Paso A Paso. Microsoft Office Access 200 - Virginia Andersen PDF

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Access 2007
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¿Qué podrá hacer con este libro? CAPÍTULO
■ Familiarizarse con Access 2007 1
■ Planear su propia base de datos 2
■ Asignar datos a tablas y enlazarlos 3y4
■ Introducir y editar datos de la forma que desea 5
■ Arreglar y seleccionar información específica 6
■ Extraer solo la información que necesita cuando la necesita 7
■ Utilizar las consultas avanzadas 8
■ Presentar información en pantalla y en reportes 9
■ Crear formatos para ingresar y visualizar datos 10
■ Producir e imprimir reportes efectivos 11
■ Visualizar cuadros y gráficas 12
■ Personalizar su lugar de trabajo 13
■ Acelerar su rendimiento y agregar información 14 y 15
■ Crear sus propios menús y barras de herramientas 16
■ Crear herramientas especiales usuario-interactivas 17
■ Hacer que la interfase de usuario trabaje para usted 16 y 17
■ Expandirse al resto del mundo 18 y 19
■ Resolver múltiples problemas de usuario 20
■ Asegurar su base de datos 21

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Cuando abre una base de datos:
Para hacer esto Haga clic en U oprima esto
Ir a la carpeta anterior ALT-1
Subir un nivel ALT-2
Eliminar un archivo o una carpeta SUPR
Crear una nueva carpeta ALT-4
Cambiar vista ALT-5
Si quiere recorrer Access rápidamente:

Iniciar una nueva base de datos CTRL-U
Abrir la base de datos seleccionada CTRL-A
Imprimir el objeto seleccionado CTRL-P
Guardar el objeto seleccionado CTRL-G
Guardar el objeto con un nuevo nombre F12
Mostrar u ocultar el panel de exploración y F11
Mostrar la ventana Relaciones ALT-BE
Cuando esta trabajando con datos de Access:

Cortar los datos seleccionados CTRL-X
Copiar los datos seleccionados

al portapapeles CTRL-C
Pegar los datos del portapapeles CTRL-V
Guardar el registro actual MAYÚS-ENTER
Abrir el cuadro de diálogo Buscar CTRL-F
Abrir la ficha Reemplazar CTRL-H
Seleccionar todos los registros CTRL-A
Agregar un nuevo registro CTRL-++
Eliminar el registro seleccionado ALT-ER
Abrir la Hoja de propiedades ALT-ENTER
Abrir y cerrar la Lista de campos ALT-F8
Insertar hipervínculo CTRL-K
Obtener ayuda F1
Deshacer CTRL-Z
Rehacer CTRL-Y
Imprimir CTRL-P
Revisar ortografía F7
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Acerca de la autora
Virginia Andersen ha escrito o colaborado en casi 40 libros de computación, incluido Access 2003, The
Complete Reference. Tiene más de 25 años de experiencia en computación.
Cuando Grace Hopper, quien creó el concepto de los compiladores de programa, le dijo a Virginia
Andersen en 1948 que había futuro para las mujeres en las computadoras digitales de alta velocidad, ella
respondió “¿En qué?” No obstante, después de graduarse de la Universidad de Stanford, Virginia siguió
con la idea e hizo carrera aplicando computadoras a muchos proyectos desafiantes como crear un mapa
de la superficie lunar en preparación para el aterrizaje de la nave Apolo; administrar grandes proyectos de
construcción industrial, realizar vigilancia en el extranjero; simular sistemas de armas navales y construir
modelos matemáticos confiables. También se dio tiempo para enseñar ciencias de la computación,
matemáticas y análisis de sistemas en niveles de licenciatura y posgrado en varias universidades del sur de
California.
Desde que se retiró de la industria de la defensa, Virginia ha escrito o colaborado en más de 38 libros
acerca de aplicaciones basadas en computadoras personales, incluida la administración de bases de datos, el
procesamiento de palabras y análisis de hojas de cálculo. Ella cuenta la historia de los diversos usos que ha
dado a las computadoras en los últimos 50 años en su libro Digital Recall: Computers Aren’t the Only Ones
with Memory.
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Virginia Andersen
Traducción:
Eloy Pineda Rojas

Traductor profesional
MÉXICO • BOGOTÁ • BUENOS AIRES • CARACAS • GUATEMALA • LISBOA • MADRID

NUEVA YORK • SAN JUAN • SANTIAGO • AUCKLAND • LONDRES • MILÁN
MONTREAL • NUEVA DELHI • SAN FRANCISCO • SINGAPUR • ST. LOUIS • SIDNEY • TORONTO
Director editorial: Fernando Castellanos Rodríguez
Editor de desarrollo: Cristina Tapia Montes de Oca
Supervisor de producción: Jacqueline Brieño Álvarez
Formación: Rogelio Raymundo Reyna Reynoso
Access 2007 paso a paso
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,

por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor.
DERECHOS RESERVADOS © 2007 respecto a la primera edición en español por

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A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc.
Corporativo Punta Santa Fe
Prolongación Paseo de la Reforma 1015, Torre A
Piso 17, Colonia Desarrollo Santa Fe,
Delegación Álvaro Obregón
C.P. 01376, México, D. F.
Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736
ISBN 13: 978-970-10-6241-8

ISBN 10: 970-10-6241-8
Translated from the 1st English edition of

How to Do Everything With Acess 2007
By: Virginia Andersen
Copyright © 2007 by The McGraw-Hill Companies. All rights reserved.
ISBN-10 de la edición en inglés: 0-07-226346-6

ISBN-13 de la edición en inglés: 978-0-07-226346-6
1234567890 0986543217
Impreso en México Printed in Mexico

Contenido breve
PARTE I Para empezar
1 Familiarícese con Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 Cree una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3 Cree y modifique tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4 Relacione tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5 Ingrese y edite datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
PARTE II Recupere y presente información

6 Ordene, filtre e imprima registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
7 Extraiga información con consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
8 Cree consultas avanzadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
9 Fundamentos del diseño de formulario e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
10 Cree formularios y subformularios personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
11 Cree y personalice informes y subinformes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
12 Cree diagramas y gráficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
PARTE III Mejore el lugar de trabajo de Access 2007

13 Personalice el lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
14 Haga que su base datos responda más rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
15 Automatice con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423
16 Personalice la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
17 Personalice el Panel de exploración y cree paneles de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
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vi Access 2007 paso a paso
PARTE IV Intercambio de datos con otros

18 Intercambie objetos de base de datos y texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
19 Intercambie datos con orígenes externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
20 Comparta con varios usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557
21 Asegure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571
Apéndice Convierta a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585
Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Contenido
Agradecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
PARTE I Para empezar
CAPÍTULO I Familiarícese con Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Inicie Access y abra una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Haga un recorrido por la ventana de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Abra una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Abra la base de datos de ejemplo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Recorra el panel de exploración y la ventana de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Revise la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Use menús de acceso directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Abra una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Dé un paseo por la Vista Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Revise la hoja secundaria de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Obtenga ayuda cuando la necesite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Use la ventana de ayuda de Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Pregunte ¿qué es esto? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Obtenga ayuda con lo que está haciendo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
CAPÍTULO 2 Cree una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Diseñe una base de datos eficiente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Determine los objetivos de la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Distribuya los datos entre las tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Identifique los campos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Especifique campos clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Defina las relaciones entre las tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Complete la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Cree una base de datos con una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Ejecute la nueva aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Inicie con una base de datos en blanco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
vii
viii Access 2007 paso a paso
CAPÍTULO 3 Cree y modifique tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Cree una nueva tabla a partir de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Cree una nueva tabla en la Vista Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Agregue campos a la nueva tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Use una plantilla de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Agregue campos de una tabla existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Guarde la nueva tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Cree una tabla desde cero en la Vista Diseño. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Recorrido por la Vista Diseño de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Agregue campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Elija una clave principal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Cree otros índices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Guarde el diseño de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Modifique el diseño de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Cambie las vistas de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Agregue o elimine campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Cambie el orden de los campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Cambie un nombre o tipo de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Cambie un tamaño de campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Modifique o elimine la clave principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Asegure la validez de los datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Defina reglas de validación de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Defina una regla de validación de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Imponga una entrada y evite duplicados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Maneje campos en blanco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Asignación de un valor predeterminado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Copie la estructura de una tabla existe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
CAPÍTULO 4 Relacione tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Defina una relación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Use la ventana Relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Use el panel Lista de campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Vea y edite relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Oculte o elimine una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Modifique o elimine una relación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Cambie un diseño de tabla en la ventana Relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Imprima las relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
CAPÍTULO 5 Ingrese y edite datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Ingrese nuevos datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Copie y mueva datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Inserte imágenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Inserte hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Adjunte archivos a un campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Contenido ix
Personalice la entrada de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Agregue máscaras de entrada personalizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Cree campos de búsqueda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Cambie el aspecto de la hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Mueva y cambie el tamaño de columnas y filas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Inmovilice y oculte columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Cambie la fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Cambie las líneas de división y las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Establezca las opciones predeterminadas de la hoja de datos . . . . . . . . . . . . 124
Cambie la definición de tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Inserte o elimine una columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Cambie los nombres de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Inserte o elimine una hoja secundaria de datos en la Vista Diseño . . . . . . . . 126
Busque y edite datos de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Localice registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Busque y reemplace datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Elimine datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
PARTE II Recupere y presente información
CAPÍTULO 6 Ordene, filtre e imprima registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Ordene registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Ordene a partir de un solo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Ordene a partir de dos o más campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Guarde el criterio de ordenación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Filtre registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Filtre por contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Use el comando Filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Filtre por selección. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Filtre por formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Filtre con Filtro avanzado/Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Guarde un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Elimine y borre filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Despliegue una vista previa e imprima datos ordenados o filtrados de una tabla . . . 154
CAPÍTULO 7 Extraiga información con consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Cree una consulta de selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Use el Asistente para consultas sencillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Recorra la ventana de diseño de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Sin el asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Relacione varias tablas en una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Agregue o elimine campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Ejecute y guarde la consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
x Access 2007 paso a paso
Oculte y muestre campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Especifique el orden de los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Muestre los valores más elevados o inferiores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Agregue criterios de selección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Use comodines y operadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Use un solo criterio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Use varios criterios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Obtenga ayuda del Generador de expresiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Establezca propiedades de consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Modifique una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Inserte un campo y cambie el orden de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Cambie las propiedades de un campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Realice cálculos en una consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Agregue un campo calculado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Cree resúmenes con el asistente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Cree resúmenes con funciones de agregado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Cree resúmenes en la Vista Hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Cree consultas especiales con el Asistente para consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Cree una consulta de búsqueda de duplicados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Cree una consulta de búsqueda de elementos no coincidentes . . . . . . . . . . . 194
Cree una consulta de tabla de referencia cruzada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
CAPÍTULO 8 Cree consultas avanzadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

Cree consultas con propósitos especiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Consultas de parámetro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Consultas de búsqueda automática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Diseño de consultas de acción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Consulta de actualización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Consulta de creación de tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Consulta de datos anexados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Consulta de eliminación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Revise el lenguaje estructurado de consulta (SQL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Revise las instrucciones SQL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Cree una consulta secundaria. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Defina un criterio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Defina un nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
CAPÍTULO 9 Fundamentos del diseño de formulario e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

Use las herramientas simples de formulario e informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Elementos comunes del diseño de formularios e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Los controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Trabaje en la ventana de diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Inicie un nuevo diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225
Recorra la ventana Diseño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Contenido xi
Agregue controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Inicie un nuevo formulario en la Vista Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Modifique controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
Seleccione controles y otros objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Mueva y cambie el tamaño de los controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Alinee y espacie los controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Use hojas de propiedades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Use el grupo Fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Aplique Formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Cambie un tipo de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Elimine controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Modifique las propiedades de formularios e informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Cambie el origen del registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Aplique filtros y orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
Use Autoformato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
CAPÍTULO 10 Cree formularios y subformularios personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Cree un nuevo diseño de formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Use el Asistente para formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Cree un formulario sin el asistente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Modifique el diseño del formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Agregue secciones de encabezado y pie de página al formulario . . . . . . . . . 264
Coloque y personalice controles relacionados con datos. . . . . . . . . . . . . . . . 266
Agregue controles Sí/No . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Agregue controles interactivos del usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Use el formulario para entrada de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Recorra el formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Cambie el orden de tabulación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Localice registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Ordene y filtre datos en un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Vea varios registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Cree un formulario de varias páginas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Agregue un salto de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Agregue un control de ficha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Personalice un control de ficha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Agregue controles especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Agregue controles calculados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Agregue un control de marcado automático . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Cree un formulario jerárquico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Use el Asistente para formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Use el asistente para subformularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
Use el formulario jerárquico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Modifique un subformulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
xii Access 2007 paso a paso
Agregue guías de usuario personalizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Agregue validación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Valide con propiedades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
Valide con eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
CAPÍTULO 11 Cree y personalice informes y subinformes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

Inicie un nuevo informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
Use la herramienta Informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Use el Asistente para informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Visualice una vista preliminar en imprima el informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Trabaje en la ventana Vista preliminar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Imprima el informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Modifique el diseño del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
Examine la secciones del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Establezca las propiedades del informe y la sección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Cambie el estilo del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Agregue números de página y controles de fecha/hora . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Guarde el diseño del informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
Filtre, ordene y agrupe registros en la Vista Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Filtre registros en la Vista Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Cambie el criterio de ordenación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Agregue secciones de grupo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
Modifique y agregue grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
Cree un informe de resumen con el Asistente para informes. . . . . . . . . . . . . 329
Imprima un índice alfabético . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
Agregue un subinforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Cree un subinforme con el Asistente para informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
Cree un control de subinforme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336
Inserte un subinforme existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Vincule el informe y el subinforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Modifique el control de un subinforme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Diseñe un informe de varias columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Imprima etiquetas de correspondencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Use el Asistente para etiquetas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
CAPÍTULO 12 Cree diagramas y gráficas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Elija un tipo de gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Cree una nueva gráfica con el Asistente para gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Seleccione los datos de la gráfica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Use el Asistente para gráficos de Microsoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
Guarde la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
Vincule la gráfica a datos de registro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
Contenido xiii
Agregue una gráfica existente a un formulario o informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Modifique la gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Modifique con Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Edite con Microsoft Graph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
PARTE III Mejore el lugar de trabajo de Access 2007
CAPÍTULO 13 Personalice el lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375

Personalice el lugar de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Trabaje con los objetos del Panel de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Uso de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Cree un acceso directo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380
Establezca las opciones de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
Opciones Más frecuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 382
Establezca las opciones para la base de datos actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
Establezca opciones de hoja de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Establezca opciones de Diseñadores de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388
Establecimiento de las opciones de Revisión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393
Establezca opciones avanzadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395
Personalice la barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401
Vea y administre complementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
Elija opciones del Centro de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
Busque recursos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
Personalice la barra de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406
CAPÍTULO 14 Haga que su base datos responda más rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Optimice una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Use los asistentes para analizadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
Optimice tablas y consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Optimice y filtre por formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Optimice formularios e informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Optimice controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Cree copias de seguridad y restaure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
Compacte y repare una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
CAPÍTULO 15 Automatice con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Cree una macro simple. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Elija acciones de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426
Establezca argumentos de acción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Pruebe y depure una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Inicie la macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
Recorra una macro por pasos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
Modifique una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431
xiv Access 2007 paso a paso
Asigne una macro a una propiedad de evento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432

Decida cuál evento usar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
Agregue condiciones a una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
Cree una macro para desplegar una advertencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435
Cree otras macros de uso común . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
Establezca valores y propiedades de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
Cambie el flujo de las operaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
Filtre registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
Cree una macro de autoejecución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
Cree un grupo de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
CAPÍTULO 16 Personalice la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449

Trabaje con la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Cambie el tamaño de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
Oculte y restaure la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Use métodos abreviados de teclado con los comandos
de la cinta de opciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Personalice la barra de herramientas de acceso rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Mueva la barra de herramientas de acceso rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Agregue comandos a la barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452
Elimine comandos de la barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457
Use la personalización existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Muestre el panel de control personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Use menús y barras de herramientas personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Cree un cuadro de diálogo personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Diseñe el formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Cree y adjunte las macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Cree un cuadro de diálogo para entrada del usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Establezca las propiedades del formulario de entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
Cree las macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Modifique la consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
CAPÍTULO 17 Personalice el Panel de exploración y cree paneles de control . . . . . . . . . . . 473

Vea objetos en el Panel de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Cambie categorías y grupos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Oculte y restaure grupos y objetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Busque un objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Personalice el Panel de exploración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Planee los grupos personalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484
Oculte y restaure grupos y objetos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Cree paneles de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Use el Administrador del panel de control para crear paneles de control . . . 491
Modifique el panel de control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Contenido xv
PARTE IV Intercambio de datos con otros
CAPÍTULO 18 Intercambie objetos de base de datos y texto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505

Copie objetos entre bases de datos de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Copie y pegue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Arrastre y coloque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Importe o vincule datos de Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Importe objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509
Establezca opciones de importación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Vincule tablas de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Importe o vincule a otros orígenes de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Use datos de dBASE o Paradox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Trabaje con tablas vinculadas o importadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Cambie el nombre de una tabla vinculada en Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Cambie las propiedades de una tabla vinculada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Actualice vínculos con el Administrador de tablas vinculadas . . . . . . . . . . . 518
Desvincule tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Importe y vincule archivos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Use archivos de texto delimitados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520
Use archivos de texto de ancho fijo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526
Cambie las especificaciones de importación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527
Exporte a una base de datos de Access existente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529
Exporte a otro formato de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530
Exporte a archivos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
CAPÍTULO 19 Intercambie datos con orígenes externos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

Copie o mueva registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Copie o mueva datos de un procesador de palabras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538
Copie o mueva datos desde una hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540
Copie o mueva registros de Access a otra aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
Guarde la salida de Access como un archivo externo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542
Trabaje con Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Guarde en Formato de texto enriquecido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545
Use combinación con Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546
Trabaje con Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548
Importe o vincule desde hojas de cálculo de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549
Exporte una tabla o consulta a Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554
Envíe por correo objetos de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
xvi Access 2007 paso a paso
CAPÍTULO 20 Comparta con varios usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557

Comparta a una base de datos en una red . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Comparta una base de datos completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Divida la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 558
Evite el modo exclusivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563
Administre la base de datos en un entorno de varios usuarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . 564
Controle la edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565
Actualice registros con actualizar y volver a consultar . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Edite objetos compartidos base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568
CAPÍTULO 21 Asegure una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571

Nuevas medidas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Habilite o deshabilite el contenido de la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 572
Cifre la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
Cifre con una contraseña . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Use el Centro de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Cree un entorno de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575
Confíe en macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578
Confíe en complementos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580
Seguridad con versiones anteriores de bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
Cree un certificado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582
Firme con código la base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583
APÉNDICE Convierta a Access 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

Decida la estrategia de conversión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Convierta una base de datos a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 586
Convierta un archivo de información de grupo de trabajo (MDW) . . . . . . . . 588
Convierta una base de datos asegurada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Convierta a una base de datos replicada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 588
Convierta a una versión anterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Abra una base de datos anterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 589
Comparta una base de datos entre varias versiones de Access . . . . . . . . . . . . . . . . . 590
Índice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591
Agradecimientos
Ha sido un reto participar en la continuación de esta serie de libros, y también ha sido un placer
revisar Microsoft Office Access 2007 paso a paso. Mis agradecimientos al estupendo personal de
McGraw-Hill por todo el apoyo que me proporcionaron. Menciono de manera especial a Megg
Morin, mi editora, quien, con habilidad y paciencia, me guió por la estructura y las características
de este libro. Ha sido un placer trabajar con ella, y con todo su personal. Carly Stapleton, mi
coordinadora de compras, malabareó con habilidad sus muchas responsabilidades, mientras ha
respondido de manera oportuna y útil.
También le debo agradecimientos a Jody McKenzie, supervisora editorial, por mantener sobre
ruedas la producción de este libro, y a Rajni Pisharody, gerente de proyecto, por toda su ayuda
para llevar todos estos capítulos por el complejo laberinto de la edición y producción. El resto
del personal editorial, incluida la editora técnica, Jocelyn Fiorello, y la gerente editorial, Julie
Smith, fueron muy conscientes de señalar nuestros errores de lógica y los lapsus de estilo. Mi
sincero agradecimiento también a Raina Trivedi por la revisión de pruebas, a Kevin Broccoli por la
indexación y a International Typesetting and Composition por un estupendo labor de ilustración y
diagramación del libro.
Debo mencionar cuánto aprecio los infatigables esfuerzos de Waterside Productions, quienes
han evitado que pierda mi tiempo simplemente rondando la playa durante los últimos 16 años.
Por último, tengo que dar las gracias a mi esposo, Jack, por proporcionarme un ambiente
tranquilo y pacífico, en el que es agradable escribir. También le doy las gracias por ayudarme a
encontrar todas las figuras que necesitaba volver a capturar, después de toda la “actualización
técnica” (es decir, “depuración”).
xvii
Introducción
El sistema de administración de base de datos Microsoft Office Access 2007 puede ser una
herramienta poderosa para usted, si necesita manejar información de negocios o personal. El
concepto de distribuir datos entre tablas relacionadas no es nuevo, pero la manera en que el
concepto está implementado en Access 2007 hace que la administración de la información sea muy
fácil. Access 2007 es extremadamente flexible y puede aplicarse a cualquier entorno.
Con Access puede diseñar y construir aplicaciones completas, con entradas de datos casi a
prueba de tontos, y funciones de recuperación y vehículos adaptables, amigables con los usuarios.
La principal característica de Access son los objetos que usted crea y combina para producir un
sistema de administración de información completo:
■ Las tablas son los contenedores de los datos. Están integradas por campos que pueden
contener datos de muchos tipos diferentes.
■ Las consultas son las preguntas que se plantean a la base de datos. Pueden extraer
información específica de varias tablas o incluso realizar acciones como insertar, actualizar
o eliminar ciertos registros.
■ Los formularios despliegan datos de una o más tablas en un diseño informativo. Los
formularios se usan para entrada y despliegue de datos.
■ Los informes se usan para distribuir información impresa de una o más tablas.
■ Las macros son listas de acciones que funcionan juntas para realizar una tarea particular
como respuesta a un evento.
La nueva interfaz de usuarios con cintas de opciones y fichas, en lugar de los menús y las barras
de herramientas anteriores, ofrece una atmósfera más amigable con el usuario. Con las cintas de
opciones, todas las acciones que tal vez quiera tomar para lo que está haciendo son visibles para
usted sin investigar en listas de menús y botones de barras de herramientas.
Como miembro integral de la familia Microsoft Office 2007, Access 2007 ha pasado a
colaborar de manera transparente con los otros miembros. Por ejemplo, puede proporcionar la lista
de correos de un documento de combinación de correspondencia de Word, o enviar datos a Excel
para análisis y graficación. Access también puede importar y vincular fácilmente datos que se
encuentran en otros formatos de programa, e actuar transparentemente con servicios de Microsoft
SharePoint Services.
xix
xx Access 2007 paso a paso
Quién debe leer este libro

Este libro se ha diseñado y escrito para lectores que quieren una guía efectiva a todas las
características críticas de Microsoft Office Access 2007, además de todas las que necesitan un
recorrido paso a paso para aprender cómo obtener lo máximo de Access. Está escrito para cualquier
persona que tenga necesidad de organizar información de manera eficiente y exacta, ya sea para
satisfacer objetivos personales o de negocios. El libro es apropiado para principiantes en Access
que están familiarizados con las computadoras y otros programas pero que les gustaría volverse
eficientes en la administración de información. También es muy útil para lectores que van de
principiantes a intermedios y que están migrando de otros sistemas de administración de base de
datos o de versiones anteriores de Access.
Este libro se concentra en la manera en que usted puede obtener lo máximo de Access, ya sea
responsable del sistema completo de información de su empresa o sólo desee dar seguimiento a la
información personal en su computadora personal.
¿Qué hay en cada parte del libro?

El libro está dividido en cuatro partes, cada una de las cuales atiende un aspecto específico de la
administración de base de datos de Access en una secuencia lógica, desde un entorno simple inicial
hasta uno complejo de varios usuarios.
La parte I le presenta una revisión general de Access, y atiende los fundamentos de la creación
de una nueva base de datos con tablas relacionadas, y el posterior ingreso de datos en esas tablas.
La parte II le lleva a lo más importante de la administración de la base de datos, al describir la
manera de construir consultas o extraer la información que quiere (en la forma en que la quiere). En
la parte II también se muestra cómo crear formularios e informes para desplegar y distribuir datos.
Incluso uno de los capítulos describe la manera de analizar datos con gráficas y diagramas visuales.
La parte III se aparta de la administración de base de datos para analizar la personalización
de su lugar de trabajo y mejorar el rendimiento de la base de datos. Describe cómo crear grupos
personalizados del Panel de exploración, además de paneles de control y cuadros de diálogo. Las
macros también se presentan en esta parte.
La parte IV busca hacia fuera de Access e investiga el intercambio de datos con otros
programas, incluidas aplicaciones de base de datos. También atiende la manera de compartir una
base de datos de Access entre varios usuarios y describe varios métodos para asegurar la base de
datos en contra del ingreso, sea intencional o no.
En el apéndice se muestra cómo convertir una base de datos de versiones anteriores de Access.
Además, se describe la manera de tratar con el intercambio de una base de datos entre varias
versiones anteriores.
¿Cuáles son las principales características

y beneficios incluidos?
En este libro se presentan muchos elementos editoriales útiles, incluida la lista de verificación que
abre el libro con los temas Cómo… que se cubren en el capítulo. Si es nuevo en Access, tal vez
quiera empezar al principio del libro y leer cada capítulo con cuidado. Trabaje los ejercicios paso a
paso, hasta donde sea posible, para obtener experiencia “práctica”. Si ha usado versiones anteriores
de Access, tal vez quiera recorrer las listas Cómo… para conocer el material que es nuevo para usted.
Introducción xxi
Encontrará toda la información que necesita para realizar una tarea específica reunida en un
solo capítulo, con referencias a otros capítulos que podrían contener información relacionada.
Además de las explicaciones en el texto, cada capítulo presenta figuras e ilustraciones
relevantes e interesantes que describen claramente la actividad que se analiza. Se incluyen otros
elementos como:
■ Sugerencias con imágenes y texto que señalan maneras alternas de usar una característica.
■ Precauciones, que le advierten al lector de peligros y manera de rodearlos para evitar un
problema.
■ Notas, que pueden contener información secundaria relacionada con el tema actual, pero
que no es parte de la acción.
■ Recuadros Cómo… y Sabía que, que contienen información adicional, periférica acerca del
proceso que se está viendo.
Las siguientes convenciones se usan en este libro:
■ Hacer clic se refiere a hacer clic con el botón izquierdo del ratón en un elemento, una sola
vez.
■ Hacer doble clic significa hacer clic en un elemento dos veces en rápida sucesión,
empleando el botón izquierdo del ratón.
■ Hacer clic con el botón derecho significa hacer clic una vez en un elemento, usando el
botón derecho del ratón.
■ Los pasos de un procedimiento que aparecen numerados deben realizarse en el orden
prescrito.
■ Las opciones se presentan como listas con viñetas, entre las cuales puede elegir.
Descargue las bases de datos

Las bases de datos usadas en este libro están disponibles en www.mcgraw-hill-educacion.com. En
el sitio busque las opciones que se ofrecen para descargar, donde aparezca la referencia del libro.
Parte I Para empezar
Familiarícese
Capítulo 1 con Access 2007
4 Access 2007 paso a paso
Cómo…
■ Iniciar Access
■ Abrir una base de datos
■ Recorrer el Panel de exploración y la ventana de objetos
■ Usar cintas de opciones, fichas de comandos y menús contextuales
■ Abrir una tabla
■ Recorrer las vistas Hoja de datos y Hoja de datos secundaria
■ Obtener ayuda
E n este mundo centrado en los datos, nunca ha habido una necesidad más urgente de acceso
inmediato y exacto a los depósitos de información. Con el fin de alcanzar el éxito en esta
época de información creciente, debe tener la capacidad de almacenar y dar mantenimiento a su
información, sin importar en qué profesión o negocio esté. Para esto, debe almacenar la información
de manera tal que pueda mantenerla actualizada, recuperarla cuando la necesite y hacer que tenga
sentido. Microsoft Office Access 2007 es el sistema de administración de base de datos más
avanzado para todas las necesidades de administración de la información, desde una simple lista
de direcciones hasta un complejo sistema de administración de inventarios en varias ubicaciones.
Ofrece todas las herramientas necesarias para almacenar, mantener, llevar registro, recuperar e
interpretar sus datos, además de mantenerlos actualizados y compartirlos con otros. Más aún, esas
herramientas son muy fáciles de entender y usar.
Las bases de datos relacionales, como las que proporciona Access, adquieren un gran sentido al
distribuir los datos entre tablas, de manera que cada tabla haga referencia a un aspecto específico de
la base de datos, como clientes, productos o pedidos. Las tablas están estrechamente relacionadas
para que se pueda recuperar la información que necesite de todas ellas y en el orden en que lo
desee.
Si tiene una sola copia de cada elemento de datos en su tabla de origen, necesita actualizarla en
un solo lugar, lo que mejora las probabilidades de corregir y darle consistencia a los datos. En tablas
más pequeñas, menos complejas y más concentradas, es más fácil encontrar la información. Por el
contrario, en una tabla grande que contiene una gran cantidad de información, llega a resultar difícil
encontrar sólo la información que necesita.
En este capítulo se le inicia en Access 2007 y se le ofrece un recorrido por el lugar de trabajo
de este programa. Si ya es un usuario experimentado de una versión anterior, se sorprenderá con la
nueva interfaz de usuario, actualizada visualmente.
Inicie Access y abra una base de datos

Casi todo el software construido para el entorno de Windows se inicia de la misma manera: desde
el botón Iniciar. Dependiendo de la manera en que haya instalado Access 2007, el nombre del
programa puede aparecer como un elemento separado en la lista Programas (o Todos los programas,
si está usando Windows Vista) o como uno de los programas en el menú Microsoft Office. Si no
ve Microsoft Access en la lista Todos los programas, elija Microsoft Office y luego haga clic en
Microsoft Access.
CAPÍTULO 1: Familiarícese con Access 2007 5
Para iniciar Access:
1
1. Haga clic en el botón Iniciar y señale Programas o Todos los programas, en el menú Iniciar.
2. Haga clic en Microsoft Office y luego en Microsoft Office Access 2007, en la lista de
programas.
Cuando abre Access, se despliega la ventana Introducción a Microsoft Office Access que
contiene cuatro opciones (véase la figura 1-1):
■ Iniciar una nueva base de datos con una de las plantillas de Access. En el panel de la
izquierda se despliegan plantillas y ejemplos disponibles.
■ Empezar con una nueva base de datos en blanco.
Botón de Microsoft Office Barra de herramientas de acceso rápido
FIGURA 1-1 La ventana de apertura de Microsoft Office Access.

■ En la ficha central de la pantalla se puede conectar a Microsoft Office Online. Tal vez las
plantillas de base de datos que se ofrecen en línea difieran cada vez que inicia Access 2007.
■ Seleccionar una base de datos de uso reciente de la lista del panel de la derecha (no hay
duda de que su lista será diferente).
Haga un recorrido por la ventana de Access

La ventana de Access muestra una barra de título con varios botones que se usan para empezar
a trabajar o para manipular la ventana. Antes de que se ponga a crear y usar una base de datos
de Access, daremos un paseo rápido por la ventana de Access 2007 y nos familiarizaremos con
sus características. Es una gran ventaja que muchas de sus características sean comunes a otros
programas de Office, de modo que ya estará familiarizado con ellas.
La barra de título de Microsoft Access

Además de desplegar el nombre del programa, Microsoft Access, la barra de título contiene el botón
de Microsoft Office, una pequeña barra de herramientas de acceso rápido y los botones que puede
utilizar para manipular la ventana.
El botón de Microsoft Office que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de título
le ofrece ocho elementos de menú que se usan para trabajar con una base de datos, como Nuevo,
Abrir, Guardar, Guardar como y Cerrar base de datos. Los otros tres elementos de menú se
relacionan con la administración de la base de datos, la impresión de documentos y el envío de
correo electrónico. El botón también despliega una lista de documentos recién utilizados. Los dos
botones de la parte inferior le permiten establecer opciones específicas de Access o salir de éste.
Los botones de la barra de herramientas de acceso rápido ofrecen accesos directos a tres de
los comandos de menú de uso más común: Guardar, Deshacer y Rehacer. Puede colocar el puntero 1
sobre el botón y ver su nombre desplegado debajo del botón en un recuadro de información de
herramientas. El botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra a la
derecha de la barra de herramientas de acceso rápido, se usa para agregar más comandos a la barra
de herramientas, con el fin de que todas las acciones que necesite estén al alcance de la mano. En el
capítulo 16 encontrará más información sobre la manera de personalizar la barra de herramientas.
Guardar Deshacer Rehacer
Personalizar barra de herramientas

de acceso rápido
En el extremo derecho de la barra de título aparecen tres botones, que son comunes a todas las
aplicaciones de Windows. Puede usarlos para maximizar, minimizar, restaurar al tamaño previo no
maximizado o cerrar la ventana. Si la ventana no está maximizada, la esquina inferior derecha se
vuelve un controlador de cambio de tamaño que puede arrastrar para cambiar la altura y el ancho
de la ventana. También puede arrastrar uno de los bordes de la ventana para cambiar la altura o el
ancho.
La barra de estado
Una vez que empiece a trabajar con una base de datos, la barra de estado, localizada en la parte
inferior de la ventana de Access, proporciona un comentario actualizado acerca de la tarea en
ejecución y pistas sobre el entorno de trabajo de Access. El centro de la barra de estado también
muestra recuadros que indican la presencia de un filtro que limita los registros desplegados y el
estado de varias teclas de interruptor como insertar, bloq mayús, bloq despl y bloq núm.
El extremo derecho de la barra de estado contiene botones de herramientas que cambian la vista
del objeto actual. Por ejemplo, puede hacer que un formulario abierto vaya de la Vista Formulario,
donde se ven los datos del formulario, a la Vista Diseño, donde puede hacer cambios al diseño del
formulario.
Abra una base de datos

Ahora pongamos mano a la obra. Si la base de datos que quiere abrir aparece en el panel Abrir base
de datos reciente, que se muestra cuando se inicia Access, puede abrirla con sólo hacer clic en el
nombre de archivo. Si no se encuentra en la lista, haga clic en Más. Aparece el cuadro de diálogo
Abrir, como se muestra en la figura 1-2. (Su lista de carpetas y archivos será diferente.)
Si Access ya se está ejecutando, puede abrir un archivo recién usado al hacer clic en
Sugerencia el botón de Microsoft Office y seleccionar el nombre de archivo de la lista.
El panel Vínculos favoritos, que se encuentra a la izquierda, contiene una lista de lugares en
que habrá de buscarse una base de datos. Seleccione Documentos para ver una lista de documentos
disponibles en la carpeta actual, o haga clic en la flecha Carpetas para buscar en todas las carpetas
de su equipo. También puede hacer clic en la flecha hacia abajo de Carpetas para empezar a buscar
carpetas en su unidad de disco.
FIGURA 1-2 Elección de una base de datos desde el cuadro de diálogo Abrir
El truco está en saber dónde almacenó su base de datos. Si ha usado otras aplicaciones de
Windows, como Word o Excel, sabe cómo encontrar el archivo que desea con el cuadro de diálogo
Abrir. Use el cuadro “de búsqueda” (el panel de texto de la izquierda, en la barra de título) para
señalar la carpeta que contiene la base de datos, haga doble clic en el nombre de la carpeta o el
icono para abrirla, luego seleccione el archivo que quiera de la lista. También puede ingresar
el nombre de archivo en el cuadro Buscar y hacer clic en el botón Buscar.
El cuadro de diálogo Abrir contiene varios botones que le ayudan a encontrar el archivo que
desea abrir. Verá el nombre de cada botón si coloca
el puntero sobre el botón en la barra de comandos.
La lista desplegable Vistas ofrece diferentes
maneras de mostrar la lista de documentos. A
medida que arrastra el botón para desplazar que
se encuentra en el margen de la izquierda, el
despliegue cambia gradualmente para coincidir con
la vista resaltada.
Si quiere trabajar con un tipo de archivo
diferente, haga clic en la flecha hacia abajo que
se encuentra junto al texto del botón Microsoft
Office Access y elija de la lista de 24 tipos, o Todos
los archivos. El tipo de archivo predeterminado para Access 2007 es Microsoft Office Access,
que incluye todas las bases de datos de Access y cualquier otro documento de Office que se haya 1
vinculado con una base de datos de Access, como una hoja de cálculo de Excel o un documento de
Word. En la lista están disponibles otros tipos de archivo de Access.
Una vez que haya encontrado la base de datos que quiera abrir, haga doble clic en el nombre, o
selecciónela y luego haga clic en Abrir.
El botón Abrir ofrece otras maneras de abrir la base de datos, como sólo lectura,
Nota modo exclusivo, o ambos. También puede usar una de las casillas de verificación
Abrir, para limitar el uso de la base de datos abierta. Aprenderá más acerca de estas
opciones en capítulos posteriores.
Abra la base de datos de ejemplo

Para empezar a trabajar con una base de datos de Access 2007, abra la base de datos de ejemplo
Northwind que se incluye con Microsoft Office Access 2007. La base de datos Northwind es una
aplicación de procesamiento de pedidos que demuestra la capacidad y utilidad de una base de datos
relacional. Aunque el objetivo parece muy simple (tomar y llenar pedidos de los productos de la
empresa hechos por los clientes), en realidad incluye gran cantidad de datos.
La manera más fácil de instalar y abrir la base de datos Northwind es mediante la ventana
Introducción a Microsoft Office Access.
1. En la sección Desde Microsoft Office Online, en el panel de la izquierda, haga doble clic en
Ejemplo. En la ventana Ejemplo se despliega una miniatura para accesar la base de datos
Northwind (véase la figura 1-3).
2. Haga clic en la miniatura para ver la opción. Ofrece descargar el archivo de la base de datos
en su carpeta predeterminada. Por ejemplo, C:\\Users\Virginia Andersen\Documents\..
Si ya descargó la base de datos Northwind, verá otra miniatura que ofrece crear otra
Nota copia en su disco duro.
3. Haga clic en el icono de la carpeta para ir a un destino diferente.

4. Ingrese un nombre de base de datos diferente, si lo desea.
Descargar
FIGURA 1-3 Elección del ejemplo Northwind del panel Ejemplo.

Panel de exploración Panel de objetos
FIGURA 1-4 La base de datos Northwind Traders en la ventana de inicio.
5. Haga clic en Descargar (o en Crear). En la figura 1-4 se muestra la ventana de apertura de

Northwind Traders.
En Access 2007 se han agregado nuevas características de seguridad. En versiones anteriores,

cuando abría una base de datos que contenía macros o código VBA, se le preguntaba si quería
habilitarlos. En Access 2007 verá un mensaje Advertencia de seguridad en la parte superior de la
ventana, entre la cinta de opciones de apertura y la propia base de datos. Para habilitar el contenido:
1. Haga clic en el botón Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office (véase la figura 1-5),
marque Habilitar este contenido.
3. Haga clic en el botón Aceptar.
FIGURA 1-5 El cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office

le da la oportunidad de habilitar el contenido de la base de datos.
En el capítulo 21 conocerá más acerca de la seguridad y la manera en que puede mantener

segura su base de datos.
Ahora que está listo para iniciar sesión en la base de datos Northwind Traders. Haga clic en
Iniciar sesión, con un nombre de empleado, en el cuadro Inicio de sesión en Northwind, para iniciar
la base de datos. En la figura 1-6 se muestra la página de inicio de la base de datos Northwind
Traders. La ficha muestra el nombre del objeto, Inicio.
Recorra el panel de exploración y la ventana de objetos

El panel de la izquierda, rotulado Todos los objetos de Access, es el nuevo Panel de exploración,
que reemplaza a la ventana Base de datos usada en versiones anteriores de Office Access y que es
la puerta a sus objetos de base de datos. Con el Panel de exploración, puede ver la lista completa
de objetos sin tener que usar las fichas de otros objetos de ventana, como se necesitaba en la
ventana Base de datos. También puede abrir cualquier objeto de una base de datos desde el Panel de
exploración.
Para ver todas las maneras en que puede agrupar y ver objetos de base de datos en el Panel de
exploración, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Todos los objetos de Access.
En la sección superior del Panel de exploración, Desplazarse a la categoría, se muestra una lista
de cinco opciones de categorías para accesar objetos.
■ Grupos personalizados Muestra los objetos que ha colocado en grupos personalizados,

por lo general mediante la base de datos actual. Éstos pueden reemplazar a los paneles de
control usados en versiones anteriores. Se conocerá más acerca de ellos en el capítulo 17.
■ Tipo de objeto Le permite seleccionar que sólo se desplieguen tipos específicos de
objetos, como tablas, consultas, formularios o todos los tipos.
■ Tablas y vistas relacionadas Muestra todos los objetos relacionados con las tablas que
elija. Por ejemplo, si la tabla se usa como base para un formulario o un informe, o es el
tema de una consulta, esos objetos también aparecen.
■ Fecha de creación Despliega los tipos de objetos seleccionados, ordenados por fecha de
origen, con los objetos más antiguos en la parte superior de la lista.
■ Fecha de modificación Es similar a Fecha de creación, pero se ordena por fecha de
última modificación, incluido el día de hoy.
Barra de herramientas Botón para abrir o cerrar

Botón de Microsoft Office de acceso rápido la barra Ancho del panel
FIGURA 1-6 La página Inicio, de la base de datos Northwind Traders.
En la sección inferior se ofrece la opción de filtrar los objetos por un tipo específico, como ver
sólo los nombres de tabla o incluir todos los objetos en el despliegue. Por ahora, dejemos que el
Panel de exploración muestre todos los objetos agrupados por tipo.
Puede cambiar el tamaño del Panel de exploración al arrastrar el borde derecho. También puede
ocultarlo, si necesita más espacio en la pantalla, al hacer clic en el Botón para abrir o cerrar la barra
Ancho del panel, que se encuentra en la esquina superior derecha del Panel de exploración. O sólo
oprima f11. Para volver a abrir el panel, haga clic en el botón u oprima nuevamente f11. Si quiere
más información acerca de los objetos, haga clic con el botón derecho en la barra de título o el
espacio en blanco en la parte inferior del Panel de exploración, si lo hay, señale Vista por y haga clic
en Detalles (véase la figura 1-7). También puede ordenar alfabéticamente los objetos de la lista, o
por fechas de creación y modificación, al señalar el comando Ordenar por. 1
El Panel de exploración reemplaza a la interfaz común de usuario de panel de control, al
permitirle colocar acciones específicas en un grupo personalizado del panel. Conocerá más acerca
de éste en el capítulo 17.
Si tiene un panel de control establecido que quiere conservar, puede desactivar el

Nota Panel de exploración y usar el panel de control, como antes.
La ventana de objetos, donde usted ve los objetos de la base de datos, representa lo que
Microsoft llama el “modelo de interfaz de un solo documento”. Todos los objetos abiertos están
colocados en la ventana, cada uno marcado con una ficha. Consulte la figura 1-5, donde el único
FIGURA 1-7 Haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel de exploración,
para ver más opciones de despliegue.
objeto abierto es el formulario Inicio de la base de datos Northwind Traders, como puede ver en la
ficha. Sin embargo, cuando está abierto más de un objeto, puede usar las fichas para ir de uno a otro.
Revise la cinta de opciones

Mientras está explorando la ventana, podría echar un vistazo a la nueva cinta de opciones de
Access, que reemplaza a las pilas de menús y barras de herramientas que se encontraban en
versiones anteriores.
La principal ventaja de la nueva interfaz de usuario es que la cinta de opciones pone a su
disposición todas las tareas relacionadas con la actividad actual. Así que en lugar de buscar en
una serie de menús la acción que desea, todos los comandos apropiados están frente a sus ojos.
Por ejemplo, si está construyendo un informe, la cinta de opciones incluye un grupo lógico de
comandos relacionados con los informes, como Asistente para informes, Etiquetas, Diseño
de informe, etcétera.
La cinta de opciones estándar Inicio aparece en la ventana de Access cuando abre una base
de datos. No todas las opciones están disponibles para todos los objetos de base de datos, y
algunas, como el comando Guardar, no están disponibles hasta que una tabla u otro objeto está
abierto. También tiene sentido que el comando Pegar esté atenuado hasta que haya copiado algo al
Portapapeles.
Cada cinta de opciones aparece con una serie de fichas relacionadas con la actividad actual.
Por ejemplo, la cinta de opciones que se mostró antes tiene cuatro fichas: Inicio, Crear, Datos externos 1
y Herramientas de base de datos. Cuando hace clic en una ficha, la cinta de opciones cambia para
mostrar grupos de comandos relacionados con esa actividad. Por ejemplo, si hace clic en la ficha
Crear, verá grupos de comandos que puede usar para construir un nuevo objeto de base de datos.
Los comandos de cada ficha están organizados en la cinta de opciones con una designación
de grupo en la parte inferior de éste. Por ejemplo, el grupo Portapapeles, de la cinta de opciones
Inicio, incluye los comandos Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato. El grupo Fuente incluye todos
los parámetros de estilo, alineación y color de primer plano (texto) y fondo, además de líneas de
división.
Las fichas de comando también varían dependiendo del objeto actualmente activo. Por ejemplo,
si abre una tabla, también verá una ficha de comando contextual Hoja de datos. Si cambia a la Vista
Diseño de tablas, Access cambia automáticamente la cinta de opciones de la ficha Inicio por la
ficha Diseño, donde encontrará todas las acciones que necesita para trabajar en el diseño de la tabla.
Para ver lo que hará un comando de la cinta de opciones, coloque el puntero sobre el botón y
observe el recuadro con información sobre herramientas que aparece por un momento. Una buena
cantidad de comandos de la cinta de opciones también incluye teclas de acceso directo que podrían
mostrarse en el recuadro o con el nombre del comando. Consulte el capítulo 16 para conocer más
información acerca del despliegue de teclas de método abreviado.
Cuando cambia el tamaño de la ventana de Access, la cinta cambia también de manera
correspondiente. Por ejemplo, con una ventana amplia, la cinta de opciones muestra comandos
en una o dos filas. Si reduce el ancho de la ventana, la cinta los comprimirá a tres filas y tal vez
elimine la explicación de texto de los comandos y deje sólo las imágenes.
Aun puede usar sus métodos abreviados de teclado de versiones anteriores para ejecutar un
comando. Para ver cuáles métodos abreviados de teclado funcionan con un comando en la cinta de
opciones, oprima y suelte alt. La información de teclas aparece sobre cada característica que esté
disponible.
Si necesita más espacio en la pantalla, puede ocultar la cinta de opciones y dejar sólo las fichas
de los comandos a la vista. Para ocultarla, haga doble clic en la ficha del comando activo u oprima
ctrl+f1. Repita este procedimiento para restaurar la cinta de opciones.
Elija de los menús contextuales

Un comando en la cinta de opciones que muestra una flecha hacia abajo proporciona comandos
adicionales en un menú contextual. Haga clic en la flecha hacia abajo de Ver para elegir entre la
lista de vistas disponibles, dependiendo del documento actual. Por ejemplo, la página Inicio de
Northwind Traders es un formulario, de modo que la opciones del menú contextual Ver son Vista
Formulario, Vista Presentación y Vista Diseño.
Están disponibles muchos otros menús contextuales, como verá en breve, mientras crea tablas y
otros objetos de base de datos.
Revise las galerías y las minibarras de herramientas

La cinta de opciones contiene un nuevo tipo de control, llamado galería. Una galería presenta los
resultados opcionales de un comando específico. Por ejemplo, con una tabla abierta, si hace clic en
la flecha hacia abajo que se encuentra junto al comando Líneas de división, puede seleccionar entre
las organizaciones desplegadas (horizontal, vertical, ambas o ninguna).
Una minibarra de herramientas es un despliegue temporal de opciones de formato de texto.

Después de seleccionar el texto que quiera formar, aparece la minibarra de herramientas automática
arriba del texto. Acerque el puntero a la barra de herramientas y podrá usarlo para aplicar cursivas,
negritas, tamaño de fuente, color y otras opciones de formato. Cuando seleccione una opción de
formato, el texto seleccionado lo adoptará y podrá ver el aspecto que tendrá, sin cambiarlo. Si aleja
el puntero de la minibarra de herramientas, ésta desparecerá.
Use menús de acceso directo

Los menús de acceso directo no reciben su nombre por accidente; en realidad son menús de acceso
directo a una gran cantidad de acciones. Se trata de menús que aparecen cuando hace clic con el
botón derecho del ratón. Los comandos del menú dependen del lugar donde se encuentre el puntero
y lo que está sucediendo cuando hace clic. Haga clic en cualquier lugar lejos del menú para cerrarlo.
En la figura 1-8 se muestra el menú de acceso directo que aparece cuando hace clic en el
nombre de una tabla, en el Panel de exploración. Sólo los comandos de uso más común se incluyen
en el menú de acceso directo, pero también pueden incluirse comandos de varias fichas diferentes
de la cinta de opciones.
Para elegir un comando de un menú de acceso directo, haga clic en el comando o escriba
la tecla subrayada en el nombre del comando, llamada tecla de acceso. Si el comando muestra
una flecha hacia la derecha, como el comando Importar de la figura 1-8, lleva a un submenú que
contiene más comandos. Coloque el puntero sobre la flecha para abrir la lista de comandos y luego
elija uno de la lista. Si el comando muestra puntos suspensivos (…), abrirá un cuadro de diálogo
cuando haga clic.
Consulte el capítulo 16 para conocer más información acerca de la manera de dominar y utilizar
el Panel de exploración, las cintas de opciones, las barras de herramientas y los menús contextuales,
para crear su propio estilo de lugar de trabajo.
Abra una tabla

Para empezar a trabajar con los datos, abramos una tabla. Para abrir una de las tablas de la base
de datos actual, primero expanda la lista de tablas, al hacer clic en la flecha de expansión que se
encuentra junto a Tablas, en el Panel de exploración. Luego, para abrir la tabla Pedidos, emprenda
una de las siguientes acciones:
■ Haga doble clic en el nombre de la tabla Pedidos.

■ Haga clic con el botón derecho en el nombre y elija Abrir del menú contextual.
La tabla aparece con los datos en filas y columnas, de manera muy parecida a una hoja de
cálculo. A esta vista de datos de tabla se le denomina Vista Hoja de datos.
En la figura 1-9 se muestra la tabla Pedidos de Northwind abierta en la Vista Hoja de datos.
Cada fila contiene un solo registro con la información de un pedido. Cada columna contiene valores
para un campo. Cada campo contiene un nombre único (por ejemplo, Id de pedido) y contiene un
elemento específico de datos, como el nombre del cliente o la fecha de pedido.
Observe que el formulario Inicio aún está abierto y que muestra la ficha Inicio.
Nota Puede regresar a él si hace clic en la ficha.
FIGURA 1-8 Los menús contextuales ayudan a agilizar el trabajo con las bases de datos.
Dé un paseo por la Vista Hoja de datos

Tal vez haya notado que ocurrieron algunos cambios en la ventana cuando abrió la tabla. Por
ejemplo, ahora la ventana muestra el nombre de la tabla abierta en la ficha que se encuentra arriba
del documento de la tabla. La ficha Inicio de la cinta de opciones ahora muestra más comandos
disponibles en los grupos de comandos contextuales (es decir, ya no aparecen atenuados).
Navegue entre registros y campos

Es necesario que pueda llegar a sus datos si quiere ingresar nueva información o editar registros
existentes. Como siempre, puede elegir entre varias maneras de mover el cursor por los registros y
FIGURA 1-9 La tabla Pedidos de Northwind en la Vista Hoja de datos.
campos de su tabla, incluido hacer un solo clic en el lugar deseado, si está visible. Debe probarlos y
utilizar uno que funcione para usted. Los otros métodos son los siguientes:
■ Uso de combinaciones de teclas como tab y las teclas de flecha (en páginas posteriores
conocerá más acerca de las teclas de método abreviado).
■ Clic en los botones de exploración de registros que se encuentran en la parte inferior de la
hoja de cálculo para ir a un registro específico en la hoja de datos.
■ Arrastre de los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.
■ Clic en Ir a, en el grupo de comando Buscar, que se encuentra en el extremo derecho de la
cinta de opciones Inicio, para ir al primer registro, al último, al siguiente o al anterior, o a
un registro vacío y nuevo, de manera similar a los botones de la barra de navegación.
Los botones de navegación del registro que se encuentran en la parte inferior de la ventana de la
hoja de datos le dan las mismas opciones que el comando de la cinta de opciones Ir a (la flecha que 1
señala a la derecha en el grupo Buscar). También puede ingresar un número de registro específico
(si lo conoce) en el cuadro de texto que se encuentra entre los botones de navegación y luego
oprimir enter. Esta área también le indica en cuál registro se encuentra el cursor y el número total
de registros que hay en la tabla.
Número de registro Último registro
Primer registro Nuevo registro (vacío)
Registro anterior Registro siguiente
También puede encontrar un registro específico al colocar el cursor en la columna en que quiera
buscar y luego ingresar el valor deseado en el cuadro Buscar, de la barra de navegación. El cursor se
mueve de inmediato al cursor que contiene ese valor.
Si éste es un subconjunto filtrado de la tabla, cómo sólo los pedidos de un cliente

Nota específico, la palabra “(Filtrado)” aparece después del número total de registros,
que es el número de registros que permanece después de que se ha aplicado el filtro.
Para desplazarse a un registro determinado de la tabla, arrastre el cuadro de desplazamiento

a ese registro. Mientras lo arrastra, aparece un útil recuadro con información sobre herramientas
junto al puntero. Le indica el número del registro actual y el número total de registros en la tabla.
También puede usar el cuadro de desplazamiento horizontal de la parte inferior de la ventana para
arrastrar a otras columnas de la hoja de datos.
Teclas de método abreviado

Si le tiene fobia al ratón, puede usar las combinaciones de teclas de método abreviado para
recorrer la hoja de datos, una vez que se haya acostumbrado a la relación entre las teclas y el
movimiento resultante del cursor. He aquí algunos ejemplos de lo que sucede cuando oprime varias
combinaciones de teclas:
■ La tecla hacia arriba o hacia abajo desplaza el cursor al registro anterior o siguiente, en
el mismo campo.
■ La tecla hacia la derecha o tab desplaza el cursor un campo a la derecha en el mismo
registro. Si se encuentra en el último campo del registro o en la columna Agregar nuevo
campo, el cursor pasa al primer campo del siguiente registro.
■ La tecla de flecha hacia la izquierda o mayús+tab desplaza el cursor un campo a la

izquierda en el mismo registro. Si se encuentra en el primer campo del registro, el cursor se
desplaza al último campo del registro anterior.
■ re pág o av pág desplaza el cursor una pantalla de registros hacia arriba o abajo.
■ inicio y fin desplazan el cursor al primero o al último campo en el mismo registro.
■ ctrl+inicio y ctrl+fin desplazan el cursor al primer campo del primer registro o al
último campo del último registro.
Cambie la vista actual

Con una tabla abierta, la barra de estado de la Vista Hoja de datos muestra cuatro botones en el
extremo derecho, que pueden cambiar la vista actual de los datos de la tabla:
■ Vista Hoja de datos muestra los registros en filas y los campos en columnas.
■ Vista Tabla dinámica muestra un resumen y un análisis de los datos de la tabla.
■ Vista Gráfico dinámico muestra un análisis gráfico de los datos de la tabla.
■ Vista Diseño muestra el diseño de la tabla.
Consulte el capítulo 3 para conocer más información acerca de la vista de los datos y el diseño
de tablas.
Vista Tabla dinámica
Vista Hoja de datos

Vista Gráfico dinámico
Revise la hoja secundaria de datos

En una base de datos relacional, es importante tener la capacidad de ver en pantalla información
relacionada con los datos actuales. Los datos relacionados se despliegan en una hoja secundaria de
datos, que puede abrirse fácilmente. Si los registros mostrados en la Vista Hoja de datos despliegan
un signo de más en el extremo izquierdo de la fila, hay información adicional en otra tabla de la
base de datos que está relacionada con ese registro. Para ver estos datos, expanda la hoja secundaria
de datos al hacer clic en el signo de más. Éste cambia por un signo de menos cuando la hoja
secundaria de datos se expande. Para contraerla, haga clic en el signo de menos.
Puede expandir cuantas hojas secundarias de datos quiera en una sola Vista Hoja de datos.
Cada hoja secundaria contiene registros que corresponden a un registro de la hoja de datos. Puede
expandirlos individualmente o establecer una propiedad de tabla que expanda automáticamente
todas las hojas secundarias cuando se abra la tabla en la Vista Hoja de datos. Consulte el capítulo 3
para conocer más información acerca del establecimiento de la tabla y otras propiedades.
En la figura 1-10 se muestra la tabla Pedidos, de Northwind, con una hoja secundarias de datos
expandida para mostrar los productos de la tabla Detalles de pedido, que se incluyeron en uno de 1
los pedidos de la tabla Pedidos. Observe el signo de menos que indica el estado actual de la hoja
secundaria de datos.
Si no se han especificado campos para que vinculen los registros de la hoja

Nota secundaria de datos con registros de la hoja de datos, verá todos los registros
en la tabla relacionada cuando expanda la hoja de datos secundaria. Consulte el
capítulo 2 para conocer más información acerca de las tablas relacionadas y lo que
pueden hacer.
FIGURA 1-10 Vista de hojas secundarias de datos en la tabla Pedidos de la Vista Hoja de datos.
Obtenga ayuda cuando la necesite

No importa cuánto facilite Access la administración de bases de datos, tal vez no pueda recordar
cómo hacer cada tarea. Aquí es donde entra en juego la función de ayuda de Access. Hay dos
maneras de obtener ayuda con lo que está haciendo:
■ Haga clic en el icono del signo de interrogación que se encuentra a la derecha de la cinta de
opciones.
■ Oprima f1.
Use la ventana de ayuda de Microsoft Access

Cuando oprime f1 o hace clic en el botón con el signo de interrogación que se encuentra en la
esquina superior derecha de la cinta de opciones, se abre la ventana de ayuda de Access mostrando
la lista de temas que puede accesar mediante la ventana Ayuda y procedimientos de Access.
(Véase la figura 1-11.) Puede hacer clic en un tema para ver la información o puede escribir
palabras específicas en el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla y
luego hacer clic en Buscar.
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FIGURA 1-11 Explore la ventana de ayuda de Access para conocer más información.
La ventana Ayuda de Access tiene su propia barra de herramientas con botones que puede usar
para explorar en busca de ayuda. 1
Si quiere recorrer el contenido del archivo de Ayuda, haga clic en el botón Mostrar tabla de
contenido. El panel Tabla de contenido despliega una lista de temas marcados con el icono de libro
cerrado. Haga clic en estos para expandir los temas en archivos individuales de Ayuda (véase la
figura 1-12).
Si está conectado a Internet, también puede tener acceso a todos los temas de ayuda actualizados.
La ayuda en línea adicional incluye ayuda, cursos de capacitación, las últimas actualizaciones del
producto, imágenes prediseñadas y multimedia, y una biblioteca de búsqueda.
Pregunte ¿qué es esto?

Muchos de los cuadros de diálogo de Access incluyen la herramienta ¿Qué es esto?, que le
da información rápida y corta acerca de un elemento o una opción específica en el cuadro. La
activación de la característica de ayuda ¿Qué es esto? Es un proceso de dos pasos. En primer lugar,
haga clic en el botón ? de la barra de título del cuadro de diálogo. El puntero toma la forma de
una flecha acompañada de un signo de interrogación. Luego haga clic en el elemento sobre el que
quiera conocer más.
Para regresar el puntero a su estado normal sin abrir ¿Qué es esto?, oprima esc.
FIGURA 1-12 Abra el panel Tabla de contenido para encontrar más información.
Obtenga ayuda con lo que está haciendo

Sin abrir la ventana de ayuda, Access le da muchas pistas y sugerencias mientras está trabajando.
La barra de estado ofrece información acerca de la actividad o la posición actual del cursor. Muchas
ventanas de diseño incluyen cuadros de sugerencias que le indican algunos aspectos del diseño.
Otras ventanas y cuadros de diálogo incluyen muestras o vistas preliminares de las selecciones
hechas.
Por ejemplo, cuando está trabajando en la ventana Diseño de tabla, la información de la barra
de estado le indica cómo recorrer la Vista Diseño y cómo obtener ayuda. El cuadro de sugerencias
de la derecha describe lo que debe aparecer en la columna Nombre del campo.
Cree una base
Capítulo 2 de datos
Cómo…
■ Diseñar una base de datos eficiente
■ Crear una base de datos con una plantilla previamente diseñada
■ Ejecutar la nueva aplicación
■ Iniciar una nueva base de datos desde cero
E n este capítulo, empezará a usar Access aprendiendo la manera de diseñar una base de datos
relacional. Verá los elementos de un sistema de base de datos relacional exitosa. La información
que se encuentra en un sistema de base de datos relacional se distribuye entre tablas relacionadas
para optimizar el almacenamiento y la recuperación de información. Las tablas relacionadas tienen
campos en común para que la información pueda extraerse de varias tablas juntas y presentarse
de maneras útiles. Si se diseña y construye de manera apropiada, una base de datos puede ser una
herramienta esencial en el rastreo y la administración de información personal o de negocios.
Diseñe una base de datos eficiente

El proceso de diseño empieza con un análisis de las tareas que se requerirá que realice la base
de datos. En primer lugar, descubra lo que los posibles usuarios tratarán de hacer con el sistema.
Entreviste a cada usuario y obtenga descripciones completas de sus expresiones. Es esencial tener
en cuenta que el proceso de diseño también es iterativo: a medida que los usuarios se acostumbra a
un nuevo sistema, pensarán en más características que puedan usar, como un formulario adicional
de entrada de datos, una consulta especial o un campo calculado.
El proceso de diseño de la base de datos se divide en siete pasos, cada uno con objetivos y
productos específicos, como asignación de datos a tablas y relación entre tablas. Luego tal vez
quiera diseñar otras herramientas, como formularios de entrada de datos, informes, herramientas
analíticas como gráficas y cuadros, y otros requisitos de usuario final. Cada uno de estos pasos se
describe de manera más detallada en secciones posteriores.
1. Determine lo que los usuarios quieren de la base de datos y los datos que se necesitan para
proporcionar los fundamentos de esos resultados.
2. Planee la distribución de datos entre las tablas relacionadas en la base de datos. Por
ejemplo, clientes en una tabla, empleados en otra, mientras que las órdenes de trabajo de
otra tabla se relacionan con clientes y empleados.
3. Identifique los campos de cada tabla.
4. Asigne un campo único para cada tabla con el fin de asegurar que ningún par de registros
sea igual a otro.
5. Determine la manera en que se relacionan las tablas entre sí.
6. Revise el diseño y recorra por pasos los procedimientos con los usuarios.
7. Cree tablas e ingrese datos.
Aunque numerar los pasos de un proceso implica que un paso se completa antes de
Nota que empiece el siguiente, en realidad el proceso de diseño es más fluido, y cada paso
se superpone al otro. Puede regresar a un paso anterior en cualquier momento.
CAPÍTULO 2: Cree una base de datos 29
Usaremos la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas como nuestro primer ejemplo de
base de datos relacional. Reparaciones Caseras Técnicas es una pequeña empresa que se especializa
en el mantenimiento y la mejora de estructuras caseras. Sus especialidades son sistemas eléctricos,
de plomería, estructurales, de pintura, calefacción y aire acondicionado en el hogar. En la figura 2-1 2
se muestra un ejemplo del sistema de recolección manual de registros que se usaba antes del
desarrollo de la base de datos de Access.
Reparaciones Caseras Técnicas

Núm. de pedido Fecha/hora
Cliente
Dirección
Teléfono Tomado por
Descripción
Número de presupuesto Presupuesto total Fecha

Supervisor
Trabajo en progreso Fecha de inicio
Fecha de terminación Supervisor
Mano de obra Fecha de cotización

Horas Precio Costo Partes
x = Impuestos sobre ventas
x =
x = Subtotal
x = Mano de obra
x =
Total mano de obra: Total
Costo estimado Fecha Cantidad pagada
FIGURA 2-1 El registro de orden de trabajo manual de Reparaciones Caseras Técnicas.

Determine los objetivos de la base de datos

Una base de datos mal diseñada carece de valor. Puede perder datos, tener datos duplicados que
no pueden actualizarse de manera consistente, o hasta ser incapaz de extraer los datos completos
y exactos que se necesitan. Cuanto más tiempo dedique al análisis de la tarea y los datos, mejores
resultados tendrá. Para iniciar el diseño de la base de datos, empiece por el punto final. Descubra
lo que espera el usuario final de la base de datos y luego recorra la estructuración del diseño para
proporcionar estos requisitos.
Para ello, responda las siguientes respuestas:
■ ¿Qué desean obtener los usuarios de la base de datos?

■ ¿Qué tipos de informes se necesitan (cómo quieren los usuarios que esté organizada y
resumida la información)?
Luego siga estas instrucciones:
■ Si ya existen los formularios adecuados de recolección de datos, úselos como patrones para
los formularios de Access.
■ Revise otras bases de datos que atiendan situaciones similares de administración de
información y vea si pueden proporcionar cualquier guía para su propio diseño.
■ Cuando las tareas se hayan definido, desarrolle una lista de los elementos de datos requeridos.
El propósito principal de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas es mantener
información actualizada acerca de las órdenes de trabajo actuales. Para ello, debe relacionar
las órdenes de trabajo individuales con clientes o empleados específicos. También debe incluir
formulario para entrada de datos y para visualización de todos los datos de la tabla.
Además de llevar registro de las órdenes de trabajo, el propietario desearía tener la capacidad
de realizar análisis financieros, como determinar cuántos ingresos ha generado cada empleado o
revisar las ventas totales mensuales. Estos análisis pueden incluir informes de resumen con gráficas
y cuadros que describen tendencias y distribuciones proporcionales de tipos de trabajos en un
periodo. Estos estudios son útiles cuando planea trabajos futuros.
Distribuya los datos entre las tablas

La distribución de datos es la piedra de toque de las bases de datos relacionales. La eficiencia y
efectividad de este tipo de base de datos depende de la propia distribución de datos entre las tablas
que integran la base de datos. Esto no es tan fácil como suena, pero he aquí algunas pautas a seguir:
■ La información de una tabla debe limitarse a un solo tema, como órdenes de trabajo o clientes.
Esto le permite mantener datos relacionados con cada tema, independientemente de los demás.
■ Las tablas no deben contener información duplicada entre sus registros. Con una sola copia
de cada elemento de datos, necesita actualizarla en un solo lugar, y los datos actualizados
estarán disponibles para todos. Un campo de una tabla relacionada contiene un vínculo
con el elemento de datos, no con todo el valor. Por ejemplo, la tabla Empleados tiene un
campo ID de empleado, además de toda la demás información del empleado. Cualquier
tabla relacionada con la Empleados sólo tiene el campo Id de empleado como vínculo, no el
nombre, la dirección, etcétera.
En el caso de Reparaciones Caseras Técnicas, la información del empleado y el cliente se
repite en varias hojas de órdenes de trabajo preparadas manualmente. Para reducir la redundancia,
se extraen ambos conjuntos de información y se colocan en tablas separadas llamadas Empleados
y Clientes. Ambas tienen campos ID que puede relacionarlos con las órdenes de trabajo. Al 2
mantener los pagos en una tabla separada, también se agregará flexibilidad, sobre todo si el trabajo
se paga en parcialidades (como un depósito al principio del contrato y el resto mientras el trabajo se
completa).
Si se usan partes específicas de manera rutinaria, como reparaciones de plomería o dispositivos
eléctricos, la lista debe mantenerse en una tabla separada, cada parte con un identificador como un
ID o un campo único de clave principal. El formulario o el informe que une los gastos de la orden
de trabajo accesará los datos de las tabla.
Es posible incluir otros datos periféricos en pequeñas tablas separadas, como métodos de envío
o pago. La información de la compañía Reparaciones Caseras Técnicas también puede mantenerse
en una tabla separada, accesible para el informe que imprime la factura. Esta tabla puede incluir la
dirección, los números de teléfono y fax, la dirección de Internet de la empresa, junto con cualquier
mensaje corto estándar que deba incluirse en la correspondencia.
Identifique los campos de datos

Todos los campos deben relacionarse directamente con el tema y no incluir cualquier información
que pueda derivarse de otros campos. Incluya toda la información que necesita (nada adicional).
Divida la información en partes pequeñas, lógicas, como los campos Nombre y Apellido, en lugar
de un solo campo Nombre completo. Asigne nombres a los campos de modo que pueda localizar
registros específicos y ordenar por valores de campo individuales. Siempre puede combinar los
campos más adelante, para encontrar y buscar si lo necesita.
En la tabla 2-1 se presenta una lista de cada una de las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas
y muestra el tipo, el tamaño y una breve descripción de los datos que se almacenarán en el campo.
Access puede manejar una amplia variedad de datos, incluidos texto, números, moneda, fecha/hora
y texto de longitud variable en campos memo. También puede usar tipos de datos especiales como
hipervínculos con ubicaciones externas u objetos OLE, incluidos fotografías y dibujos.
Después de organizar los datos de las tablas, revise cuidadosamente la distribución para
eliminar cualquier redundancia, como el nombre y la dirección del cliente repetida en la tabla
Órdenes de trabajo. Además, asegúrese de que todos los campos de cada tabla se aplican
directamente a ese tema. Por ejemplo, el excedente y los costos totales de la orden de trabajo son
campos calculados y, por tanto, no se incluyen en la tabla Órdenes de trabajo.
Especifique campos clave

Cada una de las tres tablas principales de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas tiene
un campo que identifica a un registro de manera única: Número de orden, Id de empleado e Id
de cliente. A este tipo de campo se le denomina campo de clave principal y ningún otro registro
puede tener el mismo valor en ese campo. El usuario puede ingresar los valores de esos campos
o Access los puede asignar en la forma de un número que aumenta automáticamente de manera
incremental.
Campo Tipo de datos Tamaño de campo Descripción

Tabla Órdenes
de trabajo
Número de orden Número Entero Identifica de manera única la orden de
trabajo
ID de cliente Número Entero Id de cliente
Número de Texto 5 Número de cotización original
cotización
Fecha de inicio Fecha N/A Fecha de inicio programado
Fecha de Fecha N/A Fecha de terminación esperada
terminación
Supervisor Número Entero Id de empleado a cargo
Trabajador Número Entero Id del empleado que es el segundo a
principal cargo
Asistente Número Entero Id del asistente
Costo de Moneda 2 decimales Costo de los materiales
materiales
Costo de mano de Moneda 2 decimales Costo de la mano de obra
obra
Descripción Memo N/A Descripción de la orden de trabajo
Dibujo Hipervínculo N/A Archivo de dibujo, según sea necesario
Tabla Empleados
Id de empleado Número Entero Identifica de manera única al empleado
Nombre Texto 20 Nombre del empleado
Apellido Texto 25 Apellido del empleado
NSS Texto 10 Número de seguro social
Especialidad Texto 25 Habilidades especiales del trabajador
Dirección Texto 50 Dirección de la casa del empleado
Ciudad Texto 50 Ciudad
Estado Texto 3 Estado
CP Texto 5 Código postal
Número telefónico Texto 12 Teléfono de la oficina o localizador
Precio por hora Moneda 2 decimales Salario por hora
Precio facturado Moneda 2 decimales Precio facturado al cliente
Comentarios Memo N/A Información adicional
Foto de gafete Objeto OLE N/A Foto del empleado
TABLA 2-1 Distribución de datos entre las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas.
Campo Tipo de datos Tamaño de campo Descripción
Tabla Clientes
Id de cliente Número Entero Identifica de manera única al empleado 2
Nombre Texto 20 Nombre del empleado
Apellido Texto 25 Apellido del empleado
Dirección de Texto 50 Address to send bill to
facturación
Ciudad Texto 50 Ciudad
Estado Texto 2 Estado
CP Texto 9 Código postal
Número telefónico Texto 12 Teléfono del cliente
Número de fax Texto 12 Número de fax del cliente
Notas Memo N/A Información adicional del cliente
TABLA 2-1 Distribución de datos entre las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas (conclusión).
Si el número no tiene otro sentido, como identificar la ubicación general del trabajo, deje que
Access ingrese el número para que pueda estar seguro de que no hay duplicados.
Defina las relaciones entre las tablas

Para relacionar dos tablas, debe usar campos comunes. El campo que vincula en la tabla principal
suele ser el campo de clave principal (por ejemplo, el campo Id de cliente en la tabla Clientes). El
campo que vincula en la otra tabla es la clave externa y, por lo general, no es una clave principal
(por ejemplo, el campo Id de cliente, en la tabla Órdenes de trabajo). No es necesario que los
campos que vinculan tengan los mismos nombres, pero deben ser los mismos tipos de datos y
contener valores coincidentes.
La relación entre las tablas Clientes y Órdenes de trabajo es de una a varias porque un cliente
podría contratar más de un trabajo. La relación entre la tabla Empleados y Órdenes de trabajo
también es de una a varias porque un empleado puede trabajar en más de un trabajo a la vez, y
participar en uno de tres papeles (supervisor, trabajador principal o asistente) en un solo trabajo.
En la figura 2-2 se muestran las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas en la ventana
Relaciones de Access. Las listas de campos se han alargado para desplegar todos los campos. En la
figura también se muestra una cuarta tabla, Datos de cotización, que puede agregar después.
Hay tres instancias de la tabla Empleados en la ventana Relaciones, porque está

Nota vinculada a tres campos separados de la tabla Órdenes de trabajo. En el capítulo
4 se incluye información relacionada con el trabajo en la ventana Relaciones y la
definición de relaciones.
FIGURA 2-2 Las tablas de Reparaciones Caseras Técnicas.
Complete la base de datos

Ahora es momento de consultar a los usuarios para conocer comentarios y sugerencias adicionales.
Recorra paso por paso las operaciones que planea realizar con la información. Luego, armado con
el “visto bueno”, haga lo siguiente:
1. Reúna los datos suficientes para probar la aplicación. Más adelante puede completar las
tablas.
2. Diseñe los formularios, informes y consultas. Si la base de datos es para usuarios no
experimentados, puede agrupar los formularios e informes por usuario empresarial, para
facilitar sus trabajos.
3. Pruebe con cuidado todo el sistema. El tiempo dedicado a afinar y verificar el diseño ahora
puede ahorrar tiempo de revisión de la base de datos después de que se haya llenado.
Además, si más adelante se requieren cambios serios de diseño, tal vez tenga que descargar
los datos y empezar con el nuevo diseño. 2
Después de que se ha establecido el diseño, Access le ofrece dos maneras de crear una nueva
base de datos. Puede hacer esto al:
■ Descargar una plantilla de base de datos prediseñada.

■ Empezar desde cero con una base de datos en blanco.
¿Sabía Puede relacionar tablas de tres

que? maneras diferentes
Una a varias
Ésta es la relación más común entre tablas. Un registro de una tabla puede tener muchos
registros coincidentes en otra. A la tabla en el lado “una” suele denominársele tabla principal;
a la otra, tabla secundaria. Por ejemplo, la tabla Clientes tendría un registro por cada cliente,
mientras que la tabla Órdenes de trabajo podría tener más de una orden de trabajo para el
mismo cliente. Ambas tablas incluirían un campo con un valor que representa a ese cliente
específico y vínculos con las dos tablas.
Una a una
Esta relación es más parecida a una herramienta de búsqueda en que cada registro de una de
las tablas tiene un registro coincidente en la otra tabla. Ambas tablas tienen el mismo nivel
y ninguna de ellas está designada como principal. Los campos clave en ambas tablas son las
claves principales. Un buen uso para este tipo de relación es almacenar información adicional y
casi sin referencias sobre un artículo, como un resumen de un libro o detalles de una orden de
trabajo en la primera tabla.
Varias a varias
La relación varias a varias no está exactamente permitida como tal en una base de datos
relacional. Muchos registros de una tabla tienen los mismos valores en el campo clave que
varios registros de la segunda tabla. Si relaciona tablas de esta manera usando Access, debe
crear una tercera tabla, llamada tabla de unión, para colocarla entre las primeras dos, y luego
relacionar las dos tablas originales con la unión usando dos relaciones una a varias. Por
ejemplo, la relación entre las tablas Empleados y Clientes es varias a varias y la tabla Órdenes
de trabajo podría servir como una tabla de unión entre ellas.
Cree una base de datos con una plantilla

Si no quiere preocuparse por el diseño de su propia base de datos y si necesita la base de datos
para un fin personal o de negocios común, una de las plantillas de Access puede hacerlo por usted.
Una vez que ha creado la base de datos, puede agregar sus propios datos y hacer modificaciones
a los formularios y informes que se incluyen con la aplicación inicial. Si ninguna de las plantillas
satisface sus necesidades, puede empezar con una base de datos en blanco.
La ventana Introducción a Microsoft Office Access le muestra un par de plantillas en el panel
central. Si hace doble clic en una de las miniaturas, verá un formulario de muestra en el panel de
la derecha, junto con las instrucciones para descargar la plantilla. Por ejemplo, ingrese un nombre
para la base de datos y haga clic en el icono de la carpeta para cambiar a un directorio de destino
diferente.
Para ver más plantillas, haga doble clic en uno de los temas en el grupo Categorías de plantillas
del panel de la izquierda. En la figura 2-3 se muestran ocho plantillas diferentes disponibles en
la categoría Trabajo. Haga doble clic en una miniatura de plantilla una vez más para obtener más
información.
FIGURA 2-3 Plantillas de base de datos en la categoría Trabajo.

Si ninguna de las opciones satisface sus necesidades, puede explorar en línea en busca de más
plantillas, incluso de versiones anteriores de Access.
1. Desplácese a la parte inferior del panel central en la ventana Introducción a Microsoft 2

Office Access.
2. Haga clic en Plantillas, debajo de Más en Office Online.
3. Desplácese a la parte inferior de la ventana e ingrese Bases de datos en el cuadro de texto

de búsqueda y seleccione Access de la lista de programas.
4. Haga clic en Ir (véase la figura 2-4).
Para crear una base de datos para nuestra empresa, una plantilla adecuada puede ser Canal de
ventas. Para descargar la plantilla, selecciónela en la lista de búsqueda (véase la figura 2-5) y haga
clic en Descargar ahora. Puede cambiar el nombre del archivo y seleccionar una carpeta de destino
FIGURA 2-4 Búsqueda de plantillas de base de datos en línea.
diferente. Microsoft Office descarga el archivo automáticamente a su directorio predeterminado y

abre la base de datos. (Si es necesario, recorra antes el proceso de autenticación de su producto de
Microsoft Office.)
Como antes, cuando se abre la base de datos descargada verá el mensaje Advertencia de
seguridad y se le pedirá que permita el contenido de la base de datos. Haga clic en el botón
Opciones; luego, en el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, marque
Habilitar este contenido y haga clic en Aceptar.
FIGURA 2-5 Preparación para descarga de la plantilla de base de datos.
Puede mover y cambiar el nombre de la nueva base de datos y luego convertirla a Access 2007.
Para convertirla, una vez que la haya descargado, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Convertir, en el menú desplegable.

2. Ingrese el nombre de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como.
3. Acepte el tipo Base de datos de Microsoft Office Access 2007 en Tipo y haga clic en
Guardar.
Aprenderá más acerca de la conversión a otras versiones de Access en el apéndice A. Por

ahora veamos la base de datos en Access 2007, como se muestra en la figura 2-6, con el formulario
principal en el panel de documentos y los objetos en el Panel de exploración.
Si no ve fichas en el panel de documentos después de convertir la base de datos a

Nota Access 2007, puede restaurar la opción. Haga clic en el botón de Microsoft Office y
luego en Opciones de Access. En el panel de la izquierda, elija Base de datos actual.
En el grupo Opciones de aplicación, marque la casilla Documentos con fichas, y
luego haga clic en el botón Aceptar. Cierre y reinicie la base de datos para que el
cambio se aplique. Conocerá más acerca del establecimiento de las opciones del
lugar de trabajo en el capítulo 13.
Ahora puede agregar más objetos y eliminar los que no necesita o cambiar los nombres para
que se adecuen a su trabajo. También puede agregar y eliminar campos de las tablas y cambiar los
estilos y el contenido de informes y formularios. Tal vez necesite cambiar las relaciones, si elimina
una tabla o un campo relacionado que se usa como vínculo. Todas estas acciones se cubren en los
FIGURA 2-6 La nueva base de datos Canalización de ventas en Access 2007.

siguientes capítulos. Por ahora, es importante saber que tiene una gran cantidad de flexibilidad en
relación con una plantilla descargada.
Una vez que haya adecuado la base de datos para que se amolde a sus necesidades, puede
crear categorías de grupos personalizadas en el Panel de exploración que incluyan actividades 2
relacionadas. Por ejemplo, coloque todos los formularios e informes relacionados con clientes en un
grupo llamado Clientes. El grupo incluiría:
■ Formulario Detalles de los clientes

■ Formulario Lista de clientes
■ Informe Lista de teléfonos de clientes
■ Informe Todas las oportunidades abiertas
Un segundo grupo personalizado, llamado empleados, incluiría los siguientes formulario e

informes:
■ Formulario Detalles de empleado

■ Formulario Gráfico de oportunidades abiertas por empleado
■ Formulario Lista de empleados
■ Informe Lista de teléfonos de empleados
■ Informe Previsión por empleado
Un tercer grupo personalizado, llamado Información adicional, incluiría los siguientes

formularios para visualización e ingreso de datos:
■ Detalles de oportunidades
■ Lista de oportunidades abiertas
■ Subformulario oportunidades abiertas
Consulte el capítulo 17 para conocer las maneras de personalizar el Panel de exploración.
Ejecute la nueva aplicación

Al principio, la aplicación Canalización de ventas abre automáticamente el formulario principal
de la aplicación Lista de oportunidades abiertas, como se muestra en la figura 2-6. Es aquí donde
puede ingresar información sobre oportunidades, editar registros existentes, o ver detalles de
oportunidades específicas.
Para ingresar información individual, seleccione el formulario Detalles de oportunidades
abiertas (véase la figura 2-7). Aquí podrá ingresa toda la información relacionada con las
oportunidades de venta para la empresa, incluidos Cliente, Empleado, Categoría, etc. Cierre el
formulario para regresar al formulario anterior.
FIGURA 2-7 Formulario para ingreso de opciones de oportunidades abiertas.
Se requieren muchos cambios para que la base de datos de plantilla se adecue a las necesidades
de la Compañía Reparaciones Caseras Técnicas. Algunos campos no son necesarios y deben
eliminarse; a otros debe cambiárseles el nombre. Cualquier relación modificada debe restaurarse.
Tal vez se necesiten formularios e informes adicionales que dependen de diferentes consultas, filtros
u órdenes.
Inicie con una base de datos en blanco

Si no encuentra una plantilla que se acerque a la base de datos que tiene en mente, puede crear una
propia a partir de una base de datos en blanco y agregando las tablas que necesite, una tras otra.
Una vez que tenga el esqueleto de la base de datos, puede importar objetos de otras bases de datos o
crear las tablas y otros objetos usted mismo.
En primer lugar, empecemos por crear una nueva base de datos en blanco de la manera
siguiente: 2
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Nuevo, luego seleccione Base de datos en
blanco en el panel central de la ventana Introducción a Microsoft Office Access.
2. Se abre el panel Base de datos en blanco, a la derecha de su pantalla, donde puede ingresar
un nombre para la nueva base de datos y hacer clic en el icono de la carpeta para buscar la
carpeta en que desea almacenarlo.
3. Después de ingresar un nombre personalizado para la nueva base de datos y abrir la carpeta
donde quiera almacenarla, haga clic en Crear.
Una nueva tabla vacía se inicia en la ventana de documento con fichas y el nuevo nombre de
tabla, Tabla 1, aparece en el Panel de exploración. La ficha de la cinta de opciones Hoja de datos se
activa y contiene todas las herramientas que necesita para construir la nueva tabla en la Vista Hoja
de datos.
Todo lo que necesita hacer ahora es:
■ Ingresar datos en la nueva tabla y guardarla con un nombre o

■ Cambiar a la Vista Diseño y construir la estructura de la tabla.
En el siguiente capítulo, aprenderá a crear y modificar nuevas estructuras de tablas. También se

analizarán las numerosas propiedades de campo que determinan el aspecto y el comportamiento de
los datos también. Además, aprenderá a mejorar el valor de la información en una base de datos al
agregar reglas de validación, valores de campo predeterminado y otras características.
FIGURA 2-8 Inicio con una nueva base de datos en blanco.

Cree y modifique
Capítulo 3 tablas
Cómo…
■ Crear una tabla a partir de una plantilla
■ Crear una tabla desde cero en las vistas Diseño u Hoja de datos
■ Modificar el diseño de una tabla
■ Asegurar la validez de los datos
■ Copiar una estructura de tabla existente
L as tablas son los bloques de construcción esenciales de una base de datos relacional: el
desarrollo de una base de datos empieza con la construcción de tablas para almacenar los datos
distribuidos entre ellas. Si diseña cuidadosamente las estructuras de sus tablas, puede tener un
sistema de información de ejecución adecuada, libre de errores, en lugar de un desastre total.
En este capítulo, regresará a la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas presentada en el
capítulo 2. Consulte la introducción para saber cómo descargar la base de datos del sitio Web.
Cree una nueva tabla a partir de una plantilla

Access 2007 proporciona varias plantillas integradas que puede usar para empezar una nueva
estructura de tabla. Las plantillas de tabla no sólo son apropiadas para el uso común en la oficina;
también son compatibles con las listas de Microsoft SharePoint Services del mismo nombre.
Para iniciar una nueva tabla a partir de una plantilla, abra la base de datos y, en el grupo Tablas
de la ficha Crear de la cinta de opciones, haga clic en el comando Plantillas de tabla.
Revise la lista de plantillas y haga clic en la que se amolde mejor a sus necesidades. (En
la figura 3-1 se muestra una nueva tabla construida a partir de la plantilla Contactos.) Ahora se
agregará a su base de datos la nueva tabla que ha elegido. Puede hacer cambios en los campos y sus
propiedades, como se describirá más adelante en este capítulo.
Cree una nueva tabla en la Vista Hoja de datos

Cuando inicia una nueva base de datos, Access crea automáticamente una nueva tabla y la muestra
en la Vista Hoja de datos. Si ya ha iniciado la base de datos y quiere agregar una nueva tabla, use de
nuevo la ficha Crear. Luego haga clic en el comando Tabla del grupo Tablas.
CAPÍTULO 3: Cree y modifique tablas 47
Ahora se abre una nueva tabla en la Vista Hoja de datos, en el panel de objetos, con dos campos
que muestran:
■ Id, que es el campo de clave principal automático.

■ Agregar nuevo campo, donde empieza a ingresar datos.
3
Agregue campos a la nueva tabla

Una nueva tabla se construye en la Vista Hoja de datos al ingresar los datos en la celda que se
encuentra justo debajo del encabezado de columna Agregar nuevo campo. A medida que ingresa
datos en cada nuevo campo, Access elige el tipo de datos apropiado para el campo, como Texto,
Número o Fecha/hora. Por ejemplo:
■ Juan López da como resultado un campo Texto.

■ 15/1/07 da como resultado un campo Fecha/Hora.
■ 12.99 da como resultado un campo Número, Doble, debido a los dígitos a la derecha del
punto decimal.
■ $15 000.00 da como resultado un campo Moneda.
Consulte la sección “Cree una nueva tabla desde cero en la Vista Diseño”, para
Nota conocer una lista y descripción de todos los tipos de datos de Access.
FIGURA 3-1 Creación de una nueva tabla a partir de una plantilla.
Cambie el formato y los tipos de datos

Para revisar qué tipo de datos ha asignado Access a un campo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la ficha Hoja de datos y seleccione el campo que desee cambiar.
2. En el grupo Formato y tipo de datos haga clic en el comando Tipo de datos.
3. Si quiere que el campo tenga un tipo de datos diferente. Elija el tipo de la lista. El tipo de
datos seleccionado debe ser compatible con los datos que ya ha ingresado en el campo.
También puede cambiar el formato de datos predeterminado al hacer clic en el comando
Formato, en el grupo Formato y tipo de datos. Luego elija de la lista de formatos que se aplican al
tipo de datos del campo seleccionado.
Cambie los nombres de campo

A medida que ingresa los nuevos campos, Access asigna automáticamente los nombres Campo1, 3
Campo2, etc. Para cambiar el nombre de un campo por algo más significativo, haga clic con el
botón derecho en el encabezado del campo y seleccione Cambiar nombre de columna en el menú
contextual. También puede usar el comando Cambiar nombre en el grupo Campos y columnas, de la
ficha Hoja de datos. Luego ingrese el nuevo nombre en el encabezado de la columna.
Los nombres de campo pueden tener hasta 64 caracteres, incluidas letras, números y espacios.
Sin embargo, no debe empezar un nombre de campo con un espacio. Tampoco puede usar
cualquiera de los caracteres a los que Access adjunta un significado especial, como comas, signos
de admiración o corchetes. El uso de una mezcla de mayúsculas y minúsculas ayuda a explicar
el campo al usuario, pero Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de
campo.
Use una plantilla de campo

Access 2007 ha incluido las plantillas de campo de versiones anteriores y las ha agrupado en las
plantillas de tablas. Puede ahorrar tiempo si coloca estas plantillas en su nueva tabla. Para ver la
lista de las plantillas que puede agregar a su tabla en la Vista Hoja de datos, haga lo siguiente:
1. En el grupo Campos y columnas, de la ficha Hoja de datos, haga clic en el comando Nuevo
campo.
2. En el panel Plantillas de campos, haga clic en el signo de más que se encuentra junto a uno
de los nombres de plantilla de tabla para ver los campos en esa tabla.
3. Cuando encuentre el campo que quiera, haga clic y arrástrelo a la tabla. Coloque el campo
cuando aparezca la línea de inserción.
4. Cuando haya terminado, haga clic en el botón cerrar del panel Plantillas de campos.
Puede seleccionar más de un campo del panel Plantillas de campos y arrastrar el grupo
Nota a la Vista Hoja de datos. Para seleccionar campos contiguos, seleccione el primer campo
de la lista y mantenga oprimida la tecla MAYÚS mientras selecciona el último campo.
Si los campos no son contiguos, mantenga oprimida la tecla CTRL mientras las
selecciona individualmente. Aparecerán en la tabla en columnas consecutivas.
Agregue campos de una tabla existente

Cuando construye una base de datos relacional, las tablas relacionadas tendrán campos con tipos de
datos coincidentes. Si ya construyó una de las tablas y está trabajando en una nueva, puede agregar
campos de la tabla existente, esté o no relacionada con la nueva tabla.
Para esto, necesita ver la lista de todos los campos existentes en todas las tablas de la base de
datos. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos
existentes. Se abre el panel Lista de campos (como se muestra en la figura 3-2) que muestra los
nombre de todas las tablas que se encuentran en su base de datos. La lista contiene dos categorías
de tablas:
■ Campos disponibles en tablas relacionadas que presentan una lista de todas las tablas con
las que está relacionada la tabla actual.
■ Campos disponibles en otras tablas que presentan una lista de tablas que aún no están
relacionadas con la tabla actual.
Para ver la lista de campos en una tabla, haga clic en el signo de más junto al nombre de la
tabla. Si quiere agregar uno de los campos a la lista, arrastre el nombre del campo a la Vista Hoja
de datos y colóquelo cuando vea la línea de inserción. Esto inicia el Asistente para búsquedas que
puede usar para agregar columnas de búsqueda a la tabla que contengan los valores del campo
que elija. Aprenderá más acerca de los campos de búsqueda en páginas posteriores de este capítulo,
y también puede consultar el capítulo 5 para conocer detalles acerca del uso del Asistente para
búsquedas en la Vista Diseño, con el fin de crear campos de búsqueda.
FIGURA 3-2 Selección de campos de tablas existentes.
Guarde la nueva tabla

Cuando esté satisfecho con la estructura de la nueva tabla, puede darle un nombre y guardarla en la
base de datos. El nombre de la tabla puede contener hasta 64 caracteres, incluidos espacios. Tiene
tres maneras de guardar la tabla:
■ Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Guardar.

■ Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento de tabla y luego haga clic en
Guardar, del menú contextual.
■ Haga clic en Guardar, en la barra de herramientas de acceso rápido.
Si aún no ha asignado un nombre a la tabla, ingrese el nombre en el cuadro de diálogo Guardar

como y haga clic en el botón Aceptar.
En realidad es una buena idea guardar un nuevo objeto varias veces durante el
Sugerencia desarrollo, sobre todo si el proceso toma mucho tiempo, sólo en caso de que ocurra
lo peor.
Cree una tabla desde cero en la Vista Diseño

La manera más fácil de iniciar una nueva tabla a partir del diseño de una tabla en blanco consiste en
hacer clic en el comando Diseño de tabla, en el grupo Tablas, de la ficha Crear. Aparece una tabla
vacía en la ventana Diseño de tabla, como se muestra en la figura 3-3. La cinta de opciones cambia
automáticamente a la ficha Diseño.
Recorrido por la Vista Diseño de tabla

Tiene dos paneles para trabajar en la ventana Diseño de la tabla. El panel de la parte superior es
el área de entrada de campos donde usted ingresa el nombre del campo, el tipo de datos y una
descripción opcional. En este panel superior, también puede especificar el campo que servirá como
clave principal de la tabla. El panel inferior está dedicado a especificar las propiedades individuales
del campo seleccionado en el panel superior. Propiedades como tamaño, aspecto de la pantalla,
reglas de validez y muchas más aparecen en la lista de propiedades del panel inferior.
La lista de propiedades que verá dependerá del tipo de campo que esté ingresando. A la derecha
del panel Propiedades de campos se encuentra una descripción del área activa en la pantalla.
Hay algunos nuevos comandos en la ficha Diseño de la cinta de opciones Herramientas de tabla,
que se relacionan con la tarea de crear y modificar una definición de tabla. Usará muchos de estos
comandos en secciones posteriores de este capítulo.
FIGURA 3-3 Inicio de una nueva tabla en la Vista Diseño.
Agregue campos
Para empezar a agregar campos a su nueva tabla, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la primera fila del área de entrada de campos y escriba el nombre del primer
campo.
2. Elija un tipo de datos apropiado de la lista desplegable Tipo de datos. Debido a que el tipo
de campo de uso más común es Texto, Access especifica automáticamente un nuevo campo
como Texto, de manera predeterminada. Para cambiarlo a otro tipo, seleccione la lista
desplegable en el cuadro de propiedad Tipo de datos.
3. Ingrese una descripción opcional para proporcionar información adicional acerca del
campo. La descripción aparece en la barra de estado cuando el campo está seleccionado en
una hoja de datos o un formulario.
4. Desplácese al panel Propiedades del campo y cambie las propiedades predeterminadas, si es
necesario. De otra manera, repita del paso 1 al 3 para agregar otros campos. También puede
oprimir f6 para pasar de la lista de campos al panel de propiedades, y viceversa.
Una vez que se acostumbre a los nombres de los tipos de datos disponibles, puede
Sugerencia simplemente escribir la primera letra del nombre de tipo y Access lo rellenará.
Especifique tipos de datos de campo

Varios factores entran en juego mientras decide el tipo de datos que desea usar; por ejemplo:
■ ¿Qué tipo de valores planea permitir en el campo?

■ ¿Qué planea hacer con los datos? Puede contar el número de registros que contiene un
valor específico en un campo determinado en la mayor parte de los tipos de datos, pero sólo
puede sumar valores de los campos Número y Moneda.
■ ¿Querrá ordenar o indizar los registros? Puede ordenar o indizar cualquier tipo de campo,
excepto los objetos de vinculación e incrustación de objetos (OLE, Object Linking and
Embedding) y los datos adjuntos.
■ ¿Querrá agrupar registros para un informe o una consulta? Puede agrupar con base en
cualquier tipo de campo, excepto los campos Memo, Hipervínculo, Objeto OLE y Datos
adjuntos.
Puede usar las plantillas de campo como ayuda para agregar nuevos campos a
Sugerencia su tabla. Simplemente haga clic en una fila vacía del diseño de tabla y luego en el
comando Generador, del grupo Herramientas (el que tiene la imagen de una varita
mágica). La lista de plantillas de campo contiene la misma tabla de ejemplo y las
listas de campo que se mostraron en una sección anterior. Los campos predefinidos
vienen con nombres completos, tipos de datos y otras propiedades comunes.
En las siguientes secciones se presentan cada uno de los once tipos de datos y la manera en que
se usan:
Texto El tipo de datos Texto es el más común, y puede contener cualquier combinación de hasta
255 caracteres y números (el tamaño predeterminado). Se usa el tipo Texto para almacenar valores
que contienen combinaciones de números y letras, como direcciones y descripciones de trabajo. Si
espera que el campo contenga más de 255 caracteres, considere el uso del tipo de campo Memo, 3
que puede contener una cantidad mayor de datos.
Memo Use el campo Memo para almacenar texto largo pero de longitud variable, posiblemente
relacionado con datos de otro campo. Por supuesto, no todo registro incluirá datos de tipo Memo,
pero cuando lo hace, el texto puede ir desde unas cuantas palabras hasta 65 535 caracteres. Los
campos de tipo Memo también soportan la edición en formato de texto enriquecido (rtf, por sus
siglas en inglés).
Número Seleccione el tipo de datos Número cuando planee ordenar con base en valores
numéricos o usarlos en cálculos, como la adición de horas de trabajo en un trabajo de plomería o
las horas que cierto empleado ha trabajado durante el otoño. Los campos que contienen números
pero que nunca se usarán en cálculos, se especifican mejor como tipos de datos Texto. Por ejemplo,
un número de seguro social almacenado sin guiones, o los cinco dígitos de un código postal.
Si está trabajando con cifras de ventas en pesos, es mejor que use un tipo Moneda, porque
puede elegir varios formatos de despliegue monetario.
Fecha/Hora El tipo Fecha/Hora es muy útil cuando quiere tener la capacidad de ordenar registros
de manera cronológica a partir del valor en el campo. También puede usar el campo Fecha/Hora
en sus cálculos para determinar el tiempo transcurrido. Con el tipo de datos Fecha/Hora, también
tiene varias maneras de desplegar los datos (por ejemplo, 25-dic-2007, 25/12/2007 o 25 de
diciembre, 2007).
Moneda Use el tipo Moneda cuando quiera almacenar valores monetarios, como el costo y el
precio de cotización de trabajos contratados. Puede usar los campos Moneda, al igual que los
campos Número, en cálculos aritméticos.
Autonumérico Cuando especifica un campo Autonumérico, Access garantiza que cada registro de
la tabla tiene un valor único en el campo, creando por tanto un campo que puede usar de manera
confidencial como clave principal. Access genera automáticamente un valor único para el campo a
medida que ingresa y guarda cada nuevo registro.
Sí/No El campo Sí/No es útil cuando quiere el equivalente de una marca de verificación en
sus registros. Por ejemplo, suponga que quiere saber si una transacción se ha realizada o si se
ha completado un trabajo. Como opción predeterminada, un campo Sí/No aparece como un
control de casilla de verificación en una hoja de datos y en formularios e informes. Puede elegir
que se despliegue Sí o No, Activado o Desactivado, o Verdadero o Falso. También puede crear su
propio despliegue personalizado para campos Sí/No.
Objeto OLE Cuando quiere incrustar o vincular un objeto de otra fuente en su tabla, use el campo
de tipo Objeto OLE. Con este tipo de campo, puede adquirir datos de objetos tales como una hoja de
cálculo de Excel, un documento de Word, un archivo gráfico o de sonido, u otros datos binarios.
Hipervínculo Cuando quiera que el campo lo lleve a otro lugar o que se conecte a Internet o una
intranet, almacene la dirección del hipervínculo en un campo Hipervínculo. El hipervínculo puede
vincular con una dirección Web (URL), un archivo de su propio equipo o un archivo en una intranet
o LAN. Un campo de hipervínculo contiene cuatro partes: el texto que desea desplegar, la dirección
de destino, una dirección secundaria, si es necesaria, y un recuadro opcional con información sobre
herramientas.
Datos adjuntos Un campo Datos adjuntos se usa para almacenar imágenes, archivos de otros
programas de Office y archivos binarios. Este tipo de datos es similar a los archivos adjuntos de
un mensaje de correo electrónico. Un campo Datos adjuntos ofrece más flexibilidad que el tipo de
datos OLE, porque puede almacenar todos los tipos de documentos o incluso archivos binarios.
También puede poner varios datos adjuntos en un solo registro.
Asistente para búsquedas No se trata exactamente de un tipo de datos. Es un asistente que crea
un campo que está limitado a una lista de valores válidos para el campo. Entre algunos ejemplos
se podría incluir una lista de empleados de proyectos actuales. Cuando selecciona esta opción, un
asistente le ayuda a crear la lista y la adjunta realmente a su tabla. Puede escribir los valores que desee
usar o hacer que el Asistente para búsquedas consulte otra tabla para el obtener conjunto de valores
válidos. Cuando ingresa datos en la tabla, puede elegir el valor que desee de una lista desplegable.
Establezca propiedades de campo

Puede establecer propiedades de campo para controlar la manera en que se almacenan y despliegan
los valores en el campo. Cada tipo de campo tiene un conjunto particular de propiedades. Por
ejemplo, tal vez quiera que se desplieguen ciertos valores de moneda con dos posiciones decimales,
un signo de pesos y una coma como separador de miles. O podría especificar que los valores de
moneda se redondeen al peso más cercano. Aunque puede establecer algunas de las propiedades de
campo en la Vista Hoja de datos, es más eficiente usar la Vista Diseño.
Cuando hace clic en una propiedad de campo, verá una descripción de la propiedad
Sugerencia en el panel de la esquina inferior de la Vista Diseño de la tabla. También puede
oprimir F1 para ver el tema de ayuda relacionado.
Access adjunta algunas propiedades predeterminadas a cada campo. Puede aceptar o cambiar
los parámetros para personalizar sus campos. Debido a que los campos Texto son los más comunes
y casi todas las propiedades de campo se aplican al tipo de datos Texto, echemos un vistazo primero
a sus propiedades. En la tabla 3-1 se describen las propiedades de un campo Texto, casi todas
las cuales están también disponibles para los demás tipos de campos, aunque tendrán diferentes
parámetros predeterminados para diferentes tipos de datos.
Para especificar una configuración de propiedad:
1. Seleccione el campo en el panel de entrada de campos (la parte superior de la ventana) en la
Vista Diseño.
2. Haga clic en la propiedad deseada en el panel Propiedades del campo.
También puede oprimir F6 para pasar al panel Propiedades del campo y luego usar
Sugerencia las teclas hacia arriba o hacia abajo para desplazarse entre las propiedades.
3. Si ve una flecha hacia abajo junto a la propiedad, haga clic en ella para desplegar una lista
de opciones para la propiedad, entre las que puede elegir. En casi todos los casos, también
puede escribir el valor que desee.
Propiedad Efecto
Tamaño del campo Especifica el número máximo de caracteres permitido en el campo. Para
conocer más detalles, consulte la sección Elija un tamaño de campo.
Formato Determina el aspecto del despliegue, como forzar caracteres en mayúsculas
o minúsculas. No se especifica un formato predeterminado para campos
de texto. Consulte la sección Forme datos de campo, para conocer más
información.
3
Máscara de entrada Proporciona una plantilla para datos que siguen un patrón, como números
de teléfono o de seguro social, y puede agregar caracteres literales al campo,
si es necesario. Se usa para controlar el ingreso de datos. Como opción
predeterminada, no aparece ningún valor.
Título Despliega un nombre diferente del nombre del campo en hojas de datos,
formularios e informes. Como opción predeterminada, no aparece ningún valor.
Valor predeterminado Ingresa automáticamente el valor especificado en el campo. Como opción
predeterminada, no aparece ningún valor.
Regla de validación Especifica una expresión que revisará los datos no válidos. Como opción
predeterminada, no aparece ninguna regla.
Texto de validaciónt Despliega este mensaje si los datos ingresados no cumplen con la regla de
validación. Como opción predeterminada, no aparece ninguna regla.
Requerido Indica que este campo no puede dejarse en blanco. La opción predeterminada
es No.
Permitir longitud cero Diferencia entre un campo en blanco y uno que contiene una cadena vacía de
texto (“ ”). Es útil cuando se sabe que no existe un valor (como un número
de fax). La opción predeterminada es Sí.
Indexado Indica que la tabla se indexa a partir de este campo. La opción predeterminada
es No. Consulte la sección Cree índices adicionales, para conocer más
información.
Compresión Unicode Permite que cadenas de texto que ahora están almacenadas en formato
Unicode se compriman para ahorrar espacio de almacenamiento. La opción
predeterminada es Sí.
Modo IME Establece el modo IME (Input Method Editor, editor de método de entrada)
para un campo cuando se mueve el enfoque a él. IME es un programa que
ingresa texto de Asia del Este en programas al convertir tecleos en caracteres
complejos de esa región. La opción predeterminada es Sin controles.
Modo de oraciones Establece el tipo de oración IME. La opción predeterminada es Nada.
IME
Etiquetas inteligentes Especifica cuales etiquetas inteligentes se aplican al campo. Las etiquetas
inteligentes son nuevas en Access y proporcionan vínculos con información
adicional acerca del campo.
Alineación del texto Especifica la alineación predeterminada del campo en un control. La opción
predeterminada es General.
TABLA 3-1 Propiedades del campo Texto.
Otras propiedades, como Máscara de entrada y Regla de validación, incluyen un botón

Generador que aparece como un botón con puntos suspensivos (…) a la derecha del cuadro de
texto de la propiedad. Puede hacer clic en ese botón para obtener ayuda con la propiedad. Si no
necesita ayuda para generar una expresión, basta con que la escriba en el cuadro de propiedad. Si la
expresión no es válida, Access se lo hará saber.
Elija un tamaño de campo

Los tipos de campo Texto, Número y Autonumérico son los únicos a los que puede especificar un
tamaño de campo, porque Access fija automáticamente los tamaños de campo de los demás tipos.
Un campo de texto que contendrá sólo unos cuantos caracteres, como un código postal o un número
de trabajo, no necesita tomar hasta 255 caracteres de espacio en disco. Puede cambiar el tamaño del
campo al ingresar un número diferente en la propiedad Tamaño del campo. Otra razón para
especificar el tamaño del campo es evitar los errores en la entrada de datos, al limitar el número de
caracteres que pueden ingresarse.
Los campos Número tienen asignado un tamaño de manera un poco diferente, porque
especifican el nombre del tipo numérico específico en lugar del número de caracteres.
Las opciones son:
■ Byte Almacena enteros positivos pequeños (números enteros) entre 1 y 255.

■ Entero Almacena enteros positivos y negativos, entre ⫺32 768 y ⫹32 768.
■ Entero largo Almacena el tamaño predeterminado del campo Número, que se usa para
almacenar enteros con signo aún más grandes entre aproximadamente ⫺2 mil millones y
⫹2 mil millones.
■ Simple Almacena números de punto flotante de precisión simple en formato IEEE.
■ Doble Almacena números de punto flotante de precisión doble en formato IEEE.
■ Id. de réplica Almacena un identificador global único (GUID, Global Unique Identifier).
La réplica no tiene soporte en el nuevo formato de archivo accdb de Access, pero aún lo
tiene en los archivos mdb usados en Access 2007.
■ Decimal Pone a su disposición las propiedades Precisión y Escala para controlar las
entradas numéricas.
Los campos Autonuméricos están limitados a tamaños de campo Entero largo e Id.
Nota de réplica.
Si cambia el tamaño de un campo Número, sólo estará cambiando la manera en que se

almacenan los números, no el aspecto de éstos. Para cambiar su aspecto, necesita modificar la
propiedad Formato.
Dé formato a datos de campo

La propiedad Formato se usa para especificar el aspecto del valor cuando se despliega, y no tiene
efecto en la manera en que se almacena el valor ni revisa entradas no válidas. La propiedad Formato
asegura que todos los valores de campo tengan el mismo aspecto, sin importar cómo introdujo los
datos.
Cuando establece una propiedad Formato de campo en la Vista Diseño, Access aplica ese
formato a los valores en la Vista Hoja de datos y en cualquier nuevo formulario o informe basado
en la tabla, los campos que se agregaron al diseño del formulario o informe antes de configurar los
formatos personalizados no se ven afectados. En la tabla 3-2 se describen los símbolos de formato
personalizado que se pueden usar con todos los tipos de datos.
Otros símbolos de formato personalizado sólo son válidos para tipos de datos específicos, como
se describirá en los párrafos siguientes.
Símbolo Efecto
! Ingresa caracteres de izquierda a derecha, en lugar de hacerlo de derecha a
izquierda, forzando la alineación a la izquierda.
(Espacio) Ingresa un espacio como carácter literal cuando se oprime la barra
espaciadora.
“xyz” Despliega los caracteres o símbolos que se encuentran dentro de las comillas. 3
* Rellena el espacio disponible con el carácter que sigue.
\ Indica que el carácter siguiente debe tratarse como un carácter literal. La
diagonal invertida suele usarse con símbolos y caracteres reservados.
[color] Despliega los datos del campo en el color contenido dentro de los corchetes.
Puede usar negro, azul, verde, cian, rojo, magenta, amarillo o blanco.
TABLA 3-2 Símbolos de formato personalizado.
Campos Texto y Memo Los campos Texto y Memo utilizan los mismos símbolos de formato,
algunos de los cuales son marcadores de posición de carácter que se aplican a caracteres
individuales, mientras que otros afectan a toda la entrada. En la tabla 3-3 se describen los símbolos
que puede usar con datos en los campos Texto y Memo.
Las configuraciones de formato de Texto y Memo tienen dos secciones, separadas por un punto
y coma. La primera sección se aplica al campo que contiene el texto y la segunda a campos que
están en blanco.
Los siguientes son algunos ejemplos del uso de los parámetros de formato de Texto y Memo:
Formato Introducción como Despliega

@@@@@-@@-@@@@ 123456789 123-45-6789
@@@@@@@-&&&& 92118 92118-
> Jimmy JIMMY
< JIMMY jimmy
@@@\! Hello Hello!
@@@;”No Data” horse horse
@@@;”No Data” (blank) No Data
Símbolo Efecto
@ Indica que se requiere un carácter o un espacio
& Indica que un carácter o espacio es opcional
< Convierte todos los caracteres a minúsculas

> Convierte todos los caracteres a mayúsculas
TABLA 3-3 Símbolos de formato de Texto y Memo.

Campos Número y Moneda Puede formar sus datos Número y Moneda con uno de los formatos
predefinidos de Access o crear los propios empleando los símbolos de formato. La propiedad
Formato del campo Moneda está automáticamente establecida como Moneda, pero puede
cambiarlo por cualquiera de los otras configuraciones, si lo desea. La propiedad Formato, de un
campo Número o Moneda, despliega una lista de formatos predefinidos, como se describe en la
tabla 3-4.
Cuando especifica el formato Porcentaje para un campo de número, tiene que

Sugerencia cambiar la propiedad Tamaño del campo de Entero largo (que es la predeterminada)
a Simple. De otra manera, el campo sólo despliega la parte entera del número que
ingresa y deja fuera la fracción. Por ejemplo, si ingresa 1, el campo desplegará
“100.00%”, pero si ingresa 1.25, el campo aún desplegará “100.00%”
Campos Fecha/Hora Los campos Fecha/Hora incluyen siete parámetros de formato predefinidos
y algunos símbolos que puede usar para crear sus propios formatos personalizados. En la tabla
3-5 se describen los formatos que proporciona Access. Los parámetros del formato Fecha/Hora
se especifican de acuerdo con la configuración del cuadro de diálogo Configuración regional y de
idioma del Panel de control de Windows.
Campos Sí/No Access despliega automáticamente un control de casilla de verificación

predeterminado cuando especifica un tipo de datos Sí/No e ignora cualquier configuración de
formato que aplique.
Parámetro Efecto
Número general Despliega el número como se introduce. Es el valor predeterminado de los
campos Número.
Moneda Despliega el número con un símbolo de moneda y un separador de miles. Los
valores negativos aparecen entre paréntesis. La opción predeterminada es dos
lugares decimales. Este parámetro es la opción predeterminada para los campos
Moneda.
Euro Despliega el número con el símbolo de moneda del Euro y un separador de miles.
Los valores negativos aparecen entre paréntesis. La opción predeterminada es dos
lugares decimales.
Fijo Despliega por lo menos un dígito. La opción predeterminada es dos lugares
decimales.
Estándar Despliega el separador de miles. La opción predeterminada es dos lugares
decimales.
Porcentaje Despliega el valor multiplicado por 100 con un signo de porcentaje agregado (%).
La opción predeterminada es dos lugares decimales.
Científico Usa notación científica estándar con exponentes. Por ejemplo, 243 se despliega
como 2.43E+02.
TABLA 3-4 Formatos predefinidos de Número, Autonumérico y Moneda.

Cómo... Incluir caracteres literales con

valores de Fecha u hora 3
Con los valores Fecha/Hora, puede usar otros caracteres, aparte de los separadores de fecha y
hora, con el fin de presentar fechas y horas con texto. Para esto, encierre el texto y los espacios
entre comillas. Algunos ejemplos de estos símbolos de formato especial son:
Parámetro Despliega
ddd,” “mmm d,” “yy lun, 15 ene, 07
dddd,” “mmmm d,” “yyyy lunes, 15 enero, 2007
h:n:s AM/PM 9:15:35 AM
Además, puede agregar otros caracteres al formato de despliegue al encerrarlos entre

comillas. Por ejemplo, al ingresar el valor 25/5/07 en un campo con la configuración de
formato
“Hoy es “dddd” en la semana número “ss.
Se despliega
Hoy es viernes en la semana número 21.
Observe la manera de insertar las comillas, la manera de ingresar los valores de la fecha y
el punto agregado al final de la expresión.
Puede crear casi cualquier formato de despliegue empleando caracteres especiales para
representar la hora, el minuto y el segundo en un formato de hora, y el día, la semana, el mes
y el año en un formato de fecha. Por ejemplo, la letra d despliega el día del mes como uno o
dos dígitos o como el nombre completo, dependiendo de cuántas d use en la cadena. La letra
m también puede usarse para representar el mes de uno o dos dígitos al nombre completo.
Consulte el tema de ayuda de Access Format (propiedad) – tipo de datos Fecha/Hora, para
conocer más detalles acerca de muchos símbolos de formato que puede usar con los campos
Fecha/Hora.
Para cambiar un formato de campo Sí/No, necesita usar la propiedad Mostrar control,
en el diseño de tabla:
1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

2. Seleccione el campo Sí/No.
3. Haga clic en la ficha Búsqueda, del panel Propiedades del campo.
4. Seleccione Cuadro de texto, de la lista Mostrar control.
5. Regrese a la ficha General para elegir el formato de despliegue deseado.
Parámetro Efecto
Fecha general Combina los parámetros Fecha corta y Hora larga, es el valor
predeterminado. Si no se especifica una hora, entonces sólo se
muestra la fecha; si no se despliega una fecha, sólo se muestra la
hora. Ejemplos:
5/21/07 3:30:00 PM (EUA)
21/5/07 15:30:00 (Méx)
Fecha larga Usa los valores regionales de Fecha larga. Ejemplos:
Friday, May 25, 2007 (EUA)
Miércoles, 25 May 2007 (Méx)
Fecha mediana Ejemplo: 25-May-07
Fecha corta Usa los valores regionales de Fecha corta. Ejemplos:
5/21/07 (EUA)
21/5/07 (Méx)
Hora larga Ejemplo: 3:30:00 PM
Hora mediana Ejemplo: 3:30 PM
Hora corta Ejemplo: 15:30
TABLA 3-5 Parámetros de formato predefinidos de Fecha/Hora.
El formato personalizado Sí/No contiene hasta tres secciones separadas por puntos y coma. La
primera sección no se usa, pero aún necesita ingresar el punto y coma antes de ingresar la segunda
sección. La segunda y tercera secciones especifican lo que se muestra cuando el valor es Sí y No,
respectivamente. Por ejemplo, el formato
;”Sí, ¡por supuesto!”[Verde];”No, ¡nunca!”[Rojo]

despliega
Sí, ¡por supuesto!

en verde, cuando el valor es Sí, y
No, ¡nunca!
en rojo, si el valor es No.
Si elige Cuadro combinado como propiedad de Mostrar control, en lugar de Cuadro

Nota de texto, aparecen más propiedades en la página Búsqueda. Aquí es donde puede
establecer el aspecto y los valores de la lista que desplegará el cuadro combinado.
Para conocer más acerca del uso de cuadros combinados y listas de búsqueda,
consulte el capítulo 5.
Establezca el número de lugares decimales
Las propiedades Tamaño del campo, Formato y Lugares decimales de los campos Número y
Moneda están relacionados entre sí. La propiedad Tamaño del campo determina si el número se
almacena como entero o con valores fraccionales, además de que especifica el grado de precisión
matemática.
La propiedad Formato agrega características de despliegue, como signos de pesos y porcentaje 3
y comas como separadores de miles.
La propiedad Lugares decimales determina cuántos dígitos se despliegan a la derecha del
punto decimal en un campo Número o Moneda. (La configuración predeterminada de Lugares
decimales para los campos Número y Moneda es Automático, que despliega dos lugares decimales
para campos con los valores en la propiedad Formato de Moneda, Fijo, Estándar, Porcentaje y
Científica.) Si quiere cambiar el número de lugares decimales en el despliegue, haga clic en la
flecha en el cuadro de la propiedad Lugares decimales y elija un número de la lista o sólo ingrese
el número que desee. El valor Lugares decimales no tiene efecto en la precisión del número
almacenado, sólo en el despliegue.
Si el valor se almacena como entero (tipo de datos Byte, Entero o Entero largo), sólo verá ceros
a la derecha del punto decimal (sin importar lo que establezca en la propiedad Lugares decimales)
porque sólo se almacena la parte del entero del número. Si mantiene la propiedad Entero largo, los
valores se redondearán al entero más cercano, sin importar cuántos lugares decimales especifique
para el despliegue.
Para cambiar el número de lugares decimales almacenados en el campo, cambie la propiedad
Tamaño del campo a uno de los parámetros de números reales, como Simple, Doble o Decimal.
Incluya un título
Si alguien más está usando la base de datos y considera que los nombres de campo no son lo
suficientemente descriptivos, use la propiedad Título para cambiar los encabezados de columna en
la Vista Hoja de datos. Un título puede contener hasta 2 048 caracteres en cualquier combinación de
letras, números, caracteres especiales y espacios.
El nuevo título aparecerá también en consultas y reemplazará al texto en las etiquetas de campo
adjuntas a los controles en los diseños de informes y formularios. Los nombres de campo siguen
siendo iguales; sólo las etiquetas muestran el texto del nuevo título.
Si más adelante cambia el nombre del campo en la Vista Hoja de datos, se eliminará
Precaución la propiedad Título. Para evitar esto, cambie el nombre de los campos sólo en la
Vista Diseño.
Elija una clave principal

En un sistema de base de datos relacional, es importante tener la capacidad de reunir y recuperar
información relacionada a partir de tablas separadas de la base de datos. Para ello, cada registro de
una tabla debe ser único, de alguna manera. El campo o los campos que contienen el valor único
es la clave principal. Access no permite valores duplicados en la clave principal; tampoco permite
valores en blanco. Debe haber un valor válido, único en la clave principal de cada registro. En
la Vista Diseño, sabrá cuál campo contiene la clave principal por el icono de llave en el margen
izquierdo.
Cuando crea una nueva tabla en la Vista Hoja de datos, Access agrega automáticamente el
primer campo y lo asigna como clave principal con el tipo de datos Autonumérico.
Permita que Access establezca la clave

El tipo de campo Autonumérico es una herramienta de Access que garantiza registros únicos
en una tabla. La designación de un campo Autonumérico como clave principal de una tabla es
probablemente la manera más simple de establecer la clave. Sin embargo, no necesita preocuparse
por ingresar valores duplicados sin advertirlo, porque Access usa números únicos para identificar
cada registro. Una vez que se ha generado el número, no podrá cambiarse ni eliminarse. Access
asegurará que ningún otro registro contenga el mismo valor en ese campo.
Puede elegir que se tengan números incrementales o aleatorios. Con los valores incrementales,
Access agrega 1 al valor de cada registro que usted ingresa. Cuando elige números aleatorios para
el formato de campo Autonumérico, Access usa un generador de números aleatorios para crear el
valor. Los números Id de réplica, también denominados GUID, no tienen soporte en el formato de
archivo accbd de Access 2007 pero aún pueden encontrarse en el formato de archivo mdb.
Cuando termina de diseñar una tabla sin designar una clave principal, Access le pregunta si
quiere que cree una por usted. Si su respuesta es Sí, Access aplica la clave principal a un campo
Autonumérico (si existe) o crea uno, que luego se designa como clave principal. También puede
responder No y dejar la tabla sin una clave para el futuro.
Establezca una clave principal de un solo campo

Ha visto que el Asistente para tablas elige una clave principal y ahora es su turno. Si su tabla
tiene un campo que está seguro de que no contendrá valores duplicados, puede usarlo como clave
principal. El tipo de campo Autonumérico es una herramienta de Access que garantiza registros
únicos en una tabla.
Tal vez la designación de un campo Autonumérico como clave principal de una tabla sea la
manera más simple de establecer la clave. No tiene que preocuparse por ingresar inadvertidamente
valores duplicados porque Access usa números únicos para identificar cada registro. Una vez que el
número se genera, no puede cambiarse o eliminarse.
En la Vista Diseño, haga clic en la fila del campo que quiera usar como clave principal; luego,
en el grupo Herramientas de la ficha Diseño haga clic en el comando Clave principal. Para eliminar
la designación de la clave principal, repita este paso.
Cree otros índices

Los índices ayudan a Access a encontrar cualquier tipo de registro más rápidamente, de la misma
manera en que un índice le ayuda a encontrar temas en un libro: un índice en Access contiene un
puntero a la ubicación de los datos en lugar de los propios datos. La clave principal de una tabla se
indexa automáticamente, de modo que los índices que puede crear son índices secundarios creados
con otros campos. Un índice puede incluir uno solo o varios campos. Puede indexar cualquier
campo, excepto Objeto OLE o Datos adjuntos.
Para ayudarle a decidir cuáles campos se usan como índices, busque los campos que espera
buscar con frecuencia o que considera que querrá ordenar. Además, si espera usar un campo
para crear una relación con otra tabla, tal vez quiera crear un índice en el campo para mejor el
rendimiento.
Un campo que tiene muchos registros con el mismo valor no es un buen candidato
Sugerencia para un índice, porque el uso de este campo no agiliza mucho las cosas.
Agregue un índice de un solo campo

Para establecer una índice de un solo campo, simplemente cambie su propiedad Indexada a Sí y 3
decida si permite duplicar valores. Si lo permite, elija “Sí (Con duplicados)”. De lo contrario, elija
“Sí (Sin duplicados)”.
Para echar un vistazo a los índices que se han especificado para la tabla, en el grupo Mostrar u
ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Índices. La tabla Clientes de la base de datos
Reparaciones Caseras Técnicas incluye dos índices actualmente definidos. La clave principal, Id de
cliente, aparece en la lista con el icono de llave como primer índice en la lista y un índice de un solo
campo basado en el apellido del cliente como secundario. Observe que las propiedades de clave
principal, mostradas en el panel Propiedades del índice, especifican que el índice es Principal, con
valores Única, y que la propiedad Ignorar Nulos está marcada como No.
Cree un índice de varios campos

A menudo, tal vez quiera buscar u ordenar registros basados en más de un campo a la vez. La
creación de un índice de varios campos le permite hacer eso. Cuando ordena registros empleando
un índice de varios campos, los registros se ordenan inicialmente por el primer campo en el índice.
Si Access encuentra valores duplicados en el primer campo, ordena por el campo siguiente, etc. Por
ejemplo, tal vez quiera ver registros de clientes en áreas particulares de la ciudad. Para ello, puede
crear un índice que emplea los campos Ciudad y CP.
Para crear un índice de varios campos, siga estos pasos:
1. Con la tabla Clientes abierta en la Vista Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha
Diseño, haga clic en el comando Índices.
2. Haga clic en la primera fila vacía en la ventana Índices.
3. Ingrese un nombre para el nuevo índice, como Región de ciudad y luego oprima tab para
pasar a la columna Nombre del campo.
4. Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Ciudad de la lista de campos disponibles.
5. Acepte Ascendente como criterio de ordenación para el campo Ciudad y haga clic en
Nombre del campo en la siguiente fila (dejando en blanco Nombre de índice porque ambos
campos se usarán en el mismo índice).
6. Elija CP de la lista de campos y cambie el criterio de ordenación, si es necesario.
7. Si el índice está considerado como clave principal, establezca la propiedad Principal en Sí.
(Tendrá que hacer clic en la primera fila del índice que contiene el nombre del índice para
desplegar el panel Propiedades del índice.) Si quiere que el índice contenga valores únicos
para cada registro, cambie la propiedad Única a Sí. Deje la propiedad Ignorar Nulos en No,
porque una clave principal no permite valores nulos.
8. Cierre el cuadro de diálogo Índices y luego guarde los cambios hechos a la tabla.
Puede especificar hasta diez campos en un índice con una mezcla de órdenes ascendente y
descendente para los campos.
Guarde el diseño de la tabla

No es necesario que el diseño de la tabla esté completo para guardarlo. En realidad, es buena
idea guardar en ocasiones el diseño durante el proceso de diseño para protegerse de catástrofes.
Pero Access requiere que guarde el diseño antes de que puede pasar a la Vista Hoja de datos para
ingresar datos. Si desea guardar el diseño de tabla, emprenda una de las siguientes acciones:
■ Haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.

■ Haga clic con el botón derecho en la ficha de la tabla y elija Guardar en el menú contextual.
■ Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Guardar.
La primera vez que guarda una nueva tabla, Access le pide un nombre. El nombre de la tabla
puede tener hasta 64 caracteres en cualquier combinación de letras, números y espacios. Sin
embargo, no puede empezar con un espacio. Puede incluir caracteres especiales, excepto los que
tienen un significado especial para Access, como punto (.), signo de admiración (!), acento grave (`)
o corchetes ([]). No puede usar ningún carácter de control con un valor ASCII entre 0 y 31.
Si quiere deshacer los cambios que acaba de hacer al diseño de la tabla, cierre
Sugerencia el diseño de la tabla y responda No cuando Access pregunte si quiere guardar los
cambios.
Modifique el diseño de la tabla 3

Aunque haya tratado de incluir todas las características y propiedades necesarias en su diseño de
tabla, indudablemente encontrará cosas que necesitan cambios. Tal vez quiera:
■ Cambiar el orden de los campos en la tabla para que aquellos que quiera ver con más
frecuencia aparezcan en la pantalla sin desplazarse a la derecha.
■ Agregar un nuevo campo o eliminar uno que no es necesario.
■ Cambiar el tamaño o el tipo del campo.
Puede hacer cualquier de estos cambios a una tabla vacía sin problemas, pero después de que
haya ingresado datos, se arriesga a perder datos con algunos de los cambios. La adición de campos,
el incremento del tamaño de un campo y la reorganización del orden de los campos no causarán
ninguna pérdida de datos.
Pero si decide eliminar un campo o reducir el tamaño de un campo en una tabla que ya contiene
datos, Access desplegará una advertencia de que podría ocurrir una pérdida de datos. También
pueden ocurrir problemas cuando se cambia un tipo de campo o el nombre del campo. Siempre es
una buena idea hacer una copia de seguridad de los datos antes de hacer cualquier cambio al diseño
de la tabla.
Cambie las vistas de la tabla

Si está ingresando datos en la Vista Hoja de datos y decide que necesita hacer algunos cambios a la
estructura de la tabla, puede regresar fácilmente a la Vista Diseño de una de las siguientes maneras:
■ Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y haga clic en Vista Diseño.
■ Haga clic en el botón Vista Diseño de la barra de estado de Access.
■ En el grupo Vistas de la ficha Inicio, haga clic en el comando Ver y elija Vista Diseño.
Agregue o elimine campos

Puede agregar un nuevo campo a la parte inferior de la lista de campo o insertar uno en cualquier
lugar de los campos existentes. Para agregar uno a la parte inferior, haga clic en el primer campo
en blanco e ingrese la definición del campo. Para insertar un campo entre campos existentes, haga
clic en la fila que se encuentra debajo de donde habrá de aparecer la nueva, y luego haga algo de lo
siguiente:
■ En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en el comando Filas.

■ Haga clic con el botón derecho en la fila y elija Insertar filas del menú contextual.
La nueva fila del campo en blanco se inserta arriba de la fila que contiene el cursor, y todos los
campos de abajo se desplazan una fila hacia abajo. El punto de inserción se encuentra en la nueva
fila.
Otra manera de agregar un nuevo campo que heredará las mismas propiedades que
Sugerencia uno que ya se encuentra en su tabla, es copiar el campo existente al Portapapeles
y luego pegarlo en una fila vacía. Por supuesto, debe cambiar el nombre del nuevo
campo antes de que pueda guardar la tabla, porque ninguno de los dos campos
puede tener el mismo nombre. Sólo la definición de campo habrá de copiarse: no los
datos previamente ingresados. (Al principio de este capítulo aprendió cómo arrastrar
un campo de otra tabla en la base de datos.)
Si quiere agregar varias filas a la vez, seleccione en el diseño de la tabla un número de filas
contiguas que sea igual al número de nuevos campos que desee insertar, y luego use uno de los
métodos anteriores. En la fila superior seleccionada aparecerá una cantidad de filas nuevas, en
blanco, igual al número de filas que seleccionó.
Cuando elimina un campo del diseño de tabla, no está sólo eliminando el nombre sino cualquier
dato que se hay ingresado en el campo. Antes de eliminar un campo que contenga datos, Access le
avisa que perderá permanentemente los datos y le pregunta si realmente quiere eliminar el campo.
Para eliminar un campo, haga clic en el selector de fila del campo, en la Vista Diseño, y luego
en el comando Eliminar filas, del grupo Herramientas, de la ficha Diseño. También puede hacer
clic con el botón derecho en la fila y elegir Eliminar filas del menú de acceso directo. Para eliminar
varias filas a la vez, selecciónelas todas y luego elimínelas como un grupo.
Puede causar un problema si elimina un campo que ha usado en una consulta, un

Precaución formulario o un informe. Asegúrese de eliminar cualquier referencia en los otros
objetos al campo que está por eliminar, antes de tratar de eliminarlo. Access no le
permitirá eliminar un campo que sea un vínculo en una relación con otra tabla sin
eliminar primero la relación.
Cambie el orden de los campos

Si quiere cambiar el orden de los campos en la tabla almacenada y la Vista Hoja de datos, puede
reorganizarlos en la Vista Diseño. Para mover un campo a una nueva posición en el diseño de tabla,
haga clic en el selector de fila para seleccionar la fila que desee y luego arrastre el selector de fila
para mover el campo a su nueva posición.
Puede mover varios campos contiguos a la vez, al seleccionar todas y luego arrastrarlas como
grupo. Para seleccionar más de una, haga clic en el selector de fila del campo superior y luego
arrastre a través de los selectores de fila hasta que todos queden seleccionados. Como opción, puede
hacer clic en el selector de fila del campo superior y mantener oprimida la tecla mayús mientras
hace clic en la fila de campo al final del grupo.
Aunque puede seleccionar filas de campos no contiguos al mantener oprimida la

Nota tecla CTRL mientras selecciona las filas, no puede arrastrar el grupo a una nueva
posición.
Si quiere mantener el orden de los campos en la tabla almacenada, pero le gustaría verlos en un
orden diferente en la hoja de datos, puede reorganizar las columnas de la hoja de datos sin perturbar
el diseño de la tabla. Consulte el capítulo 5 para conocer más información acerca del cambio en el
aspecto de una hoja de datos.
Cambie un nombre o tipo de campo 3

En páginas anteriores, aprendió cómo cambiar el nombre que aparece en el encabezado de columna
en la Vista Hoja de datos al cambiar la propiedad de campo Título. Si lo prefiere, también puede
cambiar el nombre del campo actual en el diseño. Este cambio no tiene efecto en los datos ya
ingresados en el campo. Sin embargo, podría causar problemas con referencias al campo en otros
objetos, como consultas, formularios e informes, o en una expresión. Para cambiar el nombre de un
campo en la Vista Diseño, simplemente escriba el nuevo nombre. Después de cambiar el nombre,
debe guardar de nuevo la tabla.
Si no hay datos en la tabla, puede cambiar con seguridad cualquier tipo de datos de campo,
pero es un poco más complicado si la tabla ya contiene datos. Podría tratar de convertir a un tipo
muy diferente a partir de los datos ya existentes en la tabla. Por ejemplo, podría tratar de convertir
un campo de texto en un tipo de datos de número, pero los campos de texto contienen caracteres
alfabéticos que no se permiten en campos numéricos. Algunos tipos se convierten fácilmente a otro,
pero otras conversiones podrían llevar a una pérdida de datos.
Si el cambio habrá de causar pérdida de datos, Access despliega un mensaje que muestra el
número de valores que se verá afectado antes de hacer los cambios. Si ha usado el campo en una
expresión, tal vez necesite cambiar también la expresión.
Para cambiar un tipo de campo en la Vista Diseño:
1. Seleccione el campo.
2. Haga clic en la flecha Tipo de datos y seleccione el nuevo tipo.
3. Guarde el diseño de tabla. Si Access despliega un mensaje de advertencia, responda No
para cancelar los cambio o Sí para seguir adelante y hacer los cambios. Si no tiene datos en
la tabla, Access no despliega ninguna advertencia.
No encontrará dificultades para convertir otros tipos de datos en Texto. Los campos Memo
que son demasiado largos, se truncan. Los campos Número se convierten a texto con el formato
Número general, mientras que los campos Fecha/Hora se convierten en texto con el formato Fecha
general, los campos Moneda se convierten de manera exacta en campos Texto pero sin los símbolos
de moneda. La conversión de texto a otros tipos de datos sólo requiere que los valores de texto se
amolden al nuevo tipo de datos. No puede cambiar un campo Datos adjuntos a otro tipo.
Si el campo que está convirtiendo es un campo de clave principal o un índice único

Precaución y la conversión dará como resultado valores duplicados, Access elimina todo el
registro. Access le advierte primero, de modo que puede evitar la eliminación, si es
necesario.
Cambie un tamaño de campo

El cambio de la propiedad Tamaño de campo no tiene efecto en los datos, si está aumentando el
tamaño. Obviamente, si quiere reducir el tamaño del campo, sobre todo en un campo Número, debe
asegurarse de que no hay valores más grandes de los permitidos por el nuevo tamaño de campo.
Si los valores son demasiado grandes para caber en el nuevo tamaño de campo, se reemplazan
con valores Nulo. Si el nuevo tamaño de campo no permite el número de lugares decimales
especificado, los valores se redondean.
Modifique o elimine la clave principal

Tal vez encuentre que, después de todo, el campo que eligió como clave principal no siempre tiene
un valor único, y decide usar un campo diferente o crear una clave principal con dos o más campos.
Para cambiar la clave principal, seleccione la fila que desea que sea la clave principal y, en el
grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en el comando Clave principal. El icono de llave
se elimina del antiguo campo de clave y aparece en el nuevo.
Para agregar otro campo a la clave principal existente, seleccione los campos de clave anterior y
nuevo, y luego haga clic en el comando Clave principal. El icono de llave aparece en el selector de
fila de ambas.
Tal vez haya ocasiones en que quiera deshabilitar temporalmente la clave principal (por
ejemplo, cuando importa registros de otra tabla, alguno de los cuales podría contener valores que
duplican su tabla original). Debe eliminar cualquier duplicado en los nuevos datos antes de restaurar
la clave principal. Esto no tiene efecto en los datos almacenados en el campo designado como
clave; sólo elimina temporalmente la característica de campo de clave.
Para eliminar la designación de clave principal, seleccione el campo de ésta y haga clic en el
comando Clave principal. Si la clave se usa en una relación, debe eliminarla antes que la clave.
¿Sabía Cómo funciona Autocorrección

que?
A medida que escribe, Autocorrección examina cada carácter. Cuando escribe un carácter que
por lo general significa que ha terminado de escribir una palabra, Autocorrección compara
la palabra (o, de manera más precisa, el grupo de caracteres) contra la lista de entradas. Si la
palabra coincide con una entrada, Autocorrección la sustituye con el texto de reemplazo.
Si la palabra no coincide con una entrada, revisa la palabra y su predecesora para ver si coinciden
con una entrada. En ese caso, Autocorrección sustituye el texto de reemplazo. De lo contrario,
revisa esas dos palabra con la palabra anterior a ellas (y así, hasta que se han completado todas las
palabras incluidas en los 31 caracteres anteriores, en cuyo punto termina la revisión).
Las entradas de Autocorrección pueden tener hasta 31 caracteres y contener espacios
y puntuación. El texto de reemplazo para cualquier entrada puede tener hasta 255 caracteres,
suficientes para ingresar un párrafo corto, o dos. (Si trata de usar más de 255 caracteres,
Autocorrección le indica que necesita acortar el texto de reemplazo.)
Modifique o elimine un índice
Para eliminar un índice de un solo campo, cambie la propiedad Indexado del campo a No. Esto
elimina únicamente el índice; no tiene efecto en el propio campo ni en los datos relacionados.
En el cuadro de diálogo Índices, puede agregar o eliminar campos de un índice de varios
campos, cambiar los criterios de ordenación de cualquier campo del índice o cambiar las
propiedades del índice. También puede cambiar el orden de los campos en el índice. 3
■ Para eliminar un campo de un índice de varios campos, despliegue el cuadro de diálogo
Índices, seleccione la fila del campo y luego oprima supr.
■ Para eliminar todo el índice, despliegue el cuadro de diálogo Índices, seleccione todas las
filas del índice y luego oprima supr.
■ Para insertar un campo adicional en el índice, despliegue el cuadro de diálogo Índices,
seleccione el campo que se encuentra debajo de donde quiere que aparezca el nuevo campo,
oprima insert y luego ingrese el nuevo nombre del campo.
■ Para cambiar el orden de los campos en un índice de varios campos, seleccione y arrastre
el selector del campo a la posición deseada, excepto la primera posición que muestra el
nombre del índice, en la definición del índice.
■ Para cambiar los criterios de ordenación de cualquiera de los campos del índice, elíjalo de
la lista Criterio de ordenación.
Después de hacer los cambios a los índices de la tabla, debe guardar ésta.
Asegure la validez de los datos

Ya ha visto cómo puede asegurar Access que los valores ingresados en su base de datos son válidos.
Por ejemplo, el tipo de datos que elija para el campo puede limitar los valores a fecha y hora.
También puede limitar el número de caracteres en un campo Texto y evitar valores duplicados. Una
manera más directa de asegurar datos válidos es establecer algunas reglas que los valores deben
obedecer.
Puede especificar dos tipos de reglas de validación de datos: validación de campo y validación
de registro. Una regla de validación de campo limita el valor a unos cuantos valores específicos o
a un rango de valores. Access revisa la regla cuando usted trata de pasar a otro campo en el mismo
registro o en otro. Por ejemplo, una regla puede limitar un valor numérico a un rango entre 1 y 100
o insistir en que un valor de fecha caiga en 2007.
Una regla de validación de registro es práctica para comparar los valores en dos campos del
mismo registro. La regla se verifica cuando sale del registro y Access trata de guardarlo. Access no
guardará un registro con un conflicto entre campos. Por ejemplo, una regla de validación de registro
evita que se guarde un registro en que el costo de un trabajo es mayor que el precio de cotización.
Otra regla de validación de datos puede asegurar que el tiempo transcurrido entre las fechas de dos
campos separados no exceda un valor específico.
Cuando se viola alguno de estos tipos de regla, Access despliega un mensaje en un cuadro de
advertencia, que explica la violación y le advierte que no puede pasar a otro campo o registro. El
mensaje que querrá desplegar se asigna en Texto de validación, en las propiedades de la tabla o el
campo. Si no ingresa un mensaje de texto, Access crea uno predeterminado estándar, como el que se
muestra a continuación. Como verá, un mensaje más significativo sería más útil para el usuario.
Defina reglas de validación de campo

Para definir una regla de validación de campo:
1. Seleccione el nombre del campo en el panel superior de la ventana Diseño, luego haga clic
en Regla de validación, en la ficha General del panel Propiedades del campo.
2. Escriba la expresión que desee en el cuadro de propiedad. Por ejemplo, si el valor no debe
exceder 100, ingrese <=100 (menor o igual a 100).
3. Luego pase al cuadro de propiedad Texto de validación e ingrese el mensaje que quiera
desplegar cuando se rompa la regla.
La propiedad Regla de validación tiene un botón Generador que se usa para abrir el
Nota Generador de expresiones, si necesita ayuda con la expresión. Consulte el capítulo 7
para conocer información acerca del uso del Generador de expresiones.
También puede incluir comodines en la expresión. Son los mismos marcadores de posición que
se usan en cadenas de búsqueda: ? representa un solo carácter y * representa cualquier cantidad de
caracteres. Cuando ingresa una expresión con un comodín, Access lo convierte en una expresión
que usa el operador Como y agrega comillas.
Por ejemplo, si escribe C* en el cuadro de texto de propiedad, se vuelve Como “C*” cuando
sale del cuadro de propiedad. Esta expresión significa que todos los valores ingresados en el campo
deben empezar con la letra C o c. La expresión no es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Una regla de validación definida para el campo Fecha/Hora también incluye símbolos
especiales cuando los traduce Access. Para ingresar una regla que especifique que la fecha ingresada
debe ser anterior al 1 de enero de 2007, escriba <01/01/07; Access lo convierte en <#01/01/07# para
asegurarse de que no se confunda con un valor Número.
En la figura 3-4 se muestra la estructura de la tabla Fecha de cotización con una regla de
validación agregada al campo estado. La regla especifica que el valor estado debe estar entre Pue,
Ver o Gro; si se viola la regla, se despliega el mensaje “La cotización sólo es válida en Puebla,
Veracruz y Guerrero” en un cuadro de información.
La regla de validación para Estado que se muestra en el ejemplo anterior también

Nota causaría una violación si el campo se deja en blanco, porque insiste en uno de tres
valores. Si quiere tener la opción de dejar el campo en blanco, agregue Nulo a la
lista de valores válidos. También puede crear una regla de validación más completa
que insista en un valor sólo si no hay un valor en el campo Ciudad correspondiente
(para permitir a los clientes que sólo usan Internet, en lugar de correo).
FIGURA 3-4 Establecimiento de las propiedades de campo Estado.
Defina una regla de validación de registro

Una regla de validación de registro es una propiedad de tabla en lugar de una propiedad de campo.
Sólo puede definir una regla de validación de registro para una tabla, pero si quiere aplicar más de
un criterio, puede combinarlos en una expresión usando los operadores Y u O.
La regla de validación de registro se aplica cada vez que ingresa o edita datos en una tabla.
Cuando pasa a otro registro, Access revisa el nuevo registro contra la regla que definió. Al igual que
con las reglas de validación de campo, si define una regla de validación de registro para una tabla
que contiene datos, Access le preguntará si quiere aplicarlo a los datos existentes cuando guarde la
tabla.
Para agregar una regla de validación de datos a una tabla, abra ésta en la Vista Diseño.
1. En el grupo Mostrar u Ocultar de la ficha Diseño, haga clic en el comando Hoja de

propiedades o haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la Vista Diseño y elija
Propiedades del menú contextual, para abrir el panel Hoja de propiedades.
2. Ingrese la expresión de la regla de validación en la propiedad Regla de validación; por
ejemplo, [Fecha de cotización]<[Expira]. Encierre los nombres de campo entre corchetes
para que Access sepa que alude a campos de su tabla.
3. Ingrese el texto que se desplegará cuando se viole la regla en la propiedad Texto de

validación (por ejemplo, La fecha de cotización debe ser anterior a la fecha de
expiración).
Imponga una entrada y evite duplicados

Una de las propiedades de campo es Requerido, que se establece en Sí o No. El valor
predeterminado es No, pero puede cambiarlo a Sí si el campo nunca debe dejarse en blanco. Por
ejemplo, cada registro de empleado debe tener un número de seguro social, de modo que debe
cambiar la propiedad Requerido del campo a Sí.
Puede usar la propiedad Indexado para ayudar a evitar valores duplicados. Un campo de clave
principal de un solo campo requiere valores únicos, pero sólo puede tener uno de esos campos en
una tabla. Para imponer que otros campos contengan valores únicos, cambie la propiedad Indexado
del campo a Sí (Sin duplicados). Si abre la ventana Índices, verá el nuevo índice de un solo campo
con su propiedad Única en Sí. Esto también funciona con índices de varios campos. Una vez que se
ha creado el índice, cambie la propiedad Única en el panel inferior de la ventana Índices a Sí; esto
significa que ninguna combinación de los valores de estos campos puede ser igual.
Maneje campos en blanco

En una base de datos, los campos en blanco pueden plantear un problema si no se manejan
apropiadamente. Es muy importante comprender por qué el campo está en blanco y corregir o evitar
los campos en blanco cuando provocan problemas.
Cómo... Construir reglas de validación

3
Puede establecer más de un criterio en una regla de validación para el mismo campo si los
combina empleando los operadores Y u O. La combinación de dos criterios con el operador
Y exige que se cumplan ambos criterios, mientras que el operador O aceptará que se cumpla
uno de los dos criterios. He aquí algunos ejemplos de reglas de validación, la expresión
correspondiente de Access y un mensaje de Texto de validación apropiado:
Regla Versión de Access Mensaje típico

<>0 <>0 El valor no debe ser cero pero puede ser
negativo.
100 o 200 100 o 200 El valor debe ser 100 o 200.
C* Como “C*” El valor debe empezar con “C” o “c”.
C* o D* Como “C*” o como “D*” El valor debe empezar con “C” o “c” o
con “D” o “d”.
C??t Como “C??t” El valor debe tener cuatro caracteres de
largo, empezar con “C” o “c” y terminar
con “t” o “T”.
>=01/01/04 y <01/01/05 >=#1/1/04# y <#1/1/05# El valor debe localizarse en 2004.
No Pue No “Pue” El campo puede tener cualquier valor,
excepto “Pue”.
Puede usar dos propiedades de campo especiales para controlar la manera en que se manejan
los campos en blanco. La propiedad Requerido determina si es aceptable o no un campo en blanco.
La propiedad Permitir longitud cero, cuando es Sí, le permite cadenas de longitud cero.
Estas dos propiedades funcionan juntas de la manera siguiente:
■ Si quiere tener la posibilidad de dejar el campo en blanco y no preocuparse de la razón por la

que está en blanco, establezca ambas propiedades, Requerido y Permitir longitud cero, en No.
■ Si nunca quiere dejar un campo en blanco, establezca Requerido en Sí y Permitir longitud
cero en No. No puede dejar el campo sin ingresar un valor, aunque sólo sea “No sé” o
“Ninguno”.
■ Si quiere tener la capacidad de saber por qué el campo está en blanco, establezca Requerido
en No y Permitir longitud cero en Sí. Luego dejaría el campo en blanco si la información
no se conoce o ingresaría comillas (“ ”) para indicar que el campo no se aplica al registro
actual (no hay localizador).
■ Si quiere dejar el campo en blanco sólo si sabe que no es relevante para un registro, establezca
ambas propiedades en Sí. En este caso, la única manera de dejar el campo en blanco es
ingresar una cadena de longitud cero al escribir “” u oprimir la barra espaciadora.
Asignación de un valor predeterminado

Si uno de sus campos suele tener el mismo valor (por ejemplo, el campo Ciudad para una lista de
clientes locales) use la propiedad Valor predeterminado para que se ingrese automáticamente el
valor cuando agrega un nuevo registro. Aún puede cambiarlo a uno diferente cuando ingrese datos,
pero como valor predeterminado ahorrará tiempo durante el ingreso de datos, sobre todo si es un
valor largo como Guadalajara o Tuxtla Gutiérrez. Un valor predeterminado recién asignado no
afecta a los valores ya ingresados en la tabla; sólo a las nuevas entradas.
Tiene la opción de asignar un valor predeterminado a cualquier tipo de campo, con excepción
de Autonumérico, Objeto OLE o Datos adjuntos. Para asignarlo, ingrese el valor en la propiedad
Valor predeterminado del campo. El tipo de valor que ingrese dependerá del tipo de datos. El valor
debe adecuarse también a la configuración de la propiedad y a los requisitos del tipo de datos.
Si asigna o cambia un valor de campo predeterminado después de ingresar datos de

Sugerencia registro, cambiará los valores existentes al nuevo valor si oprime CTRL+ALT+BARRA
ESPACIADORA con el punto de inserción en el campo.
Cómo... Probar las reglas

A medida que agrega reglas de validación a una tabla, puede probarlas contra datos existentes
para ver si cualquier de los valores de campo violará la nueva regla. Para ello, en el grupo
Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en el comando Probar reglas de validación o, si la
ventana Diseño no está maximizada, haga clic con el botón derecho en la barra de título de
la ventana Diseño y elija Probar reglas de validación del menú de acceso directo.
Access le advierte que el proceso también revisará las propiedades Requerido y Permitir
longitud cero y podría tomar mucho tiempo y le pregunta si desea hacerlo de todos modos.
Si responde Sí, se le dice que debe guardar el diseño antes de probar las reglas. Elija Sí para
guardar el diseño y continuar la prueba. Si Access no encuentra violaciones, despliega un
mensaje, que le indica que los datos son válidos para las reglas que ha definido. Si se encuentra
una violación, Access detiene la revisión y despliega un mensaje indicando cuál regla se violó
y le pregunta si quiere que continúe con la prueba de reglas. Luego también puede generar una
consulta para encontrar cualquier registro que viole la regla.
Consulte el capítulo 7 para conocer más información acerca de la generación de consultas.
Copie la estructura de una tabla existe

Si ya tiene una tabla con una estructura similar a la que necesita ahora, ahorrará tiempo al copiar la
estructura a una nueva tabla sin los datos. Luego cambie los nombres de campo y las propiedades,
según sea necesario.
Para copiar la estructura sin abrir la tabla:
3
1. Haga clic con el botón derecho en el nombre de tabla existente, en el Panel de exploración,
y seleccione Copiar, del menú de acceso directo.
2. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del grupo Tablas, en el Panel de
exploración, y seleccione Pegar del menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Pegar
tabla como.
3. Ingrese un nombre para la nueva tabla, elija Estructura solamente y luego haga clic en el
botón Aceptar.
La nueva tabla hereda las propiedades de campo de la tabla original.

Ahora que ya sabe cómo construir tablas y definir los campos que contienen, en el siguiente
capítulo verá cómo relacionar las tablas en una base de datos relacional.
Relacione tablas
Capítulo 4
Cómo…
■ Definir una relación
■ Ver todas las relaciones
■ Modificar y eliminar relaciones
■ Imprimir las relaciones de base de datos
S e obtienen muchas ventajas al relacionar las tablas de una base de datos. Al principio de la
lista se encuentra la reducción en la redundancia de los datos. Al tener una sola copia de cada
parte de la información no sólo se reduce el espacio en disco requerido, sino también se acelera
el procesamiento y se ayuda a evitar errores causados por datos inconsistentes. Sólo necesita
actualizar los datos en un lugar y están disponibles para todos los formularios y los informes.
Por ejemplo, la tabla Clientes contiene el nombre completo, la dirección, el número telefónico
y otra información de los clientes. También tiene un campo único Id de cliente. La tabla Órdenes
de trabajo tiene toda la información del trabajo, además del campo Id de cliente, que sirve como
la clave externa que relaciona el trabajo con el cliente. Al relacionar las dos tablas con el campo Id
de cliente, puede acceder a la información de ambas tablas. Cada cliente puede estar vinculado con
más de un trabajo con el campo Id de cliente.
Puede definir relaciones entre tablas en cualquier momento, pero el mejor momento es cuando
las tablas son nuevas y no contienen datos. Cuando diseña la base de datos, un paso importante es
decidir sobre las relaciones entre las tablas y descubrir los campos que pueden tener en común.
Defina una relación

Para definir una relación entre dos tablas, especifique cuáles campos tienen en común las tablas. En
una relación uno a varios, al campo en la tabla principal se le denomina tabla primaria y debe ser la
clave principal de la tabla o un índice único. Al campo de la tabla secundaria se le denomina clave
externa y no es necesario que tenga un valor único dentro de la tabla secundaria; sin embargo, la
recuperación de datos es más rápida si la tabla secundaria está indexada por la clave principal.
La definición de las relaciones entre las tablas en el nivel de la tabla mantiene

Nota activas las relaciones y facilita el uso de la base de datos. Tiene la opción de vincular
dos tablas temporalmente en una consulta cuando quiere obtener información de
más de una tabla, pero se prefiere la relación permanente; más adelante, puede
romperla, si es necesario.
Use la ventana Relaciones

La ventana Relaciones tiene todas las herramientas que necesita para definir relaciones de base de
datos y trabajar con ellas. Para abrir la ventana Relaciones, en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha
Herramientas de base de datos, haga clic en el comando Relaciones.
CAPÍTULO 4: Relacione tablas 81
Si no se han definido relaciones en la base de datos actual, el cuadro de diálogo Mostrar tabla
aparece en la ventana Relaciones. Este cuadro de diálogo despliega una lista de todas las tablas y
consultas de la base de datos actual.
Si ya ha examinado las relaciones entre tablas en esta base de datos, Access va

Nota directamente a la ventana Relaciones sin desplegar el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Para abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en el grupo Relaciones de la
ficha Diseño, haga clic en el comando Mostrar tabla.
Para agregar las tablas que quiera relacionar a partir de la lista del cuadro de diálogo Mostrar
tabla, haga algo de lo siguiente:
■ Haga doble clic en el nombre de la tabla o seleccione la tabla y haga clic en el botón
Agregar.
■ Para seleccionar varias tablas adyacentes, seleccione la primera tabla que habrá de incluirse,
luego mantenga oprimida la tecla mayús mientras selecciona la última tabla que habrá de
incluirse, y haga clic en el botón Agregar. Si los nombres de tabla no son adyacentes en la
lista, mantenga oprimida la tecla ctrl, mientras selecciona los nombres.
■ Haga clic en la ficha Consultas para agregar una consulta a la ventana Relaciones. Una
consulta limita los registros de una o más tablas a un subconjunto específico, dependiendo
de los criterios que haya establecido.
■ Haga clic en la ficha Ambas para tener acceso a una lista combinada de tablas y consultas.
Cuando haya agregado todas las tablas y consultas que quiera para trabajar con la ventana
Relaciones, haga clic en Cerrar.
Recorra la ventana Relaciones

La ventana Relaciones muestra las listas de campos de las tablas que ha elegido. Las listas
despliegan el campo de clave principal con un icono de llave. Use las barras de desplazamiento
para ver todos los campos, o cambie el tamaño de un cuadro de lista de campos al arrastrar el borde
inferior para ver más nombres, o el borde derecho para ver completos los nombres de los campos.
También puede arrastrar los cuadros de lista de campos por la ventana para tener una mejor
visualización. En el siguiente diagrama, aparecen cuatro tablas de Reparaciones Caseras Técnicas
en la ventana Relaciones. Sólo existen relaciones entre las primeras tres.
Antes de seguir adelante con la relación entre tablas, eche un vistazo a los comandos del grupo
Relaciones de la ficha Diseño.
■ Mostrar tabla abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
■ Ocultar tabla elimina del diseño la tabla seleccionada.
■ Mostrar relaciones directas despliega las relaciones de la tabla seleccionada.
■ Todas las relaciones despliega todas las relaciones de la base de datos actual.
■ Cerrar cierra la ventana después de preguntar si quiere guardar los cambios hechos al
diseño.
4
Dibuje la línea de relación
No podría ser más fácil relacionar dos tablas. Simplemente se arrastra un campo (por lo general,
la clave principal) y se coloca en el campo correspondiente (la clave externa) de la otra tabla, o
viceversa. No es necesario que los nombres de campo sean iguales pero, por lo general, resulta
indispensable que sean del mismo tipo y contengan el mismo tipo de información. Si trata de
imponer integridad de referencias, los campos deben ser del mismo tipo de datos. Si los campos
están en los campos numéricos, también deben tener la misma propiedad Tamaño de campo. Vea la
sección, “Imponga integridad referencial” en la página siguiente para conocer más información.
Una excepción se aplica al requisito de hacer que coincidan los tipos de datos cuando relaciona
un campo Autonumérico o Número. Un campo Autonumérico con la propiedad Nuevos valores
establecida en Incrementos puede vincularse con un campo Número de entero largo. Los valores
Autonumérico se almacenan como números de cuatro bytes, de modo que para que la clave
principal tenga un valor coincidente, debe contener un número del mismo tamaño (un Entero largo).
He aquí cómo relacionar la tabla Empleados con la tabla Órdenes de trabajo por Id de
empleado:
1. Haga clic en el campo Id de empleado, en la lista de campos de Empleados, y arrástrelo al

campo Trabajador principal de la lista de campos de Órdenes de trabajo.
2. Coloque el campo vinculado en la tabla secundaria. Se abrirá el cuadro de diálogo
Modificar relaciones.
Tome en cuenta que Access reconoce esta relación como uno a varios, porque uno
Sugerencia de los campos es una clave principal y el otro no. Si ambos campos fueran claves
principales, Access reconocería la relación como uno a uno. Si ningún campo es una
clave principal ni tiene un valor único, Access llama a la relación Indeterminada.
3. Compruebe los nombres de campo que relacionan las tablas y luego haga algo de lo
siguiente:
■ Si quiere cambiar el campo en cualquier lado de la relación, seleccione un campo diferente

de la lista desplegable de campos bajo el nombre de la tabla.
■ Si quiere agregar otra relación entre las mismas tablas, pero que relacionen dos campos
diferentes, muévase a una fila vacía en la cuadrícula, haga clic en el botón hacia abajo y
luego elija de la lista de cada tabla. Por ejemplo, relacione el campo Id de empleado con el
campo Trabajador principal, además del campo Supervisor, en la tabla Órdenes de trabajo.
■ Si ha elegido la clave principal equivocada, elija Cancelar, en el cuadro de diálogo
Modificar relaciones, e inicie de nuevo en la ventana Relaciones.
Si escribe las primeras letras del nombre del campo en la cuadrícula del cuadro de
Sugerencia diálogo Modificar relaciones, Access rellenará el resto por usted.
4. Para completar la relación, elija Crear y regrese a la ventana Relaciones. En la figura 4-1 se
muestra la ventana Relaciones con el nuevo vínculo dibujado entre las tablas.
5. Repita el procedimiento anterior para dibujar la línea de relación del campo Id de empleado,
en la lista de campos de Empleados, al campo Supervisor, en la lista de campos de Órdenes
de trabajo.
Imponga integridad referencial

La integridad referencial es un conjunto opcional de reglas que mantiene una base de datos
completa, y sin extremos sueltos. Garantiza que los registros sean válidos y que la base de
Cómo... Relacionar dos o más claves

principales
Si necesita crear relaciones de una tabla principal con dos o más claves principales en la misma
tabla, Access creará instancias adicionales de la tabla en la ventana Relaciones. No es necesario
que tenga dos copias de la tabla en la base de datos (sólo en el diseño de las relaciones). En la
figura 4-2 se muestra la ventana Relaciones con tres copias de la tabla Empleados con el campo
de clave principal Id de empleado relacionado con las claves externas Supervisor, Trabajador
principal y Asistentes, en la tabla Órdenes de trabajo.
FIGURA 4-1 Se dibuja una nueva línea de relación entre las dos tablas.
datos permanecerá exacta y completa a medida que se ingresan, editan o eliminan. No pueden
existir registros relacionados sin uno principal. Cuando quiera que Access imponga la integridad
referencial en la relación que está definiendo, marque Exigir integridad referencial en el cuadro de
diálogo Modificar relaciones.
Para resumir las reglas básicas de integridad que Access puede imponer:
■ No puede ingresar un registro secundario para el que no exista un registro principal (en este
caso, iniciar una orden de trabajo sin un cliente).
■ No puede eliminar un registro principal si aún existen registros secundarios relacionados (lo
que significa eliminar un cliente antes de que el trabajo se complete).
■ No puede cambiar un registro secundario, de modo que su clave externa no tenga una
coincidencia en su tabla principal (cambiar el campo de cliente en un registro de orden de
trabajo con un cliente no existente).
■ No puede cambiar el valor de la clave principal en una tabla principal, siempre y cuando
registros relacionados estén en la tabla secundaria (en otras palabras, cambiar un vínculo de
cliente antes de que se termine la orden de trabajo).
FIGURA 4-2 Una tabla está relacionada con tres campos en otra tabla.
Antes de que pueda establecer integridad referencial, debe asegurarse de que cumple las
siguientes condiciones:
■ El campo coincidente en la tabla principal es la clave principal, o por lo menos tiene un

valor único, como un campo Autonumérico.
■ Los campos relacionados son del mismo tipo de datos, excepto por los campos
autonuméricos relacionados con campos Número, como se mencionó antes.
■ Ambas tablas están en la misma base de datos de Access. Puede establecer integridad
referencial entre las tablas vinculadas, siempre y cuando ambas estén en formato de Access
y pueda abrir la base de datos que contiene las tablas vinculadas.
Ahora han quedado disponibles dos opciones que le permiten sobreescribir algunas
restricciones: Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros
relacionados. Cuando marca estas opciones, puede realizar las operaciones de eliminación y
actualización que normalmente no estarían permitidas.
Si las tablas ya violan una de las reglas, como cuando se encuentran campos
Nota relacionados que no son del mismo tipo de datos. Access despliega un mensaje que
explica la violación y no aplica la imposición.
Con ambas opciones marcadas, si elimina un registro de la tabla principal o cambia uno de los
valores de la clave principal, Access hará cambios equivalentes a la tabla secundaria para preservar
la integridad referencial. Si una de estas opciones no está marcada y trata de cambiar el campo de
clave principal o elimina el registro principal cuando los registros secundarios aún existen, Access
despliega un mensaje de advertencia.
La opción Actualizar en cascada los campos relacionados le permite cambiar el valor en el

campo de clave principal de la tabla principal, y Access cambia automáticamente el valor de la
clave principal en la tabla secundaria, para que coincida. Por ejemplo, si cambia el valor de Id
de cliente en la tabla Clientes, todos los registros de ese cliente en cualquier tabla relacionada se
actualizarán automáticamente al nuevo valor. Esta opción preserva la relación.
Si la clave principal de una tabla sirve como vínculo a más de una tabla, debe
Nota establecer la propiedad Actualizar en cascada los campos relacionados para cada
una de las relaciones.
La opción Eliminar en cascada los registros relacionados le permite eliminar un registro

principal. Luego, Access elimina automáticamente todos los registros secundarios relacionados.
Cuando trata de eliminar un registro desde la tabla principal de una relación con esta opción
seleccionada, Access le advierte que se eliminarán este registro y los de las tablas relacionadas.
Puede ser peligroso establecer la propiedad Eliminar en cascada los registros

Precaución relacionados. Si elimina registros utilizando una consulta de eliminación, Access
eliminará automáticamente los registros válidos relacionados sin desplegar la
advertencia.
Cree una relación uno a uno

Es probable que en ocasiones quiera almacenar información de un empleado en un lugar separado,
a partir de las piezas principales de información. Por ejemplo, tal vez tenga datos de un empleado
como nombre, dirección y número de seguro social disponibles ya en una tabla pero mantenga
otros datos como el currículum y el historial del empleado en otra tabla. Estas dos tablas están
relacionadas por sus claves principales empleando una relación uno a uno, porque sólo un registro
de cada tabla coincide con un registro en la otra tabla.
Para relacionar dos tablas en una relación uno a uno, haga lo siguiente:
1. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el
comando Relaciones.
2. Si las tablas que quiere relacionar no aparecen en la ventana Relaciones, haga clic en el
comando Mostrar tabla.
3. Seleccione cada tabla del cuadro de diálogo Mostrar tabla y haga clic en Agregar; luego
elija Cerrar.
4. Arrastre el campo de clave principal de una tabla y colóquelo en el campo de clave de la
otra tabla. No importa en qué dirección vaya, se crea la misma relación uno a uno.
Especifique el tipo de combinación

Una de las herramientas más importantes de Access es la consulta que extrae y combina datos de
más de una fuente. Por ejemplo, tal vez quiera ver cuánto tiempo dedica cada empleado a un trabajo
para cada cliente actual. Para ello, necesita información de las tablas Órdenes de trabajo, Empleados
y Clientes. Una vez que se hayan extraído los datos, la consulta agrega las horas para registros con
empleados y clientes coincidentes.
Cuando defina la relación, también puede especificar el tipo de combinación que quiera para
las tablas. El tipo de combinación especifica cuáles registros desplegar en una consulta basada en las
tablas relacionadas, cuando no corresponden de manera exacta. Por ejemplo, ¿quiere que el registro
del cliente sólo aparezca si hay registros de orden de trabajo correspondientes o quiere ver todos los
registros de clientes aunque no haya órdenes de trabajo relacionadas?
Nota El tipo de combinación no afecta la relación; simplemente le indica a Access cuáles

registros incluir en los resultados de la consulta.
Para modificar la relación entre las tablas Empleados y Órdenes de trabajo y establecer el tipo de
combinación:
1. En la ventana Relaciones, haga clic con el botón derecho en la parte media de la línea de
relación que une la tabla Empleados con la tabla Órdenes de trabajo y elija Modificar relación
del menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
2. Haga clic en el botón Tipo de combinación para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación.
4
3. Seleccione la opción 2 como tipo de combinación para esta relación, porque quiere ver todos
los registros del empleado, aunque no tengan registros relacionados en la tabla Órdenes de
trabajo. Observe que el texto de explicación es específico de las tablas que ha relacionado.
4. Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
5. Haga clic en el botón Aceptar en el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Comprensión de las combinaciones

Puede especificar tres tipos de combinaciones con el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación:
■ La opción 1 sólo incluye registros donde las tablas primaria y secundaria tiene los
mismos valores en los campos de vinculación (sin registros huérfanos ni principales
sin secundarios). A esto se le llama combinación interna, y es el tipo de combinación
predeterminado.
■ La opción 2 incluye todos los registros de la tabla de la izquierda, aunque no haya
valores correspondientes en la otra, y sólo los registros coincidentes de la tabla de la
derecha. A esto se le denomina combinación externa izquierda (todos los registros
principales, incluidos los secundarios, pero sin huérfanos).
■ La opción 3 es lo opuesto de la opción 2 e incluye todos los registros de la tabla de
la derecha y sólo los registros coincidentes de la tabla de la izquierda. A esto se le
denomina combinación externa derecha (todos los registros secundarios pero no
principales sin secundarios). Si se ha impuesto la integridad referencial, no habrá
secundarios sin principales.
Derecha e izquierda aluden a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar
relaciones, no en el diseño.
Si selecciona la combinación externa, una flecha de una punta en la línea de relación señala
a la tabla cuyo valor debe coincidir para incluirse en los resultados de la consulta. En una
relación uno a varios, el lado “uno” se considera la tabla de la izquierda y el lado “varios” es la
tabla de la derecha.
En la figura 4-3 se muestra el diseño completado para tres tablas en una base de datos que
registra los datos de cotización, las órdenes de trabajo, los clientes y los empleados. Las relaciones
que incluyen integridad referencial muestran un 1 en el lado “uno” y un signo de infinito (∞) en
el lado “varios”. Las relaciones sin exigencia de integridad referencial aparecen como líneas con
pequeños puntos en los extremos. Las líneas de relación sin exigencia de integrid ad referencial
aparecen como líneas con pequeños puntos en cada extremo. Las líneas de relación sin flechas
representan combinaciones internas. Una flecha en una línea de relación significa que la
combinación es externa y la flecha apunta hacia la tabla cuyos valores deben coincidir para incluirse
en los resultados de consulta. La relación entre las tablas Datos de cotización y Órdenes de trabajo
es una combinación externa izquierda con integridad referencial exigida.
No está impuesta la Combinación externa izquierda con Unión interna con integridad
integridad referencial integridad referencial impuesta referencial impuesta
FIGURA 4-3 Este diseño contiene ahora cuatro tablas relacionadas.

Guarde el diseño de relaciones
Todas las relaciones se guardan cuando las crea. También puede guardar la disposición de las listas
de campos en la ventana Relaciones (el diseño). Guardar el diseño no tiene efecto en las tablas de
la base de datos. Para guardar el diseño, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la
ventana Relaciones (excepto en una lista de campos) y luego elija Guardar diseño, en el menú de
acceso directo de Relaciones.
Si ha hecho cambios en el diseño y trata de cerrar la ventana Relaciones sin guardar el diseño,
Access le pregunta si desea guardarla. Si quiere descartar los cambios, elija No. Cuando abra de 4
nuevo la ventana Relaciones, se desplegará el diseño previamente guardado.
Use el panel Lista de campos

Una vez que haya agregado tablas a su base de datos, es hora de construir su relación. O si ya ha
creado algunas relaciones pero necesita más, puede hacer esto usando el panel Lista de campos. Por
ejemplo, tal vez quiera agregar otro campo a la tabla Órdenes de trabajo al que asignará el nombre
de asistentes adicionales. Para ello, abra la tabla Órdenes de trabajo en la Vista Hoja de datos y abra
la lista de campos de la manera siguiente:
1. Con la tabla abierta en la Vista Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas de la ficha
Hoja de datos, haga clic en el comando Agregar campos existentes.
2. Encuentre la tabla en el panel Lista de campos que contiene los datos que desee usar en
la relación (en este caso, Empleados). Las tablas aparecen en la lista como disponibles a
partir de tablas relacionadas o no relacionadas. Luego haga clic en el signo de más que se
encuentra a la izquierda del nombre de la tabla para ver la lista completa de campos de esa
tabla.
3. Haga clic en el campo Id de empleado y arrástrelo a la hoja de datos. Coloque el campo
cuando aparezca la línea de inserción. Se abre el cuadro de diálogo Asistente para
búsquedas, mostrando el campo Id de empleado en la lista Campo seleccionado.
4. Querrá ver el nombre del empleado en lugar del ID, de modo que seleccione Apellido y
haga clic en la flecha hacia la derecha y luego en el botón Siguiente.
5. Omita las opciones de ordenación al hacer clic en Siguiente, aceptar la opción Ocultar la
columna clave y haga clic en Siguiente.
6. Ingrese un nuevo nombre para el campo de búsqueda, como Personal, y haga clic en
Finalizar.
7. Cierre el panel Lista de campos y, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Herramientas
de base de datos, haga clic en Relaciones. En la figura 4-4 se muestra la nueva relación
entre la tabla Empleados y la tabla Órdenes de trabajo.
FIGURA 4-4 Construcción de una nueva relación empleando el panel Lista de campos.
Vea y edite relaciones

Tiene una opción de ver todas las relaciones que ha establecido en su base de datos o sólo las que
se relacionan con una tabla específica. En la ventana de la base de datos, abra la ventana Relaciones
como antes y, en el grupo Relaciones, de la ficha Diseño, haga algo de lo siguiente:
■ Para ver todas las relaciones de la base de datos actual, haga clic en el comando Mostrar
todas las relaciones.
■ Para ver sólo las relaciones de la tabla seleccionada en la ventana de la base de datos, haga 4
clic en el comando Mostrar relaciones directas.
Si aparecen todas las relaciones en la ventana Relaciones y quiere ver sólo las relaciones de una
tabla, haga lo siguiente:
1. Limpie el diseño al hacer clic en el comando Borrar diseño, del grupo Herramientas, y haga
clic en Sí para confirmar la acción.
2. Haga clic en el comando Mostrar tabla, haga doble clic en el nombre de la tabla, en el
cuadro de diálogo Mostrar tabla, y luego haga clic en Cerrar.
3. En la ventana Relaciones, haga clic en el comando Mostrar relaciones directas.
Todas las tablas relacionadas con la primera se agregan al diseño y se muestran las líneas de
relación.
Oculte o elimine una tabla

Si la ventana Relaciones se llena demasiado, puede ocultar temporalmente una tabla o eliminarla
por completo del diseño. Para ocultar la tabla, seleccione la tabla y, en el grupo Relaciones, haga
clic en Ocultar tabla, o haga clic con el botón derecho en la tabla y elija Ocultar tabla, del menú
de acceso directo. La próxima vez que vea la ventana Relaciones, todas las tablas reaparecerán, a
manos que guarde el diseño sin los cambios.
Para eliminar la tabla del diseño, seleccione la tabla y oprima supr, o haga clic en el comando
Eliminar, del grupo Registros, de la ficha Inicio. Esto sólo afecta al despliegue del diseño y no
elimina la relación ni la tabla de la base de datos.
Para restaurar el diseño de las relaciones a su organización anterior, cierre la ventana sin
guardar los cambios. Cuando vuelva a abrir la ventana, regresará el diseño anterior. Si quiere
mantener abierta la ventana y restaurar las relaciones, haga clic en el comando Mostrar todas las
relaciones, del grupo Relaciones.
Modifique o elimine una relación

Las relaciones no son inamovibles. Habrá ocasiones en que necesitará hacer algunos cambios, como
modificar el campo de vinculación o modificar el tipo de la combinación. Puede usar la misma
ventana Relaciones para editar una relación que usó para crear una.
Para modificar una relación existente:
1. Abra la ventana Relaciones como antes.

2. Si no ve la relación que quiere cambiar, elija Mostrar tabla del menú Relaciones, haga doble
clic en la tabla faltante y elija Cerrar.
3. Haga doble clic en la línea de relación o haga clic con el botón derecho en la línea y elija
Modificar relación, del menú de acceso directo, para abrir el cuadro de diálogo Modificar
relaciones.
4. Haga los cambios que desee, y luego haga clic en el botón Aceptar.
Para eliminar una relación, haga clic en la línea de combinación, para seleccionarla, y oprima
supr. También puede hacer clic con el botón derecho en la línea y elegir Eliminar, del menú de
acceso directo.
Access le pide confirmación antes de eliminar de manera permanente la relación, sin importar
cuál método use.
Al oprimir SUPR con una tabla seleccionada, sólo se elimina la tabla del diseño; si lo
Nota hace con la línea de relación seleccionada, se elimina permanentemente la relación
entre las tablas.
Cambie un diseño de tabla en la ventana Relaciones

Tal vez necesite hacer un cambio en el diseño de una tabla para poder crear la relación que quiere.
Por ejemplo, la clave principal podría ser un campo Texto y la clave externa uno Número. Este diseño
puede bastar, a menos que quiera imponer integridad referencial, lo que requiere el mismo tipo de
datos en ambos lados. Puede abrir el diseño de la tabla secundaria y cambiar el tipo de datos a Texto.
Si ya ha establecido una relación entre las tablas, debe eliminarla antes de que pueda cambiar el
diseño de la tabla. También es probable que quiera agregar un índice secundario en la clave externa
de la tabla secundaria, para agilizar el procesamiento.
Para cambiar a la vista Diseño de tabla desde la ventana Relaciones, haga clic con el botón
derecho en la barra de título del cuadro de lista de campos y elija Diseño de tabla, del menú de
acceso directo. Cuando haya terminado de cambiar el diseño de tabla, guarde los cambios y cierre
la ventana; luego se le regresará automáticamente a la ventana Relaciones.
Imprima las relaciones

La documentación siempre es útil, sobre todo si trabaja con varias bases de datos o se desarrollan
aplicaciones de otras. Una vez que haya definido todas las relaciones de la base de datos, es fácil
documentar la estructura gráficamente, al imprimirla.
Para imprimir el diagrama de relaciones de la tabla:
1. En la ventana Relaciones, haga clic con el botón derecho en un área vacía y elija Mostrar
todo.
2. Cuando aparezcan todas las tablas del diseño, en el grupo herramientas, de la ficha Diseño,
haga clic en el comando Informe de relación. En la figura 4-5 se muestra el diseño impreso
de las relaciones de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
FIGURA 4-5 Diagrama de relaciones de base de datos impreso.
Tal vez necesite ejecutar Configuración de página y reducir los márgenes de la

Sugerencia izquierda y la derecha o cambiar la orientación horizontal para poder imprimir todo
el diagrama en una página.
Si quiere información más precisa acerca de las relaciones que ha establecido en la base
de datos, incluidos atributos como integridad referencial y el tipo de relación, puede usar el
Documentador de base de datos, una de las herramientas analíticas de Access. Consulte el capítulo
14 para obtener información acerca del uso del Documentador de base de datos y otras herramientas
de análisis.
Ingrese
Capítulo 5 y edite datos
Cómo…
■ Ingresar nuevos datos
■ Personalizar la entrada de datos
■ Cambiar el aspecto de la hoja de datos
■ Editar datos en una tabla
■ Buscar y reemplazar datos
U na vez que haya encontrado cómo distribuir sus datos y que haya construido las tablas que los
contienen, es hora de ingresar datos y ponerse a trabajar. En el último capítulo vio algunas
características de diseño que mantienen a su base de datos libre de errores. En este capítulo se
analizan más herramientas que pueden bloquear errores de datos y agilizar el proceso de entrada de
datos.
Ingrese nuevos datos

Cuando abre una nueva tabla, ésta aparece en la Vista Hoja de datos, lista para el ingreso de datos.
Para agregar un nuevo registro, haga algo de lo siguiente:
■ En el grupo Registros, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Nuevo.

■ Haga clic en el botón Nuevo registro (vacío) en la barra de navegación de registros.
■ Haga clic con el botón derecho en un cuadro de selector de registros en el extremo
izquierdo de la fila y elija Nueva registro, del menú de acceso directo.
■ Haga clic con el botón derecho en el botón Vista Hoja de datos, en la esquina superior
izquierda de la hoja de datos, y elija Nuevo registro, del menú de acceso directo.
También puede simplemente desplazarse hacia abajo, al registro en blanco, en el

Sugerencia extremo de la tabla, y empezar a escribir.
Cuando el punto de inserción se mueva a un campo vacío, escriba los datos. Si ha especificado un
formato de despliegue personalizado, el valor ingresado se adaptará al formato cuando se mueva a la
siguiente columna. Si ha creado una máscara de entrada para el campo, la máscara aparecerá cuando
ingrese al campo. Consulte la sección Agregue máscaras de entrada personalizadas, en páginas
posteriores de este capítulo, para conocer detalles acerca de las máscaras de entrada, y la manera en
que se comparan con los parámetros de formato de despliegue definidos en el diseño de la tabla.
Puede ingresar datos de fecha/hora en cualquier formato válido con sus parámetros de idioma;
Access los convertirá al formato que haya especificado en la propiedad de campo. Sin embargo,
no trate de ingresar fracciones decimales en campos numéricos que están definidos como enteros,
porque perderá los decimales al redondear el equivalente entero.
Copie y mueva datos

Access proporciona algunos métodos abreviados para ingresar datos repetitivos al copiar o mover
datos existentes. Puede copiar o mover todos los datos de un registro a otro o a campos individuales,
CAPÍTULO 5: Ingrese y edite datos 99
o puede mover o copiar elementos específicos empleando el grupo de comandos Portapapeles, en la
ficha Inicio. También puede desplegar el panel lateral del portapapeles y usarlo para copiar y pegar
elementos.
Cuando reúne elementos al copiarlos o cortarlos de su origen, se colocan en el portapapeles de
Office, que es compartido por todos los programas de Office. Se trata de un panel de tareas que puede
contener hasta 24 elementos con vistas previas del texto o las imágenes que se han copiado. Puede
pegarlos en un nuevo lugar de manera individual o como grupo. Si coloca un vigesimoquinto elemento
en el portapapeles, se elimina el primero. Si no ve el panel Portapapeles, haga clic en el lanzador del
panel de tareas Portapapeles, de la ficha Inicio, que se encuentra junto al nombre del grupo.
5
Lanzador del panel de tareas Portapapeles
El primer elemento del portapapeles de Office también se encuentra en el portapapeles de

Windows, y puede pegarlo en casi cualquier otro programa de Windows. De manera similar, al
cortar o copiar de un programa que no es de Office, se coloca un elemento en el portapapeles de
Windows (véase la figura 5-1), y puede pegarlo en cualquier programa de Office, incluido Access.
■ Para pegar un elemento seleccionado del portapapeles, coloque el punto de inserción en

el lugar en que quiera pegarlo, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto al
elemento y elija Pegar, del menú contextual.
■ Para eliminar un elemento del portapapeles, mueva el puntero al elemento, haga clic en la
flecha hacia abajo que se encuentra junto al elemento y luego elija Eliminar, del menú.
■ Para cerrar el panel Portapapeles, haga clic en el botón Cerrar, que se encuentra en la
esquina superior derecha.
■ Para desplegar más adelante el portapapeles, haga clic de nuevo en el lanzador del panel de
tareas Portapapeles.
■ Para pegar todos los elementos en el mismo documento, haga clic en Pegar todo, en el panel
Portapapeles.
El botón Opciones, que se encuentra en la parte inferior del panel, le da control sobre
el comportamiento del portapapeles. Estas opciones incluyen Mostrar automáticamente el
portapapeles de Office, Mostrar portapapeles de Office al presionar ctrl+c dos veces, Recopilar sin
mostrar el portapapeles de Office, Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas
y Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar. También puede mover, cambiar el tamaño o
cerrar el panel usando la flecha hacia debajo de la barra de título Portapapeles.
Copie y mueva dentro de la misma tabla

Puede copiar o mover uno o más registros dentro de la misma tabla. Una vez que copie un registro,
puede agregarlo a la tabla o reemplazar un registro existente con el que ha copiado.
FIGURA 5-1 Copia de elementos al portapapeles
Para copiar un registro dentro de la misma tabla:
1. Seleccione el registro que quiera copiar, al hacer clic en el selector de registro (el pequeño
cuadro gris que se encuentra a la izquierda del registro).
2. En el grupo Portapapeles, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Copiar (u oprima
ctrl+c).
3. Haga clic en el selector de registros del registro que desee reemplazar, y haga clic en el
comando Pegar (u oprima ctrl+v).
4. Si quiere agregar la copia como un nuevo registro, en lugar de reemplazar uno existente,
seleccione el registro vacío en la parte inferior de la hoja de datos, luego haga clic en
Pegar (u oprima ctrl+v). También puede hacer clic con el botón derecho en el registro
seleccionado y elegir Pegar, del menú de acceso directo.
Access trata de guardar el registro copiado cuando sale de él. Si la tabla tiene una clave
principal o un índice único, Access no le permitirá dejar el nuevo registro hasta que haya
reemplazado el valor duplicado con uno único.
Si el campo de clave principal es un tipo de datos Autonumérico, Access aumenta

Sugerencia automáticamente el número en lugar de copiar el número original (otra buena razón
para usar un campo Autonumérico como clave principal).
Para copiar más de un registro, haga lo siguiente:
1. Seleccione todos los registros que quiera copiar antes de hacer clic en el comando Copiar. 5
2. Cuando se reemplacen registros, seleccione el mismo número de los registros existentes que
haya colocado en el portapapeles, y luego haga clic en Pegar.
3. Para anexar nuevos registros a la tabla, en lugar de reemplazar los existentes, seleccione la
nueva fila vacía en la parte inferior de la hoja de datos, haga clic en la flecha hacia abajo del
comando Pegar y elija Pegar datos anexados.
Access le pide confirmación cuando trata de pegar varios registros.

Si la tabla tiene una clave principal o un índice único que no es Autonumérico, no podrá
pegar varios registros sino hasta que elimine la clave o el índice. A diferencia de pegar un solo
registro, Access crearía registros con valores duplicados en el campo. Si lo intenta, Access pone sus
objeciones al desplegar el mensaje de información que se muestra aquí.
Si sólo quiere repetir el valor de un solo campo en el siguiente registro, mientras está
Sugerencia ingresando datos en un nuevo registro, no necesita pegarlo en el portapapeles. Puede
copiar rápidamente el valor al oprimir CTRL+’ (apóstrofo) después de moverse al
campo.
Si quiere mover uno o más registros en lugar de crear otra copia de los datos en el registro,
haga clic en Cortar, en lugar de Copiar. Esto elimina por competo el registro y lo coloca en el
portapapeles. Luego use el mismo proceso de pegado o de pegado de datos anexados que se
describió antes para copiar registros. Si ha impuesto integridad referencial, tal vez vea un mensaje
acerca de una violación de ésta cuando elimine un registro.
Copie y mueva datos de otra tabla

Si quiere copiar o mover registros de otra tabla, seleccione los registros en la tabla de origen y haga
clic en Copiar o Cortar. (Si hace clic en Cortar, se le pedirá que confirme que desea eliminar el
registro o los registros de la tabla de origen.) Cambie a la hoja de datos de destino y seleccione la
fila en blanco que se encuentra en la parte inferior de la hoja de datos. Cuando hace clic en Pegar,
los nuevos registros se agregan a la hoja de datos de destino.
Cómo... Corregir problemas de pegado

Cuando ocurren errores durante una operación de pegado, Access despliega una etiqueta
inteligente junto al registro en que ocurrió el error. Al hacer clic en él, se despliega un menú en
que se indica la razón por la que ocurrió el error al pegar y se presentan varias opciones para que
decida cuál acción se debe realizar.
Las opciones posibles son Especifique un valor nuevo, Convertir los datos de esta columna
al tipo de datos tipo en que (tipo es el tipo de datos aceptado en la columna de destino), y
Ayuda con los tipos de datos y formatos.
He aquí algunos de los problemas que podría encontrar cuando trata de pegar datos en una
hoja de datos:
■ Los valores son incompatibles con los tipos de datos de destino.

■ El valor es demasiado largo para el campo de destino.
■ El destino se encuentra en una columna oculta. Vea la sección “Inmovilice y oculte
columnas”, en páginas posteriores de este capítulo, para conocer información acerca de
las columnas ocultas.
■ Un valor viola uno de los parámetros de propiedades del campo de destino. Por
ejemplo, está tratando de pegar un valor de texto en un campo Fecha/Hora.
Los campos en los registros copiados se pegan en el mismo orden en que aparecen
Precaución en la hoja de datos original, sin importar los nombres de campo. Tal vez necesite
reorganizar las columnas en la hoja de datos de destino antes de pegar, para
que correspondan con los campos entrantes. Los tipos de datos o los tamaños
inconsistentes entre los datos entrantes y los registros de destino pueden ocasionar
problemas.
Si quiere reemplazar ciertos registros en la hoja de datos de destino con registros de otra tabla,
seleccione los registros que quiera reemplazar antes de hacer clic en Pegar. Para anexar registros de
una tabla en la hoja de datos existente, elija Pegar datos anexados, como antes. Si la tabla de origen
tiene más campos que la de destino, no se pegarán los campos excedentes. 5
Inserte imágenes
La tabla Empleados de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas tiene un campo reservado
para las fotografías de gafete de los empleados. El campo Fotografía de gafete es un tipo de datos
de objeto OLE (Object Linking and Embedding, vinculación e inserción de datos) y almacenará
un archivo que contiene la fotografía digitalizada. Las fotos de Fotografía de gafete son Objetos
OLE creados por un escáner y combinadas en archivos de imagen como .tif, .gif o .pcx. Debido a
que no se espera que las fotografías cambien, se insertan en una tabla. Además, representan el valor
almacenado en el campo Fotografía de gafete, que significa que están unidas a los registros de la
tabla.
Es mejor que deje los objetos que espera que se editen a menudo en el programa de
Sugerencia origen y los vincule con su tabla. Puede almacenar el nombre de ruta o el nombre de
archivo de la imagen u otros objetos en un campo Texto; así no tendrá que volver a
importarlo cuando ocurran los cambios.
Para insertar una imagen en el campo Fotografía de gafete:
1. Coloque el punto de inserción en el campo Fotografía de gafete, haga clic con el botón
derecho en el campo y elija Insertar objeto, del menú de acceso directo.
2. En el cuadro de diálogo para inserción de objetos, elija Crear desde archivo.
3. Escriba la ruta y el nombre del archivo de imagen en el cuadro Archivo, o haga clic en
Examinar y busque el objeto.
4. Después de ingresar el nombre de archivo, elija Aceptar para insertar la imagen en el
campo.
Cuando regrese a la Vista Hoja de datos, el campo contendrá la palabra “Paquete”. Para ver la
imagen, en el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en el comando Formulario. En la figura
5-2 se muestra un registro de empleado con la fotografía del gafete insertada.
El formulario se ha reformado ligeramente para mostrar la fotografía completa.

Nota
FIGURA 5-2 Visualización de una fotografía insertada en un registro.

Tal vez necesite hacer doble clic en el objeto agregado para activar el programa de
Sugerencia origen OLE asociado con ese tipo de archivo, antes de que pueda ver la imagen.
Inserte hipervínculos
Un hipervínculo es una conexión a un objeto en la misma base de datos de Access, o en otra,
un documento creado en otro programa, un documento de Internet o su intranet local. El campo
hipervínculo contiene la dirección del objeto de destino, y cuando hace clic en él, salta al
hipervínculo. Si el objeto es el producto de otra aplicación, ésta se inicia automáticamente.
En la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, la tabla Órdenes de trabajo contiene un 5
campo de hipervínculo que vincula con los dibujos de ingeniería para esa orden de trabajo. Los
dibujos escaneados se guardan como archivos .gif en la misma carpeta que la propia base de datos.
Defina la dirección del hipervínculo

La dirección de un hipervínculo puede contener hasta cuatro partes, separadas por un signo de
número (#), como en
desplegartexto#dirección#subdirección#informaciónpantalla
de la que sólo se necesita la dirección. Si quiere que el hipervínculo salte a un lugar específico en el
objeto de destino, también se necesita una subdirección.
■ La parte desplegartexto es opcional y puede desplegarse en el campo, en lugar de la

dirección real. Si no incluye texto de despliegue, aparecerá en cambio la dirección o la
subdirección del hipervínculo.
■ La dirección es un localizador de recursos uniformes (URL, Uniform Resource Locator),
como una dirección Web, o una ruta de convención de asignación universal de nombres
(UNC, Universal Naming Convention) al documento. Una ruta absoluta empieza con
\\ y describe la ubicación exacta en el sistema o la red de área local (LAN, Local Area
Network). Una ruta relativa está relacionada con la ruta actual o la ruta base especificada
en las propiedades de base de datos. Es necesaria una dirección, a menos que agregue una
subdirección que señale a un objeto en la base de datos actual.
■ La subdirección contiene una ubicación con nombre dentro del objeto de destino, como un
marcador en un documento de Word, una diapositiva determinada en una presentación de
PowerPoint, o un rango de celdas en una hoja de cálculo de Excel.
■ La parte informaciónpantalla es el texto que aparece cuando coloca el puntero sobre el
hipervínculo. Si no especifica una información en pantalla, se despliega la dirección.
Los dibujos escaneados para el campo Dibujos de Órdenes de trabajo están almacenadas en la
carpeta Reparaciones Caseras Técnicas de la base de datos. Use la herramienta Insertar hipervínculo
para ingresar la dirección de hipervínculo:
1. Haga clic con el botón derecho en el campo Dibujo de la hoja de datos de Órdenes de
trabajo y luego señale Hipervínculo en el menú de acceso directo. Luego, elija Hipervínculo
| Modificar hipervínculo para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
Explorar el Web
Subir una carpeta Buscar archivos
2. Haga clic en el botón Archivo o página Web existente, bajo Vincular a, si aún no está
seleccionado. Luego haga algo de lo siguiente:
■ Escriba la ruta al archivo de dibujo en el cuadro Dirección; por ejemplo c:\Mis

documentos\McGrawHill\chimenea.gif.
■ Si ha accesado antes el destino de este hipervínculo, puede seleccionarlo de la lista de
Archivos recientes o Páginas consultadas.
■ Haga clic en el botón Buscar archivos (la carpeta abierta) y localice el archivo en el
cuadro de diálogo Vincular a archivo y haga clic en el botón Aceptar.
3. De regreso en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, ingrese el texto que quiera que
se muestre en el campo en lugar de la dirección en el cuadro Texto. Por ejemplo, podría
ingresar Chimenea.
4. Si quiere mostrar información de
pantalla, haga clic en el botón Info.
en pantalla e ingrese el texto en el cuadro
de diálogo Establecer información en
pantalla para hipervínculo, y luego haga
clic en Aceptar.
5. Haga clic en el botón Aceptar para
terminar de insertar el hipervínculo y regrese a la hoja de datos Órdenes de trabajo
donde aparecerá el hipervínculo en el campo Dibujo. Cuando coloque el puntero sobre el
hipervínculo, verá la información en pantalla.
6. Haga clic en el hipervínculo para probarlo; se abre la Galería de imágenes de Microsoft (o

cualquier programa que maneje los archivos .gif), desplegando el dibujo de la chimenea
escaneado, como se muestra en la figura 5-3.
Edite y elimine hipervínculos

La edición de una dirección de hipervínculo es un poco diferente de la edición del texto normal,
porque si hace clic en la dirección, salta al destino. Hay dos maneras de editar la dirección:
■ Haga clic con el botón derecho en el hipervínculo, señale Hipervínculo en el menú

contextual y luego haga clic en Modificar hipervínculo en el menú contextual; luego, edite
la dirección directamente en el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo.
■ Oprima tab para ir al campo y oprima f2 para cambiar al modo de edición. Para ver la
dirección completa, oprima mayús+f2 para abrir el cuadro Zoom.
FIGURA 5-3 Visualización del destino del hipervínculo Chimenea.
Para eliminar un hipervínculo de un campo, haga clic con el botón derecho en el hipervínculo
y elija Cortar en el menú contextual. También puede señalar Hipervínculo en el menú contextual y
luego hacer clic en Quitar hipervínculo. Si quiere eliminar todas las direcciones de hipervínculo que
ha insertado en un campo, elimine el campo del diseño de la tabla.
Adjunte archivos a un campo

Para agregar un archivo a un campo Datos adjuntos, abra la tabla en la Vista Hoja de datos y haga
doble clic en el campo Datos adjuntos. Aparece el cuadro de diálogo Datos adjuntos, desplegando
una lista de archivos que ya tienen nombre, como datos adjuntos. Este cuadro de diálogo se usa para
agregar o eliminar datos adjuntos, abra uno de los datos adjuntos en su programa nativo, o guarde
cambios que les haya hecho.
1. Haga clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Elegir archivo.
2. Recorra las carpetas para encontrar uno o más archivos que quiera adjuntar al campo.
3. Seleccione el archivo o los archivos y haga clic en Abrir para regresar al cuadro de diálogo
Datos adjuntos.
4. Después de adjuntar todos los archivos que necesite, haga clic en el botón Aceptar para
regresar a la hoja de datos.
De regreso a la Vista Hoja de datos, verá el icono de clip seguido por el número de archivos que
se han adjuntado al campo.
Si quiere buscar los datos adjuntos directamente desde la tabla de Access, necesita el
Nota programa que originó el archivo instalado en su sistema, o que por lo menos lo soporta.
Personalice la entrada de datos

Access ofrece muchas herramientas que le ayudan a mejorar la eficiencia y exactitud de la inserción
de datos. Algunos minimizan el proceso, otros le ayudan en la navegación por una hoja de datos o
le dan acceso a símbolos especiales. Por ejemplo, las máscaras de entrada guían al usuario con la
entrada de datos y ayudan a evitar los errores en el ingreso de datos, mientras que los campos de
búsqueda ofrecen una lista de valores válidos para selección.
Agregue máscaras de entrada personalizadas

Una máscara de entrada es una propiedad de campo similar a la propiedad Formato, que estableció
en el diseño de la tabla, pero con un objetivo diferente. Una máscara de entrada despliega un
blanco para relleno al insertar datos, mientras que un formato se usa para desplegar datos de campo
con un aspecto consistente. La configuración de la propiedad Formato afecta la manera en que se
despliegan los datos después de ingresarlos y no ofrece control ni guía para los datos que se están
ingresando. Las máscaras de entrada pueden usarse con campos Texto, Número, Fecha/Hora y
Moneda. Un Asistente para máscara de entrada le ayuda con los campos Texto y Fecha/Hora.
Regrese al capítulo 3 para conocer información acerca de la propiedad Formato del

Nota campo.
Para decidir entre una propiedad Formato y una Máscara de entrada, use las siguientes
directrices:
■ Si solamente quiere asegurarse de que los valores de campo tienen el mismo aspecto
cuando se despliegan, use la propiedad Formato, para especificar el aspecto deseado.
■ Si quiere guiar el ingreso de datos y asegurarse de que se introducen de manera apropiada,
use la máscara de entrada.
Una máscara de entrada aparece antes del ingreso de cualquier dato, cuando el punto de
inserción alcanza el campo. La máscara despliega vacíos para relleno con caracteres literales como
separación. Cuando usa una máscara de entrada, puede asegurarse de que los datos cumplirán las
especificaciones que usted impone al limitar el número de espacios para relleno. Dependiendo de
los códigos que use en la máscara, puede dejar algunos espacios para relleno en blanco, pero sólo
puede ingresar un número de caracteres igual o menor al de los espacios.
Para crear una máscara de entrada con el Asistente para máscara de entrada:
1. Mueva el punto de inserción al campo en la Vista Diseño. Por ejemplo, el campo Número
telefónico en la tabla Clientes.
2. Haga clic en la propiedad Máscara de entrada, y luego en el botón Generador (…).
3. Seleccione una máscara en el cuadro de diálogo Asistente para máscara de entrada, como se
muestra en la figura 5-4, y haga clic en Siguiente.
4. Puede hacer cambios a la máscara, como cambiar el marcador de posición que se despliega
como blancos para relleno (la opción predeterminada es un carácter de línea de subrayado).
Luego haga clic en Siguiente.
5. Elija almacenar los caracteres literales con los datos, si lo desea, al agregarlos al cuadro 5
de texto Máscara de entrada. Esto usa más espacio en disco, pero los símbolos ya están
disponibles cuando quiera usar el valor en el formulario o el informe.
6. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente.
Máscara de entrada para el campo del número telefónico
Si tiene un campo personalizado cuya máscara de entrada no es parte del repertorio de la

Asistente para máscara de entrada, puede crear fácilmente su propia máscara de manera manual
empleando símbolos especiales. Éstos son marcadores de posición que especifican cuáles entradas
FIGURA 5-4 Elección de las máscaras de entrada prediseñadas.
se necesitan y definen el tipo de caracteres que pueden ingresarse en cada posición de la máscara.
Incluso puede agregar una máscara personalizada a la lista del asistente de máscaras de entrada
predefinidas. No puede crear una máscara de entrada para los campos Memo, Autonumérico, Sí/No,
Objeto OLE, Datos Adjuntos ni Hipervínculo.
Para construir manualmente una máscara de entrada, ingrese los caracteres deseados
directamente en la propiedad Máscara de entrada del campo, en la Vista Diseño. En la tabla 5-1
se describen los símbolos que puede usar en una máscara de entrada y se indica si requieren una
entrada en esa posición.
He aquí algunos ejemplos de los efectos de las máscaras de entrada:
Máscara de entrada Descripción Valor válido de ejemplo

00000-9999 Usa el cero para representar entradas 92118-2450 o 92118-
obligatorias. Los 9 son opcionales
(999) AAA-AAAA Permite letras o dígitos. El código (301) 555-CALL
de área es opcional.
!>L0L 0L0 Convierte todas las letras a N0C 1H0
mayúsculas y llena la máscara de
izquierda a derecha
>L<?????????? Convierte la letra inicial obligatoria Enriqueta
en mayúsculas. Todos los demás
caracteres son opcionales y se
convierten en minúsculas.
>LL0000-000 Convierte las dos letras obligatorias BT5430-115
en mayúsculas, y es seguido por los
siete dígitos obligatorios
Símbolo Entrada ¿Entrada obligatoria?
0 Despliega un dígito (de 0 a 9) sin signo ⫹ o ⫺. Los espacios en Sí
blanco se muestran como ceros
9 Despliega un dígito sin signo ⫹ o ⫺. Los espacios en blanco se No
muestran como ceros
# Despliega un dígito sin signo ⫹ o ⫺. Los espacios en blanco se No
muestran como espacios
L Despliega una letra (de la A a la Z) Sí
? Despliega una letra No
A Despliega una letra o un dígito Sí
5
a Despliega una letra o un dígito No
& Despliega cualquier carácter o espacio Sí
C Despliega cualquier carácter o espacio No
< Convierte letras en minúsculas N/A
> Convierte letras en mayúsculas N/A
! Rellena la máscara con los caracteres que el usuario escribe en la N/A
máscara, de izquierda a derecha. Puede aparecer en cualquier lugar
de la máscara
\ Trata el siguiente carácter como una literal N/A
TABLA 5-1 Símbolos de máscara de entrada
Para hacer un cambio en una de las máscaras prediseñadas del asistente, seleccione primero la
máscara en el cuadro de diálogo Asistente para máscara de entrada. Haga clic en Modificar y siga
adelante, como lo hizo en los ejemplos anteriores, para realizar los cambios deseados.
Cree campos de búsqueda

Un campo de búsqueda es una herramienta de Access que agiliza la inserción de datos y la hace
más exacta. Un campo de búsqueda despliega una lista de valores de la cual se puede escoger. El
tipo más común de campo de búsqueda, llamado lista de búsqueda, obtiene sus valores de una tabla
o consulta existente. La ventaja de este tipo de campo de búsqueda es que las tablas en realidad
están relacionadas y, a medida que cambia la lista de origen, quedan disponibles los valores actuales
en el campo de búsqueda.
El segundo tipo de campo de búsqueda obtiene sus valores de una lista en que escribe cuando
crea el campo. Este tipo es conocido como lista de valores y se usa mejor cuando la lista está
limitada a unos cuantos valores que no cambian con frecuencia, como una lista corta de categorías
de productos o estatus de empleado.
Puede agregar cualquier tipo de campo de búsqueda en las vistas Diseño y Hoja de datos. Si ya
existe el campo en el diseño de tabla y quiere cambiarlo por un campo de búsqueda, debe cambiar
el tipo de datos en la Vista Diseño. Para agregar un nuevo campo de búsqueda a una tabla, haga algo
de lo siguiente:
■ En la Vista Diseño, agregue una nueva fila de campo y seleccione Asistente para búsquedas,
de la lista Tipo de datos.
Cómo... Crear una máscara de entrada

personalizada
Si tiene un campo que suele aparecer en sus tablas o formularios, como el código postal
de Canadá, puede crear una nueva máscara de entrada y guardarla en la lista de máscaras
predefinidas del Asistente para máscara de entrada, de la manera siguiente:
1. En la Vista Diseño de la tabla, haga clic en la propiedad Máscara de entrada para el

campo, luego haga clic en el botón Generador, para abrir el cuadro de diálogo Asistente
para máscaras de entrada.
2. Haga clic en Modificar. El cuadro de diálogo Asistente para personalizar máscaras de
entrada muestra la máscara de entrada de Número telefónico.
3. Haga clic en el botón de navegación Nuevo registro (vacío) en la parte inferior del
cuadro de diálogo para mostrar un formulario en blanco.
4. Ingrese una descripción de la nueva máscara, la propia máscara, el símbolo que desea
usar como marcador de posición, y un ejemplo del tipo de datos que trata de ingresar
en el campo.
5. Seleccione Texto/Independiente, como Tipo de máscara. Estará completa la definición
de la máscara de entrada del código postal canadiense.
6. Haga clic en Cerrar. Aparece la nueva definición en la lista de máscaras predefinidas.

■ En la Vista Hoja de datos, haga clic en la columna que se encuentra a la derecha del lugar
en que desee que entre el nuevo campo Búsqueda, luego en el grupo Campos y columnas de
la ficha Hoja de datos, haga clic en el comando Columna de búsqueda.
Ambos métodos inician el Asistente para búsquedas, que despliega una serie de cuadros de
diálogo en que se especifican los detalles del campo Búsqueda. En el primer cuadro de diálogo,
decida cuál tipo de campo de búsqueda se creará: una lista de búsqueda que se relaciona con una
tabla o una consulta, o una lista de valores en que usted escribe.
Especifique una columna de búsqueda

Como ejemplo de definición de un campo de búsqueda que obtiene valores de otra tabla, insertemos 5
un nuevo campo en la tabla Órdenes de trabajo de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
La información de Órdenes de trabajo será más fácil de ingresar y leer si se usa un campo de
búsqueda para los campos Supervisor, Trabajador principal y Ayudante. Se desplegará Apellido,
pero se almacenará el Id de empleado.
Tal vez se le pida que elimine relaciones entre tablas antes de que pueda cambiar el
Nota campo por uno de búsqueda.
Para agregar un campo de búsqueda a la tabla Órdenes de trabajo:
1. Abra la tabla Órdenes de trabajo en la Vista Diseño e inserte un campo llamado Supervisor
entre Fecha de terminación y Trabajador principal, eligiendo el tipo de datos Asistente para
búsquedas.
2. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas, elija la primera opción,
Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta. Haga clic en
Siguiente.
3. Seleccione Tabla: Empleados de la lista de tablas y haga clic en Siguiente. También podría
seleccionar una consulta como origen de los valores.
4. En el cuadro de diálogo siguiente, haga doble clic en los campos Id de empleado y
Apellido, en la lista de campos disponibles de la tabla Empleados (véase la figura 5-5).
Haga clic en el botón Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, puede especificar el orden de los campos en la lista de
búsqueda. Haga clic en el botón Siguiente.
6. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 5-6) se muestra el aspecto que tendrán
los valores de campo en la columna de búsqueda. Arrastre la orilla derecha del encabezado
de columna para ajustar el ancho, si es necesario. También marque la opción Ocultar la
columna clave (se recomienda), para que no sea necesario ver el valor de clave de Id de
empleado, sino sólo el apellido. Si no tiene datos en la columna aún, acepte el ancho de
columna predeterminado y haga clic en Siguiente.
7. Acepte el nombre Supervisor como columna de búsqueda y haga clic en Finalizar. Access
le pide que guarde la tabla para que la relación se complete.
8. Elija Sí. Access lo regresa a la Vista Diseño de la tabla.
FIGURA 5-5 Selección de los campos para la búsqueda.
FIGURA 5-6 Cambio del aspecto de la columna de búsqueda.

El Asistente para búsquedas estableció las propiedades para el nuevo campo con base en sus
selecciones en los cuadros de diálogo, lo que puede ver en la ficha Búsqueda del panel Propiedades
de campo.
Eche un vistazo a las propiedades de Búsqueda, que especifican el aspecto y el comportamiento

del campo de búsqueda cuando aparece en una hoja de datos o un formulario. A medida que hace
clic en cada propiedad de la ficha Búsqueda, revise la descripción en el panel de la derecha.
La tabla Órdenes de trabajo muestra el nuevo campo de búsqueda usado para localizar nombres
de empleado en la tabla Empleados. El campo de búsqueda vincula la tabla Empleados con la tabla
Órdenes de trabajo mediante el campo Id de empleado. El apellido del empleado se despliega,
mientras que la clave externa (Id de empleado) no se despliega sino que se almacena en el campo.
Especifique una lista de búsqueda

Una lista de valores aceptables puede ser útil cuando se ingresan datos en la tabla Empleados.
Debido a que sólo unos cuantos valores son válidos en el campo Tipo, es un buen candidato para
mejoramiento. Inicie el Asistente para búsquedas, como antes, y en el primer cuadro de diálogo del
archivo, elija la segunda opción, Escribiré los valores que desee. Luego pase al siguiente cuadro de
diálogo, que se muestra aquí, donde ingresará los valores para la lista.
La propiedad Origen de la fila, del campo Tipo, de la ficha Búsqueda, muestra ahora la lista de
valores que escribió, en lugar de una instrucción SELECT.
Cambie el aspecto de la hoja de datos

Las propiedades de la hoja de datos incluyen el diseño de los campos y registros (el orden en que
aparecen los campos, la dimensión de las filas y columnas y los encabezados de columna). Otras
propiedades son el tamaño y el estilo de la fuente, los colores del texto, el fondo y los efectos
especiales de celda, como bordes con relieve o sin relieve.
También puede tener la opción de ocultar de la vista algunos campos, si los datos no deben ser 5
visibles para todos los usuarios de la base de datos. Por último, si tiene demasiados campos para
ver a la vez en la pantalla, puede mantener uno o más campos clave a la izquierda, para que cierta
información siempre esté visible mientras se desplaza.
Todos estos cambios en el aspecto de la hoja de datos también pueden aplicarse a

Nota hojas secundarias de datos.
Mueva y cambie el tamaño de columnas y filas

Access despliega los campos de datos en columnas en el mismo orden en que aparecen los campos
en el diseño de la tabla, a menos que cambie el orden de la columna. Como opción predeterminada,
todas las columnas son del mismo ancho, de modo que no podría ver el nombre de campo completo
o el valor. Otras columnas tal vez sean más anchas de lo necesario y desperdicien espacio de
pantalla. Las filas también tienen una altura estándar. Puede cambiar cualquier de estas propiedades
de hoja de datos, empleado los elementos de la propia hoja de datos.
Líneas de cambio Selectores Líneas de cambio de

de tamaño de fila de campo tamaño de columna
Reorganice las columnas

Para mover una columna, haga clic en el selector de campo. Luego haga clic de nuevo en él; el
puntero tomará la forma de una flecha con un pequeño rectángulo. Arrastre la columna a la posición
deseada.
A medida que se mueve por la columna, una línea oscura vertical se mueve con él, mostrándole
donde está por el momento el límite izquierdo de la columna que se mueve. Suelte el botón del
ratón para cambiar la posición de la columna. El cambio de la posición relativa de una columna
en la hoja de datos no tiene efecto en el aspecto del campo en el diseño de la tabla ni en la manera en
que se almacenan en el disco.
Cambie el ancho de la columna

Hay tres maneras de cambiar el ancho de la columna:
■ Arrastre la línea de cambio de tamaño que se encuentra en el borde derecho del botón
selector del campo.
■ Haga doble clic en la línea de cambio de tamaño de columna, para que se amolde al
contenido.
■ Establezca el ancho preciso en un cuadro de diálogo.
Si arrastra el borde derecho hasta el extremo izquierdo, la columna desparece. Ésta
Sugerencia es una manera de ocultar una columna. Aprenderá más acerca del ocultamiento de
columnas en la sección Inmovilice y oculte columnas.
Si necesita especificar un ancho de columna de manera más precisa, puede establecer el ancho
exacto en el cuadro de diálogo Ancho de columna, después de seleccionar una o más columnas, si
emprende una de las siguientes acciones:
■ En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Más y elija Ancho de columna, del
menú contextual.
■ Haga clic con el botón derecho en el selector de campo y elija Ancho de columna, del menú
de acceso directo.
Luego escriba un nuevo valor en el cuadro de texto Ancho de columna o haga clic en Ajuste
perfecto. Esta opción cambia el tamaño de la columna o las columnas seleccionadas para ajustarse
a la cadena de datos más larga del campo o el texto en el encabezado de columna, lo que sea más
largo.
Cambie la altura de una fila

Puede cambiar el ancho de una columna individualmente; sin embargo, todas las filas tienen el
mismo alto; por ello, cuando cambia el alto de una, cambia el de todas.
Para cambiar la altura de la fila:
1. Mueva el puntero a cualquiera de las líneas de cambio de tamaño de la fila, en el área del
selector de registros.
2. Cuando el puntero tome la forma de un signo de más con flechas, haga clic en la línea y
arrastre hasta que las filas alcancen la altura deseada.
3. Suelte el botón. Todas las filas tendrán la misma altura.
Para establecer una altura de fila más exacta, en el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic
en el comando Más y elija Alto de fila, del menú contextual, para abrir el cuadro de diálogo Alto 5
de la fila. (El punto de inserción puede estar en cualquier lugar de la hoja de datos.) También puede
hacer clic con el botón derecho en una fila seleccionada o un selector de filas y elegir Alto de la
fila, del menú de acceso directo. El cuadro de diálogo Alto de la fila es similar al cuadro de diálogo
Ancho de la columna, excepto que no hay una opción Ajuste perfecto. El alto se mide en puntos; el
alto predeterminado depende del tamaño de fuente predeterminado.
Inmovilice y oculte columnas

Otras dos propiedades de una hoja de datos se relacionan con el despliegue. La inmovilización
de una columna mantiene los datos en la pantalla mientras se desplaza a la derecha para ver otros
campos en un registro largo. El ocultamiento de una columna evita que los datos se desplieguen en
la hoja de datos. Una vez más, ninguna de estas propiedades cambia la manera en que se almacenan
los datos, sólo el despliegue.
Inmovilice y libere columnas

Cuando inmoviliza una columna en la pantalla, la columna y su contenido se mueven
automáticamente a la izquierda de la hoja de datos y se mantienen en la pantalla mientras usted se
desplaza a la derecha.
Para inmovilizar una columna, haga clic con el botón derecho en el encabezado de columna y
elija Inmovilizar columnas, del menú de acceso directo.
Para inmovilizar varias columnas adyacentes, selecciónelas todas antes de elegir Inmovilizar
columnas. Si quiere inmovilizar columnas no adyacentes, hágalo de una en una en el orden que
quiera que aparezcan a la izquierda de la pantalla. Access las moverá de una en una a la izquierda de
la hoja de datos. Para dejar de inmovilizar las columnas, haga clic en Más, en el grupo Registros,
de la ficha Inicio, y elija Liberar, del menú contextual.
Por desgracia, Access no regresa la columna inmovilizada y liberada a la posición

Sugerencia en que estaba antes de que la inmovilizara y se pasará a la izquierda. Tiene que
regresarla usted mismo, o cerrar la tabla sin guardar los cambios en el diseño, si
quiere restaurar el orden original.
Oculte y muestre columnas

Si su tabla contiene información que no es relevante para la actividad actual, tal vez no quiera que
ocupe espacio en la pantalla. En este caso, puede ocultar una o más columnas de la vista. Una vez
más, esto sólo cambia el aspecto de la hoja de datos, no los datos reales que están almacenados en
la tabla. Para ocultar una columna, haga clic con el botón derecho en una columna seleccionada
o en el selector del campo y elija Ocultar columnas, del menú de acceso directo. La columna
desaparece de inmediato de la pantalla. Si quiere ocultar columnas adyacentes, selecciónelas
todas primero. Si quiere ocultar columnas no adyacentes, puede cambiarlas de posición para
que sean adyacentes, y luego ocultarlas como grupo, o simplemente ocultarlas de una en una. El
menú contextual Más, del grupo Registros, también proporciona comandos para ocultar y mostrar
columnas.
Si trata de copiar o mover registros a una hoja de datos que tiene columnas ocultas,
Nota los datos no se ingresarán y tendrá errores de pegado. Asegúrese de mostrar todas
las columnas ocultas antes de tratar de copiar o mover registros.
Para regresar las columnas ocultas al despliegue de la hoja de datos, haga clic con el botón
derecho en cualquier encabezado de columna y elija Mostrar columnas, del menú de acceso directo.
El cuadro de diálogo Mostrar columnas aparece con una lista de todos los campos de la hoja de
datos. Las marcas de verificación junto a los nombres indican los campos que están actualmente a
la vista. Si un campo no muestra una marca de verificación, se encuentra oculto. Para regresar un
campo al despliegue de la hoja de datos, marque la casilla junto a su nombre. Elija Cerrar cuando
haya regresado al despliegue todos los campos que desee.
Mientras está mostrando columnas con el cuadro de diálogo Mostrar columnas,

Sugerencia puede ocultar columnas al mismo tiempo al quitar las marcas junto a las columnas
que desee ocultar.
Cambie la fuente
Access usa Calibri de 11 puntos como fuente predeterminada para sus bases de datos. Esta
configuración de fuente aplica a todos los caracteres de la hoja de datos (datos y leyendas por
igual). Tal vez quiera reducir el tamaño de la fuente para obtener más datos en la pantalla o
agrandarla para hacerla más visible, si un grupo estará viendo la pantalla desde una distancia corta.
El alto de la fila y los anchos de la columna se ajustan automáticamente para acomodar los cambios
de la fuente.
Para cambiar la fuente de la hoja de datos, en el grupo Fuente de la ficha Inicio, haga clic en la
flecha hacia abajo que se encuentra junto a la configuración de fuente actual y elija una fuente de
la lista. Puede usar los otros comandos del grupo Fuente para seleccionar el tamaño, la alineación,
los efectos especiales y los colores de la fuente.
Color de Formato de Color de resaltado
fuente hoja de datos del texto
Color de Líneas de Color de fondo o de

relleno división relleno alterno
Cambie las líneas de división y las celdas

Ahora viene la parte divertida: hacer algunos cambios impactantes al aspecto de la hoja de datos
con colores y efectos especiales. Las líneas de división (las líneas horizontales y verticales que
separan la hoja de datos en filas y columnas) se despliegan como opción predeterminada, pero
puede eliminar las líneas verticales, horizontales o ambas. También puede aplicar efectos especiales
de coloración para filas alternas en la hoja de datos.
Las celdas son los cuadros que se encuentran en la intersección entre filas y columnas. Además
de cambiar el aspecto de las líneas de división, puede aplicar efectos especiales a las celdas para
que aparezcan con o sin relieve.
Para cambiar estas propiedades de la hoja de datos, utilice los siguientes comandos del grupo 5
Fuente, de ficha la Inicio:
■ Haga clic en el comando Líneas de división y elija mostrar líneas de división horizontales,
verticales o ninguna.
■ Haga clic en el comando Color de fondo o de relleno alternativo para seleccionar colores de
fila de la paleta. Cada fila alterna mostrará el color del fondo.
Al hacer clic en uno de los comandos de color se despliega una paleta de colores de la cual
elegir. A medida que hace cambios con el grupo Fuente, los efectos combinados se muestran en la
propia hoja de datos. Si no le gustan los resultados, cierre la hoja de datos sin guardarlos.
Para hacer más cambios en el formato de hoja de datos, haga clic en el botón Formato de hoja
de datos, que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo Fuente. Se abre el cuadro de
diálogo Formato de hoja de datos; allí puede elegir otros varios parámetros como el efecto de celda
y los estilos de línea.
A medida que hace cambios, se despliega una muestra de los resultados en el panel Ejemplo.
Cuando esté satisfecho con el aspecto, haga clic en el botón Aceptar. Para guardar el nuevo aspecto
de la hoja de datos, guarde el diseño con la tabla.
Establezca las opciones predeterminadas de la hoja de datos

Para guardar el aspecto de la nueva hoja de datos, guarde el diseño con la tabla. Para crear un
diseño de hoja de datos personalizado, que habrá de usarse con todas las tablas en la base de datos,
necesitará cambiar algunas de las opciones predeterminadas de hoja de datos. Haga clic en el
botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access para abrir el cuadro de diálogo Opciones
de Access. A continuación, haga clic en Hoja de datos, en el panel de la izquierda, para ver las
opciones de vista de hoja de datos, como se muestra en la figura 5-7.
FIGURA 5-7 Establecimiento de las opciones predeterminadas de la hoja de datos.

Entre las opciones predeterminadas se incluyen:
■ Colores predeterminados Despliega una paleta de colores que puede usar para fuente,
fondo, fondo alterno y líneas de división.
■ Modo predeterminado de mostrar cuadrícula Despliega u oculta las líneas de división
horizontal y vertical. Las líneas de división aparecen desplegadas en el conjunto de colores
en el cuadro Colores predeterminados.
■ Efecto de celda predeterminado Especifica uno de los tres efectos de celda: Sin relieve,
con Relieve o Bajo relieve.
■ Ancho de columna predeterminado Establece el ancho estándar para todas las columnas 5
en la hoja de datos.
■ Fuente predeterminada Especifica la fuente, el grosor, el tamaño y el estilo. El texto
aparece en el conjunto de colores en el cuadro Colores predeterminados.
Cambie la definición de tabla

Aunque el mejor lugar para modificar la definición de tabla es la vista Diseño, puede hacer algunos
cambios limitados en la Vista Hoja de datos. Puede agregar o eliminar columnas, además de
cambiar nombres de campo en la Vista Hoja de datos.
Inserte o elimine una columna

Para insertar una columna en la hoja de datos, coloque el punto de inserción en la columna que se
encuentra a la derecha de donde quiere la nueva columna; luego, en el grupo Campos y columnas,
de la ficha Hoja de datos, haga clic en Insertar. Aparece una nueva columna en blanco, y se recorren
las columnas a la derecha. Haga doble clic en el selector de campo, rotulada generalmente Campo1,
y cambie el nombre de la columna con el nombre de campo apropiado.
Si quiere cambiar el tipo de datos que Access asume para el campo, definir una regla
Nota de validación, o cambiar otras propiedades, debe cambiar a la Vista Diseño.
Como se analizó al principio de este capítulo, los comandos del grupo Campos y columnas
ofrecen tres fuentes especiales de columna: Nuevo campo, Agregar campos existentes y Columna
de búsqueda.
■ Al elegir Nuevo campo se abre el panel Plantillas de campos, a la derecha de la hoja de

datos, donde puede elegir la plantilla de campos que se acerque más a lo que necesita.
■ Al elegir Agregar campos existentes se abre el panel Lista de campos, donde puede elegir
campos de otras tablas de la base de datos actual.
■ Al elegir Columna de búsqueda se inicia el Asistente para búsquedas.
Para eliminar una columna en la Vista Hoja de datos, haga clic en cualquier lugar del campo
y, en el grupo Campos y columnas, de la ficha Hoja de datos, haga clic en el comando Eliminar.
Access le advierte que la eliminación será permanente. (Éste es uno de esos casos donde deshacer
no funciona.) Elija Sí para seguir adelante con la eliminación o No para cancelar. Puede eliminar
columnas contiguas al seleccionarlas y luego hacer clic en el comando Eliminar.
No puede eliminar un campo que es parte de una relación sin eliminar primero
Nota la relación. Abra la ventana Relaciones para eliminar la relación o acepte el
ofrecimiento de Access de eliminarla por usted.
Cambie los nombres de campo

En la Vista Hoja de datos, tiene tres maneras de cambiar el nombre de una columna existente.
Los tres métodos colocan el punto de inserción en el texto del nombre de campo, donde puede
reemplazarlo o editarlo. Esté al pendiente de que esto también elimina la leyenda que tal vez haya
especificado.
■ Haga doble clic en el texto en el selector de campo y escriba el nuevo nombre.

■ Seleccione la columna y, en el grupo Campos y columnas, de la ficha Hoja de datos, haga
clic en el comando Cambiar nombre.
■ Haga clic con el botón derecho en el selector de campo y elija Cambiar nombre de
columna.
Inserte o elimine una hoja secundaria

de datos en la Vista Diseño
El nombre de la hoja secundaria de datos es una de las propiedades de la tabla. Si lo prefiere, puede
abrir la Hoja de propiedades de la tabla y cambiar las opciones. Para insertar o eliminar una hoja
secundaria de datos, abra la tabla en la Vista Diseño. Luego haga clic con el botón derecho en
cualquier lugar del diseño de la tabla y elija Propiedades, del menú de acceso directo. También puede
hacer clic en el comando Hoja de propiedades, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño.
Para insertar una nueva hoja secundaria de datos, haga clic en la flecha hacia abajo de la
propiedad Hoja secundaria de datos, y elija una nueva tabla o consulta de la lista.
Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales se establecen
automáticamente con base en las relaciones de objetos. Esas propiedades contienen los nombres de
los campos vinculados en las tablas relacionadas.
Si la nueva hoja secundaria de datos muestra los mismos datos para todas las filas
Sugerencia en la hoja de datos, tal vez no haya especificado correctamente los campos de
vinculación.
Para eliminar la hoja secundaria de datos, elimine el nombre en la propiedad Hoja secundaria 5
de datos. Los datos no se ven afectados y la relación permanece intacta.
Busque y edite datos de registro

Para pasar a otro registro puede usar el comando Ir a, en el grupo Buscar, de la ficha Inicio, o usar
los botones de navegación en la parte inferior de la hoja de datos: Primero, Anterior, Siguiente,
Último o Nuevo. Las teclas tab y flecha a la derecha y flecha a la izquierda también
pueden llevarle a otro campo.
Para cambiar todo el valor de un campo, seleccione el campo e ingrese el nuevo valor. Para
editar sólo parte del valor, cambie al modo de edición, al hacer clic en el campo u oprimir f2.
Una vez que se encuentre en el modo de edición, las teclas flecha a la derecha y flecha a la
izquierda mueven el punto de inserción por los caracteres en lugar de hacerlo entre los campos.
Sabrá que se encuentra en el modo de edición cuando el punto de inserción se

Sugerencia encuentre en el texto y no esté seleccionado todo el valor. Si se selecciona todo el
valor, no se encuentra en el modo de edición.
Localice registros
Si su tabla no contiene una gran cantidad de registros, es probable que encuentre el registro que
quiera al desplazarse hacia abajo por los registros de la hojas de datos o el formulario, sobre todo
si los registros están ordenados por el campo que está buscando. Sin embargo, si su tabla contiene
cientos de registros, ese método consume mucho tiempo, de modo que Access proporciona la
característica Buscar. De esta manera sólo le indica a Access lo que quiere que encuentre, donde, y
cómo buscar el valor. La búsqueda puede aplicarse al valor completo en el campo o sólo a ciertos
caracteres dentro de éste.
Si está buscando valores en una hoja de datos que incluye una hoja secundaria de
Nota datos, o en un formulario con un formulario secundario, Access sólo busca en el
objeto que contiene el punto de inserción.
Busque una coincidencia exacta

Cuando quiera editar un valor especifico en un campo de la tabla, necesita un método para localizar
todos los registros que contienen ese valor. Puede encontrar de uno en uno y hacer los cambios que
quiera o pedir que Access haga los cambios automáticamente.
Para encontrar un registro con un valor específico en uno de los campos, por ejemplo, un
registro con Plomería en el campo Especialidad, debe hacer lo siguiente:
1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar de la columna Especialidad, en la tabla

Empleados, de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
2. En el grupo Buscar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Buscar. Se abre el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar.
3. Ingrese Plomería en el cuadro Buscar.
4. Haga clic en Buscar siguiente. El punto de inserción pasa al siguiente registro con ese valor
(véase la figura 5-8).
FIGURA 5-8 Búsqueda de registros con Plomería en el campo Especialidad.

5. Haga clic de nuevo en Buscar siguiente para encontrar registros posteriores con el mismo
valor en el campo. Después de que Access ha encontrado el último registro que coincide
con el valor, la elección de Buscar siguiente despliega un cuadro de diálogo de información
que indica que no hay más registros con ese valor.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje y haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de
diálogo.
Limite o expanda la búsqueda

Como opción predeterminada, Access sólo busca el campo especificado en todos los registros. En
el cuadro Buscar en, tiene la opción de elegir entre el campo que contiene el punto de inserción o 5
toda la tabla. Al elegir toda la tabla, puede hacer que Access busque el valor en todos los campos
de la tabla. Esto es más lento que limitar la búsqueda a un solo campo, pero resulta práctico
para encontrar valores específicos en todos los campos, sobre todo cuando quiere reemplazar
globalmente un valor con otro. La lista desplegable de la opción Buscar incluye:
■ Todo Es la opción predeterminada; empieza en el registro actual, busca hasta el final de

la tabla y empieza de nuevo en el primer registro, hasta que se han examinado todos los
registros.
■ Arriba Busca del registro actual hasta el primer registro.
■ Abajo Busca todos los registros restantes a partir del registro actual.
La opción Coincidir mayúsculas y minúsculas, cuando se hace clic en ella, trata las mayúsculas
y minúsculas como caracteres diferentes. Por ejemplo, si ingresa el valor plomería en el cuadro
Buscar y marca Coincidir mayúsculas y minúsculas, Access no localizará Plomería. La opción Buscar
los campos con formato, busca el campo con base en el formato desplegado, en lugar del valor
almacenado.
Encuentre una coincidencia que no es exacta

Access ofrece dos maneras de encontrar una coincidencia inexacta en un campo Texto o Memo:
estableciendo la opción Coincidir, para limitar la búsqueda sólo a parte del campo, o usando
comodines en la cadena de búsqueda. Las opciones de Coincidir especifican si requiere una
coincidencia completa y exacta o si acepta una coincidencia con sólo parte del campo. Puede elegir
entre varias opciones:
■ Hacer coincidir todo el campo Ésta es la opción predeterminada y sólo encuentra

registros que contienen valores que coinciden exactamente con la cadena de búsqueda.
■ Cualquier parte del campo Encuentra registros cuyo campo contiene la cadena de
búsqueda en cualquier lugar del campo. Por ejemplo, si quiere encontrar todas las órdenes
de trabajo que tengan la palabra calentador en cualquier lugar de la descripción, le pediría a
Access que encuentra una coincidencia en cualquier lugar del campo.
■ Comienzo del campo Especifica el primero o los primeros caracteres que coincidan con
los valores del campo. Por ejemplo, si quiere localizar registros para todos los clientes cuyo
apellido empieza con A, usaría la opción Comienzo del campo, de la opción Coincidir.
Cómo... Buscar caracteres comodines

El valor del campo que está buscando, tal vez incluya uno de los caracteres que Access
reconoce como comodines, como un asterisco (*), un signo de interrogación (?), un signo de
número (#), un corchete de apertura ([) o un guión (-). Si usa el carácter directamente en una
cadena de búsqueda, Access lo maneja como comodín.
Cuando usa los comodines en una cadena para buscar uno de esos caracteres, debe encerrar
el elemento que está buscando entre corchetes. Por ejemplo, para encontrar un valor que
empieza con ?B, debe usar la cadena [?]B*.
Pero si está buscando un guión junto con otro carácter comodín, debe tratarlo de manera
un poco diferente. Access interpreta un guión como indicación de una secuencia de caracteres
aceptables. Debe poner ese carácter antes o después de todos los demás dentro de los corchetes,
no entre ellos. Si ha colocado un signo de admiración (!) dentro de los corchetes para indicar
una coincidencia que excluya los caracteres dentro de los corchetes, coloque el guión después
del signo de admiración.
Si está buscando un signo de admiración o un corchete de cierre, no necesita usar los
corchetes. Sólo coloque el carácter en la cadena, junto con el resto.
Es posible usar varios caracteres comodines en la cadena de búsqueda para representar uno o
más caracteres. Puede mezclar y hacer coincidir comodines para crear la combinación de búsqueda
que necesita. Casi todos pueden usarse también en consultas y expresiones, como se verá en el
capítulo 7. Revise la tabla 5-2 para conocer maneras adicionales de usar los comodines.
Comodín Coincidencias Ejemplo

* Cualquier cantidad de caracteres b* encuentra base, bien y bienvenido.
? Cualquier carácter individual. b??e encuentra base, bebe, bate, etc.
[] Cualquier dentro de los corchetes. b[aeo]?o encuentra bazo, beso, bozo, pero
no buzo ni búho.
! Cualquier carácter que no se encuentra b[!ae]?o encuentra beso, buzo y búho, pero
en los corchetes. no bazo ni beso.
- (guión) Cualquier carácter en el rango B[a-d]e encuentra bae, bbe, bce y bde.
especificado de caracteres. El rango debe
estar en orden ascendente.
# Cualquier carácter individual numérico. 10# encuentra 100, 101, 102, etc., pero no
10A.
TABLA 5-2 Caracteres comodín.
Los comodines pueden aparecer en cualquier lugar de la cadena de búsqueda en el cuadro
Buscar. Por ejemplo, puede ingresar la cadena [BC]*12## para encontrar todos las direcciones de la
manzana 1200 de cualquier calle que empiece con B o C.
Encuentre campos en blanco

Puede usar Buscar para localizar registros con campos en blanco. Esto es útil cuando ingresa datos
de registro incompletos porque no toda la información está disponible. Luego, cuando llegan más
datos, puede buscar rápidamente los registros que necesita que se llenen.
Para encontrar campos en blanco, ingrese Nulo o Es nulo en el cuadro de texto Buscar. Cuando
Access encuentra un registro con un blanco en el campo, el selector de registros se mueve al 5
registro, pero el campo no se resalta. Cuando cierra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, el
punto de inserción aparece en al campo en blanco, listo para que ingrese datos.
Si ha creado un formato personalizado para un campo Texto o Memo que especifica un cierto
despliegue cuando el campo contiene un valor Nulo y un despliegue diferente cuando contiene una
cadena de longitud cero, tenga cuidado con la manera en que aplica la opción Buscar los campos
con formato.
Además, asegúrese de seleccionar Hacer coincidir todo el campo, en el cuadro Coincidir,
cuando está buscando un valor Nulo o una cadena de longitud cero.
Busque y reemplace datos

Una variación de la característica Buscar es la herramienta Reemplazar, que le permite especificar
el valor que quiera en un campo, en lugar de uno que ya está allí. Las opciones de búsqueda son
las mismas, la única diferencia entre las fichas Buscar y Reemplazar es la adición del cuadro
Reemplazar por, donde escribe el valor de reemplazo. Por ejemplo, para reemplazar todas las
apariciones de la palabra Perdida en el campo Fecha de otorgamiento de Datos de cotización con
las palabras No otorgada.
1. Coloque el punto de inserción en la columna Fecha de otorgamiento.

2. Si ya tiene abierto el cuadro de diálogo Buscar, haga clic en la ficha Reemplazar.
3. Ingrese Perdida en el campo Buscar y No otorgada en el cuadro Reemplazar por.
4. Haga clic en Buscar siguiente, y luego emprenda una de las acciones siguientes:
■ Elija Reemplazar, para reemplazar esta instancia de Perdida. Access reemplaza el valor
y se mueve automáticamente a la siguiente aparición.
■ Elija Buscar siguiente para omitir el reemplazo de esta instancia y pasar a la siguiente.
■ Elija Reemplazar todo para reemplazar todos los valores, sin revisarlos de manera
individual.
5. Access despliega un mensaje cuando termina de buscar los registros. Haga clic en Cancelar
para cerrar el cuadro de diálogo.
Elimine datos
Para eliminar caracteres individuales, puede colocar el punto de inserción en el campo y luego
oprimir supr para eliminar el siguiente carácter, u oprimir retroceso para eliminar el carácter
anterior. Para eliminar todos los datos del campo, seleccione el campo y oprima supr o retroceso.
Puede restaurar caracteres eliminados de un campo al hacer clic en Deshacer, de la barra de
herramientas de acceso rápido de Access.
Para eliminar un registro completo, seleccione el registro y oprima supr. O en el grupo
Registros, de la ficha Inicio, haga clic en la flecha hacia abajo de Eliminar y elija Eliminar registro,
del menú de acceso directo. Un registro eliminado no puede restaurarse, de modo que Access le
previene antes de eliminarlo. Para eliminar varios registros, selecciónelos todos, luego proceda
como se describió antes. Para eliminar un registro sin seleccionarlo, coloque el punto de inserción
en cualquier lugar del registro y haga clic en Eliminar registro.
Si tiene que eliminar una gran cantidad de registros, ahorrará tiempo si usa una
Sugerencia consulta de eliminación. Revise la información del capítulo 8 para conocer más
acerca de esta consulta especial.
Parte II Recupere
y presente
información
Ordene, filtre
Capítulo 6 e imprima
registros
Cómo…
■ Ordenar registros por valores en uno o más campos
■ Filtrar registros
■ Usar la característica Filtro avanzado/Ordenar
■ Eliminar, quitar o guardar un filtro
■ Visualizar una vista previa e imprimir datos de tablas filtrados u ordenados
U na vez que ha almacenado toda la información en las tablas relacionadas de su base de datos,
debe tener la capacidad de recuperar datos específicos y organizarlos de maneras que tengan
sentido. Las características Ordenar y filtrar de Access le ayudan a hacer esto. Ordenar organiza los
registros en un orden específico; filtrar oculta registros. La combinación de estas dos características
le dan la capacidad de desplegar únicamente los registros que desee en el orden en que lo desee.
Ordene registros
Access ordena automáticamente registros por el valor en el campo de clave principal. Durante la
recuperación y presentación de datos, habrá ocasiones en que querrá organizar los registros en un
orden diferente.
En la Vista Hoja de datos, puede ordenar hasta 255 caracteres en uno o más campos, para lograr
un orden dentro de un orden. En la Vista Formulario, los registros sólo pueden ordenarse por un
campo con la característica Ordenar.
En orden ascendente, los campos Sí/No ordenan los Sí primero y luego los No. Use el orden
descendente para invertir este orden. Puede ordenar los campos Memo empleando los primeros 255
caracteres. Access ordena los campos Hipervínculo por Texto (si lo hay) o la dirección. No puede
ordenar los campos Objeto OLE ni Datos adjuntos.
Ordene a partir de un solo campo

Para ver registros agrupados en la Vista Hoja de datos o la Vista Formulario, puede ordenar los
registros con base en el valor de un campo específico. Para ordenar por un solo campo en una hoja
de datos o un formulario, haga clic en el campo a partir del cual desea ordenar, luego en el grupo
Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga algo de lo siguiente:
Descendente Ascendente Filtro Selección
Borrar todos los crite- Aplicar Opciones de filtro

rios de ordenación filtro avanzadas
CAPÍTULO 6: Ordene, filtre e imprima registros 137
■ Haga clic en el comando Ascendente o Descendente.
■ Haga clic con el botón derecho en el campo y elija Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.
Para restaurar los registros a su orden original, en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio,
haga clic en el comando de orden resaltado, o haga clic en el comando Borrar todos los criterios de
ordenación.
Para ordenar los registros de una hoja secundaria de datos, despliegue ésta al hacer
Nota clic en el indicador de expansión (el signo de más que se encuentra en el margen
izquierdo), y luego proceda como con una hoja de datos. Cuando especifique un
orden para una hoja secundaria de datos en la Vista Hoja de datos, todas las hojas
secundarias de ese nivel también se ordenarán de la misma manera.
6
Ordene a partir de dos o más campos
Para ordenar a partir de más de un campo, éstos deben ser adyacentes en la hoja de datos. Access
usa una precedencia de ordenación de izquierda a derecha, de modo que los registros se ordenan
primero por los valores que se encuentran en la columna de la izquierda. Si aparecen valores
duplicados en esa colección, se realiza una segunda ordenación en esos registros por los valores de
la columna siguiente.
Si las columnas que participan en la ordenación no son adyacentes o están en la posición
relativa incorrecta, en la hoja de datos o la hoja secundaria, mueva las columnas antes de ordenar
los registros. Una vez que todas estén en posición, seleccione las columnas a partir de las cuales
quiera ordenar y luego haga clic en uno de los comandos de orden, como se indicó antes, o elija en
el menú contextual.
Cuando ordene registros a partir de dos o más campos, Access realiza una
Nota ordenación “simple”, en que todos los valores de los campos están ordenados de
la misma manera, ya sea ascendente o descendente. Para combinar criterios de
ordenación, debe usar la operación Filtro avanzado/Ordenar que se describe en la
sección Filtre con Filtro avanzado/Ordenar, en páginas posteriores de este capítulo.
O use una consulta, como se describe en el capítulo 7.
Guarde el criterio de ordenación

Si cierra la tabla después de ordenar los registros, Access le pregunta si quiere guardar los cambios
al diseño (lo que incluye el criterio de ordenación). Si responde Sí, guardará el criterio con la tabla;
la siguiente ocasión en que abra la tabla, los registros aparecerán en ese orden. Los campos también
aparecerán en el orden que seleccionó. Si responde No, se guarda la tabla en el orden original, a
partir de la clave principal.
Filtre registros
Cuando quiera ver sólo ciertos registros en su hoja de datos, hoja de datos secundaria o formulario,
puede dejar fuera los que no desee ver con el uso de un filtro. El proceso de filtrado hace eso: revisa
los registros y sólo deja que aparezcan los que cumplen con sus criterios. Un filtro en realidad no
elimina ningún registro, sólo los oculta. Los criterios son un conjunto especificado de condiciones
que limitan el despliegue a un cierto subconjunto de registros.
Hay una diferencia entre encontrar registros y filtrarlos. Cuando ordena que Access encuentre
un registro, el cursor se desplaza al registro especificado, pero deja el resto en la pantalla. Con un
filtro. Los registros que no cumplen con el criterio se eliminan de la pantalla, dejando sólo los que
desea ver.
Access le recuerda que no está viendo toda la tabla. La barra de estado muestra
Nota Filtrado, indicando que se ha aplicado un filtro, y la barra de navegación le da
el número de registros calificados por la palabra (Filtrado). El comando Aplicar
filtro aparece oprimido y la información de herramienta para el botón cambia por
Eliminar filtro.
En Access, tiene cuatro maneras de filtrar registros, dependiendo de las condiciones que desee
establecer y si quiere que los registros se ordenen de una manera particular.
■ Filtros contextuales Están disponibles en los menús contextuales, dependiendo del tipo
de campo.
■ Filtro por selección Deja sólo los registros con el mismo valor que el que seleccionó en
uno de los registros o los registros que no incluyen el mismo valor.
■ Filtro por formulario Revisa los registros con los criterios que ingrese en el esqueleto de
una tabla.
■ Filtro avanzado/Ordenar Le da, además de filtrar, la capacidad de ordenar los registros
por dos o más campos, empleando ordenes diferentes, ascendente o descendente.
Si también quiere ordenar los registros como parte del proceso de filtrado, debe usar Filtro
avanzado/Ordenar. Sin embargo, puede ordenar los resultados de otros tipos de filtros después de
aplicar el filtro, al hacer clic en uno de los comandos de Ordenar, en el grupo Ordenar y filtrar.
Cómo... Elegir un tipo de filtro

Para decidir el tipo de filtro que debe usar, piense en lo que desea hacer:
■ Si quiere recuperar registros que cumplan más de un criterio a la vez (combinados con
Y), puede usar cualquiera de los cuatro tipos de filtro. Al usar Filtro por selección, debe
especificar y aplicar los criterios de uno en uno.
■ Si quiere combinar ciertos criterios con el operador O, o ingresar expresiones como
criterios, debe usar Filtro por formulario o Filtro avanzado/Ordenar. Un filtro O regresa
registros que cumplen al menos con un criterio.
Filtre por contexto

Access 2007 proporciona muchas opciones comunes de filtrado que son específicas del tipo.
Estos filtros comunes están disponibles en todas las vistas que despliegan datos. El conjunto de
filtros específicos que están disponibles depende del tipo de datos y los valores en la columna
seleccionada. Sólo tiene que hacer clic con el botón derecho en el campo y elegir del menú
contextual. Puede filtrar por el valor desplegado o por un valor parcial seleccionado en el campo.
No hay filtros contextuales disponibles para los campos Sí/No, Objeto OLE o Datos adjuntos.
Filtre por un valor completo

Como ejemplo de filtro por un valor completo, abra la tabla Órdenes de trabajo, en la base de
datos Reparaciones Caseras Técnicas, y coloque el punto de inserción en el campo Supervisor,
con el valor Fernández. Luego haga clic con el botón derecho en el campo y elija entre las cuatro 6
opciones:
■ Igual a limita el despliegue a coincidencias exactas.

■ No es igual a despliega todos los registros que no incluyen Fernández.
■ Contiene despliega todos los registros en que se incluye Fernández en el campo.
■ No contiene despliega todos los registros sin Fernández en el campo.
Si quiere ver opciones adicionales, señale Filtros de texto. Tiene varias opciones adicionales en
el menú contextual para coincidir con el valor seleccionado.
Cuando elige una de las opciones de Filtro de texto, como Es igual a, se abre el cuadro de
diálogo Filtro personalizado, en que puede ingresar el valor que desea usar como filtro.
Cuando filtra un campo Fecha, los menús contextuales ofrecen opciones relevantes. Por
ejemplo, haga clic con el botón derecho en el campo Fecha de terminación y elija entre las mismas
cuatro opciones que se aplican al campo Texto. Si quiere más opciones, señale Filtros de fecha,
donde puede elegir entre los filtros específicos de tipo.
Filtre a partir de un valor parcial

Si quiere filtrar a partir de una sola parte del valor del campo, seleccione los caracteres que quiera
usar y luego haga clic con el botón derecho en el campo. Puede elegir registros con los códigos
seleccionados en algún lugar del campo, o al principio o final de éste. Si selecciona caracteres
incrustados en el valor, sólo tiene la opción de desplegar registros que contienen o no contienen el
valor seleccionado.
Use el comando Filtro

Con la barra de inserción en un campo de la base de datos, puede usar el comando Filtro para
limitar registros a valores individuales. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic
en el comando Filtro. Todos los valores se marcan en la lista y se incluirán en el filtro, a menos que
los desmarque. Puede hacerlo de uno en uno o, si sólo quiere una lista corta de valores, desmarque
Seleccionar todos, y marque sólo los que quiera ver. Use la barra de desplazamiento vertical, si es
necesario, para ver todos los valores del campo.
También puede hacer clic en el icono Filtro del encabezado de columna para ver la
Nota lista de valores y las demás opciones.
Si el campo es un tipo de datos Fecha/Hora, también tiene la opción de vigilar por criterios de
fecha. Coloque el puntero en Filtros de fechas para ver las opciones. Si es un tipo de datos Texto,
puede usar las opciones de Filtros de texto.
El comando Filtro también ofrece quitar cualquier filtro del campo seleccionado.
Filtre por selección

Filtrar por selección proporciona otra manera rápida y fácil de limitar los registros a los que
se encuentran en el valor seleccionado. Si quiere filtrar las órdenes de trabajo de un cliente
determinado, haga clic en la fila que contiene el id del cliente y, en el grupo Ordenar y filtrar, de 6
la ficha Inicio, haga clic en el comando Selección. Verá las mismas opciones que aparecen cuando
hace clic con el botón derecho en el campo.
Los campos Fecha/Hora ofrecen más opciones. Si quiere ver cuáles órdenes de trabajo se
finalizarán durante el mes de julio de 2007, haga algo de lo siguiente:
1. Abra la tabla Órdenes de trabajo en la Vista Hoja de datos y haga clic en el campo Fecha de
terminación en cualquier fila.
2. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en Selección.
3. Elija Entre para abrir el cuadro de diálogo Entre fechas.
4. Ingrese fechas en Más antiguo y Más reciente, o use los botones Calendario para
seleccionar las fechas.
5. Haga clic en Aceptar para regresar a la tabla ahora filtrada para mostrar las órdenes de
trabajo que están programadas para terminarse en julio de 2007 (véase la figura 6-1).
FIGURA 6-1 Filtrado para mostrar las órdenes de trabajo que se terminarán en julio del 2007.
También puede usar filtro por selección para filtrar a unos cuantos caracteres o números
seleccionados. Esto funciona igual que cuando usa los filtros contextuales. Las opciones de filtros
incluyen opciones especiales que dependen del lugar del valor en que aparecen los caracteres
seleccionados.
■ Si los caracteres se encuentran al principio del valor, las opciones son Comienza por o No
comienza por, además de Contiene o No contiene.
■ Si los caracteres se encuentran dentro del valor, las opciones son Contiene o No contiene.
■ Si los caracteres se encuentran al final del valor, las opciones son Termina por o No termina
por, además de Contiene o No contiene.
Como ejemplo de filtro a un valor principal, filtre la tabla Datos de cotización para que sólo vea
registros que contienen la palabra calentador en el campo Descripción:
1. En la hoja de datos de Datos de cotización, seleccione la parte calentador de Reemplazar

calentador en el campo Descripción del registro 98-102 en Número de cotización.
2. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Selección y elija
Termina por “calentador” en el menú contextual. Permanecen dos registros, ambos con la
palabra “calentador” al final del campo Descripción.
3. Para eliminar el filtro, haga clic en el botón Filtrado de la barra de navegación. Se eliminan
todos los filtros y todos los registros regresan a la hoja de datos. No se elimina el filtro (sólo
deja de estar activo). Puede volver a aplicar el filtro con el comando Aplicar filtro.
Si el campo es un tipo de datos Fecha/Hora, también tiene las opciones de especificar un

intervalo al ingresar fechas de comienzo y terminación, como antes.
No puede filtrar campos de varios valores empleando una selección parcial. El

Nota comando Selección no está disponible para datos adjuntos.
El filtro por Selección sólo aplica una condición de filtro a la vez. Si necesita filtrar con base en
una combinación de dos o más valores. Puede aplicar el segundo criterio de filtro por Selección a los
registros que permanecen después de aplicado el primer filtro. Esto es lo equivalente a combinar
los criterios de filtro con el operador Y.
Filtre por formulario

Filtro por formulario es una de las opciones del menú contextual de Opciones de filtro avanzadas. Filtro
por formulario no es muy diferente del filtro por Selección. En lugar de seleccionar un valor de la
hoja de datos o la hoja secundaria como criterio de filtro, usted ingresa el valor en una cuadrícula de
filtro. La cuadrícula es el esqueleto de una tabla que parece un registro en blanco que muestra todos
los campos filtrables en la tabla con espacio para ingresar valores de filtro.
Una ventaja del uso de Filtro por formulario es que puede combinar criterios de filtro en una
operación. Puede especificar dos o más condiciones, de modo que un registro debe cumplir uno o
todos para sobrevivir al filtro. Los múltiples criterios pueden aplicarse a un solo campo o a más de
uno.
Ingrese criterios de filtro

Cuando hace clic en el comando Opciones de filtro avanzadas y elige Filtro por formulario, la
cuadrícula de tabla aparece en la pantalla. En ésta, se muestra el filtro más reciente que se ha
guardado con la tabla.
Cómo... Filtrar los campos Memo, Objeto OLE

e Hipervínculo
Cuando aplica filtro por Selección a un campo Memo, Objeto OLE o Hipervínculo, puede ver
todos los registros con el mismo valor en el campo. Con las otras operaciones de filtro, sólo
tiene la opción de filtrar a partir de si el campo tiene un valor o está vacío.
Cuando filtra a partir de un campo Memo en blanco, con un comando Selección, sus
opciones son Igual a En blanco y No es igual a En blanco. Si el campo tiene un valor, también
tiene las opciones Igual a y No es igual a el valor seleccionado.
Cuando elige Selección para un Objeto OLE, su única opción es No es En blanco, sin
importar si el campo tiene valor o no. Para un campo Hipervínculo con un valor, sus opciones
son Igual a, No es igual a, Contiene y No contiene el valor seleccionado. Si no hay un valor en
el campo, las opciones son Igual a En blanco y No es igual a En blanco.
Cuando hace clic en la lista desplegable de uno de esos campos, las únicas opciones
disponibles son Igual a En blanco y No es igual a En blanco.
Para crear un nuevo filtro, haga clic con el botón derecho en el documento que se encuentra
debajo de la cuadrícula y elija Borrar cuadrícula, del menú contextual, para eliminar cualquier
filtro existente. Luego vaya al campo donde quiera especificar un valor. Cuando mueva el punto de
inserción al campo de la cuadrícula, aparecerá una flecha en el campo.
Al hacer clic en las flechas se despliega una lista de valores únicos que estén actualmente en
el campo, ordenadas de manera ascendente. Aquí verá una lista de valores en el campo Fecha de
terminación en la tabla Órdenes de trabajo.
Para filtrar a partir de uno de esos valores, selecciónelo y haga clic en el comando Aplicar filtro.
Es el equivalente de usar filtro por Selección.
Si la tabla tiene una lista larga de valores únicos en el campo, es probable que
Nota Access no genere la lista. En cambio, podría ver sólo dos opciones. Es Nulo y No es
Nulo.
Ahora trate de filtrar los registros de Órdenes de trabajo empleando una expresión para mostrar
sólo aquellos cuya fecha de terminación está programada para antes del 1 de julio de 2007:
1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en el comando Opciones de filtro
avanzadas y elija Filtro por formulario en el menú contextual.
2. Si hay entradas en la cuadrícula de filtro, seleccione la entrada y oprima supr o haga clic 6
con el botón derecho debajo de la cuadrícula y use el comando Borrar cuadrícula, para
eliminarlos.
3. Coloque el punto de inserción en el campo Fecha de terminación y seleccione 01/07/2007
de la lista de valores. Access agrega automáticamente los símbolos de delimitador de fecha/
hora (#) a la fecha que seleccione de la lista.
4. Coloque el punto de inserción al principio de la fecha e ingrese < (menor que).
5. Haga clic en el comando Aplicar filtro. Sólo permanecen en la pantalla los ocho registros de
Órdenes de trabajo programados para completarse antes del 1 de julio de 2007.
6. Para eliminar el filtro y restaurar todos los registros, haga clic con el botón derecho en la
columna filtrada y elija Quitar filtro de nombre de campo en el menú de acceso directo. Para
quitar todos los filtros, haga clic en el comando Opciones de filtro avanzadas y elija Borrar
todos los filtros, del menú contextual.
Use comodines y expresiones en un filtro

Puede usar comodines en criterios de filtro para campos Texto y Memo; consulte el capítulo 5 para
conocer ejemplos del uso de comodines. En una búsqueda, los comodines sólo pueden aplicarse a
cadenas de caracteres. Puede usar comodines para reemplazar caracteres individuales o grupos de
caracteres.
También puede ingresar una expresión como criterio de filtro, como en el ejemplo anterior de
<01/07/2007 ingresado en el campo Fecha de terminación, en la cuadrícula Filtro por formulario.
Para usar una expresión como criterio, ingrésela directamente en la cuadrícula del filtro. Abra el
tema Ayuda de Access, Ejemplos de expresiones que se usan en consultas y filtros, para conocer
expresiones más útiles. Sin embargo, hay unas cuantas reglas que debe obedecer cuando ingrese
expresiones en una condición de filtro, sin importar si está usando el método de Filtro por
formulario o Filtro avanzado/Ordenar:
■ Si un valor de campo de Texto contiene un espacio, cualquier puntuación o un carácter de

operador, el valor debe encerrarse entre comillas. Si la entrada es uno de los valores de la
lista, Access agrega las comillas después de que deja la cuadrícula de criterios.
■ En el caso de filtrar un campo Memo, use comodines de asterisco (*) para filtrar a partir del
texto incrustado.
■ En el caso de los campos Número, Moneda y Autonumérico, no incluya caracteres como
el símbolo de moneda o el separador de miles. Sí se aceptan puntos decimales y signos de
menos.
■ En el caso de valores de campo Fecha/Hora, restrínjase al conjunto de opciones de la ficha
Fecha, del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma del Panel de control de
Windows. Estas opciones controlan la secuencia de los valores de mes, día y año dentro del
campo. Access encierra el valor de fecha u hora entre signos de número (#).
■ En el caso de campos Sí/No, puede ingresar Sí, ⫺1, Activada o Verdadera para filtrar a
partir de valores Sí, y No, 0, No está activada o Falsa para valores No.
Combine criterios de filtro con Y 6

El proceso Filtro por formulario puede aceptar más de un criterio. Para combinar dos condiciones
de filtro con el operador Y que limita los registros a los que cumplen con estas dos condiciones:
1. En la hoja de datos Órdenes de trabajo, en el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga
clic en el comando Opciones de filtro avanzadas y elija Filtro por formulario, del menú
contextual.
2. Haga clic con el botón derecho y elija Borrar cuadrícula en el menú de acceso directo,
para eliminar las condiciones de filtro anteriores, y luego haga clic en el campo Costo de
materiales.
3. Escriba <=10000 y oprima tab para pasar al campo Costo de mano de obra y escriba
>=5000 y luego oprima enter.
4. Haga clic en el comando Aplicar filtro. Cuatro registros cumplen las condiciones del filtro
combinado que muestran los contratos con gran cantidad de mano de obra.
5. Haga clic en Aplicar filtro para restaurar todos los registros en la hoja de datos.
Si su filtro no regresa ningún registro y la tabla no tiene datos, tal vez haya
Sugerencia establecido criterios que están en conflicto y que fue imposible cumplirlos.
Combine condiciones de filtro con O

El operador O expande el conjunto de registros resultantes al incluir registros que cumplen una de
las condiciones, no necesariamente ambas. La ventana Filtro por formulario contiene dos fichas
en la parte inferior de la ventana: Buscar y O. Ingrese la primera condición de filtro y cualquier
otra que quiera combinar empleando Y en la página Buscar. Los registros deben cumplir todos los
criterios de cada ficha para poder incluir el conjunto de registros resultante, pero no los de ambas
fichas combinadas.
Si quiere agregar una condición de filtro O, haga clic en la ficha O e ingrese la condición en la
segunda página. Si cambia de opinión y quiere eliminar la ficha O, selecciónela y luego haga clic
con el botón derecho en la cuadrícula y elija Eliminar ficha, del menú de acceso directo.
Aparecerá otra ficha O cuando empiece a agregar un filtro a la primera página O.

Nota
Para combinar dos condiciones de filtro, con O para que pueda ver todos los registros de Datos
de cotización para los trabajados en las calles B o H:
1. Con la hoja de datos de Datos de cotización abierta, en el grupo Ordenar y filtrar, de la

ficha Inicio, haga clic en Opciones de filtro avanzadas y elija Filtro por formulario en el
menú contextual. Se abre la ventana Filtro mostrando la última condición de filtro en la
cuadrícula.
2. Borre la cuadrícula. Luego ingrese * B* (con un espacio antes de la B) en el campo Dirección,
en la página Buscar, y oprima enter. Access traduce la expresión a Como “* B*”.
3. Haga clic en la ficha O, en la parte inferior de la ventana. La página O se abre con la misma
cuadrícula vacía que en la página Buscar. Observe que ahora aparece una tercera ficha O en
la parte inferior de la ventana.
4. Coloque el punto de inserción en el campo Dirección e ingrese * H* y oprima enter. La
expresión se cambia a Como “* H*”.
Cómo... Usar Y en un campo

En el ejemplo anterior se combinan condiciones de filtro en diferentes campos con el operador
Y implícito. También puede combinar condiciones de filtro en el mismo campo con Y al
escribir Y entre las expresiones. Por ejemplo, si ingresa las condiciones de filtro >=500 Y
<=1 000 en el campo Costo de materiales, verá sólo los registros para órdenes de trabajo que
requieren entre 500 y 1 000 dólares de materiales, incluidos. Otra manera de expresar el mismo
criterio es usar el operador Entre…Y…: Entre 500 Y 1 000.
5. Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas. Ahora la hoja de datos muestra los
cinco trabajos con direcciones en las calles B y H.
6. Haga clic en el comando Quitar filtro para restaurar todos los registros.
Si no incluye un espacio antes de la H en el criterio de filtro, verá todos los registros

Sugerencia con la letra H en cualquier lugar del campo Dirección. Entre los ejemplos se incluye
cualquier calle con h como 5h y 6h.
Filtre con Filtro avanzado/Ordenar

La característica Filtro avanzado/Ordenar es la más flexible y completa de las herramientas
de filtrado de Access. Incluye todas las características de Filtro por formulario y le permite
especificar criterios de orden combinados para diferentes campos de la tabla. Se ingresan todas
las especificaciones de filtro y orden en una sola ventana.
La ventana Filtro avanzado/Ordenar está divida en dos. La parte superior contiene la lista de
campos. La parte inferior es la cuadrícula de diseño donde usted especifica cuáles campos quiere
filtrar, los valores que se usarán como filtros y la manera en que quiere ordenar los registros en el
conjunto de registros resultante. Si ha aplicado recientemente un filtro, los criterios aparecerán en la
fila Criterios de la cuadrícula. Haga clic con el botón derecho y elija Borrar cuadrícula en el menú
contextual para eliminarlo.
El proceso de creación de un filtro con Filtro avanzado/Ordenar es casi idéntico al de creación de

una consulta. En el capítulo 7 se encuentran todos los detalles para la creación de consultas, que puede
usar para construir un filtro con Filtro avanzado/Ordenar y que pueda lograr tareas como las siguientes:
■ Seleccionar los campos para filtrar u ordenar

■ Especificar los criterios de filtro
■ Establecer los criterios de ordenación
Aplique el filtro avanzado

En cualquier momento del diseño de un filtro avanzado, puede aplicarlo para ver si está obteniendo
los datos que desea. Access le ofrece dos maneras de aplicar el filtro:
■ En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Aplicar filtro.
■ Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la sección superior de la ventana de
diseño y elija Aplicar filtro u ordenar del menú contextual.
Filtre por campos de búsqueda con Filtro avanzado/Ordenar

El filtrado con Filtro avanzado/Ordenar a partir de un campo que obtiene su valor de una lista
de búsqueda puede presentar un ligero problema. Cuando elige filtrar registros por valores en un
campo de búsqueda en Filtro por formulario, usted elige de la lista de valores que contiene todos los
valores en la lista de búsqueda creada por el Asistente para búsquedas. Lo que no ve en la lista son
los valores que están almacenados en el campo. Es el valor en el campo de clave principal de la lista
de búsqueda que está almacenado en lugar del valor desplegado más informativo.
Cuando usa Filtro avanzado/Ordenar, no elige de la lista de búsqueda porque sólo hay una tabla
en la ventana de filtro. Esto significa que debe ingresar el valor almacenado en la fila Criterios para
filtrar a partir del campo de búsqueda. Por ejemplo, al usar Filtro por formulario para filtrar a partir
de Fernández en el campo Supervisor de la tabla Órdenes de trabajo, puede seleccionar Fernández de
la lista o escribir Fernández en la cuadrícula. Para hacer lo mismo en Filtro avanzado/Ordenar,
debe ingresar 10, el Id de empleado de Fernández, en la fila Criterios.
Guarde un filtro
El filtro más reciente se guarda junto con la tabla (no como un objeto separado) si responde Sí
al guardar los cambios a la tabla. Cuando vuelve a abrir ésta, el filtro ya no se aplica pero puede 6
volver a aplicarlo mediante cualquiera de los métodos analizados antes.
Si quiere tener más de un filtro disponible para una tabla o quiere guardar un filtro de manera
permanente, debe guardarlo como una consulta, que se almacena como un objeto separado de
base de datos de Access. Cuando quiera usar de nuevo el filtro, puede regresarlo de la consulta a la
ventana de filtro o simplemente ejecutarlo como una consulta.
Para guardar un filtro avanzado como una consulta y cargarlo de nuevo en la ventana de filtro:
1. Con el documento de filtro con fichas desplegado, haga clic con el botón derecho en
cualquier lugar de la cuadrícula de diseño y elija Guardar como consulta, en el menú de
acceso directo.
2. Asigne un nombre a la consulta y elija Aceptar.
Para restaurar las especificaciones a la ventana de filtro, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en una ventana abierta y en blanco de Filtro avanzado/
Ordenar y elija Cargar desde la consulta, en el menú de acceso directo.
2. El cuadro de diálogo Filtro para aplicar muestra una lista de todas las consultas que están
basadas en la tabla Datos de cotización.
3. Elija la consulta que quiera y haga clic en Aceptar. Todos los parámetros de filtro se
regresan a la cuadrícula, donde puede elegir que se aplique el filtro o que se le hagan
cambios.
Si todo lo que quiere hacer es cargar los registros, simplemente ejecute la consulta
Nota que guardó a partir del filtro.
Elimine y borre filtros

Hay una diferencia entre eliminar y borrar un filtro. Al eliminar un filtro, simplemente se regresan
todos los datos a la hoja de datos o el formulario, y usted puede aplicarlo nuevamente más adelante.
Al borrar el filtro, se deshace por completo de los criterios de filtro, y el filtro no puede aplicarse
otra vez, a menos que lo reconstruya. (En páginas anteriores de este capítulo vio cómo eliminar un
filtro.)
Para eliminar por completo un filtro, necesita borrar la cuadrícula del filtro y aplicar el filtro
vacío a la hoja de datos. En el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando
Opciones de filtro avanzadas y elija Borrar todos los filtros del menú contextual.
Despliegue una vista previa e imprima datos ordenados

o filtrados de una tabla
No es necesario que cree un informe hermoso para imprimir los datos de su tabla. Puede imprimir
la hoja de datos como aparece en la Vista Hoja de datos o imprimir el formato de informe
predeterminado. Para imprimir una sola copia de toda la hoja de datos, haga clic en el botón de
Microsoft Office, señale Imprimir y elija Impresión rápida del menú contextual.
Si quiere ver el aspecto que tendrán los datos filtrados u ordenados de la tabla, haga clic
en el botón de Microsoft Office, señale Imprimir, como antes, y elija Vista preliminar. La ficha
Vista preliminar incluye algunos comandos que ofrecen opciones para ver la impresión. El menú
contextual de la ventana Vista preliminar contiene muchas de las mismas opciones. Consulte el
capítulo 11 para conocer detalles sobre la manera de usar una ventana de vista preliminar.
En la figura 6-2 se muestra la hoja de datos con una vista preliminar de dos páginas. Si cambia
la orientación de la página a horizontal, también incluirá dos páginas.
Si quiere ajustar los valores de los márgenes, el tamaño del papel o el diseño de la página,
use el cuadro de diálogo Configurar página. Si quiere elegir otras opciones de impresión, como
varias copias o páginas seleccionadas, abra el cuadro de diálogo Imprimir. Consulte el capítulo 11
para conocer información acerca de la ejecución de Configurar página y el establecimiento de las 6
opciones de impresión.
FIGURA 6-2 Vista preliminar de la impresión de la hoja de datos de la tabla Datos

de cotización.
Extraiga
Capítulo 7 información
con consultas
Cómo…
■ Crear una consulta de selección con ayuda del Asistente para consultas
■ Crear una consulta de selección sin el asistente
■ Agregar criterios de selección
■ Establecer propiedades de consulta
■ Modificar una consulta
■ Realizar cálculos con una consulta
■ Crear consultas especiales con el Asistente para consultas
C uando trabaja con información en una hoja de datos de Access, puede filtrar y ordenar los
registros de muchas maneras, pero tiene aún más flexibilidad con las consultas. Puede limitar
los registros a un subconjunto específico y definir sólo los campos que quiera ver en el resultado.
Cómo... Decidir entre una consulta y un filtro

Por lo general, usará un filtro para ver o editar registros temporalmente en una hoja de datos
o un formulario. Si quiere regresar al subconjunto de registros más adelante, debe usar una
consulta. Las consultas son objetos separados de la base de datos, en el Panel de exploración,
mientras que un solo filtro se guarda junto con la tabla.
Use una consulta o un filtro cuando quiera hacer lo siguiente:
■ Usar los resultados como base de un formulario o un informe.

■ Editar datos en el resultado, si se permite la edición.
Use una consulta si quiere hacer lo siguiente:
■ Agregar otra tabla e incluir esos registros en el resultado.

■ Seleccionar sólo campos específicos para incluirlos en el resultado.
■ Almacenar los datos como un objeto de Access separado en la base de datos.
■ Ver resultados sin abrir la tabla, la consulta o el formulario.
■ Incluir valores calculados en el resultado.
Los resultados de filtros y consultas pueden usarse como fuente de datos para formularios
e informes. También puede ordenar los resultados de ambos y guardar el criterio de ordenación
para usarlo en una sesión posterior de trabajo. Ambos métodos le permiten editar los datos
desplegados en los resultados, si está permitido algún tipo de edición.
CAPÍTULO 7: Extraiga información con consultas 159
Una consulta de Access es un conjunto de especificaciones explícitas que le indican a Access
exactamente cuál información quiere ver y cómo quiere organizarla o manipularla en los resultados.
Access proporciona varios tipos de consultas, que van de la popular consulta de selección, que
extrae datos específicos, a las más exóticas consultas de acción, que pueden insertar, actualizar y
eliminar registros. Más adelante verá cómo funcionan los diferentes tipos de consultas, tanto en este
capítulo como en el siguiente.
Los resultados de filtros y consultas pueden usarse como fuentes de datos para formularios e
informes. También puede ordenar los resultados de ambos y guardar los criterios de ordenación para
usarlos en una sesión de trabajo posterior. Ambos métodos le permiten editar los datos desplegados
en los resultados, si se permite la edición.
Antes de poner manos a la obra, necesita comprender algunos nuevos términos. Cuando ejecuta
una consulta, el grupo resultante de registros es denominado conjunto de registros, que puede
editarse o no, dependiendo del tipo de consulta que lo produzca. Si es posible editar los registros, el
conjunto de resultados que se obtiene es denominado conjunto dinámico. Las consultas de selección
simples producen conjuntos dinámicos. Si no son editables, se les denomina instantáneas. Las 7
consultas de tabla cruzada con agrupamientos o campos calculados producen instantáneas. Consulte
el tema de ayuda de Access. “¿Cuándo puedo editar datos en una consulta?” para conocer más
información al respecto.
Cree una consulta de selección

Como es usual, Access le da a elegir el método para empezar el diseño de una nueva consulta.
Puede iniciar desde cero en un diseño de consulta vacío o llamar a uno de los Asistentes para
consultas en busca de ayuda. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño
de consulta o Asistente para consultas.
Cuando elija usar un asistente puede

elegir entre crear cuatro tipos de consultas.
Para crear una consulta de selección con
el asistente, elija Asistente para consultas
sencillas, que le guiará a través de las
opciones del diseño básico de la consulta
de selección. Luego puede ir a la ventana
Diseño para personalizar el diseño de la
consulta, si es necesario.
¿Sabía Tipos específicos de consultas

que? de selección
Entre las consultas de selección de Access se incluyen las siguientes:
■ Consultas de selección sencillas Despliegan datos de una o más tablas ordenados de

una manera específica. También puede realizar muchos tipos de cálculos predefinidos o
personalizados a partir de valores de todos los registros o dentro de grupos de registros.
■ Consultas de tabla de referencia cruzada Hacen sumas de datos entre dos o más
conjuntos de valores de campos.
■ Consultas de parámetro Despliegan todos los registros que coinciden con un
criterio que se ingresa en el indicador.
■ Consultas para búsqueda de duplicados Despliegan todos los registros con valores
duplicados en uno o más campos especificados.
■ Consultas de búsqueda de no coincidentes Despliegan registros en una tabla que
no tiene registros relacionados en otra tabla.
Use el Asistente para consultas sencillas

El Asistente para consultas sencillas despliega una serie de cuadros de diálogo en que se especifican
los campos y registros que desee incluir en la consulta e ingresa un nombre para la misma consulta.
Puede incluir campos de cualquiera de las tablas o de otras consultas de su base de datos.
Usemos el Asistente para consultas sencillas para construir una lista de órdenes de trabajo
actuales e incluir información acerca de las tablas Órdenes de trabajo y Datos de cotización:
1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para consultas.
2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, del cuadro de diálogo Nueva consulta, y haga
clic en Aceptar.
3. Seleccione Tabla: Órdenes de trabajo, del cuadro de lista Tablas/Consultas (véase la figura
7-1), y luego use uno de los siguientes métodos para mover los campos Número de orden,
Supervisor, Costo de materiales, Costo de mano de obra y Descripción a la lista Campos
seleccionados.
■ Haga doble clic en el nombre de campo.
■ Seleccione el campo en la lista Campos disponibles y haga clic en la flecha que señala a
la derecha (>).
FIGURA 7-1 Elija los campos en el cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas.
Para agregar todos los campos de la tabla, haga clic en la doble flecha que señala a
Sugerencia la derecha (>>). Si cambia de opinión sobre la inclusión de un campo, haga doble
clic en la lista Campos seleccionados, o selecciónelo y haga clic en la flecha hacia la
izquierda (<).
4. Seleccione Tabla: Datos de cotización del cuadro de lista Tablas/Consultas y agregue los
campos Dirección, Número de cotización y Principal a la lista Campos seleccionados.
5. Haga clic en Siguiente y acepte la opción Detalle, que mostrará cada campo de cada
registro, y luego haga clic en Siguiente.
6. Ingrese Órdenes de trabajo actuales como nombre para la nueva consulta y luego acepte la
opción predeterminada de abrir la consulta para ver la información.
7. Haga clic en Finalizar. Los resultados de la consulta aparecen en una hoja de datos que no
sólo muestra los ocho campos que seleccionó sino todos los registros (véase la figura 7-2).
Los anchos de columna se han ajustado en la figura para mostrar toda la información.
El asistente le ha ayudado con la definición de la consulta básica; ahora depende de usted

dar los toques finales, como agregar criterios de selección para limitar los registros, cambiar las
propiedades de la consulta y los campos, añadir otra tabla, especificar un orden o agregar campos
calculados.
FIGURA 7-2 Los resultados de la consulta Órdenes de trabajo actuales.
Recorra la ventana de diseño de consultas

Una consulta, al igual que una tabla, puede verse como una hoja de datos o un diseño. La Vista
Hoja de datos le muestra los datos que se obtienen cuando ejecuta la consulta. La Vista Diseño es
donde usted puede observar la estructura de la consulta y hacer cambios al diseño o incluso crear
una nueva. La tercera vista de consulta, no disponible para tablas, es la vista SQL, que muestra las
instrucciones SQL que Access crea tras bambalinas para implementar la consulta. La vista SQL no
tiene contraparte con los objetos de la tabla.
Para cambiar a la Vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la ficha de documento de
la consulta y elija Vista Diseño, del menú de acceso directo. O en la ficha Inicio, haga clic en el
comando Ver y elija Vista Diseño, en el menú contextual.
Cuadrícula Panel de tablas

de diseño
■ El panel superior es el panel de la tabla, que despliega las listas de campos para todas las
tablas de la consulta y muestra las relaciones entre las tablas.
■ El panel inferior es la cuadrícula de diseño, que muestra los elementos del diseño de la
consulta.
El panel de tabla de la consulta Órdenes de trabajo actuales muestra las dos tablas de las que
seleccionó campos: Datos de cotización y Órdenes de trabajo. Access ha aceptado la relación entre
las tablas uniendo los Números de cotización.
La cuadrícula de diseño muestra los nombres de campo que seleccionó en el cuadro de diálogo
del asistente e incluye el nombre de la tabla de la que provienen. Aquí es donde se especifican
cuáles campos incluir, cualquier criterio de filtro o de ordenación, y si se muestra el campo en el
resultado de la consulta. Las marcas de verificación en la fila Mostrar indican cuáles campos habrán
de aparecer en el resultado de la consulta. Al quitar la marca, se oculta el campo en el resultado de
la consulta. Esto resulta útil cuando quiere filtrar u ordenar los resultados basados en un campo que
no quiere que aparezca en los resultados de la consulta.
La cinta de opciones Diseño de consultas tiene algunos grupos y comandos nuevos. El grupo
Resultados tiene comandos que cambian la vista de la consulta o ejecutan la consulta para ver los
resultados antes de guardar la consulta. El grupo Tipo de consulta ofrece comandos para crear
todo tipo de consultas. El grupo Configuración de consultas contiene herramientas para modificar
el diseño de la consulta y limitar los resultados de ésta, además de un comando para iniciar el
Generador de expresiones. El grupo Mostrar u ocultar incluye comandos para resumir datos, ver y
cambiar propiedades de consulta, tomar los nombre de tabla de la cuadrícula de diseño y crear una
consulta de parámetro. Mientras trabaja con consultas en este capítulo y el siguiente, verá cómo
usar estos comandos.
Sin el asistente
Para omitir el asistente y crear su consulta desde cero, en el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic
en el comando Diseño de consulta. Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla, donde seleccionará
las tablas o consultas con las que quiera trabajar.
Como ejemplo para crear una nueva consulta sin el asistente, Reparaciones Caseras Técnicas
necesita una lista de órdenes de trabajo que muestren los siguientes campos de las tablas Datos de
cotización y Órdenes de trabajo organizadas de la siguiente manera:
■ Número de cotización (Datos de cotización)

■ Supervisor (Órdenes de trabajo)
■ Dirección (Datos de cotización)
■ Descripción (Datos de cotización)
■ Fecha de otorgamiento (Datos de cotización)
■ Fecha de inicio (Órdenes de trabajo)
■ Fecha de terminación (Órdenes de trabajo)
Después agregaremos el Apellido y el Número telefónico del cliente de la tabla Clientes.

También agregaremos los datos de costo; calcularemos el costo total y agregaremos criterios
basados en la fecha de inicio, el costo total y otros factores para limitar los registros en el resultado.
Ahora crearemos la nueva consulta:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño de consulta.

2. Se abre el nuevo documento de diseño Consulta con el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
El cuadro de diálogo contiene tres fichas que despliegan una lista de Tablas, Consultas y
Ambas en la base de datos actual.
7
3. En la ficha Tablas, seleccione la tabla Datos de cotización (si aún no está seleccionada) y
elija Agregar. Verá la lista de campos agregada al panel de tablas de la consulta, detrás del
cuadro de diálogo.
4. Haga doble clic en Órdenes de trabajo, de la lista Tablas, y elija Cerrar. En la figura 7-3 se
muestra el diseño de consulta con las dos tablas. (Se ha cambiado el tamaño de las listas de
campo en la figura, para que pueda ver los campos vinculados.)
5. Mantenga abierta la ventana Consulta para agregar campos a la cuadrícula de diseño.
La siguiente tarea consiste en elegir los campos que quiera que aparezcan en el resultado de
la consulta y organizarlos de la manera deseada; primero echemos un vistazo a las relaciones que
Access muestra para las dos tablas de Reparaciones Caseras Técnicas y agreguemos una tercera
tabla al diseño.
Relacione varias tablas en una consulta

Para agregar una tabla a una consulta existente. En el grupo Configuración de consultas, haga
clic en el comando Mostrar tabla o haga clic con el botón derecho en el panel de la tabla y elija
Mostrar tabla del menú contextual. Si las tablas ya están relacionadas en el nivel de la tabla, Access
despliega automáticamente las líneas de unión cuando agrega la tabla al diseño de la consulta.
Puede reconocer, por el aspecto de la línea, si está impuesta la integridad referencial, y cuál lado es
el lado “uno” y cuál es el “varios”. El lado uno muestra un “1”,mientras que el lado varios muestra
un símbolo de infinito (∞).
Si las tablas no están relacionadas antes de que las agregue a la consulta, Access suele suponer
que existe una relación entre ellas con base en los campos con el mismo nombre y tipo de datos,
sobre todo si una de ellas es una clave principal. Cuando Access une las tablas, no se impone
integridad referencial.
En la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, la relación entre las tablas Datos de cotización
y Órdenes de trabajo se definió como uno a varios, vinculadas por Número de cotización, con
integridad referencial impuesta. La tabla Órdenes de trabajo está relacionada con la tabla Datos de
cotización por el Id de cliente, pero no se exige integridad referencial. Puede ver estas relaciones
en el panel de tablas de la consulta. Agreguemos la tabla Clientes a la nueva consulta e incluyamos
Apellido y Número telefónico a los resultados de modo que no tengamos que buscarlos para
ponernos en contacto con el cliente.
FIGURA 7-3 Tablas agregadas al diseño de la consulta.
Para agregar la tabla Clientes:
1. Haga clic en el comando Mostrar tabla, para abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
2. Haga doble clic en la tabla Clientes y haga clic en Cerrar. La integridad referencial se
impone en la relación con la tabla Órdenes de trabajo, pero no en la relación con la tabla
Datos de cotización (véase la figura 7-4). (Las tablas se han reorganizado ligeramente en la
figura para mostrar las relaciones de manera más clara.)
FIGURA 7-4 Se agrega una tercera tabla.
Para eliminar una tabla del diseño de consulta, haga clic en la lista de campos, en
Nota el panel de tablas, y oprima SUPR, o haga clic con el botón derecho en la lista de
campo, a continuación, elija Quitar tabla del menú contextual. La tabla se elimina
del diseño de consulta, pero permanece sin cambios en la base de datos. Cualquier
campo de la tabla que haya colocado en la cuadrícula de diseño también se elimina.
Agregue o elimine campos

Puede agregar todos los campos a la vez, agregar un grupo seleccionado de campos o agregar de
campo en campo. Para agregar todos los campos de una tabla a la cuadrícula, emprenda una de las
siguientes acciones:
■ Haga doble clic en el asterisco (*) que se encuentra en la parte superior de la lista de
campos. Este método coloca el nombre de la tabla o la consulta en la fila Campo de la
columna, seguido por un punto y un asterisco, como en el siguiente ejemplo: Clientes.*
■ Arrastre el asterisco de la lista de campos a una columna vacía de la cuadrícula. Este
método hace lo mismo que el anterior.
■ Haga doble clic en la barra de título de la lista de campos, para seleccionar todos los
campos, y arrastre el grupo a la cuadrícula. Access coloca cada campo en una columna
separada a través de la cuadrícula en el orden en que aparecen en la lista de campos.
Hay una ventaja pero también existen desventajas en el uso del método del asterisco para
agregar todos los campos a una consulta. La ventaja es que si los campos se agregan o eliminan de
la tabla o la consulta, esta consulta hará automáticamente los cambios correspondientes al diseño.
La desventaja es que si quiere ordenar o filtrar usando uno de esos campos, debe agregarlos por
separado a la cuadrícula.
Para agregar campos a la cuadrícula de uno en uno, dé uno de los pasos siguientes:
■ Haga doble clic en el nombre de campo que se colocará en la primera columna vacía.
■ Arrastre el campo a una columna vacía o insértelo entre columnas rellenas.
■ Seleccione el nombre del campo en la lista desplegable de la fila Campo (véase la figura
7-5). La lista de la columna en blanco contiene todos los campos de todas las tablas del
panel de tablas, además de los nombres de tabla con un punto y un asterisco.
Para agregar un grupo de campos a la vez, selecciónelos y luego arrástrelos como grupo. El uso
estándar de mayús y ctrl para seleccionar nombres de campo adyacentes y no adyacentes funciona
de la misma manera aquí que con los filtros. Cuando arrastra el bloque de nombres de campo
seleccionados a la cuadrícula, Access los dispersa a las columnas vacías, empezando donde colocó
el grupo. Si ya hay campos en la cuadrícula, los que se encuentran a la derecha de donde colocó el
grupo se mueven arriba para hacer espacio.
Para eliminar un campo de la cuadrícula, haga clic en el selector de columna y oprima supr,
o en el grupo Configuración de consultas, haga clic en el comando Eliminar columnas. Si quita la
marca de verificación de la celda Mostrar en una columna que no tiene entradas Orden o Criterios,
el campo se eliminará de la cuadrícula la próxima vez que abra la consulta.
Puede ajustar los anchos de columna y arrastrar una columna a una nueva posición, como
en una hoja de datos. El cambio del ancho de la columna no tiene efecto en la hoja de datos de
resultados de la columna, a manos que reduzca el ancho de la columna a cero.
FIGURA 7-5 Elección de campos de la lista.
Para ajustar el ancho de una columna para que ocupe su entrada visible más larga
Nota en la cuadrícula de diseño, mueva el puntero a la orilla derecha del selector de
columnas y haga doble clic cuando el puntero tome la forma de una flecha de dos
puntas. Si ingresa un valor más largo en la columna después de esto, será necesario
que reajuste el ancho para verlo todo.
En la figura 7-6 se muestra la nueva consulta, aún sin nombre, con los campos requeridos en
el lugar. Se ha cambiado el tamaño de las columnas para acomodarse a sus contenidos y parte está
fuera de la vista.
FIGURA 7-6 Campos agregados a la nueva consulta.
Cuando quiera agregar un campo con varios valores a una consulta, tiene dos maneras de
desplegarla en el resultado de la consulta:
■ Todos los valores ingresados en una celda en la fila de registros de la hoja de datos.
■ Cada valor en una fila de registros separada en la hoja de datos.
Por ejemplo, si quiere que todos los nombres del personal de una orden de trabajo aparezcan
en una celda separada por comas, coloque el nombre de campo Personal en la cuadrícula de diseño
Si quiere cada nombre del personal en una línea separada, elija, en cambio Personal.Value, de la
lista de campos.
No puede ordenar un campo con varios valores cuando ha escogido la versión Value.
Nota Si lo intenta, obtendrá un mensaje de error cuando trate de cambiar a una Vista Hoja
de datos.
Ejecute y guarde la consulta

Mientras avanza en el diseño de la consulta, es una buena idea ejecutarla ahora y luego ver si está
obteniendo la información de la manera en que lo desea. Tiene tres maneras de ejecutar la consulta:
■ En el grupo Resultados, haga clic en el comando Ver y elija Vista Hoja de datos en el menú
contextual.
■ En el grupo Resultados, haga clic en el comando Ejecutar.
■ Haga clic con el botón derecho en la ficha de documento de consulta y elija Vista Hoja de
datos en el menú contextual.
FIGURA 7-7 Colocación de todos los valores múltiples en una sola celda.
Cuando trate de cerrar la consulta desde la Vista Diseño o una de las vistas de resultados de la
consulta, Access le pedirá que guarde el diseño. Para guardar el nuevo diseño de consulta antes de
agregar los criterios de ordenación y filtro:
1. Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento de diseño de la consulta y elija
Guardar, en el menú de acceso directo.
2. Ingrese Hoja de costos de órdenes en el cuadro de diálogo Guardar como, luego elija
Aceptar.
Oculte y muestre campos

Tal vez quiera usar uno o más campos para filtrar y ordenar los resultados de la consulta, pero
no quiere que aparezcan en los resultados. La casilla de verificación de la celda Mostrar, de la
Cómo... Optimizar el desempeño

de las consultas
Si ha creado una consulta importante pero, al parecer, toma mucho tiempo en ejecutarse, hay
varias maneras de depurarla:
■ Asegúrese de que todas las claves externas de las tablas relacionadas están indexadas.
Si un campo no puede indexarse, trate de no ordenarlas.
■ Incluya en la cuadrícula de diseño sólo los campos que sean necesarios en los
resultados. Los campos adicionales toman más tiempo en desplegarse.
■ Asegúrese de que no está usando tamaños de datos exorbitantemente grandes. Los
campos que son más grandes de lo necesario desperdician espacio en disco y hacen
7
más lento el proceso.
cuadrícula de diseño, determina si se desplegarán los valores de campo. Quite la marca de la casilla
de verificación para ocultar el campo; inclúyala para mostrarlo.
Cuando vuelva a abrir el diseño de una consulta en que tiene ocultos algunos de los
Sugerencia campos, podría pensar que se han eliminado. En realidad, Access mueve los campos
ocultos a las columnas del extremo derecho de la cuadrícula de diseño, cuando
guarda la consulta, de modo que podrían estar fuera de la pantalla. Sin embargo, si
no hay entradas en Criterios o Mostrar, por supuesto que el campo se ha eliminado
del diseño.
Especifique el orden de los registros

Para establecer un criterio de ordenación en el diseño de la consulta, elija el cuadro de lista de la
celda Orden, en la columna que contiene el campo por el que quiera ordenar. Si quiere ordenar a
partir de más de un campo, asegúrese de que tiene los campos organizados en el orden apropiado,
de izquierda a derecha; no es necesario que sean adyacentes.
Se guardará un orden con la consulta, si lo especifica en el diseño. Cualquier formulario o
informe nuevo basado en la consulta heredará el orden. No es necesario que el orden se aplique,
pero es una propiedad heredada del formulario o el informe.
Ordenar a partir de un campo de búsqueda puede arrojar resultados confusos. Por ejemplo, en la
figura 7-8 se muestran los resultados de ordenar los registros de Hoja de costos de órdenes primero
por Supervisor, luego por Fecha de terminación. En la ventana inferior se muestra la cuadrícula de
consulta con ambos campos en orden ascendente.
Las fechas de terminación están en el orden correcto dentro del conjunto de resultados para un
supervisor determinado. Sin embargo, los campos Supervisor no están alfabetizados, de manera
ascendente o descendente. Cuando especifica un orden en la cuadrícula de la consulta, Access
FIGURA 7-8 Ordenación en un campo de búsqueda.
ordena sobre el valor almacenado, que en este caso es el número de Id de empleado, no el nombre
del empleado. Si quiere los registros ordenados por el valor desplegado, ordene en la Vista Hoja de
datos, que tiene acceso a los valores de la lista de búsqueda relacionada.
Como ya lo vio, con un criterio de ordenación puede aplicar un filtro a los resultados de la
consulta, en lugar de hacerlo parte del diseño de la consulta. Esto tendrá el mismo efecto que
agregar el criterio al diseño, pero el filtro no se guardará con la consulta.
Muestre los valores más elevados o inferiores

La limitación de los resultados a los mayores o menores en un campo puede ser práctico para aislar
los trabajos que requieren más mano de obra o para encontrar a los empleados que merecen un
aumento. Por ejemplo, puede pedir a Access que sólo despliegue los registros con los 15 valores
mayores o inferiores, en un campo o los registros con 15% de los valores mayores o inferiores.
En la Vista Diseño de la consulta, use el comando Devuelve, en el grupo Configuración de
consultas, para especificar cuántos registros o qué porcentaje de ellos se incluirá en los resultados.
La lista Devuelve incluye 5, 25 y 100 registros, y 5 y 25% de los valores para elegir, además de
Todo. También puede escribir cualquier porcentaje o número de valores que quiere directamente en
el cuadro.
Access selecciona los registros a partir de la parte superior de la lista, de modo que antes de
que seleccione el valor Devuelve, debe ordenar (de manera descendente) a partir del campo que
quiera desplegar en los valores más elevados. Si quiere los valores inferiores, ordene de manera
ascendente. Si ha especificado un orden en cualquier otro campo de la consulta, asegúrese de que el
campo (o los campos) está a la derecha del campo de valores superiores para que esté subordinado a
la lista Devuelve.
Agregue criterios de selección

Los criterios de selección en las consultas son expresiones que definen una condición que debe
cumplirse para que el registro se incluya en el subconjunto. Una expresión es una combinación de
símbolos, valores, identificadores y operadores que se usan para muchos propósitos, muchos de los
cuales ya ha visto. Otros se analizarán en capítulos posteriores, incluidos los siguientes:
■ Símbolos Comillas, dos puntos, asteriscos y otros caracteres especiales que se usan en
expresiones.
■ Valores Valores literales, constantes, resultados de una función o identificadores.
■ Identificadores Los valor de un campo, controles de un formulario o informe, o
propiedades.
■ Operadores Símbolos o palabras que indican una operación que habrá de realizarse en
uno o más elementos de la expresión.
Use comodines y operadores

Si desea establecer un criterio para un campo de texto y quiere que sólo coincida con parte del
campo, puede usar los mismos comodines que usó en filtros, como ? para representar un solo
carácter y * para representar cualquier número de caracteres. Así, para encontrar todos los registros
de Datos de cotización para trabajos en la Calle J, ingresaría la expresión Calle J* en la celda
Criterios, de la columna Dirección, y oprimiría enter. Access examina la expresión y completa la
sintaxis al agregar caracteres especiales (por ejemplo, Como “Calle J*”).
Los operadores son la clave para expresiones más flexibles. Access tiene varias clases de
operadores: aritméticos, de comparación, de unión y lógicos.
He aquí lo fundamental de estos operadores:
■ Entre los operadores aritméticos se incluyen + (suma), ⫺ (resta), * (multiplicación) y /

(división).
■ Entre los operadores de comparación se incluyen = (igual), > (mayor que), < (menor que),
Es Nulo, No es Nulo y Como.
■ El operador de unión suele ser el símbolo &.
■ Entre los operadores lógicos se incluyen Y, O y No.
Use un solo criterio

Imagine que quiere ver información de la Hoja de costos de órdenes sólo para los trabajos
supervisados por Gutiérrez.
1. Abra la consulta Hoja de costos de órdenes, en la Vista Diseño e ingrese 12 (el número
de Id de empleado de Gutiérrez) en la celda Criterios, de la columna Supervisor. Luego,
oprima enter. Access agrega comillas alrededor del 12 porque el campo es un tipo de datos
de texto.
2. Cambie a la Vista Hoja de datos para desplegar los cinco registros de los trabajos de
Gutiérrez.
3. Ahora querrá ver los registros de todos los trabajos que empezaron antes de 1 de julio
de 2007, sin importar el supervisor. Regrese a la Vista Diseño y elimine el criterio de
Supervisor al seleccionar la expresión y oprimir supr.
4. Ingrese <1/7/2007 en la celda Criterios, de Fecha de inicio, y oprima enter. Access agrega
los delimitadores de fecha #.
5. Ejecute la consulta para ver los registros de trabajos iniciados antes de 1 de julio de 2007.
Use varios criterios

Para aplicar más de un criterio de selección, combínelos con los operadores Y u O, empleando la
misma lógica que con los filtros:
■ Use Y para exigir que ambos criterios se cumplan para incluir el registro en el resultado de
la consulta.
■ Use O para extraer registros que satisfagan cualquier expresión.
Si quiere seleccionar registros con base en valores de campo, el campo debe estar en
Nota la cuadrícula de diseño, aunque no lo muestre en los resultados.
El lugar en que ingresará las expresiones en la cuadrícula de diseño dependerá de la manera en

que quiere que se apliquen:
■ En un solo campo que usa O, ingrese una expresión en la fila Criterios y la segunda
expresión en la fila O.
■ En un solo campo que emplea Y, ingrese ambas expresiones en la fila Criterios, combinadas
con el operador Y.
Si la expresión es más ancha que el área de entrada, oprima MAYÚS+F2 con el punto
Sugerencia de inserción en la celda donde está ingresando la expresión. Esto abre el cuadro
Zoom donde puede ingresar y editar la expresión. Aunque el texto se divide en varias
líneas en el cuadro Zoom, la expresión tendrá una sola línea.
■ En dos campos que usan O, ingrese una expresión en la fila Criterios de una columna y la
otra expresión en la fila O de la otra columna. No importa cuál sea cuál.
■ En dos campos que usan Y, ingrese ambas expresiones en la fila Criterios.
■ En tres campos que usan Y y O, ingrese un par de expresiones Y en la fila Criterios y el otro
par en la fila O.
Los resultados de esta consulta se ordenan por Supervisor (en realidad por Id de empleado), y
muestran todas las órdenes de trabajo de Gutiérrez (12) que empezaron antes del 1 de julio de 2007,
y otras órdenes de trabajo en la Calle J que empezaron antes del 1 de julio de 2007.
Obtenga ayuda del Generador de expresiones

Cuando ingrese una expresión complicada en un diseño de consulta como criterio de selección
para construir un campo calculado, puede llamar al Generador de expresiones en busca de ayuda.
Para abrir el Generador de expresiones, haga clic en la celda donde quiera ingresar una expresión
y luego, en el grupo Configuración de consultas, de la ficha Diseño, haga clic en el comando
Generador. También puede hacer clic con el botón derecho en la celda donde irá la expresión y
elegir Generar, del menú de acceso directo. Si la celda ya contiene una expresión, se copia en el
Generador de expresiones. Por ejemplo, el generador muestra un criterio de fecha dejado de una
consulta anterior. Observe que la carpeta Hoja de costos de órdenes está abierta y que se despliega
una lista de campos en el centro de la selección inferior.
En el panel superior del Generador de expresiones es donde usted ingresa la expresión. El
panel inferior consta de elementos de expresión divididos en tres niveles. El panel del extremo
izquierdo contiene todos los grupos de elementos que pueden incluirse en una expresión. Cuando
abre una carpeta de este panel, el contenido del elemento seleccionado aparece en la lista del panel
intermedio.
La selección de un elemento en el panel central abre una lista de elementos individuales en
el panel de la derecha. Puede agregar una de esas expresiones al hacer doble clic en el nombre o
seleccionarlo y hacer clic en Pegar. La fila de botones entre los paneles superior e inferior le dan
una manera rápida de agregar muchos operadores y símbolos de uso común.
Por ejemplo, suponga que quiere usar la función Mes() para definir un criterio de selección en
el campo Fecha de inicio, en la consulta Hoja de costos de órdenes, para que sólo despliegue los
registros de los trabajos iniciados en junio. Para realizar esto, haga lo siguiente:
1. En la Vista Diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la celda Criterios de
la columna Fecha de inicio y elija Generar, del menú de acceso directo. Elimine cualquier 7
expresión que ya se encuentre en el panel superior.
2. Haga doble clic en la carpeta Funciones, para abrir las dos carpetas secundarias: Funciones
incorporadas y Reparaciones Caseras Técnicas, el nombre de la base de datos actual.
3. Abra la carpeta Funciones incorporadas. Aparece una lista de categorías de función en el
panel central.
4. Elija Fecha/Hora. El panel de la derecha muestra una lista de todas las funciones integradas
relacionadas con la fecha y la hora.
5. Desplace la lista hacia abajo y seleccione Mes, luego elija Pegar, la función Mes() se copia
en el panel superior, con la sintaxis correcta.
6. La función Mes() requiere un argumento, un número, para indicar a Access cuál mes quiere
especificar en la expresión. Haga clic en para resaltar <<número>> en los paréntesis e
ingrese 6 (de junio).
7. Haga clic en Aceptar. Ahora se muestra Mes(6) en la celda Criterios de la columna Fecha
de inicio
Verá más opciones del Generador de expresiones en el capítulo 15, donde agregará expresiones
condicionales a macros.
Establezca propiedades de consulta

Como todos los demás objetos de base de datos, una consulta tiene un conjunto de propiedades que
controlan su aspecto y comportamiento. Para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la consulta
(véase la figura 7-9), coloque el punto de inserción en el panel de tablas y emprenda una de las
siguientes opciones:
■ En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Hoja de

propiedades.
■ Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la ventana de diseño, fuera de la lista
de campos, y luego elija Propiedades del menú contextual.
■ Haga clic en el panel de la tabla y oprima alt+enter.
FIGURA 7-9 Establezca propiedades de consulta en la lista de Propiedades de la consulta.

Para ver una descripción de una propiedad, coloque el punto de inserción en el cuadro de la
propiedad y lea la descripción en la barra de estado. También puede oprimir f1 para abrir el tema de
ayuda correspondiente.
Modifique una consulta

Puede agregar o eliminar un campo, reorganizar las columnas, mostrar u ocultar cualquiera de los
campos, cambiar el orden de los registros resultantes y agregar uno o más criterios de orden. Para
abrir una consulta con el fin de modificar el diseño, haga clic con el botón derecho en el nombre de
la consulta, en el Panel de exploración, y elija la Vista Diseño del menú contextual. Si quiere ver
primero los resultados de la consulta, elija Vista Hoja de datos y luego vaya a la Vista Diseño.
Inserte un campo y cambie el orden de los campos

Si quiere agregar otro campo a la cuadrícula, arrastre el nombre del campo a la fila Campo, de la 7
columna donde quiera el campo. El campo se inserta y las otras columnas se mueven para hacer
espacio.
Si hace doble clic en el nombre del campo. Access lo coloca al final de la línea en la
Sugerencia primera columna vacía.
El desplazamiento de un campo en la cuadrícula de diseño funciona de la misma manera que

en una hoja de datos. Seleccione el campo al hacer clic en el selector de columnas (el puntero toma
la forma de una flecha hacia abajo). Suelte el botón del ratón y haga clic de nuevo cuando tome la
forma de una flecha hacia arriba y a la izquierda. Ahora arrastre la columna a una nueva posición.
Cuando vea la línea vertical oscura donde quiere que aparezca el margen izquierdo de la
columna, suelte el botón del ratón. La columna se mueve y la otra columna se también los hace de
manera concordante.
Cambie las propiedades de un campo

Los campos que aparecen en los resultados de la consulta heredan las propiedades del diseño de
tabla. Sin embargo, tal vez quiera que el campo tenga un aspecto diferente, o mostrar un nombre
diferente en los resultados de la consulta, sobre todo si va a usar los resultados como base para un
formulario o informe personalizado. No puede cambiar todas las propiedades de un campo, sólo los
que aparecen en la hoja de propiedad del campo en la consulta.
Ahora cambiará el nombre de un campo en el diseño de la consulta:
1. Coloque el punto de inserción a la izquierda de la primera letra del nombre, en la

cuadrícula.
2. Escriba el nuevo nombre seguido por dos puntos (:). Si está reemplazando Expr1 u otro
nombre asignado por Access, reemplace sólo el nombre, no la expresión que sigue a los dos
puntos.
3. Oprima enter.
Si quiere conservar el nombre en la cuadrícula pero mostrar un nombre diferente en

Sugerencia la hoja de datos, cambie la propiedad Título, del campo en la hoja de propiedades.
Para cambiar otras propiedades de campo, haga clic en el campo en la cuadrícula y, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en el comando Hoja de propiedades, u oprima alt+enter. También
puede hacer clic con el botón derecho en el nombre del campo y elegir Propiedades, en el menú de
acceso directo. Las entradas en las hojas de propiedades del campo están en blanco; no contienen
los parámetros definidos en el diseño de tabla. Cada entrada que haga en la ventana Diseño de la
consulta sobrescribirá las propiedades preestablecidas.
La Hoja de propiedades del campo tiene dos fichas: General y Búsqueda. La ficha General
muestra varias propiedades que puede cambiar en el diseño de la consulta, de la manera siguiente:
■ Descripción Presenta el texto que se despliega en la barra de estado, cuando hace

clic en el campo, en la Vista Hoja de datos. Cualquier texto ingresado aquí reemplaza la
descripción ingresada en la definición de la tabla. Puede ingresar hasta 255 caracteres.
■ Formato Muestra una lista de todos los formatos disponibles para el campo. Un campo
Texto no tiene lista sino que puede ingresar un formato personalizado.
■ Máscara de entrada Crea un esqueleto de entrada de datos. Puede escribir la máscara en

el cuadro o hacer clic en Generar para iniciar el Asistente para máscaras de entrada.
■ Título Especifique el encabezado de columna para una hoja de datos, un formulario o un
informe, en lugar del nombre del campo.
■ Etiquetas inteligentes Especifica cuáles etiquetas inteligentes se adjuntan al campo.
■ Formato de texto Ofrece una opción entre Texto simple y Texto enriquecido.
■ Lugares decimales Aparece en la hoja de propiedades si es un tipo de campo Número y
especifica el número de dígitos a la derecha del punto decimal.
Si el campo es de búsqueda, la ficha Búsqueda tiene una opción que puede cambiar el control
de despliegue por un cuadro de texto, un cuadro de lista o un cuadro combinado. Las otras
propiedades en la ficha Búsqueda son las mismas que las del diseño de tabla. Si el campo no es
de búsqueda, esta ficha está en blanco. El cambio en las propiedades de campo de un diseño de
consulta no tiene efecto en el diseño de la tabla.
Si quiere cambiar las propiedades de varios campos, o hasta una propiedad de

Sugerencia consulta, mantenga abierta la hoja de propiedades, y las opciones cambiarán cuando
haga clic en otro objeto en el diseño de la consulta.
Realice cálculos en una consulta

Puede realizar muchos tipos de cálculos en una consulta, misma que se vuelve a calcular cada vez
que se ejecuta, para que los datos siempre estén actualizados. Los resultados de los cálculos no
están almacenados en la tabla. En una consulta, hay dos tipos de cálculos: cálculos agregados y 7
campos calculados.
Los cálculos agregados son operaciones predefinidas que están realizadas en grupos de
registros y proporcionan totales, conteos, promedios y otra información relacionada con los valores
de campo en todos los registros o en grupos de registros. Considere a estos cálculos agregados
como cálculos verticales. Por ejemplo, puede agregar todos los trabajos en la calle J o calcular
el costo de mano de obra promedio para todos los trabajos.
Los campos calculados crean realmente nuevos campos en un registro al combinar los valores
de otros campos del registro, produciendo un cálculo horizontal. Puede crear nuevos campos
numéricos, de fecha o texto para cada registro usando cálculos personalizados. Por ejemplo, use la
expresión:
[Fecha de terminación]-[Fecha de inicio]

para crear un nuevo campo llamado Tiempo de trabajo. Después de crear un campo calculado,
puede usar el cálculo agregado para analizar aún más los datos. Por ejemplo, después de encontrar
el Tiempo de trabajo para cada trabajo, puede calcular el tiempo promedio de todos los trabajos,
o aún agregar un criterio de selección para limitar los registros a trabajos en un área específica o
supervisada por un empleado específico.
Agregue un campo calculado

Para agregar un campo calculado que despliegue los resultados de un cálculo con base en otros
campos de la cuadrícula, haga clic en la fila Campo de una columna vacía e ingrese una expresión.
Los nombres de campo en la expresión deben incluirse entre corchetes, de modo que Access los
reconozca como campos.
Por ejemplo, agregue un campo calculado a una consulta de la tabla Órdenes de trabajo de
Reparaciones Caseras Técnicas que muestra el costo total de cada trabajo actual:
1. En la Vista Diseño de la consulta, arrastre a la cuadrícula los campos que desee ver en el
resultado, incluidos Costo de materiales y Costo de mano de obra.
2. Haga clic en la celda Campo de la primera columna vacía e ingrese la expresión [Costo de
materiales]+[Costo de mano de obra]; luego oprima enter.
3. Mueva el punto de inserción a la izquierda, en la celda Campo, y reemplace Expr1 con

Costo total, conservando los dos puntos.
4. Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento de consulta y elija Vista Hoja de
datos, en el menú de acceso directo. En la figura 7-10 se muestran los resultados del nuevo
campo calculado.
Si quiere ver el costo total de cada trabajo, incluido 15% de gastos adicionales, agregue otro
campo calculado usando la expresión:
[Costo total]*1.15
Si escribe de manera incorrecta un nombre de campo en una expresión cuando se

Sugerencia ejecuta la consulta, Access supone que es un parámetro necesario para la consulta y
le pide que ingrese el valor. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo
Introduzca el valor del parámetro y regrese a la cuadrícula para corregir el nombre
del campo. Consulte el capítulo 8 para conocer más información acerca de los
parámetros de la consulta.
No está limitado a campos Número y Moneda en los campos calculados. Los campos de Texto
se combinan fácilmente con el operador de unión (&). Por ejemplo, para crear un nuevo campo que
muestre los nombres completos de los empleados en un campo, use la siguiente expresión como
Campo en la cuadrícula de consulta.
Nombre completo: [Nombre]&” “&[Apellido]
FIGURA 7-10 Despliegue del nuevo campo Costo total.

Las comillas entre los nombres de campo agregan un espacio entre el nombre y el apellido.
7
Para incluir sólo las iniciales de los empleados y agregar algún texto al despliegue, puede usar
una expresión como la siguiente:
“Supervisado por: “ & Izq$([Nombre],1) & Izq$([Apellido],1)
La función Izq$ extrae caracteres del lado izquierdo del valor del campo. El argumento entero
en la función indica cuántos de estos caracteres quiere ver (sólo uno en este caso). El resultado de
este campo calculado tiene este aspecto:
Si necesita ayuda con una expresión más compleja, haga clic en Generar para abrir el
Generador de consultas, como se describió antes.
Cree resúmenes con el asistente

Cuando usa el Asistente para consultas para crear una nueva consulta, tiene una opción para resumir
los datos de los registros. El segundo cuadro de diálogo del asistente ofrece dos opciones: Detalle,
en que se muestran todos los registros, y Resumen. A continuación verá cómo incluir un resumen:
1. En el segundo cuadro de diálogo del asistente, elija Resumen y haga clic en el botón
Opciones de resumen (véase la figura 7-11).
2. Elija Suma en las filas Costo de materiales y Costo de mano de obra.
3. Elija Promedio en ambas filas.
4. Haga clic en la casilla de verificación Incluir registros en Órdenes de trabajo, del cuadro de
diálogo Opciones de resumen.
5. Haga clic en Aceptar y luego en Finalizar.
Cree resúmenes con funciones de agregado

Los resúmenes funcionan con valores en un campo de varios registros, ya sea a partir de todos
los registros del resultado o un grupo de registros basado en un valor de campo específico. Una
consulta de resumen produce una instantánea en lugar de un conjunto dinámico, y no es posible
editar ninguno de los campos del resultado.
Cree un resumen de todos los registros

Para resumir valores de campo en una consulta, inicie con una consulta de selección, agregue el
campo que quiera resumir, luego especifique la manera en que quiera que se resuman los campos.
Por ejemplo, para encontrar el total y el promedio del costo de los materiales para las órdenes de
trabajo actuales, haga lo siguiente:
FIGURA 7-11 El cuadro de diálogo Opciones de resumen.
1. Inicie una nueva consulta de selección de la tabla Órdenes de trabajo y arrastre el campo
Costo de materiales a la cuadrícula.
2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en el comando Totales (el
símbolo de sigma) para agregar la fila Total a la cuadrícula. También puede hacer clic con el
botón derecho en la cuadrícula y elegir Totales, del menú de acceso directo.
3. Haga clic en la celda Total, en la columna Costo de materiales, en la cuadrícula de diseño, y
elija Suma de la lista desplegable de opciones.
4. Para resumir en el mismo campo de dos maneras, arrastre otra copia del campo Costo de
materiales a la siguiente columna vacía y elija Promedio, de la lista de Total.
5. Cambie a la Vista Hoja de datos para ver los resultados. En este ejemplo se resumen todos
los registros de la tabla.
Cree un resumen por grupo

Cuando agrega campos a la cuadrícula con la fila Total visible, la entrada predeterminada es
Agrupar por. Para agrupar registros con el mismo valor en el campo, deje la opción Agrupar por, en
la celda Total. De otra manera, cambie la celda Total a la función de resumen deseada. Por ejemplo,
para contar el número de órdenes de trabajo y calcular los costos promedio de Órdenes de trabajo
bajo control de cada supervisor:
1. Inicie una nueva consulta de selección con la tabla Órdenes de trabajo y arrastre los campos
Supervisor, Número de orden y Costo de mano de obra a la cuadrícula. En el grupo Mostrar
u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en Totales.
2. En Número de orden, cambie la celda Total a Cuenta y, en Costo de mano de obra, cámbiela
a Promedio.
3. En la siguiente columna Campo vacía, ingrese la expresión Promedio ([Costo de mano de
obra]+[Costo de materiales]) y oprima enter.
4. La celda Total de la nueva columna aún contiene la opción Agrupar por. Cambie esto por
Expresión y oprima enter.
5. Cambie el nombre predeterminado Expr1 por Promedio total.
6. Ejecute la consulta.
También puede ordenar los grupos por los valores calculados en los resúmenes. Por
Nota ejemplo, podría reordenar los registros anteriores en orden descendente de costo
total promedio de las órdenes de trabajo asignadas a cada supervisor.
Agregue criterios
Tiene tres maneras distintas de agregar criterios de selección para resumir consultas y limitar el
resultado:
■ Para limitar los registros antes de incluirlos en el grupo y antes de que se realicen los
cálculos del grupo, agregue el campo cuyos registros quiera limitar, y luego ingrese los
criterios. Por ejemplo, podría incluir en el grupo Supervisor sólo las órdenes de trabajo
cuyos costos de mano de obra exceden los 5 000 pesos. Si está calculando totales en la
misma consulta, cambie la celda Total en esa columna a Dónde.
■ Para limitar el agrupamiento después de que los registros se incluyen en el grupo pero antes
de que se realicen los cálculos de grupo, ingrese el criterio en el campo Agrupar por. Por
ejemplo, podría incluir un resumen para supervisores específicos.
■ Para limitar los resultados de los resúmenes de grupo, ingrese los criterios en el campo
que contiene el cálculo. Por ejemplo, podría desplegar resultados sólo para los grupos de
supervisores cuyo costo total promedio exceda 10 000 pesos.
Cree resúmenes en la Vista Hoja de datos

La capacidad de agregar, en la Vista Hoja de datos, una fila Total a los resultados de la consulta, que
resuma los valores de una columna, es nueva en Access 2007. Por ejemplo, puede resumir los datos
en la consulta construida en la sección anterior:
1. Abra la consulta en la Vista Hoja de datos.

2. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en el comando Totales. Una fila Total se
agrega a la parte inferior de la hoja de datos.
3. Haga clic en la fila Total, debajo de CuentaDeNúmero de orden, y elija Cuenta, en la lista
desplegable.
4. Vaya a la fila Total, debajo de PromedioDeCosto de mano de obra, y elija Máximo, en la
lista desplegable.
5. Pase a la fila Total, debajo de Promedio total, y elija Mínimo, en la lista desplegable.
Tiene diferentes opciones dependiendo del tipo de datos de campo.

Nota
Para limpiar la fila Total, de una sola columna, haga clic en la flecha hacia abajo en su fila Total
y seleccione Ninguno de la lista desplegable. Para ocultar una fila completa, en el grupo Registros,
de la ficha Inicio, haga clic en Totales, en el menú contextual.
Cree consultas especiales con el Asistente para consultas

Como vio en el cuadro de diálogo Nueva consulta, hay más Asistentes para consultas que el
Asistente para consultas sencillas. La lista incluye asistentes que crean consultas de tabla de
referencia cruzada, consultas que encuentras registros duplicados y consultas que encuentran
registros no coincidentes en tablas relacionadas.
Cree una consulta de búsqueda de duplicados

Una consulta de búsqueda de duplicados localiza y despliega registros en que el campo especificado
tiene los mismos valores. Para desplegar todas las cotizaciones que se hicieron para trabajos en una 7
dirección determinada:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para consultas.
2. Seleccione Asistente para búsqueda de duplicados en el cuadro de diálogo Nueva consulta y
haga clic en Aceptar.
3. Elija Tabla: Datos de cotización y haga clic en Siguiente.
4. En el cuadro de diálogo siguiente (véase la figura 7-12), haga doble clic en Dirección, en
la lista Campos disponibles, para agregarla a la lista Campos con valores duplicados; luego
haga clic en Siguiente.
FIGURA 7-12 Elección del Campos con valor duplicado.

5. Seleccione todos los campos que quiera desplegar, además del campo en que podrían
ocurrir los duplicados (por ejemplo, Número de cotización, Fecha de cotización,
Descripción y Principal). Haga clic en Siguiente.
6. En el último cuadro de diálogo, ingrese Direcciones duplicadas como nombre de la
consulta y haga clic en Finalizar.
El resultado de la consulta muestra sólo los registros que tienen campos de dirección
duplicados.
Si quiere ordenar los resultados o modificar la consulta de alguna otra manera, elija
Sugerencia que se modifique el diseño en el último cuadro de diálogo del asistente en lugar de
ver los resultados.
Cree una consulta de búsqueda de elementos no coincidentes

Con el Asistente búsqueda de no coincidentes, puede localizar y desplegar los registros de una
tabla que no tiene coincidencia en una tabla relacionada. Por ejemplo, puede encontrar clientes que
no tienen órdenes de trabajo en el momento, para que pueda enviarles una carta recordándoles el
ofrecimiento de sus servicios.
Para crear una consulta de búsqueda de elementos no coincidentes:
1. Inicie una nueva consulta con el Asistente búsqueda de no coincidentes.

2. En el primer cuadro de diálogo, elija Clientes como tabla cuyos registros querrá desplegar,
y haga clic en Siguiente.
3. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en Consultas y elija Consulta: Órdenes de
trabajo actuales, como el conjunto de registros que quiera que coincidan con la tabla
Clientes. Si hay clientes sin órdenes de trabajo correspondientes, el registro del cliente se
incluye en el resultado. Haga clic en Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, especifique el campo de unión. Elija el campo de cada
lista y haga clic en el botón <=> para unirlos (véase la figura 7-13). Haga clic en Siguiente.
5. Seleccione los campos que quiera ver en el resultado, como Nombre, Dirección y Número
telefónico.
FIGURA 7-13 Especificación del campo de unión.
6. Acepte el nombre de la consulta como ‘Clientes’ no coincidente con ‘Órdenes de trabajo

actuales’ y haga clic en Finalizar.
Cree una consulta de tabla de referencia cruzada

Una consulta de tabla de referencia cruzada es un tipo especial de consulta de resumen que
relaciona valores de resumen entre dos o más conjuntos de valores de campos, como ventas de
tipos de productos con ciertas regiones de ventas o categorías de costos de órdenes de trabajo con
el supervisor activo. Un conjunto de hechos aparece en una lista vertical como encabezado de fila
a la izquierda de la tabla de referencia cruzada; los otros aparecen en lista como encabezados de
columnas en la parte superior. Los valores de resumen (sean sumas, promedios o cuentas) están
contenidos en el cuerpo de la tabla de referencia cruzada.
Para crear una tabla de referencia cruzada, necesita por lo menos tres campos de salida:
encabezados de fila, encabezados de columna y valores. Puede crear una consulta de tabla de
referencia cruzada desde cero o con la ayuda del Asistente para consultas de referencia cruzada. El
resultado de ejecutar una consulta de tabla de referencia cruzada es una instantánea, y ninguno de
los datos en los resultados es editable.
Como ejemplo de la creación de una consulta de tabla de referencia cruzada, use la tabla
llamada Tabla de referencia cruzada de órdenes, que incluye todos los costos en un campo y
un campo que indica la categoría del costo: mano de obra o materiales. A continuación, use el
Asistente para consultas de referencia cruzada para correlacionar la categoría de costo con el
supervisor del trabajo:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Asistente para consultas y
elija Asist. consultas de tabla ref. cruzada del cuadro de diálogo Nueva consulta. Luego
haga clic en Aceptar.
FIGURA 7-14 El primer cuadro de diálogo del Asistente para consultas de referencia cruzada.
FIGURA 7-15 Elección del encabezado de fila.

2. En el primer cuadro de diálogo (véase la figura 7-14), elija Tabla: Tabla de referencia
cruzada de órdenes como base para la consulta y haga clic en Siguiente. (Esto es sólo
un ejemplo; no es necesario que el nombre de la tabla incluya las palabras “Referencia
cruzada”.)
3. En el siguiente cuadro de diálogo, haga doble clic en Supervisor como campo que se usará
como encabezado de fila (véase la figura 7-15) y haga clic en Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, elija Categoría de costos como encabezado de columna y
haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione Costo, en la lista Campos, como campo
de valor, y Suma, en la lista Funciones. Quite la marca de la casilla de verificación “Sí,
incluir sumas de filas”, si no quiere ver una columna Total de costos (véase la figura 7-16).
El panel de ejemplo muestra cómo se organizarán los campos en la tabla de referencia
cruzada. Haga clic en Atrás, para regresa a un cuadro de diálogo anterior para hacer
cambios, o haga clic en Siguiente para terminar la consulta. 7
6. Ingrese el nombre de la consulta, Costos de orden por categoría y supervisor, en el cuadro
de diálogo final y haga clic en Finalizar.
El icono que acompaña al nombre de la consulta en el panel de navegación indica

Nota que es una consulta de tabla de referencia cruzada.
FIGURA 7-16 Elección de los valores para la tabla de referencia cruzada.

Cree consultas
Capítulo 8 avanzadas
Cómo…
■ Crear una consulta de parámetro que requiere entrada del usuario
■ Crear una consulta de búsqueda automática que rellene datos de tablas
■ Crear una consulta de acción
■ Crear una consulta de SQL
■ Crear una consulta secundaria para una consulta existente
L as consultas son los medios principales de recuperar información almacenada en la base de

datos de Access. Además de proporcionar la popular consulta de selección analizada en el
capítulo anterior, Access ofrece maneras más flexibles de recuperar datos, como permitir que el
usuario especifique cuáles registros extraer en tiempo de ejecución y rellenar automáticamente
datos de campo durante la inserción de datos. Las consultas también pueden realizar operaciones de
administración de datos, como agregar, actualizar o eliminar datos.
Cree consultas con propósitos especiales

Cuando quiere especificar rápidamente cuál grupo de datos quiere, se usa la consulta de parámetro.
Esto es muy parecido a una consulta de selección común, excepto que Access pregunta uno o más
de los criterios de selección antes de ejecutar la consulta. Puede usar un parámetro en cualquier
campo en que pueda escribir texto en la fila Criterios.
Otra consulta especial, la de búsqueda automática, puede ahorrar tiempo en la inserción de
datos al buscar el valor que ingrese en el campo coincidente y luego ingresar automáticamente la
información correspondiente en campos en las tablas relacionadas.
Consultas de parámetro
Para crear una consulta de parámetro, empiece con una consulta de selección normal y, en lugar
de ingresar los criterios en la celda Criterios, ingrese el texto para el indicador encerrado entre
corchetes ([ ]). El texto que ingrese se vuelve el indicador en el cuadro de diálogo, de modo que
asegúrese de que sea lo suficientemente informativo como para que el usuario sepa cómo responder.
No puede usar el nombre de campo como indicador, pero puede incluirlo en el texto del indicador.
Para crear una consulta de parámetro que permita al usuario especificar cuáles órdenes de
trabajo del cliente desea ver, complete los pasos siguientes:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, mantenga oprimida la tecla ctrl y elija las tablas
Órdenes de trabajo, Datos de cotización y Clientes. Haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
3. Arrastre Supervisor, Descripción y Fecha de inicio de la tabla Órdenes de trabajo, además
del campo Dirección de la tabla Datos de cotización a la cuadrícula de diseño. Agregue el
campo Apellido de la tabla Clientes, que es el parámetro que el usuario ingresará.
4. Escriba [Ingrese el apellido del cliente] en la fila Criterios de la columna Apellido.
CAPÍTULO 8: Cree consultas avanzadas 201
5. En el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Introduzca el valor del
parámetro.
6. Ingrese el Apellido deseado (Martínez en este
ejemplo) y haga clic en Aceptar.
7. Ejecute la consulta. Los resultados muestran las cuatro órdenes de trabajo actuales para el
cliente Martínez.
También puede usar una consulta de parámetro para encontrar registros que tienen un rango de
valores, como un periodo. Por ejemplo, puede mostrar todas las órdenes de trabajo que se iniciaron
en el mes de junio. Para ello, incluya los parámetros en una expresión Entre…Y en la fila Criterios.
Access le pedirá cada parámetro en un cuadro de diálogo separado.
Después de ingresar 1/6/07 en el primer cuadro indicador y 1/7/07 en el segundo, Access

ejecuta la consulta y despliega los registros de las cinco órdenes de trabajo que empezaron en junio.
Como opción predeterminada, el tipo de datos de un parámetro es Texto, pero puede especificar
un tipo de datos diferente al abrir el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta mientras se
encuentra en la Vista Diseño de la consulta.
8
1. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Parámetros, o
haga clic con el botón derecho en el panel de tablas y elija Parámetros, del menú de acceso
directo.
2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, ingrese el texto del parámetro
exactamente como aparece en la fila Criterios (sin los corchetes).
3. Elija el tipo de datos de la lista desplegable Tipo de datos.
4. Repita los pasos 2 y 3 de cada parámetro para el que quiera especificar un tipo de datos.
5. Haga clic en Aceptar.
En ocasiones, Access le pide un parámetro en un campo que no ha designado como

Sugerencia parámetro. Esto puede causarse al escribir incorrectamente el nombre de campo o
al cambiar el nombre en la tabla, pero no cambiarlo en otros objetos de la base de
datos. Si ha marcado la opción Autocorreción de nombre, los cambios del nombre de
campo se proyectan a todos los objetos que incluyen ese campo.
Si quiere ver todos los registros sin crear una nueva consulta, puede regresar todos
Sugerencia los registros con una consulta de parámetro al no ingresar un valor de parámetro.
Coloque el indicador de parámetros en la celda Criterios de la cuadrícula de
consulta para el campo usado como parámetro. A continuación, pase a la celda O e
ingrese el mismo indicador de parámetro seguido por Es Nulo.
Consultas de búsqueda automática

La consulta de búsqueda automática se inventó para ahorrar tiempo durante el ingreso de datos,
al obtener valores de campo de la tabla principal en el formulario o la hoja de datos. Por ejemplo,
cuando ingresa un Id de cliente válido, la consulta llenará el resto de la información del cliente en la
hoja de datos o el formulario. Una consulta de búsqueda automática es, en realidad, una consulta de
selección con propósito especial que contiene datos de tablas relacionadas.
Cómo... Desplegar el parámetro

en los resultados
Si quiere desplegar el propio valor de parámetro ingresado en el resultado de la consulta para
que pueda usarlo en un formulario o informe, agregue un campo calculado con el nombre
del parámetro. Por ejemplo, si quiere ver la fecha de comienzo en el resultado de la consulta
anterior, ingrese la expresión siguiente en la fila Campo de una columna vacía: Inicio de
trabajo:[Ingrese la fecha de inicio]. El valor será el mismo en todos los registros del
resultado.
Para mostrar la fecha en el formulario o el informe, puede usar la función Format para
personalizar el despliegue del parámetro. Por ejemplo, use la expresión Inicio de trabajo:
Format([Ingrese la fecha de inicio],”dd mm aaaa”) para desplegar la fecha como 1 jun 2007.
Luego puede usar las expresiones en el título del formulario o el informe: “Todos los trabajos
empezaron entre “ & [Inicio de trabajo] & “y” & [Fin de trabajo]. Las fechas se formarán ahora
correctamente.
Una consulta de búsqueda automática es diferente de un campo de búsqueda, porque
Nota la primera rellena automáticamente los datos, mientras que el campo de búsqueda
simplemente despliega una lista de la que puede elegir.
Para crear una consulta de búsqueda automática:
1. Cree una nueva consulta basada en las tablas Clientes y Órdenes de trabajo.
2. Arrastre los campos Número de orden e Id de cliente de la tabla Órdenes de trabajo (el lado
“varios” de la relación) a la cuadrícula.
3. Arrastre a la cuadrícula los campos Apellido, Nombre y Dirección de facturación, de la
tabla Clientes.
El campo en el lado “varios” que agrega a la cuadrícula de consulta no debe ser una clave
principal ni un índice único; el campo de vinculación en el lado “uno” debe ser una clave principal
o un índice único, pero no lo agregue al diseño de la consulta. Puede agregarle otros campos de
cualquier tabla.
En la hoja de datos de resultados de la consulta, cuando agregue un nuevo registro o cambie el
valor del campo de unión del lado “varios”, Access busca automáticamente y despliega los valores
asociados de la tabla en el lado “uno”. Aquí se está ingresando un nuevo registro con el valor 1033
de Id de cliente, y se oprimió tab. Access rellena los tres campos restantes.
Diseño de consultas de acción

Las consultas de acción se usan para realizar operaciones globales de administración de datos
en una o más tablas a la vez. Los cuatro tipos de consultas de Access reflejan las actividades
más comunes de base de datos: actualización de valores de campo, adición de nuevos registros,
eliminación de registros existentes y creación de nuevas tablas.
Los resultados de las consultas de acción no pueden usarse como un origen de registro para
formularios o informes. Sin embargo, si guarda primero el resultado como una tabla, puede usar
ésta como origen de registro.
Antes de emprender cualquier tipo de consulta de acción, haga una copia de

Sugerencia seguridad de las tablas que intervendrán. Si se cambiarán varias tablas, cree la
copia de seguridad de toda la base de datos. Una precaución de seguridad adicional
cuando se diseña una consulta de acción de Access consiste en cambiar a la Vista
Hoja de datos para revisar sus avances en lugar de ejecutar la consulta. Al mostrar
los resultados en una Vista Hoja de datos, no ejecuta realmente la consulta ni realiza
la acción que se pretende, de modo que no se cambian los datos.
Consulta de actualización
Las consultas de actualización se utilizan para cambiar uno o más valores de campo en muchos
registros a la vez. Puede agregar criterios que revisen los registros que habrán de cambiarse o los
registros actualizados en más de una tabla. Las consultas de actualización pueden usar casi todos los
tipos de expresión para especificar la actualización.
En la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, varias cotizaciones han expirado pero
pueden renovarse. Para renovar las cotizaciones, la compañía debe aumentar ligeramente los costos
para reflejar la inflación y establecer una nueva fecha de vencimiento. Por ejemplo, la renovación
de las cotizaciones incluye la búsqueda de registros, en la tabla Datos de cotización, cuya fecha de
expiración es anterior al 15 de agosto de 2007, y hacer cambios a la tabla Órdenes de trabajo
relacionada para aumentar los valores de Costo de materiales y Costo de mano de obra. Si no hay
un registro correspondiente en Orden de trabajo, la consulta de actualización no cambia el valor
Expira porque la relación está definida como una unión interna.
Para crear esta consulta de actualización, inicie un nuevo diseño de consulta con las tablas
Datos de cotización y Órdenes de trabajo y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Tipo de consulta, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Actualizar. Una
nueva fila, llamada Actualizar a, aparece en la cuadrícula.
2. Arrastre los campos Número de cotización y Expira, de la tabla Datos de cotización, a la
cuadrícula.
3. Arrastre a la cuadrícula los campos Costo de materiales y Costo de mano de obra, de la
tabla Órdenes de trabajo.
4. Ingrese la expresión <15/8/07 en la celda Criterios en la columna Expira para limitar los
registros. Access agrega los delimitadores de fecha (#). 8
5. Ingrese las siguientes expresiones de actualización en la fila Actualizar a:
■ [Expira]+90 en la columna Expira.
■ [Costo de materiales]*1.05 en la columna Costo de materiales.
■ [Costo de mano de obra]*1.05 en la columna Costo de mano de obra.
6. Haga clic con el botón derecho en la ficha de la consulta y luego elija Vista Hoja de datos,
en el menú de acceso directo, para ver cuáles registros se verán afectados por la consulta de
actualización. Si la selección no es correcta, haga clic con el botón derecho de nuevo en la
ficha para regresar a la Vista Diseño y haga los cambios.
7. Haga clic con el botón derecho en la ficha y elija Vista Diseño para regresar a la ventana de
diseño de la consulta. Una vez allí, guarde la consulta como Actualizar costos y luego, en
el grupo Resultados, haga clic en el comando Ejecutar. Access despliega un mensaje que
advierte que la actualización es irreversible.
8. Elija Sí para actualizar los registros o No para abandonar el proceso.
En la figura 8-1 se muestra una comparación de los registros actualizados de Datos de

cotización con la copia de seguridad. El primer registro que aparecen en la hoja de datos de
la consulta muestra la fecha Expira actualizada en la tabla de la izquierda. Puede ver los otras
modificaciones si desplaza hacia abajo la hoja de datos.
FIGURA 8-1 Comparación de las tablas actualizadas y de seguridad.
Puede ver en la figura que aún hay varios registros en la tabla Datos de cotización,
Nota por ejemplo los números 98-102 y 98-104, cuya fecha Expira es anterior al 15 de
agosto del 2007. Esto parecería confuso o un error; sin embargo, como se menciona
al principio, no hay actualización porque no hay registros coincidentes en el registro
Órdenes de trabajo y porque la unión es interna, lo que incluye en los resultados sólo
los registros que tienen valores coincidentes en el campo de unión. Si ha impuesto
integridad referencial entre tablas relacionadas en la base de datos y marcó la
opción Actualizar en cascada campos relacionados en el lado “uno”, Access
aplicará las actualizaciones a los campos coincidentes en el lado “varios”, aunque
no se incluyan en la consulta.
Consulta de creación de tabla

La consulta de creación de tabla hace lo que indica: crea una nueva tabla a partir de los registros
de una o más tablas o consultas existentes. Por ejemplo, tal vez necesite combinar información de
las tablas Datos de cotización, Órdenes de trabajo y Clientes en una sola tabla que habrá de usarse
como base para los informes que se distribuirán en la reunión general de socios.
Las consultas de creación de tabla copian los datos a la tabla de destino. Las tablas
Nota de origen y las consultas no se ven afectadas.
Para generar una consulta de creación de tabla, cree la nueva consulta de selección con las
tablas y consultas que tienen la información que usted necesita, incluido cualquier criterio que
necesite. Luego, en el grupo Tipo de consulta, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Crear
tabla y haga lo siguiente:
■ Si la tabla de destino es nueva y la quiere en la misma base de datos, ingrese el nombre de

la tabla y haga clic en Aceptar.
■ Si la tabla de destino ya existe, elija el nombre de la lista desplegable. Esté al pendiente de
que la consulta reemplazará los registros en la tabla existente.
■ Si quiere que la nueva tabla se incluya en una base de datos diferente, seleccione Otra base
de datos, y escriba la ruta completa y el nombre de archivo de la base de datos, y luego
ingrese el nombre de la tabla y haga clic en Aceptar. Si el destino no es una base de datos de
Access, incluya el nombre de la aplicación, como Paradox, después del nombre de la base
de datos. También puede hacer clic en Examinar para ir a la otra base de datos.
Antes de ejecutar la consulta, cambie a la Vista Hoja de datos para tener una vista preliminar
de los registros que se incluirán en la nueva tabla. Luego regrese a la Vista Diseño y, en el grupo
Resultados, haga clic en el comando Ejecutar. Si está reemplazando registros en una tabla existente,
Access le pedirá permiso para eliminar los registros existentes antes de seguir adelante. Responda
Sí o No en el cuadro de confirmación final que completa la consulta de creación de tabla y pega los
registros en la tabla.
Aunque no puede deshacer una consulta de acción (incluida la consulta de creación de tabla),
recuerde que si la nueva tabla no es lo que quiere, puede eliminarla y empezar de nuevo.
Las únicas propiedades de campo que hereda la tabla creada con la consulta de
Nota creación de tabla son el tamaño de campo y el tipo de datos. Todas las demás
propiedades (incluidas la clave principal, el formato, los valores predeterminados y
las máscaras de entrada) no se heredan y deben restablecerse en la nueva tabla o en
el formulario o informe que usa la nueva tabla como un origen de registros.
Las consultas de creación de tabla crean instantáneas de los datos, tal como se encuentran en
el momento en que se ejecuta (y, por tanto, no pueden actualizarse manualmente). Si cambian los
datos en las tablas de origen, debe ejecutar de nuevo la consulta para actualizar los valores. 8
Consulta de datos anexados

Cuando quiera agregar registros de una o más tablas de origen a otras tablas, primero debe decidir
los campos que quiera anexar, luego ubicar la tabla de destino y, por último, determinar los campos
en la tabla de destino que corresponden a los campos del origen. Sin embargo los valores de campo
sólo se copian a la tabla de destino, no se mueven.
Para que coincidan, no es necesario que los campos tengan el mismo nombre, pero
Nota sí es necesario que se trate del mismo tipo de datos. Además, no es necesario que la
tabla de destino tenga exactamente la misma estructura que la de origen.
Por ejemplo, la tabla Datos de cotización, de Reparaciones Caseras Técnicas, se hará más
grande y difícil de manejar si no se elimina ninguno de los registros obsoletos. Las cotizaciones
que se han perdido ya no son necesarias en la tabla actual, pero podrían ser útiles en un archivo del
historial de cotizaciones anteriores. Sin embargo, antes de que pueda archivar los registros, debe
crear una nueva tabla con el mismo diseño que la tabla Datos de cotización, para que contenga los
registros. Para ello, siga estos pasos:
1. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla Datos de cotización, en el Panel de
exploración, y elija Copiar.
2. Haga clic con el botón derecho en el grupo Tablas, del Panel de exploración, y elija Pegar.
3. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como, asigne el nombre Archivo de cotizaciones
perdidas a la nueva tabla, elija Estructura solamente y luego haga clic en Aceptar.
Ahora cree la consulta de adición de datos:
1. Inicie una nueva consulta, agregando sólo la tabla Datos de cotización.

2. En el grupo Tipo de consulta, haga clic en el comando Anexar.
3. En el cuadro de diálogo Anexar, ingrese el nombre de la tabla, Archivo de cotizaciones

perdidas, en el cuadro Nombre de la tabla, elija Base de datos activa y haga clic en
Aceptar.
4. Arrastre el asterisco (*) de la lista de campos de Datos de cotización a la cuadrícula. Si no

quiere que se adjunten todos los campos, arrastre los campos individualmente.
5. Para agregar el criterio Perdida, arrastre el campo Fecha de otorgamiento a la cuadrícula e
ingrese “Perdida” en la celda Criterios.
6. Elimine el nombre de campo de la celda Anexar a, de la columna Fecha de otorgamiento,
para que no se anexen dos copias del campo Fecha de otorgamiento.
7. Cambie a la Vista Hoja de datos y luego revise Perdida en el campo Fecha de otorgamiento,
para asegurarse de que se anexarán los registros correctos, regrese a la Vista Diseño y luego
guarde la consulta como Agregar a archivo.
8. En el grupo Resultados, haga clic en el comando Ejecutar. Access despliega ahora un
mensaje que le pide confirmación para anexar seis registros.
9. Elija Sí para completar la adición o No para cancelar la operación.
10. Una vez que haya copiado los registros de datos de cotizaciones perdidas, el siguiente paso
consiste en eliminarlos de la tabla original.
Consulta de eliminación
La consulta de eliminación podría ser la consulta de acción más peligrosa de todas. No puede
revertirse ninguna consulta de acción, pero la eliminación parece ser la más drástica de ellas (una
razón importante para hacer una copia de seguridad de todas las tablas antes de empezar una
consulta de eliminación).
Una consulta de eliminación elimina todos los registros de una tabla, no sólo los campos 8
especificados. Puede eliminar registros de una sola tabla, varias tablas con una relación uno a uno, o
varias tablas con relación uno a varios.
Elimine a partir de una sola tabla

Es simple eliminar registros de una sola tabla o de varias tablas con relación uno a uno: agregue las
tablas al diseño de la consulta y especifique los criterios para eliminación de registros (por ejemplo,
si la cuenta se paga por completo, la orden de trabajo se ha terminado, o se ha vendido la casa).
Para eliminar registros de una sola tabla con una consulta de eliminación, haga lo siguiente:
1. Inicie una nueva consulta con la tabla de la que quiera eliminar registros, como una copia
de la tabla Datos de cotización.
2. En el grupo Tipo de consulta, haga clic en el comando Eliminar, o haga clic con el botón
derecho en el panel de tablas y señale Tipo de consulta y elija Consulta de eliminación, en
el menú de acceso directo.
3. Arrastre el asterisco de la lista de campos a la cuadrícula; ahora la fila Eliminar muestra
Desde.
4. Arrastre el campo que contiene el valor que indica el registro que habrá de eliminarse (por
ejemplo, el valor Perdida en el campo Fecha de otorgamiento) e ingrese la expresión de
criterio en la fila Criterios.
5. Cambie a la Vista Hoja de datos para mostrar una vista preliminar de los registros que se
eliminarán y haga cualquier cambio necesario en el diseño de la consulta.
6. Regrese a la Vista Diseño y ejecute la consulta. Se el advertirá que modificará los datos de
su tabla. Responda Sí para seguir adelante o No para cancelar la operación.
Elimine a partir de tablas relacionadas

Si tiene habilitada la opción Actualizar en cascada campos relacionados para la relación, todos los
registros coincidentes en el lado “varios” se eliminan con los registros del lado “uno”. Si esa opción
no está seleccionada, debe ejecutar dos consultas de eliminación para realizar el trabajo. Primero,
elimine los registros de las tablas en el lado “varios” y luego vaya tras los registros en el lado “uno”.
Por ejemplo, un cliente ha dejado la ciudad y necesita eliminar el registro de la tabla Clientes,
además de todos los registros de la tabla Datos de cotización, que se relacionan con ese cliente. Para
eliminar registros de varias tablas relacionadas, inicie una nueva consulta de selección con ambas
tablas, y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en el comando Eliminar.

2. Arrastre el campo Id de cliente a la cuadrícula para usarlo como criterio.
3. Arrastre el asterisco (*) de la lista de campos de la tabla Datos de cotización (en el lado
“varios” de la relación) a la cuadrícula. Si hay más tablas en el lado “varios”, arrástrelas a la
cuadrícula también. No arrastre aún la tabla “uno” a la cuadrícula.
4. Cambie a la Vista Hoja de datos para revisar una vista preliminar de los registros que se eliminarán.
5. Regrese a la Vista Diseño y haga clic en el comando Ejecutar. Se le advierte que está por
eliminar registros. Haga clic en Sí.
6. Regrese al diseño de la consulta, haga clic con el botón derecho en la tabla Datos de
cotización y elija Quitar tabla, del menú de acceso directo. Elimine cualquier otra tabla del
lado “varios” de la ventana de la consulta.
7. Arrastre el asterisco (*) de la tabla Clientes a la cuadrícula y ejecute la misma consulta de
nuevo para eliminar los registros de esa tabla. Haga clic en Sí una vez más como respuesta
a la advertencia.
Revise el lenguaje estructurado de consulta (SQL)

SQL (Structurated Query Language) es el lenguaje que Access usa tras bambalinas para programar
operaciones de consulta. Está compuesto por instrucciones, que deben cumplir con la sintaxis y las
convenciones específicas del lenguaje. Para ver o editar instrucciones SQL mientras trabaja en una
consulta, cambie de la Vista Diseño a la Vista SQL, al hacer clic con el botón derecho en el panel de 8
tablas y elegir Vista SQL en el menú contextual. O en el grupo Resultados, de la ficha Diseño, haga
clic en el comando Ver y elija Vista SQL del menú contextual.
Puede ingresar una instrucción SQL en casi todos los lugares donde ingresaría una tabla, consulta
o nombre de campo como origen de registros de un formulario o un informe. Si usa un asistente para
crear un formulario o informe, el origen del registro es una instrucción SQL creada por Access.
Revise las instrucciones SQL

Sin adentrarnos demasiado en los detalles del lenguaje, revise algunos ejemplos sencillos de
instrucciones SQL. La instrucción SELECT es la más común en SQL y la más importante. Todas
las consultas de selección empiezan con la instrucción SELECT. Por ejemplo, si crea una consulta
que recupera todos los campos de registros de la tabla Datos de cotización con “Perdida” en el
campo Fecha de otorgamiento, la versión SQL tendría este aspecto:
SELECT *
FROM [Datos de cotización]
WHERE [Fecha de otorgamiento]=”Perdida”;
■ El comando SELECT * indica que se incluyan todos los campos, al igual que SELECT
ALL
■ La cláusula FROM da el nombre de la tabla que contiene los registros que se habrán de
recuperar.
■ La cláusula WHERE especifica los criterios de selección. Es el mismo valor que introdujo
en la fila Criterios de la columna Fecha de otorgamiento. Incluya la cláusula WHERE sólo
si ha usado la cláusula FROM completa.
Las instrucciones SQL siempre terminan con un punto y coma (;). Todas las consultas dan
como resultado instrucciones SQL, que pueden verse al cambiar a la vista SQL. Elija la vista SQL
desde el botón Ver o desde el menú Ver. En la figura 8-2 se muestran las vistas SQL de algunas
consultas en la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
FIGURA 8-2 Vistas SQL de consultas existentes.
Eche un vistazo a la consulta ‘Clientes no coincidente con Órdenes de trabajo’ (que se muestra
en la esquina superior izquierda de la figura 8-2). Esta consulta se creó para localizar registros en la
tabla Clientes que no tuvieran registros coincidentes en la tabla Órdenes de trabajo. Aquí se muestra
la instrucción SQL completa:
SELECT Clientes.Nombre, Clientes.Apellido, Clientes.[Dirección

de facturación], Clientes.Ciudad, Clientes.Estado, Clientes.CP,
Clientes.[Número telefónico]
FROM Clientes LEFT JOIN [Órdenes de trabajo actuales] ON Clientes.[Id de
cliente] = [Órdenes de trabajo actuales].[Id de cliente]
WHERE ((([Órdenes de trabajo actuales].[Id de cliente]) Is Null));
Esta instrucción tiene dos cláusulas, además del comando SELECT: FROM y WHERE. Cada
cláusula empieza en una línea separada, para mayor legibilidad; Access trata toda la instrucción
como una sola línea.
■ SELECT Determina los campos que se incluirán en el resultado de la consulta. Debido
a que hay dos tablas en la consulta, los nombres de campo deben calificarse con el nombre
de la tabla, separada por un punto (.). Si el nombre de campo contiene un espacio o acentos,
asegúrese de incluirlo entre corchetes [].
■ FROM Muestra el nombre de la tabla y especifica el tipo de unión que relaciona la tabla
Clientes con la tabla Órdenes de trabajo, empleando Id de cliente como campo coincidente.
■ WHERE Establece los criterios que limitan el resultado a registros de Clientes sin
registros coincidentes en la tabla Órdenes de trabajo. Es decir, el campo Id de cliente tiene
un valor Is Null porque no hay un registro coincidente.
Como todos los lenguajes de programación, SQL tiene convenciones y sintaxis gramatical
estrictas. Cuanto más complejo sea el lenguaje, más complejas se volverán las reglas y los
procedimientos. Para conocer los detalles completos del lenguaje SQL, consulte los muchos temas
de Ayuda que proporciona Access.
Cree una consulta secundaria

Las consultas secundarias son consultas de selección dentro de otras consultas de selección o
acción. Puede usar una consulta secundaria para especificar un criterio que permita seleccionar
8
registros a partir de la consulta principal o para definir un nuevo campo que habrá de incluirse en
la consulta principal. El uso de consultas secundarias es como la disposición de filtros en capas
para acercarse a los datos que necesita, con la excepción de que la consulta secundaria se ejecuta
primero y da como resultado un solo valor de criterio que se usa en la consulta principal.
Defina un criterio
Para definir un criterio, puede ingresar una instrucción SELECT directamente en la celda Criterios
de la cuadrícula de diseño de la consulta o en una instrucción SQL, en lugar de una expresión en
una cláusula WHERE.
Por ejemplo, suponga que quiere ver campos, de la tabla Órdenes de trabajo, para todos los
trabajos dirigidos por los supervisores que tienen por lo menos un trabajo en que se usó más de
10 000 pesos en costos de materiales. Empiece una consulta y agregue la tabla Órdenes de trabajo,
y luego coloque los campos Número de orden, Número de cotización, Supervisor y Costo de
materiales en la cuadrícula.
Para colocar la consulta secundaria en la cuadrícula, escriba IN (SELECT Supervisor FROM
[Órdenes de trabajo] WHERE [Costo de materiales]>10000) en la celda Criterios del campo
Supervisor. Asegúrese de encerrar la instrucción SQL entre paréntesis. Si desea cambiar a la vista
SQL, verá la consulta principal y la secundaria que se crearon a partir del criterio:
SELECT [Órdenes de trabajo].[Número de orden], [Órdenes de
trabajo].[Número de cotización], [Órdenes de trabajo].Supervisor,
[Órdenes de trabajo].[Costo de materiales]
FROM [Órdenes de trabajo]
WHERE ((([Órdenes de trabajo].Supervisor) In (SELECT Supervisor FROM
[Órdenes de trabajo] WHERE [Costo de materiales]>10000)));
El supervisor Fernández cuenta con cuatro trabajos en la lista, uno de los cuales tiene costo de
materiales superior a 10 000 pesos. Gutiérrez cuenta con cinco trabajos, sólo uno de los cuales tiene
costo de materiales superior a 10 000 pesos. Bueno tiene sólo no. Puede comparar los resultados
de esta consulta/consulta secundaria con la tabla Órdenes de trabajo completa para que vea cómo
funciona.
Defina un nuevo campo

Para usar una consulta secundaria con el fin de definir un nuevo campo, escriba la instrucción en
la celda Campo, de una columna vacía. Por ejemplo, la siguiente consulta secundaria agrega a la
cuadrícula el campo Dirección, de la tabla Datos de cotización.
Puede regresar a la celda Campo y cambiar el nombre de campo predeterminado de Expr1: por
uno más informativo, como “Ubicaciones de órdenes:”. Asegúrese de conservar los dos puntos (:).
Aunque se trata de un ejemplo simple, puede ver que el uso de consultas secundarias para
definir campos con base en los valores encontrados en otras tablas reduce el número de tablas
que necesita en una consulta. En este caso, no tenemos que agregar la tabla Datos de cotización
relacionada al diseño de la consulta para incluir la dirección del trabajo.
No puede calcular totales ni registros de grupo mediante campos definidos con

Nota consultas secundarias.
Fundamentos
Capítulo 9 del diseño
de formulario
e informes
Cómo…
■ Usar las herramientas simples de formulario e informe
■ Revisar los elementos de diseño de formularios e informes
■ Trabajar en la ventana Diseño de formularios e informes
■ Agregar controles al diseño de formularios o informes
■ Modificar o eliminar controles
■ Modificar propiedades de formulario o informes
A hora que ha visto cómo puede almacenar datos de manera eficiente en una base de datos
relacional y recuperar la información en la organización que será más útil para usted, es hora
de que aprenda a presentar la información. Ésta puede desplegarse en la pantalla en formularios
adecuados para visualización, edición o ingreso exacto de datos.
Si necesita imprimir la información (como en el caso de un informe anual o una carta de
formulario) o simplemente desea transportar la información al mundo exterior, Access ofrece
diversas características de creación de informes.
Use las herramientas simples de formulario e informe

Cuando selecciona la ficha Crear, puede elegir que se construya un formulario o un informe simple
sin tener que especificar opciones de formato o estilo.
Un informe simple crea un informe rápido de todos los datos en una tabla o consulta. Un
formulario simple produce una organización en columnas de datos a partir de una sola tabla o
consulta. Si hay una hoja de datos secundaria que va con la tabla, el formulario simple también
incluye un subformulario. Puede ver esto en la parte inferior del formulario Órdenes de trabajo, en
la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas.
El informe no es muy atractivo pero resulta útil para revisar y verificar los datos de su tabla.
No se aplica ningún estilo personalizado, y no se incluyen números de página ni fechas. En la figura
9-1 se muestran un formulario y un informe simples predeterminados para la tabla Órdenes de
trabajo.
Para crear un nuevo formulario simple, en el Panel de exploración, haga clic en la tabla
o consulta que tiene los datos que quiere ver en el formulario o informe. Luego, en el grupo
CAPÍTULO 9: Fundamentos del diseño de formulario e informes 223
FIGURA 9-1 El informe y el formulario simples predeterminados.
Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Formulario. Aparece el nuevo formulario en
la vista Presentación, donde puede hacer cambios al mismo tiempo que ve los datos. O puede hacer
clic con el botón derecho en la ficha del formulario y elegir Vista Diseño, en el menú de acceso
directo.
Para crear un informe simple, después de seleccionar la tabla o consulta que necesita, haga
clic en el comando Informe, en el grupo Informes, de la ficha Crear. Al igual que con el nuevo
formulario, el nuevo informe aparece en la Vista Presentación. Después de crear el informe simple,
puede imprimirlo como aparece o cambiar a la Vista Diseño y hacer cambios.
Las herramientas Informe y Formulario son tan rápidas y fáciles que, a menos que planee
usar el formulario o el informe con mucha frecuencia, no debe preocuparse por darle un nombre y
guardar el objeto que acaba de crear. Para cerrar el formulario o el informe sin guardar el diseño,
haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija Cerrar, del menú acceso directo. O
simplemente haga clic en el botón Cerrar, que se encuentra la esquina superior derecha de las fichas
del documento. Responda No cuando se le pregunte si quiere guardar los cambios.
Elementos comunes del diseño de formularios

e informes
Los elementos de diseño que son comunes a formularios e informes incluyen el origen de los
registros que contienen los datos y los objetos gráficos que se agregan al diseño. El origen del
registro es donde encuentra los datos que quiere en el formulario o el informe. Puede ser una
tabla, una consulta o una instrucción SQL. Los campos individuales de las tablas y consultas se
vuelven elementos del diseño. Muchas de las propiedades establecidas para controlar el aspecto y el
comportamiento del formulario o el informe y sus componentes también son comunes a ambos.
Los controles
Un control es un objeto gráfico que coloca en el formulario o el informe para desplegar datos,
realizar una acción o mejorar el aspecto del formulario o informe. Los controles son de tres tipos,
dependiendo de su relación con valores en las tablas:
■ Control asociado Obtiene su valor del campo de la tabla o consulta y a medida que
cambien los datos, el valor del control de unión cambia con ellos. Los campos de datos que
agrega a un diseño de formulario son ejemplos de controles de unión.
■ Control independiente No está asociado a los datos de la tabla y retiene los parámetros
que usó para crearlo. Ejemplos de controles no asociados son líneas, rectángulos, etiquetas
e imágenes.
■ Control calculado Obtiene su valor de valores en la tabla y, en realidad, es una expresión
que produce un resultado. Las expresiones contienen funciones, operadores y campos. El
valor mostrado en un control calculado cambia a medida que cambian los valores en los
campos originales, pero no puede editar directamente un control calculado.
He aquí algunos ejemplos de los muchos controles típicos que agregará a los diseños de
formularios e informes. El grupo de opciones contiene un conjunto de botones de opción, pero
en este caso también pueden ser casillas de verificación o interruptores. El cuadro combinado se
muestra expandido para desplegar la lista de valores. Todos los controles son accesibles en el grupo
Controles, de la ficha Diseño, que se despliegan durante el proceso de diseño del formulario o
informe.
En el capítulo 10 aprenderá acerca de controles especiales adicionales que puede

Nota agregar a formularios, incluidos los hipervínculos.
Trabaje en la ventana de diseño

También existen similitudes entre las ventanas de diseño de formularios e informes. Las fichas de
la cinta de opciones son casi idénticas y la superficie de diseño parece igual. La única diferencia
entre ellas se muestra al principio de un nuevo diseño. La ventana de diseño del informe muestra las
secciones de encabezado y pie de página como opción predeterminada, pero en la ventana de diseño
del formulario, sólo se muestra la sección de detalles al principio. Puede agregar los encabezados y
pies de página al diseño del formulario, si es necesario.
Inicie un nuevo diseño

Debido a que las dos ventanas Diseño son tan parecidas, en los siguientes párrafos nos
concentraremos en la ventana Diseño del formulario y señalaremos cualquier diferencia importante
con la del informe. Para empezar un nuevo formulario, seleccione la tabla Órdenes de trabajo, en
el grupo Tablas, del Panel de exploración, y luego haga clic en la ficha Crear. Después, en el grupo
Formularios, haga algo de lo siguiente:
Gráfico dinámico Más formularios Formulario en blanco

■ Haga clic en el comando Formulario, esto crea un formulario simple en la Vista
Presentación. Debe tener ya seleccionada una tabla o consulta como base del formulario.
■ Haga clic en el comando Formulario dividido. Esto crea un formulario basado en la tabla o
consulta seleccionada, y lo despliega en la vista Presentación junto con una vista de hoja de
datos del origen de datos. Puede usar el formulario para ingresar datos relacionados con el
registro seleccionado en la hoja de datos.
■ Haga clic en el comando Varios elementos. El formulario parece una hoja de datos con los
datos organizados en filas y columnas. Debe haber seleccionado una tabla o consulta como
base.
■ Haga clic en el comando Gráfico dinámico. Esto empieza un formulario con una gráfica en
blanco para presentar datos en un formato de gráfica dinámica basada en datos de la tabla o
consulta seleccionada.
■ Haga clic en el comando Formulario en blanco. Esto abre un formulario en blanco, en la
vista Presentación, que no está basado en una tabla o consulta existente.
■ Haga clic en el comando Más formularios. Elija Asistente para formularios, en la galería,
para iniciarlo. Otras opciones son Hoja de datos, Cuadro de diálogo modal y Tabla
dinámica. Verá cómo crear cuadros de diálogo en el capítulo 17.
■ Haga clic en el comando Diseño del formulario. Esto inicia un nuevo formulario en la Vista
Diseño, que no está basada en una tabla o consulta.
Iniciemos un nuevo diseño al construir un formulario de entrada de datos para Reparaciones

Caseras Técnicas, para ingresar nuevos datos de órdenes de trabajo. Para iniciar el nuevo
formulario, seleccione la tabla Órdenes de trabajo, en el grupo Tablas, del Panel de exploración, y
luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Diseño del formulario.
Ahora el formulario en blanco aparece en la Vista Diseño, y la cinta de opciones cambia a
la ficha Diseño.
2. En el grupo Herramientas, haga clic en el comando Agregar campos existentes, u oprima

alt+f8. El panel Lista de campos se abre en el lado derecho de la pantalla.
3. Mantenga abierto el diseño del formulario (véase la figura 9-2) para agregar campos a otros
controles.
¿Sabía Acerca de las secciones

que? de formularios e informes
Un nuevo formulario consta sólo de la sección de detalles, donde se desplegará la mayor parte
de la información. Si quiere desplegar algún texto u otra información en un encabezado o pie de
página de formulario, agregue la sección al elegir Encabezado o pie de formulario, en el grupo
Mostrar u ocultar, de la ficha Organizar. También puede hacer clic con el botón derecho en el
diseño del formulario y elegir Encabezado o pie de formulario del menú contextual; ambas
secciones se agregan al diseño.
Si quiere un encabezado o pie de página, pero no ambos, puede reducir la sección que no
desee a nada. Los diseños de informe incluyen automáticamente encabezados y pies de página,
además de la sección detalles. Puede agregar encabezados y pies de página al informe, al elegir
Encabezado o pie página del informe, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Organizar.
También puede agregar encabezados y pies de página a formularios. En un formulario, la
información colocada en el encabezado y el pie de página aparece sólo cuando se despliega
una vista preliminar o se imprime el formulario, no cuando se abre en la Vista Formulario. Elija 9
Encabezado o pie de página, en el grupo Mostrar u ocultar o en el menú de acceso directo, para
agregar un encabezado o un pie de página al formulario.
FIGURA 9-2 El diseño de formulario con el panel Lista de campos.

Si la Lista de campos no muestra tablas o consultas, haga clic, en el mensaje

Sugerencia Mostrar todas las tablas, del panel Lista de campos.
Recorra la ventana Diseño

Como se observa en la figura 9-2, la ventana de diseño del formulario tiene muchos comandos
nuevos en la ficha Diseño. Ésta proporciona cinco grupos para agregar campos y controles, formar,
cambiar propiedades, ir de una vista de objetos a otra, y otras herramientas. La ficha Diseño de
informes tiene un grupo adicional con comandos para agrupar y resumir datos.
Si coloca el puntero sobre el botón, aparece la información sobre herramientas que

Sugerencia despliega el nombre del botón.
La ficha Organizar tiene seis grupos con comandos para alinear y agrupar controles y mejorar
aún más el diseño.
El grupo Controles
Con un nuevo formulario en blanco, el siguiente paso es agregar controles al diseño. El grupo
Controles, de la ficha Diseño, está divido en cuatro secciones, la más larga de las cuales contiene
comandos para agregar 21 tipos diferentes de controles al diseño del formulario. Coloque el puntero
sobre el icono para ver el nombre del control.
Insertar número
de página Efectos especiales
Seleccionar
Utilizar
Título Asistentes para
controles
Fecha y hora Insertar control
ActiveX
Definir valores predeterminados Seleccionar

de los controles todo
Para agregar un control, haga clic en el comando deseado y luego en el lugar en el diseño
donde quiera que vaya el control. En el caso de algunos controles, puede dibujar un contorno para
especificar el tamaño del control.
La primera sección del grupo Controles proporciona controles especiales para secciones de
encabezado de formulario e informe, como logotipo, título, números de página y la fecha y hora
actuales.
La segunda sección contiene las herramientas para agregar controles a los diseños del
formulario o el informe. 9
La tercera sección se usa para formar los controles con grosor de línea, tipo y color, además
de agregar efectos especiales como con relieve, sin relieve y bajo relieve. Un comando le permite
cambiar las propiedades predeterminadas de tipos de control específicos. Otro comando selecciona
todos los controles del formulario o el informe a la vez, para que pueda hacer todos los cambios al
mismo tiempo.
La cuarta sección contiene tres comandos especiales. Cuando está presionado el comando
Seleccionar, puede hacer clic en uno de los comandos de objeto de control para agregar el control
al diseño. El segundo comando es el Asistentes para controles, que invoca automáticamente uno de
los Asistentes para controles, cuando agrega su control al diseño. Los asistentes están disponibles
para agregar cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opción, botones de comando,
subformularios y subinformes. Si el botón está desactivado, no aparecerá un asistente cuando
agrega uno de esos controles. El comando Insertar ActiveX abre un cuadro de diálogo donde puede
seleccionar uno de los controles ActiveX de una lista.
No puede deshabilitar el botón Seleccionar objetos, pero cuando quiera agregar

Nota varios controles del mismo tipo, puede bloquear ese botón de control al hacer doble
clic en él. Esto desactiva el botón Seleccionar objetos hasta que hace clic de nuevo
en él u oprime ESC para desbloquear el botón del control.
El grupo Herramientas
Puede usar los comandos del grupo Herramientas para abrir el panel Lista de campos y la Hoja de
propiedades para controles o secciones seleccionadas. Otros tres comandos abren la ventana de
Visual Basic, que le permite ver cualquier código adjunto al formulario o informe; despliega los
primeros 10 registros en una vista preliminar del informe, para que pueda revisar el diseño; o abre
al subformulario o subinforme en una ventana separada para que pueda hacer los cambios al diseño.
Ver código
Vista previa de los 10

primeros registros
Subformulario en nueva ventana
El grupo Fuente
El grupo Fuente tiene todos los comandos estándar de fuente para estilo, tamaño, color y alineación,
además de Copiar formato y opciones de formato condicionales.
Copiar formato
El grupo Líneas de división

Si sus controles se encuentran en un diseño apilado o tabular, puede agregar líneas
de división con comandos en el grupo Líneas de división para proporcionar más
separación visual entre los controles. En la galería Líneas de división puede elegir
si usa líneas horizontales y verticales, o sólo una u otra, en la cuadrícula, arriba,
abajo, contorno o ninguna. Los otros tres comandos establecen el grosor, el estilo
y el color de la línea.
Las hojas de propiedades

Las hojas de propiedades presentan listas de todas las propiedades que pertenecen al formulario o
a la sección o control seleccionado del formulario. Las propiedades están agrupadas por categoría
en cuatro fichas, y hay una quinta ficha que muestra la lista completa. Las categorías son Formato,
Datos, Eventos y Otras.
Las hojas de propiedades se usan para ver las propiedades que se establecen para los controles
y para hacer cualquier cambio necesario. Algunas propiedades tienen listas desplegables de
configuraciones válidas, mientras que otras incluyen la opción Generar.
Si ha seleccionado más de un control, la Hoja de propiedades muestra sólo las
Nota propiedades que son comunes para el grupo. Si los controles seleccionados no
tienen propiedades en común, la hoja estará en blanco.
La Lista de campos
La Lista de campos se parece a la lista que puede ver en la ventana Relaciones y en un diseño de
consulta, pero sin el asterisco. Use la lista de campos para agregar campos a un diseño, al arrastrar
el nombre a la cuadrícula de diseño. Un control de cuadro de texto en el diseño despliega el valor
del campo, y una etiqueta adjunta muestra la leyenda del campo, que podría ser diferente del
nombre del campo.
Las herramientas de alineación

Las reglas horizontal y vertical le ayudan a colocar controles con exactitud en el diseño. Las reglas
son opcionales y puede mostrarlas u ocultarlas al hacer clic con el botón derecho en cualquier lugar
en el diseño del formulario y luego elegir Regla, en el menú de acceso directo. El único comando,
Regla, se aplica a las reglas horizontales y verticales.
9
La cuadrícula se muestra como líneas en el fondo del diseño. Uno de los parámetros que puede
elegir del grupo Diseño de controles es Ajustar a la cuadrícula. Con este parámetro seleccionado,
Access alinea automáticamente los controles a la marca de la cuadrícula más cercana.
Agregue controles
Puede agregar todos los tipos de controles al diseño con los comandos del grupo Controles, pero
es más fácil usar la lista de campos para agregar controles de cuadro de texto a los campos de
las tablas. En los siguientes párrafos, aprenderá a agregar campos de la tabla Órdenes de trabajo,
agregar un título y subtítulo al formulario y también a incluir algunos campos calculados. Cuando
está agregando controles a un diseño de formulario, tiene la opción de dos argumentos automáticos
que puede usar en lugar de agregar manualmente cada control:
■ El diseño tabular coloca controles en filas y columnas, como una hoja de datos con las
etiquetas en la parte superior.
■ El diseño apilado organiza los controles en una lista vertical, con las etiquetas a la
izquierda.
Consulte el capítulo 10 para conocer más información acerca de la creación de un diseño de

formulario empleando el diseño especial.
Desde la Lista de campos

La Lista de campos contiene los nombres de todos los campos incluidos en el origen del registro.
Cuando agrega un campo de la lista al diseño, Access crea un nuevo control de cuadro de texto que
muestra valores de campo en la Vista Formulario. Un control de cuadro de texto tiene dos partes: la
región de edición en que aparece el valor de campo y la etiqueta que muestra visualmente el nombre
del campo. Hay tres maneras de agregar campos de la lista al diseño:
■ Arrastre un nombre de campo de la lista al diseño. Esta acción funciona de manera muy
parecida al arrastre de un nombre de campo a la cuadrícula de la consulta. Cuando coloca el
botón, el control aparece mostrando el nuevo control con su etiqueta adjunta.
■ Haga doble clic en el nombre del campo. Los cuadros de texto y las etiquetas adjuntas
aparecen en una columna en el diseño del formulario.
■ Use el método estándar de oprimir ctrl y hacer clic para seleccionar nombres de campos
contiguos o dispersos, y luego arrastre el grupo al diseño. Esto sólo puede usarse en campos
que aparecen en la lista de campos disponibles para este grupo.
La lista de campos permanece abierta hasta que hace clic en el botón Cerrar, o que hace clic de
nuevo en el comando Agregar campos existentes. Para regresar al formulario de entrada de datos de
Reparaciones Caseras Técnicas y agregar campos de la tabla Órdenes de trabajo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el campo Número de orden, en la lista, y luego arrastre el botón al diseño, a la
marca de 4 cm, en la regla horizontal.
2. Para hacer espacio a más campos, arrastre el borde derecho del formulario a la marca
horizontal de 15 cm y el borde inferior a la marca de 12.5 cm.
3. Arrastre los otros campos desde la lista de campos a posiciones en el diseño que se parezca
a la figura 9-3.
Una vez que tenga todos los campos que desee en el diseño, cierre la lista de campos para
hacer más espacio en la pantalla. A continuación, agregará un encabezado de formulario y usará el
comando del control Etiqueta para agregar un título y subtítulo al encabezado.
Desde el grupo Controles

Para agregar un control, haga clic en el comando apropiado y luego arrastre el contorno del control
en el diseño. Lo que sucede a continuación dependerá del tipo de control que esté agregando. Para
agregar un título al encabezado del formulario Órdenes de trabajo, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en el diseño del formulario y elija Encabezado o pie de
formulario, del menú de acceso directo.
2. Mueva el puntero a la línea de división entre las secciones Encabezado del formulario y
Detalle. Cuando tome la forma de una doble flecha vertical, haga clic y arrastre la línea a la
marca de 1.5 cm en la regla vertical.
FIGURA 9-3 Se agregan otros campos de Órdenes de trabajo.
3. En el grupo Controles, haga clic en el comando Etiqueta y luego arrastre un contorno en

el Encabezado del formulario. Ahora el contorno aparecerá con un punto de inserción a la
izquierda.
4. Escriba Reparaciones Caseras Técnicas y oprima enter o haga clic fuera del cuadro de la
etiqueta. Si oprime enter, el control permanece seleccionado. De otra manera, seleccione
de nuevo el control de etiqueta.
5. Use el grupo Fuente, de la ficha Inicio, para cambiar el tamaño de fuente a 18 puntos,
itálicas y centradas. En la figura 9-4 se muestra el diseño del formulario con el nuevo
encabezado.
6. Haga clic de nuevo en el comando Etiqueta, y arrastre un cuadro debajo del título. Luego
escriba Formulario de entrada de datos: Órdenes de trabajo en el control de la etiqueta,
tal vez necesite arrastrar la barra de la sección Detalle hacia abajo para hacer espacio en la
sección Encabezado.
7. Use el grupo Fuente para personalizar este cuadro para que esté en negritas y el tamaño de
la fuente sea 10 puntos.
8. Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y luego cambie a la Vista
Formulario para ver el nuevo aspecto del diseño. (En la figura 9-5 se muestran ya algunos
ajustes hechos para que se muestren las etiquetas completas.)
FIGURA 9-4 Adición de un título en el encabezado del formulario.
Agregue controles calculados

Un control calculado contiene valores de varios campos de texto, número, moneda o fecha en el
origen del registro. Por ejemplo, en el capítulo 7 vio cómo combinar valores de texto de los campos
nombre y apellido en un solo campo, de nombre completo.
También puede combinar campos de moneda o fecha; por ejemplo:
■ [Cumpleaños]-Fecha() Despliega el número de días que tiene que esperar hasta el

siguiente cumpleaños.
■ [Precio]*1.07+[Manejo-Envío] Calcula y despliega el precio de venta más un impuesto del
7% y agrega los costos de manejo y envío.
FIGURA 9-5 El formulario de entrada de datos Órdenes de trabajo en la Vista Formulario.
También puede agregar dos campos calculados al formulario de entrada de datos Órdenes de
trabajo que desplegará el costo total del trabajo y el número de días estimado para completar el trabajo:
1. Regrese a la Vista Diseño y, en el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el

comando Cuadro de texto, y luego haga clic en el área que se encuentra a la derecha del
campo Costo de materiales. Access agrega un control de cuadro de texto independiente.
(Será necesario que arrastre la orilla derecha del formulario a la marca de 23 cm en la regla
horizontal.)
2. Haga doble clic en el nuevo control o haga clic en el comando Hoja de propiedades
del grupo herramientas para abrir la hoja de propiedades para el nuevo cuadro de texto
independiente. También puede hacer clic con el botón derecho en un control y luego elegir
Propiedades, del menú de acceso directo.
3. Haga clic en la ficha Datos y luego ingrese la siguiente expresión en el cuadro de la
propiedad Origen del control: =[Costo de materiales]+[Costo de mano de obra]. Observe
que debe iniciar la expresión con un signo de igual (=) o Access supondrá que la expresión
es un nombre de campo.
4. Haga doble clic en la etiqueta adjunta que muestra Texton, donde n es la etiqueta
enumerada de manera secuencial, y luego escriba Costo total.
5. Repita del paso 1 al 4 para agregar otro campo calculado para mostrar el tiempo de trabajo
estimado con la expresión =[Fecha de terminación]-[Fecha de inicio] y rotúlelo Días de
trabajo.
6. Cambie a la Vista Formulario para ver el diseño con los nuevos campos calculados.
Puede ver que, a pesar de que los dos campos de costo retienen el formato de moneda con el
signo de peso y dos lugares decimales, el campo Costo total no lo retiene. Además, el control Días
de trabajo está alineado a la izquierda, aunque es un campo Número. En una sección posterior de
este capítulo, llamada Use hojas de propiedades, se analiza la manera de corregir este problema.
Si dibuja un rectángulo alrededor de otros controles y luego agrega un color de

Sugerencia fondo, podría ocultar los demás controles. Para evitar que suceda esto, seleccione el
rectángulo y elija Ubicación | Enviar al fondo para colocarlo detrás de los otros.
Cómo... Revestir formularios e informes

con líneas y rectángulos
Aunque no son esenciales, las líneas pueden ser útiles en formularios e informes para crear una
separación visual entre partes del diseño. Por ejemplo, una línea gruesa puede ayudar a centrar
la atención en un área específica. Puede dibujar una línea en cualquier lugar de una sección de
formulario o informe.
Para dibujar una línea, haga clic en el botón Línea y luego haga clic donde quiera que
aparezca la línea o arrastre el puntero para dibujar la línea. Si sólo hace clic dentro del
diseño, Access dibuja una línea sólida horizontal, de 2.5 cm de largo y grosor de un punto.
Cuando arrastra para dibujar la línea, puede arrastrarla en cualquier dirección y longitud. Para
asegurarse de que la línea es horizontal o vertical cuando la dibuja, mantenga oprimida mayús
mientras arrastra.
Los rectángulos son prácticos como grupos que agrupan datos relacionados o como un
medio para dar énfasis a otro control. Por ejemplo, en un formulario, puede dibujar un cuadro
alrededor de un conjunto de botones de comando para destacarlos del resto del diseño.
Para dibujar un rectángulo, haga clic en el comando Rectángulo, del grupo Controles,
y dibuje el cuadro en el diseño. Después de dibujar la línea o rectángulo, puede usar los
comandos de los grupos Fuente y Controles para cambiar el grosor de la línea o el borde, elegir
colores y agregar un efecto especial. También puede usar la Hoja de propiedades para cambiar
el estilo de la línea o el borde del rectángulo a una línea de guiones o puntos, por ejemplo.
Inicie un nuevo formulario en la Vista Presentación

No es necesario que inicie un nuevo formulario en la Vista Diseño. También puede hacerlo en la
Vista Presentación, que es una característica nueva de Access 2007. La Vista Presentación es muy
parecida a la Vista Formulario, pero puede hacer cambios al diseño del formulario en la Vista
Presentación, y luego ver su aspecto en la Vista Formulario, sin cambiar a ésta. En la figura 9-6 se
muestra el principio de un nuevo formulario en la Vista Presentación.
Además de agregar los campos que desee, puede agregar algunos otros controles. El grupo
Controles, de la ficha Formato, incluye Logotipo, Título, Números de página, Fecha y hora, y
opciones para el establecimiento del grosor, estilo y color de la línea. No es posible agregar otros
controles en la Vista Presentación pero aún puede hacer todas las modificaciones de fuente, formato
y líneas de división para cambiar el aspecto y la utilidad del formulario.
Modifique controles
Puede personalizar los controles que agrega a un diseño de formulario o informe para que presenten
la información de la manera correcta. Los controles pueden moverse por el diseño o cambiarse de
tamaño, y es posible cambiar cualquiera de las propiedades para crear el efecto apropiado. Para
cambiar cualquier control, primero debe seleccionarlo, para que Access se concentre en el control
de destino.
FIGURA 9-6 Inicio de un nuevo formulario en la Vista Presentación.
Seleccione controles y otros objetos

Hay muchas maneras de seleccionar el diseño de un formulario o informe, una sección específica
del diseño o uno o más controles. El elemento con el que desea trabajar determina la manera en que
necesita seleccionarla.
Seleccione el formulario o una sección de éste

Una vez que esté seleccionado un formulario o una sección de éste, puede ver y cambiar cualquiera
de sus propiedades, incluido el origen del registro, en la Hoja de propiedades del formulario o el
informe. Puede seleccionar el formulario de las maneras siguientes:
■ Si las reglas se encuentran desplegadas , haga clic en el selector del formulario (el pequeño
recuadro que se encuentra en la esquina superior izquierda, donde se unen las reglas
horizontal y vertical).
Selector del formulario
■ Haga clic en cualquier lugar del fondo gris (dentro de la ventana, pero fuera del diseño del
formulario).
Para seleccionar una sección de un formulario o un informe, debe hacer algo de lo siguiente:
■ Haga clic en el selector de la sección (el pequeño cuadro en la regla vertical, opuesto a la
barra de la sección).
Selector de sección Barra de sección

■ Haga clic en la barra de la sección.
■ Haga clic en cualquier lugar del fondo gris de la sección.
Cuando una sección está seleccionada, la barra de la sección (el divisor horizontal que contiene el
título de la sección), aparece atenuada.
Seleccione controles
Sólo queda por ver la selección de los propios controles. Para seleccionar un control, puede
simplemente hacer clic en el control. Cuando selecciona un control, un conjunto de pequeños
recuadros oscuros, llamados controladores, aparecen alrededor del control. Estos controladores se
usan para mover y cambiar de tamaño los controles. Los cuadros más grandes son los controladores
para mover y los más pequeños son los controladores para cambio de tamaño. Aprenderá más
acerca de estos dos tipos de controladores en páginas posteriores de este capítulo.
Controladores Controladores para
para mover cambio de tamaño
9
Si quiere hacer los mismos cambios a varios controles a la vez en el diseño del formulario,
puede seleccionar más de uno de ellos de una de las maneras siguientes:
■ Mantenga oprimida mayús mientras hace clic en cada control.

■ Para seleccionar una columna de controles, haga clic en la flecha de selección en la regla
horizontal que se encuentra arriba de los controles.
■ Para seleccionar una fila de controles, haga clic en la flecha de selección en la regla vertical
que se encuentra a la izquierda de los controles.
■ Para seleccionar un bloque de controles, haga clic en la flecha de selección, en una de las
reglas, y arrastre para dibujar un rectángulo alrededor de los controles. Esto selecciona
todos los controles que se encuentran dentro del rectángulo, ya sea de manera total o
parcial.
■ Para seleccionar un bloque de controles que se encuentran dentro del diseño, pero no una
columna o fila completa, haga clic en el diseño fuera de cualquier control y dibuje un
rectángulo alrededor de los controles.
■ Para seleccionar todos los controles del diseño, oprima ctrl+a.
Para dejar de seleccionar, haga clic en cualquier lugar fuera de los objetos seleccionados. Para
dejar fuera sólo unos cuantos controles del grupo seleccionado, mantenga oprimida la tecla mayús
y haga clic en cada uno de los controles que desee excluir.
Un control de cuadro de texto es un caso especial porque contiene dos partes que pueden
tratarse juntas o por separado. La etiqueta adjunta suele ser el nombre del campo, y la región de
edición despliega el valor del campo. Si hace clic en la región de edición para seleccionar un control
de cuadro de texto, puede cambiar las propiedades del cuadro de texto. Si hace clic en la etiqueta
adjunta, sólo se selecciona la etiqueta y puede cambiar sus propiedades. De cualquier manera puede
moverlos juntos o por separado.
Por el tamaño y número de controladores que aparecen

alrededor del control, puede saber si ha seleccionado ambos
o sólo la etiqueta. Aquí se muestran dos controles de cuadro
de texto y, como puede ver, está seleccionada la región de
edición del control Costo de mano de obra, al tiempo que
también lo está la etiqueta del control Costo de materiales.
Una vez que haya seleccionado los controles con los que quiere trabajar, puede moverlos,
cambiar su tamaño, alinearlos o espaciarlos equitativamente o cambiar cualquiera de sus
propiedades.
Agrupe controles
Si tiene varios controles que quiere que tengan el mismo aspecto y se comporten igual, puede
definirlos como un solo grupo y formarlos todos al mismo tiempo. Para crear el grupo de controles,
seleccione todos los controles que quiera incluir, junto con las etiquetas para los controles de cuadro
de texto y, en el grupo Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Agrupar.
Aparece un marco alrededor del conjunto de controles, pero no se muestra en la Vista Formulario.
El nuevo formulario, que se muestra a continuación, contiene los campos de costo y fecha en un
solo grupo. Para eliminar la designación del grupo, haga clic en el comando Desagrupar, del grupo
Diseño de controles.
Grupo
Mueva y cambie el tamaño de los controles

Una razón para seleccionar un control es cambiar su tamaño o moverlo a una posición diferente en el
diseño. Como se mencionó antes, cuando selecciona un control, aparecen controladores alrededor de
él. Estos controladores se usan para mover y cambiar el tamaño de un control, o un grupo de controles
seleccionados.
Mueva controles
Para mover un control en el diseño, coloque el puntero sobre el controlador para mover (el cuadro más
grande en la esquina superior izquierda de un control seleccionado). Cuando el puntero tome la forma de
una flecha de cuatro puntas con el puntero que señala arriba a la izquierda, haga clic y arrastre el control
a la posición deseada. Puede arrastrar sobre otros controles para colocarlo donde desee.
Una vez más, el control de cuadro de texto es un caso especial porque tiene dos controladores para
mover. Si el puntero está directamente sobre el controlador para mover de la región de edición, puede mover
ésta región sola. Si el puntero se encuentra en cualquier lugar de la región de edición, el control y su
etiqueta se mueven juntos. Cuando mueve el puntero al controlador para mover de la etiqueta adjunta,
puede mover la etiqueta por sí sola. No puede mover ambas partes con el controlador para mover de la
etiqueta, a menos que haya seleccionado ambas, la etiqueta y la región de edición.
Aunque tenga seleccionado Ajustar a la cuadrícula, arrastrar un control por su 9

Sugerencia controlador para mover arroja resultados inexactos, de modo que si quiere mover un
control a una distancia más pequeña o precisa, mantenga oprimida CTRL y luego oprima
la tecla de flecha apropiada. Cada opresión de la tecla mueve el control una cuarta parte
de una unidad de cuadrícula en la dirección de la flecha. Al mantener oprimida la tecla
CTRL mientras arrastra un control se deshabilita temporalmente la característica Ajustar a
la cuadrícula.
Si ha seleccionado más de un control, puede arrastrar cualquiera de ellos y todos se moverán juntos.
Cambie el tamaño de los controles

Un control seleccionado tiene siete controladores para cambio de tamaño, uno a cada lado y uno en cada
esquina (con excepción de la esquina del controlador para mover). Al arrastrar uno de los controladores
de tamaño se cambia el ancho o el alto, mientras que al arrastrar un controlador de esquina se cambian
ambos a la vez.
Si ha seleccionado varios controles, todos cambiarán de tamaño de la misma manera cuando arrastre
el controlador para cambio de tamaño de uno de ellos.
Si necesita hacer ajustes más precisos en el tamaño del control seleccionado, mantenga
Sugerencia oprimida MAYÚS mientras hace clic en la tecla de flecha apropiada. Cada opresión de la
tecla aumenta o disminuye el tamaño del control en una unidad de cuadrícula.
El grupo Tamaño, de la ficha Organizar, además de los menús acceso directo, tiene opciones que
le ayudan a cambiar el tamaño de un control o un grupo de éstos, para que coincidan en su largo o su
ancho. Primero seleccione los controles a los que desee cambiar de tamaño. Luego, en el grupo Tamaño,
de la ficha Organizar, haga clic en uno de los mismos seis comandos o haga clic con el botón derecho y
señale Tamaño, en el menú de acceso directo.
El primer comando, Ajustar, cambia el tamaño de un control para que se ajuste a su contenido.
Por ejemplo, si ha dibujado un control de etiqueta largo, pero ingresó un texto corto, elija el
comando Ajustar para reducir el tamaño del control para que se ajuste al texto ingresado. El
segundo comando, A la cuadrícula, ajusta automáticamente el tamaño del control para que sus
cuatro esquinas caigan en los puntos más cercanos de la cuadrícula.
Al hacer doble clic en uno de los controladores para cambio de tamaño se cambia
Sugerencia automáticamente el tamaño de un control de etiqueta para que se ajuste al contenido.
Los cuatro comandos restantes ajustan el tamaño de cada control de un grupo de controles
relacionados con el más alto, el más corto, el más ancho y el más angosto del grupo.
Alinee y espacie los controles

La alineación de los controles en un formulario le da a éste o al informe un aspecto más profesional.
Para alinear un grupo de controles, selecciónelos primero, y luego, en el grupo Diseño de controles,
de la ficha Organizar, haga clic en el comando Tabular o Apilado. Tabular organiza todos los
controles como una hoja de datos mientras que Apilado los coloca en una lista vertical. Para
eliminar esta disposición, seleccione un miembro del grupo y haga clic en el comando Quitar, del
grupo Diseño de controles. También puede hacer clic con el botón derecho en el grupo y señalar
Alinear en el menú de acceso directo.
9
Cuando alinea controles, asegúrese de seleccionar sólo los que se encuentran en la

Sugerencia misma fila o la misma columna. Si tiene controles en el grupo de un área diferente
del formulario, se alinearán con el resto, creando un aspecto confuso.
Cuando tenga una fila o columna de controles que quiera espaciar de manera uniforme a lo
largo o ancho del formulario o informe, puede usar los comandos Igualar espacio horizontal o
Igualar espacio vertical en el grupo Posición, de la ficha Organizar. Estos comandos también se
usan para aumentar o disminuir los espacios equitativamente entre los controles. Cada vez que elige
Aumentar o Disminuir, el espacio cambia en un intervalo de la cuadrícula.
Si los controles están agrupados por el comando Tabular o Apilado, necesita hacer
Nota clic en el comando Quitar antes de que se apliquen los comandos de espaciado.
Están disponibles dos opciones adicionales de posicionamiento de controles en el grupo

Diseño de controles: Márgenes de control y Relleno de control. Cuando hace clic en el comando
Márgenes de control, ve una galería de la que puede elegir: Ninguno, Estrecha, Medio y Ancha. La
opción Ninguno limita el tamaño vertical del control para que se ajuste al tamaño de fuente. Las
otras opciones aumentan el espacio vacío arriba del texto en el control. Si elige un margen Ancha,
tiene que aumentar la altura de los controles.
La galería Relleno de control incluye opciones similares para especificar el espacio entre
columnas en un diseño tabular. Las opciones son Ninguno, Estrecha, Medio y Ancha.
Use hojas de propiedades

Las propiedades establecen las características de los elementos de diseño de formulario e informe.
En un diseño de formulario o informe, todo tiene propiedades, incluidos los controles, las secciones
y aún el propio formulario o informe. Las propiedades del control establecen la estructura, el
aspecto y el comportamiento de los controles. Las propiedades también pueden determinar las
características del texto y los datos contenidos en un control.
Las hojas de propiedades contienen listas de todas las propiedades que pertenecen a un control
seleccionado o un grupo de éstos. Para abrir la Hoja de propiedades de un control, haga algo de lo
siguiente:
■ Haga doble clic en el control.

■ Seleccione el control y, en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga clic en el
comando Hoja de propiedades.
■ Seleccione el control y oprima alt+enter.
■ Haga clic con el botón derecho en el control y elija Propiedades, del menú de acceso
directo.
La lista de propiedad que ve dependerá de la selección actual. La ficha Todas, de la Hoja de
propiedades del control del cuadro de texto Número de orden presenta una lista de todas las propiedades
del control. Como puede saberlo por la barra de desplazamiento, hay más propiedades en la lista. Las
propiedades están agrupadas en la hoja por tipo: Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas. Haga clic en la
ficha que mostrará las propiedades que desee cambiar, o quédese en Todas para ver toda la lista.
Para cambiar una propiedad, haga clic en ella en la lista, y luego haga algo de lo siguiente:
■ Escriba la configuración deseada en el cuadro de propiedades.

■ Si aparece una flecha en la cuadro de propiedades, seleccione la configuración deseada de la
lista.
■ Si aparece un botón de Generador (…), haga clic en él para desplegar un generador o un cuadro
de diálogo con una opción de generadores, dependiendo del tipo de control.
Cuando hace clic en una propiedad, en la Hoja de propiedades, se despliega una

Sugerencia descripción de ésta en la barra de estado. Si necesita más información acerca de la
propiedad o la manera de usarla, oprima F1.
9
El campo calculado Costo total, que agregó antes al formulario de entrada de datos de Órdenes
de trabajo, necesita mostrar los símbolos de moneda. Para establecer la propiedad del formato, haga
lo siguiente:
1. En la ventana de diseño del formulario, haga doble clic en la región de edición del control
de cuadro de texto Costo total.
2. Haga clic en la flecha del cuadro de la propiedad Formato, y elija Moneda, de la lista.
Para aplicar el mismo valor de propiedad a un grupo de controles del mismo tipo, selecciónelos
todos, y luego abra la hoja de propiedades. Sólo las propiedades comunes a todos los miembros del
grupo son visibles en la hoja.
Una vez que abra una hoja de propiedades, ésta permanece en la pantalla hasta que la cierre.
Para establecer propiedades de un objeto diferente en el diseño, seleccione el objeto de la lista
desplegable, en la parte superior de la Hoja de propiedades, o seleccione el control en el diseño.
Asigne un valor predeterminado

Cuando asigna un valor predeterminado a un control asociado en un diseño de formulario o
informe, el valor que ingresa sobrescribe al valor predeterminado establecido en el diseño de tabla.
El valor predeterminado que asigne se almacena en el campo cuando se ingresa un nuevo registro
en el formulario, a menos que ingrese uno diferente. Por ejemplo, si está ingresando nuevos datos
de cotización y uno de los campos en el formulario es la fecha, puede asignar la fecha actual como
valor predeterminado. Esto almacena automáticamente la fecha actual del sistema en el nuevo
registro. Para asignar la fecha actual como valor predeterminado, escriba =Fecha() en el cuadro de
la propiedad del control Valor predeterminado.
Cambie las propiedades predeterminadas del control

Access proporciona un conjunto predeterminado de propiedades para cada tipo de control. El
conjunto especifica el aspecto general y el comportamiento de ese tipo de control. Por ejemplo, las
propiedades predeterminadas de un control de cuadro de texto determinan el tamaño de la fuente
y la alineación del texto dentro de la etiqueta adjunta. Otra propiedad predeterminada de cuadro 9
de texto incluye automáticamente el nombre del campo como etiqueta adjunta. Este conjunto de
propiedades es denominado estilo predeterminado del control, para ese tipo de control.
Si termina haciendo los mismos cambios a casi todos los controles de un cierto tipo, puede
cambiar la configuración predeterminada de propiedades. Por ejemplo, si por lo general quiere
un tamaño de fuente más grande en sus cuadros de texto, cambie Tamaño de la fuente del tamaño
predeterminado de 8 a uno más grande. O si no quiere las etiquetas adjuntas en todos los cuadros de
texto, cambie la propiedad Etiquetado automático, en la ficha Formato, a No.
Cuando cambia de un valor predeterminado al que usa con más frecuencia, ahorra
Sugerencia espacio. Access no necesita almacenar tanto la configuración predeterminada como
la personalizada.
Para cambiar la configuración predeterminada de una propiedad:
1. En el grupo Controles, haga clic en la herramienta del tipo de control deseado.

2. En el grupo Herramientas, haga clic en el comando Hoja de propiedades. Se abre la Hoja
de propiedades de ese tipo de control, pero la barra de título indica que se trata de la
configuración predeterminada, en lugar de la configuración de un control determinado del
diseño.
3. Cambie la configuración en la Hoja de propiedades predeterminada.
Los cambios que haga sólo afectan a los nuevos controles de ese tipo que agregue al diseño; los
controles existentes no cambian. Los cambios permanecen aplicados para el diseño actual, hasta
que los cambie de nuevo.
Si ya ha hecho cambios a un control y le gusta lo que ve, hay una manera rápida de copiar
los cambios al estilo predeterminado del tipo de control. Ahora cualquier nuevo control usará
las propiedades del control existente como un estilo de control predeterminado. Seleccione
el control que tiene las características que desee como opciones predeterminadas para los
controles subsecuentes, y luego, en el grupo Controles, haga clic en el comando Definir valores
predeterminados de los controles.
Use el grupo Fuente

El grupo de comandos Fuente proporciona una manera rápida de cambiar la apariencia del texto
en los controles seleccionados. El grupo contiene ocho comandos para formar texto en el diseño.
Estos ocho comandos cambian el nombre, tamaño y estilo de fuente y alinean el texto dentro de los
límites de los controles. Otros controles le dan una manera rápida de cambiar el color y el estilo de
muchos elementos del diseño.
Cada uno de los tres comandos de color despliega una paleta de color que puede usar para
cambiar el color de la fuente, el color de fondo o de relleno y el Color de fondo o de relleno
alternativo descritos antes. El comando Copiar formato puede usarse para copiar los parámetros de
formato de un control seleccionado y aplicarlos a otros controles.
Si quiere aplicar a un grupo de controles similares los mismos cambios hechos a las
Sugerencia propiedades de formato, seleccione todos y luego cambie las propiedades comunes.
Aplique Formato condicional

Puede usar formato condicional con cuadros de texto y cuadros combinados para especificar un
formato predeterminado para el control. Puede también usar hasta tres formatos adicionales que se
aplicarán bajo condiciones especiales: el valor actual del campo, cuando el campo tiene el enfoque, 9
o cuando una expresión se evalúa como Verdadera. La expresión puede hacer referencia a los
valores en otros campos del mismo registro. Por ejemplo, si la fecha en un campo es de más de 30
días de antigüedad, despliegue el valor en este campo subrayado u, en rojo, en un fondo verde claro.
Para activar el formato condicional, seleccione el control al que desea aplicarlo y luego, en el
grupo Fuente, haga clic en el comando Condicional. El cuadro de diálogo Formato condicional
muestra dos áreas: una para establecer el formato predeterminado y uno para especificar un formato
condicional que se aplicará bajo ciertas condiciones.
Las opciones de formato incluyen negritas, itálicas y subrayados, además de colores de texto y
de fondo. El botón del extremo derecho del cuadro de condición le permite habilitar o deshabilitar
el control. Cuando un control está habilitado, puede alcanzarlo al oprimir tab, si está deshabilitado,
se omite en el orden de tabulación. El cuadro de la parte media despliega un ejemplo del aspecto
que tendrá el formato elegido.
Para establecer formato condicional, establezca el formato predeterminado, luego pase a

Condición 1. En el primer cuadro, tiene la opción de elegir entre varias condiciones:
■ El valor del campo es Define el valor o rango de valores para el que se aplica la
configuración del formato.
■ La expresión es Aplica el formato si la expresión que ingrese se evalúa como Verdadero.
■ El campo tiene foco Aplica el formato al campo en cuanto tiene el enfoque.
Dependiendo de la selección que haga en el primer cuadro de condición, pueden hacerse otras
especificaciones en los otros cuadros. Si elige El valor del campo es, en el primer cuadro, tiene una
opción de varios operadores de comparación.
Si elige La expresión es, sólo tiene un cuadro en el cual ingresar la expresión. El campo tiene
foco no requiere criterios adicionales.
Después de definir la condición, use los botones de formato para establecer el formato
que desee aplicar si se cumple la condición. Elija Agregar, para agregar otra condición. Puede
especificar hasta tres escenarios de formato condicional para cada control de cuadro de texto o
cuadro combinado. Las condiciones se ordenan con precedencia de la primera. Si no se cumple
la primera condición, se evalúa la segunda, etc. En la figura 9-7 se muestra el cuadro de diálogo
Formato condicional con configuración para el control de cuadro de texto Costo total. Las tres
condiciones se presentan a continuación:
■ Si el costo total excede 50 000 pesos.

■ Si el costo total es menor de 10 000 pesos.
■ Si el costo de mano de la obra es mayor que el costo de los materiales.
9
FIGURA 9-7 Formato condicional de un control de cuadro de texto.
Si quiere eliminar una condición, elija de nuevo Condicional y haga clic en Eliminar, en el
cuadro de diálogo. Se abre el cuadro de diálogo Eliminar formato condicional. En este cuadro de
diálogo, puede revisar la condición que desea eliminar. Luego haga clic en Aceptar.
Cambie un tipo de control

Cuando cambie de opinión acerca del tipo de control que desee en el formulario o informe, Access
le permite cambiar dinámicamente el tipo de control. No todos los tipos pueden convertirse, y usted
está limitado a los tipos a los que puede convertir, dependiendo del tipo de control original.
Si quiere cambiar un tipo de control, haga clic con el botón derecho en el control y luego señale
Cambiar a, en el menú de acceso directo. Aparece una lista desplegando la lista de controles a los
que puede cambiarse el control seleccionado. Haga clic en el nuevo tipo de control. Si un tipo de
control aparece atenuado en la lista, no puede cambiar el control seleccionado a ese tipo. En la tabla
9-1 se describen los tipos de conversión permitidos por Access.
Cuando cambia a otro tipo de control, las propiedades aplicables se copian del control original
al nuevo control. Si el control original tiene configuraciones de propiedades que no existen para
el nuevo control, se ignoran. Si el nuevo control tiene propiedades que no se usaron en el control
original, Access asigna las configuraciones predeterminadas al nuevo control.
Control original Conversiones permitidas

Etiqueta Cuadro de texto
Cuadro de texto Etiqueta, cuadro de lista, cuadro combinado
Cuadro de lista Cuadro de texto, cuadro combinado
Cuadro combinado Cuadro de texto, cuadro de lista
Casilla de verificación Botón de alternar, botón de opción
Botón de alternar Casilla de verificación, botón de opción
Botón de opción Casilla de verificación, botón de alternar
TABLA 9-1 Conversiones de controles permitidas.
Elimine controles
Para eliminar un control, selecciónelo y luego oprima supr. También puede hacer clic con el botón
derecho en el control y elegir Eliminar del menú contextual. Si cambia de opinión, puede restaurar
el control al hacer clic en Deshacer, en la barra de herramientas de acceso rápido. Puede eliminar
más de un control al seleccionar todos y luego oprimir supr. Con la opción Deshacer/Rehacer
apilada, no tiene que actuar de inmediato para revertir una acción. Puede seleccionar la acción a
deshacer en la lista desplegable Deshacer que se encuentra junto al botón Deshacer, en la barra de
herramientas de acceso rápido. Si elige deshacer una acción que no sea la más reciente, también
deshará todas las acciones realizadas después de ella.
Modifique las propiedades de formularios e informes

Los formularios e informes tienen muchas propiedades en común, como Origen de registro, Filtro,
Ordenar por, Ancho y varias propiedades de evento. Cada una de éstas puede cambiarse en la hoja
de propiedades del objeto; algunas pueden cambiarse en la Vista Presentación.
Cambie el origen del registro

Cuando ha creado un diseño útil de formulario o informe empleando uno de los conjuntos de datos,
puede volver a usar fácilmente el diseño con otros datos, al cambiar la propiedad Origen del registro
a los nuevos datos. Para cambiar el origen de un formulario o informe, debe hacer lo siguiente:
1. En la Vista Diseño del formulario o el informe, haga clic en el selector del formulario o el
informe, luego haga clic en el comando Hoja de propiedades del grupo Herramientas, o
haga clic con el botón derecho en el selector y elija Propiedades del menú contextual.
2. Haga clic en la ficha Datos y luego en la flecha desplegable en la propiedad Origen del
registro.
3. Elija el nuevo origen del registro de la lista desplegable de todas las tablas y consultas de la
base de datos actual.
También puede hacer clic en el botón Generador, que se encuentra a la derecha del cuadro de la
propiedad Origen del control, para iniciar el Generador de consultas, donde puede crear una nueva
consulta para usar como origen del control.
Cuando cambie el origen del registro, algunos de los cuadros de texto asociados ya no representan
campos en el origen del registro. Inmediatamente verá un marcador en la esquina superior izquierda de
la región de edición del cuadro de texto.
Etiqueta
de error
Haga clic en el marcador y luego coloque el puntero sobre la etiqueta, si quiere ver la razón
por la que se ha incluido el marcador. Para saber cómo corregirlo, haga clic en la etiqueta y elija
de la lista desplegable. Se trata de una mejora importante sobre las versiones anteriores de Access
que simplemente despliegan #¿Nombre? o #¿Error?, sin pistas de lo que está mal. Si se encuentra
en la Vista Formulario o Informe, aún verá estos mensajes de error. Cambie a la Vista Diseño para
aprovechar las etiquetas de error.
Aplique filtros y orden

Cuando crea un formulario o informe con base en una tabla o consulta con un filtro o un orden
especificado, ambos se incluyen en las propiedades del objeto. El orden se aplica automáticamente
pero tal vez no pase esto con el filtro, dependiendo de la manera en que creó el formulario o el
informe:
■ Si creó el formulario o el informe de una tabla que no está abierta en la Vista Hoja de datos,
el filtro y el orden se heredan pero no se aplican. Debe aplicarlos cuando los necesite.
■ Si creó el formulario o el informe a partir de una tabla que está abierta en la Vista Hoja de
datos y contiene datos filtrados, el filtro se aplica cada vez que abre el informe, pero sólo la
primera vez que ve el formulario en la Vista Formulario. Después de que guarde y cierre el
formulario, la siguiente vez que abra el formulario tendrá que aplicar usted mismo el filtro
al hacer clic en Aplicar filtro.
Use Autoformato
Access ha proporcionado varios formatos atractivos para formularios e informes que agregan estilo
al diseño. Para aplicar el estilo a un formulario o informe bajo construcción o ya completado:
1. Abra el objeto en la Vista Diseño y haga clic en el selector del formulario o el informe.
2. En el grupo Autoformato, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Autoformato y
elija Asistente de autoformato, en la parte inferior de la galería.
3. En el cuadro de diálogo Autoformato, puede seleccionar de una lista de formatos. Haga clic
en Opciones, para ver cómo puede aplicar los atributos de fuente, color y borde, de manera
selectiva. Cuando quede satisfecho con el formato, haga clic en Aceptar.
Si personaliza uno de los Autoformatos prediseñados, los cambios son permanentes.

Precaución
Si quiere aplicar Autoformato a una sola sección en el diseño de formulario o

Nota informe, haga clic en el selector de sección antes de abrir el cuadro de diálogo
Autoformato. También puede usar Autoformato para un solo control.
Cree formularios
Capítulo 10 y subformularios
personalizados
Cómo…
■ Crear un nuevo diseño de formulario
■ Modificar el formulario
■ Usar el formulario para la inserción de datos
■ Crear un formulario de varias páginas
■ Agregar campos calculados y especiales
■ Crear un formulario jerárquico
■ Agregar guías de usuario personalizadas
■ Controlar la inserción de datos
Cree un nuevo diseño de formulario

Los formularios de Access suelen usarse para ver e ingresar datos. Es importante diseñar un
formulario que haga la inserción de datos a prueba de tontos y presente los datos de manera que
sea fácil comprenderlos. Por ejemplo, querrá organizar los datos en una secuencia lógica en el
formulario o agrupar información relacionada en la pantalla.
Aunque el Asistente para formularios de Access se encargará de casi todo el trabajo, sólo hará
lo que usted le pida; así que planee por anticipado. Diseñe el formulario en papel antes de invocar el
asistente. Si ya se ha probado que un formulario para entrada manual de datos es eficiente, el diseño
puede repetirse en un formulario de Access.
Puede empezar un nuevo formulario, usando alguno de los comandos del grupo Formularios,
de la ficha Crear, donde puede elegir el tipo de formulario que mejor se amolde a sus necesidades.
Casi todas las herramientas de formulario requieren que la tabla o consulta que use como base
esté abierta en la Vista Hoja de datos o por lo menos seleccionada en el Panel de exploración. La
excepción es Formulario en blanco, que abre un formulario vacío en la Vista Presentación.
Antes de que empecemos con el Asistente para formularios, echemos un rápido vistazo a otros
formularios prediseñados que están disponibles en el grupo de comandos Formularios de la ficha
Crear. Cuando inicia un nuevo formulario, tiene varias opciones para la estructura del formulario.
El comando Más formularios despliega un menú contextual de opciones: Asistente para

formularios, Hoja de datos, Cuadro de diálogo modal y Tabla dinámica. Usaremos ahora el
Asistente para formularios y aprenderemos más acerca de los otros formularios en páginas
posteriores de este capítulo.
Use el asistente para formularios

Cuando elige Asistente para formularios, del comando Más formularios, se abre el primer cuadro
de diálogo del asistente, donde se eligen los campos que se agregarán al formulario. Si no ha
seleccionado una tabla o consulta en el Panel de exploración, también puede hacerlo en este cuadro.
CAPÍTULO 10: Cree formularios y subformularios personalizados 261
He aquí cómo empezar un nuevo diseño de formulario basado en la consulta Órdenes de trabajo
actuales:
1. Seleccione la consulta Órdenes de trabajo actuales, en el grupo Consultas, del Panel de

exploración.
2. En el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Más formularios y
luego elija Asistente para formularios en el menú contextual. Se abre el primer cuadro de
diálogo del asistente (véase la figura 10-1).
El nombre de la consulta, Órdenes de trabajo actuales, se muestra en el cuadro Tablas/

Consultas, y la lista Campos disponibles muestra todos los campos de la consulta, incluidos los
campos calculados. Los campos aparecen en el mismo orden que en la cuadrícula de diseño de
consulta. Puede colocar uno o todos los campos en el diseño del formulario, en el orden deseado.
Agregue todos a la vez, o de uno en uno, en la secuencia en que quiera que aparezcan en el
formulario.
Para seguir con el formulario Órdenes de trabajo actuales:
1. Haga clic en la flecha doble que señala a la derecha (>>) para agregar todos los campos de
la consulta Órdenes de trabajo actuales a la lista Campos seleccionados.
2. Haga clic en Siguiente. Se abre el segundo cuadro de diálogo del Asistente para
formularios. Si selecciona campos de más de una tabla o consulta, el asistente creará
un formulario principal con uno o más subformularios. En la sección Cree un formulario 10
jerárquico se analizará este tema con más detalle. El segundo cuadro de diálogo del
Asistente para formularios ofrece una opción de cuatro diseños de formulario: En
columnas, Tabular, Hoja de datos y Justificado (véase la figura 10-2).
Agrega el campo
seleccionado
Agrega todos los campos
Elimina el campo seleccionado

Elimina todos los campos
FIGURA 10-1 Elección de campos para el formulario.

FIGURA 10-2 Elija el diseño del formulario.
Si los campos de la lista Campos disponibles no están en el orden en que los quiere
Sugerencia ver en el formulario, elija los campos de uno en uno, en el orden en que quiera que
aparezcan. Para insertar un nombre de campo en la lista Campos seleccionados,
seleccione el nombre que se encuentra arriba del lugar en donde quiere que aparezca
el nuevo campo, seleccione el campo de la lista Campos disponibles y haga clic en la
flecha que señala a la derecha. Si selecciona los campos en el orden correcto, en el
cuadro de diálogo del Asistente para formularios, se evitará la necesidad de mover
los controles en el diseño del formulario.
3. En el caso del formulario Órdenes de trabajo actuales, seleccione el diseño En columnas y

luego haga clic en Siguiente. El siguiente cuadro de diálogo muestra una lista de 25 estilos
entre los que puede elegir uno. Se trata de los mismos estilos que ve cuando hace clic en el
comando Autoformato, como se muestra en el capítulo anterior.
4. Elija un estilo y haga clic en Siguiente para llegar al último cuadro de diálogo del Asistente
para formularios, donde asigna un nombre al formulario y luego decide si quiere ver los
datos en el nuevo formulario o ir directamente a la Vista Diseño para modificar el diseño.
5. Después de ingresar el nombre del formulario, haga clic en Finalizar para guardar y abrir
el formulario. Una vez que haya terminado con el asistente, puede seguir adelante y
personalizar el formulario para que se amolde a sus necesidades especiales.
10
Cree un formulario sin el asistente
No necesita la ayuda de un asistente para crear su formulario. Para iniciar uno de los diseños
automáticos de formulario, vaya al grupo Formularios, de la ficha Crear, y haga clic en uno de los
comandos. Todas las herramientas de formularios automáticos organizan los campos en el mismo
orden en que se encuentran en la estructura de la tabla o la cuadrícula de diseño de la consulta. El
nombre de la tabla o la consulta aparece en la ficha del documento del formulario y el formulario
adopta el estilo usado más recientemente.
Las herramientas automáticas de formulario crean los siguientes tipos de formularios:
■ La herramienta Formulario crea un formulario apilado, con los datos tomados de la tabla o
la consulta seleccionada.
■ La herramienta Formulario dividido ofrece los datos en dos vistas a la vez: Presentación y
Hoja de datos.
■ El formulario Varios elementos despliega varios registros en la Vista Presentación.
■ La herramienta de formulario Gráfico dinámico le ayuda a crear un análisis gráfico de los
datos en la tabla o consulta.
■ La herramienta Formulario en blanco abre un formulario en blanco en la Vista Presentación,
con el panel Lista de campos abierto a la derecha.
■ La herramienta Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño.
Si ha seleccionado una tabla o consulta en el cuadro de diálogo Nuevo formulario para usar
como base para el formulario, puede desplegar la lista de campos y arrastrar los campos en el
diseño del formulario. Si aún no ha seleccionado la base para el formulario, puede definirlo en
la Vista Diseño, al abrir la Hoja de propiedades del formulario y seleccionar la tabla o consulta
de la lista de propiedades Origen del registro; luego puede agregar otros controles y establecer
propiedades como antes.
Modifique el diseño del formulario

Aunque el Asistente para formularios hace un buen trabajo para crear un formulario, tiene varias
opciones para mejorar el resultado. Por ejemplo, puede hacer cualquiera de las siguientes cosas:
■ Agregar un encabezado de formulario con un título.

■ Cambiar el tamaño del formulario.
■ Mover, cambiar el tamaño o volver a formar los controles.
■ Agregar controles especiales, como la fecha actual, un calendario o un automarcador.
■ Cambiar el texto de las etiquetas adjuntas.
■ Agregar líneas y rectángulos para dar énfasis.
■ Cambiar el desplazamiento del cursor entre los controles cuando se oprime tab (el orden de
tabulación).
Agregue secciones de encabezado

y pie de página al formulario
Como opción predeterminada, un formulario creado por el asistente a partir de una sola tabla o
consulta tiene una sección de detalle, además de secciones de encabezado y pie de página en las
que el usuario puede especificar la información que aparecerá en la parte superior e inferior del
formulario. Esta información permanece en la pantalla mientras usted recorre los registros en la
sección de detalle. También puede agregar secciones de encabezado y pie de página para conservar
información como título, imágenes o encabezados de columna. Las secciones de página sólo aparecen
cuando usted observa una vista preliminar o imprime el formulario, no en la Vista Formulario.
Para agregar las secciones de encabezado y pie de página al formulario, haga clic con el botón
derecho en el formulario, en la Vista Diseño, y elija Encabezado o pie de formulario en el menú
contextual. La delgada sección de encabezado del formulario aparece arriba de la sección de detalle.
Si desplaza hacia abajo el diseño del formulario, también verá la sección de pie de página. Ambas
secciones están contraídas, pero aparecen en el diseño del formulario. Para aumentar el tamaño de
la sección de encabezado, mueva el puntero a la barra de la sección de detalle; cuando el puntero
tome la forma de un signo negro de más, con flechas hacia arriba y hacia abajo, haga clic y arrastre
la barra hacia abajo.
Para agregar un título al diseño del formulario, haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Título. El encabezado

del formulario se expande automáticamente y luego se agrega el nombre del formulario.
2. Con el grupo de comandos Fuente, de la ficha Diseño, puede cambiar el aspecto del título.
En la figura 10-3 se muestra el diseño del formulario Órdenes de trabajo actuales con un título
en la nueva sección de encabezado.
10
FIGURA 10-3 Adición de un título a la sección de encabezado del formulario.
Cuando elige Encabezado o pie de formulario en el menú contextual, ambas

Sugerencia secciones se agregan al diseño del formulario. Si no tiene información para incluir
en el pie de página y no quiere que la sección ocupe espacio en el formulario,
arrastre el borde inferior del formulario hacia arriba para reducir a cero el espacio
de la sección del pie.
Todas las secciones de un formulario tienen las mismas propiedades. Haga doble clic en uno
de los selectores de sección para abrir la hoja de propiedades de la sección. Las secciones del
formulario tienen menos propiedades que el propio formulario. Casi todas las propiedades de
sección se aplican al formato.
Por ejemplo, las propiedades Autocomprimible y Autoextensible cambian el tamaño de la
sección para que acomode todos los datos que incluye. La propiedad Forzar nueva página puede
empezar a imprimir la sección del formulario en una nueva página, en lugar de la página actual, ya
sea antes o después de imprimir la sección actual.
Coloque y personalice controles relacionados con datos

En el último capítulo vio como agregar controles de cuadros de texto unidos a un diseño de
formulario, al arrastrar los nombres de campo de la lista de campos. Además de los controles de
cuadro de texto en que usted ingresa y edita los datos, los cuadros de lista y combinados le permiten
elegir entre una lista de valores.
Los cuadros de lista limitan sus opciones a valores en la lista, pero los cuadros combinados
suelen permitir que escriba entradas, además de elegir de la lista. Cualquiera de ellos puede ser
unido o independiente. Si el control es unido, el valor seleccionado o ingresado se almacena en
el campo al que está unido. Si es independiente, el valor no se almacena en una tabla, pero puede
usarse con cualquier otro control o como criterio de búsqueda.
Primero echemos un vistazo a la manera en que Access organiza automáticamente los controles
de un formulario.
Construya un diseño de control

Un diseño de control es una organización específica de controles (ya sea diseñados horizontalmente
o apilados de manera vertical). El uso de estos diseños es útil para darle al formulario un aspecto
uniforme, sin tener que ajustar la ubicación de cada control de forma individual.
El diseño tabular coloca los controles en filas y columnas, como en una hoja de datos, donde las
etiquetas de control se encuentran en la parte superior. El diseño apilado organiza los controles en
una lista vertical con las etiquetas a la izquierda. Puede combinar diseños en un formulario.
Puede crear sus propios diseños al seleccionar todos los controles que quiera en el mismo
diseño y luego hacer algo de lo siguiente:
■ En el grupo Diseño de controles de la ficha Organizar, haga clic en el comando Tabular o

Apilado.
■ Haga clic con el botón derecho en la selección, señale Diseño en el menú contextual y elija
Tabular o Apilado.
Puede ir de un diseño a otro al hacer clic en el selector de diseño, de color naranja, que se
encuentra en la esquina superior izquierda del grupo, y repetir uno de los pasos anteriores. También
puede mover los controles por el diseño, mover un control a otro diseño del mismo tipo y agregar o
eliminar controles del diseño.
Agregue nuevos controles de cuadro de texto

Digamos que la consulta Órdenes de trabajo actuales no tiene todos los campos que le gustaría ver
en el formulario. Para agregar más controles de cuadro de texto asociados, cambie la consulta que
se encuentra en la propiedad Origen del registro, del formulario, e incluya los campos adicionales.
Si está usando una tabla como origen del registro, tal vez necesite crear una consulta que incluya los
campos de la tabla original, además de los campos adicionales de las tablas relacionadas.
Para agregar más campos de las tablas relacionadas que se usan en la consulta, abra el
formulario en la Vista Diseño y haga lo siguiente:
1. Si la Hoja de propiedades ya es visible, haga clic en el selector del formulario o seleccione
Formulario, de la lista desplegable, en la Hoja de propiedades. Si no, haga clic con el botón
derecho en el formulario y elija Propiedades en el menú contextual.
2. Haga clic en el cuadro de propiedades Origen del registro, en la ficha Datos, y luego haga
clic en el botón Generador. Esto inicia el Generador de consultas, que tiene un aspecto muy
parecido a la cuadrícula de diseño de consultas, excepto que las palabras Generador de
consultas aparecen en la barra de título.
10
3. Mantenga oprimida la tecla ctrl cuando seleccione los campos Ciudad y Estado en la lista
de campos de Datos de cotización, y arrastre el grupo a la cuadrícula. La posición en la
cuadrícula no tiene importancia, por ahora.
4. Haga clic con el botón derecho en la ficha Generador de consultas y elija Guardar, en el
menú de acceso directo, luego haga clic con el botón derecho de nuevo y elija el botón
Cerrar para regresar al diseño del formulario.
Los campos adicionales ahora están disponibles para el formulario y se despliega la lista de
campos. Siga los siguientes pasos para completar la adición de los campos Ciudad y Estado:
1. Seleccione Número de cotización en la lista de campos y arrástrelo cerca de la marca de los

15 cm en la regla horizontal.
2. Seleccione el campo Ciudad, en la Lista de campos y arrástrelo a una posición en el diseño

debajo del campo Número de cotización y luego arrastre el campo Estado cerca del campo
Ciudad.
3. Cambie el tamaño de las etiquetas Ciudad y Estado para que ocupe el mismo espacio que
el texto, cambie su posición y luego cambie el tamaño del cuadro de texto Estado, porque
sólo contiene tres caracteres. Mueva el cuadro de texto Estado junto a la etiqueta adjunta.
4. Para que los tres campos de dirección tengan la misma altura, haga clic en la regla vertical,
a la altura en que se encuentra la fila de cuadros de texto, para seleccionar los tres, luego
haga clic con el botón derecho en el grupo y señale Tamaño en el menú de acceso directo.
Elija Ajustar al más alto.
5. Para alinear los cuadros, haga clic con el botón derecho de nuevo en el grupo, señale
Alinear, en el menú de acceso directo, y elija Arriba.
Agrupe lógicamente la información, siguiendo como ejemplo la figura de la página anterior.
También puede agregar una línea para separar los costos de materiales y de mano de obra de
los campos calculados que muestran los costos totales y extendidos. En primer lugar, mueva los
dos campos calculados hacia abajo un poco para hacer espacio para la línea. Luego, en el grupo
Controles, haga clic en el comando Línea y dibuje una línea abajo del cuadro de texto Costo de
mano de obra. Puede cambiar el grosor de la línea, el estilo y su color al seleccionar de la lista de
propiedades Línea, en el grupo Controles, de la ficha Diseño.
El último control que se agregará al formulario Órdenes de trabajo actuales es la fecha actual,
que aparecerá en la sección encabezado del formulario. Para agregar la fecha, haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Fecha y hora. Aparece
el cuadro de diálogo Fecha y hora (véase la figura 10-4).
2. Marque Incluir fecha (si aún no está marcada) y seleccione el formato de fecha que se
encuentra en la parte media y que despliega la fecha como dd-mm-aa.
3. Quite la marca de la casilla de verificación Incluir hora, y haga clic en Aceptar. La
expresión = fecha()aparece en la esquina superior derecha de la sección encabezado del
formulario.
En la figura 10-5 se muestra el formulario Órdenes de trabajo actuales completado, en la Vista

Formulario.
Cree cuadros de lista y combinados 10

Suele ser más rápido y seguro seleccionar un valor de una lista que tratar de recordar el valor
correcto que debe escribir. Los cuadros de lista y combinados constan de filas de datos con una
FIGURA 10-4 Establecimiento de las propiedades de fecha y hora.

FIGURA 10-5 El formulario Órdenes de trabajo actuales completado.
o más columnas que pueden aparecer con o sin encabezados. Una de las columnas contiene los
valores que quiere almacenar en el campo (el control asociado) o usar para otros fines (el control
independiente); las otras columnas contienen información explicativa.
Cuando compare los cuadros de texto, de lista y combinados, se dará cuenta de que los cuadros
de lista siempre están abiertos pero se limitan al tamaño que dibuje en el diseño del formulario. Si
la lista es más ancha o larga del espacio permitido, Access agrega barras de desplazamiento. La
lista del cuadro combinado es, como opción predeterminada, del mismo ancho que el control en el
diseño, pero puede cambiar el ancho para que se acomode a la lista. Las barras de desplazamiento
también se agregan a los cuadros combinados cuando es necesario.
10
Para agregar un cuadro de lista o combinado a un diseño de formulario basado en la tabla

Empleados, abra un formulario en blanco en la vista diseño y haga lo siguiente:
1. Asegúrese de que el comando Utilizar Asistentes para controles está oprimido, luego haga
clic en el comando Cuadro de lista o Cuadro combinado en el grupo Controles.
2. Haga clic en el diseño del formulario o dibuje un contorno en el lugar donde quiera que
aparezca el control. Se abre el primer cuadro de diálogo del asistente (véase la figura 10-6).
Para ambos, el Asistente para cuadros de lista y el Asistente para cuadros combinados, el
primer cuadro de diálogo es casi idéntico.
3. Elija una de las siguientes opciones (ambos asistentes ofrecen las mismas opciones):
■ Deseo que el cuadro combinado (o de lista) busque los valores en una tabla o
consulta. Si elige esta opción, el cuadro despliega valores de campo de la tabla o
consulta que elija.
■ Escribiré los valores que desee. Si elige esta opción, la lista contiene valores que usted
escribe en el siguiente cuadro de diálogo.
FIGURA 10-6 El primer cuadro de diálogo del Asistente para cuadros combinados.
■ Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en el cuadro

combinado. Esta opción se usa para crear un cuadro combinado que actúe como cadena
de búsqueda para encontrar un registro específico y desplegarlo en el formulario. Esta
opción crea un control independiente.
4. Después de aplicar una elección en el primer cuadro de diálogo, haga clic en Siguiente.
Dependiendo de su opción en el paso tres, haga algo de lo siguiente:
■ Si eligió la primera opción, seleccione la tabla o consulta que contiene los valores que
desplegará el cuadro. Haga clic en Siguiente, seleccione los campos que quiere ver en la
lista y haga clic en Siguiente de nuevo.
■ Si eligió escribir los valores, ingrese el número de columnas que quiera ver y los valores
que habrán de desplegarse. Al elegir esta opción se omite el siguiente cuadro de diálogo.
Si está escribiendo los valores, oprima TAB para moverse a la siguiente fila en la lista
Sugerencia de valores. Si oprime ENTER, avanzará al siguiente cuadro de diálogo del asistente.
En ese caso haga clic en Atrás para regresar al cuadro de diálogo con la lista de
valores.
■ Si eligió la tercera opción, seleccione el campo cuyos valores desee ver. El valor que
elija en la Vista Formulario actúa como valor de búsqueda. Haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, ajuste el ancho de las columnas para que muestren los
valores, y decida si se muestra u oculta el campo de clave principal. Haga clic en Siguiente.
6. A menos que haya elegido la tercera opción en el paso 3, el siguiente cuadro de diálogo le
preguntará qué quiere que haga Access con el valor que seleccionó en el cuadro de lista o
combinado:
■ Recordar el valor para usarlo más adelante Guarda el valor para que se use en una
macro o un procedimiento. Cuando cierra el formulario, el valor se borra.
■ Almacenar el valor en el campo Con esta opción, usted selecciona el campo en que
quiere almacenar el valor seleccionado.
7. Si quiere una etiqueta adjunta al cuadro, escríbala en el último cuadro de diálogo y haga
clic en Finalizar.
Cree cuadros de lista y combinados independientes

Un cuadro de lista o combinado pueden desplegar un conjunto de valores fijos que se ingresar al
crear el cuadro, o valores específicos tomados de una tabla o consulta. El valor elegido de la lista de
control no se almacena en un campo de la tabla. Puede usar el valor para otros fines, como buscar
un registro con el valor en un campo.
Para agregar un cuadro combinado a un formulario Empleados que despliegue un registro de un
empleado seleccionado:
1. Inicie un nuevo formulario basado en la tabla Empleados y luego agregue los campos
deseados al formulario.
2. Inicie el Asistente para cuadros combinados (o cuadros de lista) como antes y en el primer
cuadro de diálogo, elija la tercera opción, Buscar un registro en el formulario según el valor
que ha seleccionado en el cuadro combinado. Haga clic en Siguiente.
10
3. Elija Apellido como valor de campo que se mostrará en la lista y haga clic en Siguiente.
Cómo... Decidir entre un cuadro de lista

y un cuadro combinado
Debido a que los cuadros de lista y combinados son similares, ¿cómo decidirá cuál tipo de
control usar en el formulario?
■ Los valores en un cuadro de lista siempre están visible y usted está limitado a los
valores de la lista. Para elegir de la lista, haga clic en la entrada y oprima enter o tab.
También puede elegir uno de los valores, al escribir la primera letra del valor y oprimir
enter o tab. (Si tiene más de un valor que empieza con la misma letra, se selecciona
el primero.) No puede ingresar un valor que no esté en la lista. Los cuadros de lista son
mejores cuando está limitado a unos cuantos valores; de otra manera, el cuadro de lista
ocupa valioso espacio de visualización.
■ Los valores de un cuadro combinado no se despliegan hasta que se hace clic en la
flecha para abrirlo, de modo que ocupa menos espacio en la pantalla que un cuadro de
lista. Al igual que con el cuadro de lista, puede seleccionar uno de los valores al hacer
clic en él o al escribir los primeros caracteres del valor en el área del cuadro de texto
del cuadro combinado. También puede escribir valores que no están en la lista, a menos
que tenga la propiedad Limitar a la lista en Sí.
4. Elija Ocultar la columna clave (se recomienda) y haga clic en Siguiente.

5. En el cuadro de diálogo final, ingrese Mostrar registro de: como etiqueta de control y
luego haga clic en Finalizar.
Cuando use el cuadro combinado en la Vista Formulario, si selecciona un valor de la lista,

Access pasará al primer registro con ese valor en el campo correspondiente. Esta opción ofrece una
manera rápida de moverse a un registro específico en la Vista Formulario.
Establezca las propiedades de los cuadros de lista y combinados

Si su formulario contiene un cuadro de lista o combinado asociado, el control hereda la mayor parte
de sus propiedades de las propiedades de campo que estableció en el diseño de la tabla. Cuando
utiliza un asistente para crear ese tipo de control, Access establece ciertas propiedades adicionales
por usted. Puede modificar estas propiedades al cambiar la configuración en la Hoja de propiedades
para que funcionen de la manera que lo desee.
Por ejemplo, Autoextensible rellena los caracteres restantes con un valor de un cuadro
combinado, cuando se escriben los primeros caracteres del valor. Limitar a la lista evita que se
ingresen valores que no están en la lista. Origen de la fila es otra propiedad importante. Si la
propiedad Tipo de origen de la fila está establecida en Tabla/Consultas o Lista de campo, Origen de
la fila especifica el nombre de la tabla o la consulta, o una instrucción SQL. Si la propiedad Tipo
de origen de la fila está establecida en Lista de valores, la propiedad origen de la fila despliega
una lista de elementos separadas por puntos y comas. Si Tipo de origen de la fila es una función
definida por el usuario, la propiedad estará en blanco. Consulte los temas de ayuda relacionados
para conocer descripciones completas de las propiedades de los controles.
Agregue controles Sí/No

Es posible usar tres tipos diferentes de controles para ver o ingresar un valor Sí/No en una tabla o
consulta. Se trata de casillas de verificación, botones de opciones y botones de alternar. Cuando
tiene un número limitado de opciones alternas en un campo, también puede agrupar los controles
en un grupo de opciones. Las opciones agrupadas funcionan como un solo control; sólo uno puede
seleccionarse. El grupo de opciones puede desplegar la lista de opciones como cualquiera de los
tres tipos de controles Sí/No.
Cuando selecciona o quita la marca de una casilla de verificación, un botón de opción o un
botón de alternar, Access despliega el valor en la tabla o consulta de acuerdo con la propiedad de
formato establecida en el diseño de la tabla (Sí/No, Verdadero/Falso o Encendido/Apagado). He
aquí cómo aparecen los diferentes controles Sí/No cuando los valores son Sí y No.
10
Los grupos de opciones son un poco diferentes. Un grupo de opciones ofrece un conjunto
limitado de alternativas mutuamente excluyentes, por lo general cuatro o menos. El control del
grupo de opciones constar de un marco alrededor de un conjunto de casillas de verificación, botones
de opciones o botones de alternar.
Si el grupo de opciones está unido a un campo, el propio marco es el objeto asociado, no los
controles individuales del grupo. Cuando crea un grupo de opciones, se especifican los valores de
las opciones en cuanto a los números que son significativos para el campo. Cuando selecciona una
opción en el grupo, los valores se almacenan en el campo. Si el grupo no está asociado a un campo,
Access usa el valor de la opción que elija para realizar una acción de una lista, como imprimir el
reporte que elija o abrir otro formulario.
Aunque puede crear un grupo de opciones sin la ayuda del asistente, es mucho más fácil
aprovechar éste. Para crear un grupo de opciones, asegúrese de que el comando Utilizar asistentes
para controles esté presionado, en el grupo Controles, y haga lo siguiente:
1. Haga clic en el comando Grupo de opciones y luego, en el diseño de formulario, haga clic
en donde quiera que aparezca la esquina superior izquierda del grupo. El asistente dibuja un
cuadro de 2.5 cm.
2. En el primer cuadro de diálogo, ingrese los textos que quiera ver cómo opciones en el
grupo.
3. Oprima tab para pasar a la siguiente fila. Después de ingresar todos valores, haga clic en
Siguiente.
4. En el segundo cuadro de diálogo, establezca la opción predeterminada (si lo desea) y haga

clic en Siguiente.
5. Especifique la propiedad de valor de la opción para cada una de las opciones del grupo.
Esta propiedad siempre debe ser un número. Se trata del valor que se pasa al campo
cuando la opción está seleccionada. Como opción predeterminada, los valores son enteros
consecutivos: la primera opción tiene el valor 1, la segunda opción tiene el valor 2, etc.
Haga clic en Siguiente.
6. El siguiente cuadro de diálogo le pregunta en cuál campo quiere almacenar el valor
(asociado), o si quiere que Access guarde el valor para después (independiente). Si el
formulario no tiene un origen de registro, el asistente omite este cuadro de diálogo.
7. Elija el tipo de control y el estilo que quiera ver en el grupo de opciones y haga clic en
Siguiente.
8. En el cuadro de diálogo final del asistente, ingrese el nombre que quiera como etiqueta para
el grupo. Este texto aparecerá en el marco del grupo. Haga clic en Finalizar.
10
¿Sabía Acerca de eventos y propiedades
que? de los eventos
Access es una aplicación orientada a objetos, controlada por eventos. Nada pasa hasta que el
usuario le indiqué qué hacer al oprimir una tecla o hacer clic. Un evento es una ocurrencia que
es reconocida por un objeto de Access. Puede definir una respuesta a los eventos al establecer
la propiedad de evento del objeto o el control.
He aquí algunos ejemplos de eventos:
■ Oprimir o soltar una tecla.

■ Abrir o cerrar un formulario.
■ Mover el cursor hacia un control o alejarlo de él.
■ Aplicar un filtro a registros de un formulario.
■ Cambiar o eliminar el valor en un control.
La acción que Access tome dependerá de la propiedad del evento que se ha especificado.
Por ejemplo, al hacer doble clic en un objeto en el Panel de exploración se abre el objeto (la
respuesta). Cuando se mueve a otro registro después de ingresar o editar datos, el evento hace
que Access revise automáticamente cualquier regla de validación y que guarde el registro, si
no hay violación alguna. El sistema desencadena estas opciones con base en las propiedades
integradas del evento.
Agregue controles interactivos del usuario

Debido a que un formulario a menudo se usa para ingresar datos, el usuario está interactuando
constantemente con él y los controles que contiene. Algunos de estos controles están asociados
directamente con datos de tablas como cuadros de texto, de lista y combinados; otros aceptan
acciones del usuario.
El control más común no relacionado con los datos es el botón de comando, que se usa en la
Vista Formulario para realizar una acción. Cuando el usuario hace clic en un botón de comando,
Access reconoce este evento y realiza la respuesta que haya especificado para el evento.
Agregue botones de comando

El Asistente para botones de comando es práctico para ayudar a crear más de 30 diferentes tipos de
botones de comando que realizan tareas que van desde moverse al siguiente registro hasta cerrar el
formulario. El asistente le ayuda a seleccionar la categoría de acción que quiere y el procedimiento
específico que habrá de ejecutarse. También le permite identificar el botón con el texto o una
imagen.
Para agregar un botón de comando al formulario Órdenes de trabajo actuales que luego imprima
el registro actual haga lo siguiente:
1. Asegúrese de que el comando Utilizar Asistentes para controles está oprimido; haga clic en
el comando Botón y luego en el diseño de formulario. Ahora aparece el primer cuadro de
diálogo del Asistente para botones de comandos (véase la figura 10-7).
2. Seleccione la categoría Operaciones con registros, seleccione la acción Imprimir registro y
luego haga clic en Siguiente.
3. El siguiente cuadro de diálogo del asistente le permite elegir entre texto y una imagen para
el botón. Acepte la imagen predeterminada y haga clic en Siguiente.
4. Ingrese un nombre para el botón o acepte el nombre predeterminado. Haga clic en Finalizar.
En la figura 10-8 se muestra el formulario Órdenes de trabajo actuales con el nuevo botón
de comando Imprimir registro. Cuando el Asistente para botones de comando construye el
botón, escribe un procedimiento de evento que contiene el código de Visual Basic que habrá de
almacenarse con el formulario.
Agregue hipervínculos
En el capítulo 5 vio cómo agregar un campo de hipervínculo a una tabla y cómo insertar una
dirección de hipervínculo en el campo. Un hipervínculo en una tabla puede llevarle a una dirección
diferente para cada registro. Por ejemplo, el campo de hipervínculo Dibujo, en la tabla Órdenes de
trabajo, de la base de datos Reparaciones Caseras Técnicas, contiene direcciones de archivos que
incluyen dibujos de ingeniería escaneados. Si no necesita unir la dirección del hipervínculo a un
FIGURA 10-7 Elija el tipo de botón de comando.
registro, puede agregarlo al formulario en la Vista Diseño como una etiqueta independiente o un
control de imagen.
Para agregar un hipervínculo como control de etiqueta al formulario Personal, de Reparaciones
Caseras Técnicas, que saltará a la tabla Empleados: 10
1. Con el formulario abierto en la Vista Diseño, en el grupo Controles, de la ficha Diseño,
haga clic en el comando Insertar hipervínculo. Se abre el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo.
FIGURA 10-8 Un botón de comando Imprimir registro agregado a un formulario.
2. Haga clic en los botones Archivo o página Web existente y Carpeta actual, si no están
marcados. Si la base de datos que quiere está en otra carpeta, haga clic en Buscar en, para
localizarlo.
3. Seleccione Reparaciones Caseras Técnicas en la lista de bases de datos de la carpeta actual.
La dirección completa aparece en el cuadro Dirección.
4. Haga clic en el botón Marcador, para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar lugar del
documento, donde puede especificar el objeto al que quiere saltar, la tabla Empleados en
este caso.
5. Haga clic en el signo de “más” junto a Tablas y seleccione Empleados, de la lista de tablas
en la base de datos. Haga clic en Aceptar.
6. Ingrese Búsqueda de empleados, en el cuadro Texto, para verlo en el hipervínculo, en

lugar de la dirección. 10
7. Haga clic en Info en pantalla e ingrese Desplegar tabla Empleados, en el cuadro de
diálogo Establecer información en pantalla para hipervínculo, y haga clic en Aceptar. La
opción predeterminada es la dirección completa del hipervínculo.
8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Access crea el
hipervínculo.
9. Arrastre el control de hipervínculo a la posición que quiera en el diseño del formulario.
Puede probar el nuevo hipervínculo en el diseño de formulario al hacer clic con el botón
derecho en el control y señalar Hipervínculo, en el menú de acceso directo, y elegir Abrir
hipervínculo. Cuando cambie a la Vista Formulario, el hipervínculo aparece como una etiqueta
subrayada. Coloque el puntero en el hipervínculo para ver la información sobre herramientas. Haga
clic en él para abrir la tabla Empleados en la Vista Hoja de datos.
Use el formulario para entrada de datos

Los formularios son la principal interfaz de usuario para la información de base de datos. El usuario
puede ver todos los datos, buscar registros específicos, ingresar nuevos registros y editar registros
existentes. Para realizar estas tareas de manera eficiente, el usuario debe saber cómo recorrer el
formulario y cómo moverse entre los registros en la Vista Formulario.
Para abrir un formulario en la Vista Formulario, donde puede ver y editar datos, haga doble clic
en el nombre de formulario, en el grupo Formularios, del Panel de navegación, o haga clic con el
botón derecho en el nombre de formulario y elija Abrir, en el menú de acceso directo. En la Vista
Formulario, puede agregar un nuevo registro al hacer clic en el botón Nuevo registro, de la barra
de navegación del registro, para mostrar un formulario blanco. También puede editar registros
existentes empleando la barra de navegación o el grupo de comandos Buscar.
Recorra el formulario
Al igual que con las hojas de datos, puede operar en dos diferentes modos en un formulario:
navegación y edición. En el modo de navegación, el cursor se mueve a otros campos; en el modo
de edición, se mueve entre los caracteres del campo. Al oprimir una tecla se tienen diferentes
consecuencias, dependiendo del modo actual. Por ejemplo, en el modo de edición, al presionar la
tecla de flecha hacia la derecha se mueve el punto de inserción un carácter a la derecha. En el
modo de navegación, se mueve el cursor al siguiente campo y suele seleccionar el valor.
Para cambiar los modos, haga lo siguiente:
■ Para cambiar del modo de edición al de navegación, oprima f2 o haga clic en la etiqueta de
campo. También puede oprimir tab o mayús+tab para dejar el modo de edición y pasar a
otro campo.
■ Para cambiar de modo de navegación al de edición para el campo seleccionado oprima f2 o
haga clic en el cuadro de texto.
Al hacer clic en los botones de navegación, en la parte inferior del formulario, se mueve el
cursor al registro inicial, al anterior, al siguiente o al último. Puede ingresar un número de registro
específico en la barra de navegación de registros y oprimir enter para ir a ese registro. En el grupo
Buscar, de la ficha Inicio, al hacer clic en el comando Ir a, también mueve el cursor al registro inicial,
anterior, siguiente o último. Estos métodos mueven el cursor al mismo campo en otro registro.
Cambie el orden de tabulación

Cada vez que oprime la tecla tab en la Vista Formulario, el cursor pasa a otro campo. Al avance del
cursor por los campos en el formulario se le denomina orden de tabulación. Cada control de cuadro
de texto está asignado a un número de índice de tabulación que indica su posición en la secuencia.
El primer control en el orden tiene un número de 0 como índice tabulación; el segundo, 1; etcétera
. Access establece el orden de tabulación para que coincida con el orden en que el campo se agregó
al diseño.
He aquí lo que debe hacer para cambiar el orden de tabulación, de modo que el cursor se mueva
de manera lógica por los registros:
1. Abra el formulario en la Vista Diseño y luego haga clic en el selector de la sección Detalle.
2. En el grupo Diseño de controles, de la ficha Organizar, haga clic en el comando Orden de
tabulación. Se abre el cuadro de diálogo Orden de tabulación, mostrando una lista de todos
los controles de cuadro de texto de la sección Detalles.
10
3. Para volver a colocar un control en el orden de tabulación, mueva el puntero al selector de fila
(el cuadro sombreado en el extremo izquierdo de la fila) y arrastre la fila a una nueva posición.
También puede seleccionar un grupo de filas y volver a posicionarlos como un grupo.
4. Repita el paso 3 hasta que tenga el orden de la manera en que lo quiere y luego haga clic en
Aceptar.
Al hacer clic en el botón Orden automático, en el cuadro de diálogo Orden

Sugerencia de tabulación, se reorganizan los controles en el orden en que aparecen en el
formulario, de izquierda a derecha y de arriba abajo. Si ésta es la manera en que
quiere que el cursor se mueva por los campos, haga clic en Orden automático, en
lugar de mover los controles a mano.
Localice registros
La búsqueda de registros específicos mediante el examen del valor en uno o más campos es igual en
un formulario que en una hoja de datos. Se usa el mismo cuadro de diálogo Buscar para especificar
la cadena de búsqueda y el alcance de la coincidencia, si quiere buscar todos los campos o sólo
parte de él.
Para desplegar un registro específico en el formulario, en la Vista Formulario o Presentación,
coloque el punto de inserción en el campo que tiene el valor que está buscando y, en el grupo
Buscar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Buscar. Si quiere reemplazar el valor del campo
actual con otro, haga clic en el comando Reemplazar. Consulte el capítulo 5 para conocer más
información acerca del uso de Buscar y reemplazar.
Ordene y filtre datos en un formulario

Una vez que esté viendo datos en el formulario, puede filtrar los registros como lo hace en una
hoja de datos: en el grupo Ordenar y filtrar, use filtrar por Selección, Filtro por formulario o Filtro
avanzado/Ordenar. Para ordenar registros en el formulario, coloque el cursor en el campo que quiera
ordenar y luego haga clic en uno de los comandos de orden. También puede ingresar expresiones de
filtro y ordenación en la Hoja de propiedades del formulario.
Si el formulario está basado en una tabla o consulta que ya tiene un orden o un filtro guardado,
el formulario hereda ambas propiedades. Un orden se aplica automáticamente a los registros del
formulario. El estado que guardaba la tabla o la consulta cuando se creó el formulario determina si
el filtro se aplica automáticamente a los registros del formulario.
■ Si la tabla o consulta estaba abierta y el filtro estaba aplicado cuando creó el formulario,
el filtro se aplica automáticamente a los registros del formulario. La palabra “(Filtrado)”
aparecerá a la derecha de los botones de navegación, en la parte inferior del formulario, y
también aparecerá en la barra de estado, para recordarle que hay un filtro. Para eliminar
el filtro, haga clic en el comando Quitar filtro, en el grupo Ordenar y filtrar, que aparece
oprimido cuando se aplica un filtro.
El filtro no se guarda con el formulario. Por tanto, si cierra y vuelve a abrir

Nota formulario verá todos los registros.
■ Si la tabla o consulta se cerró y guardó con el filtro, el formulario lo hereda, pero no lo

aplica automáticamente. Haga clic en el comando Filtro, en el grupo Ordenar y filtrar.
Para deshabilitar el filtro de todos los registros del formulario, establezca la

Nota propiedad Permitir filtros en No. Esto deshabilita filtro por Selección, Filtro por
formulario, filtro por entrada y Filtro avanzado/Ordenar.
Vea varios registros

Si quiere ver más de un registro en la pantalla, puede cambiar la propiedad Vista predeterminada de
Un único formulario a Formularios continuos. Luego, cuando elija Vista Formulario, del comando
Ver, el formulario mostrará todos los registros que caben en la pantalla. Reparaciones Caseras
Técnicas usa un formulario llamado Personal como una manera rápida de buscar empleados.
Cuando el formulario Personal se encuentra establecido como Un único formulario, sólo aparece un
registro en la pantalla, como se muestra en la siguiente ilustración.
En la figura 10-9 se muestra el mismo formulario Personal con Vista predeterminada

establecida en Formularios continuos.
Cree un formulario de varias páginas

Access ofrece dos maneras de crear un formulario de varias páginas: insertar un control de salto de
página o agregar un control de ficha. Un salto de página separa el formulario de manera horizontal 10
en dos o más páginas, que son controles separados. Para moverse de manera secuencial entre
las páginas, debe oprimir repág o avpág. Los controles de ficha producen formularios de varias
páginas que combinan todas las páginas en un solo control. Para moverse entre las páginas en un
control de ficha, haga clic en la ficha deseada.
Agregue un salto de página

Para insertar un salto de página, haga clic en la herramienta Control de salto de página, en el
cuadro de herramientas, y luego haga clic en el lugar en que quiera que aparezca la división en el
formulario. Access muestra una línea de guiones cortos en el borde izquierdo donde ocurre el salto.
No es necesario que las páginas tengan el alto de la pantalla. Si quiere que todas las páginas
tengan el mismo tamaño y muestren sólo una página a la vez, diseñe el formulario con saltos
de página espaciados de manera equitativa. Use la regla vertical para ayudar a colocar los saltos de
página de manera equitativa.
Después de colocar el salto de página, cambie algunas de las propiedades del formulario de la
manera siguiente:
■ Cambie la propiedad Ciclo, en la ficha Otros, de la opción predeterminada actual Todos los
registros, a Página activa, que evita que pase a la siguiente página cuando oprima tab en el
control que se encuentra al final del orden de tabulador de una página.
■ Cambié la propiedad Barras de desplazamiento, en la ficha Formato, de Ambas a Sólo
horizontal, para eliminar la barra de desplazamiento vertical. Esto evita que se desplace a
una página diferente. Si el formulario no es más ancho que la pantalla, puede establecer la
propiedad Ninguna y eliminar ambas barras de desplazamiento.
Cambie a la Vista Formulario y oprima repág o avpág para ver si los saltos de página están
colocados adecuadamente.
FIGURA 10-9 Despliegue del personal en un formulario continuo.

Agregue un control de ficha

Los controles de ficha son más fáciles y eficientes que los saltos de página, porque todas las páginas
del formulario pertenecen a un solo control. Los controles de ficha son útiles para presentar grupos
de información que puede ensamblar por categoría. También se usan ampliamente en cuadros de
diálogo.
He aquí cómo agregar un control de ficha al formulario Personal:
1. Abra el formulario Personal en la Vista Diseño y arrastre el borde inferior del formulario
hacia abajo para hacerle espacio al control de ficha.
2. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Control ficha y dibuje
un marco de control de ficha a todo lo ancho de la mitad inferior del diseño del formulario
10
FIGURA 10-10 Un nuevo control de ficha.

3. Oprima mayús y seleccione Id de empleado, Nombre, Apellido, Especialidad y Fotografía

de gafete en el formulario Personal. Luego haga clic con el botón derecho en el grupo y
elija Copiar, en el menú de acceso directo.
4. Haga clic con el botón derecho en el control de ficha y elija Pegar, del menú de acceso directo.
Los controles del formulario Personal aparecen en la primera página del control de ficha.
5. Haga clic en el comando Lista de campos, si la lista no se ha mostrado aún, arrastre
Número telefónico y Localizador a la primera página; luego haga clic en la ficha de la
segunda página, en el control de ficha, y arrastre los campos NSS, Precio por hora, Precio
facturado, Dirección, Ciudad, Estado y Código Postal de la lista de campos.
6. Copie los campos Apellido y Comentarios del formulario a la segunda página.
7. Haga clic en la primera página para abrir la Hoja de propiedades y cambie la propiedad
Título, para que se lea Info. del empleado; luego haga clic en la otra página y cambie
su Título para que diga Precios y comentarios.
8. Seleccione el control Fotografía de gafete y cambie la propiedad Modo de cambiar el
tamaño a Zoom.
9. Elimine los controles de la mitad superior del formulario y reduzca la altura del formulario
para que muestre sólo el control de la ficha, luego cambie a la Vista Formulario. En la
figura 10-11 se muestran dos copias del formulario para que pueda ver ambas páginas.
Para agregar otra ficha o eliminar una, haga clic con el botón derecho en el borde
Sugerencia del control de la ficha y elija Insertar página o Eliminar página. Cuando elimina una
página de esta manera, la última página que se insertó es la que se elimina.
Personalice un control de ficha

Dos hojas de propiedades se usan para personalizar un control de ficha: las hojas del control de
ficha y de la página. Para personalizar el control de ficha como un todo, haga doble clic en el borde
del control, fuera de la página, para que se abra la Hoja de propiedades. Por ejemplo, puede cambiar
el estilo para que muestren fichas o botones y especificar varias filas de fichas. Para establecer
propiedades de página individuales, haga doble clic en la ficha de la página. Puede ingresar el texto
que quiera para que se muestre en la ficha o incluso agregar una imagen en ella.
Agregue controles especiales

Además de imágenes, grupos de opción independientes, líneas y rectángulos, hay otros controles
especiales que puede agregar a un diseño de formulario para mejorar su aspecto o proporcionar
información adicional. Los controles combinados pueden combinar datos de más de un campo
en información procesada o de resumen.
Agregue controles calculados

Suele ser útil incluir un campo calculado en un formulario o informe. Por ejemplo, en el último
capítulo, usamos una consulta para agregar dos campos calculados al formulario Órdenes de trabajo
actuales. También puede agregar un campo calculado a un formulario directamente sin usar una
consulta.
10
FIGURA 10-11 Un control de ficha de dos páginas.
Un cuadro de texto independiente suele usarse para un campo calculado, pero puede usar
cualquier control que tenga una propiedad Origen de control, que le indica a Access dónde obtener
la información que habrá de desplegarse. Los cuadros combinados y de lista, los marcos de objetos
asociados e independientes, los botones de alternar y de opción, y las casillas de verificación tienen
una propiedad Origen del control.
Después de agregar el control al diseño del formulario, ingrese la expresión en el cuadro de
propiedad Origen del control. También puede escribir la expresión directamente en el cuadro
combinado calculado. Asegúrese de anteceder la expresión con un signo de igual en ambos casos.
Agregue un control de marcado automático

Puede usar el Asistente para botones de comandos para crear un botón de comando en que pueda
hacer clic para marcar automáticamente un número de teléfono seleccionado. Para usar el marcado
automático, necesita tener un módem de marcado telefónico conectado a su computadora y un

teléfono conectado a la misma línea. He aquí cómo agregar este control especial:
1. Abra el formulario en la Vista Diseño.

2. Asegúrese de que el comando Utilizar Asistentes para controles, en el grupo Controles, está
oprimido; luego en este mismo grupo haga clic en el comando Botón.
3. Haga clic en el lugar del formulario donde quiera colocar el botón.
4. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para botones de comandos, haga clic en Otras,
en el cuadro Categorías; luego haga clic en Marcador automático, en el cuadro Acciones.
Haga clic en Siguiente.
5. Acepte la imagen del teléfono o haga clic en Examinar para buscar otro. Si elige Mostrar
todas las imágenes, puede observar todos los demás iconos que Access le ofrece.
6. Ingrese un nombre para el nuevo control y haga clic en Finalizar.
Cuando hace clic en el botón, en la Vista

Formulario, se abre el cuadro de diálogo Marcador
automático. Si se ha movido el cursor a un campo
de número telefónico antes de hacer clic en el
botón, el número aparece en el cuadro. Si no, puede
ingresar un número en el cuadro Número. Elija
Aceptar para marcar el número.
Cree un formulario jerárquico

Un formulario jerárquico suele constar de un formulario principal y uno o más subformularios. El
formulario principal muestra datos de registros en el lado “uno” de una relación uno a varios; los
subformularios muestran datos relacionados de registros en el lado varios. También puede usar
el Asistente para formularios, como ayuda para crear el formulario y el subformulario al mismo
tiempo; o si ya tiene el subformulario diseñado por separado, simplemente puede agregarlo al
diseño del formulario principal.
Use el Asistente para formularios

Puede crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo empleando el Asistente para
formularios, al elegir campos de tablas relacionadas. Por ejemplo, para crear un formulario
jerárquico que muestre la lista de las órdenes de trabajo activas para cada cliente, elija campos
de ambas tablas. El asistente para formularios identificará la manera en que las tablas están
relacionadas y decidirá cuáles datos van en el formulario principal y cuáles en el subformulario.
Para crear el formulario jerárquico Órdenes de trabajo por cliente, haga lo siguiente:
1. Inicie el asistente de formularios con la tabla Clientes y, en el primer cuadro de diálogo,

elija los campos Id de cliente, Nombre, Apellido y Dirección de facturación, de la tabla
Clientes.
2. Elija la tabla Órdenes de trabajo en la lista Tablas/Consultas y luego agregue los campos
Número de orden, Número de cotización, Fecha de inicio, Fecha de terminación,
Supervisor, Costo de materiales y Costo de mano de obra. Haga clic en Siguiente.
3. En el segundo cuadro de diálogo (véase la figura 10-12) se le pregunta cómo quiere ver los
datos (en otras palabras, cuáles registros deben ir en el formulario principal y cuáles en el 10
subformulario). Access ha supuesto que los datos de Órdenes de trabajo (en el lado “varios”
de la relación) van en el subformulario. Las otras dos opciones del cuadro de diálogo le
permiten especificar si los datos habrán de organizarse como un único formulario con
un subformulario o como dos formularios separados, vinculados por un valor de campo
común.
FIGURA 10-12 Creación de un formulario con un subformulario.

4. Acepte las opciones predeterminadas y haga clic en Siguiente. El siguiente cuadro de

diálogo le ofrece dos diseños para el subformulario: Tabular u Hoja de datos. Elija Hoja de
datos y haga clic en Siguiente.
5. Elija el estilo para el formulario en el siguiente cuadro de diálogo.
6. Ingrese el nombre Órdenes de trabajo por cliente para el formulario principal, deje el
nombre predeterminado del subformulario, luego haga clic en Finalizar.
En la figura 10-13 se muestra el formulario jerárquico completado con unas cuantas

modificaciones, como un título en el encabezado del formulario. También se ha cambiado el tamaño
Formulario principal Subformulario
Botones de navegación del Botones de navegación del

formulario principal subformulario
FIGURA 10-13 El formulario jerárquico completado.

de las columnas en el subformulario para que quepan en la pantalla. Tiene la opción de modificar el
subformulario en el lugar. Para modificar el diseño del subformulario, abra el formulario principal
en la Vista Diseño y haga clic en el selector del subformulario o en cualquiera de los controles
de éste. El subformulario y sus controles se modifican de la misma manera que en el formulario
principal.
Use el asistente para subformularios

Puede usar el Asistente para subformularios para crear e insertar un nuevo subformulario o uno
existente en un formulario principal. Para usar el asistente y agregar el subformulario Órdenes de
trabajo a un formulario basado en la tabla Empleados, haga lo siguiente:
1. Cree un nuevo formulario llamado Órdenes de trabajo por supervisor basado en la tabla
Empleados.
10
2. Asegúrese de que el comando Utilizar Asistentes para controles esté oprimido en el grupo
Controles, y haga clic en el comando Subformulario/Subinforme.
3. Haga clic en el diseño de formulario y dibuje un contorno adonde quiera que aparezca el
subformulario. Por lo general, querrá que éste abarque el ancho de la sección Detalles en
el formulario, que se encuentra debajo de la información del formulario principal. Una vez
que inicie el asistente, haga algo de lo siguiente:
■ Si está creando un nuevo subformulario, haga clic en Usar tablas existentes y consultas,
y luego en Siguiente. En seguida, haga una selección en la lista Tablas/Consultas y
use la lista de campos como lo haría para crear un formulario con el Asistente para
formularios. Haga clic en Siguiente.
■ Si ya ha creado y guardado el formulario que quiere insertar, elija Usar un formulario
existente, y seleccione Órdenes de trabajo Subformulario de la lista desplegable, y
luego haga clic en siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, puede elegir de una lista de vínculos proporcionados
por Access o definir los propios. Si elige Definir la mía propia, el cuadro de diálogo
incluye cuadros donde puede elegir los campos que vinculan al formulario principal con
el subformulario. Elija el campo Id de empleado del formulario Órdenes de trabajo por
supervisor y Supervisor de Órdenes de trabajo Subformulario; luego haga clic en Siguiente.
5. Ingrese un nombre para el subformulario o acepte Órdenes de trabajo Subformulario y haga
clic en Finalizar.
6. Abra la Hoja de propiedades y haga clic en el borde del subformulario (no en la etiqueta), si
aún no está seleccionado.
7. Haga clic en la ficha Datos y asegúrese de que la propiedad Vincular campos secundarios
aluden a la clave externa en el subformulario y la propiedad Vincular campos principales
alude al campo vinculado en el formulario principal.
8. Elimine Supervisor, del subformulario, y mueva los otros controles para llenar el espacio.
9. Cambie a la Vista Formulario y haga doble clic en los divisores de columna en el
subformulario para cambiar el tamaño de las columnas (véase la figura 10-14). También
puede arrastrar los divisores de columna para obtener el tamaño que quiera.
10
FIGURA 10-14 El formulario Órdenes de trabajo por supervisor con un subformulario.
Cómo... Agregar un subformulario

sin el asistente
Si ya ha creado y guardado el formulario que quiere insertar en el formulario principal como
subformulario, la manera más fácil de insertarlo es arrastrarlo al diseño del formulario desde
el Panel de exploración. Para ello, abra el formulario principal en la Vista Diseño, seleccione el
subformulario en el Panel de exploración y arrástrelo a la parte inferior en el formulario
principal. Mientras arrastra el nombre de formulario, éste se convierte en un icono de
subformulario. Después de colocar el subformulario, revise las propiedades Objeto de origen y
de vinculación como lo hizo antes.
Use el formulario jerárquico

Para pasar del formulario principal al subformulario, en la Vista Formulario, haga clic en el
subformulario, por lo general en un selector de registros o un área editable. Para regresar al
formulario principal, haga clic en un control editable o su etiqueta en el formulario principal.
Cuando esté trabajando en el modo de navegación, combinaciones especiales de teclas mueven el
cursor del subformulario al formulario principal; por ejemplo:
■ ctrl+tab Mueve el cursor por la secuencia de controles editables en el formulario

principal, luego vuelve al primer registro del subformulario. Al oprimir la combinación de
nuevo, se mueve al primer control del siguiente registro en el formulario principal.
■ ctrl+mayús+tab Mueve el cursor al control anterior en el formulario principal o, si se
encuentra en algún lugar del subformulario, mueve el cursor al último control, en el orden
de tabulación del formulario principal.
■ ctrl+mayús+inicio Mueve el cursor al primer campo editable, en el formulario principal,
aunque esté oprimido mientras el cursor se encuentra en el subformulario.
Cada formulario tiene su propio conjunto de botones de navegación que usted puede usar para
desplazarse entre los registros. El subformulario también tiene una barra de desplazamiento vertical
para traer otros registros a la vista. Puede agregar nuevos registros, o editar o eliminar registros
existentes en el formulario principal o el subformulario, empleando las técnicas de inserción de
datos estándar. También puede ordenar registros y establecer filtros para limitar registros en el
formulario principal o el subformulario, empleando métodos de orden y filtrado estándar.
Asegúrese de que el cursor esté en el lugar correcto (en el formulario principal o el

Precaución subformulario) antes de que trate de agregar o eliminar registros.
Modifique un subformulario
El diseño de un subformulario completo se incluye con el diseño de formulario principal.
Puede hacerle cambios en el lugar. Seleccione el control en el subformulario que quiere
cambiar y cámbielo como siempre. Si quiere trabajar en el subformulario en su propia ventana,
seleccione el control del subformulario y, en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, haga
clic en Subformulario en nueva ventana, para trabajar con el subformulario en un entorno más
grande. También puede hacer clic con el botón derecho en el control del subformulario y elegir
Subformulario en nueva ventana, en el menú de acceso directo.
El control del subformulario en el formulario principal es un control separado y tiene

Sugerencia diferentes propiedades que las del propio objeto de subformulario. Para seleccionar
el control de subformulario, haga clic en uno de los límites del subformulario. Para
seleccionar el objeto del subformulario y hacer cambios en el propio subformulario,
haga clic en el selector de formulario del subformulario.
10
Agregue guías de usuario personalizadas

Ya ha visto algunas de las maneras en que puede obtener ayuda de Access. Cuando mueve el
puntero sobre un comando de la cinta de opciones, aparece un recuadro con información sobre
herramientas que despliega el nombre del comando (a menudo con información adicional). La
barra de estado despliega mensajes relacionados con la actividad o el objeto actual, incluida
la descripción que ingresó para los campos en su diseño de tabla. Cuando diseñe su propia
aplicación, podría haber ocasiones en que un recordatorio rápido ayudaría a la inserción de
datos, la creación de un filtro o la impresión de un informe. Access le permite crear recuadros
con información sobre herramientas y mensajes en la barra de estado como propiedades de un
formulario o informe.
La propiedad Texto de Ayuda del control especifica el mensaje que aparece cuando usted coloca
el puntero sobre un control en el formulario. Los recuadros de información cortos son los mejores
pero puede ingresar hasta 255 caracteres. Para crear un recuadro de ayuda del control, seleccione
el control y escriba el mensaje en el cuadro de propiedades Texto de Ayuda del control, en la ficha
Otros.
Un texto en la barra de estado es una buena manera de desplegar instrucciones para ingresar
datos en un control o explicar las opciones en un grupo de opciones. Texto de la barra de estado
es una propiedad de control para cualquier control que seleccione en un formulario. El mensaje
se despliega cuando el control tiene el enfoque. Para especificar un mensaje que se desplegará en
la barra de estado, escriba el texto en la propiedad Texto de la barra de estado, en la ficha Otros.
Una vez más, puede ingresar hasta 255 caracteres, pero la cantidad de texto que se desplegará está
limitada por el espacio en la barra de estado.
Agregue validación de datos

Access ofrece varias maneras de validar o restringir datos que se ingresan en un formulario. Puede
crear controles como casillas de verificación que limiten los datos a valores Sí/No, o cuadros de
lista que requieran que se elija un valor de la lista. También puede establecer ciertas propiedades de
formulario y control que hagan el trabajo.
Valide con propiedades

Cuando diseñó sus tablas, estableció propiedades de campo que ayudarían a asegurar la validación
de datos. Creó máscaras de entrada, reglas de validación y especificó valores predeterminados para
algunos de los campos. Ésta es la manera preferida de validar datos, porque sólo debe hacerlo una
vez. Cualquier control unido que agregue a un formulario heredará las propiedades que estableció
en el diseño de la tabla. Si espera y agrega la validación y restricciones a un formulario, debe
hacerlo para cada formulario que hace referencia a esos datos.
Sin embargo, habrá ocasiones en que quiera imponer más validación al formulario. Por ejemplo,
tal vez quiera desplegar diferentes mensajes de error cuando los datos no sean válidos o para evitar
el ingreso de datos en un campo. Si quiere validar controles independientes, debe hacerlo en el
diseño del formulario, porque no están asociados a la tabla. Las reglas de validación de controles en
un formulario se crean de la misma manera que en un campo de diseño de tabla.
Puede combinar configuraciones de propiedades para lograr propósitos específicos. Por
ejemplo, si quiere que el formulario sea de sólo lectura, establezca Permitir ediciones, Permitir
agregar y Permitir eliminación en No.
Si los valores que ha establecido para una de estas propiedades en los diseños de
Nota tabla y formulario son diferentes, la propiedad del control asociado en el formulario
sobreescribe a la propiedad del campo.
La propiedad Activado determina si un control puede tener el enfoque. La propiedad Bloqueado

determina si los datos pueden cambiarse en la Vista Formulario. La combinación de los dos valores
en un control puede crear resultados personalizados, como se muestra en la tabla 10-1.
Configuración Configuración Resultados
de Activado de Bloqueado
Sí Sí El control puede recibir el enfoque. Los datos se despliegan
normalmente y pueden copiarse, pero no editarse.
Sí No El control puede recibir el enfoque. Use esta combinación
para permitir la edición de objetos en marcos de objetos no
asociados. Los datos se despliegan normalmente y pueden
copiarse o editarse.
No Sí El control no puede recibir el enfoque. Los datos se despliegan
normalmente pero no pueden copiarse ni editarse.
No No El control no puede recibir el enfoque. El control y los datos
aparecen atenuados y están desactivados.
TABLA 10-1 Combinación de propiedades Activado y Bloqueado.
También puede combinar las propiedades Activado y Punto de tabulación. Si establece Activado
en Sí y Punto de tabulación en No, los usuarios no pueden seleccionar el control al oprimir tab pero
sí pueden seleccionarlo al hacer clic en el control o en su etiqueta.
Valide con eventos

Adjuntar macros o procedimientos de eventos a propiedades de evento de formulario y control 10
puede darle flexibilidad adicional y capacidad para la inserción de datos. Por ejemplo, tal vez
necesite que por lo menos dos o tres campos estén llenos antes de que pueda guardar el registro.
También usaría un procedimiento de evento si la validación alude a los controles en otros
formularios o si el control contiene una función.
Si quiere validar los datos antes de que todo el registro esté actualizado, agregue el
procedimiento a un evento de formulario. Para validar los datos antes de moverse al siguiente
control, agregue el procedimiento a un evento de control. En la tabla 10-2 se muestran unos cuantos
eventos de formulario y control que pueden usarse para la validación de datos.
Consulte el capítulo 15 para conocer más información acerca de eventos y la secuencia de su
ocurrencia. También verá la manera de crear las macros que validarán los datos.
Evento Descripción
Antes de actualizar Regla impuesta antes de guardar nuevos datos, o cambiados, en un
(formulario) registro.
Al eliminar (formulario) Regla impuesta antes de eliminar un registro.
Antes de actualizar (control) Regla impuesta antes de guardar datos nuevos o cambiados en un
control.
Al salir (control) Regla impuesta antes de dejar el control.
TABLA 10-2 Eventos de validación de datos
Cree y personalice
Capítulo 11 informes
y subinformes
Cómo…
■ Crear y guardar un nuevo diseño de informes
■ Visualizar una vista preliminar e imprimir el informe
■ Modificar el diseño del informe
■ Ordenar y agrupar registros en el informe
■ Agregar un subinforme.
■ Diseñar un informe de varias columnas
■ Imprimir etiquetas de correo
E n este capítulo se introduce la base de datos de ejemplo Policía, que podría usarse 24 horas al
día en un departamento de policía local. Es un sistema interactivo que registra los incidentes
y mantiene registros de todas las personas que informan o que han participado en actividades que
requieren atención policiaca. La base de datos está integrada por cuatro tablas:
■ Tarjeta Alfa Mantiene una lista de toda las personas que han llenado un informe, llamado
por un incidente o que podrían ser sospechosas de un incidente.
■ Entrada Alfa Contiene detalles de todos los informes y está relacionada con registros de la
tabla Tarjeta Alfa.
■ Explicaciones Contiene una versión más detallada de las descripciones de entrada
abreviadas de la policía.
■ Códigos penales Proporciona una lista de búsqueda y contiene los números del código
penal con sus descripciones.
El ejemplo de la base de datos Policía proporciona la oportunidad de ver cómo crear informes
simples y más complejos. Es importante que el departamento pueda hacer resúmenes de delitos y
mantener registro de los incidentes. Así que vayamos directo al trabajo de la creación de informes
que son útiles para el Departamento de Policía de la Ciudad de Buenavista.
Inicie un nuevo informe

Aunque usted creará informes de Access empleando muchas de las mismas técnicas que se usan
para formularios, los conceptos de diseño de formularios son diferentes de los de los informes.
Los formularios tratan con datos y los procesos de administración de datos como entrada de datos,
validación y recuperación. Los informes, por otra parte, tratan con información derivada de los
datos y tienen una distribución más amplia, llegando a menudo a personas que tal vez nunca han
visto una computadora. Por tanto, los informes deben explicarse por sí mismos y concentrarse en el
objetivo del informe en lenguaje sencillo.
El Asistente para informes de Access le ayuda a preparar muchos tipos de informes, desde los
simples, que contienen información completa reunida de una o más tablas o informes que calcula y
resumen grandes cantidades de información y la presentan en diferente representaciones visuales,
CAPÍTULO 11: Cree y personalice informes y subinformes 303
incluidas gráficas y diagramas. También puede crear informes de varias columnas que habrá de
usarse para imprimir etiquetas de correo de todo tipo, o usar tablas de Access para aplicaciones de
combinación de correspondencia.
Al igual que con las actividades de Access, hay varias maneras de iniciar un nuevo diseño de
informe. Dependiendo del tipo de informe que necesite, el grupo Informes de la ficha Crear tiene
muchas herramientas para empezar un nuevo informe:
■ Use la herramienta Informe para construir un informe basado en todos los campos de la
tabla o la consulta seleccionada. El nuevo informe se despliega en la Vista Presentación.
■ Use el Asistente para informes como ayuda para crear su informe.
■ Cree su propio diseño con el comando Diseño de informe, basado en la tabla o consulta
seleccionada en el Panel de exploración. El informe se abre en la Vista Diseño.
■ Cree un informe para imprimir etiquetas. Este comando lanza el Asistente para etiquetas,
que se revisará en páginas posteriores de este capítulo.
■ Haga clic en Informe en blanco para iniciar con un informe nuevo. Abre un informe en
blanco en la Vista Presentación con el panel Lista de campos a la derecha:
El siguiente paso consiste en elegir el método que quiere usar del grupo Informes y luego 11
seleccionar una tabla o consulta como base para el informe, si lo desea. Cuando usa la herramienta
Informe, Access usa la tabla o consulta seleccionada más recientemente como base para el informe.
Si elige el asistente sin seleccionar antes una tabla o consulta como base, puede seleccionar una en
el primer cuadro de diálogo del asistente.
Use la herramienta Informe

La herramienta Informe crea un informe rápido con todos los datos de una tabla o consulta, y
lo despliega en la Vista Presentación. El informe no es atractivo, pero resulta útil para revisar y
comprobar los datos de su tabla o consulta. Cuando imprime el informe, los datos aparecen en una
disposición tabular que parece una hoja de datos.
En la Vista Presentación, puede hacer algunos cambios al diseño del informe. Por ejemplo,
puede ajustar anchos de columna, reorganizar columnas e incluso agrupar niveles y totales.
También puede agregar campos al diseño del informe y establecer propiedades para el informe y
sus controles.
Después de crear el informe, puede imprimirlo como está o pasar a la Vista Diseño y hacer
cambios adicionales. Para cerrar el informe sin guardar el diseño, haga clic con el botón derecho
en la ficha del documento y elija Cerrar en el menú de acceso directo. Responda No cuando se le
pregunte si quiere guardar los cambios.
Si ha convertido una base de datos de una versión anterior de Access, la Vista

Sugerencia Presentación no estará disponible para los informes. Para cambiar eso, abra el
informe en la Vista Diseño y cambie a Sí el valor de la propiedad Permitir vista
Presentación así.
Use el Asistente para informes

El Asistente para informes se comporta de manera parecida al Asistente para formularios. Le
presenta una serie de cuadros de diálogo que le guían por el proceso de diseño. Casi todos los
cuadros de diálogo presentan los mismos tipos de opciones, pero el Asistente para informes incluye
un par de cuadros nuevos que le permiten elegir las características de orden, agrupación y resumen.
En su primer ejemplo, usará el Asistente para informes para crear un informe basado en la
consulta Entrada Alfa por código, que limita los datos de la tabla Entrada Alfa de la base de datos
Policía y sólo muestra los que tienen un código de incidente. Esto deja fuera a cualquier huella
digital de empleados y reportes de colisiones de tráfico que no se relacionan con un delito y que,
por tanto, no tienen un código de incidente.
Para crear este nuevo informe con la ayuda del Asistente para informes:
1. Seleccione la consulta Entrada Alfa por código en el grupo de consultas del Panel de
exploración. Luego, en el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en el comando
Asistente para informes.
2. En el primer cuadro de diálogo, elija, de las tablas y consultas de la base de datos, los
campos que quiera incluir en el informe. Seleccione todos los campos de la consulta
Entrada Alfa por código y haga clic en Siguiente.
Agregar agrupación de campos Limpiar agrupación de campos
Establecer intervalos del agrupación Cambiar el nivel de agrupación
FIGURA 11-1 Elección del código en el nivel de agrupación.
3. En el segundo cuadro de diálogo, el asistente le pregunta si quiere agrupar los registros por
cualquiera de los valores de campo. Seleccione Código como nombre de campo por el que
quiere agrupar y haga clic en la flecha que señala a la derecha (>) como se muestra en la
11
figura 11-1.
■ Si cambia de opinión, seleccione el nombre del campo y haga clic en la flecha a la

izquierda (<) para eliminar la designación de grupo. Las flechas hacia arriba y hacia
abajo cerca de Prioridad cambian el nivel de orden del agrupación.
■ Si está agrupando a partir de un campo con valores numéricos, puede agrupar por un
intervalo como 50 o 100. Haga clic en Opciones de agrupamiento y elija de la lista
desplegable en el cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento.
■ Si uno de los campos a partir de los que está agrupando es numérico o de moneda,
el botón Opciones de resumen queda disponible en el siguiente cuadro de diálogo.
Aprenderá más acerca de la adición de resúmenes en una sección posterior.
4. Haga clic en Siguiente para pasar al próximo cuadro de diálogo, que, como el cuadro Nivel
de agrupamiento, es único del Asistente para informes. Este cuadro de diálogo le pregunta
si quiere ordenar sus registros dentro de los grupos en un orden diferente de la clave
principal. Los grupos se ordenan automáticamente en orden ascendente a partir del valor del
campo del grupo. En la figura 11-2 se muestra un orden ascendente especificado por fecha.
Puede ordenar a partir de un máximo de cuatro campos al hacer clic en la flecha que se
encuentra junto al cuadro de orden y elegir del cuadro de lista. Si quiere ordenar de manera
descendente, haga clic en el botón Ascendente que se encuentra a la derecha del cuadro de
orden. Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 11-3), seleccione la distribución que
desee para el informe y la orientación que quiera para la impresión. Elija un formato
y revise la muestra en el panel de la izquierda. Para este ejemplo, seleccione En pasos y
Vertical, y luego haga clic en Siguiente.
Haga clic en para invertir el orden
FIGURA 11-2 Especificación el orden de los registros.
Si ha seleccionado una gran cantidad de campos, tal vez quiera cambiar la

Sugerencia orientación de impresión por horizontal.
FIGURA 11-3 Elección de la distribución y la orientación del informe.
11
6. El siguiente cuadro de diálogo del asistente ofrece 25 diferentes estilos, entre los que usted
puede elegir uno.
7. En el cuadro de diálogo final, escriba Entrada Alfa por código informe como nombre del
informe y haga clic en Finalizar.
En la figura 11-4 se muestra una vista preliminar de Entrada alfa por código informe, generada
por el Asistente para informes. Si alguno de los campos del informe aparece incompleto, puede ir a
la Vista Diseño del informe y cambiar su tamaño para que se acomode al contenido.
Si también quiere ver una interpretación del código con el número de código en el
Sugerencia encabezado del grupo, agregue el campo Descripción de la tabla Códigos penales
a la consulta original. Luego, con el informe en la Vista Diseño, agregue un nuevo
control de cuadro de texto con el campo Descripción como origen de control.
FIGURA 11-4 Entrada Alfa por código información en la Vista preliminar.
Visualice una vista preliminar en imprima el informe

Cuando el Asistente para informes ha terminado de crear el diseño del informe, usted puede ir
directamente a la Vista Diseño del informe para hacer los cambios o ver una vista preliminar del
informe, tal como habrá de imprimirse. Si no ha usado el Asistente para informes o sólo quiere
revisar la vista preliminar de un informe existente, haga clic con el botón derecho en el nombre del
informe deseado, en el grupo Informes del Panel de exploración, y elija Vista preliminar en el menú
de acceso directo.
Si el informe ya está abierto en alguna vista, haga clic con el botón derecho en la ficha del
documento y elija Vista preliminar en el menú de acceso directo.
Trabaje en la ventana Vista preliminar

La ventana Vista preliminar de Access (consulte la figura 11-4) ofrece todos los tipos de maneras
para ver el informe, incluidos el desplazamiento por él, dentro de él y entre páginas, la visualización
de varias páginas a la vez y el cambio de la ampliación, para que pueda ver los detalles más
claramente.
Las barras de desplazamiento horizontales y verticales le permiten moverse por la página
actual. Los botones del navegación de página, que se encuentran en la parte inferior de la ventana
de la Vista preliminar, le permiten moverse entre las páginas del informe. Haga clic en uno de los
botones para ir a la primera página del informe, a la página anterior, a la siguiente o a la última
página. También puede ingresar el número de página en el cuadro de número de página y oprimir
enter para pasar a una página especifica.
Para cerrar la ventana Vista preliminar, haga algo de lo siguiente:
■ En el grupo Cerrar vista preliminar, de la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista
preliminar.
■ Oprima c o esc.
■ Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija Cerrar en el menú de
acceso directo.
11
Vea varias páginas
Es posible ver vistas preliminares de varias páginas a la vez, lo que le ayudará a encontrar páginas
que tienen demasiado espacio en blanco u otro error de formato. Con el uso de los comandos de
Vista preliminar, puede ver una o dos páginas ajustadas para que ocupen toda la pantalla o hasta
doce páginas organizadas en tres filas de cuatro páginas cada una.
Para ver una página completa a la vez, haga algo de lo siguiente:
■ En el grupo Zoom de la ficha Vista preliminar, haga clic en el comando Una página.
■ Haga clic con el botón derecho y elija Una página del menú contextual.
Para ver dos o más páginas completas ajustadas para acomodarse a la pantalla, haga clic con el
botón derecho en la vista preliminar, haga clic en Zoom y elija Ajustar en la lista de desplegable, y
luego en el grupo Zoom de la ficha Vista preliminar haga algo de lo siguiente:
■ Haga clic en el comando Dos páginas.

■ Haga clic en el comando Más páginas y arrastre el puntero por la cuadrícula para
seleccionar el número de páginas y la organización que quiera. Tiene una opción de 4, 8 o
12 páginas.
También puede hacer clic con el botón derecho en la vista preliminar y elegir Varias páginas
del menú contextual, y luego arrastrar el puntero por la cuadrícula para seleccionar el número de
páginas y la organización que quiera ver.
Para regresar a una visualización de una sola página, haga clic en el comando Una página, en el
grupo Zoom.
Cambie la ampliación
Cuando abre por primera vez la ventana Vista preliminar, el informe se despliega automáticamente
para ocupar una sola página de manera vertical en la pantalla. Puede aumentar o disminuir este
grado de ampliación a casi cualquier valor o pedir a Access que ajuste al informe para que quepa en
la pantalla. Para cambiar la ampliación, haga clic en la flecha que se encuentra abajo del comando
Zoom y elija un porcentaje entre 10, 100 y 1000% de la lista, o ingrese un valor y oprima enter.
También puede hacer clic con el botón derecho en la vista preliminar y hacer clic en Zoom para
intercambiar entre Ajustar y la ampliación más reciente que haya establecido.
También puede arrastrar el control Zoom que se encuentra a la derecha de la barra
Nota de estado para obtener la ampliación que necesita.
El número de páginas que elija visualizar a la vez en una vista preliminar determina
Nota el grado de ampliación cuando elige Ajustar.
Cuando el puntero pasa sobre la vista preliminar del informe, toma la forma de una lupa con
un signo de más (+), que le permite hacer clic para acercarse y alejarse de un área particular del
informe. Esto alterna la vista preliminar entre Ajustar y el último porcentaje que ha elegido. Cuando
la lupa muestra un signo de menos (⫺), al hacer clic se aleja, haciendo que la vista preliminar esté
menos ampliada; al hacer clic cuando la lupa tiene un signo de más (+) el acercamiento se hace en
el área donde se encontraba el puntero cuando hizo clic.
Imprima el informe
Puede imprimir el informe desde cualquier vista del informe, incluidas la Vista Diseño, y sin
siquiera abrir el informe.
Para imprimir el informe desde la Vista preliminar, haga algo de lo siguiente:
■ En la ficha Vista preliminar, haga clic en el comando Imprimir.

■ Haga clic con el botón derecho en el informe y elija Imprimir del menú de acceso directo.
■ Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Imprimir en el menú contextual.
■ Oprima ctrl+p.
11
Todos estos métodos abren el cuadro de diálogo Imprimir, donde puede cambiar algunos de las
opciones de impresión, como los márgenes, o elegir que sólo se impriman los datos sin los títulos y
otras características.
Si el informe no está abierto en Vista preliminar, haga clic con el botón derecho en el nombre
del informe, en el Panel de exploración y elija Imprimir, del menú de acceso directo. Este método
envía directamente el informe a la impresora.
Si quiere cambiar cualquiera de las opciones de páginas, como los márgenes, el diseño
de página, la selección de impresora, el número de columnas o el tamaño de la página, use
los comandos del grupo Diseño de página, de la ficha Configurar página. También puede
hacer estos cambios en la Vista Presentación o Diseño. El grupo Diseño de página ofrece
configuraciones comunes para márgenes y tamaño del papel, mientras que en el cuadro de diálogo
Configurar página, puede especificar configuraciones personalizadas. Después de establecer las
especificaciones de página, puede elegir opciones de impresión como número de copias y el rango
de páginas que habrá de imprimirse.
Cambie la configuración de la página

Cuando cambie a Vista preliminar, la ficha Vista
preliminar estará activa con varios comandos de
diseño de página. Puede cambiar muchas de las
configuraciones desde otras vistas, pero si usa
Vista preliminar, verá la manera en que los cambios
afectan el informe. Puede recorrer las páginas para asegurarse de que los cambios son apropiados.
Entre algunos de los comandos de Diseño de página que puede usar para cambiar en el diseño
del informe se encuentran los siguientes:
■ Tamaño, que despliega una galería de tamaños de cartas y sobres entre los cuales puede
elegir.
■ Vertical y Horizontal cambian la orientación.
■ Márgenes ofrece una galería de márgenes verticales y horizontales preestablecidos,
incluidos Normal, Ancho y Estrecho, además de la última configuración personalizada.
■ Mostrar márgenes muestra u oculta el espacio entre los márgenes en las vistas Diseño o
Presentación.
■ Imprimir sólo los datos deja fuera las etiquetas y otros controles independientes.
■ Columnas abre la ficha Columnas, en el cuadro de diálogo Configurar página, donde puede
especificar un informe en columnas. Esto se usa principalmente para imprimir etiquetas de
correo que vienen en hojas prediseñadas. Access ofrece diseños listos para hacerse, para
casi todas las hojas de etiquetas comercialmente disponibles. Conocerá más acerca de las
columnas en los informes en la sección Diseñe un informe de varias columnas.
■ Configurar página abre el cuadro de diálogo Configurar página. La configuración de diseño
de página se almacena con el informe; sólo es necesario establecerla una vez para que se
aplique todas las veces que imprima el informe.
También puede usar el cuadro de diálogo Configurar página para cambiar los parámetros de
la página del informe. Debe estar en la Vista preliminar para abrir el cuadro de diálogo Configurar
página correspondiente al informe. Haga clic en el comando Configurar página del grupo Diseño
de página o haga clic con el botón derecho en el informe y elija Configurar página en el menú de
acceso directo. El cuadro de diálogo Configurar página tiene tres fichas: Opciones de impresión,
Página y Columnas.
■ Haga clic en la ficha Opciones de impresión para establecer el ancho de cada una de los
cuatro márgenes de la página y elegir si se imprimen sólo los datos, sin etiquetas u otros
objetos independientes.
■ Haga clic en la ficha Página para establecer la orientación de la impresión en la página
(vertical y horizontal), seleccionar el tamaño y el origen del papel, y seleccionar una
impresora diferente si tienen más de una en su sistema. La elección de los orígenes de papel
depende de la impresora que esté usando.
Si quiere imprimir empleando una impresora diferente de la predeterminada, haga clic en

Usar la impresora especificada y luego en el botón Impresora. Esto abre un cuadro de diálogo que
despliega una lista de las impresoras instaladas en el sistema. Seleccione una impresora diferente y
haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de diálogo Configurar página. 11
Después de que haya hecho todos los cambios deseados a la configuración de la página, haga
clic en Aceptar para regresar a la vista preliminar del informe o la ventana de la base de datos.
También puede abrir el cuadro de diálogo Configurar página desde el cuadro de

Nota diálogo Imprimir, pero hay sólo dos fichas en esa versión: Opciones de impresión y
Columnas.
Las opciones de la ficha Columnas se explicarán en la sección Diseñe un informe de varias

columnas, en páginas posteriores de este capítulo.
Modifique el diseño del informe

El trabajo en la Vista Diseño del informe es casi idéntico al que se hace en la Vista Diseño del
formulario; la cinta de opciones Diseño es la misma, excepto por un nuevo grupo de comandos
en el grupo Agrupar y ordenar. Puede usar los mismos comandos de controles, seleccionar los
controles de la misma manera y establecer las propiedades de los controles con las mismas hojas de
propiedades. El método que usará para abrir un informe en la Vista Diseño depende del lugar en que
empiece:
■ Si el informe no está abierto, haga clic con el botón derecho en el nombre del informe, en el
Panel de exploración, y elija Vista Diseño del menú de acceso directo.
■ Si el informe está abierto, haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija
Vista Diseño del menú de acceso directo.
■ Si el informe está abierto, también puede hacer clic en el comando Ver, de la ficha Inicio, y
elegir Vista Diseño en el menú contextual.
Examine la secciones del informe

El asistente agrega automáticamente secciones de encabezado y pie de página cuando crea un
informe. La sección Encabezado de página contiene información que habrá de imprimirse en la
parte superior de cada página, como los nombres de campo usados como encabezados de columna.
La sección pie de página contiene información que habrá de imprimirse en la parte inferior de
cada página, como la fecha actual y el número de página. Para añadir o eliminar las secciones de
encabezado y pie de página, haga clic con el botón derecho en el informe y elija Encabezado o pie
de página, en el menú de acceso directo.
Las secciones Encabezado de página y Pie de página del informe contienen información que
sólo habrá de imprimirse una vez, al principio o al final del informe. La sección Detalle contiene la
mayor cantidad de los datos del informe. Los encabezados y pies de página se agregan al informe
de la misma manera en que agregaría secciones de página: haga clic con el botón derecho en el
informe y elija Encabezado o pie de página del informe, en el menú de acceso directo. Elija de
nuevo eliminar ambas secciones. Si hay algún control en cualquiera de las secciones que trata
de eliminar, Access despliega un mensaje preguntándole si quiere eliminar todos los controles de las
secciones. Haga clic en Sí para eliminarlas o en No para abandonar la eliminación.
Las secciones de encabezado y pie de página de grupo, que son opcionales, contienen
información que habrá de imprimirse en las partes inferior y superior de cada grupo de registros.
Estas secciones se usan cuando agrupa los registros a partir de los valores de un campo específico,
como Código en la consulta Entrada Alfa por código que se mostró antes.
Las secciones de un diseño de informe se seleccionan de la misma manera que en el diseño de
formulario, empleando uno de los siguientes métodos:
■ Haga clic en el selector de sección que se encuentra a la izquierda de la línea de la etiqueta

de la sección.
■ Haga clic en cualquier lugar de la línea de la etiqueta de la sección.
■ Haga clic en cualquier lugar de la sección, fuera de cualquier control.
Para cambiar el tamaño de una sección de un informe, seleccione la sección y arrastre hacia
arriba o hacia abajo el borde inferior. Las secciones del informe y la página están en pares, de modo
que si quiere eliminar una, sólo reduzca su altura a cero; la sección debe estar vacía antes de que
pueda hacer esto. Cuando agrega un grupo, no necesita usar encabezado y pie de página. Puede elegir
si quiere un encabezado o pie de página de grupo, o ambos, al establecer las propiedades del grupo.
Establezca las propiedades del informe y la sección

Las hojas de propiedades están abiertas y se usan en un diseño de informe de la misma manera
que en un diseño de formulario, y muchas de las propiedades son iguales. Algunas propiedades
adicionales que se relacionan con los informes impresos no se aplican a los formularios. Algunas de
las propiedades especiales se presentan a continuación.
■ Cuando crea un informe con una página de título especial y no quiere imprimir la
información del encabezado o pie de página, establezca las propiedades Encabezado de
página y Pie de página del informe en Sin encabezado de informe. Luego seleccione la
sección de encabezado del informe y establezca su propiedad Forzar nueva página en
Después de la sección, para seguir imprimiendo el resto del informe en una nueva página.
■ Si quiere que la información del pie de página del informe se imprima en una página
separada, al final del informe, establezca las propiedades Encabezado de página y Pie
de página en Sin encabezado/pie de informe y luego establezca la propiedad Forzar nueva
página del pie de página del informe en Antes de la sección.
■ Cuando cree un informe basado en una tabla o consulta que se guardó con un orden o un
filtro, el informe hereda ambas propiedades. Si revisa las propiedades del informe, verá
las expresiones Filtrar y Ordenar por que se guardaron con la tabla. Además, la propiedad
Ordenar por al cargar está establecida en Sí y los registros están ordenados en el orden
heredado. El filtro heredado no se aplica. Para cambiar las propiedades de filtro y orden del
informe o la sección, haga lo siguiente:
■ Para aplicar el filtro, establezca la propiedad Filtrar al cargar en Sí.
■ Para eliminar el filtro y el orden, cambie los valores de las propiedades Filtrar al cargar
y Ordenar por al cargar en No.
■ Para cambiar el filtro o el orden, escriba una nueva expresión en la propiedad Filtro u
Ordenar por y luego establezca las propiedades Filtrar al cargar y Ordenar por al cargar
en Sí.
■ Para que no se imprima una sección que contiene información, establezca la propiedad 11
Visible de la sección en No.
Cada una de las secciones del informe también tiene una lista de propiedades que puede
configurar para obtener el aspecto y comportamiento que quiera. Por ejemplo, puede establecer un
color diferente o agregar un efecto especial.
Los encabezados y pies de página no tienen propiedades adicionales pero la secciones restantes
(encabezados y pies de página del informe y de grupo, y las secciones de detalle) comparten
varias propiedades adicionales. Por ejemplo, Forzar nueva página especifica si la sección habrá
de imprimirse en una página separada, en lugar de la página actual. Para imprimir una sección
completa en una sola página, establezca la propiedad Mantener juntos en Sí. Para permitir que una
sección se expanda o se reduzca verticalmente, para acomodar los datos, establezca Autoextensible
y Autocomprimible en Sí.
La sección de encabezado de grupo tiene una propiedad adicional que es única de esa sección:
Repetir sección, que se usa para especificar si un encabezado de grupo se repite en la página o la
columna siguiente cuando un grupo abarca más de una página o una columna. La configuración
predeterminada es No. Si el encabezado de grupo contiene encabezados de columna y otra
información relevante, tal vez quiera cambiarla a Sí para que se imprima en la parte superior de
cada página o columna.
Cambie el estilo del informe

Cuando usa el Asistente para informes para crear un nuevo informe, el quinto cuadro de diálogo
ofrece una lista de estilos entre los que puede elegir.
Si no le gusta el estilo que seleccionó, puede cambiarlo con el informe en la Vista Diseño.
Haga clic en el selector del informe, si quiere volver a formar todo el informe, o en el de una de las
secciones, para reformar sólo esa sección. Luego, en el grupo Autoformato de la ficha Organizar,
haga clic en el comando Autoformato y elija Asistente de Autoformato de la galería. Haga clic en
el botón opciones para aplicar selectivamente el formato de fuente, color y borde. Como opción
predeterminada, las tres opciones están marcadas. Si quita la marca de una de ellas a la vez, verá las
diferencias en el ejemplo desplegado.
Agregue números de página y controles de fecha/hora

El Asistente para informes agrega automáticamente números de página y la fecha y la hora actuales
a la sección pie de página del informe. El número de página es un control de cuadro de texto
independiente que puede agregarse de varias formas a un diseño de informe. El campo fecha/hora
es también un control independiente y está basado en la configuración de fecha y hora del sistema
actual.
Agregue un número de página

Si no ha usado el Asistente para informes, pero quiera agregar un número de página a su informe,
haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en el comando Insertar números de

página para abrir el cuadro de diálogo Números de página.
2. Elija Página N para mostrar sólo el número de página. O elija Página N de M, donde N es
el número de página actual y M es el número total de páginas.
3. Elija que se vea el número de página en la parte superior o inferior de la página.
4. Elija la alineación de la lista de desplegable: Izquierdo, Centro o Derecho. Si el informe se
imprime en ambos lados de la página, también puede elegir Interior o Exterior.
5. Quite la marca de la casilla de verificación Mostrar el número en primera página para evitar
que se imprima el número de página en la página de título. Luego haga clic en Aceptar.
Agregue un control de fecha/hora

Para agregar la fecha y la hora actuales al informe, haga clic en en el comando Fecha y hora, en el
grupo Controles, de la ficha Diseño, y luego elija el formato que quiera, en el cuadro de diálogo
Fecha y hora, tal como lo hizo con los formularios. Consulte el capítulo 10 para conocer más
detalles. 11
Agregue saltos de página
Si se le deja por su cuenta, Access inicia una nueva página cuando se llena una. Tiene la opción de
agregar un control de salto de página dentro de una sección para indicarle a Access dónde quiere
que empiece una nueva página. Por ejemplo, imagine que el título de un informe y un extracto del
contenido están en la sección de encabezado de informe, pero quiere que se impriman en páginas
separadas. Para lograr esto, haga clic en el comando Salto de página, en el grupo Controles, de la
ficha Diseño, y coloque el control en la sección de encabezado del informe, entre los controles que
quiere en la primera página y los que quiere en la segunda página. Access despliega la ubicación del
salto de página como una línea corta de guiones en el extremo izquierdo de diseño del informe.
Guarde el diseño del informe

Cuando crea un informe con ayuda del Asistente para informes, el informe se guarda con el nombre
que se ingresó en el cuadro de diálogo final del asistente. Si no usa el asistente, debe acostumbrarse
a guardar con frecuencia el diseño de un informe, mientras lo afina. Esto le protege contra
catástrofes y le da un punto de partida reciente si algo sale mal.
Para guardar el diseño del informe, haga algo de lo siguiente:
■ Haga clic con el botón derecho en la ficha de documento del informe y elija Guardar del
menú de acceso directo.
■ Haga clic en Guardar, en la barra de herramientas de acceso rápido.
■ Oprima ctrl+s.
■ Haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Guardar.
Si es la primera vez que ha guardado el informe,

se le pedirá que ingrese un nombre en el cuadro de
diálogo Guardar como.
Hay otras dos opciones en el menú del botón
de Microsoft Office cuando guarda un diseño de
informe:
■ Guardar como Abre el mismo cuadro de

diálogo Guardar como, donde puede elegir que se guarde el diseño del informe en la base
de datos actual con el mismo nombre o con un nuevo nombre.
■ Correo electrónico Abre el cuadro de diálogo Enviar objeto como, donde se localiza la
carpeta en que quiere guardar el informe e ingresa un nombre para éste. Consulte el capítulo
18 para conocer más información acerca de la exportación de informes y otros objetos de
Access.
Para cerrar el informe, haga clic con el botón derecho en la ficha de documento del informe y
elija Cerrar en el menú de acceso directo.
Filtre, ordene y agrupe registros en la Vista Presentación

Una de las características más útiles de los informes de Access es la capacidad de ordenar y agrupar
registros con base en el valor de uno o más de los campos. Después de hacerlo, tiene muchas
maneras de crear un resumen de la información, para ilustrar tendencias y extraer conclusiones.
Si tiene un informe que se basa en una consulta que establece criterios para los registros,
puede usar ese filtro o establecer uno nuevo más adelante, en la Vista Presentación. Puede aplicar
el filtro al establecer la propiedad Filtrar al cargar del informe en Sí, mientras se encuentra en la
Vista Diseño. Pero puede también filtrar los registros mientras está viendo el informe en las vistas
Informe o Presentación.
También puede cambiar el orden en que se ha heredado el informe del origen de los registros.
Estos últimos pueden agruparse en tipos de campo Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda o
Autonumérico, o en expresiones que contienen esos valores de campo. Access anidará hasta diez
niveles de grupo, cada grupo subordinado al anterior.
Dependiendo del tipo de datos del campo a partir del que se agrupa, hay diferentes maneras de
ocupar los registros. Por ejemplo, si el campo es de tipo Texto, puede agrupar todo el valor o los
primeros caracteres del valor. Los valores Fecha/Hora pueden agruparse por cada valor o cualquier
incremento de tiempo del valor: año, día, hora, minuto, etcétera.
Filtre registros en la Vista Presentación

Para filtrar a partir del valor de un solo campo, haga clic con el botón derecho en el valor y elija del
menú de acceso directo. Por ejemplo, filtre Tarjeta Alfa informe para que sólo muestre informes
de la ciudad seleccionada. Haga clic con el botón derecho en el campo Ciudad que contiene ese
nombre y luego elija Igual a, del menú de acceso directo. Si quiere todos los informes, excepto los
de la ciudad seleccionada, elija No es igual a, en el menú de acceso directo. Si filtra a partir de un
campo de número o de fecha, verá otras opciones para criterios. Son las mismas opciones que vio
en el capítulo 6 cuando filtró tablas.
Puede crear un filtro más detallado al usar el comando Filtros de texto, en el menú desplegable.
Coloque el puntero sobre Filtros de texto para ver una lista de opciones, cada una de las cuales abre
un cuadro de diálogo donde puede especificar los criterios de filtro. Son las mismas opciones que
ve si hace clic con el botón derecho en el campo y elige Filtro de texto (o de fechas o de número) en
el menú de acceso directo.
11
Si quiere filtrar a partir de los valores en más de un campo del informe, necesita usar la
herramienta de filtro de las maneras siguientes:
1. Seleccione uno de los controles de cuadro de texto en el diseño del informe y, luego en
el grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio, haga clic en el comando Filtro. Aparece un
menú desplegable con la lista de todos los valores del campo seleccionado en el informe,
incluidos blancos, con marcas de verificación que indican que aparecerán en el informe.
2. Haga clic en el botón Seleccionar todos para quitar las marcas de verificación de todos los
valores. Luego marque las casillas de los valores que quiera en el informe y haga clic en
Aceptar. Este menú también le da una opción de ordenar a partir del valor que se encuentra
en el campo por el que está filtrando.
Para eliminar el filtro, seleccione uno de los campos filtrados y haga clic en el comando Filtro
de nuevo. En el menú desplegable, haga clic en el Quitar filtro de nombre de campo. También puede
simplemente hacer clic con el botón derecho en el campo y elegir el mismo comando en el menú de
acceso directo. Si quiere cambiar el filtro, seleccione de nuevo el campo filtrado y haga clic en el
comando Filtro y haga los cambios en el menú desplegable.
Cambie el criterio de ordenación

Puede eliminar o volver a aplicar el orden que el informe ha heredado del origen de los registros al
establecer la propiedad Ordenar por del informe. Elija No para eliminar el orden o Sí para volver a
aplicarlo. Si quiere usar el orden heredado, también debe establecer la propiedad Filtro en No.
También puede cambiar el criterio de ordenación en la Vista Informe o Presentación a un campo
diferente o más de un campo.
Trabaje en la Vista Presentación

Para ordenar por valores de campo mientras se encuentra en la Vista Presentación, haga clic con
el botón derecho en cualquier valor del campo y elija una opción de orden en el menú de acceso
directo. Si el campo contiene texto, sus opciones son Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A. Un
campo de fecha tiene las opciones Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de más
reciente a más antiguo. Los números pueden ordenarse de menor a mayor o de mayor a menor.
11
Con este método sólo puede ordenar a partir de un campo. Si quiere usar más de un campo para
ordenar, use la propiedad Ordenar por o el panel Agrupación, orden y total, como se describe en la
sección “Agregue secciones de grupo”.
Establezca la propiedad de orden del informe

Para ordenar los registros en el informe en un orden diferente del de la tabla o la consulta,
establezca la propiedad Ordenar por al cargar del informe en Sí y su propiedad Ordenar por de la
manera siguiente:
■ Para ordenar de manera ascendente los registros a partir de los valores de un campo, escriba
el nombre del campo entre corchetes seguido por ASC; por ejemplo, [Código]ASC.
■ Para ordenar de manera descendente los registros a partir de los valores de un campo,
escriba el nombre de campo encerrado entre corchetes seguido por DESC; por ejemplo,
[Apellido]DESC.
■ Para ordenar de manera ascendente o descendente los registros a partir de los valores
de más de un campo, escriba cada nombre de campo encerrado entre corchetes
seguido por ASC o DESC y separado por comas. Por ejemplo, el parámetro
[Código]ASC,[Fecha]DESC ordena primero por el campo Código de manera ascendente y
luego por la fecha, de manera descendente.
Si no especifica ASC ni DESC, Access usa automáticamente el orden ascendente. El nuevo

valor sobreescribe el orden heredado sin afectar el origen de datos. Asegúrese de establecer la
propiedad Ordenar por al cargar en Sí para aceptar el nuevo orden.
Agregue secciones de grupo

Para ilustrar la agrupación de registros en un informe, cree un nuevo informe basado en una
consulta que sólo extraiga los registros de la tabla Entrada Alfa con un valor en el campo Código.
Esto elimina los registros de Entrada Alfa que no están relacionados con un posible delito.
La consulta Entrada Alfa por código contiene la expresión <>0 en la fila Criterios de la columna
Código en la cuadrícula. Cree un nuevo informe basado en esta consulta en la Vista Diseño y
después de arrastrar los nombres de campos de la lista a la sección Detalles del nuevo informe
Entradas por año, puede proceder a agrupar los registros por año en que el incidente se reportó.
Para agregar una sección de grupo a este informe, abra el informe en la Vista Presentación.
Luego en el grupo Agrupación y totales de la ficha Formato, haga clic en el comando Agrupar y
ordenar. Esto abre el panel Agrupación, orden y total, debajo del diseño del informe, que se usa
para establecer el orden y elegir el campo de expresiones en que quiere agrupar. También puede
especificar totales con este panel.
11
Para agrupar los registros, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón Agregar un grupo para agregar una nueva lista al panel que pueda
desplegar una lista de campos disponibles.
2. Seleccione Fecha en el menú desplegable de campos que servirán para agrupar.
3. Haga clic en el botón de más antigua a más reciente y luego en Más.
4. Para establecer el intervalo de agrupación, haga clic en la flecha hacia abajo por valor
completo y marque por año en la lista desplegable y haga clic en un área vacía del panel
Agrupación, orden y total para cerrar la lista.
5. Haga clic en la flecha hacia abajo sin totales y seleccione Núm de entrada en la lista Total
de, y acepte Incluir registros como Tipo. Luego marque las opciones Mostrar Total general
y Mostrar en pie de grupo. El total general aparece en el pie del informe, junto con totales
de todos los valores de todos los grupos. La opción Mostrar en pie de grupo coloca el total
del grupo en el pie del grupo.
11
Si quiere que los totales del grupo se representen como un porcentaje de total,
Nota seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general.
6. Para agregar un título especial al campo que está resumiendo, haga clic en el texto azul
haga clic en para agregar que sigue a la opción con título e ingrese Año reportado:, en el
cuadro Zoom, y haga clic en Aceptar.
7. Elija incluir una sección de encabezado y una de pie, y luego haga clic en Menos para
reducir el panel.
8. Para ordenar los registros dentro del grupo, haga clic en el botón Agregar un orden, elija
Fecha en la lista desplegable y mantenga el orden del más antigua a más reciente.
9. Haga clic en el botón Cerrar del panel Agrupación, orden y total para regresar a la Vista
Presentación del informe para ver los resultados de la agrupación.
Si quiere eliminar el nivel del grupo seleccionado, haga clic en el botón Eliminar (x)
Nota del panel Agrupar.
Use el control Etiqueta para agregar las etiquetas de campo a la sección de encabezado de
página. Luego establezca la fuente para esas etiquetas de campo en negritas. En la figura 11-5 se
muestra el informe completado en la Vista Informe. También puede cambiar el título del informe en
la sección encabezado del informe.
Modifique y agregue grupos

Para cambiar el orden de los registros en un informe no agrupado o de los grupos en un informe
agrupado, haga clic en el comando Agrupar y ordenar, del grupo Agrupación y totales, de la ficha
Formato.
Cómo... Numerar elementos en un informe

A veces resulta práctico numerar los elementos de un informe para que pueda hacer referencia
a cada uno de ellos por su número único; por ejemplo, en una teleconferencia, tal vez
quiera asegurarse de que todos están hablando acerca del mismo artículo. Para enumerar los
elementos:
1. Agregue un control de cuadro de texto calculado a la sección de detalles, en una

posición importante, a la izquierda de los datos del registro.
2. Elimine la etiqueta del nuevo cuadro de texto.
3. Haga doble clic en el nuevo control para abrir su hoja de propiedades y cambie la
propiedad Origen de control a la expresión =1.
4. Establezca la propiedad Suma continua en Sobre todo, con incrementos en el valor de
cuadro de texto calculado de 1 para cada registro en la sección de detalle.
Esto también funciona para registros agrupados. Para numerar los registros de cada grupo
por separado, agregue el control calculado a la sección de detalles, como antes, pero establezca
la propiedad Suma continua en Sobre grupo en lugar de Sobre todo.
11
FIGURA 11-5 El informe Entradas por año en la Vista Informes.
Si quiere cambiar los niveles de agrupación de los grupos existentes, haga clic en el selector de
fila (los cuatro puntos verticales) que se encuentran a la derecha del grupo que quiere mover. Haga
clic de nuevo y arrastre la fila a la posición deseada en la lista de agrupaciones. Si los grupos que
mueve tienen encabezados o pies, Access los mueve, junto con todos los controles que contienen,
a la nueva posición en el diseño del informe. Después del desplazamiento, es posible que los
controles necesiten algún ajuste.
Para cambiar el campo o la expresión a partir de la que se agrupa, haga clic en la flecha hacia
abajo Agrupar en y elija otro campo de la lista desplegable, o ingrese una expresión diferente. Si
quiere agregar otro nivel de agrupación, haga clic en el botón Agregar un grupo. También puede
insertar un nuevo nivel de agrupación arriba de uno existente al hacer clic en el selector de fila y
arrastrarla hacia arriba del otro nivel.
Agregue un segundo nivel de agrupación

Como ejemplo de adición de un segundo nivel de agrupación, agruparemos el informe Entradas por
año, por trimestre dentro del grupo de año, al hacer lo siguiente:
1. Abra el informe Entradas por año en la Vista Presentación, y haga clic en el comando
Agrupar y ordenar, del grupo Agrupación y totales, de la ficha Formato.
2. En el panel Agrupación, orden y total, haga clic en Agregar un grupo y elija el campo Fecha
en la lista de desplegable.
3. Haga clic en por trimestre, elija agrupar por trimestre y deje el intervalo de grupo en 1.
4. Haga clic en Más y elija mostrar el encabezado del grupo pero no el pie de grupo.
5. Cierre el panel Agrupación, orden y total.
6. Cambia a la Vista Diseño y agregue un cuadro de texto independiente en el extremo
izquierdo de la sección de Encabezado Fecha (elimine cualquier cuadro que pudiera
encontrarse allí). Elimine la etiqueta del nuevo cuadro de texto y haga doble clic en el
cuadro para que se abra la Hoja de propiedades, e ingrese la expresión =”Trim: “&
Parcfecha(“t”,[Fecha]) en su cuadro de propiedades Origen del control.
7. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, cambie la propiedad Ocultar replicados del
cuadro de texto a Sí.
8. Guarde el informe como Entradas por trimestre y cambie a Vista preliminar para ver el
informe cambiado.
En la figura 11-6 se muestra una vista preliminar del informe que ahora agrupa a los registros
de Entrada Alfa por el año en que se informó la entrada, y luego por trimestre. También puede editar
el título del informe para que concuerde.
Cambie el nivel de agrupación

Puede reorganizar la propiedad de los niveles de agrupación y orden con el panel Agrupación, orden
y total. Para subir el nivel de un grupo, en el grupo Agrupación y totales de la ficha Formato, haga
clic en el comando Agrupar y ordenar. En el panel Agrupación, orden y total, haga clic en la fila que
quiera mover y luego en la flecha hacia arriba o hacia abajo, en la barra de título del panel.
Para eliminar el nivel de agrupación, haga clic en la fila que quiera eliminar y luego en el botón
Eliminar (x), que se encuentra en el extremo derecho del encabezado de fila.
Si sólo quiere ver los datos de resumen del grupo en el informe, abra el informe en la
Sugerencia Vista Diseño. Luego, en el grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño, haga clic
en el comando Ocultar detalles.
11
FIGURA 11-6 Vista preliminar del informe Entradas por trimestre.
Cree un informe de resumen con el Asistente para informes

Las posibilidades de creación de resúmenes del Asistente para informes son muy útiles cuando se
crean informes que incluyen información numérica o de monedas. Cuando elige agrupar registros,
el asistente pone a su disposición las opciones de resumen con las que puede calcular el valor
total; determinar el promedio, mínimo y máximo del grupo de valores. Tal vez el asistente no
cree exactamente el informe que quiere ver, pero pueden ahorrarle mucho tiempo con los cálculos
aritméticos.
Para este ejemplo, regresemos a la base de datos Reparaciones caseras técnicas, que tiene
algunos campos de moneda que pueden demostrar las opciones de resumen. Seleccione la tabla
Órdenes de trabajo en el Panel de exploración y, en el grupo Informes, de la ficha Crear, haga
clic en Asistente para informes. Cuando elige agrupar los registros de Órdenes de trabajo por
Supervisor, el cuadro de diálogo que aparece después de que se establece el orden tiene disponible
ahora el botón Opciones de resumen. Al hacer clic en este botón, se abre el cuadro de diálogo
Opciones de resumen, que muestra los nombres de todos los campos en el informe que contienen
datos numéricos o de moneda.
Haga clic en las casillas de verificación de todos los valores de resumen que quiera que el
asistente calcule por usted. En el grupo de opciones Mostrar, puede elegir que se incluyan los
registros de detalle y resumen, o que sólo se muestren los valores de resumen. La otra opción,
Calcular el porcentaje del total por sumas, incluye el tamaño relativo de la suma de cada grupo
comparado con el total general, que se calcula e imprime al final del informe.
El asistente termina el informe en la Vista preliminar. Haga clic con el botón derecho en la
ficha del documento y revise el informe en la Vista Presentación (véase la figura 11-7). El informe
agrupa las órdenes de trabajo de Reparaciones caseras técnicas por supervisor y calcula la suma, el
promedio, el mínimo y el máximo de Costo de materiales y Costo de mano de obra de cada grupo
de órdenes de trabajo.
Verá que se necesitan algunos cambios pequeños en el informe. Por ejemplo, tal vez quiera
formar los valores de resumen para que muestren el símbolo de moneda y también ampliar algunos
de los controles para que muestren el nombre o el valor completo.
Etiquetas incompletas Campos de moneda sin formato
11
FIGURA 11-7 Resumen de los costos de órdenes de trabajo por supervisor.
El Asistente para informes también cuenta y automáticamente el número de registro de detalle

en cada grupo lo despliega en la parte superior de la sección de resumen. El encabezado del grupo
tiene un color de fondo diferente para separar visualmente las órdenes de trabajo de supervisor y el
siguiente.
Tal vez también quiera reemplazar el campo de Id del supervisor con el campo
Sugerencia Apellido para que el informe sea más comprensible para los extraños.
Imprima un índice alfabético

Al combinar las configuraciones Agrupar e Intervalo de agrupamiento, puede crear una lista
alfabética de elementos agrupados por el carácter inicial. Por ejemplo, regresemos a la base de datos
Policía y creemos una lista como la que se muestra la figura 11-8. Para ello, haga lo siguiente:
1. Seleccione la tabla Lista de nombres, en el Panel de exploración y, en el grupo Informes de

la ficha Crear, haga clic en el comando Informe en blanco. Aparece el nuevo informe en la
Vista Presentación.
2. Arrastre el campo Apellido de la lista de campos.
Cómo... Ocultar duplicados y otros

consejos
Los valores duplicados que aparecen en la sección de detalles pueden hacer que un informe
parezca amontonado. Por ejemplo, un informe que agrupa los registros de Entrada Alfa
por código mostraría varios registros con el mismo valor de código. Hay dos maneras de
resolver el problema: puede mover el campo Código a la sección encabezado del grupo,
donde se imprimiría una vez, o dejarlo en la sección de detalles y cambiar una propiedad de
control:
■ Para mover el control, arrástrelo de la sección de detalle a la posición deseada en el

encabezado de grupo.
■ Para dejar el control en la sección de detalles y evitar la impresión de valores
duplicados, abra la hoja de propiedades del control y establezca la propiedad de
formato Ocultar replicados en Sí.
Otras dos propiedades son útiles cuando imprime informes con campos Memo que podrían
incluir una cantidad variada de datos, o posiblemente ninguno. Al cambiar la propiedad
Autocomprimible a Sí, se evitará que haya líneas en blanco cuando no se presentan valores en
el campo. Al cambiar Autoextensible a Sí, permitirá que el valor del campo se expanda todo lo
necesario.
11
FIGURA 11-8 La lista de nombres en orden alfabético.
3. En el grupo Agrupación y totales de la ficha Formato, haga clic en el comando Agrupar y

ordenar.
4. En el panel Agrupación, orden y total, haga clic en el botón Agregar un orden y seleccione
Apellido como campo para ordenar, y elija con A en la parte superior en el siguiente valor
de orden.
5. Luego haga clic en el botón Agregar un grupo y una vez más elija Apellido de la lista
desplegable; también elija los siguientes parámetros de grupo:
■ Con A en la parte superior.
■ Por el primer carácter.
■ Con una sección de encabezado.
■ Sin una sección de pie.
6. Para colocar el carácter inicial en el encabezado del grupo, agregue un control de cuadro de
texto al encabezado del grupo y luego elimine la etiqueta adjunta.
7. Establezca la propiedad Origen del control del nuevo cuadro en =Izq$(([Apellido],1). En
la figura 11-9 se muestra el diseño del informe completado, además del panel Agrupación,
orden y total.
FIGURA 11-9 El informe Lista de miembros en la Vista Diseño.

Tenga cuidado de evitar el uso de la palabra “Nombre” como nombre de campo.
Sugerencia Access reserva esta palabra como nombre del objeto actual. Si usa la expresión
=Izq$([Nombre],1) en el encabezado del grupo, verá “M” (la primera letra del
nombre del informe) en todos los encabezados de grupo. Hay muchas palabras
reservadas más en el lenguaje de Access.
Agregue un subinforme
Un subinforme, un informe completo por sí mismo, está insertado en otro informe, llamado informe
principal. Un informe principal puede ser unido o independiente. Un informe principal unido está
basado en una tabla o consulta, y sus subinformes contienen información relacionada. Por ejemplo,
el informe principal podría contener detalles acerca del negocio en el año, mientras el subinforme
podría mostrar gráficas y diagramas que presentan resúmenes e ilustran los números del informe
principal.
Un informe principal independiente no está basado en una tabla o consulta, pero puede servir
como contenedor para uno o más subinformes. Por ejemplo, tal vez produzca un informe anual con
una página de título que contiene alguna información de presentación. Esto constituye el informe
principal independiente. Uno o más subinformes contienen información paralela, no relacionada
entre sí, pero importante para el negocio durante el año anterior.
Un informe principal puede incluir todos los subinformes que sean necesarios. También puede
agregar hasta dos niveles de subinformes anidados: un subinforme de primer nivel puede contener
otro subinforme o un subformulario. Si el primer nivel es un subformulario, sólo puede contener
otro subformulario, no un subinforme, como segundo nivel. 11
Cree un subinforme con el Asistente para informes
Cuando utiliza el Asistente para informes para crear un informe basado en dos o más tablas o
consultas, puede especificar cuál tabla contiene los datos principales y cuál los subordinados. En
el ejemplo de esta sección, la tabla Tarjeta Alfa es la tabla principal y la tabla Entrada Alfa es la
tabla secundaria relacionada. La tabla Explicaciones, que tiene una relación uno a uno con la tabla
Entrada Alfa, también se incluye. El informe resultante mostrará varios registros de Entrada Alfa
para un solo registro de Tarjeta Alfa.
Para crear el informe y el subinforme, haga lo siguiente:
1. Seleccione la tabla Tarjeta Alfa en el Panel de exploración y luego, en el grupo Informes de

la ficha Crear, haga clic en el botón Asistente para informes.
2. En el primer cuadro de diálogo, elija los campos Índice y Nombre de la tabla Tarjeta Alfa;
los campos Núm de entrada, Entrada, Código y Fecha de la tabla Entrada Alfa; y el campo
Explicación de la tabla Explicaciones. Haga clic en Siguiente.
3. En el segundo cuadro de diálogo, el asistente le pregunta cómo quiere ver los datos. Access
supone que la tabla principal de la relación habrá de aparecer como el informe principal.
Acepte la opción y haga clic en Siguiente.
4. Haga clic en Siguiente dos veces para pasar éste y y el cuadro de diálogo de opciones de
ordenación. Llegará al cuadro de diálogo de distribución, en que seleccionará un diseño.
5. Elija la distribución En pasos y la orientación Vertical. Luego haga clic en Siguiente.
6. Elija un estilo, como Civil, de la lista, y haga clic en Siguiente.
7. En el último cuadro de diálogo, asigne al informe el nombre Tarjeta Alfa con entradas y
luego haga clic en Finalizar.
En la figura 11-10 se muestra el nuevo informe Tarjeta Alfa con entradas en la Vista Informes.
Mientras recorre las páginas, verá que hay varias mejoras por hacerse. Por ejemplo, tal vez quiera
truncar el título para ampliar el control de la etiqueta. Tal vez quiera también agregar una línea para
separar mejor los grupos de registros.
Cree un control de subinforme

Como ejemplo de la creación de un nuevo subinforme sin la ayuda del Asistente para informes,
agreguemos información de Entrada Alfa al informe Tarjeta Alfa, relacionando los dos informes
por medio del campo Índice. Sólo para estar seguro, guarde el informe Tarjeta alfa con un nombre
diferente, antes de agregar el subinforme de la manera siguiente:
1. Seleccione Tarjeta Alfa informe, en el Panel de exploración.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y señale Guardar como. En el grupo Guardar el
objeto de base de datos como, haga clic en el botón Guardar objeto como.
3. Ingrese el nuevo nombre, Tarjeta Alfa con subinforme, en el cuadro de diálogo Guardar
como y haga clic en Aceptar.
11
FIGURA 11-10 Vista del informe con el nuevo subinforme en la Vista Informes.
4. Abra el informe Tarjeta Alfa con subinforme en la Vista Diseño y aumente la altura de la
sección Detalles para hacer espacio al subinforme. Dibuje una línea en la parte inferior de
la sección.
5. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en la herramienta Subformulario/
Subinforme y haga clic en el diseño de informe, entre la última fila de controles y la línea
que se encuentra en la parte inferior de la sección Detalle. Access dibuja un marco cuadrado
en el diseño del informe y abre el primer cuadro de diálogo del Asistente para subinformes,
donde puede seleccionar un informe o formulario existente como subinforme, o crear uno
nuevo basado en una tabla o consulta.
También puede dibujar un marco personalizado de subinforme al tamaño deseado

Nota antes de soltar el botón del ratón y empezar el asistente.
6. Elija Usar tablas y consultas existentes, para crear el nuevo su informe y luego haga clic en
Siguiente.
7. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione la tabla Entrada Alfa, de la lista desplegable
Tablas/Consultas; luego haga clic en >> para seleccionar todos los campos y haga clic en
Siguiente.
8. Acepte el vínculo que sugiere el asistente, que relaciona al informe y el subinforme
mediante el campo Índice, haga clic en Siguiente.
9. Acepte el nombre predeterminado para el informe, o ingrese uno diferente, como Entradas
Alfa, y luego haga clic en Finalizar para regresar a la Vista Diseño del informe principal.
10. Puede eliminar la etiqueta del subinforme, si ocupa mucho espacio; luego mueva y cambie
el tamaño del control del subinforme, según sea apropiado.
Como se aprecia en la vista preliminar, puede hacer varios ajustes al subinforme para mejorar
su aspecto. Por ejemplo, podría ocultar el campo Índice y dispersar los controles restantes para abrir
espacio a la información de Entrada. Además, el campo Código no necesita demasiado espacio,
porque no contiene más de seis caracteres, de modo que puede reducir el ancho de ese control.
Inserte un subinforme existente

Para usar un informe existente como subinforme, asegúrese de que las tablas o consultas estén
relacionadas apropiadamente con las usadas por el informe principal, luego abra el Asistente para
subinformes, como se describió antes. En lugar de elegir Usar tablas y consultas existentes en
el primer cuadro de diálogo del asistente, elija Usar un formulario o informe existente, y luego
seleccione el informe o el formulario deseado de la lista de desplegable de todos los informes y
formularios que se encuentran en la base de datos actual. Siga las instrucciones en los cuadros de
diálogo restantes del asistente.
También puede simplemente arrastrar el nombre del informe que quiere usar como
Sugerencia subinforme del Panel de exploración a la Vista Diseño del informe principal.
Vincule el informe y el subinforme

Si inserta el subinforme en un informe unido, las tablas deben estar vinculadas de modo que
ambos informes contendrán los datos correspondientes. Debe establecer los vínculos en la ventana
Relaciones antes de tratar de insertar el subinforme.
Cuando use el asistente para crear un subinforme o cuando arrastre un informe o una hoja de
datos existente de la ventana de la base de datos, Access vinculará automáticamente el informe y el
subinforme principal, si se cumple una de las siguientes condiciones:
■ El informe está basado en tablas relacionadas.

■ El informe principal tiene una clave principal y la tabla del subinforme contiene un campo 11
con el mismo nombre y del mismo tipo de datos o uno compatible.
■ Ambos informes están basados en consultas cuyas tablas cumplen cualquiera de estas
mismas condiciones.
Los campos vinculados deben incluirse en los orígenes de datos, pero no tiene que mostrarlos
en ningún informe. El asistente incluye automáticamente campos vinculados, aunque usted no lo
seleccione con el selector de campos.
Si por alguna razón el asistente no ha vinculados las tablas de manera apropiada, puede
establecer las propiedades mediante las siguientes acciones:
1. Abra el informe principal en la Vista Diseño.

2. Seleccione el control subinforme y abra la hoja de propiedades.
3. Ingrese el nombre del campo de vinculación (no el control) en el subinforme, en el cuadro
de propiedades Vincular campos secundarios, e ingrese el nombre del campo de vinculación
en el informe principal en el cuadro de propiedades Vincular campos principales.
Si no está seguro acerca de los nombres de campo, seleccione el botón Generador,

Sugerencia que se encuentra junto a una de las propiedades de vínculos, y elíjalos con la ayuda
del cuadro de diálogo Vinculador de campos de subinforme.
También puede vincular a partir de más de un campo, al ingresar los nombres de campo en
la hoja de propiedades, separadas por puntos y coma, o al seleccionarlos en el cuadro de diálogo
Vinculador de campos de subinforme.
Modifique el control de un subinforme

Lo primero que tal vez quiera hacer con un nuevo control de subinforme es editar o eliminar
la etiqueta de control adjunta, en la Vista Diseño del informe principal. Haga los cambios en el
diseño del subinforme para que coincida con el estilo y la organización de los controles en el
informe principal. Los controles del subinforme comparten muchas propiedades con otros tipos de
controles; por ejemplo, la propiedades de tamaño y posición, además de las de efectos especiales
y borde. Como opción predeterminada, la propiedad Autoextensible está en establecida en sí y la
propiedad Autocontraíble en No. Además de las propiedades de campo de vínculos, el subinforme
tiene una propiedad Nombre, que incluye el nombre con el que guardó el archivo o el que ingresó
en el cuadro de diálogo Asistente para subinforme o Asistente para subformulario.
Diseñe un informe de varias columnas

Las columnas proporcionan otra manera de organizar la información en un informe. Cuando la
información está organizada en una distribución tabular, es fácil revisar una columna de datos
y comparar los valores de diferentes registros. Organizar la información en columnas facilita
concentrarse en registros individuales, porque todos los datos de un registro se agrupan juntos.
El Asistente para informes le da la opción de elegir entre la distribución tabular o en columna,
en uno de los cuadros de diálogo. Al elegir En columnas, se crea un informe con los campos
organizados en una sola columna en la página. Con el uso de Configurar página, puede cambiar la
distribución para incluir todas las columnas que quepan en la página. En la figura 11-11 se compara
el informe en columnas creado por el Asistente para informes con los mismos datos en un informe
de columnas de periódico.
Para crear este informe de tres columnas, haga lo siguiente:
1. Abra el informe Lista de nombres en la Vista preliminar y luego, en el grupo Diseño de página,
haga clic en el comando Columnas. Aparece ahora el cuadro de diálogo Configurar página de
tres fichas.
2. Haga clic en la ficha Columnas y cambie el número de columnas a 3.
3. Deje Espacio entre columnas en la opción predeterminada, 0.635 cm. Si ha dejado espacio entre
el control de botón y la sección de detalles y el límite inferior de la sección, también puede dejar
Espacio entre filas en 0.
11
FIGURA 11-11 Comparación entre los informes de una y de tres columnas.

4. En el grupo Tamaño de columna, establezca el ancho en 5 cm. También puede establecer el

alto o usar el alto dibujado en la Vista Diseño.
5. Elija Aceptar. Si se encuentra en Vista preliminar, el informe muestra el nuevo diseño. Si

no, cambie a Vista preliminar para ver el aspecto del informe.
Asegúrese de que el total del ancho de las columnas y los márgenes más los espacios
Precaución entre las columnas no exceda el ancho de página.
Otra configuración en el cuadro de diálogo Columnas es el grupo de opciones Diseño de

columna. Este grupo de opciones determina el orden en que los registros se distribuyen en la página.
La opción predeterminada es Hacia abajo y después a lo ancho, que coloca los registros hacia abajo
en la primera columna de la página, hasta la parte inferior de ésta, y luego se mueve a la segunda
columna, etc. La opción alterna es a lo ancho y después hacia abajo, que coloca los registros en la
primera fila hasta el margen derecho de la página y luego pasa a la segunda fila, etcétera.
Imprima etiquetas de correspondencia

Las etiquetas se usan para muchos propósitos: direcciones de correo, etiquetas de nombre y discos,
marcas de libros. Debido a que las etiquetas suelen ser más pequeñas que una hoja de papel, puede
imprimir muchas de ellas en una página. Esto lleva a un diseño de informe de varias columnas por
página, como el que se mostró en la sección anterior.
La impresión de etiquetas es tan común que Access ha proporcionado un Asistente para
etiquetas como ayuda para el diseño. Después de que crea el diseño de etiquetas, también puede
usarlo para imprimir direcciones en sobres, con unos cuantos cambios al diseño de página.
Mediante el Asistente para etiquetas, puede crear su propio tamaño y diseño personalizados de
etiquetas y guardarlos para usarlos de nuevo.
Use el asistente para etiquetas

El Asistente para etiquetas ayuda en cada etapa del diseño de etiquetas, incluidos la elección del
diseño, el cambio del aspecto del texto, la adición de datos de campo a una etiqueta prototipo e
incluso el ofrecimiento de ordenar las etiquetas antes de imprimir. Como ejemplo de impresión
de etiqueta de correspondencia, el departamento de policía local conserva los nombres y las
direcciones de los integrantes del Programa de Voluntarios Retirados con Experiencia en la tabla
Lista de nombres, en la base de datos de Access del departamento, para que el programa pueda
enviar noticias por correo a los integrantes.
Para crear etiquetas de correspondencia para los voluntarios, haga lo siguiente:
1. Seleccione Lista de nombres en el Panel de exploración y luego, en el grupo Informes de la

ficha Crear, haga clic en la herramienta Etiquetas.
2. En el primer cuadro de diálogo, establezca las siguientes opciones:
■ Seleccione la Unidad de medida deseada: Inglesa o Métrica.
■ Seleccione el Tipo de etiqueta: Hojas sueltas o Continua.
■ Seleccione la marca de la etiquetas de la lista desplegable Filtro por fabricante.
■ Elija el tamaño de etiqueta deseado de la lista Número de producto. Las dimensiones se
especifican con el alto multiplicado por el ancho.
■ Si quiere crear un tamaño de etiqueta personalizado, haga clic en el botón Personalizar.
■ Si ha creado algunos tamaños de etiqueta personalizados, puede elegir Mostrar tamaños
personalizados para ver la lista.
11
3. Haga clic en Siguiente para abrir el segundo cuadro de diálogo, donde puede seleccionar
el tamaño, nombre y espesor de la fuente, además del color del texto. Aquí también se
encuentran las opciones Cursiva y Subrayado.
4. Haga clic en Siguiente para pasar al próximo cuadro de diálogo del Asistente para etiquetas,
que despliega un prototipo de etiqueta en blanco, donde usted organiza los datos. Haga
doble clic en el nombre de campo para moverlo a la etiqueta de prototipo. Asegúrese de
ingresar un espacio entre campos. Oprima enter para pasar a la siguiente línea de la
etiqueta.
5. Access une automáticamente los valores en los campos y recorta los espacios de los
nombres y direcciones. Tome en cuenta los espacios entre los nombres de campos y la coma
ingresada entre los campos Ciudad y Estado.
6. Haga clic en Siguiente para pasar al próximo cuadro de diálogo, donde puede elegir que se
ordenen los registros antes de imprimir las etiquetas. Haga clic en Siguiente para pasar al
próximo cuadro de diálogo del Asistente para etiquetas, donde usted ingresará un nombre
para el diseño de la etiqueta.
Es una buena idea imprimir una página de las nuevas etiquetas en papel simple
Sugerencia y compararlo con su paquete de etiquetas, antes de dedicarse a imprimir muchas
páginas de etiquetas en hojas costosas.
En la figura 11-12 se muestra una vista preliminar de las nuevas etiquetas para Lista de
nombres, usando el tamaño de etiqueta Avery 5160. Las etiquetas están ordenadas por Apellido.
Puede usar el mismo diseño de informe que creó para imprimir las etiquetas en la
Nota impresión de direcciones en sobres. Todo lo que necesita hacer es cambiar la opción
Configurar página, para que refleje el tamaño y la organización diferente de los
controles.
11
FIGURA 11-12 Vista preliminar de la primera página de nuevas etiquetas.

Cree diagramas
Capítulo 12 y gráficas
Cómo…
■ Elegir el tipo de gráfica apropiado
■ Crear una nueva gráfica con el Asistente para gráficos
■ Crear una nueva gráfica sin el Asistente para gráficos
■ Agregar una gráfica existente a un formulario o informe
■ Modificar la gráfica
L as gráficas y los diagramas mejoran los datos presentados en formularios e informes al resumir
e ilustrar la información en maneras fáciles de comprender. Con estas herramientas, el lector
puede analizar tendencias y hacer comparaciones. Access ofrece una amplia variedad de tipos de
gráficas, incluidas de columnas, de barras, de línea, circulares, de dispersión XY, de área y muchas
otras. Si quiere que las gráficas reflejen los valores en el registro desplegado, también puede
vincular la gráfica a un campo en la tabla o la consulta.
Elija un tipo de gráfica

Cuando decide agregar una gráfica a un formulario o un informe, primero debe comprender el
objetivo de la gráfica. ¿Quiere destacar tendencias en un periodo o completar los valores relativos
resumidos por grupos? En la figura 12-1 se muestra una gráfica de columnas típica, basada en los
datos de la base de datos ejemplo Northwind que viene con Access. Esta gráfica compara las ventas
de seis categorías de productos durante 2006.
Muchos otros tipos de gráficas pueden mostrar comparaciones entre grupos de datos. Por ejemplo,
en la figura 12-2 se muestran los mismos datos de ventas Northwind desplegados en una gráfica
circular expansiva. Cada rebanada de la gráfica circular representa una categoría de producto.
Otra razón para incluir gráficas en un formulario o informe es mostrar tendencias en un periodo.
En la figura 12-3, que usa datos de la base de datos Policía, se muestra una gráfica de líneas que lleva
el registro del número de delitos que fueron informados en un periodo de cuatro años. Los delitos
están agrupados como violentos o no violentos y se incluye una leyenda que identifica las líneas.
Cree una nueva gráfica con el Asistente para gráficos

La manera en que cree una nueva gráfica dependerá del tipo de gráfica que desee. ¿Quiere una
gráfica independiente en su propio diseño de formulario o informe, o una gráfica insertada en un
formulario o informe? En cualquier caso, usará el Asistente para gráficos para crearlas. La gráfica
existe en un control de gráfica en el formulario o el informe.
Seleccione los datos de la gráfica

Una vez que decide cuál es el objetivo de la gráfica, puede localizar los datos que necesitará
la gráfica. Si todos los datos están contenidos en una tabla, puede usar la tabla como base para la
gráfica. Si no, puede creat una consulta de selección o de tabla de referencia cruzada que agrupará
y resumirá los datos de esa gráfica. Con una consulta de selección, puede combinar datos y agregar
campos calculados como un precio extendidos, y agregar totales que resumen valores de campo.
CAPÍTULO 12: Cree diagramas y gráficas 349
Título del eje de valores Eje de valores (Y) Título de la gráfica Línea de división
12
Marca de valor Eje de Título del eje Marcador

categorías (X) de categorías de datos
FIGURA 12-1 Una gráfica de columnas típica de Access.

Sección Rótulo de datos en porcentaje Leyenda
FIGURA 12-2 Una gráfica circular con rótulos de datos en porcentajes.
Puede usar hasta seis campos de cualquier tipo de datos, excepto OLE, Memo y Datos adjuntos.
Sólo hay dos requisitos:
■ Debe incluir por lo menos un campo para organizar los datos por categorías, como el año en
que se reportó el delito o el área de la ciudad en donde ocurrió.
■ Debe incluir un campo o un campo calculado que pueda sumar, promediar, o contar, como
el número de delitos violentos o las ventas durante el tercer trimestre de 2005.
12
FIGURA 12-3 Una gráfica de líneas mostrando una tendencia en el tiempo.
Una gráfica simple puede contener sólo dos campos: uno como la categoría y el otro como
los datos o valores que correspondan a la categoría. Por ejemplo, en la figura 12-1 sólo hay dos
campos: Categoría de producto, que se usa como categoría, y Ventas, que se sumó para formar el
valor.
Use el Asistente para gráficos de Microsoft

La manera más fácil de crear una nueva gráfica consiste en invocar el Asistente para gráficos. Puede
iniciar el Asistente para gráficos de una de las siguientes maneras:
■ Si está creando una gráfica independiente, inicie un nuevo formulario o informe en blanco
en la Vista Diseño y, en el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando
Insertar gráfico.
■ Si quiere insertar un nuevo gráfico en un formulario o informe existente, abra el formulario
o el informe en la Vista Diseño y haga clic en el comando Insertar gráfico, como lo hizo
previamente.
Luego, haga clic en el lugar del diseño donde quiera colocar la gráfica. También puede dibujar
un cuadro para el control de la gráfica. Se abre el Asistente para gráficos y el primer cuadro de
diálogo le pide que seleccione la tabla o la consulta que se habrá de usar como base para la gráfica.
Una vez que haya especificado el origen de los registros, siga las instrucciones de los cuadros
de diálogo del asistente como sigue (en este ejemplo se usa la tabla Delitos por ronda, de la base de
datos Policía):
1. Elija los campos que quiera usar en la gráfica; por ejemplo, Año, Tipo de delito y Número
de delitos. Haga clic en Siguiente.
2. Seleccione el tipo de gráfica que quiere crear (véase la figura 12-4) y luego haga clic en
Siguiente. Puede hacer clic en cualquier tipo de gráfica y leer una descripción en el panel de
la derecha.
El siguiente cuadro de diálogo (mostrado en la figura 12-5) le presenta la disposición de los
campos en el diseño de la gráfica simple.
Haga clic en el botón Vista previa del gráfico, para ver el aspecto que tendrá este diseño. La vista
previa no muestra lo que quiere presentar la gráfica: el número de delitos por tipo que fueron informados
en cada año. Muestra el número de años en que se informaron delitos violentos y no violentos.
Para cambiar este diseño, cierre la ventana Vista previa de ejemplo y haga lo siguiente: arrastre
la etiqueta SumaDeAño al área que se encuentra debajo de la gráfica para reemplazar Tipo de
delito. La etiqueta cambia por Año, porque representa una categoría en el eje X, en lugar de un
valor numérico en el eje Y.
A continuación, complete los siguientes pasos:
1. Arrastre el botón del campo Número de delitos al área Datos, que se encuentra debajo de
Vista previa del gráfico. La etiqueta cambia a SumaDeNúmero de delitos.
Cuando arrastra un campo al área Datos en la gráficas de ejemplo, el Asistente
Nota para gráficos supone que usted quiere usar la función agregada de Suma para crear
el valor, pero puede cambiar a otra función si hace doble clic en el campo “Suma
de<nnn>”, elige la función del cuadro de diálogo Resumir, y hace clic en Aceptar.
2. Arrastre el botón del campo Tipo de delito al
área Series.
3. Para eliminar un campo de Vista previa del
gráfico, arrástrelo fuera de la gráfica. El nombre
de campo se reemplaza por Series, Datos o Eje,
dependiendo del área de la gráfica.
FIGURA 12-4 Selección del tipo de gráfica.
12
FIGURA 12-5 El cuadro de diálogo del diseño del Asistente para gráficas.
4. Haga clic de nuevo en el botón Vista previa del gráfico para ver los efectos de los cambios.
En la figura 12-6 se muestra el nuevo diseño.
5. En el cuadro de diálogo final del Asistente para gráficos, ingrese un nombre para la gráfica,
como Gráfica de delitos por año, o acepte el nombre de la tabla o consulta que usó como
base.
6. Elija que se despliegue una leyenda que explique los datos de la serie y haga clic en
Finalizar.
La gráfica aparece en el nuevo formulario. Tal vez tenga que cambiar el tamaño del formulario
o la gráfica para obtener el aspecto que quiere.
Cuando crea por primera vez una gráfica, muestra datos de ejemplo en lugar de los
Nota datos que éste pidió que procesara. No se preocupe, la gráfica mostrará los datos
reales la primera vez que vea el formulario en la Vista Formulario o el informe en la
Vista Informe o Vista Preliminar.
Guarde la gráfica
En el cuadro de diálogo final del Asistente para gráficos, ha asignado un título a la nueva gráfica.
Pero aún no le ha dado nombre al formulario o informe huésped, como puede ver a partir del nombre
“Formulario1” que aún se encuentra en la ficha del documento. Si quieres asignar un nombre y
guardar el formulario o el informe que contiene la gráfica, primero haga clic con el botón derecho en
la ficha y elija Guardar, en el menú de acceso directo, y luego ingrese el nombre de archivo deseado.
El nuevo nombre se agrega al Panel de exploración. Cuando vuelva a abrir el formulario o el informe
que contienen la gráfica, incluirá los datos actuales del origen de los registros.
FIGURA 12-6 Diseño de la gráfica después de la modificación.
Vincule la gráfica a datos de registro

Cuando inicia una nueva gráfica en un diseño de formulario o informe, Access supone que quiere
vincularla con uno de los campos del origen de datos, para que se despliegue una gráfica diferente
con cada registro. Para ello, primero debe crear el formulario o el informe huésped, y luego insertar 12
la gráfica nueva o una existente. Por ejemplo, puede crear un formulario de columnas basado
en la tabla Rondas de la ciudad, que sólo contiene dos campos: el número de ronda y una breve
descripción del territorio. Luego cambie a la Vista Diseño y cree una nueva gráfica al hacer lo
siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Insertar gráfico y luego
haga clic en el diseño que se encuentra justo abajo de los controles de cuadro de texto en el
formulario. Asegúrese de que ha hecho espacio en la sección para la gráfica incrustada.
2. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para gráficos, elija la tabla Delitos por número
de ronda como base para la gráfica y luego haga clic en Siguiente.
3. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione los campos que quiera incluir en la gráfica.
Para ésta, elija Año, Número de ronda, Tipo de delito y Número de delitos de la lista de
campos, y luego haga clic en Siguiente.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, elija una gráfica de columnas simple y haga clic en
Siguiente.
5. En el cuadro de diálogo de diseño, arrastre el campo SumaDeAño al área de ejes, Número
de delitos al área Datos y Tipo de delitos al área Series. Haga clic en Siguiente.
6. En el cuadro de diálogo siguiente, el asistente sugiere Número de ronda como los campos
vinculantes en el formulario y la gráfica porque tienen el mismo nombre. Si no hay
nombres coincidentes entre las tablas, el asistente no hace sugerencias. Puede cambiar
los nombres del campo vinculante o elegir que no se vincule el gráfico con el formulario
al elegir <Ningún campo>. Haga clic en Siguiente para pasar al cuadro de diálogo final y
asignar al formulario el nombre “Delitos por rondas de la ciudad”.
No es necesario que los campos vinculados tengan el mismo nombre, pero deben
Nota tener el mismo tipo de datos y ser del mismo tipo de datos o compatibles.
Cambie a la Vista Formulario para ver el formulario terminado con la gráfica vinculada (véase
la figura 12-7). Mientras recorre los registros, las alturas de los marcadores de las columnas de
datos cambian para reflejar el número de delitos que fueron informados en el área de la ronda.
Tal vez se tarde unos segundos para reconstruir la gráfica cuando pase al siguiente
Sugerencia registro. Sea paciente.
Agregue una gráfica existente a un formulario o informe

Puede insertar una gráfica existente a un formulario o un informe, si se crea dentro de la base de
datos actual o en otra base de datos de Access. Puede arrastrar o copiar la gráfica de un formulario
o un informe a otro. Si desea usar arrastrar y colocar para insertar la gráfica de otra base de datos,
debe tener dos instancias de Access ejecutándose; una como origen y otra como destino.
12
FIGURA 12-7 Visualización del nuevo formulario con una gráfica vinculada.
Microsoft Graph es un applet que puede usar dentro de Access para editar las gráficas que
ha creado con el Asistente para gráficos. Cuando activa Microsoft Graph, se usan las barras de
herramientas especiales que aparecen en la ventana de Access para editar la gráfica en el lugar.
Access 2007 aún utiliza Microsoft Graph 2003. Esto puede cambiar más adelante.
Nota
Para insertar una nueva gráfica creada con Microsoft Graph y en otro programa de Office, abra
el formulario o el informe en la Vista Diseño y haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Marco de objeto

independiente y haga clic donde quiera ubicar la gráfica. También puede arrastrar el marco
en el diseño.
2. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Access, haga clic en Crear desde archivo, luego
ingrese la ruta al archivo o haga clic en Examinar para localizar el archivo, si no conoce la
ruta.
3. Si quiere vincular la gráfica al formulario o informe, seleccione Vincular. Si quiere que la
gráfica aparezca como un icono, en lugar de la gráfica completa, seleccione Mostrar como
icono. Haga clic en Aceptar.
Modifique la gráfica
Las herramientas que usará para modificar una gráfica dependerán del tipo de cambios que quiera
hacer. Algunos cambios pueden hacerse dentro de Access, otros deben hacerse en Microsoft Graph.
Si quiere cambiar cualquiera de las propiedades o la posición de control, hágalo en Access. Si
quiere cambiar los datos, puede crear una nueva consulta y cambiar la propiedad Origen de la fila,
de la gráfica, dentro de Access. También puede editar la instrucción SQL en la propiedad Origen de
la fila, en lugar de crear una nueva consulta. Sin embargo, si quiere cambiar cualquiera de los
elementos de la gráfica, como los títulos de eje o el tipo de gráfica, o cambiar el aspecto de la
gráfica, debe activar Microsoft Graph para la edición en el lugar.
Modifique con Access

Para modificar la gráfica con Access, habrá el formulario o el informe huésped en la Vista Diseño y
seleccione el marco de control de la gráfica. Con el marco seleccionado, puede hacer lo siguiente:
■ Arrastre el marco a una posición diferente en el formulario o informe.

■ Arrastre los controladores de cambio de tamaño para cambiar el tamaño del marco. Esto
cambia el tamaño del marco y, dependiendo de la propiedad Modo de cambio de tamaño, la
gráfica cambia de manera coincidente. Debe hacer doble clic en el objeto de la gráfica para
activar Microsoft Graph y cambiar el tamaño de la propia gráfica dentro del marco.
■ Abra la Hoja de propiedades de la gráfica y luego cambie cualquier propiedad de control,
incluido el color de relleno, el color y el ancho del borde, y los efectos especiales del
marco, además de Origen de la fila, Vincular campos principales y Vincular campos
secundarios.
Ahorre espacio en disco

Si el espacio en disco es importante, ahorrará espacio si convierte el control del objeto
independiente en un control de imagen. Haga clic con el botón derecho en el control de la
gráfica, en la Vista Diseño del formulario o el informe, y elija Cambiar a, en el menú de acceso
directo. Luego seleccione Imagen, la única opción disponible para un control Objeto OLE
independiente. Los datos mostrados en la gráfica no se actualizarán con los cambios en el
origen de los registros. Tenga precaución con la transformación porque no puede deshacerse.
Por ejemplo, para desvincular la gráfica Delitos por número de rondas del formulario:
1. Abra el formulario Delitos por rondas de la ciudad en la Vista Diseño.

2. Seleccione el control de la gráfica y abra la Hoja de propiedades.
3. Elimine los nombres de campo Número de ronda de las propiedades Vincular campos
principales y Vincular campos secundarios.
Cuando regrese a la Vista Formulario y recorra los registros, verá que la gráfica ya no cambia
con cada registro. En lugar de eso, siempre mostrará los delitos totales para todas las rondas cuando
recorra los registros.
Edite la propiedad Origen de la fila

Si creó la gráfica en Access con el Asistente para gráficos, se crea una consulta cuyas instrucciones
SQL se vuelven el origen de la fila de la gráfica. Puede modificar el origen de la fila al usar la
cuadrícula de consulta o al editar la propia instrucción SQL.
Para cambiar el origen de la fila haga lo siguiente:
1. Abra el formulario Suma de delitos en la Vista Diseño, y abra la Hoja de propiedades

correspondiente al control de la gráfica.
2. Haga clic en el botón Generador (…) que se encuentra junto a la propiedad Origen de la
fila, para abrir el cuadro de diálogo Generador de consultas con la consulta Suma de delitos.
12
3. Para limitar la gráfica a los delitos que ocurren en años específicos, ingrese Entre 2004 Y
2006 en la fila Criterios de la columna Año.
4. Cierre el cuadro de diálogo Generador de consultas y responda Sí, para guardar los
cambios, luego cambie a la Vista Formulario. Ahora sólo verá tres conjuntos de columnas.
Edite las leyendas de la gráfica

Cuando agregue una serie al diseño de la gráfica, que resuma los datos dentro de la categoría,
como se muestra en la figura 12-8, la leyenda no siempre es tan informativa como debería. Las dos
gráficas ilustran los mismos datos y están basados en tablas que contienen los mismos datos, pero
tienen diferentes estructuras.
La gráfica de la izquierda está basada en la tabla Delitos por número de ronda. A partir de esa
tabla, el Asistente para gráficos creó una consulta de tabla de referencia cruzada que totaliza el
número de ambos tipos de delitos informados por cada ronda.
FIGURA 12-8 Dos gráficas que ilustran los mismos datos.

El título de la gráfica de la izquierda toma sus valores del campo cuya fila Tab ref cruz muestra
Encabezados de columna, que es Número de ronda (1, 2 y 3). La leyenda sería más informativa si
la editara para que dijera Ronda 1, Ronda 2 y Ronda 3. Hay dos maneras de hacer esto después de
12
abrir el Generador de consultas para la propiedad Origen de la fila:
■ Cambie el campo Número de ronda en la cuadrícula de la consulta a la expresión “Ronda

” &[Número de ronda]. Asegúrese de incluir un espacio después de Ronda dentro de las
comillas para separarla del número en el resultado.
■ Haga clic con el botón derecho en la ficha del documento y elija Vista SQL y luego cambie
la cláusula PIVOT de
PIVOT [Número de ronda]
por
PIVOT “Ronda “&[Número de ronda]

Cuando guarde el diseño, cierre cuadro de diálogo Generador de consultas y cambie a la vista
formulario. Verá el cambio en la leyenda. La gráfica de la derecha en la figura 12-8 está basada en
la tabla más compacta Delitos por ronda y año.
Para esta gráfica, el Asistente para gráficos ha creado una consulta de selección que suma los
valores de cada uno de los campos Rondan por año. La leyenda muestra Suma de ronda 1, Suma
de ronda 2 y Suma de ronda 3. Puede usar el mismo método para cambiar el texto de la leyenda:
agregar expresiones a la fila Campo de la cuadrícula de consulta o editar la instrucción SQL.
Abra el formulario en la Vista Diseño e inicie el Generador de consultas como antes. Esta vez,
edite la instrucción SQL. Cambie a la vista SQL y edite las cláusulas AS al eliminar Suma de en
cada cláusula y poner la “r” inicial en mayúsculas.
12
Asegúrese de dejar los corchetes alrededor de los nombres de campo, porque
Precaución contienen espacios.
Guarde los cambios y pase a la Vista Formulario. En la figura 12-9 se muestran las dos gráficas
con sus nuevas leyendas.
FIGURA 12-9 Las gráficas con leyendas editadas en Access.
Edite con Microsoft Graph

Para activar Microsoft Graph, haga doble clic en el control del gráfico en el formulario o el informe
en la Vista Diseño del formulario o el informe. En la figura 12-10 se muestra el formulario Gráfica
de delitos por año cuando Microsoft Graph está activo. Además de la ventana del formulario que
contiene la gráfica, aparece debajo de la gráfica una ventana de hoja de datos que contiene los datos
relacionados. Observe el borde de diagonales alrededor de la gráfica, que indica que Microsoft
Graph se está ejecutando. El título que ingresó en el cuadro de diálogo del Asistente para gráficos
aparece en el título de la gráfica en Microsoft Graph.
Para mostrar u ocultar la hoja de datos, elija Ver, en la barra de menús, y luego haga clic en
Hoja de datos, que alterna el enfoque de la ventana hoja de datos. También puede hacer clic con el
botón derecho en la ventana de la gráfica y elegir Hoja de datos, del menú de acceso directo. Para
cerrar la hoja de datos, haga clic en el botón Cerrar. Para dejar la ventana de Microsoft Graph y
regresar a la Vista Diseño del formulario o el informe de Access, haga clic en cualquier lugar fuera
del objeto de la gráfica. Los cambios que haga a la gráfica en Microsoft Graph se muestran en la
gráfica de Access. Debe guardar el diseño del formulario o el informe para guardar los cambios.
Ventana de la gráfica Área de Barra de Barra de

la gráfica herramientas Formato herramientas Estándar
12
Ventana de hoja de datos
FIGURA 12-10 Una ventana típica de Microsoft Graph.
Revise las barras de herramientas de Microsoft Graph

La ventana de Microsoft Graph normalmente tiene dos barras de herramientas: Estándar y
Formato. Las barras de herramientas Dibujo, Imagen y Word Art, que pueden usarse para agregar
objetos especiales a la gráfica, están disponibles para cuando los necesite. Para agregar una barra
de herramientas, haga clic con el botón derecho en cualquier barra de herramientas y seleccione
la que quiera agregar de la lista de desplegable. También puede elegir del menú Ver | Barras de
herramientas. Para ver lo que hace un botón de la barra de herramientas. Coloque el puntero sobre
el botón y lea el recuadro con información de herramientas. Todos los botones tienen equivalentes
de menú.
Cambie el aspecto de la gráfica

Tiene una gran cantidad de maneras de cambiar el aspecto de la gráfica. Por ejemplo, puede
cambiar el tamaño del propio control de la gráfica o cualquiera de los elementos de texto en ésta.
Para cambiar el tamaño de la gráfica, seleccione el control de ésta y arrastre los controladores de
cambio de tamaño hasta que alcancen el tamaño apropiado.
Forme elementos de texto Las mismas opciones están disponibles para usted cuando forma
casi todo los elementos de texto de la gráfica. Seleccione el elemento y elija Formato | Objeto
seleccionado para abrir el cuadro de diálogo Formato u oprima ctrl+1. El cuadro de diálogo tiene
tres fichas: Tramas, Fuente y Alineación.
Seleccione Efectos de relleno, en el cuadro de diálogo Formato, para abrir otro

Nota cuadro de diálogo donde puede elegir degradados, texturas de relleno o tramas,
e incluso seleccionar una imagen para usar como fondo.
La ficha Fuente contiene el nombre, el tamaño, el grosor, los colores y los efectos de la fuente
estándar, como subrayado, tachado, índice y subíndice. Cuando selecciona el título de la gráfica
o uno de los títulos de eje y elije Formato | Objeto seleccionado, aparece la ficha Alineación, en
la que puede elegir la alineación del texto, además de la orientación. Puede desplegar el texto
verticalmente o en un ángulo específico, al hacer clic en el arco del área Orientación.
Si selecciona la leyenda y elige Formato | Leyenda seleccionada, la ficha Alineación se 12

reemplaza con la ficha Posición. En ésta, puede elegir que se despliegue la leyenda en la parte
inferior, la esquina, la parte superior, a la derecha o la izquierda del área de la gráfica.
Forme otros elementos de la gráfica Cuando selecciona uno de los ejes y elija Formato | Eje
seleccionado, el cuadro de diálogo Formato de ejes muestra cinco fichas: Tramas, Escala, Fuente,
Número y Alineación. Las fichas Tramas, Fuente y Alineación son las mismas que para los
elementos de texto. Las otras fichas ofrecen las siguientes opciones:
■ Las opciones de la ficha Escala dependen de cuál eje ha seleccionado. Si selecciona el eje
de los valores (Y), puede elegir que se establezcan manualmente los valores mínimos y
máximos para el eje, además de las unidades mayores y menores para las líneas de división
y las marcas de valores. La opción es dejar que Microsoft Graph establezca estos valores
automáticamente. También puede especificar dónde habrá de cruzarse el eje de categorías
(X) con el eje de los valores, y si se organizan los valores en orden inverso.
■ La ficha Número le ofrece una selección de categorías de número y formatos específicos

para los valores en el eje de valores (Y). También hay una casilla de verificación que
vincula los valores con los datos de origen. Quite la marca de esta casilla para crear una
gráfica instantánea que no se actualiza con los cambios a los datos originales.
■ Cuando selecciona el eje de categorías (X), las opciones de formato son ligeramente
diferentes. La ficha Escala contiene opciones que se relacionan con los categorías de datos,
en lugar de los valores.
Cuando forme las series de datos al hacer clic en una de las columnas, barras u otras
representaciones de los datos, el cuadro de diálogo Formato (serie de datos) aparece con cuatro o
cinco fichas, dependiendo del tipo de la serie de datos. Por ejemplo, el cuadro de diálogo Formato
de las series de gráficas de columnas y líneas contiene cinco fichas: Tramas, Eje, Barras de error
Y, Rótulos de datos y Opciones. Los cuadros de diálogo Formato de las series de gráficas 3D y
circulares muestran cuatro fichas:
La ficha Tramas ofrece las mismas opciones de color, borde y relleno que antes. Las otras fichas
ofrecen las siguientes opciones:
■ Ficha Eje Especifica si se trazan las serie sobre el eje principal o secundario. Una gráfica
de ejemplo ilustra la opción actual.
■ Ficha Barras de error Y Ofrece la opción de desplegar la estimación de error estadístico
o la desviación estándar en los valores, ya sea como valores o porcentajes. Esta opción
es práctica para presentar los resultados de una encuesta estadística para la que necesita
expresar la validez.
■ Ficha Rótulos de datos Le permite desplegar los valores de los datos y los rótulos con las
series de datos. Puede desplegar los valores como porcentajes o en la propia unidad de valor.
■ Ficha Opciones Para una serie de datos de columna, esta ficha le permite superponer
las series y establecer la cantidad de superposición, además de especificar la cantidad de
espacio entre los conjuntos de la serie de datos. Las opciones varían con los diferentes tipos
de series de datos.
El cuadro de diálogo Formato de una serie de datos de columnas 3D incluye la ficha Forma, que
ofrece diferentes configuraciones, incluidos conos, pirámides y cilindros.
Cambie el tipo de gráfica Cuando está creando gráficas para analizar los datos en su base de
datos, tal vez quiera probar diferentes representaciones. Quizás quiera mostrar tendencias con una
gráfica de líneas o valores comparativos con una gráfica circular. Hay dos maneras de cambiar el
tipo de gráfica:
■ Haga clic en el botón de la barra de herramientas Tipo de gráfico y elija en la paleta que
contiene 18 tipos de gráficas.
12
■ Elija Gráfico | Tipo de gráfico y elija del cuadro de diálogo Tipo de gráfico. Entre los
estándar se incluyen 14 tipos, con muchos subtipos cada uno. En la ficha Tipos estándar,
oprima y mantenga oprimido el botón Presionar para ver muestra, con el propoósito de
observar un ejemplo de la gráfica seleccionada. La ficha Tipos personalizados muestra unos
20 tipos de gráficas adicionales de la lista integrada de gráficas; si ha creado cualquier tipo
de gráfica seleccionada, se desplegará cuando elija Definido por el usuario de la sección
Seleccionar desde.
Después de seleccionar una opción, haga clic en Aceptar para aplicarla a la gráfica actual.
También puede especificar un tipo de gráfica como predeterminado.
Establezca opciones de gráfica Puede ajustar muchas características adicionales de gráficas para
alcanzar el aspecto que quiere. Cuando elige Gráfico | Opciones de gráfico, se abre el cuadro de
diálogo Opciones de gráfico con seis fichas: Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos de
datos y Tabla de datos.
Detección y solución de problemas con gráficas

A veces los cambios que usted hace en Microsoft Graph no logran mostrarse en la gráfica
cuando cambia a las vistas Formulario o Preliminar, aunque aparecen en la Vista Diseño. Por
ejemplo, puede cambiar los encabezados de columna en la hoja de datos de Microsoft Graph
para desplegar el texto que quiere en la leyenda. Cuando regresa a Access, las nuevas leyendas
aparecen en el diseño pero no en la Vista Formulario o Preliminar.
La razón para esta aparente inconsistencia es que usted tiene varios lugares en los cuales
especificar la información de la gráfica y Access debe establecer un orden de precedencia para
decidir cuáles valores usar. El orden es como sigue:
■ En primer lugar, los datos de la tabla o la consulta; por ejemplo, los nombres de campo
o las expresiones en la fila Campo de la cuadrícula de la consulta.
■ En segundo lugar, el contenido de la propiedad Origen de la fila.
■ Por último, los datos ingresados en Microsoft Graph.
Si establece el texto de la leyenda en Microsoft Graph, pero los encabezados de la columna

de la consulta son diferentes, sobreescribirán los valores de Microsoft Graph. Si las columnas
no aparecen en el orden en que lo desea, abra el Generador de consultas y reorganice los
campos, de izquierda a derecha; luego elija el orden de cada uno.
Las fichas ofrecen las siguientes opciones:
■ En la ficha Títulos, usted ingresa el texto que quiere desplegar como título de la gráfica y 12
los títulos de los ejes. Puede especificar un título primario y secundario para cada eje, pero
sólo uno para la propia gráfica. Si la gráfica es 3D, no verá cuadros de título secundarios.
■ En la ficha Eje se especifica si se despliegan los ejes y se elige el método que se usará para
desplegar el eje de categorías (X).
■ En la ficha Líneas de división se especifica si se despliegan las líneas de división en uno o

en ambos ejes. Puede elegir que se desplieguen líneas de división mayores y menores en
cada eje.
■ En la ficha Leyenda se elige si se despliega la leyenda con la gráfica. La ficha Leyenda
ofrece estas opciones para colocar la leyenda: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha o Izquierda.
■ La ficha Rótulos de datos incluye las mismas opciones que la ficha Rótulos de datos del
cuadro de diálogo Formato de series de datos.
■ En la ficha Tabla de datos puede elegir que se desplieguen los datos del origen de datos en
una cuadrícula adjunta a la parte inferior de la gráfica. Cuando elige que se despliega la
tabla de datos, también puede desplegar las claves de leyenda. En la figura 12-11 se muestra
la gráfica Total por año con la tabla de datos correspondiente. La opción tabla de datos no
está disponible para algunos de los tipos de gráfica.
FIGURA 12-11 La tabla de datos agregada a la gráfica.

Parte III Mejore el lugar
de trabajo de
Access 2007
Personalice el
Capítulo 13 lugar de trabajo
Cómo…
■ Personalizar su lugar de trabajo
■ Trabajar con objetos en el Panel de exploración
■ Establecer opciones de Access
■ Personalizar la barra de estado
A lgunas de las características analizadas en este capítulo se han mencionado brevemente en

capítulos anteriores; y algunas se cubren más adelante con mayor detalle. Sin embargo, las he
reunido todas en un solo lugar para tener una referencia fácil. El uso de muchas opciones de Access
y Windows puede cambiar el aspecto y el comportamiento predeterminados de muchos aspectos
de su lugar de trabajo. Además de hacer cambios que afectan a la base de datos actual de Access,
puede cambiar muchas opciones de inicio de Access como desplegar un formulario de inicio, abrir
una base de datos específica y cambiar las características de idioma.
Personalice el lugar de trabajo

No es necesario que acepte totalmente la presentación y el comportamiento del entorno de Access,
tal como lo instaló por primera vez. Los programadores de Access han diseñado un lugar de trabajo
que es apropiado para la mayoría de los usuarios, pero si hay algún aspecto que le gustaría cambiar,
es fácil hacerlo. Por ejemplo, si tiene una pantalla grande, tal vez quiera ver un tamaño de fuente
mayor. Por supuesto, puede cambiar cada uno de estos factores cada vez que trabaje con Access,
pero también puede cambiar la configuración predeterminada de una vez y para siempre.
Trabaje con los objetos del Panel de exploración

Ni siquiera tiene que aceptar la manera en que el Panel de exploración presenta una lista de los
objetos de la base de datos. Puede elegir un orden específico para la lista de los objetos de Access
en él. También puede cambiar el aspecto de los nombres de objetos. Si no quiere que un tipo de
objeto aparezca en la lista, puede elegir que se oculte ese grupo. Para establecer estas opciones,
haga clic con el botón derecho en cualquiera de las barras de título del grupo y elija una opción del
Ordene objetos
Para empezar, en el menú de acceso directo, señale a Ordenar por, para ver las opciones de
orden. Puede elegir orden ascendente o descendente, y los medios de la ordenación. La opción
predeterminada es Tipo, pero también puede elegir que se ordene por nombre, la fecha de creación
o de la última modificación.
CAPÍTULO 13: Personalice el lugar de trabajo 377
La opción final elimina las ordenaciones automáticas para que pueda mover los nombres de los 13
objetos en el orden en que lo desee. Esto quita las marcas de verificación de las demás opciones.
Para regresar a un orden automático, marque una de las otras opciones de orden.
Cambie el aspecto del objeto

Puede incluir información detallada acerca de objetos dentro de los nombres, en el Panel de
exploración, o agregar un icono de objeto más grande. Para ver las opciones, en el menú de acceso
directo, señale Vista por y elija de la lista:
La opción Detalles muestra las fechas de creación y de la última modificación, además del
nombre del tipo de objeto.
La opción Icono agrega un icono de tipo de objeto más grande a los nombres en las listas. La 13
opción Lista, que es la opción predeterminada, despliega los nombres como una vista con iconos
más pequeños.
Otras opciones del Panel de exploración

Están disponibles varias opciones adicionales en el menú de acceso directo del encabezado de
objeto.
La opción Expandir grupo se aplica al grupo seleccionado y muestra todos los objetos de ese
grupo. Es lo mismo que hacer clic en la flecha hacia abajo del encabezado del grupo. Se convierte
en Contraer grupo si el grupo ya está expandido. La opción Expandir todo abre las listas de todos
los grupos de objetos. Contraer todo deja sólo los encabezados de grupo, sin listas de objetos en
cualquiera de los grupos.
La opción Mostrar sólo deja la lista de objetos desplegada en el grupo seleccionado, pero cierra
todas las demás listas de objetos, dejando sólo los encabezados de grupo. Ocultar elimina todos los
objetos de ese tipo junto con el encabezado del grupo. Para restaurar los objetos, haga clic con el
botón derecho en la barra de título del Panel de exploración y elija Opciones de exploración. En el
cuadro de diálogo Opciones de exploración, marque el grupo de objetos que ha ocultado y haga clic
en Aceptar.
Uso de la cinta de opciones

Como tal vez ya lo haya observado mientras trabajaba con Access 2007, la cinta de opciones
cambia su contenido dependiendo de la actividad actual. La cinta de opciones también cambia
su configuración de acuerdo con el tamaño de la ventana actual. Con la ventana maximizada, la
cinta de opciones aparece con dos filas de comandos y todas sus etiquetas. Si la ventana cambia de
tamaño y es más estrecha, la cinta de opciones puede cambiar a tres filas de comandos, con lo que
se pierden muchas de sus etiquetas.
Cuando la ventana es muy estrecha, la cinta de opciones elimina los comandos del extremo
derecho y agrega una flecha hacia la derecha, en la que puede hacer clic para desplazarse por la
cinta de opciones. Si la ventana se estrecha aún más (por ejemplo, si sólo muestra el Panel de
exploración), la cinta de opciones se elimina de la vista.
Si quiere más espacio para trabajar en su base de datos, puede ocultar la cinta de opciones al
oprimir ctrl+f1. Para restaurar la cinta de opciones oprima de nuevo ctrl+f1.
Cree un acceso directo

Si utiliza un objeto de Access de manera regular, puede crear un acceso directo que lance Access
y abra el objeto de la base de datos directamente desde el escritorio de Windows. La manera más
fácil consiste en arrastrar el objeto del Panel de exploración al escritorio de Windows. Primero debe
cambiar el tamaño de la ventana de Access para que vea el área del escritorio donde quiera colocar
el icono de acceso directo. Cuando haga doble clic en éste, Access abrirá la base de datos que
contiene el objeto y desplegará éste.
Para eliminar un acceso directo, haga clic en él y oprima SUPR. Esto no elimina el
Nota propio objeto; sólo el acceso directo.
Si ha movido la base de datos que es el destino de un acceso directo, elimine éste y

Nota cree uno nuevo con la nueva ruta. 13
Establezca las opciones de Access

Access se instala con ciertas características establecidas como opción predeterminada. Por ejemplo,
el ancho de los márgenes de impresión, la carpeta predeterminada en que se guardan las bases
de datos, el color de los hipervínculos, las líneas de división y los estilos de fuente de una hoja de
datos están establecidas como opción predeterminada. Si con frecuencia cambia los valores
predeterminados específicos cuando trabaja con una base de datos, puede restablecer el valor
predeterminado por uno que utilice con más frecuencia. Todos los valores predeterminados pueden
sobreescribirse más adelante, si es necesario.
FIGURA 13-1 Abra el cuadro de diálogo Opciones de Access.
Para hacer cambios en los valores predeterminados, haga clic en el botón de Microsoft Office y
elija Opciones de Access. En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo Opciones de Access hay
diez categorías de opciones que puede cambiar (véase la figura 13-1). Muchas de estas opciones se
relacionan con parámetros que afectan a todos los programas de Microsoft Office, no sólo Access.
En este capítulo no se cubren toda las opciones de todas las páginas del cuadro de
Sugerencia diálogo Opciones de Access, de modo que si quiere saber más acerca de cualquiera
de los parámetros, haga clic en el botón de ayuda (?), que se encuentra en la esquina
superior derecha. Se abre la ventana de ayuda con descripciones de todas las
opciones en el cuadro de diálogo actual.
Opciones Más frecuentes

Estas opciones se relacionan con las características básicas aplicadas cuando inicia Access.
Establezca las opciones principales

Puede usar el Estilo de información en pantalla para mostrar descripciones de características de
información en pantalla (la opción predeterminada) o para no mostrarla. También puede marcar que
no se muestre información en pantalla.
Quite la marca de la casilla Mostrar teclas de método abreviado en la información en pantalla si
no quiere verlas cuando coloca el puntero del ratón sobre comando. En la opción Combinación de
colores puede elegir entre Azul, Plata y Negro.
Creación de opciones de base de datos

En la opción Formato de archivo predeterminado, puede elegir entre Access 2007, 2002-2003 o
2000. Ingrese el nombre de la carpeta en Carpeta de bases de datos predeterminada, o haga clic en
Examinar y localice la carpeta que quiera usar.
En la opción Nuevo criterio de ordenación de la base de datos, puede elegir entre una lista de 33
configuraciones de idioma que cambian el orden alfabético predeterminado de las nuevas bases de
datos. La configuración general se aplica a Inglés, Francés, Alemán, Italiano, Portugués y Español
(con alfabetización tradicional e internacional). Para cambiar el criterio de ordenación para una base
de datos existente, seleccione el idioma y luego compacte la base de datos.
Debe cerrar y volver a abrir la base de datos para que estas opciones se apliquen.
Personalice Office
En el grupo Personalizar la copia de Office, ingrese su nombre de usuario y sus iniciales y luego
elija la configuración de idioma apropiada.
Para cambiar la configuración de idioma, haga clic en el botón para abrir el cuadro de diálogo
Configuración de idioma de Microsoft Office 2007, donde puede elegir de la lista Idiomas de
edición disponibles. Desplace hacia abajo la lista y seleccione el idioma que quiera usar y haga clic
en Agregar. Puede elegir más de un idioma, pero cuando elija uno diferente del inglés o el español,
verá un mensaje de advertencia de que el lenguaje tiene soporte limitado en Microsoft Office y
requerirá soporte adicional.
13
Establezca la opciones para la base de datos actual

Hay muchas opciones disponibles para la base de datos actual, incluidas opciones de aplicación,
exploración, barras de herramientas, autocorrección de nombres y limitaciones de búsqueda por
filtro (véase la figura 13-2). Todas éstas se aplican sólo a la base de datos actual. Para que se aplique
la mayor parte de estas opciones, necesita cerrar y volver a abrir la base de datos. Para usarlas en
otras bases de datos, es necesario que las abra y elija de nuevo estos parámetros.
FIGURA 13-2 Opciones de configuración para la base de datos actual.

Opciones de aplicación
La mayor parte de los cambios en el grupo Opciones de aplicación se aplican la próxima vez que
abra la base de datos. Sólo las opciones Título de la aplicación e Icono de la aplicación se aplican
en cuanto cierra el cuadro de diálogo.
Use Título de la aplicación e Icono de la aplicación para desplegar un título personalizado y un
icono en la barra de título de Windows. Ingrese el texto que quiera desplegar en el cuadro Título
de la aplicación. Para agregar un icono personalizado a la barra de título, en el lugar del icono
predeterminado de Access en la barra de título de Windows, escriba el nombre del archivo de mapa
de bits (.bmp) o icono (.ico) en el cuadro Icono de la aplicación, o haga clic en el botón Examinar
para usar el cuadro de diálogo Examinador de iconos para localizar el archivo. Si quiere que el
icono de la aplicación aparezca en las fichas arriba de los documentos de formulario e informe,
marque Usar como icono Formulario e informe.
Si está creando una aplicación que habrá de distribuirse a varios usuarios, debe
Sugerencia colocar el archivo de icono en la misma carpeta que su aplicación huésped.
Muchas aplicaciones despliegan un formulario especial cuando se abren (ya sea una pantalla de
bienvenida o un panel de control, una lista de opciones de acciones que se emprenderán en seguida,
como ingresar o modificar datos, o desplegar una vista preliminar del informe). Después de que
cree el formulario especial y lo guarde en la base de datos actual, puede usarlo como formulario
de inicio. Para elegir un formulario que habrá de desplegarse al inicio, haga clic en la flecha para
despegar en el cuadro Mostrar formulario y elija el formulario de la lista de formularios en la base
de datos actual.
Quite la marca de la opción Mostrar barra de estado si no quiere ver la barra de estado en la
parte inferior de la ventana.
Las Opciones de la ventana de documentos son nuevas en Access 2007. Le permiten cambiar
la estructura de la ventana del documento. La superposición de ventanas le permite abrir y ver
más de un objeto de Access a la vez. Si oculta el Panel de exploración y usa esta opción, tendrá 13
el aspecto de las versiones anteriores de Access. La opción Documentos con fichas es la opción
predeterminada en este conjunto, que aplica la interfaz de un solo documento para desplegar sólo
un objeto a la vez. La opción Mostrar fichas de documento muestra y oculta las fichas que aparecen
arriba de los documentos. La configuración predeterminada es que se muestren.
Si elige mostrar ventana superpuestas sin fichas, aparece un nuevo grupo de comandos en la
ficha Inicio. El grupo Ventanas incluye dos comandos:
■ Ajustar al formulario, que reduce la ventana para que se ajuste al formulario desplegado.
■ Cambiar ventanas, que ofrece una lista de los objetos abiertos entre los que se puede elegir.
También tienen la opción de disponer en mosaico o cascada los objetos de la ventana.
Cuando selecciona Usar las teclas especiales de Access, puede usar las combinaciones
especiales de teclas que despliegan el Panel de exploración o la ventana Inmediato, abrir la ventana
Módulo o interrumpir un servidor. Las teclas especiales son las siguientes:
■ f11, que muestra u oculta el Panel de exploración.

■ ctrl+g, que despliega la ventana Inmediato en el Editor de Visual Basic.
■ alt+f11, que inicia el Editor de Visual Basic.
■ ctrl+esc, que, en un proyecto, evita que Access siga recuperando registros del servidor.
La Vista Presentación de formularios e informes es nueva en Access 2007. La opción Habilitar

la vista Presentación para esta base de datos muestra u oculta la opción Vista Presentación en la
barra de estado y en el menú de acceso directo que aparece cuando hace clic en la ficha del
objeto. Tal vez necesite establecer la propiedad Habilitar Vista de Presentación en Sí para que esté
disponible.
Si no ha elegido la opción Permitir cambios de diseño en las tablas en la vista Hoja de datos
(para esta base de datos), debe encontrarse en la Vista Diseño de la tabla para hacer cambios al
diseño.
Otro parámetro útil en este grupo es Buscar campos numéricos truncados. Si el control de un
formulario o informe no es lo suficientemente ancho para mostrar el valor de número completo,
aparecen signos de ##### en el control. Si esta opción no está marcada, verá sólo parte del número
y no se dará cuenta de que el número está incompleto.
La configuración final de este grupo es Formato de almacenamiento de propiedades de
imagen, donde puede elegir Conservar el formato de imagen de origen para almacenar imágenes
en su formato original o Convertir todos los datos de imagen en mapas de bits, que crea una copia
del archivo de imagen original en el formato de mapa de bits de Windows o de mapa de bits
independiente del dispositivo. Con la segunda opción puede ver imágenes que se hallan en bases de
datos de Access 2003 y anteriores.
Opciones de exploración
La opción Mostrar panel de exploración muestra u oculta el Panel de exploración. También puede
oprimir la tecla especial f11 para mostrar u ocultar el panel. La otra opción es el botón Opciones de
exploración, que puede usarse para crear categorías personalizadas para presentar listas de objetos
en el Panel de exploración. Consulte el capítulo 17 para conocer más información acerca de la
personalización del agrupamiento en el Panel de exploración.
Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones

Desplace la ventana Base de datos actual para ver más opciones. Para que estas opciones se
apliquen, necesita cerrar y volver a abrir la base de datos.
13
Si quiere una cinta de opciones o un menú contextual especial en lugar de los estándar, haga
clic en la flecha hacia abajo de Nombre de banda de opciones o Barra de menú contextual y
seleccione el nombre en la lista de desplegable.
El parámetro Permitir el uso de menús no restringidos expande la lista de menús para que se
incluyan todos los comandos. Si quita la marca de esta opción, Access oculta ciertos menús que le
dan al usuario la capacidad de abrir un objeto en la Vista Diseño y hacer cambios.
Deje marcada la opción Permitir el uso de menús contextuales predeterminados para permitir
el acceso a los menús de acceso directo integrados que aparecen cuando hace clic con el botón
derecho en un objeto de la base de datos, o un control en un formulario o un informe. Quite la
marca de la opción para deshabilitar todos los menús de acceso directo.
Opciones de autocorrección de nombre

El grupo de opciones de autocorrección de nombre ayuda a Access a propagar los cambios a los
nombres de los objetos que hacen referencia al objeto al que se le ha cambiado el nombre. El grupo
ofrece tres opciones que ayudan a corregir los efectos colaterales comunes que ocurren cuando
hace cambios a un objeto mediante la interfaz de usuario. Access almacena el identificador de cada
objeto y da seguimiento a la información de asignación de nombres. Cuando Access observa que
un objeto ha cambiado desde la última acción de autocorrección de nombre, se ejecuta de nuevo
para todos los elementos de ese objeto. Por ejemplo, si agrega un cuadro de texto a un formulario
que está unido a la tabla Tarjeta Alfa y cambia el nombre de la tabla por Tarjeta Alfa plus, Access
encuentra todos los elementos de la Tarjeta Alfa original y cambia sus nombres para que coincidan
con el nuevo nombre de la tabla.
Opciones de búsqueda por filtro

El grupo de opciones Búsqueda por filtro limita o extiende el tamaño de la lista de valores
desplegada en la ventana Filtro por formulario y establece el número máximo de registros que se
leerán para generar una lista de valores para un campo determinado. Cuanto mayor sea la cantidad
de campos que se incluyan en la operación de filtro, más grande será. Este grupo también especifica
si se despliegan valores para campos indexados o no indexados y para una tabla vinculada en un
archivo externo. Estos valores sólo se aplican a la base de datos actual:
■ Campos locales indizados Limita la lista de valores a los campos indexados en la base de
datos actual.
■ Campos locales no indizados Incluye los campos que se encuentran en la base de datos
actual y que no están indexados.
■ Campos ODBC Incluye campos en una tabla vinculada en una fuente externa.
Ingrese un número en el cuadro No mostrar listas cuando el número de registros leídos sea
superior a, para establecer el número máximo de registros que quiera usar para generar la lista de
valores únicos para el campo. Si el número de registros excede esta cantidad, no se desplegará
ningún valor para el campo en la ventana Filtro por formulario. En cambio, tendrá una opción entre
Es nulo y No es nulo. El número predeterminado de valores es 1000.
Opciones de establecimiento de hoja de datos

La categoría de opción Hoja de datos (véase la figura 13-3) incluye valores para las propiedades
visuales de una hoja de datos. En este grupo se establecen los colores, las fuentes, las líneas de
división y los efectos especiales de celda predeterminados.
Establezca opciones de Diseñadores de objetos

Los grupos de opciones de este conjunto (véase la figura 13-4) especifican muchos valores
predeterminados para crear objetos de Access. Un grupo ofrece varios métodos para revisar muchos
tipos de entrada de datos y errores de teclado.
Opciones de Diseño de la tabla

El grupo Diseño de la tabla incluye opciones de tamaño y tipo de campo predeterminado, además
de especificar prefijos para usar en campos de indexación automática. El valor de Autoindizar al
13
FIGURA 13-3 Establecimiento de opciones para hojas de datos.
importar o crear es muy útil cuando importa una tabla desde un origen externo o cuando crea una
nueva tabla en la Vista Diseño. Este valor le indica a Access que indice automáticamente a partir de
todos los campos que empiezan o terminan con los caracteres que escriba en el cuadro. Las entradas
múltiples deben separarse con puntos y coma. Por ejemplo, las entradas en el cuadro Autoindizar
le indican a Access que cree un índice a partir de todos los campos cuyos nombres empiezan o
terminan con los caracteres ID, clave, código o número.
Cuando se marca la casilla Mostrar botones de opciones de actualización de propiedades, se
le da la opción de propagar cambios de propiedades que haya hecho, en una tabla o consulta, a
controles asociados a ese campo.
FIGURA 13-4 Establecimiento de opciones para los diseñadores de objetos.
Opciones de Diseño de la consulta

En el grupo de opciones Diseño de la consulta, al marcar Mostrar nombres de tablas, se despliegan
los nombres de las tablas en la fila Tablas de la cuadrícula de la consulta. Esto ayuda a llevar
registro del origen del campo, cuando se usan varias tablas en una consulta. Si quiere que todos los
campos de las tablas que se usan en el diseño de consulta aparezca en el resultado sin preocuparse
de agregar todos a la cuadrícula de diseño, marque Mostrar todos los campos. Los campos no se
agregan a la cuadrícula de la consulta, sólo a la hoja de datos resultante. Cuando selecciona esta
opción, sólo se ven afectadas las nuevas consultas.
La opción Habilitar la Autocombinación crea automáticamente una combinación interna entre
dos tablas en la cuadrícula de la consulta. Para que los tablas se combinen automáticamente, deben
tener campos con el mismo nombre y del mismo tipo de datos, y uno de los campos debe ser el
campo de clave principal de esa tabla. Si quiere definir usted mismo las relaciones, quite la marca
de esta opción.
En el grupo de opciones Sintaxis compatible con SQL Server (ANSI 92), puede elegir que
las consultas se formen sólo por la base de datos actual o para toda las bases de datos nuevas
exclusivamente en la sintaxis estándar de ANSI 92. Esta opción asegura compatibilidad con SQL
Server.
También puede cambiar el tipo y el tamaño de fuente de la consulta predeterminada.
Opciones de Formularios e informes

La configuración del grupo Formularios e informes, en la ventana Diseñadores de objetos, se
relaciona con el trabajo en la Vista Diseño de un formulario o informe.
13
El grupo Comportamiento de la selección especifica los resultados de dibujar un rectángulo en

el diseño para seleccionar controles. Parcialmente encuadrada, la opción predeterminada selecciona
todos los controles con sólo incluir cualquier parte dentro del rectángulo dibujado, mientras que
Totalmente encuadrada sólo selecciona los controles que están totalmente dentro del rectángulo
dibujado.
■ Los parámetros Plantilla de formulario y Plantilla para informe le permiten especificar un

formulario o un informe existente como plantilla para en los nuevos diseños. Escriba el
nombre del formulario o el informe que quiera usar como plantilla predeterminada.
■ El valor Utilizar siempre procedimientos de eventos, cuando está seleccionado, le lleva
directamente a la ventana del Editor de Visual Basic cuando hace clic en el botón Generador
de la Hoja de propiedades, omitiendo el cuadro de diálogo Seleccionar generador, que
suele ofrecer las opciones Generador de expresiones, Generador de macros o Generador de
código.
Opciones de comprobación de errores

La revisión automática de errores identifica los errores en los diseños de formulario e informes, y
ofrece sugerencias para corregirlos. Tiene la opción de elegir que se aplique revisión automática a
cinco tipos generales de errores. Las reglas se establecen en el grupo Comprobación de errores de
las opciones del Diseñador de objetos.
Para solicitar la revisión de errores, marque la casilla de verificación Habilitar comprobación
de errores. Luego elija un color para el botón del indicador de errores, el pequeño triángulo que
aparece en la esquina superior izquierda del control que causó el error.
Entre las categorías de reglas que puede especificar se incluyen las siguientes:
■ Un error de etiqueta y control no asociado ocurre cuando selecciona una etiqueta y un

control que no están asociados entre sí.
■ El error nuevas etiquetas no asociadas ocurre cuando agrega una etiqueta a un formulario o
informe que no está asociada con otro control.
■ El error método abreviado de teclado ocurre cuando selecciona un control en un formulario
que muestra una tecla de método abreviado no válida (el carácter subrayado que puede usar
con alt para mover el enfoque al control), por ejemplo, una etiqueta no asociada, unas
teclas de método abreviado duplicada o un espacio usado como tecla de método abreviado.
■ El error propiedades de control no válidas ocurre cuando selecciona un control con valores
no válidos en una o más propiedades.
■ El error los errores comunes de informe ocurre cuando el informe tiene una definición de
orden y agrupamiento no válido. También puede ocurrir cuando el ancho de un informe
excede el ancho del papel.
FIGURA 13-5 Elección de las opciones para revisión ortográfica de documentos.
Establecimiento de las opciones de Revisión

Las opciones de Revisión (véase la figura 13-5) establecen la manera en que Access detecta y
corrige automáticamente los errores en la base de datos. También puede usar estas opciones para
elegir un diccionario personalizado que incluya palabras y términos especiales relacionados con 13
su espacio de trabajo. Las opciones de corrección ortográfica se comparten con otros usuarios de
Office.
Opciones de Autocorrección
También puede elegir el método que Access usa para corregir errores tipográficos y palabras que
suelen escribirse mal mientras ingresa los datos. Haga clic en el botón Opciones de autocorrección
para ver las opciones.
En el cuadro de diálogo Autocorrección, puede elegir que se aplique autocorrección a cierto

tipo de errores, además de especificar cierto texto o caracteres de reemplazo para otras palabras que
suelen escribirse mal. Si hay algunas combinaciones de texto o de abreviaturas que normalmente
serían atrapadas por la herramienta Autocorrección, puede hacer clic en Excepciones y hacer
algunos cambios.
Correcciones de ortografía
Las opciones de corrección ortográfica en el grupo Al corregir la ortografía en los programas de
Microsoft Office, como se mostró antes, ofrecen opciones de cuáles palabras y errores ignorar.
También puede elegir que se subrayen palabras que estén repetidas, en caso de que no se pretenda
que lo estén.
Establezca opciones avanzadas

El conjunto de opciones Avanzadas (véase la figura 13-6) incluye Edición, Mostrar, Imprimiendo y
algunos parámetros generales y avanzados.
13
FIGURA 13-6 Elección de las opciones avanzadas.

Edición
El extenso grupo de opciones Edición incluye configuraciones de comportamiento de teclado y las
opciones de entrada y búsqueda. También hay algunas opciones internacionales que especifican la
dirección y la alineación del texto, además del movimiento de cursor.
El primer conjunto de opciones determina las consecuencias de oprimir ciertas teclas como
enter, tab, flecha a la derecha y flecha a la izquierda.
■ El grupo de opciones Movimiento después de entrar determina el comportamiento del punto

de inserción (cursor) después de oprimir enter. Puede ser permanecer donde se encuentra,
moverse al siguiente campo o al siguiente registro.
■ El grupo Comportamiento al entrar en el campo determina lo que pasa cuando el punto de
inserción entra en un campo. Puede seleccionar todo el campo, o ir al principio o al final del
campo sin seleccionar ningún carácter.
■ La configuración Comportamiento de teclas de dirección especifica lo que ocurre cuando
oprime flecha a la derecha y flecha a la izquierda. Al elegir Siguiente campo se
mueve el punto de inserción al siguiente campo o al anterior, cuando oprime flecha a la
derecha o flecha a la izquierda, mientras que al elegir Siguiente carácter se mueve al
punto de inserción al siguiente carácter o al anterior en el campo actual.
■ El parámetro El cursor se detiene en el primer o último campo bloquea el punto de
inserción dentro del registro actual y evita que las teclas flecha a la derecha y flecha a
la izquierda muevan el punto de inserción al siguiente registro o al anterior.
El segundo conjunto de opciones de Edición establece las características de Buscar y

reemplazar.
El parámetro Comportamiento predeterminado de Buscar y Reemplazar determina la
extensión de la búsqueda. Estas opciones también están disponibles de manera inmediata en
el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar. Búsqueda rápida busca sólo en el campo actual y
encuentra coincidencias en todo el campo. Búsqueda general busca en todos los campos y encuentra
coincidencias en cualquier parte del campo. Búsqueda en inicio de campo busca en el campo actual
y encuentra coincidencias sólo al principio de los caracteres del campo.
El grupo Confirmar requiere que Access despliegue un mensaje que necesita una confirmación
de la operación actual bajo condiciones específicas, como cuando cambia un registro, cuando
elimina un objeto de base de datos o cuando ejecuta una consulta de acción.
El conjunto final de las opciones de Edición se relaciona con la dirección y la alineación
del texto, y con el movimiento del cursor por los datos. Se está construyendo una base de datos
para usuarios del idioma del Medio Oriente, cambie la dirección predeterminada a De derecha a
izquierda y establezca Alineación general en Modo de interfaz, que hace que la alineación de texto
sea consistente con el idioma de la interfaz de usuario. Por ejemplo, si el idioma se lee de derecha
a izquierda, el texto se alinea a la derecha. También acepte la opción Lógico para Movimiento del
cursor.
Puede elegir que se cambie al calendario lunar islámico en lugar del gregoriano al marcar Usar
calendario Hijri. Al marcar la opción Control IME de hoja de datos, se establece el modo IME de
Asia del Este en Sin control, cuando ingresa datos en la hoja de datos de la tabla.
13
Opciones de Mostrar
Todas las opciones de Mostrar se relacionan con los que usted ve al inicio, mientras trabaja en la
venta de la base de datos o cuando crea una macro.
En el grupo Mostrar, puede elegir que se muestren u oculten los siguientes elementos:
■ Mostrar este número de documentos recientes Establece el número de nombres de

archivo que aparecen en el panel Documentos recientes de las opciones que se despliegan al
oprimir el botón de Microsoft Office.
■ Barra de estado Despliega la barra de estado en la parte inferior de la ventana de Access.
Cómo... Diseñar para varios idiomas

Cuando tiene una base de datos que se relaciona con dos idiomas, uno con alineación de
izquierda a derecha y otro con alineación de derecha a izquierda, puede especificar la manera
en que el cursor decide de qué manera moverse mientras ingresa texto o cuando hace clic en la
tecla flecha a la derecha o flecha a la izquierda. En el grupo Movimiento del cursor,
puede elegir entre Lógico y Visual.
■ Si elige Lógico, el cursor se mueve dentro de texto de manera bidireccional, de acuerdo

con la dirección del idioma que encuentre. Por ejemplo, si tiene palabras en inglés y
árabe en la misma frase, el punto de inserción se mueve de izquierda a derecha en el
texto en inglés, y luego empieza en el carácter del extremo derecho de la palabra en
árabe y sigue moviéndose de derecha a izquierda.
■ Si elige Visual, el cursor se mueve dentro del texto de manera bidireccional al moverse
al siguiente carácter adyacente. Por ejemplo, si tiene palabras en inglés y árabe en la
misma frase, el punto de inserción se mueve de izquierda a derecha a través del texto
en inglés y luego sigue en el carácter del extremo izquierdo de la palabra en árabe y
continúa en de izquierda a derecha.
■ Mostrar animaciones Cuando se marca, muestra el movimiento en la hoja de datos. Por

ejemplo, cuando inserta o elimina una columna, puede verse cómo se desplazan las otras
columnas.
■ Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos Cuando está marcada, despliega el
botón Etiqueta inteligente de acción cuando se mueve a un campo que tiene adjunta una
etiqueta inteligente.
■ Mostrar etiquetas inteligentes en formularios e informes Realiza lo mismo con
formularios e informes.
Cuando inicia una nueva macro, como opción predeterminada no se muestran las opciones
Columnas de nombre y Columnas de condiciones del grupo Mostrar en diseño de macros. Si las
necesita la mayor parte del tiempo, puede usar este grupo de opciones para mostrar una o ambas
cuando inicia la macro. Si no las necesita, puede eliminarlas después de abrir la ventana de diseño
de macros.
Consulte el capítulo 15 para conocer más información acerca de la creación de macros.
Opciones de Imprimiendo
También puede establecer los tamaños de margen predeterminados para los cuatro márgenes. Puede
ingresar cualquier número en el grupo de márgenes que sea compatible con su impresora y tamaño
de papel, desde 0 para la altura o el ancho de la página impresa. La configuración predeterminada
para todos los márgenes es 0.635 cm. También puede sobreescribir las opciones predeterminadas
establecidas aquí al ejecutar Configurar página antes de imprimir un formulario o un informe.
General
Una de las opciones de este grupo agrega sonidos al espacio de trabajo. Si selecciona la opción
Informar mediante sonidos, se activan los sonidos para que acompañen a tareas como la
terminación de un trabajo de impresión o una notificación de alerta. También puede personalizar
sonidos para esta opción mediante el cuadro de diálogo Sonidos, en el Panel de control de
Windows.
La opción de sonidos afecta a todos los programas de Office.

Precaución
La opción Usar formato de año de cuatro dígitos aplica el formato a la base de datos actual o a
todas las bases de datos, aunque la propiedad Formato del campo o el control esté establecida para
que se muestre como un año de dos dígitos.
Cómo... Personalizar sus hipervínculos

Si usted está cansado del aspecto de los hipervínculos en sus documentos de Access, haga clic
en el botón Opciones Web, en el grupo General, de opciones Avanzadas. Elija los colores que
quiera que tengan los hipervínculos antes y después de saltar a ellos. También puede eliminar
la línea de subrayado que se muestra cuando mueve el puntero sobre el hipervínculo. 13
Avanzadas
El último grupo de configuraciones en la página Avanzadas se aplica al desempeño de la base de
datos y a la restricción del tiempo que dedica la interfaz a los orígenes externos:
■ Abrir la última base de datos utilizada al iniciar Access abre la base de datos usada más
recientemente en lugar de la página Introducción a Microsoft Office Access.
■ En el grupo Modo de apertura predeterminado, tiene una opción entre Compartido, que le
permite a otros abrir la base de datos al mismo tiempo que usted la abre, y Exclusivo, que
le da acceso único a la base de datos. Consulte el capítulo 20 para conocer más información
acerca de la ejecución de Access en un entorno compartido.
■ También puede elegir el botón de opción Sin bloquear, del grupo Bloqueo predeterminado
de registro, lo que no permite que los registros se bloqueen mientras se están editando; el
botón de opción Todos los registros, que bloquea todos los registros de un formulario o una
hoja de datos (y sus tablas), siempre y cuando el formulario o la hoja de datos esté abierto:
o Registro modificado, que sólo bloquea los registros que se están editando.
■ La opción siguiente en el grupo Avanzadas es Abrir bases de datos usando bloqueo por
registros, que hace que el bloqueo por registros sea la opción predeterminada para la base
de datos abierta. Cuando marque esta opción, sólo una fila de registros se bloquea a la vez,
en lugar de bloquear una página completa que podría incluir varios registros.
El siguiente grupo de selecciones en el grupo Avanzadas se relaciona con bases de datos
compartidas e interacciones con fuentes externas. Por ejemplo, ingrese un número entre 0 y
300 segundos en la opción Tiempo de espera de OLE/DDE (s) para establecer el periodo que
Access debe esperar para reintentar una operación fallida OLE o DDE. Número de intentos de
actualización alude al número de veces que Access trata de guardar un registro cambiado y que está
bloqueado por usuario. Ingrese un número entre 0 y 10.
Personalice la barra de herramientas

La página de opciones Personalizar (véase la figura 13-7) se usa para agregar botones a la barra de
herramientas de acceso rápido, que realizará acciones específicas. Puede hacer clic en uno de los
botones de la lista Comandos más utilizados y luego en Agregar.
13
FIGURA 13-7 Adición de acciones a la barra de herramientas de acceso rápido.

FIGURA 13-8 Revisión de los comandos de la ficha Inicio.
Para ver la lista de campos en fichas y grupos específicos de la cinta de opciones, haga clic en
flecha hacia debajo de Comandos disponibles en, y seleccione el grupo que contiene los comandos
que quiere agregar. En la figura 13-8 se muestra la lista de comandos que están disponibles para
la ficha Inicio. También puede elegir las acciones de la lista y hacer clic en Agregar. Si la barra de
herramientas es difícil de ver arriba de la cinta de opciones, también puede elegir que se mueva la
barra de herramientas abajo de la cinta de opciones.
Además puede arrastrar un comando de la cinta de opciones a la barra de herramientas de
acceso rápido sin usar la ventana Opciones de Access. Consulte el capítulo 17 para conocer
ejemplos de personalización de la barra de herramientas de acceso rápido.
Vea y administre complementos

Los complementos se describen como extensiones de aplicación porque van más allá de las
capacidades integradas del programa de Access. Por ejemplo, plantillas personalizadas, etiquetas
inteligentes y esquemas XML son complementos. La página Complementos (véase la figura 13-9)
muestra el nombre, la ubicación y el tipo de complementos en cuatro grupos:
■ Complementos de aplicaciones activas están registrados actualmente y se ejecutan en

Access.
■ Complementos de aplicaciones inactivas están registrados pero no están cargados.
Complementos relacionados con documentos son archivos de plantillas a los que hacen
referencia documentos abiertos.
■ Complementos de aplicaciones deshabilitadas están deshabilitados automáticamente porque
pueden causar que el programa deje de ejecutarse.
13
FIGURA 13-9 Visualización y administrativos de complementos.

Actualmente no hay complementos activos en esta base de datos.

Para elegir más complementos, haga clic en la flecha hacia abajo de Administrar y elija de la
lista de complementos disponibles. Luego haga clic en Ir y elija las opciones que quiera.
Elija opciones del Centro de confianza

El Centro de confianza de Microsoft Office (véase la figura 13-10) fue diseñado como protección
contra hackers que pueden hacer daño con complementos. Microsoft ha diseñado criterios
específicos que los complementos deben cumplir para ser aceptados. Haga clic en los hipervínculos
para ver más información acerca de los criterios.
Para cambiar cualquiera de las configuraciones del Centro de confianza, haga clic en el botón
y luego en una de las opciones del panel de la izquierda. La barra de mensajes es el mensaje de
seguridad que ve cuando abre una base de datos que incluye macros, código de Visual Basic para
aplicaciones o complementos que no están certificados. Aprenderá más acerca de la seguridad de la
base de datos en el capítulo 21.
FIGURA 13-10 Búsqueda de información de seguridad.

Busque recursos adicionales

La página Recursos, en Opciones de Access (véase la figura 13-11), proporciona muchas maneras
de mantenerse actualizado con las últimas mejoras y obtener ayuda cuando surgen problemas.
Puede usar esta página para activar Microsoft y registrar servicios en línea.
13
FIGURA 13-11 Uso de recursos adicionales.

Personalice la barra de estado

La barra de estado de Access, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, despliega muchos
indicadores de actividades actuales. Por ejemplo, cuando las teclas Bloq Mayús o Bloq Núm están
oprimidas, sus nombres aparecen en la barra de estado. También muestra Filtrado cuando el objeto
actual contiene datos filtrados. Para cambiar estos parámetros, haga clic con el botón derecho en la
barra de estado y marque o desmarque las opciones.
Ahora que ya ha visto las muchas maneras en que puede crear su propio espacio de trabajo
personalizado, pasemos a mejorar el desempeño de su base de datos.
Haga que su base
Capítulo 14 de datos responda
más rápido
Cómo…
■ Optimizar su base de datos
■ Optimizar las tablas y consultas
■ Optimizar los formularios, los informes y sus controles
■ Hacer copias de seguridad y restaurar la base de datos
■ Compactar y reparar la base de datos
A menos que tenga un sistema que se ejecuta a 15 gaziliones de megahertz, tal vez esté
interesado en mejorar el desempeño de su base de datos y hacer que responda más rápido.
La optimización es el objetivo final, y apilar mejoras en el desempeño puede ayudarle a lograrlo.
Access ofrece muchas maneras de crear una base de datos eficiente, incluidas las herramientas de
analizador, que pueden examinar la organización de su base de datos, sugerir maneras de mejorar
la distribución de la información entre las tablas y agilizar el desempeño general de la base de
datos. En cuanto a la seguridad y la confiabilidad, también hay herramientas para crear copias de
seguridad y restaurar bases de datos en casos de emergencia. Otras herramientas compactan la base
de datos, para que consuma menos espacio en disco, y reparan bases de datos que se han dañado.
Optimice una base de datos

Access proporciona dos herramientas analíticas que pueden ahorrarle mucho tiempo y ayudarle a
optimizar la estructura de una nueva base de datos. Podrá optimizar el desempeño de una base
de datos sin usar los analizadores, si se concentra en cada uno de los elementos que integran la
base de datos (por ejemplo, la distribución eficiente de datos entre las tablas, las características de
la base de datos, incluidos los filtros e índices, y los propios objetos).
Use los asistentes para analizadores

El Asistente para analizador de tablas examina la distribución de los datos entre las tablas y
presenta sugerencias e ideas para lograr un mayor mejoramiento. Otra herramienta, el analizador
de desempeño, revisa cualquiera de los objetos de la base de datos (o todos) y hace sugerencias
para mejorar su rendimiento. También puede examinar las relaciones que ha establecido en la base
de datos y el conjunto de módulos de código de Visual Basic en ella, incluidos clases y módulos
estándar.
El analizador de tablas
Cuando diseña una nueva base de datos, trata de reducir la redundancia en los datos al crear un
conjunto de tablas relacionadas. El analizador de tablas de Access puede revisar la distribución de
los datos y hacer sugerencias para una optimización adicional, incluida la adición de más índices y
mayor normalización para reducir la redundancia de datos.
CAPÍTULO 14: Haga que su base datos responda más rápido 409
Para iniciar el analizador de tablas, haga lo siguiente:
1. En el grupo Analizar, de la ficha Herramientas de base datos, haga clic en el comando

Analizar tabla (véase la figura 14-1).
En los primeros dos cuadros de diálogo se ofrece una buena descripción del proceso
Nota de optimización de una tabla, al señalar primero el problema y mostrar luego
posibles soluciones. Cada cuadro de diálogo también ofrece una revisión de ejemplos
de los problemas y las soluciones.
2. Haga clic en Siguiente. El segundo cuadro de diálogo del analizador de tablas muestra la
manera en que se planea resolver el problema, al dividir las tablas de modo tal que cada
pieza de los datos sólo esté almacenada una vez.
3. Haga clic en Siguiente. En el tercer cuadro de diálogo del analizador de tablas se muestra
una lista de las tablas que se encuentran en la base de datos actual (véase la figura 14-2).
Si espera usar el analizador de tablas con frecuencia y no quiere ver siempre los
Sugerencia dos cuadros de diálogo de introducción, quite la marca de la casilla de verificación
¿Desea mostrar las páginas de introducción?, en el cuadro de diálogo que muestra
la lista de tablas. Si las quiere de regreso, la próxima vez que inicie el analizador,
marque de nuevo la casilla, haga clic en Cancelar y reinicie el Analizador.
14
FIGURA 14-1 Inicio del Analizador de tablas.

FIGURA 14-2 Selección de la tabla que se analizará.
4. Seleccione la tabla que contiene los datos repetidos y haga clic en Siguiente.
5. El asistente presenta un diagrama de la redistribución sugerida de la información (véase la
figura 14-3).
El analizador de tablas ha encontrado que los valores en los campos CP y Ciudad están
repetidos muchas veces en la tabla Lista de nombres, de la base de datos Policía. Ha sugerido que
cree una tabla de búsqueda para cada campo, con un vínculo que va de la nueva Tabla2 a la tabla
original Lista de nombres (ahora llamada Tabla1) y un vínculo adicional de la nueva Tabla3 a
la Tabla2. Observe que el asistente no ha cambiado ningún nombre; el cambio a los nombres de la
tabla sólo es una sugerencia.
Haga clic en el botón Sugerencias (el icono con el foco prendido) para conocer las
Sugerencia instrucciones sobre la manera de manejar la sugerencias del asistente.
Para cambiar el nombre de Tabla3:
1. Seleccione Tabla3 y haga clic en el botón Cambiar nombre de la tabla, que se encuentra en
la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.
Cambiar nombre de la tabla Sugerencias
Deshacer
FIGURA 14-3 El analizador de tablas tiene algunas sugerencias.
2. Ingrese un nuevo nombre en el cuadro de texto Nombre de la tabla. Cuando cambie el

nombre de la tabla relacionada, el asistente lo cambia también en el campo vinculado de
la tabla principal (Tabla2, en este caso) para que concuerde. Si cambia de opinión acerca
del nuevo nombre que asignó a una tabla, haga clic en el botón Deshacer, que se encuentra
junto al botón Cambiar nombre de la tabla. 14
También puede arrastrar los nombres de campo de una tabla a otra para cambiar la
Sugerencia manera en que los campos están agrupados, si no tiene sentido para usted.
3. Haga clic en Siguiente para pasar al cuadro de diálogo en que se verifica que los campos de
clave principal sean correctos. Como opción predeterminada, el asistente ha agregado un
campo único a cada tabla nueva y ha creado los campos de vinculación correspondientes.
Access siempre recomienda que las tablas tengan campos de clave principal asignados. Se
ha cambiado el nombre de cada una de las nuevas tablas, y se les ha asignado un campo de clave
principal, pero Tabla1 (PersonalVoluntario) no tiene uno. Puede especificar una clave principal para
Tabla1 de una de dos maneras:
■ Seleccione un campo existente que sabe que tiene valores únicos (por ejemplo, NúmVol) y
haga clic en el botón Establecer el identificador único. El símbolo de llave aparece junto al
nombre del campo.
■ Seleccione la tabla y haga clic en el botón Agregar clave generada. Un nuevo campo Id
único generado se agrega a Tabla1.
En la figura 14-4 se muestran las tablas con las nuevas claves principales agregadas.
Después de agregar campos de clave, haga clic en Siguiente. En el cuadro de diálogo final, el
asistente ofrece crear una consulta que use el mismo nombre y tenga el mismo aspecto que la tabla
original. Permitir que el asistente haga esto le permite trabajar con los datos en un solo lugar y
garantiza que todos los formularios e informes que ha creado empleando la tabla original como base
seguirán funcionando apropiadamente. También puede elegir que usted tenga la posibilidad de crear
esta consulta.
Establecer el identificador único Agregar clave generada
FIGURA 14-4 Verificación de los campos de clave principal.

Si prefiere la opción de decidir cuáles campos colocar en cada tabla (tome como referencia
la figura 14-3), el siguiente cuadro de diálogo muestra sólo la tabla original sin la nueva Tabla2
intermedia. Puede crear la nueva tabla al arrastrar un nombre de campo de la lista en Tabla1.
También puede cambiar el nombre de las tablas y definir el campo de clave principal para la nueva
tabla empleando los botones del cuadro de diálogo. Después de que haga clic en Siguiente, el
asistente ofrece crear una consulta como antes.
Uso del Analizador de rendimiento

El Analizador de rendimiento revisa los objetos de la base de datos y sugiere maneras de mejorar
el rendimiento de la aplicación. Cuando termina con Analizador de rendimiento, muchas de las
sugerencias pueden implementarse automáticamente.
Para iniciar el Analizador de rendimiento, haga lo siguiente.
1. En el grupo Analizar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando

Analizar rendimiento. El primer cuadro de diálogo incluye una ficha para cada tipo de
objeto de una base de datos. Cada ficha contiene los nombres de todos los objetos en la base
de datos actual. La ficha Base de datos actual contiene las opciones Relaciones y Proyecto
VBA. Si hace clic en la ficha Todos los tipos de objetos, verá todos los nombres en un solo
lugar.
14
2. Seleccione la ficha apropiada y seleccione los nombres individualmente, o haga clic en

Seleccionar todo para elegir todos los objetos.
3. Si quiere analizar toda la base de datos, haga clic en las fichas Todos los tipos de objetos y
elija Seleccionar todos.
4. Después de seleccionar los elementos que quiere analizar, haga clic en Aceptar.
Un cuadro de mensaje le informa acerca del avance del análisis y cuando se han inspeccionado
todos los objetos; el asistente despliega un cuadro de diálogo con una lista de recomendaciones,
sugerencias e ideas (véase la figura 14-5). También se denota cualquier problema que se haya
corregido. El panel Notas del análisis describe los hallazgos generales. Cuando selecciona uno de
los elementos de la lista, se despliegan explicaciones adicionales en el panel Notas del análisis.
FIGURA 14-5 Los hallazgos del Analizador de rendimiento.
Si incluye consultas en los objetos que se están analizando, asegúrese de tener datos
Sugerencia suficientes en las tablas para dar a la consulta un buen funcionamiento.
El analizador ha recomendado que agregue un índice a los campos Fecha y DR de la tabla

Entrada Alfa. Cuando seleccione una de estas recomendaciones, Notas del análisis muestra que
si indexa a partir de este campo, beneficiará a la tabla Entrada Alfa y sus consultas se ejecutarán
más rápido. Para implementar una recomendación, selecciónela y luego haga clic en Optimizar.
Después de considerar todos los elementos de la lista, haga clic en Cerrar para cerrar el Analizador
de rendimiento.
El Analizador de rendimiento no tiene siempre toda la perspectiva. Acepte sus

Precaución recomendaciones y sugerencias con cuidado. Por ejemplo, la adición de índices
podría mejorar el rendimiento de las consultas pero también aumentar el espacio
en disco necesario para la base de datos y podría hacer más lenta la introducción y
edición de datos.
Optimice tablas y consultas

Después de que haya terminado todo lo que puede hacer por normalizar la base de datos y distribuir
los datos de manera eficiente entre las tablas, hay otras pocas cosas que puede hacer para agilizar el
procesamiento de datos:
■ Elija el tipo de datos apropiados para cada campo, con el fin de ahorrar espacio y mejorar
las operaciones de combinación. Además, si conoce el rango de valores que se almacenarán
en el campo, elija el tamaño de campo más pequeño que acepta el tipo de datos. No tiene
opción con campos fecha y hora, pero puede reducir el tamaño predeterminado de 255
caracteres para los campos de texto si, por ejemplo, los datos son un código postal.
■ Asegúrese de que los campos en cualquier lado de una relación son del mismo tipo o compatible.
Optimice con índices

Además de la clave principal, que se indexa automáticamente, puede crear índices en uno o más
campos para encontrar y ordenar registros más rápidamente. Los índices agilizan las consultas si
los campos en ambos lados de la combinación están indexados. En una relación uno a varios, la
tabla principal ya está indexada en el campo de clave principal, y la creación de un índice para el
campo de clave externa en la tabla relacionada es de ayuda cuando la consulta se está ejecutando.
Además, al indexar cualquier campo usado en una regla de criterio en la consulta se reduce su
tiempo de procesamiento.
Por ejemplo, en la base de datos Policía, la tabla Entrada Alfa tiene dos índices, además de la
clave principal. El índice CódigoEntrada Alfa relaciona la tabla con el campo Código en la tabla
Códigos penales. El índice ÍndiceEntrada Alfa relaciona la tabla Entrada Alfa con el campo Índice
de la tabla Tarjeta Alfa.
Nota Consulte el capítulo 3 para conocer más información acerca de la creación de índices.
Los índices de varios campos ayudan a distinguir entre registros que podrían tener más de un
registro con el mismo valor en el primer campo. Si está creando un índice de varios campos, use
sólo los campos que sean necesarios.
Aunque los índices agilizan las búsquedas y las ordenaciones, además de las
Nota consultas de tablas relacionadas, también pueden aumentar el tamaño de la base
de datos. Cada índice representa una tabla de búsqueda condensada. Problemas
adicionales pueden ocurrir en un entorno de varios usuarios, porque los índices
reducen la concurrencia de la base de datos, lo que limita la capacidad de que más 14
de un usuario modifique datos al mismo tiempo.
Optimice consultas
Las consultas son claves para recuperar los datos correctos de su base de datos. Hay muchas cosas
que puede hacer como ayuda para agilizar la ejecución de las consultas. Entre las directrices para
optimizar las consultas se encuentran las siguientes:
■ Incluya sólo los campos que necesita en la consulta. Si un campo no es necesario en el

conjunto de resultados pero está usándolo como criterio, quite la marca de la casilla de
verificación Mostrar, en la cuadrícula de la consulta.
■ Evite campos calculados en una consulta, hasta donde sea posible. Si necesita una
expresión en el resultado de la consulta, agregue un control al formulario o al informe, en
lugar de usar la expresión como origen del control.
■ Use Entre…Y… en una expresión de criterios, en lugar de los operadores > y <.
■ Si quiere contar todos lo registros en el conjunto de registros, use Cuenta(*) en lugar de
Cuenta([nombre de campo]).
■ Cuando agrupe registros por valores en uno de los campos de combinación, asegúrese
de colocar la función agregada Agrupar por, en el campo que se encuentra al lado de
la combinación que contiene los valores que quiere resumir. Si coloca Agrupar por en
el campo combinado, Access debe combinar todos los registros y calcular el agregado
empleando sólo los campos necesarios.
■ Use la menor cantidad posible de agregados Agrupar por. Tal vez pueda usar, en cambio, la
función Primero en algunos casos.
■ Trate de no usar criterios restrictivos en campos no indexados o calculados.
■ Si necesita colocar criterios en uno de los campos usados para combinar dos tablas en una
relación uno a varios, puede colocarlo en cualquier campo de la cuadrícula. Realice algunas
pruebas para ver cuál ubicación da como resultado una consulta más rápida.
■ Si está trabajando con datos estáticos, tome en consideración la ejecución de una consulta
para crear tablas y el uso de la tabla resultante en lugar de la consulta, como base para
formularios e informes. Siempre puede ejecutar de nuevo la consulta para crear tabla si los
datos cambian. Asegúrese de agregar índices a la tabla resultante.
■ Cuando cree una consulta de tabla de referencia cruzada, trate de usar encabezados de
columna fijos para ahorrar el tiempo que se toma en actualizarlos.
Optimice y filtre por formulario

Las opciones predeterminadas de Filtrar por formulario, en las opciones de búsqueda por filtro
para la base de datos actual, pueden mejorar el desempeño de toda las tablas y consultas, y todos
los controles de cuadro de texto que usen la configuración Base de datos predeterminada en la
propiedad Búsqueda por filtro. Como se analizó en el capítulo 13, el grupo de opciones Búsqueda
por filtro puede limitar la lista desplegada de valores sólo a los campos indexados y no indexados
locales. También puede establecer un límite al número de registros que debe leerse para obtener la
lista de valores únicos que se mostrará en la lista de desplegable de la cuadrícula.
Si la lista de valores de campo toma demasiado tiempo en desplegarse, puede optimizar Filtro
por formulario para un solo control de cuadro de texto en un formulario al establecer la propiedad
Búsqueda por filtro del control (en la ficha Datos) en Nunca. Esto suprime el despliegue de valores
de campo en la lista de desplegable de la ventana Filtrar por formulario.
Optimice formularios e informes

Casi todas las estrategias de optimización pueden usarse en formularios, informes, subinformes
y subformularios. También hay técnicas que puede aplicar a controles de cuadros de texto y
combinados individuales para mejorar su desempeño en formularios e informes.
Los siguientes consejos se aplican a formularios e informes:
■ Como base para el subformulario o subinforme, tome una consulta guardada que sólo
incluya los campos requeridos y que tenga un filtro que dé como resultado únicamente el
conjunto necesario de registros.
■ Si el orden de los registros no es importante, ahorrará tiempo al no ordenar los registros en
una consulta, sobre todo si ésta usa campos de varias tablas.
■ Trate de no ordenar o agrupar a partir de expresiones.
■ Asegúrese de que la consulta está optimizada antes de cargar el formulario o el informe.
■ Indexe a partir de los campos que use para ordenar o agrupar.
■ No sobrecargue el diseño con mapas de bits y objetos gráficos. Sin embargo, cuando
necesite agregar imágenes, convierta los controles de marco de objeto independiente en
controles de imagen, que tardan menos tiempo en cargar.
■ Ahorrará mucho espacio en disco si emplea mapas de bits en blanco y negro, en lugar de
color.
■ No superponga controles, a menos que sea absolutamente necesario. Access debe dibujar
los controles en el formulario o el informe dos veces para colocar controles que se
superponen.
■ Use subformularios y subinformes esporádicamente; ocupan tanto espacio como el
formulario o el informe principal. Tome consultas como base para todos los subformularios
y subinformes, en lugar de tablas, y sólo incluya los campos necesarios.
■ Indexe todos los campos de un subformulario o subinforme que estén vinculados al
formulario o el informe principal. Además, indexe todos los campos usados en los criterios.
■ Si el formulario o informe no tienen procedimientos de evento asociados, asegúrese de
que la propiedad Tiene un módulo asociado del formulario o informe (en la ficha Otros)
está establecida en No. El formulario o el informe se cargará más rápido y ocupará menos
espacio en disco sin ocupar el espacio reservado a módulos de la clase.
Unas cuantas estrategias adicionales se aplican sólo a los formularios:
■ No deje un formulario abierto si no lo está usando. Access aun ocupa tiempo en actualizar
la ventana, sin importar si está trabajando con él o no.
■ Diseñe un formulario con la menor cantidad de controles posible. Un número grande de
controles reduce su eficiencia. Si necesita una gran cantidad de controles, considere la
adición de un control de ficha para crear un formulario de varias páginas con controles
agrupados lógicamente en las páginas.
14
■ Si el origen del registro contiene una gran cantidad de registros y planea usar el
formulario principalmente para inserción de datos, cambie la propiedad Entrada de datos
del formulario a Sí. Cuando el formulario se abra, automáticamente se moverá al final del
conjunto de registros y desplegará un registro en blanco en el formulario. Si abre el
formulario con los registros mostrados, Access debe leer cada registro antes de que pueda
desplegar un nuevo registro en blanco.
■ Si no espera editar los registros en un subformulario, ahorrará tiempo al establecer las
propiedades Permitir ediciones, Permitir agregar y Permitir eliminaciones del subformulario
en No. Una opción es establecer Tipo Recordset en Archivo Snapshot, en lugar de la
opción predeterminada, que es Dynaset. Todas estas son propiedades del propio objeto del
subformulario, no del control del subformulario en el formulario principal.
■ Use un hipervínculo en lugar de un botón de comando para abrir un formulario. Los
botones de comando agregados con la ayuda del Asistente para botones de comando dan
como resultado un procedimiento de evento escrito en código de Visual Basic; evitar el uso
de estos botones de comando eliminará el módulo de clase y ahorrará espacio y tiempo.
Optimice controles
Los controles de cuadros de lista, combinados y de lista desplegable muestran valores de campo
entre los que puede elegir. Están asociados a un campo en el origen del registro. Cuando usa un
asistente para crear el control de cuadro de lista o combinado, automáticamente construye una
instrucción, SQL la asigna a la propiedad Origen del registro del control. Ahorrará tiempo si basa el
control en una consulta guardada en lugar de una instrucción SQL, que debe valorarse cada vez que
active el control.
Para convertir la instrucción SQL del asistente para una consulta guardada:
1. Abra la Hoja de propiedades del control y haga clic en el botón Generador que se encuentra
junto a la propiedad Origen de la fila. La instrucción SQL aparece en la ventana Generador
de consultas.
2. En el grupo Cerrar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Guardar como, e ingrese un
nombre para la consulta en el cuadro de diálogo Guardar como.
3. Cuando cierre la ventana Generador de consultas, Access le pregunta si quiere guardar la
consulta con ese nombre y actualizar la propiedad con el nombre de la consulta. Responda
Sí.
Hay varias maneras más de optimizar el comportamiento de estos controles:
■ Asegúrese de indexar a partir del primer campo desplegado en el cuadro combinado o de

lista en el campo asociado de la tabla, si hay campos diferentes.
■ Establezca la propiedad Autoextensible del control del cuadro combinado en No si no
necesita la característica de rellenar mientras escribe.
■ Si utiliza la característica rellenar mientras escribe, al establecer la propiedad
Autoextensible en Sí, asegúrese de que el primer campo de la lista desplegada sea un
tipo de datos Texto en lugar de Número. Access convierte el valor numérico en texto para
encontrar una coincidencia para completar la entrada. El uso del texto en el primer campo
elimina la necesidad de esta conversión.
■ Use los parámetros de formato y propiedad predeterminados de los controles. Access
guarda sólo las excepciones a la configuración predeterminada con el formulario. Si
está cambiando la misma propiedad con frecuencia, puede cambiar la configuración
predeterminada del control y evitar así que se almacenen ambos.
Cree copias de seguridad y restaure una base de datos

Para reducir el riesgo de perder datos, es buena idea tener una copia de seguridad de su base de
datos. Ésta debe cerrarse antes de que pueda crear una copia de seguridad de ella. Si está trabajando
en un entorno de varios usuarios, asegúrese de que todos hayan cerrado la base de datos antes de
iniciar el proceso de copia de seguridad. Hay varias maneras de crear una copia de seguridad:
¿Sabía Puede crear copias de seguridad

que? de partes de su base de datos
Puede crear copias de seguridad de objetos individuales de su base de datos, sin copiar el
archivo completo. Para ello, cree una nueva base de datos en blanco e importe los objetos de
la base de datos original. Consulte el capítulo 18 para conocer más información acerca de la
importación de objetos de base de datos.
■ En Windows, localice la carpeta que contiene su base de datos. Arrastre el nombre de

archivo en la lista del Explorador de Windows del disco duro a otra unidad de disco.
■ Haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo o el acceso directo a la base de
datos y señale Enviar a en el menú contextual, luego haga clic en la unidad a la que quiere
copiar.
También puede usar Access para crear la copia de seguridad de una base de datos. Esto crea una
copia regular de la base de datos sin compresión ni otros cambios de formato. Para restaurar la base
de datos, simplemente cópiela de regreso adonde la quiera usar. Para crear una copia de seguridad de
la base de datos con Access, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y señale Administrar. Una vez allí, elija Realizar
copia de seguridad de la base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, ingrese el nombre y las ubicaciones de las copias de
seguridad. Haga clic en Guardar.
Para restaurar la base de datos a partir de una copia, use la característica de recuperación del 14
mismo método que usó para elaborar la copia de seguridad. Si usó Windows, arrastre el nombre de
archivo de la lista a la carpeta de la base de datos en el disco duro.
Si la copia de seguridad y la base de datos existente en la carpeta de la base de

Precaución datos tienen el mismo nombre, puede reemplazar la base de datos existente cuando
restaure la copia de seguridad. Si quiere guardar la base de datos original, cambie
su nombre antes de restaurar la copia de seguridad.
Compacte y repare una base de datos

Access proporciona algunas otras herramientas útiles para administrar bases de datos. Una de ellas
convierte las bases de datos entre versiones anteriores de Access. Otra crea un archivo ACCDE
a partir de la base de datos actual. Un archivo ACCDE contiene versiones compiladas de todo
el código que se encuentra en la base de datos sin el código fuente original. Las bases de datos
ACCDE se ejecutan más rápido pero el usuario no puede accesar el código fuente para verlo o
editarlo.
Consulte el apéndice A para conocer más información acerca de la conversión de

Nota bases de datos entre Access 2007 y otras versiones.
Otra utilería repara y compacta una base datos. A medida que elimina tablas y consultas y
crea nuevas, su base de datos puede dispersarse mucho en el disco con pequeños bloques inútiles
de espacio entre ellos. Al compactar la base de datos se hace una copia de ésta y se reorganiza
el archivo para que el espacio en disco se use más eficientemente. Puede compactar una base de
datos abierta en el lugar al hacer clic en el botón de Microsoft Office, señalar Administrar y elegir
Compactar y reparar base de datos. Access toma sólo unos minutos en compactarla, mostrando el
avance en la barra de estado.
Si una base de datos se daña de alguna manera, Access suele detectarlo cuando trata de abrirla,
compactarla, cifrarla o descifrarla. Cuando se encuentran daños, Access ofrece la opción de
reparar la base de datos. Sin embargo, si su base de datos empieza a actuar de manera extraña pero
Access no ha notado ningún daño, puede usar manualmente la utilería Compactar y reparar base
de datos.
Para compactar y reparar una base de datos cerrada:
1. Cierre todas las bases de datos. Luego, en la ventana Introducción a Microsoft Office
Access, haga clic en el botón de Microsoft Office, señale Administrar y haga clic en
Compactar y Reparar base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Base de datos a compactar, que tiene el mismo aspecto del cuadro
de diálogo Abrir, seleccione el nombre de la base de datos que quiere compactar y haga clic
en Compactar.
3. En el cuadro de diálogo Compactar la base de datos en, especifique la unidad y la carpeta
en que se guardará la base de datos compactada e ingrese un nombre para la copia o elija un
nombre de la lista.
4. Haga clic en Guardar. Si elige el mismo nombre que la base de datos original, Access le
pide confirmación antes de reemplazar el archivo.
Puede detener el proceso en cualquier momento al oprimir ESC o CTRL+ESC.

Sugerencia
Si la compactación tiene éxito y decide usar el mismo nombre y la misma ruta para el archivo
compactado, Access reemplaza el archivo de la base de datos original con la versión compactada.
Si Access no tiene éxito en compactar una base de datos, podría deberse a una de las siguientes
razones:
■ Otro usuario tiene la base de datos abierta.

■ Su disco no tiene suficiente espacio libre para la copia original y la compactada. Para
remediar esto elimine todos los archivos innecesarios mientras trata de compactar de nuevo
la base datos.
■ No tiene permiso para copiar toda las tablas en la base de datos. Necesita permisos Abrir
Ejecutar y Abrir exclusivo para hacer copias de los datos. Si no es el propietario de esta
base de datos, encuentre al propietario y trate de obtener los permisos. Si es el propietario,
actualice los permisos para toda las tablas.
■ La base de datos está en una red de sólo lectura o el atributo de archivo está establecido en
sólo lectura.
Puede ahorrar tiempo si especifica que la base de datos se compacta automáticamente

Nota al cerrarla, si el tamaño de archivo se reducirá en más de 256KB. Marque la
opción Compactar al cerrar, en la ficha Base de datos actual, del cuadro de diálogo
Opciones de Access. Si otro usuario tiene abierta la base de datos, Access no la
compactará hasta que el último usuario la cierre.
Cómo... Documentar una base de datos
Una de las tareas más importantes en un sistema de administración de base de datos es la

documentación, sobre todo si muchas personas participan en su desarrollo y uso. Uno de las
herramientas de análisis de Access es el Documentador, que analiza la base de datos actual e
imprime un informe de los detalles de toda la base de datos o sólo de partes específicas.
Para ejecutar el Documentador:
1. En el grupo Analizar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el

comando Documentador de base de datos.
2. Seleccione los elementos de cada ficha que quiera documentar, o elija Seleccionar
todo, en la ficha Todo tipo de objetos, para seleccionar todos los elementos de la base 14
de datos, incluidas las relaciones y las propiedades de base de datos.
3. Para limitar la cantidad de información que se imprime en las definiciones de tabla,

haga clic en Opciones y marque las opciones deseadas en el cuadro de diálogo
Imprimir definición de tabla.
4. Para limitar la información en otro tipo de objeto, seleccione uno de los objetos y
haga clic en Opciones. Cada objeto tiene una lista de detalles seleccionables.
5. Después de hacer todas sus selecciones, haga clic dos veces en Aceptar para iniciar el
Documentador.
Puede detener el Documentador en cualquier momento al oprimir

Sugerencia CTRL+ESC.
La barra de estado muestra el progreso del análisis con mensajes y odómetros. Cuando el
Documentador ha terminado, el informe se abre en la Vista preliminar.
Tal vez quiera revisar cuántas páginas contiene el informe de

Sugerencia definición antes de empezar imprimirlo. Algunas definiciones son muy
largas, aun de bases de datos pequeñas.
Si quiere guardar el informe, puede dar salida de las definiciones a uno de varios
formatos de archivo. En el grupo Datos de la ficha Vista preliminar, elija PDF o XPS, Word,
archivo de texto o haga clic en Más y elija exportar a otra base de datos de Access, un archivo
XML, el Visor de instantáneas o un archivo HTML.
Automatice
Capítulo 15 con macros
Cómo…
■ Crear una macros simple
■ Probar y depurar una macro
■ Asignar una macro a una propiedad de evento
■ Agregar condiciones a la macros
■ Crear una macro autoejecutable que se ejecute cuando lance Access
■ Crear un grupo de macros
U na macro es una herramienta para volver automática la ejecución de tareas repetitivas; una
macro puede insertarse en un diseño de formulario o informe o puede estar disponible como
un objeto individual de Access, en la lista del grupo Macros, en el Panel de exploración. Puede
adjuntar una macro a una propiedad de evento de cualquier objeto de su base de datos. Las macros
proporcionan una manera rápida y fácil de programar sus aplicaciones de Access para que hagan lo
que usted quiere. Con macros puede especificar respuestas personalizadas a acciones del usuario,
como hacer clic en un botón, abrir un formulario o seleccionar una opción de un grupo de opciones.
Las macros también responden a condiciones del sistema como un conjunto de registros vacío.
Una macro es una lista de una o más acciones que funcionan juntas para realizar una tarea
particular como respuesta a un evento. Cada acción realiza una operación particular. Usted crea
la lista de acciones en el orden en que quiera que se ejecuten. Además de seleccionar la acción
que habrá de emprenderse, debe especificar otros detalles de la acción, a los que se les denomina
argumentos. Estos argumentos proporcionan información adicional, como cuál formulario abrir o
cómo quiere filtrar los registros para que se desplieguen.
También puede establecer condiciones bajo las cuales habrá de realizarse la acción de la macro,
como desplegar un cuadro de mensaje si un campo contiene cierto valor o se encuentra en blanco.
La macro se ejecuta sólo si la condición se evalúa como Verdadera. Si la condición es Falsa, la
opción se omite. Si hay otra acción en la macro, se ejecuta; si no, la macro se detiene.
Cree una macro simple

El primer paso para la creación de una macro consiste en hacer una lista de las acciones que quiere
que se lleven a cabo cuando ocurre un evento. Cada acción requiere argumentos específicos o debe
realizarse bajo ciertas condiciones. Asegúrese de elegir el evento correcto al que debe responder la
macro.
Tiene dos maneras de empezar su nueva marco:
■ En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Macro.

■ Vaya a la Hoja de propiedades del formulario, el informe, la sección o el control que
necesita la macro y haga clic en el botón Generador, del cuadro de propiedades del evento.
Luego elija Generador de macros, en el cuadro de diálogo Elegir generador.
CAPÍTULO 15: Automatice con macros 425
FIGURA 15-1 Trabajo en la ventana de la macro.
La ventana de la macro se abre mostrando una macro en blanco (véase la figura 15-1). La lista
desplegable en la columna Acción contiene una lista de acciones entre las que puede elegir una. La
columna Argumentos despliega una lista de argumentos que puede seleccionar para cada acción 15
de la macro. A medida que ingresa argumentos en el panel inferior, van apareciendo en la columna
Argumentos. Las entradas de la columna Comentario son opcionales pero muy recomendables, para
recordar lo que se pretende que realice la macro.
Los comentarios son especialmente útiles cuando las macros se almacenan como
Nota objetos separados, en lugar de vinculados a un formulario o informe determinado.
Los comentarios pueden explicar la manera en que se usa la macro y a qué eventos
se ha adjuntado. Esto también puede ser importante si cambia el nombre de la
macro. Necesitará encontrar todas las referencias a ella y cambiar el nombre allí,
también.
La cinta de opciones Herramientas de macros tiene algunos nuevos grupos y comandos. En las
siguientes secciones verá cómo se usan.
Elija acciones de macros

Access ofrece acciones que cubren actividades de administración de datos como apertura de
formularios e informes, impresión de informes, filtro de datos, validación de datos, desplazamiento
entre registros de un formulario, reproducción de sonidos, despliegue de cuadros de mensajes e
intercambio de datos con otros programas. Para agregar una acción a una macro, puede elegir de
la lista de desplegable o escribir el nombre usted mismo. Una vez que seleccione una acción de la
lista, en el panel inferior se despliegan los argumentos relacionados, algunos de los cuales son
obligatorios; otros son opcionales, dependiendo de la acción.
Como ejemplo, cree una macro independiente en la base de datos Policía que abre el formulario
Tarjeta Alfa en modo de sólo lectura al hacer lo siguiente:
1. Abra la ventana de la macro empleando la ficha Crear.

2. Haga clic en la flecha para desplegar Acción, desplace la lista hacia abajo y elija
AbrirFormulario de la lista.
El panel Argumentos de acción contiene ahora los argumentos para la acción AbrirFormulario,
y en el panel de información se describe la acción AbrirFormulario seleccionada. Los argumentos
necesarios también se despliegan en la columna Argumentos. El argumento Nombre del formulario
es obligatorio. Otros argumentos obligatorios muestran selecciones mientras que los argumentos
opcionales están en blanco en el panel y se omiten en la columna Argumentos.
Establezca argumentos de acción

La mayor parte de las acciones de macro tienen una lista de argumentos asociados que le dan
a Access más información acerca de la manera en que quiere que la acción se realice. Cuando
agrega una acción a una macro, la lista de argumentos aparece en el panel inferior y en la columna
Argumentos.
Por lo general, puede escribir el valor que quiera en el cuadro de argumentos, pero muchos
15
ofrecen listas de desplegables. Algunos requieren que si ingresa un valor, éste debe encontrarse en
la lista. Una descripción del argumento actual se despliega en un panel a la derecha de la lista de
argumentos. Si necesita más ayuda, oprima f1 con el punto de inserción en el cuadro del argumento.
Para seguir con el ejemplo del formulario Tarjeta Alfa, siga estos pasos:
1. Haga clic en el cuadro Nombre del formulario, en el panel Argumentos de acción, y

seleccione Tarjeta Alfa de la lista desplegable de todos los formularios en la base de datos
actual.
2. Establezca los otros argumentos de la manera siguiente:
■ Acepte el argumento predeterminado Formulario en Vista.

■ Deje el argumento Nombre del filtro en blanco porque queremos ver todos los registros.
■ Una vez más queremos ver todos los registros, de modo que Agregue una cláusula SQL
WHERE en el argumento condición WHERE.
■ Elija Sólo lectura de la lista Modo de datos.
■ Deje Modo de ventana con el valor predeterminado Normal.
3. Cierre la ventana de la macro e ingrese Abrir Tarjeta Alfa como nombre de la macro en el
cuadro de diálogo Guardar como.
4. Haga clic en Aceptar. Ahora puede ver el nombre de la nueva macro en el grupo Macros,
del Panel de exploración.
En algunos casos, las opciones de un argumento pueden determinar cuáles
Sugerencia opciones están disponibles en la parte inferior de la lista. Por esto, es mejor
establecer los argumentos en el orden en que aparecen en la lista del panel
Argumentos de acción.
En lugar de seleccionar de una lista o ingresar un valor, puede ingresar una expresión que
evalúa el valor del argumento que quiere usar. Siempre anteceda la expresión con un signo de
igual para que Access la reconozca como una expresión en lugar de un identificador. Por ejemplo,
la expresión =[NúmEntrada] establece el argumento en el valor del control NúmEntrada. Si le
gustaría tener la ayuda del Generador de expresiones, haga clic en el botón Generador, que aparece
a la derecha del cuadro del argumento, cuando hace clic en un argumento que aceptará como
expresión.
No todos los argumentos aceptan expresiones. Por ejemplo, debe seleccionar de la

Nota lista el argumento Tipo de objeto. Si utiliza una expresión donde no está permitido,
obtiene un mensaje de error.
Pruebe y depure una macro

Una vez que complete la macro, puede ejecutarla para ver si se comporta como lo planeó. Tiene la
opción de ejecutarla completa o por pasos, de acción en acción. Si ocurre un error en la macro o no
obtiene los resultados que espera, use el método paso a paso de ejecución de la macro para localizar
la acción que causa el error.
Inicie la macro
Hay varias maneras de ejecutar una macro después de que ha terminado de agregar las secciones
y establecido los argumentos. Mientras aún se encuentra en la ventana de la macro, puede hacer
clic en el botón Ejecutar, en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, para ejecutar la macro en
el lugar. Después de que haya asignado un nombre y guardado una macro independiente, puede
ejecutarla en el lugar o desde el Panel de exploración, usando uno de los siguientes métodos:
15
■ Haga doble clic en el nombre de la macro.
■ Haga clic con el botón derecho en el nombre de la macro y elija Ejecutar, del menú de
acceso directo.
Si su macro está insertada en un formulario o informe determinado, ábrala primero

Nota en la Vista Formulario o Informe.
Si ocurre un error durante la operación, Access despliega un mensaje de error.

Lea el mensaje y luego haga clic en Aceptar para abrir el cuadro de diálogo Falló la acción, que
le indica cuál acción de la macro falló y los archivos que se estaban usando en ese momento.
Argumento faltante
En este caso, el cuadro Argumentos muestra que el segundo argumento, Nombre del objeto, es
obligatorio pero falta en la acción IrARegistro. Puede saberlo por las dos comas sin argumento y
entre ellas. También muestra cualquier condición que estuviera en efecto. Su única opción en este
cuadro de diálogo es hacer clic en Detener todas las macros para detener la macro. Antes de cerrar
el cuadro de diálogo, tome nota del nombre de la acción, el número de error, y otros datos acerca
de dónde ocurrió la falla. Depende de usted cambiar a la ventana de la macro, para corregir el
problema.
Recorra una macro por pasos

Si ha creado una macro con muchas acciones y contiene un error, puede usar el método Paso por
paso para recorrer la macro de acción en acción. Debe estar en la ventana de la macro para recorrer
por pasos las acciones de la macro.
Para empezar a recorrer por pasos la macro Abrir Tarjeta Alfa:
1. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la macro, en el Panel de exploración, y elija
Vista Diseño.
2. Haga clic en el comando Paso a paso, en el grupo Herramientas.
3. Haga clic en Ejecutar para realizar la primera acción. Ahora aparece un cuadro de diálogo
Macro paso a paso, mostrando los detalles del primer paso de su macro. Observe que no
hay un número de error.
4. Sus opciones en ese cuadro de diálogo son las siguientes:

■ Paso a paso Lo mueve a la siguiente acción (predeterminada).
■ Detener toda las macros Detiene la ejecución de la macro.
■ Continuar Sale de la opción de paso a paso y ejecuta el resto de la macro sin detenerse.
Si ocurre otro error, la macro se detiene y aparece otro cuadro de diálogo Falló la
acción.
Esto puede resultar un poco confuso cuando ve pasos de otras macros en el proceso. Si
cualquier otra macro se ejecuta durante la ejecución de ésta, también la recorrerá paso a paso. Por
ejemplo, cuando se abre el formulario Tarjeta Alfa, también se ejecuta la macro Explícalo asociada
con el botón Explicación del formulario. Luego también se ejecuta la macro maxVista que restaura
el formulario a su vista de pantalla completa. Por último, verá el paso que causa el error.
Después de que termine la macro, haga clic en el comando Paso a paso de nuevo para
desactivarlo; de otra manera, la siguiente macro que ejecute también se ejecutará paso a paso.
Modifique una macro 15

Después de que ha visto cómo ejecutar una macro, tal vez decida hacerle algunos cambios, como
agregar una acción, cambiar el orden de las acciones, agregar una condición a la acción, agregar un
argumento de condición Dónde para limitar los registros o crear macros adicionales para incluirlas
en un grupo de macros.
Para abrir una macro independiente con el fin de modificarla, haga clic con el botón derecho en
el nombre de la macro, en el Panel de exploración, y elija Vista Diseño. Si la macro está insertada,
haga lo siguiente:
1. Abra el formulario o informe en la Vista Diseño o Presentación.

2. Seleccione la sección o el control en que está insertada la macro.
3. Abra la Hoja de propiedades y haga clic en el botón Generador en la propiedad del evento.
4. Elija Generador de macros, en el cuadro de diálogo Elegir generador.
Utilice los comandos Insertar filas y Eliminar filas, en el grupo Filas, o haga clic con el
botón derecho en el diseño de la macro y elija del menú de acceso directo para agregar o eliminar
acciones. También puede usar las operaciones Cortar, Copiar y Pegar estándares para editar una
macro. El botón Deshacer también está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido,
para rechazar cualquier cambio. Después de hacer los cambios a la macro, guárdela de nuevo. Si
la guarda con un nombre diferente, asegúrese de cambiar toda la referencias a la macro de acuerdo
con ellas.
Si la macro opera sobre datos importantes, haga una copia temporal de los datos
Sugerencia para usarla durante el proceso de modificación. De esta manera, si algo sale mal, no
verá destruida información valiosa.
Asigne una macro a una propiedad de evento

Si no ha insertado la macro en una propiedad de evento, necesita decidir cuándo quiere que suceda.
Access responde a todo tipo de evento que ocurre cuando está trabajando con un formulario
o informe, incluidos clics, cambios en los datos, cambios en el foco y apertura o cierre de un
formulario o informe. Después de que decida cuándo quiere que se ejecute la macro, establezca la
propiedad de elemento correspondiente del formulario, informe o control al nombre de la macro.
Por ejemplo, si quiere ejecutar una macro que haga sonar un sonido cuando se abre un formulario,
asigne la macro a la propiedad Al abrir, del formulario.
Consulte el recuadro “Acerca de eventos y propiedades de evento” en el capítulo 10,

Nota para tener una breve orientación sobre el tema.
Para adjuntar una macro a una propiedad de evento, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario o informe en la Vista Diseño o Presentación y seleccione el formulario,

el informe, la sección o el control al que quiera adjuntar la macro.
2. Abra la Hoja de propiedades y haga clic en la ficha Eventos para ver una lista de los eventos
que pueden ocurrir para el objeto seleccionado.
3. Haga clic en la propiedad cuyo evento quiere que ejecute la macro y elija el nombre de la
macro, de la lista de desplegable.
4. Guarde y cierre el diseño del formulario o informe.
Cuando ocurre el evento, la respuesta integrada, si la hay, ocurre primero y luego se ejecuta la 15
macro. Por ejemplo, cuando hace clic en un botón, la respuesta integrada ocurre y el botón aparece
oprimido. Si ha adjuntado una macro a la propiedad de evento Al hacer clic, la macro se ejecuta a
continuación.
Decida cuál evento usar

Aunque la Hoja de propiedades muestra una lista muy larga de propiedades de evento para
formularios y controles, hay unos cuantos que usará con más frecuencia; por ejemplo, cuando
un formulario se abre o cuando cambian los datos de un control. En la tabla 15-1 se presenta una
lista de las propiedades de eventos de formularios y controles de uso más común.
Propiedad Ocurre cuando Se usa para

Al abrir El formulario se abre antes de que se Abrir, cerrar o minimizar otros
despliegue el primer registro. formularios, o maximizar este formulario.
Al activar El formulario está abierto y el Sincronizar datos entre formularios o
registro enfoque se mueve a un registro, o el mover el enfoque a un control específico.
formulario se actualiza o se vuelve a
consultar.
Antes Después de que el enfoque deja un Desplegar un mensaje para confirmar el
de actualizar registro, pero antes de que los datos se cambio. Validar los datos ingresados en
guardan en la base de datos. un control.
También ocurre después de que un
control pierde el enfoque pero antes
de que el control cambie.
Después Después de que los cambios al Actualizar los datos en otros controles,
de actualizar registro se han guardado en la base formularios o informes. Mover el
de datos. enfoque a una página, un control o
También ocurre después de que un un registro diferente en el formulario.
control pierde el enfoque y después de También transmitir nuevos datos a otras
que el control cambia. aplicaciones.
Al hacer clic Presiona y suelta el botón izquierdo Realizar comandos y acciones parecidas
del ratón sobre el control. a comandos.
Al entrar Mueve a un control antes de que Desplegar información acerca de los
obtenga el enfoque. datos para ingresar en el control o la
solicitud de una contraseña de usuario.
TABLA 15-1 Propiedades de evento de formularios y controles de uso más común.
Los informes y las secciones de informes tienen menos propiedades de evento porque el usuario
tiene poca interacción con un informe. Algunas de las propiedades de evento más comunes usadas
para adjuntar macros y procedimientos de evento a informes se presentan a continuación:
■ Al no haber datos Ejecuta una macro cuando el informe tiene un conjunto de registros
vacío. Se usa para cancelar el evento de impresión.
■ Al abrir Ejecuta una macro cuando el informe se abre pero antes de que empiece la
impresión. Se usa para pedir un filtro de los registros que habrán de incluirse en el informe.
■ Al paginar Ejecuta una macro después de que la página se ha formado pero antes de que
empiece la impresión. Se usa para agregar una imagen o un diseño de borde al informe.
Agregue condiciones a una macro

Cuando quiera que una macro sólo se ejecute bajo ciertas circunstancias, puede agregar una
condición a cualquiera de las acciones de la macro. La condición de la macro en realidad afirma:
“Si esta condición es verdadera, ejecute esta opción. Si no es verdadera, vaya a la siguiente acción,
si la hay”. Puede usar condiciones para establecer valores de control o propiedades de control
e incluso para ejecutar macros adicionales. Estas comparaciones de prueba no son sensibles a
mayúsculas y minúsculas.
Algunos ejemplos del uso de condiciones se presentan a continuación:
■ Si el saldo de una cuenta es negativo, cambie el color del número a rojo.

■ Si las calificaciones de un estudiante son ejemplares, imprima un mensaje de felicitación.
■ Si el nivel de inventario de un artículo es bajo, despliegue un mensaje para recordar al

usuario que haga un nuevo pedido.
■ Si la orden excede un total específico, calcule el monto con un descuento por volumen.
No confunda la condición de la macro, que determina si la acción toma lugar, con la

Nota condición Where, que limita los registros en el formulario o el informe. La condición
de la macro se ingresa en la columna Condición de la hoja de la macro; la condición
Where es un argumento de muchas acciones de macro.
Para agregar la columna Condición a la hoja de macro, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic
en el comando Condiciones. Escriba la expresión lógica para la condición en la fila, con la acción
que quiera realizar si la condición es verdadera. Si quiere usar el Generador de expresiones para
recibir ayuda con la expresión, haga clic con el botón derecho en la columna Condición y luego
elija Generar, en el menú de acceso directo. También puede hacer clic en el comando Generador,
del grupo Herramientas.
Por lo general, una condición sólo se aplica a la acción en la misma fila de la hoja de la
macro. Si la condición no se cumple, se ejecuta la siguiente acción. Para que la condición vaya a
la siguiente acción, ingrese puntos suspensivos (…) en la columna Condición de la siguiente fila.
Puede aplicar la condición a varias secuencias de acciones.
También puede usar condiciones para crear una estructura If…Then…Else en una macro. Esta
lógica condicional ejecuta una o más acciones si la condición se cumple y un conjunto diferente de
condiciones evalúa como Falso. Esta estructura es muy útil para cambiar el orden de ejecución con
base en los resultados de la condición. Por ejemplo, tal vez quiera realizar un cálculo si un campo
tiene un valor pero pasar a otro registro si el campo está en blanco. Use la función isnull para 15
probar blancos y not isnull para probar un valor.
Cree una macro para desplegar una advertencia

La acción CuadroMsj es una de las acciones de macro más útiles cuando se interactúa con el usuario.
Puede usarla para desplegar advertencias, alertas y otra información. La acción CuadroMsj tiene
cuatro argumentos: Mensaje, Bip, Tipo y Título. Un ejemplo del uso de una macro con una condición
es la macro ValidarPurga, que asegura que ciertos informes de actividad delictiva grave en la tabla
Entrada Alfa, de la base de datos Policía, no se ha purgado por accidente de la base de datos.
La macro se basa en una condición que compara el valor Código, que identifica el crimen, con
el valor en el campo Purgado. El campo Purgado tiene la fecha en que el registro podría borrarse
del archivo. El informe de ciertos delitos nunca debe borrarse. Si el Código está en cierto rango, no
debe ingresarse ninguna fecha en el campo Purgado.
Una condición adicional se combina con la prueba del valor Código. Esta condición omite
registros con campos Purgado en blanco. La razón para esta prueba agregada es que cuando el
usuario recorre el formulario con la tecla tab, el control Purgado puede obtener el enfoque sin
Código en el rango de peligro.
FIGURA 15-2 Una macro ayuda a asegurar la validación de datos.
importar si tiene un valor o no; usted no querrá ver el mensaje si acaba de omitir el control. En la
figura 15-2 se muestra el resultado de una macro que revisa el valor del código; si se encuentra
dentro del rango de peligro (entre 11000 y 19999), la macro despliega un mensaje cuando el usuario
trata de ingresar un dato en el campo Purgado. Como esta macro sólo se usa cuando se ingresan o se
editan datos en el formulario Entrada Alfa, puede insertar la macro en el diseño del formulario.
He aquí cómo crear la macro ValidarPurga:
1. Abra el formulario Entrada Alfa en la Vista Diseño o Presentación y seleccione el control

Purgado.
2. Abra la Hoja de propiedades y, en la ficha Eventos, seleccione la propiedad Antes de
actualizar y haga clic en el botón Generador.
3. Elija Generador de macros, en el cuadro de diálogo Elegir generador, y haga clic en
Aceptar.
4. En la ventana de la macro, elija CuadroMsj en la lista Acción y haga clic en el comando
Condiciones, del grupo Mostrar u ocultar.
5. Haga clic en el comando Condiciones e ingrese la expresión [Formularios]![Entrada
Alfa]![Código] Entre 11000 Y 19999 Y Not IsNull([Formularios]![Entrada
Alfa]![Purgado]) en la fila Condición de la acción CuadroMsj.
6. En el argumento Mensaje, escriba Revise esta entrada. El número de Código está en el
rango de peligro.
No encierra el mensaje entre comillas, a menos que también quiera que se

Sugerencia desplieguen éstas.
7. Establezca el argumento Bip en Sí.

8. Seleccione Aviso: ! como Tipo.
9. Ingrese Fecha de purga como Título del cuadro de mensaje.
15
Guarde y cierre la ventana de la macro y luego pruebe la nueva macro:
1. Cambie a la Vista Formulario y vaya a un registro con un número de código en el rango de

peligro.
2. Haga clic en el campo Purgado, ingrese una fecha y oprima tab. Aparecerá el mensaje
advirtiéndole que no ingrese una fecha en este registro.
Cree otras macro de uso común

Cuando trabaja con una base de datos, Access hace que sucedan muchas cosas como respuesta
a sus acciones. Tal vez no sepa que puede personalizar la base de datos con macros para realizar
muchas operaciones similares de acuerdo con sus diseños. En esta sección se analizan algunas de
las aplicaciones más comunes para macros.
Establezca valores y propiedades de control

Establecer Valor es una acción de macro muy útil que establece el valor de un campo, control o
propiedad de un formulario, la hoja de datos de un formulario o un informe. Puede establecer
un valor para casi cualquier propiedad de control, formulario e informe en cualquier vista con la
acción EstablecerValor. Access tiene dos argumentos, ambos obligatorios: Elemento y Expresión.
El argumento Elemento contiene el nombre del campo, control o propiedad cuyo valor quiere
establecer. El argumento Expresión contiene el valor que quiere establecer para el elemento. No
anteceda la expresión con un signo de igual. Use la sintaxis completa con todos los identificadores
cuando hacen referencia a cualquier objeto de Access en el argumento Elemento o Expresión.
Si no ve EstablecerValor en la lista de acciones de macro, haga clic en el comando

Nota Mostrar toda las acciones, en el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño.
Establezca valores de control

Además de ingresar el propio valor, puede establecer el valor de un control con base en el valor de
otro control en el mismo formulario o informe, o en uno diferente. También puede usar el resultado
de un cálculo o el valor devuelto por un grupo de opciones para establecer el valor de un control.
Por ejemplo, cuando está agregando nuevos registros al conjunto de registros de Entrada Alfa en el
subformulario del formulario Tarjeta Alfa, puede calcular el valor del campo Purgado. Dependiendo
del valor de Código, la entrada puede purgarse del archivo de una persona después de cierto
periodo, usualmente de tres o siete años. Para guardar el tiempo de entrada de datos, puede escribir
una macro que examine el valor de Código y utilice la función AgregFecha para establecer la
fecha de purga al sumar un número específico de años al valor de campo Fecha. Adjunte o inserte la
macro a la propiedad del evento Después de actualizar o al control Fecha.
El primer argumento de la función AgregFecha, “aaaa” indica que el intervalo que
Nota quiere aumentar es la parte del año del valor de la fecha. El segundo argumento es
el número que se agregará, mientras que el tercero incluye el nombre del control que
contiene la fecha original.
Establezca propiedades de control

Puede establecer muchas de las propiedades de formularios, informes y controles al ejecutar una
macro. Por ejemplo, puede ocultar un control de la vista del formulario o deshabilitarlo para que el
usuario no pueda ingresar datos en él. También puede cambiar colores, fuentes y otras propiedades
de aspecto.
Como ejemplo del establecimiento de una propiedad con una macro, deshabilite el control
Licencia de manejo si el sujeto del informe Tarjeta Alfa es menor de 16 años. Para esto, establezca
la propiedad Habilitado en No. Cuando un control está deshabilitado, aun aparece en la pantalla
pero atenuado; no puede llegar a él al presionar tab ni al hacer clic.
Para crear esta macro insertada, haga lo siguiente:
1. Abra el formulario Tarjeta Alfa en la Vista Diseño y seleccione el control de cuadro de texto
Edad, y luego abra la Hoja de propiedades.
2. En la ficha Eventos, haga clic en el botón Generador en la propiedad Después de actualizar.
3. Elija Generador de macros, en el cuadro de diálogo Elegir generador.
4. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Condiciones e
ingrese [Edad]<16 como condición.
5. Elija EstablecerValor en la lista Acción. (Tal vez tenga que hacer clic en Mostrar todas las
opciones para verla en la lista.)
Asegúrese de que el campo Edad sea un tipo de datos Número.

Sugerencia
Ahora está listo para pasar al panel Argumentos de acción para completar la macro. Para 15
asegurar que ingresó el identificador correcto, puede usar el Generador de expresiones en la
ventana de la macro. Después de agregar la acción EstablecerValor a la macro, haga clic en el
botón Generador (…) que se encuentra junto al argumento Elemento para abrir el Generador de
expresiones. A continuación, haga lo siguiente:
1. Haga doble clic en la carpeta Formularios y luego en la carpeta Todos los formularios, en el
panel de la izquierda, para abrir la lista de formularios en la base de datos actual.
2. Elija el formulario Tarjeta Alfa. Una lista de todos los controles y etiquetas del formulario
aparece en el panel central.
3. Elija Licencia de manejo. Una lista de toda las propiedades que aplican al control de cuadro
de texto Licencia de manejo aparece en el panel de la derecha.
4. Elija Activado y haga clic en Pegar. Cuando haga clic en Aceptar, la expresión se colocará
en el cuadro de argumento Elemento.
Para completar la macro:
1. Ingrese Núm en el argumento Expresión.

2. Agregue una condición a la fila Acción de EstablecerValor que ejecute la macro sólo si el
valor de Edad es menor de 16.
3. Si ya no estuviera trabajando desde la Hoja de propiedades para insertar la macro, adjunte
la macro a la propiedad de evento Después de actualizar del control.
Tal vez quiera agregar otra macro para volver a habilitar Licencia de manejo cuando
Sugerencia pase al siguiente registro.
Si el valor de la propiedad es una expresión de cadena, como el nombre de una persona o una
ciudad, enciérrela entre comillas en el cuadro de argumentos Expresión. Si quiere ocultar un control,
establezca su propiedad Visible en No.
Cambie el flujo de las operaciones

La adición de condiciones que determinan si una acción de macro se realiza, es una manera de controlar
el flujo de las operaciones. Puede agregar la función CuadroMsj a una condición de macro para permitir
que el usuario decida qué acción realizará. La función CuadroMsj es similar a la acción del mismo
nombre, con la excepción de que la función devuelve un valor, que depende del botón en que el usuario
hace clic en el cuadro de mensaje. La función CuadroMsj despliega un cuadro de diálogo que contiene
el mensaje y espera a que el usuario haga clic en un botón que indique la opción del usuario. Varias
organizaciones de botones están disponibles en el cuadro de diálogo.
La función CuadroMsj tiene tres argumentos principales y dos argumentos adicionales, pero sólo el
primero es obligatorio:
■ Indicador Una expresión de cadena desplegada en el cuadro de diálogo. Puede desplegar

hasta 1 024 caracteres, dependiendo del tamaño de la fuente.
■ Botón Un número igual a la suma de tres valores, que especifica las características visuales
del cuadro de mensaje, como el número y tipo de botones, el botón predeterminado, el estilo de
icono y la modalidad del cuadro de mensaje.
■ Título Una expresión de cadena que se despliega en la barra de título del cuadro de diálogo.
Dos argumentos adicionales pueden especificar un archivo de ayuda y un número de contexto en el

archivo donde puede encontrar ayuda contextual.
Puede desplegar siete botones diferentes en varias organizaciones, además de una opción de cuatro
iconos. También puede especificar cuál de los botones es el predeterminado. Cada organización de botón
y característica de cuadro de diálogo tiene un valor. Estos valores se suman y colocan en el argumento
Botón. Las seis disposiciones de los siete botones y sus valores aparecen a continuación:
■ 0 despliega sólo Aceptar. 15

■ 1 despliega Aceptar con Cancelar.
■ 2 despliega Abortar, Reintentar e Ignorar.
■ 3 despliega Sí, No y Cancelar.
■ 4 despliega Sí y No.
■ 5 despliega Reintentar y Cancelar.
Añada 16 a la suma del botón para mostrar el icono Mensaje crítico o 32 para Consulta de
advertencia, 48 para el Mensaje de advertencia, o 64 para el Mensaje información. Por último, puede
agregar a la suma para especificar cuál botón es el predeterminado. El botón predeterminado se activa si
usted oprime enter.
Por ejemplo, para desplegar los botones Si, No y Cancelar, en ese orden, agregue 3 a
la suma de Botón. Si quiere desplegar el icono de Consulta de advertencia, agregue 32 a la
suma. Para establecer el botón No como predeterminado, sume 256. Para estas características,
ingrese 291 como argumento de Botón en la función CuadroMsj. Consulte el tema de ayuda
Función CuadroMsj para conocer una lista completa de todos los disposiciones de botones y las
características de cuadro de diálogo.
Cuando utilice la función CuadroMsj en una condición de macro, puede comparar el valor
devuelto con un número específico y realizar la acción si la comparación es verdadera. Por ejemplo,
puede usar la función CuadroMsj para desplegar un mensaje de confirmación antes de eliminar un
registro. El cuadro contiene tres botones: Sí, No y Cancelar.
Cuando el usuario hace clic en uno de los botones, la función CuadroMsj devuelve un valor
que depende del botón en que se hizo clic: 1 para Aceptar, 2 para Cancelar, 3 para Abortar, 4 para
Reintentar, 5 para Ignorar, 6 para Sí y 7 para No.
Por ejemplo, si el usuario hace clic en el botón Sí, la función devuelve 6, de modo que si se
devuelve cualquier otro valor, el usuario no hizo clic en Sí. En la figura 15-3 se muestra una macro
que usa la función CuadroMsj en una condición que evalúa verdadero si la función devuelve
cualquier valor, excepto 6 (Sí). Si el valor es diferente de 6, el evento de eliminación se cancela.
Puede agregar otras condiciones que realicen acciones como resultado de la selección de otro botón.
El argumento Botón en la función CuadroMsj de la figura 15-3 es 291, que es

Nota la suma de la disposición de botones Sí, No y Cancelar (3), el icono Consulta
de advertencia (32) y el establecimiento del segundo botón (No) como opción
predeterminada (256).
La macro Verificar eliminación debe insertarse o adjuntarse a la propiedad de evento Antes

de confirmar eliminación del formulario. El cuadro de mensaje se despliega cuando selecciona
un registro y oprime supr. En la figura 15-3, el usuario seleccionó el registro Entrada Alfa para el
índice 24 antes de oprimir supr. Puede ver que se ha eliminado de la Vista Formulario pero aún no
se ha confirmado. Si hace clic en No en el cuadro, el registro se devuelve. Si responde haciendo clic
en Sí, Access elimina el registro.
FIGURA 15-3 Uso de la función CuadroMsj en una macro.
15
Si la eliminación dará como resultado eliminaciones en cascada de otros registros
Sugerencia o interfiere de alguna otra manera con las relaciones en la base de datos, Access
despliega otro mensaje de confirmación.
Filtre registros
Puede crear una macro para limitar los registros que quiere imprimir al agregar una condición
Where a la acción AbrirInforme. Por ejemplo, suponga que quiere desplegar una vista preliminar de
los registros de Entrada Alfa para todos los incidentes con un Código en el rango de peligro, de
11 000 a 19 999. Inicie una nueva macro con el Generador de macros a partir de la propiedad de
evento o desde la ficha Crear y haga lo siguiente:
1. Elija AbrirInforme en la columna Acción.

2. En el argumento Nombre del informe, seleccione Entrada Alfa de la lista de informes
disponibles.
3. Elija Vista preliminar como argumento de Vista.

4. Ingrese [Entrada Alfa]![Código] Entre 11000 Y 19999 en el argumento Condición Where
o haga clic en el botón Generar para obtener ayuda del Generador de expresiones.
No use un signo de igual en el argumento Condición Where.

Sugerencia
5. Guarde la macro y luego haga clic en Ejecutar.
Puede ver en la vista preliminar que sólo tres de los incidentes reportados caen en el rango de
peligro.
Cree una macro de autoejecución

Puede crear una macro especial que se ejecute cuando abre por primera vez una base de datos. La
macro de autoejecución puede realizar acciones como abrir un formulario para entrada de datos,
desplegar un cuadro de mensaje que pida al usuario que inicie sesión o reproducir un saludo de
sonido. Todo lo que necesita es crear la macro con las acciones que quiere que se realicen al inicio
y guardarla con el nombre AutoExec. Una base de datos puede tener sólo una macro llamada
Autoexec. En la figura 15-4 se muestra la macro Autoexec para la base de datos Northwind Traders.
Elige cuál formulario abrir dependiendo del estado de seguridad del proyecto actual.
FIGURA 15-4 La macro AutoExec de Northwind Traders.
Cuando abre una base de datos, se realizan primero toda las opciones de inicio que ha
establecido en el grupo Base de datos actual, de Opciones de Access. Puedes ver esto al hacer clic
en el botón de Microsoft Office y elegir Opciones de Access. Access busca una macro llamada
AutoExec y ejecuta las acciones que se encuentran en ella. También puede omitir las opciones de
inicio y la macro AutoExec si oprime mayús cuando abre la base de datos. 15
Muchas de las mismas opciones pueden establecerse en la macro Autoexec y en el
Precaución cuadro de diálogo Inicio. Tenga cuidado de no incluir en la macro parámetros que
estén en conflicto. Consulte el capítulo 13 para conocer más información acerca de
los parámetros de inicio.
Cree un grupo de macros

Si ha creado varias macros que se apliquen a controles en el mismo formulario o informe, puede
agruparlas como un archivo. Hay dos ventajas en el uso de grupos de macros:
■ Reducen el número de nombres de macro en el Panel de exploración.

■ Puede encontrar todas las macros para un solo formulario o informe en un lugar donde son
fáciles de editar.
Un ejemplo del uso de macros agrupadas es el cuadro de diálogo Elegir informe que le pide
que seleccione el informe en que esté interesado y luego decida imprimir o ver una vista previa del
informe. Consulte el capítulo 16 para conocer más detalles sobre este formulario.
Para crear un grupo de macros, haga lo siguiente:
1. Abra la ventana de la macro, como es normal.

2. En el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el comando Nombres de macro para desplegar la
columna nombre de macro.
3. Agregue una macro a la hoja e ingrese un nombre para ella en la columna Nombre de
macro de la primera fila de la macro.
4. Agregue el resto de las acciones a la macro.
5. Para agregar otra macro, ingrese el nombre en la columna Nombre de la macro y agregue
las acciones que quiere que ocurran. En la figura 15-5 se muestra el grupo de macros Elegir
informe completado.
6. Guarde y cierre la ventana de la macro.
Cuando Access ejecuta una macro en un grupo, empieza con la acción que se encuentra en la
fila que contiene el nombre de la macro y sigue hasta que ya no encuentra más acciones o encuentra
otro nombre de macro. Después de agregar todas las macros al grupo, cierre y guárdela como es
normal con el nombre del grupo.
Encontrará que es mucho más fácil leer las macros de un grupo si deja por lo menos
Sugerencia una fila en blanco entre los grupos.
Cuando asigna macros de un grupo a una propiedad de evento, debe usar el nombre del grupo
además del nombre de la macro. En la hoja de propiedades de un control, la lista desplegable de una
propiedad de evento muestra nombres compuestos para todas las macros de un grupo y los nombres
de todas las macros individuales. El nombre del grupo y de la macro aparecen separadas por un
punto:
nombredelgrupodelamacro.nombredelamacro.
Ahora que tiene una idea de lo que puede hacer con las macros para automatizar su base de
datos, puede ponerlas a trabajar en otros formularios e informes.
FIGURA 15-5 Agrupación de macros.
15
Personalice
Capítulo 16 la interfaz
de usuario
Cómo…
■ Trabajar con la cinta de opciones
■ Mover la barra de herramientas de acceso rápido
■ Agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido
■ Aplicar opciones de inicio anteriores
■ Crear un cuadro de diálogo
Trabaje con la cinta de opciones

Aunque no puede personalizar los comandos de la cinta de opciones de Access 2007, aún puede
manipularla para que se amolde a sus necesidades. Los comandos mostrados en la cinta de
opciones se relacionan específicamente con la actividad actual, pero la manera en que se despliegan
dependerá del ancho actual de su ventana de Access.
Cambie el tamaño de la cinta de opciones

La cinta de opciones está diseñada para ajustarse a la ventana maximizada de Access. Si está usando
Access en una ventana más estrecha, la cinta de opciones cambiará de tamaño para ocupar la mayor
cantidad posible del espacio disponible. Cuando la ventana está maximizada, verá los comandos
con espacios amplios y sus nombres desplegados.
Si reduce el ancho de la ventana, los comandos aparecerán comprimidos horizontalmente y

muchos de los nombres de los comandos se eliminarán, dejando únicamente el icono. Es posible
que se muestren como pilas de tres iconos, en lugar de hacerlo en una fila, como se observa en los
comandos de los grupos Macro y Analizar de la siguiente figura.
Si se reduce aún más el ancho de la ventana, también se reducirá la cinta de opciones y llegará
el momento en que se oculte por completo. Algunos grupos, como Mostrar u ocultar, ahora están
representados por un solo icono con una flecha hacia abajo, que despliega los comandos dentro del
grupo en un menú contextual.
CAPÍTULO 16: Personalice la interfaz de usuario 451
Si ha creado una cinta de opciones personalizada con marcado de XML, puede

Nota usarla con su base de datos. Seleccione Nombre de banda de opciones, en la sección
Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, en la página Base de
datos actual, de la ventana Opciones de Access; luego elija la cinta de opciones de la
lista de desplegable.
Oculte y restaure la cinta de opciones

Si la cinta de opciones está ocupando una buena parte de su espacio de trabajo, puede ocultarla
brevemente o durante toda la sesión. Existen tres maneras para ocultar la cinta de opciones:
■ Oprima ctrl+f1.
■ Haga doble clic en la ficha que se encuentra activa en la cinta de opciones.
■ En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón Personalizar barra
de herramientas de acceso rápido, que se encuentra en el extremo derecho de la barra de
herramientas, y luego marque Minimizar la cinta de opciones, en el menú contextual.
Cuando la cinta de opciones está oculta, las fichas todavía aparecen desplegadas, lo que
significa que puede usar los comandos si hace clic en una ficha para restaurar temporalmente la
cinta de opciones. Después de que seleccione un comando, la cinta de opciones se vuelve a contraer
automáticamente. Para restaurar la cinta de opciones a su aspecto normal, debe repetir las acciones
que usó para ocultarla.
Use métodos abreviados de teclado con los comandos

de la cinta de opciones
Access 2007 tiene un conjunto de información de teclas rápida que proporciona una manera de
usar cualquier comando en la cinta de opciones con sólo unos cuantos teclazos. Para ver las teclas 16
disponibles en la vista actual, oprima alt o f10. El botón de Microsoft Office muestra la tecla rápida
A y los botones de la barra de herramientas de acceso rápido están numerados 1, 2, 3. Cada ficha
también tiene información de teclas rápidas: la ficha Inicio muestra O, Crear es C, Datos externos
es X1 y Herramientas de base de datos es B. Cuando oprime una de las teclas rápidas de ficha, los
comandos de esta ficha muestran información adicional.
Por ejemplo, oprima C para abrir la ficha Crear y desplegar las teclas rápidas para los comandos
de la ficha. El comando Tabla, en el grupo Tablas, ahora muestra TableAdapter; y el comando
Formularios, en el grupo Formularios, muestra FU. Puede usar esta información de teclas rápidas
para realizar tareas completas de Access sin usar el ratón. Si un comando de la cinta de opciones no
está activo, la información de teclas rápidas también estará inactiva. Para cancelar la acción que está
tomando y ocultar los recuadro de información, oprima alt o f10 de nuevo.
Access 2007 conserva las mismas combinaciones de teclas que se utilizaban en

Nota versiones anteriores para aplicar comandos específicos. De modo que si está
acostumbrado a usar combinaciones de teclas para acciones comunes, puede seguir
con ellas. Por ejemplo, oprima CTRL+P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir,
para la hoja de datos, el formulario o el informe actual.
Personalice la barra de herramientas de acceso rápido

A diferencia de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rápido es independiente
de cualquier actividad actual y puede personalizarse para que amolde de una mejor manera a sus
necesidades. Si le gusta tener la barra de herramientas más accesible, o ancha, para que pueda
contener más comandos, puede moverla debajo de la cinta de opciones. Luego puede agregar
comandos de uso frecuente. Por ejemplo, si imprime informes a menudo, agregue el comando
Impresión rápida o Vista preliminar a la barra de herramientas.
Mueva la barra de herramientas de acceso rápido

Para colocar la barra de herramientas debajo de la cinta de opciones, haga clic en el botón Personalizar
barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones. Para
restaurar la barra de herramientas a su posición original, haga clic en Mostrar encima de la cinta de
opciones, del menú contextual de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Agregue comandos a la barra de herramientas

El menú contextual de Personalizar barra de herramientas de acceso rápido despliega una lista de
comandos comunes que puede agregar a la barra de herramientas, de uno en uno. Los comandos
que ya se encuentran en la barra de herramientas están marcados. Marque el que quiera agregar.
Los comandos Nuevo, Abrir, Impresión rápida y Vista preliminar se han agregado a esta barra
de herramientas, debajo de la cinta de opciones.
Si los comandos que quiere agregar no se encuentran en la lista corta del menú Personalizar barra
de herramientas de acceso rápido, o si quiere agregar varios a la vez, haga clic en Más comandos para
abrir la página personalizado del cuadro de diálogo Opciones de Access. En la figura 16-1 se muestra
la lista de comandos disponibles en la lista Comandos más utilizados. En el panel de la derecha se
presenta una lista de los comandos que ya se encuentran en la barra de herramientas.
Para agregar más comandos, seleccione de uno en uno y haga clic en Agregar. Para eliminar un
comando, selecciónelo en el panel de la de derecha y haga clic en Quitar. El comando <Separador>
coloca una línea vertical entre los comandos, que agrupan visiblemente los comandos en la barra de
herramientas.
La configuración predeterminada de la página Personalizar del cuadro de diálogo

Nota Opciones de Access se usa para aplicar los cambios en la barra de herramientas
de acceso rápido a todos los documentos. Si quiere que los cambios se apliquen
sólo a la base de datos actual, haga clic en la flecha hacia abajo de “Personalizar
barra de herramientas” de acceso rápido y luego elija la base de datos de la lista de
desplegable.
La lista desplegable Comandos disponibles en: ofrece más orígenes de comandos (véase la
figura 16-2). 16
Haga clic en cada una de las categorías de comandos para ver los que están disponibles:
■ Comandos más utilizados, son sólo eso: los comandos que se usan con frecuencia durante
la administración de una base de datos.
■ La lista Comandos que no están en la de cinta de opciones incluye comandos que se
encuentran en la barra de estado, la barra de título y la barra de herramientas de acceso
rápido.
■ La lista Todos los comandos incluye comandos de versiones anteriores de Access, además
de todos los comandos actuales.
■ La lista Macros incluye las macros disponibles en la base de datos actual.
FIGURA 16-1 Elección de los comandos que se colocarán en la barra de herramientas de

acceso rápido.
■ La lista Menú de Office incluye comandos para abrir o cerrar una base de datos y otros
comandos de archivo de base de datos.
■ Las listas restantes pueden copiar comandos de fichas o grupos de fichas específicas de la
cinta de opciones.
Cuando haya terminado de agregar los comandos a la barra de herramientas, haga clic en
Aceptar.
FIGURA 16-2 Otras fuentes de comandos.
Agregue comandos de la cinta de opciones

Otra manera de agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido es traerlo
directamente de la cinta de opciones. Sólo haga clic con el botón derecho en el comando que quiera 16
agregar y elija Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, en el menú contextual.
Muchas de las listas y galerías de la cinta de opciones también pueden agregarse a la barra de
herramientas. Por ejemplo, los comandos Más formularios y Plantillas de tabla se agregan a la barra
de herramientas.
No todos los comandos de la cinta de opciones pueden agregarse a la barra de herramientas.

El contenido de algunas listas, por ejemplo, Tipo de datos y Formato, de la ficha Hoja de datos, no
están disponibles. Sin embargo, sí lo están los otros comandos en el grupo Formato y tipo de datos.
Elimine comandos de la barra de herramientas

Tiene dos maneras de eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido:
■ Haga clic con el botón derecho en el botón y elija Eliminar de la barra de herramientas de
acceso rápido.
■ Haga clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y quite la marca
de verificación del comando en la lista.
Para restaurar la barra de herramientas a su configuración original, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Opciones de Access.

2. En la página Personalizar, haga clic en el botón Restablecer (véase la figura 16-3).
16
FIGURA 16-3 Restablecimiento de la barra de herramientas de acceso rápido a su

configuración original.
3. Un mensaje le pregunta si está seguro de que quieren regresar a los botones

predeterminados. Haga clic en Sí.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Access.
Use la personalización existente

Si está convirtiendo desde Access 2003, no tiene que ceder todos sus configuraciones
predeterminadas. Por ejemplo, aún puede mostrar su formulario de panel de control principal.
También puede usar las barras de herramientas personalizadas y los menús que construyó en Access
2003.
Muestre el panel de control personalizado

Si tiene un panel de control que aparece al principio en su base de datos de Access 2003, también
puede usarlo en Access 2007. Todo lo que necesita hacer es cambiar la opción de Base de datos
actual para desplegar el formulario al inicio de la manera siguiente:

2. Vaya a la página Base de datos actual y elija el nombre del formulario en la lista Mostrar
formulario, que es su panel de control, en este caso.
3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
4. Cierre y reinicie la base de datos.
En la figura 16-4 se muestra la base de datos Policía cuando se reinicia. El formulario Panel
de control tal vez necesite algunos cambios para que no abarque toda la ventana del documento.
Consulte el capítulo 17 para conocer más información acerca de la creación de paneles de control
para Access 2007.
Asegúrese de eliminar cualquier acción no soportada como Abrir ventana de base de

Sugerencia datos del panel de control convertido antes de designarlo como formulario de inicio.
Use menús y barras de herramientas personalizados

Si ha construido algunos menús y barra de herramientas personalizados para su base de datos de
Access 2003, puede mantenerlos cuando trabaja en la base de datos de Access 2007. Primero, abra
la base de datos en Access 2003 y haga lo que se describe a continuación.
FIGURA 16-4 Inicio de la base de datos Policía con el panel de control.
1. Elija Herramientas | Inicio.

2. En el cuadro de diálogo Inicio, seleccione su barra de menús personalizada de la lista Barra
de menús.
3. Quite la marca de la casilla de verificación Permitir barras de herramienta integradas y haga
16
clic en Aceptar.
4. Guarde y cierre la base de datos.
A continuación, abra la base de datos de Access 2003 (Access 2007 las denomina base de datos
de “herencia”) con Access 2007 y haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en opciones de Access.

2. Abra la página de opciones Base de datos actual.
3. En el grupo Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, quite la marca de
la casilla de verificación Permitir el uso de menús no restringidos.
Los menús y las barras de herramientas personalizados de la base de datos de Access 2003
aparecen como grupos en la ficha Complementos de la cinta de opciones. Si su base de datos no
tiene una barra de herramientas personalizada, la ficha Complementos no aparece.
Cree un cuadro de diálogo personalizado

Un cuadro de diálogo es un tipo especial de ventana que se despliega y permanece en la pantalla
hasta que usted hace una selección, aunque sólo sea cancelar el cuadro. Para crear un cuadro de
diálogo, se inicia con un formulario en blanco, independiente, y se agregan controles que puede
seleccionar para realizar acciones específicas. Después de completar el formulario, se crean macros
o procedimientos de evento y se adjuntan a los controles correspondientes del formulario.
Diseñe el formulario
En esta sección verá cómo crear un cuadro de diálogo que le permite elegir entre varios informes de
policía cuando el usuario hace clic en el botón Imprimir o Vista preliminar en el nuevo formulario
de cuadro de diálogo. Hay cuatro pasos importantes en la creación de este cuadro de diálogo
personalizado:
■ Crear el formulario
■ Agregar un control de grupo de opciones y botones de comando
■ Crear las macros
■ Adjuntar las macros a los botones de comando
Tal vez sea de ayuda abrir el Panel de exploración para mostrar los nombres de
Sugerencia los informes. Así, no tendrá que recordar las palabras exactas de los títulos de los
informes para ingresarlos en el cuadro de diálogo del asistente.
Para crear el cuadro de diálogo Elegir informe para la base de datos policía:
1. En el grupo Formularios, de la ficha Crear, haga clic en el comando Más formularios, y

elija Cuadro de diálogo modal, del menú contextual. Asegúrese de que el comando Utilizar
asistentes para controles está seleccionado.
2. En el grupo Controles, haga clic en el comando Grupo de opciones y dibuje un marco en el
diseño de formulario vacío para iniciar el Asistente para grupos de opciones.
3. En el primer cuadro de diálogo del asistente (que se muestra a continuación), ingrese los
nombres de los informes en la columna Nombres de las etiqueta para las opciones del
grupo. Después de ingresar un nombre, oprima la flecha hacia abajo o tab para pasar a la
siguiente línea. Si oprime enter, se moverá al siguiente cuadro de diálogo y tendrá que
marcar atrás para continuar. Después de ingresar toda las etiquetas de opción, haga clic en
Siguiente.
16
4. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, acepte la primera opción como valor
predeterminado devuelto y haga clic en Siguiente.
5. En el siguiente cuadro de diálogo, acepte los valores predeterminados y haga clic en
Siguiente.
6. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente (que se muestra a continuación) se presentan
varios estilos para el grupo, junto con sus opciones. Elija Botones de opción, como tipo de
control, y En relieve como estilo de marco, y luego haga clic en Siguiente.
7. En el cuadro de diálogo final del asistente, ingrese Elegir informe como título para el
grupo, que se desplegará en la parte superior del marco del grupo, y luego haga clic en
Finalizar.
8. Regrese a la Vista Diseño, seleccione el marco del grupo de opciones, si aún no está
seleccionado, y abra la Hoja de propiedades. Elija la propiedad Nombre, en la ficha Otros, e
ingrese Elegir informe como nombre del grupo de opciones.
9. Haga clic con el botón derecho en la ficha de formulario y elija Guardar, en el menú de
acceso directo.
10. Ingrese el nombre Elegir informe, en el cuadro de diálogo Guardar como, y haga clic en
Aceptar.
En la tabla 16-1 se presenta una lista de las configuraciones de propiedades que el Asistente
para cuadro de diálogo modal establece para el formulario. Ese asistente es nuevo en Access 2007.
En versiones anteriores, tenía que establecer estas propiedades de manera manual.
El siguiente paso consiste en agregar los botones de comando para desplegar el reporte
seleccionado en la Vista preliminar, para imprimir el informe seleccionado y para cerrar el
formulario. Haga esto sin la ayuda del Asistente para botón de comando, porque quiere adjuntar
macros a los botones, en lugar de usar las operaciones predeterminadas ofrecidas por el asistente.
Para agregar los tres botones de comando, asegúrese de que no esté oprimido el botón Usar
asistentes para controles, en el grupo Controles, y luego haga lo siguiente:
1. En el grupo Controles, haga clic en el comando Botón, y luego en el diseño del formulario.
Repita dos veces más, agregando espacios entre los botones, como lo desee. Los botones
mostrarán las leyendas predeterminadas: Comandon.
Propiedad Configuración Propósito
Emergente Sí El formulario permanecerá arriba de todas las demás ventanas.
Modal Sí El formulario retiene el enfoque hasta que se cierre manualmente.
Título Elegir Despliega en la barra de títulos el texto que ingrese, en la Vista
informe Formulario, en lugar del nombre del formulario.
Permitir vista Sí Permite el formulario en la Vista Formulario.
Formulario
Permitir vista Hoja No Evita el cambio a la Vista Hoja de datos.
de datos
Permitir Vista Tabla No Evita el cambio a la Vista Tabla dinámica.
Dinámica
Permitir vista No Evita el cambio a la Vista Gráfico dinámico.
GráficoDinámico
Barras de Ninguna Elimina las barras de desplazamiento del formulario.
desplazamiento
Selectores de No Elimina selectores de registro del formulario.
registros
Botones de No Elimina los botones de desplazamiento del formulario.
desplazamiento
Separadores de No Elimina las líneas horizontales del formulario.
registro
Centrado automático Sí Centra el formulario automáticamente cuando lo abre. Si quiere
que formulario aparezca en un lugar especial, establézcalo en No.
Estilo de los bordes Diálogo El formulario tiene un borde grueso que incluye sólo una barra
de títulos con un cuadro de un menú de control a la izquierda y
un botón para cerrar a la derecha.
Cuadro de control Sí Despliega el cuadro de menú de control en la barra de título,
en la Vista Formulario, para que el usuario pueda cerrar el
formulario.
Botones Minimizar Ninguno Evita que el usuario cambie el tamaño del formulario en la
Maximizar vista formulario.
TABLA 16-1 Configuración de propiedades para el formulario de cuadro de diálogo modal.
16
2. Seleccione el primer botón, luego haga clic en él y escriba Vista preliminar. Oprima
enter para guardar la nueva leyenda.
3. Repita el paso 2 para cambiar las leyendas predeterminadas en los otros dos botones por
Imprimir y Cancelar.
4. Si los botones no están espaciados equitativamente o alineados de manera exacta,
seleccione los tres y use los comandos de Alineación de controles, en la ficha Organizar,
para ajustar los botones.
5. Si los botones no son del mismo tamaño, use los comandos del grupo Tamaño para
ajustarlos.
También puede usar los controladores de cambio de tamaño en el grupo de controles

Nota para cambiar el tamaño de todos al mismo tiempo.
Hasta ahora, los controles en el formulario Elegir informe no realizan ninguna acción. Debe crear
las macros que ejecutarán y realizarán la acción pretendida cuando el usuario haga clic en el control.
Cree y adjunte las macros

Necesita una macro para cada uno de los botones de comandos de formulario. Además, deben
comunicar a las macros Imprimir y Vista preliminar cuál informe abrir. Las macros que adjunte a
los botones Vista preliminar e Imprimir deben distinguir entre los informes y abrir el elegido en el
grupo de opciones.
El grupo de opciones devuelve un valor que depende del elemento del grupo que se haya
seleccionado. Como vio, el Asistente para grupos de opciones establece valores de devolución
predeterminado, de modo que si hace clic en el primer elemento el valor del grupo es 1, si hace clic
en el segundo elemento, el valor es 2, etc. Puede usar este valor en la condición de la macro para
elegir el informe específico que se desplegará en vista preliminar o se imprimirá.
Cree el grupo de macros
La mejor manera de responder a una selección de un grupo de opciones consiste en generar un conjunto
de macros que pueda adjuntar a cada opción del grupo. Para generar un macro para el botón Vista
preliminar:
1. En el grupo Otros, de la ficha Crear, haga clic en el comando Macro.

2. En el grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño, haga clic en los comandos Nombres de
macro y Condición para mostrar las dos columnas opcionales. Luego haga clic en el comando
Argumentos para eliminar la columna Argumentos del diseño y ahorrar espacio.
3. Escriba VistaPreliminarInformes como nombre de la primera macro y elija AbrirInforme
como opción.
4. En el panel Argumentos de acción, elija Tarjeta Alfa con entradas, de la lista de desplegable de
Nombre del informe, y elija Vista preliminar como argumento en Vista.
5. En la columna Condición, ingrese la condición bajo la cual se desplegará una vista preliminar
del informe: [Elegir informe]=1. Elegir informe es el nombre del control del grupo de opciones,
y 1 es el valor del grupo cuando selecciona el primer elemento del grupo.
Sugerencia Si tiene dudas acerca del nombre del control, busque en la propiedad Nombre, en la ficha
Otros de la Hoja de propiedades del control.
6. Vaya a la siguiente fila y repita los pasos 4 y 5 para abrir el informe Entrada Alfa en la Vista
preliminar, con la condición de que el valor del grupo Elegir informe sea 2.
7. Siga definiendo acciones de macro para abrir los informes restantes en la Vista preliminar. Debe
tener cinco opciones en la macro VistaPreliminarInformes, y cada uno debe abrir un informe
diferente en la Vista preliminar.
Nota Es una buena idea agregar comentarios a las filas de comando macro, para que sepa lo
que quería hacer con cada una.
8. Luego agregue una acción final a la macro que cierre el formulario Elegir informe para que
vea la ventana Vista preliminar sin el cuadro de diálogo emergente interpuesto. Establezca los
siguientes elementos para la acción Cerrar:
■ Tipo de objeto: Formulario. 16
■ Nombre del objeto: Elegir informe.
■ Guardar: No.
9. Deje una fila vacía y cree una nueva macro llamada ImprimirInformes para imprimir cada uno
de los informes, usando las mismas condiciones. No incluya la acción Cerrar con la segunda
macro, para que el cuadro de diálogo emergente permanezca en la pantalla más allá de las
selecciones, en caso de que quiere imprimir más informes.
Una manera fácil de agregar las condiciones a la macro ImprimirInformes es copiar

Sugerencia la parte de la condición [Elegir informe]= de las de la condición y pegarla en línea
continuas; luego agregue los valores.
FIGURA 16-5 El grupo de macros para el formulario Elegir informe.
El comando de la macro para el botón de comando Cancelar puede ser simplemente Cerrar con
el nombre de formulario Elegir informe como argumento. En la figura 16-5 se muestra el grupo de
macros completado para el formulario Elegir informe.
Los iconos de advertencia en el margen de la izquierda del diseño de macros indican

Nota que la acción no será permitida y que la base de datos no es confiable.
Adjunte las macros a los controles del formulario

Una vez que ha creado las macros, el siguiente paso consiste en indicar cuándo deben ejecutarse, al
adjuntarlas a las propiedades de evento de los controles. Para adjuntar las macros a los botones de
comando:
1. Regrese al formulario en la Vista Diseño, seleccione el botón de comando Vista preliminar
y luego abra la Hoja de propiedades.
2. Haga clic en la ficha Eventos y elija el nombre de la macro en la lista Despliegan que se
encuentra junto a la propiedad de evento Al hacer clic. En la figura 16-6 se muestra la
macros VistaPreliminarInforme en el grupo de macros Elegir informe como la acción que se
realizará cuando se hace clic en el botón.
3. Repita los pasos 1 y 2 para adjuntar las macros ImprimirInformes al botón Imprimir y la
macros Cancelar al botón Cancelar.
Un cuadro de diálogo creado por el asistente es un formulario modal emergente. Emergente

significa que se abre y permanece en la parte superior de las ventanas aunque ya no sea la ventana
activa. Modal significa que debe ocultar o cerrar el formulario antes de que pueda trabajar
con cualquier otro objeto o comando de menú. El Asistente para formularios ha establecido
estas propiedades y proporciona una manera para que cierre el formulario al agregar botones
16
FIGURA 16-6 Anexión de una macro al botón de comando Vista preliminar.

de comando. Necesite eliminar dos botones de comando que se agregaron cuando se creó el
formulario, antes de que pueda cambiar el tamaño del formulario para que se amolde al contenido.
Desplácese hacia abajo el formulario en la Vista Diseño y localice los botones Aceptar y
Cancelar en la esquina inferior derecha. Selecciónelos y oprima supr. Luego cambie el tamaño del
formulario para que quepan el grupo de opciones y los botones de comando.
Para cambiar de la Vista Formulario a la Vista Diseño, haga clic con el botón
Nota derecho dentro del formulario y elija Vista Diseño, en el menú de acceso directo. Al
hacer clic con el botón derecho en la ficha del formulario sólo se cierra éste.
Dos características adicionales que ayudan a convertir un formulario en un cuadro de diálogo

son las propiedades de botón predeterminado y Cancelar:
■ El botón de comando especificado como botón predeterminado se oprime automáticamente

cuando el usuario presiona enter.
■ El botón de comando especificado como botón Cancelar se oprime automáticamente
cuando el usuario presiona esc.
Puede asignar cualquier botón del formulario como botón predeterminado y otro como
botón Cancelar al establecer la propiedad de control Predeterminado o Cancelar en sí. Cuando
está trabajando con en las propiedades de un botón de comando, puede agregar un recuadro de
información de herramientas que aparecerá cuando usted coloca el puntero sobre el botón. Para
agregar estos recuadros, escriba el texto en cuadro de la propiedad Texto de Ayuda del control, en la
ficha Otras, de la Hoja de propiedades.
Ahora vaya a la Vista Formulario y vea el nuevo cuadro de diálogo listo para visualizar e
imprimir informes de policía.
Cree un cuadro de diálogo para entrada del usuario

En el capítulo 8 vio cómo crear una consulta de parámetros que le pide al usuario que ingrese los
criterios para la consulta. Puede usar un cuadro de diálogo personalizado para realizar lo mismo.
Por ejemplo, el cuadro de diálogo que se muestra en la ilustración le pide al usuario que ingrese el
valor de DR de los registros de Entrada Alfa que quiera ver. Incluye instrucciones para asegurar
un valor de entrada válido.
Después de ingresar el valor de DR y hacer clic en Aceptar, se ejecuta una consulta de

parámetros utilizando el valor como criterio para el campo DR. Para este ejemplo, haga una copia
de la consulta Entrada Alfa ordenada por DR y asígnele el nombre Búsqueda DR. Puede cambiar 16
los criterios de la columna DR para obtener el valor del cuadro de diálogo en lugar de un indicador
de parámetro.
Establezca las propiedades del formulario de entrada

Hay varias características especiales acerca del formulario Búsqueda DR, además de las que lo
convierten en un cuadro de diálogo. Entre éstas se incluyen las siguientes:
■ El cuadro DR es un cuadro de texto independiente llamado BuscarDR.

■ El cuadro de texto BuscarDR es primero en el orden de tabulación, con la propiedad Índice
de tabulación de 0.
■ La propiedad Predeterminado del botón de comando Aceptar está establecida en Sí, para
que el usuario pueda simplemente oprimir enter después de escribir el valor de DR para
ejecutar la consulta.
■ La propiedad Cancelar del botón de comando Cancelar está establecida en Sí para que el
usuario puede oprimir esc para cerrar el cuadro de diálogo.
Cree las macros

El grupo de macros BuscarDR contiene dos macros una para cada botón de comando:
■ La macro CerrarFormulario adjunta al botón Cancelar cierra el formulario Búsqueda DR,

sin ejecutar la consulta.
■ La macro Ejecutar consulta, adjunta al botón Aceptar, contiene dos acciones: AbrirConsulta,
que ejecuta la consulta Búsqueda DR en la Vista Hoja de datos y en modo de sólo lectura, y
Cerrar, que cierra el formulario Búsqueda DR después de ejecutar la consulta.
Modifique la consulta
Para pasar el valor de DR del formulario a la consulta, debe establecer un criterio para el control
de cuadro de texto independiente en el formulario. Para ello, escriba [Formularios]![Búsqueda
DR]![BuscarDR] en la fila Criterios de la columna DR, en la cuadrícula de la consulta.
Cada una de las tres partes de la instrucción está encerrado entre corchetes para indicar que
es un identificador que alude a un objeto o control. El primer elemento define el tipo de objeto,
Formularios; el signo de admiración (!)indica que el usuario asignó un nombre al elemento que
sigue. El segundo elemento identifica el formulario especifico, Búsqueda DR y el tercero identifica
al control de cuadro de texto independiente, BuscarRD en el formulario.
Asegúrese de quitar la marca de la casilla de verificación en la fila Mostrar de la

Nota columna DR en la cuadrícula de la consulta; de otra manera, la consulta resultante
tendrá dos copias de los valores de DR.
En el siguiente capítulo encontrará cómo crear grupos personalizados y categorías en el Panel

de exploración para construir el equivalente de Office 2007 de un panel de control. Si no quiere
personalizar el Panel de exploración, aún puede crear un panel de control para que el usuario elija
las actividades deseadas. 16
Personalice
Capítulo 17 el Panel de
exploración
y cree paneles
de control
Cómo…
■ Modificar el Panel de exploración
■ Crear categorías y grupos personalizados
■ Crear un panel de control con ayuda del administrado para paneles de control
■ Modificar un panel de control
E l Panel de exploración es nuevo en Access 2007. Es el punto de entrada a su base de datos,

que puede usarlo tal como se presenta o puede recurrir a él para crear su propio acceso
personalizado a los objetos de la base de datos. El Panel de exploración reemplaza a la Ventana
de base de datos de versiones anteriores. Cuando abre una base de datos, todos los objetos de ésta
aparecen en las listas agrupadas en el Panel de exploración, de las que puede abrir un objeto en una
vista específica.
El Panel de exploración también reemplaza a los paneles de control que se usaban en versiones
anteriores. El panel de control aparecía al inicio y ofrecía una opción de acciones a realizar dentro
de la base de datos actual. Aunque el Panel de exploración los reemplaza, aún puede usar paneles de
control, si lo desea. En realidad, Access 2007 proporciona el Administrador del panel de control para
ayudarle si quiere crear y usar paneles de control en lugar de personalizar el Panel de exploración.
Vea objetos en el Panel de exploración

En capítulos anteriores se le presentó el Panel de exploración, pero en este capítulo verá cómo hacer
que funcione. Como opción predeterminada, el panel despliega todos los objetos de la base de datos
en categorías y grupos predefinidos. Por ejemplo, si las categorías se encuentran establecidas en
Tipo de objeto, y los grupos en Todos los objetos de Access, puede ver todos los objetos de cada
grupo si hace clic en el botón expandido en la barra de título del grupo.
Puede abrir y cerrar el Panel de exploración si hace clic en el Botón para abrir o cerrar la barra
Ancho del panel, que se encuentra en el extremo derecho de la barra de título. También puede
oprimir f11 para abrir y cerrar el panel.
Cambie categorías y grupos

Tiene cinco maneras de ordenar en categorías los objetos de la base de datos (véase la figura 17-1):
■ Personalizado organiza los objetos en categorías y grupos especialmente diseñados que

usted crea para su base de datos.
■ Tipo de objeto (actualmente seleccionado) agrupa objetos por un tipo específico o por
todos los tipos.
■ Tablas y vistas relacionadas presenta una lista de todos los objetos relacionados con la
tabla que elija en Filtrar por grupo, abajo.
■ Fecha de creación presenta una lista de los objetos creados dentro del periodo que elija en
Filtrar por grupo.
■ Fecha de modificación presenta una lista de los objetos modificados dentro del periodo
que elija.
CAPÍTULO 17: Personalice el Panel de exploración y cree paneles de control 475
FIGURA 17-1 Elección de una categoría y un grupo.
La categoría Tipo de objeto es en la que ha estado trabajando en este libro hasta ahora. Después
de decidir cómo quiere ordenar las categorías de los objetos, puede elegir cómo agruparlos dentro de 17
la categoría. Verá cómo crear categorías y grupos personalizados en secciones posteriores.
Ordene en categorías por tablas y vistas relacionadas

Cuando elige la categoría Tablas y vistas relacionadas y selecciona una tabla de la lista Filtrar
por grupo, ve los nombres de todos los formularios, informes, consultas y otros objetos que usa
esa tabla como origen de datos. Por ejemplo para ver todos los objetos relacionados con la tabla
Entrada Alfa, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la barra de título del Panel de exploración y elija Tablas y vistas relacionadas,
en la lista Desplazarse a la categoría.
2. Haga clic de nuevo en la barra de título del Panel de exploración y elija Entrada Alfa de la
lista de tablas de la lista Filtrar por grupo (véase la figura 17-2).
FIGURA 17-2 Elección de ver todos los objetos relacionados con la tabla Entrada Alfa.
Si no ve la tabla que quiere en la lista, haga clic en Más para abrir el cuadro de
Nota diálogo Filtrar por tabla, donde puede elegir entre toda la lista de tablas en la base
de datos actual.
La lista resultante de objetos incluye la tabla Entrada Alfa con toda las consultas, los
formularios y los informes relacionados con la tabla. También sabrá, por los iconos acompañantes,
qué tipo de objeto son. En la figura 17-3 se muestra la lista de objetos relacionados con la tabla
Entrada Alfa.
17
FIGURA 17-3 Vista de los objetos relacionados con la tabla Entrada Alfa.
Si elige Todas las tablas en la lista de grupos, verá la lista de toda las tablas en la base de datos,
con sus objetos relacionados. También puede acortar la lista al ocultar algunos de los objetos
repetidos. Por ejemplo, si un formulario usa datos de más de una tabla, el nombre del formulario
aparecerá en ambos grupos de tablas. También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto,
en el grupo, y elegir Ocultar en este grupo, en el menú de acceso directo. El objeto no se elimina,
sólo se oculta de la lista.
La configuración Mostrar objetos ocultos de Opciones de exploración determina
Nota si los objetos “ocultos” se eliminan completamente de la lista o simplemente se
despliegan como atenuados. Consulte la sección Ocultar y restaure grupos y objetos,
para conocer más información acerca de la diferencia entre ambas acciones.
Agrupe por fecha de creación o modificación

Los dos filtros de fecha ofrecen los mismos criterios en relación con el marco temporal. Puede
elegir un marco de fecha específica o Todas las fechas.
17
Los objetos aparecen en la lista por tipo: primero las tablas, luego las consultas, los formularios,
los informes, las macros y los módulos; luego se ordena la lista por fecha. Una vez más, puede
saber el tipo de objeto que es por su icono.
Oculte y restaure grupos y objetos

No es necesario que vea todos los grupos de objetos en el Panel de exploración. Tal vez quiera
ocultar algunos por razones de seguridad o sólo porque hay algunos que no usa con frecuencia y le
gustaría acortar la lista.
Puede hacer invisible el grupo o el objeto, o simplemente atenuarlos en la lista del Panel de
exploración, al colocar o quitar la marca en la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos del
cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Oculte y restaure un grupo

Para ocultar un grupo del Panel de exploración, haga clic con el botón derecho en el nombre
del grupo y elija Ocultar, en el menú de acceso directo. El grupo completo se elimina del panel,
incluida la barra de título del grupo.
Por ejemplo, para restaurar el grupo oculto Consultas, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel de exploración y luego elija
Opciones de exploración en el menú de acceso directo.
2. En la lista Categorías del panel de la izquierda, seleccione Tipo de objeto, que es la
categoría que contiene el grupo Consultas. En el panel Grupos de “Tipo de objeto” , marque
la casilla de verificación de Consultas.
Oculte y restaure un objeto

Tiene la opción de ocultar el objeto sólo de su grupo principal o de todos los grupos en que podría
aparecer. Para ocultar el objeto de su grupo principal, haga clic con el botón derecho en el Panel de 17
exploración y elija Ocultar en este grupo, en el menú de acceso directo.
Si quiere que un objeto, como el formulario Búsqueda DR, quede oculto de todas las categorías
y los grupos, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en el formulario Búsqueda DR en el Panel de exploración y

luego haga clic en Propiedades del objeto, en el menú de acceso directo.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades, marque la casilla de verificación Oculto.
FIGURA 17-4 El cuadro de diálogo Propiedad del formulario Búsqueda DR.
Para restaurar el objeto oculto, necesita abrir el cuadro de diálogo Opciones de exploración una
vez más.
1. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel de exploración y elija
Opciones de exploración.
2. En el grupo Opciones de presentación, que se encuentra en la parte inferior del cuadro de
diálogo Opciones de exploración, marque Mostrar objetos ocultos.
Cuando regrese al Panel de exploración, verá atenuados en la lista los nombres de los objetos
ocultos. Para completar la restauración, emprenda una de las siguientes acciones:
■ Si el objeto está oculto sólo de su grupo y categoría de inicio, haga clic con el botón
derecho en el objeto y elija Mostrar en este grupo, en el menú de acceso directo.
■ Si el objeto está oculto de todos los grupos y categorías, regrese al cuadro de diálogo
Propiedades y quite la marca de la casilla de verificación Oculto.
Busque un objeto
Si su base de datos es muy larga y complicada, tal vez no sea fácil encontrar el formulario o informe
con el que quiere trabajar. El Panel de exploración proporciona una barra de búsqueda para ayudarle
a encontrar rápidamente cualquier objeto de una base de datos. En realidad, filtra los objetos para
desplegar sólo los que tienen todo o parte del texto que ingrese en la barra de búsqueda.
La barra de búsqueda es un cuadro de texto que se encuentra debajo de la barra de título del
Panel de exploración. Si no la ve, haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel de
exploración y luego elija Barra de búsqueda, en el menú de acceso directo.
Ingrese parte o todo el nombre del objeto que quiera y oprima enter. La lista de grupos en
el panel cambia para ocultar todos los grupos excepto los que contienen un objeto con el nombre
que usted ingresó. Por ejemplo, tal vez quiera encontrar todos los objetos que se relacionan con
Voluntarios en la base de datos Policía.
Limpiar cadena de búsqueda
17
Para detener la búsqueda y restaurar los grupos del Panel de exploración, elimine el texto de
búsqueda o haga clic en el botón para limpiar la cadena de búsqueda.
Personalice el Panel de exploración

Después de que se hayan completado todos los formularios, informes, y consultas, la pieza final del
desarrollo de la base de datos es la interfaz de usuario personalizada. Tiene dos maneras de realizar
esto: personalizar el Panel de exploración para incluir categorías y grupos especiales o crear un
panel de control que cree ramas que apunten a las actividades de la base de datos. En esta sección
se describe el proceso para crear un Panel de exploración personalizado. En la siguiente sección que
cubrirá el uso del Asistente para paneles de control para construir los formularios interactivos para
el usuario de su base de datos.
Si su personal está dedicado a unas cuantas actividades relacionadas específicamente con base
de datos, no es necesario que recorran todos los objetos de la base de datos para hacer su trabajo.
Usted puede crear un Panel de exploración personalizado, con una categoría que se concentre en las
actividades del departamento. Dentro de la categoría, puede colocar los grupos personalizados que
se relacionen con ciertos trabajos. Luego, cada grupo contendrá sólo los objetos requeridos para ese
trabajo.
Siempre tendrá la opción de regresar al Panel de exploración genérico, cuando el personal de
tecnología de la información necesite trabajar con la propia base de datos. Para ello, abra el cuadro
de diálogo Opciones de exploración y elija uno de las categorías nativas, como Tipo de objeto o
Tablas y vistas relacionadas, y haga clic en Aceptar.
En primer lugar, echemos un vistazo a la planeación del Panel de exploración personalizado de
Policía y luego veamos cómo realizar el plan.
Planee los grupos personalizados

Para planear la distribución de los objetos en los grupos personalizados de la categoría
personalizada, necesita revisar lo que hace el personal de manera regular. Por ejemplo, en el
departamento de policía de Buenavista, el personal ingresa informes de incidentes y otros informes
de personas que han participado de alguna manera en actividades policíacas. Los incidentes se
registran en la tabla Tarjeta Alfa, mientras que las actividades públicas se almacenan en la tabla
Entrada Alfa. Cada una de estas tablas tienen un formulario de entrada y edición de datos que se
colocará en un grupo personalizado. Pueden incluirse otros formularios de entrada de datos, si es
necesario.
En una base semanal, imprimen informes para distribución de la información dentro del
departamento. Si se envían correos de manera regular al personal, puede incluir el informe que
imprime etiquetas.
Por tanto, tiene sentido crear dos grupos personalizados para estas dos actividades. Como
inicio, coloque lo siguiente en el primer grupo, llamado “Entrada de datos”:
■ Entrada Alfa
■ Tarjeta Alfa
■ Voluntarios
En el segundo grupo, llamado “Imprimir informes”, incluya lo siguiente:
■ Entrada Alfa por código informe

■ Entradas Alfa
■ Entradas por fecha
■ Entradas por trimestre
■ Entrados por año
■ Etiquetas lista de nombres
■ Tarjeta Alfa con entradas
■ Tarjeta Alfa Informe
Cree la categoría personalizada

Una vez que se ha decidido la estrategia de agrupación, modifique el Panel de exploración para que
coincida con ella. Para iniciar una nueva categoría, haga lo siguiente:
1. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel de exploración y elija
Opciones de exploración, en el menú de acceso directo.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, bajo la lista Categorías, haga clic en
Agregar elemento.
17
3. Ingrese ”PersonalPolicía” como nombre de la nueva categoría y oprima enter. Los grupos
del panel ahora muestra el nuevo nombre de categoría con un solo elemento en la lista de
grupos: Objetos no asignados.
4. Bajo el panel Grupos, haga clic en Agregar grupo y luego ingrese el nombre del primer
grupo (Entrada de datos). A continuación, oprima enter.
5. Haga clic de nuevo en Agregar grupo e ingrese el nombre Imprimir infrmes, como nombre
del nuevo grupo.
6. Oprima enter y haga clic en Aceptar.
El siguiente paso, cubierto en la siguiente sección, consiste en abrir sus nuevos grupos y
agregarle objetos.
Agregue objetos a los grupos personalizados

Para agregar objetos a los nuevos grupos, haga clic en la barra de título del Panel de exploración y
elija la nueva categoría de la lista, en la sección superior. Los grupos que agregó a la categoría ahora
aparecen en la sección inferior, con el grupo Objetos no asignados, del que obtendrá los objetos
para cada nuevo grupo.
Para permitir la creación de accesos directos del grupo Objetos no asignados a sus nuevos
grupos, marque Mostrar todo, en la sección inferior. Entonces tiene tres maneras de mover objetos a
los nuevos grupos:
■ Arrastre los objetos de uno en uno de la lista Objetos no asignados al nuevo grupo.
■ Seleccione varios elementos al mantener oprimida la tecla ctrl y luego arrastrar el
conjunto al grupo.
■ Haga clic con el botón derecho en un elemento y señale Agregar al grupo, luego haga clic
en el grupo de destino.
Para agregar Tarjeta Alfa, Entrada Alfa y Voluntarios al grupo Entrada de datos, haga lo
siguiente:
1. Recorra la lista de objetos, en la lista Objetos no asignados, y seleccione el formulario 17

Tarjeta alfa. A continuación, arrástrelo a la parte superior de la lista y colóquelo en el
nombre del grupo Entrada de datos.
2. Recorra hacia abajo de nuevo para seleccionar el formulario Entrada Alfa, oprima ctrl y
desplácese hacia abajo para seleccionar el formulario Voluntarios. Arrastre las selecciones
al grupo Entrada de datos.
Puede repetir estos pasos para mover todos los informes de Objetos no asignados al grupo
Imprimir informes o usar el tercer método de la manera siguiente:
1. Seleccione todos los objetos que quiera agregar al grupo.

2. Haga clic con el botón derecho en un objeto seleccionado y señale Agregar al grupo, en el
3. Seleccione imprimir informes.
Puede dejar el grupo Objetos no asignados en el Panel de exploración, si considera que tal vez
necesite agregar más objetos más adelante, o puede ocultarlo. Para ocultarlo, haga lo siguiente:
1. Vaya de nuevo al cuadro de diálogo Opciones de exploración y seleccione la categoría

personalizada PersonalPolicía.
2. Quite las marcas de verificación junto a Objetos no asignados, en el panel Grupos de,
dejando sólo marcados los dos grupos personalizados.
3. Quite la marca de la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
Por los iconos que acompañan a los nombres de objetos, puede saber que son
Nota accesos directos, no los propios objetos. 17
Oculte y restaure grupos y objetos personalizados

Habrá muchas ocasiones en que no necesitará todos los grupos personalizados de una categoría
personalizada. Puede hacerlos completamente invisibles o sólo que se muestren en el Panel de
exploración como características atenuadas.
Oculte y restaure grupos personalizados

Si quiere ocultar un grupo personalizado, haga clic con el botón derecho en el grupo en el Panel de
exploración, y luego elija Ocultar, en el menú de acceso directo. Para restaurar el grupo, necesita
usar el cuadro de diálogo Opciones de exploración como antes:
1. Haga clic con el botón derecho en la barra de título del Panel de exploración y luego elija
Opciones de exploración, en el menú de acceso directo.
2. Elija la categoría que incluye el grupo que quiere restaurar y, en el panel Grupos de esa
categoría, marque el grupo que quiere restaurar.
3. Haga clic en Aceptar
Oculte y restaure objetos en grupos personalizados

Aunque haya colocado todas las tablas, los formularios y los informes en los grupos personalizados
correctos, cuando creó la base de datos, las cosas cambian y es posible que deban reorganizarse
algunos de los grupos.
Puede eliminar un objeto de un grupo personalizado o simplemente darle un nombre diferente.
Para eliminar un objeto del grupo personalizado, haga clic con el botón derecho en el nombre del
objeto, en el Panel de exploración, y luego elija Quitar, en el menú de acceso directo. Si sólo quiere
ocultarlo, elija Ocultar en este grupo, en el menú de acceso directo.
Los grupos personalizados contienen accesos directos a los objetos reales, no

Sugerencia el propio objeto. De modo que al elegir Quitar sólo elimina el acceso directo, no el
propio objeto.
Si quiere dar al objeto un nuevo nombre, primero haga clic con el botón derecho en el objeto
y luego elija Cambiar nombre de acceso directo, en el menú de acceso directo. Ingrese el nuevo
nombre en el cuadro de texto y oprima enter.
Para restaurar el acceso directo oculto o eliminado al grupo personalizado, haga lo siguiente:
1. Si no ve el grupo Objetos no asignados en el Panel de exploración, haga clic con el botón
derecho en la barra de título del Panel de exploración, y elija Opciones de exploración.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, seleccione la categoría y, en Grupos para
esa categoría, marque Objetos no asignados. Haga clic en Aceptar.
Luego, regrese al Panel de exploración; puede arrastrar el objeto que quiera del grupo Objetos
no asignados de regreso a su grupo personalizado.
Cree paneles de control

El sistema de paneles de control de una base de datos consta de organizaciones jerárquicas de
páginas de paneles que empiezan con el panel principal y suelen ramificarse hasta dos o más páginas
subordinadas. Cada página contiene un conjunto de elementos con comandos que realizan una actividad
específica. Casi todos los elementos incluyen también un argumento que especifica cuál formulario
abrir, cuál informe desplegar en una vista preliminar, cuál marco o procedimiento ejecutar, etcétera.
Cuando el Asistente para base de datos de Access 2003 creaba una nueva base de datos, siempre
agregaba por lo menos un panel de control como interfaz de usuario. En la figura 17-5 se muestra el
panel de control principal para la base de datos Entrada de pedidos, tal como se creó en Access 2003.
FIGURA 17-5 El panel de control principal de la base de datos Entrada de pedidos.
Además del panel de control principal se incluían otras dos páginas de paneles de control en la
interfaz de usuario dentro de la base de datos Entrada de pedidos:
■ El panel de control Formularios, al que se llegaba al hacer clic en Ingresar o ver

información adicional.
■ El panel de control Informes, al que se llegaba al hacer clic en Vista preliminar de informes.
Los puntos suspensivos (…) que siguen a cada uno de estos elementos le indica al usuario que
la opción abre páginas de paneles de control secundarias.
Access 2007 incluye el Administrador del panel de control como ayuda para crear sus propios
paneles. Tome nota de que uno de los elementos del panel de control principal de la figura de 17-5
es Cambiar elementos de panel de control, que lanza el administrador de paneles de control.
Use el Administrador del panel de control

para crear paneles de control
Para iniciar el Administrador del panel de control, en el grupo Herramientas de base de datos, de la
ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando Administrador del panel de control.
Si su base de datos ya tiene un sistema de paneles de control, la ventana del Administrador del
panel de control presenta una lista de todas las páginas de paneles de control existentes. Si su base
17
de datos no tiene aún un panel de control válido, el administrador despliega un mensaje que le
pregunta si quiere crear uno nuevo. Haga clic en Sí.
El primer cuadro de diálogo del Administrador del panel de control empieza con la página
obligatoria Panel de control principal (Predeterminada).
Agregue elementos a la página

Si está creando un nuevo sistema de paneles de control, el primer paso consiste en agregar
elementos al panel de control principal, al seleccionar la página en el cuadro de diálogo
Administrador del panel de control (si aún no está seleccionada) y hacer clic en Modificar.
Esto abre el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, que tiene sólo una opción
disponible en este momento: Nueva. Con esto, empieza la adición de elementos al panel de control.
No hay elementos en el panel de control principal para la base de datos Policía, aún. Antes
de agregarlos, ingrese Policía de Buenavista, como nombre del panel de control, en lugar Panel de
control principal. Luego empiece a agregar la lista de elementos que ha decidido que deben
aparecer cuando se inicie la base de datos y haga clic en Nuevo para abrir el cuadro de diálogo
Modificar elemento de panel de control.
Para poder regresar al panel de control principal, siempre agregue un elemento al final
Sugerencia de la lista en todas las páginas del panel de control, excepto en el panel de control de
apertura. El elemento mueve el control de regreso por el árbol de paneles de control
hasta el principal. El panel de control de apertura debe tener un elemento que cierre la
base de datos.
Tres entradas definen un elemento de panel de control; se crean al hacer lo siguiente:
1. Ingresar el texto que quiera que aparezca en la lista de elementos en el cuadro Texto.
2. Elegir el comando que quiera de la lista de desplegable que se encuentra junto al cuadro
Comando.
3. Dependiendo de cuál comando elija, ingresar el argumento de comando en el tercer cuadro. El
título del cuadro y los argumentos varían con el comando elegido.
Para crear un sistema eficiente de paneles de control, coloque los botones para las tareas que se
realizan con más frecuencia en el panel de control principal, luego los botones para las actividades
secundarias subordinadas en otras páginas. La actividad que se realiza con más frecuencia en la
aplicación Policía es buscar o ingresar información de la tarjeta alfa en el formulario Tarjeta Alfa. Este
formulario también despliega la información de Entrada Alfa en un subformulario. Para empezar el
sistema de paneles de control de Policía, haga lo siguiente:
1. Escriba Ingrese o edite datos de Tarjeta Alfa en el cuadro Texto del cuadro de diálogo
Modificar elemento del panel de control.
Puede usar el carácter de unión (&) en el cuadro de texto del elemento para especificar
Sugerencia teclas de acceso para los elementos en el panel de control. Por ejemplo, con Ingresar
o editar datos de Tarjeta & Alfa, el usuario puede hacer clic en el elemento o oprimir
ALT+A.
2. Haga clic en la flecha para desplegar que se encuentra junto Comando y elija Abrir el formulario
en modo Edición, de la lista de ocho comandos.
17
3. Haga clic en la flecha para desplegar junto al cuadro Formulario (antes Panel de control).
4. Elija Tarjeta Alfa de la lista y haga clic en Aceptar.
5. Regresará al cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, donde ahora verá
el nuevo elemento en la lista Elementos de este panel de control. Repita los mismos pasos
para agregar los siguientes dos elementos al panel de control principal:
■ Ingrese o edite datos de Entrada Alfa, que abre el formulario Entrada Alfa en el modo
de edición.
■ Vista preliminar de Tarjeta Alfa con entradas, que abre el informe Tarjeta Alfa con
entradas.
Agregue una nueva página del panel de control

Hay varios formularios e informes más que el usuario de la base de datos Policía tal vez quiera
abrir, pero con menos frecuencia que los ya agregados al panel de control principal. Los formularios
e informes que se usarán con menos frecuencia pueden agruparse en páginas de paneles de control
secundarios. Para agregar una nueva página al sistema de paneles de control:
1. Haga clic en Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control
y regresar al cuadro de diálogo Administrador del panel de control.
2. Haga clic en Nueva. Se abre el cuadro de diálogo Crear nueva, en que puede iniciar una
nueva página.
3. Escriba Ingrese o edite otros datos en el cuadro Nombre de página del panel de control
y haga clic en Aceptar. Incluya un signo de unión si quiere especificar una tecla de acceso
para este elemento.
4. El nuevo nombre de página se agrega a la lista en el cuadro de diálogo Administrador del
panel de control. Seleccione la página Ingrese o edite otros datos y haga clic en Modificar
para abrir el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, como antes.
5. Haga clic en Nueva para abrir el cuadro de diálogo Modificar elemento del panel de control,
como antes, y escriba Ingrese o edite Rondas de la ciudad. Elija Abrir el formulario en
modo Edición de la lista Comando y Rondas de la ciudad de la lista Formulario.
6. Repita el paso 5 para agregar los siguientes elementos a la lista:
■ Ingrese o edite lista de nombres, que abre el formulario Lista de nombres en el modo de
edición.
■ Ingrese o edite descripción, que abre el formulario Explicación en el modo de edición.
7. Por último, agregue el elemento que lo devuelve al panel de control principal al escribir
Regrese al panel de control principal. Elija Ir al panel, de la lista Comando y elija Policía
de Buenavista de la lista Panel de control En la figura 17-6 se muestra la página Ingrese o
edite otros datos.
A medida que agrega páginas al árbol del panel de control (la disposición lógica de
Nota las ramas del panel de control), recuerde agregar elementos que lo lleven al panel de
control principal. De otra manera, el usuario no tendrá manera de ir de una página
a otra en el panel de control.
Los elementos se agregan a la página en el orden en que los define. Si necesita reorganizarlos,
seleccione un elemento en el cuadro de diálogo Modificar página del panel de control, y haga
clic en Mover arriba o Mover abajo para cambiar su posición en la lista. Cada clic sube o baja el
elemento una posición.
17
FIGURA 17-6 Elementos agregados a la página del panel de control Ingrese o edite otros datos.
Para completar el sistema de paneles de control de Policía, cree otra página titulada Vista
preliminar de otros informes y agréguele los elementos que abrirán otros informes, cómo se
especifica en el texto del elemento:
■ Entrada Alfa
■ Entrada Alfa por código
■ Entradas por trimestre
■ Entradas por año
■ Imprimir etiquetas
■ Regresar al panel de control principal
Cuando todas las páginas se hayan completado por el sistema de paneles de control, cierre
el Administrador del panel de control. El formulario Panel de control aparece ahora en el grupo
Formularios en el Panel de exploración. Haga doble clic en el nombre del formulario (Panel de
control) para abrir el formulario de panel de control principal en la Vista Formulario. En la figura
17-7 se muestra el Panel de control principal completo para la base de datos Policía.
El Administrador del panel de control ha agregado un borde de color a la plantilla del panel de
control.
FIGURA 17-7 El nuevo panel de control principal de Policía.

Agregue un logotipo
El nuevo panel de control parece un poco vacío. Puede agregar un logotipo al encabezado de
formulario y otros marcadores a la sección de detalles. Abra el panel de control en la Vista Diseño y,
en la ficha Diseño del grupo controles, haga clic en el comando Logotipo. Explore su computadora
para encontrar el logotipo que quiere y selecciónelo. Access coloca la imagen en la esquina superior
izquierda de la sección de encabezado del formulario.
Para agregar un carácter a cada uno de los elementos del panel de control, en el grupo
Controles, de la ficha Diseño, haga clic en el comando Etiqueta y coloque el nuevo control en la
sección Detalle opuesta al elemento panel de control. Luego escriba el carácter que quiera (un
asterisco en este caso). Cambie el tamaño y el color de la fuente como lo desee.
17
Cambie a la Vista Formulario para ver los resultados de la imagen agregada (véase la figura 17-8).
La imagen usada aquí es el archivo ledger.gif, que se encuentra en la subcarpeta

Nota Dbwiz de la carpeta Bitmaps de Office 12.
FIGURA 17-8 El panel de control Vista preliminar de otros informes completado.
Despliegue el panel de control al inicio

Cuando selecciona un panel de control en el cuadro de diálogo Administrador del panel de control
y hacer clic en Predeterminado, designa esa página como la que se desplegará cuando se abre el
formulario Panel de control. Aún tiene que indicar a Access que despliegue el panel de control
predeterminado al establecer la opción Mostrar formulario en el cuadro de diálogo Opciones de
Access.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y elija Opciones de Access. En la página Base de
datos actual, haga clic en la flecha que se encuentra junto al cuadro Mostrar formulario, elija Panel
de control de la lista y haga clic en Aceptar. El cambio entrará en efecto la siguiente vez que inicie la
base de datos. Para omitir el despliegue del panel de control después de establecerlo como formulario
de inicio predeterminado, mantenga oprimida la tecla mayús cuando se abra la base de datos.
Modifique el panel de control

Para editar cualquier elemento de la página del panel de control, abra el Administrador del panel de
control, como antes, y use los botones Modificar.
1. Elija el panel de control que quiere cambiar y haga clic en Modificar.
2. Para agregar un elemento, haga clic en Nueva e ingrese el texto, luego elija un comando y
un argumento.
3. Para cambiar un elemento, selecciónelo y haga algo de lo siguiente:
■ Para cambiar el texto, comando o argumento desplegado, haga clic en Modificar.
■ Para eliminar el elemento, haga clic en Quitar.
■ Para mover el elemento en la lista, haga clic en Mover arriba o Mover abajo.
4. Cierre el Administrador del panel de control.
También puede eliminar un panel de control completo, al seleccionarlo en el Panel de

exploración y hacer clic en Eliminar. Se le preguntará si está seguro de que quiere eliminarlo. Se
eliminarán el panel de control y todos sus elementos.
Para cambiar el panel de control que se despliega cuando inicia la base de datos, abra el
Administrador del panel de control y seleccione el panel de control que quiera desplegar. Luego
haga clic en Predeterminado. La opción de inicio aún es que se muestre el formulario Panel de
control, pero el Administrador del panel de control ha diseñado una pantalla diferente como panel
de control predeterminado. Esto se aplicará la próxima vez que abra la base de datos.
Vea la tabla de elementos del panel de control

Cuando utiliza el Administrador del panel de control para crear un panel, Access crea una nueva
tabla llamada Switchboard Items. Cada registro de la tabla representa un elemento en uno de las
páginas del panel de control, y cada campo del registro describe lo que hace el comando de cada
botón y el argumento que usa. En la figura 17-9 se muestra la tabla creada para los paneles de
control de la base de datos Policía.
En la tabla 17-1 se describe el contenido de la tabla Switchboard Items. Puede ampliar las
columnas de la tabla, pero no hacer cambios en su diseño.
Campo Contenido
SwitchboardID Un número secuencial asignado a una página de panel de control.
ItemNumber Un número secuencial asignado a cada elemento de una página, empezando con
1. Junto con SwitchboardID, forma la clave principal que identifica de manera
única al elemento y a la página del panel de control. Los paneles de control tienen
ItemNumber 0.
ItemText Texto ingresado en el cuadro Texto del cuadro de diálogo Modificar elemento del
panel de control. 17
Command Número que representa el comando seleccionado de la lista Comandos, en el cuadro
de diálogo Modificar elemento del panel de control. Los comandos se enumeran
secuencialmente en el orden en que aparecen en la lista desplegable. Para la propia
página de panel de control, el valor Command es 0.
Argument Número del panel de control; el nombre del formulario, informe, macros o
procedimiento que habrá de usar el comando en la lista Comando del cuadro de
diálogo Modificar elemento del panel de control.
TABLA 17-1 Los campos de la tabla Switchboard Items.
FIGURA 17-9 La tabla Switchboard Items.
La primera fila de cada panel de control contiene 0 en el campo ItemNumber y

Nota Command, indicando que ItemText es la leyenda del panel de control y habrá de
desplegarse en la barra de título. El panel de control principal tiene un 0 sólo en la
columna ItemNumber.
El campo Argument necesita un poco de explicación. La primera fila contiene Default en el

campo Argument, lo que indica que el panel de control Policía de Buenavista se ha especificado
como el panel de control predeterminado que habrá de desplegarse al inicio, si la opción Mostrar
formulario está establecida en Panel de control. Un número en el campo Argument representa el
número de identificación de panel de control como objetivo del comando, Ir a panel. Por ejemplo,
la quinta fila muestra 2 en el campo argumento, lo que indica que el comando es desplegar el panel
de control número 2, Ingrese o edite otros datos.
¿Sabía Puede crear un panel de control sin

que? el Administrador del panel de control
Para crear un panel de control desde cero, inicie con un formulario en blanco no unido a una
tabla o consulta; luego agregue botones que desencadenen macros o procedimientos de evento
para realizar las acciones que quiera. Las propiedades de un formulario de panel de control son
muy diferentes de las de los formularios de entrada de datos normales, que muestran botones
de navegación de registros, barras de desplazamiento y otras características relacionadas con
datos. No está creando un panel de control “real” con una tabla correspondiente o que pueda
modificar con el Administrador del panel de control; en cambio, está creando un formulario
que funciona como un panel de control pero sobre el que tiene mucho más control.
Antes de que coloque botones de comando en el formulario, cambie algunas de las
propiedades del formulario para que aparezcan más como un panel de control:
■ Ingrese el texto que quiera ver en la barra de título del panel de control en el cuadro de
propiedad Título.
■ Asegúrese de que la propiedad Vista predeterminada sea Un único formulario.
■ Deje la propiedad Permitir vista Formulario en Sí y cambie las otras cuatro
propiedades Permitir… a No.
■ Cambie Barras de desplazamiento a Ninguna, para eliminar las barras de
desplazamiento horizontales y verticales.
■ Cambie Selectores de registro a No, porque no habrá datos en el formulario.
■ Cambie Botones de desplazamiento a No, porque el usuario no se moverá entre registros.
■ Cambie Separadores de registro a No, porque el formulario no desplegará registros.
■ Establezca Ajuste de tamaño automático a Sí, de modo que el formulario siempre
aparezca al mismo tamaño en la Vista Formulario.
■ Establezca Centrado automático en Sí, para asegurar que el formulario se abra en la
parte media de la ventana; así será más fácil de ver y usar.
El siguiente paso consiste en agregar al formulario los botones de comando y las etiquetas
que realizarán las acciones deseadas:
■ Si el elemento del panel de control está diseñado para realizar una sola acción, como
abrir un formulario en la Vista Formulario, puede usar el Asistente para botones de
comando, para aplicar un botón de comando.
■ Si el elemento habrá de realizar dos o más acciones, debe agregar el botón sin el 17
Asistente para botones de comando y crear una macro o un procedimiento de evento
de Visual Basic, para adjuntarlo a la propiedad de evento al hacer clic, del botón.
Al adjuntar una macro o un procedimiento a la etiqueta y el botón, e incluir teclas de
acceso en las etiquetas del elemento del panel de control, hay cuatro maneras de
desencadenar la acción: hacer clic en el botón, hacer clic en la etiqueta, oprimir alt con
la tecla de acceso u oprimir tab para mover el enfoque al botón y oprimir enter. Para
adjuntar la macro al botón y la etiqueta, seleccione ambos; luego abra la ficha Eventos,
de la Hoja de propiedades, y seleccione la macro de la lista de propiedades Al hacer clic.
Parte IV Intercambio de
datos con otros
Intercambie
Capítulo 18 objetos de base
de datos y texto
Cómo…
■ Copiar objetos de una base de datos de Access a otra
■ Importar o vincular objetos de base de datos y archivos de texto
■ Usar tablas importadas o vinculadas
■ Exportar objetos de base de datos y archivos de texto
P uede hacer más rápido su trabajo de desarrollo si no tiene que crear todo desde cero. Access
proporciona varias opciones y herramientas útiles que le permiten intercambiar objetos de base
de datos entre bases de datos de Access. Incluso puede intercambiar objetos de Access con otros
tipos de base de datos como tablas y bases de datos de dBASE, Paradox o SQL que soportan el
protocolo de conectividad de base de datos abierto (ODBC, Open Database Connectivity). También
puede utilizar archivos de texto en Access o enviar datos de Access como texto.
Copie objetos entre bases de datos de Access

Suele ser más fácil modificar un objeto existente que desarrollar una tabla, un formulario o un
informe desde cero. El primer paso en la modificación de objetos de base de datos de Access
consiste en copiar los objetos que quiere editar. Las operaciones estándar de copiar y pegar y las
técnicas de arrastrar y colocar pueden usarse para copiar objetos de una base de datos que Access a
otra.
Copie y pegue
Para copiar y pegar un objeto de base de datos de Access, primero selecciónelo en el Panel de
exploración. Con el portapapeles de Office 2007, puede copiar hasta 24 objetos antes de que
necesite pegarlos en su destino final y abrir espacio para más objetos copiados.
Por ejemplo, para hacer una copia de la tabla Tarjeta Alfa en la base de datos Policía, haga lo
siguiente:
1. Seleccione la tabla Tarjeta Alfa en el grupo Tablas del Panel de exploración.

2. Use una de las siguientes opciones para copiar la tabla al portapapeles:
■ En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en el comando Copiar.
■ Haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla y elija Copiar, en el menú de
acceso directo.
■ Oprima ctrl+c.
Si quiere copiar la tabla a la misma base de datos, hay tres maneras de pegarla:
■ Haga clic en el comando Pegar, del grupo Portapapeles.

■ Haga clic con el botón derecho en el Panel de exploración y elija Pegar, del menú de acceso
directo.
■ Oprima ctrl+v.
CAPÍTULO 18: Intercambie objetos de base de datos y texto 507
Cuando copia una tabla, el cuadro de diálogo Pegar tabla como, le pregunta un nombre para la
tabla y le presenta las siguientes opciones:
■ Pegar sólo la estructura de la tabla (sin sus datos).

■ Pegar la estructura de la tabla y sus datos.
■ Anexar los datos a una tabla existente.
Si elige pegar los datos en una tabla existente, tal vez tenga problemas con campos
Sugerencia de clave principal duplicados o con valores de índice único. También es posible
que necesite consideran diferentes estructuras de tabla. Consulte el capítulo 8
para conocer más información acerca de la resolución de problemas con consultas
adjuntas.
Si quiere copiar un objeto a otra base de datos de Access, en lugar de cambiar su nombre dentro
de la misma base de datos, haga lo siguiente:
1. Inicie una segunda instancia de Access y abra la base de datos de destino.

2. Cambie el tamaño de las dos ventanas de Access para mostrar ambas instancias en un
formato de pantalla dividido.
3. Copie el objeto en la base de datos de origen.
4. Abra el grupo de objetos en el Panel de exploración de destino y péguelo en la base de
datos de destino.
Si no quiere usar las dos instancias de Access, cierre la base de datos de origen después de
copiar el objeto; luego abra la base de datos y el grupo de destino en el Panel de exploración y haga
clic en Pegar.
La copia de un objeto genera una copia de toda sus propiedades. Por ejemplo,
Nota cuando se copia un formulario, el formato, los datos de origen, las especificaciones 18
de evento, los filtros y toda las demás propiedades se copian con el formulario.
Arrastre y coloque
Una técnica de arrastrar y colocar también puede usarse para copiar objetos entre bases de datos.
Para usar arrastrar y colocar, necesita tener dos instancias de Access activas al mismo tiempo.
He aquí cómo arrastrar un objeto de una ventana a otra:
1. Asegúrese de que los paneles de exploración están abiertos en el mismo grupo, y luego
seleccione el objeto que quiera copiar en la base de datos de origen.
2. Mientras mantiene oprimido el botón izquierdo del ratón, arrastre el elemento a la base de
datos de destino.
3. Suelte el botón del ratón; la tabla aparecerá en el Panel de exploración de destino.
4. Ingrese un nuevo nombre y, si es necesario, elija la opción de pegado deseada y haga clic en
Aceptar.
Si hay un objeto con el mismo nombre, se le preguntará si quiere reemplazar el

Nota existente.
Importe o vincule datos de Access

Dos técnicas importantes adicionales para agregar datos de Access a una base de datos de Access son
la importación y la vinculación. La importación se usa para incluir copias de datos de Access u otros
objetos tomados desde otras bases de datos de Access. La vinculación es una manera de conectar y
usar datos en una base de datos de Access, sin copiar realmente los datos de la otra base de datos.
Puede importar o vincular datos desde los archivos .mdb de versiones antiguas de Access o
.accdb de Access 2007. Si el archivo de origen es un .mde o accde bloqueado, no podrá importar
formularios, informes ni módulos.
Si está importando o vinculando una base de datos que requiere una contraseña,
Nota debe ingresarla antes de que pueda seguir adelante.
Cómo... Elegir entre importar o vincular

Debe elegir la importación de los datos en una base de datos de Access si espera usar los datos
sólo en Access y no depender de otro programa para mantenerlos. Access es más eficiente
cuando trabaja con sus propias tablas y puede modificar los datos de la misma manera que los
datos nativos.
Debe vincular con datos de otro programa, si dependen del programa de origen para
actualizar la información. La vinculación también es útil en entornos de varios usuarios donde
usted divide una base de datos existente y coloca los datos en un servidor de red. Los usuarios
no pueden compartir la base de datos ni crear sus propios formularios, informes y otros objetos.
Importe objetos
Puede importar todos los objetos de una base de datos, pero empecemos con el caso más simple.
El primer caso para revisar es la importación de un par de objetos de una base de datos de Acces a
otra. Para importar los objetos, haga lo siguiente:
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Access. Se abre
el cuadro de diálogo Obtener datos externos (véase la figura 18-1) y es el lugar donde
puede localizar y seleccionar el archivo de base de datos que contienen los objetos que
quiere importar. También puede hacer clic con el botón derecho en el Panel de exploración,
seleccionar Importar, del menú de acceso directo, y luego hacer clic en Base de datos de
Access.
2. Ingrese el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para buscar en el
cuadro de diálogo Abrir archivo.
18
FIGURA 18-1 Elección del origen del archivo.

3. Después de localizar el archivo de la base de datos de la que quiere importar objetos, elija
la primera opción para importar cualquier tipo de objeto y haga clic en Aceptar. Se abre
el cuadro de diálogo Importar objetos, donde se eligen los objetos que importará. En este
ejemplo, la base datos Northwind está seleccionada de las aplicaciones de ejemplo de
Access, y se importan las tablas Productos y Clientes.
4. Para elegir cuáles objetos importar, haga clic en la ficha del objeto deseado para hacer algo
de lo siguiente:
■ Seleccionar el nombre de cada objeto de manera individual.
■ Hacer clic en Seleccionar todo.
■ Para eliminar un objeto de la lista de importación, selecciónelo de nuevo o haga clic en
Quitar la selección a todo para eliminar todos los objetos seleccionados.
5. Repita el paso 3 para todos los tipos de objetos deseados.
6. Después de seleccionar todos los objetos que quiera importar, haga clic en Aceptar para
volver a la ventana de la base de datos, donde puede ver los objetos que se han importado.
Se le preguntará si quiere guardar el procedimiento de importación para uso posterior.
Esto es útil si pretende hacer mucho trabajo de importación. Puede guardar también los
procedimientos de exportación.
En la figura 18-2 se muestra la ventana de la base de datos Policía con las tablas Clientes y
Productos recién importadas. Las tablas importadas ahora son parte de la base de datos Policía y no
parecen diferente de las tablas nativas en el Panel de exploración.
Si importó una tabla que incluye campos de búsqueda, debe acordarse de importar
Sugerencia las tablas o consultas a las que los campos hacen referencia y de las cuales toman
sus valores. Si no quiere o no puede importar las tablas o consultas de valores que
los soportan, puede cambiar el diseño de la tabla importada cambiando la propiedad
Mostrar control del campo, en la ficha Búsqueda, a Cuadro de texto para cada
campo de búsqueda.
Si trata de importar una tabla que ya está vinculada a otra tabla, en realidad creará un vínculo
con los datos de la tabla de origen en lugar de importarla.
18
FIGURA 18-2 El Panel de exploración incluye las tablas importadas.

Establezca opciones de importación

Tiene la posibilidad de establecer varias opciones para personalizar el proceso de importación.
Cuando hace clic en Opciones, en el cuadro de diálogo Importar objetos, el cuadro se expande para
mostrar un panel inferior con tres conjuntos de opciones de importación.
El primer conjunto de opciones presenta otras características de tabla que pueden importarse:
■ La opción Relaciones está seleccionada como opción predeterminada e incluye las

relaciones que ya ha definido para la tabla y las consultas que importa.
■ La opción Menús y barras de herramientas incluye todos los menús y las barras de
herramientas personalizadas en la base de datos de la que está importando. Los menús y
las barras de herramientas importados se despliegan en una ficha llamada Complementos.
Consulte el capítulo 16 para conocer más información acerca de los menús y las barras de
herramientas personalizadas de versiones anteriores de Access.
■ La opción Especificaciones de importación/exportación incluye todas las especificaciones
de importación y exportación guardadas y establecidas para la base de datos de origen.
Consulte la sección Importe y vincule archivos de texto para conocer más información
acerca del establecimiento de especificaciones de importación.
■ La opción Grupos del panel de exploración incluye grupos personalizados del Panel de
exploración de la base de datos de origen.
El segundo conjunto de opciones, Importar tablas, determina si se importa la definición de la

tabla y los datos (opción predeterminada) o sólo la definición. Esto es útil para crear una copia de la
estructura de la tabla para una nueva base de datos sin incluir ningún dato.
El tercer conjunto de opciones, Importar consultas, se aplica a cualquier consulta que haya
seleccionado para importar y le permite especificar si las consultas se importan como consultas (la
configuración predeterminada) o si se ejecuta la consulta y se importa el conjunto de resultados
como una tabla.
Una vez abierto, el panel de opciones permanece abierto mientras usted hace clic en otras
fichas de objeto. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de elegir las opciones de importación
y haga clic en Sí para guardar los detalles de la operación de importación. Esto le ahorra tiempo
cuando quiera hacerlo de nuevo.
Cuando elija cual objeto importar, tome en consideración las opciones con cuidado.
Precaución Por ejemplo, la importación de un formulario sin importar sus tablas o consultas
puede dar como resultado problemas difíciles de resolver. Los agrupamientos lógicos
y útiles de objetos deben importase juntos. Esto significa que las tablas deben
importarse para proporcionar las definiciones de campo y los datos para todos los
formularios, las consultas, los informes, las páginas, la macros y los módulos que
decida importar.
Vincule tablas de Access

La vinculación con tablas de otra base de datos de Access las pone disponibles sin copiarlas en
la base de datos activa. La vinculación ahorra espacio y reduce la necesidad de mantener datos
redundantes. La vinculación también asegura que siempre tendrá acceso a la información actual.
Sin embargo, la vinculación también significa que dependerá de un objeto que en realidad reside en
otro entorno, donde puede cambiar de nombre, moverse o eliminarse.
He aquí cómo vincular a una tabla en otra base de datos de Access:
1. Abra la base de datos de destino, que en este ejemplo es Policía.

2. Para empezar el proceso de vinculación, en el grupo Importar, de la ficha Datos externos,
haga clic en el comando Access.
18
3. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, seleccione la base de datos que vinculará
con su base de datos activa.
4. Elija la segunda opción, Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, y haga clic
en Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Vincular tablas, que sólo muestra una ficha Tablas,
porque las tablas son el único objeto de Access al que puede vincularse.
5. Seleccione una o más de las tablas disponibles y haga clic en Aceptar.
En este ejemplo, la tabla Proveedores está vinculada a la base de datos Policía, como lo muestra
la flecha junto al icono de la tabla.
Importe o vincule a otros orígenes de datos

Access puede importar datos o vincular a tablas existentes en otros sistemas de administración de
bases de datos. Access proporciona reconocimiento específico de algunos formatos de tabla de base
de datos. La adquisición de datos y otros objetos de bases de datos externas no es muy diferente a la
importación o vinculación de bases de datos de Access.
Puede importar y vincular archivos de dBASE III, IV, 5 y 7, además de archivos de Paradox
3.x, 4.x, 5.0 y 8.0. Para las versiones de dBASE 7 y Paradox 8,0, necesitara controladores ISAM
actualizados, que están disponibles en el soporte técnico de Microsoft.
También pueden importar y vincular datos de orígenes de datos ODBC como SQL Server y
Visual FoxPro. Necesitará una conexión al origen de datos ODBC apropiado y definir el origen de
datos.
18
Los tipos de datos suelen ser compatibles entre estos sistema de administración de bases de
datos, aunque no estén etiquetados de manera consistente. Por ejemplo, los tipos de datos Carácter
de dBASE y alfanumérico de ParadoX se vuelven campos de Texto en Access. Los tipos Flotante de
dBASE y Moneda de Paradox se vuelven campos Número en Access, con la propiedad Tamaño de
campo establecida en Doble. dBASE llama Lógicos a los campos Sí/No.
Use datos de dBASE o Paradox

La importación de un archivo de dBASE o Paradox en una base de datos de Access es similar a la
importación de una tabla de una base de datos de Access. Por ejemplo, para importar un archivo de
dBASE haga lo siguiente:
1. En la ficha Datos externos del grupo Importar, haga clic en Más comandos, y luego
seleccione Archivo de dBASE, en el menú contextual.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, localice y seleccione el archivo que quiera
importar (usuarios.dbf, en este ejemplo) y haga clic en Importar.
Una vez que la tabla se ha importado, tiene el aspecto de cualquier tabla de Access, y se
comporta como una de ellas. Puede usar el mismo procedimiento para importar archivos de
Paradox.
Otro método para usar datos de bases de datos de dBASE o Paradox consiste en usar la
operación Vincular tablas al elegir la opción Vincular en el cuadro de diálogo Obtener datos
externos. Cuando importa un archivo de dBASE, Access crea una tabla con el mismo nombre que
el archivo .dbf e importa los datos. Por el contrario, cuando vincula a un archivo de dBASE, Access
también requiere que estén vinculados los archivos del índice asociado de dBASE. Si elige vincular
a un archivo de dBASE, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de índice, en que puede
elegir los índices (archivos .ndx y .mdx) que están asociados con el archivo .dbf:
■ Si no hay ninguno, haga clic en Cancelar y siga adelante con operación de vinculación.
■ Si selecciona uno o más archivos de índice, el cuadro de diálogo Seleccionar identificador
de registro único, le pide que seleccione en la el campo de índice correspondiente. Observe
que su índice debe tener un valor único para cada registro, o pueden ocurrir dificultades
cuando trate de actualizar registros.
Después importar o vincular un archivo de dBASE, puede establecer propiedades de campo
para la tabla. Si importa un archivo sin índice principal, puede establecer el índice en Access.
Cuando actualice el archivo con Access, el índice también se actualiza automáticamente. Si usa
dBASE para actualizar el archivo, debe también actualizar el índice correspondiente en dBASE
antes de tratar de abrir el archivo en Access.
En la figura 18-3 se muestra un archivo vinculado de dBASE en una ventana de base de datos, al
desplegar la flecha y un icono de dBASE indicando que Grupos es un archivo vinculado de dBASE.
Si selecciona una tabla de Paradox para vincular, necesita el archivo de índice (.px) y el archivo
de memo (.mb), si la tabla tiene alguno. Sin esos archivos no podrá abrir la tabla vinculada en
Access. Si la tabla de Paradox no tiene un índice primario, debe crear uno en Paradox para que
pueda actualizar la tabla en Access.
Trabaje con tablas vinculadas o importadas

Puede usar tablas vinculadas o importadas de la misma manera que cualquier otra tabla de Access,
con algunas precauciones. En esencia, las tablas importadas se han convertido en nuevas tablas dentro
de su base de datos de Access. Sin embargo, las tablas vinculadas aún residen dentro de los entornos
en que se crearon. Por tanto, problemas como el cambio de nombre de la tabla o el cambio de sus
características tienen consecuencias para la relación de la tabla vinculada con su entorno de origen.
Cambie el nombre de una tabla vinculada en Access

Es probable que la tabla vinculada tenga un nombre que no sea muy significativo en su base de
datos. Puede darle uno más relevante sin perturbar el vínculo. Haga clic con el botón derecho en la
tabla, en el Panel de exploración, y elija Cambiar nombre, del menú de acceso directo. Luego edite
el nombre antiguo o ingrese uno nuevo.
Cambie las propiedades de una tabla vinculada

La base de datos que tiene una tabla por lo general establece las propiedades de tablas vinculadas.
La base de datos de origen también establece las propiedades de campo y las reglas de validación.
Los datos ingresados en la tabla desde Access deben cumplir con la mayor parte de las propiedades 18
establecidas para los campos de la base de datos original como valores predeterminados, valores
mínimos y máximos, formato de campo, opciones de texto y cualquier otro requisito de validación.
Entre las propiedades de campo que puede cambiar en una tabla vinculada desde Access se
incluyen Formato, Lugares decimales, Máscara de entrada y Leyenda. Si quiere cambiar otras
propiedades de campo en un formulario, establézcalas desde los controles que están asociados a los
campos.
FIGURA 18-3 Un archivo de dBASE vinculado en el Panel de exploración de Access.
Actualice vínculos con el Administrador de tablas vinculadas

Cuando la ubicación de una tabla vinculada ha cambiado, use la utilería de base de datos
Administrador de tablas vinculadas para restablecer la ruta apropiada o el vínculo con la tabla.
El Administrador de tablas vinculadas no mueve los archivos físicamente; sólo actualiza la ruta que
lleva a la ubicación del archivo. Hay dos casos en que el administrador podría ser consultado:
■ Examinar o actualizar vínculos.

■ Cambiar la ruta o la ubicación tablas vinculadas.
Ahora le mostraré cómo actualizar los vínculos:
1. En el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga

clic en el comando Administrador de tablas vinculadas. El cuadro de diálogo Administrador
de tablas vinculadas despliega una lista de todas las tablas vinculadas a la base de datos
actual, con el nombre de la tabla y la ruta actual.
2. Haga clic en Seleccionar todo o marque sólo los vínculos de la tabla que quiera actualizar, y
luego haga clic en Aceptar.
3. Si el Administrador de tablas vinculadas tiene éxito en localizar y actualizar el archivo,
despliega un mensaje que así lo indica. De lo contrario, le indica la ubicación de la tabla
al desplegar un cuadro de diálogo Seleccionar ubicación nueva de nombredetabla, donde
puede localizar el archivo y cambiar la ruta.
El Administrador de tablas vinculadas no tiene manera de actualizar vínculos con las

Nota tablas cuyos nombres cambiaron en la base de datos de origen después de vincular.
Elimine el vínculo actual y empiece de nuevo.
Para cambiar la ruta a una tabla vinculada, abra el Administrador de tablas vinculadas, como en
la lista anterior, y haga lo siguiente:
1. Seleccione la opción Preguntar siempre por la nueva ubicación en el cuadro de diálogo

Administrador de tablas vinculadas.
2. Marque las tablas cuyos vínculos quiere cambiar, y luego haga clic en Aceptar. 18
3. Designe su nueva ubicación en el cuadro de diálogo Seleccionar ubicación nueva de

nombredetabla y haga clic en Abrir. El Administrador de tablas vinculadas verifica que
todas las tablas seleccionadas se hayan actualizado con éxito.
4. Haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de mensaje, y luego en Cerrar.
Desvincule tablas
La desvinculación de una tabla elimina sólo el vínculo a una tabla en otra base de datos (de origen).
El procedimiento para desvincular una tabla es idéntico al que se usa para eliminarla; sin embargo,
la función Eliminar en realidad no elimina la tabla vinculada. Sólo elimina el vínculo con la base de
datos.
Si su intención es eliminar un vínculo a una tabla en otra base de datos, no eliminar

Precaución una tabla completa y sus datos, asegúrese de seleccionar un nombre de tabla que
tenga una flecha que indique que se trata de una tabla vinculada. Si selecciona
una tabla común, sin advertirlo (en oposición a una tabla vinculada), y realiza una
eliminación, la tabla y sus datos se perderán.
Importe y vincule archivos de texto

Los archivos de texto son útiles cuando importa o vincula los datos a tablas de Access. Si no existe
otro formato de datos común entre el origen de los datos y Access, puede crear un archivo de texto
con el programa de origen y luego importar ese archivo en Access. La mayor parte de los sistemas
de administración de bases de datos relacionales, jerárquicas u orientadas a red pueden generar una
versión de texto de los datos, empleando algún tipo de función de selección de registros.
Los archivos de texto son de ancho fijo (archivos que contienen filas de datos de la misma
longitud) o delimitados (archivos que contienen registros que usan caracteres especiales para indicar
la separación entre los campos de datos). Casi todos los archivos de texto delimitados también usan
un calificador de texto (por lo general comillas dobles) para delimitar cadenas. Puede usar cualquier
carácter que no aparezca en valores de campo. Después de que haya generado los archivos de texto,
puede importarlos o vincularlos a una base de datos de Access empleando las mismas funciones de
importación y vinculación de datos externos usadas para los datos de cualquier otra fuente.
Use archivos de texto delimitados

La importación o vinculación de un archivo de texto delimitado empieza con la misma secuencia
que otras operaciones de importación y vinculación. Sin embargo, antes de empezar el proceso de
importación o vinculación, debe especificar una tabla lista para recibir los datos (ya sea una nueva
estructura de tabla con las definiciones de campo apropiadas o una tabla existente a la que estos
nuevos datos pueden adjuntarse).
Puede crear una nueva tabla para recibir los datos de archivos de texto delimitados
Nota al usar técnicas básicas de diseño de tablas (consulte el capítulo 3) o al copiar la
estructura de la tabla de una tabla existente. Tenga cuidado de tomar en cuenta el número
de campos apropiado, la longitud del campo y la selección de los tipos de datos para
importar correctamente los datos de texto.
Para importar un archivo de texto, haga lo siguiente:
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Importar archivo de
texto.
2. Localice y seleccione el archivo de texto que quiere importar y elija cómo quiere almacenar los
datos, ya sea como una nueva tabla o al adjuntarlos a una tabla existente (véase la figura 18-4).
Luego haga clic en Aceptar.
18
FIGURA 18-4 Elección del archivo de texto y cómo almacenarlo.
3. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para importación de texto, desplegando datos de

ejemplo del archivo de texto seleccionado. El asistente analiza el archivo seleccionado y
determina si es un archivo de texto de ancho fijo o uno delimitado. En la figura 18-5 se
muestra que el archivo de texto que estamos importando, PERSONAL VOLUNTARIO.
TXT, es un archivo de texto delimitado.
4. Haga clic en Siguiente para ver la manera en que está formado el archivo. En el caso
ilustrado aquí (véase la figura 18-6), el asistente ha determinado que los campos del archivo
están delimitados por comas, los campos de texto estar encerrados entre comillas y la
primera fila no contiene nombres de campo.
FIGURA 18-5 El Asistente para importación de texto determina el tipo de archivo de texto.
FIGURA 18-6 El Asistente para importación de texto determina las características del archivo.
5. Haga algo de lo siguiente:

■ Si está de acuerdo con los resultados del procesamiento del Asistente para importación
de texto, haga clic en Siguiente.
■ Si no está de acuerdo, ajuste las selecciones (para el carácter delimitador, el calificador
de texto y si la primera fila contiene nombres de campo), hasta que esté satisfecho de
que son correctos, luego haga clic en Siguiente.
6. El Asistente para importación de texto le pide información específica acerca de cada campo
del archivo (véase la figura 18-7).
7. Ingrese o verifique el nombre de campo, el tipo de datos, si el campo está indexado y si
quiere importar u omitir ese campo. El asistente asigna a los campos los nombres Campo1, 18
Campo2, etc., pero usted puede cambiar ese nombre. Haga clic en la columna del campo
para hacer los cambios.
FIGURA 18-7 Configuración de la información importada del campo.
Después de completar la información de campo, haga clic en Siguiente; ahora el asistente le

sugerirá que especifique un campo de clave principal, dejando que el asistente agregue uno
o especificando una campo existente. También puede elegir que no haya una clave principal
8. Haga clic en Siguiente e ingrese un nombre para la nueva tabla y luego haga clic en
Finalizar.
9. Haga clic en Sí si quiere guardar el proceso de importación para uso posterior, e ingrese un
nombre y una descripción para las especificaciones de importación.
FIGURA 18-8 Adición de una clave principal.
Si el proceso de importación parece tomar mucho tiempo, es posible que ocurran

Sugerencia errores. Oprima CTRL+ESC para cancelar en cualquier momento el proceso.
La vinculación de archivos de texto delimitados con el Asistente para vinculación de texto

es igual a la importación, con dos excepciones: no se le pregunta si quiere vincular a una tabla
existente o crear una nueva, y no se le pide un índice principal, porque no está creando una nueva
tabla.
18
¿Sabía Errores de importación

que?
Es posible que datos definidos de manera inapropiada o de una longitud incorrecta
causen errores. Si esto ocurre, Access crea una tabla ErroresDeImportación que contienen
descripciones de los errores. La tabla muestra los nombres de campo y los números de fila de
los datos que causaron el error.
He aquí una lista de algunos de los posibles errores de importación:
■ Truncado del campo Ocurre cuando el valor del texto es más largo que la propiedad
Tamaño del campo establecida para el campo de destino.
■ Error en la conversión de tipo Ocurre cuando un valor es del tipo de datos erróneos
para el campo de destino.
■ Violación de clave Ocurre cuando aparece un valor de clave principal duplicado.
■ Falla de regla de validación Ocurre cuando un valor de campo rompe la regla
definida en la propiedad Regla de validación para el campo de destino.
■ Valor Null en campo requerido Ocurre cuando la propiedad Requerido del campo
de destino está establecida en Sí y ocurre un valor Nulo.
■ Valor Null en un campo autonumérico Ocurre cuando los datos que están dirigidos
a un campo Autonumérico contienen un valor Nulo.
■ Registro no analizable Ocurre cuando un valor de texto contiene un carácter
especificado como delimitador de texto.
Si el problema se relaciona con los datos, edite el archivo. Si está tratando de adjuntar datos
a una tabla existente, tal vez necesite cambiar la definición de la tabla. Después de corregir
problemas, importe de nuevo el archivo. Cuando un valor contiene el carácter delimitador, edite
cada campo para repetir el carácter dos veces. Cuando termine, revise los archivos de destino
para asegurarse de que algunos de los registros no tengan copias duplicadas.
Use archivos de texto de ancho fijo

El Asistente para importación de texto reacciona de manera un poco diferente una vez que se
detecta un archivo de texto de ancho fijo. El segundo cuadro de diálogo del asistente (véase la figura
18-9) muestra los datos de longitud fija con líneas verticales entre campos y una regla en la parte
superior. El asistente le pide que confirme si las líneas indican el punto de separación apropiado
entre campos y proporcione guía sobre la manera de mover o reubicar las líneas.
FIGURA 18-9 Importación de un archivo de texto de ancho fijo.
■ Para crear una línea, haga clic en la posición donde desea una separación de campo. Dos
líneas se han agregado en la figura 18-9.
■ Para eliminar una línea, haga doble clic en ella para eliminar la separación del campo.
■ Para mover una línea, haga clic y arrastre la línea a la posición adecuada.
Una vez que se han completados los ajustes, el proceso de identificar la tabla de destino y
completar la importación o vinculación es el mismo con los campos delimitados.
Cambie las especificaciones de importación

Puede cambiar las especificaciones de importación para un archivo de texto utilizando las 18
características avanzadas del Asistente para importación de texto. Haga clic en el botón
Avanzado en el cuadro de Asistente para importación de texto, para desplegar el cuadro de
dialogo Especificación de importación (véase la figura 18-10), que le permite especificar varias
características de la tabla:
■ El formato de archivo (delimitado o de ancho fijo).

■ Si es delimitado, los caracteres delimitador de campo y calificador de texto.
■ El idioma y la página de código.
■ La especificación para fechas, hora y números.
■ Información para cada campo entrante como nombre, posición de entrada y salida en el
registro, tipo de datos, si el campo habrá de indexarse y si se omiten los campos de la
importación.
Una vez que se han especificado de manera satisfactoria las características del archivo de texto,
el botón Aceptar le regresa al cuadro de diálogo Asistente para importación de texto, donde se
completará la acción de importar si hace clic en el botón Finalizar y donde se coloca la tabla en su
base de datos de Access.
FIGURA 18-10 Configuración de la especificación de importación.

Exporte a una base de datos de Access existente

La exportación de datos u objetos de base de datos a otra base de datos de Access tiene la misma
funcionalidad que copiar y pegar. Una vez que se encuentre en la base de datos de destino, el objeto
tiene el mismo aspecto y se comporta como los objetos nativos. Se da soporte a los mismos formatos de
datos que con la importación.
Para exportar una tabla:
1. En el grupo Exportar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Más y elija Base de
datos de Access, en el menú contextual. También puede hacer clic con el botón derecho en el
nombre de la tabla en el Panel de exploración, señalar a Exportar del menú de acceso directo y
elegir Base de datos de Access, en el menú contextual.
2. En el cuadro de diálogo Exportar, localice y seleccione la base de datos de destino, y luego haga
clic en Aceptar (véase la figura 18-11).
18
FIGURA 18-11 Elección del destino de la tabla.

3. Acepte el nombre existente o ingrese un nuevo nombre para la tabla de destino, en el

cuadro de diálogo Exportar, y seleccione exportar la definición de tabla y los datos o sólo la
definición.
Cuando exporta objetos de base de datos diferentes de tablas, los pasos básicos son los mismos,
con excepción de que el paso final no se requiere, porque sólo está exportando un diseño de objeto
sin datos.
Sólo puede exportar un objeto de base de datos a la vez. Si necesita exportar varios
Sugerencia objetos a una base de datos de Access, quizás sea más rápido abrir la base de datos
de destino y usar el grupo de comandos Importar, que puede usarse para importar
varios objetos a la vez.
Exporte a otro formato de base de datos

Access soporta exportación de datos a la misma base de datos, y los formatos de texto son
aceptables para importar y vincular. Access también puede exportar datos en los formatos
apropiados para otras aplicaciones como hojas de cálculo (Excel y Lotus 1-2-3) y archivos de texto
como RTF y archivos de Word, como se analiza en el siguiente capítulo.
Cuando exporte datos a programas de base de datos más antiguos, como dBASE
Precaución o Paradox, que limitan los nombres de las tablas a 8 caracteres (sin incluir la
extensión de archivo), los nombres de tabla más largos se truncan para cumplir con
esta limitación. Esto puede dar como resultado nombres duplicados. Para evitarlo,
haga una copia de su tabla con un nombre más corto antes exportar la copia.
Para exportar datos a esos formatos, haga lo siguiente:
1. Seleccione la tabla en su base de datos activa y, en el grupo Exportar, de la ficha Datos

externos, haga clic en el comando Más, y elija de la lista de archivos. O puede hacer clic
con el botón derecho en el nombre de la tabla, en el Panel de exploración, y elegir Exportar,
del menú de acceso directo. Y elija exportar del menú contextual.
2. Elija el formato de archivo dBASE o Paradox en el menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Exportar, ingrese el destino y el formato de archivo. Puede elegir
dBASE versiones III, IV o 5. Con Paradox, tiene la opción de 3, 4, 5 o 7-8.
4. Ingrese en nombre de archivo de destino en el cuadro Nombre de archivo y luego haga clic
en Aceptar.
Exporte a archivos de texto

Cuando quiere exportar datos de una base de datos de Access a un archivo de texto (.txt), debe
llamar al Asistente para exportar texto, que funciona de manera muy parecida al Asistente para
importar texto. El asistente le ayuda especificar el formato del archivo exportado de Access y
determinar dónde almacenar la salida. Para exportar datos a una archivo de texto empleando el
Asistente para exportar datos, haga lo siguiente:
1. En el Panel de exploración, haga clic con el botón derecho en la tabla, la consulta, el

formulario o el informe que contiene los datos que quiera exportar a un archivo de texto, 18
señale Exportar y luego haga clic en Archivo de texto en el menú contextual.
Si el formulario o la hoja de datos contienen subformularios u hojas secundarias de

Nota datos, sólo el formulario o la hoja de datos principal se exportará. Si quiere que los
“sub” también se exporten, necesita hacerlo por separado. Los informes que incluye
subinformes o subformulario se exportan junto con éstos.
2. En el cuadro de diálogo Exportar: Archivo de texto, acepte el nombre predeterminado o

ingrese uno nuevo. Tiene tres opciones de exportación (véase la figura 18-12):
■ Exportar datos con formato y diseño.
■ Abrir el archivo de destino cuando se complete.
■ Exportar sólo los registros seleccionados.
Si elige exportar los datos con formato y diseño, puede elegir la codificación:
Nota Windows (opción predeterminada), MS-DOS, Unicode o Unicode (UTF-8).
FIGURA 18-12 Elección de las opciones de exportación.

3. Por ahora, no elija opciones de exportar y haga clic en Aceptar.
4. El cuadro de diálogo Asistente para exportación de texto (véase la figura 18-13), despliega
datos de la tabla seleccionada de manera similar al Asistente para importación. Puede elegir
entre guardar los datos en un archivo de texto de ancho fijo o delimitado.
5. Haga clic en Siguiente.
6. Si eligió Delimitado, el siguiente cuadro de diálogo (véase la figura 18-14) contiene las
especificaciones de los delimitadores, los calificadores de texto y otras características de
cada campo.
FIGURA 18-13 Selección del tipo de archivo de texto con el Asistente para exportación de texto.
18
FIGURA 18-14 Establecimiento de la características del archivo de texto con el Asistente para
exportación de texto.
7. Si está de acuerdo con los valores predeterminados, haga clic en Siguiente.

8. Si no está de acuerdo, ajuste las selecciones (para el carácter delimitador, el indicador
de texto y si la primera fila contiene nombres de campo). Cuando termine, haga clic en
Siguiente.
9. Si eligió Ancho fijo, el siguiente cuadro de diálogo le pide verificación de las longitudes
de campo. En la figura 18-15 se muestra la misma tabla, exportada como de ancho fijo.
Puede arrastrar las líneas divisorias a la izquierda o a la derecha para ajustar el ancho de los
campos.
10. Haga clic en Finalizar para completar la exportación.
También puede usar el Asistente para exportación de texto con el fin de personalizar las
especificaciones de exportación para un archivo de texto, de la misma manera que estableció
las especificaciones de importación con el Asistente para importación de texto. Cuando hace clic
en el botón Avanzado, en el Asistente para exportación de texto, aparece un cuadro de diálogo
Especificación de exportación, que le permite especificar el formato del archivo (ancho fijo o
delimitado); el idioma y la página de código; las especificaciones de fecha, hora y números; y la
información de campo. Las opciones son las mismas que para la importación.
FIGURA 18-15 Exportación del texto como Ancho fijo.
18
Intercambie datos
Capítulo 19 con orígenes
externos
Cómo...
■ Copiar o mover registros
■ Guardar salida de Access como un archivo externo
■ Trabajar con Word
■ Trabajar con Excel
■ Enviar por correo objetos de Access
E n el último capítulo me concentré en el intercambio de datos dentro del reino de la

administración de Access, tanto con otros sistemas de administración de base de datos como
con archivos de texto. En este capítulo, usted investigará como intercambiar información entre una
base de datos de Access y un origen externo (un procesador de palabras o una hoja de cálculo).
Un intercambio exitoso de datos con estas fuentes externas implica una secuencia de pasos que
aseguren que el resultado final sea útil.
Copie o mueva registros

Para copiar o mover registros de otras aplicaciones a tablas de Access, debe asegurarse de que los
datos estén organizados en un formato apropiado y luego usar las funciones de selección, copia
y pegado en Access para mover los registros que quiere. Puede traer datos a Access desde varios
procesadores de palabras y hojas de cálculo diferentes.
Copie o mueva datos de un procesador de palabras

Existen dos métodos para copiar o mover registros desde una tabla creada con un procesador de
palabras. El primer método consiste en guardar los registros deseados en un archivo de texto con
registros de longitud fija o delimitados e importarlos en la tabla de destino como se describió en el
capítulo anterior.
El segundo método consiste en realizar una operación de copia (o de cortado) y pegado. Para
que este método funcione apropiadamente, debe conocer dos cosas importantes:
■ Los registros en el archivo de procesamiento de palabras ya deben encontrarse en una tabla

o estar separados apropiadamente por caracteres de tabulación.
■ Las columnas en la tabla del procesador de palabras deben estar en el mismo orden que los
campos en la tabla de Access que ha tomado como destino.
Cuando copia y pega los datos, coloca una copia de esos datos en el archivo de destino y deja
los datos originales intactos en el archivo de origen. Cuando corta y pega los datos, en realidad
elimina los datos de origen y los coloca en el archivo de destino. Puede agregar nuevos registros a
una hoja de datos o un formulario.
Si está agregando registros a una hoja de datos, no se requiere que las columnas tengan los
mismos nombres que los campos, pero los datos que se están copiando o moviendo deben ser
del mismo tipo. Si está agregando registros a un formulario, los datos se copian o se mueven a
los controles de cuadro de texto, que están unidos a los campos de la tabla, y tienen los mismos
CAPÍTULO 19: Intercambie datos con orígenes externos 539
nombres que los de las columnas de datos entrantes. Si los nombres de columna no coinciden
con los nombres de control o las columnas no tienen nombres, los datos se mueven o se copian al
formulario en el orden de tabulación.
En el extremo que recibe, puede reemplazar registros existentes o agregar a los registros que ya
se encuentran en la hoja de datos o el formulario. Para reemplazar registros en una hoja de datos,
seleccione el mismo número de registros que habrán de eliminarse mientras los selecciona para
traerlos del procesador de palabras. En un formulario, sólo puede reemplazar el registro actual.
Para mover o copiar los datos del procesador de palabras, complete los siguientes pasos:
1. En la aplicación del procesador de palabras, seleccione los registros que quiere mover o
copiar empleando el método de selección proporcionado por la aplicación.
19
2. Emprenda una de las dos acciones siguientes; ambas colocan los registros seleccionados en
el portapapeles:
■ Si quiere copiar los registros, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en el
comando Copiar, u oprima ctrl+c.
■ Si realmente quiere mover los registros del archivo de procesador de palabras a la base
de datos de Access, en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en el comando
Cortar, u oprima ctrl+x.
En Word, también puede hacer clic con el botón derecho en la selección y elegir
Nota Cortar o Copiar, del menú contextuadle acceso directo. Otros programas de
procesamiento de palabras tienen diferentes métodos para colocar texto en el
portapapeles. Si la aplicación de la que está obteniendo los registros no cuenta con
los comandos Cortar y Copiar, use los comandos comparables para colocar los datos
en el portapapeles de Windows.
3. Abra la hoja de datos de Access o el formulario que quiere que reciba los registros, y luego
haga algo de lo siguiente:
■ Para reemplazar registros en la Vista Hoja de datos, seleccione los registros que
quiera reemplazar y luego, en el grupo Portapapeles, de la ficha Inicio, haga clic en el
comando Pegar, u oprima ctrl+v. Si selecciona menos registros en el destino que en
la tabla de origen, los registros seleccionados se reemplazan y los registros excedentes
de la tabla de origen se ignoran. Si selecciona más registros en la tabla de destino, se
reemplazan con los registros seleccionados en la tabla de origen, empezando en la parte
superior de la tabla; la selección excedente en la tabla de destino permanece intacta.
■ Si está reemplazando un registro en un formulario, vaya al registro que quiere
reemplazar y haga clic en el selector de registro; luego, en el grupo Portapapeles, de la
ficha Inicio, haga clic en el comando Pegar, u oprima ctrl+v.
Si ha incluido las etiquetas de columna cuando copió o movió los registros al

Nota Portapapeles y no coinciden con los nombres de campo de formularios, Access le
preguntará si quiere pegar los nombres de campo en el orden que definió como
Orden de tabulación.
■ Si está agregando los datos a la hoja de datos de destino, seleccione el nuevo registro
en blanco, en la parte inferior de la hoja de datos y luego, en el grupo Portapapeles, de
la ficha Inicio, haga clic en la flecha hacia abajo del comando Pegar y elija Pegar datos
anexados u oprima ctrl+v.
4. Haga clic en Sí para confirmar la operación de pegado.
Copie o mueva datos desde una hoja de de cálculo

Copiar o mover registros desde una hoja de cálculo es similar al mismo proceso realizado desde un
procesador de palabras. La ventaja en el caso de la hoja de cálculo es que no es necesario que los
Cómo... Arrastrar y colocar objetos de Access

También puede usar el método de arrastrar y colocar para mover objetos de base de datos
entre aplicaciones. Debe tener ambas aplicaciones ejecutándose; pero luego puede hacer clic
en la tablas o consulta de Access, en el Panel de exploración, y arrastrarlo a un documento de
Word o una hoja de cálculo de Excel. En la otra dirección, puede crear una tabla de Access al
arrastrar y colocar un rango de celdas de una hoja de cálculo de Excel, en el grupo Tablas, del
Panel de exploración.
datos estén organizados ni que se conviertan en una tabla porque ya se encuentran tabulados en la
hoja de cálculo. Se aplica el mismo criterio que en el caso del procesador de palabras:
■ Las columnas de la hoja de cálculo deben tener el mismo orden que los elementos de datos
en las tablas, para que tenga éxito la copia o el movimiento de los datos.
■ Si lo registros se agregarán a un formulario, los nombres de la columna de la hoja de
cálculo deberán de ser iguales que los nombres de los controles de cuadro de texto
correspondientes en el formulario de la base de datos.
Copie o mueva registros de Access a otra aplicación

Copiar o mover registros de una hoja de datos o un formulario de Access a otra aplicación es similar
a traer nuevos registros a Access desde una aplicación de origen. Cuando pega registros de Access
en una aplicación diferente, los nombres de campo aparecen en la primera fila de la tabla, en un
procesador de palabras o una hoja de cálculo.
Si está copiando una hoja de datos que tiene hojas secundarias, sólo o se copia un
Sugerencia nivel a la vez. Para copiar las hojas secundarias, ábralas y luego realice los misma
operación de copiar o mover.
Se usan los mismos cuatro pasos básicos:
1. Seleccione los datos de Access que quiera copiar o mover y cópielos o córtelos al
Portapapeles.
2. Abra la otra aplicación.
3. Si va a reemplazar datos existentes, seleccione esos datos. Si está agregando nuevos datos
a datos existentes, coloque el punto de inserción donde quiera que empiecen a pegarse los 19
nuevos datos.
4. Use el comando de la otra aplicación para pegar o adjuntar los datos de Access.
Si está pegando registros de Access en un documento de Word, coloque el punto de inserción

donde quiera que los registros aparezcan. Los datos se pegan en el documento como una tabla.
Si está copiando de un formulario, Access incluye los nombres del formulario y de las columnas,
además de los datos.
Si está pegando en Excel, coloque el punto de inserción en la celda donde quiera que aparezca
el primer encabezado de columna. El resto de los datos de Access llena las columnas y las filas que
se encuentran a la derecha y abajo en la hoja de cálculo de Excel.
Guarde la salida de Access como un archivo externo

En el capítulo anterior se habla acerca de la manera de guardar datos y objetos de Access en otro
sistema de administración de base de datos o en un formato de texto. También puede exportar los
datos de las tablas, las consultas, los formularios y los informes de Access a varios otros formatos
de archivo, ya sea para archivos externos o para archivos dentro de Microsoft Office. Los tipos de
archivos a los que puede exportar datos de Access se localizan en el grupo Exportar, de la ficha
Datos externos. Hay comandos para exportar a Excel, Lista de SharePoint, Word y archivos de
texto. Haga clic en la flecha Más, para ver otros tipos de archivos a los que puede exportar archivos
de Access.
Para guardar datos de una tabla de Access en uno de estos formatos de archivo, haga lo
siguiente:
1. En el Panel de exploración, seleccione la tabla que contiene los datos que quiera exportar.
2. Haga clic en el tipo de archivo deseado, en el grupo Exportar, que en este ejemplo es
Exportar a un archivo de texto.
3. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Exportar, especifique el nombre del archivo y la
carpeta en que se guardará el archivo de destino, o haga clic en Examinar para encontrar
la carpeta correcta.
4. Si quiere abrir el archivo importado cuando el proceso esté completo, marque la primera
opción y luego la segunda. Haga clic en Aceptar para completar la exportación.
Si asignó un nombre de archivo existente al archivo de destino, se le preguntará si

Sugerencia quiere sobrescribir el archivo. Si no lo desea sobrescribir, haga clic en No y cambie
el nombre del archivo de destino.
Si exporta el objeto de Access a Excel 5-7 o 97-2003, Documento HTML o Archivo de texto, 19
también puede marcar tres opciones en el cuadro de diálogo Exportar. La primera es Exportar
datos con formato y diseño, que preserva la mayor parte del formato posible. La segunda es Abrir
el archivo de destino al finalizar la operación de exportación, que queda disponible después de
que marca Exportar datos con formato y diseño. Esta opción ejecuta la aplicación de destino y
abre el archivo exportado para verlo o editarlo cuando haga clic en Aceptar. La tercera opción,
Exportar sólo los registros seleccionados, está disponible si ha seleccionado registros antes de hacer
clic en el comando Exportar. Al marcar esta casilla de verificación, sólo se exportan los registros
seleccionados. Si la deja sin marcar, todo el archivo se exporta.
Muchos de estos formatos de exportación también están disponibles desde el menú de acceso
directo del Panel de exploración. Haga clic con el botón derecho en el objeto que quiere exportar y
elija del menú contextual, como se muestra en la figura 19-1.
FIGURA 19-1 Elección del destino para los datos exportados de Access.
Trabaje con Word

Microsoft Office se ha vuelto tan transparente que casi no puede distinguirse una aplicación de otra.
Por ejemplo, Word trabaja de manera eficiente con Access en la preparación de cartas de formulario
para una lista de direcciones, o le ayuda transmitir datos de Access en formato de texto. Existen
varias maneras de usar datos de Access en Word, aparte de los procesos simples de cortar y pegar o
arrastrar:
■ Guarde los datos de Access como Formato de texto enriquecido (RTF, Rich Text Format) y
luego ábralo con Word.
■ Envíe los datos de Access a Word como un archivo de origen para combinación de
correspondencia.
Guarde en Formato de texto enriquecido

El formato de texto enriquecido es un formato estándar usado por Word y otros procesadores de
texto y programas de edición de texto para Windows. Las configuraciones de fuentes y estilo se
mantienen intactos cuando los archivos se guardan como archivos RTF.
Para guardar la salida de una hoja de datos, un formulario o un informe de Access como un
archivo RTF, seleccione el objeto en el Panel de exploración, o ábralo en el grupo Exportar, de la
ficha Datos externos, haga clic en el comando Exportar a un archivo RTF. Cuando elija el tipo de
archivo Formato de texto enriquecido, la opción Exportar datos con formato y diseño, en el cuadro
de diálogo Exportar, se selecciona automáticamente y no puede eliminarse. La segunda opción se
vuelve disponible. Si marca esta opción ejecutará Word para editar el archivo cuando haga clic en
Aceptar para completar el proceso.
Cómo... Preparar la combinación

de correspondencia
Una consulta podría ser la manera ideal de simplificar las estructuras de datos de Access para
esta función de combinación de correspondencia. Su tabla para nombres y direcciones de
cliente tal vez tenga otros campos, como número telefónico o la fecha del último pedido, que
no necesitan pasarse. Puede diseñar una consulta que seleccione sólo los campos relevantes
para la dirección (nombre, puesto, compañía, dirección, ciudad, estado y código postal). La
característica de combinación de correspondencia de Word también puede hacer esto después
de recibir los datos de la tabla, pero debe evitar la inclusión de demasiados elementos en el
intercambio de datos con campos innecesarios.
19
También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto, en el Panel de

Nota exploración, y señalar Exportar, en el menú de acceso directo, y luego elegir Archivo
RTF de Word, en el menú contextual.
En la figura 19-2 se muestra la tabla Tarjeta Alfa guardada como un archivo RTF en la ventana
de Word 2007.
Use combinación con Microsoft Word

Una base de datos de Access suele ser un lugar ideal para almacenar nombres y direcciones de
clientes, negocios, socios o amigos. Una vez que el vínculo entre Access y Word se ha establecido,
puede abrir Word en cualquier momento para imprimir cartas de formulario, sobres o etiquetas
empleando los datos actuales de Access.
FIGURA 19-2 Una tabla de Access guardada como archivo RTF.

Para combinar datos desde una tabla o consulta de Access utilizando las funciones de
combinación de correspondencia de Microsoft Word, haga lo siguiente:
1. En el Panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos.

2. En el grupo Exportar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Más y luego
seleccione Combinar con Microsoft Office Word, en el menú contextual.
Es necesario reiterar que puede hacer clic con el botón derecho en el Panel de
Nota exploración, elegir Exportar, en el menú de acceso directo, y luego seleccione
Combinar con Microsoft Office Word, en el menú contextual.
3. En el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word,

que se muestre en seguida, se ofrece una opción de vincular sus datos con un documento
existente de Microsoft Word o crear uno nuevo.
4. Seleccione una de estas opciones y haga clic en Aceptar. Word inicia y abre un nuevo
documento o el documento específico que ha seleccionado. En la figura 19-3 se muestra
un nuevo documento de Word con el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación
presentando los campos de la tabla Tarjeta Alfa de Access como origen de datos. En el
grupo Escribir e insertar campos, de la ficha Correspondencia, haga clic en el comando
Insertar campo combinado para desplegar una lista de campos disponibles de la base de
datos.
5. Seleccione los campos específicos que quiera insertar en su documento y colóquelos en
el documento. Para conocer más información para conocer más información acerca de la
manera en que funciona la combinación de correspondencia, consulte su documentación de
Microsoft Word.
19
FIGURA 19-3 Uso de una tabla de Access como origen de datos de combinación de
correspondencia.
Trabaje con Excel

Excel es otra aplicación de la suite Microsoft Office que puede funcionar de manera transparente
con sus datos en Access. La asociación entre Excel y Access también puede ser una calle de dos
vías. Puede usar los datos de Excel en Access o usar los datos de Access en Excel.
Tiene tres maneras de usar los datos de Access en Excel u otros programas de hoja de cálculo:
■ Exportar la hoja de datos de Access como datos no formados.

■ Guardar la salida de una hoja de datos, un formulario o un informe como un archivo o una
hoja de cálculo de Excel.
■ Cargar la salida de una hoja de datos, un formulario o un informe directamente en Excel.
Cuando usa cualquiera de los últimos dos métodos, la mayor parte del formato se preserva.
Un formulario se guarda como una tabla de datos. Si está guardando un informe que incluye datos
agrupados, los niveles de grupo se guardan como niveles de esquema en Excel.
Importe o vincule desde hojas de cálculo de Excel

Antes de que trate de importar o vincular a datos desde Excel u otra hoja de datos, asegúrese de que
los datos están organizados en formato tabular. La hoja de cálculo también debe de tener el mismo
tipo de datos en cada columna que la hoja de datos de Access, y las filas deben contener los mismos
campos en cada posición.
Puede elegir que se importe o vincule toda la hoja de cálculo o sólo los datos de un rango de
celdas con nombre dentro de la hoja de cálculo. Por lo general, usted crea una nueva tabla a partir
de los datos importados o vinculados de la hoja de cálculo. Sin embargo, también puede adjuntar
los datos a una hoja de datos existente, si los encabezados de columna de la hoja de cálculo son los
mismos que los nombres de campo de la tabla.
Access trata de asignar tipos de datos apropiados a los campos de datos importados,
Sugerencia pero no siempre hace la suposición correcta. Antes de que haga cualquier trabajo
en la nueva tabla, asegúrese de que los tipos de datos de campo son los que quiere.
También debe marcar las propiedades de campo supuestas y establecer propiedades
adicionales, como formato, para que se amolden al uso que tendrá la tabla en
Access. El formato de campo Número puede diferir entre Excel y Access.
Si está importando desde la versión 5.0 o posterior de Excel, puede seleccionar una o más de las
hojas de cálculo del libro. No puede importar varios archivos de hojas de cálculo de Excel 4.0 o de
Lotus 1-2-3. Si quiere una de estas hojas de cálculo, debe abrir el programa y guardar cada hoja
de cálculo como archivo separado, antes de importar.
También puede importar desde otros programas de hoja de cálculo, se pueden

Sugerencia guardar los archivos en formato de Excel o de Lotus 1-2-3.
Para importar o vincular una hoja de cálculo de Excel, llame al Asistente para importación de
hoja de cálculo, al hacer lo siguiente:
1. En el grupo Importar, de la ficha Datos externos, haga clic en el comando Excel. También
puede hacer clic con el botón derecho en el objeto, en el Panel de exploración, elegir
Importar, del menú de acceso directo, y luego elegir Excel.
2. En el cuadro Nombre de archivo, del cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de
cálculo de Excel, seleccione la unidad y la carpeta donde se encuentra el archivo de hoja
de cálculo. Use el botón Examinar, si es necesario.
19
3. Elija cómo quiere manejar los datos de Excel: importarlos en una nueva tabla, adjuntar una
copia a una tabla existente, o vincular los datos de Excel para que los cambios en el archivo
de Excel se reflejen en Access. Si quiere adjuntar los datos de Excel a una tabla existente,
elija la tabla en la segunda lista desplegable de opciones.

5. En el primer cuadro de diálogo del Asistente para importación de hoja de cálculo (o el
Asistente para vinculación de hoja de cálculo), puede elegir que se importe una hoja de
cálculo especifica o un rango de celdas con nombre, y luego haga clic en Siguiente. (Los
datos aparecerán tal como los insertó en Excel, o arrojarán los resultados de las fórmulas
incluidas en las celdas, sin respetar el formato asignado. No se preocupe. Al importarse
retendrán el formato, como verá más adelante.)
19
6. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, marque Primera fila contiene encabezados
de columna (si esto es así en sus datos) y luego haga clic en Siguiente. Quite la marca si la
primera fila contiene datos de campo en lugar de encabezados de columnas. La fila superior
se mueve abajo, hacia las columnas de datos principales.
Si indica que la primera fila contiene los encabezados de columna y hay algunos
Nota encabezados que contienen datos y que no pueden usarse como nombres de campo
válidos de Access (si, por ejemplo, el encabezado está en blanco), Access despliega
un mensaje para ese efecto y automáticamente asigna nombres de campo válidos.
7. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, puede establecer las opciones de campo
para cada campo en la hoja de cálculo:
■ Haga clic en el cuadro Nombre de campo en ingrese un nuevo nombre para el campo.
■ Elija Sí en el cuadro Indexado, para crear un índice en ese campo.
■ Cambie el tipo de datos, si es aplicable, en el cuadro Tipo de datos (no siempre está
disponible).
■ Elija No importar al campo (Saltar) para omitir el campo cuando se importe la hoja de
cálculo.
8. Haga clic en el siguiente encabezado de campo y haga otros cambios. Después de hacer los
cambios deseados en cada campo, haga clic en Siguiente.
9. En el siguiente cuadro de diálogo, elija uno de los campos como clave principal. También
puede dejar que Access agregue un campo como clave principal o elegir que no se tenga
una. Luego haga clic en Siguiente. 19
10. En el cuadro de diálogo final del asistente, puede aceptar el nombre que Access proporciona
o ingresar uno nuevo para la tabla de Access, y luego haga clic en Finalizar. Una opción de
este cuadro de diálogo le permite ejecutar el Analizador de tablas con la nueva tabla para
ver si podría hacerse más eficiente. Consulte el capítulo 14 para conocer más información
acerca del Analizador de tablas.
11. Cuando la importación esté completa, Access le pregunta si quiere guardar los pasos de
importación. Si pretende usar esta importación con frecuencia, ahorrará tiempo si la guarda.
Luego, haga clic en Cerrar.
En la figura 19-4 se muestra el nuevo diseño de la tabla Pagos creada por el Asistente para
importación de hojas de cálculo. Observe que Pagos está especificado como campo de clave
principal. Ahora puede cambiar el tipo de datos de pago de Número a Moneda, para mejorar el
aspecto de los datos en la tabla.
Exporte una tabla o consulta a Excel

La exportación de una hoja de datos completa, o de parte de ella, a una hoja de cálculo de Excel, es
similar a la exportación a otros tipos de archivo. En el grupo Exportar, de la ficha Datos externos,
haga clic en el comando Excel. En el cuadro de diálogo Exportar, use el cuadro Nombre de archivo
para localizar la carpeta donde quiere almacenar los datos exportados. A continuación, asigne
un nombre de archivo. Si está agregando los datos a una hoja de cálculo existente, seleccione su
nombre; de otra manera, ingrese un nuevo nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
Luego seleccione la versión deseada de Microsoft Excel u otro tipo de archivo de hoja de cálculo,
de la lista Formato de archivo.
Marque la opción Exportar datos con formato y diseño, si quiere mantener las fuentes y el
ancho de los campos, además de preservar los datos que se despliegan en los campos de búsqueda.
El proceso de exportación toma un poco más con esta opción, pero no tendrá que restaurar el
formato en la hoja de cálculo. El archivo de hoja de cálculo creado por Access contiene los nombres
FIGURA 19-4 El nuevo diseño de tabla creado por el Asistente para importación
de hoja de cálculo.
de campo en la primera fila y los datos en las filas subsecuentes. Si está exportando un formulario,
los datos se guardan como una tabla de datos. Si está exportando un informe que incluye registros
agrupados, los niveles de grupo se guardan como niveles de esquema en Excel.
Cuando elige guardar el formato y el diseño, la segunda opción (Abrir el archivo de destino al
finalizar la operación de exportación) queda disponible. Esta opción lanza automáticamente Excel
para desplegar los datos exportados en la pantalla cuando hace clic en Exportar.
Envíe por correo objetos de Access

Puede enviar tablas, consultas, formularios, informes, instantáneas de informes e incluso módulos
adjuntos de Access, en un mensaje de correo electrónico. Cuando adjunta objetos o datos a un
mensaje, los datos pueden convertirse al formato de varias versiones de Excel, RTF, texto de MS- 19
DOS, HTML o instantánea de informe, como parte de la operación de envío por correo electrónico.
Cuando selecciona un objeto, hace clic en el botón de Microsoft Office y señala Correo
electrónico, se despliega el cuadro de diálogo Enviar objeto como, donde puede elegir el formato
que quiera para su envío.
Para envíar por correo electrónico un objeto de base de datos de Access,

Nota debe instalar una aplicación de correo electrónico que soporte la interfaz de
programación de aplicación de mensajería (MAPI), como Microsoft Outlook,
Microsoft Exchange o Eudora.
Para adjuntar un objeto de Access a un mensaje de correo electrónico, haga lo siguiente:
1. En el Panel de exploración, seleccione el

objeto que quiera enviar. Si quiere enviar
sólo algunos de los registros de una tabla
o consulta, abra la tabla o consulta en la
Vista Hoja de datos, y luego seleccione los
registros que quiera enviar.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y
elija Correo electrónico, del menú. Se abre el
cuadro de diálogo Enviar objeto como. Elija
el formato de archivo que quiera usar para
su datos adjuntos de correo electrónico y
luego haga clic en Aceptar. Si sólo seleccionó
parte de la hoja de datos en el paso 1, dos
opciones de formato de salida quedan
disponibles: Todos, que adjunta toda la
hoja de datos al mensaje de correo electrónico, y Selección, que adjunta sólo los datos
seleccionados.
3. Si eligió HTML, el siguiente cuadro de diálogo le da la oportunidad de adjuntar una
plantilla HTML. Marque Seleccionar una plantilla HTML e ingrese el nombre de
la plantilla o elija Examinar para localizar otro archivo y luego haga clic en Aceptar.
Su programa cliente de correo electrónico abre un formulario de mensaje de correo electrónico

donde puede incluir la dirección de su mensaje, agregarle texto y enviarlo. El objeto que seleccionó
para enviar se adjunta automáticamente al mensaje.
Comparta con
Capítulo 20 varios usuarios
Estación de trabajo
con la aplicación
y con base
de datos cliente
Estación de trabajo Servidor de red

con la aplicación que contiene
y con base la base de datos
de datos cliente de servidor
con la aplicación y con
base de datos cliente
Cómo…
■ Compartir una base de datos en una red
■ Administrar una base de datos en un ambiente de varios usuarios
■ Actualizar y editar datos compartidos
L a creación y el mantenimiento de una base de datos en un entorno de varios usuarios no es una

tarea simple. Cuando le da la bienvenida a más usuarios a la base de datos, se abre a todo un
conjunto de nuevas complicaciones. Algunos usuarios tal vez no tengan la información actualizada,
otros usuarios pueden tratar de actualizar la misma información al mismo tiempo, causando
conflictos. Access incluye varias herramientas que ayudan a asegurar la integridad y seguridad de la
base de datos y otras características útiles para resolver conflictos.
Cuando muchas copias de la base de datos se encuentran en diferentes computadoras y son
accesadas por diferentes usuarios, los conflictos pueden ocurrir cuando se hacen cambios a los
mismos datos. Access incluye varias herramientas que sirven de ayuda para resolver los conflictos y
asegurar la integridad y la seguridad de la base de datos.
Comparta a una base de datos en una red

Cuando varios usuarios necesitan accesar los mismos datos, hay varias maneras de compartir una
sola base de datos con otros. En lugar de que cada usuario mantenga una copia completa de la base
de datos, puede proporcionar otros medios para compartir, que también mejoren la confiabilidad y
consistencia de los datos. Algunas de las opciones para compartir una base de datos de Access son
las siguientes:
■ Coloque la base de datos en un lugar central, donde todos los usuarios tengan acceso a
todos los objetos.
■ Divida la base de datos, para que los usuarios compartan sólo los datos de tablas.
■ Publique toda la base de datos o parte de ella en un sitio de SharePoint Service.
Comparta una base de datos completa

La manera más fácil de compartir datos consiste en colocar toda la base de datos, con tablas y todo,
en el servidor de red o en una carpeta que pueda compartirse. Así, todos los usuarios tienen acceso
y usan los mismos objetos de la base de datos. Si todos usan esta base de datos para las mismas
actividades y no quiere que los usuarios puedan personalizar sus propios objetos, ésta es la mejor
estrategia. En la figura 20-1 se muestra el modelo para compartir toda la base de datos entre varios
usuarios. Toda la base de datos está almacenada en el servidor de red, y las estaciones de trabajo
tienen acceso a todos los objetos a través de una red local (LAN, Local Area Network).
Para compartir una base de datos completa en un servidor de red, copie la base de datos a la
carpeta compartida, luego use la página avanzadazo, del cuadro de diálogo Opciones de Access,
como se mostrará más adelante en este capítulo, para establecer en Compartido la opción Modo
predeterminado de apertura. Access debe instalarse en cada estación de trabajo en la red para
compartir la base de datos.
CAPÍTULO 20: Comparta con varios usuarios 559
con la aplicación
Estación de trabajo Estación de trabajo

con la aplicación con la aplicación
Servidor de red
que contiene toda
la base de datos
FIGURA 20-1 Manera de compartir una base de datos entre varios usuarios.
Divida la base de datos

Un método más rápido para compartir una base de datos consiste en poner todas las tablas en el
servidor de red y dejar que los usuarios mantengan los otros objetos en sus propias estaciones
de trabajo. Sólo los datos se transmiten en la red, reduciendo así el tráfico. Esta estrategia es útil
cuando los trabajos de los usuarios y las actividades son diferentes, o cuando no todos los usuarios
tienen las mismas versiones de Access. Los usuarios sólo mantienen en su equipo los objetos que
pertenecen directamente a sus propias actividades.
A la base de datos que contiene todas las tablas se le denomina de servidor; a la que contiene
los otros objetos de la base de datos se le denomina cliente. La base de datos cliente contiene
vínculos con las tablas en la base de datos de servidor. Access proporciona el asistente Divisor de
bases de datos para separar las tablas del resto de la base de datos. En la figura de 20-2 se ilustra
el modelo cliente/servidor para compartir una base de datos de Access. Todas las tablas están
almacenadas en el servidor de la red. Las estaciones de trabajo almacenan todos los demás objetos:
consultas, formularios, informes, macros y módulos.
20
con la aplicación
y con base
de datos cliente
Estación de trabajo Servidor de red

con la aplicación que contiene
y con base la base de datos
de datos cliente de servidor
con la aplicación y con
base de datos cliente
FIGURA 20-2 División de la base de datos en cliente y servidor.
No es fácil deshacer las acciones del asistente Divisor de bases de datos, de modo
Sugerencia que asegúrese de hacer una copia de seguridad de la base de datos antes de tratar de
dividirla.
Para dividir una base de datos en elementos de cliente y de servidor:
1. Abra la base de datos y asegúrese de que no hay objetos abiertos; luego, en el grupo Mover
datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando Base de datos
de Access. El asistente Divisor de bases de datos se abre con un mensaje que describe el
proceso (véase la figura 20-3).
2. Después de leer el mensaje, haga clic en Dividir base de datos. El siguiente cuadro de
diálogo le permite especificar el lugar en que se colocará la base de datos de servidor.
Si está usando Windows XP, este cuadro de diálogo tendrá un aspecto diferente, pero
Nota funciona de la misma manera.
3. Haga clic en la flecha hacia debajo de Examinar carpetas, para buscar el servidor de red.
4. En la flecha hacia debajo de Carpetas, haga clic en ella y elija Red, en la lista (véase la
figura 20-4).
5. Seleccione el servidor de red e ingrese un nombre para la base de datos de servidor o acepte
el nombre predeterminado (el nombre de la base actual con ”_be” agregada).
6. Haga clic en Dividir. Cuando el proceso esté completado, aparece un mensaje que anuncia
la división exitosa. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje.
FIGURA 20-3 Inicio del Divisor de bases de datos.
20
FIGURA 20-4 Elección del servidor de red.
Podría tomar un poco tiempo dividir una base de datos larga. El asistente en realidad está
eliminando las tablas de la base de datos actual, creando una nueva base de datos con las tablas y
luego vinculando la base de datos actual con las nuevas tablas del servidor.
Después de la división, cuando revise en el Panel de exploración la lista de tablas de la base de
datos actual, sabrá por los iconos de vínculo que se encuentran junto a los nombres que todas las
tablas que aparecen en la lista son vínculos a otra base de datos (véase la figura 20-5). Si abre la
nueva base de datos de servidor, verá todas las tablas en la lista de la ficha Tablas, pero todos los
otros grupos del Panel de exploración están vacíos.
Para personalizar aún más el entorno distribuido de base de datos, puede reducir el
Nota tráfico de la red al mover tablas relativamente estáticas (como tablas de búsqueda
que contienen datos que no cambian con frecuencia) a las bases de datos de servidor.
Si cambian los datos en la tabla de búsqueda, puede hacer cambios en la versión de
servidor y alertar a los usuarios para que copien los datos a sus propias tablas de
búsqueda. Las tablas temporales también deben almacenarse localmente para evitar
conflictos y reducir tráfico de red.
Si necesita cambiar el vínculo a cualquiera de las tablas de servidor, en el grupo Herramientas de

base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando Administrador
de tablas vinculadas. En el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas, elija las tablas
afectadas y marque la casilla de verificación Preguntar siempre por la nueva ubicación (véase la
FIGURA 20-5 Las tablas están vinculadas con la base de datos de servidor.
figura 20-6). Cuando actualice el vínculo a la tabla, tendrá la oportunidad de cambiar la ubicación
de la tabla vinculaba en el cuadro de diálogo estándar de ubicación de archivo.
Evite el modo exclusivo

Cuando varios usuarios están compartiendo una base de datos, puede presentarse una competencia
por el acceso a los datos. Si un usuario abre la base de datos con acceso de modo exclusivo, ningún
otro usuario puede trabajar con ella. Para evitar (o por lo menos dejar de estimular) que esto suceda,
abra el cuadro de diálogo Opciones de Access y, en la página Avanzadas, establezca la opción Modo
predeterminado de apertura en Compartido. Luego dé instrucciones a todos los usuarios de que no
abran la base de datos en un modo exclusivo. Consulte el capítulo 21 para conocer más información
acerca de la inclusión de seguridad en un entorno de varios usuarios.
20
FIGURA 20-6 Configuración para preguntar la ubicación de la nueva tabla.
También puede establecer un sistema de seguridad que evite que ciertos usuarios abran una base
de datos en modo exclusivo pero que permita que otros lo hagan. Sólo el administrador de base de
datos debe de tener la capacidad de abrir la base de datos en modo exclusivo para realizar tareas,
como compactar y crear copias de seguridad de la base de datos.
Puede publicar su base de datos en un sitio de SharePoint si tiene Microsoft SharePoint

Nota Services 3.0 instalado y una ruta válida al servidor de administración de documentos.
Access 2007 ya no da soporte a la réplica de bases de datos. Si tiene una que fue
Nota replicada en Access 2003 o anterior, no podrá guardarla en el nuevo formato de
archivo ACCDB. Sin embargo, puede seguir usándola en el formato MDB o volverla
a crear en el formato de archivos de Access 2007.
Administre la base de datos en un entorno

de varios usuarios
Más de un usuario puede abrir una base de datos, y alguien debe quedar asignado como administrador
de ella. Esta persona es responsable de asegurar la integridad y seguridad de la base de datos. Entre
los problemas que necesita atender el administrador de la base de datos, se incluyen los siguientes:
■ Controlar el acceso de lectura y escritura a los datos.

■ Configurar el grupo de usuarios con los niveles apropiados de acceso y seguridad.
■ Agregar nuevos usuarios a un grupo y quitar usuarios de un grupo.
■ Asegurar datos de registros actualizados y minimizar los conflictos en la búsqueda de datos.
■ Editar objetos de base de datos, según sea necesario, y asegurar que todos los usuarios
tengan las versiones actuales.
■ Crear copias de seguridad y compactar la base de datos.
Controle la edición de datos

Si dos usuarios tratarán de editar el mismo registro al mismo tiempo, los resultados pueden ser
impredecibles. Se necesita alguna forma de bloqueo de datos para asegurar la integridad de la base
de datos. Al permiso que se da a un usuario para tener acceso exclusivo temporal a un registro se le
llama bloqueo de registro. Cuando una página de datos (una unidad de almacenamiento de datos),
un conjunto de registros (tabla o consulta) o un objeto de base de datos está bloqueado, es de sólo
lectura para todos los usuarios excepto el que está ingresando y editando datos en ese momento.
Access proporciona tres niveles de bloqueo de registros, que van de no tener ningún bloqueo, a
bloquear todos los registros en el conjunto de registros. Puede establecer el esquema de bloqueo de
registros predeterminado en el grupo Avanzadas, de las opciones de la página Avanzadas, del cuadro
de diálogo Opciones de Access (véase la figura 20-7).
Para que los cambios de configuración tengan efecto, cierre y vuelva a abrir la base
Nota de datos.
20
FIGURA 20-7 Establecimiento de bloqueo de registros en la sección Avanzadas, del cuadro de
diálogo Opciones de Access.
Establezca bloqueos predeterminados de registros

La configuración predeterminada de Bloqueos del registro sólo se aplica a las vistas de hoja de
datos de tablas y consultas. Si quiere establecer el bloqueo de registros para formularios o informes,
defina la propiedad Bloqueos del registro, en la ficha Datos, de la Hoja de propiedades. Al
establecer bloqueos de registros para un informe evita los cambios en los registros de la tabla o la
consulta mientras el informe se está viendo o imprimiendo. También puede establecer la propiedad
Bloqueos del registro para una consulta y sobrescribir la configuración predeterminada.
Sin bloquear es la configuración predeterminada cuando empieza a una base de datos. Se le

denomina bloqueo optimista de registros, porque se usa donde se esperan pocos conflictos de
escritura. Access no bloquea los registros durante la edición. El registro editado se bloquea sólo
en el momento exacto en que se está guardando. Se supone que un usuario habrá terminado de
guardar completamente el registro antes de que otro usuario trate de editarlo. Al usar Sin bloquear,
se asegura de que todos los registros podrán editarse en cualquier momento, pero también puede
causar conflictos de edición entre usuarios.
La estrategia Todos los registros bloquea todo los registros en el formulario o la hoja de datos,
y en las tablas, durante todo el tiempo que el formulario o la hoja de datos esté abierto. Nadie más
puede editar los registros. Un caso en que la estrategia sería útil es cuando está ejecutando una
consulta de actualización que aplica a varios registros diferentes y quiere asegurarse de que todos
los registros afectados estén bloqueados, hasta que la consulta se complete.
La estrategia de bloqueo de Registro modificado se denomina bloqueo pesimista porque
se supone que habrá mucha más competencia por el acceso a los registros para edición. Si es
importante que toda la edición de un registro se complete antes de que otro usuario tenga acceso
a éste, se requiere la estrategia Registro modificado. En cuanto un usuario empieza a editar un
Cómo... Elegir una estrategia de bloqueo

La estrategia que elija depende de sus datos, cuántos usuarios compartan la aplicación y
cómo usan los datos. En la mayor parte de los ambientes de varios usuarios, la estrategia
Sin bloqueos puede ser la más efectiva, aunque pueden ocurrir algunos conflictos breves de
escritura. El desempeño general del sistema en más eficiente que con las otras estrategias
de bloqueo de registros.
Si hay más razones imperativas para bloquear los registros durante la edición, use una de
las otras estrategias de bloqueo.
Si los datos del formulario, el informe o la consulta se adquieren a partir de una base de
datos de conectividad abierta (ODBC, Open DataBase Connectivity), Access la trata como
si el parámetro Sin bloqueos estuviera seleccionado y deja de lado el valor de la propiedad
Bloqueos del registro.
registro, ningun usuario puede hacer cambios a éste, hasta que el primer usuario guarde los
cambios. Otros usuarios pueden ver el registro, pero no pueden cambiarlo.
Aplique bloqueo en el nivel del registro

Con el bloqueo en el nivel del registro aplicado, Access sólo bloquea un registro en la base de datos
actualmente abierta. Esto aplica al acceso datos en hojas de datos y formularios. Si limpia esta
opción, el bloqueo en el nivel de página se vuelve la opción predeterminada. Esta configuración no
aplica a consultas de acción ni instrucciones SQL.
El bloqueo en el nivel del registro no tiene efecto en el esquema de Bloqueos del registro
establecido en el grupo de opciones Bloqueos del registro predeterminado. Este valor entra en
efecto la próxima vez que abre la base de datos.
La configuración no tiene efecto si abre la base de datos al seleccionar el nombre del

Nota archivo de la lista Documentos recientes en el menú del botón de Microsoft Office.
Actualice registros con actualizar y volver a consultar

Si los datos de su base de datos compartida cambian frecuentemente y es importante que el usuario
tenga los datos actualizados, puede usar los métodos para mantener los datos actuales: actualizar y
volver a consultar.
El método de actualizar, sólo actualiza los registros que ya aparecen en la Vista Hoja de datos
o Formulario. Cuando actualiza la hoja de datos o el formulario, los registros no se reordenan o
eliminan; tampoco se eliminan los que ya no cumplen los criterios de filtro. Para actualizar el
conjunto de registros, de modo que reflejen estas acciones, debe volver a consultar los registros.
Para actualizar manualmente una tabla, consulta o formulario, abra la tabla o consulta en la
Vista Hoja de datos, o abra el formulario en las vistas Formulario o Presentación. Luego, en el 20
grupo Registros, de la ficha Inicio, haga clic en la flecha hacia abajo de Actualizar todo, y elija
Actualizar todo o actualizar, en el menú contextual. También puede oprimir f9.
Cómo... Minimizar conflictos

Una manera de reducir el número de conflictos de bloqueo consiste en organizar la carga
de trabajo para que cada usuario sea responsable de diferentes partes de la base datos. Por
ejemplo, un usuario actualiza los registros de ventas en los estados del oeste y otro lo hace en
el área del sureste, etc.
Cuando dos usuarios tratan de actualizar el mismo registro y causan un conflicto en el
proceso, Access intenta guardar varias veces el registro. Primero intenta liberar el registro
del bloqueo antes de desplegar el mensaje Conflicto de escritura. La configuración Intervalo
entre intentos de actualización, especifica el periodo que pasa entre cada intento. El parámetro
Número de intentos de actualización determina cuántas veces trata Access de guardar el
registro antes de darse por vencido. Estas opciones también están en la página Avanzadas, del
cuadro de diálogo Opciones de Access.
Puede probar diferentes combinaciones de estos dos parámetros. Por ejemplo, establezca
Número de intentos de actualización en 0 para que Access despliegue el mensaje Conflicto de
escritura a la vez. Asigne a ambos los valores más altos para reducir el número de conflictos
de escrituras, al permitir que Access trate de guardar el registro más veces con un intervalo
más largo entre intentos. Sin embargo, con esa disposición, los usuarios tal vez se quejen de
que el sistema se vuelve lento. Experimente con esos valores para establecer una combinación
correcta para su aplicación.
El intervalo predeterminado para actualizar registros es de 60 segundos, lo que

Nota podría ser demasiado tiempo en situaciones críticas. También puede restablecer el
intervalo a 10 o 15 segundos. Si lo establece demasiado bajo, Access creara una
gran cantidad de tráfico en la red.
La nueva consulta vuelve a construir por completo el conjunto de registros. La manera más fácil
de volver a consultar es oprimir mayús+f9.
Edite objetos compartidos base de datos

Aunque haga su mejor esfuerzo para completar todos los diseños de los objetos de la base de datos
antes de configurar la base de datos para acceso compartido, siempre habrán de hacerse cambios
más adelante. Todo objeto puede modificarse en cualquier momento, pero los objetos compartidos
requieren consideración especial.
Antes de que empiece a hacer cambios importantes de diseño a la base de datos compartida,
asegúrese de abrirla en modo exclusivo, al seleccionar Abrir en modo exclusivo, en el botón Abrir,
del cuadro de diálogo Abrir. Para hacer esto elija un momento en que otros usuarios no requieran
acceso a la base de datos, como a medianoche.
Si los cambios de diseño requeridos son menos invasores, puede modificar con toda seguridad
el objeto mientras la base de datos está abierta en el modo compartido. Si está abierta la tabla, o
cualquier consulta, formulario o informe basado en la tabla, no puede cambiar el diseño de la tabla.
Lo contrario también es cierto (si está tratando de modificar un diseño de tabla, ningún otro usuario
podrá disponer de la tabla o cualquier consulta, formulario o informe que esté basado en ella). Es
una buena idea pensar bien los cambios y especificarlos antes de abrir el diseño de tabla; luego,
manténgala abierta el menor tiempo posible.
He aquí algunas otras sugerencias que son útiles cuando necesita editar objetos de una base de
datos compartida:
■ Cuando edita un diseño de consulta, formulario o informe que ya esté usando otro usuario,
este usuario no verá las nuevas versiones hasta que el objeto se cierre y se vuelva a abrir.
■ Si los objetos que quiere cambiar son dependientes entre sí, asegúrese de editarlos todos al
mismo tiempo para que sean consistentes.
■ Asegúrese de que nadie más está usando la macro que quiere editar al abrir la base de
datos en modo exclusivo. Si cambia una macro que alguien más está usando, puede causar
problemas.
20
Asegure una base
Capítulo 21 de datos
Cómo...
■ Habilitar o deshabilitar el contenido de un base de datos
■ Cifrar una base de datos con contraseña
■ Usar el Centro de confianza
■ Confiar en macros, complementos y controles ActiveX.
■ Asegurar versiones anteriores
E l principal propósito de la seguridad de una base de datos es evitar el acceso no autorizado a la

información, para ver o editar. La seguridad también puede evitar modificaciones al diseño por
parte de individuos no calificados. Hasta el cambio más ligero en el diseño de un formulario o una
regla de validación de datos puede causar problemas que resultan difíciles de localizar y corregir. La
seguridad también bloquea a los hackers, para que no entren y dañen la base de datos y extiendan
virus por el sistema.
Access 2007 ha agregado muchas medidas que facilitan la aplicación de seguridad y el uso de
una base de datos segura.
Nuevas medidas de seguridad

Con la siguiente lista se cubren algunas de las nuevas características de seguridad que hacen más
segura la administración de la información en una base de datos:
■ Puede explorar la base de datos sin tener que habilitar el código VBA y las macros.
■ Puede configurar una ubicación de confianza y colocar los archivos de base de datos en ella.
Así ya no tendrá que habilitar la base de datos cada vez que quiera usarla.
■ Con la nueva página Centro de confianza, en el cuadro de diálogo Opciones de Access,
puede establecer y cambiar todos los parámetros de seguridad en un solo lugar.
■ Puede establecer una contraseña para la base de datos, con el objetivo de evitar que otros
tengan acceso a los datos y los objetos.
Cuando abre una base de datos que está almacenada en una ubicación de confianza, no es
necesario elegir la opción Confiar. Si una versión anterior de la base de datos contiene una firma
digital válida de un editor de confianza, puede confiar en el contenido. Si usa una base de datos de
una ubicación que no es confiable, se deshabilita como opción predeterminada, y es necesario que
elija habilitarla cada vez que la abre.
Un editor es un desarrollador que crea bases de datos. Se considera que los editores
Nota con reputación son de confianza.
Habilite o deshabilite el contenido de la base de datos

Como vio en capítulos anteriores, cuando abre una base de datos usualmente ve la barra de mensaje
Advertencia de seguridad, que le indica que parte del contenido de la base de datos se ha deshabilitado.
Entonces usted hace clic en el botón Opciones para ver sus alternativas (véase la figura 21-1).
CAPÍTULO 21: Asegure una base de datos 573
21
FIGURA 21-1 Advertencia de Alerta de seguridad.
Puede dejar el contenido de la base de datos (macros de VBA en la figura 21-1) deshabilitado
y seguir trabajando con la base de datos. Si confía en el origen de la base de datos, puede elegir
que se habilite todo el contenido potencialmente dañino. Cuando cierra la base de datos, todo el
contenido se deshabilita de nuevo.
Puede cerrar la barra de mensajes Advertencia de seguridad sin hacer una elección,
Nota con sólo hacer clic en el botón para cerrar (x).
Cifre la base de datos

La herramienta de seguridad de cifrado combina codificación de la base de datos con solicitud de
una contraseña para abrirla. El cifrado en realidad modifica el orden y luego compacta la base
de datos, para que sea completamente ilegible por parte de un procesador de palabras o cualquier
programa de utilidades. Al cifrar una base de datos no se restringe el acceso a los objetos de ésta,
pero el usuario debe ingresar una contraseña para abrirla. Al descifrar la base de datos, se invierte el
proceso y se restaura su forma original.
Cifre con una contraseña

Para cifrar la base de datos, primero debe abrirla en modo exclusivo desde el cuadro de diálogo
Abrir, al hacer lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir.

2. Localice y seleccione la base de datos en el cuadro de diálogo Abrir. Luego haga clic en la
flecha para desplegar Abrir y elija Abrir en modo exclusivo, de la lista de desplegable.
3. Con la base de datos abierta, en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha
Herramientas de bases de datos, haga clic en el comando Cifrar con contraseña.
4. En el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos, ingrese la contraseña y
oprima tab. Ingrese la contraseña de nuevo para confirmarla.
Para abrir una base de datos cifrada, se le solicitará que ingrese la contraseña de la base de
datos y que haga clic en Aceptar.
¿Sabía Pueden ocurrir problemas de

que? seguridad con tablas vinculadas
Es probable que ocurran problemas de seguridad, si una de las tablas de una base de datos
protegida con contraseña está vinculada a una segunda base de datos que no requiere una
contraseña. La contraseña para la primera base de datos se almacena con la información
vinculada en la segunda base de datos. Cualquier usuario que abra la segunda base de datos
también podrá abrir la tabla vinculada en la base de datos protegida. La contraseña también se
almacena en una forma no cifrada en la base de datos no protegida, haciendo que resulte fácil
de leer para cualquier usuario.
El cifrado sólo se aplica a formatos de archivo de base de datos accdb. Versiones
Nota anteriores se codificaban con un algoritmo de cifrado menos estricto. 21
Para eliminar el requisito de una contraseña y restaurar la base de datos a su formato original,
vaya al grupo Herramientas de base de datos, de la ficha Herramientas de base de datos, y haga clic
en el comando Descifrar base de datos.
Use el Centro de confianza

El nuevo sistema de seguridad Centro de confianza impone criterios estrictos para los componentes
de la base de datos y determina si es seguro abrir la base de datos o si debe deshabilitarse.
El Centro de confianza impone los criterios a macros, complementos y controles ActiveX, como
verá en la siguientes secciones. El Centro de confianza se usa para establecer opciones específicas
de seguridad y crear o cambiar las ubicaciones de seguridad.
Todos los cambios en los parámetros del Centro de confianza se aplican después de
Nota que cierre y reinicie la base de datos de Access.
Cree un entorno de confianza

Una base de datos de Access incluye demasiados componentes, no sólo un archivo, como en el
caso de un documento de Word. Las intrincadas relaciones entre las tablas y otros objetos pueden
crear un riesgo de seguridad complejo. Una solución consiste en colocar todos los componentes
de la base de datos, una vez que se ha determinado que son seguros, en una carpeta de confianza.
Cuando abre una base de datos en una ubicación de confianza, no tiene que habilitar su contenido.
Otra manera de eliminar la necesidad de habilitar una base de datos al abrirla es identificar al
desarrollador como de confianza y colocar el nombre en la lista Editores de confianza.
Construya una ubicación de confianza

Una ubicación de confianza es donde usted coloca todas las macros, el código VBA y las
expresiones de seguridad para que no tenga que habilitarlas cuando abre la base de datos. El Centro
de confianza se usa para crear una ubicación de confianza y luego colocar la base de datos, o una
copia de ella, en la ubicación, de la manera siguiente:

2. Haga clic en Centro de confianza y luego haga clic en Configuración del Centro de
confianza.
3. Haga clic en Ubicaciones de confianza.
4. Haga clic en Agregar nueva ubicación y luego ingrese el nombre de la carpeta en el cuadro
Ruta de acceso, o haga clic en Examinar, para encontrar la carpeta que quiere.
5. Marque la opción Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza, si quiere que
toda las subcarpetas sean de confianza.
6. Escriba una descripción que explique el uso de la ubicación, si lo desea, y haga clic en
Aceptar.
Para eliminar la ubicación de confianza, regrese al cuadro de diálogo Ubicaciones de confianza,
seleccione la ruta de acceso y haga clic en Quitar. Luego haga clic en Aceptar. También puede usar
el cuadro de diálogo Ubicaciones de confianza para mover la ubicación a una ruta diferente, al
hacer clic en Modificar.
Cree una lista de editores de confianza
A cualquier persona que haya creado una macro, un complemento, un control ActiveX o alguna otra
21
extensión de aplicación se le denomina Editor. Un editor de confianza es un desarrollador que tiene
una firma digital actual válida, que está certificada por una autoridad certificada con reputación.
Si el desarrollador no participa en proyectos comerciales, puede firmar sus propios certificados en
lugar de tener que ir a una autoridad de certificación. (Véase la sección Cree un certificado.)
Si la firma del editor es válida, verá la opción Confiar en todos los documentos de este editor,
en el cuadro de diálogo Opciones de seguridad de Microsoft Office (véase la figura de 21-2). Elija
esa opción y el editor se agregará a la lista.
Para eliminar un desarrollador de la lista, regrese a la lista Editores de confianza, haciendo lo
siguiente:
1. Abra el Centro de confianza.

2. Haga clic en Configuración del Centro de confianza, y luego en Editores de confianza.
3. Seleccione el nombre en la lista y haga clic en Quitar.
FIGURA 21-2 Decisión de agregar un editor a una lista de confianza.

Confíe en macros
Las macros y el código VBA están escritos por desarrolladores que aplican muchos tipos de
comandos frecuentemente usados. Los hackers pueden crear una macro que invada su equipo y
esparsa un virus, por eso tiene sentido que sea precavido. El Centro de confianza vigila las macros y
las revisa para ver si son seguras, empleando los siguientes criterios:
■ ¿La macro está firmada con la firma digital del desarrollador, y su firma es válida y actual?
■ ¿El certificado de la firma fue emitido por una autoridad de certificación?
■ ¿El desarrollador que firmó la macro es de confianza?
La macro se deshabilita si hay un problema con cualquiera de las de los puntos anteriores, y se
despliega la barra de mensaje Advertencia de seguridad.
A continuación, haga clic en Opciones, para abrir cuatro de diálogo Alerta de seguridad (tome
como referencia la figura 21-2). Es aquí donde usted puede elegir si quiere habilitar la macro o no,
empleando las siguientes opciones:
■ Ayudar a protegerme contra contenido desconocido (recomendado).

■ Habilitar este contenido.
■ Confiar en todos los documentos de este editor.
En el cuadro de diálogo se despliega información específica acerca del contenido deshabilitado.

Por ejemplo la macros VBA bajo sospecha en la figura 21-2 fue firmada por “Miguel” cuyos
certificados fueron firmados por él mismo. No expirará hasta el 1 de enero, del 2013. Puede hacer
clic en Mostrar detalles de la firma, si necesita más información.
La nota en el cuadro de diálogo indica que la firma es válida pero que aún no tiene al editor en
su lista de confianza.
Problemas con macros
Si el problema es que la macro no tiene firma, debe asegurarse de que puede confiar en el origen.
21
Todavía puede seguir trabajando con la base de datos sin habilitar la macros.
Tal vez obtenga el mensaje de que la firma no es de confianza, si no ha agregado el origen
de la macros a su lista Editores de confianza. Se recomienda que no habilite ninguna macro con
firmas no válidas o que ya expiraron. Ambos problemas pueden ser causados por alguien que trata
de ingresar en su sistema con la macro. Si la firma ha expirado y usted ha usado la macros en el
pasado, probablemente sea seguro habilitarla.
Cambie las opciones de seguridad de las macros

Para cambiar el nivel de confianza en las macros que no se han considerado para incluirlas en la
ubicación de confianza, vaya al Centro de confianza y haga clic en el botón Configuración de macros.
Puede elegir entre las siguientes cuatro opciones:
■ Deshabilitar todas las macros sin notificación: bloquea todas las macros y no despliega
un mensaje de advertencia de seguridad. Sin embargo, si hay algunos documentos en los
que confía, aunque tengan macros sin firma, ponga estos documentos en una ubicación de
confianza.
■ Deshabilitar todas las macros con notificación (la opción predeterminada): se le notifica
con advertencias de seguridad que algunas macros no están firmadas. Puede elegir en cuáles
confiar.
■ Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente: Las macros de editores
de confianza pueden ejecutarse pero se le advierte si no ha agregado al editor a su lista de
confianza.
■ Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente
peligroso): permite que toda las macros se ejecuten y puede plantear problemas con macros
de hackers y otros intrusos.
Es posible que se ofrezca una quinta opción llamada Confiar en acceso a modelo de
Nota objeto de proyecto. Esta opción es sólo para desarrolladores. Los desarrolladores
crean macros, código VBA, controles ActiveX, complementos y otras extensiones de
aplicación para que otros las usen.
Después de definir sus selecciones, haga clic en Aceptar dos veces para regresar a la base de datos.
Confíe en complementos
Los complementos, llamados extensiones de aplicación, son funciones adicionales que agregan
características especiales al programa de Access. Por ejemplo, las plantillas de base de datos, los
esquemas XML y las etiquetas inteligentes extienden la utilidad de Access. Puede usar el Centro de
confianza para revisar los complementos que actualmente están instalados en su equipo.
Los complementos están agrupados en cuatro categorías:
■ Los complementos de aplicaciones activas son los que están registrados y actualmente
ejecutándose en su base de datos.
■ Los complementos de aplicaciones inactivas son los que se encuentran en su equipo pero
actualmente no se han cargado.
■ Los complementos relacionados con documentos son los archivos de plantilla que están
siendo usados por los documentos abiertos.
■ Los complementos de aplicaciones deshabitadas son los que fueron cerrados
automáticamente debido a los problemas que causan, como hacer que el programa deje de
funcionar.
El Centro de confianza impone con los complementos los mismos criterios que usa para las
macros en relación con la validez: firmas digitales actuales, un certificado y un editor de confianza.
Para cambiar los parámetros de seguridad de los complementos, abra la página Centro de confianza,
haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza y luego en Complementos.
Tiene tres opciones:
■ Requerir que los complementos de la aplicación estén firmados por un editor de confianza:
revisa la firma digital del archivo que contiene los complementos. Si el editor no está en
nuestra lista de Editores de confianza, el complemento no se carga y usted verá un mensaje
de que se ha deshabilitado.
■ Deshabilitar la notificación de complementos no firmados (el código permanecerá
deshabilitado): sólo está disponible si ha marcado la primera opción. Entonces los
complementos no firmados se deshabilitan sin notificación.
■ Deshabilitar todos los complementos de aplicación (puede afectar la funcionalidad): elija
esta opción si no confía en ningún complemento. No verá una advertencia de que se han 21
deshabilitado.
Seguridad con versiones anteriores de bases de datos

Si aplicó seguridad en el nivel del usuario a la base de datos creada en una versión anterior de
Access, aún funcionará cuando abra la base de datos en Access 2007. Si la base de datos no
tiene seguridad aplicada, se abrirá en Modo deshabilitado. En un modo deshabilitado, muchos
componentes son inaccesibles:
■ Código de VBA y cualquier referencia a código o expresiones inseguras.

■ Acciones de macros inseguras, como las de permitir que el usuario modifique la base de
datos o tenga acceso a recursos externos.
■ Consultas de acción que agregan, actualizan o eliminan datos.
■ Consultas del lenguaje de definición de datos (DDL, Data definition Language) que crean o
modifican objetos de la base de datos.
■ Consultas que pasan a través de SQL y que funcionan con tablas en el servidor, sin usar la
propia base de datos.
■ Controles ActiveX.
Puede elegir que se habilite el contenido cada vez que abre la base de datos o puede aplicar una
firma digital. Una firma digital es una estampa electrónica cifrada que autentifica los componentes
de la base de datos. Otra opción es colocar la base de datos en una ubicación de confianza.
Si convierte la base de datos a Access 2007, todas las opciones de seguridad son
Nota eliminadas y se aplican en cambio las reglas para los archivos accdb y accde.
Antes de que pueda aplicar su firma a la base de datos, necesita un certificado digital que
autentifique la firma. Si la base de datos es sólo para uso suyo y de su organización, puede usar el
programa SelfCert para crear la firma. Si la base de datos es para uso comercial, necesita obtener el
certificado de una autoridad de certificación comercial (CA, Cartificate Authority).
Cree un certificado
Para crear su certificado firmado por usted mismo, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón Iniciar, de Windows, y señale Todos los programas.

2. Haga clic en Microsoft Office, en Herramientas de Microsoft Office y luego en Certificado
digital para proyectos de VBA.
3. En el cuadro de diálogo Crear certificado digital, ingrese un nombre para el nuevo

certificado, en el cuadro Nombre del certificado.
4. Haga clic en Aceptar dos veces. Verá un mensaje de que el nuevo certificado se creó.
21
Firme con código la base de datos

A la aplicación de una firma digital a un componente se le denomina firma de código. Puede aplicar
su firma a su base de datos, de modo que otros usuarios certificados sabrán que es seguro usarla.
Abra la base de datos que quiera firmar y haga lo siguiente:
1. En el grupo Macro, de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en el comando

Visual Basic.
2. En la ventana de Microsoft Visual Basic, seleccione la base de datos y, en el menú
Herramientas, haga clic en Firma digital.
3. En el cuadro de diálogo Firma digital, haga clic en Elegir.
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, seleccione su certificado de prueba y haga

clic dos veces en Aceptar.
Tal vez haya razones por las que Access no pueda guardar su firma digital. Si ocurre un
problema, verá un mensaje de error con posibles razones:
■ La base de datos se encuentra bajo Control de código seguro.

■ La base de datos está abierta como sólo lectura.
La base de datos puede ser un formato de archivo accdb o accde y usted necesita usar el método
Publicar para firmarla. Para conocer más información acerca del aseguramiento de bases de datos
creadas con versiones anteriores de Access, consulte el tema de ayuda: Cómo funciona la seguridad
con bases de datos de versiones anteriores de Access abiertas en Office Access 2007.
Convierta
Apéndice a Access 2007
P uede convertir una base de datos de Access que fue creada en el formato de archivo .mdb de
Access al formato .accdb de Access 2007, pero tal vez quiera mantener la base de datos en
la versión anterior y sólo ejecutarla, en cambio, en Access 2007. A esto se le llama habilitación.
Esto es importante si su base de datos es usada por más de un usuario y no todos los usuarios han
actualizado a 2007. También puede convertir un formato de Access 2007 a un formato de archivo
anterior, siempre y cuando el archivo .accdb no contenga alguna de las nuevas características, como
campos de búsqueda de varios valores o datos adjuntos.
Decida la estrategia de conversión

Si es necesario, puede abrir la base de datos y trabajar con ella en Access 2007 sin conversión. Si la
base de datos es uno de los últimos formatos de archivo (2000 o 2002-2003) podrá ver y editar los
datos, además de hacer cambios a los diseños de objeto. Si la base de datos es de Access 95 o 97,
puede trabajar con los datos, pero no tendrá la oportunidad de guardar los cambios en el diseño de
cualquiera de los objetos. Si quiere modificar un objeto, debe abrir la base de datos en la versión
original. Consulte la sección Abra una base de datos anterior, para conocer más información.
Hay importancia es hay diferencias importantes entre el formato de archivo .accdb de Access
2007 y el formato de archivo .mdb anterior. Tal vez quiera buscar las diferencias antes de convertir
una base de datos bien establecida a Access 2007.
Por ejemplo, Access 2007 no soporta réplica ni seguridad en el nivel de usuario. Si su base de
datos depende de esto, debe mantener el formato .mdb. Si su base de datos es compartida entre
varios usuarios y no todos pueden convertir al formato .accdb de Access 2007, puede dividir la base
de datos y convertir parte de ella, mientras deja otras partes sin cambios. De esta manera la base de
datos puede compartirse entre usuarios de diferentes versiones de Access.
Una vez que convierta un archivo .mdb de base de datos a .accdb, no podrá abrirlo en la versión
original (pero puede convertirla otra vez). Es posible convertir una base de datos creada en Access
2007 a Access 2000 o 2002-2003.
Cuando la base de datos se convierte, la base de datos original se preserva en su formato de
archivo nativo, y se crea una copia en el formato que especifique.
Convierta una base de datos a Access 2007

Antes de convertir la base de datos, asegúrese de hacer una copia de seguridad. Mantenga esta
copia hasta que quede satisfecho de que la base de datos se ha convertido correctamente y que ha
dominado Access 2007.
Para convertir la base de datos al formato de archivo de Access 2007, haga lo siguientes:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Abrir. Vaya al archivo que desea
convertir en el cuadro de diálogo Abrir, y luego haga clic en Abrir. Si está operando en
un entorno de varios usuarios, asegúrese de que todos los usuarios han cerrado la base de
datos.
Si la base de datos que está abriendo es anterior a Access 2000, se abre el cuadro de
Nota diálogo Mejorar base de datos, preguntándole si quiere actualizar la base de datos.
Vaya a Abrir en versiones anteriores de los archivos de Access en Office Access 2007
y siga adelante.
Apéndice: Convierta a Access 2007 587
2. Con la base de datos abierta, haga clic en el botón de Microsoft Office una vez más y elija
Convertir.
3. En la lista Tipo, del cuadro de diálogo Guardar como, elija Base de datos de Microsoft
Office Access 2007.
4. Luego, en el cuadro de diálogo Guardar como, ingrese un nuevo nombre para la base de
datos convertida y busque una nueva ubicación, si es necesario. Luego haga clic en Guardar.
Si está usando Windows XP, el cuadro de diálogo Guardar como tendrá un aspecto
Nota diferente.
El comando Convertir sólo está disponible en la lista del botón de Microsoft Office si
Nota la base de datos actualmente abierta corresponde a una versión anterior.
Verá un mensaje de advertencia de que el archivo se ha actualizado y que ya no puede

compartirse con usuarios de versiones anteriores.
Puede convertir el archivo con un nombre diferente en la misma carpeta o usar el

Nota mismo nombre en una carpeta diferente.
A medida que el archivo se convierte, tal vez vea mensajes acerca de errores de compilación
durante la conversión, porque algunos de los comandos de Visual Basic tal vez ya no sean válidos.
Puede corregir el código después de la conversión.
Si la base de datos que está convirtiendo tiene tablas vinculadas, asegúrese de que permanecen
en la carpeta original para que la base de datos convertida pueda encontrarlas. Si Access no
puede encontrarlas, la base de datos convertida no funcionará apropiadamente. Después de que
haya convertido la base de datos, puede mover las tablas vinculadas a otra ubicación y usar el
Administrador de tablas vinculadas para restaurar los vínculos. Las tablas vinculadas no se
convierten automáticamente, debe convertirlas por separado.
Puede vincular una tabla de versiones anteriores de Access a una versión posterior, pero no
al revés. Por ejemplo, no puede vincular una tabla de Access 2007 a una base de datos de Access
2003.
Convierta un archivo de información de grupo de trabajo

(MDW)
Los archivos de información de grupo de trabajo almacenan información de permisos para bases
de datos aseguradas. Los archivos que contienen esta información son archivos .mdw. No se han
hecho cambios a la estructura de los archivos .mdw en Access 2007. De modo que cuando convierte
a la última versión, el Administrador del grupo de trabajo crea archivos .mdw idénticos a los de las
versiones anteriores. Todos estos archivos creados en Access 2000-2003 pueden usarse en Access
2007.
Convierta una base de datos asegurada

Si aplicó seguridad en el nivel del usuario, aún funcionará en Access 2007.
Convierta a una base de datos replicada

Access 2007 ya no da soporte a bases de datos replicadas. Si tiene una que fue replicada en Access
2003, no podrá guardarla en el nuevo formato de archivo .accdb. Sin embargo, puede seguir usando
la base de datos en Access 2007 en su formato de archivo .mdb.
Apéndice: Convierta a Access 2007 589
Convierta a una versión anterior

Si quiere convertir la base de datos abierta a una versión anterior, haga lo siguiente:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office. A

2. Señale Guardar como, y elija de la lista de formatos.
Abra una base de datos anterior

Si no la está convirtiendo, aún puede usar la base de datos creada en una versión anterior con su
versión 2007. Puede abrir una base de datos de formato Access 2000 o 2002-2003 en Access 2007
y usarla como normalmente lo haría, pero tenga en cuenta que las nuevas características de 2007 no
estarán disponibles.
Si abre una base de datos de Access 95 o 97, Access ofrece actualizarla. Si no lo hace, no se le
permitirá hacer cambios al diseño. Puede ver objetos y cambiar datos pero no puede cambiar ningún
diseño del objeto. Se le advierte que la base de datos se había abre en modo de sólo lectura.
Debe abrir la base de datos empleando las versiones con las que se creó, si quiere modificar
diseños de objeto o agregar nuevos objetos.
No puede vincular ni importar una tabla de Access 2007 en una base de datos habilitada, pero
puede recorrer de otra manera el camino, si abre la versión de la base de datos 2007 y exporta las
tablas a la base de datos de la versión anterior. También puede cortar, copiar y pegar datos entre las
tablas de la versión 2007 y las de versiones anteriores.
Comparta una base de datos entre varias

versiones de Access
Para usar una base de datos con varias versiones de Access, puede crear una base de datos de
cliente/servidor. Deje los datos de la versión anterior como servidor y convierta los otros objetos a
un cliente de versión posterior. Para construir la base de datos de Access de un solo archivo:
1. Convierta toda la base de datos al formato de archivo de Access 2007.

2. Abra la base de datos convertida y, en el grupo Mover datos, de la ficha Herramientas de
base de datos, haga clic en el comando Base de datos.
3. Divida la base de datos en cliente y servidor y luego elimine la base de datos de servidor
creada por el asistente Divisor de bases de datos.
4. En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga
clic en el comando Administrador de tablas vinculadas, para vincular el nuevo cliente de
Access 2007 a las tablas en la base de datos de la versión anterior.
Si la base de datos ya es una aplicación cliente/servidor, necesitará convertir sólo

Nota el cliente y dejar la parte del servidor sola. Ejecute el Administrador para tablas
vinculadas para vincular el cliente convertido a la base de datos de servidor
original.
Índice
Símbolos y números 00000-9999, máscara de entrada, 112
11 puntos, Calibri, 122
- (guión), comodín, 130
100 o 200, regla de validación, 75
- (signo de menos), 310
!>L0L 0L0, máscara de entrada, 112
! comodín, 130 A
! (signo de admiración), 130, 471 a, símbolo, 113
# comodín, 130 A, símbolo, 113
# (signo de número), 105 A la cuadrícula, comando del menú Alinear, 244, 245
# símbolo, máscara de entrada, 113 Abajo, configuración de la lista desplegable de la
& símbolo, 59, 113 opción Buscar, 129
& (unión), carácter, 176, 186, 493 Abrir, botón, 9
(Espacio), símbolo de formato, 59 Abrir, botón de comando, 278
* (asterisco), 168 Abrir, cuadro de diálogo, 7-8
* comodín, 130 Abrir archivo, cuadro de diálogo, 509
* símbolo de formato, 59 Abrir base de datos reciente, panel, 7
… (puntos suspensivos), 18, 491 Abrir bases de datos usando bloqueo por registros, 400
: (dos puntos), 219 Abrir/Ejecutar, permisos, 421
? botón, 25 Abrir exclusivo, configuración del cuadro de diálogo
? comodín, 130 Abrir, 568
@ símbolo, 59 Abrir exclusivo, permiso, 421
[] comodín, 130 Abrir Formulario, acción, 426
[] (corchetes), 130, 200 Abrir formulario en modo Edición, lista de comandos,
+ (signo de más), 310 495
< (flecha a la izquierda), 161 Abrir Tarjeta Alfa, macro, 430-431
< símbolo, 59, 113 Abrir ventana de base de datos, 458
<=> botón, 194 .accdb, formato de archivo, 420, 564, 575, 586
<>0 regla de validación, 75 acceso
<Separador>, comando, 453 a base de datos compartidas, 563-564
> símbolo, 59, 113 exclusivo a bases de datos compartidas, 563-564
>=01/01/04 Y <01/01/05>, regla de validación, 75 accesos directos
>> (doble flecha a la derecha), 161, 261 creación, 380-381
>L<??????????, máscara de entrada, 112 eliminación, 380
>LL0000-000, máscara de entrada, 112 teclado, 451-452
<símbolo> (signo de infinito), 90 Access
; (punto y coma), 215 apertura
base de datos, 7-12 Al abrir, propiedad, 432, 434

tablas, 18-23 Al activar registro, propiedad de evento de formulario
conversión a Access 2007, 586-590 y control, 434
inicio, 4-6 Al eliminar (formulario), evento, 299
revisión general, 3-4 Al entrar, propiedad de evento de formulario y control,
acciones, macro, 426-429 434
Activado, propiedad, 298-299 Al hacer clic, propiedad de evento de formulario y
ActiveX, controles, 288 control, 433, 434
actualización, consultas, 206-209 Al no haber datos, propiedad, 434
Actualizar en cascada los campos relacionados, Al paginar, propiedad, 434
opción, 87-88 Al salir (control), evento, 299
Actualizar en cascada los registros relacionados, alertas de seguridad, 581
opción, 209 Alineación de controles, comandos de la ficha
Actualizar todo, flecha desplegable de la ficha Inicio, Organizar, 463
567 Alineación del texto, propiedad del campo Texto, 57
adjuntar datos, consultas de, 211-213 Almacenar el valor en el campo, opción, 273
Administrador de grupo de trabajo, 588 Alternar filtro, comando, 138, 147, 153
administrador de la base de datos, 564 Alto de fila, cuadro de diálogo, 121
Administrador de paneles de control, 474, 484 ampliación en la ventana Vista preliminar, 310-311
Administrador de tablas vinculadas, 518-520, 562, Analizador de rendimiento, 408, 413-414
588, 590 Analizador de tablas, 408-413, 554
Advertencia de seguridad, mensaje, 11, 38, 573, 578 Analizar rendimiento, comando, 413
advertencias en macros, 435-437 Analizar tabla, comando, ficha Herramientas de base
Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, de datos, 409
método de acceso directo, 455 ancho
Agregar campos existentes, comando, 232 de columna predeterminada, opción, 125
Agregar clave generada, botón, 412 de la ventana, 450
Agregar nuevo campo, 47 fijo de archivos de texto, 520, 526-527
Agregar un grupo, botón, 323 Ancho de columna, cuadro de diálogo, 120
AgregFecha, función, 438, 439 Antes de actualizar (control), evento, 299
agrupamiento Antes de actualizar (formulario), evento, 299
controles, 242 Antes de actualizar, propiedad, 434, 436
segundo nivel, 326-328 Antes de confirmar eliminación, propiedad de evento,
Agrupar, comando, grupo Diseño de controles, 242 442
Agrupar, configuración, 332 Apilado, comando de la ficha Diseño, 266
Agrupar por, función de agregado, 416 Apilado, comando del grupo Alineación de controles,
Agrupar por, opción de la celda Total, 190 245, 246
Agrupar y ordenar, comando de la ficha Formato, 322, Aplicar filtro, grupo Ordenar y filtrar, 284
328, 333 archivos
Agrupar y ordenar, grupo, 313 anexión a campos, 108-110
Ajustar, comando, 244 externos, salida de Access como, 542-544
Ajustar a la cuadrícula, configuración del grupo información de grupo de trabajo, 588
Diseño de controles, 232, 243 texto
Ajuste de tamaño automático, 501 cambio de las especificaciones de importación,
Ajuste perfecto, opción del cuadro de diálogo Ancho 527-528
de columna, 120 exportación a, 531-535
Índice 593
importación y vinculación, 520-528 para formularios, 260-263, 291-293
importación y vinculación de archivos de texto para gráficos, 352-354
de ancho fijo, 526-527 para informes, 304-308, 328-332, 335-336
importación y vinculación de archivos de texto para subformulario, 293-295
delimitado, 520-526 asociados, controles, 224, 266
revisión general, 520 asterisco (*), 168
Argumento, campo, 499, 500 Autocomprimible, propiedad, 265, 332, 340
argumentos, 424, 490 Autocorrección, opciones, 393-394
Argumentos, columna, 425 Autocorrección de nombres, opción, 204, 388
Argumentos de acción, panel, 426, 429, 439 AutoExec, macros, 444-445
arrastrar y colocar, técnicas, 356, 506, 508, 541 Autoextensible, propiedad, 265, 274, 340, 418
Arriba, configuración de la lista desplegable Buscar, Autoformato, 257, 316
129 Autoindizar al importar o crear, configuración, 388-
AS, cláusulas, 363 389
Asistente para botón de comando, 278, 289, 417, automatización. Véase macros
462, 501 Autonumérico, tipo de datos, 101
Asistente para búsquedas, 50, 56, 115-116 Autonuméricos, campos, 55, 64, 83
Asistente para combinación de correspondencia con autoridad de certificación (CA), 578, 582
Microsoft Word, cuadro de diálogo, 547 Avanzadas, página, cuadro de diálogo Opciones de
Asistente para combinar correspondencia, 546-548 Access, 558
Asistente para consultas, 159, 160-162, 188, 193-198 Avanzado, botón, cuadro de diálogo del Asistente para
Asistente para consultas de referencia cruzada, 195 importación de texto, 527
Asistente para consultas sencillas, 159, 160-162 Ayuda, característica, 24
Asistente para cuadro de diálogo modal, 462 Ayuda, ventana, 24-26, 382
Asistente para cuadros combinados, 271
Asistente para cuadros de lista, 271
Asistente para etiquetas, 303, 342-346
B
Asistente para exportación de texto, 531, 533, 534 Barra de búsqueda del Panel de exploración, 482-484
Asistente para formularios, 260-263, 291-293, 468 Barra de mensaje, 404
Asistente para gráficos de Microsoft, 352-354 Barra de menú contextual, flecha desplegable, 387
Asistente para grupo de opciones, 464 barras
Asistente para importación de hoja de cálculo, 551, desplazamiento, 270, 501
554 desplazamiento vertical, 296, 309
Asistente para importación de texto, 522, 531, 534 estado, 7, 397, 406
Asistente para informes, 303, 304-308, 328-332, exploración de registros, 283
335-336 herramientas, 17-18, 401-402, 458-460
Asistente para máscara de entrada, 110-111, 114 de acceso rápido, 6, 254, 311, 318, 401, 451,
Asistente para subformulario, 293-295 452-457
Asistente para subinforme, cuadro de diálogo, 339, de acceso rápido personalizadas, 452-457
340 sección, 241
Asistentes para controles, comando, 229, 293 título, 3-4
asistentes Barras de desplazamiento, propiedad, 285, 463
para combinar correspondencia, 546-548 Barras de error Y, ficha, 368
para consultas, 160-162, 188, 193-198 Base de datos actual, grupo de las Opciones de base
para consulta sencilla, 160-162 de datos, 445
para etiquetas, 342-346 Base de datos actual, opción, 457, 460
Base de datos de Access, comando de la ficha a una base de datos existente de Access,
Herramientas de base de datos, 560 529-530
Base de datos predeterminada, propiedad Búsqueda guardado de la salida de Access como archivos
por filtro, 416 externos, 542-544
bases de datos, 407-422, 505-556 importación o vinculación de datos de Access, 508-
Véanse también optimización de base de datos; 515
seguridad en base de datos; bases de datos establecimiento de opciones de importación,
compartidas; Centro de confianza 512-513
apertura, 7-12 importación de objetos, 509-511
compactación y reparación, 420-422 revisión general, 508
compartidas, 557-569 vinculación de tablas de Access, 513-515
actualización de registros con actualización importación o vinculación de otros orígenes de
y nueva consulta, 567-568 datos, 515-517
administración de, 564-569 importación y vinculación de archivos de campo,
control de edición de datos, 565-567 520-528
edición de objetos compartidos de base de archivos de texto de ancho fijo, 526-527
datos, 568-569 archivos de texto delimitado, 520-526
revisión general, 564 cambio de especificaciones de importación,
compartir entre varias versiones de Access, 590 527-528
conversión a Access 2007, 586-589 revisión general, 520
copia opciones de Access para, 383-388
de objetos entre, 506-508 pasos para dividir entre elementos de cliente y
de seguridad y restauración, 418-419 servidor, 560
proceso de diseño, 28
o desplazamiento de registros, 538-542
revisión general, 407-408, 505-506, 537-538, 557-
creación, 27-44
558
con plantillas, 36
trabajo con Excel, 548-555
definición de relaciones de tabla, 33
exportación de tablas o consultas a, 554-555
determinación de objetivos, 30
importación y vinculación con hojas de cálculo
distribución de datos entre tablas, 30
de Excel, 549-554
ejecución de nuevas aplicaciones, 41
revisión general, 548-549
especificación de campos clave, 31-33 trabajo con tablas vinculadas o importadas, 517-
identificación de campos de datos, 31 520
inicio con una base de datos en blanco, 42 trabajo con Word, 545-548
revisión general, 27-28 Bloqueado, propiedad, 298-299
terminación, 34-35 Bloqueo predeterminado de registros, opción, 400,
de servidor, 559 567
en redes, 558-564 bloqueos
compartir toda la base de datos en red, 558-559 en el nivel de la página, 567
división de base de datos para uso en red, en el nivel del registro, 567
559-563 optimista de registros, 566
evitar acceso exclusivo en redes, 563-564 registros, 565
envío por correo de objetos de Access, 555-556 Bloqueos del registro, propiedad, 566, 567
exportación Borrar todos los criterios de ordenación, comando,
a archivos de texto, 531-535 137
a otros formatos de base de datos, 530-531 Botón, argumento de la función CuadroMsj, 441, 442
Índice 595
Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel, 15, adición o eliminación, 67-68
474 adjuntos, 56
botón predeterminado, 468 anexión de archivos a, 108-110
botones automáticos de clave principal, 47
comando, 278, 468 búsqueda, 113-119, 173-174, 511
exploración, 296, 501 especificación de columna de búsqueda, 115-
de registros, 19 118
Botones de desplazamiento, propiedad del formulario especificación de lista de búsqueda, 118-119
de cuadro de diálogo modal, 463 filtrado con Filtro avanzado/Ordenar, 153
Buscar, cuadro de diálogo, 284 revisión general, 113-115
Buscar, lista desplegable de opciones, 129 calculados, 185-188, 350, 415
Buscar campos numéricos truncados, configuración, cambios
386 de nombres, 126
Buscar DR, formulario, 469, 481 de nombres o tipos, 69
Buscar DR, grupo de macros, 470 de tamaño, 69-70
Buscar los campos con formato, opción, 131 del orden de, 68-69
Buscar un registro en el formulario según el valor que campos de búsqueda, 113-119
he seleccionado en el cuadro combinado, opción, especificación de columna de búsqueda, 115-
272 118
Buscar y reemplazar, cuadro de diálogo, 131 especificación de lista de búsqueda, 118-119
Búsqueda, propiedades, 117 filtrar con Filtro avanzado/Ordenar, 153
Búsqueda automática, consultas, 200, 204-206 revisión general, 113-115
búsqueda de registros. Véase datos de registro en blanco, 74-75, 131
Búsqueda por filtro, propiedad, 416 en consultas, 183-185
Búsqueda, ficha de la Hoja de propiedades, 184, 185 de selección, 168-171, 172-173
Byte, opción de campos Número, 58 en la creación de tablas en la Vista Diseño, 53-63
establecimiento del número de lugares
decimales, 63
C formato de datos de campo, 58-62
C* O D*, regla de validación, 75 inclusión de títulos, 63
C*, regla de validación, 75 propiedades de campo, 56-57
C??t, regla de validación, 75 revisión general, 53-54
CA (autoridad de certificación), 578, 582 tamaños de campo, 58
cálculos tipos de datos de campo, 54-56
agregados, 185 en la creación de tablas en la Vista Hoja de datos,
en consultas, 185-193 47-51
campos calculados, 185-188 especificación de clave, 31-33
revisión general, 185 identificación en la creación de bases de datos, 31
resumen con asistente, 188 navegación de, en la Vista Hoja de datos, 19-21
resumen con funciones agregadas, 188-191 nombres mal escritos, 186
resumen en Vista Hoja de datos, 192-193 ordenación de registros, 136-137
calificador de texto, 520 propiedades
Cambiar nombre, comando, 49 Requerido, 74
cambio de tamaño de controles, 243-244 Valor predeterminado, 76
Campo, celda, 218 subconsulta, 218-219
campos Campos, opciones, 553
Campos disponibles, lista, 261, 262 columnas

Campos locales indizados, configuración, 388 de búsqueda, 115-118
Campos locales no indizados, configuración, 388 desplazamiento y cambio de tamaño, 119-121
Campos ODBC, configuración, 388 inmovilización, 121
Campos seleccionados, lista, 262 y ocultamiento, 121-122
Cancelar, botón de comando, 466 inserción y eliminación, 125-126
Cancelar, propiedad de control, 468 ocultamiento, 120, 121
Categorías de plantillas, grupo, 36 comandos
celdas, 123 barra de herramientas de acceso rápido, 452—457
Centrado automático, propiedad, 463, 501 orden, 284
Centro de confianza, 572, 575-581 Comandos disponibles en: lista desplegable, 453
complementos, 580-581 Comandos más utilizados, lista, 453
creación de entornos de confianza, 575-577 Comandos que no están en la cinta de opciones, 453
macros, 578-579 Combinación de colores, configuración, 383
opciones, 404-405 combinaciones
revisión general, 575 de clave, 21-22, 88
CerrarFormulario, macro, 470 externas
certificados a la derecha, 89
firmados por uno mismo, 582 a la izquierda, 89
seguridad de base de datos, 582-583 internas, 89
Ciclo, propiedad, 285 Comentario, columna, 425
Científica, configuración, 60 Comienzo del campo, opción de Coincidir, 129
cifrado de base de datos, 573-575 comillas, 61
cinta de opciones, 16-18, 380, 450-452, 455-456 Command, campo de la tabla Switchboard Items, 499
clave principal, campo, 33, 415 comodines, 72, 130-131, 149, 176
Clave principal, comando, 64, 70 compactación de base de datos, 420-422
claves Compactar al cerrar, opción, 421
especificación de campos, 31-33 Compactar y reparar base de datos, utilería, 420
externas, 33, 80, 84, 173, 415 Compartido, Modo predeterminado de apertura,
principales, 63-64, 70-71, 80 configuración, 558, 563
de un solo campo, 64 complementos
cliente, base de datos, 559 activos, 580
código en Visual Basic, módulos, 408 de confianza, 580-581
Código, valor, 438 de extensiones de aplicación, 580
coincidencias inactivos, 580
exactas de registros, 127-129 relacionados con documentos, 580
inexactas de registros, 129-131 visualización y administración, 402-404
opciones, 129 Complementos de aplicaciones activas, 403
Coincidir mayúsculas y minúsculas, opción de Complementos de aplicaciones deshabilitadas,
Buscar y reemplazar, 129 opción, 581
color, comandos, 251 Complementos de aplicaciones inactivas, 403
[color], símbolo de formato, 59 Complementos, ficha, 460
colores predeterminados, opción, 125 Complementos, página, 403
Columna, opciones de la ficha, 313 Comportamiento al entrar en el campo, grupo, 396
Columnas, comando, Diseño de página, 312 Comportamiento de teclas de dirección,
Columnas, cuadro de diálogo, 342 configuración, 396
Índice 597
Comportamiento predeterminado de buscar y resumen con asistente, 188
reemplazar, configuración, 396 resumen con funciones agregadas, 188-191
Compresión Unicode, propiedad del campo Texto, 57 resumen en la Vista Hoja de datos, 192-193
Comprobación de errores, opciones de la ventana revisión general, 185
Diseñadores de objetos, 392-393 configuración de propiedades, 182-183
condiciones, 434-437 creación de consultas especiales con el Asistente
Condiciones, comando, 435 para consultas, 193-198
conectividad abierta de base de datos (ODBC), 506, cuadros de diálogo de entrada de usuario, 470-471
567 de elementos no coincidentes, 160
Confiar en acceso a modelo de objeto de proyecto duplicadas, 160
VBA, opción, botón de Confiar en todos los exportación a Excel, 554-555
documentos de este editor, configuración de lenguaje estructurado de consulta, 215-217
Opciones de seguridad de Microsoft Office, cuadro modificación, 183-185
de diálogo, 577 optimización de, 414-416
configuración propósito especial, 200-206
de página e impresión de informes, 311-313 consultas de búsqueda automática, 204-206
macro, 579 parámetros, 200-204
predeterminada, 253 revisión general, 200
Configuración de consultas, grupo, 163 realización de cálculos, 185-193
Configuración de idioma de Microsoft Office 2007, campos calculados, 185-188
383 resumen con asistente, 188
Configuración de macro, opciones del botón, 579 resumen con funciones agregadas, 188-191
Configurar página, cuadro de diálogo, 156, 311, 312, resumen en la Vista Hoja de datos, 192-193
341 revisión general, 185
Configurar página, opciones, 95, 344 revisión general, 157-158, 200
Confirmar, grupo, 396 selección, 159-175
Conflicto de escritura, mensaje, 568 adición y eliminación de campos, 168-171
conjunto de registros, 159 Asistente para consultas, 160-162
Consulta de advertencia, icono, 442 desde cero, 164-165
consultas, 157-219 despliegue de los valores más elevados, 174-
acción, 206-215 175
actualización, 206-209 ejecución y guardado, 171-172
creación de tabla, 210-211 especificación de orden del registro, 173-174
datos adjuntos, 211-213 ocultamiento y despliegue de campos, 172-173
eliminación, 213-215 relación con varias tablas, 165-167
revisión general, 206 revisión general, 159-160
adición de criterios de selección, 175-182 sencillas, 160
comodines y operadores, 176 ventana de diseño de la consulta, 162-164
criterios múltiples, 177-180 subconsultas, 217-219
Generador de expresiones, 180-182 Contiene, opción, 139
revisión general, 175 Continuar, opción, cuadro de diálogo Macro paso a
un solo criterio, 176-177 paso, 431
búsqueda de duplicados, 193-194 Contraer grupo, opción del Panel de exploración,
búsqueda de elementos no coincidentes, 194-195 379-380
cálculos en, 185-193 Contraer todo, opción del Panel de exploración, 380
campos calculados, 185-188 contraseñas
cifrado de bases de datos con, 574-575 establecimiento de propiedades de cuadros de

para importación o vinculación de bases de datos, lista y combinados, 274-275
508 independientes de cuadros de lista y
Control de salto de página, herramienta, 285 combinados, 273-274
Control ficha, comando, 287 revisión general, 266
control no válido, error de propiedades, 392 revisión general, 224-225
controladores, 241 Sí/No, 275-278
controladores de cambio de tamaño, 241, 244, 358, subinforme, 336-338, 340
366 valores en propiedades en macros, 438-441
controladores independientes, 224, 358 Controles, grupo, 229, 238
controles convención universal de asignación de nombres
Véase también controles relacionados con datos (UNC), 105
adición en la Vista Diseño, 232-238 conversión
controles calculados, 235-238 a Access 2007, 586-590
de la lista de campos, 232-233 de bases de datos replicadas, 588
del grupo Herramientas, 233-235 Convertir, botón de Microsoft Office, 587, 588
revisión general, 232 Copiar, comando del grupo Portapapeles, 540
calculados, 224, 235-238, 288-289 Copiar formato, comando, 230, 251
cuadro de texto independiente, 289 copia
de alineación, 245-246 datos, 98-103
de espaciado, 245-246 estructuras de tablas existentes, 77
de ficha, 287-288 objetos de base de datos, 506-508
edición de datos, 565-567 seguridad, 206, 213, 418-419
Fecha/Hora, 316-317 y pegado, operaciones, 506, 538
ficha, Hoja de propiedades, 288 corchetes ([]), 130, 200
imagen, 358 correcciones de ortografía, 394
interactivos con el usuario, 278-282 Correo electrónico, opción del botón de Microsoft
Marcador automático, 289-290 Office, 318
modificación, 238-254 Costo total, control de cuadro de texto, 252
alineación y espaciado, 245-246 creación de tablas, consultas, 210-211, 416
cambio del tipo de control, 253-254 Crear, ficha, 424
desplazamiento y cambio de tamaño, 243-244 Crear certificado digital, cuadro de diálogo, 582
eliminación de controles, 254 Crear nueva, cuadro de diálogo, 494, 495
formato condicional, 251-253 Crear tabla, comando, 210
revisión general, 238 Cree un formulario jerárquico, sección, 261
selección de controles y otros objetos, 239-242 criterios
uso de hojas de propiedades, 246-250 consulta de selección, 175-182
uso del grupo Fuente, 250-251 comodines y operadores, 176
optimización, 418 Generador de expresiones, 180-182
relacionados con datos, 266-275 múltiples, 177-180
adición de nuevos controles de cuadro de texto, únicos, 176-177
266-269 y resumen con funciones agregados, 191
construcción de diseños de controles, 266 ordenación, 256, 320-322
creación de cuadros de lista y combinados, subconsulta, 217-218
269-273 Criterios, celda, 176, 200, 204, 217
cuadros de lista y combinados ctrl+esc, botón, 525
Índice 599
cuadrícula de la consulta, 204 cambio de tipos y formatos en tablas, 48-49
Cuadro combinado, propiedad Mostrar control, 62 de registro, 127-132
Cuadro de control, propiedad, formulario de cuadro de búsqueda y reemplazo de datos, 131
diálogo modal, 463 eliminación de datos, 132
Cuadro de lista, control, 266, 273 localización de registros, 127-131
CuadroMsj, función, 435, 441, 442 revisión general, 127
cuadros definición de tabla, 125-127
búsqueda, 8 directrices de distribución, 30
combinados, 224 ingreso de nuevos, 98-110
creación, 269-273 anexión de archivos a campos, 108-110
establecimiento de propiedades de, 274-275 copia y desplazamiento, 98-103
independiente, 273-274 inserción de hipervínculos, 105-108
de desplazamiento, 19 inserción de imágenes, 103-105
de diálogo revisión general, 97
Véase también macros ordenación y filtrado en formularios, 284
diseño de formularios de cuadros de diálogo, registro, 127-132
461-464 búsqueda y reemplazo de datos, 131
modales, 467
eliminación de datos, 132
para entrada de usuarios, 469-471
localización de registros, 127-131
personalizados, 460-469
revisión general, 127
revisión general de cuadros de diálogo, 460-461
de lista
selección para gráficas, 348-351
creación, 269-273
tipos de campo, 54-56
establecimiento de propiedades, 274-275
tipos, 516
no asociados, 273-274
de lista y combinados independientes, 273-274 uso de formularios para inserción, 282-285
rectángulo, 238 Datos adjuntos, cuadro de diálogo, 108
texto Datos externos, ficha, 509, 542, 549
controles, 231, 241-242, 243, 266-269 dBASE, 516-517
calculado, control, 326 DDL (lenguaje de definición de datos), 581
predeterminado, propiedad, 249 Decimal, opción de campos Número, 58
Cualquier parte del campo, opción, 129 Definir valores predeterminados, comando, 250
depuración de macros, 430-431
Desagrupar, comando del grupo Diseño de controles,
D 242
datos, 97-132 descifrado de bases de datos, 573
Véase también inserción personalizada de datos Descifrar base de datos, comando de la ficha
aspecto de la hoja de datos, 119-125 Herramientas de base de datos, 575
cambio de fuente, 122 Descripción, propiedad de la ficha General, 184
cambio de líneas de división y celdas, 123 Deseo que el cuadro combinado busque los valores en
desplazamiento y cambio de tamaño de de una tabla o consulta, opción, 271
columnas y filas, 119-121 Deshabilitado, modo, 581-582
establecimiento de opciones predeterminadas, Deshabilitar la notificación de complementos no
124-125 firmados, opción, 581 Deshabilitar todas las macros
inmovilización y ocultamiento de columnas, con notificación, opción, botón Configuración de
121-122 macros, 579
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas tabular, 232, 266
digitalmente, opción, botón Configuración de Distribución, cuadro de diálogo, 336
macros, 579 Divisor de la base de datos, asistente, 559, 560
Deshabilitar todas las macros sin notificación, opción, Doble, opción de campos Número, 58
botón Configuración de macros, 579 doble flecha a la derecha (>>), 161, 261
Deshacer, comando, barra de herramientas de acceso Documentador, 421
rápido, 254 Documentador de base de datos, 95
Deshacer, lista desplegable, 254 Documentos con fichas, opción, 385
Desplazarse a la categoría, 12 Dos páginas, comando de la ventana Vosta
desplegartexto, 105 preliminar, 309
despliegue de líneas de división predeterminadas, dos puntos (:), 219
opción, 125 dynaset, 159
Después de actualizar, propiedad, evento de
formulario y control, 434, 438
desvinculación de tablas, 520
E
Detalle, barra de la sección, 264 Edición, modo, 127
Detalles, opción del Panel de exploración, 378 Edición, opciones, 396-397
Detener todas las macros, opción del cuadro de editores, 577
diálogo Macro paso a paso, 430, 431 Editores de confianza, listas, 575, 577, 578-579
Devuelve, comando del grupo Configuración de efectos
consulta, 174 especiales, propiedades, 340
Diseñadores de objetos, opciones de Access, 388-393 predeterminados de celda, opción, 125
Diseñadores de objetos, ventana, 391 Eje, ficha, 368
Diseño de columna, grupo de opciones del cuadro de Ejecutar consulta, macro, 470
diálogo Columnas, 342 Ejes, ficha, 371
Diseño de consultas, 159, 163, 164, 184 El campo tiene foco, condición, 252
Diseño de controles, grupo de la ficha Organizar, El valor del campo es, condición, 252
232, 243, 283 Elegir generador, cuadro de diálogo, 392, 424, 436
Diseño de informe, comando, 303 Elegir informe, cuadro de diálogo, 446, 461-462
Diseño de informes, ficha, 228 Elegir informe, formulario, 464
Diseño de la consulta, opciones de la ventana elementos
Diseñadores de objetos, 390-391 formato de texto, 366-369
Diseño de la tabla, opciones de la ventana panel de control, 493
Diseñadores de objetos, 388-390 Elementos de este panel de control, lista del cuadro
Diseño de página, comandos, 311-312 de diálogo Modificar página del panel de control,
Diseño de página, grupo de la ficha Configurar cuadro de diálogo, 494
página, 311 eliminación, consultas, 213-215
Diseño de tablas, comando, 52 Eliminar, cuadro de diálogo Formato condicional, 253
Diseño del formulario, comando, 226 Eliminar en cascada los registros seleccionados,
diseños opción, 87-88, 214
control, 266 Eliminar filas, comandos, 68, 432
de formulario, 241, 261 Emergente, propiedad de formulario de cuadro de
automático, 263 diálogo modal, 463
disposición de botones, valores numéricos, 441 En blanco, opción del comando Selección, 146
distribución en columnas
apilada, 232, 266 formulario, 355
Índice 601
informes, 341 Estándar, barra de herramientas de la ventana de
Encabezado de página, sección, 314 Microsoft Graph, 365
Encabezado o pie de formulario, 227, 264, 265 Estándar, configuración, 60
Encabezado o pie de página, grupo Mostrar u ocultar, Estilo de borde, propiedad del formulario de cuadro
227 de diálogo modal, 463
Encabezado o pie del informe, 227, 314 estilo de control predeterminado, 249
Entero, opción de los campos Número, 58 Etiqueta, control, 326
Entero largo, opción de campos Número, 58 etiquetas
Entero largo, propiedad, 63 de correo, 342-346
entornos no asociadas, 392
de confianza, 575-577 Etiquetas, herramienta de la ficha Crear, 343
de varios usuarios, 419, 558 Etiquetas inteligentes, propiedad, 57, 184
entrada Euro, configuración, 60
de campo, 52 Evento, cuadro de propiedad, 424
propiedades de formulario, 469-470 eventos
Entrada Alfa por código Consulta, 304, 314 de control, 299
Entrada Alfa por código Informe, 307 del formulario, 299
Entrada de datos, base de datos, 491 ejemplos de, 277
Entrada de datos, propiedad, 417 validación de datos con, 299
Enviar objeto a, cuadro de diálogo, 318 Examinador de iconos, 385
Enviar objetos como, cuadro de diálogo, 556 Excel, 548-555
envío por correo de objetos de Access, 555-556 exportación de tablas o consultas a,
Error en la conversión de tipo, error de importación, 554-555
526 importación y vinculación con hojas de cálculo,
errores 549-554
comunes de informes, 392 revisión general, 548-549
de compilación, 588 Excel, comando de la ficha Datos externos,
de importación, 526 554
Escala, ficha, 367, 368 Exigir integridad referencial, cuadro de diálogo
Escribiré los valores que desee, opción, 271 Modificar relaciones, 85
espacio en disco, ahorro, 358 Expandir grupo, opción del Panel de exploración,
Especificación de importación, cuadro de diálogo, 379
528 Expandir todo, opción del Panel de exploración,
especificaciones de importación/exportación, opciones 380
de importación, 513 Explicación, botón, 431
esqueleto de la base de datos, 43 Explícalo, macro, 431
esquema de bloqueo de registros predeterminado, exploración, modo, 282, 296
página Avanzadas, 565 exportación
Establecer contraseña para la base de datos, cuadro Véase bases de datos
de diálogo, 574 de formularios, 544
Establecer el identificador único, botón, 412 Exportar, cuadro de diálogo, 529, 545
Establecer información en pantalla para hipervínculo, Exportar: Archivo de texto, cuadro de diálogo,
cuadro de diálogo, 281 532
EstablecerValor, acción, 438, 439 Expresión, cuadro de argumento, 438, 441
Establecer valor, acción de macro, 438 expresiones, 72, 149, 175, 177, 204, 251
Estado, regla de validación, 72 Véase también criterios de selección de consultas
F formato
condicional de controles, 251-253
Falla de regla de validación, error de importación,
de archivo, 564
526
de datos predeterminado, 49
Falló la acción, cuadro de diálogo, 430
de despliegue, 61
Fecha corta, configuración, 62
de elementos de gráfica, 367
Fecha de creación, categoría, 13, 474
de texto enriquecido, 545-546
Fecha de modificación, categoría, 474
opciones de formato de texto, 18
Fecha de modificación, Desplazarse a la categoría, 13
Formato, barra de herramientas de la ventana de
Fecha de terminación, campo, 140
Microsoft Graph, 365
Fecha general, configuración, 62
Formato, botones de la barra de herramientas, 238
Fecha larga, configuración, 62 Formato, cuadro de diálogo, 366, 368, 369
Fecha mediana, configuración, 62 Formato, función, 204
Fecha/Hora, campos, 60, 69 Formato, propiedad, 57, 58-62, 63, 110, 184, 275,
Fecha/Hora, controles, 316-317 399
Fecha/Hora, tipo, 55, 143 Formato | Enviar atrás, configuración, 237
fechas, agrupación por, 479-480 Formato | Formato condicional, 253
fichas, 371 Formato | Leyenda seleccionada, 367
de la cinta de opciones, 225 Formato | Objeto seleccionado, 366
Fijo, configuración, 60 Formato condicional, comando, 251
filas, desplazamiento y cambio de tamaño, 119-121 Formato condicional, cuadro de diálogo, 252
Filtrar al cargar, propiedad, 315, 318 Formato de almacenamiento de propiedades de
Filtrar por grupo, lista, 475 imagen, configuración, 386
Filtro, comando de la ficha Inicio, 320 Formato de hoja de datos, botón, 123
Filtro, propiedad, 320 Formato de series de datos, cuadro de diálogo, 372
Filtro avanzado/Ordenar, 137, 138, 149, 152-153, Formato de texto enriquecido (RTF), 544
154 Formato de texto, propiedad de la ficha General, 184
Filtro para aplicar, cuadro de diálogo, 155 Formulario, comando, 226
Filtro por fabricante, lista desplegable, 343 Formulario, herramienta, 263
Filtro por formulario, 138, 146, 149, 150, 388, 416 Formulario de cuadro de diálogo modal, 463
filtro por Selección, 138, 145-146 Formulario dividido, comando, 226
filtros, 284 Formulario dividido, herramienta, 263
contextuales, 137-138 Formulario e Informe, herramientas, 222-224
Filtros de datos, 141 Formulario en blanco, 226, 260, 263
Filtros de texto, 140, 143, 319 formularios, 221-299
firma con código, 583 Véase también controles
firmadas con código, bases de datos, 583-584 adición de gráficas a, 356-358
firmas digital, 582 Autoformato, 257
flecha a la izquierda (<), 161 creación de nuevos diseños, 260-264
flechas en líneas de relación, 90 cuadros de diálogo
flujo de operaciones, macro, 441-443 de entrada de usuario, 469-470
Forma, ficha, 369 personalizados, 461-464
formación de varias páginas, 285-288
controles, 251-253 elementos comunes de diseño, 224-225
elementos de gráficas, 366-369 guía de usuario personalizada, 297-298
elementos de texto, 366 herramientas Formulario e Informe, 222-224
Índice 603
huésped, 355 Generador, botón (…), 247, 255, 340, 359
jerárquico, 290-297 Generador de consultas, 255, 267, 359, 360, 361,
Asistente para formularios, 291-293 362, 371
Asistente para subformularios, 293-295 Generador de expresiones, 164, 180-182, 435
modificación de subformularios, 296-297 General, ficha de la hoja de propiedades del campo,
revisión general, 290-291 184
uso de, 296 General, opciones, 399
modal emergente, 467 Generar, comando de la ficha Diseño, 180
modificación de propiedades, 254-257 Generar, comando del grupo Herramientas, 54, 435
modificación del diseño, 264-282 gráficas, 347-372
adición de secciones de encabezado y pie de Véase también Microsoft Graph
página, 264-265 adición a formularios o informes, 356-358
revisión general, 264 ahorro de espacio en disco, 358
optimización de, 416-417 creación, 348-356
para inserción de datos, 282-285 Asistente para gráficos de Microsoft, 352-354
propiedades, 501 guardado, 354-355
revisión general, 222 selección de datos, 348-351
trabajo en la ventana Diseño, 225-238 vinculación a datos de registro, 355-356
grupo Controles, 229 elección de tipo, 348
grupo Fuente, 230
modificación, 358-372
grupo Herramientas, 230
revisión general, 347-348
grupo Líneas de división, 230
Gráfico dinámico, comando, 226
herramientas de alineación, 231-232
Gráfico dinámico, herramienta de formulario, 263
hojas de propiedades, 230-231
Graph, Microsoft. Véase Microsoft Graph
inicio de nuevos diseños, 225-228
grupo de opciones, 275-276
lista de campos, 231
Grupo de opciones, comando, 276
Vista Presentación, 238 Grupos del panel de exploración, opciones de
validación de datos, 298-299 importación, 513
Formularios continuos, 285 grupos, 225
Formularios e informes, ventana de Diseñadores de macro, 445-447
objetos, 391-392 ocultamiento y restauración, 480-482
Forzar nueva página, propiedad, 265, 315 personalizados, 484-489
fracciones decimales, 98 Desplazarse a la categoría, 13
FROM, cláusula, 215, 217 resúmenes, 190-191
Fuente, ficha, 366 guardado de diseños de tabla, 66-67
Fuente, grupo de la ventana Diseño, 230, 250-251 Guardar como, cuadro de diálogo, 52, 318, 336, 587
fuente predeterminada, opción, 125 Guardar como, opción del botón de Microsoft Office,
Funciones incorporadas, carpeta, 181 318
Funciones, carpeta, 181 Guardar objeto como, botón del grupo Guardar objeto
funciones agregadas, resumen con, 188-191 de base de datos como, 336
Guardar: No, argumento, 465
guía para el usuario, formulario, 297-298
G GUID (identificador global único), 58
galerías, 17-18 guión (-), comodín, 130
tipo de control, 17 guiones, 130
H Horizontal, comando del grupo Diseño de página,

312
Habilitar la Autocombinación, opción, 391
HTML, plantilla, 556
Habilitar la vista Presentación para esta base de datos,
386
Habilitar todas las macros, opción del botón I
Configuración de macros, 579
Icono, opción del Panel de exploración, 379
Hacer coincidir todo el campo, opción, 129
Icono de la aplicación, opción, 385
herramientas
Id de cliente, valor, 205
analíticas, 408
Id de réplica, números, 64
automáticas de formulario, 263
Id de réplica, opción de campos Número, 58
de alineación, ventana Diseño, 231-232
identificador global único (GUID), 58
de formulario, 224, 260
identificadores, 175
Herramientas, grupo de la ventana Diseño, 230, 233-
de tablas, 31
235
Idioma, configuraciones, 383
Herramientas de base de datos, ficha, 413
Herramientas de macro, cinta de opciones, 426 If...Then...Else, estructura, 435
Herramientas de tabla, cinta de opciones, 52 Ignorar nulos, propiedad, 65
hipervínculos, 56, 105-108, 278-282, 417 Igual a, opción, 139
Hoja de datos, ficha de comandos contextuales, 17 Igualar espacio horizontal, comando del grupo
Hoja de datos, ficha de la cinta de opciones, 44 Posición, 246
Hoja de datos, ventana, 364 Igualar espacio vertical, comando del grupo Posición,
Hoja de datos, vista, 18, 58, 67, 162, 183, 567 246
barra de estado, 22 imágenes, inserción, 103-105
creación de tablas en, 46-52 importación
adición de campos, 47-49 archivos de texto delimitado, 520-524
adición de campos de tablas existentes, 50-51 objetos y tablas. Véase bases de datos
guardado de nuevas tablas, 51-52 Importar consultas, opciones, 513
plantillas de campo, 49-50 Importar objetos, cuadro de diálogo, 510
revisión general, 46-47 Importar tablas, opciones, 513
de los datos de tablas, 22 Impresión rápida, comando, 452
opciones, 388 Impresión, opciones, 398-399
reemplazo de registros en, 540 impresión
resumen en, 192-193 etiquetas de correo con el Asistente para etiquetas,
revisión general, 19-22 342-346
hoja de propiedades de página, 288 índices alfabéticos, 332-335
Hoja secundaria de datos, propiedad, 127 informes, 311-313
hojas de cálculo. Véase Excel relaciones, 94-95
hojas de propiedades, 126, 184, 230-231, 246-250, Imprimir, cuadro de diálogo, 311
254, 267, 314, 358, 424 Imprimir, macro, 464
hojas secundarias de datos, 22, 119, 126-127, 137, Imprimir definición de tabla, cuadro de diálogo, 422
222, 541 ImprimirInformes, macro, 465
Hora corta, configuración, 62 Imprimir sólo los datos, comando, Diseño de página,
Hora larga, configuración, 62 312
Hora mediana, configuración, 62 Indexado, cuadro, 553
horizontal, barra de desplazamiento de la ventana Indexado, propiedad, 65, 71, 74
Vista preliminar, 309 Indicador, argumento, CuadroMsj, función, 441
Índice 605
índice (.px), archivo, 517 impresión de índices alfabéticos, 332-335
índices, 64-66, 71, 74, 332-335, 415 modificación y adición de grupos, 326-328
alfabéticos, 332-335 revisión general, 318-319
de un solo campo, 65 Informes, grupo de la ficha Crear, 303
Índices, cuadro de diálogo, 71 Ingrese o edite lista de nombres, página del panel de
información de teclas, ficha Crear, 451 control, 495
Informe, comando de la ficha Crear, 223 Inicio, cinta de opciones, 17
Informe, herramienta, 303-304 Inmovilizar columnas, 121
Informe en blanco, comando de la ficha Crear, 332 inserción personalizada de datos, 110-119
informes, 221-257, 301-345 creación de campos de búsqueda, 113-119
Véanse también controles; Vista Diseño especificación de la columna de búsqueda, 115-
adición de gráficas a, 356-358 118
Autoformato, 257 especificación de lista de búsqueda, 118-119
de resumen, Asistente para informes, 328-332 revisión general, 113-115
elementos comunes de diseño, 224-225 máscaras de entrada personalizadas, 110-113
guardado de diseños, 317-318 revisión general, 110
herramientas Formulario e Informe, 222-224 Insertar ActiveX, comando, 229
impresión, 311-313 Insertar campo de combinación, cuadro de diálogo,
de etiquetas de correo con el Asistente para 547
etiquetas, 342-346 Insertar filas, comandos, 67, 432
inicio de un informe nuevo, 302-308 Insertar gráfica, comando de la ficha Diseño, 352,
Asistente para informes, 304-308 355
revisión general, 302-303 Insertar hipervínculo, cuadro de diálogo, 279, 281
uso de la herramienta Informe, 303-304 Insertar hipervínculo, herramienta, 105
modificación instantánea, 159
de diseño, 313-317 integridad referencial, 84-88, 90
de propiedades, 254-257 interfaz de usuario, 449-471
optimización, 416-417 Véase también cuadros de diálogo
principales, 335 cinta de opciones, 450-452
revisión general, 222, 301-302 personalización de la barra de herramientas de
subinformes, 335-340 acceso rápido, 452-457
creación con el Asistente para informes, 335- revisión general, 449-450
336 uso de la personalización existente, 457-460
creación de controles, 336-338 interfaz de programación de aplicaciones de
inserción de subinformes existentes, 339 mensajería (MAPI), 556
modificación de controles, 340 Intervalo de agrupamiento, configuración, 332
revisión general, 335 Intervalo entre intentos de actualización,
vinculación de informes y subinformes, 339-340 configuración, cuadro de diálogo Opciones de
varias columnas, 340-342 Access, 568
ventana de Vista preliminar, 309-311 intervalos de agrupamiento, 324
Vista Presentación, 238, 318-335 Intervalos de agrupamiento, cuadro de diálogo, 305
adición de secciones de grupo, 322-326 Introducción a Microsoft Office Access, 9
cambio de orden, 320-322 opciones, 5-6
creación de informes de resumen con el plantillas, 36
Asistente para informes, 328-332 Introduzca el valor del parámetro, cuadro de diálogo,
filtrado de registros en, 319-320 186
Ir a, comando de la cinta de opciones, 19 Opciones avanzadas, 395-401

Ir a, grupo de comandos Buscar, 19 opciones de Hoja de datos, 388
IrARegistro, acción, 430 opciones de los Diseñadores de objetos,
ISAM, controladores, 515 388-393
ISNULL function, 435 opciones de Revisión, 393-394
ItemNumber, campo de la tabla Switchboard Items, opciones más frecuentes, 382-383
499 para base de datos actual, 384-388
ItemText, campo de la tabla Switchboard Items, 499 personalización de la barra de herramientas,
401-402
L revisión general, 381-382
L, símbolo de máscara de entrada, 113 visualización y administración de
La expresión es, condición, 252 complementos, 402-404
LAN (red de área local), 105 personalización de barra de estado, 406
lenguaje personalización del lugar de trabajo, 376-381
de Access, 335 creación de accesos directos, 380-381
de interfaz de usuario, 396 Panel de exploración, 376-380
Leyenda, ficha, 372 revisión general, 376
leyendas de gráfica, 360-364 uso de la cinta de opciones, 380
Liberar columnas, 121 revisión general, 375-376
Limitar a la lista, propiedad, 273 Lugares decimales, propiedad, 63, 184
Limpiar la cadena de búsqueda, botón, 484
Línea, botón del cuadro de herramientas, 238
Línea, comando del grupo Controles, 269
M
líneas Macro paso a paso, cuadro de diálogo, 430-431
de división, 123 macros, 423-447
listas de propiedades del grupo Controles, 269 adición de condiciones, 434-437
Líneas de división, ficha, 372 asignación a propiedades de evento, 432-434
Líneas de división, grupo de la ventana Diseño, 230 creación y anexión a cuadros de diálogo
Lista, opción del Panel de exploración, 379 personalizados, 464-469
Lista de campos, comando, 288 a controles de formulario, 466-469
Lista de campos, panel, 50, 91-92, 125, 228, 230 creación de grupo de macros, 465-466
listas revisión general, 464-465
de búsqueda, 113, 118-119 cuadros de diálogo de entrada de usuario, 470
de campos de la ventana Diseño, 231, 232-233 de uso más frecuente, 437-445
de cuadro combinado, 270 AutoExec, 444-445
de valores, 113 filtro de registros, 443-444
localizador uniforme de recursos (URL), 105 flujo de operaciones, 441-443
Lógico, grupo Movimiento del cursor, 398 revisión general, 437
logotipos, adición a paneles de control, 497-498 valores y propiedades de control, 438-441
lugares de trabajo personalizados de Access, 375-406 en el Centro de confianza, 578-579
Véanse también Panel de exploración; interfaz de grupos de macros, 445-447
usuario independientes, 426, 429, 431
establecimiento de las opciones de Access, 381-405 prueba y depuración, 429-432
búsqueda de recursos adicionales, 405 revisión general, 423-424
elección de opciones del Centro de confianza, Macros, lista, 453
404-405 Mantener juntos, propiedad, 315
Índice 607
mapas de bits en blanco y negro, 417 Minimizar Maximizar, botones, formulario de cuadro
MAPI (interfaz de programación de aplicaciones de de diálogo modal, 463
mensajería), 556 Modal, propiedad, formulario de cuadro de diálogo
Marcador automático, controles, 289-290 modal, 463
Marco de objeto independiente, comando, 357 Modificar elemento del panel de control, cuadro de
Márgenes, comando de Diseño de página, 312 diálogo, 492, 493
Márgenes de control, opción, grupo Diseño de Modificar página del panel de control, cuadro de
controles, 246 diálogo, 492, 494, 495
Más, comando de la ficha Datos externos, 516 Modificar relaciones, cuadro de diálogo, 84
Más formularios, comando, 226, 260, 456 Modo de cambiar el tamaño, propiedad, 288, 358
Máscara de entrada, propiedad, 57, 110, 112, 184 Modo de oraciones IME, propiedad del campo Texto,
máscaras de entrada, 98, 110-113 57
.mb (memo), archivo, 517 Modo IME, propiedad del campo Texto, 57
.mdb, formato de archivo, 586, 588 Modo predeterminado de apertura, grupo, 400
Mejorar base de datos, cuadro de diálogo, 586 modos
memo (.mb), archivo, 517 de edición, 282
Memo, campos, 55, 59, 69 exclusivo, cuadro de diálogo Abrir, 574
Memo, configuraciones de formato, 59 Moneda, campos, 60, 69
Mensaje crítico, icono, 441 Moneda, configuración, 60
mensajes de error, 255 Moneda, tipo, 55
Menú de Office, lista, 454 Mostrar, casilla de verificación, 415
menús Mostrar, grupo de opciones, 330
contextuales, 17 Mostrar, opciones, 397-398
de acceso directo, 18 Mostrar animaciones, opción, 398
personalizados, 458-460 Mostrar barra de estado, opción, 385
Menús y barras de herramientas, opción, 512 Mostrar botones de opciones de actualización de
Mes(), función, 181 propiedades, 389
método de actualización, 567-568 Mostrar columnas, 121-122
métodos abreviados de teclado, 392, 451-452 Mostrar control, propiedad, 61, 511
Mi PC, acceso directo, 419 Mostrar detalles de la firma, configuración, 578
Microsoft Access. Véase Access Mostrar en pie de grupo, opción, 324
Microsoft Graph, 364-372 Mostrar este número de documentos recientes,
barras de herramientas, 365-366 opción, 397
cambio del aspecto de la gráfica, 366-372 Mostrar etiquetas inteligentes en formularios e
cambio del tipo de gráfica, 369-370 informes, opción, 398
establecimiento de opciones de gráfica, 370- Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos,
372 configuración, 398
formato de elementos de gráfica, 366-369 Mostrar fichas de documento, 385
revisión general, 366 Mostrar formulario, cuadro, 385
revisión general, 364-365 Mostrar formulario, opción del cuadro de diálogo
Microsoft Office, botón, 6 Opciones de Access, 498
Microsoft SharePoint Services 3.0, 46, 564 Mostrar márgenes, comando de Diseño de página, 312
Microsoft Word, 545-548 Mostrar objetos ocultos, 479, 480, 489
miniatura de la plantilla, 36 Mostrar panel de exploración, opción, 386
minibarras de herramientas, 17-18 Mostrar sólo, opción del Panel de exploración, 380
Mostrar tabla, comando del grupo Configuración de aleatorios, 64

consultas, 165 de índice de tabulación, 283
Mostrar tabla, cuadro de diálogo, 81, 164 de página, informe, 316-317
Mostrar teclas de método abreviado en la formato de campo, 549
información en pantalla, casilla de verificación, 383
Mostrar todas las acciones, comando, 438
Mostrar total general, opción, 324
O
mover controladores, 241, 243 O, condición de filtro, 151
O, operador, 75, 150-152, 177-179
Objeto de origen, 295
N Objeto OLE (vinculación e inserción de objetos), tipo
No CA, regla de validación, 75 de datos, 103
No contiene, opción, 139 Objeto OLE, campo de tipo, 55
No es En blanco, opción del comando Selección, 146 Objeto OLE, control, 358
No es igual a, opción, 139 Objeto, ventana de, 12-16
No es igual a En blanco, opción, comando Selección, objetos
146 compartidos de bases de datos
Nombre, propiedad, 340 de base de datos, exportación, 529
Nombre de banda de opciones, configuración, 387 Objetos no asignados, grupo, 486
Nombre de campo, botón, 320 Obtener datos externos, cuadro de diálogo, 509, 514,
Nombre de campo, cuadro, 553 516
Nombre de objeto: Elegir informe, argumento, 465 Obtener datos externos: Excel, cuadro de diálogo, 549
Nombre de página del panel de control, cuadro, 495 Oculta, casilla de verificación del cuadro de diálogo
Nombre del filtro, argumento, 428 Propiedades, 481
Nombre del formulario, argumento, 426 Ocultar columnas, 121-122
Nombre del formulario, panel Argumentos de acción, Ocultar detalles, comando de la ficha Diseño, 328
427 Ocultar o restaurar grupos y objetos, 480-482, 489-
nombres de campo, 49 490
Northwind, base de datos, 9-10 Ocultar replicador, propiedad de formato, 332
NOT ISNULL, función, 435 ODBC (conectividad abierta de base de datos), 506,
Notas de análisis, panel, 413 567
Nueva consulta, cuadro de diálogo, 193 Office, personalizado, 383
nueva consulta, método, 567-568 OLE (vinculación e inserción de datos) objeto, tipo de
Nuevo criterio de ordenación de la base de datos, datos, 54, 103
configuración, 383 Opciones, botón del panel de tareas Portapapeles, 99
Nuevo formulario, cuadro de diálogo, 263 Opciones, cuadro de diálogo Importar objetos, 512
Nuevo registro, botón, 282 Opciones, ficha, 369
NúmEntrada, control, 429 Opciones avanzadas, 395-401
Número de intentos de actualización, configuración, opciones avanzadas de Access, 565
cuadro de diálogo Opciones de Access, 568 Opciones de Access, cuadro de diálogo, 124, 382, 563
Número del producto, lista, 343 Opciones de agrupamiento, 305
Número general, configuración, 60 Opciones de aplicación, 40, 385-386
Número, campos, 58, 60, 69 Opciones de barras de herramientas y de la cinta de
Número, ficha, 368 opciones, 386-387
Número, tipo de datos, 55 Opciones de búsqueda por filtro de Access, 388
números Opciones de exploración, 380, 386, 485, 488, 490
Índice 609
Opciones de filtro avanzadas, comando, 146 Origen de la fila, propiedad, 119, 274-275, 358, 359-
Opciones de gráficos, cuadro de diálogo, 370 360, 361, 371
Opciones de impresión, ficha, 312 Origen del control, propiedad, 289, 326, 334
Opciones de la ventana de documentos, 385 Origen del registro, propiedad, 224, 254, 264, 266,
opciones de ordenación, cuadro de diálogo, 336 267, 418
Opciones de resumen, botón, 305, 329 orígenes de datos ODBC, 515
Opciones de seguridad de Microsoft Office, cuadro de
diálogo, 12, 38
opciones predeterminadas de hoja de datos, 124-125
P
Opciones Web, botón, 399 Página, ficha, 313
operaciones globales de administración de datos, 206 páginas
operadores, 175, 176 panel de control, 492-496
aritméticos, 176 visualización en la ventana Vista preliminar,
de comparación, 176 309-310
de unión (&), 176, 186 paletas de color, 251
lógicos, 176 Panel de exploración, 14-15, 376-380, 473-480
optimización Véase también paneles de control
base de datos, 408-418 lista de tablas, 562
Analizador de rendimiento, 413-414 objetos, 40-41
Analizador de tablas, 408-413 personalización de, 484-490
controles, 418 ocultar y restaurar grupos y objetos
Filtro por formulario, 416 personalizados, 489-490
formularios e informes, 416-417 planeación de grupos personalizados, 484-489
revisión general, 408 revisión general, 484
tablas y consultas, 414-416 revisión general, 12-16, 473-474
consultas, 415 visualización de objetos en, 474-484
orden agrupamiento por fecha de creación o
de filtro, 256 modificación, 479-480
de tabulación, 283-284 búsqueda de objetos, 482-484
simple, 137 ocultar y restaurar grupos y objetos, 480-482
Orden, cuadro de lista de la celda, 173 ordenar en categorías por Tablas y vistas
Orden ascendente, opción del Panel de exploración, relacionadas, 474-479
376 revisión general, 474
Orden automático, botón, 284 paneles de control, 490-502
Orden de tabulación, comando, 283 creación con el Administrador de paneles de control,
Orden de tabulación, cuadro de diálogo, 284 491-498
Orden descendente, opción del Panel de exploración, adición de elementos a una página, 492-494
376 adición de logotipos, 497-498
ordenación de objetos, 376-377 adición de nuevas páginas de panel de control,
ordenar 494-496 despliegue del panel
datos en categorías, 350 de control al inicio, 498
objetos de base de datos en categorías, 474-479 revisión general, 491-492
Ordenar por, comando del Panel de exploración, 15 de formularios, 491
Ordenar por, propiedad, 320, 321 de informes, 491
Ordenar por al cargar, propiedad, 315 de inicio, 457
Organizar, ficha, 228, 245 modificación, 498-502
revisión general, 490-491 Portapapeles, comando, 99

Paradox, 516-517 Portapapeles, lanzador de panel de tareas, 99
parámetros, consultas, 160, 200-204 portapapeles de Office 2007, 99
Parámetros de la consulta, cuadro de diálogo, 203 Posición, ficha, 367
Paso a paso, comando, 431 Predeterminada, propiedad de control, 468
Paso a paso, opción del cuadro de diálogo Macro paso Predeterminado, opción de formato de archivo, 383
a paso, 431 Preguntar siempre por la nueva ubicación, opción,
Pegar tabla como, cuadro de diálogo, 507 cuadro de diálogo Administrador de tablas
Permitir barras de herramientas integradas, casilla de vinculadas, 519
verificación, 459 Primera fila contiene encabezados de columna,
Permitir el uso de menús contextuales configuración, 552
predeterminados, configuración, 387 Probar reglas de validación, comando, 76
Permitir el uso de menús no restringidos, casilla procedimientos de evento, 299
de verificación, grupo Opciones de barra de procesadores de palabras, 538-540
herramientas y de la cinta de opciones, 387, 460 propiedades
Permitir filtros, propiedad, 284 consulta, 182-183
Permitir longitud cero, propiedad, 57, 75 control en macros, 439-441
Permitir vista Formulario, propiedad, 463, 501 cuadro de lista y combinado, 274-275
Permitir vista GráficoDinámico, propiedad, formulario de campo, 56, 298, 517
de cuadro de diálogo modal, 463 de eventos, 278, 432-434, 446
Permitir vista Hoja de datos, propiedad, formulario de de hoja de datos, 119
cuadro de diálogo modal, 463 formulario de entrada, 469-470
Permitir vista Presentación, propiedad, 304 formulario e informes, 254-257
PermitirVistaTablaDinámica, propiedad, formulario de informe y sección, 314—315
cuadro de diálogo modal, 463 orden de informe, 321-322
Personal, formulario, 287 predeterminadas, configuración, 249-250
Personalizar, categoría, 474 tabla vinculada, 517-518
Personalizar, página del cuadro de diálogo Opciones validación de datos con, 298-299
de Access, 453 Propiedades de campo, panel, 52
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, Propiedades de índice, panel, 65
botón de la barra de herramientas de acceso rápido, Propiedades de la combinación, cuadro de diálogo, 89
451, 452, 453, 457 Propiedades de la consulta, cuadro de diálogo, 182
Pie de página, sección, 314 propósito especial, consultas, 200-206
pie, secciones búsqueda automática, 204-206
formularios, 264-265 parámetros, 200-204
informes, 314-315 revisión general, 200
PIVOT, cláusula, 362 punto de inserción, 98
Plantilla de formulario, 392 punto y coma (;), 215
Plantilla para informe, 392 puntos suspensivos (…), 18, 491
plantillas, 36, 46, 49-50 Purgado, campo, 435-436
de campo, 54 .px (índice), archivo, 517
de tabla, 46, 49
Plantillas de campo, panel, 50, 125
Plantillas de tabla, comandos, 46, 456 Q
Porcentaje, configuración, 60 Quitar, comando del grupo Diseño de controles, 245
Porcentaje, formato de campo Número, 60 Quitar filtro, comando del grupo Ordenar y filtrar, 284
Índice 611
R vista preliminar e impresión, 155-156
y macros, 443-444
Recordar el valor para usarlo más adelante, opción,
localización, 284
273
navegación entre registros en la Vista Hoja de datos,
recorrido del formulario, 282-283
19-21
Rectángulo, botón del cuadro de herramientas, 238
ordenados, 136-137, 256
recuadros de información sobre herramientas, 17, 21,
resumen, 188-189
105, 228, 382-383, 468
Recursos, página, 405
vinculación de gráficas con, 355-356
redes
vista preliminar e impresión, 155-156
compartir bases de datos en, 558-564
vistas múltiples en formularios, 285
compartir toda una base de datos, 558-559
reglas
dividir una base de datos, 559-563 horizontal, 231
evitar acceso exclusivo, 563-564 de validación, 298
revisión general, 558 de campos, 71-73
de área local (LAN), 105 de registros, 71, 73-74
reglas, ventana Diseño, 231-232 vertical, 231, 285
Registro no analizable, error de importación, 526 Regla de validación, propiedad del campo Texto, 57,
registros, 135-156 72
Véase también registros filtrados relaciones, 79-95
actualización y nueva consulta, 567-568 consultas de eliminación, 214-215
agrupados, 322-328 definición, 80
bloqueo, 565-567 en la creación de la base de datos, 33
cambio de origen en informes y formularios, 254- impresión, 94-95
256 panel Lista de campos, 91-92
copia o desplazamiento, 538-542 revisión general, 79
especificación del orden en consulta de selección, tipos, 35
173-174 ventana Relaciones, 80-91
filtrados, 137-155 cambio de diseños de tablas, 94
aplicación a formularios e informes, 256 creación de relaciones uno a uno, 88
comando Filtro, 142-143 especificación de tipo de combinación,
combinación de condiciones de filtro con O en 88-90
filtro por formulario, 150-152 exigencia de integridad referencial, 84-88
combinación de criterios de filtro con Y, 149- guardado de trabajo, 91
150 proceso básico, 83-84
comodines y expresiones, 149 revisión general, 80-83
eliminación y limpieza de filtros, 155 visualización y edición, 93-94
en comparación con consultas, 157-158 Relaciones, opción, 512
en la Vista Presentación, 319-320 Relaciones, ventana, 126
Filtro avanzado/Ordenar, 152-153 Relaciones de Access, ventana, 33
Filtro por formulario, 146-152 Relleno de control, opción del grupo Diseño de
Filtro por selección, 143-146 controles, 246
guardado de filtros, 153-155 reparación de bases de datos, 418-419
ingreso de criterios de filtro, 146-148 Repetir sección, propiedad, 315
por contexto, 139-142 Requerido, propiedad, 57, 75
revisión general, 137-138 Requerido, propiedades de campo, 74
Requerir que los complementos de la aplicación Seleccionar identificador de registro único, cuadro de
estén firmados por un editor de confianza, opción, diálogo, 517
581 Seleccionar lugar del documento, cuadro de diálogo, 280
restauración de base de datos, 418-419 Seleccionar objetos, botón, 229
restaurar caracteres, 132 Seleccionar ubicación nueva de nombredetabla,
resultado de la consulta, hoja de datos, 205 cuadro de diálogo, 519, 520
resumen, consultas, 191 SELECT, comando, 215, 217, 229
Resumir, cuadro de diálogo, 352 SELECT, instrucción, 215, 217
revisión ortográfica, configuraciones de la opción, 393 selectores
Rótulos de datos, ficha, 368, 372 del formulario, 239
RTF (formato de texto enriquecido), 544 del informe, 316
rutas de sección, 240, 257, 265
absoluta, 105 Selectores de registro, 463, 501
relativa, 105 SelfCert, programa, 582
Sencillo, opción de campos Número, 58
Separadores de registro, 463, 501
S servidor de administración de documentos, 564
Salto de página, comando de la ficha Diseño, 317 Sí/No, campos, 55, 60-61
saltos de página, 285-286, 317 Sí/No, controles, 275-278
secciones signos
de encabezado admiración (!), 130, 471
formulario, 264-265 infinito (<símbolo>), 90
informe, 314-315 más (+), 310
de informe, 314-315 menos (–), 310
secundarias, tablas, 35 número (#), 105
Seguridad con cifrado, herramienta, 573 símbolo de formato, personalizados, 58-59
seguridad de la base de datos, 571-584 Sin bloquear, configuración, 566, 567
cifrado, 573-575 Sin encabezado de formulario/informe,
con versiones anteriores de bases de datos, 581-584 configuración, 315
habilitación y deshabilitación de contenido, 572- sintaxis compatible con SQL Server (ANSI 92),
573 grupo de opciones, 391
nuevas medidas, 572 Sonidos, cuadro de diálogo, 399
revisión general, 571-572 SQL (lenguaje estructurado de consultas), 215-217
selección, consultas, 159-175, 200 SQL, instrucción, 215, 217, 418
adición y eliminación de campos, 168-171 subconjuntos filtrados, 21
Asistente para consultas sencillas, 160-162 subconsultas, 217-219
Asistente para diseño de consultas, 162-164 subdirección, 105
desde cero, 164-165 subformularios, 222, 296-297, 417, 531
despliegue de valores superiores e inferiores, 174- Subformulario/Subinforme, herramienta, 293, 337
175 subinformes, 335-340, 417, 531
ejecución y guardado, 171-172 creación con el Asistente para informes, 335-336
especificación del orden de los registros, 173-174 creación de controles, 336-338
ocultamiento y despliegue de campos, 172-173 inserción de subinformes existentes, 339
relación de varias tablas, 165-167 modificación de controles, 340
revisión general, 159-160 revisión general, 335
Seleccionar archivos de índice, cuadro de diálogo, 517 vinculación de informes y subinfomres, 339-340
Índice 613
Sugerencias, botón, 410 exportación, 529, 530
sugerencias, cuadros, 26 a Excel, 554-555
Suma, función agregada, 352 modificación del diseño de tabla, 67-71
Suma continua, propiedad, 326 ocultamiento o eliminación, 93
SwitchboardID, campo de la tabla Switchboard optimización, 414-416
Items, 499 organización de los datos, 31
principales, 35
relación en consultas de selección, 165-167
T revisión general, 45
Tabla, comando, 46 vinculación, 513-515
Tabla de contenido, botón de la barra de herramientas, vinculadas. Véase bases de datos
25 vinculadas a una base de datos de Access, 517-520
Tabla de datos, ficha, 372 Tablas/Consultas, cuadro, 261
Tabla de datos, opción, 372 Tablas/Consultas, lista desplegable, 338
tabla de referencia cruzada, consultas, 160, 195-198, Tablas y vistas relacionadas, categoría, 474-479
348, 360 Tablas y vistas relacionadas, Desplazarse a la
tablas, 45-77 categoría, 13
apertura en Access, 18-23 Tabular, comando, 245, 246, 266
hoja de datos secundaria, 22 Tamaño, comando de Diseño de página, 312
revisión general, 18-19 Tamaño, grupo de comandos, 463
Vista Hoja de datos, 19-22 tamaño de campo, 58
aseguramiento de la validez de los datos, 71-76 Tamaño de campo, propiedad del campo Texto, 57,
cambios 58, 63, 83
definición de, 125-127 teclas
diseños en la ventana Relaciones, 94 de acceso, 18
consultas de eliminación, 213-215 de método abreviado, 21-22
copia, 506-507 interruptoras, 7
de estructuras de tablas existentes, 77 teclazos, 19
y desplazamiento de datos, 99-103 Texto, campos, 56, 57, 59, 69
creación a partir de plantillas, 46 Texto, comando de la ficha Diseño, 497
creación en la Vista Diseño, 52-67 Texto, configuraciones de formato, 59
creación de otros índices, 64-66 Texto, cuadro, 281
elección de claves principales, 63-64 Texto, tipo de datos, 55
guardado del diseño de tabla, 66-67 Texto de ayuda, propiedad, 297, 298, 468
revisión general, 52-53 Texto de la barra de estado, propiedad, 298
creación en la Vista Hoja de datos, 46-52 Texto de validación, mensaje, 75
adición de campos, 47-49 Texto de validación, propiedad del campo Texto,
de tablas existentes, 50-51 57, 71
guardado de nuevas tablas, 51-52 texto delimitado, archivos, 520-526
plantillas de campo, 49-50 Tiene un módulo asociado, propiedad, 417
revisión general, 46-47 Tipo de consulta, grupo, 163
de destino, 210 Tipo de datos, cuadro, 553
de unión, 35 Tipo de etiqueta, opción, 343
desvinculación, 520 Tipo de gráfica, botón de barra de herramientas, 369
distribución entre datos, 30 Tipo de gráfico, cuadro de diálogo, 370
elementos de panel de control, 499-502 Tipo de objeto, categoría, 474
Tipo de objeto, Desplazarse a la categoría, 13 Valor Null en un campo autonumérico, error de

Tipo de objeto: formulario, argumento, 465 importación, 526
tipos de combinación, 88-90 Valor predeterminado, propiedad de campo, 76
Tipos personalizados, ficha, 370 Valor predeterminado, propiedad del campo Texto, 57
Título, argumento de la función CuadroMsj, 441 valores, 175
Título, cuadro de propiedad, 183, 501 completos, filtrar por, 139-141
Título, propiedad, Vista Diseño, 63 de campo, 188, 211, 320
Título, propiedad de la ficha General, 184 de resumen, 330
Título de la aplicación, opción, 385 de texto, 235
Títulos, ficha, 371 duplicados en índice, 74
Todas las relaciones, comando, grupo Relaciones, 93 eje, 367
Todos, opción predeterminada, lista desplegable parciales, filtrado por, 141-142
Buscar, 129 predeterminados, 76, 249-250, 381
Todos los tipos de objetos, ficha, 413, 421 varias columnas, informes, 340-342
Todos, lista de comandos, 453 Varias páginas, comando de la ventana Vista
Total, celda, 190 preliminar, 309
Total de, lista desplegable, 324 varios a varios, relaciones de tabla, 35
Tramas, ficha, 368 varios campos, índices, 65-66
Truncado del campo, error de importación, 526 Varios elementos, comando, 226
Varios elementos, formulario, 263
U ventanas
de Access, 6-7
Ubicaciones de confianza, cuadro de diálogo, 576
de diseño del formulario, 225
Un único formulario, 285
de diseño del informe, 225
Una página, comando del grupo Vista preliminar, 309
Ver | Barras de herramientas, menú, 366
UNC (convención universal de asignación de
Ver orden de trabajo, botón de comando, 41
nombres), 105
Verificar eliminación, macro, 442
Unidad de medida, opción, 343
Vertical, comando de Diseño de página, 312
unión (&), carácter, 493
vinculación
uno a uno, relaciones, 35, 88
campos, 33, 339, 356
uno a varios, relación, 84, 415
e inserción de objetos (OLE), objetos, 54
uno a varios, relaciones de tabla, 35
Vinculador de campos de subinforme, cuadro de
URL (localizador uniforme de recursos), 105
diálogo, 340
Usar las teclas especiales de Access, 386
Vincular campos principales, propiedad, 127, 294,
Utilizar Asistentes para controles, comando, 271, 276,
339
278, 462
Vincular campos secundarios, propiedad, 127, 294,
Utilizar siempre procedimientos de eventos,
339
configuración, 392
Vincular tablas, cuadro de diálogo, 514
Vincular tablas, operación, 516
V Vínculos favoritos, panel, 7
validación de datos, 71-76, 298-299 Violación de clave, error de importación, 526
Validar purga, macro, 435, 436 Vista Diseño
validez de datos, 71-76, 298-299 Véase también controles
Valor de la opción, propiedad, 276 consulta, 162-164
Valor Null en campo requerido, error de importación, formularios e informes, 225-238
526 en Vista Presentación, 238
Índice 615
grupo Controles, 229 modificación y adición de grupos, 326-328
grupo Fuente, 230 revisión general, 318-319
grupo Herramientas, 230 Vista previa del gráfico, botón, 352, 354
grupo Líneas de división, 230 Vista SQL, 215, 217
herramientas de alineación, 231-232 Vista tabla dinámica, 22
hojas de propiedades, 230-231 Vistas, lista desplegable, 8
inicio de nuevos diseños, 225-228 Visual Basic, procedimiento de evento, 501
lista de campos, 231 Visual Basic, ventana, 230 Visual, grupo Movimiento
revisión general, 225 del cursor, 398
inserción o eliminación de hojas de datos
secundarias en, 126-127
Vista Formulario, 7, 238, 282, 285, 356, 567
W
Vista gráfico dinámico, 22 WHERE, cláusula, 215, 217, 428
Vista predeterminada, propiedad, 285, 501 Where, condición, 428, 431, 435, 443
Vista preliminar, botón, 465 Word, Microsoft, 545-548
Vista preliminar, comandos, 309, 452
Vista preliminar, ficha, 156, 422 X
VistaPreliminarInformes, macro, grupo de macros “xyz”, símbolo de formato, 59
Elegir informes, 465, 467
Vista preliminar, macro, 464
Vista preliminar, ventana, 309-311, 465 Y
Vista Presentación, 223, 238, 303, 318-335, 567 Y, operador, 75, 149-150, 177-179
adición de secciones de grupo, 322-326
cambio de orden, 320-322
creación de informes de resumen con el Asistente
Z
para informes, 328-332 Zoom, comando de la ventana Vista preliminar, 310
filtrado de registros, 319-320 Zoom, cuadro, 178
impresión de índices alfabéticos, 332-335
blind folio 616
blind folio 618

Paso A Paso. Microsoft Office Access 200 - Virginia Andersen PDF

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paso

¿Qué podrá hacer con este libro? CAPÍTULO

■ Familiarizarse con Access 2007 1

■ Planear su propia base de datos 2

■ Asignar datos a tablas y enlazarlos 3y4

■ Introducir y editar datos de la forma que desea 5

■ Arreglar y seleccionar información específica 6

■ Extraer solo la información que necesita cuando la necesita 7

■ Utilizar las consultas avanzadas 8

■ Presentar información en pantalla y en reportes 9

■ Crear formatos para ingresar y visualizar datos 10

■ Producir e imprimir reportes efectivos 11

■ Visualizar cuadros y gráficas 12

■ Personalizar su lugar de trabajo 13

■ Acelerar su rendimiento y agregar información 14 y 15

■ Crear sus propios menús y barras de herramientas 16

■ Crear herramientas especiales usuario-interactivas 17

■ Hacer que la interfase de usuario trabaje para usted 16 y 17

■ Expandirse al resto del mundo 18 y 19

■ Resolver múltiples problemas de usuario 20

■ Asegurar su base de datos 21

Subir un nivel ALT-2

Eliminar un archivo o una carpeta SUPR

Crear una nueva carpeta ALT-4

Cambiar vista ALT-5

Si quiere recorrer Access rápidamente:

Abrir la base de datos seleccionada CTRL-A

Imprimir el objeto seleccionado CTRL-P

Guardar el objeto seleccionado CTRL-G

Guardar el objeto con un nuevo nombre F12

Mostrar u ocultar el panel de exploración y F11

Mostrar la ventana Relaciones ALT-BE

Cuando esta trabajando con datos de Access:

Copiar los datos seleccionados

Pegar los datos del portapapeles CTRL-V

Guardar el registro actual MAYÚS-ENTER

Abrir el cuadro de diálogo Buscar CTRL-F

Abrir la ficha Reemplazar CTRL-H

Seleccionar todos los registros CTRL-A

Agregar un nuevo registro CTRL-++

Eliminar el registro seleccionado ALT-ER

Abrir la Hoja de propiedades ALT-ENTER

Abrir y cerrar la Lista de campos ALT-F8

Insertar hipervínculo CTRL-K

Paso Access 2007

Paso Access 2007

Eloy Pineda Rojas

MÉXICO • BOGOTÁ • BUENOS AIRES • CARACAS • GUATEMALA • LISBOA • MADRID

Access 2007 paso a paso

Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,

DERECHOS RESERVADOS © 2007 respecto a la primera edición en español por

ISBN 13: 978-970-10-6241-8

Translated from the 1st English edition of

ISBN-10 de la edición en inglés: 0-07-226346-6

Impreso en México Printed in Mexico

PARTE II Recupere y presente información

PARTE III Mejore el lugar de trabajo de Access 2007

PARTE IV Intercambio de datos con otros

Apéndice Convierta a Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585

PARTE I Para empezar

CAPÍTULO I Familiarícese con Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

CAPÍTULO 2 Cree una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

CAPÍTULO 3 Cree y modifique tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45