Aula - 01 PDF

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU
Professores: Barreto e Fernando Graeff

Aula 01
Introdução . ...................................................................................... 01
Conceitos fundamentais de arquivologia................................................. 02
Teoria das três idades. ....................................................................... 23
Lista de questões . ............................................................................. 31
Bibliografia . ...................................................................................... 34
Introdução
Prezado Aluno,
Hoje efetivamente daremos início ao nosso curso de Arquivologia para Técnico

Administrativo do MPU.
Como você já sabe, serão apenas 3 aulas nas quais abordaremos todo o
conteúdo programático exigido no curso, ou seja, nossa missão é tratar essa
matéria de forma bastante didática e objetiva, de forma a deixá-lo capacitado
para “gabaritar” as questões da sua prova.
Preparado?
Pois bem, nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de

arquivologia – o que é arquivo, quais são os princípios por traz da arquivologia,
ao que se propõe... Retomaremos também um assunto que já adiantamos na
aula demonstrativa: teoria das três idades.
Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do

arquivo, caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os
comentários.
E, por último, participe do Fórum de dúvidas!
Chega de papo e mãos à obra...
Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Aula 01
Conceitos fundamentais de arquivologia.
Nessa primeira aula vamos apresentar a você os conceitos fundamentais de

arquivologia, você será apresentado aos poucos a um glossário de termos
técnicos necessários para o entendimento da disciplina que serão aprofundados
nas próximas aulas.
Bom, antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento é necessário

responder a seguinte pergunta: o que é um arquivo?
Inicialmente, é importante saber que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de

proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de
prova e informação”.
Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e
entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos
são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias”.
Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se

arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.
Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza

pode ser de dois tipos: público e privado.
Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com

palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é
importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou
sublinhamos.
O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação

ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os
Aula 01
documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a
consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no
futuro (poderão, pois alguns documentos terão utilidade no futuro, outros
não, serão descartados).
Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo

pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou
privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e
conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova
(documentos probatórios) ou informação (documentos informativos).
Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três

características básicas:
1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição

ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de
manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova

de transações realizadas.
3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um

documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, signi-
fica muito menos do que quando em conjunto.
Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em

se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma
proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não
se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu.
Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e
atividades de uma administração.
Outra coisa importante que você tem que saber é que na maioria das vezes o
arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre.
O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a

configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos
utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual,
iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.).
Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informações são

registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não
importa para a definição de arquivo.

Aula 01
Tudo bem até aqui? Então, vamos aprender mais alguns conceitos, veremos o
que é arquivologia, bom como qual é o campo de delimitação das instituições:
arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu
e centro de documentação.
Já sabemos o que é um arquivo, então não fica difícil concluir que a

arquivologia é o estudo, a ciência dos arquivos, ou na definição do Conarq:
“Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem

observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos
arquivos. Também chamada arquivística”.
Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que

a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso
e seu destino de armazenamento futuro.
É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual

está constituído, que vai determinar sua condição de documento de
arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu.
As distinções entre essas instituições produzem-se, portanto, a partir da

própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade
produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento
a ser preservado:
• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes

de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico-
literária, pesquisa ou divulgação;
• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente

variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de
instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e
• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter ori-
gem artística quanto funcional.
Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais,

técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos,
jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais.
Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova.
Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à

produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam
um somatório das instituições anteriormente indicadas.

Aula 01
Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das

informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as
características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o
objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do
material reproduzido ou referenciado.
Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de

uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica,
humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou
ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande
público.
Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma

entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das
funções que justificam sua existência como tal, esses documentos
guardam relações orgânicas entre si.
Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e

legais. Eles tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua
apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral
exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e
suporte.
Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística

ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época
ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa,
científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição.
Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em

sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade
bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em
microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam
ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.
As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral,

a compra, a doação e a permuta.
O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural,

dentro do esquema de três idades do documento (veremos ainda nessa
aula): da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por
transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente.
A partir dessas considerações é possível estabelecer:
• que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o

material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo
acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os
Aula 01
objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus

fornecedores são múltiplos.
• que o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a

administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os
conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da
proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao
organograma da respectiva administração; que os objetivos primários
do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos
incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de
pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade
jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que
foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a
administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.
• que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não

decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do
material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus
objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns
tipos de documentos originariamente de cunho funcional.
• que o centro de documentação é órgão colecionador ou

referenciador (não armazena documentos como as demais entidades
obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou
virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a
coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de
originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade;
incluem-se nessa categoria as bases de dados.
Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e

museu:
Arquivo Biblioteca Museu

É a acumulação É o conjunto material, É uma instituição de
ordenada de em sua maioria interesse público, criado
documentos, em sua impresso, dispostos com a finalidade de
maioria textual, criados ordenadamente para conservar, estudar e
por uma instituição ou estudo, pesquisa e colocar à disposição do
pessoa, no curso de consulta. público conjuntos de
suas atividades, e peças e objetos de valor
preservados para a cultural.
consecução de seus
objetivos, visando à
utilidade que poderão
ter no futuro.
Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...

Aula 01
01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -

Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto
formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por
instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas
da gestão de serviços públicos.
Resolução:
Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os

conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa
legislação:
- O art. 2º que trata dos arquivos em geral;

- O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e,
- O art. 11 que trata do tipo arquivo privado.
E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado

exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade.
Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas

nem sempre.
O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a

configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos
utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual,
iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.).
Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são

registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não
importa para a definição de arquivo.
Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os

documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos
etc.
Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com
termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum,
invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma
exceção.
Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de
incompletas, não estão erradas.
O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se

arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e
Aula 01
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal

e municipal, no exercício de suas atividades”.
E aí, certo ou errado? Está certo.
A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é

do tipo “público” ou “privado”.
Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado

apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de
arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza
textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa
variação.
Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí

sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto
formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente
por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, no exercício de suas atividades”.
Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do
“público”. Aí, sim, estaria errado.
Ok. Então, vamos em frente.
02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 -

Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas
sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação,
arquivo público.
Resolução:
O arquivo acumulado pela administração indireta, incluindo empresas estatais,

é considerado arquivo público, logo a questão está correta.
03. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter

orgânico é uma das características básicas dos arquivos.
Resolução:
Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o),
sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado.
A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um

arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o
documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode
perder por completo o significado.
Aula 01
O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos

documentos. Portanto, o item está certo.
04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de

arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o
seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou
esse documento.
Resolução:
O enunciado está perfeito. O documento de arquivo só tem sentido se

relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades
do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas
atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão
gerador / acumulador. Portanto, item correto.
05. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo

documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma
instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.
Resolução:
Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma

proveniência (=origem).
O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do

fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se não recebe
acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se
encontrar mais em atividade. Portanto, o item está errado.
06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 –

Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
Resolução:
Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo.

Aula 01
Arquivo Biblioteca Museu

É a acumulação É o conjunto material, É uma instituição de
ordenada de em sua maioria interesse público, criado
documentos, em sua impresso, dispostos com a finalidade de
maioria textual, criados ordenadamente para conservar, estudar e
por uma instituição ou estudo, pesquisa e colocar à disposição do
pessoa, no curso de consulta. público conjuntos de
suas atividades, e peças e objetos de valor
preservados para a cultural.
consecução de seus
objetivos, visando à
utilidade que poderão
ter no futuro.
Portanto, o item está errado.
07. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 -

Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas
incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um
órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um
documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos
documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela
instituição responsável por eles.

Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não
incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das
atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.
Resolução:
Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão

anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à
aquisição ou custódia dos documentos:
Biblioteca Arquivo
a) Os documentos são 1) Os documentos não são objeto
colecionados de fontes diversas, de coleção; provêm tão-só das
adquiridos por compras, doação atividades públicas ou privadas,
ou permuta servidas pelo arquivo
b) Os documentos podem existir 2) Os documentos são produzidos
em numerosos exemplares num único exemplar ou em
c) A significação do acervo limitado número de cópias
documental não depende da 3) Há um significado orgânico
relação que os documentos entre os documentos
tenham entre si
Aula 01
Tendo por base a tabela, vamos analisar as duas questões:
O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo

da biblioteca:
1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão,

uma empresa ou uma instituição;
Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela.
2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo

conjunto; e,
Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela.
3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo

órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.
Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela.
Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente,

diferenciam o arquivo da biblioteca.
Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de

arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou
uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas.
Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as
instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego.
O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão,

uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os
documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta,
compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc.
Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de

biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado.
Vamos continuar nosso papo sobre arquivologia e falar sobre os princípios que
norteiam essa ciência. Mas antes, comecemos com uma breve conceituação
teórica.
Primeiro temos que saber o que são princípios.

Aula 01
Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais

nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e
dão subsídios à aplicação das suas normas.
Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma

passada rápida sobre as definições dos mais importantes:
• Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o

qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou
família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras
entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos
fundos.
Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma

instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não
sendo misturados aos de origem diversa”.
• Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado

do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser
conservados em serviços de arquivo do território no qual foram
produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.
• Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria

aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão
agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou
receberam.
Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo

temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em
correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a
compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão
do significado do documento.
• O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que

sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º
grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que
os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação,
alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.
Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto

documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como
imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a
dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do
arquivo.

Aula 01
• Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo

procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser
revertido, se necessário.
Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura

internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o
princípio fundamental da arquivística.
Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções

arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência
do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades
diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções,
sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas
operações.
Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou,

ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram
implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos
fundos e o princípio de respeito à ordem original.
O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da

Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de
determinada procedência não deve misturar-se com os de outra
procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer
natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio
Princípio da Proveniência.
Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º

grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que
compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a
classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa
forma, refletindo a organização interna da instituição.
Tudo bem até, aqui?
Vamos em frente...
Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos

de arquivo.
Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou

recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele
produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de
pesquisa e/ou prova.

Aula 01
As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria,

com as características do próprio arquivo.
Assim, são aqueles:
• Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades;

• Tem um fim administrativo, jurídico ou legal;
• Constituem prova das transações passadas;
• Possuem um caráter orgânico; e
• Único exemplar ou limitado número de cópias.
Quanto a esta última característica cabe uma explicação.
Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número

de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os
documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de
cópias.
Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se

preservar o suporte.
Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser

classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.
Quanto ao gênero, os documentos podem ser:
• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou

impressos;
• Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis,

contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel

emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos,
gravuras);
• Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas

magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras,
com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos
(discos e fitas audiomagnéticas);
• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de

microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e

Aula 01
• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em

computador (disquetes, disco rígido, disco óptico).
Já a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto, divide

os documentos em:
• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição

legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.
• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo

informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
Mas para entender melhor a lógica por traz do sigilo dos documentos,
vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do
Brasil de 1988 – CF/88:
O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais,

dentre esses direitos está o acesso à informação.
Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são

invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas,
assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de
sua violação”.
Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à
informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício
profissional”.
Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse
coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do estado”.
Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na

aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à
informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra
pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção
(crimes de guerra).
Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à

legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação.
Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos
têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
Aula 01
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,

ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas”.
Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos.
Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos

documentos públicos.
Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as
categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
O § 1º do referido artigo dispõe que os documentos cuja divulgação ponha em

risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas são originalmente sigilosos.
Já, o § 2º determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes à

segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30
(trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
Por fim, o § 3º reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes à honra
e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem)
anos, a contar da data de sua produção.
Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância,

determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento
de situação pessoal da parte.
O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de

1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe
sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos
de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da
Administração Pública Federal.
O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos

serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em
razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”.
Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou

informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter
público.

Aula 01
Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações

sigilosas:
“I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou

atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e
II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu

interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante
requerimento ao órgão ou entidade competente”.
Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do

meio em que pode circular, há quatro graus de sigilo:
• Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do

- conhecimento do público em geral.
• Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira

alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada
Grau de sigilo
pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços

administrativos.
• Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e

cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas
que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio,
sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
• Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de

segurança e cujo teor ou características só devam ser do
+ conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Por fim, além das classificações relativas ao sigilo do arquivo, precisamos

conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos e
quanto à sua abrangência.
Quanto à natureza, um documento pode ser classificado como especial ou

especializado:
1. Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de

formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos,
audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta
razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu

Aula 01
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle,

conservação etc.
2. Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os

documentos de determinado assunto, resultado da experiência
humana num campo específico, independentemente da forma física
que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou
hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.
Já quanto à abrangência, os arquivos podem ser classificados com setoriais

ou gerais (=centrais):
1. Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos

operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
2. Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os

documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a
estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades
de arquivo corrente.
Bom, com todo esse conhecimento temos condições de responder mais

algumas questões...

Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos
informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares,
contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras
informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a
segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem
de outras pessoas.
Resolução:
Vamos dividir a questão em duas partes:
1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos

informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente
particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado
pelo judiciário.
2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de

garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da
honra e da imagem de outras pessoas.
A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas
Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas.

Aula 01
O erro da questão se encontra na primeira parte.
Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito

de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres
exclusivamente particulares.
Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o

cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu
interesse particular ou do interesse coletivo ou geral.
Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é
necessária autorização judicial.
Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse
particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação
sigilosa mediante requerimento administrativo.
A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é

necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à
própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral,
mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou
esclarecimento de situação pessoal.
Portanto, a questão está errada.

Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não
tendo limitação quanto ao número de cópias.
Resolução:
Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um

único exemplar ou em um limitado número de cópias.
Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo

não têm limitação quanto ao número de cópias.

Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são
gêneros documentais encontrados nos arquivos.
Resolução:
Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de

arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e
audiovisuais (ou, filmográficos).
Aula 01
12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos

iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
Resolução:
Documentos iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como

fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartográficos:
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas,
perfis etc.). Portanto, item errado.

Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico
fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.
Resolução:
Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental

da teoria arquivística é o respeito à proveniência.
Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística,

é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico.
Portanto, item correto.
14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O

princípio de respeito à ordem original
(A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido

em arquivos pode ser revertido.
(B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente.
(C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos.
(D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto.
(E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com
que os documentos foram produzidos.
Resolução:
Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os

documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das
ações que os produziram ou receberam.
Logo, o gabarito é o item E.

Aula 01
15. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da

naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.
Resolução:
Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as

intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista
garante a integridade do fundo de arquivo.
O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem

na atividade natural da organização a que pertencem.
Portanto, item errado.
16. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que

é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o
arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou
pela família que o produziu.
Resolução:
Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de

manutenção da ordem original.
Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado

por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da
proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da
arquivística.
A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original

e não do princípio da reversibilidade.
Portanto, item errado.
17. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado

por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são
gerados, estruturados, administrados e interpretados.
Resolução:
A questão trata do conceito de contexto arquivístico.
Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que

determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e
interpretados.

Aula 01
Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e

estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência,
contexto administrativo e contexto de uso.
Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sócio-
político, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e
que os documentos foram gerados.
Portanto, a questão está certa.

Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.
Resolução:
O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento

literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados.
O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil

e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou
destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social”.
Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da

sociedade. Portanto, o item está certo.

Aula 01
Teoria das três idades
Outra definição essencial que precisamos saber é a que trata do ciclo vital dos
documentos, ou teoria das 3 idades, que define a forma de arquivamento dos
documentos.
Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam

desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos
estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje
em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade
com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Já
falamos isso, não é?
Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender

as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de
evolução por que passam os arquivos.
Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos
arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e
permanente.
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos

em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas
repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas
de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são
consultados.
Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos

tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a
outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados
Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são
o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor
primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a
quem compete a sua administração”.
Obs: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que

possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para
fins administrativos, legais, fiscais etc.
Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse

que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente

Aula 01
produzido. Normalmente, o valor secundário é classificado em informativo e

probatório.
Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor

secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico
(informativo), portanto, tem valor secundário.
Por exemplo, um contrato de aluguel, que hoje tem uma função administrativa
ou legal dentro de uma empresa (valor primário), depois de encerrado perde
seu valor primário.
Caso a empresa ainda acredite que existe outro valor que não seja o primário,
por exemplo, algum valor histórico (primeiro contrato de aluguel daquela
empresa), teremos então um valor dito secundário.
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.
Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas
que podem, eventualmente, ser necessários.
A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são

também chamados de “limbo” ou “purgatório”, onde os documentos ficam
aguardando sua destinação final.
Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de

documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que
aguarda destinação”.
E, finalmente:
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de

documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evolução.
Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os
documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram
consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com
pouca frequência.
Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos

preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.
Aula 01
Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são
complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar
os documentos.
A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei

nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos
são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso

ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes.
Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de

valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico

e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de
documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública,
na sua específica esfera de competência.
Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são

inalienáveis e imprescritíveis.
Pois bem, resumindo toda essa história... os arquivos correntes e

intermediários são aqueles que ainda podem ser solicitados (em maior ou
menor frequência) para atender as necessidades funcionais de uma instituição.
Ou seja, nessas fases (corrente e intermediária) o que prevalece é o

valor primário do documento.
Importante! Os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm

valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à
frequência de utilização dos documentos não quanto ao seu valor.
Já na fase permanente, os documentos perdem o valor de natureza

administrativa, mas se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental, ou seja, seu valor secundário.

Aula 01
Idade do Valor Frequência de

Localização
arquivo predominante uso
Próximo aos
Corrente Primário Alta
escritórios
Distante dos
Intermediário Primário Média
escritórios
Distante dos
Permanente Secundário Baixa
escritórios
Depois ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermediário e

permanente, podemos fechar nossa aula tratando de centralização e
descentralização dos arquivos correntes
Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica

apenas à fase corrente dos arquivos.
Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser

centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente
separados.
Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de

documentação em um único local, como também todas as atividades de
controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de
documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.
Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:
• treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo;

• maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos;
• nítida delimitação de responsabilidades;
• constituição de conjuntos arquivísticos mais completos;
• redução dos custos operacionais; e,
• economia de espaço e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização

rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma
instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades
administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou
específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente
distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes –
agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para
que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

Aula 01
Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a

centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá
efeitos iguais ou ainda piores.
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se

em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção,

Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou
administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em
divisões e/ou seções.
Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de

informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é,
deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão
reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos
e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema,
deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos
administrativos.
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois

critérios:
• centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização

de arquivos;
• descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos

em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento,
registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos
correntes.
Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização

de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo
órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto
aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções
específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas
fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.
Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um

de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por
todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de
dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc.

Aula 01
Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte

com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal
para responder pelos arquivos.
Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou

arquivos setoriais.
Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos

arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com
vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente
descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as

demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os
arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito,
do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.
Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o

sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que
se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além
dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação
administrativa da instituição.
A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida

ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos
critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à
qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos,
a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em
recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores
que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.
Ufa... chega de teoria e vejamos algumas questões...
19. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) -

A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada
para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível
com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.
Resolução:
Ora, conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de

âmbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, além de suas unidades
administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou
específicas, estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras, e,
portanto, necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir,
com eficiência, de seus programas de trabalho.

Aula 01
Já, a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria

todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo.
Então, normalmente, organização pequena = arquivo centralizado,

organização complexa e grande = arquivo descentralizado.
Ou seja, o enunciado da questão dispôs o inverso.
20. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser

primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores,
depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente
e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser
recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem
valor.
Resolução:
O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Lembrando:
Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e

usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser
armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo
intermediário) e, finalmente, quando seu uso operacional termina
completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo
permanente) ou destruídos como documentos sem valor.
Portanto, o item está correto.
21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo

produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo
intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.
Resolução:
O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu

valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam
sua destinação final.
O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa

ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.

Aula 01
Portanto, o item está errado.
22. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é

inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de
pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os
arquivos à sua memória coletiva.
Resolução:
O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o

documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a
consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um
valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta
com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor
histórico ou cultural)
Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um

valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade
para a qual o documento foi criado.
A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos

documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da
ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios
documentos.
Bom, com isso terminamos nossa primeira aula, tentamos ser o mais breve
possível, pois sabemos que você tem muita coisa para estudar em muito pouco
tempo.
Esperamos que tenha gostado.
Um grande abraço.
e Fernando.

Aula 01
Lista de Questões

Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto
formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por
instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas
da gestão de serviços públicos.
02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 -

Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas
sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação,
arquivo público.
03. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter

orgânico é uma das características básicas dos arquivos.
04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de

arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o
seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou
esse documento.
05. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do

acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de
uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.

Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas
incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um
órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um
documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos
documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela
instituição responsável por eles.

Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não
incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das
atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

Aula 01

Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos
informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares,
contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras
informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a
segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem
de outras pessoas.

Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não
tendo limitação quanto ao número de cópias.

Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são
gêneros documentais encontrados nos arquivos.
12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos

iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico
fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.
14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O

princípio de respeito à ordem original
(A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido

em arquivos pode ser revertido.
(B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente.
(C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos.
(D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto.
(E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com
que os documentos foram produzidos.
15. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da

naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.
16. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que

é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o
arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou
pela família que o produziu.
17. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado

por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são
gerados, estruturados, administrados e interpretados.

Aula 01

Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.
19. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) -

A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada
para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível
com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.
20. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser

primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores,
depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente
e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser
recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem
valor.
21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo

produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor
administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo
intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.
22. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é

inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de
pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os
arquivos à sua memória coletiva.
Gabarito:
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
Errado Certo Certo Certo Errado Errado Certo Errado Errado Errado Certo
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Errado Certo E Errado Errado Certo Certo Errado Certo Errado Errado

Aula 01
Bibliografia
BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística.
BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio

de Janeiro: Ed. FGV, 2004.
Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro,

Ed. FGV, 2005.

Aula - 01 PDF

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Aula - 01 PDF

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU

Professores: Barreto e Fernando Graeff

Hoje efetivamente daremos início ao nosso curso de Arquivologia para Técnico

Pois bem, nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de

Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do

E, por último, participe do Fórum de dúvidas!

Chega de papo e mãos à obra...

Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Conceitos fundamentais de arquivologia.

Nessa primeira aula vamos apresentar a você os conceitos fundamentais de

Bom, antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento é necessário

Inicialmente, é importante saber que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de

Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos

Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se

Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza

Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com

O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação

Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo

Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três

1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição

2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova

3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um

Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em

O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a

Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informações são

Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 3

Já sabemos o que é um arquivo, então não fica difícil concluir que a

“Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem

Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que

É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual

As distinções entre essas instituições produzem-se, portanto, a partir da

• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes

• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente

Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais,

Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova.

Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à

Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 4

Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das

Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de

Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e

Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística

Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em

As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral,

O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural,

A partir dessas considerações é possível estabelecer:

• que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o

objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus

• que o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a

• que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não

• que o centro de documentação é órgão colecionador ou

Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e

Arquivo Biblioteca Museu

Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...

01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 -

Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os

- O art. 2º que trata dos arquivos em geral;

E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado

Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas

O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a

Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são

Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os