1

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS

Alexandra Agudelo Fernández

Carmen Lucía Altamar Pernett
Juana María Barros González

Tutora
Ángela Paola Amaya Moreno

Servicio Nacional de Aprendizaje

Gestión de Talento Humano por Competencias - Metodología
Junio de 2019
 2

Tabla de contenido

pág

1. Justificación....................................................................................................................................................... 3

2. Políticas y normas ............................................................................................................................................. 4

3. Definición de manual de funciones y descripción de cargos. ........................................................................... 5

3.1. Cargo Director Comercial .............................................................................................................................. 6

3.2. Cargo Jefe de Distribución............................................................................................................................. 7

3.3. Cargo Coordinador de Alimentos .................................................................................................................. 8

3.4. Cargo Coordinador de Aseo........................................................................................................................... 9

3.5. Cargo Coordinador de Logística .................................................................................................................. 10

3.6. Cargo Asesor Comercial Senior................................................................................................................... 11

3.7. Cargo Coordinador Comercial Junior .......................................................................................................... 12

3.8. Cargo Auxiliar de Transporte y Bodega ...................................................................................................... 13

4. Beneficios de este proceso ............................................................................................................................. 14

5. Participantes ................................................................................................................................................... 15

6. Periodicidad .................................................................................................................................................... 16

7. Proceso a Desarrollar en el Manual ................................................................................................................ 17

8. Instrumentos de Medición.............................................................................................................................. 19

9. Instructivo para la Utilización del Manual ...................................................................................................... 20

 3

1. Justificación

Se diseña un Manual de Funciones, con el fin de mejorar la situación financiera de la empresa

LAP, una compañía encargada de la producción y distribución de productos de consumo masivo,

la cual se ha visto afecta por el rendimiento de sus directivos, ya que han demostrado falta de

capacidad, innovación y liderazgo motivo por el cual la empresa ha desmejorado de tal forma

que las ventas han disminuido mientras que por otro lado los gastos han ido aumentando.

Si bien es cierto, el Manual de Funciones es una herramienta de gestión de talento humano a

través del cual se pretende establecer funciones o competencias laborales del personal que

constituye la planta de empleo de las empresas; es por esto, que teniendo en cuenta la situación

expuesta en el caso de la empresa LAP, se hace menester la elaboración de un Manual de

Funciones en el area comercial con el fin de mejorar primeramente, el funcionamiento comercial

de la empresa y contar con el personal idóneo y en completa capacidad de cumplir con los cargos

y obligaciones asignados, partiendo del trabajo en equipo, la innovación y el liderazgo.

 4

2. Políticas y normas

Las políticas y normas son importantes en una organización, ya que garantizan el

comportamiento de sus empleados, también son criterios generales que rigen las diferentes

acciones o procesos que se adelantan en la empresa y orientan a los colaboradores hacia el logro

de los objetivos propuestos en cada una de las áreas y puestos de trabajo.

Cada colaborador debe contar con el compromiso de cumplir con las políticas de la

empresa entre ellas las actividades, procesos, de acuerdo a la actividad que c a d a u n o

d e b e d e s e m p e ñ a r , e l d e s e m p e ñ o d e c a d a f u n c i ó n d e b e q u e d a r plasmada en un

documento de manera tal que quien ingrese a la organización pueda conocer las

funciones que debe cumplir en su cargo y respetar las normas establecidas por la empresa.
 5

3. Definición de manual de funciones y descripción de cargos.

Un Manual de Funciones es un instrumento de administración de personal, el cual

consigna las funciones, competencias, habilidades y perfiles establecidos para los cargos de

una empresa y sirve también como base para sustentar las necesidades de capacitación; por

medio de éste, se justifica la existencia, creación o eliminación de cargos. Además, consigna

los estudios de cargas de trabajo y los indicadores de gestión principalmente.

Por otra parte, la descripción de cargos recopila la información correspondiente al

quehacer de los colaboradores describiendo la participación de cada cargo en los procesos,

subprocesos y actividades diseñadas de acuerdo con el nivel ocupacional del cargo, la

formación necesaria, experiencia laboral, competencias del ser y habilidades; Lo anterior va

alineado a los valores institucionales, a la Misión de la empresa y a los objetivos y funciones

de la misma.
 6

3.1. Cargo Director Comercial

 7

3.2. Cargo Jefe de Distribución

 8

3.3. Cargo Coordinador de Alimentos

 9

3.4. Cargo Coordinador de Aseo

 10

3.5. Cargo Coordinador de Logística

 11

3.6. Cargo Asesor Comercial Senior

 12

3.7. Cargo Coordinador Comercial Junior

 13

3.8. Cargo Auxiliar de Transporte y Bodega

 14

4. Beneficios de este proceso

 Consigna de manera específica las funciones y las responsabilidades que corresponde

desempeñar a cada colaborador o dependencia, delimitando la naturaleza y amplitud del

trabajo.

 Clasifica y ordena las funciones específicas que deben cumplir los cargos dentro de la

estructura general de una empresa.

 Precisa los niveles de responsabilidad y las interrelaciones jerárquicas (nivel horizontal y

vertical).

 Proporciona información precisa de las funciones y ubicación dentro de la estructura

orgánica.

 Propicia la mejora de los sistemas de gestión, estableciendo las bases para una adecuada

definición de objetivos.

 Hace posible desarrollar la valoración de puestos de trabajo ajustada a sus contenidos y

exigencias.

 Integra las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño en un puesto

de trabajo.

 Facilita la elaboración de planes de formación y desarrollo, así como procesos de

selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso del contenido de los

distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de ellos.

 15

5. Participantes

Generalmente, los participantes en un manual de funciones y descripción del cargo son el

Director de Talento Humano, gerente general y los jefes de área teniendo en cuenta el

organigrama, quienes pueden buscar apoyo en un consultor de Talento Humano; para el análisis

del mismo se verifica que la descripción del cargo realizada sea completa y se ajuste a la realidad

del cargo y por otra parte, que sea entendible para los involucrados de manera tal que lo

consignado ahí sea de estricto cumplimento.

 16

6. Periodicidad

Es de vital importancia para los procesos hacer una revisión periódica al manual de funciones

dentro de una organización, como mínimo establecer un periodo de cada (6) seis meses en la cual

se verifique si los indicadores muestran eficiencia, si se requiere algún ajuste o en su defecto

actualizaciones en cuanto a funciones dentro de las diferentes áreas.

 17

7. Proceso a Desarrollar en el Manual

Para la realización del Manual de Funciones de LAP se desarrollará un proceso basado en las

siguientes etapas:

Etapa 1: Socializar la actividad y explicar metodología a los involucrados

Se realizará una reunión con el área comercial con el fin de darles a conocer la importancia de

elaborar un manual de funciones que contenga de manera clara y objetiva la información

correspondiente a los diferentes cargos del área.

Se les explicará cómo se realizará la actividad, metodología y se aclararan las dudas existentes.

Etapa 2. Ejecutar metodología y recolectar la información para las descripciones de cargo

Para recolectar la información de los cargos, se hará por medio de un proceso de entrevista

con los ocupantes de cada cargo, nosotros como consultores haremos un borrador de la

descripción de cargo y luego la información será validada y complementada con los jefes de los

cargos y revisada finalmente y aprobada por la Coordinadora de Recursos Humanos.

Etapa 3: Elaborar el Manual de funciones

Una vez realizadas y aprobadas las descripciones de cargo, se procederá a documentar el

manual de funciones con toda la información que debe contener el mismo. Este manual debe

estructurarse de manera clara y entendible para todos los niveles de la organización, con buna

ortografía y cumpliendo con las normas APA vigentes.

Este manual debe ser revisado por Recursos Humanos, el Gerente General y finalmente por la

Junta Directiva para su aprobación.

 18

Etapa 4: Divulgación del Manual

Una vez aprobado el Manual, este se debe dar a conocer a toda la organización, tener en lugar

que sea de fácil acceso y consulta para los colaboradores. Las descripciones de cargo allí

descritas se deben compartir con los ocupantes de los cargos y hacer firmar una copia que debe

ser firmada y archivada en el expediente del colaborador.

 19

8. Instrumentos de Medición

Para la recolección de la información para la creación del manual de funciones se utilizó el

método de entrevista entre el consultor y los ocupantes del cargo, con un cuestionario

estructurado de preguntas abiertas y cerradas.

La entrevista tuvo una duración de aproximadamente 2 horas donde se solicitó al detalle toda

la información del cargo, se tomó nota y además nos apoyamos en grabaciones de voz para no

perder detalle de toda la información que daban los colaboradores.

Una vez finalizada la entrevista se revisaron exhaustivamente las notas tomadas y las

grabaciones y se estructuró y redactó la información de manera clara y precisa en el formato.

Para medir la efectividad de este manual se utilizarán instrumentos de verificación como:

Encuestas a los empleados, para verificar que tan útil les parece el manual, que sugerencias

hacen frente al mismo etc.

 20

9. Instructivo para la Utilización del Manual

El Manual de Funciones debe ser de fácil acceso y consulta para todos los colaboradores del

área comercial.

Este Manual debe ser socializado con el personal por medio de una capacitación y durante el

proceso de inducción a las personas que ingresen nuevas a la compañía.

La Descripción del cargo debe ser entregada a los colaboradores a su ingreso y deben firmar

una copia que se archivará en su expediente.

Los jefes de los cargos deben tener a la mano el manual de funciones para poder evaluar

objetivamente a sus subordinados.

El área de Recursos Humanos debe tomar como base este manual para los procesos de

Reclutamiento y selección, evaluación del desempeño y el proceso de formación y Desarrollo.

El manual de funciones deberá ser actualizado cada que haya un cambio representativo en

algún cargo y además debe ser revisado cada año para realizar los cambios que se consideren

pertinentes.

Toda esta información fue revisada nuevamente por los ocupantes del cargo, quienes hicieron

pequeñas observaciones y modificaciones, luego esta información se revisó con los jefes de los

cargos quienes también hicieron algunas modificaciones y la coordinadora de Recursos

Humanos para finalmente ser aprobado por la gerencia y la junta directiva.