Business Process Management

Eddy Morris A.
Sesiones 1 y 2 emorris@esan.edu.pe
Telf. 3177200 Anexo 4762

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 Los cambios en las organizaciones

Orientarse al cliente
Innovación

Orientación a procesos
Anticipación

Transformación digital Integrarse a redes

“Cuando la tasa de cambio externa

excede a la de cambio interna.....el
fin está cercano”
Jack Welch - General Electric
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 Los procesos en la situación Actual

Complejos, redundantes,llenos de
papeles
No los conocemos por completo

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 El PROCESO Y SUS CARACTERÍSTICAS

Es un conjunto de actividades relacionadas que producen un

resultado final específico para un cliente.Ejemplo: Compras, Créditos
Tiene un inicio y un fin y pueden trascender las área funcionales
Tiene clientes internos y externos
Tiene métricas de Costo, Tiempo, Calidad y Servicio

Seguimiento
Generación
de
de
Requisiciones Cotizaciones la Orden de
la Orden
Compra
de Compra

………….
Proceso de Compras
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Descomposición de un proceso

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 El flujo del proceso
Proceso de Abastecimiento

Usuario Gerencia Compras Proveedor Almacén Contabilidad

Planificar el
requerimiento

1
Consolidar SOLPEDs y
Solicitar el Producto Aprobar solicitud elaborar el pedido

1
Enviar Orden de Fabricar el pedido Recibir el pedido
Aprobar el pedido Compra

Verificar
Aceptar el pedido documentación

Entregar Cheque

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 Enfoque Funcional

VERTICAL

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 Enfoque de Procesos

HORIZONTAL

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 El mapa de procesos de la empresa

Para establecer una gestión basada en procesos

en la organización es tiene que identificar todos
los procesos que se incluirían en cada uno de los
tres grandes bloques definidos anteriormente. A
partir de aquí, se elabora el mapa de procesos
que ayudará a identificar las interrelaciones de
cada uno de ellos

Los procesos operativos son aquellos en los que

no debemos equivocarnos en su ejecución.
Los estratégicos son los sistemas de dirección,
control y planificación.
Los procesos de soporte son todos aquellos que
permiten la operatividad de la empresa.

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 Business Process Management - BPM
El BPM - Business Process Management es un Enfoque
Metodológico, con técnicas y software para modelar,
analizar, simular y gestionar los Procesos del Negocio,
asignando métricas y metas para su monitorización, y asi
ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de la organización.

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 El trabajo esta siendo reagrupado
Tarea A1

Control Verificar
Tarea A2

Tarea A3 Tarea B Tarea C Tarea D Tarea E Tarea F

Tarea A Tarea E

Tarea D

Control y verificación por Tarea F

el encargado
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 Reingeniería de procesos
Reingeniería de Procesos (BPR): es la “revisión fundamental y el rediseño
radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas
y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y
rapidez”.
(Hammer y Champy).

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 Reingeniería de procesos

Rediseño radical de :
• procesos de negocios
• políticas,
• procedimientos,
• sistemas,
• estructuras organizacionales
Para obtener beneficios significativos para
la empresa
Se alcanzan mejoras espectaculares en las
métricas de calidad, costo, tiempo y
servicio

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 Reingeniería de procesos

¿Porqué hacemos lo que estamos haciendo?

¿Porqué lo hacemos de esa forma?

Revisión
fundamental
del proceso
No son mejoras marginales
No son cambios superficiales Son saltos espectaculares en
Reinventar el negocio rendimiento

Rediseño Espectacular
radical

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Habilitadores

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 Métricas / Indicadores

Son elementos cuantificables que permiten medir la calidad del

proceso en cuanto al nivel de logro de los objetivos
Permiten monitorear el desempeño de los procesos
Ejemplo:

• N/P recibidas
• N/P atendidas
• Tiempo de ciclo de atención.
• Cotizaciones recibidas
• O/C generadas

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 Mejoramiento continuo
Mejoras incrementales
Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
Una organización es exitosa si continuamente genera valor en cada uno de
los procesos que gestiona.
Los procesos generan valor a través del mejoramiento continuo que es la
superación permanente, sin detenerse nunca.

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 INNOVACION DE PROCESOS

Introducción de algo nuevo

Niveles de cambio radicales
Uso de tecnologías innovadoras
La reingeniería es una parte del cambio
radical
Comprende nuevas estrategias, el
rediseño del proceso y la implantación
del cambio

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 CAMBIOS organizacionales con el nuevo enfoque

Las unidades de trabajo  Dptos. Funcionales  Equipo de proceso

Los trabajos  Tareas Simples  Multidimensionales

Rol de los trabajadores  Controlados  Toman decisión

Preparación para el trabajo  Entrenamiento  Educación

Medidas de rendimiento  Actividades  Resultados

Los gerentes  Supervisores  Entrenadores

Estructura organizacional  Menos Jerárquica  Más plana horizontal

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 Comprender el proceso

Nombre
Definición de los Macro Procesos Descripción
Cliente

Nombre
Definición de los Procesos Descripción
Cliente
Puestos participantes
etropeR
nóisiveR
otneimiugeS
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nóisiveR
otneimiugeS
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nóiccepsnI nóiccepsnI nóiccepsnI

Definición de Flujo de Datos

amrif y lanif emrofnI y rosivrepuS rop ed sotnemucod amrif y lanif emrofnI y rosivrepuS rop ed sotnemucod amrif y lanif emrofnI y rosivrepuS rop ed sotnemucod
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Nombre
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.nóiccepsni .etneidepxe .nóiccepsni .etneidepxe .nóiccepsni .etneidepxe

Descripción
ed odamrA ed odamrA ed odamrA
y etneidepxe y etneidepxe y etneidepxe
ed nóicarobalE ed nóicamargorp ed nóicarobalE ed nóicamargorp ed nóicarobalE ed nóicamargorp
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nóicangisA
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Formatos

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 Los procesos en la empresa

P C
R L
O
A I
V E
E N
E T
B G
D E
O
C S
R
E
S
D E F

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 Selección de Procesos
Cómo se decide en qué procesos hacer Reingeniería?

OBJETIVOS
PRIMARIOS
Impacto
Estratégico

Valor Agregado
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 Priorizar procesos

De acuerdo a los siguientes criterios:

 Susceptibilidad al cambio
 Desempeño
 Impacto en la empresa
 Impacto en el cliente

 Calificar de 1 a 5
 1: Tiene poco impacto
 5: Gran impacto

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 Ejemplo de Priorización

ATRIBUTOS / CRITERIO

Impacto en la Impacto en la Susceptibilidad al Impacto Impacto TOTAL

Empresa estrategia cambio en Costos en
Clientes
PROCESO
20% 10% 10% 30% 30% 100%

Proceso de 5 5 4 5 5 4.9
Comercialización

Proceso de 3 3 3 4 3 3.4
Abastecimiento

Proceso de 3 2 3 4 3 3.2
Administración de
Equipos

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
DONDE:
5= Gran Impacto
1= Tiene poco impacto

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 Misión del proceso
El objetivo del Proceso de compras es la adquisición
de bienes y servicios al más bajo precio teniendo en
cuenta los requerimientos de calidad, oportunidad y
servicio; estas operaciones se realizan a nivel nacional
e internacional.

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 Nivelación de Procesos
Diagrama de Nivelación

 Forma gráfica para entender y rediseñar procesos

 Ayuda a identificar los subprocesos y actividades del proceso
 Comprende la totalidad del proceso
 Puede nivelarse
 Identificar los departamentos claves del proceso
 Permite identificar los límites del proceso

Gestión Macroproceso
Comercial

Procesos
Captación Entrega
de Cliente del Servicio

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 Diagrama de Nivelación

Gestión Macroproceso
Comercial

Procesos
Captación Entrega
de Cliente del Servicio

Subprocesos

Desarrollo Validación Distribución Entrega

Prospección Cierre
de Bases o/c de Trabajo del Servicio

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 Identificación de Clientes y expectativas
Compra
Deseo
Paga
Apertura de Orden Devuelve
Reintegro CONSUMIDOR CONSUMIDOR
Reordenar ADULTO INFANTIL
Información de stock Juguete
Cambio de Orden
Notificar CLIENTE
COMPAÑIA Despachar
DE Facturar
JUGUETES Pago
ABC Notificar Reintegro
Recibo
Devuelve
Reclamos
Pago
Estados de Cuentas
Compra
Recibo COLECCIONISTA

Cliente Distribuidor
•Empaque atractivo Consumidor
Consumidor adulto
•Pocos defectos Infantil Coleccionista
•Apertura puntual de pedidos y •Variedad
•Costos razonablemente
complemente entregados a tiempo •Diferencias perceptibles
bajos •Personajes populares
para la venta estacional de año a año, pero no
•Disponibilidad en lugares •Buena semejanza
•50% margen de utilidad dentro del año
convenientes •Resistente
•Completar re-ordenes dentro de diez días •Detalles finos
•Seguridad
•Acceder a publicidad cooperativa •Durable
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Clientes y Expectativas de los Clientes

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 Finanzas Inestables

Procedimientos
engorrosos
Falta de políticas

Colas Mayores costos

Pérdida de horas- hombre Poca comunicación

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Tecnologia de soporte al proceso actual

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 Trabajo
• Seleccionar una empresa
• Elabore una breve descripción de la empresa
• Identifique 3 procesos candidatos para rediseño
• Seleccionar un proceso justificando dicha selección
• Describa la Misión del proceso
• Elaborar el diagrama de nivelación del proceso (hasta el 3er nivel)
• Identificar los clientes internos, externos y sus expectativas
• Identificar los problemas principales del proceso
• Identificar las tecnologías que soportan el proceso actual

Fecha de entrega: Sesión 3

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¿PREGUNTAS?

Eddy Morris
ESAN
Tel: 317-7200
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