Los procesos de contratación se deben crear con tiempo de anticipación, con el fin de que se pueda

hacer una revisión adecuada de la información configurada y se pueda cumplir los flujos de
aprobación determinados para cada proceso.

Los complementos a los pliegos o invitaciones deben contener la información que no se contempla
en la plataforma, con el fin de que no se presenten inconvenientes con la duplicidad de la
información, como por ejemplo que el documento contemple una fecha de publicidad y a
plataforma presente fechas diferentes, lo cual generará confusiones en la participación de los
proveedores.

La oferta económica no se debe solicitar duplicada; es decir no se debe solicitar a través de la

pregunta disponible en la plataforma para la oferta económica y en documentos adicionales,
excepto en el caso de que se requieran más de 100 ítems o la oferta económica sea muy compleja.

El complemento debe dejar claro el correo institucional, que va tener disponible el JBB, en caso de
tener que aplicar el protocolo de indisponibilidad dispuesto por Colombia Compra eficiente en el
siguiente link https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii/indisponibilidad-en-el-secop-ii,
teniendo presente que este protocolo se debe aplicar a partir del 19 de noviembre del 2018.

Se debe utilizar de manera adecuada a la configuración de la plataforma para brindar los accesos a
todas las áreas que intervienen en el proceso desde la creación hasta la terminación, liquidación o
cierre del expediente contractual, el/los usuarios administradores que designe la Entidad, deben
tener un conocimiento especifico de la para aprovechar todas las herramientas que ofrece la
plataforma, incluso las que no se encuentran descritas en los manuales de uso de Colombia Compra,
con lo cual se debe buscar una manera más ágil y rápida de configurar la plataforma.

Se deben realizar capacitaciones a los funcionarios de la Entidad, teniendo en cuenta el rol que debe
ejercer cada uno en la plataforma, esto con el fin de cumplir con el uso adecuado de la misma,
estipulado en los diferentes manuales establecidos y publicados por Colombia Compra Eficiente en
el mini sitio de SECOP II.

El Jardín Botánico, debe establecer los procedimientos internos necesarios para la no utilización de
papel en todas las fases establecidas en el proceso, se debe tener en cuenta la aplicación de la
circular única de Colombia Compra Eficiente, donde se establece que la Entidad puede manejar en
físico sólo los documentos administrativos que se generan externos a la plataforma, ejemplo
resoluciones, actos administrativos. Etc. Los documentos electrónicos generados en la plataforma
tienen validación jurídica.

La fecha límite para la publicación se debe configurar con el tiempo suficiente para la adecuada
revisión de los procesos de contratación, el tiempo mínimo recomendable para enviar el proceso de
contratación para que inicie el flujo de aprobación debe ser de medio día laboral

Se debe dejar como cláusula del contrato, las obligaciones que tienen los proveedores con respecto
al funcionamiento de la plataforma y la obligación de hacer el uso adecuado y oportuno de la gestión
contractual

Los informes de supervisión se deben publicar con un tiempo máximo de tres días hábiles
posteriores a la elaboración del documento.