
dicho, muchas notarías, despachos profesionales e instituciones de la administración pública,
mantienen el uso de papel mientras se resisten al uso de la digitalización como herramienta de mejoras
en la gestión.

¿Por qué vale la pena digitalizar documentos?

Una de las ventajas más importantes y evidentes de la digitalización, la representa el ahorro en
espacio de almacenaje dentro de las organizaciones, aunado al ahorro en el gasto continuo de
consumibles. Tal medida, cambia el estado físico de la información permitiéndole formar parte del
entorno digital de la empresa.

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En segundo lugar, la medida otorga mayor rapidez y flexibilidad en la gestión de los archivos. La
decisión ofrecerá mayor facilidad a la hora de localizar, consultar, modificar y compartir un documento.
Todos los documentos estarán al alcance de los equipos de trabajo a tan sólo un click.

Finalmente, la digitalización de documentos ofrecerá mayor seguridad para el mantenimiento de la

información, evitando la pérdida de documentos con su almacenaje en la nube. Todo ello con
mayor relevancia, en el caso de archivos que requieran ser conservados durante largos períodos de
tiempo.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

Actividades de Reflexión Inicial (Presaberes).

En definan con sus propias palabras los siguientes términos.

¿Qué es un diagnostico?
¿Qué es una herramienta diagnostico?
¿Qué Técnicas y herramientas se pueden utilizan para realizar un diagnóstico educativo?
Defina la herramienta ARBOL de PROBLEMA, al igual que cada una de las partes que lo componen
(Problema, Causa y Consecuencia).
¿Cómo es la estructura de un árbol de problema?

 Ambiente Requerido: Sala de Sistemas

 Materiales: Lápiz / Lapicero / Borrador / Libreta de Apuntes
 Evidencia / Producto: En su cuaderno o libreta de apuntes, organice las definiciones de los
conceptos propuestos, para ser socializados a los demás integrantes del grupo.

Actividades de Contextualización (Saberes, Conceptos y Principios).

Haciendo uso de una de las didácticas activas TIC consulte y de respuesta a las siguientes preguntas.

 ¿Qué es un diagnostico?
 ¿Qué es una herramienta diagnostico?
 ¿Qué Técnicas y herramientas se pueden utilizan para realizar un diagnóstico educativo?
 Defina la herramienta ARBOL de PROBLEMA, al igual que cada una de las partes que lo componen
(Problema, Causa y Consecuencia).
 ¿Cómo es la estructura de un árbol de problema?
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Actividades de Apropiación (Identificar la apropiación del conocimiento en el aprendiz).

 Caso de estudio (Máximo cuatro (4) Personas).

Nóminas, retrocesión de impuestos o informes para las autoridades fiscales. Estos son solo tres ejemplos de
la documentación que deben gestionar a diario los departamentos de Recursos Humanos de las empresas.
La vida laboral de los empleados de una compañía genera un gran volumen de archivos que es necesario
conservar adecuadamente durante un largo período de tiempo. El problema es que hoy en día es habitual
encontrar una combinación de documentos digitales, archivados sin seguridad en los propios servidores
internos de la empresa, y de documentos en papel, que se custodian de forma tradicional por otro lado.

Esta heterogeneidad de formatos (digital y físico) impide que exista una trazabilidad entre los documentos
que forman parte del expediente de un mismo empleado. Como consecuencia, la gestión documental del
departamento de Recursos Humanos se hace ineficiente, ya que dificulta incluso las tareas más sencillas,
como la entrega de las nóminas. Una situación que se agrava todavía más cuanto mayor es la compañía y,
por tanto, el volumen de datos.

Actividad 1
A partir del caso defina:

¿Cuál es el problema que enfrenta la el departamento de RH? (Planteamiento del Problema).

¿Por qué lo va a hacer, para qué lo va hacer y cuándo lo va hacer? (Justificación).
¿Cuál es el objetivo principal del proyecto? (Objetivo General).
¿Cuáles son los pasos para lograr el objetivo? (Objetivos Específicos).
¿Hasta dónde quiere llegar con el proyecto? (Alcance).
¿Quiénes son los beneficiarios del proyecto?
¿Cómo afecta positivamente los aspectos ambientales, sociales, económicos y tecnológicos del proyecto?
¿Qué tiene de innovador o diferente el proyecto?
¿Qué problemas se pueden presentar en el desarrollo del proyecto?
¿Cuáles son las posibles soluciones a los problemas que se presenten?
¿Qué productos o entregables va a dejar el proyecto?

Actividad 2
A partir del caso presentado en el departamento de RH - elaborar un árbol de problemas:

Elaboraré el árbol de problemas ejecutando las siguientes acciones:

PASO 1: Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.

PASO 2: Formular en pocas palabras el problema central.
PASO 3: Anotar las causas del problema central.
PASO 4: Anotar los efectos provocados por el problema central.
PASO 5: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Árbol de
Problemas.
PASO 6: Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad

Análisis de problemas: Puntos clave:

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• Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo.

• Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros).
• Formular el problema como un estado negativo.

 Ambiente Requerido: Sala de Sistemas

 Materiales: Lápiz / Lapicero / Borrador / Libreta de Apuntes
 Evidencia / Producto: En su cuaderno o libreta de apuntes, organice las definiciones de los
conceptos propuestos, para ser socializados a los demás integrantes del grupo.

Actividad 3
Desarrolle la actividad lúdica aplicando los conocimientos adquiridos en la actividad anterior, llenando el
cuadro, según el significado de los conceptos propuestos como terminología y que se usan dentro de un
planteamiento de proyecto.

CONCEPTOS:

 Planteamiento del problema para la formulación del proyecto.

 Justificación del Proyecto.
 Objetivo General
 Objetivos Específicos
 Alcance de un Proyecto
 Beneficiarios del Proyecto
 Restricciones de un Proyecto
 Elementos de Innovación
 Productos esperados de un proyecto

¿Cuál es el problema que enfrenta la Institución

educativa los LIDERES?
¿por qué lo va hacer, para qué lo va hacer y cuándo
lo va hacer?
¿Cuál es el objetivo principal del proyecto?

¿Cuáles son los pasos para lograr el objetivo?

¿Hasta dónde quiere llegar con el proyecto?

¿Quiénes son los beneficiarios del proyecto?

¿Cómo afecta positivamente los aspectos

ambientales, sociales, económicos y tecnológicos
del proyecto?

¿Qué tiene de innovador o diferente el proyecto?

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¿Qué problemas se pueden presentar en el

desarrollo del proyecto?

¿Cuáles son las posibles soluciones a los problemas

que se presenten?

¿Qué productos o entregables va a dejar el

proyecto?

CONCEPTOS:

Planteamiento del problema para la formulación de un proyecto: Es la descripción suficiente de la situación

que genera el problema y del problema como tal, identificando claramente sus posibles causas y sus
consecuencias. En esta descripción se debe ubicar en el espacio y el tiempo la empresa o institución donde
se presenta el problema, así como también debe ir una breve descripción de lo que hace, o a lo que se
dedica dicha empresa.

El planteamiento del problema debe concluir con la pregunta de investigación la cual sirve para dar
direccionamiento al proyecto, es decir, a partir de la preguntase podrá formular el proyecto.

Justificación de un proyecto: En esta parte se hace una descripción general de la propuesta de y el por qué,
o cómo es que esta propuesta va a darle solución al problema detectado.

Objetivos: general y específicos: Son las metas que se deben cumplir para la llevar a feliz término el
proyecto.

El objetivo general da cuenta de la meta principal con la cual se pretende dar solución al problema; los
objetivos específicos dan cuenta de metas a corto plazo. Cuando se cumple un objetivo específico, se está
más cerca de cumplir el objetivo general del proyecto. Los objetivos se redactan teniendo en cuenta: verbo
en infinitivo + objeto + condicionante Ejemplo: “Recopilarla información para la identificación de los
procesos de la empresa y sus posibles falencias “

Alcance de un proyecto: aquí se tienen en cuenta los impactos, los beneficiarios, las restricciones, los
elementos de innovación y los productos esperados del proyecto

Impactos: hace referencia a cómo es que este proyecto va a influir en los ámbitos social, económico,
ambiental y tecnológico de la comunidad circundante a la empresa.

Beneficiarios del proyecto: son las personas o grupos de personas que directa o indirectamente obtendrán
algún beneficio, así sea pequeño, con la realización del proyecto.

Restricciones de un proyecto: hace referencia a todos aquellos factores externos que representan un
obstáculo para la realización del proyecto, por ejemplo: falta de recursos, políticas de la ciudad, el país, falta
de infraestructura, etc.
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Elementos de innovación: son aquellas características que hacen que nuestro proyecto sea innovador y
diferente de los demás.

Productos esperados de un proyecto: son todos aquellos artefactos que se obtendrán como resultado del
cumplimiento paulatino de los objetivos propuestos.

Actividad 4

Aplicar los conocimientos adquiridos en la actividad anterior, pero en este caso llene el cuadro con la
información de su PROYECTO FORMATIVO.

Nombre del Proyecto

¿Cuál es el problema que enfrenta la Institución
educativa los LIDERES?
¿por qué lo va hacer, para qué lo va hacer y cuándo
lo va hacer?
¿Cuál es el objetivo principal del proyecto?

¿Cuáles son los pasos para lograr el objetivo?

¿Hasta dónde quiere llegar con el proyecto?

¿Quiénes son los beneficiarios del proyecto?

¿Cómo afecta positivamente los aspectos

ambientales, sociales, económicos y tecnológicos
del proyecto?

¿Qué tiene de innovador o diferente el proyecto?

¿Qué problemas se pueden presentar en el

desarrollo del proyecto?

¿Cuáles son las posibles soluciones a los problemas

que se presenten?

¿Qué productos o entregables va a dejar el

proyecto?
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 Ambiente Requerido: Sala de Sistemas

 Materiales: Lápiz / Lapicero / Borrador / Libreta de Apuntes
 Evidencia / Producto: En su cuaderno o libreta de apuntes, organice las definiciones de los
conceptos propuestos, para ser socializados a los demás integrantes del grupo.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento:
Propone alternativas creativas,
Informe digital en microft Word y lógicas y coherentes que Respuesta y Pregunta.
socialización de las posibles posibiliten la resolución de
soluciones al problema. problemas según la demanda
del contexto social y productivo.

Argumenta y acoge
Evidencias de Desempeño objetivamente los criterios que
contribuyen a la resolución de
Realice una presentación problemas según Lista de Chequeo.
creativa en cualquier programa requerimientos del proceso
de su preferencia y realice una formativo en función de las
socialización del proyecto. demandas concretas de los
contextos productivos y
sociales.

Evidencias de Producto: Valora el impacto de la cultura

física en el mejoramiento de la
Entregar Formato SENA con los
calidad de vida y su efecto en el Lista de Chequeo.
campos requeridos para definir
entorno familiar social y
el proyecto formativo.
productivo teniendo en cuenta
su proyecto de vida.
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5. GLOSARIO DE TERMINOS

Ciclo vital de los documentos: Las unidades documentales gozarán de control integral desde su producción
o recepción, hasta la determinación de la disposición final, siguiendo un flujo de procesos a través de las
fases de archivo (ciclo de vida documental).

Clasificación documental: Agrupación de documentos por función, es decir en series derivadas de los
diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo. Procesos judiciales, contratación,
expedientes personales, etc. Correspondería a una de las actividades que forman parte de la organización,
al igual que la ordenación y la descripción documental.

Contexto: Es la vinculación integrada de los documentos con el entorno administrativo y funcional

(actividades y procesos) en que han sido producidos.

Cuadro de clasificación: Instrumento archivístico que permite la visualización jerárquica y funcional de los
documentos generados por la institución, presentada en una estructura que permite situar los documentos
en sus relaciones con los otros para construir las diferentes agrupaciones documentales.

Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo, que permite su identificación,

localización y recuperación, para la gestión; ésta corresponde a una de las actividades de la organización.

Digitalización: Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel)
o electrónico, en una imagen digital.

Documento de archivo: Información registrada, producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o

terminación de una función personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura
suficiente para servir como testimonio de esa actividad.

Estructura del documento: El concepto de estructura está relacionado con la forma en que se registra el
documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.

Fichero electrónico de datos: Corresponde a cualquier documento electrónico que contiene información
que puede ser leída, vista u oída de un programa informático o un mensaje de datos.

Fichero electrónico de imagen: Ver imagen digital.

Función archivística: Grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen y son necesarias para lograr
los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos y garantizar que sean accesibles e
inteligibles a largo plazo.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Universidad Industrial Santander, Noviembre 27 de 2015. guía para la digitalización de documentos

https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.11.pdf

Guías AGN Colombia – Bogotá 2011 - Protocolos para la digitalización de documentos con fines
probatorios
http://www.adapting.com/wp-content/uploads/2016/12/Protocolo-Digitalizaci%C3%B3n-Documentos-
Fines-Probatorios_AGN.pdf

Guía para redactar objetivos

https://www.ijf.cjf.gob.mx/Sitio2016/include/sections/MICROSITIOS_Propuesta/2%20Para%20implem
entar%20en%20el%20aula/Guia%20para%20redactar%20objetivos.pdf

Como elaborar el planteamiento de un problema

http://normasapa.net/planteamiento-del-problema-tesis/

Como elaborar un árbol de problema

https://es.slideshare.net/EMILIACANE/como-elaborar-un-proyecto-arbol-de-problema

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Edwin Germán Cuervo Instructor 17-02-2019

Cardona.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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