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8144 - Receção no armazém

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8144 - Receção no armazém

Índice
Âmbito do manual......................................................................................................................... 3
Objetivos ....................................................................................................................................... 3
Conteúdos Programáticos ............................................................................................................. 3
Carga Horária ................................................................................................................................ 4
Introdução ..................................................................................................................................... 5
1. Análise e planeamento .............................................................................................................. 6
1.1 Plano da receção ................................................................................................................. 6
1.1.1 Os horários de receção................................................................................................. 6
1.1.2 O agendamento de fornecedores ................................................................................ 6
1.1.3 Recursos para a receção.......................................................................................... 7
1.2 Organização da receção ...................................................................................................... 8
1.2.1 Por Ordem de Chegada ................................................................................................ 8
1.2.2 Pela indicação da nota de encomenda ........................................................................ 9
1.2.3 Por nível de necessidade de mercadoria ..................................................................... 9
1.2.4 Pelas especificidades das mercadorias a rececionar.................................................... 9
2. Preparação Operacional da receção ....................................................................................... 11
2.1 Recursos humanos ............................................................................................................ 11
2.2 Espaço para rececionar ..................................................................................................... 11
2.3 Equipamento necessário ................................................................................................... 12
3. Receção e conferência da mercadoria .................................................................................... 22
3.1.1.Tipo de veículos .......................................................................................................... 22
3.1.2.Inspeção do selo de segurança .................................................................................. 24
3.1.3. Acondicionamento da carga...................................................................................... 25
3.1.4 Temperatura............................................................................................................... 25
3.1.5 Condições de higiene no transporte .......................................................................... 26
3.2 Receção em crossdocking ................................................................................................. 26
3.2.1 Identificação da mercadoria em crossdocking ........................................................... 26
3.2.2 Tratamento da componente administrativa .............................................................. 27
3.3.3 Atribuição de local de carga/expedição ..................................................................... 28
3.3 Procedimentos de descarga e conferência de mercadorias ............................................. 28
3.3.1 Descarga da mercadoria ............................................................................................. 28
3.3.2 Critérios de conferência (qualidade, quantidades, rotulagem, conservação, validade,
tradução, certificados oficiais, etc.) .................................................................................... 29
3.3.3 Análise de não conformidades ................................................................................... 31
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8144 - Receção no armazém
3.4 Documentação associada à receção ................................................................................. 34
3.4.1 Agendamento ............................................................................................................. 34
3.4.2 Nota de Encomenda ................................................................................................... 35
3.4.3 Fatura pró-forma ........................................................................................................ 37
3.4.4 Guia da Mercadoria .................................................................................................... 39
3.4.5 Outros documentos de receção de mercadorias ....................................................... 40
4. Devolução de Mercadoria ....................................................................................................... 44
4.1 Causa da não-aceitação..................................................................................................... 44
4.2 Tratamento administrativo (Nota de devolução e Reporte da devolução) ...................... 44
5.Tratamento administrativo ...................................................................................................... 46
5.1 Procedimentos administrativos ........................................................................................ 46
Incoterms ............................................................................................................................... 47
5.2 Documentos necessários para receção (receção e conferência, identificação dos dados
logísticos e devolução mercadoria)......................................................................................... 49
5.3 Definição do destino da zona de armazenagem ............................................................... 50
5.4 Fecho da encomenda no sistema informático .................................................................. 53
Bibliografia .................................................................................................................................. 54
Sites Consultados ........................................................................................................................ 55
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8144 - Receção no armazém

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de


curta duração nº 8144 - Receção no armazém, de acordo com o Catálogo Nacional
de Qualificações.

Objetivos

 Efetuar a análise e planeamento da receção.


 Preparar e organizar fisicamente a receção.
 Efetuar a receção e conferir a mercadoria.
 Executar o tratamento administrativo.

Conteúdos Programáticos
 Análise e planeamento
o Plano de receção
 Horários de receção
 Agendamento de fornecedores
 Recursos para a receção
o Organização da receção
 Por ordem de chegada
 Pela indicação da nota de encomenda
 Por nível de necessidade das mercadorias
 Pelas especificidades das mercadorias a rececionar
 Preparação operacional da receção
o Recursos humanos
o Espaço para rececionar
o Equipamentos necessários
 Receção e conferência da mercadoria
o Verificação do acondicionamento da carga rececionada
 Tipo de veículos
 Inspeção do selo de segurança
 Acondicionamento da carga
 Temperatura
 Condições de higiene no transporte
o Receção em crossdocking
 Identificação de mercadoria em crossdocking
 Tratamento da componente administrativa
 Colocação no local de carga/expedição
o Procedimentos de descarga e conferência de mercadorias
 Descarga da mercadoria
 Critérios de conferência (qualidade, quantidades, rotulagem,
conservação, validade, tradução, certificados oficiais, etc.)
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 Análise de não conformidades
o Documentação associada à receção
 Agendamento
 Nota de encomenda
 Fatura pró-forma
 Guia da mercadoria
 Outros documentos de receção de mercadoria
 Devolução de mercadoria
o Causa da não-aceitação (data de validade, estado da embalagem, condições de
transporte, Incumprimento dos prazos de entrega, Incumprimento das
quantidades/qualidades acordadas, não conformidade com a ficha logística e
às condições comerciais acordadas)
o Tratamento administrativo (Nota de devolução e Reporte da devolução)
 Tratamento administrativo
o Procedimentos administrativos
o Documentos necessários para receção (receção e conferência, identificação
dos dados logísticos e devolução mercadoria)
o Definição do destino na zona de armazenagem
o Fecho da encomenda no sistema informático

Carga Horária

 50 Horas
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Introdução

À função receção dos materiais compete assegurar a conformidade das remessas de


materiais dos fornecedores com os requisitos expressos nas respetivas encomendas e
com a legislação e regulamentação aplicáveis.

Pode-se dizer que a receção é, regra geral, um processo aparentemente muito simples
na maior parte das instalações, pois assume-se que a separação, preparação de pedidos
e expedição são atividades mais exigentes em mão de obra no armazém e, desta forma,
irão receber mais atenção do que a receção.

A ocorrência de um erro na receção, no entanto, pode causar tantos problemas como


os erros na satisfação de pedidos e expedição.

As atividades necessárias para a receção são:


•Contacto do condutor da transportadora com o armazém para marcação de uma
hora para a entrega do material e fornecimento de informação sobre o material
transportado;
•Verificação do funcionário encarregue das receções no armazém do aviso de
entrega e confirmação da informação recebida do condutor da transportadora;
•Atribuição de um lugar específico ao veículo para a descarga;
•Bloqueio as rodas do veículo para assegurar a sua imobilização;
•Verificação do selo do veículo e remoção do mesmo na presença de um
representante da transportadora;
•Inspeção da carga para aprovação ou rejeição;
•Descarga do material paletizado do veículo;
•Descarga do material não-paletizado e solto do veículo;
•O material recebido é disposto no chão e preparado para contagem e inspeção
final;
•Remoção dos artigos danificados;
•Armazenagem das mercadorias nas zonas indicadas.

Os requisitos do armazém para a receção são:


•Área suficiente para manobrar e encontrar os veículos;
•Existência de niveladores de cais e ganchos para facilitar a descarrega;
•Área de preparação para paletizar ou contentorizar as mercadorias;
•Área suficiente para colocar as mercadorias antes de serem despachadas;
•Acesso a um sistema informático para o registo eletrónico das encomendas e
produção de relatórios;
•Escritório ou gabinete para guardar documentos e elaborar relatórios.
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1. Análise e planeamento
1.1 Plano da receção

1.1.1 Os horários de receção

Determinar o modo como o agendamento das entregas deverá ser feito passa por
planear como será feita a marcação do dia e da hora da entrega do fornecedor e a que
critérios devem obedecer.

O agendamento das entregas é um fator importante para o bom funcionamento de um


armazém e para o bom entendimento com os fornecedores.

Não pode haver um bom relacionamento entre uma organização e os seus fornecedores
se esta sistematicamente obriga a que as viaturas deles fiquem imobilizadas durante
horas, ou, vice-versa, que eles não apareçam atempadamente e obriguem ao
desperdício de horas de recursos humanos de receção.

Posto isto, é necessário pensar o agendamento de uma forma interessada e zelar pelo
cumprimento quer dos critérios estipulados quer do próprio agendamento.

Os critérios a cumprir passam sempre pelo equilíbrio entre os recursos dedicados à


receção e a carga que esta suporta. Como o agendamento deve ser feito com base
horária, convém que este equilíbrio seja respeitado nessa mesma base.

Para que isto possa acontecer é necessário definir rácios de produtividade por famílias
de artigos, por forma a pudermos agendar com algum grau de rigor a hora a que a
viatura será descarregada.

Estes rácios e o número de recursos alocados à receção determinam a sua capacidade,


que deverá ser respeitada pela equipa de gestão de inventário ou equipa comercial –
aquela que tiver a responsabilidade de fazer os agendamentos.
1.1.2 O agendamento de fornecedores

Procedimento

 O sistema informático tem registado as produtividades médias de receção por


família de artigos e também os recursos alocados à receção em cada turno em
cada dia:
 O computador, depois do gestor de inventário elaborar a encomenda ao
fornecedor e mediante o seu conteúdo deverá calcular o número de horas
necessário para a rececionar;
 Em paralelo o gestor de inventário indica ao computador uma data e uma hora
em que pretende agendar a receção;
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 A partir das receções já agendadas e dos recursos disponíveis, o computador
verifica se a receção ainda poderá ser agendada na hora escolhida pelo gestor
de inventário. Quanto a isso poderão ocorrer duas situações:
o Sim: o agendamento está feito;
o Não: o computador deverá indicar dois períodos mais próximos do
pretendido – um anterior e outro posterior – em que será possível
agendar a receção;
 O gestor de inventário poderá aceitar uma das sugestões apresentadas pelo
computador ou, em alternativa, indicar uma terceira hora. Se este último for o
caso o processo de verificação capacidade de receção repete-se, senão o
agendamento fica feito para a alternativa escolhida;
 De seguida o gestor de inventário deverá fechar a encomenda e enviá-la para o
fornecedor, esperando a confirmação da entrega.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento


são as seguintes:
 Sistemas de informação: permitem calcular com cada vez maior rigor o tempo
necessário para as tarefas.
 Maturidade do mercado: sem que maioria dos fornecedores entenda a
importância do agendamento, dificilmente ele será cumprido.

1.1.3 Recursos para a receção

A Receção pode apresentar diferentes modelos organizacionais:


 Pode ser um órgão centralizado, com espaço próprio e independente da
armazenagem;
 Pode ser um órgão repartido, se existirem diferentes armazéns, dispondo cada
um deles de uma área restrita reservada à receção, compensando os menores
custos logísticos com o maior esforço de coordenação exigido.
 Pode ser um órgão descentralizado com as respetivas funções atribuídas ao
pessoal dos armazéns ou outro, desde que possuam conhecimentos e
competência para o efeito, obtendo-se assim menores custos logísticos de
movimentação dos materiais.

Em muitos casos, a empresa pode transferir o processo de receção qualitativa para


outras empresas especializadas e credenciadas ou entidades acreditadas, mediante
contratos, o que é uma forma de outsourcing, que pode contudo ser condicionada pelos
prazos.
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Em qualquer um dos casos, deverá dispor de recursos humanos habilitados para a


realização competente da sua atividade a ritmo compatível com os prazos dos programas
da produção.

O planeamento da utilização de recursos na receção vai ter em conta as horas de maior


atividade, executando a receção de mercadorias a horas diferentes e fazendo as
inspeções das mercadorias em períodos de menor atividade do armazém.

É importante a coordenação das atividades de receção, dos vendedores, de expedição e


dos clientes. É também importante coordenar as atividades de receção, produção e
expedição.

A sequência natural do fluxo de materiais é: fornecedor, receção, armazenamento,


produção, nova armazenagem, expedição e cliente. Em alguns casos, os materiais
podem ir diretamente da receção para a produção e da produção para a expedição.

1.2 Organização da receção


A Organização da receção pode ser efetuada de diversas maneiras. Cabe à empresa
decidir a melhor forma de rececionar tendo em conta os critérios que mais valorize,
assim como eventuais acordos que possa ter com transportadoras ou fornecedores.

1.2.1 Por Ordem de Chegada

Este poderá ser o método mais utilizado, que como o próprio nome indica a primeira
mercadoria a chegar será a primeira a ser rececionada.

Vejamos o seguinte exemplo: num armazém chegam 4 camiões conforme a ordem de


chegada apresentada:

Hora Camião
9:00 Camião A
9:20 Camião B
9:25 Camião C
9:30 Camião D

Assim sendo a ordem de receção será pela ordem de chegada, neste caso começa-se
pelo camião A, seguido do, B, do C e por fim pelo D.

No entanto este método nem sempre será o melhor, e se não houver um agendamento
anterior poderão acontecer casos de termos vários camiões a chegarem ao início do dia
que depois poderão de ter de esperar muito tempo para poderem ser descarregados.
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1.2.2 Pela indicação da nota de encomenda

A receção poderá ser organizada por indicação da nota de encomenda. Neste caso
podemos ter alguns tipos de critérios:
o Por número da nota de encomenda, ou seja, cada encomenda efetuada tem um
número sequencial, neste sentido é efetuada a receção com base neste número,
o número de encomenda inferior será rececionado em primeiro lugar.
o Por listagem de notas de encomenda a rececionar. Muitas empresas fazem notas
de encomenda e agendam com os fornecedores as entregas, assim no inicio do
dia de trabalho poderão dar ao rececionista do armazém uma listagem das notas
de encomendas ordenada de acordo com a ordem de receção.

1.2.3 Por nível de necessidade de mercadoria

Outro critério a ser usado pelas empresas poderá ser a necessidade que se tenha da
mercadoria quando ocorre a receção.

Produtos que estejam em rotura na linha de produção ou na loja, terão prioridade na


receção, pois a empresa não poderá ficar com uma linha de produção parada ou com
clientes por servir.

Assim sendo, os produtos que mais falta façam à empresa terão prioridade sobre os
restantes.

1.2.4 Pelas especificidades das mercadorias a rececionar

Outro critério a ser usado pelas empresas poderá ser a especificidade da mercadoria a
rececionar. Certos produtos terão prioridade sobre os restantes.

Os critérios poderão ser vários, neste manual relatamos os mais importantes:

o Produtos perecíveis. Os produtos perecíveis, como o próprio nome indicam são


produtos com durabilidade reduzida e muitas vezes com um elevado grau de
fragilidade e que carecem de controlos de qualidade como temperaturas, por
exemplo. Nestes casos muitas empresas optam por dar prioridade à descarga
destes produtos, para serem armazenados nas melhores condições
(temperatura, humidade, etc.)
o Fornecedores diretos vs centralizados. Muitas empresas têm armazéns centrais
onde os fornecedores vão entregar as mercadorias que depois são repartidas
pelas diferentes lojas da empresa. Esta mercadoria é entregue nas lojas por
camiões afetos à empresa e que poderão trabalhar exclusivamente com estas
entregas. Em muitas empresas os camiões provenientes dos armazéns centrais
têm prioridade sobre os restantes, ou seja, sobre os fornecedores diretos, os que
entregam as encomendas diretamente nas lojas, em vez dos armazéns centrais.
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8144 - Receção no armazém
O importante para a receção funcionar corretamente é que estes diferentes critérios
sejam conhecidos por todos, ou seja pelos operadores do armazém e pelos fornecedores,
para que possam agir em conformidade e planear de forma eficaz as suas entregas.

Estes critérios não invalidam que a empresa efetue agendamentos de entregas com os
diferentes fornecedores para facilitar a entrega das mercadorias. Quando existem estes
agendamentos a ordem de receção poderá ser a do agendamento, no entano em caso
pontuais poderão ser executados os critérios anteriores, por motivos válidos e que a
empresa considere serem relevantes no momento da receção.

Poderão haver situações em que mais de um fornecedor tenham agendados uma mesma
hora, mas por motivos operacionais poderá não ser possível rececionar todos ao mesmo
tempo (falta de um colaborador, ou a avaria de um equipamento de movimentação de
cargas, poo exemplo.
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2. Preparação Operacional da receção

2.1 Recursos humanos


No capítulo anterior já falámos da importância dos recursos humanos, sejam
colaboradores da organização ou contratados em outsourcing. O necessário é que
tenhamos os recursos humanos necessários para rececionar a mercadoria esperada.

Uma das formas é poder efetuar-se a inspeção qualitativa após a receção, em horas de
menos movimento, podendo ser necessário haver acordos especiais com os
fornecedores.

Outra forma de planear é sabermos a produtividade dos colaboradores afetos ao


armazém e tendo em conta estes dados, mais a mercadoria que é expectável receber já
poderemos organizar os recursos humanos necessários para a operação do armazém.

Poderão ser usados os seguintes indicadores, entre outros que a organização considere
ser relevantes para a sua análise:

% de conferência da mercadoria executada

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑖𝑥𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑒𝑟𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑥 100


𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑖𝑥𝑎𝑠 𝑒𝑥𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠

% de paletes não rececionadas

Número de paletes trocadas na loja de destino 𝑥 100


𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑙𝑒𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑥𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠

Produtividade de cada operador

Número de caixas executadas por operador


𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑛𝑒𝑐𝑒𝑠𝑠á𝑟𝑖𝑜 𝑎𝑜 𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑟 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑎 𝑒𝑥𝑒𝑐𝑢çã𝑜

Produtividade All in (caixas por hora e paletes por hora)

𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑖𝑥𝑎𝑠 𝑜𝑢 𝑝𝑎𝑙𝑒𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑥𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠


𝑇𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑛𝑒𝑐𝑒𝑠𝑠á𝑟𝑖𝑜 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑎 𝑒𝑥𝑒𝑐𝑢çã𝑜

2.2 Espaço para rececionar


Para serem devidamente planeadas, as áreas de receção e expedição devem considerar
as transportadoras como extensões dessas áreas, quando as transportadoras estão no
local.
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O planeamento de espaço para a receção e expedição requer um estudo prévio para


definir as operações que vão decorrer nessas áreas. Uma vez obtidas essas informações,
pode-se determinar as configurações do cais e o espaço necessário.

Os passos para determinar os requisitos de espaço para a receção e expedição são


•Determinar o que vai ser recebido e expedido;
•Determinar o número e tipo de cais;
•Determinar os requisitos de espaço para a área de receção e expedição no
interior da instalação.

O primeiro passo quando se planeia a área do cais será a movimentação das mercadorias
pelas instalações. Alguns requisitos para as carrinhas transportadoras são:
•Estradas de serviço bidirecionais deverão ter pelo menos 7.3152 metros de
largura;
•Estradas de serviço unidirecionais deverão ter pelo menos 3.6576 metros de
largura;
•Caso exista uma via pedonal na estrada de serviço deverá ter pelo menos 1.2192
metros de largura e terá ser separada da estrada de serviço;
•Abertura de portões em caminhos bidirecionais deverá ter pelo menos 8.5344
metros de largura;
•Abertura de portões em caminhos unidirecionais deverá ter pelo menos 4.8768
metros de largura;
•Abertura de portões deverá ter pelo menos 1.8288 metros de largura se os
peões também usarem o portão;
•Se houver possibilidade, todo o tráfego de viaturas deverá ser no sentido
contrário ao dos ponteiros do relógio;
•As áreas de espera das transportadoras deverão ser atribuídas na extensão das
áreas de carregamento do cais e deverão ser suficientemente grandes para se necessário
carregarem o máximo número possível de transportadoras em qualquer altura.

Determinação dos requisitos do espaço exterior das instalações para a movimentação


das transportadoras através dos seguintes passos:
•Determinar o número de cais necessários;
•Determinar o padrão de movimentações das transportadoras;
•Determinar se é possível usar cais a 90º, se não for possível então usar cais com
outros ângulos para o espaço disponível;
•Determinar a largura do cais e respetiva profundidade para acomodar as
transportadoras;
•Cálculo do espaço total exterior através do espaço determinado no passo
anterior e do número de cais determinado no primeiro passo.

2.3 Equipamento necessário

Devido à evolução tecnológica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam


na tarefa de arrumação e movimentação dos materiais em armazém, contudo também
se tornam rapidamente obsoletos.
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8144 - Receção no armazém
Na escolha de equipamentos para arrumação dos materiais em armazém, devemos ter
em consideração:
• As características dos materiais a armazenar (forma, dimensão, peso, volume,
resistência, etc.)
• As condições de conservação.
• A capacidade do armazém.
• A facilidade de contagem dos materiais armazenados.
• Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos.

Estantes e armários

As estantes e os armários a usar nos armazéns devem ser versáteis e de fácil montagem
e desmontagem.

A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso manual)


e 7m (acesso mecânico), poder-se-á, no entanto recorrer a andares intermédios com
acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotação.

Contentores

A utilização de contentores metálicos na arrumação dos materiais em armazém facilita


a sua movimentação e arrumação, na medida em que se podem empilhar.

Existe, assim, um aproveitamento do espaço e proteção de materiais, principalmente se


forem frágeis.

Estantes Contentores

Estrados ou paletes

Os estrados ou paletes são constituídos por duas ou três travessas de madeira, ligadas
entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual são transportados os materiais
a transportar.

A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar
o garfo do empilhador.
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A utilização de estrados permite:


• A utilização racional do armazém em altura.
• Assegurar uma melhor proteção aos materiais frágeis.
• Facilitar os inventários.

As paletes não se aplicam a todos os tipos de materiais. Os produtos a granel, como


parafusos, molas, porcas, etc., são movimentados em embalagens especiais.

Os sobressalentes de automóveis, com as suas variadíssimas formas e dimensões,


exigem também embalagens especiais de movimentação e transporte. Peças de grande
comprimento (barras, tubos e perfis) exigem também soluções próprias.

Atualmente, as paletes são utilizadas nas diferentes fases da cadeia logística, desde a
produção até à armazenagem e distribuição.

Embalagem

O material de embalagem mais vulgar é o cartão. Vejamos algumas recomendações no


que diz respeito às caixas de cartão:
1. Resistência. As embalagens de cartão devem ser suficientemente fortes para
aguentarem o empilhamento, suportando o peso das paletes sobrepostas.
2. Peso. O peso ideal da caixa de cartão (carregada) para ser paletizada é de 1,5
Kg. Pesos superiores a 20 Kg não são recomendáveis.
3. Volume. É difícil manusear caixas muito pequenas ou muito grandes.
4. Altura. Por questões de estabilidade, a altura não deve ser superior às medidas
de comprimento e largura.

Palete Embalagens de cartão

Plataformas

As plataformas podem ser construídas em madeira ou em metal, e classificam-se em:


• Fixas – montadas sobre pés ou patins.
• Semimóveis – montadas sobre duas rodas e dois pés ou patins.
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8144 - Receção no armazém
• Móveis – montadas sobre quatro rodas.

Plataformas

Equipamento de movimentação

Estes equipamentos classificam-se, de acordo com as suas características, em dois


grupos:
1. Equipamentos fixos;
2. Equipamentos móveis.

Os equipamentos fixos representam um grupo de meios de movimentação que, sem se


deslocarem, possuem um movimento contínuo ou descontínuo que provoca o fluxo de
materiais.

Dentro deste grupo, os equipamentos mais comuns são os transportadores de rolos e


de tela.

Os transportadores de rolos são constituídos por uma estrutura metálica que segue um
determinado caminho e suporta uma linha de rolos sobre os quais se deslocam os
materiais. Os rolos podem ser metálicos ou de plástico e a sua rotação pode ser acionada
através de um motor ou por gravidade. Uma pequena inclinação do transportador é
suficiente para deslocar a carga.

Estes transportadores utilizam-se para todo o tipo de produtos que não sejam
movimentados a granel.
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8144 - Receção no armazém
Os transportadores de tela utilizam-se para transportar material a granel e pequenos
volumes. Este tipo de transportadores é muito utilizado em armazéns e em unidades
industriais de produção em série.

São constituídos por uma estrutura metálica equivalente à dos transportadores de rolos,
na qual existe uma tela de borracha ou de outro material flexível. Essa tela roda entre o
rolo da cabeça e o da cauda da estrutura.

Em função do tipo e peso dos materiais e movimentos, a tela terá apoio intermédio com
rolos ou com uma superfície contínua.

Transportador de rolos Transportador de tela

O equipamento móvel permite movimentar materiais entre dois pontos do armazém ou


da fábrica através do seu próprio deslocamento. Este equipamento pode ser operado
manualmente ou com o auxílio de um motor.

Os equipamentos manuais não possuem motor, pelo que a sua deslocação é feita a partir
da força humana.

Um dos equipamentos de movimentação mais vulgar e de menor custo é o porta-paletes


manual.

Este porta-paletes utiliza-se normalmente para movimentações de pequenas cargas em


pequenas distâncias. Referimo-nos a operações de carga ou descarga de pequenos
camiões, auxílio à preparação de encomendas (picking) ou de outro equipamento mais
sofisticado. Os porta-paletes manuais são de elevação e tração manual.

Os equipamentos motorizados possuem motor próprio e a intervenção humana é


somente ao nível da condução e controlo. Dentro deste grupo, consideramos os porta-
paletes elétricos, os empilhadores elétricos, os tratores elétricos, os empilhadores tri-
direcionais, os order-pickers e os transelevadores.
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8144 - Receção no armazém

Porta-paletes manual Porta-paletes elétrico

Analisemos, seguidamente, as características de cada um deles. Daremos um maior


destaque aos equipamentos mais utilizados.

Os porta-paletes elétricos utilizam-se para deslocações curtas, normalmente entre os


cais de carga e a zona de espera para armazenagem. Podem também ser utilizados em
trabalhos de arrumação de paletes empilhadas.

Este equipamento serve essencialmente para transportar paletes e não para as empilhar,
porque a elevação da palete em relação ao solo é muito reduzida.

Os empilhadores elétricos permitem a elevação da carga até 2 metros,


aproximadamente. Têm um funcionamento semelhante aos porta-paletes elétricos,
podendo, também, ser de condução apeada ou não apeada.

Para deslocar cargas móveis ou puxar contentores, recorre-se a tratores elétricos que
podem deslocar até 20 toneladas a pequenas velocidades.

Este tipo de equipamento é utilizado em aeroportos, estações de caminhos-de-ferro ou,


ainda, em armazéns e unidades industriais. As suas dimensões e características
dependem do produto a movimentar.
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8144 - Receção no armazém

Empilhador elétrico Trator elétrico

Os empilhadores de contrapeso são os mais vulgares. Podem ter motores elétricos, a


gasolina ou a gás, e o nome “contrapeso” resulta da grande massa de ferro que está
colocada na zona posterior.

A carga é transportada para além do seu ponto de apoio (em projeção), o que confere
a este tipo de empilhador características especiais:
Capacidade nominal de carga = Carga nominal - Distância entre o ponto de apoio (eixo
dianteiro) e o centro de gravidade da carga a elevar.

Estes empilhadores adaptam-se a qualquer tipo de pavimento, podendo ter rodas


maciças para superfícies regulares e pneus para pavimentos irregulares.

O mastro destes empilhadores pode ser de quatro tipos: duplo (telescópico), duplo de
elevação livre máxima, triplo (triplex ou triplo de elevação livre máxima).

Estes empilhadores necessitam de um corredor com 3,5 metros para serem operados.

Empilhadores de contrapeso
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8144 - Receção no armazém
Os empilhadores retrácteis são equipados com motores elétricos e podem ser operados
em corredores mais estreitos do que os de contrapeso, possibilitando uma maior
rentabilização do espaço.

Além da menor necessidade de espaço, existem duas outras características que


aumentam a flexibilidade destes empilhadores. A possibilidade de terem mastros
retrácteis e/ou garfos retrácteis permite combiná-los com estruturas de armazenagem
compatíveis, podendo, por exemplo, recorrer-se a estantes duplas.

O corredor necessário para a sua operação é de cerca de 2,5 metros.

Os empilhadores tri-direcionais permitem movimentar a carga, sem se deslocarem, em


três posições: lateral esquerda, lateral direita e frontal.

Este tipo de empilhador é utilizado em armazenagem muito compacta, em que a


rentabilização do espaço e do tempo é uma preocupação. Podem ser operados em
corredores com dimensão quase igual à da própria carga (palete).

São normalmente orientados por guias instaladas no pavimento, para se aumentar a


velocidade de picking ou carga.

Empilhador retráctil Empilhador tridirecional

O corredor necessário para a sua operação é da ordem dos 1,7 a 1,9 metros em função
das dimensões das paletes utilizadas. A altura máxima de elevação é de 12 metros
(aproximadamente).

Estes empilhadores têm três diferentes configurações: cabeçal em J, cabeçal em L ou


garfos telescópicos.
20
8144 - Receção no armazém
Note-se que este tipo de equipamento só pode funcionar num pavimento nivelado e
resistente. Por outro lado, é imprescindível o seu guiamento através de guias metálicas
ou de sistemas filoguiados, mediante um condutor elétrico de baixa frequência embutido
no pavimento.

Os order-pickers permitem a preparação da encomenda junto às estantes ou grades.


Estes empilhadores elevam o operador, em conjunto com os garfos, junto ao alvéolo
respetivo.

Coloca-se uma palete vazia nos garfos do empilhador; o operador retira dos alvéolos
respectivos os volumes necessários à preparação da encomenda e arruma-os na palete.
Este processo é muito utilizado nas operações de picking em que as quantidades
movimentadas não justificam retirar a palete completa.

Os transelevadores são utilizados em armazenagem automática e permitem a


movimentação de cargas a grandes alturas (até 35 metros) devido ao guiamento
horizontal e vertical que possuem.

Têm um funcionamento semelhante aos empilhadores tri-direcionais com garfos


telescópicos.

Order-Pickers Transelevador

Coletores de dados

Os coletores de dados, ou PDAs permitem que o colaborador efetue a leitura dos códigos
de barras que permitindo uma receção de forma mais rápida pois com o auxílio deste
equipamento. Através da leitura dos códigos de barra (ou outros) e a indicação da
quantidade rececionada automaticamente o operador saberá se há diferenças entre a
quantidade rececionada e a nota de encomenda.
21
8144 - Receção no armazém

Coletores de Dados

O processo de utilização de receção de encomenda é simples:

1. O operador digita o código de fornecedor;


2. O operador digita o Nº da nota de encomenda;
3. O operador faz a leitura do código de barras e insere a quantidade rececionada;
4. O operador repete o passo anterior até ter terminado de inserir todos os artigos;
5. O operador finaliza a receção numa tecla programada para o efeito;
6. O operador analisa o mapa que sai e verifica se há diferenças entre a quantidade
rececionada e a encomendada;
7. Se estiver tudo conforme finaliza a receção. Se não estiver procede de acordo
com as regras da empresa (recusar a mercadoria ou aceitar condicionalmente,
por exemplo).
22
8144 - Receção no armazém

3. Receção e conferência da mercadoria

3.1.1.Tipo de veículos

A classificação europeia de veículos de mercadorias é a seguinte:

N
Veículos a motor, concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com, pelo
menos, quatro rodas:
N1 - Veículos concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com
massa máxima não superior a 3,5 t.
N2 - Veículos concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com
massa máxima superior a 3,5 t mas não superior a 12 t.
N3 - Veículos concebidos e construídos para o transporte de mercadorias com
massa máxima superior a 12 t.

É fundamental assegurar o controlo das viaturas que chegam às instalações, garantindo


a sua correta sequência de entrada. A sequência deverá ser decidida no agendamento
das entregas e respeitada o mais possível. O controlo exato deverá ser feito em contacto
direto com as chefias operacionais do armazém.

Procedimento

 O motorista da viatura chegada deve dirigir-se à portaria para notificar a sua


chegada;
 O segurança ou o colaborador da empresa presente na portaria deve fazer a
validação do agendamento no sentido de garantir que ele estava marcado. Na
prática corresponde a verificar que existe uma receção do fornecedor prevista
para data e hora em causa;
 Se existir o agendamento deve-se proceder ao registo de vários dados para
posterior recolha e tratamento estatístico ou mesmo negociação com o
fornecedor.

Os dados a recolher são tipicamente:


 Matrícula da viatura;
 Nome do motorista;
 Nome da empresa transportadora;
 Registo da hora de chegada. Esta tarefa deverá ser executada para que possam
ser medidos os avanços ou atrasos face ao que estava planeado para a chegada.
De notar que não é conveniente as viaturas chegarem adiantadas pois pode
provocar entraves à circulação de outras viaturas.
23
8144 - Receção no armazém

Por princípio, todas as tentativas para fazer entregas que não foram previamente
agendadas devem ser reprimidas, mantendo desta forma uma disciplina de
relacionamento.

O ponto de contacto, do ponto de vista operacional, entre os fornecedores e o armazém


é o gestor de inventário ou o gestor comercial. Qualquer um destes papéis pode ser
responsável pela emissão de encomendas e agendamento de entregas.

Para que os volumes possíveis de trabalho sejam respeitados é necessário que haja um
entendimento entre a equipa de gestão de inventário e a equipa operacional, quanto à
capacidade de receção do armazém. Este ponto é uma peça importante no
agendamento, sendo alvo de especial atenção no procedimento.

O suporte desta atividade deverá existir no sistema informático, tornando a informação


recolhida muito mais fiável, disponível mais rapidamente com o aumento da
produtividade dos serviços da portaria, uma vez que não é necessário escrever em papéis
para depois transferir para um computador para tratamento estatístico.

Quando a viatura é solicitada para entrar, devem ser executadas certas tarefas, por
forma a garantir o fluxo normal do trabalho. A decisão de permissão para a viatura
entrar, pode ser tomada pela segurança ou colaborador que estejam a gerir a portaria.

Se assim for, eles terão de estar completamente entrosados com a equipa operacional
– encarregada de gerir a operação do armazém.

Vejamos em detalhe quais poderão ser:


 Registo da hora de entrada, para que possam ser feitas estatísticas comparando
a hora efetiva de entrada com a hora agendada. Esta estatística pode estar
contemplada num contrato logístico e haver penalizações para atrasos
provocados pelo fornecedor ou pelo armazém;
 Atribuição de um cais de descarga, o cais é decidido pela operação do armazém,
conforme as circunstâncias do momento e atendendo ao local onde a mercadoria
transportada pela viatura é guardada no armazém (quanto mais perto for o cais
do local melhor).

A informação recolhida neste passo irá permitir medir o grau de adesão do agendamento
pela realidade da operação. Esta medição é feita por forma a poder-se identificar duas
áreas de responsabilidades: a dos fornecedores e a do armazém.

A responsabilidade é dos fornecedores quando estes chegam atrasados ou demasiado


adiantados; no primeiro caso impedem a receção atempada das mercadorias – o que é
grave por dois motivos:
 As filosofias atuais de JIT exige uma sincronização crescente das várias partes
da cadeia de abastecimento, sob pena de ocorrência de ruturas;
24
8144 - Receção no armazém
 O atraso de um fornecedor pode provocar um atraso global na receção de
mercadorias, que perdurará pelo resto do dia.

No segundo caso, chegada demasiado adiantada, pode provocar um embaraço na


circulação de viaturas, especialmente se a área reservada para viaturas em espera não
for grande.

As responsabilidades do armazém situam-se quando a viatura chega dentro da janela


prevista – tipicamente esta janela é de mais ou menos trinta minutos face à hora
agendada – e a sua descarga é atrasada por qualquer razão.

Como é natural, a informação recolhida na portaria deve ser de grande importância, os


tempos de espera podem agravar fortemente os custos de transporte, especialmente se
forem longos.

Esta informação será relevante de utilizar na negociação do contrato logísticos com as


empresas ou organizações parceiras na cadeia de abastecimento. É muito vantajoso para
este procedimento quando este processo seja suportado pelo sistema informático da
empresa.

3.1.2.Inspeção do selo de segurança

O termo "selo de segurança" define uma classe de dispositivos de segurança invioláveis.

Os selos de segurança surgiram como uma solução de extrema eficácia, pois ao


permitirem a rastreabilidade dos movimentos das cargas desde a sua origem, durante o
transporte, até ao seu acondicionamento e destino, permitiam também uma análise do
nível de risco e uma atuação em conformidade.

No transporte terrestre, selos de segurança são geralmente fitas ou selos do pacote que
impedem caixas de serem abertas antes de chegar ao seu destino.

Em contentores e caixas de carga, o selo de segurança é geralmente gravado ou


impresso com um número de série especial, que não pode ser facilmente replicada ou
substituído se destruído.

Na verificação do selo da viatura, no caso de ser uma viatura selada (devoluções de


clientes, por exemplo) é necessário verificar que o selo se mantém intacto. Este passo
poderá ser feito na portaria ou então no cais de receção.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento


são as seguintes:
 EDI: permite conhecer com antecedência quais são as características da viatura,
motorista e restantes dados utilizados para criação do registo de chegada da
viatura. Isto acontece porque a informação é enviada via informática, no
25
8144 - Receção no armazém
momento que a viatura sai das instalações do fornecedor. O tipo de mensagem
utilizada poderá ser o aviso de expedição.
 Terminais portáteis e sinalizadores rádio: este tipo de tecnologia identifica ou
facilita a identificação da viatura quando esta passa na portaria, incluindo a
verificação do número do selo.

3.1.3. Acondicionamento da carga

A verificação do acondicionamento da carga é muito importante, pois se vier mal-


acondicionada pode significar que haja produtos danificados. A figura seguinte, é um
exemplo da carga mal acondicionada:

O mau acondicionamento da carga poderá originar a que ocorram acidentes aquando a


descarga da mercadoria.

No entanto existem outros fatores a ter em consideração, como a não contaminação de


produtos, como por exemplo existirem numa palete produtos químicos e alimentares.
Esta situação poderá por em risco os produtos comercializados ou fabricados pela
organização.

3.1.4 Temperatura

Muitos produtos têm de vir refrigerados, pelo que é importante verificar se os mesmos
estão à temperatura adequada.

Neste caso o rececionista deverá solicitar ao transportador o registo da temperatura do


compartimento de carga do camião e selecionar 3 a 4 produtos de forma aleatória e
verificar a sua temperatura e registar num formulário de inspeção à receção.

A imagem seguinte ilustra um exemplo de formulário à receção de mercadorias:


26
8144 - Receção no armazém
IMPRESSO DE INSPEÇÃO À RECEPÇÃO
Data Matrícula Empresa Temperatura Verificação Camião Temp. produtos ºC. Observações Assinatura
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação
Camião limpo
Fardamento
Arrumação

Responável de verificação de HACCP: Data:

3.1.5 Condições de higiene no transporte

Outro fator importante a ter em consideração na receção de mercadorias é a higienização


do camião e do motorista, para garantirmos que não há contaminação dos produtos
rececionados.

Nos produtos perecíveis o motorista e o seu ajudante, quando o haja, deverão usar uma
bata e um chapéu branco lavados para que não haja contaminação e para que a
verificação seja efetuada de forma mais simples.

3.2 Receção em crossdocking

3.2.1 Identificação da mercadoria em crossdocking

Visto que o objetivo da receção é preparar o material mais rapidamente para ser
expedido, a maneira mais rápida e produtiva será através do crossdocking.

O crossdocking pode ocorrer a vários níveis, seja no produtor, distribuidor, retalhista ou


transportador. Os requisitos são diferentes, variando para cada operador, isto porque,
enquanto uns enviam as encomendas para serem crossdocked, outros recebem
encomendas crossdocked.

O recetor solicita que as encomendas cheguem ordenadas e etiquetadas, enquanto que


o expedidor, para ir de encontro dos requisitos do recetor, tem de realizar o processo
de separação e preparação dos pedidos mais detalhadamente.
27
8144 - Receção no armazém
Diversos autores fazem uma subdivisão de crossdocking dependendo do tipo de
movimentação das mercadorias ou produtos, tem-se então:
 Movimentação continua inutilizado: verdadeira forma de crossdocking, a
mercadoria flui diretamente dos pontos de receção para os locais de despacho o
mais rapidamente possível.
 Movimentação consolidada: as mercadorias recebidas são separadas e parte
destas são destinadas a determinados clientes, enquanto que uma outra parte é
destinada a outros clientes ou então direcionada para stock podendo ser
combinada com outros itens existentes no stock tradicional formando assim um
pedido completo. Esta forma de cross-docking é também vulgarmente conhecida
por híbrida.

 Movimentação de distribuição: Os produtos ao serem recebidos são separados e


combinados entre si para serem distribuídos em cargas completas para os
respetivos clientes.

3.2.2 Tratamento da componente administrativa

A passagem dos diversos materiais (componentes para subcontratação para tratamentos


superficiais ou componentes para venda) ao longo de um armazém de expedição implica
ocupação e perturbação do espaço físico do armazém, bem como a utilização de recursos
afetos ao mesmo (nomeadamente o empilhador stacker) e envolvem as seguintes
etapas:
 Transporte e receção dos produtos e mercadorias
 Verificação da ordem de fabrico associada;
 Registo do material no sistema informático;
 Transporte até ao exterior para a expedição.

O procedimento administrativo associado é o seguinte:


o Leitura do código de barras da palete (ou da caixa e indicando o número
de caixas);
o O computador processa a informação lida e decide logo qual é o melhor
lugar para guardar a palete;
o Impressão da etiqueta a colar na palete (esta impressão poderá ser feita
numa impressora portátil colocada na máquina de movimentação);
o Indicação do local de arrumação da palete através do visor do terminal
portátil colocado na máquina de arrumação;
o Arrumação da mercadoria.
28
8144 - Receção no armazém

3.3.3 Atribuição de local de carga/expedição


A atividade mais simples de cross-docking é a ordenação de uma carga de mercadorias
na sua totalidade e carregamento desta para uma ou mais transportadoras que estejam
a partir.

Às vezes a carga já vem ordenada, assim sendo o trabalho no armazém será menor. Por
vezes as cargas de mais do que uma transportadora que chegam ao armazém devem
ser juntas para completar a capacidade de cargas que vão partir.

Noutros casos, o cross-docking envolve a adição de mercadorias numa transportadora


que chega ao armazém com mercadorias que já se encontram no armazém.

Quando o material não pode ser cross-docked pode-se poupar alguma movimentação
de material, eliminando a paragem para receção e colocando o material diretamente em
locais de picking ou de reserva, reabastecendo deste modo os locais.

Isto pode ser feito se não houver grandes restrições na rotação do produto, caso
contrário os produtos devem ser colocados nas áreas de armazenagem.

Em sistemas de armazenagem direta, as atividades de preparação das mercadorias


(ordenação) e de inspeção destas mesmas são eliminadas. Os veículos que executam
atividades de descarga de mercadorias e armazenagem de produtos facilitam a atividade
de colocação direta de produtos.

As operações com elevados processos logísticos incluem nesses processos o uso da


armazenagem direta de produtos muito automatizada. Juntamente com a pré-receção,
a preordenação dos fornecedores irá ajudar a eliminar a necessidade da área de
preparação da receção de mercadorias.

3.3 Procedimentos de descarga e conferência de

mercadorias

3.3.1 Descarga da mercadoria

A descarga da mercadoria deverá ser efetuada de acordo com os procedimentos de


higiene e segurança em vigor na empresa e de acordo com a legislação em vigor.

A descarga só deverá ser efetuada após a verificação do selo do camião como referido
anteriormente.

O rececionista deverá verificar ainda se o transportador traz toda a documentação


necessária relativamente à mercadoria, como por exemplo:
o Guias de transporte;
o Certificados oficiais;
29
8144 - Receção no armazém
o Outros documentos necessários.

3.3.2 Critérios de conferência (qualidade, quantidades,


rotulagem, conservação, validade, tradução, certificados
oficiais, etc.)

Procedimento

No modelo clássico a descarga, a conferência, a receção administrativa e a arrumação


eram passos separados e mais ou menos distantes no tempo.

No modelo JIT as operações aglutinam-se, chegando ao ponto de todas elas serem uma
e mesma operação. O que distingue estes dois modelos é o nível dos sistemas
informáticos envolvidos, nomeadamente a existência ou não de rádio terminais.

Comum aos dois

 Abertura da viatura, esta tarefa é tipicamente da responsabilidade do motorista;

Modelo clássico

 Descarga da viatura, é o ato de retirar os artigos da viatura colocando-os dentro


do armazém, em áreas devidamente marcadas e sinalizadas para o efeito. Estas
áreas deverão possuir uma relação direta com o número do cais. Elas servirão
de ponto intermédio de estacionamento até à arrumação definitiva;
 Se os artigos forem recebidos a granel, tem que se avaliar a decisão de
paletização. Se a decisão for afirmativa, tem que se decidir se a operação deve
ser feita dentro da viatura ou dentro do armazém. Se a operação for feita dentro
da viatura evita-se o duplo manuseamento, mas o espaço poderá ser um
problema. Será ainda necessário equipamento de movimentação para retirar do
veículo a palete construída;
 Se os artigos são recebidos já paletizados ou em unidades de movimentação
apropriadas para o manuseamento mecânico, a decisão de descarga lateral ou
posterior tem de ser tomada, considerando fatores como o tipo de carga, a
rapidez da operação, o custo da operação e de investimento, o grau de utilização,
a flexibilidade, o espaço e a segurança.

Modelo JIT
30
8144 - Receção no armazém
 A descarga da viatura é o ato de retirar os artigos da viatura e compreende os
seguintes passos — neste contexto não faz sentido falar de receção de artigos a
granel:
o Leitura do código de barras da palete (ou da caixa e indicando o número
de caixas);
o O computador processa a informação lida e decide logo qual é o melhor
lugar para guardar a palete;
o Impressão da etiqueta a colar na palete (esta impressão poderá ser feita
numa impressora portátil colocada na máquina de movimentação);
o Indicação do local de arrumação da palete através do visor do terminal
portátil colocado na máquina de arrumação;
o Arrumação da mercadoria (descrita à frente).

Como verificamos, o modelo JIT pode aglutinar de forma fácil e ágil todas as tarefas,
esbatendo o ciclo clássico de operações. Ao passo que no modelo clássico ficamos pela
descarga das paletes, no modelo JIT fomos até à sua arrumação.

É claro que poderão existir alguns entraves ao modelo JIT apresentado. Um deles é a
verificação qualitativa das mercadorias. Se esta operação for complexa, demorada ou
necessitar de alguém específico para a fazer, então não podemos considerar arrumar de
imediato as paletes.

Dependendo do tipo de operação a mercadoria rececionada poderá ser guardada ou


imediatamente disponibilizada para a expedição.

A descarga da mercadoria da viatura para a zona do armazém propriamente dita,


costuma ser responsabilidade do motorista. Isto acontece salvo quando a operação e
aglutinada, caso do JIT ou interessa fazer a movimentação da mercadoria com máquinas
existentes no armazém e manobradas por algum operador.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento


são as seguintes:
 EDI: com a mensagem de aviso de expedição poderemos fazer trabalho prévio
de preparação antes da chegada da viatura – imprimir as etiquetas para colar
nas paletes e reservar logo o espaço necessário, por exemplo;
 Sistemas de informação: por integração de verdadeiros sistemas de Cross-
docking e Picking-by-line que permitam soluções elegantes, ágis e transparentes
aos utilizadores.
31
8144 - Receção no armazém
 Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: permite a absorção
rápida e exata de informação, permitindo um processamento e operação em
tempo real;
 Selos eletrónicos: permitem uma maior segurança na verificação de
inviolabilidade da carga.

3.3.3 Análise de não conformidades

A conferência da mercadoria tem por objetivo assegurar que a mercadoria entregue está
conforme o que consta no documento do fornecedor (guia de remessa ou fatura) quer
em quantidade quer em qualidade.

Há que considerar duas alternativas: a conferência cega (onde o conferente não tem
informação sobre a quantidade a receber ou indicada no documento do fornecedor) e a
conferência assistida. Cada um destes dois métodos tem vantagens e desvantagens.

O segundo assegura um maior rigor mas aumenta o tempo de receção, o primeiro é


mais propenso a erros, mas é mais rápido.

Atualmente existe um método que resolve todo o problema de uma forma mais
produtiva: a utilização de terminais portáteis juntamente com leitores de códigos de
barras.

Estas duas técnicas juntas permitem eliminar os erros associados ao Homem quando
escreve ou lê e aumentar a produtividade, a velocidade de leitura é instantânea e a
disponibilização da informação no sistema informático é imediata.

Por último, se a receção seguir o modelo de JIT, a conferência da mercadoria – pelo


menos a quantitativa e logística – ficam feitas. Nesse caso, este procedimento seria
embutido no procedimento.

A conferência qualitativa deverá ocorrer concomitantemente com a conferência


quantitativa, se tal for possível. Se não for possível o operador deverá despoletar o
processo de conferência qualitativa;

A conferência qualitativa poderá versar sobre um ou vários dos seguintes tópicos:


a) Tempo de vida do artigo (data de validade);
b) Concordância da classe do artigo com a encomendada;
c) Composição do artigo;
d) Especificações técnicas.

A verificação pode realizar-se através de inspeções, testes e ensaios ou pela aceitação


de certificados de conformidade (de garantia da qualidade) emitidos por entidades
acreditadas para o efeito.
32
8144 - Receção no armazém
Podem seguir-se neste processo diversos procedimentos de verificação de
conformidade:

1.Controlo da qualidade do material fornecido para verificar a conformidade


com as características exigidas e com os requisitos definidos na encomenda

Exemplos
 Na receção de um equipamento deve verificar-se, através de ensaios, se estão
satisfeitas as exigências técnicas ou requisitos essenciais impostos pelas diretivas
comunitárias e regulamentação aplicável, nomeadamente, os atributos relativos
à segurança e preservação ambiental, e se o equipamento cumpre as funções e
utilidades com o rigor especificado na respetiva encomenda;
 Na receção de um produto químico deve verificar-se, através de testes e ensaios
laboratoriais, se a composição respeita os requisitos da especificação técnica e a
legislação e regulamentação aplicáveis.

2.Verificação dos certificados e garantias técnicas dos fornecedores

Exemplos:
 Verificação dos certificados enviados pelo fornecedor a fim de concluir sobre a
validade da conformidade com os requisitos exigidos;
 Verificação das garantias a fim de concluir sobre os prazos de validade e/ou
condições de utilização.

A conferência qualitativa pode implicar uma quarentena de espera para os artigos, por
forma a garantir que a sua qualidade está conforme as normas ou leis aplicáveis. Este
facto pode levar ao armazenamento de artigos bloqueados para movimentação.

3. Decisão sobre a receção ou devolução de mercadoria, em caso de


inconformidades com temperatura, condições de higiene no transporte,
acondicionamento, estiva e construção de paletes, entre outros

A conferência na receção é um processo mais ou menos demorado e custoso,


dependendo dos artigos e quantidades recebidas. Por isso existem métodos que
pretendem diminuir esta demora e custo, sem sacrificar de forma significativa o controle
que é necessário.

Assim sendo, temos dois tipos de abordagem a este tema:


 Por completo, toda a mercadoria é verificada. Esta abordagem é pouco
apropriada a grandes volumes de mercadoria;
33
8144 - Receção no armazém
 Por amostragem, só parte da mercadoria é verificada. Esta amostragem é
adequada a grandes volumes, pode ser apoiada em contratos logísticos e
complementada com verificações à posteriori;

A conferência quantitativa compreende as atividades seguintes:


 Identificação dos materiais e análise visual do seu estado físico;
 Observação do acondicionamento nas embalagens e do estado de preservação
destas;
 Verificação da rotulagem das embalagens;
 Determinação da(s) quantidade(s) fornecida(s);
 Conferência da guia de remessa do fornecedor com a nota de encomenda;
 Verificação das datas limites dos materiais sujeitos a prazos de validade ou a
garantias.
 Verificação de eventuais constrangimentos aduaneiros.

É neste processo de receção que são determinadas as faltas, as trocas de artigos e os


excessos, os eventuais danos ocorridos no transporte, que devem ser comunicados (em
princípio via Compras) aos fornecedores e/ou transportadores a fim de se repor o que
foi encomendado. É, ainda, neste processo que deve verificar-se se os rótulos das
embalagens cumprem a legislação e regulamentos aplicáveis, para se poder aceitar o
fornecimento.

Apresentamos de seguida e em detalhe os dois processos de conferência quantitativa –


cego e assistido:

Conferência assistida

 O operador de conferência recolhe o documento interno de receção;


 O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de
unidades para cada artigo rececionado. Poderá fazer a contagem por palete
rececionada, ficando a informação de receção detalhada à palete;
 As quantidades assim obtidas são registadas no documento de receção, tendo o
cuidado de se comparar com a quantidade prevista. Se forem diferentes deverá
ser efetuada uma nova contagem para confirmar e manter ou corrigir a
quantidade anotada anteriormente;
 Durante o processo de conferência quantitativa todas as unidades danificadas
devem ser isoladas para devolução ao fornecedor descontadas nas unidades
recebidas;
34
8144 - Receção no armazém
 Todas as quantidades que forem encontradas a mais, face ao encomendado,
devem ser isoladas para devolução ao fornecedor e descontadas nas unidades
recebidas;

Conferência cega

 O operador de conferência recolhe o documento interno de receção, que não tem


indicadas as quantidades;
 O operador de conferência conta o número total de paletes e o número total de
unidades para cada artigo rececionado. Poderá fazer a contagem por palete
rececionada, ficando a informação de receção detalhada à palete;
 As quantidades assim obtidas são registadas no documento de receção.

3.4 Documentação associada à receção

3.4.1 Agendamento

O Agendamento dos fornecedores é uma tarefa importante, para que se possa operar o
armazém de forma eficiente, sem que os fornecedores ou os transportadores tenham de
esperar muito tempo pela descarga, e para que possamos agilizar os recursos humanos
de forma adequada.

Procedimento

 O sistema informático tem registado as produtividades médias de receção por


família de artigos e também os recursos alocados à receção em cada turno em
cada dia:
 O computador, depois do gestor de inventário elaborar a encomenda ao
fornecedor e mediante o seu conteúdo deverá calcular o número de horas
necessário para a rececionar;
 Em paralelo o gestor de inventário indica ao computador uma data e uma hora
em que pretende agendar a receção;
 A partir das receções já agendadas e dos recursos disponíveis, o computador
verifica se a receção ainda poderá ser agendada na hora escolhida pelo gestor
de inventário. Quanto a isso poderão ocorrer duas situações:
o Sim: o agendamento está feito;
35
8144 - Receção no armazém
o Não: o computador deverá indicar dois períodos mais próximos do
pretendido – um anterior e outro posterior – em que será possível
agendar a receção;
 O gestor de inventário poderá aceitar uma das sugestões apresentadas pelo
computador ou, em alternativa, indicar uma terceira hora. Se este último for o
caso, o processo de verificação da capacidade de receção repete-se, senão o
agendamento fica feito para a alternativa escolhida;
 De seguida o gestor de inventário deverá fechar a encomenda e enviá-la para o
fornecedor, esperando a confirmação da entrega.

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento


são as seguintes:
 Sistemas de informação: permitem calcular com cada vez maior rigor o tempo
necessário para as tarefas.
 Maturidade do mercado: sem que maioria dos fornecedores entenda a
importância do agendamento, dificilmente ele será cumprido.

3.4.2 Nota de Encomenda

O processo de compra e venda pressupõe a existência de um contrato de fornecimento


entre fornecedor e cliente.

Uma nota de encomenda é o documento que o comprador entrega ao vendedor para


solicitar certas mercadorias. Neste consta a quantidade a comprar, o tipo de produto, o
preço, as condições/modalidades de pagamento e outros dados importantes para a
operação comercial.

Na verdade, fruto da celeridade da atividade comercial e da circunstância de os


montantes envolvidos nem sempre serem muito significativos, acontece em múltiplos
casos existir o fornecimento sem a celebração, ainda que verbal, de qualquer contrato.

Nestas situações tudo se inicia com a nota de encomenda, a qual valerá, juridicamente,
como um contrato.

Em qualquer dos casos, quer decorra da prévia celebração de um contrato de


fornecimento quer surja como o primeiro ato formalmente praticado pelas partes, a nota
de encomenda não é um documento normalizado.

Ou seja, as partes são livres para estipular o conteúdo da nota de encomenda desde
que a informação nela contida permita a ambas realizar o controlo e gestão da
encomenda.
36
8144 - Receção no armazém
Elementos necessários das notas de encomenda são:
o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal da empresa que faz a encomenda;
o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal do fornecedor;
o Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
o Número e data da encomenda;
o Preço dos bens encomendados;
o Condições de pagamento;
o Data de entrega;
o Indicações específicas relacionadas com o transporte dos bens;
o Outras indicações julgadas úteis por ambas as partes;
o Assinatura da empresa que faz a encomenda.

Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as


condições gerais de compra que definem os termos do contrato de fornecimento.

A nota de encomenda tem pelo menos um duplicado, já que se entrega o original ao


vendedor, ao passo que o comprador fica com o duplicado. Deste modo, ambos têm
consciência da operação que se irá processar: o comprador, para demonstrar que
mercadorias/produtos/artigos pediu; e o vendedor, para preparar a encomenda e dar
início ao processo de faturação.

Como mero exemplo, a nota de encomenda poderia ser feita em seis exemplares:
o Original para o fornecedor;
o Cópia a ser devolvida ao comprador, confirmando a receção da encomenda;
o Cópia para o serviço da empresa compradora que fez o pedido de compra;
o Cópia para o serviço de receção das encomendas para que este possa planificar
a sua atividade;
o Cópia para a contabilidade;
o Cópia para arquivo geral.

Neste ponto (tal como acontece, aliás, com os restantes documentos a analisar) existe
uma única certeza: no mínimo, os documentos devem existir em duplicado (original e
cópia).
37
8144 - Receção no armazém
Exemplo de nota de encomenda:

3.4.3 Fatura pró-forma

Os fornecedores de bens e serviços são obrigados a emitir uma fatura por cada
transmissão de bens ou prestação de serviços realizados.

Desde 1 de janeiro de 2013 que a emissão de fatura é obrigatória para todas as


transmissões de bens e prestações de serviços, independentemente da qualidade do
adquirente dos bens ou destinatário dos serviços e ainda que estes não a solicitem,
qualquer que seja o setor de atividade em causa.

A fatura é, assim, o documento contabilístico de venda enviado pelo vendedor ao cliente.

Elementos exigíveis na fatura


As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter:
o Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor
de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os
38
8144 - Receção no armazém
correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de
imposto;
o A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os
serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à
realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

A falta de um dos elementos referidos impossibilita o direito à dedução do IVA. No


entanto, é dispensada a menção, na fatura, do nome e do domicílio do adquirente ou
destinatário quando este não seja sujeito passivo e o valor seja inferior a 1000€. A
obrigação mantém-se sempre que tal menção seja solicitada.

As faturas podem conter quaisquer outras referências acordadas entre o fornecedor de


bens/prestador de serviços e o destinatário/adquirente, bem como quaisquer referências
que o emissor da fatura entenda dever nelas inscrever.

As faturas emitidas por meios eletrónicos, todo o seu conteúdo deve ser processado
eletronicamente deixando assim de ser possível a prática habitual do preenchimento de
determinados dados à mão, como o nome e o NIF.

Exemplo de fatura
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8144 - Receção no armazém

3.4.4 Guia da Mercadoria

A guia da mercadoria ou guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a


fornecer. Isto não significa que o Documento de Entrega não se possa apresentar sob
outra forma; por exemplo, o fornecedor ao entregar os bens pode solicitar que a receção
dos mesmos lhe seja confirmada na Nota de encomenda.

A guia de remessa acompanha a circulação, em território nacional, dos bens que possam
ser objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA.

Não existem diferenças de conteúdo entre a guia de transporte, a guia de remessa ou


outros documentos a elas equivalentes, podendo ser utilizados de acordo com os usos
comerciais.
Qualquer daqueles documentos será um documento de transporte se contiver os
elementos referidos no artigo 4º do Regime de Bens em Circulação.

As guias de remessa devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:


o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal do remetente;
o Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e número de identificação
fiscal do destinatário ou adquirente;
o Número e data da guia;
o Especificação dos bens, com a indicação das quantidades;
o Locais de carga e descarga e data e hora de início do transporte, quando forem
utilizadas como documento de transporte.

As guias de remessa serão substituídas por guias ou notas de devolução, quando se


trate de devoluções de mercadorias anteriormente transacionadas entre as mesmas
pessoas.

A emissão das guias ou notas de devolução processar-se-á, o mais tardar, no 5.º dia útil
seguinte à data da devolução.
40
8144 - Receção no armazém
Exemplo de guia de remessa:

3.4.5 Outros documentos de receção de mercadorias

Notas de débito

A aquisição dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a
despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu
seguro, despesas alfandegárias, etc..

Em muitos casos, estas despesas já estarão incluídas no preço acordado entre as partes.
Porém, pode acontecer que tais despesas não tenham sido previstas.

Nessa situação, não se encontrando incluídas na fatura, o fornecedor emitirá uma nota
de débito, através da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas.

Uma outra situação que pode justificar a emissão de notas de débito é aquela em que a
empresa pretende praticar atos não incluídos no seu objeto social. Pode ocorrer, por
exemplo, que uma empresa que se dedica à atividade de fornecimento de bens
informáticos, pretendendo renovar o seu mobiliário de escritório, decida vender o
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8144 - Receção no armazém
mobiliário existente. Trata-se de uma venda de peças de mobília (em 2ª mão), ato que
não cabe na previsão do seu objeto social razão pela qual a empresa não pode cobrar o
preço através da emissão de fatura. Neste caso, o documento apropriado é a nota de
débito.

À nota de débito aplicam-se as regras e requisitos das faturas.

Exemplo de Nota de Débito:


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8144 - Receção no armazém

Notas de crédito

Por sua vez, as notas de crédito são utilizadas para titular um movimento de sentido
inverso. Ou seja, não se trata aqui de debitar (cobrar) uma importância ao comprador
mas sim de lhe creditar (devolver) um determinado montante.

A emissão de uma nota de crédito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao
emitir a fatura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a
pronto e em dinheiro.

Neste caso, a emissão da nota de crédito, a favor do comprador, permitirá regularizar a


conta corrente entre ambos.

Exemplo de Nota de crédito


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8144 - Receção no armazém
Recibo

Paga a fatura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitação
do pagamento.

A quitação é, precisamente, o ato pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a


sua obrigação de pagamento para com o fornecedor. Habitualmente, a propósito da
quitação, usa-se a expressão «passar recibo».

Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o


fornecedor pode escrever no exemplar da nota de encomenda ou da fatura que fica em
poder do comprador que a encomenda se encontra paga.

Em muitos casos o próprio exemplar da fatura que é enviado ao comprador já contém a


indicação de que a mesma servirá de recibo após boa cobrança (trata-se de prática
habitual no domínio dos contratos de seguro).

Apesar disso é obviamente possível emitir recibos através de documentos especialmente


configurados para esse objetivo.

Esses documentos, que conterão a palavra recibo, deverão conter as mesmas indicações
das faturas ou, em alternativa, a referência à fatura a cujo pagamento conferem a
respetiva quitação.

Exemplo de recibo:
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8144 - Receção no armazém

4. Devolução de Mercadoria

4.1 Causa da não-aceitação

A empresa poderá recusar rececionar mercadoria por esta não estar conforme os
critérios da empresa.

São vários os motivos para a não aceitação e mercadoria:

o Data de validade dos produtos ser reduzida ou estar ultrapassada;


o Estado da embalagem (estar danificada, amassada, rasgada, etc);
o Condições de transporte (camião sujo, temperaturas anormais ou incorretas,
falta de fardamento dos transportadores, etc.);
o Incumprimento dos prazos de entrega acordados;
o Incumprimento das quantidades/qualidades acordadas;
o Não conformidade com a ficha logística e com as condições comerciais acordadas
(prazos de pagamentos, por exemplo).

4.2 Tratamento administrativo (Nota de devolução e

Reporte da devolução)

Caso exista uma recusa de aceitação de mercadoria, o operador deverá cumprir com os
procedimentos da organização, onde se encontra a trabalhar.

No entanto, deverá existir uma comunicação imediata com o fornecedor informando o


mesmo da rejeição e o motivo da mesma.

Para a mercadoria poder circular na via pública será necessário emitir uma nota de
devolução ao fornecedor, onde serão mencionados os produtos e respetivas
quantidades.

A Imagem seguinte ilustra uma nota de devolução:


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8144 - Receção no armazém
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8144 - Receção no armazém

5.Tratamento administrativo

5.1 Procedimentos administrativos

Entende-se por procedimento administrativo a sucessão ordenada de actos e


formalidades tendentes no processo de recepção da mercadoria

Assim na gestão administrativa dos stocks (PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS NA


RECEPÇÃO DA MERCADORIA) implica todo um conjunto de actividades de natureza
administrativa que nos permitem conhecer, em qualquer momento, de maneira clara e
precisa:

o As quantidades de bens entrados nos armazéns da empresa;


o As quantidades de bens saídos dos armazéns da empresa;
o As quantidades existentes de cada um dos bens nos armazéns da
o empresa;
o Analisar os desvios entre as quantidades existentes e as que devem
o existir;

Assim as tarefas básicas da gestão administrativa de stocks são:

o Registar entradas de materiais a partir das guias de remessa dos fornecedores


o Registar as saídas de materiais com base na requisição dos serviços da empresa
ou do departamento de vendas
o Elaborar fichas de stocks ou fichas de armazém por artigo, documento onde se
regista as entradas, saídas e existências em armazém.

O circuito administrativo da gestão de stocks pode ser esquematizado do seguinte modo:

Neste contexto, surge a necessidade de agilizar o processo de gestão de stocks. É então


que nos surge a informática para auxiliar.
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8144 - Receção no armazém
Esta socorre-se dos códigos de barras para estabelecer uma linguagem universal e
comum entre os agentes de mercado, produtores e distribuidores.

O código de barras é o bilhete de identidade dos produtos nos mercados dos 5


continentes. Este dá-nos informação acerca do país de origem, empresa produtora e o
número de unidade do produto.

As vantagens deste sistema são a permissão de efetuar uma gestão online dos stocks,
a redução dos gastos administrativos, melhoria da planificação de encomendas, criação
de sistemas de controlo interno.

Mas sobretudo este sistema informático permite registar e controlar a informação e ao


mesmo tempo desburocratizar todo o processo. Este sistema obriga à existência de uma
ficha de produto / Artigo. Esta conterá todo a informação inerente ao artigo, desde nº
código, designação do artigo, nome do fornecedor.

Mercadorias importadas

Se o material for de “importação”, de “descarga direta” e estiver ao abrigo da


“regulamentação aduaneira”, a aguardar despacho, dever-se-á indicar nas embalagens:
- Sujeito à Alfândega – não as abrindo até autorização do despachante ou da autoridade
alfandegária.

Na conferência dos materiais de importação na situação de livres da alfândega ou dos


outros do mercado nacional ou da União Europeia, a sequência operatória deverá ser:
 Identificar os materiais e confrontá-los com os documentos que os acompanham
- guias de remessa, packing-lists e/ou faturas;
 Proceder ao cálculo das quantidades recebidas e confrontar os resultados com
as quantidades que o fornecedor indica nos documentos atrás mencionados;
 Confrontar o que de facto chegou, com a nota de encomenda que deu origem
ao fornecimento e eventualmente, desencadear correções, informando Compras
ou diretamente o fornecedor de eventuais desvios;
 Desencadear a receção qualitativa dos materiais já identificados e conferidos,
acompanhados da respetiva guia de entrada (provisória);
 Após a aceitação e emissão da guia de entrada definitiva, entregar os materiais
ao destino, que pode ser um Armazém ou um Entreposto da Produção;
 Nos casos de rejeição, separar o material e preparar a devolução ao fornecedor,
informando Compras.

Incoterms

Incoterm é a abreviatura da expressão international commerce term. Os incoterms estão


associados a condições standard que reportam à entrega, ao transporte e ao risco
associado ao fornecimento de bens tangíveis (materiais/mercadorias).
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8144 - Receção no armazém
O uso de incoterms em contratos de fornecimento esclarece as responsabilidades das
partes: fornecedor e cliente.

Os incoterms podem subdividir-se em quatro grandes grupos:


• Incoterms de partida;
• Incoterms de envio não pago;
• Incoterms de envio pago;
• Incoterms de chegada.

Incoterm de Partida

EXW (Ex Works): Ex-Fábrica, Ex-Armazém, ...


 Significa que o cliente é responsável pela recolha e transporte e que o fornecedor
apenas se compromete a deixar o material/mercadoria em condições de recolha
na sua fábrica, armazém, em embalagem normal de expedição e não
contentorizada para transporte a longa distância.

Incoterms de Envio Não Pago

FCA (Free Carrier): FOR/FOT - Livre sobre vagão/camião


 Significa que o fornecedor cessa a sua responsabilidade com a transferência do
material para o transportador em local pré-estabelecido.

Incoterms de Envio Pago

CIP (Carriage and Insurance Paid To)


 Significa que o fornecedor paga os custos do transporte e seguro.

CPT (Carriage Paid To)


 Significa que o fornecedor só paga o transporte e que o cliente suporta o risco
do transporte.

Incoterms de Chegada

DAF (Delivered At Frontier)


 Significa que o fornecedor é responsável pela entrega na fronteira.

DDU (Delivery Duty Unpaid)


 Significa que o fornecedor coloca o material/mercadoria à porta do cliente, mas
é este que paga as taxas de importação.

DDP (Delivery Duty Paid)


 Significa que o fornecedor assume total responsabilidade pela entrega do
material/mercadoria no cliente, livre de todos os encargos.
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8144 - Receção no armazém

Para que nas relações comerciais entre fornecedores e clientes haja condições para um
bom entendimento, devem ser evitados equívocos ou diferentes interpretações dos
termos usados nos contratos, pelo que se recomenda a preparação de um suplemento
a cada contrato com o significado das expressões utilizadas no respetivo contrato.

5.2 Documentos necessários para receção (receção e

conferência, identificação dos dados logísticos e

devolução mercadoria)

A gestão das encomendas aos fornecedores decorre desde o envio da nota de


encomenda até ao pagamento ao fornecedor, de acordo com os seguintes passos:

 Envio da nota de encomenda


 Confirmação da receção da nota de encomenda
 Anulação eventual da nota de encomenda
 Vigilância do prazo de entrega
 Entrada do artigo em armazém
 Receção e verificação da fatura
 Emissão da ordem de pagamento

A compra pressupõe sempre um suporte documental, isto é, um conjunto de


documentos que fornecem as informações necessárias à sua realização.
 O trabalho da compra começa com o pedido ao serviço de compras de um
determinado bem. Este pedido é formalizado por um documento interno. É o
documento do registo de necessidades.
 Escolhido o fornecedor, o serviço de compras emite um documento (nota de
encomenda, requisição, ...).
 Confirmada a encomenda, o fornecedor procede à entrega dos produtos, que
dão entrada na empresa acompanhados do respetivo documento (que pode ser
uma Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve ser conferida sempre
com a Nota de Encomenda.
 É com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede à liquidação dos
produtos vendidos, enviando a respetiva Fatura.
 Ao recebê-la, os serviços de contabilidade conferem com a Guia, procedem aos
registos necessários e emitem o pagamento.
 Sempre que se paga, é preciso exigir o respetivo Recibo.
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8144 - Receção no armazém
Deve observar-se a regra: “nenhum material deve ser entregue ao Armazém ou ao
circuito produtivo, sem que tenha sido objeto de aceitação, sendo então acompanhado
por guia de entrada definitiva”.

Só a partir do processamento das guias de entrada definitivas, é que os materiais


ficarão a integrar o stock da empresa e estará atualizado.

Para podermos efetuar a receção de forma segura temos de verificar se os dados


logísticos estão bem gravados no sistema, como as quantidades das embalagens (peso,
unidades por packs, etc), pois poderão originar a que hajam erros de armazenamento
ou de expedição. Devemos verificar se os dados do fornecedor também estão corretos,
como por exemplo: o NIF, a Morada e os contactos.

5.3 Definição do destino da zona de armazenagem

A arrumação de mercadoria dá-se após a atribuição de um local de arrumação à palete.


Esta atribuição pode ser feita pelo sistema informático ou pode ser feita manualmente.

Em qualquer dos casos deve obedecer a um conjunto de regras que garantam a


maximização da produtividade.

Independentemente da forma como é decidida a localização pode ser necessário


confirmar que a palete já foi arrumada – para indicar que já está disponível para
preparação, por exemplo.

As empresas poderão ter vários tipos de stocks pelo que as zonas de armazenagem
devem estar de acordo com estes tipos de stocks.
51
8144 - Receção no armazém

Também pode ser necessário, no momento da arrumação, se trabalharmos com sistemas


informáticos, indicar um digito ou letra de controlo da posição, para confirmar que a
palete está mesmo arrumada na posição que deve.

É claro que esta confirmação é muito mais proveitosa se for feita utilizando rádio-
terminais. Por duas razões:
o Pela rapidez de confirmação;
o Pela correção, esta é garantida pela possibilidade de leitura de um código de
barras, que é bastante mais rápido e fiável.

Procedimento

 O processo começa quando um operador com a sua máquina pega na palete


para a arrumar. Assim, os passos subsequentes são:
o Arrumação da palete
 Verificar que a estabilidade da estiva da palete não oferece
perigos aos processos de movimentação, arrumação,
permanência na posição e respetiva retirada para expedição;
 Conduzir a palete até à posição de arrumação;
o Se for necessário confirmar o código de controlo da posição o operador
deve fazê-lo neste momento, da seguinte forma:
 Digitação do código de controlo da posição por rádio-terminal,
com ou sem leitor de código de barras, ou por indicação escrita
numa parte da etiqueta de arrumação;
 Se o código digitado não for o correto – coisa praticamente
impossível com leitores de códigos de barras – verificar se a
posição onde está a ser colocada a palete é correta, corrigir se
não é e digitar o código correto. Este passo só poderá ser
executado se tivermos rádio-terminais. Neste caso será o último,
caso contrário é necessário proceder conforme os passos
seguintes:
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8144 - Receção no armazém
 Se o código foi escrito numa parte da etiqueta de
arrumação, devolver essa parte da etiqueta ao operador
administrativo, que se encarregará de digitar no sistema o
código de controlo – contra o número da palete, por
exemplo.
 Se o código for o correto o processo termina. Se não for,
o operador administrativo terá de pedir uma confirmação
do código de controlo a um operador de movimentação,
que se dirigirá ao local onde a palete está arrumada (que
pode ou não ser identificável) e corrigirá ou não o
problema;
o Em qualquer dos casos, desde que exista código de controlo, o sistema
informático não deverá disponibilizar a palete para preparação até que o
código correto tenha sido introduzido;
 Quando o sistema informático exige uma confirmação da arrumação da palete,
que é um processo diferente da validação da posição com um código, o passo
anterior deverá servir como validação da arrumação.
 Quando não existe sistema de verificação é necessário confirmar a arrumação da
palete, mesmo sem indicar nenhum código da localização onde ela foi arrumada.

Resolução de erros

 Se acontecer chegar ao local de arrumação da palete e este estiver já ocupado,


o operador deverá retirar a palete que lá se encontra arrumar a palete numa
zona de casos pendentes será resolvido por uma equipa de controlo de
qualidade;
 Se acontecer a palete não caber no local indicado, o operador deverá voltar à
zona de receção – donde a palete tinha saído – e passar o problema para o seu
superior hierárquico, que junto de um operador deverá identificar a origem do
problema – tipicamente má parametrização da posição ou dos dados logísticos
da palete;

As áreas de desenvolvimento que têm impacto sobre o desenrolar deste procedimento


são as seguintes:
 Tecnologia de rádio-terminais e leitura de código de barras: com esta tecnologia,
esta função fica praticamente vazia de conteúdo.
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8144 - Receção no armazém
EDI: com a mensagem de aviso de expedição, o registo informático do documento do
fornecedor é automático, esvaziando também esta vertente desta função

5.4 Fecho da encomenda no sistema informático

Após a receção da mercadoria e da conferência (caso não seja efetuada à posteriori) o


colaborador deverá finalizar a encomenda no sistema informático.

Após ter inseridos os dados todos da receção no computador, ou através de um coletor


de dados (com recurso à leitura dos códigos de barras e inserção das quantidades
recebidas), finaliza a encomenda com um comando estabelecido no sistema e deverá
imprimir um documento de receção que será assinado pelo transportador. Este
documento terá no mínimo duas vias (original e duplicado), em que uma fica para o
transportador entregar ao fornecedor e a outra fica para arquivo na empresa.

Após concluído este processo a fatura ou as guias de transporte entregues pelo


transportador deverão ser arquivadas no escritório no respetivo dossiê, para que não
ocorram perdas acidentais de documentos.
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8144 - Receção no armazém

Bibliografia

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às melhores práticas europeias, Comissão Europeia/ Direcção-Geral da Energia e dos
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Figueira, M., Logística industrial: Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1996

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Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks: Guia do formando, Ed. ISG/ IEFP,
2004
55
8144 - Receção no armazém

Sites Consultados

Autoridade tributária e Aduaneira


http://www.portaldasfinancas.gov.pt/

Associação Nacional de Transportadores Públicos e Rodoviários de Mercadorias


http://www.antram.pt/

Instituto da Mobilidade e dos Transportes Terrestres


http://www.imtt.pt/

Transportes XXI
http://www.transportes-xxi.net/