Cartilha da Comissão

de Imagem Pública

DISTRITO 4540 - BRASIL

Rotaract Clubs
Paulo Renato Pugliani
Representante Distrital de Rotaract 2012-13

Clóvis Vassimon Jr.

Governador 2012-13

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Atribuições e
Responsabilidades
da Comissão
A função da comissão de relações públicas é levar ao público infor-
mações sobre o Rotary e divulgar os projetos de prestação de serviços e as
atividades do clube. Através de esforços eficazes de relações públicas comuni-
dades em todo o mundo têm consciência da capacidade do Rotary de atender a
necessidades humanitárias prementes. Quando um Rotary Club possui imagem
positiva junto ao público, seus sócios são motivados a ser atuantes e rotarianos
potenciais se sentem atraídos pela organização.

São responsabilidades da comissão:

• Estabelecer as metas da comissão voltadas ao alcance das metas do clube
para o ano seguinte.
• Promover o Rotary/Rotaract na comunidade.
• Trabalhar com rotarianos do clube de forma a ampliar ao máximo os esforços
de relações públicas.
• Compreender os componentes de relações públicas que ajudarão a promover
o Rotaracat/Rotary na comunidade.
• Conhecer as mensagens principais do Rotary/Rotaract e ser capaz de transmi-
ti-las eficazmente ao dirigir-se ao público em geral.

Promovendo o seu clube

A principal responsabilidade da comissão de relações públicas é divulgar à

comunidade os projetos de prestação de serviços e atividades do seu clube
e, desta forma, difundir os valores e o trabalho da organização. As pesso-
as tomam conhecimento do Rotary/Rotaract através da mídia e de contatos
pessoais.
Portanto, é essencial comunicar as realizações do clube aos sócios do clube e
à imprensa.

Existem várias maneiras de promover seu clube e o Rotary, entre elas:

• Patrocinar eventos especiais, como maratonas, atividades de reciclagem de
materiais ou iniciativas para arrecadar fundo.
• Realizar exposições e mostras na comunidade.
• Divulgar projetos e eventos do clube em jornais, revistas, outdoors, ônibus,
estações rodoviárias, ferroviárias, aeroportos, etc.
• Incentivar o uso de distintivos de lapela pelos sócios.
• Veicular informações sobre o Rotary/Rotaract em fóruns on-line, calendários
da comunidade ou em sites de outras organizações.

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 Sua comissão deve buscar idéias antes do início do ano e estabelecer um pla-
no para sua implementação. Para promover o Rotary/Rotaract com eficácia,
você deverá trabalhar com outros rotarianos, compreender os mecanismos de
relações públicas e conhecer e saber usar as principais mensagens do Rotary/
Rotaract.

Componentes de relações públicas

Para desenvolver relações públicas que sejam eficazes é necessário dedicação

e planejamento. Quando a comissão desenvolver o plano de ação antes do
início do ano rotário, deve levar em consideração o público-alvo, as estratégias
e os recursos, bem como projetos e atividades a ser promovidos.

Público-alvo.
Para assegurar uma imagem positiva do Rotary/Rotaract, as relações públicas
do clube devem ser direcionadas a diferentes grupos representados na comu-
nidade, entre eles:
• Pessoas diretamente afetadas pelos projetos de prestação de serviços do
Rotary/Rotaract;
• Estudantes e educadores;
• Representantes governamentais locais;
• Outras ONGs;
• Empresários locais;
• Líderes cívicos;
• Organizações comunitárias;
• Mídia (jornal, rádio, televisão, internet);
• Mídia especializada em determinados assuntos, como educação ou saúde Di-
recione seus esforços de relações públicas a pessoas que são importantes para
o sucesso dos projetos e atividades que seu clube quer implementar.

Mídia.
Informações podem ser transmitidas através de diversos meios, inclusive:
• Televisão;
• Jornal;
• Internet, inclusive blogs e sites de rede social;
• Agências de notícias internacionais;
• Publicações de organizações e instituições;
• Publicações on-line;
• Publicações especializadas;
• Canais de TV a cabo;
• Programas de estações de rádio com entrevistas e debates sobre assuntos de
interesse público;
• Boletins corporativos;
• Outdoors;
O clube deve escolher cuidadosamente os veículos mais capazes de promover
o Rotaract/Rotary ao seu público-alvo.

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Imagem pública e quadro social

A imagem da organização e o desenvolvimento do quadro social estão inti-

mamente conectados. Através da divulgação bem feita da imagem do clube,
as pessoas se interessarão pelo Rotary/Rotaract e fi carão mais propensas a
aceitar convites para entrar para o clube. A comissão de relações públicas deve
sempre ter isto em mente.
Os sócios do seu clube podem ajudá-lo a promover o Rotary/Rotaract e o clube
das seguintes maneiras.
Promover uma imagem positiva. Trabalhe com a comissão de desenvolvimento
do quadro social do clube para descobrir o que atrai novos sócios ao Rotary/
Rotaract e determinar o veículo que tem maior probabilidade de alcançá-los.
Discuta como trabalharem juntos para recrutar novos sócios através de ativida-
des de relações públicas.

Para ajudar a recrutar novos sócios, a comissão de relações públicas

deve:
• Divulgar os trabalhos do Rotary/Rotaract que envolvem participação de ado-
lescentes e auxílio a estes.
• Dar destaque aos serviços prestados, à rede de contatos e às oportunidades
de companheirismo.
• Divulgar as atividades do clube em publicações periódicas comerciais e em-
presariais.
• Criar uma seção especial para não-rotarianos no website do clube e incentivar
organizações comunitárias a acessá-la.

Para manter os sócios interessados e motivados, a comissão de rela-

ções públicas deve:
• Procurar oportunidades para rotarianos darem palestras em eventos escolares
na comunidade.
• Compartilhar com os sócios os artigos de mídia que veicularam atividades e
projetos do clube.

Tornar as atividades de clube mais atraentes para a mídia. Pense nos

tipos de atividades e eventos que poderiam atrair o interesse de sua
comunidade. Trabalhe com a comissão de administração do clube
para tornar as reuniões semanais mais atraentes para a mídia e com a
comissão de projetos de prestação de serviços para programar proje-
tos que chamam a atenção da imprensa e do seu público-alvo, como:
• Projetos de prestação de serviços que atendem a necessidades da comunida-
de ou se relacionem a tema de destaque no momento.
• Projeto internacional de prestação de serviços patrocinado pelo clube ou por
um sócio.
• Projetos que envolvam jovens ou pessoas de destaque da comunidade.
• Palestrantes de destaque nas reuniões de clube.
• Apresentação de ex-participantes da Fundação Rotária a respeito de suas
experiências em outra cultura.

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 • Atividades de Interact e Rotaract Clubs.
• Aniversários de clubes ou programas locais.
• Relatos com fortes elementos visuais.

Recrutar a ajuda dos sócios.

O quadro social é um recurso valioso para sua comissão. Envolva os sócios em
seus esforços de relações públicas pedindo a eles que falem a outras pessoas
sobre as atividades e projetos do clube e sobre o Rotary/Rotaract em geral.
Certifique-se de que todos os sócios do clube conhecem o Objetivo do Rotary/
Rotaract e os programas e atividades da organização, e incentive-os a buscar
oportunidades para divulgar as realizações do Rotary/Rotaract através de seus
contatos pessoais e profissionais.

A Importância da Aparência
“A aparência de suas publicações pesam muito na avaliação de seu clube
pelos rotarianos, novos associados e outras pessoas.”

Processo de Comunicação da Marca

Definições claras em relação a identidade visual é importante para consolidação
de uma imagem Organizacional coerente.

Layout
Diretrizes para criar um layout simples e atraente:
• Deixar margens e espaços suficientes entre os elementos.
• Criar hierarquia estabelecendo um elemento dominante.
• Usar títulos, subtítulos e ítens para separar as informações.
• Usar imagens com boa qualidade.

Cabeçalhos
Os cabeçalhos das comunicações dos clubes devem conter o emblema do Ro-
tary, o lema rotário e fornecer informações básicas como o nome do clube,
endereço, telefone, e-mail.

Uso de Imagens
• A imagem deve estar bem focalizada com os objetivos da mensagem.
• A imagem deve ser facilmente compreendida.
• Ser recortadas de maneira a dar destaque à parte mais importante.
• Ter fundo que não compete com o objeto em questão.
• Para impressão ter resolução de aprox. 300dpi.

“Todos os elementos da linguagem visual são delineados através dos elemen-

tos de arte e princípios de design e devem geral uma única linguagem que seja
clara e objetiva.”

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Dicas

• Comunicados à mídia. O comunicado à mídia é o meio mais básico e ampla-

mente utilizado para encaminhar informações à imprensa, pois além de dar
destaque a um evento, pode servir de base para a elaboração de um artigo
sobre o assunto. Bons comunicados devem prover resposta às seguintes
perguntas: Quem? O quê? Quando? Onde? Por quê? e Como? Certifi que-
-se de escrever um comunicado que seja objetivo e conciso (não mais de
uma página).

• Folhas informativas. Visam fornecer informações básicas sobre o Rotary/

Rotaract, sua história, objetivos e ênfases relativas a projetos. Entre rota-
rianos, são utilizadas para orientar sócios novos e potenciais, enquanto que
fora do Rotary/Rotaract, são usadas para oferecer informações gerais ao
público e à mídia sobre a organização e suas atividades. Considere a possi-
bilidade de anexar uma folha informativa aos seus comunicados.

• Familiarize-se com o meio de comunicação em que gostaria de ver sua

história publicada.

• Mantenha atualizadas as listagens de veículos de mídia e seus contatos. Dê

um caráter pessoal a cada material.

• Contate a mídia apenas se tiver histórias boas o suficiente para ser publi-
cadas.

• Ligue aos repórteres no horário que estejam mais livres, geralmente de

manhã.

• Conheça bem o que está sendo contado e preveja as perguntas que pos-
sam ser feitas.

• Envie materiais de referência logo após estabelecer o contato.

• Esteja sempre à disposição para atender telefonemas de jornalistas.

• Respeite os prazos determinados pelos repórteres.

• Informe os sócios do clube quando enviar comunicados à mídia.

• Saiba aceitar “nãos”. Você tem uma matéria e fotos que consideram exce-
lentes, mas, ainda assim, não conseguiu despertar interesse na mídia? O
que fazer? Aceite a decisão do repórter. Discutir com jornalistas somente
lhe fechará as portas para contatos futuros.

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 • Segue exemplos de matérias que podem ser usadas para promoção Rota-
ract/Rotary: Relatos de voluntários, interação de clubes de diferentes pai-
ses (Projetos da Comissão Internacionais), projeto locais, matérias sobre
pessoas beneficiadas por serviços rotários, atividades programa pólio-plus
e intercambio de jovens, cerimônia de posse, projetos que serão realizados
na comunidade, em fim.

Informações

Envio de Matérias – Carta Mensal

1) Que cada assunto enviado pelo clube, venha em mensagens sucintas e
separadas de no máximo quatro linhas;
2) No máximo duas fotos (jpg) com ótima resolução e no máximo até 500 KB
3) Informar o nome, data e local do evento;
4) Nos enviar as matérias, até dia 15 de cada mês;
E-mai: secretaria@distrito4540.com.br

Envio de Matérias – Boletim Distrital Rotaract Club 4540

1) Que cada assunto enviado pelo clube, venha em mensagens sucintas e
separadas de no máximo quatro linhas;
2) No máximo duas fotos (jpg) com ótima resolução e no máximo até 500 KB
3) Informar o nome, data e local do evento;
E-mai:
iacara_@hotmail.com
thiago.andradereis@gmail.com

Envio de Matérias – Brasil Rotário

1) Nome completo e distrito de seu clube;
2) A data e local em foram realizados as ações;
3) Um breve relato sobre o projeto, explicando sua importância e o alcance
dele junto á comunidade;
4) Os nomes dos parceiros no Brasil e exterior;
5) E os nomes e sobrenomes de todos os que aparecem nas fotos com até seis
pessoas, relacionados a partir da esquerda.
FOTOS: As imagens digitais precisam ter pelo menos 300DPI de resolução e 9
cm largura. Na dúvida, selecione a opção alta resolução de sua câmera. Se o
envio for feito por e-mail, e necessário que o tamanho dos anexos não supere
1MB. Não cole as imagens em documentos de Word: anexe-as ao e-mail.
A publicação é gratuita. Basta apenas que o assunto encaixe em nosso perfil
editorial e que seu clube esteja em dia com a assinatura da revista. A Brasil Ro-
tário não publica posses ou outros fatos que possam obter o merecido destaque
nos boletins de seu clube.
MUITO IMPORTANTE: Informe também um telefone de contato (com o código
de DDD) para que possamos falar com você no caso de qualquer dúvida.
Endereço:
Avenida Rio Branco, 125 – 18º Andar.
Rio de Janeiro, RJ - CEP: 20040-006
E-mail: redacao@brasil-rotario.com.br - Tel.: (21)2506-5600

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Referências Bibliográficas

Manual da Comissão de Relações Públicas – Rotary International

Relações Públicas Eficazes – Rotary Internarional

Comunicação e Imagem Pública - Donizetti Martins, Carlos Daniel, Karina Vas-

simon.

Check List

Check List: Divulgação do Projeto___________________

1- Definição do projeto em reunião

Diretoria responsável pelo projeto repassa as informações para a diretoria de
imagem pública para repassar aos associados do clube, ao Rotary e aos meios
de divulgação (se necessário) da realização do projeto:

2- Próximo à realização do evento

Novamente a diretoria responsável pelo projeto, repassa as informações sobre
o projeto, como data, local, público alvo, expectativa, período de realização,
etc. para a diretoria de imagem pública que fará o “pré-evento”, importante
que esta etapa é fundamental para estabelecer a credibilidade do evento nas
próximas etapas. Nesta etapa é importante repassar as informações nos veí-
culos de informação distrital e a equipe de imagem pública do distrito.

3- Antecedendo o evento
Na véspera (um dia antes ou dois no máximo) a diretoria de imagem públi-
ca vai até a diretoria do projeto e confirma as informações do evento para o
último contato, com os meios de imprensa e sociedade, divulgação nas redes
sociais.

4- No dia do evento
A equipe de imagem pública entra em contato com os veículos de imprensa,
repassa informações do que está acontecendo, principalmente focando na
mídia de rádio e TV. A divulgação em redes sociais também é muito positiva
neste dia, principalmente contando com a colaboração de todo o clube.

5- No pós-evento
Após a realização do evento é fundamental repassar as informações do que
aconteceu, dos resultados do projeto/campanha em todos os veículos que
veicularam ou não as informações. Repassar estas informações para a equipe
distrital de imagem pública pra que possam utilizar as matérias nos informati-
vos do distrito.

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 Clóvis Vassimon Junior
Governador 2012-13

Carlos Daniel Fernandes

Imagem Pública 2012-13

Donizetti Pedro Martins

Comunicação 2012-13

Paulo Renato Gomes Borin Pugliani

Representante Distrital Rotaract 2012-13

Iácara Caroline de Lima Nogueira

Thiago Andrade Reis
Comissão Imagem Pública Rotaract Club 2012-13

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