PRACTICA 03 DISEÑO DE PROCESO DE NEGOCIOS

Acerca de procesos de negocios

- Son modelos de negocios orientados a la productividad de una organización
- Conjunto de actividades diseñadas para producir una salida específica para un
cliente o mercado especifico
- Establece un ordenamiento especifico de las actividades de trabajo a través del
tiempo y lugar
- Cuenta con un principio y un fin, y dentro cuenta con una estructura de acción

Figura 1 Proceso de flujo de trabajo

Según Smith y Fingar, "un proceso de negocio es un completo y dinámico conjunto
coordinado de actividades de colaboración y transaccionales que entregan el valor a
clientes"

Figura 2 Proceso que junta actividades para producir resultado que de valor a un cliente

Acerca de diseño de proceso de negocios

Es una acción orientada a transformar la visión, objetivos y los recursos disponibles
dentro de un entorno cambiante para lograr la visión de la organización, es decir, se
centra en definir lo que la organización va a tener que hacer para lograr sus objetivos.
El diseño de procesos de negocios puede comenzar por uno de los siguientes medios:
- Análisis de proceso de negocio: Encargado de diseñar, simular, y documentar
procesos de negocios preliminares.
- Mejores practicas organizacionales: La bus queda, monitoreo y coordinación
necesaria para gestionar el intercambio de bienes y servicios son actividades
de una empresa que van cobrando cada dia más relevancia.
 - Ideas o experiencia de equipos de trabajo o de terceros: El proceso de negocio
no esta bien definido, pero para ejecutar una actividad con interacciones
complejas, la persona a cargo deberá de enfrentarse a ambigüedades y ejercer
juicio basado en su propio conocimiento tacito o experiencial.
- Modelos de referencia de procesos: Apoyan el diseño de proceso de negocios
mediante colaboración entre analistas de negocios y equipos de tecnología,
empleando modelos estándares de industrias organizacionales que establecen
condiciones para eliminar cualquier discrepancia entre negocio y TI. (Ejemplo:
SCOR; ETOM)

Acerca de BPM (Business Process Management /

Gestión del proceso de negocio)
Es una metodología de trabajo orientada a procesos en cada departamento de una
organización, con el fin de ahorrar tiempo y costos a mediano o largo plazo.

Figura 3 Una organización emplea recursos humanos y de otros tipos para lograr metas y objetivos.

El BPM representa una serie de actividades o pasos de tareas que incluyen personas,
aplicaciones y eventos que se realizan en tiempo y lugares específicos, deben de
incluir:
- Un comienzo
- Un fin
- Tanto en comienzo como en fin, deben de tener entradas y salidas claramente
definidas
Dentro de proceso de negocios, la BPM viene a ser un conjunto de herramientas y
tecnologías empleadas para diseñar, analizar y controlar los procesos para un mejor
entendimiento del negocio.
Para que BPM cumpla con que las actividades o tareas sean rentables, son
necesarios:
- BPMS (Business Process Management Software): Conjunto de herramientas
que den el soporte necesario para garantizar el cumplimiento del proceso de
negocio productivo.
- BPMN (Business Process Modeling Notation): Método de diagrama de flujo que
modela los pasos de un proceso de negocio planificado de principio a fin,
visualizando una secuencia detallada de los flujos de información y las
actividades empresariales necesarias para finalizar un proceso.
 Figura 4 Diagrama de flujo bajo notación del modelado de procesos de negocio (BPMN)

Diseños BPM
De acuerdo con la metodología BPM, la fase de diseño de los procesos de negocios
productivos se moldeara y se visualizara utilizando BPMN, mostrando en forma de
nivel macro y niveles específicos:
- Nivel macro del proceso de negocios: Tiene como finalidad representar el flujo
de mensajes entre participantes y las tareas determinantes en el ciclo de vida
de la solicitud, prácticamente muestra una visión global del proceso.
 Figura 5 Nivel Macro BPMN
Nota: El presente diseño de proceso de negocio está basado en diagrama de caso de
uso de negocios:
 Figura 6 Diagrama de casos de uso: Solicitudes de Bienes y Servicios
Adicionalmente se necesitan indicar los eventos de una etapa de proceso que permite
organizar el flujo de las especificaciones por proceso:

- Niveles específicos por proceso: En nivel macro, algunos procesos (ejemplo:

Aquellos marcados por un símbolo +), son en realidad subprocesos que
encapsulan otros procesos los cuales no se ven reflejados.Cada subproceso
viene a ser una tarea independiente de otra, simbolizando las etapas que debe
de pasar el nivel macro
Figura 7 Nivel especifico – Etapa 1: Registrar solicitud

Figura 8 Nivel especifico – Etapa 2: Revisar solicitud

Figura 9 Nivel especifico – Etapa 3: Elaborar presupuesto base

Figura 10 Nivel especifico – Etapa 4: Evaluar Solicitud

Símbolos y elementos de diagramas BPMN

Eventos
Un disparador que inicia, modifica o finaliza un proceso. Los tipos de eventos incluyen
mensajes, temporizadores, errores, compensaciones, señales, cancelaciones,
escalaciones, enlaces y otros. Se muestran con círculos que contienen otros símbolos
en función del tipo de evento. Se clasifican como "lanzar" o "capturar", según su
función.

Actividad
Una actividad o tarea particular llevada a cabo por una persona o sistema. Se muestra
con un rectángulo con bordes redondeados. Pueden volverse más detalladas con
subprocesos, bucles, compensaciones y múltiples instancias.

Gateway
Punto decisivo que puede modificar la ruta en función de las condiciones o los
eventos. Se muestran como diamantes. Pueden ser exclusivos o inclusivos, paralelos,
complejos o basarse en datos o eventos.

Flujo de secuencia
Muestra el orden de las actividades que se realizarán. Se representa con una línea
recta con una flecha. Puede mostrar un flujo condicional o un flujo predeterminado.
Flujo de mensajes
Muestra mensajes que fluyen en "piscinas" o límites organizativos, como los
departamentos. No debe conectar eventos o actividades dentro de una piscina. Se
representa con una línea discontinua que contiene un círculo al principio y una flecha
al final.

Asociación
Se muestra con una línea punteada y asocia un artefacto o texto a un evento, actividad
o puerta de enlace.
……………………………………………………..

Carril y piscina
Una piscina representa a los principales participantes de un proceso. Puede haber otra
piscina en otra compañía o departamento, pero igual estar involucrada en el proceso.
Los carriles dentro de una piscina muestran las actividades y los flujos para un
determinado rol o participante, definiendo quién es responsable de qué partes del
proceso.

Artefacto
Información adicional que los desarrolladores agregan para aportar el nivel necesario
de detalle al diagrama. Hay tres tipos de artefactos: objeto de datos, grupo u
anotación. Un objeto de datos muestra los datos necesarios para una actividad. Un
grupo muestra una agrupación lógica de actividades, pero no cambia el flujo del
diagrama. Una anotación brinda una explicación más completa de una parte del
diagrama.
Rediseñar procesos de negocios
Reconociendo que muchas organizaciones emplean tecnologías de la informacion
para mejorar sus procesos de negocios actuales, también realizar simulaciones acerca
de cambiar un proceso de negocios productivo existente por otro orientado al empleo
de tecnologías de la información.
Las organizaciones recurren a Administracion del proceso de negocio (BPM) e
implementar las siguientes etapas:
- Identificar los procesos a cambiar: Son aquellos procesos que necesitan
mejorar y ayudar en el desempeño de la empresa, enfatizando que es lo que la
empresa no debería de hacer y cuanto de tiempo y costo se deberá de invertir.
- Analizar los procesos existentes: Se anotan las entradas, salidas, los recursos
y actividades existentes, para identificar los pasos redundantes, tareas que
requieren papelería, cuellos de botella, y demás ineficiencias

Proceso de negocios: Comprar Libro en una tienda convencional (Varios

procesos)
Un cliente visita una librería convencional y busca un libro entre sus repisas. Si
lo encuentra, lo lleva a la caja y lo paga con tarjeta de crédito, efectivo o cheque. Si
el cliente no puede localizar el libro, debe preguntar a un empleado de la librería
para que busque en las repisas o verifique los registros de inventario de la librería
para ver si está en existencia. Si el empleado encuentra el libro, el cliente lo
compra y se va. Si el libro no está disponible en el local, el empleado pregunta
si el cliente desea ordenarlo al almacén de la librería, al distribuidor o a la editorial
del libro. Una vez ordenado llega a la librería, uno de los empleados habla por
teléfono al cliente y le avisa. El cliente debe regresar a la librería para recogerlo y
pagarlo. Si la librería no pudiera pedir el libro para el cliente, éste tendría que
probar en otra. Tal vez el cliente tenga que hacer varios viajes a la librería.

- Diseñar el nuevo proceso: Se caracteriza por reducir tiempos y costos, mejorar

el servicio y valor para el cliente, con el fin de que el proceso sea optimizado o
sea transformado a una versión mejorada

Proceso de negocios: Comprar Libro en linea

El cliente accede a una librería en línea a través de Internet desde su computadora.
Busca el libro que desea en el catálogo en línea de la librería. Si está disponible, el
cliente pide el libro en línea, suministra la información sobre su tarjeta de crédito y la
dirección de envío, y el libro se entrega en su propia casa. Si la librería en línea no
tiene el libro en existencia, el cliente selecciona otra librería en línea y busca el libro
de nuevo. Este proceso tiene muchos menos pasos que el proceso para comprar
el libro en una librería convencional, requiere de un esfuerzo mucho menor de
parte del cliente y de menos personal de ventas para dar servicio al cliente.

Tarea:
Emplear el software de simulación de procesos “Bizagi Modeler” para desarrollar los
siguientes procesos de negocios, considerando que deben de existir un modelo de
procesos de negocios a nivel macro y al menos 2 subprocesos especificos:
1) En Noviembre de cada año, la Unidad de Coordinación en la Autoridad de
Planificación de la Ciudad elabora un calendario de reuniones para el próximo
año calendario y agrega fechas tentativas en todos los calendarios. El Oficial
de Soporte verifica las fechas y sugiere modificaciones. La Unidad de
Coordinación verifica nuevamente las fechas y busca potenciales conflictos. El
calendario final de reuniones es enviado a todos los Miembros del Comité
independientes, quienes verifican sus agendas y avisan a la Unidad de
Coordinación de cualquier conflicto. Una vez que la Unidad de Coordinación
estableció las fechas definitivas, el Oficial de Soporte actualiza todos los
calendarios grupales y crea carpetas para cada reunión y se asegura que todos
los documentos apropiados estén subidos en el sistema. Se avisa a los
Miembros del Comité una semana antes de cada reunión de leer todos los
documentos relacionados. Los Miembros del Comité tienen sus reuniones, y
luego el Oficial de Soporte produce las minutas incluyendo los Puntos de
Acción para cada Miembro del Comité. Dentro de 5 días hábiles la Unidad de
Coordinación debe realizar una verificación QA sobre las minutas que le son
enviadas a los Miembros del Comité. Luego el Oficial de Soporte actualiza
todos los registros departamentales.
2) Luego de recibido el Informe de Gastos, se debe crear una nueva cuenta si
el empleado todavía no tiene una. El informa es entonces revisado para la
aprobación automática. Montos por debajo de $200 se aprueban
automáticamente, mientras que montos iguales o mayores a $200 requieren la
aprobación de un supervisor. En el caso de rechazo, el empleado debe recibir
una notificación de rechazo por email. El reembolso va a la cuenta bancaria de
depósito directo del empleado. Si el pedido no se completa en 7 días, entonces
el empleado debe recibir un email de “aprobación en progreso”. Si el pedido no
finaliza en 30 días, entonces el proceso para y el empleado recibe una
notificación de cancelación por email y debe volver a presentar el Informe de
Gastos.