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MANUAL DE CONTROL
INTERNO Y AUDITORIA DEL
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ACTIVO, PASIVO Y
PATRIMONIO
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Cristian David Cortes Muñoz
23/11/2011

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INESC O

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 OBJETIVO GENERAL

Además de conocer un poco más a fondo los grupos del activo, pasivo y
patrimonio, el principal objetivo de este trabajo es aportar ideas claras para un
mejor control y administración de estos, mediante pequeños procesos adicionales,
que aunque a algunos les puedan parecer dispendiosos o demorados pueden ser
de gran utilidad para un manejo mas eficiente y organizado de estos grupos, y ,así
evitar problemas o inconvenientes, desde el tipo organizacional (interno), hasta el
tipo financiero o peor aún, el legal.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Hacer una investigación profunda y más detallada sobre las normas, políticas,
mecanismos y acciones de control en las cuentas de balance en los entes
económicos.

2. Otorgar información clara y entendible sobre los controles y acciones a

realizar en las operaciones diarias de un ente económico.

3. Demostrar que los procesos de control interno no son tan complicados,

demorados y dispendiosos como muchos los ven.

4. Demostrar la importancia del activo, pasivo y patrimonio en el funcionamiento

de un ente económico.
 ACTIVO
La contabilidad es indispensable en cualquier empresa, se podría decir que es el
alma de esta. Esta participa en todas las operaciones diarias, ya se a de forma
directa o indirecta a través de otras áreas o departamentos. Una contabilidad “bien
llevada” ayuda a la estabilidad del ente económico y a su proyección a futuro, a
evitar problemas legales, fiscales, entre otros. La contabilidad es la participante
número uno en el movimiento de dinero de la empresa.

Entre uno de los conceptos que se maneja en la contabilidad, se encuentra el del

activo; el activo se representa en los bienes y derechos perceptibles en dinero, de
propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, el dinero en caja o en bancos,
las mercancías, los muebles y vehículos, entre otros, y por derechos, las cuentas
por cobrar y los créditos a su favor, entre otros.

Es decir, el activo es lo que tiene la empresa en el momento, lo que es de ella y

que le representa dinero, la base del y para el desarrollo de sus actividades.

El activo esta representado en nueve grupos, representados de la siguiente

manera:

 11 Disponible
 12 Inversiones
 13 Deudores
 14 Inventarios
 15 Propiedad, planta y equipo
 16 Intangibles
 17 Diferidos
 18 Otros activos
 19 Valorizaciones

11 DISPONIBLE

Son las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial
con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o
específicos.

Caja (1105): Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que

cuenta el ente económico, en moneda nacional y extranjera, disponible
inmediatamente.

Controles generales de la caja:

1. Cada vez que se reciba un pago, sin importar el concepto o el mecanismo
de este, de debe elaborar un recibo de caja, en el cual se relacionen los
datos de la empresa, los del cliente o quien hace el pago, además del
concepto y valor del pago.

2. El recibo de caja debe estar preimpreso y pre numerado.

3. Al realizar el recibo de caja se debe hacer el original y una o dos copias, la

original para el cliente o quien hace el pago y una copia para el archivo, en
caso de requerir mas copias, se pueden realizar.

4. Realizar periódicamente arqueos de caja y caja menor.

5. Los arqueos de caja deben ser intempestivos, eventuales y sorpresivos.

6. Los arqueos de caja debe realizarlos el contador o empleado autorizado,

acompañado del cajero y de una tercera persona, quien servirá como
testigo.

7. El fondo de caja menor solo será utilizado para los siguientes fines:

 Transporte urbano  Compras menores excepcionales

 Fotocopias  Diligencias notariales
 Parqueaderos y  Refrigerios
peajes
 Aseo y cafetería  Otros aprobados por el funcionario
 Artículos eléctricos autorizado

8. Otras políticas de caja menor son:

a) Un reembolso de caja menor solo se puede realizar máximo dos veces por
mes.
b) No se pueden Cambiar cheques
c) De esta no se pueden hacer prestamos
d) El reembolso solo se efectuara cuando se halla utilizado más del 50% del
monto determinado.

9. Realizar diariamente la planilla de caja relacionando los ingresos de dinero

en cualquier denominación para así determinar el valor a consignar.
 10. Consignar el efectivo recibido en el día, a más tardar el siguiente día a
primera hora.
11. El cajero nunca podrá tener acceso a los registros contables de su actividad,
esta función será exclusiva del departamento de contabilidad.
12. Deber haber solo una persona encargada de la caja, en otros casos dos
personas (titular y suplente).

Bancos (1110): Registra el valor de los depósitos obtenidos por el ente

económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del
extranjero.

Controles generales de bancos:

1. Cada vez que se realice una consignación bancaria, se debe tener como
soporte su respectivo recibo de consignación, el cual es elaborado por la
entidad bancaria.
2. Realizar periódicamente la conciliación bancaria.
3. Mantener en custodia los talonarios y verificar su numeración consecutiva.
4. Revisar los soportes para el pago en cheque antes de que estos sean
firmarlos.
5. Llevar un control de los cheques emitidos, cargados por el Banco,
caducados y cancelados.
6. Separar las funciones de funciones de autorización, ejecución, custodia y
registro de bancos.
7. Establecer métodos para realizar los pagos.
8. Realizar los pagos de seguridad social por transferencia.

12 INVERIONES

Son las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de
interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento
negociable adquirido por el ente económico de carácter temporal o permanente,
con el fin de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones
económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o
reglamentarias.

Controles generales de inversiones:

1. Verificar los documentos que respaldan la inversión: fecha de adquisición,

entidad que emite el documento, fecha de vencimiento, numero de serie,
entre otros.
 2. Examinar los movimientos de compra y venta de inversiones.
3. Procurar una adecuada custodia de los documentos soporte de la inversión.
4. Llevar la cuenta y el motivo de los ingresos provenientes de este concepto.
5. Las transacciones de títulos valores deben estar autorizadas por algún
funcionario.
6. Los certificados deben ser guardados por una persona determinada o el
banco.
7. El registro contable debe estar al día, comparado periódicamente con los
certificados.

13 DEUDORES

Son las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las
comerciales y no comerciales.

Clientes (1305): Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de
clientes nacionales y/o extranjeros de cualquier naturaleza, por concepto de
ventas de mercancías, productos terminados, servicios y contratos realizados en
desarrollo del objeto social, así como la financiación de los mismos.

Todas las empresas, para el manejo de su cartera, tienen un departamento de

créditos cobranzas, en el cual hacen un estudio de las solicitudes de crédito de los
clientes y también hacen los cobros de las facturas que vallan venciendo. Los
analistas de crédito que trabajan en este departamento deben ser muy honestos y
de alta moral.

Después de que el cliente presenta su solicitud, se hacen varios análisis para

determinar su índice de crédito y ver la viabilidad para aprobarlo o no.

Controles generales de clientes:

1. Expedir factura de venta al realizar la misma; esta tienes unos requisitos,

los cuales son:

 Estar denominada expresamente como factura de venta (preimpresa)

 Llevar apellidos y nombre o razón social y Nit de quien vende o presta el
servicio.
 Llevar apellidos y nombre o razón social y Nit del que adquiere el bien o
servicio, junto con la discriminación el IVA pagado.
 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta (preimpreso)
 Registrar la fecha de su expedición
  Describir específicamente los artículos vendidos o el servicio prestado.
 Establecer el valor total de la operación
 Llevar el nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura
(preimpreso)
 Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas
 Contar con una numeración autorizada

2. Realizar periódicamente análisis y provisión de cartera, para prevenir

posibles perdidas que puedan afectar la economía de la empresa; esta
basada en los vencimientos de las facturas de venta realizadas.

14 INVENTARIOS

Son todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos

renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de
los negocios del ente económico.

Controles generales de inventarios:

1. Elaborar y actualizar el Kardex siempre que halla movimiento de mercancía.

2. Hacer conteos físicos periódicamente.
3. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
4. Proteger los inventarios en un almacén techado y bien protegido de manera
que se eviten los robos.
5. Realizar entrega de mercancías únicamente con salidas de almacén
autorizadas.
6. Proteger los inventarios con pólizas de seguros.
7. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
8. Elaborar entrada de almacén al comprar mercancía
9. Elaborar salida de almacén al vender mercancía.
10. Las entradas y salidas de almacén deben estar pre impresas y pre
numeradas.

15 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Son las cuentas que registran los bienes que posea el ente económico, no
destinados para la venta, con la intención de emplearlos en forma permanente
para el desarrollo normal de sus actividades o que se poseen por su participación
en la producción de bienes y/o servicios.
Controles generales de propiedad, planta y equipo:

1. Uso de base de datos para los activos fijos individuales.

2. Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con
facilidad.
3. Asignación de números de identificación a cada activo de planta.
4. Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento
de contabilidad.
5. Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos
existentes.
6. Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos
misceláneos para detectar recibos de venta de activos.

16 INTANGIBLES

Son los bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de

competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en ingresos o
utilidades por medio de su empleo en el ente económico; estos derechos se
compran o se desarrollan en el curso normal de los negocios.

Controles generales de intangibles:

1. Patentar la creación de productos o procedimientos: Una de las formas de

controlar es patentando la creación que le da un derecho a la empresa de
usar, vender o licenciar la creación durante un período que la Ley
establezca, no obstante finalizado el plazo de protección el mismo puede
ser empleado libremente por cualquier persona.
2. Registro de Marca: Se controla inscribiendo en la superintendencia de
industria y comercio, dando derecho a la empresa al uso exclusivo durante
un tiempo estipulado, en el caso de que la inscripción sea con límite de
tiempo.
3. Derecho de Autor o Propiedad Intelectual: Su medida de control está dada
inscribiendo en la dirección nacional de derechos de autor las obras
intelectuales que le permite al dueño utilizarla revenderla o licenciarla
(Software, obras literarias, obras artísticas o musicales, actos y contratos,
fonogramas, etc.).
4. Derecho de Edición: Su control está dado por medio de un contrato que da
derecho exclusivo de editar una obra intelectual.
5. Licencia de uso: Se controla a través de un permiso que da derecho de
utilizar un intangible propiedad de un tercero.
 6. Concesiones: Esta se controla a través de un convenio, contrato o
transacción con el dueño de una empresa que da derecho de explotar su
actividad o vender su producto con ciertas condiciones.

17 DIFERIDOS

Son las cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado
en que incurre el ente económico en el desarrollo de su actividad, así como
aquellos otros gastos comúnmente denominados cargos diferidos, que
representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener
beneficios económicos en otros períodos futuros.

Controles generales de diferidos:

1. Debe existir autorización de las personas indicadas dentro de la entidad

para invertir en este tipo de gastos.
2. La inversión deberá estar respaldada por la evidencia o documento que
permita comprobar su justificación.
3. Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su
correcta clasificación contable (diferido-gasto).
4. En el caso de los seguros, en la elección de la compañía aseguradora con
que se trabajará, tomar en cuenta los siguientes factores: rango de seguros
que puede ofrecer, capacidad financiera, reputación, eficiencia y honradez
en el pago de reclamaciones, tarifas que aplica, rapidez y calidad en el
servicio, etc.
5. Todo tipo de negociación con compañías aseguradoras deberá estar
amparado con un contrato.
6. Vigilar por lo que el costo de las primas de seguros sea cargado al área de
la entidad a quien se está protegiendo.
7. En el caso de la publicidad, definir por escrito (contrato) la relación entre la
entidad y la agencia de publicidad, especificando claramente las bases de
remuneración o compensación.

18 OTROS ACTIVOS

Son aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es
posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente definidas en el
presente plan, tales como: antigüedades, pinturas, objetos de arte.

Controles generales de otros activos:

 1. Contrato de comodato: El comodato o préstamo de uso es un contrato en
que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie
mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma
especie después de terminar el uso.
2. Asegurar las obras de arte
3. En caso de ser una gran cantidad de libros (Biblioteca), llevar un inventario
y registro de cada uno.
4. En caso de que maneje estampillas, guardarlas individualmente, en una
bolsa o caja, dentro de un cajón de escritorio o en la misma caja fuerte, bajo
la custodia de una sola persona.
5. Otros ya mencionados en grupos anteriores (15).

19 VALORIZACIONES

Comprende la utilidad potencial (no realizada) medida como la diferencia entre el

costo en libros de las inversiones y el valor intrínseco o el de cotización en bolsa
de las mismas. Para las propiedades, planta y equipo, corresponde a la diferencia
entre el costo neto y el avalúo comercial.

Controles generales de valorizaciones:

1. Al ser valorizaciones de inversiones, propiedad, planta equipo, y otros

activos, el mejor control es cumplir con todos los controles mencionados
anteriormente para estos.

CONCLUSION

El activo es de la empresa, por lo que hay que cuidarlo y protegerlo, pues es el

mecanismo para la operación de esta y la generación de ingresos, por lo tanto hay
que cuidarlo, protegerlo, y la mejor manera de hacerlo es estableciendo normas y
reglas para su operación, normas que todos, sin excepción deben cumplir al pie de
la letra, por el bien de la compañía.

Queda claro que el activo es lo que tiene la empresa, lo que le representa dinero,
pero esto que le representa dinero, represento o representa una obligación por la
adquisición de este, a esta obligación que conlleva la adquisición de un activo lo
llamamos pasivo.
 PASIVO
Si bien el activo son los bienes que posee la empresa, el pasivo son las
obligaciones representadas por la adquisición de estos.

El pasivo representa las obligaciones contraídas por le empresa con terceros, para
su pago en el futuro. Son las deudas que debe pagara por cualquier concepto.

Si bien para nadie es bueno tener obligaciones, de todas formas hay que tenerlas,
de por si esta bien el dicho que dice “Un gran poder conlleva una gran
responsabilidad”, cambiando el concepto de “poder” vemos lo ya mencionado; que
la adquisición de un activo genera un pasivo.

Es siempre un ciclo; se adquiere un activo, se genera un pasivo, lo ideal es

aprovechar el activo al máximo para suplir esos pasivos y que genere una
ganancia, y para eso las siguientes normas de control interno, para hacer un
control estricto del pasivo y evitar su aumento innecesariamente por mal manejo.

El pasivo esta representado en nueve grupos, representados de la siguiente

manera:

 21 Obligaciones financieras
 22 Proveedores
 23 Cuentas por pagar
 24 Impuestos, gravámenes y tasas
 25 Obligaciones laborales
 26 Pasivos estimados y provisiones
 27 Diferidos
 28 Otros pasivos
 29 Bonos y papeles comerciales

21 OBLIGACIONES FINANCIERAS

Son las obligaciones adquiridas por la empresa generalmente con

establecimientos de crédito o instituciones financieras, nacionales o del extranjero,
además de la recompra de inversiones negociables (acciones, bonos, CDT),
recompra de cartera y obligaciones gubernamentales (entidades del estado).

Estas obligaciones comprenden principalmente lo que son sobregiros, pagares,

cartas de crédito, aceptaciones bancarias, entre otros.

Controles generales en las obligaciones financieras:

 1. Tener justificación previa antes de solicitar un sobregiro bancario.
2. En caso de recibir un sobregiro bancario, reembolsar ese dinero lo mas
inmediatamente posible (3 días como máximo) para evitar pagar intereses
muy altos.
3. Llevar un registro y control (preferiblemente cronológico) de los cheques
posfechados emitidos (en caso de que se emitan),para que cuando sean
cobrados no los devuelvan por fondos insuficientes.
4. Realizar un análisis detallado y presentar un informe de la situación
financiera de la empresa antes de solicitar un préstamo para que sea
evaluado por el gerente y este lo apruebe o rechace.
5. Evaluar los beneficios y perjuicios de diferentes instituciones financieras
antes de solicitar el préstamo para así poder realizar la mejor selección.
6. Realizar tabla de amortización del préstamo para estar consciente del pago
total, mensual y los intereses de este.
7. Custodiar en una caja fuerte los pagares, letras de cambio, cartas de
crédito y demás firmados y adquiridos con una copia en el departamento
financiero o tesorería.
8. Establecer claramente los acuerdos e intereses a pactar en los documentos
legales negociables.
9. Causar oportunamente las cuotas del préstamo recibido y los ajustes de
diferencia en cambio (en caso de ser con un banco extranjero).
10. Revisar constantemente las obligaciones contraídas con estas instituciones
para su pago oportuno.
11. Conciliar periódicamente los registros contables con los documentos
soporte.
12. Convertir los préstamos del exterior a la moneda nacional, según TRM.

22 PROVEEDORES

Son las obligaciones adquiridas por la empresa por adquisición de bienes o

servicios para su transformación, comercialización o prestación, relacionadas
directamente con el objeto social. Estos pueden ser nacionales o del extranjero.

También incluye las relaciones jerárquicas de casa matriz con sus subordinados
(filiales, sucursales y agencias)

Controles generales en los proveedores:

1. No casarse con un solo proveedor, procurar tener tres o cuatro como

mínimo.
2. Realizar orden de compra y hacerla autorizar antes de la compra.
 3. Conservar y tener en archivo copias de las órdenes de compra emitidas.
4. Las ordenes de compra deben estar pre impresas y pre numeradas.
5. Solicitar cotizaciones a los proveedores y analizarlas para realizar una
adecuada selección.
6. Confirmar que la factura-remisión del proveedor y la orden de compra
coincidan.
7. Realizar mensualmente conciliación contable de la cuenta proveedores
para verificar datos y confirmarlos con el proveedor o en su caso corregirlos.
8. El registro de operaciones de compras será exclusivamente del
departamento de contabilidad.
9. Separar las funciones de adquisición, pago y registro de la compra.
10. La elección de un nuevo proveedor debe previamente conocida y aprobada
por el gerente o persona encargada.
11. Verificar que los impuestos y retenciones en las facturas recibidas estén
bien relacionados y calculados.

12. Conciliar periódicamente los registros contables con los documentos

soporte (facturas).
13. Realizar y causar oportunamente el ajuste correspondiente a la diferencia
en cambio con proveedores del exterior.
14. Archivar y mantener copia de las facturas recibidas.
15. Convertir el valor de las facturas recibidas de proveedores extranjeros a la
moneda nacional, según TRM.

23 CUENTAS POR PAGAR

Son las obligaciones adquiridas por la empresa a favor de terceros por conceptos
diferentes a los proveedores y obligaciones financieras.

Comprende las obligaciones con cuentas corrientes comerciales, casa matriz,

compañías vinculadas, costos y gastos por pagar, deudas con accionistas o socios,
retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, acreedores varios, entre
otros.

Controles generales en las cuentas por pagar:

1. Asignar correctamente el costo o gasto a su respectiva cuenta por pagar.

2. Separar las funciones de recepción, de autorización y de firma del cheque
para el pago.
3. Conciliar periódicamente conceptos pendientes de pago.
 4. Mantener al día el saldo contable de Cuentas por Pagar, para no presentar
saldos desactualizados.
5. Custodiar el contrato de cuenta corriente en una caja fuerte.
6. Liquidar correctamente las retenciones aplicables en una compra,
respetando el régimen contributivo y los porcentajes de cada retención.
7. Liquidar correctamente las retenciones y aportes a seguridad social.
8. Otros ya mencionados en Proveedores (Pág. anterior).

24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS

Comprende el valor de los gravámenes de carácter general y obligatorio a favor

del Estado y a cargo de la empresa por concepto de cálculos con base en las
liquidaciones privadas sobre las respectivas bases impositivas generadas en el
período fiscal.

Controles generales en impuestos, gravámenes y tasas:

1. Liquidar correctamente el IVA en las ventas o prestación de servicios.

2. Comprobar la correcta liquidación de impuestos en las compras.
3. En general estar pendiente de la fecha de declaración y/o pago de los
impuestos que correspondan (IVA, renta, valorización, vehículos, entre
otros) para evitar futuras sanciones.

25 OBLIGACIONES LABORALES

Son los pasivos a cargo de la empresa y a favor de los trabajadores, ex

trabajadores o beneficiarios, tales como: salarios por pagar, cesantías
consolidadas, primas de servicios, prestaciones extralegales e indemnizaciones
laborales.

Controles generales en obligaciones laborales:

1. Establecer un procedimiento de contratación de personal, en el cual se

indique los métodos de reclutamiento, de selección, los requisitos y normas
para contratar personal.
2. Definir y realizar formatos de contratación y rescisión del trabajador,
acordes con las leyes.
3. Pagar oportunamente la nomina de la empresa.
4. Respetar el tiempo de vacaciones que tienen por derecho los trabajadores.
5. Cumplir con todas las prestaciones laborales (prima, cesantías, intereses
sobre cesantías y vacaciones) a las que tienen derecho los trabajadores.
 6. Conservar un expediente individual para cada trabajador en el cual se
guardaran sus documentos de afiliación, hoja de vida, contratos,
memorandos, entre otros.
7. Establecer un reglamento interno de trabajo aplicable a todos los
trabajadores de la empresa, sin excepciones.

26 PASIVOS ESTIMANDOS Y PRIVISONES

Son los valores provisionados por la empresa por concepto de obligaciones para
costos y gastos tales como, intereses, comisiones, honorarios, servicios, así como
para atender inconvenientes laborales en la relación con sus trabajadores;
igualmente para multas, sanciones, litigios, indemnizaciones, demandas,
imprevistos, reparaciones y mantenimiento.

Controles generales en pasivos estimados y provisiones:

1. Realizar un análisis detallado para determinar el valor correcto de la

provisión, en base a presupuestos realizados, promedios de gastos
anteriores, entre otros.
2. Realizar con anticipación la provisión previendo futuros inconvenientes.

27 DIFERIDOS

Son los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter
de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir económicamente en
varios ejercicios, en los que deben ser aplicados o distribuidos.

Controles generales en diferidos:

1. Causar correcta y oportunamente los ingresos recibidos e irlos amortizando

cuando corresponda.
2. Elaborar cedula de control de amortización de diferidos.

28 OTROS PASIVOS

Son las cuentas y obligaciones contraídas a cargo del ente económico, las cuales,
por su naturaleza, no se pudieron clasificar en los demás grupos del pasivo.

Controles generales en otros pasivos:

 1. Causar correcta y oportunamente los anticipos recibidos y cruzarlos con el
ingreso cuando corresponda.
2. Custodiar los contratos realizados entre las partes, además de pactar
claramente los acuerdos entre ambos, para evitar futuros inconvenientes o
confusiones.
3. Evitar realizar trabajo alguno sin antes haber recibido el anticipo o depósito
acodado en el contrato.
4. Hacer una descripción detallada en las operaciones en las que se utilice
este grupo, para evitar disfrazar ingresos no legalizados.

29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES

Comprende los valores recibidos por el ente económico por concepto de emisión y
venta de bonos ordinarios o convertibles en acciones, así como los papeles
comerciales definidos como valores de contenido crediticio emitidos por empresas
comerciales, industriales y de servicios con el propósito de financiar capital de
trabajo.

Controles generales en bonos y papeles comerciales:

1. Llevar un control y registro de los bonos y/o papeles emitidos, con los datos
del cliente, valor de adquisición, número de bonos y/o papeles, entre otros.

CONCLUSION

Haciendo un buen uso y siguiendo al paso de la letra, los controles internos y

normas del pasivo se evitan su aumento innecesario por el mal manejo
administrativo; el pasivo nunca será un problema siempre y cuando se sepa
manejar y sobrellevar, porque además de afectar financieramente a una empresa,
afectan su imagen, su reputación con terceros, empleados, proveedores, los
mismos socios, etc. Lo importante es cumplir con el pago de esos pasivos en el
tiempo estipulado que deberían poder realizarse sin inconvenientes teniendo un
buen control interno.

Haciendo una simple operación matemática, en la cual participan el activo, que es

lo que posee la empresa, y el pasivo, que es lo que debe, se genera lo que en
realidad posee la empresa, sea ganancia o perdida, lo llamamos el patrimonio.
 PATRIMONIO
Activo menos pasivo, igual al patrimonio, muchos lo ven así, y en realidad es cierto,
lo que debo menos lo que tengo es igual a lo que en realidad tengo, ganancia o
pérdida, el patrimonio. Es como tener una fruta, a la cual llamaremos “activo”, le
quitamos la cascara que llamaremos “pasivo”, y queda la pulpa a lo que
llamaremos “patrimonio”.

El patrimonio representa los aportes del dueño a dueños de la empresa, o en otras

palabras, es el valor residual entre activo y pasivo. En este también se
representan las ganancias o pérdidas del ente económico en el periodo.

El patrimonio esta representado en ocho grupos, representados de la siguiente

manera:

 31 Capital social
 32 Superávit de capital
 33 Reservas
 34 Revalorización del patrimonio
 35 Dividendos o participaciones – cuotas o partes de interés social
 36 Resultados del ejercicio
 37 Resultados de ejercicios anteriores
 38 Superávit por valorizaciones

31 CAPITAL SOCIAL

Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o

disminuciones que los socios, accionistas, compañías o aportantes, ponen a
disposición del ente económico mediante cuotas, acciones, monto asignado o
valor aportado, respectivamente, de acuerdo con escrituras públicas de
constitución o reformas, suscripción de acciones según el tipo de sociedad,
asociación o negocio, con el lleno de los requisitos legales.

Controles generales de capital social:

1. Custodiar en un lugar seguro y a cargo de una persona, la escritura pública

o documento de constitución.
2. Contabilizar oportuna y correctamente los aportes realizados según lo
informado en el documento de constitución.
3. Generar una nota contable por los aportes de cada socio.
4. Llevar registro y control del libro de actas de las reuniones de los socios y
custodiarlo en un lugar seguro por una sola persona.
 5. Verificar el origen de los dineros o bienes aportados por los socios.

33 RESERVAS

Comprenden los valores que por mandato expreso del máximo órgano social, se
han apropiado de las utilidades líquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el
ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias o para
fines específicos.

Controles generales de reservas:

1. Cumplir obligatoriamente con las reservas determinadas por ley.

2. Realizar un análisis financiero de la empresa antes de incurrir en reservas
voluntarias para determinar si es viable o no su implementación.

CONCLUSION

El patrimonio requiere sus controles, pero no son tantos como en el activo y en el

pasivo. Siempre y cuando se cumplan los controles del activo y del pasivo no
debería de haber problema con el patrimonio.

El patrimonio es muy importante, ya que representa lo que es la empresa

“desnuda”, sin mascaras, tal cual y como es, los aportes y dineros de sus socios,
sus ganancias y/o pérdidas, se podría decir que es el marcapasos de esta.

CONCLUSION GENERAL
El Control Interno en una empresa es muy importante por que contribuye a la
seguridad de su sistema contable, fijando y evaluando procedimientos
administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su
objeto social.

El control interno detecta las irregularidades y errores de los mecanismos de

operación y establece soluciones para estas.

El control interno da orden, da un procedimiento claro y sencillo de realizar a las

operaciones del ente económico.

El control interno aclara dudas que se puedan realizar en el manejo de una o

varias operaciones.
 FORMATOS DE AYUDA

 Recibo de caja:

 Planilla de caja:

PLANILLA DE CAJA
Recibo de Recibido de Concepto Valor Cheque Efectivo Boucher
Caja No
- - - - - - -

Total Recaudado:

Valor Recibido:
(Valor Consignado)
Valor en Caja
 Arqueo de caja:
 Conciliación bancaria:
 Consignación bancaria:

 Kardex:
 Análisis de cartera:
 Pagare:

 Letra de cambio: