Auditoría procesos electorales Delegación Huila

PROCESO AUDITORÍA INTERNA CÓDIGO AIFT13
FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN 2
Aprobado:27/06/2019
Dependencia: DELEGACIÓN DEPARTAMENTAL DEL HUILA Y REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA Auditoría N°6 Fecha:
(Capital del Departamento) 18/07/2019
Proceso a Auditar: ELECTORAL: DEBATES ELECTORALES, MECANISMOS Procedimiento(s) a Auditar:
DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Autoridades Locales 27 POE
de octubre De 2019 DEBATES ELECTORALES
DEPD001 CONFORMACION DEL CENSO ELECTORAL_DEPD02 DESIGNACION JURADOS DE
RAS: SALIDAS NO CONFORMES
VOTACION_DEPD03 ADMINISTRACIOBN DE PLIEGOS ELECTORALES_DEPD04 CONFORMACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN DE LA DIVIPOLE_DEPD06 CAPACITACIÓN DE LOS ACTORES DEL PROCESO
ELECTORAL_DEPD07 INSCRIPCIÓN DE CANDIDATURAS
DEPD08 PREPARACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA DEL PUESTO DE VOTACIÓN PARA EL
DESARROLLO DE LA VOTACIÓN_DEPD09 ESTABLECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE LOS KITS ELECTORALES
MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN
MPPD01 VERIFICACIÓN DE APOYOS_MPPD02 INSCRIPCIÓN DE PROMOTORES O COMITÉS PROMOTORES
RAS: RAPD06.SALIDAS NO CONFORMES
Objeto de la Auditoría: Determinar el grado de implementación de la Especificación Técnica ISO/TS 54001:2019, y NTC_ISO 9001:2015 en los productos y servicios ofrecidos
por la Registraduría Nacional del Estado Civil a la población, organizaciones políticas y sociales.
Alcance de la Auditoría: Realizar la Auditoria Interna a la Delegación Departamental Huila y Registraduría Especial de Neiva, a todos los procesos y procedimientos del
macroproceso electoral (Plan Operativo Electoral) y al procedimiento de Salidas No Conformes del Proceso RAS del macroproceso Registro Civil e
Identificación con base en los requisitos establecidos en la Especificación Técnica ISO/TS 54001:2019, y NTC_ISO 9001:2015.
Cumple
Observaciones
Evidencia
(Se deberá establecer si el
requisito es: FO: Fortaleza,
Requisito por Nota: Aquí se describe lo que se va a
ISO 9001:2015
Criterio NC: No conformidad, CO:

N° Cumplir buscar de acuerdo a la Información
(Ej.: pregunta orientadora) SI NO N/A Conformidad u OM:
54001:2019
Documentada existente que se revisó y

Oportunidad de Mejora)
ISO / TS
que contiene (datos de dicha información)

y su estado versus el requisito evaluado
Procesos y Procedimientos/Plan Operativo de Elecciones

8.1 Se definió algún documento que
8.2.1 establezca toda la planificación y
8.3 X control operacional a tener en POE
cuenta para llevar a cabo las
elecciones de Autoridades Locales
4.1 ¿Cómo se determinó las cuestiones Numeral 7.2 del POE (Análisis del
X
Internas y externas que son Contexto)
Aprobado:27/06/2019
relevantes para la delegación y que
pueden afectar los resultados
esperados frente al proceso
electoral?
Demuestre Cómo le hace el

seguimiento.
4.2 La Delegación identificó las partes

interesadas y determinó sus
necesidades y expectativas con
respecto a los productos y servicios
2 X electorales que presta la 7.3 POE/Matriz de partes interesadas
Registraduría.
Cómo le hace el seguimiento

(Muéstreme)
4.3 Conoce usted el alcance del Servicio
Electoral y los servicios que este
POE #3/Alcance del Servicio Electoral
3 cubre
X Res. 6620/2019 Art. 4
Procesos/Procedimientos/Caracterización
Se encuentra documentado
Dónde o en que documentos

pueden establecer ustedes las
entradas y salidas que se esperan
4.4 Sistema de obtener del proceso electoral, así Caracterización de procesos
Gestión de Calidad como su interacción Procesos – Procedimientos
X
4 y sus procesos: POE
4.4.1 Qué procedimientos del proceso de
Debates electorales ejecuta la
delegación y conocen sus
responsabilidades
Como se garantiza la justicia e
imparcialidad en las elecciones, para
asegurar la integridad del servicio
Procesos – Procedimientos
4.4.3. Justicia e electoral
POE
5 imparcialidad del X
Provisión de recursos
proceso electoral Para garantizar la observación sin
impedimentos del proceso electoral
(testigos y observadores), que
acciones se implementan
Aprobado:27/06/2019
¿Cómo contribuye usted a la

eficacia del Sistema de Gestión de
Calidad. (ha promovido trabajar - Manual de Calidad y/ Res.
bajos los procesos, ha realizado 6620/2019 Art. 4
6 5.1 LIDERAZGO Y seguimiento a fin de evitar la - Procesos/Procedimientos/Caract
COMPROMISO X
materialización de los riesgos, ha erización
6.1 promovido la consecución de - Mapa de Riesgos
7.1.6 recursos, ha capacitado en el SGC, - POE # 7.4
7.3 ha difundido la política y objetivos de
calidad,)
Como se asegura que se cumple

con los requisitos del cliente
5.1.2 (electores, candidatos, GSC) en su
6.1 departamento
8.2 - POE – Matriz Riesgos y
X
Se establecieron los riesgos y Oportunidades
oportunidades que afecta la
conformidad de los productos y
servicios
5.2 POLÍTICA La política de calidad de la Entidad

5.2.1 contempla el procesos electoral,
5.2.2 hábleme de ella y dónde la ubica en - Manual de Calidad
X
7 7.3 caso que se requiera - Plan Estratégico
7.5
¿Cómo la alta dirección en la

5.3 ROLES, delegación ha asegurado las
RESPONSABILIDA responsabilidades y autoridades de
DES Y los diferentes roles y para qué se
AUTORIDADES EN deben asignar
LA
8 ORGANIZACIÓN Cómo las ha comunicado - POE #5
- Manual de Calidad
X
7.2 ¿Y fueron entendidas? - Actos Administrativos de
asignación de funciones
Se establece en la Delegación los roles
de otros actores del proceso como
jurados, testigos, fuerza pública
Cómo sabe un cliente electoral a quién

Aprobado:27/06/2019
dirigirse según sus responsabilidades
Cuáles son los riesgos y

oportunidades definidos por su
delegación?
Los riesgos contemplan las

6.1 ACCIONES cuestiones internas, externas y
- Mapa de riesgos
PARA ABORDAR partes interesadas
X - POE # 7.4
9 RIESGOS Y
OPORTUNIDADES Las acciones establecidas son
eficaces, cómo se evalúan
Cuáles son las oportunidades

definidas para su delegación
6.2 OBJETIVOS DE Cómo contribuye la Delegación al

LA CALIDAD Y cumplimiento del objetivo de calidad
PLANIFICACIÓN del proceso electoral? - Manual de Calidad
10 PARA - Plan estratégico
X
LOGRARLOS Contribuye a otro objetivo - Indicadores/Plan de acción
- Intranet/Web
7.3 Dónde ubica los objetivos de
7.5 Calidad
Cómo se determina y proporciona

todos los recursos necesarios para
el establecimiento, implantación,
7.1 RECURSOS mantenimiento del proceso - Actos administrativos
12 electoral? (personas, infraestructura, - Documentos que evidencien
7.2.3 X seguimiento y medición, propuestas e implementación de
conocimiento de la organización, cambios en los procesos (4.1)
7.1.5 inversión en la educación y
capacitación )
¿Muéstreme?
Cuáles son los requisitos
7.1.3.2 establecidos para respaldar el - Actos administrativos
Infraestructura para proceso electoral de inscripción de - Calendario Electoral
el registro de votantes? - POE
X
13 votantes - Formatos
Cómo se asegura que se conozca - Aplicativos/Control de usuarios
esta información - Manuales
Aprobado:27/06/2019
Cuál es el manejo de la información
personal de los electores
Cómo se estableció su integridad y

disponibilidad
7.1.3.3 - POE
Cómo se establecieron los requisitos
14 Infraestructura para - Software
X mínimos para la seguridad física y
la logística electoral - Hojas de Vida puestos de
neutralidad del lugar de votación
votación
Se toman medidas razonables para
garantizar el acceso de las personas
7.1.3.4 discapacitadas y con necesidades
15 Infraestructura para especiales a los lugares de votación
la votación - POE
X En el evento de no contar con la - Hojas de Vida puestos de
especificidad del puesto de votación votación
para atender una persona con
discapacidad, qué medidas se
adoptan

mínimos para la seguridad física y la
neutralidad de los lugares de
7.1.3.5 conteo?
16 Infraestructura para
- Planes de acción para el
el recuento de votos Cómo se establecieron los requisitos
desarrollo del servicio electoral
y la clasificación de mínimos para la protección de los
- POE
resultados X materiales electorales? (pliegos –
- Actas de Comité de seguimiento
formularios)
electoral
- Simulacros
mínimos para la comunicación de
los resultados de votación?
Cómo se ha determinado el
ambiente necesario para la
operación de los procesos y para
lograr la conformidad de los - POE
7.1.4 Ambiente para productos y servicios, es decir cómo - Hoja de vida puestos de votación
17 la operación de los X se definió si las condiciones de - Actas de comité de seguimiento
procesos seguridad de las instalaciones, electoral
condiciones físicas adecuadas sobre
iluminación, humedad, temperatura,
higiene, ruido, estuvieran dadas
dentro de los puestos de votación.
Aprobado:27/06/2019
Cómo se determina la seguridad

durante la jornada electoral, en los
puestos de votación y en otros sitios
como la de Delegación,
Registradurías, lugar de escrutinios,
Centro de Procesamiento de datos?

para la provisión de espacio de
almacenamiento suficiente y
apropiado para los materiales
electorales
¿Se han establecido requisitos para

la ubicación y la separación mínima
de las mesas de votación dentro del
lugar de la votación?

la infraestructura física adecuada
para asegurar una operación
continua y efectiva?

el ingreso y salida sin funcionarios
electorales hacia y desde el lugar de
votación?

el etiquetado adecuado para
identificar los centros de votación?
¿los equipos de escrutinio se

protege contra ajustes, daño o
deterioro que pudieran invalidar los
resultados
- Hoja de vida/estado equipos de
computo
¿El equipo de votación es auditado
- Controles a la hoja de vida de
19 7.1.5.2 Trazabilidad X por una autoridad competente,
equipos de computo
de las mediciones independiente y no partidista?
- Informes de simulacros
- Elección/back up
¿Se evalúa y registra la validez de
los resultados de la votación?
¿Cuándo se utilizan equipos de

Aprobado:27/06/2019
votación, se confirma la capacidad
del software para satisfacer la
aplicación prevista?
Cómo se asegura que los servidores
públicos de la delegación, en
7.1.6 especial de aquellos inscritos al - Manual de calidad
Conocimientos de proceso electoral, conocen los - Actos administrativos
20 la organización procedimientos y cómo estos - Plan de Capacitación
procedimientos pueden ser - Matriz del conocimiento
X
consultados - Acciones de mejora (lecciones
aprendidas)
Teniendo en cuenta la experiencia - Procesos/Procedimientos (ver
de algunos servidores, como se versiones)
asegura que se aprovechará ese
conocimiento
Cómo se asegura que los servidores
públicos que interactúan en el
proceso electoral son competentes
frente a educación, formación y
experiencia
En caso de que no tengan la

competencia necesaria, como se
- SICE
aseguran que estos servidores la
- Actos administrativos de
adquieran y cómo se evalúa dicha
asignación de funciones
7.2 COMPETENCIA competencia.
- Capacitaciones
- Formatos asistencia a
21 7.2.2 Cuentan con un plan de
capacitaciones
X capacitación para facilitadores
- Contratos / Manual de funciones
7.5.4.7 electorales, delegados de puestos y
- Formato EVALUACIÓN DE
registradores
IMPACTO DE
7.5.6.7
CAPACITACIONES Y PUESTO
¿Se cuenta con documentos que
DE TRABAJO (PTFT41)
establezca un plan de
- Convocatorias - Resolución
educación electoral 7.5.4.7
Se lleva a cabo algún reclutamiento

público basado en competencias
para contratar el personal electoral
7.2.3 Educación y ¿Se asegura que los servidores

formación de públicos que participan en el - Proceso de fortalecimiento de
trabajadores X proceso electoral, completan personal
23 electorales exitosamente las capacitaciones - POE # 5
para el desarrollo de su función?
Aprobado:27/06/2019
Se definió un plan de comunicación

7.4
sobre comunicaciones internas y - Capacitaciones
25 COMUNICACIÓN X
externas pertinentes al Sistema de - POE # 6 (comunicación del plan)
Gestión de Calidad Electoral
Cuáles son los formatos diseñados
para el proceso electoral, hábleme
de algunos de ellos
- Formatos (versiones),
7.5.2 Creación y Estos formatos está identificados
formularios, procesos
27 actualización X con título, fecha, autor
/procedimientos (versiones)
- POE # 10
El medio de soporte de estos
formatos son apropiados, así como
su versión
7.5.3 – 7.5.3.1.
¿La organización asegura que la
Control de la
información documentada requerida
28 información
por el sistema de gestión de la
documentada
X calidad electoral, está disponible y - POE #10
sea idónea para su uso, donde y
7.5.3.2
cuando se necesita? Cómo se
7.5.3.3
realiza su custodia.
Se establece un documentos que
defina cuáles son los requisitos que
un ciudadano debe cumplir para ser
7.5.4.2 Para el registrado para votar
registro de votantes
- Código Electoral
32 (Censo) X Se establece en un documentos
- Circulares
como se debe individualizar a un
7.5.6.2 ciudadano al momento de
registrarse para votar
Cómo se socializa dichos requisitos

¿Se cuenta con un documento que
7.5.4.3 Para el especifique los requisitos que deben - Formulario de Inscripción del
registro de cumplir los candidatos y GSC para Promotor y/o Comité Promotor de
organizaciones inscribirse para el proceso electoral? Mecanismos de Participación
políticas y Ciudadana – MPFT08.
X - Matriz de control de inscripción de
candidatos Mediante qué documentos se debe
33 llevar dicha inscripción y qué Mecanismos de Participación
información debe contener (cuota de Ciudadana-MPFT10
7.5.6.3 género) - E-6
Aprobado:27/06/2019
Puede ser rechazada una
inscripción por falta de requisitos,
dónde se establece esta condición
de existir
Cómo se socializaron los requisitos

y los medios de inscripción de
candidatos y GSC

especifica las instrucciones de
trabajo para el aprovisionamiento, la
rotación de personal y el
establecimiento del lugar de
- Formato Cambio Estructural
votación? Zonificación - DEFT04
(como instalar el puesto de votación - Hoja de vida puesto de votación –
para proteger los materiales DEFT21
7.5.4.4 Para la electorales antes, durante y después - Formato de seguimiento a la
logística electoral de la votación divulgación y publicidad de las
34 X Se prueban previamente los equipos novedades aprobadas a la División
de votación Política Electoral – Divipol - DEFT3
- Formato de control de planes de
Se crean y actualizan mapas
contingencia municipal – DEFT36
electorales
- Acta de reuniones (SGFT03)
Se identifica, selecciona y capacita
- SICE
funcionarios electorales) - Cartillas
Qué materiales de capacitación se

han establecido para los jurados de
votación

especifica como confirmar el registro
de votantes antes de votar
E-10
Página Web
Se monitorean los puestos de
X Aplicativo consulta
35 7.5.4.5 Para la votación durante las elecciones Bitácora
emisión del sufragio
Se deja un registro de incidentes de
votación
7.5.4.6 Para el ¿Se establece y mantiene un - Resolución establecimiento sitio

recuento de votos y documento que especifica, de escrutinio
la declaración de instrucciones de trabajo y criterio - E-24: Cuadro de resultados de la
X
resultados para para garantizar la integridad del comisión escrutadora.
recuento (sitios de escrutinio), - E-26: Acta parcial de escrutinio.
7.5.4.9 - E-27: Credencial de declaratoria
Aprobado:27/06/2019
Las reclamaciones o impugnaciones de elección que expiden la
7.5.6.6 por disputas electorales, y qué comisión departamental,
información debe contener este municipal y auxiliar.
documento y como se registra - Resoluciones
7.5.4.9? (inclusión de la fecha de la
disputa, la Ubicación de la disputa,
el tipo de disputa y las partes
interesadas)
Cómo se declara y publica los

resultados electorales, qué
información incluye
Declaración oficial de los resultados

electorales
7.5.6.2 Para el La entidad cuenta con información

proceso de registro de cada votante registrado, en el
40 electoral que identifique nombres y apellidos,
- Censo Electoral
fecha de nacimiento, lugar de
X - E-11: Acta de instalación de mesa y
nacimiento, dirección, identificación,
Registro general de votantes
lugar de votación y género
¿Se cuenta con un proceso de

logística electoral que genere un
registro que acredite formalmente el
cumplimiento satisfactorio de:
 Identificación de la mesa de
votación
 Ubicación del lugar de - Proceso de Logística electoral

votación? - Divipol
7.5.6.4 Para - E-10
X - - Hoja de vida de los puestos de
42 logística electoral.  Lista de jurados de mesa votación.
asignados al lugar de - Plataforma de capacitación de
votación? jurados
 Número de votantes
registrados por lugar de
votación?
 Número de puestos de
votación por lugar de
votación?
Aprobado:27/06/2019
 El lugar de votación se
configuró de acuerdo con
los criterios para garantizar
que el lugar de votación y
los centros de votación
sean de tamaño adecuado
y recursos para facilitar la
votación?
¿Se cuenta con un registro de

capacitación que certifique
formalmente la finalización
satisfactoria de la capacitación del
jurado?
Existen registros en la que los

miembros de las mesas de votación
den sus conclusiones de las
capacitaciones
¿Qué registro se genera para el

7.5.6.5 Para la votante durante la emisión del voto?
44 votación
X - certificado electoral
Qué información incluye ( nombre
identificación, fecha en la que se
vota, firma del votante)
8.2 REQUISITOS
PARA LOS
Cómo se establece la comunicación
PRODUCTOS Y
con los clientes frente a los servicios
45 SERVICIOS - POE - Resoluciones, boletines de
X y trámites electorales, como
prensa y correos electrónicos.
inscripciones, consultas,
acreditaciones, información y PQRS
8.2.1 Comunicación
con el cliente
8.2.2
Determinación de
Existe algún documento que - Manual de Acuerdos de Nivel de
50 los requisitos para
X establezca los requisitos de los Servicios.
los productos y - Portafolio de Servicios
servicios y trámites electorales
servicios
51 8.5.3 Propiedad X Qué medidas se toman para - Controles de los diferentes

Aprobado:27/06/2019
perteneciente a los proteger y salvaguardar la propiedad servicios aplicados en la
clientes o de cliente Delegación sorteo jurados de
proveedores votación, Censo Electoral , E-11,
externos voto
8.5.4 Preservación Cómo se preserva la salida durante - E-17

52 X la prestación de servicio de los votos - E-19
y documentos electorales - Sobres Claveros
Se han considerado y cómo,
directrices sobre el manejo de:
8.5.5 Actividades Bolsas negras

53 posteriores a la Urnas
entrega X Cubículos - Circulares internas
Cajas kits
Cartillas
Papelería
Aseo puestos de votación
8.6 LIBERACIÓN
Qué información se conserva frente
DE LOS - E-11 Acta de instalación y
a la liberación del servicio electoral y
54 PRODUCTOS Y X registro general de votante
quien autoriza la liberación de
SERVICIOS - Código Electoral
dichos servicios
8.7 CONTROL DE Cuáles son las salidas NC del
- Tratamiento por ejemplo de un
55 LAS SALIDAS NO proceso de debates electorales y
X ciudadano que no puede votar
CONFORMES mecanismos de participación, cómo
aunque inscribió su cédula
se controla y cuál es su registro
Cómo realizarán seguimiento y
9.1 SEGUIMIENTO, supervisión de las actividades - POE - 9. SEGUIMIENTO Y
56 MEDICIÓN, definidas para el proceso electoral SUPERVISIÓN – Diferentes
X
ANÁLISIS Y - actividades que están a lo largo
EVALUACIÓN de todo el proceso electoral
Proceso: Debates Electorales

CONFORMACIÓN DEL CENSO ELECTORAL
4.4.1
En qué consiste el procedimiento de
Roles y
conformación del censo electoral y
57 Responsabilidades - Mapa de Procesos
X cuáles son las responsabilidades de
- Intranet
la delegación frente a su
Plan de
cumplimiento
Comunicación
Aprobado:27/06/2019
DESIGNACIÓN JURADOS DE VOTACIÓN.

4.4.1
Roles y En qué consiste el procedimiento de

58 Responsabilidades designación de jurados y cuáles son - Mapa de Procesos
X
las responsabilidades de la - Intranet
Plan de delegación frente a su cumplimiento
Comunicación
ADMINISTRACIÓN DE PLIEGOS ELECTORALES

4.4.1
Roles y
administración de pliegos electorales
Responsabilidades - Mapa de Procesos
59 X y cuáles son las responsabilidades
- Intranet
de la delegación frente a su
Plan de
cumplimiento
Comunicación
CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA DIVIPOLE

4.4.1
60 Roles y conformación y actualización de la
- Mapa de Procesos
Responsabilidades X Divipole y cuáles son las
- Intranet
responsabilidades de la delegación
Plan de frente a su cumplimiento
Comunicación
CAPACITACIÓN DE LOS ACTORES DEL PROCESO ELECTORAL
4.4.1
61 Roles y capacitación de los actores del
- Mapa de Procesos
Responsabilidades X proceso electoral y cuáles son las
- Intranet
Comunicación
PREPARACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA DEL PUESTO PARA EL DESARROLLO DE LA VOTACIÓN
4.4.1 En qué consiste el procedimiento de
Roles y preparación y organización de la
62 Responsabilidades logística del puesto para el - Mapa de Procesos
X
desarrollo de la votación y cuáles - Intranet
Plan de son las responsabilidades de la
Comunicación delegación frente a su cumplimiento
Aprobado:27/06/2019
ESTABLECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE LOS KITS ELECTORALES

-
4.4.1
Roles y establecimiento y distribución de kits
- Mapa de Procesos
63 Responsabilidades X electorales y cuáles son las
- Intranet
Comunicación
Proceso: Mecanismos de Participación Ciudadana
INSCRIPCIÓN DE CANDIDATURAS
4.4.1 Roles y
64 Responsabilidades
inscripción de candidaturas y cuáles - Mapa de Procesos
X
son las responsabilidades de la - Intranet
Plan de
delegación frente a su cumplimiento
Comunicación
INSCRIPCIÓN DE PROMOTORES O COMITÉS PROMOTORES
4.4.1
65 Roles y inscripción de promotores o comités
- Mapa de Procesos
Responsabilidades X promotores y cuáles son las
- Intranet
Comunicación
Proceso: RAS
Procedimiento: Salidas No Conformes
REGISTRO CIVIL- ANOMALÍAS Y PRESUNTAS IRREGULARIDADES- ANULACIÓN CANCELACION-SUSCRIPCION-
RECONSTRUCCION
Cómo se controla por parte de la
8.7.1 Prevención de Delegación que los Registradores
la entrega remitan oportunamente las
involuntaria o el uso solicitudes de petición por parte del
de salidas no ciudadano colombiano, cuando el
conformes (Todas registro civil se vea afectado la
-
1 las etapas de la validez del mismo.
producción y de la
prestación del Como se aseguran que se atienda
servicio) oportunamente dichas peticiones por
parte de oficinas centrales
Aprobado:27/06/2019
Cómo se le comunica al ciudadano
que su petición ya fue atendida
IDENTIFICACION- ETAPA DE PREPARACION Y CARGUE
8.7.1 Prevención de
la entrega Por qué causas se devuelve el
material de identificación que debe
involuntaria o el uso ser procesado por el centro de
2 de salidas no acopio a los registradores
conformes (Todas Especiales y Municipales – se llevan - RAFT 06
las etapas de la estadísticas – muéstreme y
mediante qué formato se realiza la
producción y de la devolución (RAFTF06)
prestación del
servicio)
3 la entrega
involuntaria o el uso
Conforme a las causas detectadas
de salidas no
de devolución, cuáles son las
conformes (Todas - Acciones de Mejora
acciones de mejora que se han
las etapas de la
establecido. Muéstreme
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
involuntaria o el uso Como Se asegura que los
de salidas no Registradores Especiales y
- Actas
conformes (Todas Municipales contactan al colombiano
- Correos
4 las etapas de la para llevar a cabo el tratamiento que
producción y de la corresponda –muéstreme
prestación del
servicio)
la entrega
de salidas no Como se aseguran que el material
- Actas
conformes (Todas nuevamente sea corregido y
- Correos
5 las etapas de la procesado – muéstreme
producción y de la
prestación del
servicio)
IDENTIFICACIÓN – VALIDACIÓN
Aprobado:27/06/2019
la entrega
de salidas no Cada cuánto se les informa a los
conformes (Todas centros de acopio los rechazos - Correo
6 las etapas de la definitivos - Informes
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
7 involuntaria o el uso
de salidas no
Cuáles son las principales causas
conformes (Todas -
de los rechazos definitivos
las etapas de la
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
de salidas no Cuál es el trámite adelantado por la
8 conformes (Todas delegación cuándo se reciben -
las etapas de la dichos rechazos
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
En el último semestre cuántos
de salidas no
rechazos definitivos han recibido y
conformes (Todas -
cuántos de ellos a la fecha han
9 las etapas de la
solucionado
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
de salidas no Como se aseguran que
conformes (Todas efectivamente se tratan los rechazos -
10 las etapas de la definitivos
producción y de la
prestación del
servicio)
8.7.1 Prevención de Como Se asegura que los - RAFT 43
Aprobado:27/06/2019
la entrega Registradores Especiales y
involuntaria o el uso Municipales contactan al colombiano
11 de salidas no para llevar a cabo el tratamiento del
conformes (Todas rechazo definitivo RAFT 43 –
las etapas de la muéstreme
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
de salidas no Como se aseguran que el material
12 conformes (Todas nuevamente sea corregido y -
las etapas de la procesado – muéstreme
producción y de la
prestación del
servicio)
la entrega
Muéstrenos las evidencias de carga
de salidas no
semanal, al share point de los
conformes (Todas - Share point
informes de seguimiento realizados
13 las etapas de la
a los rechazos y devoluciones
producción y de la
prestación del
servicio)
IDENTIFICACIÓN – ETAPA DE ENTREGA
la entrega
involuntaria o el uso Mediante que registro se recepciona
de salidas no la devolución de la cédula y tarjeta
conformes (Todas de identidad en el caso de -
14 las etapas de la incumplimiento en los requisitos
producción y de la RAFT36
prestación del
servicio)
la entrega
Qué seguimientos realiza la
delegación frente a los envíos
de salidas no
realizados por los registradores al
15 conformes (Todas -
grupo de validación e
las etapas de la
individualización de la devolución de
producción y de la
cédulas o tarjetas de identidad
prestación del
servicio)
Aprobado:27/06/2019
la entrega
Como se aseguran que se atienda
de salidas no
oportunamente dichas peticiones por
conformes (Todas -
parte de oficinas centrales
16 las etapas de la
producción y de la
prestación del
servicio)
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FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN 2

Criterio NC: No conformidad, CO:

Documentada existente que se revisó y

que contiene (datos de dicha información)

Procesos y Procedimientos/Plan Operativo de Elecciones

FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN 2

Demuestre Cómo le hace el

4.2 La Delegación identificó las partes

Cómo le hace el seguimiento

Dónde o en que documentos

FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN 2

¿Cómo contribuye usted a la

Como se asegura que se cumple

5.2 POLÍTICA La política de calidad de la Entidad

¿Cómo la alta dirección en la

Cómo sabe un cliente electoral a quién

FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN 2

Cuáles son los riesgos y

Los riesgos contemplan las

Cuáles son las oportunidades

6.2 OBJETIVOS DE Cómo contribuye la Delegación al

Cómo se determina y proporciona

FORMATO LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN 2

Cómo se estableció su integridad y

Cómo se establecieron los requisitos

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Cómo se determina la seguridad

Cómo se establecieron los requisitos

¿Se han establecido requisitos para

¿Se han establecido requisitos para

¿Se han establecido requisitos para

¿Se han establecido requisitos para

¿los equipos de escrutinio se

¿Cuándo se utilizan equipos de

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7.2.3 Educación y ¿Se asegura que los servidores

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Cómo se socializa dichos requisitos

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¿Se cuenta con un registro de

Existen registros en la que los

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51 8.5.3 Propiedad X Qué medidas se toman para - Controles de los diferentes

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8.5.4 Preservación Cómo se preserva la salida durante - E-17

8.5.5 Actividades Bolsas negras

Proceso: Debates Electorales