Instituto Tecnológico José Mario Molina

Pasquel y Henríquez
Campus Tamazula

Tema 6.-Técnicas de Organización

Dr. Carlos Adolfo Hinojosa Gómez
adolfohinojosa1@hotmail.com
2018
 Tema 6
Técnicas de organización
¿Qué herramientas nos ayudan a
organizar una empresa?

Ver video 6.1

 Tema 6
Contenido
6.1. Organigramas
6.2. Mapas de procesos
6.3. Diagramas de flujos
6.4. Manuales:
– 6.4.1. Bienvenida
– 6.4.2. De políticas
– 6.4.3. De organización
– 6.4.4. De procedimientos
– 6.4.5. De calidad
6.5 Distribución de espacios de trabajo
 Actividades Sumativas Tema 6
Actividades Ponderación

6.1.-Realizar un cuadro comparativo donde presenta cada una de 10%

las técnicas de organización con sus características.
6.2.-Aplicar la diagramación para el diseño de un procedimiento 20%
real en una empresa de la región.

6.3.-Elaborar un manual de organización o procedimientos 40%

administrativos considerando los componentes básicos de su
proyecto de negocio.
6.4.-Presentar un ejemplo práctico de distribución de áreas de 30%
trabajo, con base en la empresa donde trabajan o proyecto de
negocio.
Total 100%
 Introducción
Las técnicas de organización nos ayudan para que la
empresa pueda:
1.-Reunir recursos para alcanzar resultados.

2.-Generar bienes y servicios de calidad.

3.-Utilizar eficientemente la tecnología de la

información y de manufactura.
4.-Conformar un lugar que desarrolle el sentido de
pertenencia y respeto.
5.-Crear valor para los grupos de interés de la
organización.
6.1 Organigramas
 6.1 Organigramas: concepto.

• “Es la representación gráfica de la estructura

orgánica de una organización la cual muestra qué
unidades administrativas la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de
comunicación, líneas de autoridad, supervisión y
asesoría.” (Franklin, 2007).
 Utilidad
• Proporciona una imagen formal de la
organización.
• Facilita el conocimiento de una organización,
así como de sus relaciones de jerarquía y
coordinación.
• Representa un elemento técnico valioso para
el análisis organizacional.
• Constituye una fuente autorizada de consulta.
 Criterios fundamentales para su
preparación
• Precisión
• En el organigrama deben definirse con
exactitud todas las unidades administrativas y
sus interrelaciones.
• Sencillez
• Debe ser muy simple, para que se comprenda
fácilmente.
 Criterios fundamentales para su
preparación
• Uniformidad
• Para facilitar su interpretación conviene
homogeneizar las líneas y figuras que se
utilicen en su diseño.

• Presentación
• Deben considerarse criterios técnicos y de
servicio, en función de su objetivo.
 Criterios fundamentales para su
preparación
• Vigencia
• Para conservar su vigencia el organigrama
debe mantenerse actualizado.

• Cuando se elabora es recomendable se anote

el nombre de la unidad responsable de
prepararlo y la fecha de autorización y
actualización.
 Clasificación
Los organigramas pueden clasificarse según
cuatro grandes criterios:

1. Por su naturaleza.

2. Por su ámbito.

3. Por su contenido.

4. Por su presentación.
 1.-Por su naturaleza

• Microadministrativos
• Corresponden a una sola organización, y pueden
referirse a ella en forma general o mencionar
alguna de las áreas que la conforman.
• Macroadministrativos
• Contienen información de más de una
organización.
• Mesoadministrativos
• Consideran una o más organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo específico.
 2.-Por su ámbito

• Generales
• Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel
jerárquico, según su magnitud y
características.
 2.-Por su ámbito

• Específicos
• Muestran en forma particular la estructura de
un área de la organización
 3.-Por su contenido

• Integrales
• Son representaciones gráficas de todas las unidades
administrativas de una organización y sus relaciones de
jerarquía o dependencia.
• organigramas generales = integrales .
• Funcionales
• Incluyen las principales funciones que tienen
asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones.
• Es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organización en forma general.
Integrales
Funcional
 4.-Por su presentación

• Verticales
• Presentan las unidades ramificadas de arriba
hacia abajo a partir del titular, en la parte
superior, y desagregan los diferentes niveles
jerárquicos en forma escalonada.

• Son los de uso más generalizado en la

administración.
Vertical
 Horizontales

• Despliegan las unidades de izquierda a

derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo.

• Los niveles jerárquicos se ordenan en forma

de columnas, en tanto que las relaciones entre
las unidades se estructuran por líneas
dispuestas horizontalmente.
Horizontal
 Mixtos
• Mixtos
• Utilizan combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de graficación. Se
recomienda utilizarlos en el caso de
organizaciones con un gran número de unidades
en la base.
• De bloque
• Son una variante de los verticales, pero tienen la
particularidad de integrar un mayor número de
unidades en espacios más reducidos.
Mixto
 Dimensión del organigrama

• Dimensión
• Los rectángulos que forman parte de un
organigrama deben tener dimensiones seme
jantes.
Errores en organigramas
Relación de coordinación
 6.2. Mapas de procesos

• Representación básica de procesos,

considerada como una herramienta
indispensable para el Análisis Organizacional.

• Los procesos se representan por el trazo de

mapas o mapas de procesos. Los cuales
pueden ser físicos, por computadora o seguir
secuencia lógica de eventos. ”.(Franklin, E.
2014).
Ejemplo proceso de desarrollo de un
producto
 Simbología de flujograma de ingeniería de
operaciones y de administración y mejora de la
calidad del proceso (DO).
Definición de código de barras
 Conclusión

• “La técnica de diagramación y mapeo de

procesos es un elemento decisivo para lograr
una adecuada coordinación y un flujo
eficiente de información en cualquier
organización”. (Franklin, 2014).
6.3. Diagramas de flujo
 6.3. Diagramas de flujo
• Diagramar es presentar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos, relaciones o
fenómenos por medio de símbolos…

• Sirve a las organizaciones para dar

seguimiento a sus operaciones.
 Instituciones que elaboran los símbolos
empleados internacionalmente

• 1. La American Society of Mechanical Engineers

(ASME).
• La American National Standard Institute (ANSI).
• La International Organization for Standarization
(ISO).
• El Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches
Institut fur Nurmung e. V. (DIN).
 Ventajas que ofrece la técnica de
diagramación

• De uso
• Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier
nivel jerárquico.

• De destino
• Permite al personal que interviene en los
procedimientos identificar y realizar correctamente
sus actividades.
 Ventajas que ofrece la técnica de
diagramación
• De aplicación
• Por la sencillez de su representación hace
accesible la puesta en práctica de las
operaciones.

• De comprensión e interpretación
• Puede comprenderla todo el personal de la
organización o de otras organizaciones.
 Ventajas que ofrece la técnica de
diagramación
• De interacción
• Permite más acercamiento y mayor coordinación
entre diferentes unidades, áreas u
organizaciones.

• De simbología
• Disminuye la complejidad gráfica por lo que los
mismos empleados pueden proponer ajustes o
simplificación de procedimientos, utilizando los
símbolos correspondientes.
 Ventajas que ofrece la técnica de
diagramación

• De diagramación
• Se elabora en el menor tiempo posible y no se
requieren técnicas ni plantillas o recursos
especiales de dibujo.
 ANSI
(Diagramación
administrativa)
Diagrama de
bloque
Formato
tabular
6.4. Manuales
 6.4. Manuales:

6.4.1. Bienvenida

6.4.2. De políticas

6.4.3. De organización

6.4.4. De procedimientos

6.4.5. De calidad
Qué son los manuales administrativos
“Son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación para registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática
tanto la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, elementos
de calidad, etc.), como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempeñe
mejor sus tareas”. (Franklin, E. 2014).
 Objetivos

Presentar una visión de conjunto de la

organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad

administrativa, para definir responsabilidades
evitar duplicaciones y detectar omisiones.
 Objetivos
Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que la componen.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de

funciones pues evitan la repetición de
instrucciones y criterios de actuación.
 Objetivos

Relacionar las estructuras jerárquicas

funcionales con los procesos de negocio.

Coadyuvar a la correcta realización y

uniformidad de las labores encomendadas a
todo el personal.
 Objetivos
Promover el aprovechamiento racional de los
recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.

Fortalecer la cadena de valor de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección, inducción,

socialización, capacitación y desarrollo del
personal.
6.4.3 Manual de organización
• Contienen información sobre:

• 1.-Antecedentes
• 2.-Legislacion
• 3.-Atribuciones.
• 4.-Estructura orgánica.
• 5.-Organigrama
• 6.-Mision y funciones organizacionales.
 6.4.3 Manual de organización
• Índice o contenido
• Relación de los capítulos o apartados que
constituyen el cuerpo del documento.
• Prólogo, introducción o ambos
• El prólogo normalmente es la presentación que
hace del manual alguna autoridad de la
organización.
• La introducción es una breve explicación del
contenido del documento, como su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad
de mantenerlo vigente.
 Manual de organización
• Antecedentes históricos
• Descripción de la génesis de la organización o
del área descrita en el manual, en la que se
indica su origen, evolución y cambios.
• Legislación o base legal
• Contiene una lista de títulos de los principales
ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se
derivan sus atribuciones o facultades.
 Manual de organización
• Atribuciones
• Transcripción textual y completa del artículo,
cláusula, considerando o punto que explica las
facultades conferidas a la organización, de
acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer.
• Estructura orgánica
• Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización en función
de sus relaciones de jerarquía.
 Manual de organización
• Organigrama
• Es la representación gráfica de la estructura
orgánica de una organización o bien de alguna
de sus áreas, la cual muestra qué unidades
administrativas la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría
 Manual de organización
• Misión
• Es recomendable que el texto de la misión
mencione la razón de ser de la organización en
términos de propósitos específicos, resultados
esperados y compromisos por cumplir.
• Funciones
• Es la especificación de las tareas inherentes a
cada una de las unidades administrativas que
forman parte de la estructura orgánica,
necesarias para cumplir con las atribuciones
encomendadas a la organización.
 Manual de organización
• Descripción de puestos
• Es la reseña del contenido básico de los
puestos que componen cada unidad
administrativa.
• Directorio
• Documento en donde constan los nombres,
puestos, números telefónicos y correo
electrónico de las personas comprendidas en
el manual.
 Datos de
Identificación
 6.4.4 Manual de procedimientos
• Documento técnico que incluye información
cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre si, que se constituyen
para realizar una función, actividad o tarea
específica.(Franklin, 2014).
 6.4.4 Manual de procedimientos
• Prólogo, introducción o ambos
• El prólogo es la presentación que hace del
manual alguna autoridad de la organización,
preferentemente del más alto nivel jerárquico.
• La introducción es una exposición de lo que
es el manual, su estructura, propósitos,
ámbito de aplicación y necesidad de
mantenerlo vigente.
 Manual de procedimientos
• Índice
• Es la relación de los capítulos o apartados que
constituyen el cuerpo del documento.
• Contenido
• Lista de los procedimientos que integran el
contenido del manual. En el caso de un manual
general debe incluir todos los procedimientos de
la organización; en el caso de un manual especìfi
co, sólo los procedimientos de un área o unidad
administrativa.
 Manual de procedimientos
• 1.-Objetivo
• Explicar el propósito que se pretende cumplir con
el procedimiento.
• 2.-Áreas de aplicación o alcance de los
procedimientos
• Esfera de acción que cubre el procedimiento.
• 3.-Responsables
• Área, unidad administrativa o puesto que tiene a
su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas
• del procedimiento.
 Manual de procedimientos
• 4.-Políticas o normas de operación
• Criterios o líneas de acción que se formulan de manera
explícita para orientar y facilitar el desahogo de las
operaciones que llevan a cabo las distintas instancias
que participan en el procedimiento.
• 5.-Concepto
• Palabras, términos de carácter técnico o formatos que
se emplean en el procedimiento cuyo significado o
referencia, por su grado de especialización, debe
anotarse para hacer más accesible la consulta del
manual.
 Manual de procedimientos
• 6.-Procedimiento (descripción de las
operaciones)
• Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un procedimiento, para lo cual se
anota el número de operación, el nombre de las
áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la
descripción, explicar en qué consiste, cómo,
dónde y con qué se llevan a cabo.
Descripción
de
operaciones
 Manual de procedimientos
• 7.-Diagramas de flujo
• También se conocen como flujogramas,
representan de manera gráfica la sucesión en
que se realizan las operaciones de un
procedimiento.
• Se muestran las áreas o unidades
administrativas y los puestos que intervienen
en cada operación descrita.
 Manual de procedimientos
• 8.-Formularios o impresos (formas)
• Formas impresas que se utilizan en un
procedimiento, las cuales se intercalan
después de los diagramas de flujo, que a su
vez se mencionan, por lo regular, en el
apartado de “concepto”.
 Manual de procedimientos
• 9.-Instructivos
• Cuando las formas no incluyen instrucciones
de llenado es conveniente elaborar un
instructivo que incluya el número de
referencia, que corresponde al número
consecutivo encerrado en un círculo en las
formas.
 Manual de procedimientos
• 10.-Glosario de términos
• Es la lista y explicación de los conceptos de
carácter técnico relacionados con el contenido
6.5 Distribución de espacios de
trabajo
 6.5 Distribución de espacios de
trabajo

• Para lograr un alto grado de eficiencia es

necesario integrar los elementos materiales
para crear un ambiente favorable a la
naturaleza del trabajo para convertirlo en un
factor de productividad.
 Concepto

• La expresión distribución del espacio se

refiere a la disposición física de los puestos de
trabajo, de sus componentes materiales y a
la ubicación de las instalaciones para la
atención y servicios al personal y a los
clientes.
 Objetivos
• Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de
trabajo de una organización.
• Desarrollar los criterios necesarios para planear e
implementar una distribución del espacio que
facilite la circulación de las personas, la realización,
supervisión y flujo racional del trabajo
• Ayudar a crear condiciones laborales que
permitan al personal de una organización realizar su
trabajo en un ambiente favorable.
 Objetivos
• Contribuir a que una organización genere
productos y servicios de calidad.
• Promover una interacción ordenada entre las
funciones y procesos y las instalaciones para
llevarlas a cabo.
• Contribuir a que la gestión de una
organización sea más competitiva.
 Técnicas auxiliares para estudiar
la distribución del espacio
• Integración total
• Distribución que integra y coordina personas,
equipos, máquinas y materiales para que
funcionen como una unidad total.
• Mínima distancia recorrida
• Distribución de objetos, documentos, formas,
materiales y piezas para que circulen lo menos
posible, reduciendo la distancia que las
personas transitan.
 Técnicas auxiliares para estudiar
la distribución del espacio
• Circulación
• Distribución de las áreas y unidades en el
mismo orden o secuencia que en el proceso
de trabajo.

• Flexibilidad
• Distribución que permite que los ajustes y las
readaptaciones se realicen con un costo y
molestia mínimos
Guías fundamentales a considerar
• Concentrar al personal en amplios locales de
trabajo, con divisiones interiores o sin ellas,
con buena iluminación, ventilación,
comunicación y adaptabilidad al cambio.
• Evitar superficies donde trabaje un número
excesivo de personas, pues ello se traduce en
fuente de desorden, ruido y distracción que
atentan contra el bienestar y la eficiencia.
 Guías fundamentales
• Las unidades que tengan funciones similares
y relacionadas entre sí deben colocarse
próximas o adyacentes.
• Los escritorios deben tener un estilo uniforme
y de dimensiones acordes con las necesidades
del trabajo. Esta disposición da flexibilidad a
los cambios, mejora la apariencia y promueve
un sentimiento de igualdad entre el personal.
 Guías fundamentales
• La ubicación de los escritorios debe permitir
que la luz natural pase sobre el hombro
izquierdo de cada persona, a fin de evitar las
perjudiciales fuentes de luz frontales.

• Los archiveros y otros gabinetes deben tener

una altura uniforme para mejorar la
apariencia general.
 Guías fundamentales
• Las unidades centrales de servicio, como
archivos, pool secretarial y fotocopiado, entre
otras, deben ubicarse cerca de las unidades
que requieran sus servicios.
 Guías fundamentales
• Los pasillos deben ser lo suficientemente
anchos para permitir el libre tránsito y evitar
molestias o interferencias en las labores.

• La organización debe transmitir una imagen

de orden y confianza.
 Conclusión
Para preparar un estudio encaminado al
adecuado uso del espacio es conveniente:

1.- Partir de un diagnóstico que permita estimar

necesidades.
2.-Estructurar un plan básico y consolidarlo en
un método.
3.-Preparar el plan de distribución ,
implementarlo, evaluarlo y controlarlo.
 Referencias

• Flanklin, E. (2014) Organización de empresas.

México: McGraw-Hill Education.

• https://www.youtube.com/watch?v=1y3z3wC
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