As listas de tarefas funcionam?

É muito comum, muitas pessoas indicarem a lista de tarefas como um meio altamente
produtivo. Mas neste artigo quero me aprofundar sobre esse assunto. Minha pergunta é:
realmente a lista de tarefa é uma opção de produtividade? Ajuda mesmo na produtividade
pessoal e profissional?

Antes de eu dar essa resposta, quero aprofundar neste assunto. A lista de tarefas, é uma lista
onde a pessoa enumera em uma folha de papel ou no seu computador todas as atividades que
irá realizar.

A ideia de ter a lista de tarefas é a seguinte: Quando uma pessoa coloca alguma ideia ou
atividade num papel ou em algum meio digital, ela deixa a mente livre para criar, ter novas
ideias...inclusive ser mais produtiva. Pois se eu fico com alguma pendência, problema ou tarefa
apenas na mente, e isso fica rodando na cabeça o tempo todo, não dando espaço para novas
ideias e soluções.

Esse conceito é verídico e funciona muito, porém com a crescente demanda, estas listas
começaram a se tornar monstros que assombram, devido a sua quantidade. Algumas pessoas,
ao colocarem suas pendências no papel, terminam com uma lista interminável, além de
saberem que cada dia mais, vai aumentar, enquanto estão resolvendo 1 aparecem 3.

Com isso estamos tendo pessoas ansiosas em seus trabalhos. Lembro-me das diversas vezes
quando entrava em crise devido a lista de coisas que precisava fazer. O que é ansiedade? De
uma forma bem simples, ansiedade é o excesso de FUTURO no presente. Quando isso
acontece, de forma negativa (como pensamentos negativos de que não vai dar conta, que
você será demitido, que você fechará a empresa, que você será visto como incompetente e a
lista continua), acontece a paralização. O medo se torna mais forte dentro do interior e parece
que não terá mais saída.

Este estado emocional é péssimo, pode acarretar problemas de saúde e um tremendo mau
estar.

Aí vem a pergunta: “Tá, mais não foi dito que a lista de tarefa ajuda na produtividade, como
fazer então?”

Tudo é uma questão de estratégia, e eu encontrei uma que funcionou comigo. Um método
que me ajudasse a realizar, sem me apavorar.

Vamos entender esse processo então. Primeiro, mantenho perto de mim um caderno de capa
dura pequeno. O único objetivo dele era despejar todas as ideias, soluções, pendências e
problemas. Sempre descarrego nele o máximo que eu puder, com o objetivo de deixar minha
mente livre para criar.

Um dia antes, pegava meu caderno e uma folha a parte. E fazia uma seleção de quais itens iria
realizar no próximo dia. Aqui vai uma dica muito importante: CUIDADO! Não faça esse trabalho
antes de dormir, todas as vezes que eu o fiz, tive meu sono prejudicado.

Como fazia a seleção? Usava os quadrantes ensinados no livro “Os 7 hábitos de pessoas
altamente eficazes”. Dedicava parte do meu dia com o quadrante 1 e o quadrante 2. Evitava
entrar no quadrante 3 e 4. Além desta seleção, deixava um pequeno espaço de tempo para as
interrupções.

As interrupções sempre vão acontecer. Elas são imprevisíveis, então não lute contra elas, mas
as administre bem.

Lembrando que no Quadrante 1: Atividades Importantes e Urgentes e o Quadrante 2

Atividades Importantes porém não urgentes.

O caderno, mantinha próximo, porém fechado, na gaveta e a folha de atividades do dia perto
de mim. Toda a vez que cumpria determinada tarefa, dava check.

É muito importante que nesse processo você faça o check! Ele ajuda muito no processo de
motivação. Todas as vezes que você fazer, se sentirá o máximo e isso é muito importante para
manter a energia pessoal.

Então, no caderno dedico 10 minutos realizando uma checagem geral e validando o que farei
no dia seguinte.

Minha conclusão a você é que tome muito cuidado em deixar listas de atividades expostas na
sua frente, sem uma prévia avaliação do que será feito. Pode ocorrer uma desmotivação geral
e não lhe ajudar no processo produtivo.

Também não deixe as coisas em sua cabeça. Atendi uma cliente uma vez que me disse que
estava atordoada durante toda a semana, e que estava querendo explodir. Sabe o que
fizemos? Esvaziamos o HD da mente dela e colocamos tudo no papel. Foi um processo quase
milagroso, ela mudou a postura e se sentiu muito leve.

A frequência de clientes que reclamam de esquecer atividades e compromissos devido não

registrar estes eventos no computador, celular ou caderno é enorme, e tudo muda, quando
criam este poderoso hábito, porém deve ser feito com sabedoria e eficácia, para não virar
problema.

Qual a decisão que você toma hoje? Para uma produtividade na quinta potência, sugiro
começar hoje colocando suas atividades em algum lugar que não seja sua mente.

Forte abraço.