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NORMATIVIDAD.
C.C 1073515655
MAYDA REYES
C.C 1014238029
ANDREINA SEÑA
C.C 1067838245
1
CENTRO BIOTECNOLOGIA AGROPECUARIA
(SENA)
(SENA)
TECNICO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
CODIGO
122121
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APOYAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN CONCORDANCIA CON LA
NORMATIVIDAD.
MAYDA REYES
ANDREINA SEÑA
FICHA
1836958 –B
TRIMESTRE
II 2019- III2019
MARTHA BELTRAN
Introducción
Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión
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Objetivo
Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados
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1. Cuál es el propósito de la Guía Técnica Colombiana 185 (GTC 185).
2. Defina 30 palabras, de acuerdo a los términos y definiciones de la GTC 185 e ilustre mediante
2.1 abreviatura: representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por la eliminación de
algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra
con un punto.
2.2 Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica.
2.3 Anexo: documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para
completar y aclarar.
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2.5 Bibliografía: relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto
2.6 Cargo: nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
2.7 Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados .en algunas
2.8 certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que se asegura la veracidad
2.9 Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para
2.10 Conclusiones: juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe,
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2.12 Contenido: en esta página se anuncia los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel
2.15 Cubierta: parte exterior que cubre las hojas internas; suelen reproducirse los datos de la
portada.
2.17 Despedida: palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación
2.19 Encabezado: título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar
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2.21 Esquema: representación gráfica y simbológica de la distribución que debe tener los textos
de los documentos.
2.23 Experiencia: practica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer
algo.
2.26 Fuente o tipo de letra: tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.
2.27 Fuente bibliográfica: listas de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
2.28 Informe: documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier
actividad estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos
administrativos.
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2.29 Introducción: escrito como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y
2.30 Logotipo: símbolo que identifica la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace
2.31 Memorando: comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos.
Sopa de letras
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3. Mencione y defina cuales son los aspectos generales para las comunicaciones.
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3.1 zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en
caso de tenerlo y el número de identificación tributaria (NIT) .se recomienda usar las siguientes
3.2 .Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2
3.3. Márgenes
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3.4. Estilos
Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres estilos como
alternativas:
Bloqueo: las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben
Semibloqueo: conservando la distribución del estilo bloqueo, el primer renglón de cada párrafo
3.5 fuente
Se recomienda que toda la comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del
lector .la fuente deberá ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura,
impresión, digitación
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4.1 identificación de páginas subsiguientes
a cero o una interlinea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se
4.2 código
Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlineas libres del código y en forma completa en
orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y el año (sin separarlo con punto),
según el estilo.
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A partir del lugar de origen y la feche de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlineas
libres, según la extensión de la comunicación .estos datos pueden ocupar varias líneas, según el
tipo de documento.
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos
académicos.
4.4.3 cargo
Se aconseja escribir con mayúscula inicial .los nombres de los cargos muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
4.4.4 asunto
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar .se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario
.constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en una máximo de cuatro
palabras .se omite artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. Únicamente
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en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida,
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes.
El nombre del remitente se deberá escribir en mayúscula fija; de preferencia se escribe los dos
Si se requiere las líneas espaciales, se recomienda escribirlas libre de los datos del remitente, en la
4.4.7.1 anexos
Se detalla en el texto y al final de la comunicación, a dos interlineas libres del remitente .la palabra
anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos .a un
espacio se anuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de
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4.5 número de copias
políticas establecidos en la organización, con base en las necesidades y bajo los principios de la
4.6 soportes
4.7recomendaciones
de puntuación .la presentación de originales y copias deben ser impecable, sin borrones ni
repisados
5. Defina los siguientes conceptos: Carta, Memorando, Circular, Actas, Informes, Certificados y
Protocolarias.
5.1 carta
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5.2 memorando
Son comunicaciones escritas que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales nacionales e internacionales y las líneas de coordinación
jerárquica de la organización.
5.3 circular
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo
5.4 actas
Expresan lo tratado en una reunión o situación específica .son documentos que adquieren valor
5.5 informes
Los documentos se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con la normas internas de la
organización.
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5.6 certificados y constancias
personal
competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual esta se encuentra
vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las
actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del
colaborador en la organización.
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envió.
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5.9 Mensajes Electrónicos
El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios
de cualquier lugar del mundo, atreves del internet. Este medio se puede utilizar para enviar
adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para
Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las
relaciones públicas de negocios. Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los
ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo los relacionado con la oferta, venta de bienes
y servicios.
6. Elabore gráficos SmartArt donde identifique las partes que componente los siguientes
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CARTA
• Codigo, lugar de origen y fecha de elaboracion,Destinatario, denominación o titulo academico,
nombre del destinatario, cargo, Organizacion, direccion, Nombre del lugar de origen,Pais
• Asunto, saludo, Texto, despedida, Remitente y firmas responsables, Líneas especiales,Anexos, copias,
identificacion del transcriptor, paginas subsiguientes,
MEMORANDO
•Encabezado, denominación del documento, Codigo,fecha, encabezamiento, Destinatarioy remitente
•Asunto, texto, despedida, Remitente y firmas responsables, líneas especiales,
CIRCULARES
•Encabezado, codigo, lugar de oriigen y fecha de elaboracón, Encabezamiento y destinatarios
•Asunto, saludo, texto, despedida, Remitente y firmas responsables, lineas especiales, identificación
de páginas subsguientes
ACTAS
•Título, denominacion del documento y número, encabezamiento, lugar de origen y fecha de la
reunion, hora,lugar, asistentes, representaciones, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo,
compromisos,Convocatoria,Firmas nombres y cargos,Lineas especiales, páginas subsiguientes
INFORMES
•Resumen ejecutivo: Encabezamiento,Razon social, dependencia,código, título,lugar de origen y
fecha de elaboración, Autoría del resumen ejecutivo,Objetivo,temas o numerales,paginas
subsiguientes, conclusiones nombres cargos y firmas, rubrica,lineas especiales y otros elementos
esenciales para l documentación organizacional
•Informe corto: Encabezamiento, razon social, dependencia, código, título, lugar de origen y fecha de
elaboración, autoría del informe, objetivo, capitulo,páginas subsiguientes, conclusiones, firmas
nombres y cargos, rúbrica, Lineas especiales y otros elementos esenciales para la documentación
organizacional, informe extenso, generalidades, elementos finales del informe administrativo
extenso,firmas nombres y cargos, rúbrica, líneas especiales y otros elementos esenciales para la
documentación organizacional,
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
•Codigo, lugar de origen y fecha de elaboración, cargo, identificación del documento,texto, remitente
y firmas responsables
SOBRES COMERCIALES
•tratamiento o titulo, nombre, cargo, organización, dirección o apartado, destino, local, nacional,
internacional,
MENSAJES ELECTRÓNICOS
•Encabezamiento, cuerpo del texto
TARJETAS PROTOCOLARIAS
•Tarjetas de presentación: logotipo de la organización, razon social completa con el acrónimo o sigla
que lo representa, nombres y apellidos completos, cargo que desempeña, dirección, telefonos fijos y
moviles
•Tarejtas de invitación: logotipo, escudo o nombre de la organización, nombre completo del que
invita,título o texto impreso, dirección, día, hora, numero de telefono.
•Tarjetas de agradecimiento y felicitación: logotipo, escudo o nombre de la organización, nombres
ya pellidos y cargo del quien envia los agradecimientos,texto del motivo del agradecimiento, ciudad
o municipio
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CONSTACIAS
CONSTACIA
LA CONSTACIA
ES UN SE CALSIFICAN
DOCUMENTO
PROBATORIO TIEMPO DE SERVICIO
,QUE NO EXPERIENCIA
REQUIERE
SOLEMNIDAD SALARIOS U HONORARIOS
,PUEDE SER
PERSONAL CLASES DE TRABAJO
JORNADA LABORAL
CUMPLIMIENTO DE COMISIONES
COMPORTAMIENTO DEL
CARACTERISTICAS DE CODIGO REMITENTES Y TRABJADOR
REDACCION Y PAPEL SIN CARGO TEXTO FIRMAS
PRESENTACION MEMBRETE PERSONA IDENTIFICACION DEL RESPONSABLES
DOCUMENTO SE ESCRIBE CON
REDACTAR EN FORMA ENCABEZADO RESPOSABLE, SE MAYUSCULA
CLARA ,PRECISA DADO POR EL ESCRIBE EN LAS EXPRESIONES INICIAL ,NOMBRE
CONCRETA Y CONCISA PROCESADOR MAYUSCULA CERTIFICA O HACEN COMPLETO DEL
CONSTAR LUGAR Y ORIGEN Y FECHA
DEL TEXTO ,CENTRADO SOLICITANTE DE ELABORACION
NUMERO DE LA FECHA SE UBICA AL
DOCUMENTO COMIENZO
IDENTIFICACION
O LA FECHA SE UBICA AL
FINAL
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HOJA DE VIDA
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HOJA DE VIDA
PARTES DE LA HOJA DE
VIDA CORPORATIVA
IDENTIFICACION DEL
DOCUMENTO
NOMBRE
DATOS BASICO
INFORMACION LABORAL
INFORMACION ACADEMICA
EXPERIENCIA LABORAL
INVESTIGACIONES,
PUBLICACIONES Y DISTINCIONES O
PREMIOS
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SOBRES COMERCIALES
SOBRE DE MANILA
SOBRE CARTA CON
EXTRAOFICIO,OFICIO
VENTANILLA O SIN SOBRE PARA TARJETA
,CARTA Y MEDIA
VENTANILLA
CARTA
UTILIZACION
DESTINO:
PROTEGER EL TRATAMIENTO O
LOCAL,,NACIONAL E
DOCUMENTO Y LA TITULO
INTERNACIONAL
INFORMACION
DIRECCION O
DESTINO LOCAL
APARTADO
MENSAJES ELECTRONICOS
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MENSAJES
ELECTRONICOS
CARACTERISTICAS DE
CUERPO DEL TEXTO LA REDACCION Y LA
PRESENTACION
ENCABEZAMIENTO PARTES
TARJETAS PROTOCOLARIAS
TARJETAS
PROTOCOLARIAS
TARJETAS DE
PRESENTACION
TARJETAS DE
PRESENTACION
TARJETAS DE
INVITACION
TARJETAS DE
AGRADECIMIENTO Y
FELICITACION
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TARJETAS
PROTOCOLARIAS
TARJETAS DE
PRESENTACION
TARJETAS DE
PRESENTACION
TARJETAS DE
INVITACION
TARJETAS DE
AGRADECIMIENTO Y
FELICITACION
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TARJETA DE INVITACION
LOGOTIPO,ESCUDO O NOMBRE
DE LA ORGANIZACION
TITULO O TEXTO
DIRECCION
DIA Y HORA
LOGOTIPO,ESCUDO O NOMBRE DE LA
ORGANIZACION
CIUDAD,MUNICIPIO Y FECHA
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7. Elabore un ejemplo de los siguientes documentos: Carta, Memorando, Circular, Actas,
Ejemplo de carta
Banco de Bogotá
Calle 21 10-15
Bogotá, Cundinamarca
22 de Mayo de 2019
Estimado Señor:
Es mí deber comunicarle que la semana pasada en el establecimiento que usted tan bien dirige,
ascensor. Éste se rompió y recibimos varios golpes lo que me provocó una fractura de brazo
derecho.
Me gustaría saber si puede usted solucionar dicho percance ocasionado atendiendo mis
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Si no recibo respuesta positiva en un tiempo prudencial, quiero hacerle saber que concurriré sin
Juliana López
c.c 17859572
Ejemplo de Memorando
BOGOTA D.C
proceso disciplinario por su falla, esto con el objetivo de formarlo como persona integral durante
su formación.
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Esperamos su cumplimiento
_____________________
Instructora
Ejemplo de circular
Bojaca
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Cordial Saludo
Es un placer para esta escuela invitarlos este próxima 20 de abril, a la celebración del día del niño,
que se llevara a cabo en el patio del colegio los esperamos a partir de las 08:00 AM
Cordialmente,
Patricia Martínez
RECTORA
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Ejemplo de Acta
BOGOTA D.C
ACTA DE ENTREGA
Siendo las 2:30 del día 20 de marzo del presente año se dirigió la señora Paula Díaz a la oficina
El cual ha sido revisado por trabajadores de servientrega que consta que el envió esta
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Ejemplo de Informe
Resumen ejecutivo
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Informe corto
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Ejemplo certificado y constancia
Certificado de trabajo
CERTIFICA
Que el sr Juan Pérez Correa, identificado con C.C 50786923, ha prestado servicio en pintando
los salones de la institución, demostrando responsabilidad, respeto, honestidad en las labores que
fueron acordada.
Luis Correas
DIRECTOR
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Ejemplo de Hoja de Vida Corporativa
DATOS PERSONALES
GENERO: Femenino
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ESTADO CIVIL: Soltera
TELEFONO: 7820952
CORREO: contrera254hotmail.com
INFORMACION LABORAL
EPS: famisanar
ARL: sura
ESTADO: activo
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Ejemplo de Sobre Comercial
BOGOTA D.C
Viviana Fernández
Gerente Comercial
Bogotá D.C
Teléfono: 7592415
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Ejemplo Mensaje Electrónico
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Ejemplo Tarjeta Protocolaria
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CONCLUSIONES
Podemos concluir que todos estos tipos de documentos son importantes en una organización ya
que con una buena redacción y ortografía podemos entablar relaciones laborales tanto con los
empleados como con los clientes, estos documentos nos permiten registrar y organizar la
organización.
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