Gestión de Colecciones de Cultivo

Gestión de colecciones de Cultivo:

Buenas prácticas según la OCDE

Aurora Zuzuarregui
Gestora de Recursos Microbianos

(http://www.cect.org)
 Introducción
Elementos que impulsaron la iniciativa de la OCDE para
impulsar la conversion de las CCs en mBRCs
 importancia del material biológico vivo de calidad para la bioeconomía

 el aumento de la demanda de la comunidad científica

 la aparición de multitud de regulaciones nacionales, regionales e

internacionales

 la preocupación por los temas relacionados con bioseguridad

(movimientos transfronterizos, uso de material biológico, ...)

 las diferencias existentes entre CCs (sostenibilidad, infraestructura,

dificultades...)

Resultado
 Evolución de las CCs hacia mBRCs
1999 La OECD introduce y define el concepto de BRC y genera una tarea dentro del
Grupo de Trabajo de Biotecnología para analizar el papel de los BRCs en el desarrollo de
las ciencias de la vida y la biotecnología

SEGÚN LA OECD LOS mBRCs

 son una parte esencial de la infraestructura

sobre la que se apoya la biotecnología

 conservan la biodiversidad y proporcionan material biológico viable y

autentificado sobre el que descansa la investigación de calidad,
el control de calidad y los desarrollos biotecnológicos

 mantienen BDs con información molecular,

fisiológica y estructural sobre los recursos albergados

 operan vigilando aspectos como la bioseguridad, el transporte

seguro del material, el cumplimiento del CBD, etc.

Los mBRCs, además de conservar y suministrar microorganismos, ofrecen

otros servicios y realizan investigación sobre sus recursos, siguiendo elevados
estándares de calidad y operando de acuerdo a la normativa vigente

> Introducción
Índice
Índice
 Índice
BEST PRACTICE GUIDELINES ON BIOSECURITY FOR BRCS 45
BEST PRACTICE GUIDELINES FOR THE MICRO-ORGANISM DOMAIN 58
BEST PRACTICE GUIDELINES ON HUMAN-DERIVED MATERIAL 83
POSSIBLE APPROACH TO NATIONAL CERTIFICATION 106
NOTES (about certification process) 108
ANNEX I (países participantes en la tarea sobre BRCs) 110
ANNEX II (metodología utilizada) 111
ANNEX III (estudio de costes asociados a la implementación) 113
 Apartados (general +
específico)
1. Introducción
2. Alcance
3. Definiciones
4. Requisitos de la organización
5. Instalaciones
6. Equipamiento, calibración, pruebas y mantenimiento de registros
7. Gestión de la documentación
8. Datos e informática Procedimientos
9. Preparación de medios y reactivos documentados
10. Incorporación de depósitos al BRC Registro de
11. Conservación y mantenimiento actividades
12. Suministro de material
13. Auditoría y revisión de calidad
14. Cumplimiento del mBRC con la legislación nacional e internacional
Intro, alcance, definiciones
1. Introducción
Otros recursos
Implementación

2. Alcance
Garantizar conservación y suministro de microorganismos auténticos
como base de una I+D fiable y de calidad

3. Definiciones

Microorganismo Autenticación
Procariotas (arqueas y bacterias),
Caracterizar el mo hasta
algunos eucariotas (hongos,
un nivel que permita
levaduras, algas y protozoos),
confirmar que el material
entidades no celulares (ej. virus),
depositado/conservado
sus partes replicables y otro
es genuino (igual al
material derivado (ej. genomas,
original )
plásmidos, cDNA)
 Requisitos
4. Organización
4.1. Sostenibilidad a largo plazo

4.2. Responsabilidades de gestión

Director/gestor del mBRC => organigrama y responsabilidades
Gestor de Calidad (y sustituto)
Responsable de Bioseguridad

4.3. Cualificación y formación del personal

CV apropiado al puesto/tareas
Puesto/tareas definidas y documentadas
Plan de formación
Autorización para uso de equipamiento especializado
Formación en calidad (procedimientos, manual…)

4.4. Bioseguridad (Biosafety)

Utilización de medidas de protección y
contención apropiadas
 Requisitos
5. Instalaciones

5.1. Operaciones del BRC. Separación (física, secuencial

o temporal) de las actividades:
-Recepción y almacenamiento de la muestra inicial
-Preparación, regeneración, manejo y procesado de la muestra
-Almacenamiento del material y del duplicado (otro edificio)
-Suministro y entrega (separado del área de recepción)
-Descontaminación y limpieza de equipamiento y
procesado de deshechos

5.2. Construcción y operación.

Instalaciones acordes al nivel de
bioseguridad y a la legislación

5.3. Acceso. Restringido a personal autorizado y acorde a criterios de bioseguridad

5.4. Mantenimiento e inspección. Procedimientos de limpieza y descontaminación

5.5. Servicios de apoyo externos y suministros. Proveedores certificados o de calidad

reconocida o inspeccionar productos/servicios críticos. Conservar registros de pedidos
durante 5 años
 Requisitos
6. Equipamiento, calibración, pruebas y mantenimiento de registros
Procedimientos de uso, mantenimiento,
calibración de los equipos (Anexo, Tabla1)

7. Gestión de la documentación
El Gestor de calidad es responsable de la gestión de la documentación
La documentación debe estar identificada, controlada y accesible

7.1. Cumplimiento con los procedimientos internos.

El personal debe seguir las SOPs.
Desviaciones voluntarias documentadas y
firmadas por el responsable.
Desviaciones involuntarias gestionadas como
No Conformidades (documentar, corregir y
establecer acciones en caso de necesidad)
 Requisitos
6. Equipamiento, calibración, pruebas y mantenimiento de registros
Procedimientos de uso, mantenimiento,
calibración de los equipos (Anexo, Tabla1)

7. Gestión de la documentación
El Gestor de calidad es responsable de la gestión de la documentación
La documentación debe estar identificada, controlada y accesible

7.1. Cumplimiento con los procedimientos internos.

El personal debe seguir las SOPs.
Desviaciones voluntarias documentadas y
firmadas por el responsable.
Desviaciones involuntarias gestionadas como
No Conformidades (documentar, corregir y
establecer acciones en caso de necesidad)
 Requisitos
8. Datos e informática
8.1. Gestión de datos
-Datos trazables (entrada de datos e historial de modificaciones con fechas y usuarios)
-Formato de datos, vocabulario y tipo de datos recogidos (MDS y RDS, Anexo, Tabla 2, FDS)
conforme a estándares
-Comprobar ortografía
-Almacenar datos en inglés internacional
-Cuidado con los símbolos (sólo los estándar, ej. letras griegas en extenso) y sub- superíndices
(no permitidos)
-Procedimiento de curado de datos (existentes y nuevos), utilizando por ej. listas de nombres
y ontologías autorizadas

8.2. Procesado de datos

Bases de datos compatibles e interoperables
Proteger los datos, especialmente los confidenciales
Copias de seguridad
Conservar los datos de las cepas aunque éstas ya no estén en el catálogo

8.3. Acceso a los datos y publicación

Catálogos públicos electrónicos con información trazable, actualizada, auténtica y validada
Política de protección de datos (personales, IPR, biosecurity…)
Control de acceso a datos e información
 Requisitos
8. Datos e informática
8.1. Gestión de datos
-Datos trazables (entrada de datos e historial de modificaciones con fechas y usuarios)
-Formato de datos, vocabulario y tipo de datos recogidos (MDS y RDS, Anexo, Tabla 2, FDS)
conforme a estándares
-Comprobar ortografía
-Almacenar datos en inglés internacional
-Cuidado con los símbolos (sólo los estándar, ej. letras griegas en extenso) y sub- superíndices
(no permitidos)
-Procedimiento de curado de datos (existentes y nuevos), utilizando por ej. listas de nombres
y ontologías autorizadas

8.2. Procesado de datos

Bases de datos compatibles e interoperables
Proteger los datos, especialmente los confidenciales
Copias de seguridad
Conservar los datos de las cepas aunque éstas ya no estén en el catálogo

8.3. Acceso a los datos y publicación

Catálogos públicos electrónicos con información trazable, actualizada, auténtica y validada
Política de protección de datos (personales, IPR, biosecurity…)
Control de acceso a datos e información
Catálogo
Ficha de la cepa
 Requisitos
9. Preparación de medios y reactivos
Procedimientos, registros y uso de reactivos de calidad
Etiquetar lotes y fechas de caducidad

10. Incorporación de depósitos al BRC

10.1. Recepción y manejo del material. Procedimiento de recepción y almacenamiento
Abrir paquetes en condiciones seguras
Evaluación de riesgos del material
Asignar un número único (no reutilizable)

10.2. Acceso. Definir tipo de material aceptado y criterios de aceptación (material legal, MTA)
Información mínima:
Nombre o descripción del cultivo celular
Código/identificador del material
Información sobre riesgos
Nombre y dirección del depositante
Condiciones y medios de cultivo (crecimiento
y conservación, si se conoce)
Origen geográfico del material, fuente y fecha de acceso in situ

10.3. Controles de calidad sobre el material. Comprobar autenticidad, pureza y viabilidad

antes/después de la conservación (Anexo, Tabla 3) y establecer planes de control periódico
 Requisitos
9. Preparación de medios y reactivos
Procedimientos, registros y uso de reactivos de calidad
Etiquetar lotes y fechas de caducidad

10. Incorporación de depósitos al BRC

10.1. Recepción y manejo del material. Procedimiento de recepción y almacenamiento
Abrir paquetes en condiciones seguras
Evaluación de riesgos del material
Asignar un número único (no reutilizable)

10.2. Acceso. Definir tipo de material aceptado y criterios de aceptación (material legal, MTA)
Información mínima:
Nombre o descripción del cultivo celular
Código/identificador del material
Información sobre riesgos
Nombre y dirección del depositante
Condiciones y medios de cultivo (crecimiento
y conservación, si se conoce)
Origen geográfico del material, fuente y fecha de acceso in situ

10.3. Controles de calidad sobre el material. Comprobar autenticidad, pureza y viabilidad

antes/después de la conservación (Anexo, Tabla 3) y establecer planes de control periódico
 Requisitos
11. Conservación y mantenimiento
11.1. Metodología
Conservación, al menos, por 2 métodos (en su defecto en 2 localizaciones). Anexo, Tabla 4
Objetivo: Conservación a largo plazo, elevada viabilidad, integridad genética
Etiquetado mínimo: lote y código del BRC y material peligroso
Establecer, si es posible, fecha de “vida útil”

11.2. Control de stocks del material conservado

Lotes de suministro y de reserva acordes a la viabilidad
y al suministro esperado (minimizar los subcultivos
respecto al material original)

11.3. Almacenamiento del material biológico

Parámetros controlados que aseguren su estabilidad
Protocolos de reposición y control
Duplicado en diferente localización
Los detalles de preparación de stocks e inventarios deben quedar registrados. Se debe
mantener una colección por duplicado preferentemente en un lugar diferente
Diferentes Diferente
11.4 Validación de métodos y procedimientos momentos persona
Validar métodos mediante ensayos ciegos y comparaciones: tiempo, método, persona
Diferente
método
 Requisitos
11. Conservación y mantenimiento
11.1. Metodología
Conservación, al menos, por 2 métodos (en su defecto en 2 localizaciones). Anexo, Tabla 4
Objetivo: Conservación a largo plazo, elevada viabilidad, integridad genética
Etiquetado mínimo: lote y código del BRC y material peligroso
Establecer, si es posible, fecha de “vida útil”

11.2. Control de stocks del material conservado

Lotes de suministro y de reserva acordes a la viabilidad
y al suministro esperado (minimizar los subcultivos
respecto al material original)

11.3. Almacenamiento del material biológico

Parámetros controlados que aseguren su estabilidad
Protocolos de reposición y control
Duplicado en diferente localización
Los detalles de preparación de stocks e inventarios deben quedar registrados. Se debe
mantener una colección por duplicado preferentemente en un lugar diferente

11.4 Validación de métodos y procedimientos

Validar métodos mediante ensayos ciegos y comparaciones: tiempo, método, persona
 Requisitos
9. Preparación de medios y reactivos
Procedimientos, registros y uso de reactivos de calidad
Etiquetar lotes y fechas de caducidad

10. Incorporación de depósitos al BRC

10.1. Recepción y manejo del material. Procedimiento de recepción y almacenamiento
Evaluación de riesgos del material
Asignar un número único (no reutilizable)

10.2. Acceso. Definir tipo de material aceptado y criterios de aceptación. Información mínima:
Nombre o descripción del cultivo celular
Código/identificador del material
Nombre y dirección del depositante
Origen geográfico del material,
fuente y fecha de acceso in situ
Condiciones y medios de cultivo (crecimiento
y conservación, si se conoce)
Información sobre riesgos

10.3. Controles de calidad sobre el material. Comprobar autenticidad, pureza y viabilidad

después de la conservación (Anexo, Tabla 3) y establecer planes de control periódico
 Requisitos
9. Preparación de medios y reactivos
Procedimientos, registros y uso de reactivos de calidad
Etiquetar lotes y fechas de caducidad

10. Incorporación de depósitos al BRC

10.1. Recepción y manejo del material. Procedimiento de recepción y almacenamiento
Evaluación de riesgos del material
Asignar un número único (no reutilizable)

10.2. Acceso. Definir tipo de material aceptado y criterios de aceptación. Información mínima:
Nombre o descripción del cultivo celular
Código/identificador del material
Nombre y dirección del depositante
Origen geográfico del material,
fuente y fecha de acceso in situ
Condiciones y medios de cultivo (crecimiento
y conservación, si se conoce)
Información sobre riesgos

10.3. Controles de calidad sobre el material. Comprobar autenticidad, pureza y viabilidad

después de la conservación (Anexo, Tabla 3) y establecer planes de control periódico
 Requisitos
11. Conservación y mantenimiento
11.1. Metodología
Conservación, al menos, por 2 métodos (en su defecto en 2 localizaciones). Anexo, Tabla 4
Etiquetado mínimo: lote y código del BRC
Establecer, si es posible, fecha de “vida útil”
Etiquetar material peligroso

11.2. Control de stocks del material conservado

Lotes de suministro y de reserva acordes a la viabilidad
y al suministro esperado (minimizar los subcultivos
respecto al material original)

11.3. Almacenamiento del material biológico

Parámetros controlados que aseguren su estabilidad
Protocolos de reposición y control
Duplicado en diferente localización
Los detalles de preparación de stocks e inventarios deben quedar registrados. Se debe
mantener una colección por duplicado preferentemente en un lugar diferente

11.4 Validación de métodos y procedimientos

Registrar los métodos y procedimientos utilizados
 Requisitos
11. Conservación y mantenimiento
11.1. Metodología
Conservación, al menos, por 2 métodos (en su defecto en 2 localizaciones). Anexo, Tabla 4
Etiquetado mínimo: lote y código del BRC
Establecer, si es posible, fecha de “vida útil”
Etiquetar material peligroso

11.2. Control de stocks del material conservado

Lotes de suministro y de reserva acordes a la viabilidad
y al suministro esperado (minimizar los subcultivos
respecto al material original)

11.3. Almacenamiento del material biológico

Parámetros controlados que aseguren su estabilidad
Protocolos de reposición y control
Duplicado en diferente localización
Los detalles de preparación de stocks e inventarios deben quedar registrados. Se debe
mantener una colección por duplicado preferentemente en un lugar diferente

11.4 Validación de métodos y procedimientos

Registrar los métodos y procedimientos utilizados
 Depósito y reposición de lote

Nuevo depósito Ficha, documentación

Controles preliminares: Viabilidad

Liofilización / congelación / otras Pureza

Lote Controles de lote: Viabilidad

Pureza
Autenticidad

Lote Lote
Controles periódicos: Viabilidad
reserva suministro

Nº de viales bajo Viabilidad baja

Preparamos nuevo lote

12. Suministro
Requisitos
12.1. Realizar el pedido. Usuarios registrados (documentación) que dispongan de las
instalaciones y conocimientos adecuados a cada tipo de material
12.2. Disponibilidad del material. Si no hay disponibilidad inmediata informar de la fecha
prevista y/o recomendar otros BRCs
12.3. Información asociada al material suministrado:
Identificador
“Vida útil”, condiciones de almacenamiento y de crecimiento
Instrucciones para abrir las ampollas o viales
Hoja de seguridad y nivel de riesgo del material
Material Transfer Agreement

12.4. Embalaje. Seguir normas aplicables (correo postal, IATA, ADR)

12.5. Facturación. Generalmente a la vez que el envío del material

12.6. Trazabilidad del material suministrado. Guardar registro de los pedidos

12.7. y 12.8 Gestión de reclamaciones y devoluciones. Gestionar y documentar cualquier
reclamación relacionada con envíos. Si el receptor ha seguido las instrucciones y detecta
defectos en el material (viabilidad, autenticidad), reemplazar o devolver el importe
12.9. Confidencialidad. Cualquier pedido es confidencial a no ser que se solicite
información requerida bajo el amparo de la ley
 Suministro de cepas

Recibir pedido DOCUMENTACIÓN

Revisar documentación Hoja de alta / MTA

Revisar pedido (liófilo / cultivo activo) Comunicado al laboratorio

Albarán y MTA
Preparar paquete
Instrucciones de uso / apertura
(normativa)
Instrucciones de seguridad

Envío por mensajería (trazabilidad)

Gestión de reclamaciones
Registro clientes
El abajo firmante, en calidad de……….….
declara que la organización conoce la
normativa vigente y cuenta con
Instalaciones y personal adecuado para la
manipulación de microorganismos, y que
acepta las condiciones establecidas en el
MTA de la CECT.

Normativa:
-Directiva 2000/54/CE sobre la protección
de los trabajadores contra los riesgos
relacionados con la exposición a agentes
biológicos durante el trabajo
-RD 664/1997 exposición a agentes
biológicos
 El MTA

Desarrollado de acuerdo al código MOSAICC: Micro-Organisms

Sustainable use and Access regulation International Code of Conduct,
código de conducta voluntario que ayuda a la implementación del CBD

Prohíbe la distribución a terceros: Asegurar la autenticidad evitando las

transferencias

Regula los tipos de depósitos: Público, Restringido, con fines de Patente

Regula los tipos de suministro ● Análisis, referencia, control, bioensayos

● Enseñanza o investigación
● Aplicaciones comerciales. Negociación
Protege a la CECT de posibles malos usos o de usos fraudulentos de
las cepas por parte de los usuarios
Regula el modo de pago y las condiciones de la garantía (30 días)
 La hoja de seguridad
Basado en la normativa Española / Europea:
-Directiva 2000/54/CE sobre la protección de los trabajadores contra los
riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos durante el
trabajo
-RD 664/1997 exposición a agentes biológicos

Formación y competencia de los manipuladores de microorganismos

Nivel de contención apropiado según la cepa microbiana
Precaución independientemente del grupo de riesgo
Desinfección / esterilización del material en contacto con
microorganismos
Vestuario e higiene apropiados
 Requisitos

13. Auditoría y revisión de calidad

13.1. Propósito. Realizar auditorias periódicas internas conforme a la guía y, si es

posible, auditorías externas e independientes

13.2 Responsabilidad. El director/gestor o delegado debe evaluar la efectividad del

SGC y organizar el programa de auditorias. El Gestor de Calidad es el responsable
de registrar las auditorías e implementar las acciones derivadas de las mismas

13.3. Implementación.
Auditar internamente al menos 1 vez al año todas las actividades: Documentación,
suministro, depósitos, BDs, plan de formación, equipamiento, reclamaciones y
proveedores
Auditar externamente, si es posible 1 vez al año, al menos: Suministro y depósito
Revisar anualmente el SGC (auditores, equipo de gestión, trabajadores)

13.4. Método y procedimiento. Se debe analizar y documentar la calidad de todos

los procedimientos
 Requisitos
14. Cumplimiento del mBRC con legislación nacional e internacional

Ejemplos de normativas que los mBRC deben vigilar (Anexo, Tabla 5):
Salud y seguridad (de trabajadores y de receptores, GR, Biosafety)
Organismos de cuarentena (Fitopatógenos, permisos de uso e importación)
Control de la distribución (Biosecurity)
Transporte (permisos, embalaje)
CDB y Protocolo de Nagoya
IPR (MAA, MTA)

Actuar con diligencia implementando un plan de bioseguridad basado en:

Análisis de riesgos
Establecimiento de medidas de control
Elaboración y transmisión de información sobre salud y seguridad (hoja de seguridad)
Formación en salud y seguridad
Establecimiento de sistemas de medida que permitan realizar auditorías seguras
Implementación de buenas prácticas de trabajo
 Requisitos
14. Cumplimiento del mBRC con legislación nacional e internacional

Ejemplos de normativas que los mBRC deben vigilar (Anexo, Tabla 5):
Salud y seguridad (de trabajadores y de receptores, GR, Biosafety)
Organismos de cuarentena (Fitopatógenos, permisos de uso e importación)
Control de la distribución (Biosecurity)
Transporte (permisos, embalaje)
CDB y Protocolo de Nagoya
IPR (MAA, MTA)

Actuar con diligencia implementando un plan de bioseguridad basado en:

Análisis de riesgos
Establecimiento de medidas de control
Elaboración y transmisión de información sobre salud y seguridad (hoja de seguridad)
Formación en salud y seguridad
Establecimiento de sistemas de medida que permitan realizar auditorías seguras
Implementación de buenas prácticas de trabajo
 Requisitos
14. Cumplimiento del mBRC con legislación nacional e internacional

14.1. Clasificación en GRs (legislación nacional). Definiciones de la OMS

GR1: (riesgo para el individuo y para la comunidad bajo o inexistente). Microorganismos

que raramente pueden producir enfermedad en humanos o animales.

GR 2: (riesgo para el individuo moderado, riesgo para la comunidad bajo). Patógeno que
puede producir enfermedad en humanos y animales pero que raramente puede poner en
peligro serio a trabajadores, la comunidad, el ganado o el ambiente. Existe tratamiento
efectivo y la probabilidad de contagio es limitada.

GR 3: (riesgo para el individuo alto, riesgo para la comunidad bajo). Patógeno que
produce enfermedad grave pero con tratamiento efectivo y cuya probabilidad de
contagio es limitada.

GR 4: (riesgo alto para el individuo y para la comunidad). Patógeno que produce

enfermedad grave, dificilmente tratable y fácilmente contagiable.

Determinar el GR de todos los microorganismos e informar a trabajadores y receptores

Establecer protocolos de trabajo en función del GR
 Requisitos
14. Cumplimiento del mBRC con legislación nacional e internacional

14.2. Leyes de cuarentena (fitopatógenos)

Legislación nacional, permios de manejo, transporte e importación de la autoridad
competente.
La CC puede exigir una copia del permiso antes del envío.

14.3. Derechos de propiedad intelectual (IPRs): MAA y MTA

14.4. Información sobre bioseguridad enviada al receptor. Hoja de seguridad que incluya:
GR
Definición de riesgos y análisis de riesgos
Requisitos para el manejo y la eliminación segura del microorganismo
Nivel de contención
ITs para a apertura de ampollas y cultivo del microorganismo
ITs para el transporte del microorganismo
Procedimiento en caso de derrame

14.5. Control de la distribución de microorganismos peligrosos

Regulaciones nacionales
Implementar la guía de buenas prácticas sobre Biosecurity para evitar que personas no
competentes o mal intencionadas puedan recibir microorganismos peligrosos
 Conclusiones
Guías específicas con instrucciones completas y detalladas
para cada RB

Muy útil para poder gestionar eficientemente la CC

Se puede hacer un plan de implementación

Se puede adaptar a nuestras necesidades / posibilidades

 FIN

Gracias por
vuestra atención