Planeamiento y Diseño del Proceso

MBA Ing. Jesús Valencia Alemán

Proceso

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

RECURSOS / INSUMOS RESULTADOS / PRODUCTOS

COSTOS BENEFICIOS

VALOR AÑADIDO
PRODUCTIVIDAD
Conceptos Básicos - Procesos
1. Conjunto de operaciones, transportes, inspecciones, demoras y almacenamientos.
2. Cada actividad agrega valor a los insumos. No todas igualmente.
3. Todo proceso tiene fronteras: entrada-proceso-salida.
4. La productividad del proceso es la relación de lo obtenido sobre lo usado.
5. Existe un tiempo del ciclo de transformación entre la entrada y la salida.
6. Cada proceso debe seguir una secuencia lógica (diagrama de flujo).
7. Todo proceso tiene proveedores y clientes (internos y/o externos).
8. Todo proceso tiene una misión y objetivos (agregar valor).
9. Todo proceso debe ser medido y comparado.
10. Todo proceso se planea, se diseña y se optimiza continuamente (se rediseña).
Objetivo de los Procesos
El objetivo del planeamiento y diseño del proceso consiste en
desarrollar un sistema de trabajo que permita producir bienes y
servicios, a tiempo y al menor costo posible.

El diseño del proceso depende de:

1. La capacidad de planta.
2. El diseño del producto.
3. El diseño del trabajo.
4. La disponibilidad de los recursos humanos.
5. El Diseño de Planta (layout)
Objetivo de los Procesos
Simbología

D
Operación
 Indica la realización de una actividad específica.
 La pieza, materia o producto se modifica durante
la operación.
 Ejemplo:
 Limpiar el galpón
 Repartir alimento
 Mezclar insumos
 Recolectar huevos
Simbología

D
Inspección

Indica que se verifica la calidad, cantidad o ambas.

Ejemplos:
Leer un indicador
Examinar información impresa
Examinar calidad del material o producto.
Simbología

D
Transporte

Indica el movimiento de los trabajadores, materiales

y equipo de un lugar a otro.
Ejemplos:
Mover alimento en carretilla
Trasladar tinas por medio de un transportador
Transportar cajas con grúa
Simbología

D
Almacenamiento
Indica depósito de un objeto en un
almacén por un tiempo determinado
Ejemplos:
Depositar maíz en silo
Almacenar pavos en cámaras
Guardar productos terminados en almacén
Simbología

D
Espera
 Indica demora en el desarrollo de los hechos.
 Trabajo en suspenso entre operaciones sucesivas.
 Ejemplos:
Envases etiquetados a la espera de ser empacados
Espera por el ascensor
Simbología

D
Operación / Inspección
 Indica la ejecución de dos actividades al mismo tiempo
 Se dá cuando se requiere hacer una operación y al
mismo tiempo verificar que cumpla especificaciones
predefinidas.
 Ejemplo:
Pesar cajas y verificar que el peso esté dentro de los
límites de especificación
DOP
Diagrama de Operaciones del Proceso
Pieza “A” Pieza “B” Pieza Principal

Diagrama que presenta un

1 3 5
cuadro general de cómo se
suceden las actividades.
2 1 6

Utiliza los símbolos de: 2 7

 Operación 4

 Inspección
8

Prod. Terminado
DAP
Diagrama Analítico del Proceso
Pieza “A” Pieza “B” Pieza Principal
Muestra la trayectoria de un
producto señalando al detalle,
1 2 4
todos los hechos que se
presentan durante su
1 1 1
realización.

Utiliza todos los símbolos: 3

2 5

 Operación
 Inspección 6
 Transporte
 Almacenamiento
1
 Espera
 Operación/Inspección Prod. Terminado
DAP
Diagrama de Recorrido
• Representación objetiva de la distribución de planta, en la que aparece el
lugar de todas las actividades registradas en el DAP.

• Es un plano a escala de la zona de trabajo, en el que aparece la ubicación

de las máquinas y puestos de trabajo, así como el movimiento del producto o
de sus componentes, utilizando los símbolos estándar.

 Utilidad
– Como suplemento al DAP, especialmente cuando en el proceso
existe gran cantidad de espacios recorridos.
– Para mostrar recorridos y congestión de tránsito.
– Para hacer revisiones de las distribuciones de equipo y de la planta.
Diagrama de Recorrido
Insumo "A" Insumo "B"
ALMACEN MATERIA PRIMA

3
2
1
LABORATORIO
CONTROL DE
4 5 CALIDAD
2
1 6
3
Mezcladora

envases 1
13 02 vacios

4 JEFATURA DE
01 7
01 8 dosificadora
PRODUCCION

08 01
envases
5
etiquetados
9 1 10 6

11
8
2 13 12
7
Loteadora
por inyeccion
Prod. Terminado balanza
Diagrama de Actividades Múltiples
Registra actividades simultaneas de varios objetos de estudio (operario,
máquina o equipo) según una escala de tiempos común para mostrar la
correlación entre ellas.

 Utilidad :
– Mostrar de una ojeada los momentos inactivos de los objetos de estudio.
– Combinar las actividades para suprimir tiempos improductivos.
– Determinar cuantas máquinas puede atender un operario.
Diagrama de Actividades Múltiples

Maq.Soldar
Maq.Soldar

Molde 1

Molde 2
Molde 1

Molde 2
Operarios Operarios
Joaquín Pepe Teodosio Joaquín Pepe Teodosio
min min
Soldador Ayudante Ayudante Soldador Ayudante Ayudante
0 Descargar
13
producto del Esmerilar
1 molde 1 producto
Colocar tubos en
el molde 1 14 Soldar producto
en molde 2
Colocar en coche
2
Colocar tubos en
15 el molde 1
Cuadrar producto
3
Cuadro de soldado en el
molde 1
16
distribución de Colocar tubos en Descargar
4 Soldar producto
tareas en molde 1
el molde 2 producto del
molde 2
17
simultaneas Esmerilar
Soldar producto
hombre-maquina 5
en molde 1
producto

18
Colocar tubos en
Descargar Colocar en coche
6 el molde 2
Útil para identificar producto del
molde 1 19
los tiempos Cuadrar producto
7 Soldar producto
ociosos en cada en molde 2 Cuadrar producto Descargar
soldado en el
molde 2
20
elemento que Colocar tubos en soldado en el producto del
molde 1
molde 1
participa. 8 el molde 1
21 Soldar producto
en molde 2 Esmerilar
9 producto
Esmerilar Colocar tubos en
Descargar 22 el molde 1
producto
producto del
Colocar en coche
10 molde 2

Tiempos ociosos Soldar producto Colocar en coche 23

en molde 1
11
Colocar tubos en
Cuadrar producto
el molde 2
soldado en el
12 molde 2 Tiempo de Ciclo = 4 min.
Diagrama de Flujo
Diagrama de Flujo
Mapeo (rediseño) de Procesos

Principales Motivos para mapear y rediseñar Procesos:

1. Reducir costos 84%

2. Mejorar la calidad 79%
3. Incrementar velocidad (throuhgput) 62%
4. Enfrentar a la competencia 50%
5. Cambiar la cultura organizacional 35%
6. Otros 9%
Herramientas para el Mapeo de Procesos

4 categorías:
1. Diagramas de flujo (Post-its, Snapgraphics, Visio)
2. IDEF (Integrated computer aided DEFinition)
3. Software para el mapeo
4. Simulaciones
Ejemplo Post-its

Registrar
Tomar pedido pedido Generar orden Preparar pedido Mandar pedido
en el sistema

&&&&& &&&&& &&&&& &&&&& &&&&&

&&&&& &&&&& &&&&& &&&&&

&&&&& &&&&&
IDEF (Integrated computer aided DEFinition)

• Análisis estructurado que incluye la jerarquía del proceso

como parte fundamental del mapeo.
• Consiste de diagramas, texto y glosario.

0
1
A0
2
A-0
3
4
A4
A0

2
1
A42
3
2
A4
3

A42
Documentación de Procesos por Niveles

Nivel 0 E S

Modelo
de Negocio

Nivel 1
Procesos
de Negocio

Nivel 2
Procesos
Específicos Procedimientos
y Rutinas
Software: VISIO

Órdenes de Venta
Generar No
Resolver Detener
Orden de ¿OK?
Ventas problemas orden
Venta

No Si

Verificar Línea Si
Crédito & ¿OK? Crédito OK
De crédito
Facturación

Captura de Ingresar
Información orden
Software para Mapeo de Procesos

• Creciente interés en el mapeo y optimización de procesos

• Interés en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en términos
y estándares.

• Ejemplos:
• Logic Work, Process Designer
• e-Topware: Business Designer
Software para Mapeo de Procesos
Software para Mapeo de Procesos
Mapear es la base del Rediseño de Procesos:

Reorganización de las actividades que hoy realizamos para...

1. Fortalecer las que generan valor.

2. Reducir las que no agregan valor pero son necesarias.

3. Eliminar las que no generan valor (desperdicio).

Mejora Continua del Proceso: Plan-Do-Check-Act
• Implementar • Identificación de
mejoras Procesos,
• (cláusula 4.1.f) secuencia,
interacciones,
criterios y
métodos.
• (cláusula 4.1.a, b,
Actúa Planea c.)

(act) (plan)

Checa Haz
(check) (do)
• Seguimiento, • Implementación
medición y de lo planeado.
análisis. • (cláusula 4.1.d)
• (cláusula 4.1.e)
10 Pasos para el Mapeo de Procesos

1. Identificar a los clientes inmediatos (internos o externos).

2. Identificar los insumos que se requiere para producir los resultados.
3. Identificar la procedencia de los insumos (suministradores).
4. Identificar los resultados (salidas).
5. Identificar las principales etapas del proceso (subproceso).
6. Gestionar las etapas con el enfoque a procesos.
7. Identificar las interacciones entre cada etapa.
8. Identificar los procedimientos a documentar por cada etapa del proceso.
9. Establecer objetivos para cada proceso e indicadores numéricos.
10.Definir al dueño del proceso y de cada etapa para asegurar su implementación.
Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
Ideas y
Conceptos

¿Se autoriza SI Validación

el Concepto? del Concepto

NO
¿Se autoriza SI Marcas, Diseño
Fin el Desarrollo? y Pruebas

NO
Fin ¿Cumple con SI Producción
las Pruebas? de Prueba

NO
¿La SI Producción
Fin Prueba es En Línea
Exitosa?

NO
Fin
Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos

Planeación y Sincronización Lanzamiento y

Autorización Autorización
pruebas de de la cadena evaluación del
del concepto del desarrollo
mercado de suministro éxito del NP

Autorización Planeación y
Autorización Sincronización de
Pruebas en el Lanzamiento
del Concepto del Desarrollo Mercado la Cadena de
del Nuevo Producto
Suministro
Validación del Desarrollo de
Concepto en Marcas y Diseños Generación de
el Mercado Pedidos de
Desarrollo del Plan Nuevos Productos
de Lanzamiento
y Comercialización Seguimiento y
Evaluación del Éxito
Prueba de Mercado del Nuevo Producto
Alta de Producto
en Sistema

Operaciones de
Arranque de línea
de Producción

Maquila Externa

Plan para Sincronizar

la Capacitación a
la Fuerza de Ventas
Mapa General / Desarrollo y Lanzamiento de NP
INNOV, MKTG Exploración y Generación de Sincronización Producción del
COM, LOG, INICIO Detección de ideas y de la cadena nuevo
OPERACIONES necesidades conceptos de suministro producto

Validación del Fases del Mapa

Validación del Plan detallado
concepto en el Pruebas de
INNOV, MKTG concepto en el de producción
mercado y en lo mercado FIN
COMERCIAL mercado y en lo de prueba
financiero
financiero
I.
Autorización Autorización Seguimiento y
Autorización
del desarrollo para el evaluación del
COMITÉ, MKTG para el
de los desarrollo del éxito del nuevo
conceptos
desarrollo del
nuevo producto producto II.
nuevo producto

Desarrollo del Desarrollo del

INNOV, MKTG, concepto producto III.

FIN, COM, Capacitación a

MKTG la fuerza de IV.
(MARCA), LOG ventas

V.
INNOV, COM, Rentabilidad
FIN, MKTG estimada del
COM, FIN producto

LOG, COM, Distribución y

Autorización para
MKTG Comerciali-
el Lanzamiento
(MARCA) zación

MKTG, Planes de
(MARCA), lanzamiento y
COM, FIN comercialización
Fase I: Proceso Autorización del Concepto I.

Innovación
Explorar
Mercadotecnia
Necesidades y Genera ideas y
(Nuevos Productos, INICIO
deseos del conceptos
Inv. de Mercado)
consumidor
Comercial
Logística
Operaciones

- Revistas
- Cursos Conseguir
- Ferias estudios e Evaluar y
- Nielsen informes de Seleccionar ideas
Mercado No
Brief

Mercadotecnia
Cumple con
(Nuevos Productos)
los requisitos Si
del negocio ?

Continua proceso Presenta a

de No Comité para
......Autorización autorización del
del Desarrollo desarrollo del
concepto

Formaliza la Autorizan
Comité de Nuevos autorización del Si desarrollo del
Productos concepto concepto
Fase II: Proceso Autorización del Desarrollo II.

INICIO Ajuste de
caracteristicas
Innovación Desarrollo del funcionalidad
Mercadotecnia concepto (pre Si
y costos
(Nuevos desarrollo del
Productos) diseño)

Validación del
¿Tiene
concepto en el ¿Requiere
posibilidad Si
mercado y en lo ajustes?
de éxito? No
financiero

Mercadotecnia Continúa proceso

(Nuevos Cancelar de ....
Productos) proyecto Planeación y
Comunica No Presentar
Pruebas de
informe de la resultados a
Mercado
cancelación Cancelación Comité de
de proyecto Nuevos
Productos
Si

Comité de Nuevos ¿Autoriza

Productos No desarrollo del
producto?
Fase V: Proceso Lanzamiento y evaluación del éxito del NP V.

Plan de
Dar Catalogación
cumplimiento
Plan de
Catalogación
Comercial

Dar seguimiento a
Generación a la
Dar
de pedidos comercialización
cumplimiento
de acuerdo de acuerdo al
Plan de
a plan de Plan de
Capacitación a
comerciali- Comercialización
la fuerza de
Se pospone el zación
ventas Si
lanzamiento
Evaluación del
Se tiene un nivel éxito del producto
No
de distribución de acuerdo al
acorde a Plan de
Mercadotecnia política? lanzamiento
(Gcia. de Marca) Se tiene un SI
inventario No
Inicio mínimo de PT?
No se comienza Difusión de Fin
con proceso de apoyos
difusión de apoyos publicitarios
publicitarios Dar
seguimiento
al programa
Distribución del de
Nuevo Producto Distribución Distribución
Logística a Depósitos de de pedidos
acuerdo al Plan al cliente
de Ventas
Datos Básicos del Proceso:
Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
1. Objetivos: Lograr que solamente los conceptos que satisfagan las expectativas de la Dirección General sean procesados
para desarrollar Nuevos Productos, evitando gastar o invertir en aquellas que no cumplen satisfactoriamente.

2. Alcance: Este proceso es aplicable al Grupo Empresarial, incluyendo las siguientes empresas: 1) _______; 2)_______; 3) ...

3. Definiciones:
Nuevo Producto: Es todo aquel producto Nuevo en el Mundo o Nuevo en el Grupo de Empresas (nuevo concepto, nueva
tecnología en el Grupo, extensiones de línea, nuevas marcas, etc.). Se define como nuevo producto desde su lanzamiento
hasta cumplir dos años. Posteriormente se le denomina producto de línea.
Concepto: Es un nivel de desarrollo del producto, a nivel borrador o prototipo, que permite visualizar las características,
funcionalidades y condiciones de un nuevo producto para un mercado determinado, estando en posibilidad de realizar la
validación del mismo en el mercado sin que necesariamente implique una inversión (en equipo, fórmula, empaques y
diseños) y un compromiso con proveedores.
4. Dueño del Proceso: Gerente de Nuevos Productos
5. Beneficios: 1) Aumentar las probabilidades de éxito del desarrollo de un nuevo producto desde su conceptualización.
2) Coordinar exitosamente las actividades desde que se exploran y detectan las necesidades.
6. Indicadores del Desempeño (KPI´s): 1) Número de conceptos propuestos (mínimo 12 al año)
2) Nivel de conceptos autorizados del 80%
(# de conceptos autorizados/ # de conceptos presentados en el año)
3) Ventas de nuevos productos (20% de ventas originadas por nuevos productos)

7. Emitido por: Dirección de Mercadotecnia; Dirección de Procesos.

Cambios Propuestos:
Desarrollo y Lanzamiento de Nuevos Productos
AREA DE PROPUESTA RESPONSABLE/ BENEFICIO FECHA
OPORTUNIDAD NOMBRE COMPROMISO

1. Actualmente, no Alinear que todos los esfuerzos de Director de Centralizar los desarrollos en Mes, día, año
todos los un nuevo producto, sean Mercadotecnia una sola área que rinda
desarrollos de coordinados por la Gerencia de cuentas del estatus del
nuevos productos Nuevos Productos, dado que ésta desarrollo de los nuevos
son coordinados es la dueña del proceso. productos y que coordine los
por el área de mismos en base a las
nuevos productos prioridades de la Dirección.
2. Actualmente, el Creación de un Comité de Nuevos Director Integrar a las áreas Mes, día, año
lanzamiento de Productos cuyos roles son los General involucradas y lograr su
un nuevo producto siguientes: compromiso .
lo autoriza el -Validar la factibilidad.
Director General -Evaluar y en su caso autorizar el Reducir el tiempo de
desarrollo del concepto. desarrollo de un producto a
-Apoyar el desarrollo del causa del número de
concepto, una vez aprobado. autorizaciones.
-Asignar prioridades de
desarrollo. Mejorar la calidad del
-Asignar recursos. proceso de desarrollo y
lanzamiento de nuevos
productos
Key Performance Indicators

• KPI: Indicador Clave de Rendimiento.

• Métrica: Es una medida numérica directa, una clase de valor que hace
referencia a la relación de un conjunto de dimensiones en un modelo de
datos.

• Ejem: Saldo Mensual

• Medida: Nuevos soles (saldo)
• Dimensión: Temporalidad (mensual)

• Otras dimensiones: Región, Dpto. Temporalidad, etc.

Todos los KPI´s son métricas , pero no todas las métricas son KPI´s.
Metodologías para obtener un KPI

• Enfoque BOTTON UP: Que a partir de datos y las relaciones que

existen entre ellos se determinan los KPI empresariales.

• Enfoque TOP DOWN: Que parte de las estrategias empresariales

para determinar los KPI y desciende hacia los datos que soportan
esas estrategias.

• No bebas agua que no ves.

• No firmes cartas que no lees.

• NO TOMES DECISIONES SIN AYUDA DE UNOS BUENOS KPI´s.

Características de los KPI´s:

1. Deberá mostrar el objetivo de la organización

2. Ser definidos por la dirección de la Empresa.
3. Proporcionar contexto.
4. Tener significado en distintos niveles.
5. Estar basado en datos reales.
6. Ser fácilmente entendible.
7. Conducir la Acción.
Objetivo de los KPI´s:
• Mejorar la Gestión y
resultados de la Empresa.
¿Que permite KPI?

• Permite el seguimiento y la animación del despliegue de la

estrategia en acciones operacionales.

• La estrategia, se traduce en objetivos.

• Los objetivos se traducen en planes de acción.

• Los KPIs, permiten medir el resultado de los planes de acción.

KPIS de almacén o plataforma de suministro:

• Capacidad Total: es la capacidad real de almacenamiento medido en m3.

• Capacidad utilizada: capacidad utilizada en m3 respecto de su capacidad total.

• Coste x Unidad: son los costes totales de almacenamiento entre el número de

unidades almacenadas.

• Coste por m2: suma de los gastos de alquiler más los costes fijos por m2.

• Productividad: Número de líneas (o unidades o pedidos) preparadas por

persona y por hora.
KPI´s de Inventario:

• Rotación de Existencias: ventas a precio de coste respecto el Stock medio.

• Stock de Seguridad: fijar en función del nivel de servicio y de la precisión del

pronóstico.

• Demarca: valor de las roturas, errores, deterioros, obsolencias...etc respecto de

las ventas. O en valor absoluto.

• Días de inventario completo: número de días en completar el Inventario rotativo

o cíclico.

• Rupturas de stock: nº de pedidos con rotura de almacén / número de solicitudes

de pedido.
KPIS de aprovisionamiento o abastecimiento:

• Entregas Completas: nº de pedidos recepcionados completos / nº total de pedidos.

• Entregas a Tiempo: nº de pedidos recepcionados a tiempo / nº total de pedidos.

• Concentración de proveedores: nº de proveedores (80% de compras) / volumen

total de compras.

• Rupturas Proveedor: nº de pedidos con rotura de proveedor / nº de solicitudes de

pedido.

• Plazo de Recepción: Tiempo medio en la recepción de pedidos.

KPI´s de la SCM

• Costes de aprovisionamiento (Cap): RRHH (internos + externos) +

Equipamiento + Transporte.

• Costes de Almacenamiento (Cal): RRHH + Alquiler + Mantenimiento.

• Coste Preparación (Cpp): RRHH (internos + externos) + Equipamiento.

• Coste de Expedición (Cex): RRHH (internos + externos) + Equipamiento +

Transporte.

• Costes Logísticos:
Cap + Cal + Cpp + Cex / Ventas.
KPIs de pedido y servicio al cliente:

• Entregas Completas: nº de pedidos entregados completos / nº de pedidos.

• Entregas a Tiempo: nº de pedidos entregados a tiempo respecto al

número de pedidos.

• Devoluciones: nº de pedidos devueltos / nº de pedidos.

• Plazo medio de Entrega: Plazo medio de entrega: recepción,

almacenamiento, preparación y expedición.

• Plazo resolución de litigios: Plazo medio resolución de litigios o

incidencias.
KPI´s De Transportes y Servicio de Expedición:

• Plazo medio de expedición: Tiempo promedio expedición de pedidos.

• Coste de transporte: Coste de transporte / Coste de Pedido (a precio de coste).

• Capacidad utilizada de transporte: m3 utilizados / m3 útiles – promedio.

• Transporte Interno y Externo: coste transporte Interno respecto al coste de

transporte Externo.

• Incidencias x Pedido: nº incidencias totales (en tiempo y roturas) / nº de

expediciones.
¿Preguntas?
¡Gracias por su Tiempo!
MBA Ing. Jesús Valencia Alemán