MATRIZ DE RIESGO Y CONTROL
CICLO DE ADQUISICIÓN Y PAGOS
ACTIVIDADES
Se elabora el presupuesto
anual en hojas de Excel y se
lleva a aprobación.
Verificar disponibilidad
presupuestal
Se solicitan tres cotizaciones
a los diferentes proveedores
de bienes y servicios, para
elegir el que ofrezca mayor
calidad, mejor precio y
cumplimiento en las entregas
de productos o en la
prestación de servicios
Se recibe los bienes o Directores de cada área
servicios.
Se recibe la factura de
compra y se relaciona en una
planilla con fecha de factura,
fecha de recibo, número,
concepto y proveedor, para
su aprobación por cada área
Empresa PARQUE COMERCIAL
RESPONSABLE CONTROL RIESGO RECOMENDACIONES
 Que los egresos sean
iguales a los ingresos  Que se presupueste en Elaborar el presupuesto
Directores de cada área  Que esté basado en la exceso o defecto por la no con bases técnicas e
y administradora ejecución presupuestal del utilización de bases históricos y en el sistema
general. año inmediatamente técnicas de elaboración de de información HGI.
anterior, incrementado en el presupuestos.
IPC.
Revisión mensual de  Excederse en compras Mantener el control para
Directores de cada área
cumplimiento del presupuesto  Compras no autorizadas que sea efectivo
Publicar las necesidades de
bienes y servicios en los
diferentes medios de
Selección del proveedor por
comunicación con los
parte de la administradora Que no haya una selección
Directores de cada área. criterios mínimos de
general con base en las adecuada de los proveedores.
selección de proveedores.
cotizaciones.
Revisión aleatoria por parte
del organismo de control y
fiscalización.
Hacer inventarios
Recibir elementos no
periódicos.
Remisión de entrega contra autorizados.
Entregar carta de
y almacenista elementos recibidos Firmar remisión y no recibir los
aceptación de servicios
bienes y servicios.
prestados.
Secretaria recepcionista. Planilla diligenciada y factura Perdida de documentos por no Registro en la planilla
con fecha de recibo. relacionarlos inmediatamente inmediatamente recibe los
que se reciben documentos y archivarlos
en una carpeta especial
hasta su entrega.
responsable de la compra.
Cada director de área revisa
y aprueba la factura, afecta
su presupuesto en un archivo
de Excel que maneja y
escribe en la factura el
concepto del gasto a causar.
Se le entregan las facturas a
la administradora general
para que las apruebe con su
firma.
Se entregan las facturas a
contabilidad para ser
clasificadas y codificadas.
Se registran en software.
Archivo de las facturas según
la fecha de vencimiento.
Firma y concepto de gasto a
Directores de cada área.
afectar por cada director.
Directores de cada área. No hay control
Administradora general o
secretaria de No hay control
administración
El consecutivo interno
Verificación de las cuentas de
Auxiliar contable gasto a afectar.
Copias de seguridad los días
viernes.
Verificación de los consecutivos
Auxiliar contable y soporte para la programación
de pagos.
Que no se especifique Revisión periódica de los
claramente el concepto del conceptos afectados y la
gasto. ejecución del presupuesto.
La planilla numerada de
Perdida de documentos verificación de recibo y
entrega de documentos.
La planilla numerada de
Perdida de documentos verificación de recibo y
entrega de documentos.
Verificar que el gasto
 Digitar mal la cuenta del
imputado sea el correcto.
gasto.
Capacitación de manejo del
 Perdida de información.
software.
 Desconocimiento del Elaborar Manual de
sistema. procedimiento.
Revisar periódicamente los
 Que no haya soporte para documentos físicos con los
el pago. registros en el sistema.
 Que el pago salga en las Adecuar el sistema para
fechas que no corresponde generar la programación de
pagos.
 MATRIZ DE RIESGO Y CONTROL

CICLO DE FACTURACIÓN Y CARTERA Empresa PARQUE COMERCIAL

ACTIVIDADES RESPONSABLE CONTROL RIESGO RECOMENDACIONES

Inicia con la elaboración en el
Que las facturas de los
HGI de la facturación para los
clientes queden con un Elaborar una factura global
locales por los diferentes
Verificación del consecutivo final del valor o conceptos para cada cliente donde se
conceptos (administración,
Auxiliar Contable. mes anterior, sea el inicial del mes erróneos. incluyan todos los
predial, aire acondicionado,
a facturar. Facturas con saldo conceptos.
entre otros). Originando una
pendientes y nos Circularizar a los clientes.
factura a cada cliente y por
descargados de cartera.
cada concepto
El mensajero recibe las
facturas y procede a
Envío de facturas a una Mantener actualizada la
entregarlas dentro del Parque
Mensajero y Auxiliar Verificar los consecutivos y las dirección errada. base de datos de clientes
Comercial y en la ciudad. Las
Contable. direcciones de entrega. Pérdida de documentos. en el sistema HGI.
facturas que se entregan por
Circularizar a los clientes.
fuera de la ciudad se envían
por correo certificado.
Verificar consecutivo de
Revisión oportuna de
facturas pendientes por Corrección de direcciones si es por Pago no oportuno debido
facturas entregadas y
entregar por parte del Auxiliar Contable correo certificado y reenvío al no recibo de las
devueltas contra el
mensajero y/o por el correo oportuno facturas.
consecutivo
certificado
Los copropietarios pueden Auxiliar Contable o directora Elaboración de recibos de caja Perdida de dinero. Guardar el dinero en caja
pagar sus facturas en el administrativa. provisional o directamente del Perdida de información. fuerte.
banco mediante consignación sistema inmediatamente. Perdida de recibos Consignarlo en la misma
o directamente en las oficinas provisionales. especie recibida y en el
del parque comercial. Cuando menor tiempo posible
se reciben pagos en las Limitar acceso al sistema
oficinas, generalmente en con claves específicas para
efectivo, se guardan en un los usuarios autorizados
cajón de escritorio Diferenciar funciones de
registro y de manejo de
dinero