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UNIJUÍ – Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul

DACEC – Departamento de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da


Comunicação
Curso de Administração

A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS


DA PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES

Trabalho de Conclusão de Curso

EDUARDO DEBONI SANDRI

Orientador: Marcos Paulo Dhein Griebeler

Ijuí/RS – 2 o Semestre de 2014


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EDUARDO DEBONI SANDRI

A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS


DA PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES

Trabalho de Conclusão de Curso a ser apresentado à banca


examinadora do curso de Administração da Unijuí - Universidade
Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, como
exigência parcial para a obtenção do grau de bacharel em
Administração.

Orientador: Marcos Paulo Dhein Griebeler

Ijuí (RS)
2014
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AGRADECIMENTOS

Aos meus pais, pelo apoio, incentivo, e que nas horas boas e ruins, sempre estiveram ao
meu lado. Ao meu irmão Henrique, pela amizade e apoio. Aos demais familiares, pelos
incentivos e conselhos.
Aos amigos, por todos os momentos de alegria e companheirismo. Agradecer aos colegas,
pelos momentos que passamos juntos, compartilhando histórias e alegrias.
Ao professor, orientador Marcos Paulo, pela ajuda, paciência e empenho na elaboração
desse estudo.

Muito Obrigado!
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A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA PRODAN


SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES ¹

Eduardo Deboni Sandri ²; Prof. Dr. Marcos Paulo Dhein Griebeler ³

¹ Trabalho de Conclusão de Curso a ser apresentado à banca examinadora do curso de Administração da Unijuí - Universidade
Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul, como exigência parcial para a obtenção do grau de bacharel em
Administração.

² Aluno do Curso de Graduação de Administração de Empresas da Unijuí. E-mail: edu_sandri@hotmail.com

³ Orientador, professor doutor do Departamento de Ciências Administrativas, Contábeis, Econômicas e da Comunicação. E-


mail: marcos.dhein@unijui.edu.br

Resumo: O presente estudo refere-se ao Trabalho de Conclusão de Curso tendo como o tema
a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software para a tomada de
decisões. A empresa está localizada no município de Ijuí, RS. O objetivo da pesquisa é
identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos
agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos
mesmos para a tomada de decisão em suas organizações. Refere-se a um estudo de natureza
aplicada e a abordagem classifica-se como pesquisa qualitativa. Quanto aos objetivos a pesquisa
se classifica como exploratória e descritiva e quanto aos procedimentos técnicos, a investigação
classifica-se como bibliográfica, documental e pesquisa de campo. Para a coleta de dados foi
realizado questionários, onde entrevistou-se o gestor e os clientes usuários dos programas
gerenciais da Prodan Software. Utilizando os dados coletados e o referencial teórico nota-se
que a empresa pode melhorar seus programas e relatórios para um melhor auxilio na tomada de
decisões por parte dos usuários de seu Sistema de Informações Gerenciais.

Palavras-chave: Programas gerenciais, sistema de informações gerenciais, tomada de decisão.

Introdução: Nos dias atuais o mercado encontra-se altamente competitivo. Desta forma, surge
a necessidade de tomada de decisões rápidas e eficientes, para ganhar vantagem competitiva
em relação aos concorrentes. Para auxiliar nesse processo, as empresa buscam sistemas de
informações aumentando a eficácia da gestão das organizações. Segundo Pereira & Fonseca
(1997, p.241) “Os sistemas de informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos
com base na tecnologia da informação e como suporte da informática para atuar como
condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas
organizações”. O relatório apresenta um estudo sobre a importância do Sistema de Informações
Gerenciais da Prodan Software para a tomada de decisões, e terá como questão de estudo: Quais
são as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas
acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos mesmos?
A organização estudada, a Prodan Software, situada no município de Ijuí/RS desde 1986,
oferece sistemas de informações gerenciais para empresas que prestam serviços, indústrias e
comércio em geral, como supermercados e atacados, também para cooperativas e as empresas
relacionadas com o agronegócio. Atua principalmente no Estado do Rio Grande do Sul, mas
também em Santa Catarina, São Paulo, Mato Grosso, Tocantins e Pará. O estudo tem como
objetivo geral identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo
de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software
oferece aos mesmos para a tomada de decisão em suas organizações.
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Metodologia: Conforme Zamberlan et al. (2014, p. 93) a classificação por tipos de pesquisa
pode assumir diferentes possibilidades, que geralmente variam de acordo com o enfoque
proposto pelos próprios estudiosos e pesquisadores e/ou pretensões a que se orientam e
necessitam para compreender uma realidade. Este estudo classificou-se como pesquisa de
natureza aplicada, de abordagem da investigação como pesquisa qualitativa. Quanto aos
objetivos ou fins a pesquisa se classifica como exploratória e descritiva e quanto aos
procedimentos técnicos, a investigação classifica-se como bibliográfica, documental e pesquisa
de campo. Para a coleta de dados foram aplicados dois questionários com roteiro
semiestruturado com dez questões abertas para o gestor e cinco questões abertas para os clientes
usuários do Sistema de Informações Gerenciais. Com os dados coletados foi estruturado um
capítulo para apresentação e análise dos dados, que foi realizada de forma qualitativa, visando
o alcance dos objetivos específicos, através da técnica de análise de conteúdo, que segundo
Bardin (1995 apud ZAMBERLAN 2014, p.153): “É um conjunto de técnicas de análise das
comunicações visando obter, através de procedimentos sistemáticos e objetivos de descrição do
conteúdo das mensagens, indicadores que permitem inferir conhecimentos relativos às
condições destas mensagens”.

Resultados e Discussões: Para conhecer a importância do Sistema de Informações Gerenciais


da Prodan, precisou-se elaborar dois questionários para entrevistar o gestor da empresa e os
clientes usuários do sistema, identificando gargalos para posteriormente propor melhorias
através de ferramentas de análise aplicadas à tomada de decisão, conhecidas como Diagrama
de Ishikawa e 5W2H. Em um primeiro momento, o autor buscou apresentar a caracterização da
empresa e seus produtos e serviços, com apresentação das telas que demonstram a
operacionalização e funções do sistema desenvolvido pela mesma. As causas dos problemas
encontrados nas respostas dos clientes usuários precisam gerar o efeito de melhorias para o
sistema de informações da Prodan, com a utilização da ferramenta 5W2H que auxilia na
elaboração de planos de ações. Conhecendo os benefícios e a importância do sistema de
informações, a Prodan tem a possibilidade de apresentar essa segurança, agilidade e otimização
que os mesmos proporcionam, enfocando no auxílio à tomada de decisões para os próprios
clientes, que utilizam apenas programas de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Conhecimento de
Transporte Eletrônico (CT-e), apresentando esses benefícios no seu site ou no momento das
demonstrações e implantações dos programas, fazendo com que os usuários utilizem mais
rotinas para auxílio na gestão dos negócios. Também, os colaboradores da empresa
responsáveis por desenvolver os programas necessitam identificar e analisar a solicitação dos
clientes para implementar soluções conforme os pedidos dos mesmos e antes de atualizar nos
usuários realizar testes na empresa para verificação do funcionamento desses novos programas,
reduzindo inconformidades diagnosticadas pelos clientes usuários.

Conclusões: A realização desse estudo permitiu para o autor compreender a importância de um


Sistema de Informações Gerenciais (SIG) para a eficácia na gestão das funções de organização,
planejamento, direção e controle das empresas, pois eles facilitam, agilizam e otimizam o
processo decisório nas empresas. Confirma-se em parte a hipótese que autor apresentou, como
problema de estudo, de que a maioria das empresas buscam um sistema de informações em um
primeiro momento, para atender a legislação, isso ficou evidenciado nas respostas de alguns
clientes usuários dos programas da empresa, algumas destacam que também buscam os
benefícios que o mesmo agrega. O autor do estudo acredita no alcance dos objetivos específicos
definidos para este relatório, identificando e analisando as percepções do gestor e dos clientes
usuários do sistema, propondo melhorias no sistema, em relação a falta de precisão dos
relatórios e a falta de relatórios específicos, a criação de uma tela de avisos como melhoria,
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erros de configuração e alimentação de dados como inconformidades e problemas com saldos


dos contratos e estoques nos controles do sistema. Como sugestões para estudos futuros, o autor
do estudo percebe que existe alguns temas a serem explorados nessa área de atuação, como o
direcionamento do foco dos sistemas de informação para o principal negócio empresarial, o uso
do Sistema de Informações Gerenciais como suporte aos gerentes para alcance das metas
corporativas e as estratégias para alinhamento entre os objetivos empresarias e o sistema de
informações. Portanto, o estudo permitiu para o autor reconhecer e definir problemas,
equacionar soluções, pensar estrategicamente, introduzir modificações no processo produtivo,
atuar preventivamente, transferir e generalizar conhecimentos, exercer, em diferentes graus de
complexidade, o processo da tomada de decisões e desenvolver capacidade para elaborar,
implementar e consolidar projetos em organizações.

Referências

PEREIRA, Maria José Lara de Bretãs; FONSECA, João Gabriel Marques. Faces da Decisão:
As mudanças de paradigmas e o poder da decisão. São Paulo: Makron Books, 1997.

ZAMBERLAN, Luciano... [et al]. Pesquisa em ciências sociais aplicadas. Ijuí: Ed. Unijuí,
2014.
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LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Quadro 1 – Relação dos objetivos específicos com a metodologia utilizada....................31


Quadro 2 – Respostas da questão 1 do apêndice B............................................................51
Quadro 3 – Respostas da questão 2 do apêndice B............................................................52
Quadro 4 - Respostas da questão 3 do apêndice B............................................................53
Quadro 5 – Respostas da questão 4 do apêndice B............................................................54
Quadro 6 – Respostas da questão 5 do apêndice B............................................................55
Quadro 7 – Planos de ações através da ferramenta de gestão 5W2H.................................58
Quadro 8 – Relação dos objetivos, metodologia e resultados alcançados.........................62

Imagem 1 – Fachada da empresa Prodan Software LTDA...............................................34


Imagem 2 – Tela inicial do sistema de informações da Prodan Software. ........................36
Imagem 3 – Cadastro de produtos do sistema de informações da Prodan.........................37
Imagem 4 – Cadastro de pessoas do sistema de informações da Prodan Software............37
Imagem 5 – Documentação da pessoa do sistema de informações da Prodan Software....38
Imagem 6 – Consulta Produtos em estoque do sistema de informações da Prodan...........39
Imagem 7 – Cadastro de operações do sistema de informações da Prodan Software........39
Imagem 8 – Cadastro de tributação do sistema de informações da Prodan Software........40
Imagem 9 – Digitação de Nota Fiscal Eletrônica do SIG da Prodan Software..................41
Imagem 10 – Digitação de produtos do sistema de informações da Prodan Software.......42
Imagem 11 – Lançamento de pesagens do sistema de informações da Prodan.................43
Imagem 12 – Lançamento do fluxo de caixa do sistema de informações da Prodan.........44
Imagem 13 – Configuração contábil do sistema de informações da Prodan.....................45
Imagem 14 – Cadastro de colaboradores do sistema de informações da Prodan...............46
Imagem 15 – Análise de gargalos do sistema de informações da Prodan..........................57
Imagem 16 – Proposições de ações de melhoria para o SIG da Prodan.............................61
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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 9
1 CONTEXTUALIZAÇÃO ............................................................................... 10
1.1 Apresentação do Tema .................................................................................... 10
1.2 Problema ou Questão de estudo ...................................................................... 11
1.3 Objetivos ......................................................................................................... 11
1.4 Justificativa ..................................................................................................... 12
2 REFERENCIAL TEÓRICO ........................................................................... 13
2.1 Organização e suas áreas funcionais ............................................................... 13
2.2 Sistema de Informação .................................................................................... 16
2.3 Classificação de Sistemas de Informação ....................................................... 20
2.4 Tomada de Decisões ....................................................................................... 23
3 METODOLOGIA ............................................................................................ 28
3.1 Classificação da Pesquisa ................................................................................ 28
3.2 Sujeitos da pesquisa e Universo amostral ....................................................... 30
3.3 Plano de Coleta de Dados ............................................................................... 30
3.4 Plano de Análise de Interpretação dos Dados ................................................. 30
3.5 Plano de Sistematização do Estudo ................................................................. 31
4 A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA
PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES ................................. 33
4.1 Caracterização da Organização ....................................................................... 33
4.2 Percepção do gestor......................................................................................... 35
4.3 Percepção dos clientes..................................................................................... 50
4.4 Proposições de ações de melhoria para o principal sistema comercializado pela Prodan
Software na área agrícola ................................................................................................ 56
CONCLUSÃO ..................................................................................................... 64
REFERÊNCIAS .................................................................................................. 66
APÊNDICES........................................................................................................ 69
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INTRODUÇÃO

Dada a importância da tecnologia da informação para as organizações contemporâneas, o


Sistema de Informações Gerenciais torna-se um diferencial competitivo e necessário para as
empresas manterem-se no mercado, que nos dias atuais encontra-se altamente competitivo. Desta
forma, surge a necessidade de tomada de decisões rápidas e eficientes, e os sistemas de
informação, através da geração de informações contribuem para a eficácia na gestão das
organizações.
Segundo Pereira & Fonseca (1997, p.241) “Os sistemas de informação são mecanismos
de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da
informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar
o processo decisório nas organizações”.
O presente Trabalho de Conclusão de Curso apresenta um estudo sobre a importância
do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software para a tomada de decisões, e terá
como questão de estudo: Quais são as percepções do gestor da empresa e dos clientes que
atuam no ramo de produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a
Prodan Software oferece aos mesmos?
A organização estudada, a Prodan Software, situada no município de Ijuí/RS desde
1986, oferece sistemas de informações gerenciais para empresas que prestam serviços,
indústrias e comércio em geral, como supermercados e atacados, também para cooperativas e
as empresas relacionadas com o agronegócio. Atua principalmente no Estado do Rio Grande
do Sul, mas também em Santa Catarina, São Paulo, Mato Grosso, Tocantins e Pará.
O estudo aborda a contextualização, apresentando a temática e problema, objetivo geral
e específicos e a justificativa. Na segunda parte um referencial teórico que apresenta conceitos
de organização e suas áreas funcionais, conceito de sistema, informações, sistemas de
informações e sua classificação. Finalizando o referencial teórico, apresenta-se definições do
processo decisório, os elementos e a classificação das decisões.
Após, os procedimentos metodológicos que serão utilizados para a realização do estudo,
que contém os tipos de classificação da pesquisa, os sujeitos da pesquisa e o universo
amostral, plano de coleta de dados e o plano de análise de interpretação dos dados. Por último
um capítulo em que é apresentado a caracterização da organização, os dados coletados, a
análise desses dados e as propostas de melhorias seguido de conclusão, as referências
bibliográficas e apêndices.
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1 CONTEXTUALIZAÇÃO

Neste capítulo apresenta-se o tema ou assunto que foram desenvolvidos, qual a dúvida
ou a dificuldade encontrada e que o pesquisador pretende resolver. Também elabora-se os
objetivos, geral e específicos, que deverão ser alcançados, voltado para a resposta ao problema
e por último apresenta-se as justificativas, demonstrando a relevância do trabalho para o
pesquisador, os acadêmicos, para a empresa e para a sociedade de modo geral.

1.1 Apresentação do Tema

Nos dias atuais gerentes e executivos são desafiados diariamente, suas decisões devem
considerar prazos longos, mas os resultados devem ser imediatos. Assim, surge a necessidade
de tomada de decisões rápidas e eficientes, e os sistemas de informação, através da geração de
informações gerenciais contribuem para a eficácia na gestão das funções de organização,
planejamento, direção e controle.
Neste sentido, a Prodan Software oferece sistemas de informação gerencial para empresas
que atuam no ramo de recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas.
Também possui sistema de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de
Transporte Eletrônico (CT-e), automação comercial, e sistemas específicos.
A maioria dos clientes procuram um sistema para atender a legislação, não percebendo
benefícios como agilidade no acesso às informações cotidianas, segurança nos dados para
tomada de decisões melhorando a gestão da empresa. A procura está relacionada com a
exigência do governo, por exemplo, EFD (Escrituração Fiscal Digital) Pis/Cofins, SPED
(Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil e outros como nota fiscal eletrônica,
conhecimento de transporte eletrônico, quanto mais obrigatoriedade do governo para entrega
desses documentos eletrônicos mais aumenta a procura das empresas em adquirir um sistema
de informações.
Isso posto, o tema proposto para este estudo foi de identificar as percepções do gestor da
empresa e dos clientes referente a aplicabilidade e utilidade do Sistema de Informações
Gerenciais desenvolvido pela Prodan Software, buscando conhecer a sua importância para a
tomada de decisões.
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1.2 Problema ou Questão de estudo

Esse tema problematiza-se a partir de uma hipótese de que, a maioria das empresas que
buscam um sistema de informação, estão procurando atender a legislação, ou seja, cumprir
exigências de entrega de documentos eletrônicos, não percebendo a importância e os benefícios
que o mesmo pode gerar na gestão das empresas.
A grande maioria dos clientes que são usuários integrais do sistema de informação da
Prodan Software, atuam no ramo de recebimento, industrialização e comercialização de
produtos agrícolas, empresas que foram entrevistadas neste estudo, apesar disso a procura de
empresas da região e de outros ramos na maioria das vezes, é uma demanda por sistemas
específicos para atender as exigências fiscais.
Desta maneira, surge a necessidade de entender a importância dos programas do Sistema
de Informações Gerenciais (SIG) da Prodan Software, para estes usuários integrais, para outros
clientes, potenciais clientes, o que permite a formulação da seguinte questão: Quais são as
percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas
acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software oferece aos
mesmos?

1.3 Objetivos

Nesta etapa, apresenta-se os objetivos do estudo, tanto geral como específicos.

1.3.1 Objetivo Geral

Identificar as percepções do gestor da empresa e dos clientes que atuam no ramo de


produtos agrícolas acerca da importância dos programas gerenciais que a Prodan Software
oferece aos mesmos para a tomada de decisão em suas organizações.

1.3.2 Objetivos Específicos

Visando ao alcance do objetivo geral são definidos como objetivos específicos:


A) Identificar as percepções do gestor da empresa sobre a importância dos programas
do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software;
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B) Analisar as percepções dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas


sobre a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software;
C) Propor ações de melhoria para o principal Sistema de Informações Gerenciais
comercializado pela empresa Prodan Software na área agrícola.

1.4 Justificativa

Este trabalho se justifica pela relevância que possui para o acadêmico, pois possibilita
conciliar conceitos e teorias, estudados em diversas disciplinas do curso com a prática da
realização desse estudo.
A viabilidade do Trabalho de Conclusão de Curso se ancora no fato de que o diretor geral
da Prodan Software aceitou e vai contribuir com informações para o desenvolvimento do
mesmo. Ainda, o gestor da Prodan acredita que será relevante para sua organização, uma vez
que o estudo vai identificar as percepções dos clientes referente a importância do Sistema de
Informações Gerenciais da empresa.
Por outro lado, este estudo, através de questionários aplicados para um seleto grupo de
clientes do ramo de recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas,
identificará as percepções desses sobre os programas do Sistema de Informações Gerenciais da
Prodan Software, possibilitando que o observador através dos dados obtidos apresente
propostas de melhorias.
Portanto, esse interesse, entre gestor e um seleto grupo de clientes, aliado ao
conhecimento teórico e prático, a busca de novas informações, tem em vista a análise, a
descrição e um diagnóstico dos dados obtidos, que podem contribuir na resolução da questão
em estudo, visando implantar um sistema de informações, justifica a realização da pesquisa.
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2 REFERENCIAL TEÓRICO

Neste capítulo são apresentadas as revisões literárias, que servem de base para elaborar
o referencial teórico, que tem a função de dar sustentação a esta pesquisa. Segundo Zamberlan
et al. (2014, p. 109) “esta parte do projeto tem por objetivo apresentar os estudos sobre o tema,
ou especificamente sobre o problema, já realizados por outros autores”.
Foram abordados os seguintes assuntos: organização e suas áreas funcionais, definições
de sistemas de informações, sua importância e a sua classificação, que se dividem em
operacionais, gerenciais, estratégicos, especialistas e de apoio à decisão. Finalizando o
referencial teórico, apresenta-se definições do processo decisório, os elementos e a
classificação das decisões.

2.1 Organização e suas áreas funcionais

Organização é a forma que assume toda associação humana para atingir um objetivo
comum. Schein (1972 apud Lacombe 2009, p. 21) define organização como a coordenação
racional das atividades de certo número de pessoas, que desejam alcançar um objetivo comum
e explícito, mediante autoridade a divisão das funções e do trabalho e por meio da
hierarquização da autoridade e da responsabilidade.

Uma organização é o produto da combinação de esforços individuais, visando à


realização de propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível
perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Sempre que
alguém precisa realizar uma atividade para a qual é necessário recorrer ao auxílio de
outros, ou sempre que algumas pessoas descobrem que se unirem suas forças
conseguirão fazer coisas que seriam impraticáveis se perseguidas apenas por uma
delas, o resultado é uma organização (MAXIMIANO, 1992 p. 21).

Para Etzioni (1976, p. 13) “as organizações são como unidades sociais, que procuram
atingir objetivos específicos; sua razão de existir é servir a esses objetivos”.
De acordo com Lacombe (2009), os objetivos devem estar focados nos clientes atuais e
potenciais, acionistas ou sócios, empregados e prestadores de serviço, vizinhos e lideranças
locais e nacionais.
Moraes (2001) declara que as organizações são necessárias para a sociedade, pois servem
à ela, realizam objetivos, preservam o conhecimento, proporcionam carreiras, influenciam o
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ambiente, criam valores, administram uma força de trabalho diversificada e promovem a


sinergia.
As organizações podem ser formais ou informais. Quando falamos em organização
informal, estamos nos referindo às organizações informais existentes dentro das organizações
formais. Pode-se dizer, portanto, que, sem objetivo, nenhuma organização teria razão de existir
e, em consequência, todas as organizações realizam objetivos (LACOMBE, 2009).

Para que exista uma organização formal é necessário, além do objetivo, um conjunto
de regras mais ou menos permanentes e uma estrutura estabelecendo os papéis e as
relações entre seus membros. A organização formal requer autoridade das pessoas que
exercem o controle e estabelecem a forma de sua utilização, bem como a divisão do
trabalho e as relações formais entre seus membros (LACOMBE, 2009).

Dentro das organizações formais, desenvolvem-se sempre grupos espontâneos de pessoas


que têm afinidades, ou interesses, ou conhecimentos comuns. Essas relações pessoais podem
afetar as decisões, favorecendo ou prejudicando a organização formal (LACOMBE, 2009).
Segundo Moraes (2001), a maioria das empresas está estruturada logicamente por áreas
funcionais, proporcionando o aumento da produtividade por meio da especialização funcional,
na qual o indivíduo conhece apenas uma parte do processo produtivo global. Cada área passa a
ter funções e tarefas específicas e especializadas, garantindo uma maior eficiência interna. O
desenvolvimento generalista é limitado e concentra esforços na individualidade.
Para as organizações, algumas áreas funcionais são essenciais para que se possa dinamizar
e fazer acontecer suas intencionalidades. Destacam-se as seguintes: produção, recursos
humanos, finanças e marketing.
A função de produção fornece as saídas (outputs) de produtos e/ou serviços, estando aí
agrupadas as atividades de transformação básica. Este é constituído pelas unidades
organizacionais encarregadas de suprir a empresa com os recursos necessários para que a
produção mantenha um fluxo contínuo. Decide-se, então, onde produzir, quais os equipamentos
e instalações necessários, qual a quantidade e o tipo de matéria-prima e mão-de-obra utilizados.
Uma vez tomada essas decisões, pode-se iniciar o processo de transformação, sendo necessário
discriminar o método e as etapas de produção. Na busca de eficiência máxima e da qualidade
total, este subsistema é encarregado da coordenação e da operação do processo produtivo. É
responsável ainda pelo desenvolvimento tecnológico e pela pesquisa e desenvolvimento de
novos produtos e processos (MORAES, 2001).
A produção é o processo de fabricação de algum bem de valor. Significa agrupar
máquinas, trabalhadores e materiais para produzir bens. A produção muda o valor dos materiais,
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alterando sua forma através de diferentes processos industriais e/ou combinações de partes.
Atividades industriais agregam valor aos materiais, transformando-os em produtos
comercializáveis (MASIERO, 1996).
A função de recursos humanos visa promover oportunidades que maximizem a
contribuição individual, proporcionando condições de trabalho favoráveis ao desenvolvimento
profissional e estimulando a confiança, respeito e compreensão recíproca entre empregados e
empregadores (MORAES, 2001).
A função de finanças tem como objetivo a obtenção de recursos financeiros para manter
o negócio em operação, usando da melhor forma o capital obtido. As principais áreas de decisão
financeira são: investimento, distribuição de lucros e financiamento. A decisão de investimento
consiste na alocação de capital aos diversos projetos que a empresa pretende desenvolver, sem
esquecer os benefícios que eles devem gerar no futuro. A decisão de distribuição de lucros
consiste na determinação da porcentagem dos lucros a ser distribuída entre os sócios (ou
acionistas), em forma de dinheiro ou na compra de cotas (ou ações). A decisão de financiamento
determinará qual a melhor forma de conseguir recursos financeiros para manter as operações e
os investimentos da empresa. Chama-se a isso estabelecer a estrutura de capital mais adequada.
Ao tomar essa decisão, deve-se levar em conta o retorno desejado pelos sócios (ou acionistas)
e o custo de capital (MORAES, 2001).
Entende-se que a empresa que pratica o marketing tem o mercado como a razão e o foco
de suas ações. Portanto, o conceito de marketing pode ser entendido como a função empresarial
que cria continuamente valor para o cliente e gera vantagem competitiva duradoura para a
empresa, por meio da gestão estratégica das variáveis controláveis de marketing: produto,
preço, comunicação e distribuição (DIAS, 2003).
As atividades de marketing contribuem para determinar as necessidades e desejos do
consumidor e as formas de atende-lo por meio de produtos e/ou serviços que o satisfaçam. O
objetivo maior da função de marketing é levar o consumidor à repetição da compra do produto
e/ou do serviço. O núcleo central da função de marketing compreende o planejamento do
produto, a criação da demanda, a distribuição, a venda e o acompanhamento do cliente
(MORAES, 2001).
Após apresentar definições de organizações, seus objetivos, e as áreas funcionais das
organizações, apresenta-se algumas definições de sistemas, informações e dados, sistemas de
informação, sua importância e suas classificações.
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2.2 Sistema de Informação

Aqui são apresentados as definições de sistemas, informação e dado, sistemas de


informação, sua importância para as pessoas e para as organizações.

2.2.1 Sistema de Informação

Primeiramente, apresenta-se a definição de sistema, que é, para Oliveira (1993), um


conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo
unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.
De acordo com o próprio conceito de sistema, é difícil conceber qualquer sistema que não
gere algum tipo de informação, independentemente de seu nível, tipo e uso.
Para O’Brien (2001, p.17) “um sistema pode ser definido simplesmente como um grupo
de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Um sistema
dessa ordem (às vezes chamado sistema dinâmico) possui três componentes ou funções básicas
em interação”:
a) Entrada envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem
processados.
b) Processamento envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada)
em produto.
c) Saída envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de
transformação até seu destino final.
Um sistema deve agregar também o feedback, que são dados sobre o desempenho do
sistema, e o controle, que segundo o autor, “envolve monitoração e avaliação do feedback para
determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta (O’BRIEN, 2001).
Segundo Oliveira (1993), deve-se distinguir dado de informação. Para o autor dado é
qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma
compreensão de determinado fato ou situação. Informação é o dado trabalhado que permite ao
executivo tomar decisões. Também, informação é o produto da análise dos dados existentes na
empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados
dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma
otimizada.
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Informação é todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído
ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação. O
dado é entendido como um elemento da informação, um conjunto de letras, números
ou dígitos, que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento (Rezende
2003, p. 60).

Quando a informação é “trabalhada” por pessoas e pelos recursos computacionais,


possibilitando a geração de cenários, simulações e oportunidades, pode ser chamada de
conhecimento. O conceito de conhecimento contempla o de informação com valor relevante e
de propósito definido.
Segundo Laudon e Laudon (2006, p. 7), “Um sistema de informação pode ser definido
tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera),
processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, à
coordenação e ao controle”.
Os autores acrescentam ainda que “esses sistemas também auxiliam os gerentes e
trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos”.

Os sistemas de informação contêm informações sobre pessoas, locais e coisas


significativas para a organização ou para o ambiente que a cerca. No caso, informação
quer dizer dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres
humanos. Dados, ao contrário, são correntes de fatos brutos que representam eventos
que estão ocorrendo nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido
organizados e arranjados de uma forma que as pessoas possam entende-los e usá-los
(LAUDON & LAUDON, 2006).

A definição de O’Brien (2001, p. 6) para sistema de informação é: “um conjunto


organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que
coleta, transforma e dissemina informações em uma organização”.
Segundo Pereira & Fonseca (1997, p.241) “Os sistemas de informação são mecanismos
de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da informação e como suporte da
informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar
o processo decisório nas organizações”.
Já Gil (1995, p.14) explica como sendo “um conjunto de recursos humanos, materiais,
tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos
dados e a correspondente tradução em informações”.
Os Sistemas de Informação, independentemente de seu nível ou classificação, têm como
maior objetivo auxiliar os processos de tomada de decisões na empresa. Se os Sistemas de
Informação não se propuseram a atender a esse objetivo, sua existência não será significativa
para a empresa (REZENDE, 2003).
18

Ainda, segundo Rezende (2009, p.41) “O foco dos Sistemas de Informação está
direcionado para o principal negócio empresarial. O caso contrário seria se os esforços dos
Sistemas de Informação estivessem direcionados aos negócios secundários ou de apoio”.
a) Grande volume de dados e informações;
b) Complexidade de pensamentos;
c) Muitos clientes e/ou usuários envolvidos;
d) Contexto abrangente, mutável e dinâmico;
e) Interligação de diversas técnicas e tecnologias;
f) Suporte à tomada de decisões empresariais;
g) Auxílio na qualidade, produtividade e competitividade organizacional.

Dessa forma, será preciso planejamento, organização e qualidade nos Sistemas de


Informação para atender a todas essas características e dar conta dos objetivos, foco e
inteligência empresarial das organizações.
Após apresentados as definições de sistema, dado, informação e sistemas de informação
apresenta-se abordagens sobre a importância e os benefícios dos sistemas de informação.

2.2.2 Importância de um Sistema de Informação

Nos dias atuais, muitas organizações conhecem a importância dos sistemas de


informação, acreditando que o mesmo agrega benefícios como a melhoria nos processos
decisórios. Apesar disso muitas organizações implementam sistemas de informação, somente
para atender a legislação, não percebendo benefícios que serão apresentados a seguir.

Um Sistema de Informações Gerenciais provê suporte aos gerentes para alcançar suas
metas corporativas, suprindo-os com feedback e informações para entender melhor as
operações regulares da organização. Possibilita a comparação de resultados para se
estabelecer as metas da companhia e a identificação de áreas com problemas e
oportunidades de aprimoramento (STAIR,1998 p. 282)

Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia


corporativa e no sucesso da empresa. Esse impacto pode beneficiar a empresa, os clientes e/ou
usuários e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com os Sistemas de Informação. Stair
(1998 apud REZENDE 2009, p. 41).
Ainda, Rezende (2009 p. 42) destaca que entre os benefícios que as empresas procuram
obter por meio dos sistemas de informação estão:
19

a) Suporte à tomada de decisão profícua;


b) Valor agregado ao produto (bens e serviços);
c) Melhor serviço e vantagens competitivas;
d) Produtos de melhor qualidade;
e) Oportunidade de negócios e aumento da rentabilidade;
f) Mais segurança nas informações, menos erros, mais precisão;
g) Aperfeiçoamento nos sistemas, eficiência, eficácia, efetividade, produtividade;
h) Carga de trabalho reduzida;
i) Redução de custos e desperdícios;
j) Controle das operações.

Segundo Oliveira (2008, p.31) “pode-se afirmar que o Sistema de Informações


Gerenciais, sob determinadas condições, proporciona os seguintes benefícios para as
empresas”:
a) Redução dos custos das operações;
b) Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos,
com menor esforço;
c) Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;
d) Melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais
rápidas e precisas;
e) Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão;
f) Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
g) Redução do grau de centralização das decisões na empresa;
h) Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a
partir das constantes mutações nos fatores ambientais ou externos;
i) Melhoria nas atitudes e nas atividades dos profissionais da empresa;
j) Redução de funcionários em atividades burocráticas.

Dessa forma, um SIG efetivo pode fornecer à organização uma vantagem competitiva e,
no mínimo, uma margem temporária sobre outra organização carente de tal tipo de sistema.
(STAIR,1998 p. 283).
Após apresentados as definições a importância e os benefícios dos sistemas de informação
apresenta-se as classificações dos sistemas de informação, os principais são: Sistemas de
20

Informação Operacional; Sistemas de Informação Gerencial; Sistemas de Informação


Estratégico; Sistemas Especialistas; Sistemas de Apoio à Decisão.

2.3 Classificação de Sistemas de Informação

Os sistemas de informação podem ser classificados pela natureza das atividades a que
eles dão suporte. Os principais são: Sistemas de Informação Operacional; Sistemas de
Informação Gerencial; Sistemas de Informação Estratégico; Sistemas Especialistas; Sistemas
de Apoio à Decisão.
Os sistemas operacionais lidam com operações do dia a dia das empresas, como
determinar quem executará determinada tarefa e registrar o número de horas trabalhadas, ou
encaminhar o pedido de compras. Quem utiliza os sistemas são os supervisores (gerentes da
linha de frente), operadores e funcionários administrativos (TURBAN, 2004)
Os sistemas operacionais, também chamados de Sistemas de Apoio as Operações
Empresariais, Sistemas de Controle ou Sistemas de Processamento de Transações. Contemplam
o processamento de operações e transações rotineiras quotidianas, em seu detalhe, incluindo
seus respectivos procedimentos (REZENDE, 2003).
Ainda segundo Rezende (2003), “Controlam os dados detalhados das operações das
funções empresariais imprescindíveis ao funcionamento harmônico da empresa, auxiliando a
tomada de decisão do corpo técnico das unidades departamentais”.
Nos Sistemas de Informações Operacionais, cada transação empresarial envolve a entrada
e a alimentação de dados, o processamento e o armazenamento, e a geração de documentos e
relatórios. Com suas inúmeras características, como grande volume de dados, muitas saídas de
informações, envolvendo alto grau de repetição e computação simples. As edições, validações,
consistências e auditorias são comuns nesses sistemas, devido ao envolvimento de inúmeras
pessoas e respectivas coletas de dados e alimentações nos mesmos, significando impactos
grandes e negativos se houver falhas de operação, cálculos, seleções, ordenações, conciliações
e reprocessamentos, com bases de dados diversas (REZENDE, 2003).
Os sistemas gerenciais, também chamados de sistemas táticos, lidam com atividades da
gerência de médio escalão, como planejamento, organização e controle de curto prazo. Os
sistemas gerencias computadorizados são desenhados para sintetizar os dados e preparar
relatórios (TURBAN, 2004).
21

Também chamados de Sistemas de Apoio à Gestão Empresarial ou Sistemas Gerenciais.


Contemplam o processamento de grupos de dados das operações e transações operacionais,
transformando-os em informações agrupadas para gestão. Trabalham com os dados agrupados
(ou sintetizados) das operações das funções empresariais da empresa, auxiliando a tomada de
decisão do corpo gestor ou gerencial das unidades departamentais, em sinergia com as demais
unidades (REZENDE, 2003).
Para Oliveira (1993, p.39) “Sistema de Informações Gerenciais é o processo de
transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa,
bem como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”.
Sistema de Informações Gerenciais é um método organizado de prover informações
passadas, presentes e futuras, relacionadas com as operações internas e o serviço de inteligência
externa. Serve de suporte para as funções de planejamento, controle e operação de uma empresa
através do fornecimento de informações no padrão de tempo apropriado para assistir o tomador
de decisão (OLIVEIRA, 2005, p. 39).
O propósito básico de um Sistema de Informações Gerenciais é ajudar a empresa a
alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da
organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com
maior eficiência. Em suma, um SIG provê aos gerentes, não só informação e suporte para a
efetiva tomada de decisão, bem como as respostas às operações diárias, agregando, assim, valor
aos processos da organização (STAIR, 2002).
Também chamados de Sistemas de Informação Executivos ou Sistemas de Suporte à
Decisão Estratégica, ou ainda, são conhecidos por sua sigla em inglês EIS ou Executive
Information Systems. Contemplam o processamento de grupos de dados das operações
operacionais e transações gerenciais, transformando-os em informações estratégicas.
Trabalham com os dados no nível macro, filtrados das operações das funções empresariais da
empresa, considerando, ainda, o meio ambiente interno e /ou externo, visando auxiliar o
processo de tomada de decisão da alta administração (REZENDE, 2003).
Os sistemas de informação estratégicos são aqueles que dão suporte ou modelam a
estratégia competitiva de uma unidade de negócios. Um SIE tem como característica principal
a capacidade de modificar significativamente a maneira de conduzir um negócio. Pode também
modificar os objetivos, processos, produtos e relações ambientais para ajudar uma organização
a ganhar vantagem competitiva. Um sistema de informação estratégico ajuda a organização a
obter vantagem competitiva mediante sua contribuição para a concretização dos objetivos
22

estratégicos da organização e/ou por sua capacidade de melhorar significativamente o


desempenho e a produtividade (TURBAN, 2004).
Os sistemas especialistas são os sistemas ligados ao campo de inteligência artificial, que
utiliza o computador para assistir, ou mesmo substituir, os tomadores de decisão. Compõem-se
de softwares que pretendem adquirir conhecimentos em domínios limitados, com o intuito de
obter “conhecimento” e “experiência” dos seres humanos para aplicá-los na solução de
problemas (BATISTA, 2006 p. 26).

Os sistemas especialistas são desenvolvidos para diagnosticar problemas,


prever eventos futuros e resolver problemas de energia. Também são empregados para
projetar novos produtos e sistemas, determinar o melhor uso para sobras de madeira,
estabelecer limites de créditos e aumentar a qualidade dos serviços médicos. Podem
explorar novas oportunidades de negócio, aumentar a lucratividade geral, reduzir
custos e fornecer serviços de maior qualidade aos clientes e consumidores (STAIR,
2002 p. 347).

Sistemas especialistas podem ser usados para resolver problemas em todos os campos e
disciplinas, podendo assistir todos os estágios do processo de solução do problema. São
eficientes em ajustar metas estratégicas, no planejamento, no projeto, na tomada de decisão, no
controle e no monitoramento e em diagnósticos (STAIR, 2002 p. 349).
Podemos citar os sistemas especialistas, definidos como ferramentas computacionais que
modelam o raciocínio e as ações de um humano ou grupo especialista em uma determinada área
do conhecimento (FLORES, 2003).
Segundo Turban (2004, p. 370) a definição para sistema de apoio à decisão (SAD) é de
“sistema de informação baseado em computador que combina modelos e dados, em uma
tentativa de solucionar problemas semiestruturados com grande envolvimento por parte do
usuário”.

Podem ser considerados os sistemas que possuem interatividade com as ações do


usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semiestruturados e
focando a tomada de decisões. Constituindo o principal exemplo de tomadas de
decisão auxiliadas pelo computador, esses sistemas devem possuir grande interação
com os profissionais táticos da empresa, além de uma fácil flexibilidade,
adaptabilidade e capacidade de resposta rápida (BATISTA, 2006 p. 25).

Os sistemas de apoio à decisão são uma das principais categorias de sistemas de apoio
gerencial. São sistemas de informação computadorizados que fornecem aos gerentes apoio
interativo de informações durante o processo de tomada de decisão (O’Brien, 2001 p.253).
23

Ainda, segundo o autor, o (SAD) utiliza modelos analíticos, bancos de dados


especializados, apreciações do tomador da decisão e um processo de modelagem
computadorizado para apoiar a tomada de decisões semiestruturadas e não estruturadas por
parte de cada gerente.
Após apresentar a classificação dos sistemas de informação apresenta-se conceitos
referentes a tomada de decisões.

2.4 Tomada de Decisões

Tomar decisões pode ser a escolha entre alternativas ou possibilidades, com a finalidade
de encontrar soluções para problemas ou para encontrar oportunidades. Neste capítulo serão
apresentados definições do processo decisório, os elementos da decisão e a classificação das
decisões que podem ser programadas ou não-programadas e podem ser distinguida por nível de
decisão, que são os estratégicos, táticos e operacionais.

2.4.1 Definições do processo decisório

A tomada de decisões pode ser definida como a habilidade para processar informações
mediante uma análise lógica e objetiva (confiar em si mesmo na hora de decidir, estar preparado
para correr riscos razoáveis e para ser responsabilizado pelos resultados) (BATISTA, 2006 p.
145).
Conforme Mowen e Hansen (2001, p. 423-628) a tomada de decisão consiste na escolha
entre alternativas com um final imediato, e limitado em curto prazo. Consiste em: definir o
problema, identificar alternativas, prever os custos, comparar os custos e selecionar a
alternativa. Enquanto que a tomada de decisão estratégica que fornece garantias razoáveis de
crescimento e sobrevivência em longo prazo.
Na opinião dos autores Oliveira (2005), Mowen e Hansen (2001), o processo decisório
carece de informações internas e externas, de análises sobre o efeito da decisão nestes
ambientes, comparando aos padrões pré-existentes e tendo ações corretivas em relação a estes
aspectos.
O processo de gestão, também denominado de processo decisório, compreende as fases
de planejamento, execução e controle da organização, de suas áreas e atividades. Segundo
24

Padoveze (2000), por processo entendem-se a sucessão de estados de um sistema, que


possibilita a transformação das entradas, nas saídas objetivas pelo mesmo sistema.
De acordo com Moraes (2001, p. 77), a decisão envolve um processo, isto é, uma
sequência de seis passos ou fases que se sucederão:
a) Definição e diagnóstico do problema: esta etapa compreende o levantamento de dados
e fatos a respeito do problema. Procura de soluções alternativas mais promissoras:
uma vez identificado o problema real, deve-se procurar as formas (soluções) mais
adequadas para resolvê-lo.
b) Análise e comparação dessas alternativas de solução: nesta etapa deve-se verificar as
vantagens e desvantagens de cada curso sugerido, comparando-os e fazendo uma
avaliação de custo/benefício a fim de verificar quais as consequências futuras mais
promissoras de cada ação alternativa.
c) Escolha da melhor alternativa como plano de ação: deve-se levar em consideração
que as alternativas serão satisfatórias (de acordo com o padrão determinado) e não
ótimas (dificilmente encontráveis em virtude das limitações de recursos).
d) Execução da alternativa escolhida: esta etapa compreende o uso de habilidades
gerenciais, administrativas e de persuasão para assegurar que a alternativa escolhida
seja posta em prática.
e) Avaliação e feedback: os tomadores de decisão colhem informações sobre a
instituição da decisão e da sua eficácia em atingir as metas estabelecidas.
Chiavenato (1997) defende que no processo de decisão “a tomada de decisão é o núcleo
da responsabilidade administrativa. Decidir é optar ou selecionar dentre várias alternativas de
cursos de ação aquela que pareça mais adequada”.

2.4.2 Elementos da Decisão

Segundo Chiavenato (1997, p. 562), as decisões possuem fundamentalmente seis


elementos:
a) O tomador de decisão refere-se ao indivíduo ou grupo que escolhe entre as estratégias
disponíveis.
b) Objetivos são metas a serem atingidas pelas suas ações. É o propósito ou finalidade
que o tomador de decisão almeja alcançar com sua ação.
25

c) Sistema de valores ou preferência refere-se ao critério que o tomador utiliza para


efetuar a escolha. Critérios com juízo de valor do tomador de decisão que vai
distinguir a escolha.
d) Estratégias do tomador de decisão são os diferentes cursos alternativos de ação dos
quais o decisor pode escolher um. É a direção ou caminho que o tomador de decisão
sugere para melhor atingir os objetivos e que depende dos recursos que se dispõe.
e) Estados da natureza são os fatores que não estão sob controle do tomador de decisão;
aspectos ambientais da tomada de decisão que afetam a escolha da estratégia. Os
aspectos ambientais dos quais vela-se o tomador de decisão, muitos dos quais fora do
controle, conhecimento ou compreensão e que afetam a opção.
f) O resultado representa a resultante das estratégias dadas e dos estados de natureza
considerado. É a decorrência ou resultante de uma dada estratégia definida pelo
decisor.

Simon (1970) destaca que o ato de tomar decisões é uma atividade intrínseca do ser
humano e sua ocorrência é um evento que acontece todo o tempo. À medida que os objetivos
da organização são concorrentes e abrangentes, a redução das consequências a termos
quantitativos e a comparação de alternativas, torna-se um aspecto extremamente subjetivo, pois
depende do pensar dos indivíduos. Então, a mensuração da efetividade dos resultados do
processo decisório torna-se complexa e abstrata.

2.4.3 Classificação das Decisões

As decisões, segundo Chiavenato (1997, p. 710), possuem tipos ou extremos, ou seja,


classificam-se em programadas e não programadas.
a) Decisões programadas: São as decisões caracterizadas pela rotina e repetitividade.
São adotadas mediante uma regra, com dados evidentes, condições estáticas, certeza,
previsibilidade. Acontecem com certa frequência na organização. Exemplos: fazer
pedido de estoque sempre que o nível cair para 100 unidades; liquidação de
mercadorias de lojas do vestuário próximo a troca de estação.
b) Decisões não programadas: São as decisões caracterizadas pela não-estruturação,
dados inadequados, únicos e imprevisíveis. Estes tipos de decisões estão ligados às
variáveis dinâmicas tornando-se de difícil controle. Seu intuito é a resolução de
problemas incomuns, marcados pela inovação e incerteza.
26

A maioria das classificações das decisões são baseadas em critérios de análise: atividade
administrativa a qual se vincula a decisão; nível de importância dentro da organização;
estruturação e previsibilidade. Vinculação à atividade administrativa, que segundo Shimizu
(2006) a decisão pode ser distinguida por nível de decisão:
a) Nível Estratégico: em geral são as decisões para dois a cinco anos e demanda decisões
que contribuam para o plano estratégico, de longo prazo, estratégias de mercado,
metas da empresa, desempenho financeiro e econômico, expansão de mercado, novos
produtos. As decisões do nível estratégico envolvem a alta gerência, abrangem os
objetivos, recursos e política da organização como um todo em relação ao ambiente
de negócios e necessitam de informações relativas a situação atual e futura da
organização e do ambiente com o intuito de buscar formas de alinhamento entre a
realidade organizacional e as necessidades e tendências do mercado.
b) Nível Tático: decisão para alguns meses a até dois anos. Implica em decisões sobre o
desempenho dos setores e servem para o planejamento e a gestão das funções como:
pessoal, marketing, produção, finanças, custos e processos. As decisões do nível tático
envolvem os gerentes do nível intermediário, abrangem os aspectos relacionados a
eficiência e efetividade da utilização de recursos e do desempenho das unidades de
negócio em consonância com os objetivos organizacionais e demandam informações
que permitem o acompanhamento do desempenho das unidades organizacionais.
c) Nível Operacional: alguns dias ou alguns meses; algumas horas ou alguns dias e
demanda decisões para melhorias no setor, controle e eficiência das operações. As
decisões do nível operacional envolvem gerentes operacionais, abrangem a forma
com que a rotina diária deve ser realizada para atender os objetivos organizacionais e
requer informações relacionadas aos critérios e procedimentos de realização das
tarefas, recursos a serem utilizados e indicadores para avaliação e controle dos
resultados obtidos.

Ansoff (1977, p. 30) define a decisão estratégica como a que se preocupa principalmente
com problemas externos, ou com a empresa e seu ambiente. As decisões táticas preocupam-se
com a estruturação dos recursos da empresa, de modo a criar alternativas de execução que visam
aos melhores resultados. As decisões operacionais visam a maximizar a eficiência do processo
de conversão dos recursos, a rentabilidade das operações correntes. Embora distintas todas as
decisões interagem entre si, são interdependentes e complementares.
27

Após apresentar as definições, os elementos e a classificações das decisões e encerrar o


referencial teórico apresenta-se a metodologia de planejamento e desenvolvimento da pesquisa.
28

3 METODOLOGIA

Neste capítulo estão definidas as dimensões que levaram a um adequado método de


planejamento e desenvolvimento da pesquisa. Também são apresentados os aspectos da
classificação da pesquisa, dos sujeitos de pesquisa e universo amostral, dos planos de coleta, de
análise e interpretação e de sistematização dos dados.

3.1 Classificação da Pesquisa

Conforme Zamberlan et al. (2014, p. 93) a classificação por tipos de pesquisa pode
assumir diferentes possibilidades, que geralmente variam de acordo com o enfoque proposto
pelos próprios estudiosos e pesquisadores e/ou pretensões a que se orientam e necessitam para
compreender uma realidade. A classificação que será apresentada é baseada nas principais
características que as pesquisas apresentam em relação: à natureza, à abordagem, aos objetivos
e aos procedimentos técnicos.

3.1.1 Pesquisa quanto à natureza

Quanto a natureza da pesquisa classifica-se como pesquisa aplicada, conforme (GIL,


1999), esta abrange estudos elaborados com a finalidade de resolver problemas identificados
no âmbito das sociedades em que os pesquisadores vivem. Considerando como
característica a possibilidade de contribuir para ampliação do conhecimento científico e sugerir
novas questões a serem investigadas.

3.1.2 Pesquisa quanto à abordagem

Quanto à forma de abordagem da investigação classifica-se como pesquisa qualitativa,


Minayo (1994), Gil (1999), Silva e Menezes (2001), Oliveira (1997) e Richardson et al (1985),
considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo
indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido
em números. A interpretação dos fenômenos e a atribuição de significados são requisitos
básicos no processo de pesquisa qualitativa. Não requerendo o uso de métodos e técnicas
estatísticas. O ambiente natural é a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador é o
29

instrumento-chave. É descritiva, portanto o pesquisador tende a analisar os dados


indutivamente, sendo que o processo e seu significado são os focos principais de abordagem.

3.1.3 Pesquisa quanto aos objetivos

Quanto aos objetivos ou fins a pesquisa se classifica como exploratória e descritiva. De


acordo com Zamberlan et al (2014), a pesquisa exploratória permite buscar maior aproximação
e familiaridade com o assunto, fato ou fenômeno e também para melhor conhecê-lo. Este tipo
de pesquisa é utilizado para se aprimorar ideias sobre assuntos onde se tem poucos
conhecimentos. Desta forma o estudo também se define mediante pesquisas bibliográficas e
entrevistas com profissionais que atuam na área.
Da mesma forma pode-se classificar esse estudo como pesquisa descritiva, pois
Zamberlan et al (2014) afirma que a mesma visa identificar, expor e descrever os fatos que
determinam a realidade da pesquisa, o que é o caso deste Trabalho de Conclusão de Curso que
vai descrever as estratégias que a empresa adota em relação ao seu mercado de atuação.

3.1.4 Pesquisa quanto aos procedimentos técnicos

Quanto aos meios ou procedimentos técnicos a investigação classifica-se bibliográfica,


documental e pesquisa de campo. A pesquisa bibliográfica abrange todo o referencial teórico
já tornado público em relação ao tema de estudo, como publicações avulsas, boletins, jornais,
revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, material cartográfico, meios de comunicação
orais (rádio e gravações em fita magnética) e audiovisuais (filmes e televisão) (LAKATOS;
MARCONI, 2002).
De modo geral, a pesquisa documental, são documentos e/ou materiais que ainda não
foram analisados, mas que, de acordo com a questão e objetivos da pesquisa, podem ter valor
científico (GIL, 2002). E ainda pesquisa de campo, pois foram realizadas coletas de dados em
uma organização sendo que essa pesquisa de campo é caracterizada pela investigação empírica
realizada no local onde ocorre ou ocorreu um fenômeno (VERGARA, 2004).
Ao final deste capítulo apresenta-se os sujeitos da pesquisa e o universo amostral.
30

3.2 Sujeitos da pesquisa e Universo amostral

A pesquisa foi realizada na organização Prodan Software, localizada no município de


Ijuí/RS, tendo como sujeito da pesquisa o proprietário da empresa, buscando conhecer e
identificar as percepções dele sobre a importância dos programas do Sistema de Informações
Gerenciais desenvolvidos pela mesma. Também questionar os clientes que atuam no ramo de
recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas procurando identificar
as percepções desses sobre a importância dos programas do Sistema de Informações Gerenciais
da Prodan Software.

3.3 Plano de Coleta de Dados

Neste tópico é explicitado como foram obtidos os dados necessários para responder a
questão do presente estudo. Os dados foram coletados por meio de: Pesquisa bibliográfica:
busca de livros, revistas especializadas, artigos publicados com informações referentes a
abordagens em definições de organização e suas áreas funcionais, definições para sistemas,
informações, dados, sistemas de informação, sua importância e sua classificação, entre
outros; Pesquisa documental: com base em dados que serão fornecidos pelo gestor e pelo
desenvolvedor dos programas da organização objeto de estudo, e também pelos gestor das
empresas que utilizam o Sistema de Informações Gerenciais; Pesquisa de campo: por meio de
observação, entrevistas e questionários.
Foi realizada uma entrevista com roteiro semiestruturado, com questões que abordaram
a temática de pesquisa que foi realizada com o gestor e com desenvolvedor dos programas da
organização objeto de estudo, e também pelos gestores das empresas que utilizam Sistema de
Informações Gerenciais da Prodan Software.

3.4 Plano de Análise de Interpretação dos Dados

A análise dos dados da entrevista foi realizada de forma qualitativa, através da técnica de
análise de conteúdo, que segundo Bardin (1995 apud ZAMBERLAN 2014, p.153): “É um
conjunto de técnicas de análise das comunicações visando obter, através de procedimentos
31

sistemáticos e objetivos de descrição do conteúdo das mensagens, indicadores que permitem


inferir conhecimentos relativos às condições destas mensagens”.
Portanto, com os dados coletados foi estruturado um capítulo específico para a
apresentação e análise dos dados, visando ao alcance dos objetivos específicos, relatando as
percepções do gestor da empresa e dos clientes referente a aplicabilidade e utilidade do Sistema
de Informações Gerenciais desenvolvido pela empresa Prodan Software, buscando conhecer a
sua importância para a tomada de decisões, com o auxílio dos referenciais teóricos desses
estudo para uma melhor análise de conteúdo das respostas.

Quadro 1 – Relação dos objetivos específicos com a metodologia utilizada


OBJETIVO ESPECÍFICO METODOLOGIA UTILIZADA
A) Identificar as percepções do gestor Aplicação de um questionário com roteiro
da empresa sobre a importância dos semiestruturado para o gestor da Prodan
programas do Sistema de Software, que consta no apêndice A.
Informações Gerenciais da Prodan
Software.
B) Analisar as percepções dos clientes Aplicação de um questionário com um
que atuam no ramo de produtos roteiro semiestruturado para os clientes
agrícolas sobre a importância do usuários do Sistema de Informações
Sistema de Informações Gerenciais Gerenciais da Prodan Software, que consta
da Prodan Software. no apêndice B.
C) Propor ações de melhoria para o Análise e interpretação dos dados, busca em
principal Sistema de Informações fontes bibliográficas e conversas com o
Gerenciais comercializado pela gestor da Prodan Software para discussão de
empresa Prodan Software na área novas ideias.
agrícola.
Fonte: Elaboração do autor, 2014.

3.5 Plano de Sistematização do Estudo

O trabalho foi dividido em cinco partes, onde a primeira delas é a contextualização do


estudo, em seguida, no segundo capítulo, é apresentado o referencial teórico, já o terceiro
capítulo apresenta a metodologia que foi utilizada para o desenvolvimento do estudo. O capítulo
32

quatro é composto pela caracterização da empresa, apresentação e análise dos dados coletados
através do questionário elaborado pelo autor, que consta nos apêndices (A) e (B), seguido das
propostas de melhoria sugeridas pelo autor do estudo. O quinto e último capítulo apresenta a
conclusão, finalizando com as referências bibliográficas e os apêndices.
33

4 A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS DA


PRODAN SOFTWARE PARA A TOMADA DE DECISÕES

Este capítulo, tem como objetivo apresentar os dados coletados e em seguida analisá-los,
com o intuito de alcançar os objetivos específicos definidos para o estudo, que são, num
primeiro instante, identificar as percepções do gestor da empresa sobre a importância dos
programas do Sistema de Informações Gerenciais (SIG) da Prodan Software.
Após este primeiro momento, foram analisados as percepções dos clientes que atuam no
ramo de produtos agrícolas sobre a importância do SIG da Prodan Software. Ao final deste
capítulo foram propostos ações de melhoria para o principal Sistema de Informações Gerenciais
comercializado pela empresa Prodan Software na área agrícola.

4.1 Caracterização da Organização

A empresa Prodan Software Ltda. foi fundada em março de 1986 com o objetivo de
atender Ijuí e região na área de informática, comercializando equipamentos, desenvolvendo
sistemas e prestando serviços de assistência técnica e processamento de dados. Porém com o
grande crescimento da tecnologia da informação, em 1993 a Prodan, direcionou suas atividades
exclusivamente para o desenvolvimento e comércio de sistemas personalizados que atendessem
as necessidades de cada cliente.
Atualmente a empresa desenvolve sistemas para empresas que atuam no ramo de
recebimento, industrialização e comercialização de produtos agrícolas. Também possui sistema
de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e),
automação comercial, e sistemas específicos.
A empresa é uma sociedade limitada composta por dois sócios, cada integrante possui
50% das cotas. Está localizada na rua Emídio Rosado do Amaral, número 45, Ijuí/RS. O Código
Nacional de Atividade Econômica (CNAE) principal é de desenvolvimento de programas de
computador sob encomenda. O (CNAE) secundário é de consultoria em tecnologia da
informação.
A empresa está enquadrada como Empresa de Pequeno Porte e o seu regime tributário
é o lucro presumido. Atualmente conta com 13 colaboradores para atender aproximadamente
34

300 clientes que estão localizados na maioria no estado do Rio Grande do Sul, mas também
possui clientes em Santa Catarina, São Paulo, Mato Grosso, Tocantins e Pará.

Imagem 1 – Fachada da empresa Prodan Software Ltda.

Fonte: Fornecida pela Prodan Software Ltda.

O planejamento estratégico da empresa é informal e está começando a ser documentado.


Não se tem os objetivos e metas definidos, mas a empresa possui missão, visão e valores que
constam no seu site. A missão que a empresa definiu é de desenvolver softwares personalizados
e eficazes para maximizar resultados empresariais.
Sua visão de futuro é consolidar-se na liderança do mercado de softwares personalizados
de gerenciamento e operacionalização empresarial, usando tecnologia de última geração. Seus
valores são: a) Valorização do capital humano; b) Primar pela qualidade e ética nos serviços;
c) Primar pela excelência na comunicação interna e externa; d) Participar da história para
constantemente reescrevê-la; e) Empatia para o cliente; f) Fidelidade recíproca entre a empresa
e os clientes; g) Encarar os problemas como desafio.
35

4.2 Percepção do gestor

Para identificar as percepções do gestor da empresa sobre a importância dos programas


do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software, foi elaborado um questionário com
roteiro semiestruturado que consta no apêndice (A) desse relatório e em seguida aplicado ao
mesmo.
O gestor, sócio proprietário da empresa quando perguntado sobre quais são os produtos e
serviços da Prodan Software, respondeu¹: “A empresa oferece três módulos, o primeiro
chamamos de “Max Automação”, que contem controle de estoque, contas a pagar e receber,
caixa e emissor de cupom fiscal. O segundo módulo ofertado é o “Max Agrícola” que tem como
opções controle de estoque, recebimento de produto, compra e venda, receituário agronômico,
fretes, financeiro, faturamento e controle de sementes. O terceiro e último módulo pode ser
integrado, a empresa nomeou como “Max Contábil” que integra contabilidade, folha de
pagamento, livros fiscais, controle patrimonial e arquivos digitais eletrônicos”.
Para realização desse estudo serão analisados as empresas que utilizam o “Max Agrícola”,
pois os clientes que implantam os programas desse módulo são usuários integrais do sistema
de informações da Prodan Software, geralmente com a integração dos programas do “Max
Contábil” e atuam no ramo de recebimento, industrialização e comercialização de produtos
agrícolas.
Para melhor entendimento das funções e operacionalização do Sistema de Informações
Gerenciais (SIG) da Prodan, serão apresentados telas que demonstram o módulo em estudo.
Primeiramente a imagem da tela inicial onde o usuário informa seu nome e sua senha, que são
pré-configurados e que ficam vinculados a um grupo/setor que restringem e determinam o
acesso do colaborador a alguns programas e relatórios.
As opções no menu que ficam disponível para os usuários, são configurados pelos
próprios clientes ou gestores das empresas, podendo limitar o uso por grupo, setor ou usuário.
Essas restrições podem ser para novos cadastros, alteração de cadastros, emissão de notas ou
boletos e até mesmo alguns relatórios, isso reduz os problemas que podem ser gerados por uso
indevido das rotinas por colaboradores não designados para essas funções.
Essa restrição é fundamental, pois define o papel do colaborador no uso do sistema,
especificando sua área de atuação, liberando em algumas situações para usar outras rotinas
somente com uma senha que o gerente possui.

1 – Neste capítulo, onde constar frases entre aspas e fonte em itálico, estas se referem as respostas do gestor Jardel
Moacir Sandri da Prodan Software.
36

No canto inferior direito da tela os clientes podem colocar o logo da sua empresa, ou
imagem que desejarem, para esse estudo apresenta-se o logo da Prodan Software que é utilizado
no banco de dados de teste dos programas e relatórios e que serviu de base para visualização
dessas telas.

Imagem 2 – Tela inicial do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

Na tela de cadastro de produtos, são definidos os dados principais das mercadorias


comercializadas pela empresa, como a unidade na qual é vendida, sua classificação fiscal, seu
código de nomenclatura comum do Mercosul (NCM). Também a marca dos mesmos, o código
de barras o grupo, subgrupo e a classificação, que são configurados para uma melhor
visualização dos relatórios.
Essa tela também apresenta os preços dos produtos, alguns que podem ser cadastrados,
como o preço a prazo, de promoção e o mínimo, por exemplo. Os outros podem ser calculados
automaticamente pelo sistema, como o de custo, o de venda e o último custo, os quais quando
configurados são apresentados no momento da emissão das notas fiscais, podendo ser
bloqueados para não serem alterados, somente com autorização do gerente ou proprietário da
empresa.
A comissão por produto também pode ser configurada, se for o mesmo percentual para
todos os vendedores, caso contrário deve ser ajustada em outra tela, outros valores e indicadores
devem ser preenchidos nos campos indicados.
37

Imagem 3 – Cadastro de produtos do sistema de informações da Prodan

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

A tela de cadastro de pessoas, é utilizada para alterar ou adicionar clientes, fornecedores


e transportadoras, podendo ser configurado o vendedor, limite de crédito, fiadores, dados para
cobrança e informações do crediário dos clientes, lavouras para os produtores e os dados dos
fornecedores e transportadoras que são necessários para emissão de notas fiscais.

Imagem 4 – Cadastro de pessoas do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software


38

A próxima tela a ser exibida, se refere a documentação da pessoa anteriormente


cadastrada, com as informações adicionais necessárias para a empresa identificar seus clientes
com dados completos de endereço para enviar boletos ou entregar produtos que são adquiridos
pelos mesmos. Também configurações para enviar as notas eletrônicas por e-mail, que são
encaminhadas automaticamente quando preenchidas, seus telefones para entrar em contato e
outros dados que a empresa precisar.

Imagem 5 – Documentação da pessoa do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

Na tela de consulta de produtos em estoque pode-se visualizar a quantidade de saldos das


mercadorias da empresa, podendo ser cadastrado o estoque mínimo e máximo que notifica
quando se atinge esses limites para uma melhor gestão dos estoques. Os saldos são cadastrados
de acordo com as necessidades de cada cliente, podendo ser ajustado para analisar os pedidos
e as remessas de vendas para entrega futura que estão com os produtos pendentes.
Além dessa tela utilizada pelos clientes usuários da empresa, o sistema integra vários
relatórios de acordo com as necessidades dos clientes em relação aos estoques, sendo um dos
principais o da curva “ABC” que serve para classificar as mercadorias da empresa de acordo
com sua importância para a mesma, analisando cada grupo de item estocado, levando em conta
a quantidade armazenada e seu respectivo valor.
39

Imagem 6 – Consulta Produtos em estoque do sistema de informações da Prodan

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

Na tela de cadastro de operações são configurados os parâmetros gerais das vendas,


compras, devoluções e as outras dependendo das necessidades das empresas. Esses ajustes
interligam os diferentes módulos do sistema, pois aqui são configurados a ligação das operações
com os programas financeiros, contábeis e as relações com os estoques.

Imagem 7 – Cadastro de operações do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software


40

Após cadastrados os produtos e as operações, precisam ser feitas as configurações das


tributações que podem variar de acordo com a mercadoria, estados, operações e regime
tributário das empresas, que variam em real, presumido ou simples. Quando emitida uma venda
para fora do estado ela tem um Código de Situação Tributária de ICMS (CST) e um Código
Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), se realizada para dentro do estado esses códigos
alteram-se.
Precisam ser configurados por estados pois cada um tem seu Imposto sobre Operações
relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e
Intermunicipal e de Comunicação (ICMS), por isso compras e vendas para diferentes estados
interferem nas configurações e precisam ser verificados por alguém especializado dentro da
empresa ou um terceiro responsável pela assessoria contábil da empresa.
No canto inferior direito apresenta-se a alíquota de 12 % de ICMS e redução de base de
cálculo 56,66%, que são pré-configurados. Abaixo o usuário tem a possibilidade de lançar a
Margem de Valor Agregado (MVA).

Imagem 8 – Cadastro de tributação do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

Após os cadastros e configurações realizados anteriormente, nos procedimentos de


produtos, pessoas, operações e tributações, os usuários podem emitir Notas Fiscais Eletrônicas
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(NF-e). A seguir apresenta-se uma das principais telas do sistema, onde é possível gerenciar
notas fiscais emitidas, com a possibilidade de reimprimir, enviar para algum e-mail, inutilizar
alguma numeração ou cancelar alguma nota enviada à Secretaria da Fazenda, respeitando os
prazos e a legislação vigente para esta última opção.
Os usuários utilizam essa rotina para emitir notas dos pedidos realizados, dos cupons
emitidos, fazer remessas das vendas para entrega futura e fazer novos lançamentos. Informando
os prazos quando se realiza uma venda à prazo, informando o número da nota fiscal de produtor
(NFP) quando se realiza uma operação para esses clientes.
Os clientes conseguem configurar o sistema para bloquear emissão de notas de vendas
para inadimplentes, que possuem contas em atraso, liberando em situações pré-determinadas,
como em uma venda à vista ou quando possui um limite de crédito. O sistema só conclui a
operação quando o proprietário ou gestor da empresa informa a senha ou altera as
configurações.
O processo acima é fundamental pois o usuário que emite a nota não tem acesso as
informações financeiras dos clientes, pois estas responsabilidades são de outros setores ou
pessoas, por isso essa integração é fundamental para a gestão da área de finanças das empresas.

Imagem 9 – Digitação de Nota Fiscal Eletrônica do SIG da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

A tela a seguir apresenta os itens que são inseridos na nota, com seus respectivos preços
e suas quantidades. Ela complementa a tela mostrada acima, lembrando que para uma Nota
Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida ela não pode exceder o número de 990 itens de produto.
42

No canto direito superior ao selecionar o produto o sistema mostra os saldos que são
parametrizados, aparecendo avisos e bloqueando quando se insere uma quantidade maior que
o saldo dos produtos em estoque. Na imagem de demonstração apresenta-se negativo por se
tratar de um banco de dados de teste.

Imagem 10 – Digitação de produtos do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

Na tela de lançamentos de pesagens são realizados os recebimentos dos grãos que podem
ser depositados ou vendidos pelo produtor para a empresa, quando este optar somente por
armazenar, posteriormente ele pode retirar os produtos ou faturar o saldo que possui. Também
esta tela é utilizada para transferência de produtos em estoques entre matriz e filiais, processo
que muitas denominam de romaneio.
Utilizando qualquer das duas opções o sistema imprime um documento que é utilizado
como comprovante de depósito. Após esse procedimento, se pré-configurado para essa
operação o sistema imprime o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) que
deve ser anexada no bloco do produtor.
O peso pode ser digitado ou configurado para aparecer automaticamente de acordo com
as balanças rodoviárias. Após a pesagem de entrada os caminhões descarregam os produtos nas
moegas para ser armazenados nos silos das cerealistas. Após descarregado é pesado novamente
subtraindo o seu total resultando o peso líquido da carga.
43

Imagem 11 – Lançamento de pesagens do sistema de informações da Prodan Software

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

Em relação aos programas do financeiro apresenta-se a tela dos lançamentos do fluxo de


caixa. As opções de visualizações são dos movimentos previstos e realizados, imprimindo
relatórios que mostram o saldo inicial do dia, as entradas e saídas financeiras das datas
informadas.
As entradas ocorrem por emissão de notas fiscais de venda à vista ou à prazo, remessa de
vendas entrega futura e também em devoluções de compra. As saídas são os lançamentos
realizados nos sistema financeiro, como compras, devoluções de vendas, salários, encargos,
pagamentos de água e luz, entre outros.
Esse controle de contas a pagar e receber que obtém-se utilizando o fluxo de caixa é
fundamental para a gestão financeira da empresa, analisando posteriormente balanços
patrimoniais e demonstrativo dos resultado do exercício (DRE), que são úteis para exibir um
resumo ordenado das receitas e despesas e também para identificar a posição patrimonial e
financeira da organização.
44

Imagem 12 – Lançamento do fluxo de caixa do sistema de informações da Prodan

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

A tela a seguir demonstra as configurações da contabilidade, integração com o financeiro,


configuração do plano de contas e as configurações do livro caixa. Assinalando a opção para
gerar o sistema público escrituração digital (SPED) contábil, significa que a empresa tem a
obrigação de transmitir em versão digital os livros diário e razão, balancetes diários e demais
balanços. As organizações que estão sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no
Lucro Real tem a obrigatoriedade de entrega desses arquivos.
Além desses arquivos citados empresas enquadradas nesse regime de tributação, são
obrigadas a atender a legislação referente ao SPED Fiscal, que contempla a entrega dos
seguintes arquivos que contem registros de apuração de impostos referentes às operações e
prestações praticadas pelo contribuinte.
45

Imagem 13 – Configuração contábil do sistema de informações da Prodan

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software

A última imagem dos programas da Prodan apresentada a seguir refere-se aos recursos
humanos. A tela de cadastro dos colaboradores, autônomos ou empregadores é a principal para
configuração das funções que integram essas rotinas. Essas auxiliam quando o sistema está
integrado com cartão ponto das empresas e armazenam os horários trabalhados.
Pode-se também ter um controle eficaz das férias, acompanhamentos de salários e
benefícios que os colaboradores ou terceiros recebem da empresa, seus cursos e treinamentos,
exames médicos e a classificação brasileira de ocupação (CBO), que descreve e ordena as
funções, tarefas e obrigações do colaborador, também as habilidades, conhecimentos e atributos
necessários para o exercício dessa ocupação.
A utilização desses programas facilita na busca de informações dos colaboradores,
facilitando a gestão e tomada de decisões referente aos recursos humanos, também no momento
da demissão ou rescisão, pois o sistema gera o termo de rescisão do contrato de trabalho,
baseado nas normas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
46

Imagem 14 – Cadastro de colaboradores do sistema de informações da Prodan

Fonte: Sistema de informações gerencias da Prodan Software.

A segunda pergunta refere-se acerca do principal objetivo dos programas desenvolvidos


pela sua organização, o gestor, sócio proprietário da empresa, respondeu: “Os sistemas
desenvolvidos tem por finalidade principal atender a legislação vigente, mas também trazer
grandes benefícios tais como, agilidade, segurança, praticidade, redução de custos nos
processos”.
Como algumas empresas procuram a Prodan quando surge a necessidade de atender a
legislação, ou seja, no momento em que precisam emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou
entrega de outros arquivos eletrônicos como Sistema Público de Escrituração Digital (SPED),
Escrituração Fiscal Digital (EFD), o principal objetivo da empresa é fazer com que os clientes
atendam essas obrigatoriedades.
Isso, diverge no entender de Rezende (2003) sobre o que deve ser o principal objetivo de
um Sistema de Informações Gerenciais, independentemente de seu nível ou classificação, os
sistemas de informação têm como maior objetivo auxiliar os processos de tomada de decisões
na empresa. Se os sistemas de informação não se propuseram a atender a esse objetivo, sua
existência não será significativa para a empresa.
47

Ao ser questionado sobre o objetivo dos programas desenvolvidos pela empresa, o sócio
proprietário respondeu que o Sistema de Informações Gerenciais desenvolvido pela sua
organização auxilia na tomada de decisões dos usuários, afirmou: “Com certeza, pois através
de uma base de dados, relatórios e consultas completas, bem organizadas, faz com que os
usuários tenham informações suficientes na hora de tomar qualquer decisão”.
Como apresentado anteriormente sobre o objetivo do sistema, que é auxiliar os processos
de tomada de decisão, a pergunta seguinte era pra identificar se a Prodan consegue atingir esse
objetivo. Desta forma, Pereira & Fonseca (1997, p.241) afirmam que “os sistemas de
informação são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia da
informação e como suporte da informática para atuar como condutores das informações que
visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações”.
O gestor acredita que o Sistema de Informações Gerenciais (SIG) da empresa fornece as
informações suficientes para o processo decisório, atendendo as necessidades dos clientes. Para
analisar essa afirmação, foi preciso conhecer as respostas dos usuários do sistema, verificando
com esses referente ao SIG da empresa, questionando acerca do auxílio do mesmo à tomada de
decisões e a grande maioria respondeu que sim. Por isso a resposta foi coerente com o que
pensam os clientes.
Posteriormente foi perguntado se o gestor acredita que o sistema desenvolvido pela sua
empresa fornece as informações que os usuários necessitam, ele respondeu: “Sim, pois com as
novas exigências fiscais, Arquivos Eletrônicos, hoje não é mais o usuário que define os dados
que deseja armazenar e sim o Governo. Também optamos por desenvolver sistemas
personalizados fazendo com que nossos clientes tenham liberdade de incrementar dados
necessários para seu maior controle”.
Diante disso, Oliveira (1993) esclarece que, deve-se distinguir dado de informação, dado
é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma
compreensão de determinado fato ou situação. Informação é o dado trabalhado que permite ao
executivo tomar decisões. Também, informação é o produto da análise dos dados existentes na
empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados
dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma
otimizada.
Na visão do gestor, o sistema atende as expectativas dos usuários com relação as
demandas de informações. Porém, um cliente respondeu que essas são fornecidas parcialmente,
existem algumas melhorias a serem feitas principalmente em relação ao controle de estoque e
48

controle de contratos, e outro cliente em grande parte sim, porém, alguns controles de
informações precisamos fazer paralelamente ao sistema.
Para responder se os usuários buscam o Sistema de Informações Gerenciais da empresa
para atender a legislação ou porque entendem e conhecem os benefícios do mesmo, a resposta
foi a seguinte: “A maioria de nossos clientes implantam um sistema para ter alguns benefícios,
porem começam usar todas as ferramentas do sistema quando da obrigatoriedade fiscal”.
No entendimento do gestor os clientes buscam um sistema de informações para ter
benefícios, e a medida que surge as questões de obrigatoriedade, principalmente para as
empresas do lucro real e presumido, eles vão adquirindo novos módulos e implementando novas
rotinas para atender essas exigências.
Questionado sobre as inconformidades dos produtos e processos quando encontradas na
perspectiva dos usuários e como isso é encaminhado e quais os impactos no sistema de
informações, o gestor afirma: “As inconformidades podem ser classificadas como: a)
Problemas ocasionados por produtos de terceiros, Hardware, Software, que são incompatíveis,
nessas situações orientamos para o usuário procurar um técnico responsável; b) Problemas
ocasionados por nossos produtos, onde encaminhamos a ordem de serviço para um técnico que
fará o atendimento remoto ou deslocamento até o cliente para solução do problema. c) Também
pode haver inconformidades onde o cliente solicita algumas alterações no produto para
atender melhor às suas necessidades, neste caso abre-se uma ordem de serviço, o mesmo será
analisado e determinado o prazo de execução, retornando ao cliente as informações. Portanto
todas as inconformidades causam impactos, sejam eles positivos, que geram correções ou
negativos, como tempo, transtorno, insegurança e custo”.
Os principais impactos, são gerados pela segunda opção, quando o gestor diz que as
inconformidades ocorrem por problemas dos produtos desenvolvidos pela empresa, onde
precisa ser encaminhado a ordem de serviço para um técnico que fará o atendimento por acesso
remoto, não resolvendo será necessário o deslocamento até o cliente para solução do problema.
Além do transtorno essas situações geram um impacto negativo perante o cliente usuário,
na medida em que gera uma certa insegurança em relação ao Sistema de Informações
Gerenciais, também existem custos adicionais, quando o técnico precisa viajar até o cliente, o
mesmo assume as despesas desse deslocamento. Ainda, existe a variável tempo e transtorno,
pois na maioria das situações o cliente não pode utilizar o sistema quando são feitas alterações,
atualizações ou correções dos programas.
Nesta linha, os autores Oliveira (2008, p.31) e Rezende (2009 p. 41) citam que os sistemas
de informações trazem benefícios como:
49

a) Mais segurança na informações, menos erros, mais precisão;


b) Carga de trabalho reduzida;
c) Controle das operações;
d) Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e
rápidos, com menor esforço;
e) Melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais
rápidas e precisas;
f) Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
g) Redução do grau de centralização das decisões na empresa;
h) Redução de funcionários em atividades burocráticas;
i) Entre outros.

Isto posto, as perguntas a seguir buscam identificar se o Sistema de Informações


Gerenciais da Prodan propicia alguns desses benefícios para os usuários. O primeiro era
relacionado com melhoria do fluxo de trabalho para os usuários, a resposta foi: “Sim, pois com
ele conseguimos organizar uma sequência de processos uniformes diariamente, fazendo com
que cada usuário execute seu trabalho de maneira eficaz evitando quebra de fluxo”.
Conforme a resposta, pode-se perceber que o gestor concorda que o Sistema de
Informações Gerenciais da sua empresa melhora o fluxo de trabalho, pois propicia uma melhor
organização das informações, em cada setor, com interligação dos programas, que permitem
diferentes setores buscar informações necessárias sobre outras áreas da empresa.
Em seguida, foi questionado se o sistema de informações da empresa acarretava na
redução no tempo de execução das tarefas dos usuários, ele diz: “Com certeza, pois toda e
qualquer atividade tais como consultas, relatórios, emissão de Notas Ficais, Cupom Fiscal e
outras, o usuário parte do princípio de ter um banco de dados com todas as informações de
cadastro e movimento necessárias para execução das mesmas, tendo assim significativa
redução de tempo em tarefas manuais e pesquisas de fichários”.
Na visão do gestor o SIG da Prodan reduz o tempo de execução das tarefas, isso por que
o usuário parte do princípio de ter uma banco de dados com todas as informações, não sendo
necessário pesquisar documentos e papéis para encontrar dados que são necessários.
Quando perguntado se o Sistema de Informações Gerenciais da empresa acarreta em
redução de erros, o gestor afirma: “Sim, pois toda e qualquer atividade feita manualmente pode
estar sujeita a erros de digitação, cálculos, fórmulas e outros”.
50

O sistema de informações reduz, na visão do gestor a quantidade de erros, pois as


fórmulas e os cálculos são pré-configurados nos parâmetros do sistema, e quando são realizados
atividades que necessitam utilizar operações com percentuais, descontos, cálculos de impostos
e valores o cliente usuário encontra maior segurança com a utilização de um sistema de
informações, pois se realizasse essas atividades manualmente aumentaria a chance de erros.
Quando questionado se o Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software
possibilita uma visão compartilhada de todos os setores das organizações, ele responde: “Sim,
desde que o sistema seja analisado, projetado, implantado e alimentado de forma completa,
com todos seus recursos e ferramentas. O Sistema tem que atender desde Cadastros, Cupom
ou Nota Fiscal, Estoque, Pedidos, Compra e Venda, Financeiro e Caixa, até o setor Contábil
dependendo do porte da empresa”.
Quando configurado e alimentado os dados corretamente o sistema de informações
possibilita uma visão compartilhada de todos os setores, por exemplo, quando você vende uma
mercadoria a prazo, o sistema reduz a quantidade do estoque e atualiza o valor para o contas a
receber e no momento em que o cliente pagar esses títulos em aberto, os valores são atualizados
para a contabilidade.
Portanto essa integração que o sistema de informações oferece, possibilita uma gestão
mais eficaz, em todos os setores da organização, através da geração de informações que podem
ser utilizadas para tomada de decisões.
Após coleta e análise desses dados, o objetivo especifico (A) foi concluído, pois
conseguiu-se identificar as percepções do gestor acerca da importância dos programas do
Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software. A próxima etapa terá o objetivo de
analisar as percepções dos clientes usuários do SIG.

4.3 Percepção dos clientes

Para analisar as percepções dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas sobre
a importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software, foi elaborado um
questionário com roteiro semiestruturado que consta no apêndice (B) desse relatório e em
seguida aplicado aos clientes usuários do sistema. Foram elaboradas cinco questões abertas e
entrevistados oito clientes usuários do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software.
51

Para apresentar essas percepções, apresenta-se a opinião dos mesmos através de quadros
que contem a questão, os clientes nomeados por letras, o tempo que utilizam o sistema em anos
e as respectivas respostas. Primeiramente foi questionada sobre a importância do sistema de
informações para as empresas que utilizam o sistema.

Quadro 2 – Respostas da questão 1 do apêndice B


Pergunta 1: Qual a importância do sistema de informações para a sua empresa?
Cliente Tempo que Resposta
utiliza o
SIG (anos)
A 22 Impossível tomar decisões sem as informações em tempo
real (instantâneas), confiáveis e consolidadas geradas pelo sistema
de informação.
B 20 É importante para atender as exigências da legislação e na
tomada de decisões.
C 14 Agilidade do processo, informatização dos dados oferece
rapidez no atendimento.
D 14 Para um melhor controle de estoque, compras e vendas.
E 9 Fundamental, pois além de nos dar agilidade ao processo,
precisamos principalmente por causa da segurança necessária.
F 4 É fundamental para o bom desempenho dos objetivos que a
empresa deseja alcançar ao longo dos dias.
G 2 Em um mundo cada vez mais moderno, é imprescindível que
tenhamos mais facilidades na busca por dados e registros para
tomada de decisões. E o sistema de informações veio para facilitar
a gestão.
H 2 Ter as informações reais, no momento que precisar, podendo
avaliar qual a situação que a empresa se encontra.
Fonte: Elaboração do autor, 2014

Pode-se notar que os clientes percebem os benefícios e como um sistema de informação


é fundamental para gestão das empresas. Isso fica evidenciado nas afirmações de agilidade dos
processos, segurança necessária, agilidade na obtenção das informações, para o bom
desempenho dos objetivos que a empresa deseja alcançar e para um melhor controle dos
estoques.
Todos esses benefícios são apresentados pelos autores Oliveira e Rezende, como mais
segurança nas informações, menos erros, mais precisão, melhoria no acesso às informações,
propiciando relatórios mais precisos e rápidos, melhoria na tomada de decisões, através do
fornecimento de informações mais rápidas e precisas e foram identificados pelos clientes. Isso
afirma que clientes que utilizam o sistema por mais de dois anos conseguem perceber a
52

importância do mesmo como ferramenta de auxílio à gestão, com a geração de informações


necessárias para a tomada de decisões.
Ao serem questionados acerca do sistema de informações, se adquirem esses módulos
para cumprirem as exigências fiscais e legais ou por perceberem os benefícios que o mesmo
oferece, que foram apresentados anteriormente, obteve-se as seguintes respostas listadas no
quadro a seguir.

Quadro 3 – Respostas da questão 2 do apêndice B


Pergunta 2: A empresa possui o sistema de informações para atender a legislação
ou porque percebe os benefícios que o mesmo oferece?
Cliente Tempo Resposta
que utiliza o
SIG (anos)
A 22 Muito antes de se falar em questões de legislação já
investimos no sistema de informatização da Prodan Software
e algumas outras ferramentas de interesse da organização.
B 20 Os dois, tanto para atender a legislação vigente como
para atender as necessidades de informação que a empresa
requer, com um sistema de informação completo e eficiente.
C 14 Para ambos.
D 14 Para ambos.
E 9 Ambos, em alguns casos para atender a legislação.
F 4 Principalmente para atender a legislação, mas sempre
buscando utilizar suas ferramentas para atingir os objetivos
organizacionais.
G 2 O objetivo inicial era atender a legislação, mas a visão
de futuro da empresa fez com que optássemos por este
sistema, pois este é prático e preciso, o que facilita em muito
em nossas atividades.
H 2 Devido os benefícios que oferece.
Fonte: Elaboração do autor, 2014.

Estas respostas permitem a seguinte análise, a grande maioria utiliza e necessita de um


Sistema de Informações Gerenciais para ambas as situações, ou seja, para atender a legislação
e para, com auxílio de relatórios, tomar as decisões de maneira eficaz e eficiente, conhecendo
os benefícios que o SIG proporciona.
Diagnostica-se que nenhuma empresa utiliza somente para atender as exigências do
governo em relação as mesmas, embora comentado por um cliente que o objetivo inicial era
atender a legislação e outro que diz principalmente para atender essas obrigatoriedades
53

existentes, contrasta com a questão anterior onde foi identificado vários fatores que demonstram
a relevância dos sistemas para as empresas.
Ao perguntar se o sistema fornece as informações que os clientes usuários ou as empresas
necessitam, para a maioria dos respondentes foi positiva. Porém, existem algumas questões que
podem ser melhoradas, que ficam melhor demonstradas quando apresentamos o quadro a
seguir.

Quadro 4 - Respostas da questão 3 do apêndice B


Pergunta 3: O sistema fornece as informações que você ou sua empresa
necessitam?
Cliente Tempo Resposta
que utiliza o
SIG (anos)
A 22 Sim.
B 20 Sim.
C 14 Sim.
D 14 Sim.
E 9 Parcialmente, existem algumas melhorias a serem
feitas principalmente em relação ao controle de estoque e
controle dos contratos.
F 4 Em grande parte sim, porém, alguns controles de
informações precisamos fazer paralelamente ao sistema.
G 2 Sim, sobretudo porque nos oferece vários tipos de
relatórios de um mesmo evento.
H 2 Já está começando a fornecer.
Fonte: Elaboração do autor, 2014.

A resposta do cliente (E), o qual diz que o sistema fornece parcialmente as informações
e que existem algumas melhorias a serem feitas principalmente em relação ao controle de
estoque e dos contratos apresenta-se uma situação que pode ser identificada como uma
inconformidade, seja de configuração ou de alimentação dos dados corretos para o sistema.
A resposta do cliente (F) analisa que em grande parte o sistema fornece sim, porém,
alguns controles de informações precisam ser feitos paralelamente ao sistema, analisando esse
tipo de situação, pode-se notar que muitas vezes relatórios desenvolvidos pela Prodan não
atendem as necessidades de todas as empresas, alguns precisam de relatórios específicos.
Percebe-se nessa segunda resposta que mesmo empresas de ramos de atividades
semelhantes possuem necessidades de informações diferentes para gestão dos negócios, por
isso o autor deste estudo acredita relevante propor como melhoria o desenvolvimento relatórios
54

que atendam todas essas demandas, discutindo com empresas do mesmo setor quais seriam os
gerais e os específicos necessários, proposta que será abordada no próximo capítulo.
Quando perguntado aos usuários se o sistema de informações auxilia na tomada de
decisões, a grande maioria respondeu que sim, alguns completaram conforme quadro a seguir.

Quadro 5 – Respostas da questão 4 do apêndice B


Pergunta 4: O sistema de informações auxilia na tomada de decisões?
Cliente Tempo Resposta
que utiliza o
SIG (anos)
A 22 Sim.
B 20 Sim.
C 14 Sim.
D 14 Sim.
E 9 Sim, pois nos proporciona agilidade de informações na
hora das decisões.
F 4 Em parte sim, mas deixa algumas situações sem o
esclarecimento desejado.
G 2 Com certeza, sobretudo pela facilidade com que
encontramos os dados mais importantes, como listas de
vendas e clientes com títulos em aberto. Além do mais, a
precisão destes relatórios é considerável.
H 2 Acreditamos que sim.
Fonte: Elaboração do autor, 2014.

Analisando as respostas referente ao auxílio do sistema de informações na tomada de


decisões, nota-se que a utilidade de um sistema é visualizada pelos clientes, quando afirmam
sobre a precisão dos relatórios, agilidade na busca de informações no momento das decisões e
a precisão destes relatórios é considerável.
A resposta do cliente (F), o qual diz que em grande parte sim, mas deixa algumas
situações sem o esclarecimento desejado pode ser interpretada como falta de precisão de
algumas rotinas, ou quando estas são desenvolvidas para alguma empresa e para não precisar
serem alteradas novamente, com poucas mudanças, são ajustadas para as demais, tentado
solucionar diferentes problemas com um mesmo relatório ou programa.
Essas situações podem gerar problemas, dificultando ou até mesmo ocasionando erros de
interpretações por parte dos clientes usuários, pois informações incorretas podem acarretar em
tomada de decisões não ideais. Por isso, essas inconformidades precisam ser identificadas para
a empresa solucioná-las e atender as necessidades dos clientes.
55

Para finalizar o questionário, foi solicitado para os clientes sugerir melhorias relevantes
ou para fazer comentários referente ao Sistema de Informações Gerenciais desenvolvidos pela
Prodan.

Quadro 6 – Respostas da questão 5 do apêndice B


Pergunta 5: Comentários/Sugestões
Cliente Tempo Resposta
que utiliza o
SIG (anos)
A 22 Temos, semanalmente um profissional da Prodan à
disposição em nossa empresa para atender as nossas
demandas e necessidades. Consideramos adequado às nossas
necessidades.
B 20 Não respondeu.
C 14 Sempre que solicitado um acompanhamento técnico,
somos atendidos com rapidez. Esperamos que continue desta
forma.
D 14 Não respondeu.
E 9 Solicitamos, controle mais preciso dos estoques,
controles dos contratos, implementação conta corrente e
relatórios mais precisos.
F 4 Relatórios específicos para cada cliente,
disponibilizando ferramenta para treinamento de uma pessoa
internamente na empresa/cliente.
G 2 Estamos estudando a possibilidade de inserção de um
módulo de contábil, a fim de termos relatórios mais precisos
acerca do patrimônio da empresa. Temos utilizado o livro
caixa do sistema e planilhas paralelas para controles
específicos, como o de fornecedores a pagar.
H 2 Sugiro um item, na área principal colocar um painel de
aviso, quando se tem contas a vencer, cheques a entrar,
seguros a ser renovados, entre outros.
Fonte: Elaboração do autor, 2014.

O cliente (A) diz que semanalmente sua empresa dispõe de um profissional da Prodan
para atender as demandas e necessidades, considerando adequado. Por ser uma cooperativa de
grande porte e utilizar o sistema desde 1992 a empresa optou por ter um sistema específico,
desenvolvido de acordo com as suas solicitações e funções necessárias. Na maioria das vezes
essa opção é inviável para empresas menores, pelo alto custo dispendido para um sistema
específico.
56

Em duas respostas foi destacado as questões referente aos relatórios, uma solicitando
relatórios mais precisos, e outro relatórios específicos para cada cliente, disponibilizando
ferramenta para treinamento de uma pessoa internamente na empresa/cliente. Esses gargalos
identificados nas respostas dos clientes serão listados e analisados com propostas para soluções
e melhorias, através das ferramentas de análise aplicadas à tomada de decisão, apresentados no
próximo capítulo.
Após coleta e análise desses dados, o objetivo especifico (B) foi atendido. O próximo
passo para a conclusão deste capítulo são as proposições de melhorias sugeridas pelo autor do
Trabalho de Conclusão de Curso através dos gargalos analisados nas percepções dos clientes
que atuam no ramo de produtos agrícolas sobre a importância do Sistema de Informações
Gerenciais da Prodan Software.

4.4 Proposições de ações de melhoria para o principal sistema comercializado pela


Prodan Software na área agrícola

Para propor ações de melhoria para o principal Sistema de Informações Gerenciais


comercializado pela empresa Prodan Software na área agrícola, foi analisado as respostas dos
clientes usuários do sistema. Apresentando os gargalos identificados nas entrevistas com os
respondentes no Diagrama de Ishikawa, que é uma ferramenta utilizada nas ações de melhoria
e controle de qualidade, permitindo agrupar e visualizar as várias causas que estão na origem
qualquer problema ou de um resultado que se pretende melhorar.
Através dessa ferramenta, o controle de um processo visa assegurar o resultado agindo
sistematicamente sobre as suas causas. O efeito que pretende-se gerar com as proposições é o
de identificar melhorias para o sistema de informações da Prodan, para isso foi elaborado quatro
causas que precisam de ações para chegar ao objetivo. As causas apresentam-se em quatro
ramos divididos em relatórios, inconformidades, controles e melhorias.
Para gerar o efeito de melhorias no sistema, precisam ser analisadas a falta de precisão
dos relatórios e a falta de relatórios específicos, salientada por um cliente em cada situação, a
criação de uma tela de avisos como melhoria, erros de configuração e alimentação de dados
como inconformidades e problemas com saldos dos contratos e estoques nos controles do
sistema.
57

Imagem 15 – Análise de gargalos do sistema de informações da Prodan

Fonte: Elaboração do autor, 2014.

Identificados os gargalos do sistema e as melhorias que precisam ser realizadas utiliza-se


uma ferramenta para elaboração de planos de ação, conhecida por 5W2H, que corresponde em
identificar sete atividades para cada ação, respondendo as seguintes perguntas:

a) What? – O que será feito;


b) Where? – Onde será feito;
c) When? – Quando será feito;
d) Why? – Por que será feito;
e) Who? – Por quem será feito;
f) How? – Como será feito;
g) How much? – Quanto custará.
58

Quadro 7 – Planos de ações através da ferramenta de gestão 5W2H


5W 2H
What? Where? When? Why? Who? How? How
much?
O que? Onde? Quando? Por que? Quem? Como? Quanto?
Correção dos Na empresa 15 dias Para corrigir Suporte Através de R$ 27,20
saldos dos Prodan Sotware inconformidade técnico acompanhamento
contratos Ltda. dos controles e monitoramento
técnico.
Correção dos Na empresa 15 dias Para corrigir Suporte Através de R$ 27,20
saldos dos estoque Prodan Sotware inconformidade técnico acompanhamento
Ltda. dos controles e monitoramento
técnico.
Criar manuais Na empresa Janeiro de 2015 Para corrigir Suporte Através de telas e R$ 217,60
para configuração Prodan Sotware inconformidades técnico explicações
do SIG Ltda. de configurações impressas
entregues ao
usuários nas
implantações
Bloquear Na empresa Abril de 2015 Para corrigir Programação Através de avisos R$ 625,60
alimentação Prodan Sotware inconformidades e Suporte e bloqueios
incorreta de dados Ltda. de alimentação de técnico quando uso
dados incorreto
Desenvolvimento Na empresa Após reuniões Para auxiliar na Programação Através de R$ 625,60
de relatórios Prodan Sotware com gestores e tomada de decisão e Suporte alteração e
específicos Ltda. usuários do SIG técnico desenvolvimento
de novos
programas e
relatórios
Relatórios mais Na empresa Imediatamente Para corrigir Suporte Através de R$ 34,00
precisos Prodan Sotware inconformidades técnico acompanhamento
Ltda. e monitoramento
técnico.
Desenvolvimento Na empresa Janeiro de 2015 Para melhorar a Programação Através de R$ 244,80
de tela com avisos Prodan Sotware gestão financeira e Suporte desenvolvimento
Ltda. técnico do programa
Fonte: Elaboração do autor, 2014.

Todas as ações serão realizadas na empresa Prodan. As duas primeiras ações se referem
a gargalos que ocorrem nos controles do sistema, uma nos saldos e a outra nos contratos, que
podem ser corrigidas em até 15 dias pelo setor de suporte técnico. Em média os profissionais
desse setor ganham R$ 1.500,00 trabalhando 220 horas por mês, por isso foi dividido resultando
no custo por hora dos mesmo de R$ 6,80.
Essa correções precisam ser feitas para consertar os controles dos clientes resultando em
conformidade, será feita através de acompanhamento e monitoramento dos técnicos do suporte
por acesso remoto, telefone ou e-mail e podem ser solucionadas em até quatro horas
dispensando um custo de R$ 27,20 para a empresa.
A terceira ação é criar manuais explicando como configurar o sistema de informações
para reduzir os erros por parte dos usuários, com prazo para janeiro de 2015, será realizada para
corrigir as inconformidades de configurações através de telas e explicações impressas em
manuais que serão entregues no momento da implantação e ficarão disponíveis para os mesmos.
Será realizada por um colaborador do setor de suporte técnico e pode levar até 32 horas
para o seu desenvolvimento completo, tendo um custo total de R$ 217,60.
59

A próxima ação a ser executa de bloquear alimentação incorreta de dados precisa ser
desenvolvida por um colaborador do setor de programação, esse profissional na empresa ganha
em média R$ 3.000,00 e trabalha 220 horas por mês, empregando um custo de R$ 13,60 a hora
trabalhada. Para ser planejada, elaborada e desenvolvida essa ação precisará de
aproximadamente 40 horas desse funcionário, o que dispende um custo de R$ 544,00.
Outra meta será correção das inconformidades que ocorrem pela alimentação de dados
através de avisos e bloqueios de uso incorreto. O prazo para funcionamento é no mês de abril
de 2015, pois precisará de testes e correções das rotinas nos clientes que deverá ser feito pelo
suporte técnico. O tempo para testes será de 12 horas, com o custo R$ 81,60 acarretando o total
para elaboração da ação em R$ 625,60.
Para propor a quinta ação, para desenvolver relatórios específicos para os clientes, foi
necessário analisar algumas respostas dos questionários, como a sugestão de disponibilizar
ferramenta para treinamento de uma pessoa internamente na empresa/cliente.
Na visão do autor do estudo essa opção é inviável, uma vez que treinamentos para os
clientes criarem e alterarem os relatórios sem o devido conhecimento pode aumentar os erros
das informações nos mesmos. A melhor opção para esse gargalo no qual o cliente diz que alguns
controles precisam ser feitos paralelos, será necessário realizar reuniões com os gestores das
empresas que atuam no mesmo ramo, diagnosticando quais são, para encontrar a solução para
o cliente, sendo adicionando as informações em um relatório ou criando novos que atendam
todas as demandas.
Através de alteração e desenvolvimento de novos programas e relatórios para auxiliar à
tomada de decisão dos gestores. O início se dará após reuniões com gestores e usuários do
sistema que atuam no mesmo ramo, padronizando os relatórios para atender essas necessidades
com diversas opções no mesmo relatório.
Para ser planejada, elaborada e desenvolvida essa ação precisará de aproximadamente 40
horas de um colaborador da programação, o que dispende um custo de R$ 544,00. O prazo para
funcionamento é no mês de abril de 2015, pois precisará de testes e correções das rotinas nos
clientes que deverá ser feito pelo suporte técnico. O tempo para testes será de 12 horas, com o
custo R$ 81,60 com custo total de R$ 625,60.
A sexta proposta do plano de ação precisa ser realizada para solucionar a precisão dos
relatórios que foi observado por um cliente. Nessas situações precisam ser identificados os
problemas e as inconformidades, através de e-mails, suporte técnico por acesso remoto ou até
mesmo por telefones, pois podem ser problemas de configurações ou lançamentos de dados no
sistema.
60

Essa ação precisa ser realizada imediatamente por um colaborador do suporte técnico
através de acompanhamento e monitoramento, dispendendo um total de cinco horas por cliente
é suficiente para identificar quais são os relatórios, analisar o problema e solucioná-lo, com
custo de R$ 34,00.
A última ação proposta é uma melhoria solicitada em uma situação, para melhorar a
gestão financeira, sem ocasionar atrasos em pagamentos e renovações de seguros, sugerida para
ser desenvolvida no momento do acesso do usuário no sistema, quando configurado para avisar
os documentos financeiros que tem vencimento no dia ou o seguro dos veículos da empresa que
precisam ser renovados nessa data.
Através de desenvolvimento da rotina pela programação que tem possibilidade de ser
criado e testado até janeiro de 2015, pois necessita de aproximadamente 16 horas de trabalho
com custo de R$ 217,60. Após a elaboração do mesmo o programa passa para o suporte para
verificação, que precisa de no mínimo quatro horas para conclusão, atualização e configuração,
com custo de R$ 27,20.
Conhecendo os benefícios e a importância do sistema de informações, a Prodan tem a
possibilidade de apresentar essa segurança, agilidade e otimização que os mesmos
proporcionam, enfocando no auxílio à tomada de decisões para os próprios clientes, que
utilizam apenas programas de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Conhecimento de Transporte
Eletrônico (CT-e), apresentando esses benefícios no seu site ou no momento das demonstrações
e implantações dos programas, fazendo com que os usuários utilizem mais rotinas para auxílio
na gestão dos negócios.
Também, os colaboradores da empresa responsáveis por desenvolver os programas
necessitam identificar e analisar a solicitação dos clientes para implementar soluções conforme
os pedidos dos mesmos e antes de atualizar nos usuários realizar testes na empresa para
verificação do funcionamento desses novos programas, reduzindo inconformidades
diagnosticadas pelos clientes usuários.
Em busca de facilitar esse processo, necessita-se realizar periodicamente reuniões com o
gestor da Prodan, os responsáveis pelos setores de programação e suporte técnico da empresa e
com os clientes do Sistema de Informações Gerenciais, com o objetivo de encontrar soluções
que acarretem em melhorias no mesmo, e com isso beneficiando a Prodan e seus clientes
usuários.
Elaboradas os planos de ações com o auxílio da matriz 5W2H, apresenta-se novamente a
imagem do Diagrama de Ishikawa com as soluções dos gargalos encontrados gerando o efeito
61

de melhoria para o Sistema de Informações Gerenciais da Prodan, como pode ser observado na
imagem as seguir.

Imagem 16 – Proposições de ações de melhoria para o SIG da Prodan

Fonte: Elaboração do autor, 2014.

O quadro a seguir, sintetiza a relação dos objetivos específicos definidos para o estudo,
com a metodologia utilizada e os resultados alcançados.
62

Quadro 8 – Relação dos objetivos, metodologia e resultados alcançados


OBJETIVO ESPECÍFICO METODOLOGIA RESULTADOS
UTILIZADA ALCANÇADOS
A) Identificar as Aplicação de um Através de entrevista foi
percepções do gestor da questionário com roteiro possível conhecer os
empresa sobre a semiestruturado para o produtos e identificar a
importância dos gestor da Prodan Software, importância do Sistema de
programas do Sistema que consta no apêndice A. Informações Gerenciais da
de Informações Prodan na visão do gestor.
Gerenciais da Prodan
Software.
B) Analisar as percepções Aplicação de um Por meio de um
dos clientes que atuam questionário com um roteiro questionário de cinco
no ramo de produtos semiestruturado para os questões abertas para oito
agrícolas sobre a clientes usuários do Sistema clientes conseguiu-se
importância do Sistema de Informações Gerenciais analisar a percepção dos
de Informações da Prodan Software, que clientes sobre a
Gerenciais da Prodan consta no apêndice B. importância do SIG da
Software. Prodan diagnosticando
gargalos para posterior
propostas de melhorias
C) Propor ações de Análise e interpretação dos Com base nos gargalos
melhoria para o dados, busca em fontes identificados foi possível
principal Sistema de bibliográficas e conversas propor ações de melhoria
Informações Gerenciais com o gestor da Prodan para o principal sistema da
comercializado pela Software para discussão de Prodan através das
empresa Prodan novas ideias. ferramentas de análise
Software na área 5W2H e Diagrama de
agrícola. Ishikawa.

Fonte: Elaboração do autor, 2014.


63

Concluído o capítulo com as proposições de melhorias para o Sistema de Informações


Gerenciais da Prodan Software, apresenta-se o último capítulo do TCC com a conclusão do
mesmo.
64

CONCLUSÃO

A realização do presente estudo permitiu ao autor aplicar os conhecimentos que foram


adquiridos ao longo de todo o período acadêmico na prática da realização desse Trabalho de
Conclusão de Curso. Ainda, a busca de referenciais teóricos para a elaboração do mesmo,
permitiu uma melhor análise dos questionários aplicados para o gestor da Prodan Software e
para os usuários do Sistema de Informações Gerenciais da empresa agregando mais
conhecimento nessa área.
Isso posto, pode-se compreender com a realização desse estudo a importância de um
Sistema de Informações Gerenciais para a eficácia na gestão das funções de organização,
planejamento, direção e controle das empresas, pois eles facilitam, agilizam e otimizam o
processo decisório nas empresas.
Destaca-se que em algumas respostas, referente ao auxílio do sistema de informações
na tomada de decisões, notou-se que a utilidade de um sistema informatizado é visualizada
pelos clientes, quando afirmam sobre a precisão dos relatórios e agilidade na busca de
informações no momento das decisões
Confirma-se em parte a hipótese que autor apresentou, como problema de estudo, de que
a maioria das empresas buscam um sistema de informações em um primeiro momento, para
atender a legislação, isso ficou evidenciado nas respostas de alguns clientes usuários dos
programas da empresa, algumas destacam que também buscam os benefícios que o mesmo
agrega.
O autor do estudo acredita no alcance dos objetivos específicos definidos para este
trabalho, onde o primeiro era de identificar as percepções do gestor da Prodan sobre importância
dos programas do Sistema de Informações Gerenciais (SIG) desenvolvido pela sua empresa, e
após era analisar as percepções dos clientes que atuam no ramo de produtos agrícolas sobre a
importância do SIG da Prodan Software.
O terceiro e último objetivo específico era de propor melhorias para o principal Sistema
de Informações Gerenciais comercializado pela empresa na área agrícola, e para alcance do
mesmo foi criado uma seção com as proposições utilizando as ferramentas de gestão 5W2H e
o Diagrama de Ishikawa.
As propostas elaboradas pelo autor tem o objetivo de gerar o efeito de melhorias no
sistema, para isso, foram analisadas a falta de precisão dos relatórios e a falta de relatórios
65

específicos, salientadas por um cliente em cada situação, a criação de uma tela de avisos como
melhoria, erros de configuração e alimentação de dados como inconformidades e problemas
com saldos dos contratos e estoques nos controles do sistema.
Os planos de ações, divididos em sete atividades, foram desenvolvidos com o auxílio da
ferramenta de gestão 5W2H e devem ser realizadas para solucionar os gargalos identificados e
oferecer melhorias no principal sistema da Prodan implantado nas empresas do ramo de
recebimento, comercialização e industrialização de produtos agrícolas.
Estes planos foram descritos como correção dos saldos dos contratos, correção dos saldos
dos estoque, criar manuais para configuração do Sistema de Informações Gerenciais, bloquear
alimentação incorreta de dados, desenvolvimento de relatórios específicos, relatórios mais
precisos e desenvolvimento de tela com avisos.
Todos serão realizados na empresa Prodan Software pelo setor de suporte técnico e
programação, esses ganham em média R$ 1.500,00 e R$ 3.000,00, respectivamente,
trabalhando 220 horas por mês, gerando um custo de R$ 6,80 o suporte técnico e R$ 13,60 o
programador por hora trabalhada para realização das ações acima citadas e dispendem um custo
total de R$ 1.802,00 aproximadamente.
Como sugestões para estudos futuros, o autor do estudo percebe que existe alguns temas
a serem explorados nessa área de atuação, como o direcionamento do foco dos sistemas de
informação para o principal negócio empresarial, o uso do Sistema de Informações Gerenciais
como suporte aos gerentes para alcance das metas corporativas e as estratégias para alinhamento
entre os objetivos empresarias e o sistema de informações.
Portanto, o estudo permitiu para o autor reconhecer e definir problemas, equacionar
soluções, pensar estrategicamente, introduzir modificações no processo produtivo, atuar
preventivamente, transferir e generalizar conhecimentos, exercer, em diferentes graus de
complexidade, o processo da tomada de decisões e desenvolver capacidade para elaborar,
implementar e consolidar projetos em organizações.
66

REFERÊNCIAS

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69

APÊNDICES

Apêndice A – Roteiro da entrevista para identificar as percepções do gestor da Prodan


Software acerca da importância do Sistema de Informações Gerenciais desenvolvido pela sua
empresa.

Este questionário é apenas para fins acadêmicos, o objetivo é obter uma ideia de sua
percepção sobre a importância do Sistema de Informações Gerenciais desenvolvido pela sua
organização para a tomada de decisões nas empresas dos usuários. Por gentileza responder a
todas as perguntas.

1 – Quais são os produtos e serviços da organização Prodan Software?


2 – Qual o principal objetivo dos programas desenvolvidos pela sua organização?
3 - Você acredita que o Sistema de Informações Gerenciais desenvolvido pela sua
organização auxilia na tomada de decisões dos usuários?
4 – Você acredita que o sistema desenvolvido pela sua empresa fornece as informações
que os usuários necessitam?
5 – Os usuários buscam o Sistema de Informações Gerenciais (SIG) da empresa para
atender a legislação ou porque entendem e conhecem os benefícios do mesmo?
6 – Quando são identificadas inconformidades dos produtos e processos na perspectiva
dos usuários, como isso é encaminhado e quais os impactos no sistema de informações?
7 – O SIG da empresa acarreta na melhoria do fluxo de trabalho para os usuários?
8 – O SIG da empresa acarreta na redução no tempo de execução das tarefas dos usuários?
9 – O SIG da empresa acarreta na redução de erros?
10 – O SIG da empresa possibilita uma visão compartilhada de todos os setores das
organizações?

Obrigado pela sua participação!


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Apêndice B – Questionário elaborado para identificar as percepções dos clientes acerca


da importância do Sistema de Informações Gerenciais da Prodan Software.

Este questionário é apenas para fins acadêmicos, o objetivo é obter uma ideia de sua
percepção sobre sistema de informação em sua empresa. Não há necessidade de identificar-se,
só por gentileza responder a todas as perguntas.

1 – Qual a importância do sistema de informações para a sua empresa?


2 – A empresa possui o sistema de informações para atender a legislação ou porque
percebe os benefícios que o mesmo oferece?
3 – O sistema de informações fornece as informações que você ou sua empresa
necessitam?
4 – O sistema de informações auxilia na tomada de decisões?
5 - Comentários/Sugestões:

Obrigado pela sua participação!

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