Gestão Económica de

Compras
0672 – Documentação Comercial

Fevereiro 2010
CECOA – Centro de Formação Profissional para o Comércio e Afins
João Luis Francisco Costa
 Gestão Económica de Compras

CLASSIFICAÇÃO DE STOCKS

Como em todas as partes de uma organização, os stocks de uma empresa deverão

ser alvo de uma gestão cuidada e atenta. Como tal, deveremos primeiro perceber
do que se trata para melhor os poder gerir.

Em conceito, stock é a designação utilizada para descrever todo e qualquer tipo de

material armazenado com o objectivo de criar independência entre os vários
estágios da cadeia produtiva. Isto é, stock é tudo aquilo que num momento do
processo produtivo (início, meio ou fim) cria uma “almofada” de segurança para
planeamento.

Daqui, podemos retirar que existem diversos tipos de stock:

a) Stocks necessários à produção, como sejam matérias-primas ou semi-

produtos (produtos já com algum grau de transformação) a meio do
processo produtivo;
b) Peças de substituição, como sejam consumíveis e produtos de manutenção;
c) Stocks de produtos em fabricação, como sejam semi-produtos que estão ao
longo do processo produtivo aguardando a entrada em nova fase;
d) Stocks de produtos acabados.

Qualquer que seja o tipo de stock que estejamos a falar, exige sempre da
organização um controlo rigoroso, seja da sua quantidade, seja do seu valor, uma
vez que estes se apresentam como uma necessidade mas também como um
enorme constrangimento financeiro da empresa, uma vez que, em média, o seu
custo representa cerca de 25% a 35% do valor do capital imobilizado além de que
tem peso no custo final dos produtos.

O objectivo de uma empresa será sempre o de atingir stock zero, embora isso
pareça de todo impossível.

E para que serve o stock?

Em termos básicos, podemos definir que os objectivos de manutenção de stock

são:

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1. Armazenar bens para fazer face à satisfação de uma previsão de procura;

2. Permitir um desacoplamento entre:
a. Fornecimento e produção
b. Fases do processo produtivo
c. Produção e distribuição
3. Poder beneficiar de descontos de quantidade
4. Protecção contra a inflação

Estes objectivos permitem tentar conseguir um equilíbrio entre custos, rapidez de

execução e garantia de fornecimento às solicitações do mercado.

Como já foi abordado, a manutenção de um stock de produtos trás consigo um

conjunto de desvantagens e, por isso, o objectivo maior de uma organização atingir
um stock zero.

São elas:

1. Aumento de custos;
a. Custo unitário do produto
b. Custo de aquisição (ou custo de setup)
c. Custo de posse
2. Dificuldade de Controlo;
3. Pode esconder problemas de produção.

Esta gestão, por ser complexa e tão importante, começa por classificar os stocks,
isto é, atribuir características a cada tipo de stock e, a partir daí, gerir cada uma
dessas características.

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Esquematicamente apresentam-se as diversas classificações possíveis para stocks.

Classificação de
Stocks

Localização no
Quantidade e Valor Tipo de Procura Outros
Processo

Matérias-Primas
Dependentes Manutenção
Em curso Análise ABC
Independentes Operação
Produtos Acabados

A. Localização no processo

Este tipo de classificação baseia-se na definição dos elementos segundo a sua

utilidade no processo produtivo. “Matérias-Primas” no inicio do processo, “Em
curso” no decorrer do processo produtivo e “Produtos Acabados” no final do
processo produtivo.

B. Quantidade e Valor

Este método permite classificar os artigos em stock segundo o valor de uso dos
mesmos. Consiste em dividir os produtos em três classes (A, B e C) sendo que os
stocks de produtos serão tanto mais controlados quanto maior for o seu valor de
uso.

Estudaremos esta classificação mais detalhadamente no ponto seguinte.

C. Tipo de Procura

Uma das classificações dos produtos em stocks será a o tipo de procura que estes
artigos encontram. Assim sendo, poderemos definir dois tipos de procura:
dependente e independente.

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A procura dependente caracteriza-se por componentes e subconjuntos que, ao

serem incorporados na produção dos produtos finais, possuem uma procura
dependente da procura de um outro produto, não sendo por isso directamente
influenciada pelo mercado. Só existe procura de um componente ou subconjunto
quando é desencadeado o fabrico de um lote do produto final e até ao fabrico do
próximo lote a procura do componente ou subconjunto é nula.

A procura independente caracteriza-se pela procura de produtos finais e é

originada na envolvente exterior ao sistema produtivo, possuindo um
comportamento aleatório.

D. Outros

Aqui inserem-se as classificações de produtos com base na sua operacionalidade,

isto é, a sua finalidade produtiva ou de manutenção.

A ANÁLISE ABC

De acordo com esta metodologia de gestão de stock, como já foi referido

anteriormente, os produtos deverão ser classificados nas classes A, B e C, segundo
a respectiva relevância financeira e quantitativa.

Assim:

A - cerca de 80% de capital investido, 20% da quantidade em stock

B - cerca de 15% do capital investido, 30% da quantidade em stock

C - cerca de 5% do capital investido, 50% da quantidade em stock.

No entanto, estes valores não são uma regra matemática, devendo ser ajustados à
organização. No entanto, é de sublinhar a importância deste modelo uma vez que a
análise ABC deve obrigatoriamente reflectir a dificuldade de controlo de um item e
o impacto deste item sobre os custos e a rentabilidade, o que de certa maneira
pode variar de empresa para empresa.

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Para que serve esta segmentação?

Os produtos da classe A deverão ser geridos com grande rigor, porquanto

representam um investimento avultado; nomeadamente, é necessário determinar
o stock de segurança com grande precisão, dado que se este for calculado por
excesso, o acréscimo de investimento na sua posse será elevado; por outro lado,
uma ruptura do stock poderá ter (provavelmente terá mesmo...) um impacto assaz
negativo para a empresa.

Já os produtos da classe C poderão ser geridos com muito mais flexibilidade,

porquanto representam um investimento reduzido; nomeadamente, a empresa
tem a possibilidade de utilizar stocks de segurança mais elevados, minimizando
assim as probabilidades de uma ruptura, que neste tipo de artigos não seria
razoável.

No que concerne os stocks da classe intermédia B, dado que representam níveis de

investimento e quantidades medianas, a sua gestão deverá reflectir isso mesmo, ou
seja, mais objectiva e precisa do que a aplicada aos produtos da classe C, mas
também não se justificando o rigor e controlo utilizados para a classe A.

Esta classificação pode ser efectuada seguindo um de dois critérios possíveis:

1. Valor da saída anual de stocks;

2. Valor em stock.

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Exemplo

Apresenta-se de seguida o inventário de uma empresa, as necessidades anuais de

cada um dos produtos assim como o seu custo unitário.

Código do Artigo Necessidades anuais Custo unitário (EUR)

Q10 10.000 13
R20 5.000 5
S30 2.000 6
T40 1.000 18
U50 100 55
V60 5.000 8
W70 2.000 2
X80 200 12
Y90 25.000 10

Passo 1: Cálculo do valor de stock

Código do Artigo Necessidades Custo unitário Valor

anuais (EUR)
Q10 10.000 13 130.000
R20 5.000 5 25.000
S30 2.000 6 12.000
T40 1.000 18 18.000
U50 100 55 5.500
V60 5.000 8 40.000
W70 2.000 2 4.000
X80 200 12 2.400
Y90 25.000 10 250.000

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Passo 2: Ordenação por valor

Código do Artigo Necessidades Custo unitário Valor

anuais (EUR)
Y90 25.000 10 250.000
Q10 10.000 13 130.000
V60 5.000 8 40.000
R20 5.000 5 25.000
T40 1.000 18 18.000
S30 2.000 6 12.000
U50 100 55 5.500
W70 2.000 2 4.000
X80 200 12 2.400

Passo 3: Cálculo da percentagem de cada item sobre o total de itens.

Código do Artigo Número de Ordem % total Valor

Y90 1 11,11% 250.000
Q10 2 22,22% 130.000
V60 3 33,33% 40.000
R20 4 44,44% 25.000
T40 5 55,56% 18.000
S30 6 66,67% 12.000
U50 7 77,78% 5.500
W70 8 88,89% 4.000
X80 9 100,00% 2.400

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Passo 4: Cálculo da percentagem acumulada do valor de cada item.

Número de Ordem % total Valor Valor % Total

acumulado
1 11,11% 250.000 250.000 51,345%
2 22,22% 130.000 380.000 78,045%
3 33,33% 40.000 420.000 86,260%
4 44,44% 25.000 445.000 91,395%
5 55,56% 18.000 463.000 95,091%
6 66,67% 12.000 475.000 97,556%
7 77,78% 5.500 480.500 98,686%
8 88,89% 4.000 484.500 99,507%
9 100,00% 2.400 486.900 100,000%

Graficamente vem que:

100,000%

90,000%

80,000%

70,000%

60,000%

50,000%

40,000%

30,000%

20,000% A B C
10,000%

0,000%

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No entanto, a realização gráfica de nada serve se não for acompanhada pela devida
análise dos valores encontrados. Assim, levanta-se a questão do que fazer com os
dados obtidos.

Se o objectivo primordial dos cálculos é perceber quais os produtos com maior

peso em stock, peso em termos de valores totais, é para que se possa perceber
quais os produtos em que nos devemos focalizar para conseguir uma gestão
eficiente e eficaz dos volumes de stock (em termos quantitativos e valorativos).

Definindo, os artigos classificados como “A” deverão ser alvo de um controlo

frequente, inventariações constantes com cálculos rigorosos de quantidades e
reaprovisionamentos, uma vez que, como retirado da análise, este possuem a
maior componente de custos de armazenamento.

Os artigos classificados como “B” poderão ser alvo de controlos mais

automatizados com os dados e parâmetros revistos em intervalos trimestrais ou
quadrimestrais.

Por fim, os artigos classificados como “C”, poderão ser alvo de revisões
semestralmente ou mesmo anualmente.

No entanto, e porque deveremos ter sempre em atenção o tipo de organização que

se tem pela frente, estas regras sugeridas poderão não ser aplicáveis. É preciso
notar que apesar de 5% do valor, em termos de peso relativo, poder ser diminuto,
em termos absolutos poderá ainda representar um grande encargo para a
empresa, não só por um custo unitário elevado como também pelo espaço que
estes artigos ocupam em armazém. Por isso, todas as análises devem ser ajustadas
à realidade e não a realidade ajustada à análise.

Mas porquê uma gestão de stocks?

Como já atrás se disse, o peso dos stocks no total do capital circulante é elevado e,
por isso mesmo, deverá ser feito um controlo cuidado do mesmo. Este controlo
deverá ser iniciado no processo de compra com uma atenção especial na
quantidade e no preço do produto. Esta gestão permite que os produtos estejam
disponíveis apenas e só quando e nas quantidades necessárias para o imediato e
para as previsões de consumo. Com este intuito, deverá ser dada uma especial
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atenção às entregas para que não ocorram falhas que poderão levar a um aumento
considerável de custos.

O controlo de saídas é tão importante com o controlo de entrada. Só assim se

poderá ter valores fiáveis necessários para os cálculos de necessidades que
poderão conduzir, ou não, ao iniciar de um processo de compra.

No entanto, e como falhas são possíveis e existentes, deverá sempre existir um

controlo de inventário físico, de forma cíclica, e tendo em atenção os resultados
obtidos pela análise ABC. Estes inventários cíclicos permitem uma manutenção de
um conhecimento correcto do stock e a correcção de possíveis erros porque
detectados antecipadamente.

Alguns destes pontos, lote económico e pontos de encomenda, serão tratados no

ponto seguinte de uma forma mais exaustiva.

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Exercícios

1. Defina o conceito de stock.

2. Indique e explique os tipos de stock existentes.
3. Qual o objectivo final da empresa relativamente à detenção de stock e
explique o porquê.
4. Quais os objectivos de manutenção de um stock?
5. E quais as sua vantagens e desvantagens?
6. Como se podem classificar os stocks?
7. Caracterize a análise ABC.
8. Quais os cuidados a ter com uma análise deste tipo?
9. Considere a empresa Alves & Alves, Lda. Apresentam-se de seguida os dados
de inventário à data para os artigos referenciados.

Código do Artigo Necessidades anuais Custo unitário (EUR)

A1 12.000 12
A2 5.000 7
A3 250 5
A4 3.500 9
A5 1.600 11
A6 3.700 15
A7 1.200 6
A8 7.000 13
A9 4.300 10
A10 10.200 8
A11 800 4

Faça a tratamento ABC numérico e gráfico e indique as suas conclusões.

10. Faria sentido fazer uma análise ABC com apenas três referências?
Fundamente a sua resposta.

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LOTE ECONÓMICO

As compras resumem-se à resposta a três questões essenciais:

A. O que comprar;
B. Quanto comprar;
C. Quando comprar.

Estas respostas são de uma dificuldade extrema de resposta uma vez que exigem
uma mistura de factores internos e externos à empresa. Daqui podemos retirar que
as compras são sempre uma porta de entrada de todo o material necessário na
empresa.

Como já atrás vimos, pela classificação dos stocks, as compras têm que se
preocupar com as aquisições de matérias-primas, produtos intermédios (caso
estes não sejam de fabrico próprio), materiais de manutenção e de substituição.
Assim, para cada uma das referências que se contabilizam em stock será
necessário responder a estas três questões.

Se a resposta à primeira questão é dependente de terceiros, nomeadamente da

Produção e/ou da Direcção Comercial, uma vez que são estes que são responsáveis
por planeamentos estratégicos e efectivos da empresa no que concerne a
expectativas de saídas de produtos acabados para o mercado externos da empresa,
as outras duas perguntas terão que ser respondidas pelas compras, embora sob
uma prévia análise da capacidade financeira da empresa, uma vez que é esta que
permite a dispensa de capital para as aquisições e este não é um recurso infinito
por definição, isto é, há limites na disponibilidade financeira, ao mesmo tempo que
há limitações a nível de espaço de armazém a ser ocupado pelas novas aquisições.
Mas, mesmo que não houvesse esta última limitação, a parte económico-financeira
é de extremo relevo para a análise a ser efectuada previamente.

Esta análise financeira não se prende apenas com o facto do preço do produto. É
necessário levar em atenção toda a estrutura de custos inerente a uma compra.

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Estes custos poderão ser:

1. Custos de encomenda
2. Custos financeiros de posse.

Poderemos ainda subdividir estes dois tipos de custos.

O termo Custos de encomenda refere-se as despesas efectuadas para a aquisição de

entradas (inputs).

Essas despesas incluem:

• Custo de colocação de uma encomenda;

• Custo de transporte;

• Custo de inspeccionar mercadorias;

• Custo de receber mercadorias.

O termo custos de posse refere-se as despesas efectuadas para manter um dado

nível de inventário.

Essas despesas incluem:

• Custo do seguro;

• Custo com o pessoal;

• Custo do local de armazenamento;

• Custo de obsolescência ou deterioração;

• Custo de manuseamento dos materiais.

Todas estas limitações levam a que deva ser calculado o que se designa de lote
económico.

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O que é o lote económico?

A definição de lotes económicos de encomenda consiste em fixar as quantidades a

encomendar em cada momento, recorrendo a critérios que podem ser justificados
por razões de ordem prática e por razões de ordem económica.

Quando se procuram os critérios de ordem económica para fixação de lotes

económicos de encomenda, procura-se, sempre que possível, minimizar os custos
globais que acima foram descritos.

O cálculo dos valores óptimos só é possível através de procedimentos

relativamente pouco eficientes (recorrendo-se por exemplo à programação
dinâmica). Na prática usam-se, por isso, algoritmos heurísticos (isto é, conjunto de
regras “inteligentes”) que, com um esforça computacional reduzido, produzem em
geral soluções consideradas satisfatórias.

No seguimento do módulo anterior, em que calculámos o EOQ (Quantidade

Económica de Compra), relembramos a fórmula de cálculo.

2 D S
EOQ
H
Em que D representa a procura anual do produto, S o custo por encomenda e H o
custo de posse unitário.

A importância do modelo EOQ , deve-se ao facto de o mesmo permitir resolver um

dos maiores problemas da gestão de stocks, isto é, o problema da quantidade de
encomenda, respondendo à questão: “que quantidade de inventário deve ser
encomendado num determinado ponto de tempo?”

Assim, as compras devem-se basear nas quantidades necessárias ao fabrico de um

lote que seja considerado de economicamente viável. Não é incomum as empresas
indicarem, por exemplo, um lote mínimo de fabrico que permita cobrir todos os

João Costa – Fevereiro 2010 15

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seus custos para que não haja lugar a perdas consideráveis por inviabilidade
económica.

Em termos gráficos podemos ilustrar o Lote Económico da seguinte forma:

Custo

Quantidade
Custo de Armazenagem

Custo de Total

Custo de Aquisição

Deste modo podemos localizar o ponto em que a perpendicular (quando estendida

para cima) intersecta a linha do custo total. Este ponto dá-nos o custo mínimo total
na quantidade económica de encomenda.

Por esta análise gráfica podemos concluir que o custo de encomenda e o custo de
posse são iguais no ponto EOQ e que neste ponto, o custo total anual de
encomendar e de posse é mínimo.

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