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Excel 2007
Contenidos
Modulo 1..........................................................................................................................................................................9
Introducción...................................................................................................................................................................10
Entorno de Trabajo........................................................................................................................................................13
Ficha Inicio.....................................................................................................................................................................15
Ficha Insertar..................................................................................................................................................................15
Ficha Fórmulas...............................................................................................................................................................16
Ficha Datos.....................................................................................................................................................................16
Revisar............................................................................................................................................................................16
Ficha Vista......................................................................................................................................................................17
Icono Ayuda...................................................................................................................................................................17
Botones Administrativos................................................................................................................................................17
Hoja de Trabajo..............................................................................................................................................................18
Barra de Estado..............................................................................................................................................................19
Barras de Desplazamiento.............................................................................................................................................20
Modulo 2........................................................................................................................................................................21
Punteros de Excel...........................................................................................................................................................22
Formatos de Celdas........................................................................................................................................................32
Ficha Fuente...................................................................................................................................................................32
Ajuste el texto................................................................................................................................................................37
Combinar y Centrar........................................................................................................................................................38
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Formato Fecha...............................................................................................................................................................39
Formato Moneda...........................................................................................................................................................40
Buscar.............................................................................................................................................................................44
Reemplazar....................................................................................................................................................................45
Modulo 3........................................................................................................................................................................47
Autosuma.......................................................................................................................................................................51
Referencia Relativa:........................................................................................................................................................58
Referencia Absoluta:......................................................................................................................................................60
Referencia de Columna:.................................................................................................................................................62
Referencia de Fila:..........................................................................................................................................................63
Tipos de Funciones........................................................................................................................................................65
Asistente de Funciones..................................................................................................................................................65
Función Suma.................................................................................................................................................................67
Función Promedio..........................................................................................................................................................69
Función Máximo............................................................................................................................................................71
Función Mínimo.............................................................................................................................................................73
Función Contar..............................................................................................................................................................74
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Introducción a los Gráficos............................................................................................................................................78
Tipos de Gráficos............................................................................................................................................................78
Gráficos en Columnas....................................................................................................................................................78
Gráficos de Barra............................................................................................................................................................78
Gráficos Circulares.........................................................................................................................................................79
Gráficos de Líneas..........................................................................................................................................................79
Crear un Gráfico.............................................................................................................................................................80
Mover un Gráfico...........................................................................................................................................................81
Secciones de un Gráfico.................................................................................................................................................82
Estilos de Diseño............................................................................................................................................................90
Grafico Circular..............................................................................................................................................................91
Barra Diseño...................................................................................................................................................................93
Barra Presentación.........................................................................................................................................................94
Imprimir.........................................................................................................................................................................98
Área de Impresión..........................................................................................................................................................98
Vista Preliminar..............................................................................................................................................................99
Vista Previa...................................................................................................................................................................100
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Grupo Imprimir............................................................................................................................................................102
Ventana Imprimir.........................................................................................................................................................103
Configurar Página.........................................................................................................................................................104
Pestaña Página.............................................................................................................................................................104
Ajuste de Escala...........................................................................................................................................................104
Márgenes.....................................................................................................................................................................106
Nombres de Rango......................................................................................................................................................112
Funciones.....................................................................................................................................................................117
Funciones de Texto......................................................................................................................................................117
Función Concatenar.....................................................................................................................................................117
Función Encontrar.......................................................................................................................................................118
Función Izquierda........................................................................................................................................................118
Función Derecha.........................................................................................................................................................119
Función Largo..............................................................................................................................................................120
Función Minusc............................................................................................................................................................120
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Función Mayusc..........................................................................................................................................................121
Función NomPropio....................................................................................................................................................122
Función Extrae............................................................................................................................................................122
Función Reemplazar....................................................................................................................................................123
Función Hallar.............................................................................................................................................................124
Función Sustituir.........................................................................................................................................................124
Función Espacios.........................................................................................................................................................125
Función Fecha.............................................................................................................................................................126
Función Día..................................................................................................................................................................126
Función Mes.................................................................................................................................................................127
Función Año................................................................................................................................................................127
Función Hora...............................................................................................................................................................127
Función Ahora..............................................................................................................................................................128
Función Hoy................................................................................................................................................................128
Función Diasem............................................................................................................................................................129
Función SI()..................................................................................................................................................................129
Índice y Coincidir..........................................................................................................................................................137
ESERROR()....................................................................................................................................................................137
Texto en columnas.......................................................................................................................................................138
Autofiltros....................................................................................................................................................................142
Orden Ascendente.......................................................................................................................................................144
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Orden Descendente.....................................................................................................................................................144
Opción Personalizar......................................................................................................................................................148
Auto Filtro....................................................................................................................................................................151
Filtro Avanzado............................................................................................................................................................156
Tabla Dinámica.............................................................................................................................................................169
MS-QUERY....................................................................................................................................................................177
Unir TABLAS..................................................................................................................................................................182
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Devolver Datos a Excel.................................................................................................................................................183
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Modulo 1
Conceptos Básicos de Excel
Objetivo
La nueva interfaz permite una dinámica y atractiva forma de trabajar en Excel en este modulo
conoceremos "Las novedades de Excel 2007".
Introducción
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La nueva interfaz de Microsoft Excel facilita el trabajo, los comandos y funciones que solían estar
ocultos tras complejos menús y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar.
Ahora son Fichas orientadas en Grupos lógicos de comandos.
Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las
opciones disponibles.
Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para
ayudarle a elegir la opción adecuada.
Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea
aplicar formato a datos o analizarlos, Excel
presenta las herramientas que resultan más
útiles para completar dichas tareas
correctamente.
Método 2
Procedimiento:
1. En el escritorio hacer clic en Icono Excel
Guardar Libro de Trabajo
Guardar Como
Al abrir el programa Excel, el nombre predeterminado es “Libro1”, para recuperar el libro, en el caso
de modificarlo o imprimirlo, debemos Guardar el archivo, como primera acción guardaremos
nuestro libro como “Ejercicio 1”.
Antes de realizar esta acción crearemos una carpeta en el escritorio con el nombre de Ejercicios
Excel.
El método Guardar Como, nos ayuda a nombrar y buscar una ruta para guardar el
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Archivo Excel en una forma ordenada.
Procedimiento:
Y seleccionar
Libro de Excel.
Procedimiento:
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1. Hacer clic en el Botón de Office, buscar
la opción guardar como
y seleccionar
Libro de
Excel 97-2003
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Entorno de Trabajo.
La nueva interfaz Excel 2007, fue modificada por una Cinta de Opciones, ordenado por Fichas y con
Grupos lógicos para obtener mejores resultados.
N° Descripción: N° Descripción:
1. Botón de Office 11. Filas
2. Barra de Herramientas de 12. Celdas
acceso rápido
3. Personalizar Barra de 13. Barra de Desplazamiento Vertical
Herramientas de acceso
rápido
4. Barra de titulo 14. Barra de Desplazamiento Horizontal
5. Cinta de Opciones 15. Selector de Registro
6. Botones Administrativos 16. Etiquetas
7. Fichas 17. Barra de Estado
8. Cuadro de Nombres 18. Vistas
9. Barra de Formulas 19. Zoom
10. Columnas
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Barra de Titulo.
Es posible visualizar el nombre del libro abierto, además se encuentran los botones administrativos
del programa (minimizar, maximizar o restaurar y Cerrar).
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Cinta de Opciones.
La Cinta de Opciones se ha diseñado para ayudar a encontrar fácilmente los comandos necesarios
para completar una tarea.
Los comandos se organizan en Fichas con Grupos Lógicos. Cada Ficha está relacionada con un tipo
de actividad (como escribir o diseñar una hoja).
Para reducir la confusión, algunas Fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la
Ficha Herramientas de Imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.
Ficha Inicio
Contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Números, Estilos, Celdas, Modificar.
Acciones: Copiar, Pegar, Cambiar fuente, Tamaño de Fuente, alineación, Insertar Fila y columna ,
buscar, ordenar y filtrar Datos.
Ficha Insertar.
Contiene los Grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos, Texto.
Acciones: Imágenes, Tabla dinámica, Formas, Gráficos, Hipervínculos, Cuadros de texto, Símbolos.
Contiene los grupos: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la Hoja,
Organizar.
Acciones: Configurar página, Establecer área de impresión, Orientación etc. de página.
Ficha Fórmulas
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Contiene los grupos: Biblioteca de Funciones, Nombres Definidos, Auditorias de Formulas, Cálculo,
Soluciones
Acciones: Inserta función, Autosuma, nombre de rangos, Auditoria de formulas.
Ficha Datos
Contiene los Grupos: Obtener Datos Externos, Conexiones, Ordenar y Filtrar, Herramientas de
Datos, Esquema.
Acciones: Obtener datos Externos (Query), Ordenar y filtrar, Texto en columnas, agrupar y esquema,
etc.
Revisar
Ficha Vista
Contiene los grupos: Vista del Libro, mover u Ocultar, Zoom, Ventana, Macros.
Acciones: Vistas de la página, mostrar u ocultar filas o columnas, organizar, macros.
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Icono Ayuda
Botones Administrativos
Hoja de Trabajo
Columnas.
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Las Columnas son el conjunto de celdas Verticales y son 16.384 columnas, cada columna se
identifica con una letra, esta letra comienza en la A y después de la columna Z comienzan a
combinarse en pares AA, AB, AC, etc. Hasta la combinación XFD
Filas.
Las filas son el conjunto de celdas horizontales y son 1.048.576 filas, cada fila se identifica con un
número.
Celda
Una celda es la intersección entre una fila y una columna, dentro de una hoja existen
17.179.869.184.
Celda
Etiquetas de Hojas.
Cada hoja tiene un nombre, estos nombres son escritos en etiquetas que podrás encontrar en la
parte baja de la ventana de Excel, cada libro predeterminadamente se abre con 3 hojas (como
muestra la imagen), es posible agregar más hojas a nuestro libro, si su libro tiene muchas hojas es
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posible utilizar los BOTONES DE DESPLAZAMIENTO DE ETIQUETAS, con estos botones usted podrá
desplazar las hojas para poder visualizar aquellas que no logra ver.
Botones de
Desplazami
ento de
Etiquetas Insertar Hoja de calculo
Barra de Estado. (Mayúscula + F11)
La Barra de Estado esta situada en la parte inferior de los programas de Microsoft Office, indica si las
opciones como contar palabras, firmas, permisos, cambiar seguimiento y macros está activado o
desactivado. También puede utilizar funciones como Zoom en la Barra de Estado.
Nombre Explicación
Imagen
Resumen de
datos; permite
Cálculos promediar,
inmediatos recuento(Contar),
Suma, Max, Min
etc.
Permite visualizar
la hoja en 3 vista,
Vista Normal,
Vistas de Hoja Vista Diseño de
Página, Vista
previa de salto de
página.
Permite ampliar o
disminuir el
Zoom sobre
tamaño de la hoja
la hoja
para mejorar la
visual.
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Barras de Desplazamiento
Permite desplazarse por la hoja activa de manera horizontal o vertical, solo basta seleccionar
repetidamente la flecha que se encuentra en alguno de los extremos de cada barra para que la
pantalla muestre otros sectores de la planilla o mantener presionada la barra que esta entre las
flechas y mover el Mouse hacia una de las direcciones hacia donde desea moverse.
Barra de Desplazamiento
Vertical
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Modulo 2
Abrir y personalizar un libro
Objetivo
Contenidos:
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Punteros de Excel.
La Herramienta más utilizada será nuestro puntero, este puntero normalmente es una flecha, pero
en Excel 2007 tenemos una variedad de punteros, cada uno realiza un trabajo en particular:
:
Encabezados de Columna o Fila
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Ejemplo de Encabezado de Columna:
Procedimiento:
1. Seleccionar Hoja1
2. En la celda A1 digite la palabra Rut.
3. Con las flechas de dirección o haciendo clic con el mouse en la siguiente celda usted puede
desplazarse hacia la derecha. Si presiona Enter se desplazara hacia abajo una celda.
4. En la celda B1 digite la palabra Nombre.
5. Seleccione la siguiente celda.
6. En la celda C1 digite la palabra Apellido.
7. Seleccione la siguiente celda.
El resultado es el siguiente.
Procedimiento
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Con este procedimiento, se facilita el desplazamiento
dentro de la hoja de cálculo.
Procedimiento
1. Seleccionar Hoja2
2. En la Celda A1 digitar la palabra Texto.
3. En la Celda B1 digitar la palabra Número.
4. En la Celda C1 digitar la palabra Número Consecutivos.
Ajuste la columna (Debe mover el puntero del mouse entre la columna C y D en línea de
división hasta que aparezca el puntero de columna , puede seguir uno de los 2
métodos.
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1. En la celda A2 digitar su nombre y seleccionar el cuadrado, que se encuentra en la parte
derecha inferior de la celda, debe aparecer una cruz negra, con el botón derecho del
mouse presionar y deslizar hasta la celda A13.
2. En la celda B2 digitar 2008, buscar el puntero de Autollenado, deslizar hasta la celda B13,
aparecerá al final una etiqueta inteligente , en el caso de no necesitar esta etiqueta se
debe hacer doble clic en otra celda.
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5. En la celda E2 la palabra Lunes, buscar el puntero de Autollenado y deslizar hasta la celda
E13. Al generar el Autollenado, notara que aparecerán los días posteriores en una etiqueta.
Sábado
1. Seleccionar la Hoja3
2. Digite en la celda A1 la palabra Excel
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3. Ubicar el puntero de mouse en el borde de la celda hasta que aparezca el puntero mover
4. Presionar el botón izquierdo del mouse y trasladar el contenido a la celda B1.
5. Realizar ejercicios con su Nombre, Fecha de Nacimiento, Rut en la celda A1y trasladarlos de
celda.
Para recuperar una Libro de trabajo ya existente, debemos utilizar la opción Abrir.
Procedimiento:
2. Se habilitara un cuadro de dialogo que permite buscar el archivo. Hacer clic en la flecha de
Carpetas y seleccionar carpeta Ejercicios Excel.
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3. Al seleccionar la carpeta, se habilitara el archivo. Se debe seleccionar el archivo y luego
hacer clic en Abrir.
Es posible cambiar el nombre de las hojas de nuestro libro para así de esa manera especificar que
información contiene la hoja, los nombres suelen ser cortos y descriptivos.
1. El nombre que se escribe no debe superar los 31 caracteres, incluidos los espacios.
2. El nombre no debe contener ninguno de los siguientes caracteres: : / [ ] * \ ?
3. No dejar el nombre en blanco.
Existen 2 maneras de cambiar el nombre de una hoja, nosotros nos inclinaremos por el modo más
rápido y fácil. A continuación de la explicación, puede ver los diferentes estados del cambio de
nombre.
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2. La etiqueta tomara un fondo negro con letras blancas, en este momento puede soltar el
Mouse y digitar el nombre que quiere darle a la hoja, digite por ejemplo la palabra
“Encabezados de columnas” (sin comillas).
3. Por ultimo, después de digitar el nombre de la hoja, puede presionar la tecla Enter.
Imagen Estado
Los nombres para las hojas de este libro son los siguientes:
A veces hay hojas que usted no va a necesitar, estas hojas pueden ser eliminadas, la manera de
eliminar una hoja es la siguiente.
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5. La hoja ha sido eliminada.
Si necesita agregar hojas al libro, es posible hacerlo, siga los siguientes pasos.
Método 1:
Método 2:
1. Usted hacer clic con el botón derecho de mouse sobre una de las hojas y aparecerá un
menú contextual, seleccionar la opción de Insertar.
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2. Aparecerá el cuadro de dialogo Insertar, seleccionar el icono hoja de calculo y hacer clic en
Aceptar.
En este ejercicio queremos dejar la Hoja4 en la primera posición. Debemos realizar el siguiente
procedimiento.
Procedimiento.
3. Mueva el Mouse a la Izquierda hasta que aquella flecha negra se encuentre a la derecha de
la hoja Encabezado de Columnas.
4. Suelte el Mouse, listo la hoja a cambiado de posición dentro del libro.
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Para asignar color a una hoja, se debe hacer clic con el botón derecho el mouse, sobre la hoja a
modificar, seleccionar Color de etiqueta, aparecerá una paleta de colores, seleccionar un color.
Cuando cambiar de hoja se podrá apreciar el color asignado.
Formatos de Celdas.
Cuando ingresa información en una celda, esta información puede ser, números, porcentajes,
fechas, texto o una combinación de texto y números. La celda normalmente reconoce de forma
automática el tipo de información que estamos ingresando, pero puede ser que algunas veces no lo
haga o que un número ingresado necesitamos transformarlo y modificar el aspecto a moneda,
entonces podríamos asignar el símbolo que utilizamos en nuestro país y el separador de miles.
En la Cinta de Opciones seleccionar Inicio, se encuentra en la Ficha Fuente, los siguientes grupos:
Imagen Nombre
1. Fuente, Tamaño de Fuente
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2. Aumentar , Disminuye Tamaño
Fuente
Realizaremos un Ejercicio para modificar el formato del encabezado de columna del ejercicio
Autorelleno.
Procedimiento:
Procedimiento 1
Ajuste de Columna Manual: (Debe mover el puntero del mouse entre la columna A y B en
línea de división hasta que aparezca el puntero de columna , puede seguir uno de los
2 métodos.
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a) Con el puntero de columna en la línea de división y presionando con el botón
izquierdo del mouse, se debe deslizar hasta que el contenido del encabezado de
columna sea visible.
b) Con el puntero de columna en la línea de división debe hacer doble clic con el botón
derecho del mouse.
Procedimiento 2
Ajuste de Columna Automático: (Debe mover el puntero del mouse entre la columna A y la
Fila 1, aparecerá la cruz blanca de selección, este procedimiento permite seleccionar toda
la planilla.
Con el puntero de columna en la línea de división entre la Columna A y B debe hacer doble
clic con el botón derecho del mouse.
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Procedimiento 3
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Bordes de Celdas
Procedimiento:
Ajuste el texto
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El ajuste de texto es un método que permite, hacer que todo el contenido sea visible dentro de una
celda, mostrándolo en varias líneas.
En las celdas D3 y G3, los datos están Ajustados, para modificar la planilla se debe:
Combinar y Centrar
Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se convierten en una
celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o filas. El contenido de una de las celdas
aparece en el centro de la celda combinada.
Procedimiento:
1. Seleccione el rango de celdas A1:G1.
2. En la Ficha Alineación, seleccionar Combinar y Centrar.
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Antes
Después
3. Fuente: Baskerville Old Face, Tamaño de la Fuente: 16, Color de Relleno: Amarillo, Color de
Fuente: Azul Oscuro, Texto 2, Oscuro 25%.
4. Seleccione el rango de celdas A3:G3
Formato Fecha
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Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen varios formatos para
elegir por ejemplo:
Procedimiento
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Formato Moneda
Procedimiento
1. Seleccione el Rango de Celda G4:G13
2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente, debe hacer clic en la flecha.
Imagen Explicación
Categoría Moneda Categoría Contabilidad
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El Formatos de Moneda, se utiliza con los Los Formatos de Contabilidad, alinean los
valores monetarios, los signos $ quedan símbolos de $ a la izquierda.
apegados a los números.
Formato General.
Esta categoría se utiliza para aquellas celdas que contienen números que no precisan de ningún
formato específico o texto. El contenido se visualiza exactamente de la forma en que fue
introducido.
Además se utiliza para establecer de formato fecha a general y realizar cálculos de fechas.
Formato Porcentaje
Formato utilizado para celdas que van a contener porcentajes. Si eliges este formato para una celda,
al introducir en ella un valor automáticamente se multiplicará por 100 y se le asignará el símbolo %.
También aquí puedes elegir el número de decimales permitidos.
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Si por algún motivo necesitas agregar Columnas o Filas en algún sector de la hoja puede realizar el
siguiente procedimiento.
1. Selecciona alguna celda de la Columna F, debe hacer clic sobre la letra, aparecerá una flecha
negra.
2. Sin mover el mouse, debe hacer clic con el botón derecho de mouse, aparecerá un menú
contextual, debe seleccionar la opción Insertar.
3. Recuerde que las columnas que se insertan siempre lo hacen a la izquierda de la columna
4. La celda F3 ahora es G3, en la nueva columna es decir en la celda F3, ingrese la palabra
Domicilio.
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5. Ingrese los siguientes Domicilios.
6. Repita el mismo procedimiento para la celda G3.
Se utiliza este método para modificar la alineación, predeterminadamente los datos ingresados a las
celdas son de tipo texto o numérico, presentando alineaciones predeterminadas.
Imagen Definición
Alinea el texto o los números seleccionados a la izquierda de las celdas.
Alinea al Centro
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Procedimiento
1. Seleccionar la Celda D3
2. Ir a Ficha Inicio, Grupo Alineaciones.
3. Selecciones Centrar al Centro.
4. Repita el procedimiento con la celda H3.
Buscar
Cuando tenemos la necesidad de buscar rápidamente las apariciones de una palabra o frase
determinada en planillas, seleccionamos Buscar.
2. En el cuadro Buscar, escriba el texto “Jose Venegas”(Sin comillas) que desee localizar.
Presione el Botón Buscar Siguiente (Localizará el Primer dato que coincida con el dato
buscado). Si no fuera el dato buscado, vuelva a presionar el Botón Buscar Siguiente hasta
encontrarlo.
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3. La búsqueda se mostrara con la celda más ennegrecida.
Para buscar una a una las apariciones de una palabra o frase, haga clic en Buscar siguiente.
Para buscar todas las apariciones de una palabra
Con esto logra encontrar la palabra que requiera, notara que no hace distinción entre mayúscula o
minúscula, si desea seguir buscando, solo hacer clic Buscar siguiente.
Reemplazar
Para reemplazar números, texto, etc., se debe ir al menú Edición comando Reemplazar. Este
comando permite reemplaza los caracteres de las celdas seleccionadas o de la hoja activa. Debe
seguir los siguientes Pasos:
1. En la Ficha Inicio, Grupo Edición, haga clic en Reemplazar.
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6. Ahora si está seguro en que todas las coincidencias deben ser reemplazadas, presione el
Botón Reemplazar Todas.
7. Finalmente Presione el Botón Cerrar.
Modulo 3
Cálculos Simples y Funciones
Objetivo
Contenidos:
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Introducción a las Fórmulas.
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos, produciendo un nuevo
valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula.
Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operando y, con frecuencia, por
funciones.
Para introducir una fórmula en una celda, se debe digitar como primer carácter el signo igual (=).
Nota: Siempre que usted necesita crear una operación matemática (Formula) debe de comenzar
la operación con
un símbolo IGUAL, este símbolo normalmente se encuentra sobre el número 0 del teclado y es
posible obtenerlo presionando primero la tecla SHIFT y sin soltar esta tecla presionar el 0, acto
seguido obtiene el símbolo =.
Lo más importante es entender que en Excel, “Sumamos, Restamos, Dividimos, Multiplicamos o
aplicamos una Función a las Celdas”
Ej. = A1+B1, se esta calculando los valores que contienen ambas celdas
Al presionar Enter obtendremos el valor de ambas celdas.
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Utilidad de las Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones matemáticas que permiten agilizar el trabajo al usar una hoja de
cálculo. Con las fórmulas se pueden resolver complicados cálculos de forma inmediata, con la
ventaja de que una vez establecida una fórmula ésta nos será útil para siempre, sean cuales sean los
valores de entrada. Aquí utilizaremos símbolos matemáticos y la lógica matemática clásica Ej.:
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4. Aparecerá una ventana que permite crear una hoja nueva, hacer clic en Crear.
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10. Comenzar el cálculo con el signo =,Hacer clic en la celda B4.
11. Digitar el operador +.
12. Hacer clic en la celda C4.
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17. El resultado será el siguiente:
Autosuma
Una Autosuma es un cálculo automático de números contiguos de una fila o columna (rango de
celdas numéricas).
El símbolo Autosuma es,
y se encuentra en:
Ficha Inicio, Grupo Modificar.
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2. Hacer clic en Autosuma.
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En la barra de formulas se podrá notar que aparece una Función en este caso suma del rango de
celdas B4:B8.
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En ocasiones te equivocarás sin darte cuenta, provocando un Error, colocando un carácter o un
número de más y te llevarás la sorpresa de que te aparece un mensaje de error. Lo mismo te puede
ocurrir con el resultado de un cálculo, por contener una formula que no es correcta o por que la
celda referida en la formula aun no contiene datos. Los errores típicos en Excel son:
Imagen Explicación Solución
#N/A Este error se produce cuando un Generar una Validación con
valor no está disponible para una el valor buscado. O corregir
función o una fórmula es decir que la formula.
no encuentre el valor buscado
cuando se utiliza cualquiera de las
Imagen Explicación Solución
siguientes funciones: BUSCAR,
##### Cuando en una celda se muestra Modificar el ancho de
BUSCARV, BUSCARH, COINCIDIR
##### significa que el contenido de columna.
la celda es mayor que el ancho de la
columna.
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Imagen Explicación Solución
#¿Nombre? El error #¿Nombre? aparece Los errores de dedo no se
normalmente cuando hay una pueden evitar. Para
fórmula mal escrita. corregir, simplemente
Una de las causas más comunes es revise la fórmula con
que un error de ortografía en algún cuidado
lugar de la formula o falten comillas
o falten dos puntos.
Otra causa es que una función se
escriba erróneamente.
La Función es =Suma(A1:B1)
Faltan los: o; según se requiera
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Imagen Explicación Solución
#¡VALOR!Imagen Generalmente se
Explicación produce cuando Corregir la Formula.
Solución
#¡REF! se eliminamos
Cuando realiza ununa calculo entre una
Fila o columna Editar la Formula y corregirla.
celda que contiene texto y otra
que era parte de una fórmula, la Es decir , eliminar las celdas
queyacontiene
fórmula no se valor
puedenumérico.
calcular y que pertenecían a las
entonces aparece el error #¡REF! columnas que participaban de
En la barra de formula el
la formula
calculo es la suma de
En la barra deB3(Texto)+C2(Numérico)
formulas se observa que
participan 3 celdas en la formula, en la
realidad solo son la celdas A1+B1, la se
debe editar y eliminar el #¡REF! que se
Se esperaba
encuentra entreque
ambasla celda
celdasA1 el dato
sea de tipo Fecha Ej. 15/10/2008
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Referencias en un Formula
Cuando en Excel se introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias
formas de establecer dichas referencias.
Hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea más fácil y más intuitivo cuando se utilizan
fórmulas que hacen referencia a una celda, planilla o libro.
Son especialmente útiles porque los rangos de datos de la tabla cambian a menudo y las
referencias de celda se ajustan automáticamente.
Tipos de referencia
Realizaremos unos ejemplos con cada referencia:
Referencia Relativa:
Son relativas a la dirección de la celda que escribimos en la fórmula de modo que cuando movemos
o copiamos una fórmula, las direcciones de las celdas que aparecen en la fórmula cambiarán según
la dirección de la celda destino.
En la fórmula en esta hoja lo primero que aremos es crear una formula que nos permita obtener la
bonificación del 10% para cada empleado.
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1. Genere la siguiente planilla en la Hoja2, en el Libro “Cálculos en Excel”.Hoja2
2. Seleccione la celda D2
3. Cree la siguiente Formula =B2*C2 y luego presione ENTER, con esto tenemos la bonificación
del 10%.
4. Seleccione nuevamente la celda D2, seleccione el puntero de Autollenado y deslizar hasta la
celda D6.
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2
1
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Referencia Absoluta:
Una referencia de celda absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece
sin cambio.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
Como esta celda deseamos mantenerla fija colocamos el símbolo $ delante de la letra de la
columna y delante del número de la fila. $B$6
(Nota: un atajo DE TECLADO es situarse sobre la celda y presionar F4).
1. Digite los siguientes datos en la Hoja3 y modifique el nombre por Referencia Absoluta.
2. En este ejercicio, necesitamos calcular el total de descuento, pero utilizamos solo una vez
el 10% (0,1).
3. Para calcular el total del descuento debe situarse en la celda C2.
4. Digitar el signo =
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5. Hacer clic en la celda B2.
6. Luego presionar el operador de multiplicación(*)
7. Hacer clic en la celda B6.
8. Presionar F4.
9. Presione Enter
10. Hacer clic en la celda C2, seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse
hasta la ceda C4.
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Referencia de Columna:
Es aquella que hace referencia absoluta a la columna y relativa a la Fila. Se distinguen porque
solamente tienen un signo de pesos. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la columna y
relativa a la fila.
En el ejemplo veremos que, se establece un incremento anual al sueldo pero dependiendo de un
porcentaje de bono distinto, para cada uno de los trabajadores, para realizar el cálculo
automáticamente debemos realizar el siguiente procedimiento:
1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Columna
3. Digite los siguientes datos
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7. Luego el operador de Suma(+)
8. Abrir paréntesis (
9. Hacer clic nuevamente en la celda B2.
10. Luego presionar el operador de multiplicación(*)
11. Hacer clic en la celda B9.
12. Presionar F4 3 veces.
13. Cerrar paréntesis.
14. Hacer clic en la celda C2, seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el mouse
hasta la ceda C4.
15. Hacer clic nuevamente en la celda C2, seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar el
mouse hasta la ceda D2.
16. Hacer clic nuevamente en la celda D2, seleccionar el Puntero de Autollenado, y deslizar
el mouse hasta la ceda D6.
Referencia de Fila:
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1. Inserte una Nueva Hoja
2. Modifique el nombre por Referencia de Fila
3. Digite los siguientes datos o copie y pegue los datos del ejercicio anterior y modifique la
estructura de la planilla. Deberá quedar de la siguiente forma.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Tipos de Funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. En
Excel podemos utilizar funciones Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas,
Estadísticas, Búsqueda y Referencia, Base de Datos, Texto, Lógicas y de información.
Asistente de Funciones.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Buscar una Función:
Se debe escribir una breve descripción de lo que desea hacer y, a continuación, hacer clic en Ir.
O seleccionar categoría:
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Las Funciones que utilizaremos en el curso son:
Función Descripción
Matemáticas y Trigonométricas
Estadística
Calcula el Promedio de un Rango de Celdas,
=PROMEDIO(Rango o Lista de Celdas)
Numéricas.
Determina el Valor Máximo de un Rango de Celdas,
=MAX(Rango o Lista de Celdas)
Numéricas.
Determina el Valor Mínimo de un Rango de Celdas,
=MIN(Rango o Lista de Celdas)
Numéricas.
Cuenta la Cantidad de Celdas con contenidos
=CONTAR(Rango o Lista de Celdas) numéricos en un Rango de Celdas.
Cuenta la Cantidad de Celdas con contenidos
=CONTARA(Rango o Lista de Celdas)
numéricos o texto en un Rango de Celdas.
Ejercicio de Funciones.
Función Suma
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
En O Seleccionar una categoría, hacer clic en la punta de flecha y seleccionar la categoría
Matemáticas y Trigonométricas.
En Seleccionar una función, seleccionar la función Suma
Observaciones:
9. Se pasarán por alto las celdas vacías o el texto contenidos en un Rango de Celdas.
10. Se puedes sumar desde 1 a 255 celdas o rangos de celdas.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Función Promedio
4. Sel
eccionar la
celda E2.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
5. Seleccionar el rango de celdas B2:D2, en el argumento de función.
Función Máximo
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Esta función devuelve el valor máximo de una lista de valores. En la planilla de Ejercicio Promedio,
necesitamos la nota máxima.
Procedimiento:
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Seleccionar desde la celda A7:B9.
Seleccionar la celda B8
4. Ir a la Barra de Formulas o la Ficha
Formulas, Grupo Biblioteca de
Funciones.
y hacer clic en Función. Aparecerá la
ventana de insertar función:
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Función Mínimo
Esta función devuelve el valor mínimo de una lista de valores. En la planilla de Ejercicio Promedio,
necesitamos la nota mínima.
Procedimiento:
1. Seleccionar la celda B8
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Aparecerá una ventana en el cual deberá seleccionar el rango de celdas desde E2:E5.
Función Contar
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2. Ir a la Barra de Formulas o la Ficha Formulas,
Grupo Biblioteca de Funciones.
y hacer clic en Función. Aparecerá la ventana de
insertar función:
6. Aparecerá una ventana en el cual deberá seleccionar el rango de celdas desde E2:E5.
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7. Hacer clic en Aceptar.
8. La función devolverá la cantidad de alumnos.
Observación
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Modulo 4
Gráficos
Objetivo
Conocer los Tipos de Gráficos. Crear, modificar, formatear, un grafico a partir de una planilla de
cálculos
Mover un grafico.
Conocer los Ejes de Gráficos.
Modificar un gráfico.
Contenidos
Tipos de gráficos
Imprimir
Gráficos en Columnas
Área de Impresión
Gráficos de Barra
Vista Preliminar
Gráficos Circulares
Grupo Vista Previa
Gráficos de Líneas
Ficha de Vista Preliminar
Crear Un Grafico
Pestaña Página
Secciones de un Gráfico
Ajuste de Escala
Eje Vertical – Valor – Eje Y
Márgenes
Estilos de Diseño
Encabezado y Pie de Página
Diseños del Gráfico
Botón Personalizar Encabezado
Grafico Circular
Aplicar Formato del texto de Encabezado
Barra Herramientas de Gráficos
Insertar Imagen a Encabezado de Pág
Barra Diseño
Barra Presentación
Barra Formato
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Introducción a los Gráficos
Una de las herramientas más potentes y útiles de Excel son los gráficos. Estos no son más que una
forma gráfica de representar los datos de una hoja. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de
los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos.
Tipos de Gráficos
Gráficos en Columnas.
Se utilizan para mostrar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado
período de tiempo. Con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso de un
tiempo, las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente.
Gráficos de Barra.
Se utilizan para comparar varios elementos individuales. En este caso las categorías se organizan
verticalmente y los valores horizontalmente.
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Gráficos Circulares.
Se utilizan para mostrar el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos
en función de la suma de elementos. Son de mucha utilidad cuando se desea destacar un elemento
significativo.
Gráficos de Líneas
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de
líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una
escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un
gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos
los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.
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Crear un Gráfico
Un Gráfico de Barras se utiliza para comparar las ventas de productos, para crear un gráfico de
barras, realizaremos los siguientes procedimientos:
1. Abrir Microsoft Excel 2007
2. Ir a Botón de Office y Seleccionar Guardar Como,
3. Elegir la carpeta Ejercicios Excel
4. Nombre de archivo : “Ejercicio Gráficos”
5. Digite los siguientes datos para realizar un grafico
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Al seleccionar el grafico de columna agrupada, Excel genera automáticamente un grafico a partir de
los datos seleccionados y lo deposita dentro de la hoja de cálculo.
Mover un Gráfico
Lo primero que realizaremos es mover el gráfico a una hoja nueva, obtendremos una amplia imagen
del grafico y así podremos realizar cambios de formato y otros, para realizar esta acción realice el
siguiente procedimiento:
1. Seleccione el gráfico
2. Se habilitaran las Herramientas de Gráficos
3. Seleccione la Barra Diseño, hacer clic en el grupo Ubicación
4. Al hacer clic en este grupo, aparecerá una ventana con 2 opciones.
5. Seleccionar la opción, Hoja nueva:
6. Predeterminadamente el nombre del grafico es Gráfico1, digitar en el cuadro de texto
7. el nombre del gráfico, en este caso es Ventas Terrazas Trimestre.
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8. Hacer clic en Aceptar
9. El gráfico creara una Hoja nueva con el nombre de Ventas Terrazas Trimestre.
Secciones de un Gráfico
2. Para modificar la Fuente y Tamaño de fuente debemos ir a Ficha Inicio- Grupo Fuente
y seleccionar :
a. Fuente: Arial Black
b. Tamaño Fuente : 12
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
3. Para modificar otros valores al eje, Ir a la Barra de Herramientas Formato.
4. Grupo de opciones, Estilos de Forma. Hacer clic en la esquina inferior derecha.
1. Opciones del Eje: A modo de ejemplo modificaremos las unidades de visualización asignando
Millones y permitiendo la visualización de la etiqueta. Para lograr esta modificación se debe
hacer clic en la flecha de Unidades de visualización
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
2. Numero: Nos permite identificar y modificar en la
categoría correspondiente.
Modificar los valores a:
Categoría: Contabilidad
Posición de Decimales: Sin decimales 0
Símbolo: $
Vinculado al Origen: Si se habilita la casilla de
verificación para vincular los datos de origen, los
datos se mostraran desacuerdo al formato en la
planilla
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Seleccionar el Botón de Opción: Línea solida
Color: Rojo
Trasparencia: 0%
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
5. Sombra: Es la sombra del valor numérico del eje vertical Valor modificaremos:
Al terminar las modificación hacer clic en cerrar obtendremos el siguiente formato del Eje Vertical
Valor.
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Eje Horizontal – Categorías – Eje X
6. Para modificar la Fuente y Tamaño de fuente debemos ir a Ficha Inicio- Grupo Fuente
y seleccionar :
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
7. Para modificar otros valores al eje, Ir a la Barra de Herramientas Formato.
Hacer clic en Relleno del Texto y aplicar Azul oscuro, Texto 2, Oscuro 40%.
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12. Hacer clic en Contorno del Texto y aplicar Azul oscuro, Texto 2, Oscuro 50%.
Estilos de Diseño
Para simplificar nuestro trabajo en estilo del diseño se puede seguir los siguientes procedimientos:
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1. Hacer clic dentro del gráfico, se habilitara la Barras de Herramientas Gráfico.
2. Seleccionar la Ficha Diseño – Grupo Estilo de Diseño
3. Hacer clic en la esquina inferior derecha, ver todos los diseños disponibles, hacer clic en
Más .
2. Seleccionar el Diseño 3.
3. Hacer clic dentro de la etiqueta Titulo del Grafico, eliminar su contenido y reemplazar por
Ventas Terrazas Trimestres.
Grafico Circular
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Un Grafico Circular, se utiliza para mostrar el tamaño proporcional de los elementos que
conforman una serie de datos en función de la suma de elementos, para crear un gráfico de barras,
realizaremos los siguientes procedimientos:
1. Seleccionar Hoja2 del libro “Ejercicio Gráficos”.
2. Digite los siguientes datos para realizar un gráfico.
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9. Para modificar la Fuente y Tamaño de fuente de los porcentajes numéricos debe ir a Ficha
Inicio- Grupo Fuente y seleccionar :
a. Fuente: Arial Rounded MT Bold
b. Tamaño Fuente : 24
c. Negrita
13. Si necesita las líneas guías solo debe seleccionar el numero de porcentaje y trasladarlo fuera
del grafico
Las Barras Diseño, Presentación y Formato, incluyen todas las herramientas para el trabajo con
gráficos, las herramientas de gráficos solo están disponibles cuando seleccionamos un gráfico, si
dejamos el cursor fuera del gráfico desaparecen las herramientas del gráfico.
Revisaremos cada uno de los grupos de las barras de Herramientas de Gráficos.
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Barra Diseño
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Barra Presentación
Imagen Nombre Explicación
Selección Elementos del Gráfico: Selecciona un
Actual elemento del gráfico para dar formato
Aplicar formato a la selección: Inicia el cuadro
de dialogo formato para ajustar con precisión
el formato del elemento de gráfico
seleccionado
Restablecer para hacer coincidir el estilo:
Elimina el formato personalizado del elemento
de gráfico seleccionado para volver al estilo
que tenia aplicado el gráfico.
Inserta Imagen, forma y cuadro de texto al
Insertar gráfico.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Proporciona al gráfico un nombre, para así
hacer referencia desde código VBA.
Propiedades
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Barra Formato Gráfico
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
detrás l Panel de selección: Ayudar a seleccionar
objetos individuales y para cambiar el orden de
visibilidad
Alinear: Alinea los bordes de varios objetos
seleccionados.
Agrupar: Agrupa los objetos para que sean uno
solo
Girar: Gira o voltea el objeto seleccionado
Cambia el alto y ancho de una imagen,
Tamaño
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Imprimir
Área de Impresión
Se establece área de impresión para demarcar el área que se asignara para la posterior impresión
del documento Excel.
4. Hacer clic en el icono Área de Impresión, al hacer clic en la flecha aparecerá la opción
Establecer Área de Impresión.
5. Al realizar esta acción, se lograra una visión clara de cual es el rango a imprimir. Visualmente
podrá apreciar que algunas columnas presentaran una línea segmentada, esto permite
visualizar la cantidad de Hojas a Imprimir.
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Vista Preliminar
La vista preliminar se utiliza para configurar el formato de la impresión, es una herramienta que nos
permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. De esta forma tendremos una visión general del
resultado de la impresión y veremos si los datos caben en la página, si están centrados, etc.
Para obtener la vista preliminar se debe:
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Vista Previa.
Imagen Nombre Explicación
Permite avanzar o retroceder
Vista Previa entre las hojas, visualizar los
Cerrar Vista Previa márgenes y cerrar la interfaz de
Vista preliminar
Página Siguiente: Permite avanzar y observar las páginas para su configuración y posterior
impresión.
Página Siguiente: Permite retroceder y observar las páginas para su configuración y posterior
impresión.
Margen
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Repetir Filas en Extremo Superior
Al observar las páginas con la opción Página siguiente, notamos que faltan los encabezado de
columnas, para incluir los encabezados en cada hoja debe seguir el siguiente procedimiento.
5. Luego, hacer clic en la Fila 1, que corresponde a los encabezados de columnas de la planilla.
Aparecerá en el cuadro de texto $1:$1, luego hacer clic en Aceptar.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
6. Con Control + F2, volver a Vista Preliminar y con la opción Página siguiente observar el
cambio realizado.
Los grupos de la ficha vista preliminar nos permitirán configurar el formato, pie, encabezado de
página hora, papel, márgenes etc. Para una impresión de calidad profesional.
Grupo Imprimir
Ventana Imprimir.
La ventana imprimir proporciona:
Pestaña Página
Permite modificar la orientación, ajuste de escala, tamaño del papel, calidad de la impresión etc.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).
Ajuste de Escala
Ésta es una útil herramienta que nos permitirá comprimir o extender el área de impresión para que
se ajuste al tamaño
de papel de nuestra impresora. Podemos elegir entre un
factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustar automáticamente la hoja en un número de
páginas específico (una página de ancho por una de alto hará que la hoja se imprima en una sola
página de papel).
Si observamos, la aún faltan columnas que se visualicen en la hoja, para obtener una mejor
impresión de los datos, debemos:
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
6. Hacer clic en Configurar Página.
7. En la sección Ajuste de Escala
modificar:
Ajustar al: 70% del tamaño normal
8. Hacer clic en Aceptar.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
9. Al realizar el Ajuste a Escala podemos, observar una visualización dentro de una hoja de
todas las columnas, solo tener cuidado del tamaño de la letra.
Márgenes
Los márgenes permiten establecer una distancia entre el borde de la hoja y su contenido, se puede
modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas que vas a imprimir. Las
medidas están expresadas en centímetros.
Si desea modificarlos puede utilizar los siguientes procedimientos
1. Debe situarse en el centro de los márgenes y aparecerá una línea con dos puntas de flecha,
debe mantener presionado el botón izquierdo del mouse y permitirá desplazar los
márgenes hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo, según lo disponga la configuración.
2. Ir a Configurar Página.
3. Aparecerá la Pestaña Márgenes.
4. Configurarlos a 2 cm, Izquierdo, Superior, Derecho, Inferior.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
5. Hacer clic en Aceptar.
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Antes de continuar revisaremos los iconos que se encuentran dentro del encabezado y pie de
página.
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Aplicar Formato del texto de Encabezado:
Modificaremos:
Fuente : Arial
Estilo : Negrita
Tamaño : 36
Color : Negro
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5. Aparecerá, el titulo en la sección central apegado al borde, situar el mouse en el borde,
aparecerá el puntero de ajuste manual, deslice el mouse mas abajo para centrar el titulo.
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Insertar Imagen a Encabezado de Página
5. Buscar la imagen en Escritorio, Carpeta Ejercicios Excel, elije la imagen del icono de Excel, de
lo contrario busca una imagen dentro de tu PC.
6. En la Sección derecha, aparecerá &[Imagen], hacer clic en Aceptar y observar los cambios en
la vista preliminar.
7. M
o di
f ica
r e
m os
la
imagen.
8. Hacer clic en el grupo Imprimir, opción Configurar página.
9. Hacer clic en el botón Personalizar Encabezado.
10. Hace clic en la Sección derecha. Hacer clic en Formato de Imagen.
11. Esta ventana que nos permite regular el tamaño de la imagen: Alto: 3 cm.
Ancho: 3 cm.
Antes Después
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Nombres de Rango
Establecer Nombres de Rango
A veces resulta que hay que utilizar repetidamente Bases de Datos tales como B2:B4 o B2:D3;
A5:D6 en una hoja de cálculo, o Seleccionar los mismos rangos una y otra vez.
Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una
selección. Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las formulas sin ningún
problema.
El uso de nombres en las hojas de cálculo disminuye la posibilidad de introducir errores y
permite recordar con mayor facilidad las Referencias a diferentes celdas.
Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres, conviene que sean más cortos y
entendibles ya que las fórmulas están limitadas a 256 caracteres, los nombres largos dejan menos
espacio para operadores y funciones. Además, estos nombres tan largos no se muestran bien en los
cuadros de diálogo o en las propias celdas.
La forma más simple de definir nombres para rangos de celdas, es mediante la opción
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Para esto se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda o rango al que se desee
asignar el nombre.
En el cuadro Se refiere a:, se pueden observar la referencias a las celdas seleccionadas previamente
a la ejecución de éste comando. Estas pueden ser modificadas, tecleando las nuevas referencias en
dicho cuadro o seleccionándolas con el ratón (previo hacer clic en dicho cuadro).
El botón ocultar cuadro localizado a la derecha de dicho cuadro, permite ocultar temporalmente el
cuadro de diálogo, de forma de poder señalar con mayor comodidad las celdas a tratar. Luego de
señalar las celdas deseadas, hacer clic sobre el botón visualizar cuadro para volver a mostrar todo el
cuadro de diálogo.
4. Hacer clic en el botón Agregar para que se incorpore en la lista de nombres, posteriormente salir
seleccionando el botón Aceptar.
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2. Activar el cuadro de nombres en la barra de fórmula.
3. Cambiar el nombre y pulsar <Intro>.
Por ejemplo el siguiente caso puede ser resuelto de forma más sencilla si utilizamos nombres de
rangos en las fórmulas, en lugar de las referencias de celdas correspondientes.
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realizar ninguna modificación, al resto de las celdas de dicha
columna.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Nombre: Se debe digitar el nombre de la base
Ámbito: Es el lugar donde se deposita el nombre de
rango
Comentario: Especificar si se requiere o no
características de la
base de datos
Hace referencia: Rango de celdas que
componen el rango.
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Funciones
Funciones de Texto
Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en los argumentos,
tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a una celda la cual
contiene texto. En los ejemplos de las funciones utilizaremos las dos opciones.
Función Concatenar
Resultado
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Función Encontrar
Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de texto.
Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la primera posición como
número 1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: ExcelIntermedio si deseamos saber en qué posición se
encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la función =ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un
2 como resultado ya que la primera letra la considera como si estuviera en la primera posición.
Función
Resultado
Función Izquierda
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte
izquierda de la cadena de texto.
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Función
Resultado
Función Derecha
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde la parte derecha
de la cadena de texto.
Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la
función =DERECHA(A1;5), obtendremos como resultado "Excel".
Función
Resultado
Función Largo
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Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.
Estructura: LARGO(Texto)
Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad de caracteres que
forman este texto deberás introducir en otra celda la función =LARGO(A1). Como resultado nos
devolverá un 15.
Función
Resultado
Función Minusc
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas. Si se utiliza una
celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en minúsculas, si no que... en la celda
donde pongamos la función obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si escribimos la función
=MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a
recordar que tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2 es una función
que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.
Función
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Resultado
Función Mayusc
Función
Resultado
Función NomPropio
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Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada
palabra que forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
Función
Resultado
Función Extrae
Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena
de texto.
Función
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Resultado
Función Reemplazar
Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que posición y cuantos
caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner.
Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar;
Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)
Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la función:
=REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta función nos devolverá el texto: Funciones dentro de Excel.
La función lo que realiza es eliminar del texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2
caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro de".
Función
Resultado
Función Hallar
Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.
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Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posición inicial) Los
dos primeros argumentos son obligatorios, en cambio la posición inicial no ya que si no la ponemos
empezará a contar desde el número 1.
Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si deseásemos conocer qué
posición ocupa dentro de este texto la letra "d" deberíamos escribir en la celda A2 la siguiente
función =HALLAR("de";A1), la función nos devolvería el resultado 11.
Función
Resultado
Función Sustituir
Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.
Función
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Resultado
Función Espacios
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los que son de
separación de palabras.
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)
Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: "Funciones de Excel", observa que entre de
y Excel hemos dejado muchos espacios en blanco. Si quisiéramos corregir este problema y que no
aparecieran estos espacios en la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1) de tal
forma que el resultado final será: "Funciones de Excel". Observa que los espacios entre palabras se
mantienen.
Función
Resultado
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Funciones de Fecha y Hora
Con estas funciones podremos trabajar con la fecha y la hora obteniendo parte de esta información
y trabajando con ella de forma muy concreta.
Para poder trabajar con estas funciones queremos recordar que podemos utilizar la combinación de
teclas :
Ctrl + ; … Si quieres que aparezca la Fecha
Ctrl + : ... Si quieres que aparezca la Hora
Función Fecha
Función Día
Función Resultado
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Función Mes
Nos devuelve el día de una fecha
Estructura: MES(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el número del mes
de esta fecha aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =MES(A1)
Función Resultado
Función Año
Nos devuelve el año de una fecha
Estructura: AÑO(Fecha)
Ejemplo: En la celda A1 introduce la fecha del sistema actual (Ctrl + ;) para que el año de esta fecha
aparezca en la celda A2 deberás escribir la función: =AÑO(A1)
Función Resultado
Función Hora
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Ejemplo: En la celda A1 introduce la hora del sistema actual, recuerda que para ello solamente
deberás utilizar la combinación de teclas Ctrl + : para que la hora aparezca en la celda A2 deberás
escribir la función: =HORA(A1)
Función Resultado
Función Ahora
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Las dos aparecen dentro de la misma
celda. Cambiando el formato de la celda podremos hacer que aparezca una u otra según nos
interese.
Estructura: AHORA() es importante ver que dentro de esta función no existe ningún tipo de
argumento.
Ejemplo: En la celda A1 introduce la función =AHORA(), en el momento de pulsar Intro te aparecerá
la fecha y la hora del sistema.
Función Resultado
Función Hoy
Función Resultado
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Función Diasem
Nos devuelve un número del 1 al 7 que indica la posición del día de la semana.
Estructura: DIASEM(Fecha; Rango de fechas) en el rango de fechas podremos introducir el valor 1 si
se desea que el primer día de la semana sea domingo, un 2 si el primer día de la semana sea lunes,
Ejemplo: escribe en la celda A1 la fecha: 1/1/2004. Si en la celda A2 introducimos la función
=DIASEM(A1;2) aparecerá como resultado un 4. Si escribiéramos la función =DIASEM(A1;1)
aparecería un 5.
Función Resultado
Función SI()
Ejemplo SI ( D2>=2500000 ; D2 * 5% ; D2 * 7% )
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Prueba_lógica :Es un razonamiento lógico hacia una celda que es evaluada con un operador
de comparación u otro.
es VERDADERO.
Ejemplo 1
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Ejemplo 2
Ejemplo 3
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Fórmula Descripción (resultado)
=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"A";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado
(F)
=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"A";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado
(A)
=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"A";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (A)
Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave.
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI(). Nos permite realizar en lugar de una
pregunta varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento
que todas las respuestas sean verdaderas. Se pueden anidar 30 anidaciónes
Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la función Si() anidada con Y
Ejercicio
En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitación según las áreas:
Si los alumnos son del área Contabilidad y realizaron Excel Básico deben realizar Curso Excel
Intermedio de lo contrario realizaran Excel avanzado. Es decir deben cumplir amabas condiciones
para que la prueba de lógica se cumpla.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Realizaremos la siguiente base de datos.
Prueba_lógica Y(B2=”Contabilidad”;C2=”Excel
Básico”)
Valor_si_verdadero “Excel Intermedio”
Valor_si_falso “Excel Avanzado”
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Función O con SI()
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI(). Nos permite realizar en lugar de una
pregunta varias. Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento
que todas las respuestas sean verdaderas. Se pueden anidar 30 anidaciónes
Realizaremos el siguiente ejercicio para comprender la función Si() anidada con O
Ejercicio
En la Empresa X los colaboradores realizaron curso de capacitación según las áreas:
Si los alumnos son Plataforma A o Categoría deben realizar Curso Nivel Excel Básico de lo contrario
realizaran Excel Intermedio. Es decir deben cumplir una de las dos condiciones para que la prueba
de lógica se cumpla.
Realizaremos la siguiente base de datos.
Prueba_lógica O(B2=”A”;C2=”Ayudante”)
Valor_si_verdadero “Curso Nivel Básico”
Valor_si_falso “Curso Nivel Intermedio”
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Hacer clic en Aceptar.
El resultado de nuestra función será la siguiente
Los que cumplen cada función asumen el resultado del Valor_si_ Verdadero o Valor_si_Falso.
BUSCARV, Función que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un índice o clave
devolviendo dato requerido.
Cuando los encabezados de columna están orientados a las columnas, se utiliza BuscarV
BUSCARH, Función que permite ubicar un dato dentro de una base de datos con un índice o clave
devolviendo dato requerido.
Cuando los encabezados de columna están orientados a las Filas, se utiliza BuscarH
Sintaxis
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Función ( 1er ; 2 er Argumento ; 3 er Argumento ; 4 er
)
Argumento Argumento
Sintaxis BuscarV ( valor_buscad ; matriz_buscar_en ; indicador_column ; ordenado )
o as
Ejemplo BuscarV ( B18 ; B3:F11 ; 2 ; 0 )
Argumento Definición
Valor_buscado: Valor que se va a Buscar en la primera columna de la ,puede ser un valoro
una referencia (índice o clave).
Índice y Coincidir
Puede utilizar juntas las funciones INDICE Y COICIDIR para obtener los mismos resultados que si
utiliza BUSCAR o BUSCARV.
=INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas)
=INDICE(A2:C5;COINCIDIR(E2;A2:A5;0);3)
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
La fórmula utiliza el valor "María" de la celda E2 y busca "María" en la columna A. Después hace
coincidir el valor de la misma fila de la columna C. Como "María" está en la fila 4, la fórmula
devuelve el valor de la fila 4 de la columna C (22).
Nota: si ninguna de las celdas de Matriz_buscada coincide con Valor_buscado ("María"), esta
fórmula devolverá #N/D.
ESERROR()
Nos devolverá Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un error y Falso en caso
que no lo sea.
Estructura: ESERROR(Celda)
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Texto en columnas
Corresponde a la separación de datos que se encuentran en una sola celda y se requiere separar.
1. Seleccione el rango de celdas que contenga los valores de texto. El rango puede contener
cualquier número de filas, pero no más de una columna de ancho.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
2. En la cinta de opciones ir a Datos – Grupo – Herramientas de Datos – Opción Texto en Columnas.
3. Siga las instrucciones en el Asistente para convertir texto a columnas para especificar cómo
desea dividir el texto en columnas.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
6. En Sector separadores hacer clic en Espacio, ya que es el separador entre el nombre y apellido.,
notara que en la vista previa se dividen en columnas.
Debe hacer clic en Aceptar, para que los datos se separen en las columnas correspondientes.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
El resultado es el siguiente.
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Autofiltros
Cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas de
columnas o filas, resulta todo un reto analizarlos o generar informes de solo aquellos que
necesitamos.
Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo
que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican.
En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes.
A modo de ejemplo analizaremos la siguiente Base de Datos.
Forma de Nº
Vendedor Destino Valor Pasaje Fecha pago Pasajes Bus Clase
Guzmán Osorno $ 11.000 01-03-2005 Efectivo 3 1012 Clásico
Guzmán Pto Varas $ 18.000 01-03-2005 Efectivo 4 1015 Ejecutivo
Guzmán Quellon $ 19.500 01-03-2005 Efectivo 1 1015 Ejecutivo
Guzmán Rengo $ 2.500 01-03-2005 Tarjeta 2 1012 Clásico
Hevia Castro $ 18.000 01-03-2005 Tarjeta 3 1024 Clásico
Hevia Linares $ 4.500 01-03-2005 Tarjeta 2 1024 Clásico
Hevia Osorno $ 11.000 01-03-2005 Efectivo 2 1024 Clásico
Hevia Pto Varas $ 15.000 01-03-2005 Tarjeta 1 1024 Clásico
Hevia Rancagua $ 2.000 01-03-2005 Efectivo 1 1012 Clásico
Hevia Rancagua $ 2.000 01-03-2005 Efectivo 1 1024 Clásico
Hevia Temuco $ 7.500 01-03-2005 Efectivo 2 1024 Clásico
López Castro $ 21.000 01-03-2005 Tarjeta 1 1015 Ejecutivo
López Castro $ 21.000 01-03-2005 Tarjeta 3 1015 Ejecutivo
López Pto Mont $ 15.000 01-03-2005 Efectivo 3 1015 Ejecutivo
López Rancagua $ 2.000 01-03-2005 Efectivo 1 1012 Clásico
López Valdivia $ 13.000 01-01-2005 Tarjeta 1 1045 Clásico
Meneses Quellon $ 19.500 01-03-2005 Tarjeta 2 1015 Ejecutivo
Norambuena Valdivia $ 13.000 01-01-2005 Efectivo 1 1045 Clásico
Norambuena Valdivia $ 13.000 01-01-2005 Efectivo 1 1045 Clásico
Norambuena Valdivia $ 13.000 01-01-2005 Efectivo 2 1045 Clásico
Norambuena Valdivia $ 18.000 01-01-2005 Efectivo 2 1047 Ejecutivo
Norambuena Valdivia $ 18.000 01-01-2005 Tarjeta 1 1047 Ejecutivo
Norambuena Valdivia $ 18.000 01-01-2005 Tarjeta 1 1047 Ejecutivo
Olea Ancud $ 18.000 01-03-2005 Efectivo 1 1015 Ejecutivo
Olea Linares $ 4.500 01-03-2005 Tarjeta 1 1012 Clásico
Olea Temuco $ 7.500 01-03-2005 Efectivo 1 1012 Clásico
Olea Temuco $ 7.500 01-03-2005 Efectivo 2 1012 Clásico
Olea Temuco $ 7.500 01-03-2005 Efectivo 3 1012 Clásico
Oses Linares $ 4.500 01-03-2005 Tarjeta 2 1012 Clásico
Oses Osorno $ 11.000 01-03-2005 Efectivo 2 1012 Clásico
Oses Pto Varas $ 18.000 01-03-2005 Tarjeta 1 1015 Ejecutivo
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Oses Quellon $ 19.500 01-03-2005 Tarjeta 3 1015 Ejecutivo
Oses Rancagua $ 2.000 01-03-2005 Efectivo 1 1012 Clásico
Soro Osorno $ 11.000 01-03-2005 Efectivo 2 1012 Clásico
Al realizar esta acción los encabezados de columna mostraran un triangulo invertido, como se
muestra en la imagen.
Esto permite visualizar cada uno de los criterios y otras opciones de Filtros.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Orden Ascendente.
Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opción Orden Ascendente, los datos se ordenan
desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.
Orden Descendente
Al seleccionar el encabezado de columna y elegir la opción Orden Descendente, los datos se
ordenan desde A-Z. Se mostraran como, se muestra la imagen.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
1. Hacer clic en el triangulo invertido Valor Pasaje y seleccionar opción (Diez mejores…)
En forma predeterminada se
mostrara en número 10
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Se filtraran los datos como se muestra a continuación.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Modificación de Color de Datos Filtrados
Como se observa en la imagen aparecen de color Azul las filas, eso quiere decir que los
datos están Filtrados y el encabezado de columna que genero el filtro es Valor pasaje y se
observa el triangulo invertido de color Azul.
Para restablecer los valores para aplicar otros filtros, se debe, hacer clic en Borrar filtro de “Valor
pasaje”. Con esta acción la Base de Datos se restablecerá y los colores de las Filas y el encabezado
columna Valor pasaje, volverán a contener el color negro.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Opción Personalizar.
Con esta opción podremos utilizar 2 criterios de la misma columna que se podrán evaluar, con
diferentes operadores de comparación.
A modo de ejemplo
Filtraremos los pasajes vendidos por los vendedores Olea y Hevia.
Procedimiento
1. Hacer clic en el triangulo invertido de el encabezado de columna Vendedor.
2. Al hacer clic en esta opción, se habilitara la ventana seleccione Autofiltro Personalizado como se
observa en la siguiente imagen.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Operadores Definición
es igual Filtra todos los valores iguales a el criterio establecido
no es igual Filtra todos los valores que no son iguales a el criterio
establecido
es mayor que Filtra todos los valores que son mayores a el criterio establecido
es mayor o igual Filtra todos los valores que son mayores o iguales a el criterio
que establecido
es menor que Filtra todos los valores que son menor a el criterio establecido
es menor o igual Filtra todos los valores que son menor o iguales a el criterio
que establecido
comienza por Filtra todos los valores que comienza por el criterio establecido.
Se utiliza :
C* , para filtrar todos los que comienzan, el asterisco reemplaza
todo lo demás.
no comienza por Filtra todos los valores que no comienza por el criterio
establecido.
termina con Filtra todos los valores que termina con el criterio establecido.
Se utiliza :
*Z, para filtrar los que terminan en Z, el asterisco reemplaza todo
lo demás.
no termina con Filtra todos los valores que no termina con el criterio establecido.
contiene Filtra todos los valores que contienen el criterio establecido.
no contiene Filtra todos los valores que no contienen el criterio establecido.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Ejercicios Filtrar una Base de Datos
Este comando de base de datos, permite mostrar solamente los registros que cumplen algún
criterio. Utilizaremos este comando en la hoja BASE PERSONAL.
Auto Filtro
1. Para utilizar el Auto Filtro primero se debe activar en la Ficha Modificar y seleccionar el
icono Ordenar y Filtrar.
Una vez activo se puede observar que al lado de cada campo aparece una flecha para poder definir
el o los criterios.
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Filtrar a todos los técnicos del centro de costo Recursos Humanos.
Procedimiento
1. Hacer clic en la lista del campo NIVEL EDUCACIONAL y solo dejar seleccionado TÉCNICO.
Procedimiento
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1. Hacer clic en cualquier Ordenar y filtrar
2. Seleccionar la opción Borrar.
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Auto Filtro personalizado (con conectivo lógico Y)
Filtrar a todas las personas que tienen un sueldo líquido que este entre $ 100.000 y $ 300.000. Siga
la siguiente ruta.
Procedimiento
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Auto Filtro personalizado (con conectivo lógico O)
Filtrar a todas las personas que pertenecen al departamento de PERSONAL o CAPACITACIÓN. Siga la
siguiente ruta.
Procedimiento
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Ahora proceda a desactivar o quitar el Auto Filtro
Filtro Avanzado
Permite filtrar los datos de una lista para mostrar sólo las filas que cumplen una condición
especificada mediante un rango de criterios. El resultado del filtro puede quedar en la misma base
de datos o se puede copiar a otro lugar dentro de la misma hoja o en otra hoja.
Para ejecutar Filtro avanzado utilizaremos el libro Pedidos y seguiremos los siguientes
procedimientos.
Procedimiento
Nombre de Rango
Rango de Criterios
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1. Ir a la Hoja Criterios y digitar Brasil, en la fila siguiente del encabezado de columna
País Destinatario.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
6. Hacer clic en el cuadro de texto Rango de Criterios
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
9. Hacer clic en Aceptar.
10. Se filtraran desde esa celda solo los registros que coincidan con el criterio.
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Asistente de Suma Condicional
El Asistente de para suma condicional es un complemento que ayuda a calcular las sumas de valores
que cumplan las condiciones que especifique.
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Problemas conocidos que pueden producirse al utilizar el Asistente para suma condicional
Ejercicio1
Procedimiento:
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Cómo cargar el Asistente para suma condicional en versión 2007
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Hacer clic en
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Hacer clic en Aceptar.
¿Qué columna contiene los valores para sumar? Seleccione el rótulo de la columna.
En este caso
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Columna para sumar: MONTO
PAGO = CONTADO
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Luego hacer clic en
Agregar condición
siguiente.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Copiar sólo la fórmula en una celda.
Se solicitaran tantas celdas como valores
condicionales es decir:
CONTADO - MONTO – SUMA DE CONDICIONES
Hacer clic en siguiente según forma de copiar formula, para este ejercicio copiar sólo la fórmula en
una sola celda.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Nota: Para contar datos se debe seleccionar en la sección Columna para
sumar un rótulo de tipo Texto.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Tabla Dinámica
Crear una Tabla Dinámica que permita listar por País destinatario agrupado por Forma de Envío,
contando los Pedidos.
Procedimiento
3. Hace clic en el botón de opcíon Hoja de cálculo existente, se habilitara el cuadro de texto
Hoja de cálculo existente.
4. Hacer clic en el cuadro de texto Hoja de cálculo existente
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
5. Seleccionar la Hoja Informe 2, celda A1.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Para completar la Tabla dinámica, seguiremos el siguiente procedimiento.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Aparecerán los Países en la columna A, distribuidos y agrupados en filas
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
4. Habilitar la Casilla de Verificación Forma de Envío, los datos se mostraran en la fila,
deslice el campo Forma de envió del área rotulo de fila, al área Rótulos de Columnas.
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5. Hacer clic en Coloque datos aquí
Habilite la
casilla de
verificación, Id. de pedido.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Se mostrara la suma de los Id de pedido, lo cual no corresponde a nuestro requerimiento.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
8. Hacer clic en Aceptar.
Al hacer clic en Aceptar, se mostrara el total de Pedidos por País destinatario, desglosado por Forma
de Envío.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
MS-QUERY
¿Qué es Microsoft Query?
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros
programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel.
Para utilizar MS-Query se debe seguir los siguientes procedimientos
5. Si enlazamos 2 Bases de Datos, ambas Bases deben contener el Índice o Clave Principal
CLIENTE : Base de datos que contiene Hoja CLIENTES los datos personales
PEDIDOS : Base de datos que contiene Hoja PEDIDOS los pedidos de los clientes
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Base de Datos Pedidos
Si observamos en ambas Bases se encuentran los encabezados de columna IDCliente, que para
efectos de nuestro ejemplo será Clave Principal
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Ir a Barra de Menú, Datos – Obtener datos Externos –Nueva consulta de base de datos.
Al llamar a esta herramienta nos encontraremos con una ventana que nos permite la una ventana
de opciones para Elegir origen de datos.
Seleccionar Excel Files*, para conectarnos con las bases de datos Clientes-Pedidos. Luego hacer clic
en Aceptar
Aparecerá información Conectando al origen de datos… y una ventana que permite seleccionar el
Libro que contienen las Bases de Datos, en este caso Ventas 2003.xls
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Escoger tablas y Columnas disponibles.
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600 600 30 30 Fono: (2) 5303181 Fono: (41) 2416608 Fono: (55) 231300
Luego, hacer clic en PEDIDOS, y realizar el mismo procedimiento. Al realizar esta acción se agregaran
las columnas de la Base de Datos PEDIDO.
Quiere decir que no puede relacionar ambas tablas y que debemos unirlas manualmente dentro del
entorno MS-QUERY, presionamos Aceptar para unir ambas tablas e ingresar al ambiente MS-
QUERY.
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UNIR TABLAS.
Para unir ambas tablas debemos hacer clic en el Campo IdCliente de la TABLA CLIENTES y sin soltar
arrastrar al campo IdCliente de la TABLA PEDIDOS, se unirán por medio de una línea, como se
muestra en la imagen.
La unión de ambas TABLAS, permite observar a cada Cliente con sus Pedidos, para mejorar la visual
de la consulta ordenaremos la columna IdCliente.
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El resultado del ordenamiento de los datos permite visualizar a cada cliente con sus pedidos en
forma ordenada.
Nos permite visualizar la ventana Importar datos, nos proporciona una pregunta con 2 opciones.
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Realizaremos el ejercicio con la opción predeterminada Hoja de cálculo existente.
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Hacer clic en Aceptar.
Se mostrara una ventana como se muestra en la imagen, hacer clic en Aceptar, para volver al
ambiente MS-Query.
Hacer
doble
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clic e Valor, para que filtre solo a los clientes del país México, se habilitara la ventana Modificar
criterios.
Para seleccionar el país México debemos hacer clic en Valores…se habilitara la ventana Seleccionar
valores.
Al realizar esta acción se mostraran solo los clientes del país México.
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Para generar una consulta nueva se debe Insertar una nueva hoja y realizar nuevamente el
procedimiento.
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