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CATEGORIAS E TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA:

Particular – trata de assuntos de carácter pessoal, íntimo ou familiar (cartas de particulares)


Comercial – trata de assuntos ligados a negócios e transações comerciais. Provém de empresas comerciais
ou prestação de serviços e/ou produtos. (quaisquer tipo de empresas ou organizações)
Oficial – trata de assuntos administrativos emitidos por Serviços Públicos e Estatais ou Autarquias. (ofícios)

SISTEMAS DE CORRESPONDÊNCIA:

Sistema Tradicional
usado na correspondência particular mas também pode ser adotado pelas empresas para emitir
correspondência com formato menos formal (envio de cheques para pagamento de faturas) ou dirigido a
particulares especialmente cartas circulares e de cariz publicitário e cartas sociais como felicitações,
condolências, convites...
As cartas-circular podem ser dirigidas ou provenientes de entidades internas ou externas à organização,
tratam de assuntos de rotina e devem abordar um único assunto. São comunicações que se destinam a muitos
destinatários não variando o seu texto. Em princípio n\ao incluem o destinatário exceto se esta for de carater
publicitário ou por razões de personalização da correspondência. As circulares administrativas normalmente
apresentam o nome CIRCULAR e não apresentam destinatário. A sua apresentação assume normalmente o
aspeto de correspondência no sistema tradicional.
A carta pessoal é trocada entre particulares ou entre empresas e particulares para assunto de caráter pessoal
(felicitações, condolências, informações).

Disposição e escrita dos elementos correspondência particular:


Margens: Cabeçalho 0cm, rodapé 2cm, esquerda 3cm, direita 0,8cm com o centro da página entre as
margens.
As entrelinhas usadas devem ser configuradas em formato simples ainda antes de começar a redigir a carta.
Se optar por entrelinhas de 1,5 deve dividir por 2 o número de entrelinhas usadas: Por exemplo: 4 entrelinhas
simples correspondem a 2 de 1,5 2 entrelinhas simples correspondem a 1 de 1,5
Entrelinhamento sempre simples: 4 linhas no inicio da página, 4 linhas entre o remetente (alinhado à
esquerda) e o destinatário (alinhado à direita do centro das margens), 4 linhas até à data (alinhada ao
destinatário e por extenso Porto, 23 de Maio de 2019), e 2 linhas até ao vocativo, e 2 linhas até ao corpo da
carta, 2 linhas até ao encerramento (com os nossos cumprimentos) e 2 linhas até à assinatura (centrada ao
segundo lado da folha), sem limite até aos anexos ou P.S.

Disposição e escrita dos elementos correspondência empresarial:


Margens: Cabeçalho 4,2 cm; rodapé 2cm; margem esquerda 3cm e margem direita 0,8 cm, margem inferior
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Entrelinhamento simples: 4 linhas entre o destinatário (alinhado à direita do centro das margens), e a data
(alinhada ao destinatário e por extenso Porto, 23 de Maio de 2019), e 2 linhas até ao vocativo, e 2 linhas até
ao corpo da carta, 2 linhas até ao encerramento (com os nossos cumprimentos) e 2 linhas até à assinatura
(centrada ao segundo lado da folha), sem limite até aos anexos ou P.S.

Sistema Normalizado
Aplica-se a documentos oficiais, documentos administrativos e documentos de correspondência para
assuntos oficiais ou de natureza comercial que sejam emitidos por entidades oficiais ou empresas comerciais.
Está subordinado à norma portuguesa nº 5, abreviada de NP5 , que tem como objetivo estabelecer as regras
que se devem ter em conta para a dactilografia e impressão da primeira página de um ofício ou carta em
formato A4.
A carta comercial trocadas entre empresas e entre empresas e os particulares no âmbito de
transações/assuntos comerciais. São apresentadas no sistema normalizado e por isso sujeitas à norma NP5.
O ofício é uma comunicação de carater administrativo que provêm de entidades oficiais e são trocadas entre
entidades do Estado ou entre entidades do estado e as empresas ou os particulares. Um particular nunca
escreve um oficio mas sim uma carta. São regulados pela NP5 pelo que são escritas no sistema normalizado.
Não existe vocativo (excepto quando é dirigida a altas individualidades).
O sistema normalizado (NP5) é composto por 10 zonas: A zona A para o cabeçalho deve conter todos os
elementos necessários à identificação do remetente, , a zona B para o endereço deve conter todos os
elementos necessários à identificação do destinatário, a zona C para notas e despachos, a zona D para as
referências que devem ter a letra tamanho 8, devem figurar numa única linha pela seguinte ordem Sua
referência, Sua data, Nossa referência e Data de expedição, a zona E para o assunto Cada ofício ou carta
deve tratar de um só assunto indicado de forma sintética e elucidativa e escrito numa só́ linha em letras
maiúsculas à frente da palavra “Assunto”. Esta palavra é escrita a tam.8 embora o assunto propriamente dito
seja escrito no mesmo tamanho de letra usado na escrita da carta, a zona F para o texto do corpo da carta, a
zona G para a margem lateral esquerda que não deve ser utilizada para a escrita mas sim para permitir a
perfuração da folha facilitando a sua leitura quando o documento é arquivado, a zona H para a margem lateral
direita, a zona I para a margem inferior e a zona J para um espaço em branco que não deve ser utilizado para
qualquer impressão pois permite o enquadramento da zona B quando se utiliza o envelope de janela.
Marcas da NP5: de acordo com esta norma existem marcas de dobragem que servem para ajudar na
dobragem da folha para os envelopes C6 e DL com janela, marcas de perfuração que indica o meio da folha
facilitando a sua perfuração para arquivo de argolas e marcas de limite como a de fim de texto ou de limite
lateral direito a partir das quais não se deve inserir texto na folha
Estas marcas devem ser sempre inseridas no documento com a estrutura de cabeçalho e rodapé aberta para
que não sofram movimentações à medida que o texto é inserido.

Margens: cabeçalho 4,2cm (esquema 0cm), Rodapé 2cm, margem esquerda 3cm, margem direita 0,8cm e
margem inferior 3cm
Entrelinhamento simples, sem espaço depois do parágrafo
Tipo de letra Arial 11 por exemplo.\

Dobragem da folha:

Elementos da carta:
1. Cabeçalho Composto pelos dados do remetente pode ser um particular ou uma empresa. Os dados devem
ser dispostos de acordo com as normas dos CTT para o endereçamento de correspondência: Nome Endereço
Código postal e localidade (em maiúsculas)
2. Destinatário Pode ser um particular ou uma empresa. Também pode ser dirigido a alguém especificamente
dentro da empresa recorrendo ao prefixo A/c que quer dizer “ao cuidado de”. Este prefixo não deve ser
confundido com o anglicanismo Att que representa “attention to”
A saudação no destinatário deve estar de acordo com o destinatário. Tratando-se de um cavalheiro ou uma
senhora deve usar-se Exmo. Senhor ou Exma. Senhora (no caso do destinatário pode aparecer abreviado:
Exmo. Sr./ Exma. Sra.). No caso de ser dirigido à empresa deve usar-se Exmos. Senhores. Esta saudação
deve manter-se coerente ao longo da carta.
Quando dirigido a alguém de uma empresa deve dirigir-se à empresa e de seguida nomear-se a quem a carta
é dirigida:
Exmos. Senhores
J. Janex, S.A.
A/c Eng. António Sousa
Rua da Praça Nova, 345
2735-345 CACÉM
Outro cuidado a ter no destinatário é a utilização dos títulos das pessoas sempre que houver. Se não houver
um título os cavalheiros são tratados por: Exmo. Senhor e as senhoras por Exma. Senhora D. Outra questão
prende-se com o posicionamento que deve ser no centro da página após configurada a página e aplicadas
as margens. tratando-se do estilo bloco ou semibloco.
3. A data é alinhada ao destinatário mais ou menos ao centro da página (isto pode variar com a extensão do
nome da localidade). Deve apresentar a localidade e a data tudo por extenso.
4. O corpo da carta deve ser formatado consoante o estilo. Com espaçamento superior entre os parágrafos
ou indentação/avanço da 1ª linha.
5. Encerramento (Com os nossos cumprimentos)
6. A assinatura da carta pode ocupar até 6 linhas. Contém quase sempre elementos que são considerados
como cordiais: Atentamente, ; De V. Exas. § Atentamente; A DIRECÇÃO; O DIRECTOR … de acordo com o
contexto. um espaço para a assinatura manuscrita, e entre parêntesis, o nome e a função/ou/departamento
da pessoa que assina. O seu posicionamento é vulgarmente centrado ou alinhado à esquerda em relação à
2ª metade da mancha de escrita.
7. anexos – contém a referência a todos os documentos que acompanhem a carta.
8. P.S. vulgarmente conhecido por Post SCriptum é utilizado quando falta referir algo que foi esquecido na
carta. com os processadores de texto que auxiliam muito a tarefa de inserção de texto, o mais comum da
utilização deste campo é para chamadas de atenção.
9. Nota dactilográfica é um elemento que atribui a responsabilidade da carta. deve escrever-se em iniciais
maiúsculas do 1º e último nome do responsável pelo texto e pela carta. aposição de uma barra de separação
seguido das iniciais do primeiro e último nome de que passa a carta no computador. Ex: AP/cl ou AP/CL Se
a pessoa responsável pela carta foi a que a passou: AP/.. o posicionamento dos anexos e nota dactilográfica
é geralmente no final da página (última folha da carta) a 3 cm da margem inferior da folha.
10. Rodapé – elementos da empresa (morada, telefone, site, email)

ESTILOS DE CORRESPONDÊNCIA:
Existem 3 estilos para a elaboração da correspondência que deve ser escolhida de acordo com a política da
empresa ou ao gosto das chefias. Semi-Bloco, Bloco e Bloco Total.

Semi-Bloco Bloco Bloco Total


correspondência entre particulares
- remetente alinhado à margem esquerda, Igual estilo semi- igual estilo Bloco
- destinatário aparece alinhado à esquerda no centro da bloco mas os com a única
folha parágrafos NÃO têm diferença que o
- local e data alinhado à esquerda no centro da folha o avanço da primeira encerramento e a
- vocativo alinhado à esquerda junto à margem linha assinatura aparecem
- corpo da carta texto justificado, alinhados à
. um parágrafo diferente para cada assunto esquerda junto à
. sem espaçamento entre parágrafos podendo-se margem e não
optar por entrelinhamento simples ou 1,5 dependendo da centrados em
extensão do texto relação à segunda
. os parágrafos têm um avanço da primeira linha de metade da folha.
1,25cm.
- encerramento e a assinatura centrados em relação à
segunda metade da folha
- anexos e Post Scriptum alinhados à esquerda no final
da folha mas nunca no rodapé.

correspondência empresarial
Igual à dos particulares mas:
. Cabeçalho aparece o logotipo da empresa
. Nota datilográfica aparece depois dos anexos e P.S.
alinhada à esquerda na última linha da zona de texto
imediatamente acima do rodapé
. rodapé reservada para as informações sobre a empresa
como o nº de contribuinte, capital social, telefone e fax)
Endereçamento:
O tamanho de envelope mais comum corresponde ao formato DL (110mmx220mm)

Na Zona A: zona do serviço postal que ocupa o canto superior direito, a faixa lateral direita e a faixa inferior e
uma faixa entre a zona do remetente e do destinatário. Estas áreas estão restritas à utilização dos CTT.

Zona A5 – ocupa a faixa inferior do verso do sobrescrito e deve estar livre (para permitir eventual indexação
automática com código de barras)
Zona B3 – ocupa toda a zona do verso acima da zona A5 e é de utilização livre.
C
Quando o espaço reservado ao (destinatário) não é suficiente para o escrever de forma completa, podemos
recorrer a abreviaturas.
Algumas das mais conhecidas são:
• • AL que significa alameda, ou R usada para Rua.
• • AV serve para (Avenida)
• • LG para (Largo)
• • FT para (Frente)
• • RC para (Rés-do-chão)
• • BL para (bloco)
Outras menos conhecidas estão relacionadas com as formas de tratamento e títulos dos destinatários
como:
• • PRESID (presidente)
• • COMEND (comendador)
• • UNIV (universidade)
• • ARQ (arquiteto)
• • FR (frei)
• • CMDT (comandante)