AUDITORIA I TEMA VII

1. Papeles de trabajo.

Son los registros elaborados o recopilados por el auditor donde se resumen los procedimientos de
auditoría aplicados, las evidencias obtenidas y las conclusiones a las que ha llegado el profesional
en el curso de su trabajo.

Todos los documentos realizados por el auditor integran los papeles de trabajo; tales como, plan
de auditoría, programas de auditoría, cartas de confirmación enviadas y respuestas recibidas, etc.
Además ciertos documentos del cliente son fotocopiados e incluidos en los papeles de trabajo, por
ejemplo, actas de asambleas de accionistas, códigos de cuentas contables y acta constitutiva.

2. Importancia de los papeles de trabajo

Se refleja en los papeles de trabajo la labor y conclusiones de auditoria. Constituyen el único

vínculo visible entre los E.F del cliente y el informe de del auditor.
En los papeles de trabajo se deja constancia de toda la evidencia de auditoría que soporta la
opinión del profesional sobre los E.F.

El auditor deberá preparar de manera oportuna la documentación de auditoria que proporcione:

a) Un registro suficiente y apropiado para la base del dictamen del auditor.

b) Evidencia de que la auditoria se desempeñó de acuerdo con las NIAS y los requisitos
legales y de regulación aplicables.

3. Funciones de los papeles de trabajo

Dejar constancia del cumplimiento de las naGas: en caso de litigios el tribunal evaluara
primordialmente si la auditoria se ejecuto adecuadamente en función de las NAGAs. En los
papeles de trabajo esta la evidencia fehaciente del cumplimiento o no de dichas normas.

Servir de base para la realización de servicios adicionales al cliente: Si el cliente contrata a la

firma de auditoría para la realización de otros servicios profesionales, como la elaboración de la
declaración de I.S.L.R, los papeles de trabajo pueden usarse como fuente de información.

Contener las conclusiones de auditoría que sustentan el dictamen sobre los E.F tomados en
conjunto: El auditor emite conclusiones parciales de cada una de las partidas de los E.F que evalúa
indicando si la misma esta conforme o no con los PCGA. Al emitir el dictamen el auditor ponderara
todas estas conclusiones parciales, de manera que, a través de los papeles de trabajo se pueden
verificar la adecuación del dictamen del auditor en base a las evidencias recolectadas a lo largo del
trabajo y al análisis de dichas evidencias.

Organizar y coordinar las diversas fases del trabajo de auditoría: el auditor encargado puede
distribuir el trabajo de auditoría mediante la asignación de la responsabilidad a sus asistentes de
completar ciertas cedulas o programas de auditoría. Además, los índices de los papeles de trabajo
ayudan a determinar si se ha completado el trabajo en un área determinada.
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Facilitar la supervisión del trabajo de auditoría: antes de dar por terminada la auditoria tanto el
auditor encargado como el socio verifican la labor realizada por los asistentes para determinar si el
trabajo se ejecuto eficazmente, está completo, y se recopilo evidencia suficiente y competente
para soportar la opinión de auditoría. Esta revisión sería imposible sin la existencia de los papeles
de trabajo por cuanto estos son el único medio visible de la labor de auditoría.

Constituir una guía para trabajos posteriores: los papeles de trabajo de años anteriores son un
valioso mecanismo de referencia e información para los auditores que participaran en futuras
auditorias.

4. Propiedad, Privacidad, Control Y Archivo de los papeles de trabajo.

Propiedad: Los papeles de trabajo son propiedad de la firma de auditoría, representada

últimamente en la persona de sus socios.

Privacidad:

 Los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.

 En primer lugar, el auditor tiene acceso irrestricto a toda la información y documentación
del cliente, por lo que el profesional conoce, evalúa y deja constancia en sus papeles de
trabajo de información secreta del cliente.
 En segunda instancia, los papeles de trabajo tienen información transcendental sobre los
procedimientos que el auditor planea llevar a cabo, incluyendo las muestras que se van a
evaluar y las fechas en las que se ejecutaran las pruebas. Esta información no puede ser
conocida de antemano por el cliente para evitar correcciones sobre las partidas a analizar.
 De hecho en el ART 11 de la ley del ejercicio de contaduría pública y en el ART 6 del código
de ética profesional se establece que el auditor debe guardar el secreto profesional y no
divulgar bajo ninguna circunstancia información del cliente que en el ejercicio de sus
funciones sea de su conocimiento.
Excepciones:
 La primera excepción contempla que el auditor puede mostrar sus papeles de trabajo a un
auditor sucesor.
 La segunda excepción indica que los papeles de trabajo pueden ser mostrados ante
autoridades competente previo requerimiento por escrito amparado en las leyes en caso
de demandas en la que esté involucrado la firma de auditoría.
 En ambos caso el auditor no puede negarse a mostrar sus papeles de trabajo; pero el debe
mantener en todo momento el control sobre los mismos, por lo tanto, las excepciones
presentadas no alteran la propiedad y control absoluto que tiene el profesional sobre sus
papeles de trabajo.

Control:
Deben controlarse y salvaguardarse apropiadamente durante el transcurso del trabajo de
auditoría e inclusive después que la auditoria finaliza.
-Durante el trabajo de campo, el auditor debe guardar bajo llave los papeles de trabajo cada vez
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que salga de la oficina que le asigna el cliente. Las laptop, propiedad de la firma de auditoría
deben programarse con un nombre de usuario y clave de acceso; y guardarse también bajo llave
cuando se retire de la oficina.

Medidas:
Estas medidas tienen por finalidad evitar que los empleados del cliente conozcan información
confidencial de la gerencia, también impedir que los papeles de trabajo sean alterados por el
cliente para ocultar errores y/o fraudes; así como, evitar que se conozca la oportunidad y alcance
de las pruebas de auditoría.

Después de finalizada la auditoria; los papeles de trabajo deben mantenerse en un sitio seguro,
donde queden protegidos contra incendios, inundaciones, robos u otros posibles daños.

Archivos:
Debe Establecerse un sistema de archivo que permita la fácil ubicación de los papeles de trabajo
en caso de que deban consultarse posteriormente los mismos. Adicionalmente, los papeles de
trabajo deben conservarse por un tiempo prudencial para cumplir con requisitos legales. La DNA 1
no define con exactitud el tiempo durante el cual tienen que mantenerse los papeles de trabajo.
En consecuencia, cada firma de auditoría establecerá sus reglas internas en este sentido.
Generalmente, las grandes firmas de auditoría conservan los papeles de trabajo que conforman el
archivo permanente hasta tanto la empresa sea un cliente de auditoría y después de terminada la
relación laboral se mantiene por 7 años más, y los papeles de trabajo que integran el archivo
corriente se conservan por 7 años.

5. diferentes Tipos de papeles de trabajo y su clasificación

Archivo Corriente: Es aquel que está conformado por los papeles de trabajo que serán utilizados
únicamente en el periodo bajo auditoria; y por ende, se considera que dichos papeles deberán
modificarse en las auditorias posteriores. En consecuencia se debe elaborar un archivo corriente
para cada auditoria que se le practique a un cliente.

Dentro del archivo corriente se encuentran los siguientes papeles de trabajo:

Cedulas sumarias: son hojas de trabajo de control que contienen un resumen de las cuentas del
mayor, cuya función es monitorear y sintetizar la información que se encuentra en las cedulas
analíticas. Normalmente, se elabora una sumaria de cada una de los 4 E.F básicos y una sumaria de
cada partida principal de los E.F, la cual detalla las cuentas contables que integran dicha partida.
-A estas cedulas se traspasan los ajustes y reclasificaciones que el auditor considere pertinentes
de manea que al concluir la auditoria se conozcan los E.F ajustados. También en las cedulas
sumarias el profesional expresa sus conclusiones al finalizar la evaluación de la partida
correspondiente. Algunos ejemplos son: cedula sumaria del estado de resultado, del estado de
situación, de inventario, pre pagado, propiedad, planta y equipo entre otros.
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Cedulas analíticas: son las que contienen la evidencia recopilada mediante la aplicación de las
pruebas de auditoría. En ellas se documenta el trabajo realizado por el auditor, las evidencias
recopiladas, y se comparan los resultados de auditoría con los registros del cliente para
determinar si las transacciones evaluadas están presentadas adecuadamente. Algunas cedulas
analíticas son: solicitudes de confirmaciones enviadas y respuestas recibidas, movimiento de
propiedad, plante y equipo; prueba global de depreciación.

Archivo Permanente: Es aquel que está constituido por los papeles de trabajo que serán usados
en el periodo bajo auditoria y en periodos futuros.

EL archivo corriente contiene información que generalmente no cambiara en el transcurso de

varios años; por lo tanto, se prepara como una fuente de referencia constante para los auditores;
permitiendo orientarlos en el desempeño del trabajo y guiar a los auditores que no están
familiarizados con un cliente especifico. Este archivo se prepara durante la primera auditoria de un
cliente y se actualizar durante los trabajos sub siguientes; en consecuencia, únicamente se elabora
un archivo permanente para cada cliente. En el archivo permanente se incluye información de la
historia de la empresa y sus antecedentes financieros.

Algunos de los documentos que conforman el archivo permanente son: copia del acta constitutiva
y estatutos de la entidad; copia de actas de asambleas de accionistas y de junta directiva; copia de
contratos colectivos; sindicales y de pensiones; copia de contratos de arrendamiento, de
préstamos a largo plazo y de líneas de crédito; copia del organigrama de la entidad; listado de
filiales; sucursales y partes relacionados; copia del código de cuentas contables; extracto de
manuales de políticas y procedimientos.

6. Criterios y normas para elaborar y usar los papeles de trabajo.

Aspectos Básicos

 Debe ser completo, fácil de entender y adaptarse a las necesidades del auditor y a la
partida de los E.F bajo análisis.
 Debe contener un encabezado que indique el nombre del cliente, el titulo del papel de
trabajo y la fecha de cierre del ejercicio económico que se está auditando.
 debe contener únicamente una prueba y debe evaluar una partida específica de los E.F.
 Para facilitar la supervisión y control de trabajo debe colocarse en los papeles de trabajo el
nombre del auditor que realizo el procedimiento de auditoría y la fecha en que se ejecuto,
y el nombre del supervisor que reviso el trabajo y l fecha de dicho revisión.
 Si el papel de trabajo fue elaborado por el cliente debe revisarse apropiadamente e
identificarse con las iniciales CPPC, que significa cedula preparada por el cliente.
 A cada papel de trabajo se colocara en la parte superior una referencia que consiste en un
código de letras y número que permite archivarlos y ordenarlos correlativamente. Dicha
referencia debe hacerse en color rojo y el colocado de acuerdo al índice que elabora la
forma de auditoría.
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Índice:
Funciona como un directorio que sirve para referenciar cada papel de trabajo y que se coloca al
inicio de cada archivo. Además. Este índice se utiliza para localizar de manera rápida un papel de
trabajo que se desea revisar, establecer un orden lógico de archivado, y controlar el trabajo
realizado, ya que a medida que se finaliza el análisis de una sección se marca en rojo la misma en
el índice. Existe un índice de trabajo para el archivo corriente y otro para el archivo permanente.

Cruce de Referencias.

Se utilizan para enlazar información de un papel de trabajo con otro, y a su vez para delinear el
flujo de los datos a lo largo de toda la auditoria. Es sumamente común que la información que se
reviso en el papel de trabajo sirva de base para las pruebas que se realizaran en otro papel de
trabajo. En lugar de realizar explicaciones y marcas repetitivas, el auditor hace cruce de
referencias para indicar de donde provienen los datos previamente evaluados en otra parte de la
auditoria. Estos deben realizarse en color rojo.

Marcas de auditoría:

Son una serie de símbolos empleados por el profesional para explicar los procedimientos de
auditoría ejecutados, las evidencia obtenidas, los documentos revisados, o cualquier otra
información pertinente de la cual el auditor desea dejar constancia en los papeles de trabajo.
Debido a que las marcas no tienen una definición estándar, es imprescindible elaborar una
leyenda al final de cada papel de trabajo donde se emplea explicando su significado, las marcas de
auditoría deben realizarse en color rojo y la explicación se escribe en lápiz.