CASO

CREATIVA S.A.

Un plan de formación

La Consultora Eficiencia decidió pedir a un equipo de estudiantes

de Psicología Organizacional que resuelva el problema de uno de
sus clientes. Se trata de una PyME familiar que hasta el momento no
ha implementado un programa de jóv enes profesionales, aún
cuando conocen sus bondades y están conv encidos de hacerlo,
pero simplemente “no se había dado la oportunidad”.

Psicología Organizacional

Lic. Mildred Avila Miñan

Psicología Organizacional
Un plan de formación

Cr eativ a S.A. es una PyME familiar nacida en Vi-

lla El Salv ador que se dedica a la comercializa- 2
ción de productos de uso médico. Es represen-
tante exclusiv a de marcas del extranjero en Li-
ma, productos que importa y distribuye en to-
do el país; a su v ez, fabrica prótesis ortopédi-
cas cuyo principal destino es la exportación.
Posee sucursales en Trujillo y Arequipa y filiales en
Brasil, Chile y París, lugar desde donde coordina
con los clientes europeos y del Medio Oriente
que comercializan o utilizan los productos Crea-
tiv a. Recientemente ha obtenido la Certifica-
ción de Calidad en la norma I SO 9003 para sus
productos implantables y la marca CE, requisito
fundamental para acceder a los mercados de
la Comunidad Económica Europea.

Las líneas que Creativ a comercializa están relacionadas con las siguientes áreas:

1. Traumatología y ortopedia
2. Neurocirugía
3. Urología
4. Radiología
5. Equipamiento médico

Un estricto criterio de selección de productos y proveedores ha sido siempre la me-

ta, fav oreciendo el trabajo con marcas líderes en cada campo y con un gran desa-
rrollo tecnológico. Además, es de destacar la estrecha v inculación entre Creativ a y
la comunidad médica.
La administración general de la empresa se encuentra en Lima y se compone de un
Presidente que también se desenv uelve como Gerente General y Gerente de M ar-
keting, y un Vicepresidente que a su v ez es el Gerente de Administración y Finanzas.
Luego se encuentran los Gerentes de Unidad de Negocios (sucursales), Gerente de
Logística y Gerentes de Productos. Las activ idades y principales decisiones se en-
cuentran centralizadas en Lima; la principal tarea de las Unidades de Negocios es el
aspecto comercial de la empresa y la cantidad de personas que desarrollan sus
tareas en Creativ a asciende a sesenta.
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Se puede considerar a Creativa como una empresa de espíritu jov en, tanto por su
edad (once años) en el mercado como por su forma de encarar el negocio, siem-
pre de modo proactivo y tratando en todo momento de construir el futuro. Además,
el promedio de edad de la gente que la compone es de aproximadamente treinta
años, con un interv alo entre dieciocho y cuarenta años.

Dadas estas características, es el momento ideal para empezar a pensar en la suce-

sión y preparación de los futuros cuadros gerenciales. Si bien hoy no es imperioso ni
urgente el reemplazo del niv el gerencial, sería importante comenzar un plan de
desarrollo de gerentes, sobre todo considerando el rápido crecimiento y expansión
de sus negocios. Además, debemos tener en cuenta que el principal interés de los
dueños es profesionalizar los niv eles de mando y no caer en el típico dev enir de la
mayoría de las PyME locales, a las cuales “la primera generación las trabaja con
fuerza y las que siguen la funden” (cita textual del gerente de Administración y Fi-
nanzas). Por todo ello, con un horizonte de cinco o siete años por delante, es más
que interesante comenzar a desarrollar potenciales talentos para el futuro manejo
de le empresa, familiares o no.

Para la elaboración del plan se utilizó a modo de guía el siguiente esquema:

1. Definición de los objetiv os del plan y lineamientos generales
2. Definición del perfil buscado
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Un plan de formación

3. Definición del puesto y plan de rotación

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4. Definición de remuneraciones y beneficios sociales
5. Reclutamiento
6. Selección y ev aluación de potencial; incorporación
7. I nducción
8. Proyecto individual de carrera, seguimiento, manejo de las expectativ as, pautas
de crecimiento y capacitación para el desarrollo

1° etapa: Objetivos del plan y lineamientos generales

El objetiv o principal del plan de jóv enes profesionales es la

formación de los cuadros gerenciales de reemplazo.
En v ista de la dotación de personal actual de la
empresa, se propone que se incorporen al plan seis
personas: tres en Lima, una en Div isión I ndustrial, una
en Trujillo y una en Arequipa. Serán destinadas a las
áreas de Administración y Finanzas, Recursos Huma-
nos y Marketing en Lima, Asistencia Técnica y Desa-
rrollo en Div isión Industrial y en el área Comercial de
Trujillo y Arequipa. Estas áreas se considerarán defini-
tiv as después de concluido el programa y hasta tan-
to se dé la oportunidad del reemplazo.
En cuanto a la responsabilidad sobre los entrenados, se establecerá un tutor en ca-
da Unidad de Negocio y un responsable por cada área inv olucrada en el progra-
ma, al cual reportará cada entrenado. Se aconseja que el tutor y el responsable
sean los gerentes de las áreas establecidas como definitivas, los que a su v ez serán
ev aluados por el proceso de coaching realizado. Las mediciones pue den prov enir
de las ev aluaciones de desempeño realizadas a los entrenados después de su paso
por cada área, concluyendo con la ev aluación final. El tutor debe estar plenamen-
te comprometido con el programa y debe poseer capacidades de coach. Se da
por supuesto que los gerentes elegidos para realizar la activ idad de tutor poseen ya
el perfil necesario para ello.
El plazo para el desarrollo del programa de jóv enes profesionales se establece en
v eintiún meses. Esta duración se considera adecuada para la formación integral de
las personas, brindándoles una v isión global del negocio y de las activ idades de la
empresa.
El lanzamiento se prev é para el segundo trimestre de 2011. La elección de la fecha
se realizó considerando que a todo el personal ha v uelto de las v acaciones anuales
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y las activ idades se desarrollan en un ritmo

normal, luego del receso de v erano. Para 5
cumplir con este cronograma, se supone
que el reclutamiento y selección deberán
iniciarse a más tardar en el próximo mes de
diciembre, de modo de tener las decisio-
nes de incorporación definitivas durante la
primera semana de marzo de 2011.
La relación laboral ofrecida, en lo que se refiere al aspecto legal, será de un contra-
to de beca de formación con el lapso de v eintiún meses, con una asignación men-
sual de S/.1500,00 (mil quinientos nuev os soles) más tickets de almuerzo por un v alor
de S/.12,00 (doce soles) por día trabajado.

2° etapa: Definición del perfil

El perfil que se estima conv eniente
es prácticamente igual al desarro-
llado en la primera parte del presen-
te caso. Sin embargo, se puntualizan
los requisitos más importantes:

1. Edad: Entre 24 y 27 años

2. Formación: Recién graduado o con dos años de licenciatura en carreras orienta-
das a Ciencias de la Administración e I ngeniería Industrial
3. Promedio mínimo alcanzado: 17 en el caso de univ ersidades priv adas y 14 en
univ ersidades públicas
4. Experiencia previa: No necesaria
5. I diomas: Muy buen niv el de inglés (comprensión de textos, capacidad de comunica-
ción oral)
6. Manejo de herramientas informáticas
7. Soltero/a
8. Competencias: Flexibilidad, proactiv idad, liderazgo, compromiso y coherencia
9. Disponibilidad para ser trasladado a otra prov incia o país
El perfil ha sido cotejado con el niv el gerencial y de alta dirección, teniendo en
cuenta la misión, v isión y v alores que guían las activ idades de la empresa. El proce-
so de definición del perfil incluyó reuniones en las cuales se trabajó con técnicas de
lluv ia de ideas, comprometiendo a los gerentes con el programa a desarrollar.
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3° etapa: Definición del puesto inicial y plan de rotación

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El ingresante tendrá categoría de asisten-
te de gerencia o trainee. En principio,
participará del plan de inducción esta-
blecido por Recursos Humanos y el tutor –
que se explica más adelante-, para luego
comenzar el programa de rotación por
las áreas y puestos más relev antes de la
compañía.

Tal como se mencionó, los puestos a desarrollar son de asistente o trainee en:
1. Administración y Finanzas (Lima)
2. Marketing (Lima)
3. Recursos Humanos
4. Comercialización (Trujillo y Arequipa)
5. Div isión Industrial
Para el lanzamiento se prev é que cada persona comience sus activ idades en el
lugar (área) fijado como objetiv o del plan, es decir, al lado del tutor asignado para
acompañarlo a lo largo de todo el programa. Se ha estimado que cada etapa (y
por ende la permanencia en cada área) tenga una duración de tres meses; a la
primera debe restársele el periodo de inducción, que se prolonga por una semana.
Partiendo del puesto fijado como objetiv o, cada entrenado deberá pasar por las
siguientes áreas:
1. Administración y Finanzas
2. Logística
3. Comercialización (en cada unidad de negocios)
4. Div isión Industrial
5. Recursos Humanos
6. Marketing
La última área en la cual el jov en profesional desarrollará su activ idad será nuev a-
mente el área objetiv o o final del programa; por lo tanto, tendrá posibilidad de estar
en contacto con sus futuras tareas durante seis meses (tres al principio y tres al final).
Al finalizar el entrenamiento en cada área, se realizará una ev aluación de desem-
peño para determinar las competencias adquiridas. Esta ev aluación la hará el jefe
del área, quien prev iamente deberá tener un plan particular para cada persona,
consensuando con el tutor y con Recursos Humanos. En el mismo deben constar los
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objetiv os de los tres meses, las tareas a realizar, los conocimientos a adquirir y los
puntos a ev aluar. El plan será presentado al jov en profesional al momento de inicio 7
de cada entrenamiento parcial; el jefe de área tiene autoridad sobre el entrenado
durante el lapso en que lo tenga trabajando en su área.
Durante el programa, se establecerá formalmente una
agenda de reuniones entre el entrenado y el tutor para
chequear el desarrollo de las activ idades. En una primera
reunión, al momento de la incorporación del joven, debe-
rán establecerse los intereses de ambas partes. Se consi-
dera de fundamental importancia consignar explícitamen-
te las expectativ as de la empresa y del jov en profesional –
qué espera cada uno del otro-, de manera de establecer
un programa que atienda tanto a las inquietudes y carac-
terísticas del ingresante como a las de la empresa. No se
debe olv idar que este tipo de programas se diseña prácti-
camente a la medida de las personas que haremos ingre-
sar, en relación con las necesidades de la empresa.
En cuanto a la periodicidad de las reuniones
entre el tutor y el entrenado, se considera
apropiado que por los menos una v ez cada
quince días se pongan en contacto para
ev aluar el desarrollo del plan en lo que se re-
fiere a adaptación, relaciones con los demás
integrantes del área, av ance hacia los objeti-
v os del plan para el área, análisis de acciones
correctivas derivadas de encuentros anterio-
res, etc. También es conv eniente un contacto
periódico informal para asegurar el éxito del
acompañamiento.
Se prev é que en algunos casos la rotación incluya v iajes a las otras unidades de ne-
gocio, de manera de obtener una v isión lo suficientemente amplia de la situación y
la forma de trabajar de la empresa en todas sus dimensiones y mercados. Esto es
indispensable en las áreas de Administración y Finanzas, Marketing, Recursos Hu-
manos y Div isión I ndustrial para los entrenados de Trujillo y Arequipa, puesto que las
activ idades y las decisiones se encuentran centralizadas en Lima.
La ev aluación del coaching realizado por el tutor estará a cargo de la alta direc-
ción y escapa al alcance de este trabajo. Sin embargo, consideramos necesario
mencionar su importancia.
A lo largo de todo el programa se establecerá un cronograma de capacitación de
carácter permanente sobre temas generales como negociación, trabajo en equi-
po, manejo de personal, desarrollo de competencias. Esta capacitación estará
acompañada por una intensa formación referida a los productos comercializados
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por Creativ a, los cuales son de una mediana complejidad por su naturaleza médi-
ca. La responsabilidad de esta formación recae sobre los tutores. 8

4° etapa: Remuneraciones y beneficios sociales

Se ofrece una remuneración inicial de S/.1500, 00
(mil quinientos nuev os soles) mensuales, además
de tickets de almuerzo por un v alor de S/.12,00
(doce nuev os soles) por día trabajado. A los doce
meses se prev é una revisión de la remuneración en base a los informes del tutor y a
las ev aluaciones del desempeño, pudiendo establecerse un incremento de hasta el
15% sobre la remuneración de ingreso. El programa inv olucra también cobertura de
salud a trav és de una compañía de seguros.
Se hará hincapié en la capacitación permanente como un beneficio más del pro-
grama.

5° etapa: Reclutamiento Se contratará una consultora especialista en se-

lección y ev aluación de potencial. Se le brindará
el perfil desarrollado internamente, trabajando de
manera total entre fluida con los responsables de
la consultora para la consideración y replanteo
de algún ítem. De la misma manera, el área de
Recursos Humanos realizará una ev aluación sobre
posibles postulantes internos, es decir, que se en-
cuentren actualmente trabajando en la empresa
y que posean características como las requeridas
en el perfil. Se considera sumamente alentador
para el personal de Creativ a la posibilidad de in-
corporarse también en el programa de jóv enes
profesionales.
El responsable de todo el proceso de reclutamiento, selección y ev aluación de po-
tencial es el área de Recursos Humanos. Se propone la publicación de un av iso en
los principales medios impresos de Lima y Trujillo. El av iso deberá mencionar el nom-
bre de la empresa y destacar su alcance mundial. La dirección para la recepción
de currículum v ital y cartas de presentación deberá ser la de la consultora contra-
tada.
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6° etapa: Selección y Evaluación de Personal

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La consultora encargada de realizar el reclu-
tamiento desarrollará un programa de ev a-
luaciones para la detección de potenciali-
dades. Deberá estar div idido en dos partes,
ya que como se explicó en la 5° etapa, es
v oluntad de la empresa incorporar en el
programa a postulantes internos y no es
aconsejable hacer sus ev aluaciones en for-
ma conjunta con los postulantes externos.
Las ev aluaciones deberán contener procesos de evaluación individual y grupal, de
manera que las personas tengan la posibilidad de ev idenciar no sólo sus capacida-
des para el trabajo sino también en relación a sus relaciones interpersonales, trabajo
equipo y liderazgo.
Una v ez que se tengan los postulantes, se realizarán entrev istas con la gente del
área de Recursos Humanos de Creativ a y con los gerentes responsables y futuros
tutores de los jóv enes profesionales.
La decisión final la tomará el gerente asesorado por Recursos Humanos y él mismo
se encargará de la entrevista final en la que se comunicará al postulante la decisión
y lo que ofrece la empresa en cuanto a modalidad de contratación, remuneración
y beneficios adicionales. También le presentará el programa a desarrollar, las áreas
de rotación, los tiempos prev istos y la posibilidad futura de ocupar puestos gerencia-
les.
A los postulantes que llegaron a las instancias finales de las entrev istas, Recursos
Humanos env iará una carta de agradecimiento y comunicación de las razones por
las que no han sido elegidos, destacando aspectos positiv os de su proceso de se-
lección e informando que sus nombres ingresarán en la base de datos que llev a
Creativ a sobre personas con muy buen perfil.
El plazo para el reclutamiento, selección y ev aluación del potencial no deberá ex-
ceder los tres meses, de manera que en marzo se estén incorporando los primeros
trainees.

7° etapa: Inducción
La etapa de inducción durará una semana y estará a
cargo del área de Recursos Humanos y del tutor desig-
nado para cada persona. Constará de las presenta-
ciones correspondientes, la exposición de la filosofía,
misión, v isión y v alores de Creativ a, la explicación en
detalle del negocio, el acercamiento a los productos y
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clientes de la empresa. En el caso de la gente a incorporar en Trujillo y Arequipa, se

prev é que viajen a Lima (casa central) para permanecer en las oficinas por dos días 10
y v isitar la Div isión I ndustrial. Se facilitarán a los entrenados los medios necesarios pa-
ra que comiencen a habituarse a la cultura de la organización, respondiendo a to-
das las dudas y preguntas que quieran realizar. A su v ez, se les prov eerá el manual
de inducción de la empresa, en el cual constan de manera detalladas las activ ida-
des, el organigrama, los nombres de las personas con sus puestos, a quién deben
dirigirse ante un problema o consulta, lo que espera la empresa de su gente, etc.
El entrenado realizará una mini rotación por las principales áreas, de manera de lo-
grar una primera aproximación global.
Como ya se dijo, el acompañamiento del proceso de inducción lo realiza el perso-
nal de Recursos Humanos conjuntamente con el gerente tutor, quien por razones
operativ as y de tiempo le dedicará fundamentalmente el primer día, para luego
reencontrarse con el entrenado a la semana siguiente, momento en el cual co-
mienza el programa propiamente dicho.

8° etapa: Proyecto individual de carrera, segui-

miento, manejo de las expectativas. Pautas de
crecimiento y capacitación para el desarrollo
A partir de la incorporación al programa de jóv e-
nes profesionales se inicia una nuev a etapa en lo
que respecta a expectativas y necesidades de los
entrenados. Se producirán modificaciones y debe-
rán controlarse de cerca para lograr el éxito del
plan. El responsable de ello es el tutor, quien tiene
a su cargo el dev enir del plan de rotación estable-
cido, el plan de carrera dentro de la organización
y la capacitación para el desarrollo y logro de los
objetiv os. Es importante mantener el grado de compromiso y para ello se implemen-
tará un sistema de refuerzo motiv acional basado en los beneficios que se detallan a
continuación, los cuales serán determinados por cada tutor, con permanente ase-
soramiento del área de Recursos Humanos y consulta con sus tutores pares:
1. Bonos y premios extras
2. Seguros
3. Viajes
4. Reconocimiento explícito, público o privado
5. Participación en las decisiones
6. Premios en especie
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7. Activ idades recreativas

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8. Transporte
9. Refrigerios

EJERCICIO
En equipo, deben pensar y diseñar un programa de aprendizaje con el objetiv o de
atraer, seleccionar, incorporar y retener a jóv enes de alto potencial dentro de los
planes generales de una empresa. Para ello deberán:

1° etapa: Definir los temas que requieren aprender.

2° etapa: Diseñar el plan de rotación de cada trainee especificando los tiempos y

diseñar el plan de capacitación (tema, contenidos, tiempo), consideran-
do los temas identificados como relevantes.