Gestión de Talento Humano Por Competencias

Equipo Colaborativo Nº 8

Norman André López Becerra

Jeimy Paola Rodríguez

Felipe Adolfo Vidal Latorre

MANUAL DE INDUCCION

LAP SAS

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
 2019

CONTENIDO

1. Introducción ..................................................................................................................... 1

2. Objetivos del Manual de Inducción ................................................................................. 2

2.1. Objetivo General .......................................................................................................... 2

2.2. Objetivos Específicos ................................................................................................... 2

3. Alcance ............................................................................................................................. 3

4. Aplicabilidad del Manual ................................................................................................. 4

5. Políticas ............................................................................................................................ 4

6. Roles y Responsables ....................................................................................................... 5

7. Niveles de Responsabilidad para la Actualización Permanente del Manual de Inducción

8. Propósito........................................................................................................................... 6

9. Inducción General a la Empresa....................................................................................... 7

9.1. Estrategia del Negocio ................................................................................................. 7

9.2. Visión ........................................................................................................................... 8

9.3. Misión .......................................................................................................................... 8

9.4. Valores ......................................................................................................................... 8

9.5. Indicadores ................................................................................................................... 9

9.5.1. Cobertura ............................................................................................................... 9

 9.5.2. Efectividad ............................................................................................................ 9

9.5.3. Eficacia de las acciones tomadas en la inducción ................................................. 9

9.5.4. Nivel de Satisfacción de la Inducción ................................................................. 10

9.6. Competencias Organizacionales ................................................................................ 10

9.7. Estructura Organizacional .......................................................................................... 11

9.8. Beneficios Socioeconómicos ..................................................................................... 12

10. Inducción al Puesto ........................................................................................................ 13

10.1. Estándares de recibimiento al nuevo funcionario ...................................................... 13

10.2. Misión, Objetivos y Estructura Orgánica del Área .................................................... 13

10.3. Misión, Objetivos y Resultados Esperados del Cargo para el Cual Fue Seleccionado

13

10.4. Forma de Trabajo ....................................................................................................... 14

10.5. Expectativas en cuanto: Área personal, área laboral y área social. ............................ 15
 1. Introducción

Extendiendo el proceso de gestión de talento humano por competencias, la Distribuidora LAP

S.A.S. muestra la necesidad de tener un manual de inducción como estrategia de éxito para el

ingreso de los nuevos colaboradores a la organización, con el presente manual de indicción se

pretende integrar a los nuevos colaboradores con la estructura de la organización.

El Manual de inducción es muy importante puesto que presenta las directrices y políticas para

realizar un adecuado acompañamiento a los nuevos colaboradores al momento de iniciar sus

labores en la organización, esto mengua los paradigmas negativos que suelen tener los

empleados en empresas donde no hay proceso de inducción.

Este es una herramienta que ofrece información primordial a los nuevos colaboradores para

realizar sus trabajos de forma satisfactoria. Es un mecanismo del proceso de socialización del

trabajador nuevo que debe realizar la persona encargada de gestión humana. Esta socialización es

un proceso continuo que pretende inculcar en todos los empleados las actitudes, estándares,

valores y patrones de conducta que la empresa espera de todos y cada uno de ellos.

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 2. Objetivos del Manual de Inducción

2.1. Objetivo General

Establecer lineamientos que faciliten la implementación del programa de inducción, dentro de

la Distribuidora LAP S.A.S, para proporcionar a los trabajadores su adaptación e integración

mediante el suministro de información relacionada con las características de su nuevo entorno

laboral.

2.2. Objetivos Específicos

 Proporcionar directrices para facilitar el programa de inducción y entrenamiento al

cargo.

 Estandarizar el programa, con el fin de realizar el mismo esquema en todas las sedes

de la empresa L.A.P S.A.S.

 Facilitar la integración de los empleados y contratistas a la cultura organizacional.

 Implementar herramientas de medición, que permitan analizar el impacto de la

inducción.

 Obtener indicadores de gestión que permitan garantizar el cumplimiento de la

actividad en el proceso de despliegue del Talento Humano.

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 3. Alcance

Este manual constituye como una herramienta primordial que deberá utilizar la oficina de

gestión humana debiendo aplicarla con los nuevos empleados y/o contratista de la Distribuidora

L.A.P S.A.S., la realización del procedimiento de inducción deberá revisarse periódicamente por

parte del personal involucrado en las funciones que cubre, a fin de garantizar que se cumpla con

los requisitos y resultados esperados por la Distribuidora LAP S.A.S.

3
 4. Aplicabilidad del Manual

Los colaboradores o trabajadores recién ingresados y/o contratista son prioridad para la

aplicación de este manual, sin embargo, es importante involucrar en este proceso a los empleados

existentes de la empresa como ayuda y soporte a la estructura organizacional.

5. Políticas

Toda persona que ingrese nueva a la empresa, sin excepción debe recibir la indicción de la

empresa, inducción de puesto de trabajo y socialización de funciones y responsabilidades de

cargo.

Toda persona nueva deberá participar de todos los cambios en cuanto a nuevas políticas y

reestructuraciones, que deberán informarse también a los empleados antiguos.

Niveles de Autoridad y Autonomía a la Hora de Implementar el Proceso de Inducción

La implementación del proceso de inducción de personal nuevo y antiguo está a cargo de la

oficina de gestión humana, el responsable del área a la cual ingresa el nuevo empleado los

compañeros de trabajo de la misma área.

 La oficina de gestión humana debe realizar todo el proceso de inducción e informar al

jefe del área donde va a realizar sus funciones, debiendo informar cuando y como debe

realizar la inducción de puesto de la misma forma la socialización de las funciones y

responsabilidades del cargo.

 El jefe de área debe efectuar la inducción de puesto y la socialización de las funciones

y responsabilidades del cargo, a su vez presentarlo a sus compañeros de trabajo.

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 6. Roles y Responsables

ROLES RESPONSABLES

Hacer cumplir el proceso de inducción de la empresa.

Apoya a las diferentes áreas en el proceso de inducción de

Jefe oficina de
puesto de trabajo.
Gestión Humana
Realiza acompañamiento en el proceso de adaptación del nuevo

empleado.

Realizar la inducción de puesto.

Socializa las funciones y responsabilidades del cargo

Jefe Inmediato del
Realiza el seguimiento y verificación de la inducción realizada.
nuevo colaborador
Apoya al nuevo empleado en la adaptación del nuevo puesto de

trabajo.

Dar la bienvenida al nuevo compañero

Compañeros de
Realiza acompañamiento en las nuevas funciones del compañero
trabajo
de trabajo.

7. Niveles de Responsabilidad para la Actualización Permanente del Manual de Inducción

La actualización del manual de inducción y reinducción estará bajo la responsabilidad del jefe

de la oficina de gestión de talento humano, coordinando con los diferentes jefes de área, según

direccionamiento de la gerencia, cada vez presenten cambios en la estructura organizacional o

sea parte del proceso de mejoramiento continuo después de realizar la respectiva evaluación del

proceso.

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 8. Propósito

Mediante el programa de inducción, reinducción y entrenamiento al cargo, se busca facilitar y

garantizar a toda la comunidad de la Distribuidora LAP S.A.S., la integración y orientación hacia

la misión, visión, objetivos, cultura organizacional, perfil y requerimientos del cargo descritos a

través de las competencias específicas del cargo/empleo. En este sentido, vale la pena entender el

programa como una inversión en tiempo, esfuerzos y recursos que a mediano plazo ha de

redundar en productividad y satisfacción de los servidores y la empresa.

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 9. Inducción General a la Empresa

9.1. Estrategia del Negocio

LAP S.A.S es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de

productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado.

Se proyectó una oportunidad de negocio al advertir que todos los tenderos, tenían que

desplazarse hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más

tiempo y dinero. Es así que comenzó a satisfacer las necesidades de sus clientes, los tenderos

La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular de la

ciudad de fácil acceso para todos.

En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y

ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades intermedias con un Centro de

Distribución (CD) en cada una, que cuenta con una flota propia de ocho camiones y otros

trabajando por contrato. En cada CD existe una planta de personal directa de 18 personas, que se

encargan de las áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera

indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega. La Dirección General de LAP está ubicada

en la capital y tiene una estructura organizacional conformada de esta manera: Gerencia,

Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística

En la Dirección General trabajan en total 60 personas, vinculadas directamente con la empresa

y 180 contratadas de manera indirecta. Es así como a nivel nacional se cuenta con una planta de

personal directa de 168 colaboradores y una nómina indirecta, manejada por medio de una

empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio.

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9.2. Visión

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en

la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos

estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus

expectativas.

9.3. Misión

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos

estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada

a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente

servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado.

En concordancia actuamos en procura del bienestar para nuestros empleados, nuestros

proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada rentabilidad.

Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas

prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea

9.4. Valores

Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos servicios a

nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que

trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros

productos y servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.

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 Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos

conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo

sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de interés.

9.5. Indicadores

9.5.1. Cobertura

Objetivo:

Ajustar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la

calidad de la inducción, la cual va dirigida a todo el personal nuevo, que ingresa a la compañía.

Nº de planillas ejecutadas / Nº de colaboradores recién ingresados *100%

9.5.2. Efectividad

Objetivo:

Mide el impacto que causa el programa de inducción a los nuevos empleados mediante la

medición de los conocimientos adquiridos de la compañía (inducción general) y funciones a

realizar en el puesto que va ocupar (inducción especifica).

Nº de evaluaciones diligenciadas mayor a 70 pts/Número de Evaluaciones entregadas * 100%

9.5.3. Eficacia de las acciones tomadas en la inducción

Objetivo:

Tener conocimiento si la inducción ejecutada es la más apropiada, para que los empleados

nuevos comprendan en su totalidad la inducción general y la específica.

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 Promedio total de evaluaciones de inducción puesto de trabajo/Nº total de evaluaciones de

inducción entregadas * 100%

9.5.4. Nivel de Satisfacción de la Inducción

Objetivo:

Medir el índice de satisfacción de los empleados en cuanto a la metodología del proceso de

inducción.

Nº de encuestas de satisfacción positivas/Nº de encuestas realizadas * 100%

9.6. Competencias Organizacionales

Cualifican y caracterizan a todo el personal que labora en la Distribuidora LAP S.A.S,

basadas fundamentalmente en elementos del ser.

Capacidad para permanecer eficaz dentro de un medio

ADAPTABILIDAD cambiante, así como a la hora de enfrentarse con nuevas

tareas, retos y personas.

Capacidad para realizar de forma eficaz un plan
PLANIFICACIÓN Y
apropiado de actuación personal o para terceros con el fin
ORGANIZACIÓN
de alcanzar un objetivo.
Disposición para participar como miembro integrado en

un grupo (dos o más personas) para obtener un beneficio

TRABAJO EN EQUIPO
como resultado de la tarea a realizar, independientemente

de los intereses personales.

Capacidad para entender aquellos asuntos del negocio

VOCACIÓN
que afectan a la rentabilidad y crecimiento de una empresa
COMERCIAL
con el fin de maximizar el éxito.

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 COMUNICACIÓN Capacidad para expresarse claramente y de forma

VERBAL Y NO VERBAL convincente con el fin de que la otra persona asuma nuestros

PERSUASIVA argumentos como propios.

Capacidad para redactar las ideas de forma
COMUNICACIÓN
gramaticalmente correcta, de manera que sean entendidas
ESCRITA
sin que exista un conocimiento previo de lo que se está
Detectar las expectativas del cliente, asumiendo
leyendo.
ATENCIÓN AL compromiso en la identificación de cualquier problema y

CLIENTE proporcionar las soluciones más idóneas para satisfacer sus

necesidades.

Crear en el propio trabajo o rol y su valor dentro de la

COMPROMISO empresa, lo cual se traduce en un refuerzo extra para la

compañía, aunque no siempre en beneficio propio.

9.7. Estructura Organizacional

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9.8. Beneficios Socioeconómicos

La distribuidora L.A.P presenta la tabla de pago en cumplimiento a las normas vigentes sobre

la remuneración, prestaciones sociales y de pensión, para estimular y mantener la fuerza de trabajo

en un nivel satisfactorio de moral y productividad. Este paquete de medidas contribuye a una

mejora del bienestar laboral, y a un aumento de la productividad.

Normas Generales

a. Todos los colaboradores o trabajadores recién contratados deberán acudir a la

inducción, así como a todos los cursos impartidos por la empresa.

b. Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa.

c. Deberá conocer el uso de tarjeta o reloj de entradas y salidas horas de comida, horario

de descanso, pago de tiempo extra, manejo de compensaciones e incrementos de

salario, Sanciones correspondientes.

d . Deberá conocer el sistema de gestión de seguridad y salud en trabajo, como lo es:

dónde están los extinguidores, la escalera de emergencia, etc.

e . La Infraestructura de su puesto de trabajo. Áreas de servicio al personal enseñarle el

baño; si existen, mostrarle el comedor, la sala de descanso, la sala de capacitación, los

casilleros, etc. Reglamento interno de trabajo. Explicarle y darle una copia.

f. Actividades recreativas de la empresa. Algunos negocios tienen su propio equipo de

fútbol, boliche, etc., o eventos extra para sus empleados. Es buena idea tenerlos

porque favorecen la integración del personal.

g. La oficina de Recursos Humanos debe informar todo lo relacionado con la empresa;

misión, visión, historia, estructura organizacional, beneficios socioeconómicos y

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 normas de conducta interna y todo aquello que tenga relación con el departamento,

sucursal o agencia al cual será adscrito.

10. Inducción al Puesto

10.1. Estándares de recibimiento al nuevo funcionario

Todo funcionario nuevo en nuestra empresa LAP, tendrá el privilegio de conocer de cerca

todas las áreas de nuestra empresa, ya que se realizará un pequeño Tour y podrá socializar con

cada área para así irlo familiarizando, pero a su vez le entregaremos una carta de bienvenida y así

poder hacerle sentir que será parte fundamental de esta gran empresa.

En ningún tiempo se debe olvidar tener un buen gesto con sus nuevos trabajadores dándoles

la bienvenida ya que con ello lograrás motivarlos en su trabajo.

Objetivo

Presentar al nuevo colaborador al personal de las áreas de la empresa, con el fin Conozca

físicamente las instalaciones tanto de las oficinas centrales como de las agencias y sus nuevos

compañeros de trabajo.

10.2. Misión, Objetivos y Estructura Orgánica del Área

La misión de la dirección comercial es planificar, dirigir y controlar al área de mercadeo y

ventas para cubrir objetivos previstos. Es la coordinación de mercadeo y ventas la responsable

directa de lograr ingresos, aumentando la cuota de mercado y optimizando los beneficios del

negocio.

10.3. Misión, Objetivos y Resultados Esperados del Cargo para el Cual Fue Seleccionado

Lograr las cuotas de venta previstas en términos de cifra de ventas y volumen de negocio;

incluyendo aquí los objetivos de mantenimiento, incremento y renovación de la cartera de

clientes.

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10.4. Forma de Trabajo

Empleo Estable: Al terminar su período de prueba (30 días) usted pasa a formar parte de

manera permanente del personal de la Organización, y en consecuencia a no ser degradado o

despedido sin causa justificada.

Salario: Obtener el pago regular y completo de su remuneración desde el día de la toma de

posesión del cargo para el que haya sido nombrado(a).

Capacitación: Distribuidora LAP S.A.S. promueve la capacitación de su personal en forma

permanente y obligatoria, esta es realizada a través de diferentes centros, el Dpto. Recursos

Humanos es quien coordina toda actividad relacionada con la capacitación.

Aumento de Sueldo: El cual se hace atendiendo factores como: eficiencia, antigüedad,

actitudes y responsabilidades del empleado.

Permisos. Los Directores Generales, podrán autorizar permisos sin reducción de sueldos a su

personal, para asistir a clases de Universidad o cualquier centro de enseñanza, durante una hora

diaria de su jornada de trabajo. Siempre que con ello no menoscabe el normal desenvolvimiento

de las labores, comprobando que no existe otra hora para recibir dicha clase.

Equipo de Trabajo: Distribuidora LAP S.A.S. proporciona a sus empleados, los útiles,

instrumentos y equipo necesario para el buen funcionamiento de su trabajo.

CONSECIONES ESPECIALES. Todo empleado disfruta de algunos beneficios especiales

adicionales.

Seguro Colectivo: Distribuidora LAP S.A.S. ofrece un seguro de vida colectivo, con la

Aseguradora Seguros suramericana quedando a criterio de cada empleado el que desee suscribir.

Recreación y Deportes: El empleado de Distribuidora LAP S.A.S., podrá formar parte de las

distintas actividades: deportivas, sociales y culturales como una forma de relación social.

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10.5. Expectativas en cuanto: Área personal, área laboral y área social.

Puntualidad y Asistencia: Distribuidora LAP S.A.S. exige a sus empleados presentarse

puntualmente, a sus labores en las horas señaladas para tal efecto. Para el control de

asistencia se dará un carnet el cual deberá marcar cada vez que entra o sale del edificio siempre y

cuando cuente con el respectivo pase autorizado por el jefe inmediato.

Buen Desempeño en el Puesto: El empleado debe desempeñar el puesto para el que ha sido

nombrado, en forma regular y con la dedicación y eficiencia que requiera la naturaleza de éste.

Permanencia: Cumplir con sus obligaciones en el puesto de trabajo, por lo que en horas

hábiles es recomendable permanecer en su puesto de trabajo, cuando por alguna circunstancia

tenga que ausentarse deberá informar a su jefe inmediato.

Presentación Personal Adecuada: Distribuidora LAP S.A.S. pide a sus empleados

vestirse y arreglarse adecuadamente y poner todo su esmero para una buena presentación

personal.

Confidencialidad: Es indispensable en nuestro trabajo guardar la discreción necesaria sobre

los asuntos relacionados con él mismo.

Cuidado Herramientas y Equipos de Trabajo: El trabajador se compromete a mantener en

buen estado el equipo y mobiliario, cuidar los objetos, maquinarias y útiles de oficina que se le

asignen para el desempeño de sus funciones y/o actividades, y en general todas las pertenencias

de la Compañía.

Relaciones Personales: Deberá mantener relaciones cordiales, respeto para su jefe inmediato

y compañeros de trabajo; evitando discordias y desavenencias que solo dificultan el buen

desempeño.

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 Cortesía: La actitud hacía el público debe ser cortés, cálida y amable, brindar un excelente

servicio de modo que no se originen quejas justificadas por el mal servicio o por falta de

atención.

Lealtad: Usted es un miembro de nuestra institución, por tanto, le debe lealtad, contribuya con

su trabajo y conducta personal al éxito y prestigio de la misma.

10.6. Ubicación Física.

Las instalaciones de la compañía y sus dependencias están distribuidas de manera acorde a

los procesos con el fin de la integración de los mismos, importante respetar las normas de

seguridad y salud en el trabajo y cuidar los enseres y herramientas entregados.

10.7. Descripción y asignación de equipos y herramientas para desarrollar su trabajo.

Después de que el colaborador este asignado en su puesto de trabajo se le entregan todos los

materiales competentes y necesarios para cumplir sus funciones y así se empiece su labor, la

entrega quedara evidenciada en el formato asignación de equipos y herramientas y serán

entregados de acuerdo al cargo asignado:

Área comercial:

Equipo de cómputo.

Cosedora

Perforadora

Saca ganchos

Calculadora

Equipo móvil

Tarjetas de presentación

Papelería: (esferos-hojas blancas-agenda)

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Escritorio

Llaves del escritorio

10.8. Cierre

Culminamos la transcripción de nuestro manual de inducción, esperamos que sea de gran

utilidad en el maravilloso recorrido de iniciación en nuestra empresa.

Juntos lograremos crear de ti un empleado integro, responsable, dedicado y atento, sobre todo

te brindaremos todas la herramientas, conocimientos previos para que tu labor sea desempeñada

con gran éxito. Nuevamente bienvenido, estamos felices y orgullosos de contar con tu

colaboración.

10.9. LINEAMIENTOS DE SEGUIMIENTO

El jefe inmediato debe estar constantemente al tanto del avance del proceso de inducción de

su nuevo miembro, este debe verificar si se realizó las debidas explicaciones teóricas-prácticas

en cuanto a sus labores a cumplir. Del mismo modo el encargado de Gestión Humana debe estar

al pendiente de que el nuevo empleado conozca y cumpla con las políticas organizacionales de la

empresa.

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10.10. Documento de Evaluación

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10.11. Glosario

INDUCCIÓN

Es el procedimiento por el cual se presenta a la institución los nuevos funcionarios para

ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo. Además, se explican

las normas, políticas y reglamentos existentes en la organización.

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 MANUAL.

Cuerpo sistémico que contiene la descripción de las actividades que deben de ser

desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales

esas actividades son cumplidas. Constituyen una de las herramientas con que cuentan las

organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son

fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

PROGRAMA DE INDUCCIÓN.

Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional

durante su vinculación.

MISIÓN

Es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a que clientes

sirve, que necesidades satisface, que tipo de productos ofrece y en general cuales son los límites

de sus actividades.

OBJETIVOS

Propósitos o metas que se quiere alcanzar.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es la segmentación formal de una empresa en diferentes unidades de negocio. Muestra cómo

se localiza la toma de decisiones dentro de la misma, entrelaza los cargos y además coordina las

actividades de las diferentes unidades de negocio.

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