Cierre del Administración de

Contrato Contratos

Profesor: Roberto Díaz

Contenidos

MÓDULO I : MÓDULO II : MÓDULO III :

MODELO DE LICITACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Y
NEGOCIO ADJUDICACIÓN CIERRE

Modelo de Negocio Licitación Administración

- Evaluación de Riesgos
- Definición del Alcance y Requerimiento
- Matrices de Evaluación
- Aspectos Legales y Contractuales
- SLA
- Evaluación de Desempeño
- Gestión de Costos de Servicios
- Estados de Pago y Facturación
- Aspectos HSS, MAC, normativa
legal y laboral

Adjudicación Cierre
- Formalización y Comunicación
- Estrategias de Negociación - Aspectos medio ambientales
MODELO DE GESTIÓN
DE CONTRATOS
Contratar lo
correcto

Re-evaluar Atraer
Utilización efectiva de contratistas
Decisión
Outsource Contratos y Gestión correctamente

Administrar
Contratos
Bien
 CADENA DE VALOR DEL
CONTRATO

La cadena de valor de un contrato se compone de seis sub-procesos. Estos

procesos apuntan a asegurar que la empresa seleccione cuidadosamente
cuándo contratar, se vincule correctamente con los contratistas y los
supervise adecuadamente. Cada paso del proceso requiere aprobaciones
formales de acuerdo con los lineamientos de la Delegación de Autoridad de
la empresa

Evaluación de Solicitud de Evaluación y Contratación Administración Conclusión

requerimientos propuestas Negociación de de Contratista del contrato del contrato
del negocio y cotizaciones propuestas
 Cadena de valor del contrato

Proceso Abarca

Preparación del alcance, evaluación de riesgos,

Evaluación de
plazos, especificaciones técnicas, recopilación de
requerimientos
todos los datos relevantes y preparación de las
del negocio
estructuras de fijación de precios.

Preparación de la documentación de la licitación,

Solicitud de desarrollo y listado de todos los posibles licitantes,
propuestas emisión del llamado a licitación y las solicitudes de
y cotizaciones cotización y gestión de todas las inspecciones del
sitio que sean requeridas.

Evaluación y Consultas pos-licitación, análisis de los licitantes,

Negociación de consideraciones legales, reuniones sobre seguros
propuestas y licitaciones.
 Cadena de valor del contrato

Proceso Abarca
Aprobación final de todas las especificaciones
Contratación técnicas, aprobaciones de seguridad y prevención,
de Contratista condiciones comerciales, preparación de la docu-
mentación del contrato, adjudicación y aceptación
formal del contrato. Reuniones previas al inicio.

Administración de los reclamos y variaciones en la

Administración ejecución, reuniones contractuales, administración
del Contrato de conflictos, pago de facturas y monitoreo de
contrato, incluyendo informes de indicadores
clave de desempeño.

Administración de la ejecución hasta la conclusión

Conclusión del práctica, períodos de defectos y garantías, conclu-
Contrato sión final y cierre, revisiones pos-contractuales.
Evaluación del desempeño del contratista.
Administración del Contrato

Propósito:

Garantizar que la gestión del contrato de la empresa cumpla

en todo momento con lo estipulado en las condiciones y
términos generales y particulares y que se limite a los
montos aprobados, existiendo un alto grado de control sobre
las responsabilidades de cada una de las partes.

Alcance:
Se aplica a todas las áreas de la empresa durante el
desarrollo del contrato incluyendo la gestión del contratista.
Indicadores de desempeño

Directrices Mediciones Internas Mediciones Externas

Desempeño de Aplica Aplicable

seguridad y

Niveles de Cantidad y valores de los contratos en disputa a Aplicable

servicio nivel de Administrador del Contrato

Manejo efectivo Cantidad y valores, mensuales y por año hasta la No aplicable

de los costos fecha, de las variaciones contractuales en
comparación con los valores originales del contrato

Relaciones Aplica Aplicable

comunitarias

Mejoramiento Aplica Aplicable

continuo
Responsabilidades

Rol Responsabilidades

Administrador Solicitud de cotización

de Contratos Procesar requisición de servicio y emitir Contrato

Gerente de Aprobar Contrato según manual de delegación

Administración de autoridad

Dueño del Generar Requisición de Compra y gestiona aprobación

Contrato segun manual de delegación de autoridad
 Administración del Contrato
Administración del Contrato
Actividad
La empresa deberá tener documen-
tado el proceso de Administración de
Contratos. Esto abarca los Contratos
de Trabajos de Emergencia, los
Reclamos Contractuales, variaciones
de las Órdenes de Servicio, variaciones
de los contratos, y la administración de
la correspondencia relacionada con el
contrato.
Detalle Implementación
Proceso documentado en el Manual de Contratos:�
- Trabajos de Emergencia, mediante formulario de Autorización
Excepcional firmado.�
- Reclamos Contractuales, se canalizan a través del Ingeniero de
Abastecimiento y del área de Comunicaciones (RSE)� Se mantiene
- Variaciones de las Órdenes de Servicio: se genera una nota de
cambio y la orden vuelve al flujo de aprobación por Ellipse.
-� Variaciones de los contratos: se generar un formulario de Solicitud
de modificación de Contratos, el que se firma de acuerdo al DAM,
luego se genera el addendum y se firma por los respectivos
apoderados de la ESE y la empresa.�
- Se lleva control de la correspondencia formal y se utiliza el correo
electrónico.
 Administración del Contrato

Administración del Contrato

Actividad Detalle Implementación

Previo al comienzo de cualquier trabajo o actividad relacionada

con el contrato será requisito de los contratistas proporcionar los
Certificados de Cobertura de Seguros correspondientes. Será Póliza de seguros OCIP (seguros
requisito de los Administrador de Contratos monitorear en todo aportados por AN)�Boletas de Se mantiene
momento la validez de las pólizas de seguros y en todos los casos garantía deben estar vigentes
dar aviso al Dueño del Contrato cuando los certificados solicitados
no hayan sido proporcionados. Esto incluye la provisión de todo
comprobante relacionado con las obligaciones laborales contraídas
por el contratista durante la prestación del servicio, cuando esto sea
de aplicación, pudiendo variar entre el Dueño y el Administrador la
responsabilidad de controlar este proceso.

Todos los contratistas contratados que se desempeñen en el sitio

Se realiza una inducción
deberán recibir una inducción e instrucción de seguridad de general en la empresa.
Se mantiene
acuerdo con el nivel de riesgo asociado a sus actividades.

Los Formularios Estándar de Contratos deberán estar disponibles Los formularios y registros
para uso de los Administrador de Contratos . Los Formularios están disponibles en SharePoint
y tienen control documental.� Se mantiene
Estándar de Contratos estarán sujetos al control de documentos,
Toda la documentación asocia-
revisado y aprobados por el Departamento Legal y su utilización da a contratos es revisada por
será finalmente aprobada por el superior del área de Contratos. el Área Legal
 Administración del Contrato

Administración del Contrato

Actividad Detalle Implementación

Los Formularios de Estados de Pago/Certificación o El área usuaria levanta el estado de

Conformidad (o controles similares) se utilizarán para la pago, previa aprobación, luego el
aprobación de pagos a los contratistas por avances área
Se mantiene
relacionados al Contrato y Órdenes de Servicio. Los pagos de Contratos aprueba. Tenemos un
procedimiento de generación y
requerirán aprobación tanto del Dueño del Contrato como
aprobación de estados de pago
del Administrador del Contrato.

Los Formularios de Estados de Pago/Certificación o

Conformidad (o controles similares) rechazados se devolverán
al contratista detallando las razones de su rechazo, dentro
de los plazos establecidos por la empresa cumpliendo la
normativa legal
El área usuaria o el área de contratos
puede rechazar un estado de pago y Se mantiene
por lo tanto cualquiera de las dos
áreas lo puede devolver al proveedor

Toda variación en los contratos se ingresará en el Formu-

lario de Variación de Contratos (o documento similar de
Se aplica Formulario de Solicitud de Se mantiene
control) que será preparado y firmado tanto por el Dueño Modificación de Contrato
como por el Administrador de Contrato y su aprobación
será en conformidad con el Manual de Delegación de la
empresa.
 Administración del Contrato

Administración del Contrato

Actividad Detalle Implementación

Toda copia de cada Estado de Pago/Certificación o

Conformidad (o control similar ) y los registros de los Quedan guardadas en SharePoint
contratos asociados, serán archivados en forma segura las copias
Se mantiene
tanto por el Dueño del Contrato como por el Departamen-
to de Contratos.

Los Dueños y Administradores de Contratos tienen autori-

dad para resolver disputas contractuales menores en Se aplica Formulario de Solicitud
de Modificación de Contrato Se mantiene
tanto que las variaciones en los términos de contratación
no encarezcan el precio total del contrato más allá de lo
aprobado

Cuando las disputas contractuales y negociaciones no

logren resolverse a nivel de Dueño y Administrador del
Se procede de acuerdo a lo Se mantiene
Contrato y generen una variación del precio total del
indicado
contrato más allá de lo aprobado, la asesoría apropiada
será proporcionada en primera instancia por el Superintendente
de Contratos y posteriormente por los directivos superiores
de conformidad con el Manual de Delegación de la empresa.
 Administración del Contrato

Administración del Contrato

Actividad Detalle Implementación

Se levantarán actas de toda las reuniones que se lleven a

cabo por temas contractuales. Como mínimo las actas
Se generan minutas y actas de
indicarán la fecha y la hora, quiénes asistieron, los temas Se mantiene
reuniones con los contratistas.
claves que se discutieron, y los planes de acción surgidos
de dicha discusión. Es recomendable que estas actas,
luego de ser aprobado su contenido, sean firmadas por
las Partes y posteriormente asegurar su distribución.
En caso de incumplimiento de una de las cláusulas del
contrato, toda decisión de suspender por tiempo indeter- En caso de incumplimiento de una de las cláusu-
minado o dar término al contrato será recomendada al las del contrato, se debe solicitar asesoramiento al
nivel superior por el Administrador del Contrato y Dueño Departamento Legal. La decisión de suspender,
del Contrato. Si se tomara tal determinación, se enviará ya sea por un tiempo determinado o finalizar el
Se mantiene
una carta al contratista manifestando claramente la contrato será recomendada al superior del área
de contratos por el Administrador de Contratos
cláusula que no se cumplió en conformidad con los
y/o el Administrador Operacional. Una vez tomada
términos contractuales, pudiendo llegar a revertirse tal
la decisión, se envía una carta al contratista
determinación en caso que el incumplimiento sea resuelto
indicando el motivo del incumplimiento.
En cualquier caso de suspensión o término de contrato se
solicitará previamente asesoramiento del Departamento
Legal de la empresa.
 Administración del Contrato
Administración del Contrato
Actividad
Las Garantías Bancarias proporcionadas por los
contratistas relacionadas con aspectos del servicio
serán liberadas únicamente bajo recomendación
escrita por parte del Dueño del Contrato mediante el
Certificado Final, indicando que han concluido todas
las actividades contractuales.
La empresa definirá los Estándares de Desempeño
de los Contratistas y el desempeño del contratista se
evaluará tanta veces como se considere necesario
durante la vigencia del contrato. El cumplimiento de
esto será responsabilidad del Dueño y el Administrador
del Contrato, quienes se asegurarán de que el
formulario de desempeño quede registrado dentro
de los documentos del contrato así como también
de la calidad de la evaluación buscando un criterio
objetivo.
Detalle Implementación
Una vez cumplida la vigencia se procede a la liberación
de las garantías. En este proceso, el Administrador de
Contratos devuelve las boletas de garantías, previa
Se mantiene
revisión del cumplimiento de todas la obligaciones
laborales y tributarias correspondientes al contrato
ejecutado. La entrega de las boletas será realizada por
medio de Carta de Devolución de Boletas de garantía,
enviada por correo certificado y la respuesta será regis-
trada en el SharePoint por el Administrador del Contrato.
Aspectos a evaluar para los contratos:�
- Competencia personal de supervisión�
En revisión
- Competencia y calificación del personal de ejecución� Cumplimiento
- Cumplimiento Bases técnicas (calidad)� Plan DS
- Cumplimiento del servicio (plazos y programación)�
- Materiales, herramientas y equipos utilizados�
- Cumplimiento Plan DS
 •  Al inicio de cada año, los Administradores de Contratos
desarrollarán un Programa Anual de Auditorías, el que
podrá modificarse cuantas veces se requiera a solicitud del
Superintendente de Contratos.

•  La empresa Consultora responsable del Programa Anual

de Auditorías será la encargada de realizarlas y, será quien
dé aviso, solicite y reciba la documentación de las
empresas que serán auditadas.
Auditorías
Laborales
•  Los Informes de Auditorías Laborales serán recibidos por la
empresa consultora, quien se encargará de distribuirlos a
quienes se encuentren como responsables de administrar
cada contrato.

•  Cada administrador de Contratos deberá encargarse de

que los informes recibidos queden disponibles, además de
registrar los Resultados de las Auditorías Laborales
obtenidos por cada empresa en el proceso.
 •  De existir no conformidades, se designará un responsable
del Análisis e Investigación de Causas quien, a su vez, se
encargará de la Implementación de las medidas
correctivas, contemplando, como mínimo, las siguientes
actividades:
a. Reunión de Presentación de Resultados a la
empresa contratista, debiendo quedar registro de dicha
reunión.
b. Registro de Compromisos de acciones correctivas.
Auditorías
c. Seguimiento y recopilación de registros de
Laborales
respaldo de las acciones correctivas que correspondan.

•  Luego de efectuada la Reunión de presentación de

Resultados y teniendo como base los compromisos
asumidos en ella, se asignará un responsable de la
Verificación y cumplimiento de las medidas correctivas.
 •  En el caso de un contrato en ejecución, el Administrador
de Contratos será el responsable de revisar los
antecedentes de las empresas subcontratistas y solicitar al
contratista el llenado del formulario AN-IF-GAD-0040. La
autorización de subcontratos debe ser informado a la
Superintendencia de Protección Industrial y a la
Superintendencia de Salud y Seguridad ocupacional,
además deberá ingresar al sistema de control de acceso
de Altonorte (Web Control) la orden de compra, de servicio
Sub
o Contrato según corresponda para acreditación de la
Contratación
empresa principal y todos los subcontratos declarados en
el formulario antes indicado.

•  Ningún trabajador subcontratado podrá ser acreditado por

la empresa principal encargada de la orden de servicio o
contrato y por lo tanto ingresar a faena, si el Administrador
de Contrato no ha autorizado el subcontrato. Para autorizar
el subcontrato, el formulario respectivo deberá está
completamente firmado.
QUIZ
DESCANSO
Cierre del Contrato

Propósito:

Garantizar que la Conclusión de los Contratos y Órdenes de

Servicio, se efectúe a través de la utilización de procesos
administrativos eficientes que incluyan el correcto manejo de
los contratistas y la disminución de los riesgos legales del
contrato.

Alcance:
Se aplica a la administración de todos los Contratos y
Órdenes de Servicio dentro de la empresa.
 Indicadores de Desempeño

Directrices Mediciones Internas Mediciones Externas

Cantidad y valores de los contratos
concluidos, mensualmente y por año
Niveles de hasta la fecha
servicio
Valor de las garantías retenidas
Número de Evaluaciones de
Desempeño del Contratista
completadas, mensualmente y
por año hasta la fecha
Calificación de las evaluaciones
de los contratistas
Responsabilidades
Rol Responsabilidades
Administrador de Emitir los Certificados de Conclusión Práctica cuando esté
Contratos/Dueno del estipulado en el contrato y lo requiera el contratista, y después
Contrato de confirmar con el Dueño del Contrato que el contrato se
completó a satisfacción

Dar término al Contrato o cerrar la Orden de Servicio dentro del

sistema informático, después del pago de los reclamos finales
del contratista y de cualquier garantía en retención

Liberar las garantías retenidas por la empresa al final del Período

de Responsabilidad por Defectos y cuando todos los trabajos se
concluyan a satisfacción

Redactar borradores de las cartas a los contratistas con los

descargos relacionados con las decisiones por las cuales se
suspenderán sus servicios

Mantener al día los registros de todos los contratistas certificados

de la empresa por medio de la utilización de ficheros de Proveedores
en el sistema informático.

Notificar inmediatamente al responsable del área de Contratos

toda información que pudiera tener un impacto en el status de
certificación de un contratista

Verificar que el acceso a la información del contrato se limite

estrictamente al personal de la empresa que lo necesite.

Guardar los ficheros de los contratos en un lugar seguro dentro

de la Oficina del área de Contratos
Responsabilidades
Rol Responsabilidades

Tomar las decisiones con respecto a las relaciones

Superior del área futuras del contratista con la empresa

Autorizar la correspondencia a los contratistas que

se darán de baja

Tomar las decisiones de suspender o dar término

a los contratos y redactar las cartas de suspensión
o término manifestando la cláusula a la que el
contratista no dio cumplimiento

Mantener al día los datos comerciales en el Fichero

Cuentas por Pagar
de Proveedores del sistema informático
 Cierre del Contrato
Conclusión del Contrato
Actividad
Cada División deberá tener documentado el
proceso de Cierre de Contratos, incluyendo
la Evaluación de Desempeño del Contratista.
Cuando no se llegue a la Conclusión
Práctica, todo trabajo pendiente será
registrado en la Lista de Asuntos Pendientes.
La Lista de Asuntos Pendientes se incluirá
en el Certificado Final.
Detalle Implementación
Manual de Contratos
Se mantiene
Cuando el Contrato lo estipula y las obras han llegado a una
etapa de finalización en la práctica, se debe emitir un certificado
formal de Finalización Práctica. E � n caso que aún haya trabajos
menores pendientes al momento de la Finalización Práctica, el Se mantiene
Administrador Operacional debe generar una Lista de Tareas
Pendientes, a la que se debe hacer referencia en el “Certificado
de Finalización Práctica”.� La emisión del Certificado de Finalización
Práctica, considera una Evaluación Final de Desempeño, con el
promedio de las evaluaciones mensuales.
 Cierre del Contrato
Conclusión del Contrato
Actividad
Las garantías en manos de la empresa
serán liberadas únicamente cuando se
completen a satisfacción los trabajos
pendientes registrados en la Lista de
Asuntos Pendientes.
Una vez realizados todos los pagos
(incluidas las retenciones) el Contrato u
Orden de Servicio se completará en el
ERP de la empresa.
Detalle Implementación
- Liberación de Garantías: Una vez cumplida la vigencia se
procede a la liberación de las garantías. En este proceso, el
Se mantiene
Administrador de Contratos devuelve las boletas de garantías,
previa revisión del cumplimiento de todas la obligaciones
laborales y tributarias correspondientes al contrato ejecutado.
La entrega de las boletas será realizada por medio de la Carta
de Devolución de Boletas de garantía, enviada por correo
certificado y la respuesta será registrada en el SharePoint por el
Administrador del Contrato.�
- Liberación de Retenciones: El Administrador de Contratos
emitirá un estado pago por concepto de retenciones, asegurando
que monto esta consensuado con la ESE. El flujo de aprobación
para este estado de pago estará comprendido por Administrador
del Contrato, Ingeniero Control de Costo y el Ing S Servicios.
Luego del pago final al contratista, y siempre que no haya
retenciones pendientes, para asegurar que el contratista ha
Se mantiene
dado cumplimiento a todas las obligaciones estipuladas, el
Administrador del Contrato finalizará el contrato en el ERP de la
empresa.
 Cierre del Contrato

Conclusión del Contrato

Actividad Detalle Implementación
La empresa definirá los Estándares de Desempeño de los
Contratistas y el desempeño del contratista se evaluará
en forma obligatoria una vez concluido el contrato. Dar La emisión del Certificado de Finalización
Práctica, considera una Evaluación Final de Se mantiene
cumplimiento a esto será responsabilidad del Dueño del
Contrato y del Administrador del Contrato asegurarse que Desempeño, con el promedio de las
el formulario de desempeño quede registrado dentro de evaluaciones mensuales.
los documentos del contrato así como también la calidad
de la evaluación buscando un criterio objetivo.

La Evaluación de Desempeño del Contratista (u otro La emisión del Certificado de Finalización

documento similar) será completada por cada contrato y Práctica, considera una Evaluación Final de Se mantiene
los niveles de desempeño del contratista se establecerán Desempeño, con el promedio de las
de conformidad con los Estándares de la empresa. evaluaciones mensuales.

Se notificará por escrito a los contratistas su nivel de Certificado formal de Finalización Práctica
desempeño . firmado por el contratista Se mantiene
 Cierre del Contrato

Conclusión del Contrato

Actividad Detalle Implementación
Todos los archivos de licitaciones y contratos relacionados (incluidos
aquellos relacionados con el desempeño del contrato) se guardarán
en el sitio durante un período de seis meses después del cierre del
Se guarda información en Sharepoint Se mantiene
contrato para luego ser archivados durante un período de siete años
a partir de esa fecha (no se aplica a los certificados de validez de los
seguros del contratista).

Toda documentación y correspondencia electrónica relacionada con el

trabajo de los Administradores de Contratos será archivada siguiendo Se guarda información en Sharepoint Se mantiene
las estipulaciones definidas por la empresa. Estas estipulaciones
deben comprender la estructura del fichero, ubicación, referencia del
fichero y número de páginas, nombre y ruta del fichero del documento.

El acceso a la información de desempeño del contrato se limitará

estrictamente al personal de la empresa aprobado por el superior Se guarda información en Sharepoint Se mantiene
del área.
 a.  Cuando el Contrato lo estipula y las obras han llegado a una
etapa final, se debe emitir un certificado formal de
Finalización Práctica. Es responsabilidad del Administrador
Operacional del contrato, emitir y entregar, completamente
firmado, el Certificado de Finalización Práctica al
Administrador de Contratos.

b.  Cuando proceda gestionar el término anticipado de

contratos, de acuerdo a las cláusulas que se estipulan en
ellos y considerando como respaldo la información del área
Certificado de usuaria del contrato con su decisión de término, el
Finalización Práctica Administrador de Contratos procederá a formalizar con la
empresa contratista el aviso de término, mediante Carta
Aviso Término Contrato.

c.  En caso que aún haya trabajos menores pendientes al

momento de la Finalización Práctica, el Administrador
Operacional debe generar una Lista de Tareas Pendientes, a
la que se debe hacer referencia en el "Certificado de
Finalización Práctica".

d.  La emisión del Certificado de Finalización Práctica, considera

una Evaluación Final de Desempeño, con el promedio de las
evaluaciones mensuales.
El Administrador de Contrato debe gestionar con la empresa
consultora encargada del resguardo de cumplimiento de
obligaciones previsionales y tributarias, la emisión del informe
de desmovilización que contenga los siguientes puntos:
- Situación laboral de todos los trabajadores que
participaron en la prestación del servicio.
Informe de
- Situación tributaria de la ESE
- Situación previsional de los trabajadores Desmovilización

El objetivo del informe es asegurar que la ESE cumpla con

todas las normas del Código del Trabajo para garantizar de
esta manera que la empresa no se verá perjudicado por
incumplimientos futuros.

a. El Administrador de Contrato debe preparar el finiquito

del contrato usando el formato legal de Finiquito de
Contrato. Finiquito del
b. Después de gestionar las firmas de los representantes de
Contrato
la ESE y las firmas de la empresa se procederá a liberar las
retenciones, garantías y cambiar estado del contrato a
"Finiquitado
Una vez firmado el finiquito de contrato, se procede a la
liberación de las garantías. En este proceso, el
Administrador de Contratos devuelve las boletas de
garantías, previa revisión del cumplimiento de todas la Liberación de
obligaciones laborales y tributarias correspondientes al
contrato ejecutado. La entrega de las boletas será
Garantías
realizada por medio de la Carta de Devolución de Boletas
de garantía enviada por correo certificado o correo
electrónico y la respuesta será registrada en el SharePoint
por el Administrador del Contrato.

El Administrador de Contratos emitirá un estado pago por

concepto de retenciones, asegurando que el monto está
Finiquito del
consensuado con la ESE. El flujo de aprobación para este
estado de pago estará de acuerdo a la jerarquía de Contrato
aprobación de estados de pago.
Ficha Evaluación Desempeño

Nº Nombre Criterio Descripción

Relacionado al nivel de competencia, comunicación, y

1 Dirección
proactividad de la Supervisión.

2 Personal de ejecución Competencia, permanencia, entrenamiento.

Cumplimiento de especificaciones, acciones correctivas,

3 Calidad del servicio
KPI.
4 Plazos del Servicio Cumplimiento de Plazos de ejecución del servicio

Logística de materiales y Nivel de gestión de la logística de abastecimiento de

5
uso de recursos materiales y uso de equipos

6 Plan DS (HSEC) % Cumplimiento.

NOTA FINAL DE
DESEMPEÑO
 El subproceso de administración de contratos plantea lo
siguiente:

•  Cada área deberá tener documentado el proceso de

Administración de Contratos.

•  Previo al inicio de cualquier trabajo o actividad

relacionada con el contrato será requisito
proporcionar los Certificados de Cobertura de Seguros
correspondientes. Los Administradores de Contratos
deberán monitorear la validez de las pólizas de seguros
y dar aviso al Dueño del Contrato cuando los
certificados solicitados no hayan sido proporcionados.

•  Todos los contratistas contratados que se desempeñen

en la empresa deberán recibir una inducción e

Conclusiones instrucción de seguridad de acuerdo con el nivel de

riesgo asociado a sus actividades.

•  Los Formularios Estándar de Contratos deberán estar

disponibles y estarán sujetos al control de documentos,
revisados y aprobados por el Departamento Legal y su
utilización será finalmente aprobada por el superior del
área.

•  Los Formularios de Estados de Pago/Certificación o

Conformidad (o controles similares) se utilizarán para la
aprobación de pagos a los contratistas por avances
relacionados al Contrato y Órdenes de Servicio.
 •  Los Formularios de Estados de Pago / Certificación o
Conformidad (o controles similares) rechazados se
devolverán al contratista detallando las razones de su
rechazo, dentro de los plazos establecidos por cada
área cumpliendo la normativa legal

•  Toda variación en los contratos se ingresará en el

Formulario de Variación de Contratos (o documento
similar de control) que será preparado y firmado tanto
por el Dueño del Contrato como por el Administrador
de Contrato y su aprobación será en conformidad con
el Manual de Delegación de Autoridad de la empresa.

•  Copia de cada Estado de Pago/Certificación o

Conformidad (o control similar) y los registros de los
contratos asociados, serán archivados en forma segura
Conclusiones por el Dueño del Contrato como por el área de
Contratos.

•  Los Dueños y Administradores de Contratos tienen

autoridad para resolver disputas contractuales
menores, en tanto que las variaciones en los términos
de contratación no encarezcan el precio total del
contrato más allá de lo aprobado.

•  Cuando las disputas contractuales y negociaciones no

logren resolverse a nivel de Dueño y Administrador del
Contrato y generen una variación del precio total del
contrato más allá de lo aprobado, deberán ser
canalizadas al Superintendente de Contratos y
posteriormente a los directivos superiores de acuerdo
con el Manual de Delegación de la empresa
 •  Se levantarán actas de todas las reuniones que se
lleven a cabo por temas contractuales. Como mínimo
las actas indicarán la fecha y la hora, quiénes asistieron,
los temas clave que se discutieron, y los planes de
acción surgidos de dicha discusión.

•  En caso de incumplimiento de una de las cláusulas del

contrato, la decisión de suspender por tiempo
indeterminado o dar término al contrato será
recomendada al nivel superior por el Administrador y el
Dueño del Contrato. En caso de suspensión o término
de contrato se solicitará previamente asesoramiento
del Departamento Legal de la empresa.

•  Las Garantías Bancarias proporcionadas por los

contratistas relacionadas con aspectos del servicio
Conclusiones serán liberadas únicamente bajo recomendación
escrita por parte del Dueño del Contrato mediante el
Certificado Final, indicando que han concluido todas las
actividades contractuales.

•  Cada área definirá los Estándares de Desempeño de los

Contratistas y su desempeño se evaluará tantas veces
como sea necesario durante la vigencia del contrato. El
cumplimiento de esto será responsabilidad del Dueño y
el Administrador del Contrato, quienes se asegurarán
de que el formulario de desempeño quede registrado
dentro de los documentos del contrato así como
también de la calidad de la evaluación buscando un
criterio objetivo.
 El subproceso de cierre de contratos plantea lo
siguiente:

•  Cada área deberá tener documentado el proceso de

Cierre de Contratos, incluyendo la Evaluación de
Desempeño del Contratista.

•  Cuando no se llegue al Cierre Práctico, todo trabajo

pendiente será registrado en la Lista de Asuntos
Pendientes, que se incluirá en el Certificado Final.

•  Las garantías en manos de la empresa serán liberadas

únicamente cuando se completen a satisfacción los
trabajos pendientes registrados en la Lista de Asuntos
Pendientes.

Conclusiones •  Una vez realizados todos los pagos (incluidas las

retenciones) el Contrato u Orden de Servicio se
completará en el sistema informático de la empresa.

•  La empresa definirá los Estándares de Desempeño de

los Contratistas y el desempeño del contratista se
evaluará en forma obligatoria una vez concluido el
contrato.

•  La Evaluación de Desempeño del Contratista será

completado por cada contrato y los niveles de
desempeño del contratista se establecerán de
conformidad con los Estándares del área.
 •  Se notificará por escrito a los contratistas su nivel de
desempeño.

•  Los archivos de licitaciones y contratos relacionados se

guardarán en el área durante un período de seis meses
después del cierre del contrato para luego ser
archivados durante un período de siete años a partir de
esa fecha.

•  Toda documentación y correspondencia electrónica

relacionada con el trabajo de los Administradores de
Contratos será archivada siguiendo las estipulaciones

Conclusiones definidas por cada área, las que deben comprender la

estructura del fichero, ubicación, referencia del fichero
y número de páginas, nombre y ruta del fichero del
documento.

•  El acceso a la información de desempeño del contrato

se limitará estrictamente al personal de la empresa
aprobado por el superior del área.