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2016

DIAGNÓSTICO DE REQUERIMIENTOS
TECNOLÓGICOS PARA EL DESARROLLO
DE LAS FUNCIONES EN MATERIA
ELECTORAL DE LA SECCIÓN QUINTA DEL
CONSEJO DE ESTADO

DOCUMENTO CON INVENTARIO DE APLICACIONES


EXISTENTES EN EL CONSEJO DE ESTADO SECCIÓN QUINTA
QUE APOYAN EL PROCESO DE NULIDAD ELECTORAL DE
CAUSALES OBJETIVAS.
INGENIERO, JORGE ASTUDILLO REYES

Versión 6
Contenido

1. ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO DE REQUERIMIENTOS


TECNOLÓGICOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES EN MATERIA
ELECTORAL DE LA SECCIÓN QUINTA DEL CONSEJO DE ESTADO .................... 2
1.1. OBJETO: ..................................................................................................................... 2
1.2. ACTIVIDAD: ................................................................................................................ 2
1.3. ALCANCE ................................................................................................................... 2
1.4. PRODUCTO: ............................................................................................................... 2
1.5. DESARROLLO. .......................................................................................................... 2
7.1. SIGLO XXI. .................................................................................................................. 5
7.1.1.ESTADO ACTUAL: ..................................................................................................... 6
7.2. SISTEMA DE GESTIÓN ELECTORAL (SGE) ...................................................... 7
7.2.1. ESTADO ACTUAL: ............................................................................................... 7

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1. ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO DE REQUERIMIENTOS
TECNOLÓGICOS PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES
EN MATERIA ELECTORAL DE LA SECCIÓN QUINTA DEL
CONSEJO DE ESTADO
1.1. OBJETO:
Apoyar el desarrollo e implementación del Componente 5 “Marco electoral mejorado
para fortalecer los controles que garanticen elecciones libres y transparentes en el nivel
Subnacional” del Programa Regional Governance Activities RGA, operado por
Management Systems International MSI, con recursos de USAID. El mencionado
Programa tiene como propósito mejorar la gobernabilidad en 9 departamentos y 40
municipios afectados por el conflicto, generando confianza, credibilidad y legitimidad,
aumentando la capacidad de los gobiernos subnacionales para la prestación de
servicios públicos para la población más necesitada.

1.2. ACTIVIDAD:
Realizar un inventario de las aplicaciones existentes en el Consejo de Estado Sección
Quinta que apoyan con información al despacho para fundamentar un proceso de
nulidad electoral de causales objetivas, analizando la funcionalidad y la interoperabilidad
de los mismos.

1.3. ALCANCE
Como síntesis del punto 2. Justificación, del documento Términos de Referencia, en
concordancia con la cláusula primera del contrato No. 608000.04-500-03-15 que rige a
las partes y que establece:
(…) mediante el cual se busca generar procesos de mejoramiento que permitan
un adecuado desarrollo de las funciones electorales de la Sección Quinta del
Consejo de Estado, especialmente las relacionadas con las demandas de
nulidad de procesos electorales, (..)
(…) la consultoría le permitirá a la Entidad diagnosticar la situación actual de la
Sección Quinta para desarrollar un plan de trabajo dirigido a implementar un
sistema integral de gestión electoral que busque mejorar y modernizar procesos
y procedimientos internos para optimizar tiempos de respuesta a la ciudadanía;
(…)
El alcance está limitado al CONSEJO DE ESTADO - SECCIÓN QUINTA, procesos de
nulidad electoral de causales objetivas.

1.4. PRODUCTO:
Documento con inventario de aplicaciones existentes en el CONSEJO DE ESTADO -
SECCIÓN QUINTA.

1.5. DESARROLLO.
Como parte de la estrategia para agilizar los procesos de nulidad electoral de causales
objetivas, el Consejo de Estado Sección Quinta en cooperación con la USAID a través
de Management Systems International MSI, viene ejecutando varios procesos de apoyo
e innovación sistemática y tecnológica por medio de procesos de consultoría, lo que ha
permitido establecer parámetros para la consecución de objetivos en esta materia. En
consecuencia, se han identificado varias soluciones que requieren una actualización

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funcional y tecnológica para lograr el alcance de los objetivos estratégicos de la
corporación y asegurar un impacto positivo en la ciudadanía.
De acuerdo con lo anterior, se han desarrollado por parte de la Institución soluciones
informáticas que actualmente se encuentran en operación, las cuales requieren de
mantenimiento, mejoramiento y actualización para lograr el alcance de los objetivos
estratégicos de la corporación en concordancia con los de la entidad a nivel general
Rama Judicial, que asegura un impacto positivo en la ciudadanía y en especial en la
operación misma de los procesos de nulidad electoral de causales objetivas. Dichas
herramientas informáticas permiten desarrollar las actividades diarias de los diferentes
usuarios, para el cumplimiento de los objetivos, funciones y responsabilidades.
Siendo así, se realiza un inventario de las aplicaciones tecnológicas que actualmente
se encuentran en funcionamiento en la Sección Quinta del Consejo de Estado, con el
fin de analizar su funcionamiento de manera general, para tener una visión global sobre
el manejo de la información jurídica de carácter procesal. Este inventario, como insumo
para la presentación de una propuesta técnica conceptual, se encuentra alineado con
los objetivos específicos del proyecto, los cuales establecen el propósito de la
consultoría tecnológica.
Este insumo repercute sobre la propuesta técnica conceptual final, conclusión de la
consultoría, ya que se toma como punto de partida para analizar cómo se relaciona la
información y de ser posible armonizar técnicamente su funcionamiento sobre un solo
sistema totalmente integrado al interior del Consejo de Estado Sección Quinta, que
permita expandirse y tener comunicación al exterior, con otras entidades del orden
Público.
Por lo mencionado previamente, las herramientas tecnológicas, que actualmente se
encuentran en funcionamiento al interior del Consejo de Estado - Sección Quinta son:

INVENTARIO DE APLICACIONES CONSEJO DE ESTADO SECCION QUINTA

Interactúa
Sistema operativo Lenguaje de
No. Aplicación Base de datos Arquitectura con gestión DIMENSIONAMIENTO
servidor programación
electoral

Según Crecimiento
1 CITANET
Windows Server 2008 SQL - 2008 Cliente Servidor Visual .Net NO Local
SQL -
2 PORTAL WEB RAMA JUDICIAL
Windows Server 2012 2012/ORACLE WEB JAVA - PHP NO Plataforma Virtualizable
3 PORTAL WEB CONSEJO DE ESTADO Windows Server 2008 SQL - 2008 WEB PHP NO Granja de Servidores
SISTEMA ADMINISTRADOR DE Cliente Servidor y
4
JURISPRUDENCIA Windows Server 2008 SQL - 2008 WEB JAVA NO Granja de Servidores
Cliente Servidor -
5 SISTEMA DE GESTION INTERNA
Windows 8 LOCAL Access Compartida VBA - ACCESS NO LOCAL
SQL – 2005 / En
6 SISTEMA DE GESTION ELECTORAL proceso de
Windows Server 2008 Actualización. Cliente Servidor VBA - ACCESS SI LOCAL
SQL - 7.0 -2000-
7 SIGLO XXI
Windows Server 2008 2005-2008 Cliente Servidor .Net - Java y C++ SI LOCAL
Tabla 1 Inventario de Aplicaciones.

1. SIGLO XXI (SE DETALLA EN EL SIGUIENTE ACÁPITE).

2. CITANET.
Esta herramienta está desarrollada en Visual Estudio punto NET, en una
configuración Cliente Servidor, la información es almacenada en una Base de datos
MS - SQL, dimensionada para soportar conexiones simultáneas en un servidor
compartido no dedicado, realiza la función interna de notificación electrónica, con
acuse de recibo, funciona vía internet, a través de mensajería instantánea, (E-mail

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y Mensajes de Texto a números inscritos dentro del proceso o plataforma
tecnológica.). Esta plataforma actualmente es utilizada por la Entidad Rama Judicial
a Nivel Nacional y en las secretarias de la corporación como medio de notificación
electrónica, facilitando el proceso y gestión interna. Esta herramienta de
notificación, actualmente no interactúa con el sistema SGE (Sistema Gestión
Electoral), sin embargo, durante el proceso y de manera independiente realiza la
notificación electrónica durante el flujo de trabajo del proceso de Nulidad Electoral
de causales Objetivas. El sistema actualmente se encuentra en funcionamiento en
las secretarias de la Corporación, es preciso mencionar que dependiendo la
providencia, las notificaciones se realizan de manera personal, por edicto o correo
certificado siendo las notificaciones electrónicas administradas por el sistema
CITANET.

3. PORTAL WEB. ( www.ramajudicial.gov.co)


Actualmente el portal de la Rama Judicial contiene la información de la Entidad,
tanto administrativa como judicial, integrando todos los sistemas de servicio al
usuario interno y ciudadano en un solo portal. Esta plataforma está basada en
subdominios de administración, a fin de permitir la gobernabilidad TI de cada una
de las corporaciones e instituciones que conforman la Rama Judicial. Esta
plataforma es soportada actualmente en un centro de datos de nivel Tier III
administrado por el ISP - ETB, bajo esquemas de configuración virtualizables con
tecnología Microsoft Windows Server 2008, ORACLE y WmWare, dimensionada
para soportar conexiones simultáneas e incrementar su hardware de manera activa
por ser una plataforma virtual con capacidad y replica en 12 Servidores Activo -
Pasivo. Esta herramienta tecnológica de integración, actualmente no tiene relación
directa en el proceso de Nulidad Electoral por casuales objetivas.

4. PORTAL WEB DEL CONSEJO DE ESTADO.


Esta herramienta fue desarrollada al interior del Consejo De Estado por el área de
sistemas, bajo una plataforma de desarrollo en ambiente WEB – PHP con
arquitectura basada en subsitios, dimensionada para soportar conexiones
concurrentes, se encuentra en funcionamiento en la URL:
http://www.consejodeestado.gov.co/, soportado por una granja de servidores con
Sistema Windows Server 2008 y base de datos MS - SQL 2008, con replica. Esta
herramienta contiene la información del Consejo de Estado, referente a la Relatoría,
Actuaciones Específicas, Consulta de procesos, Sentencias de Interés, e
Información enfocada al ciudadano. Esta herramienta cuenta con un buscador de
procesos, que interactúa con la información almacenada en las bases de datos de
Justicia XXI y otras bases de datos que almacenan archivos relevantes del proceso.
El portal de la Corporación interactúa con el ciudadano, brindando información
referente al proceso, jurisprudencia, providencias entre otros, a manera de consulta.
El portal a través de cadenas de conexión interactúa con las bases de datos de los
sistemas que brindan este tipo de información y así logran presentan a los usuarios
la información que les sea relevante.

5. SISTEMA ADMINISTRADOR DE JURISPRUDENCIA.


Este sistema, se encuentra en funcionamiento en la Corporación Consejo de Estado
y en el área de Relatoría de la Sección Quinta, desarrollado en JAVA con una base
de datos SQL 2008, soportado por un servidor con Sistema Windows Server 2008,
dimensionada para soportar conexiones concurrentes de usuarios externos e
internos. Este aplicativo cumple con la función de cargar y administrar las
providencia a través de un procedimiento de consulta previa en el sistema de
información de la Rama Judicial Siglo XXI, cuenta con un módulo adicional que es
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el encargado de realizar las consultas previas a nivel interno y catalogar las
providencias de acuerdo a su género, para luego ser publicadas a través de la WEB
en el portal de la Corporación Consejo de Estado. Es una aplicación cliente servidor
que no interactúa con otros sistemas de información. Las consultas que se realizan
a estas bases de datos se realizan a través de cadenas de conexión por parte del
portal WEB del Consejo de Estado, lo que permite interactuar directamente con la
información almacenada en este sistema.

6. SISTEMA DE GESTION INTERNA (SGI).


Es un sistema que gestiona la información que ingresa a la Sección Quinta a través
de la secretaría y el sistema de información SIGLO XXI, esta información es de
carácter procesal, documental, entre otros. Este sistema fue desarrollado al interior
de la Sección Quinta, sobre una plataforma Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
y una base de datos, ACCESS. Este sistema lo soporta un sistema Windows 8
instalado localmente, dimensionado para funcionar de manera local sobre la RED
LAN sin posibilidad de crecimiento a otras Corporaciones por tratarse de un
desarrollo a la medida. El sistema realiza consultas directas sobre las bases de
datos del sistema SIGLO XXI. Gestiona la información por medio de un flujo de
trabajo interno, el cual asigna manualmente a los operadores judiciales la carga
laboral según las funciones a realizar por cada despacho. Este sistema tiene una
configuración cliente servidor y no tiene relación directa en el proceso de nulidad
electoral. Solamente se encuentra en funcionamiento en uno de los despachos de
la Sección Quinta.

7. SISTEMA DE GESTIÓN ELECTORAL (SGE) ()1


Ahora bien, las herramientas tecnológicas que intervienen en el proceso de nulidad
electoral con causales objetivas, son Siglo XXI y SGE, las cuales se detallan a
continuación.

7.1. SIGLO XXI.


Sistema de información misional que tiene como fin primordial el registro, seguimiento y
control de los asuntos que tengan conocimiento los diferentes despachos de la Rama
Judicial y sobre el cual se encuentra implementada la operación del proceso judicial
“Nulidad electoral de causales objetivas”; permite llevar el registro, control y
administración de los casos relacionados con el procesos judicial mencionado,
garantizando el registro de todas las actuaciones específicas de dicho proceso, en los
despachos, de la Corporación Consejo de Estado Sección Quinta.
El sistema soporta la operación del proceso escrito y el proceso oral de acuerdo con la
normatividad vigente en el sector justicia, brindando los niveles de seguridad necesarios
para el acceso a los aplicativos y la información misma, acompañada de un sistema de
administración de perfiles y privilegios de usuarios.
El sistema soporta la inclusión de módulos diseñados e integrados para su
funcionamiento tales como:

1
La información de cada uno de los sistemas mencionados en el presente documento, se recolectó por
medio de entrevistas en el departamento de sistemas de la Corporación, manuales de funcionamiento de
los sistemas de información y documentación interna para el manejo de los sistemas, Siglo XXI (Consejo
Superior de la Judicatura – Unisoftware Ltda., Manual Despachos Siglo XXI Manual de Usuario 140710 ) y
SGE ( Manual del Usuario SGE) información compartida por los funcionarios que manejan los sistemas.
En el caso de los demás sistemas se analizó la funcionalidad a través de pruebas de funcionamiento
interno. No se encontraron los manuales respectivos.
5
 Módulo de reparto (Módulo que gestiona el reparto de procesos)
 Módulo de estadística.( Módulo que gestiona informes estadísticos de procesos
Judiciales)
 Módulo de consultas jurídicas (Módulo que gestiona información judicial
almacenada en el sistema y que se encuentra disponible para el usuario Interno)
 Módulo de registro de Actuaciones.(Módulo de gestión interna, para registrar
actuaciones en el proceso)
 Módulo de radicación.(Módulo de gestión Interna, para la radicación de
memorandos)

7.1.1.ESTADO ACTUAL:
• Sistema desarrollado con tecnología cliente-servidor.
• Manejador de Base de Datos MS SQL (7.0 -2000-2005-2008).
• Interface de usuario MS Visual Basic 6.0,
• Se encuentra instalado bajo el sistema operativo Windows XP,
Windows 7, Windows 8 y 8.1.
El almacenamiento de datos se hace localmente (Servidor).
Se le han realizados desarrollos complementarios de mejoras, en .Net, Java y C++.
Según el Marco para la Interoperabilidad del Gobierno en línea que establece la
interoperabilidad como un conjunto de principios y políticas que orientan los esfuerzos
políticos, legales y organizacionales de las entidades, con el fin de facilitar el intercambio
seguro y eficiente de información, con el propósito de facilitar la prestación de sus
servicios a ciudadanos, empresas y otras entidades públicas en Colombia.
La interoperabilidad de este sistema, se reconoce básicamente en una dimensión
técnica, haciendo referencia a los aspectos de nivel técnicos que se requieren para
conectar los sistemas de información e intercambiar información, que en el ámbito del
Sistema Siglo XXI interactúa con otros sistemas de administración de información de la
Corporación y la Rama Judicial, tales como:

 Sistema de información para la gestión del despacho.(Desarrollado en Access -


Realiza consultas de la base de datos de Siglo XXI)
 Sistema de información para la consulta del estado del proceso.(Portal WEB
www.ramajudicial.gov.co módulo de consulta de procesos.- consulta información
de la base de datos de Siglo XXI, a través de cadenas de conexión y protocolos
de comunicación.
El intercambio de información se realiza, por medio de estándares de acceso a bases
de datos ODBC para el caso de Sistema de Información para la Gestión de despacho,
cadenas de conexión SQL, en el caso de consulta de procesos del portal WEB y los
sistemas de jurisprudencia, todo a través de protocolos de comunicación TCP/IP.
Esta interoperabilidad técnica es básicamente la consulta de información por medio de
cadenas de conexión directa a la base de datos, para que los consumidores la utilicen
como medio o recurso consultable y disponible más no modificable, permitiendo la
interoperabilidad con diferentes sistemas.
Actualmente, las bases de datos de Siglo XXI se encuentran monitoreadas bajo
esquemas de seguridad perimetral y control de acceso por medio de un SOC,
administrado por la Unidad de Informática de la Rama Judicial, lo que permite un control
sobre el acceso externo a esta información.

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7.2. SISTEMA DE GESTIÓN ELECTORAL (SGE)
Sistema de información misional sobre el cual se encuentra implementada la operación
del proceso judicial “Nulidad electoral de causales objetivas”; permite llevar el registro,
control y administración de los casos relacionados con el procesos judicial mencionado
garantizando el registro de todas las actuaciones específicas de dicho proceso, en el los
despachos, de la Corporación Consejo de Estado Sección Quinta.
EL Sistema Gestión Electoral es un sistema misional de la Sección Quinta del Consejo
de Estado que relaciona e integra la información suministrada por los demandantes:
partes, cargos, mesas, partidos, candidatos, datos de formularios, pruebas solicitadas;
con la información recolectada :información de formularios, actas, resoluciones, etc.;
que facilita el análisis en la solicitud de pruebas, la revisión del agotamiento del requisito
de procedibilidad, el estudio de los cargos, las modificaciones de votos por partido-
candidato y la consolidación de los resultados.
Este sistema cuenta con diferentes módulos que están relacionados entre sí:

 Módulo de información general


 Módulo de Procedibilidad / historia
 Módulo de pruebas.
Cada uno de ellos maneja e integra información relevante del proceso de nulidad
electoral, a fin de consolidarla y analizarla de manera conjunta y organizada, permitiendo
a los intervinientes de la Sección Quinta del Consejo de Estado la facilidad para la toma
de decisiones.
El sistema es alimentado inicialmente con información relevante de la Registradora
Nacional del Estado Civil, tales como, Zonas Puestos y Mesas de votación, así como la
información de la División Política DIVIPOL, información de partidos políticos e
información relevante del proceso. Esta información es ingresada por los funcionarios
del grupo interdisciplinario de la Sección. El sistema contiene información estandarizada
de causales de nulidad, que son llamados cargos, establecidas en el código de
procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo, todo lo anterior como
insumo previo para el análisis de información que hace el sistema.

7.2.1. ESTADO ACTUAL:


 Sistema desarrollado con tecnología cliente-servidor. Soportada por un
Servidor Windows Server 2008
 Manejador de Base de Datos MS SQL (2005), en proceso de
Actualización 2008. Soportada por un Servidor Windows Server 2008
 Interface de usuario ACCES con componentes y servicios que permiten
el acceso a datos, impresión de informes y diseño de tablas.
 Se encuentra instalado bajo el sistema operativo Windows 8 y 8.1.
 El almacenamiento de datos se hace localmente (Servidor).
 Se le han realizado desarrollos complementarios en VBA, ( Visual Basic
para Aplicaciones)
El sistema actualmente está dimensionado para manejar información de manera local y
sobre una RED LAN, sin embargo la interfaz usada y el manejo de la información sobre
la base de datos actual es lenta por no contar con indexación de datos y consultas
generalizadas a través de código SQL sin realizar barridos de registros por medio de
código VBA. La herramienta se encuentra en proceso de actualización a una base de
datos 2008 y Windows Server 2012 sobre un entorno de servidores virtualizables bajo

7
la plataforma de Windows, administrados por la Entidad Rama Judicial - Unidad de
Informática.
La interoperabilidad de este sistema, se reconoce básicamente en una dimensión
técnica, partiendo del concepto del Gobierno en línea que establece la interoperabilidad
como un conjunto de principios y políticas que orientan los esfuerzos políticos, legales
y organizacionales de las entidades, con el fin de facilitar el intercambio seguro y
eficiente de información, con el propósito de facilitar la prestación de sus servicios a
ciudadanos, empresas y otras entidades públicas en Colombia.
La interoperabilidad técnica del presente sistema, haciendo referencia a los aspectos de
nivel técnico que se requieren para intercambiar información, están disponibles a través
de estándares de conexión ODBC, ODBC (Open Database Connectivity), DAO (Data
Access Objects), RDO (Remote Data Objects): OLE DB, ADO (ActiveX Data Objects,
entre otros, dependiendo la interfaz de usuario que utilice la aplicación consultante y la
facilidad de comunicación, ya que el motor de base de datos en el que se encuentra la
información actualmente es MS SQL. Sin embargo, esta aplicación no interactúa con
otros sistemas de información de la entidad ni de otras instituciones públicas, por
tratarse de información relevante del proceso a nivel interno. La aplicación cuenta con
la capacidad para exponer y permitir compartir información a través de cadenas y
protocolos de conexión basados en estándares de comunicación y seguridad controlada
a través de perfiles de usuarios dentro de la red de la entidad o a través de internet si
se desea, lo que requeriría ajustes y configuraciones previas en los dispositivos de
seguridad perimetral, equipos activos y direccionamiento IP de la Entidad.

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