Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN

PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG
DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN
MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT SERVER
(Studi Kasus: PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG)

Agus Muchtar 1), Dony Waluya Firdaus, S.E. 2), Rio Yunanto, S.Kom. 3)
Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
boardmaker@plasa.com 1), dony_waluya@yahoo.com 2), abighazy@gmail.com 3)

ABSTRACT

PT Samafitro branch Bandung at address Jl. RE. Martadinata No. 229. At the time of implementing the
activities of sales transaction records was done by making calculations on paper transactions that could result
in human error, so that the process of accounting in the accounting supervisor is less effective at generating
sales reports quickly and accurately. On the problems the writer took the title Final Project "Design of
Database Management System Sales at PT Samafitro branch Bandung With Software Using Microsoft Visual
Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 based Client-Server".
Research design that writer is use research design with primary data/secondary, type of research that
writer is use academic research, type of data the authors use the qualitative data and quantitative data, research
methods that writer is use are eksploratoris research and descriptive research, data collection techniques that
writer is use a field study consisting of interviews and observations and literature studies, system development
method that writer use is the methodology oriented process, and output data. Structure development system that
writer use is the Waterfall.
The writer makes the design Sales Database Management System in accordance with financial accounting
standards. In the computerized data processing is well, there by reducing the occurrence of human error and
produce sales reports in the Supevisor Sales and supporters report on the accounts receivable in Supervisor
Accounting.

Keyword: Design of Sales Database Management System, Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000,
Client Server.

1. Pendahuluan Sales, karena penulis menemukan beberapa

1.1 Latar Belakang Masalah
Banyaknya tuntutan kebutuhan informasi yang
berkualitas mendorong perancangan pengolahan
data agar menghasilkan informasi yang berkualitas
dan bermanfaat, diperlukan strategi dalam
pengolahan data tersebut serta diperlukan sarana
penunjang. Untuk membantu mengolah data
dengan cepat dan menghasilkan laporan-laporan
yang diperlukan perusahaan memerlukan suatu
manejemen data yang disebut Database
Management System.
Database Management System dapat
digunakan untuk mengelola data menjadi informasi
bagi perusahaan. Sebuah perusahaan membutuhkan
Database Management System karena Database
Management System merupakan basis data dan set
perangkat lunak (software) untuk pengelolaan basis
data. Adanya Database Management System pada
suatu perusahaan akan menghasilkan informasi
penjualan dan penagihan yang cepat dan akurat.
Cepat berarti akan menghasilkan informasi yang
diinginkan dengan tepat waktu.
Alasan penulis melakukan penelitian di PT
Samafitro cabang Bandung pada bagian Supervisor
kelemahan yaitu pada saat melaksanakan kegiatan
pencatatan transaksi penjualan PT Samafitro
cabang Bandung masih manual (ditulis tangan
dalam buku agenda perhitungan penjualan),
sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan
efisien dalam menghasilkan laporan penjualan
perusahaan yang bisa mengakibatkan terjadinya
human error (Kesalahan Manusia), membuat
pekerjaan menjadi kurang cepat dan kurang akurat
dan kemungkinan akan terjadi kesalahan
pemasukkan data serta tidak adanya program
khusus yang menangani permasalahan tersebut.
Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis
tertarik mengambil judul “PERANCANGAN
DATABASE MANAGEMENT SYSTEM
PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO
CABANG BANDUNG MENGGUNAKAN
SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0
DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000
BERBASIS CLIENT-SERVER”.

1
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
1.2 Identifikasi Masalah
Untuk memberikan kejelasan dan lingkup
yang mudah dipahami dan tidak menyimpang dari
pokok permasalahan, maka penulis menjabarkan
permasalahan yang akan diambil, yaitu:
A. Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan pada
PT Samafitro cabang Bandung.
B. Bagaimana Database Management System
Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung
dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-
nya berbasis client server.
1.3 Batasan Masalah
A. Penulis meneliti Sistem Akuntansi Penjualan
pada PT Samafitro cabang Bandung yang
menggunakan metode pencatatan cash basic
yakni pengakuan pendapatan dilakukan hanya
pada saat kas atau setara kas diterima. Untuk
metode persediaan barangnya yakni, sistem
persediaan perpectual. Yang dibahas oleh
penulis dibatasi hanya pada bagian tempat
penulis melakukan penelitian yaitu pada
bagian Supervisor Sales, Supervosir
Accounting, Warehouse, Delivery, Branch
Manager.
B. Pada usulan struktur organisasi penulis hanya
menambahkan bagian yang diperlukan di
perusahaan yaitu Supervisor Finance serta job
description-nya. Penulis melakukan penelitian
pada bagian Supervisor Sales khususnya yang
menyangkut penjualan yang terdapat pada
perusahaan. Pembahasan pada laporan tugas
akhir yang berjudul Perancangan Database
Management System Penjualan pada PT
Samafitro Cabang Bandung menggunakan
software Microsoft Visual Basic 6.0 dan
Microsoft SQL Server 2000 berbasis Client-
Server ini, tidak membahas laporan keuangan
karena pada perancangan ini hanya membahas
bagaimana proses pengelolaan data transaksi
saja.
1.4 Tujuan Penelitian
A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi
Penjualan pada PT Samafitro cabang
Bandung.
B. Untuk merancang Database Management
System Penjualan pada PT Samafitro cabang
Bandung dengan menggunakan software
Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server
2000 sebagai database-nya berbasis client
server.
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Unit Analisis
Menurut Meleong Lexy J. dalam bukunya
Metodologi Penelitian Kualitatif menjelaskan
bahwa: “Unit analisis adalah tingkat agregasi data
yang dianalisis berdasarkan pada rumusan masalah
atau pertanyaan penelitian, merupakan elemen
penting dalam desain penelitian.” (2001:82)
Berdasarkan penjelasan di atas penulis
melakukan pengumpulan data yang berhubungan
dengan penjualan di bagian supervisor sales pada
PT Samafitro cabang Bandung yang bergerak di
bidang dagang untuk kemudian dianalisis untuk
pengambilan datanya, simpulannya dibuatkan
perancangan programnya, hasil akhirnya berbentuk
software yang biasa digunakan dan dimanfaatkan.
Unit analisisnya adalah yang menjadi objek
penelitian yaitu sistem informasi laporan penjualan.
1.5.2 Populasi dan Sampel
Menurut Nazir Moh. dalam bukunya Metode
Penelitian menjelaskan bahwa: ”Sampel adalah
bagian dari populasi.” (2005 : 271)
Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya yang
berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi
menjelaskan bahwa: ”Sebagian item yang dipilih
disebut dengan sampel-sampel (samples).”
(2005:631)
Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat
menarik simpulan bahwa unit analisis adalah
tentang bagaimana proses pengambilan sampel, dan
berapa banyak unit analisis yang akan diambil.
Sehingga masalah yang dihadapi diantaranya teknik
penarikan sampel manakah yang cocok dengan
karakteristik populasi, tujuan dan masalah
penelitian yang akan dikaji. .Sampel yang penulis
gunakan adalah sampel nonprobabilitas yaitu
kesimpulan yang ditarik dari populasi tidak dapat
digeneralisasikan kepada seluruh populasi dan
besar peluang anggota populasi untuk terpilih
sampel tidak diketahui. Sampel yang dipilih adalah
bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan
penerimaan kas penjualan yaitu bagian supervisor
sales, supervisor finance, supervisor, accounting,
delivery dan warehouse.
1.5.3 Desain Penelitian
Definisi desain penelitian menurut Nazir Moh.
dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian,
menjelaskan bahwa: “Desain dari penelitian adalah
semua proses yang diperlukan dalam perencanaan
dan pelaksanaan penelitian.”(2005:84)
Desain penelitian yang penulis gunakan pada
waktu penelitian yaitu menggunakan desain
penelitian dengan data primer dan data sekunder.
Menurut Nazir Moh. dalam bukunya berjudul
Metode Penelitian, menjelaskan bahwa:
“Desain penelitian dengan data primer dan
data sekunder adalah desain pengumpulan
data yang efisien dengan alat dan teknik serta
karakteristik dari responden. Jika peneliti
ingin menggunakan data sekuder, maka si
peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap
sumber, keadaan data sekundernya dan juga si
peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari
data tersebut.” (2005:91)
Berdasarkan pengertian di atas maka penulis
menggunakan desain penelitian tersebut karena
2
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

dalam melakukan penelitian, penulis bertujuan Proses

memperoleh data yang sesuai dengan fakta dan
dapat dipercaya.
1.6 Rekayasa Perangkat Lunak
1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem
Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya
Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan
bahwa: “Metodologi Pengembangan Sistem adalah
metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep
pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang
akan digunakan untuk mengembangkan suatu
sistem informasi.” (2005:59)
Berdasarkan pengertian di atas maka penulis
dapat menyimpulkan bahwa metodologi
pengembangan sistem adalah suatu cara yang
digunakan oleh peneliti untuk mengembangkan
suatu sistem yang telah ada.
Adapun Metodologi Pengembangan Sistem
yang digunakan oleh penulis yaitu metodologi yang
berorientasi pada keluaran, proses, dan data.
A. Metodologi yang berorientasi keluaran
Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang
berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan
bahwa:
”Metodologi ini disebut juga metodologi
tradisional karena dalam tahapan
pengembangan sistem tanpa dibekali dengan
teknik dan piranti yang memadai, seperti
cara menganalisis, menggambarkan sistem,
sehingga sering juga disebut Metodologi
System Development Life Cycle (SDLC),
dimana fokus utama metodologi ini adalah
pada keluaran/output seperti laporan laporan
penjualan, laporan pembelian dan lain
sebagainya.” (2004:69)
Pengembangan
Laporan
Pembelian Faktur Sistem
Penjualan Informasi
Kartu Stok (narasi)
Gambar 1 Metodologi Berorientasi
Keluaran
B. Metodologi yang berorientasi proses
Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang
berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan
bahwa: ”Metodologi ini disebut juga dengan
metodologi struktur analisis dan desain.” (2004:70)
Penulis menggunakan metode ini karena
metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat
(tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk
pengembangan sistem, alat yang digunakan antara
lain data flow diagram (DFD), dan bagan
terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses
dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai
data flow diagram.
Proses Pengembangan
Proses
Proses Proses
Proses Sistem Informasi
(Diagram Arus Data)
Proses
Proses
Gambar 1 Metodologi Berorientasi Proses
C. Metodologi yang berorientasi data
Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang
berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan
bahwa: ”Metodologi ini disebut juga metodologi
model informasi. Alat yang digunakan untuk
membuat model adalah entity relational diagram
(ERD).” (2004:71)
Penulis menggunakan metode ini karena
penulis menggunakan Entity Relationship Diagram
(ERD) dalam tahap perancangan sistem. Fokus
utama dari metodologi ini adalah data, dimana
dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas,
atribut data serta hubungan antar data tersebut.
Data
Data Pengembangan
Data
Data Data
Data
Sistem Informasi
(Diagram Hubungan
Data
Data Entitas)
Gambar 1 Metodologi Berorientasi Data
1.6.2 Model Pengembangan Sistem
Struktur pengembangan sistem yang
digunakan oleh penulis adalah Waterfall. Definisi
waterfall menurut Sutabri Tata dalam bukunya
yang berjudul Analisa Sistem Informasi adalah
sebagai berikut:
”Penerapan tahapan pengembangan sistem
informasi dengan cara Waterfall adalah
dimana setiap tahap harus diselesaikan
terlebih dahulu secara penuh sebelum
diteruskan ke tahap berikutnya untuk
menghindari terjadinya pengulangan tahapan.”
(2004:62)
Pada pengembangan sistem informasi yang
dibuat oleh penulis harus dilakukan secara bertahap
dimana tahapan-tahapan tersebut dilakukan sesuai
prosedur dan pelaksanaannya harus dilakukan
secara berurutan agar tidak terjadi pengulangan
tahapan apabila terjadi kesalahan.
Struktur pengembangan sistem Waterfall
dapat dilihat pada gambar dibawah:

3
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Menganalisis
Survei Sistem Transaksi
Pen-
catatan
Peng-
golongan
Pengikh-
tisaran
Laporan
Akuntansi
dan
Menginter-
Pemakai
Informasi
Akuntansi
prestasikan

Analisa Sistem Pengidentifikasian Pengkomunikasian

dan pengukuran data Pemrosesan dan Pelaporan informasi

Gambar 5 Proses Akuntansi

Desain Sistem
3 ANALIS SISTEM YANG BERJALAN
A. Struktur Organisasi Yang Berjalan
Pembuatan Sistem
Branch Manager

Sekertaris

Implementasi Sistem

Pemeliharaan Sistem Supervisor Accounting Supervisor Customer Service Relation Supervisor Field Operation Supervisor In House Service Supervisor Sales

Keterangan: Delivery Warehouse

Bagian tempat penulis melakukan penelitian

Produksi
Gambar 6 Struktur Organisasi Berjalan
Gambar 4 Waterfall B. Data FlowDiagram (Diagram Alur Data)
1. Diagram Konteks
2 Landasan Teori CUSTEMER
PB,FPT,FPK,Fotocopy
KTP&KK,FPN,Uang,SPB,KPP,FPNK FPN,Uang,KPP,FPNK SUPERVISOR

2.1 Perancangan FPN,KOK,SPB,FPNK,Uang.

ACCOUNTING

OP,FPK,FPT,FPN,SPB,Barang,KPP,SP,FPNK
Menurut AL-Bahra dalam bukunya yang L/R,Neraca,Arus kas

berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang WAREHOUSE

SPB,Return,Barang Sistem Akuntansi
Penjualan
SPB,KOK,Uang,KPP,SP
DELIVERY
SPB,KPP,SP,Uang,Barang
dimaksud dengan Perancangan adalah sebagai SPB,Barang,Return

berikut: “Perancangan (design) memiliki tujuan

L/R,Neraca,Arus
PB,FPK,FPT,Fotocopy KTP &
kas,Uang,LP BRANCH
KK,SPB,KOK,Uang
MANAGER
untuk mendesain sistem baru yang dapat SUPERVISOR
SALES OP,FPN,FPK,FPT,SPB,KPP,SP,LP

menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi ,FPNK,Return,barang

Keterangan
perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif OP : Order Penjualan
sistem yang terbaik.” (2005:39) JU
BB
: Jurnal Umum
: Buku Besar
L/R : Laba Rugi
2.2 Sistem SP
FPN
: Surat Penagihan
: Faktur Penjualan Tunai
Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya FPNK
PB
: Faktur Penjualan Kredit
: Pesan Barang

Analisis dan Desain Sistem Informasi, FPT

FPK
: Formulir Penjualan Tunai
: Formulir Penjualan Kredit

mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu

SPB : Surat Pengiriman Barang
KPMK : KwitansiPenerimaan KAS
KOK : Kwitansi Ongkos Kirim
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- KPP : Kwitansi Penagihan Piutang

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul Gambar 7 Diagram Konteks Berjalan

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. ” 2. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)
(2005:1) Level 0 Yang Berjalan
2.3 Basis Data Supervisor Accouting
SPB, KOK
KPMK, KOK, KPP

Menurut Nugroho Adi dalam bukunya yang

FPN, FPNK

Arus Kas
FPNK, FPN,
uang

4.p Labarugi
SPB, KOK Neraca

berjudul Konsep Pengembangan Sistem Basis Data

Kas

FPN Menyerahkan
FPNK
La

SPB dan KOK

Arus

FP
baru

N
Nerac

NK

menyebutkan: “Basis data adalah salah satu bagian

FP
gi

3.0
K
O
B

Melakukan
K
SP

9.0 Labarugi, Neraca,

Pembayaran SPB KOK Membuat Arus Kas

dari sistem informasi secara keseluruhan.”

Laporan
FPNK, FPN, uang

Keuangan
K
PM

OP PB
FPN, FPNK

K
PP

KOK
K

(2005:24) OP
PB

PB
KPP
KOK
KPMK

OP 1.0

2.4 Penjualan Customer Membuat OP dan Supervisor Sales Brance Manager

KPP, Uang

OP PB OP
KPP, SP

FPN, FPNK
SPB, barang

Menurut Soemarso dalam bukunya yang

SPB

SP
SP FPT, FPK PB FPNK FPN
2.0

bejudul akuntansi Suatu Penghantar menyatakan 7.0

FPT, FPK
Membuat FPT
dan FPK
KTP, Fotocopy KK
LP
FPNK FPN
LP

Melakukan
PP
K

penagihan 6.0
bahwa:
K

FP
FP

LP
PB

Melakukan 8.0
T

KPP
pengiriman FPK Membuat LP
PB FPT
SP

Barang
B
KPP, Uang

SPB SPB
KPP, SP

B
SPB

SP

“Penjualan merupakan pendapatan yang

SPB,
barang
SPB, SPB,
5.p
barang barang
Delivery Menyerahkan Warehouse

diperoleh dari menjual barang yang mana SPB dan Barang

jumlah yang dibebankan kepada pembeli Gambar 8 Data Flow Diagram Level 0 Yang
untuk barang dagang yang diserahkan Berjalan
merupakan pendapatan perusahaan yang
bersangkutan.” (2004:97)

4
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

3. Bagan Alir Berjalan WAREHOUSE DELIVERY

14 15 21
25
Bersama
Bersama
SUPERVISOR SALES 1
Dgn uang
Dgn uang
SPB 1
1
1
Mulai 6
SPB KPP
5 KPP
Melakukan
Digunakan untuk
Pengecekan
1 acuan penagihan
Buat FPK
Fotocopy 1 26
1 Menyerahkan
OP KTP & KK 2
FPT Melakukan ke Spv.
Cek Kosong Tunda pengiriman Accounting
KPP 1
Barang ? Pengiriman barang
Buat (tak tertagih)
1 Dok. SP
2 Ada
OP Buat & KPP 1
FPN 1
Buat SPB 1 KPP Bersama 27
FPNK Dgn uang
1 SPB Diserahkan ke
T 22 Warehouse
KPP 2
1
1
2 1 15 23
FPN 2 2 T 19
28 16
FPNK

PB Menginformasikan KPP 1
17 KPP 1
untuk Melakukan 1
T T penagihan atas
7 Retur
acuan dok. FPK 2
8 ke Delivery 1

Cek PB SPB Melakukan

Tidak Retur penagihan
KPP 1 Cek Barang barang setelah habis
Buat ditunda Melakukan masa tenggang
LP Penagihan
Ada
Menyerahkan
Otorisasi SPB KPP 1
Menentukan Kredit Menukarkan
Buat ke Spv. Sales
Jenis 19 barang
FPK Dan KPP 1
Penjualan LP
mengotorisasi
Dok. Retur
Tunai Menerima 1 24
retur dari
1 30 customer 1 SPB
Membuat FPK 2 13 Retur 20
FPT
Uang
1 18
FPN atau FPNK 29
1 SPB
4
FPT
Gambar 11 Bagan Alir Yang Berjalan (3)
Membuat
18
SPB Dok.
3 Diotorisasi dan Retur
diserahkan ke SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER
1 warehouse
29 SPB 10 9
31
1
Bersama Bersama
Retur Dgn uang Dgn uang
Uang
T SPB 1 1 Membuat
1 FPNK FPN Jurnal
Mengecek Umum Arus KAS
Retur
SPB
Buat
14 28
Kwitansi Neraca
Ke Customer Penerimaan Jurnal Umum
Kas
L/R

Gambar 9 Bagan Alir Yang Berjalan (1)

KPMK Posting ke
Buku Besar T
Selesai

COSTUMER
Mengembalikan
faktur Buku Besar 30
1 3 4 20 11

1 KPP 1 Faktur Kredit Membuat

1 1 LP
1 2 Jenis Faktur Laporan
OP FPK Keuangan
FPT FPN
Faktur 1
T
T Tunai
FPNK Arus KAS
1
Tidak Pembayaran FPN
Mengisi Mengisi Bayar ? ditunda sesuai
Buat
FPT FPK & perjanjian 12 Neraca
PB
menyerahkan 11 Membuat Keterangan :
fotocopy KTP Ya L/R
SPB
& KK KPP 1 OP : Order Penjualan
Mengotorisasi dan JU : Jurnal Umum
1 Uang BB : Buku Besar
Menyerahkan KPP SPB L/R : Laba Rugi
PB 1 & Membayar 27 22 SP : Surat Penagihan
FPT 31
FPK
Fotocopy 1 pelunasan penjualan Bersama FPN : Faktur Penjualan Tunai
KTP & KK 2 kredit 23 Uang Dgn uang FPNK : Faktur penjulan kredit
KPP 1 PB : Pesan Barang
13 (tak tertagih) 1 FPT : Formulir Penjualan Tunai
KPP FPK : Formulir Penjualan Kredit
5 12
2 1 SPB : Surat Pengiriman Barang
KPMK : KwitansiPenerimaan KAS
T
KPP : Kwitansi Penagihan Piutang
KPP
1
6
24 7
Bersama
Dgn uang
FPNK Gambar 12 Bagan Alir Yang Berjalan (4)
21 T
KPP 1 1 16
FPN
8

1
Sesuai 1 SPB
Tidak perjanjian tidak FPNK
Bayar ? Melakukan
bayar diambil
Pembayaran
kembali barang
Menyimpan
Ya
Melakukan barang dan
Pembayaran mengotorisasi
1 KPP 1 SPB
1
KPP
FPN
1 1
Bersama
Bersama FPNK SPB
Dgn uang
Dgn uang
Bersama
25 26 Dgn uang
9 17
10

Gambar 10 Bagan Alir Yang Berjalan (2)

5
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

4 PERANCANGANDATABASE 2 Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)

MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN Level 0 Yang Diusulkan
4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang
Diusulkan Supervisor Finance
File Jurnal Umum
File buku besar

Jurn um

ar
Um
A. Struktur Organisasi Perusahaan yang

bes
al
FPK 1, FPT,

FPK 1, FPT,
KPP, Uang

KPP, Uang
(otorisasi)

ku
Bu
8.0 Jurnal umum, buku
Membuat besar , LPP
File BPK

Diusulkan File BP
K Laporan

La du ng
FP Keuangan

Pe Piu

po kun
FP
T1

n ta

ra g
n
2.0

1
Penulis mengusulkan bagian Supervisor

K
FPT Menerima

FP
1

K
Brance Manager

PP
Pembayaran FSPK File Laporan
P pendukung piutang
KP

FSPK
FPT 1 LPT

Finance yang berkaitan penjualan, struktur PT dan File LPK

T1
eL

1
PT
Fil LPK

FPK 1, FPT,
FP LP

FP
LP

KPP, Uang
(otorisasi)

eF
T1 T K

FPK 1, FPT,

K
KPP, Uang

LP
Fil
Fotocopy K
LP

T
LP
KTP, KK & LPT

organisasinya sebagai berikut: FPT 1, FPK 1 1.0

Transaksi
Penjualan
FP
Slipgaji, FSPK

K1
9.0
Membuat LPT
dan LPK

1
KPP (otorisasi), Uang

K
Supervisor Sales

FP
Customer
File FPK FPK 1

SOP 2 otorisasi
File FPK

KPP
P
KP File FPK

SOP, barang
STRUKTUR ORGANISASI USULAN

FPT 2,
FPK 2
PP
i
as
SOP File FPT

ris
T2 File FPT

oto
SOP FP

SO
KP 2

PP

FP
Po

P
K
tori

T
P2
6.0

PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

2
sasi

SO
Melakukan SOP dan
4.p barang SOP
penagihan 7.0 3.0
Melakukan
Menyerahkan Warehouse Membuat SOP
pengiriman S SOP dan Barang K2
oto OP 2 FP FP
Barang risa K2

P
si

SO
as
ris

SO
File KPP

oto

P
SOP dan
File SOP

barang
SOP 2 otorisasi

2
P
KPP SOP

K
KPP

SO

PP
K
PP
SOP,
Branch Manager barang
Delivery KPP 5.0 FPK
Membuat KPP

K
FP
Sekertaris FPK
KPP (otorisasi), Uang

Gambar 15 Data Flow Diagram Level 0 Yang

Supervisor Finance Supervisor Accounting Supervisor Customer Service Relation Supervisor Field Operation Supervisor In House Service Supervisor Sales
Diusulkan
Keterangan:
: Bagian tempat penulis melakukan penelitian
Delivery Warehouse
C. Bagan Alir Sistem Yang diusulkan
: Bagian yang diusulkan oleh penulis

Gambar 13 Struktur Organisasi Usulan SUPERVISOR SALES

3
Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account Mulai Digunakan untuk
acuan penagihan

Kode Akun Nama Akun Menerima

order Fotocopy
1

penjualan dari KTP,KK & Slip

1.1.1 Kas customer gaji

2 Input KPP
FSPK 1
1.1.2 Piutang Dagang Order penjualan
Simpan KPP
26
1.1.3 Persediaan Barang Dagangan Input cek Input Data Cetak KPP
KPP

Database barang Customer

2.1.1 Utang Dagang Melakukan Simpan Data
1
2
Pengecekan KPP
pengecekan ke Data Customer
4.1.1 Penjualan Database Barang
T
Input FPK
4.2.1 Potongan Tunai Cek barang
Tidak ada Tidak
melakukan
Menginformasikan
untuk melakukan
transaksi Simpan FPK
penagihan atas
4.2.2 Potongan Dagang Ada acuan dok. FSPK 2
ke Delivery
FPK
Cetak FPK
5.1 Harga Pokok Penjualan Jenis Kredit Buat
1
Penjualan FSPK
1 KPP 2
5.1.4 Franco Gudang Tunai
FPK 2 3
4

1
1.1.4 Piutang Tak tertagih Input Data
FSPK
2

Customer 5
15
2 Input LPK
Simpan Data
Data
B. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data) Customer
Customer
Simpan LPK
Input LPT
Usulan Input FPT
LPK
Simpan LPT Cetak LPK
1. Diagram Konteks Simpan FPT FPT

Cetak LPT 1 25
Cetak FPT LPT LPK 2
Fotocopy KTP & KK,Uang, FSPK File FPT, File FPK, KPP SUPERVISOR
CUSTEMER 1
ACCOUNTING 1 LPT
FPT 2 24 2 T
FPT, FPK, KPP, SOP, Barang Jurnal umum, buku besar, 7
laporan pendukung piutang T
Database 27
KPP, SOP , Barang
SOP, Barang Management 1
WAREHOUSE DELIVERY
System SOP, KPP, Uang
SOP, Barang Penjualan

Fotocopy KTP & KK,Slip Gaji

LPT, LPK, Jurnal Umum, Buku
Besar, Laporan pendukung piutang BRANCH
Gambar 16 Bagan Alir Sistem Usulan (1)
MANAGER

SUPERVISOR FPT, FPK, KPP SUPERVISOR

SALES FSPK, FPT, FPK, KPP, LPT, FINANCE
LPK
FPT, FPK, Uang, File BPK

Keterangan :

JU : Jurnal Umum
BB : Buku Besar
FPT : Faktur Penjualan Tunai
FPK : Faktur Penjualan Kredit
SOP : Surat Order Pengiriman
KPP : Kwitansi Penagihan Piutang
LPT : Laporan Penjualan Tunai
LPK : Laporan Penjualan Kredir
FSPK : Formulir Syarat Penjualan Kreditt

Gambar 14 Diagram Konteks Usulan

6
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

SUPERVISOR FINANCE SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER

COSTUMER
4 6 22 23
25
Bersama Bersama Bersama 24 29
28
1 2 9 14 Dgn uang Dgn uang Dgn uang
KPP 1
1 (tidak tertagih)
1 1 1
FPT FPK KPP
5 LPK
Laporan pendukung
piutang
LPT BPK Input KPP

1 1 1 (Taktertagih)
1 SOP 2 2 Input BPK Input BPK Input BPK T
FPT 2 SOP 3
FSPK 3 Buat Buat Laporan Selesai
1 Jurnal Umum pendukung piutang
Simpan BPK Simpan BPK Simpan BPK
FPK Simpan Simpan Laporan 27
Juranl Umum pendukung piutang
Cetak BPK Cetak BPK Cetak BPK
Posting ke LPT 1
Melakukan Jurnal
Umum Buku Besar Umum Cetak Laporan
Pembayaran Mengisi pendukung piutang
Melakukan FSPK BPK BPK BPK Simpan
Tidak sesuai LPK 1
Pembayaran Buku Besar Umum
& menyerahkan Memeriksa 1
Laporan pendukung 2
fotocopy KTP & barang Mengotorisasi FPT dan
T Buku
Besar
Cetak Jurnal umum, piutang T
Mengotorisasi FPK dan buku besar umum
1 KK Menyerahkan mengembalikannya ke mengembalikannya ke
Sesuai Customer Customer
FPT 1 kembali T
Jurnal Umum 1 29 Keterangan:
FPK Menyimpan untuk FPT Otorisasi
FPK Otorisasi
BPK
Jurnal Umum 2 FPT = Faktur Penjualan Tunai
Bersama barang dan dilengkapi FPK = Faktur Penjualan Kredit
FSPK = Formulir Syarat Penjualan Kredit
Dgn uang Bersama mengotorisasi LPT = Laporan Penjualan Tunai
Buku
Buku Besar
Besar umum1
umum 2 LPK = Laporan Penjualan Kredit
Dgn uang Fotocopy SOP Ke Customer
Ke Customer
28
KPP = Kwitansi Penagihan Piutang
4 FSPK 1 1 SOP = Surat Order Pengiriman
6 KTP & KK DB = Data barang
2 SOP 2 BPK = Bukti Penerimaan Kas
3 30 T
BKB = Bukti Kurang Barang
SOP 1
(otorisasi) 2
3
19
Gambar 19 Bagan Alir Sistem Usulan (4)
11
1 3
2
KPP 3 T 10
4
16 D. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship
1
Diagram) Yang Diusulkan
2
KPP 3
4
Tidak
Bayar ? Tanggal_Jatuh
Tempo Tanggal_Jatuh
Sisa_Pembayaran Diskon
Uang_muka Tempo

mu ka Diskon
Uang_
Sesuai
Ya Sisa_Pembayaran
perjanjian tidak No._Faktur

bayar diambil Tidak No._F

aktur
LPP
1
Dibuat
Mengotorisasi dan kembali barang Bayar ? Total_bayar
menyerahkan KPP1 Nama_Cust

dan membayar Pembayaran Kode_Cust

Keterangan

pelunasan penjualan KPP 1 ditunda sesuai

Nama_Cust
Total_bayar

2 Ya Keterangan
kredit (tak tertagih) perjanjian
Kode_Cust
3
4 Mengotorisasi dan
menyerahkan KPP 1
Jenis_Transaksi
dan membayar Keterangan
Jumlah_Uang
No._Faktur
Sisa_Pembayaran
KPP 1 pelunasan penjualan 1 No._Faktur No_KPP No_KPP

2 2 No._Faktur Nama_Cust

(otorisasi) 3 kredit KPP 3 Diperoleh_Dari Keterangan

4 4 Terbilang
Sisa_Pembayaran
Tanggal
Keterangan
Nama_Cust N
No. Bukti
Bersama BPK N
Proses
N
KPP Sisa_bayar

Dgn uang KPP 1 Tanggal

21 2 N Sisa_bayar
Tanggal
Harga_muka
(otorisasi) 3 Uang_kembalian Diskon
Total_penjualan
4 Uang_pembayaran
Harga_muka Total_penjualan

20 18 Kode_Cust
Alamat
Kode_Cust
Alamat

T Bersama
Dgn uang Kredit
No.Bukti

Ref.
17 Keterangan

T Debit
Tanggal
Catat

Gambar 17 Bagan Alir Sistem Usulan (2)

Saldo Saldo Ref.
Ref.
Kredit No.Bukti
Kredit Nama_Akun
Kredit Nama_Akun
1
WAREHOUSE DELIVERY Ref.
1 1
Jurnal Umum Posting Buku Besar Umum

7 8 Debit Debit
10 Tanggal
Tanggal
Keterangan Keterangan Keterangan
Tanggal Debit
FPT 2
1
SOP 2 SOP 2
3
otorisasi) 3
FPK 2 18 Keterangan:

BPK=Bukti Penerimaan Kas

9 KPP=Kwitansi Penagihan Piutang
T LPP=Laporan Pendukung Piutang

Input SOP Input status 1

Update Status 2
Input status pengiriman barang KPP 3
Barang 4
pengiriman barang
Simpan SOP

SOP
Status
Menyerahkan
Otorisasi SOP
Gambar 20 Entity Relationship Diagram usulan
Cetak SOP barang ke Warehouse
Melakukan
penagihan
17 Ke Warehouse setelah habis
SOP
1
2
3
4
Bersama
Dgn uang
20
Bersama
masa tenggang
4.2 Perancangan Menu Program
KPP
(otorisasi)
2
3
4
KPP 2
Dgn uang
KPP
1
2
3
A. Struktur Menu Program
T (otorisasi) 3 4
4
8
Data Harga Jual
Mensortir
Data Data Customer
banyak
barang Menyerahkan ke 21 Masukan
Formulir Syarat Penjualan Kredit

Spv. Accounting, 19
Faktur Jual Tunai
Transaksi
Spv sales dan Faktur Jual Kredit
Spv Finance KPP 1 15
Input Data
(tak tertagih) 2 3 Kwitansi Penagihan Piutang
Barang 4
KPP 2 Supervisor Sales Proses Dokumen Penagihan Piutang Habis Tempo
3 1
12 (otorisasi) 4 2
Penarikan Barang
Simpan Data KPP
T 3
Barang 4 Laporan Penjualan Tunai
Diserahkan ke
Keluaran Laporan Penjualan Laporan Penjualan Kredit
Bersama T Spv. sales
1
3 Dgn uang Laporan Transaksi Penjualan
SOP Data Diserahkan ke
2 Bantuan

Barang 22 Spv. Sales Kalkulator

23
Diserahkan ke Melakukan Lock PC
Warehouse Penagihan
13 Backup Database Masukan Data Data Master Barang

Melengkapi 11
26 Kalender
Warehouse Proses Dokumen Surat Order Pengiriman
kekurangan
barang 1 Tentang
1 KPP 2 Bantuan

3 1 3
SOP 4 Masuk Menu Utama

2 SOP 3
2 Login Perusahaan
1 Profil
Surat Tugas Pengiriman

SOP 3 Keluar Programmer

Proses

2 Chat User Delivery

Pengiriman Barang

Bantuan
Ganti Password

14 16
Ganti Skin

12 Logout
13 Proses Transaksi Bukti Penerimaan Kas

Keluar Supervisor Finance

Bantuan

Gambar 18 Bagan Alir Sistem Usulan (3) Jurnal Umum

KAS

Piutang Dagang

Persedian Barang Dagang

Keluaran Catatan Buku Besar Umum

Penjualan

Supervisor Accounting Potongan Tunai

Laporan Pendukung
Bantuan Piutang
Potongan Dagang

Harga Pokok Penjualan

Franco Gudang

Piutang Tak Tertagih

Gambar 21 Struktur Menu Program

Keseluruhan

7
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

B. Menu Program

Gambar 22 Tampilan Menu Utama

Gambar 25 Tampilan Input Harga Jual
C. Menu Program Inputan

Gambar 23 Tampilan Input Data Master

Barang
Gambar 26 Tampilan Input Faktur Jual Tunai

Gambar 27 Tampilan Cetak Faktur Jual Tunai

Gambar 24 Tampilan Input Data Customer

8
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Gambar 31 Tampilan Cetak Bukti Penerimaan

Kas

Gambar 28 Tampilan Input Faktur Jual Kredit

Gambar 32 Tampilan Jurnal Umum

Gambar 29 Tampilan Cetak Faktur Jual Kredit

Gambar 30 Tampilan Input Bukti Penerimaan

Kas

Gambar 33 Tampilan Buku Besar Umum

9
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Gambar 34 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Gambar 40 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Kas Harga Pokok Penjualan

Gambar 41 Tampilan Cetak Buku Besar Umum

Gambar 35 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Franco Gudang
Piutang Dagang

Gambar 42 Tampilan Cetak Buku Besar Umum

Piutang Tak Tertagih
Gambar 36 Tampilan Cetak Buku Besar Umum
Persedian Barang Dagang

Gambar 43 Tampilan Cetak Buku Besar Umum

Piutang Tak Tertagih

Gambar 37 Tampilan Cetak Buku Besar Umum

Penjualan

Gambar 38 Tampilan Cetak Buku Besar Umum Gambar 44 Tampilan Cetak Laporan
Potongan Tunai Pendukung Piutang

Gambar 39 Tampilan Cetak Buku Besar Umum

Potongan Dagang

10
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010
5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah mempelajari permasalahan yang ada
mengenai Database Management System Penjualan
pada PT Samafitro cabang Bandung, dan berusaha
menerapkan ilmu yang telah didapat dibangku
kuliah dengan mengikuti perkembangan komputer
dan kebutuhan penggunanya, maka bisa diambil
simpulan dan saran untuk kemajuan perusahaan
pada masa yang akan datang.
A. Kegiatan pencatatan transaksi penjualan masih
dilakukan dengan cara membuat perhitungan
transaksinya menggunakan kertas kerja yang
bisa mengakibatkan terjadinya human error,
sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif
dan efisien dan tidak adanya pemisahan kerja
antara bagian keuangan dan bagian akuntansi.
B. Pada struktur organisasi PT Samafitro cabang
Bandung mengalami perubahan, dengan
menambahkan Bagian Supervisor Finance,
mengingat tidak adanya pemisahan fungsi
antara keuangan dan akuntansi. Selain itu
untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan
supaya tidak menghambat jalannya
produktivitas perusahaan dan tidak
tercampurnya data-data yang ada pada bagian
Supervisor Finance dan Supervisor
Accounting. Penulis membuat rancangan
Database Management System Penjualan
berbasis client server dengan sebelumnya
dibuatkan diagram konteks usulan, diagram
arus data usulan, bagan alir sistem usulan,
diagram hubungan entitas dan Normalisasi
dengan menggunakan database SQL Server
2000 dan bahasa pemrograman Microsoft
Visual Basic 6.0, sehingga dengan aplikasi
tersebut dapat menghasilkan informasi yaitu
berupa laporan penjualan tunai, laporan
penjualan kredit pada bagian supervisor sales,
di proses jurnal umum, buku besar umum,
buku besar pembantu piutang pada bagian
supervisor accounting dan output yang
dihasilkan berupa laporan pendukung piutang.
5.2 Saran
Setelah melakukan pembahasan dan penelitian
secara menyeluruh, maka tidak berlebihan kiranya
jika disampaikan saran yang mungkin berguna bagi
perusahaan. Bertitik tolak dari pembahasan diatas
dan berdasarkan simpulan yang telah diutarakan
maka disarankan:
A. Struktur Organisasi dan job description harus
sesuai, tidak boleh terjadi penyalahan dalam
melakukan tugas dan fungsi yang dijabat.
Fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus
dipisah, sehingga dalam pengendaliannya
dapat menghasilkan pembuatan laporan
penjualan dan laporan keuangan yang relevan,
akurat dan tepat waktu. Penulis merancang
Database Management System Penjualan
dengan menggunakan Microsoft Visual Basic
6.0 dapat membantu dan mempermudah
dalam pembuatan laporan penjualan. Agar
Database Management System Penjualan pada
bagian Supervisor Sales, Warehouse,
Supervisor Finance dan Supervisor
Accounting pada PT Samafitro cabang
Bandung dapat digunakan dengan optimal,
maka perlu adanya dukungan hardware dan
sorfware yang memadai sehingga dapat
dioperasikan dengan kecepatan yang
maksimal.Perusahaan menggunakan
Processor Intel Pentium IV, memory DDR
256MB, Harddisk 40Gb. Perusahaan harus
meng-upgrade memory yang tadinya 256 MB
menjadi 512 MB agar dapat menjalankan
program ini dengan maksimal.
B. Program aplikasi Database Management
System Penjualan yang telah dibuat, dapat
dikembangkan dimasa yang akan datang,
mengingat fasilitas dan kemampuan program
ini masih perlu ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
AW, Imam. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Bagui Sikha & Earp Richard. 2003. Database
Design Using Entity-Relationship
Diagrams. New York: Auerbach
Publications.
Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan
Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk
Professional. Jakarta : Elex Media Komp.
Donald E. Keiso, Jerry J. Weygandt, dkk. 2002.
Penerjemah: Herman Wibowo, Ancella A.
Hermawan. Akuntansi Intermediate.
Jakarta: Erlangga.
Fatansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika
Halim, Abdul. 2004. Akuntansi Sektor Publik
Akuntansi Keuangan Daerah. Jakarta:
Salemba Empat.
Hall, A. James. 2004. Penerjemah: Dewi Fitriasari
dan Deny Arnos Kwary. Sistem Informasi
Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Analisa Kritis Atas
Laporan Keuangan. Jakarta : Raja Graf.
Persada.
HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem.
Yogyakarta: Andi Offset.
HM, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer:
Dasar Ilmu computer, pemrograman,
sistem informasi dan inteligensi buatan.
Yogyakarta: Andi Offset.
http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133 (5
Nopember 2009)
Kadir, Abdul. 2004. Konsep & Tuntunan Praktis
Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.
11
Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, PENULIS

Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan Nama Lengkap : Agus Muchtar
Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Tempat Lahir : Kuningan
Kurniadi, Adi. 2000. Pemograman Visual Basic Tanggal Lahir : 17 Agustus 1987
6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo. Jenis Kelamin : Laki-laki
Kusrini. 2007. Membangun SIA dengan Visual Alamat : Jln. Pramuka No. 39
Basic & Microsoft SQL server. RT22/RW04 Kuningan 45571
Yogyakarta: Andi. No. HP : 081322222344
Madcoms. 2005. Aplikasi Database Visual Basic
6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta:
Andi Offsite.
Meleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian
Kualitatif. Bandung: Remaja Rosadakarya.
Syafrizal, Melwin Daulay. 2007. Mengenal
Hardware Software dan Pengelolaan
Instalasi Komputer. Yogyakarta: Andi.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3 Cetakan
3. Jakarta: Salemba Empat.
Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta:
Ghalia Indonesia.
Nugroho, Adi. 2002. Konsep Pengembangan
Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media
Komputindo.
Prasetia, Retna Catur Edi Widodo. 2004.
Interfecing Port Paralel Dan Port Serial
Komputer Dengan Visual Besic 6.0.
Yogyakarta: Andi.
Prijana, 2005. Metode Sampling Terapan.
Bandung: Humaniora
Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server dan Visual
Basic 6.0. Jakarta: Elex Media
Komputindo.
SR Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar
Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
SR Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar
Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.
Sopandi, Dede. 2004. Instalasi dan konfigurasi
Jaringan Komputer. Jakarta: Informatika.
Sugiyono. 2001. Metode Penelitian Bisnis (8th ed).
Bandung: Alfabeta.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem formasi Akuntansi
Konsep dan Pengembangan Berbasis
Komputer. Bandung: Linggajaya.
Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi.
Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Sutanta, Edhy. 2005. Pengantar Teknologi
Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sutanta, Edhy. 2002. Analisa Sistem Basis Data.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Hidayat, Syarifudin. 2002. Metodologi Penelitian.
Jakarta: Salemba Empat.
Yunus, Hadori dan Harnanto. 2004. Akuntansi
Keuangan Lanjutan Edisi Pertama.
Yogyakarta: BPFE.
Yuswanto. 2005. Pemograman Client Server
Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta:
Pustaka Raya.

12