Você está na página 1de 10

EVIDENCIA 3

INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por:

Evelyn Juliana Gómez

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,


Santiago de Cali
Julio 2019
Introducción

Toda empresa tiene como importancia en la organización documental, la


definición, conocimiento y aplicación como un objetivo en la administración de
las comunicaciones oficiales. La cual se demostrara las acciones y
responsabilidades que deben tener los funcionarios adentro de la empresa.

Por este motivo se ha realizado este informe de Administración Documental

donde se mostrara el paso a paso de la recepción o radicación, registro,

distribución o embalaje de los documentos de diferente contexto de las

comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente

establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los

escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra; constituye un

control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.

Con ello existen tres tipos de registros: Registro de entrada, Registro de salida,

Correspondencia interna (comunicación interna).


Informe Administración Documental

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos

más representativos que permiten reconocer y asimilar la definición de

administración, los pasos para la administración documental, principios y normas

archivísticas aplicados en los procesos técnicos de recepción y despacho de

comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las

comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de

documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es

importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio

presentando en esta guía.

Recepción de Documentos

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona

natural o jurídica.

Radicación de Documentos

En el proceso de radicación se asigna un número consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora

de recibo o de envío.
Registro de Documentos

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o

destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del

funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

Proceso de Registro de Documentos

Es la definición de los medios de recepción de documentos oficiales la cual se

verifica y se organiza en folios,copias, anexos o firmas que constate el recibo de

asignación de datos más un consecutivo de envió del documento.

Proceso de Radicación de Documentos

Se le asignara de un consecutivo, fecha y hora de impresión del rotulo de

radiación que se relaciones entre los documentos recibidos y enviados para así

tener un registro impreso de planillas de raciones para así tener un control y

elaboración de estadísticas.

Proceso de administración de documentos.

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación

con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos

Públicos, entidades financieras. A estas comunicaciones se las asignara un


número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de

Entrada de Correspondencia.

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:


2. Registro de salida carta:

Una vez ya escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección de

ortografía e información para así prepararla para su emisión. Se debe hacer

como mínimo un documento original y una copia donde ambos debes estar

registrados y estampados con un mismo sello.

El sello debe aparecer los siguientes datos:

 el número de registro

 la fecha

 el destinatario

El documento original se debe enviar al correo mientras que la copia debe ser

archivada como justificante interno del envió de la correspondiente.

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº Clase Anexos Destinatario Asunto

orden

de

salida
3. Correspondencia interna:

Además de controlar la entrada y salida de los documentos, en las grandes y

medianas empresa, se debe llevar un registro para las comunicaciones

internas. Y dependiendo el volumen de comunicaciones y el organigrama de la

empresa, éste puede ser: Único o Existir tanto como el departamento lo permita.

Recepción, Envío y Registro de Correspondencia

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta,

hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el

Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado

para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción: Es Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro

de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos

1. Verificación de la correspondencia que si este dirigida al centro de sistema de

información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de ingreso de correspondencia

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.


Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información debe registrar la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará

en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El

número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento

para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Su Elaboración: Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información

elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a

que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos

documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de

permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de

Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa,

estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Su entrega: La entrega de la correspondencia es también función y

responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con

el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el

documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del

mismo.
Registrar en el sistema: Una vez que sea entregada la correspondencia, el

Coordinador del Centro de Sistemas de información debe registrar en el

Sistema de Administración de Correspondencia, donde el documento enviado

debe ser anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la

correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia: Una vez registrada la correspondencia

enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la

guarde en el archivador correspondiente.

Equipos que son requeridos en la unidad de correspondencia:

-Computador

-Impresora

-Escáner

-Fax

-Teléfono

-Fotocopiadora
Conclusión

Para una correcta organización documental, es primordial tener en cuenta como

se debe Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales

internas, que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel

central y local, a través de los Centros de recepción y distribución de

Comunicaciones puesto que logra que haya un control eficaz dentro de la

organización y procedimientos eficaces que logran tener una correcta

comunicación interna o externa en la empresa.

Interesses relacionados