1. Reflejar nuestra identidad.

La comunicación siempre debe mostrar que

trabajamos constantemente en comprender a nuestros clientes, nos
formamos con el interés de ser lo que el cliente desea y recomienda,
somos un equipo así que el error de uno es error de todos no tratar de
hacer a un miembro del equipo responsable por el error con el fin de
mantenerse en buen ambiente por el cliente.

2. Rápida respuesta. ¡No hagas esperar a tu cliente! Es importante contestar

el teléfono lo antes posible, intentando que no suene nunca más de tres
veces.

3. Un saludo cortés. Es fundamental iniciar cualquier conversación

saludando a la persona que se comunica de forma agradable, con un tono
amistoso y cordial. "Software médico , buenos días o tardes, habla Arnulfo ,
En que puedo ayudarlo?".

4. Claridad del mensaje. Tanto en un mensaje grabado como en una

conversación, recordar que no nos ven. Por esta razón todo mensaje
debe ser preciso: eligiendo las palabras, midiendo la intensidad de la voz,
También debe tener en cuenta que es esencial vocalizar y hablar
pausadamente para que se entienda lo que dice. Para acompañar, es
obligatorio el uso de expresiones de cortesía, como “por favor” y “gracias”.

5. Escucha activa. Que el cliente este seguro que dejo de lado cualquier otra
tarea que esté realizando. La idea es descubrir qué es lo que desea o
necesita el que llama, Confirme que la información recibida para evitar
malos entendidos o perder tiempo discutiendo de mas un asunto.

6. Tono de voz correcto. Es muy importante manejar un buen tono de voz

inicialmente neutral no mostrando ningún sentimiento predominante, y
conforme se desarrolle la llamada ajustarlo a la situación, esto incluye con
cliente difíciles o con los que se tenga ya una confianza establecida.

7. Notas rápidas. Tener a su alcance alguna herramienta que permita anotar

todo lo que considere relevante (nombres, teléfonos, mensajes). Puede
ser alguna aplicación de la computadora, o simplemente papel y lápiz es de
vital importancia esta información para que no se pierda en especial el
nombre.
8. Espera mínima. Si se va a dejar en espera es necesario consultarle si
dispone de tiempo. Disculparse si la espera se extiende y consultarlo si
puede seguir.

9. Terminar la comunicación con amabilidad, dejando una imagen positiva

de la empresa. Que el cliente siempre cuelgue primero; asegurase que se
resolvió la razón de la llamada y terminar con una frase que indique esto