Differences between Processes,

Procedures and Work

Instructions

Procedure vs. Process vs. Work Instruction

Many people often confuse these three terms:

business Process, Procedure, and Work Instruction. In
fact, most people write work instructions and call them
procedures, and define a procedure as a process. My objective in
this paper is to provide the difference amongst the three terms
to help you understand when to use each term in the Quality
Management of your Business.

Business Processes are modeled on the Business Process Model

and Notation (BPMN) standard, reflecting the start of the
process, the responsibilities of the activities, the sequence flows
with all possible paths (to collect all the exceptions through
decision points), the activities to be carried out, the roles that
execute each activity, the events that occur in the process and
the finalization (one or several end events) of the process.

Do not confuse procedure with process. The ISO 9001: 2015

says that a Procedure is: “specified way to carry out an
activity or a process”. When you have a process that must
happen in a specific way, and you specify how it happens, you
have a procedure. The procedure is mandatoryand is
necessary to develop any Quality Management System. Please
pay your attention that not all processes need to have a
procedure, and that the same process may have
associated one or several procedures.

A procedure will be determined by the need to detail the specific

way of doing the activities by legal issues, regulatory compliance
or company policies. The procedures are used for those
activities in which several operations are linked and different
people or departments of the company are involved (for
example, Procedure for the presentation of Fiscal Models in the
Treasury, Purchasing Procedure, Supplier Evaluation
Procedure, Automation Procedure of Invoices, Procedure for
Risk Work…).

Work Instructions are documents that clearly and

precisely describe the correct way to perform certain
tasks that may cause inconvenience or damage if not done in
the established manner. That is, describe, dictate or
stipulate the steps that must be followed to correctly
perform any specific activity or work. For example,
Document of the Purchasing Area that describes the
Accreditation Documentation of the Expense to be presented by
the Employee in his Expense Note and the steps to proceed to
present his monthly expenses; this work instruction would be
linked to the “Submit Expense Note” Activity.
The work instructions are mainly focused on
explaining how a specific activity is going to be carried
out, and they are mandatory. The work instructions are
used to describe a specific operation, usually associated with a
job. If they are not mandatory, we would be talking about
a Work Guide.

Main Differences between Process, Procedure and

Work Instruction
DIFFERENCES REGARDING QUALITY
MANAGEMENT

BPM helps execute business processes to achieve compliance

with the Quality Management System so that the organization
keeps all the documented information (mandatory records) for
ISO quality audits.

A procedure is usually described in a Word document, but could

include the complete diagram in BPMN that explains at a high
level the different activities to be performed. The ISO 9001
standard requires documented procedures for effective
planning, operation and control of the processes within the
quality management system of a company, which will include
the documented information necessary to support the operation
of the processes.

The work instructions are optional for a system based on ISO

9001, but are generally included for consistent operations. The
instructions are written to give instructions in a logical work
sequence.

CONCLUSION
The BPMN Business Process will be supported if necessary by
procedures for mandatory legislative or regulatory compliance
or company policies. And it will be supported by work
instructions to document the obligatory steps to follow in those
activities that require it.
Perbedaan antara Proses, Prosedur dan Instruksi Kerja

Pedro Robledo

16 Des 2017 · 4 mnt dibaca

Prosedur vs. Proses vs. Instruksi Kerja

Banyak orang sering mengacaukan ketiga istilah ini: Proses bisnis, Prosedur, dan Instruksi Kerja.
Bahkan, kebanyakan orang menulis instruksi kerja dan menyebutnya prosedur, dan mendefinisikan
prosedur sebagai proses. Tujuan saya dalam makalah ini adalah untuk memberikan perbedaan di
antara ketiga istilah untuk membantu Anda memahami kapan harus menggunakan setiap istilah
dalam Manajemen Mutu Bisnis Anda.

Standar ISO 9001: 2015 (Sistem manajemen kualitas - Dasar-dasar dan kosa kata) mendefinisikan
konsep Proses Bisnis sebagai: “Seperangkat kegiatan terkait atau berinteraksi, yang mengubah input
menjadi output”. Dimungkinkan untuk mengkualifikasi sesuatu yang lebih dengan mengatakan
bahwa suatu proses adalah urutan kegiatan dengan urutan realisasi dalam waktu, yang mengubah
input yang diberikan menjadi output (hasil, produk). Setiap aktivitas, atau serangkaian aktivitas, yang
menggunakan sumber daya untuk mengubah elemen input menjadi hasil dapat dianggap sebagai
suatu proses.

Proses Bisnis dimodelkan pada standar Model Proses Bisnis dan Notasi (BPMN), yang mencerminkan
awal proses, tanggung jawab kegiatan, urutan mengalir dengan semua jalur yang mungkin (untuk
mengumpulkan semua pengecualian melalui titik keputusan), kegiatan untuk dilaksanakan, peran
yang menjalankan setiap aktivitas, peristiwa yang terjadi dalam proses dan finalisasi (satu atau
beberapa peristiwa akhir) dari proses.

Jangan bingung prosedur dengan proses. ISO 9001: 2015 mengatakan bahwa Prosedur adalah: "cara
yang ditentukan untuk melakukan suatu kegiatan atau proses". Ketika Anda memiliki proses yang
harus terjadi dengan cara tertentu, dan Anda menentukan bagaimana itu terjadi, Anda memiliki
prosedur. Prosedur ini wajib dan diperlukan untuk mengembangkan Sistem Manajemen Mutu.
Harap perhatikan bahwa tidak semua proses perlu memiliki prosedur, dan bahwa proses yang sama
mungkin terkait dengan satu atau beberapa prosedur.

Suatu prosedur akan ditentukan oleh kebutuhan untuk merinci cara spesifik melakukan kegiatan
oleh masalah hukum, kepatuhan terhadap peraturan atau kebijakan perusahaan. Prosedur
digunakan untuk kegiatan-kegiatan di mana beberapa operasi terkait dan orang-orang atau
departemen perusahaan yang berbeda terlibat (misalnya, Prosedur untuk penyajian Model Fiskal di
Departemen Keuangan, Prosedur Pembelian, Prosedur Evaluasi Pemasok, Prosedur Otomatisasi
Faktur, Prosedur untuk Pekerjaan Berisiko ...).
Instruksi Kerja adalah dokumen yang secara jelas dan tepat menggambarkan cara yang benar untuk
melakukan tugas tertentu yang dapat menyebabkan ketidaknyamanan atau kerusakan jika tidak
dilakukan dengan cara yang ditetapkan. Yaitu, menggambarkan, mendikte, atau menetapkan
langkah-langkah yang harus diikuti untuk melakukan aktivitas atau pekerjaan tertentu dengan benar.
Sebagai contoh, Dokumen Area Pembelian yang menggambarkan Dokumentasi Akreditasi dari Biaya
yang akan disajikan oleh Karyawan dalam Catatan Biaya dan langkah-langkah untuk melanjutkan
untuk menyajikan pengeluaran bulanannya; instruksi kerja ini akan dikaitkan dengan Kegiatan "Kirim
Catatan Biaya".

Instruksi kerja terutama difokuskan pada menjelaskan bagaimana suatu kegiatan spesifik akan
dilakukan, dan itu wajib. Instruksi kerja digunakan untuk menggambarkan operasi tertentu, biasanya
terkait dengan pekerjaan. Jika tidak wajib, kita akan membicarakan Panduan Kerja.

Perbedaan Utama antara Proses, Prosedur dan Instruksi Kerja

PERBEDAAN TENTANG MANAJEMEN KUALITAS

BPM membantu melaksanakan proses bisnis untuk mencapai kepatuhan dengan Sistem Manajemen
Mutu sehingga organisasi menyimpan semua informasi yang terdokumentasi (catatan wajib) untuk
audit kualitas ISO.

Prosedur biasanya dijelaskan dalam dokumen Word, tetapi dapat mencakup diagram lengkap dalam
BPMN yang menjelaskan pada tingkat tinggi berbagai kegiatan yang akan dilakukan. Standar ISO
9001 memerlukan prosedur terdokumentasi untuk perencanaan, operasi, dan pengendalian proses
yang efektif dalam sistem manajemen mutu suatu perusahaan, yang akan mencakup informasi
terdokumentasi yang diperlukan untuk mendukung operasi proses.

Instruksi kerja adalah opsional untuk sistem berdasarkan ISO 9001, tetapi umumnya disertakan
untuk operasi yang konsisten. Instruksi ditulis untuk memberikan instruksi dalam urutan kerja logis.

KESIMPULAN

Proses Bisnis BPMN akan didukung jika perlu oleh prosedur untuk kepatuhan legislatif atau
peraturan wajib atau kebijakan perusahaan. Dan itu akan didukung oleh instruksi kerja untuk
mendokumentasikan langkah-langkah wajib untuk diikuti dalam kegiatan-kegiatan yang
membutuhkannya.