| Este documento contiene la Semana 3 1

INDICE

PLANIFICACIÓN DE TRABAJO Y PAPELES DE AUDITORÍA

1. PLAN DE TRABAJO ......................................................................................................................................... 3

2. PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR ............................................................................................................. 3
Propósitos de los Papeles de Trabajo................................................................................................................ 4
Organización y coordinación del examen de auditoría ..................................................................................... 4
Información a incluir en el informe de auditoría .............................................................................................. 4
Respaldo a la opinión del auditor...................................................................................................................... 4
Evidencia legal ................................................................................................................................................... 5
Informes especializados .................................................................................................................................... 5
Guía para auditorías subsecuentes ................................................................................................................... 5
Propiedad de los papeles de trabajo ................................................................................................................. 5
Tipos de papeles de trabajo .............................................................................................................................. 6
Planes de auditoría ............................................................................................................................................ 6
Hojas de trabajo ................................................................................................................................................ 6
Codificación de los papeles de trabajo.............................................................................................................. 7
Cédulas de detalle ............................................................................................................................................. 7
Sumarios descriptivos ....................................................................................................................................... 8
Declaraciones y confirmaciones ........................................................................................................................ 8
Actas y otros registros ....................................................................................................................................... 8
3. EVIDENCIAS DE AUDITORÍA ........................................................................................................................... 8
Declaraciones de la Administración .................................................................................................................. 8
Naturaleza de la Evidencia ................................................................................................................................ 8
Transacciones con terceros relacionados con el cliente ................................................................................... 9
Métodos para Obtener la Evidencia en Auditoría............................................................................................. 9
Errores de fácil detección:............................................................................................................................... 10
4. LIBROS DE CONTABILIDAD........................................................................................................................... 10
Cálculos matemáticos ..................................................................................................................................... 10
Existencia física................................................................................................................................................ 11
5. DOCUMENTOS ............................................................................................................................................. 11
6. CARTAS DE DECLARACIONES ....................................................................................................................... 13
Declaraciones verbales.................................................................................................................................... 13
Información interrelacionada.......................................................................................................................... 14
Actividades de empleados .............................................................................................................................. 14

| Este documento contiene la Semana 3 2

1. PLAN DE TRABAJO
El plan de trabajo del auditor para realizar una auditoría externa, comprende la descripción de las diversas
actividades y tiempos que serán necesarios cumplir desde la contratación de sus servicios hasta la entrega
del informe de auditoría a los contratantes del trabajo.

Entre estas actividades destacan las siguientes:

Suscripción del contrato de auditoría

Evaluación del sistema de control interno
Visita interina
Pruebas de auditoría
Preparar el informe
Entrega del informe

2. PAPELES DE TRABAJO DEL AUDITOR

Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el
auditor. Cualquiera que sea la forma de la evidencia y cualesquiera que sean los métodos utilizados para
obtenerla, se debe hacer y mantener algún tipo de registro en los papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados, pruebas
desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo. Un set
completo puede comprender:

• Programa de trabajo del auditor.

• Estados financieros de la firma auditada.
• Hoja de análisis de cuentas y saldos, de evaluación del CI.
• Documentos legales, escrituras, actas de directorio, permisos, autorizaciones.
• Memorándum, cartas u otra correspondencia.
• Comentarios preparados u obtenidos por el auditor.
• Evidencias de su trabajo: marcas, tildes, documentos físicos, referencias a archivos magnéticos.
• Informe corto de auditoría.
• Otros informes.

Los papeles de trabajo también pueden obtener la forma de información almacenada en cintas, películas,
registros magnéticos u otros medios.

El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el tamaño, complejidad y circunstancias de cada
compromiso de auditoría. Además, cada auditor o firma de auditores tiene por lo general ciertas
preferencias por la manera exacta como se deben preparar los papeles de trabajo. El auditor que
comienza, recibe instrucciones en sesiones formales de entrenamiento o del supervisor en el trabajo. La
presentación en este capítulo, se refiere sobre todo a los aspectos generales de los papeles de trabajo y se
debe contemplar cada ilustración como un ejemplo y no necesariamente como un modelo que se debe
adoptar.

| Este documento contiene la Semana 3 3

Propósitos de los Papeles de Trabajo
Como una acumulación de toda la evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoría, los papeles de
trabajo tienen varias funciones, entre ellas:

• Ayudar a organizar y coordinar las muchas fases de la revisión de auditoría.

• Proporcionar información que será incluida en el informe de auditoría.
• Servir como respaldo de la opinión del auditor.
• Evidencia en caso de demandas legales.
• Fuente de información para las declaraciones de impuestos y otros informes especializados, y
• Como guía para exámenes de auditoría posteriores.

En las siguientes secciones se estudian estos fines principales.

Organización y coordinación del examen de auditoría

Los papeles de trabajo son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de la auditoría mientras
se llevan a cabo. Durante la auditoría de una compañía grande se pueden asignar auxiliares a las diferentes
fases de la revisión. Los papeles de trabajo preparados por los auxiliares son el vehículo mediante el cual el
auditor a cargo está en posibilidad de supervisar su trabajo y revisar sus hallazgos, con lo cual cumple con
la primera norma sobre el trabajo. Cuando se realiza el trabajo en diferentes ubicaciones, como es el caso
de sucursales distantes, los papeles de trabajo sirven para asegurar al auditor a cargo que se han
completado todas las etapas del examen. Con frecuencia los auditores no pueden terminar una fase
completa de la auditoría en un momento y los papeles de trabajo, registran el trabajo terminado hasta el
punto en que fue interrumpido, de modo de saber dónde continuar su trabajo.

Información a incluir en el informe de auditoría

Los papeles de trabajo proporcionan la información que se incluirá en el informe del auditor. El informe
estándar de auditoría está integrado por los estados financieros, notas complementarias y la opinión del
auditor. La evidencia en todas sus diversas formas, constituye la base para este informe, se encuentra en
los papeles de trabajo. Si se llegara a necesitar un informe especial, los datos para cualquier cédula
adicional, comentarios y recomendaciones, están contenidos en los papeles de trabajo.

Respaldo a la opinión del auditor

El objetivo final de una auditoría es la expresión de la opinión del auditor sobre los estados financieros. Los
papeles de trabajo sirven para respaldarla. El auditor al firmar el dictamen, afirma que la revisión se llevó a
cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo deben
contener evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado y que se basó sobre la revisión de
los controles internos, que los ayudantes fueron supervisados con propiedad y que se revisó suficiente
evidencia competente. También el auditor está afirmando que los estados financieros presentan
razonablemente la situación de la compañía y los resultados de las operaciones de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los papeles de trabajo deben contener evidencia de que todas las informaciones importantes en los
estados fueron revisadas para determinar que presentan razonablemente lo que en realidad ha sucedido
dentro de la compañía. En una firma de contadores públicos grande, el socio que tiene la responsabilidad
de la auditoría descansa en los supervisores, contadores jefes y auxiliares, para llevar a cabo la mayor parte
de las fases de la revisión. Los papeles de trabajo deben contener evidencia del trabajo realizado y las
conclusiones a que llegó cada una de estas personas y también evidencia de que el trabajo a cada nivel fue
revisado apropiadamente por el supervisor inmediato.

| Este documento contiene la Semana 3 4

Evidencia legal
Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones legales. Los
auditores pueden tener la necesidad de usar los papeles de trabajo para apoyar su afirmación de que
realizaron la auditoría de un modo profesional, que ejercieron el debido cuidado y que no fueron
negligentes en la realización de la revisión. Al revisar los papeles de trabajo preparados por los auxiliares, el
auditor debe a cada nivel preguntarse si cualquier la información que aparece allí o si la ausencia de alguna
información podría ser utilizada para atacar la competencia del trabajo en algún momento posterior en
que quizás esas personas no estuvieran disponibles para ofrecer aclaraciones adicionales. En los papeles de
trabajo no debe haber afirmaciones contradictorias y cualquier conclusión final que se oponga a otra
evidencia debe ser plenamente justificada. En todos los asuntos dudosos tiene que existir la explicación
adecuada para la conclusión a la que se llegó.

Existe la posibilidad de que un auditor que ayude a la revisión no esté de acuerdo con la resolución de un
asunto de contabilidad o de auditoría. Se deben establecer procedimientos que permitan que aquellos que
estén en desacuerdo lo documenten cuando piensen que es necesario disociarse de la resolución. Los
papeles de trabajo deben contener evidencia de este desacuerdo, así como evidencia que respalde la
resolución final del asunto.

Informes especializados
Otra función de los papeles de trabajo es proporcionar la información necesaria para la preparación de
informes a la administración sobre la suficiencia de los controles internos o para la preparación de
declaraciones y agencias gubernamentales. En ocasiones los clientes necesitan información de los papeles
de trabajo para los informes que preparan ellos mismos o pueden necesitar información debido a que
hayan sido destruidos sus registros originales.

Guía para auditorías subsecuentes

Usualmente el auditor trae a las oficinas del cliente los papeles de trabajo de la auditoría del año anterior
para llevar a cabo la revisión del año actual. Los papeles de trabajo del año anterior señalan las dificultades
encontradas y la solución que se les dio. Así, el auditor está alerta sobre la posibilidad de encontrar una
situación similar en el año actual. Además, por la auditoría anterior el auditor debe estar familiarizado con
la descripción del sistema de contabilidad y los controles, a fin de estar consciente de los cambios que se
produzcan durante el año y hacer las modificaciones necesarias en el programa de auditoría. Existe gran
peligro en seguir con demasiada fidelidad los papeles de trabajo del año anterior.

El auditor se beneficiará viendo el formato de un análisis en particular del año anterior, pero sólo debe
utilizar ese mismo formato si es adecuado para la situación del año actual. La duplicación de los pasos de
auditoría señalados en los papeles de trabajo del año anterior puede muy bien dar como resultado pasos
innecesarios e inadecuados, así como la omisión de algunos procedimientos fundamentales para una
auditoría adecuada en las actividades y acontecimientos del año actual.

Propiedad de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo que preparan los auditores son de su propiedad y por lo general, se considera
confidencial la información que contienen. Usualmente antes de entregar información que aparece en los
papeles de trabajo el auditor obtiene el consentimiento del cliente. Si recibe una citación o un
requerimiento judicial en el que le pidan información de los papeles de trabajo, el auditor tiene que
entregarla. También el auditor puede verse en la necesidad de revelar alguna información incluso contra
los deseos del cliente a fin de cumplir con normas de auditoría, como sucede en los casos en que
subsecuentemente se descubren hechos que existían a la fecha del informe del auditor. Cuando un auditor

| Este documento contiene la Semana 3 5

vende su despacho a otro auditor o cuando el cliente nombra un nuevo auditor, es necesario que el cliente
dé su autorización antes de entregar los papeles de trabajo al nuevo auditor.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo. Debe conservarlos en
tanto son importantes para auditorías subsecuentes y para cumplir cualquier requisito legal.

Tipos de papeles de trabajo

Puesto que los papeles de trabajo son el medio para acumular toda la evidencia que necesita el auditor
para emitir una opinión profesional, los tipos de papeles de trabajo tienen necesariamente que ser muy
variados. Algunos papeles de trabajo siguen un formato estándar, mientras que otros son un simple
memorando de una discusión que se llevó a cabo relativa a la revisión de auditoría. Los principales tipos de
papeles de trabajo son:

1) Planes de auditoría
2) Hoja de trabajo y asientos de ajuste
3) Cédula detalle
4) Sumarios descriptivos
5) Declaraciones y confirmaciones, y
6) Actas y otros registros.

También se incluye normalmente entre los papeles de trabajo el borrador original del informe del auditor.
Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible y no dejar dudas relativas al asunto con el
cual se relacionan. En las secciones siguientes se describe cada uno de los principales tipos de papeles de
trabajo.

Planes de auditoría
Los papeles de trabajo deben contener la evidencia de que el auditor ha desarrollado una estrategia
general para la conducción y alcance de la revisión. Se deben hacer anotaciones en relación con la industria
en la cual opera el negocio del cliente, condiciones que exijan procedimientos especiales de auditoría,
cualquier principio contable poco usual utilizado y la naturaleza de cualquier informe especial que se deba
rendir. El programa de auditoría, documento de planeación que establece los procedimientos de auditoría
que se estiman serán necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría, puede estar respaldado por un
cuestionario de control interno, diagramas de flujos, un organigrama y evidencia general que ayude a dar
forma al curso de la revisión. Entre los papeles de trabajo se incluyen las anotaciones preparadas durante
el desarrollo del examen sobre asuntos pendientes a investigar más adelante, junto con una explicación
completa de la solución de estos asuntos.

Hojas de trabajo
El balance de comprobación es el vínculo conector entre los libros de contabilidad del cliente y los estados
financieros sobre los que el auditor está emitiendo un dictamen. La hoja de trabajo es la cédula de control
que muestra las interrelaciones de todas las demás cédulas, de otros tipos de evidencias y el informe final.
La hoja de trabajo para compañías relativamente pequeñas puede ser tan sólo una relación de los saldos
de cada cuenta en el mayor general, presentados siguiendo el orden aproximado en los estados
financieros.
Para la mayor parte de las compañías, una balanza de comprobación que registre cada cuenta se
extendería a numerosas hojas de trabajo y sería demasiado largo, por consiguiente se pueden preparar
hojas de trabajo por separado para cada estado financiero importante. Cada una de las partidas en estas
hojas de trabajo aparece en los estados financieros terminados y por lo general, representan el resumen
de varias cuentas de mayor. Esta cantidad individual en la hoja de trabajo del estado está respaldada por
una cédula de resumen o cédula sumaria, que registra cada cuenta del mayor general que haya sido

| Este documento contiene la Semana 3 6

resumida en una sola cifra. La cantidad individual en las hojas de trabajo de cada estado es similar al saldo
de una cuenta de control y los importes de la hoja sumaria son similares a los detalles que contiene el
auxiliar de la cuenta.

Usualmente para cada juego de papeles de trabajo se prepara un índice que muestra con claridad la
ubicación dentro del archivo de papeles de trabajo de las cédulas de detalle, hojas sumarias, hoja de
trabajo de los estados financieros, borrador del informe del auditor, todas las notas y otras informaciones
recopiladas como evidencia. El cuadro siguiente ilustra partidas seleccionadas del índice de los papeles de
trabajo que se presentaron en este capítulo. Las referencias del índice están clasificadas por tipos de
trabajo sólo para fines ilustrativos.

Codificación de los papeles de trabajo

El orden de los papeles de trabajo es muy importante, tanto para el auditor que los emplea a diario, como
para el supervisor y demás personal superior de la oficina de auditoría. Se emplean códigos e índices para
identificarlos rápidamente. Estos pueden ser códigos letras, números o alfanuméricos.

Un ejemplo de estos índices es el que se muestra en el recuadro siguiente:

MODELO DE ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO

NOMBRE DE LOS PAPELES DE TRABAJO Codificación de referencias
Hojas de trabajo Hoja sumarias Cédulas de
de resúmenes detalle
Balance general 1
Activo 1.1
Efectivo y efectivo equivalente 1.1.1
Cunetas y documentos por cobrar 1.1.2
Pasivo 1.2
Patrimonio 1.3

Estado de Resultados 2
Estado de Flujo de Efectivo 3
Estado de Cambios en el Patrimonio 4.
Notas a los Estados financieros 5
Documentos, correspondencia, pruebas 6
Escrituras sociales 6.1
Actas del directorio 6.2
Del año 2009 6.2.1
del año 2010 6.2.2
Informes parciales y finales 7

Cédulas de detalle
El auditor puede preparar varios tipos de cédulas para señalar el trabajo realizado al obtener evidencia que
respalde las conclusiones en cuanto a la exactitud de las cuentas. Algunas de las cédulas tienen la forma de
conciliaciones, otras son análisis completos de todas las operaciones en las cuentas, otras comparan cifras
de un mes a otro y otras son sólo una relación de partidas seleccionadas de las cuentas. Muchas de las
cédulas son preparadas por el cliente, quien incluye los documentos de prueba para que el auditor los
inspeccione. Estas cédulas deben señalar con toda claridad "preparadas por el cliente". El auditor debe
verificar la exactitud de todos los papeles de trabajo preparados por el cliente, tanto si son elaborados en
forma manual o por computadora.

| Este documento contiene la Semana 3 7

El auditor utiliza marcas para señalar el tipo de verificación practicada sobre las partidas revisadas. Se
pueden utilizar varias marcas y siempre se deben explicar sus significados, bien sea en el propio papel de
trabajo o en una hoja donde se definan las normas utilizadas durante toda la auditoría.

Algunas cuentas se analizan por movimientos de todo el periodo, comenzando con el saldo ajustado de la
auditoría del año anterior, y se revisa la evidencia para verificar los asientos importantes de cargo y abono
registrado durante el año.

Sumarios descriptivos
Corresponde a resúmenes explicativos, por ejemplo el balance de comprobación y de saldos, que
permite en una o dos hojas resumir una gran cantidad de datos e información para análisis.

Declaraciones y confirmaciones
Es la sección de los papales de trabajo donde se acumula y archiva, declaraciones escritas y
confirmación de circularizaciones hechas a clientes, proveedores y acreedores.

Actas y otros registros

Para ordenar los documentos legales relacionados con escrituras públicas o privadas de la empresa
sociedad auditada, las actas de regiones del directorio o ejecutivos superiores y demás evidencias de
similar naturaleza.

3. EVIDENCIAS DE AUDITORÍA
La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros de una empresa mercantil es la revisión
que se realiza de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. La tercera norma de
trabajo exige que se obtenga evidencia suficiente y competente mediante la inspección, observación,
investigación y confirmación como base de la opinión del auditor. Por consiguiente, la opinión del auditor
depende de la obtención y evaluación de evidencia suficiente y competente.

Declaraciones de la Administración
Los estados financieros de una empresa mercantil son responsabilidad de su administración. A través de
los estados financieros la administración de la compañía comunica la información respecto de las
actividades de la empresa y los activos y obligaciones resultantes. La administración, bien sea explícita o
implícitamente, hace declaraciones en los estados financieros sobre la información presentada.

Naturaleza de la Evidencia
El auditor debe considerar la naturaleza del negocio de la compañía, el ambiente y las regulaciones de la
industria. Más tarde se señaló que al seleccionar las pruebas sustantivas específicas el auditor debería
considerar la confianza que tenga en el control interno contable y el riesgo relativo de errores importantes
en los estados financieros. El conocimiento de todos estos asuntos depende de que el auditor haya
revisado diversos tipos de evidencia.

Alguna evidencia es muy general en su naturaleza; por ejemplo, la evidencia del ambiente puede tomar la
forma de noticias en la prensa financiera o la información estadística en periódicos especializados. La
evidencia como los cambios en la demanda del consumidor, cambios en la composición de la población, la
legislación actual y probable, y las acciones de la competencia, son relevantes para la situación total de la

| Este documento contiene la Semana 3 8

compañía, sin embargo resulta imposible predecir el efecto exacto. Las fuentes de este tipo de evidencia
general son bastante variadas y es muy difícil anticiparlas. Los auditores deben confiar en su juicio y
habilidad al seleccionar la información apropiada que se incluirá como evidencia general.

El grado hasta el cual el auditor descansa en el sistema de control interno contable depende de la
evaluación de la evidencia sobre el diseño y el funcionamiento del mismo. Para obtener este conocimiento
el auditor revisa la evidencia obtenida en conversaciones con los funcionarios y empleados; la evidencia
adquirida al revisar las políticas establecidas, los manuales de procedimientos y las descripciones de
puestos, y la evidencia obtenida al observar las actividades desarrolladas durante el curso de las
operaciones.
Alguna evidencia para determinar el cumplimiento del sistema puede ser la misma para determinar la
exactitud de las declaraciones de la administración en los estados financieros. El estudio de la naturaleza
de la evidencia que se presenta a continuación se centra en especial en aquello que respalda las
afirmaciones de la administración en los estados financieros. No obstante, debido a la interrelación de
todas las fases de una auditoría, este estudio también se relaciona con la evidencia usada en la evaluación
general de la compañía, evaluación del diseño y operación del sistema de control interno, y determinación
de la propiedad de las declaraciones de la administración en los estados financieros.

Transacciones con terceros relacionados con el cliente

En algunos casos la naturaleza de las transacciones mercantiles difiere de su forma. Por lo general, los
estados financieros deben reflejar la naturaleza de éstas independientemente de su forma. Debido a que
las transacciones con otros grupos o personas relacionadas con el cliente puede tener una forma diferente
de su naturaleza, el auditor debe revisar con cuidado las transacciones importantes entre el cliente y otros
grupos relacionados conocidos.
Después de identificar a los grupos relacionados el auditor debe seguir pasos especiales para identificar las
transacciones con ellos. Se puede encontrar evidencia que las revele en las actas de las juntas del consejo
de administración, facturas de abogados, convenios de préstamos que contengan cláusulas de garantía,
transacciones grandes y poco usuales cerca del fin del año y convenios especiales con clientes o
proveedores importantes. El auditor debe llegar a comprender el fin comercial de las transacciones con
esos grupos relacionados, comprobar que se obtuvo la aprobación apropiada y considerar si han sido
reveladas de manera razonable en los estados financieros, incluyendo cualquier declaración hecha por el
cliente de que las transacciones con estos grupos relacionados se llevaron a cabo en condiciones no menos
favorables que las que se hubieran obtenido con otros grupos no relacionados. Para evaluarlas y
determinar su naturaleza puede ser necesaria una gran cantidad de evidencia.

Métodos para Obtener la Evidencia en Auditoría

El auditor obtiene evidencias mediante el uso de procedimientos y pruebas aplicadas al segmento
auditado. Para ello el auditor emplea una metodología de revisión y verificación inversa a como se efectuó
una determinada actividad o se efectúo una serie de registros contables.
El proceso de auditoría es de análisis crítico. Por lo general, el auditor sigue la información desde los
estados financieros hacia atrás a través del sistema de contabilidad hasta las transacciones que produjeron
inicialmente la información. Además, el auditor sigue con frecuencia hacia adelante a través del sistema
algunas operaciones, particularmente en las Pruebas de cumplimiento del control interno contable. El
camino que sigue el auditor se conoce como referencias de auditoría. Al seguir las referencias de auditoría
el auditor analiza muchas cuentas que se reflejan en los estados financieros.
Al identificar la evidencia a obtener y revisarla, el auditor tiene en mente el objetivo en particular de la
auditoría, de qué se trata y la relevancia de la evidencia para este objetivo.

| Este documento contiene la Semana 3 9

Otro ejemplo de la importancia de la evidencia es la relacionada con la evidencia para identificar pasivos
no registrados. Al buscar evidencia que apoye la afirmación de la administración de que todos los pasivos
han sido registrados, el auditor no selecciona evidencia que respalde aquellas cantidades incluidas en la
relación de pasivos, sino que más bien busca evidencia de partidas que hayan sido omitidas.

Errores de fácil detección:

Un error frecuente en anotaciones de números es la inversión de ellos, por ejemplo un valor de 370 puede
ser anotado como 730. Una forma de detección rápida es ver si la diferencia buscada es nueve o múltiplo
de nueve. En este caso 730-370= 360. Los 360 son múltiplos de nueve por lo que no cabe duda de que lo
que hay que buscar es la inversión de un número.
Otro ejemplo frecuente es anotar un cargo en vez de un abono, en tal caso la diferencia es del doble del
valor registrado, por ejemplo se anoto 10 de cargo debiendo ser 10 de abono. Entonces la diferencia es de
20, por tanto al buscar el error no hay que buscar el numero 20 sino el numero 10, pues en la diferencia de
cargos y abonos el error se duplica.

4. LIBROS DE CONTABILIDAD
La forma más esencial de evidencia está integrada por los diarios, mayores, cintas de operaciones, archivos
maestros, programas de procesamiento electrónico de datos y otros registros financieros de la compañía,
conocidos colectivamente como libros de contabilidad. Al buscar evidencia para comprobar el importe que
aparece en los estados financieros, es requisito mínimo del auditor verificar que la partida esté registrada
en los libros de contabilidad. Este requisito es fundamental en el proceso de auditoría, porque el auditor
debe encontrarse en posibilidad de seguir una partida de los estados financieros a través de las cuentas del
mayor del diario o la cinta de transacciones hasta la fuente original de documentos. Quizás la explicación
más pobre que pueda dar un auditor para justificar cierta partida que aparece en los estados financieros,
es que esté registrada en los libros de contabilidad, pero esta sencilla situación es esencial para combinarse
con otras formas de evidencia.
Las cuentas de mayor y los auxiliares son una parte integral de los libros de contabilidad de una compañía.
Su utilización durante el año y la igualdad de los saldos al terminar el año, proporcionan la evidencia de
que un sistema de control interno contable está funcionando con propiedad. Si una persona distinta a la
que mantiene la cuenta de control lleva los registros auxiliares, esta función del sistema de control
contable aumenta la confiabilidad de la evidencia. Por otra parte, si una computadora produce la cuenta de
control al mismo tiempo que procesa la información que aparece en las cuentas auxiliares, sin otras cifras
de control obtenidas independientemente, es poca la importancia que se le puede dar a este tipo de
evidencia.
Si la compañía mantiene sus registros en un sistema de procesamiento electrónico de datos, los diversos
programas utilizados para procesar las operaciones constituyen un elemento importante de la evidencia de
auditoría. El auditor tiene que adquirir una comprensión profunda de los procesos y controles contenidos
en los programas para evaluar el sistema de control interno contable y verificar el manejo apropiado de las
operaciones.

Cálculos matemáticos
La mayoría de los cálculos matemáticos forman parte de los libros de contabilidad, como es el caso de la
suma de los diarios y mayores. Sin embargo, algunos cálculos matemáticos se realizan por separado y sólo
los resultados se registran en los libros. Un ejemplo de este tipo de cálculo es la valuación del inventario
físico resultante de que primero se haya calculado la cantidad y el precio para las partidas individuales y
que después se sumen y se llegue a un solo importe del inventario. Otro ejemplo es el cálculo de las primas
anuales, donde sólo el cálculo final se registra en los libros de contabilidad. Los cálculos matemáticos
pueden estar representados por hojas de trabajo, fórmulas y otros registros.

| Este documento contiene la Semana 3 10

Existencia física
Entre los tipos de evidencia de más valor se encuentra la existencia física. El auditor que ve una pieza de
maquinaria o un edificio, o quien cuenta el efectivo disponible está seguro de su existencia. No obstante, el
auditor debe tener conocimiento de que la existencia y la propiedad son dos cualidades distintas; se debe
revisar la evidencia adicional que apoye a la propiedad.

Puesto que tanto la cantidad como la calidad afectan la representación financiera, el auditor debe tomar
en cuenta estas características cuando son evidentes en la existencia física de una partida. Por lo general,
se establece con toda claridad la cantidad de un artículo mediante su existencia física aunque la calidad
quizá no sea tan obvia. Por ejemplo, se pueden detectar con facilidad los daños a las partidas del
inventario, mientras que la obsolescencia se puede decidir sólo después de examinar los registros de
ventas o de producción, o después de discutirlo con el personal del cliente, también la existencia física de
cheques incluidos en el efectivo disponible no representa prueba alguna de calidad o validez; se determina
esto cuando se depositan los cheques y pasan por el sistema bancario.

Los activos tales como el efectivo en el banco, inversiones en valores y las concesiones, no tienen
existencia física, pero tienen alguna forma de representación física. El estado de cuenta del banco
representa efectivo en el banco o el derecho de la compañía a tener efectivo físico si lo desea; los
certificados de acciones representan el interés de la compañía en otras empresas, y los contratos de
concesión representan los derechos legales conferidos a su propietario. La representación física de partidas
se acepta por lo general como la mejor evidencia de que se dispone en el caso de partidas que no tiene
existencia física o cuando las mismas no están disponibles para su examen. Esta representación física toma
la forma de documentos, y la confiabilidad y limitaciones de la forma documental de evidencia se estudian
en la sección siguiente.

5. DOCUMENTOS
Los auditores descansan en la evidencia documental más que en cualquier otro tipo de evidencia. El grado
de confiabilidad de los documentos varía considerablemente, y uno de los factores que afectan su
confiabilidad es la facilidad con la cual se pueden reproducir. Por ejemplo, las formas para documentos por
cobrar se pueden adquirir en cualquier compañía que venda efectos de oficina e incluso en algunas tiendas
misceláneas. Por otra parte, los certificados de acciones y bonos se imprimen en papel de seguridad y
tienen el sello de la corporación, número de serie y firmas oficiales que aumentan la dificultad de
reproducirlos, aunque si un empleado o funcionario del cliente se decide a falsificar documentos, puede
hacerlo con tal habilidad que sería difícil, si no imposible, para el auditor detectarlo. La confiabilidad de los
documentos como evidencia también depende de su fuente y de la circulación que reciban.

Documentos preparados fuera de la empresa. Los documentos preparados por personas ajenas a la
empresa tienen un alto grado de confiabilidad como evidencia si se envían directamente al auditor. Esta
parte ajena al negocio debe ser por completo independiente y competente en el asunto que se trata. La
autoridad de quien responde influye sobre la confiabilidad del testimonio. Si se envían directamente al
auditor los documentos que contienen el testimonio no existe posibilidad de que el personal del cliente
modifique el documento o que cambie las cifras de la compañía para que concuerden con la información
en estos documentos.

La evidencia documental enviada directamente al auditor a solicitud del cliente se convierte en parte de los
papeles de trabajo y se conserva como una parte valiosa del respaldo del dictamen. Los documentos
preparados en el exterior de la compañía y que se encuentran en poder del cliente tienen un grado

| Este documento contiene la Semana 3 11

ligeramente inferior de confiabilidad pero a pesar de todo son un tipo importante de evidencia. Lo más
probable es que el auditor examine más de este tipo de evidencia que de cualquier otra debido a que es la
información más usual que mantiene una empresa como respaldo a todo tipo de actividades de negocios,
en particular de los gastos.

Las facturas y los estados de cuenta recibidos de acreedores externos constituyen un gran volumen de la
evidencia documental. Los contratos de arrendamiento, los pedidos de los clientes, los documentos por
cobrar, las inversiones en acciones y bonos, y los estados de cuenta de los bancos, son otros ejemplos de
documentos que envían al cliente personas ajenas al negocio.

Documentos preparados en lo interno. Los documentos preparados por personal dentro de la compañía
cliente, tienen generalmente menos confiabilidad como evidencia que los documentos preparados en el
exterior, aunque si el documento preparado en lo interno ha circulado fuera de la compañía aumenta su
credibilidad debido a su aceptación en el exterior. Los cheques expedidos por el cliente son ejemplo de
esta clase de evidencia.

Mientras se realiza la auditoría, el auditor puede solicitar autorización para recoger los estados de cuenta
bancarios del propio banco, con lo cual se da evidencia de mayor confiabilidad a los cheques pagados,
puesto que nunca han estado en manos del personal del cliente después de salir del negocio. Aunque los
cheques pagados constituyen con muchos la mayor parte de los documentos preparados en lo interno y
que circulan fuera de una compañía, otros documentos de este tipo son las órdenes de compra aceptadas,
un conocimiento de embarque, un pagaré o un bono cancelados después de su pago, un contrato de
arrendamiento firmado con un arrendador externo, y la ficha de depósito sellada por el banco.

Los documentos preparados en lo interno que circulan dentro de la organización del cliente pueden tener
cierto grado de confiabilidad como evidencia. El alcance de esta confiabilidad está relacionada
estrechamente con el grado de control interno contable asociados con los documentos. Por ejemplo, si los
documentos están numerados progresivamente y en su contabilización, preparación y aprobación, han
participado varias personas y si quien los prepara no tiene acceso a los activos o a las cuentas con las
cuales se relacionan los documentos, es muy probable que tengan un grado bastante alto de confiabilidad
Los documentos preparados dentro de la compañía y que no circulan dentro de la organización tienen el
menor grado de confiabilidad entre todos los documentos creados internamente. Sin embargo, no se
deben desechar estos documentos como evidencia, pues corroboran otra evidencia o pueden haber sido
preparados por alguien que tenga la debida autoridad para ello.

Un tipo de documento preparado en lo interno en el cual confían los auditores es el compuesto por los
registros orgánicos generales, como es el caso de una declaración por escrito de políticas relacionada con
las metas, objetivos y procedimientos de la compañía. El presupuesto de la compañía, tanto a largo como a
corto plazo, se puede incluir en esta categoría. Debe existir una amplia documentación del sistema de
procesamiento electrónico de datos de la compañía en el que se incluyan diagramas de flujos de los
sistemas-diagramas de flujos de los programas y manuales de procedimientos. La documentación debe
describir la organización de la compañía, el diseño del sistema de información y el del sistema de control
contable, los procedimientos operativos y las responsabilidades asignadas a cada trabajo. La confiabilidad
de esta documentación es fundamental si el auditor va a revisar y evaluar el sistema de control interno, y
se hace amplio uso de este tipo de evidencia cuando el auditor lleva a cabo una auditoría del desempeño
administrativo.

| Este documento contiene la Semana 3 12

6. CARTAS DE DECLARACIONES
Aunque las cartas de declaración son en lo básico una forma de evidencia documental, se diferencian en
que se escriben para el auditor. La carta de declaración más común que se obtiene es una declaración
formal firmada por uno o más funcionarios de la compañía cliente. En este documento, los funcionarios
reconocen su responsabilidad con los estados financieros y afirman específicamente que todos los
registros financieros estaban disponibles para la revisión del auditor, que las actas de las juntas de los
accionistas y del consejo de administración estaban completas y que los estados financieros se encuentran
libres de errores y de operaciones no registradas.

Otros asuntos que deben ser incluidos en la declaración por -como es el caso de la información relacionada
con acontecimientos importantes que hayan ocurrido subsecuentemente a la fecha del balance general-
información respecto a transacciones con grupos o personas relacionadas, la interacción de refinanciar
ciertos pasivos, o los planes de la administración para discontinuar un segmento del negocio. Las
declaraciones relacionadas con calidad del inventario, suficiencia de la provisión para cuentas malas,
facilidad de realización de las inversiones, adecuada exposición de pasivos contingentes, y muchos otros
detalles, pueden ser incluidos en la carta de declaraciones. Durante la revisión el cliente puede haber
hecho declaraciones verbales al auditor relativas a muchos de estos asuntos. La carta de declaraciones
confirma por escrito estas declaraciones verbales, avalan que siguen estando en vigor y reducen la
posibilidad de que sean mal comprendidas.

En prácticamente todos los asuntos que abarca la carta de declaraciones del cliente el auditor habrá
adquirido información adicional para corroborar las afirmaciones de la administración. No obstante,
resulta difícil o imposible respaldar con evidencia adicional ciertas declaraciones, como son por ejemplo,
aquellas en que se describen los planes de la administración para acciones futuras.

También se pueden obtener cartas de los abogados actuarios y otros expertos externos. Es probable que el
auditor desee recibir una carta del abogado del cliente, donde afirme que es correcta la declaración hecha
por el cliente sobre los pasivos contingentes y juicios pendientes. Se le puede pedir al actuario que exprese
su opinión en cuanto a lo adecuado de las revelaciones relacionadas con las pensiones. Estas cartas
constituyen una forma confiable de evidencia, en particular cuando están respaldadas por otra evidencia
que las corrobora.

Declaraciones verbales
El peligro de apoyarse en declaraciones verbales es la dificultad y en ocasiones imposibilidad de
verificarlas. Una vez que una persona ha hecho una declaración verbal será difícil más adelante probar que
esa persona hizo esa declaración. También existe la posibilidad de quien recibe el mensaje verbal lo
comprenda mal o registre de manera incorrecta. A pesar de los peligros inherentes en el uso de
declaraciones verbales, merecen cierto grado de confiabilidad como evidencia.

El auditor a cargo de un trabajo pasa bastante tiempo hablando con funcionarios de la compañía respecto
a los objetivos de la empresa, su progreso durante el año, principales problemas que se han presentado y
perspectivas para el futuro. Si se han producido cambios importantes en las operaciones de la compañía
durante el año que se está auditando o si se estima que se producirán algunos en el siguiente, el auditor
necesita discutir los efectos actuales y probables de dichos cambios y como el cliente los muestra, en los
estados financieros. Las declaraciones verbales hechas durante estas charlas forman una parte de la
evidencia general que necesita el auditor para llevar a cabo la revisión y redactar el informe.

| Este documento contiene la Semana 3 13

Las declaraciones verbales hechas por el contralor u otro funcionario al contestar un cuestionario de
control interno constituyen evidencia válida. Al obtener hechos para comprender el sistema de control
interno contable el auditor toma en cuenta las afirmaciones verbales hechas por los empleados a todos los
niveles de acuerdo a la naturaleza de su trabajo y responsabilidades.

Al responder preguntas del auditor, es posible que las declaraciones verbales sean la única evidencia
disponible para explicar un asiento poco usual, por qué se clasificó una partida en una cuenta en lugar de
otra, o la manera de realizar un cálculo, como por ejemplo, la acumulación de salarios o impuestos.
Tan pronto como sea posible, el auditor debe poner por escrito las declaraciones verbales sobre los
asuntos más importantes con una nota de quién hizo la declaración, la fecha y bajo qué circunstancias y
siempre que sea posible, deben estar respaldadas por otras formas de evidencia que las confirmen.

Información interrelacionada
Los auditores se apoyan en la evidencia que presta la interrelación de la información. Normalmente existen
ciertas relaciones, y siempre que se presente una variación de la relación esperada los auditores deben
buscar evidencia que la explique. Se puede expresar la relación como una razón, una tendencia o
simplemente como una cuenta comparada con otra, o de otras muchas maneras.

La razón de la utilidad bruta sobre ventas y la comparación de los gastos por intereses con la deuda
existente durante el año son dos ejemplos de este tipo de información interrelacionada que con frecuencia
toman en cuenta los auditores. Las relaciones varían de una compañía a otra y los auditores deben
determinar cuáles son significativas en cada compromiso de auditoría y utilizar sólo como evidencia
aquellos datos relacionados entre sí. Algunas relaciones se reflejan en los cálculos hechos por el cliente
mientras que otros pueden ser hechos por los auditores.

Actividades de empleados
Las actividades de los empleados de la compañía, tanto las operativas como las de trabajo de oficina,
constituyen un tipo de evidencia. Estas actividades producen usualmente información registrada en los
libros de contabilidad, documentos o informes. El auditor tiene amplia confianza en la información
registrada, pero en ocasiones tal vez desee ver cómo se llevan a cabo en realidad las operaciones. Por
ejemplo, la evidencia que no se puede obtener de los registros observando al personal del cliente cuando
toma el inventario físico. El auditor puede observar el cuidado con que el personal cuenta y sus esfuerzos
por hacer un trabajo completo y exacto. Los trabajadores marcando sus tarjetas de tiempo al entrar, sus
actividades en la línea de producción, una distribución de cheques de nóminas, los empleados del almacén
surtiendo pedidos y el cajero cobrando a los clientes, son unas pocas de las posibles actividades que el
auditor quizá desee observar para adquirir evidencia.

| Este documento contiene la Semana 3 14